microsoft access 1 bases de datos con access. microsoft access 2 definición una definición...
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Microsoft AccessMicrosoft Access
BASES DE DATOSBASES DE DATOS
Con Con AccessAccess
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Microsoft AccessMicrosoft Access
DefiniciónDefinición
Una definición sencilla de Una definición sencilla de base de base de datosdatos pudiera ser la de un pudiera ser la de un conjunto de herramientas que conjunto de herramientas que permiten gestionar información permiten gestionar información relacionada con un tema relacionada con un tema determinado: libros, piezas, determinado: libros, piezas, personas, etc.personas, etc.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
Los datosLos datos
Normalmente, los datos se Normalmente, los datos se almacenan, como se comprobará almacenan, como se comprobará posteriormente, en posteriormente, en tablastablas por lo por lo que, en algunos programas que, en algunos programas gestores de bases de datos, como gestores de bases de datos, como por ejemplo Paradox, se asocia por ejemplo Paradox, se asocia este concepto con el de este concepto con el de tablatabla..
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Microsoft AccessMicrosoft Access
AccessAccess
En Access una base de datos En Access una base de datos puede tener los siguientes objetos:puede tener los siguientes objetos: TablasTablas ConsultasConsultas FormulariosFormularios InformesInformes MacrosMacros Módulos.Módulos.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
TablasTablas
Las tablas permiten almacenar los Las tablas permiten almacenar los datos de modo organizado, datos de modo organizado, característica imprescindible para característica imprescindible para que la información pueda ser que la información pueda ser manipulada eficazmente.manipulada eficazmente.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
ConsultasConsultas
Las consultas permitirán dar Las consultas permitirán dar respuesta a las preguntas que respuesta a las preguntas que puedan plantearse respecto a los puedan plantearse respecto a los datos .datos .
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Microsoft AccessMicrosoft Access FormularioFormularioss
Los formularios permiten Los formularios permiten visualizar, en pantalla, los datos de visualizar, en pantalla, los datos de modo diferente al de una tabla, modo diferente al de una tabla, resultando más agradable, vistoso resultando más agradable, vistoso y eficaz.y eficaz.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
InformesInformes
Los informes permiten obtener la Los informes permiten obtener la impresión de los datos impresión de los datos almacenados, con un modelo almacenados, con un modelo diseñado por el propio usuario.diseñado por el propio usuario.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
MacrosMacros
Las macros permiten realizar, en Las macros permiten realizar, en un único paso, un conjunto de un único paso, un conjunto de operaciones repetitivas que operaciones repetitivas que previamente han tenido que ser previamente han tenido que ser grabadas.grabadas.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
MódulosMódulos
Los módulos son un conjunto de Los módulos son un conjunto de instrucciones y procedimientos, en instrucciones y procedimientos, en lenguaje de programación Visual lenguaje de programación Visual Basic, que permiten automatizar y Basic, que permiten automatizar y modificar operaciones con la base modificar operaciones con la base de datos.de datos.
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La ventana de AccessLa ventana de Access
Barra de títuloBarra de títuloBarra de menúBarra de menú
Barra de herramientasBarra de herramientasÁrea de trabajoÁrea de trabajo
Ventana de la base de datosVentana de la base de datosBarra de estadoBarra de estado
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Microsoft AccessMicrosoft Access Crear una Crear una tablatabla
La creación de las tablas consiste en La creación de las tablas consiste en definir los campos necesarios para definir los campos necesarios para almacenar los datos de cada registro; almacenar los datos de cada registro; los registros no se definen ya que se los registros no se definen ya que se irán añadiendo a medida que se irán añadiendo a medida que se introduzcan los datos. La definición de introduzcan los datos. La definición de los campos se realiza en una ventana los campos se realiza en una ventana especial, denominada especial, denominada ventana de ventana de diseño de la tabla.diseño de la tabla.
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Pasos a seguirPasos a seguir Si no está activa la ficha Si no está activa la ficha TablaTabla, haga , haga
clic sobre su solapa.clic sobre su solapa. Haga clic sobre el botón Haga clic sobre el botón NuevoNuevo. .
Access mostrará el cuadro de dialogo Access mostrará el cuadro de dialogo
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Pasos a seguirPasos a seguir Haga clic sobre la opción Haga clic sobre la opción Vista Vista
DiseñoDiseño y sobre el botón y sobre el botón AceptarAceptar. . Obtendrá la ventana de diseño de Obtendrá la ventana de diseño de tabla, tal y como muestra la figura.tabla, tal y como muestra la figura.
Panel superiorPanel inferior
Información sobre la opción activa
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Pasos a seguirPasos a seguir Esta ventana tiene dos paneles, cada Esta ventana tiene dos paneles, cada
uno de los cuales permite definir uno de los cuales permite definir distintas características de cada campo. distintas características de cada campo. En el superior se introduce el nombre En el superior se introduce el nombre del campo y el tipo de dato que va a del campo y el tipo de dato que va a almacenar (optativamente puede almacenar (optativamente puede introducirse un comentario) y, en el introducirse un comentario) y, en el inferior, se definen otras características inferior, se definen otras características particulares del campo, tales como: el particulares del campo, tales como: el tamaño máximo del dato que podrá tamaño máximo del dato que podrá almacenar, los lugares decimales, un almacenar, los lugares decimales, un formato para números o fecha, etc.formato para números o fecha, etc.
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Definición de camposDefinición de campos
Existen una serie de características Existen una serie de características importantes a la hora de definir un importantes a la hora de definir un campo.campo.
NombreNombre Tipo de datoTipo de dato Tamaño del campoTamaño del campo IndexadoIndexado
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Microsoft AccessMicrosoft Access
NombreNombreÉste debe describir lo mejor posible Éste debe describir lo mejor posible su contenido. Puede constar, como su contenido. Puede constar, como máximo, de 64 caracteres.máximo, de 64 caracteres.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
Tipos de datosTipos de datosDependiendo del tipo de datos que Dependiendo del tipo de datos que va a almacenar, el campo debe tener va a almacenar, el campo debe tener unas características particulares, unas características particulares, motivo por el que debe indicárselo al motivo por el que debe indicárselo al programa. Access permite elegir uno programa. Access permite elegir uno de los nueve tipos de datos que se de los nueve tipos de datos que se describen a continuación.describen a continuación.
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Microsoft AccessMicrosoft Access
Tipos de datosTipos de datosTextoTexto Memo Memo Numérico, Numérico,
Fecha/Hora MonedaFecha/Hora Moneda Autonumérico Autonumérico
Sí/NoSí/No Objeto OLE Objeto OLE Hipervínculo Hipervínculo
Asistente para consulta.Asistente para consulta.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Escriba Escriba FacturaFactura , como nombre del , como nombre del campo, y pulse campo, y pulse <Enter> o <Tab> <Enter> o <Tab> para aceptarlo.para aceptarlo.
Haga clic sobre el botón que Haga clic sobre el botón que despliega la lista de tipos de datos, despliega la lista de tipos de datos, seleccione seleccione AutonuméricoAutonumérico y pulse y pulse <Enter> <Enter> para aceptarlo.para aceptarlo.
Escriba, Escriba, Número de la facturaNúmero de la factura. No . No pulse pulse <Enter> <Enter> porque aún no se ha porque aún no se ha terminado de definir este campo.terminado de definir este campo.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Haga clic sobre el recuadro de la opción Haga clic sobre el recuadro de la opción IndexadoIndexado, para activarlo, y sobre el que , para activarlo, y sobre el que despliega la lista asociadadespliega la lista asociada; seleccione ; seleccione Sí (sin duplicado). Esta opción obliga al Sí (sin duplicado). Esta opción obliga al programa a crear un índice para este programa a crear un índice para este campo, impidiendo además que existan campo, impidiendo además que existan dos registros con el mismo contenido dos registros con el mismo contenido en este campo.en este campo.
Haga clic sobre la celda Haga clic sobre la celda NombreNombre del del campo de la segunda línea, en el panel campo de la segunda línea, en el panel superior, para definir el segundo superior, para definir el segundo campo.campo.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Escriba Escriba MatrículaMatrícula y pulse <Enter>. El y pulse <Enter>. El cursor quedará situado en la cursor quedará situado en la columna Tipo de datos.columna Tipo de datos.
Pulse <Enter> para aceptar el tipo Pulse <Enter> para aceptar el tipo Texto.Texto.
Haga clic sobre el recuadro Haga clic sobre el recuadro correspondiente a la característica correspondiente a la característica del campo del campo Tamaño del campoTamaño del campo, para , para modificar el tamaño del mismo, ya modificar el tamaño del mismo, ya que sus datos estarán constituidos, que sus datos estarán constituidos, como máximo por 10 caracteres.como máximo por 10 caracteres.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Pulse Pulse <Retroceso><Retroceso> hasta borrar el hasta borrar el valor 50, escriba 10 y pulse valor 50, escriba 10 y pulse <Enter><Enter>..
Haga clic sobre el recuadro de la Haga clic sobre el recuadro de la opción opción RequeridoRequerido, sobre el botón , sobre el botón que despliega la lista y seleccioneque despliega la lista y seleccione Sí Sí. . De este modo será obligatorio De este modo será obligatorio introducir el contenido de este introducir el contenido de este campo para todos los registros.campo para todos los registros.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Haga clic sobre el recuadro de la Haga clic sobre el recuadro de la opción opción IndexadoIndexado, en el botón de , en el botón de despliegue de la lista, seleccione despliegue de la lista, seleccione Sí Sí (con duplicado).(con duplicado). Esta opción obliga a Esta opción obliga a crear un índice para el campo, crear un índice para el campo, permitiendo que existan varios permitiendo que existan varios registros con el mismo contenido.registros con el mismo contenido.
Haga clic sobre la celda Haga clic sobre la celda NombreNombre del del campo de la tercera línea, en el panel campo de la tercera línea, en el panel superior, para definir un nuevo campo.superior, para definir un nuevo campo.
Escriba Escriba ClienteCliente y después aceptelo. y después aceptelo.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Pulse Pulse <<Enter> para aceptar el tipo de Enter> para aceptar el tipo de datos datos TextoTexto..
Como no va a introducir descripción, Como no va a introducir descripción, ni va a modificar otras características ni va a modificar otras características de este campo, pulse de este campo, pulse <<Enter> para Enter> para aceptar su definición; el cursor aceptar su definición; el cursor quedará situado en la cuarta línea, quedará situado en la cuarta línea, para definir un nuevo campo.para definir un nuevo campo.
Defina el campo Defina el campo Fecha de emisiónFecha de emisión con con las características, Tipo de dato: las características, Tipo de dato: Fecha/HoraFecha/Hora, ,
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Formato: Formato: Fecha cortaFecha corta, Requerido: , Requerido: NoNo, Indexado: , Indexado: NoNo..
El siguiente campo almacenará el importe de la El siguiente campo almacenará el importe de la factura, para crearlo siga los próximos pasos.factura, para crearlo siga los próximos pasos.
Active la siguiente línea del panel Active la siguiente línea del panel superior, escriba superior, escriba ImporteImporte, como , como nombre del campo, aceptelo. nombre del campo, aceptelo.
Seleccione el tipo de dato Seleccione el tipo de dato MonedaMoneda y y pulse pulse <<Enter>. El cursor quedará Enter>. El cursor quedará situado en la columna Descripción.situado en la columna Descripción.
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Pulse <Enter> para aceptar la Pulse <Enter> para aceptar la definición de este campo y poder definición de este campo y poder definir el último.definir el último.
Escriba Escriba ¿Cobrada?¿Cobrada?, como nombre del , como nombre del campo, y pulse <Enter>.campo, y pulse <Enter>.
Seleccione el tipo de dato Seleccione el tipo de dato Sí/NoSí/No y y pulse <Enter> para aceptarlo y situar pulse <Enter> para aceptarlo y situar el cursor en la columna Descripción.el cursor en la columna Descripción.
Escriba Escriba Este campo indica si la Este campo indica si la factura ha sido cobradafactura ha sido cobrada, pulse , pulse <Enter<Enter>>..
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Crear los campos de una Crear los campos de una tablatabla
Haga clic sobre un punto de la Haga clic sobre un punto de la primera línea del panel superior, primera línea del panel superior, correspondiente al campo correspondiente al campo FacturaFactura..
Seleccione Seleccione Edición/ClaveEdición/Clave principal o principal o haga clic sobre el botón con la llave haga clic sobre el botón con la llave en la barra de herramientas. El en la barra de herramientas. El programa señalará el campo clave programa señalará el campo clave con un icono análogo al anterior.con un icono análogo al anterior.
Ahora interesa declarar como mínimo Ahora interesa declarar como mínimo una clave o llave primaria. Esto nos una clave o llave primaria. Esto nos permite relacionar la tabla con otras.permite relacionar la tabla con otras.
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Guardar la definición de una tablaGuardar la definición de una tabla Seleccione Seleccione Archivo/GuardarArchivo/Guardar o haga o haga
clic sobre el botón con el disco en clic sobre el botón con el disco en la barra de herramientas.la barra de herramientas.
Escriba Escriba FacturasFacturas y haga clic sobre y haga clic sobre el botón Aceptar. Se cerrará el el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo pero cuadro de diálogo pero permanecerá la ventana de diseño.permanecerá la ventana de diseño.
Con esto ha creado su primera tablaCon esto ha creado su primera tabla
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Introducción de datos en la tablaIntroducción de datos en la tabla
Una vez creada la tabla, hay que Una vez creada la tabla, hay que introducir datos en ella. Este introducir datos en ella. Este proceso se realiza de modo análogo proceso se realiza de modo análogo al de la hoja de cálculos de Excel, al de la hoja de cálculos de Excel, con las siguientes particularidades:con las siguientes particularidades:
Los datos del campo Factura no hay que Los datos del campo Factura no hay que introducirlos, se hará automáticamente. introducirlos, se hará automáticamente.
No se preocupe si el dato de un campo No se preocupe si el dato de un campo no se visualiza completo; esto se debe no se visualiza completo; esto se debe al tamaño de la columna. al tamaño de la columna.
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Introducción de datos en la tablaIntroducción de datos en la tabla Los datos del campo Fecha emisión puede Los datos del campo Fecha emisión puede
introducirlos en cualquier formato de fecha; introducirlos en cualquier formato de fecha; Access, automáticamente, los mostrará en el Access, automáticamente, los mostrará en el formato seleccionado en la definición del formato seleccionado en la definición del campo.campo.
Al introducir el importe en el campo Importe, Al introducir el importe en el campo Importe, no debe escribir el símbolo monetario ya que no debe escribir el símbolo monetario ya que el Access lo hará automáticamente.el Access lo hará automáticamente.
Los campos lógicos, como ¿Cobrada?, Los campos lógicos, como ¿Cobrada?, presentan una casilla de verificación.presentan una casilla de verificación.
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Introducción de datos en la tablaIntroducción de datos en la tabla
Tenga en cuenta que introducir datos en una tabla Tenga en cuenta que introducir datos en una tabla equivale a introducir registros en ella ya que, al equivale a introducir registros en ella ya que, al escribir los datos de una misma persona, factura, escribir los datos de una misma persona, factura, etc., se añade un registro a la tabla. No olvide que etc., se añade un registro a la tabla. No olvide que cada fila constituye un registro.cada fila constituye un registro.
Mientras esté introduciendo datos en una tabla, Mientras esté introduciendo datos en una tabla, Access mostrará unos indicadores, en ciertos Access mostrará unos indicadores, en ciertos registros, para señalar alguna de estas registros, para señalar alguna de estas situaciones:situaciones:
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Introducción de datos en la tablaIntroducción de datos en la tabla
• El registro en el que se están introduciendo los El registro en el que se están introduciendo los datos presentará el indicador , para señalar datos presentará el indicador , para señalar que ha sido modificado. Por debajo de esta fila, que ha sido modificado. Por debajo de esta fila, existirá otra vacía, con el indicador , que avisa existirá otra vacía, con el indicador , que avisa que en ella se puede introducir un nuevo registro.que en ella se puede introducir un nuevo registro.
• Cuando el cursor está en un registro y no se ha Cuando el cursor está en un registro y no se ha realizado ninguna modificación, éste mostrará el realizado ninguna modificación, éste mostrará el indicador , que quiere decir que ése es el indicador , que quiere decir que ése es el registro activoregistro activo..
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Introducción de datos en la tablaIntroducción de datos en la tabla
• Introduzca los siguientes datos en la tabla .Introduzca los siguientes datos en la tabla .
Factura: Este es automáticoFactura: Este es automático
Matrícula: M-0251-ASMatrícula: M-0251-AS
Cliente: Manolo Figuerete Cliente: Manolo Figuerete
Fecha emisión: Fecha emisión:
Importe: Carlos CabelloImporte: Carlos Cabello
¿Cobrada?: Juan Estevez¿Cobrada?: Juan Estevez