metodyki zarządzania projektami
DESCRIPTION
Metodyki zarządzania projektami. International Competence Baseline ( IPMA ). ICB jest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania. Kompetencje. Trzy grupy kompetencji. Techniczne Behawioralne Kontekstowe. Oko kompetencji. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
2
ICB jest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania
3
KompetencjeTechniczne Behawioralne Kontekstowe
InteresariuszeWymagania i celeRyzykoJakośćOrganizacja projektuPraca zespołowaRozwiązywania problemówStruktury projektuZakres i produkty cząstkoweZasoby KosztyZamówienia i kontraktyZmianyKontrola i raportyDokumentacjaKomunikacja
PrzywództwoZaangażowanieSamokontrolaAsertywnośćOdprężanieOtwartośćKreatywnośćZorientowanie na wynikiSprawnośćKonsultowanieNegocjowanieKonflikty i kryzysyWiarygodnośćDocenianie wartościEtyka
Orientacja na projektyOrientacja na programyOrientacja na portfeleWdrażanie systemu zarządzaniaStałe struktury organizacjiDziałalność gospodarczaSystemy produkty, technologieZarządzania zasobami ludzkimiZdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowiskoFinansePrawo
Zarządzanie interesariuszami
Wymagania i cele Organizacja projektu Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywanie problemów Zakres i produkty
cząstkowe
6
Kompetencje techniczne
Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja
Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki
7
Kompetencje behawioralne
Sprawność
Konsultowanie
Negocjowanie
Konflikty i kryzysy
Wiarygodność
Docenianie wartości
Etyka
Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu
zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Zarządzanie zasobami
ludzkimi
8
Kompetencje kontekstowe
Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko
Finanse Prawo
10
Rozpoczynanie
Planowanie
Sterowanie
Zakończenie
idea inicjującaMapa interesariuszy
Work-shop
Hierarchia celów
Etapy/kamienie mil.
Techniki kreatywne
Karta projektu (1)
Plan zarządzania proj. (2)
Uzasadnienie biznesowe (3)Plan zarządzania zmianą
Plan komunikacjiKomitet sterujący
Kierownik projektuSPP, CPM, PERT
Macierz RAM
Techniki budżetowania
Spotkania projektowe
Techniki kreatywne
Uaktualnienia (1)(2)(3)
Plan etapu/projektu
Dokumentacja techniczna
Budżet, harmonogram
Plan sterowania
Analizy trendu
EVA
Postęp (50-50, 0-100, [%])
Spotkania projektowe
Check-list
Raporty postępu
Protokoły odb. produktów
Raport podsumowujący
Protokoły przekazania
Formalne zamknięcie
Re
jes
tr r
yzy
k
ZmianaŻądanie zmiany
Akceptacja
Odrzucenie
11
Rozpoczynanie
Planowanie
Sterowanie
Zakończenie
idea inicjującaMapa interesariuszy
Work-shop
Hierarchia celów
Etapy/kamienie mil.
Techniki kreatywne
Karta projektu (1)
Plan zarządzania proj. (2)
Uzasadnienie biznesowe (3)Plan zarządzania zmianą
Plan komunikacjiKomitet sterujący
Kierownik projektuSPP, CPM, PERT
Macierz RAM
Techniki budżetowania
Spotkania projektowe
Techniki kreatywne
Uaktualnienia (1)(2)(3)
Plan etapu/projektu
Dokumentacja techniczna
Budżet, harmonogram
Plan sterowania
Analizy trendu
EVA
Postęp (50-50, 0-100, [%])
Spotkania projektowe
Check-list
Raporty postępu
Protokoły odb. produktów
Raport podsumowujący
Protokoły przekazania
Formalne zamknięcie
Re
jes
tr r
yzy
k
ZmianaŻądanie zmiany
Akceptacja
Odrzucenie
Etapy i cykl życia projektu
13
Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów
Etapy i cykl życia projektu
14
Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia
Etapy i cykl życia projektu
15
Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe to kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję
Ogólny model cyklu projektowego
16
Rozpoczynanie
Planowanie
Wykonanie
Zamykanie
Rozp
ocz
ynanie
Rozpoczynanie
Planowanie
Wykonanie
Zamykanie
Zam
yka
nie
mile stone mile stone
17
Praca zespołowa
Cel: Podział projektu na etapy wraz z podaniem kamieni milowych każdego z nich
Organizacja koncertu charytatywnego w Łodzi z udziałem gwiazd
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja
Prowadzi się w celu uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie
Swym zakresem obejmuje:◦ sformalizowanie prac wykonywanych przez
dostawców◦ precyzyjne określenie oczekiwań w stosunku do
tych organizacji◦ kontrolę odbiorów◦ określenie zobowiązań każdej ze stron
19
Zarządzanie zamówieniami
Zwykle zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zespół zakupów i dostaw (np. dział zamówień, dział zakupów itp.) będący w stałych strukturach organizacji
Zadania zespołu zakupów przy współpracy z PM:◦ ustalenie potencjalnych dostawców◦ uzyskanie ofert cenowych◦ przygotowanie przetargów◦ wybór dostawcy◦ negocjacje umów długoterminowych
20
Zarządzanie zamówieniami
Kontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami
Zarządzanie kontraktami to kontrola formalizacji kontraktu przed podpisaniem oraz zarządzanie nim w czasie realizacji
Konieczne jest współdziałanie PM z działem prawnym
21
Zarządzanie kontraktami
22
Praca zespołowa
Cel: Sprecyzowanie potrzeb, które będą realizowane w drodze zamówień – przygotować dokument „Zapotrzebowanie na materiały i usługi” określając jego zakres i treść
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja
Zmiany spowodowane są nieprzewidzianymi wydarzeniami
Zmiany mogą dotyczyć:◦ specyfikacji projektu◦ warunków kontraktu
Problemami wynikającymi ze zmian są:◦ błędy jakości (oczekiwania są błędnie zdefiniowane
lub w ogóle nie zostały zdefiniowane◦ opóźnienia ostatecznych terminów◦ dodatkowe koszty
24
Zarządzanie zmianami
Zmiany są nie do uniknięcia, są naturalne Ograniczyć liczbę zmian można poprzez
odpowiednio ostrożne przygotowanie i planowanie projektu
Analiza konsekwencji co do jakości, kosztów czy terminów, planowanie i kontrola każdej wprowadzanej zmiany może minimalizować konsekwencje
25
Zarządzanie zmianami
Proces zarządzania zmianami powinien być uzgodniony ze wszystkimi istotnymi interesariuszami na początku projektu
Proces zarządzania zmianami powinien być formalny, aktywny i wyprzedzający, tj. przewidujący potrzebę zmiany
26
Zarządzanie zmianami
Zarządzanie zmianą to:◦ określanie◦ opisywanie◦ klasyfikowanie◦ ocenianie◦ akceptacja bądź odrzucenie zmiany◦ wdrożenie zmiany
27
Zarządzanie zmianami
28
Praca zespołowa
Cel: Opracowanie planu procesu zarządzania zmianą dla projektu „Plac zabaw”
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja
Modelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie, wyszukiwanie danych dotyczących projektu
Kierowanie odpowiednich informacji do właściwych osób/interesariuszy
Każdy interesariusz otrzymuje te informacje, których potrzebuje, w odpowiedniej formie, pozwalającej na podejmowanie działań, których się oczekuje
30
Zarządzanie informacjami
Określa rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, w taki sposób aby każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego został opracowany
System precyzuje:◦ informacje zawarte w dokumencie◦ formę tych informacji (opis, grafika, kody itp.)◦ postać dokumentu (wydruk, format pliku itp.)
31
System dokumentacji
Dokumentacja obejmuje zebrane podczas projektu:◦ dane◦ informacje◦ wiedzę oraz doświadczenie
W szczególności te dotyczące:◦ konfiguracji (produkty i ich wymagania)◦ zamian w projekcie◦ zarządzania projektem
32
System dokumentacji
Dobre rozpoczęcie jest podstawą udanego przeprowadzenia projektu
Cechy etapu rozpoczynania:◦ niepewność◦ informacje o charakterze wstępnym lub całkowity
brak informacji◦ nieprecyzyjne wymagania interesariuszy i
nierealistyczne oczekiwania ◦ narzucone terminy nierealne
34
Rozpoczynanie
Narzędzia etapu rozpoczynania projektu:
◦ karta projektu
◦ plan zarządzania projektem (master plan)
◦ warsztat rozpoczynający projekt
35
Rozpoczynanie
Narzędzia etapu rozpoczynania projektu:
◦ karta projektu
◦ plan zarządzania projektem (master plan)
◦ warsztat rozpoczynający projekt
36
Rozpoczynanie
Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub etapu następującego po dostarczeniu rezultatów projektu
Każdy etap powinien być formalnie zamknięty, oceniony i udokumentowany
W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę:◦ opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu◦ aktualizację planu projektu◦ przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom
38
Zamykanie
W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę:
◦ opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu
◦ aktualizację planu projektu
◦ przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom
39
Zamykanie
Zamykając projekt oparty na formalnym kontrakcie bierze się pod uwagę:◦ przekazanie odpowiedzialności na rzecz
właściciela◦ rozpoczęcie okresu gwarancyjnego◦ końcowe płatności wymagające wystawienia
faktur
Formalne zwolnienie członków zespołu z pełnionych przez nich ról
40
Zamykanie
42
Rozpoczynanie
Planowanie
Sterowanie
Zakończenie
idea inicjującaMapa interesariuszy
Work-shop
Hierarchia celów
Etapy/kamienie mil.
Techniki kreatywne
Karta projektu (1)
Plan zarządzania proj. (2)
Uzasadnienie biznesowe (3)Plan zarządzania zmianą
Plan komunikacjiKomitet sterujący
Kierownik projektuSPP, CPM, PERT
Macierz RAM
Techniki budżetowania
Spotkania projektowe
Techniki kreatywne
Uaktualnienia (1)(2)(3)
Plan etapu/projektu
Dokumentacja techniczna
Budżet, harmonogram
Plan sterowania
Analizy trendu
EVA
Postęp (50-50, 0-100, [%])
Spotkania projektowe
Check-list
Raporty postępu
Protokoły odb. produktów
Raport podsumowujący
Protokoły przekazania
Formalne zamknięcie
Re
jes
tr r
yzy
k
ZmianaŻądanie zmiany
Akceptacja
Odrzucenie