metodologia work sample, auditoria e plano de ação

Metodologia

Work sample

&

Auditoria

O aplicativo da produtividade!

Conceito

Para nos do e-prowork a produtividade é o resultado da sinergia entre processos,

recursos e ação!

Recursos – Work sample

Processo - Auditoria

Ação – Plano de Ação Incremento de

Produtividade


O e-prowork é uma plataforma na internet, em nuvem, que tem como foco o

incremento da produtividade de seu negocio de forma fácil e objetiva, sem a

necessidade de contratação de consultorias e ou investimentos significativos

no seus processos atuais.

O e-prowork foi desenvolvido em 3 módulos, independentes mas integráveis

que são:

Work sample. Permite aos gestores, com base em metodologia

comprovada, identificarem o % de utilização de seus recursos, bem como

as principais causas da perda de tempo.

Auditoria. Permite as gestores, a avaliação dos processos & controles

internos da empresa com foco na eficiência operacional e aderência às

políticas & diretrizes estabelecidas.

Plano de Ação. Permite aos gestores, definir/acompanhar as ações a

serem tomadas após coleta e análise de dados, visando corrigir as

distorções identificadas.


Work sample


Objetivo

Identificação e quantificação da distribuição das atividades e tempo de

desvio, que influenciam diretamente na utilização dos Recursos.

Método

Observações instantâneas e aleatórias, baseadas na teoria das

probabilidades, segundo a qual, um determinado número de observações

representa, com grau de precisão conhecido, a fração de tempo utilizada

nas diversas atividades. Tendo em vista que os elementos alvo das

observações são trabalhadores da área de operação e que estes, por sua

vez, executam atividades em locais diversos, a metodologia da amostragem

de trabalho utiliza-se de observadores que, seguindo frentes de trabalho

pré-definidos porém de escolha e frequência aleatória, circulam entre as

áreas da empresa para fazerem suas observações.


Aplicação

Avaliação do perfil de utilização da mão de obra em atividades não

repetitivas, onde deseja-se conhecer, por exemplo, a parcela de tempo

improdutivo no total de h.h disponíveis e/ou aplicados a um trabalho.

Vantagens da Amostragem de Trabalho:

• Medida precisa da atividade dos recursos envolvidos

• Instrumento simples de utilizar

• Fácil de ser aplicado, sem haver necessidade de alteração da

rotina diária do local de trabalho

• Economia de tempo

• Pode-se utilizar um observador por um período mínimo de tempo.

• Aceitação pela equipe

.


Work sample Como aplicar o Work sample


Abertura do Trabalho com os Responsáveis

Conhecimento da Estrutura, Instalações & área de trabalho.

Revisão da Metodologia Aplicada – Sistemática & Critérios

Planejamento das Amostragens

Dias, Nos observações

Conscientização do Trabalho

Execução

Processamento & Analise das Informações

Como

Aplicar o

Work sample



Apresentação dos Objetivos do Trabalho

Apresentação do Cronograma do Trabalho & Próximos Passos

Convocação para o comprometimento na atitude e objetivos de resultado do trabalho


Conhecimento da Estrutura, Instalações & área de trabalho.

Conhecer a Estrutura Operacional

Realizar conhecimento das instalações & áreas de trabalho

Ser apresentado/conhecer as pessoas chaves no processo

Entender principais processos de trabalho

Conhecer o processo de planejamento, acompanhamento, monitoramento e gestão


Definir as categorias (produtiva, suplementar e não produtivo) e suas atividades

Identificar as especialidades a serem observadas

Definir as Categorias, Atividades e Especialidades


Planejamento do Trabalho & Amostragens

Entendimento Estatístico do volume e tipos do Trabalho por especialidade

Realizar amostragem teste para validação do método e gerar informações preliminares

de desempenho e perfil.

Calculo do numero de amostragem necessárias para ter validade estatística

Planejamento de execução da amostragem (por especialidade , locais, dia)



Esclarecer as lideranças e os

colaboradores sobre o processo

de aplicação do trabalho de

Amostragem solicitar apoio e

atitude positiva!!!



Consiste na execução das amostragens na

quantidade calculada, nas especialidades

estabelecidas e dentro do cronograma

desenvolvido:

1º Amostragem Preliminar para Calculo do No

de Amostragem

2º Tomadas p/Conclusão do Trabalho

Execução


Work sample Informações


Processamento & Analise das Informações - Resumo Amostragem

Amostra 10

Amostra 09

Amostra 08

Amostra 07

Amostra 06

Amostra 05

Amostra 04

Amostra 03

Amostra 02

Amostra 01

Obs.: gráficos sujeitos a alterações em relação ao aplicativo e-prowork


Processamento & Analise das Informações – Resumo Sintético

O seu app da produtividade!


Processamento & Analise das Informações - Resumo Analítico



Processamento & Analise das Informações - Estudo de Grupo

STATUS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

NA ATIVIDADE 50% 56% 44% 50% 19% 63% 63% 50% 38% 50% 48%

PROCESSO 38% 19% 31% 31% 44% 25% 25% 31% 31% 6% 28%

PARADO 13% 25% 25% 19% 38% 13% 13% 19% 31% 44% 24%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PARADO

PROCESSO

NA ATIVIDADE



Processamento & Analise das Informações - Histograma



Auditoria


Objetivo

A Auditoria tem como objetivo, a avaliação dos processos & controles

internos da empresa com foco na eficiência operacional e aderência às

políticas & diretrizes estabelecidas.

Método

A auditoria operacional também conhecida por auditoria de gestão ou

ainda por auditoria de performance avalia a parte operacional e sua

eficiência para a realização da atividade econômica, busca comprovar se a

política adotada pela empresa está sendo aplicada de forma eficaz e ainda

se os resultados correspondem aos esforços de cada setor.

De uma forma mais ampla ela avalia a eficiência e utilização dos recursos,

se realmente estão sendo distribuída de forma consciente e com visão de

economicidade, essa prática é aplicável aos supervisores de forma a

condensar e exigir cada vez mais dos gestores.


Aplicação

A Auditoria Operacional e ou de Performance pode ser aplicada em

processos operacionais, gestão, meio-ambiente e segurança em empresas

de todos os portes.

Vantagens da Amostragem de Trabalho:

Maior conformidade e atendimento às exigências dos clientes

Menores custos de avaliação e controle

Melhor uso de recursos existentes

Maior integração entre os setores da empresa

Melhores condições para acompanhar e controlar os processos Diminuição dos custos de remanufatura

.


Auditoria Como aplicar a Auditoria



Conhecimento da Estrutura, Processos & Sistema de Gestão.

Definição das Auditorias & Amostragens (Processos, pessoas e gestão )

Planejamento das Auditorias, Entrevistas, Amostragens.


Execução

Processamento & Analise das Informações

Como

Aplicar a

Auditoria



Apresentação dos Objetivos do Trabalho

Apresentação do Cronograma do Trabalho & Próximos Passos

Convocação para o comprometimento na atitude e objetivos de resultado do trabalho


Conhecimento da Estrutura, Processo & Sistema de Gestão.

Conhecer a Estrutura Operacional

Entender os principais processos operacionais, administrativos e gestão

Ser apresentado/conhecer as pessoas chaves no processo


Definir os processos e as atividades a serem auditados

Definir os responsáveis e os pesos para as atividades auditadas

Definir a conceituação e as evidencias da conformidade das atividades

Definir as Auditorias & Amostragens (Processos, pessoas e gestão)


Planejamento da Auditoria, Entrevista & & Amostragens

Definir e divulgar o cronograma da auditoria com setor, responsáveis e datas

Definir e divulgar o cronograma da amostragens com setor, responsáveis e datas

Definir e divulgar o cronograma de entrevistas



Esclarecer as lideranças e os

colaboradores sobre o processo

de aplicação do trabalho de

Amostragem solicitar apoio e

atitude positiva!!!



Consiste na execução da Auditoria,

Amostragens e Entrevistas

estipulados.nas especialidades

estabelecidas e dentro do

cronograma desenvolvido!

Execução


Auditoria Estudo de Caso


Auditoria do Processo de Planejamento & Controle de Projeto


Plano de

Ação


Objetivo

É um check list de determinas atividades que precisam ser desenvolvidas

com o maximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa.

Ele funciona como um mapeamento dessas atividades, onde ficara

estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo,

em qual área da empresa e todos os motivos pelo qual esta atividade deve

ser feita.

Método/Aplicação

Estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de

soluções de determinados problemas que queira sanar.

Para isso deve-se utilizar os resultados obtidos dos diagnósticos

realizados nos módulos de Work sample e ou Auditoria para se chegar as

causas raízes.


Método

É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas raiz dos

problemas que queira eliminar.

Tenha certeza que suas ações não gerem qualquer impacto negativo no

processo, caso contrario devera tomar outras ações para elimina-los.

É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados,

certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Vantagens do Plano de Ação:

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que

elimina por completo qualquer duvida que possa surgir sobre o problema

atacado, ações para sua eliminação/correção, até quando deve ser

implementada, quem é o responsável e em que status se encontra, bem

como sua eficácia, facilitando o gerenciamento eficaz deste conjunto de

ações.

.


Guia para Utilização do e-prowork Work Sample

www.e-prowork.com Skype: e-prowork.e-prowork1

http://www.e-prowork.com/



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