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METADATOS MÍNIMOS Y
FORMATOS PARA LA
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DESDE LAS INSTITUCIONES
PÚBLICAS AL ARCHIVO
NACIONAL DE CHILE
Documentos elaborados en el marco del
Proyecto de Modernización del Archivo Nacional
Abril de 2019
2
Metadatos Mínimos y Formatos para la Transferencia de Documentos Electrónicos
desde las Instituciones Públicas al Archivo Nacional de Chile
Versión 1.1
Abril 2019
Santiago de Chile
Archivo Nacional de Chile
Programa de Modernización del Sector Público
Proyecto de Modernización del Archivo Nacional de Chile
Financiado por Ministerio de Hacienda – Banco Interamericano de Desarrollo
Elaborado por:
Gabriela Andaur Gómez
Pilar Díaz Ellis
Karin Pereira Contardo
3
ÍNDICE
PRESENTACIÓN 5
INTRODUCCIÓN 6
CONSIDERACIONES 6
METADATOS 7
CONTEXTO Y DEFINICIÓN _____________________________________________________ 7
LISTADO DE METADATOS MÍNIMOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA ____________________ 8
FORMATOS 21
NORMALIZACIÓN DE FORMATOS _______________________________________________ 21
LISTADO DE FORMATOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA __________________________ 22
DOCUMENTOS TEXTUALES ___________________________________________________ 23
DOCUMENTOS GRÁFICOS ____________________________________________________ 23
4
Desde la creación del documento
electrónico y durante su gestión, se van
incorporando metadatos que permiten
su recuperación y preservación.
Estos metadatos corresponden al
mínimo viable para la transferencia de
documentos al Archivo Nacional y su
preservación a largo plazo.
5
PRESENTACIÓN
Este documento es complementario a la serie de procedimientos elaborados por
el Archivo Nacional en el contexto de su Proyecto de Modernización, el cual forma
parte del Programa de Modernización del Sector Público del Ministerio de
Hacienda.
Esta serie recoge buenas prácticas archivísticas a nivel internacional y está
enfocada inicialmente al trabajo con las primeras instituciones que transferirán
documentos electrónicos al Archivo Nacional.
El orden recomendado de lectura y aplicación de estos documentos se grafica
en la siguiente figura:
Siendo el presente documento de Metadatos y Formatos para la Transferencia
Documentos Electrónicos al Archivo Nacional un texto de apoyo para la
generación de documentos electrónicos siguiendo las directrices antes
enunciadas.
6
INTRODUCCIÓN
El propósito de este documento es
definir las características que deben
poseer los documentos electrónicos
que son transferidos al Archivo
Nacional (AN), tanto desde el punto
de vista de su formato, como de los
metadatos que los deben
acompañar.
Para cumplir este propósito, el
documento se organiza en dos
secciones. En la primera, se presenta
una breve definición de metadatos
para facilitar su comprensión y
aplicación en el ámbito de la gestión
documental electrónica, así como un
listado de metadatos. La
incorporación de estos metadatos en
las fases de gestión de los
documentos administrativos es
fundamental para permitir la
transferencia de estos documentos al
Archivo Nacional para ser
conservados de forma permanente.
En la segunda sección, se presentan
los formatos que deben ser utilizados
para los documentos que se
transfieren al Archivo Nacional,
distinguiendo entre documentos
textuales y gráficos, junto con la
descripción de los factores que han
incidido en la selección de
determinados formatos y su
vinculación con la preservación a
largo plazo.
CONSIDERACIONES
Este documento provee un marco
referencial sobre metadatos y
formatos para documentos
electrónicos, elaborado con el fin de
que puedan ser considerados en
implementaciones de gestión
documental dentro de instituciones
públicas.
Es importante mencionar que este
documento no presenta todos los
metadatos que puede ni debe
contener un documento, ni todos los
formatos que pueden utilizarse dentro
de la gestión documental de una
institución. Los que se indican a
continuación son los metadatos y
formatos requeridos para efectos de
la transferencia regular de
documentos electrónicos desde
instituciones públicas al Archivo
Nacional.
Por este motivo, no pretende ser
excluyente, ni limita la cantidad ni
7
variedad de metadatos y formatos a
utilizar. La definición de metadatos y
formatos para la gestión documental
podrá ser determinada por cada
institución, en virtud de su pertinencia
para la tramitación y resguardo de
documentos durante su periodo de
vigencia administrativa, o bien por
otras normas que puedan ser
desarrolladas en el futuro por
organismos mandatados en el
ámbito de la gestión documental.
METADATOS
CONTEXTO Y DEFINICIÓN
Para propósitos del proyecto de
Modernización del Archivo Nacional
se considera relevante la definición
de metadatos dentro del ámbito
archivístico y de gestión de
documentos, presente en la norma
ISO 15489-1:2001, que define a los
metadatos como “información
estructurada sobre el contexto, el
contenido, y la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo
del tiempo”.
1 Cruz Mundet, José Ramón.
Diccionario de Archivística, pág. 244.
Como complemento a lo anterior, la
definición del Diccionario de
Archivística de Cruz Mundet, agrega
algunas particularidades a estas
definiciones al indicar que los
metadatos archivísticos sirven para
“identificar, autenticar y
contextualizar los documentos así
como a las personas, los procesos y
los sistemas que los producen,
gestionan, mantienen y utilizan1”.
La incorporación de metadatos
mínimos en la transferencia de los
documentos electrónicos que se
generan y gestionan, nos da la
posibilidad de registrar y mantener la
información básica para permitir su
paso de un sistema a otro y que, a su
vez, puedan aplicarse sobre estos
documentos otros procesos que
puedan garantizar su conservación y
acceso a largo plazo.
La lista que se presenta a
continuación toma como referencia
los principales metadatos que deben
utilizarse en el proceso de
transferencia, los que deben ser
generados por las instituciones
8
productoras de los documentos. La
mayoría de ellos pueden ser
capturados en forma automática y,
los que no son capturados de esa
forma, deben ser registrados en
forma manual sobre un esquema
predefinido de datos.
LISTADO DE METADATOS
MÍNIMOS PARA EL PROCESO DE
TRANSFERENCIA
En esta sección se presentan los
metadatos mínimos que debe
incorporar todo documento 2
transferido al Archivo Nacional. Por
este motivo, debiesen considerarse
dentro de cualquier sistema de
gestión de documentos de aquellas
instituciones públicas que tienen la
obligación de transferir al AN. No
obstante, es importante recalcar que
este conjunto no representa la
totalidad de metadatos que pueden
y/o deben generarse durante la
gestión documental y que son
importantes para la gestión y la
finalización correcta del expediente
electrónico, sino aquellos esenciales
para el proceso de transferencia,
dada su relevancia para la
preservación del contenido, contexto
y estructura de los documentos en el
largo plazo.
2 En este texto, cuando
mencionamos el concepto de
documento nos referimos a unidades
documentales simples que quedan
como registro de una función
determinada de la institución. El caso
de los expedientes es diferente, ya
que es el conjunto ordenado de
documentos y actuaciones que
sirven de antecedentes y
fundamento a la resolución
administrativa; por tanto, el
expediente está compuesto por
diferentes documentos (incluso
diferentes tipos documentales y
fechas de creación) pero que tienen
en común que se relacionan con una
misma gestión administrativa. Para
más información remitirse al
documento Definiciones Normativas
Archivísticas para la Implementación
del Sistema de Transferencias
Digitales al Archivo Nacional (Julio
2018).
9
METADATO: IDENTIFICADOR
Definición Forma de ingreso
Combinación alfanumérica que se asigna
automáticamente a un documento registrado
en un Sistema de Gestión Documental (SGD).
Es una unívoca referencia al documento
dentro de un contexto determinado.
Se completa de forma automática por el
sistema, que debe asignar a cada documento
ingresado un número único que permitirá
recuperar el documento específico cuando se
requiera.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Alfanumérico Documento Si No
Ejemplo
Identificador 56598854ASFRT3653
METADATO: CÓDIGO
Definición Forma de ingreso
Corresponde al código del documento, que
se construye teniendo como base el cuadro
de clasificación de la institución. Debe
incorporar, al menos, el código del productor,
el código de la función asignada en el Cuadro
de Clasificación, el código de la serie
documental a la que pertenece y el mismo
número del documento (identificador).
Es registrado de forma automática por el
sistema de gestión documental, al generar los
documentos electrónicos. En el caso de
documentos electrónicos que se crean fuera
del SGD pero que se incorporan a éste el
código puede ser ingresado en forma manual
siguiendo la lógica de la definición.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Alfanumérico Documento Si No
Ejemplo
Código
0256.GAD.RFI.02.01.228
Este código ha sido construido por la agregación de los siguientes códigos:
Servicio Nacional del Patrimonio: 0256
Gestión Administrativa: GAD
Regulación Funcionamiento Instituciones Patrimoniales: RFI.
Atención Usuarios: 02.
Suspensiones de Servicio: 01 Número del documento: 228.
10
METADATO: NOMBRE DEL DOCUMENTO
Definición Forma de ingreso
Consiste, en una palabra, frase o grupo de
caracteres que se utiliza para denominar el
documento / expediente con el que se está
trabajando. Puede ser formal o atribuido.
Puede generarse de forma automática y/o
manual.
El título formal es el título adjudicado por quien
genera el documento al momento de su
creación. Este título puede ser automatizable,
dependiendo del tipo del documento.
Cuando esto no es posible, dado que algunos
tipos documentales no consideran el uso de un
título (por ejemplo, una carta o correo
electrónico), existen casos en que la persona
responsable debe atribuir uno. Esto se realiza
mediante el uso de texto libre. Se sugiere que sea
un título breve y representativo del acto
administrativo.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento y Expediente Si No
Ejemplo
Nombre del
documento
Resolución que autoriza el cierre del Archivo Nacional y sus sedes por
capacitación de dos días.
METADATO: PRODUCTOR
Definición Forma de ingreso
Código de la institución que, en el
cumplimiento de sus funciones, genera y/o
gestiona los documentos y expedientes que
son parte de su SGD y formarán parte de su
archivo.
Se genera automáticamente. Cada SGD debe
incorporar el código del productor. Este código
autorizado debe proceder de la lista única de
códigos de institución que debe conservar en
forma actualizada el Archivo Nacional.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Si No
Ejemplo
Productor 0256
11
METADATO: FECHA DE CREACIÓN DEL EXPEDIENTE
Definición Forma de ingreso
Fecha en la que es abierto el expediente. Es
posible que esta fecha coincida con la fecha
de la carga o creación del primer documento
que compone dicho expediente.
Dentro de un SGD, se genera
automáticamente, según formato aaaa-mm-
dd hh:mm:ss (ISO 8601).
En ausencia de un SGD, debe registrarse
manualmente, consignando solo la fecha,
según formato aaaa-mm-dd
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Fecha (Date Time) Expediente Si No
Ejemplo
Fecha de
creación del
expediente
2018-11-15 11:10:52 (generación automática en SGD)
2018-11-15 (generación manual)
METADATO: FECHA DE FINALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE
Definición Forma de ingreso
Fecha de creación o carga en el SGD del
último documento que compone el
expediente.
Dentro de un SGD, se genera
automáticamente, según formato aaaa-mm-
dd hh:mm:ss (ISO 8601).
En ausencia de un SGD, debe registrarse
manualmente, consignando solo la fecha,
según formato aaaa-mm-dd
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Fecha (Date Time) Expediente Si No
Ejemplo
Fecha de
finalización del
expediente
2018-11-15 09:15:40 (generación automática en SGD)
2018-11-15 (generación manual)
12
METADATO: FECHA DEL DOCUMENTO
Definición Forma de ingreso
Fecha original de creación del documento. Dentro de un SGD, se genera
automáticamente, según formato aaaa-mm-
dd hh:mm:ss (ISO 8601).
En ausencia de un SGD, debe registrarse
manualmente, consignando solo la fecha,
según formato aaaa-mm-dd.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Fecha (Date Time) Expediente Si No
Ejemplo
Fecha del
documento
2018-11-15 09:15:40 (generación automática en SGD)
2018-11-15 (generación manual)
METADATO: NIVEL DE ACCESO
Definición Forma de ingreso
Indicación relativa al acceso y disposición
para consulta de los documentos.
Se ingresa manualmente, aunque el valor está
basado en vocabulario controlado. En
principio, los valores pueden ser Público –
Secreto – Reservado. Debe quedar abierta la
posibilidad de incorporar nuevos niveles,
aunque siempre utilizando un vocabulario
controlado.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento y Expediente Si No
Ejemplo
Nivel de acceso Público
13
METADATO: NIVEL DE AGRUPACIÓN
Definición Forma de ingreso
Indica si se vincula con otros documentos en
un expediente o si es un documento.
Se completa de forma manual por quien
genere el documento (institución productora),
estando el valor asociado a un vocabulario
controlado. Los valores pueden ser
Documento – Expediente.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento y Expediente Si No
Ejemplo
Nivel de
Agrupación Expediente
METADATO: VOLUMEN
Definición Forma de ingreso
Volumen del documento. Se refiere al peso de
los documentos electrónicos.
Dentro de un SGD, la información se registra de
forma automática. La unidad de medida del
peso de los documentos electrónicos lo puede
definir cada institución de acuerdo al tipo de
documentos o expedientes que genere
(kilobytes, megabytes, gigabytes).
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento y Expediente Si No
Ejemplo
Volumen 347 kb
14
METADATO: FORMATO
Definición Forma de ingreso
Estructura utilizada para la presentación de la
información del documento. Corresponde a la
extensión del archivo electrónico.
Se completa de forma automática.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Si Si
Ejemplo
Formato Expediente
METADATO: NOMBRE DEL INTERESADO
Definición Forma de ingreso
Nombre de la persona natural o jurídica sobre
la que versa el documento/expediente y los
actos administrativos que ahí se registran.
Se completa en forma manual con la
identificación del nombre de la persona que
inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en
el expediente. Debe consignarse Apellido1
Apellido2, Nombre1 (Letra inicial mayúscula y
el resto del nombre minúscula). En caso de no
contar con los nombres completos se
consignarán solamente los que se identifiquen
en el documento, evitando escribir solamente
iniciales.
Este campo puede quedar sin completar en el
caso que el documento no identifique
directamente un sujeto interesado.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento y
Expediente
Condicional. Debe ingresarse
siempre que el documento
identifique un sujeto o
institución interesada.
Si
Ejemplo
Nombre del
Interesado Archivo Nacional de la Administración
15
METADATO: RUT DEL INTERESADO
Definición Forma de ingreso
Rut (Número de Cédula de identidad o Rol) de
la persona o institución sobre la que versa el
documento - expediente y los actos
administrativos que ahí se registran.
Se completa en forma manual con el número
de la cédula de identidad de la persona
natural o jurídica que inicia la solicitud o sobre
la que se resuelve en el expediente, incluido el
dígito validador.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Numérico Documento y
Expediente
Condicional. Este campo
puede quedar sin completar
en el caso que el documento
no identifique directamente
un sujeto interesado o en el
caso que no se cuente con
un número de RUT asociado.
Si
Ejemplo
RUT del interesado 60.905.000-4
METADATO: NOMBRE Y VERSIÓN DEL SOFTWARE
Definición Forma de ingreso
Identificación de la versión del programa
informático que se utilizó para la generación
del documento.
Dentro de un SGD, se registra en forma
automática capturando la versión del
software del programa utilizado para generar
el documento.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento
Condicional. Este campo
puede quedar sin completar
en el caso que no se pueda
recuperar esta información
del documento que se
incorporó en el SGD.
Si
Ejemplo
Nombre y versión
del software Adobe Acrobat X PRO
16
METADATO: COBERTURA GEOGRÁFICA
Definición Forma de ingreso
Metadato descriptivo que registra el lugar
geográfico al que hace referencia el acto del
documento.
Este dato se completa de forma manual,
basado en un vocabulario controlado con las
regiones y comunas del país.
Este campo puede quedar sin completar en el
caso que el documento no identifique una
cobertura geográfica diferente al lugar de
emisión del documento.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Opcional Si
Ejemplo
Cobertura
geográfica Santiago, Región Metropolitana
METADATO: AUTOR
Definición Forma de ingreso
Se refiere a la institución o persona natural que
firma el documento
Se refiere al nombre de la institución, cuando
este documento ha sido generado por una
persona jurídica, o al nombre de una persona,
cuando el documento fue generado por una
persona natural. Es posible registrar el nombre
de más de una persona.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Si Si
Ejemplo
Autor Servicio Nacional del Patrimonio
Autor Rodríguez Pérez, Francisca
17
METADATO: DESTINATARIO
Definición Forma de ingreso
Se refiere a la institución o persona natural a
quien va dirigido el documento.
Se completa con el nombre oficial de la
institución o la persona natural a la que fue
dirigido el documento, según corresponda.
Para instituciones públicas, el nombre debe
provenir de un vocabulario controlado
(registro de autoridades).
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Si Si
Ejemplo
Destinatario Archivo Nacional
METADATO: FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA
Definición Forma de ingreso
Es aquella firma electrónica certificada por un
prestador acreditado, que ha sido creada
usando medios que el titular mantiene bajo su
exclusivo control, de manera que se vincule
únicamente al mismo y a los datos a los que se
refiere, permitiendo la detección posterior de
cualquier modificación, verificando la
identidad del titular e impidiendo que
desconozca la integridad del documento y su
autoría (Ley 19799).
Se completa en forma manual o automática,
siendo los valores posibles SI – NO
Cuando el documento es firmado fuera del
SGD, debe registrarse si contiene firma
electrónica avanzada.
Si el documento se firma en el entorno del SGD,
el metadato debe quedar automáticamente
registrado.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Si No
Ejemplo
Firma Electrónica
Avanzada NO
18
METADATO: ETIQUETA
Definición Forma de ingreso
Materia o tema de que trata una unidad
documental y/o expediente, y que es reflejo
de los fines u objetivos perseguidos con su
redacción.
Se ingresa de forma manual, con un texto
proveniente de un vocabulario controlado
generado por la misma institución. Se utiliza
cuando la materia sobre la que versa el acto
público es relevante de destacar y esa
información no puede ser extraída de los otros
metadatos existentes en el registro (ya sea de
esta lista o los propios de la gestión
documental de cada institución).
No confundir con la materia que se registra en
algunos documentos públicos, como por
ejemplo, los oficios.
Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad
Texto Documento Si Si
Ejemplo
Etiqueta Cierre atención público
19
Ejemplo 1:
20
Ejemplo 2:
21
FORMATOS
NORMALIZACIÓN DE
FORMATOS
El escenario de constante desarrollo
tecnológico ha tenido como una de
sus consecuencias la proliferación de
una gran diversidad de formatos que,
con diferentes características
técnicas, codifican la información
contenida en documentos de diverso
tipo (por ejemplo: textuales,
fotográficos, sonoros y audiovisuales).
No obstante, al abordar la
preservación de los documentos en
el largo plazo, esta diversidad genera
ciertas desventajas, siendo una de las
principales la dependencia de todo
formato a la disponibilidad de un
determinado software para su
correcta interpretación y
visualización. Dado el permanente
desarrollo de nuevos formatos, el
surgimiento de nuevas versiones de
software y la desaparición de otras
que caen en desuso, existen muchos
formatos que se ven enfrentados al
inminente riesgo de volverse
obsoletos. Este riesgo se ve
acrecentado en aquellos casos en
que el acceso y uso de un
documento depende de la
adquisición de una determinada
licencia de software.
La comunidad internacional
dedicada a la gestión de información
ha identificado las características
que hacen que un formato sea más
sostenible en el tiempo. Así, se
privilegia el uso de formatos no
propietarios y/o cuyas
especificaciones técnicas estén
disponibles de forma completa y
abierta. Por otra parte, es relevante la
extensión de su uso dentro de
determinadas comunidades de
usuarios, siendo importante su
aceptación dentro de industria, su
reconocimiento dentro de
estándares internacionales y la
disponibilidad de alternativas de
software compatibles que permitan
su acceso y uso. Finalmente, se
considera el nivel de seguridad que
ofrecen y las características técnicas
que permiten generar registros de
mayor calidad.
Puesto que la permanencia de todos
los formatos siempre está sujeta a la
evolución tecnológica, es importante
que se monitoreen los cambios en el
22
entorno que, en el largo plazo,
podrían generar cambios dentro del
conjunto de formatos que se
considera sostenible.
LISTADO DE FORMATOS PARA
EL PROCESO DE
TRANSFERENCIA
A continuación, se presentan los
formatos que deberán utilizarse para
transferir documentos al Archivo
Nacional. Estos formatos se organizan
según el tipo de documento,
diferenciando entre documentos
textuales y documentos gráficos
(imágenes o fotografías).
Adicionalmente, y de acuerdo con
las mejores prácticas internacionales
en esta materia, se subdividen en dos
categorías: formatos preferidos y
formatos aceptables. Los formatos
preferidos corresponden a aquellos
que, de acuerdo con los parámetros
mencionados en la sección anterior,
cuentan con las características
necesarias para ser preservados en el
largo plazo y que, por lo tanto,
pueden ser recibidos por el Archivo
Nacional sin necesidad de ser
modificados. Por otra parte, los
formatos aceptables son aquellos
que, a pesar de ser ampliamente
utilizados, no necesariamente
cuentan con las características
necesarias para ser preservados en el
largo plazo. Por este motivo,
requieren monitoreo constante y
podrían ser transformados a formatos
normalizados por el Archivo Nacional.
En principio, este listado es restrictivo,
no obstante, la detección de
necesidades específicas dentro de
las instituciones productoras podría
llevar a su ampliación, tanto desde el
punto de vista de la incorporación de
nuevos tipos de documentos
(audiovisuales, de diseño, sonoros,
etc.) como de la aceptación de
nuevos formatos dentro de la
categoría “preferido” o “aceptable”,
luego de la evaluación
correspondiente.
23
DOCUMENTOS TEXTUALES
Formatos preferidos Especificación
Portable Document
Format/Archival (PDF/A-
1)
ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic
document file format for long-term preservation – Part 1: Use
of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Portable Document
Format/Archival (PDF/A-
2)
ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic
document file format for long-term preservation – Part 2: Use
of ISO 32000-1 (PDF/A-2)
OpenDocument Text
Format (ODF)
ISO/IEC 26300:2006 Information technology --
OpenDocument Format for Office
Formatos aceptables Especificación
Portable Document
Format (PDF)
ISO 32000-1:2008, Document management - Portable
document format - Part 1: PDF 1.7
DOCUMENTOS GRÁFICOS
Formatos preferidos Especificación
JPEG 2000 ISO/IEC 15444-1:2004, Information technology – JPEG 2000
image coding system:
Tagged image file
format
TIFF Revision 6.0 Final — June 3, 1992, Adobe Systems
Incorporated
Portable Document
Format/Archival (PDF/A-
1)
ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic
document file format for long-term preservation – Part 1: Use
of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Portable Document
Format/Archival (PDF/A-
2)
ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic
document file format for long-term preservation – Part 2: Use
of ISO 32000-1 (PDF/A-2)
Formatos aceptables Especificación
JPEG File Interchange
Format
ISO/IEC 10918-1:1994, Information technology – Digital
compression and coding of continuous-tone still images:
Requirements and guidelines
Portable Network
Graphics (PNG)
ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer
graphics and image
24
Los documentos son un recurso clave que
evidencia el trabajo realizado por las instituciones
de la administración pública, por lo que es
fundamental que sean preservados de forma
continua en el tiempo.
El tránsito desde el documento en papel al
electrónico requiere que nuestras formas de crear
y transferir los documentos cambien, para
asegurar que estos se mantengan auténticos e
íntegros en el largo plazo.
En este camino, uno de los grandes desafíos es
incorporar el documento electrónico a los
procesos de trabajo de manera tal que mantenga
sus atributos y contribuya a un mejor ejercicio de
las actividades de la institución, sin replicar las
lógicas de generación, tramitación y organización
propias del papel.
El avance tecnológico también representa una
gran oportunidad: Garantizar el acceso a los
documentos públicos, al eliminar las barreras
geográficas, reducir los tiempos de búsqueda y
simplificar los trámites para su obtención.
2