· web viewdet kan være nyttig å knytte til seg ... til [email protected]. pengene utbetales i...
TRANSCRIPT
PLANLEGGING AV ARBEIDSMILJØPROSJEKTER
1
KLP tildeler prosjektstøtte til utvalgte HMS-prosjekter hvert år. For å få økonomisk støtte, stiller KLP krav om en grundig utfylt prosjektplan. Vi har utarbeidet egne prosjektmaler som må benyttes ved søknad om prosjektstøtte. Malene til KLP bygger på PLP Prosjektlederprosessen.
I dette heftet finner du informasjon om hvordan du best mulig kan lykkes med prosjekter og en detaljert gjennomgang av hvordan prosjektplanen til KLP skal fylles ut.
Vi håper heftet kan være til inspirasjon og nytte i prosjektplanleggingen.
Mer informasjon og prosjektmaler finner du på www.klp.no/hms
Lykke til med prosjektet!
Februar 2016HMS-teamet i KLP
2
Innhold1. Hva er et prosjekt?............................................................................................................................42. Hva skal til for å lykkes med prosjekter?.........................................................................................4
3. Organisering av prosjekter................................................................................................................53.1. Prosjekteier...............................................................................................................................5
3.2. Styringsgruppe..........................................................................................................................53.3. Prosjektleder.............................................................................................................................5
3.4. Prosjektgruppe..........................................................................................................................53.5. Referansegruppe/ressurspersoner.............................................................................................5
4. Prosjektplanlegging..........................................................................................................................54.1. Prosjektmandat.........................................................................................................................5
4.2. Interessentkartlegging...............................................................................................................64.3. Prosjektplan..............................................................................................................................6
5. Prosjektøkonomi...............................................................................................................................66. Evaluering av prosjekter...................................................................................................................6
7. Prosjektgjennomføring.....................................................................................................................78. Avslutning og implementering av prosjektet....................................................................................7
9. Søk HMS prosjektstøtte fra KLP......................................................................................................7Vedlegg.....................................................................................................................................................9
3
1. Hva er et prosjekt?Prosjekt er en arbeidsform som mange benytter seg av. Arbeidsformen skiller seg fra driftsoppgaver og har en annen organisering. Et prosjekt skal nå klart definerte mål og krever tverrfaglig kompetanse. Prosjektgruppene er derfor organisert på tvers av linjeorganisasjonen. Prosjekt er en arbeidsform som er avgrenset i tid.
Før vi gjennomfører prosjekter, er det viktig å vurdere hvorvidt oppgaven som skal løses egner seg for prosjektarbeid. Det er også viktig å vurdere om positive resultater kan implementeres i linjeorganisasjonen etter prosjektgjennomføringen.
Dette heftet handler om HMS-prosjekter. Slike prosjekter har ofte som formål å påvirke holdninger og atferd hos medarbeidere og ledere og må ses på som en utviklingsprosess. For at endring skal skje, må HMS-prosjekter være av en viss varighet.
2. Hva skal til for å lykkes med prosjekter?
Det er mange faktorer som påvirker resultatene av et prosjekt. Her finner du noen av de viktigste:
God prosjektledelseÅ lede et prosjekt er en krevende oppgave. Det er viktig å finne en prosjektleder som har evne til å motivere, samarbeide og organisere arbeidet med prosjektet. Hun må ha gjennomslagskraft og gode kommunikasjonsevner.
Organisering og roller må på plassAllerede i planleggingsfasen må det avklares hvem som skal delta i prosjektet og hvor mye tid de har til rådighet. Utarbeid en avtale om ressursbruk mellom prosjektleder og de berørte linjelederne.
Det tar tid for en prosjektgruppe å bli kjent med hverandre. Sett av noen timer til å kartlegge kompetanse og personlige egenskaper slik at deltakerne fungerer best mulig sammen.
TidsrammeAvklar hvor lenge prosjektet skal vare før prosjektet gjennomføres.
ProsjektøkonomiBli enige om de økonomiske rammene for prosjektet før prosjektet gjennomføres. Sett av tilstrekkelige interne ressurser. Lag et realistisk budsjett med kostnader og inntekter. Det er også mulig å søke om eksterne prosjektmidler.
ForankringDet er viktig å sikre god forankring hos ledelsen og tillitsvalgte/verneombud. Disse bør ha en rolle i styringsgruppen/prosjektgruppen. Ansatte som prosjektet berører, må involveres i gjennomføringen. Utarbeid en interessentkartlegging med oversikt over interessentene og hvilken informasjon som skal gis underveis.
Utvikling av gode og evaluerbare mål Det er utfordrende å lage gode prosjektmål. Bruk tid og diskuter hvilke resultater prosjektet skal føre til på kort og lang sikt.
Prosjektplan med fornuftige tidsfristerSett av tilstrekkelig tid til planleggingsfasen. Utarbeid en prosjektplan med realistiske tidsfrister. Planen må inneholde en grundig risikovurdering. Risikovurderingen er et viktig verktøy underveis i prosjektprosessen.
4
Evaluering og rapportering underveisPlanlegg hvordan prosjektet skal evalueres før prosjektgjennomføring. Husk å evaluere prosjektet både underveis og til slutt.
3. Organisering av prosjekterProsjekter organiseres ofte på tvers av den ordinære linjeorganisasjonen. Rollene i prosjektorganisasjonen er vanligvis prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe og referansegruppe. Pass på at en prosjektdeltaker ikke har flere roller samtidig i prosjektorganisasjonen.For å sikre god forankring hos ansatte bør også tillitsvalgte/verneombud delta i prosjektet.
Størrelsen på gruppa påvirker prosjektets effektivitet. Erfaring viser at grupper fungerer best med 5-7 deltakere.
3.1. PROSJEKTEIERProsjekteier har det totale og overordnede ansvaret for prosjektet og er som regel øverste ledelse i organisasjonen.
3.2. STYRINGSGRUPPEStyringsgruppen tar de overordnede beslutningene i prosjektet. Styringsgruppen fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste, dokumentasjon og referat. Styringsgruppens viktigste oppgaver er å bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser, gi råd i problemstillinger, gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets fremdrift og kommunisere og ta de nødvendige beslutningene for prosjektet.
3.3. PROSJEKTLEDERProsjektleder er den som har det operative ansvaret for prosjektet og er leder for prosjektgruppen. Prosjektleder har ansvaret for å utarbeide prosjektplaner og å bidra til at prosjektet følger planene. Hun skal holde styringsgruppen informert om fremdrift og resultater. Prosjektleder har et hovedansvar for kvalitetssikring av prosjektet i samarbeid med styringsgruppen.
3.4. PROSJEKTGRUPPEProsjektgruppen består av aktive prosjektdeltakere som arbeider sammen med prosjektleder om å planlegge og gjennomføre prosjektet. Det kan opprettes delprosjektgrupper for å utføre konkrete oppgaver i prosjektet.
3.5. REFERANSEGRUPPE/RESSURSPERSONERDet kan være nyttig å knytte til seg ressurspersoner eller å etablere en referansegruppe. Referansegruppen består av personer med nyttig kompetanse som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet.
4. ProsjektplanleggingProsjekter som bruker god tid på planlegging, lykkes bedre enn de som kaster seg rett ut i "kick-off" og gjennomføring av tiltak. Etabler prosjektorganisasjonen så tidlig som mulig for å sikre god forankring av prosjektet. I planleggingsfasen blir prosjektdokumentene utarbeidet:
4.1. PROSJEKTMANDATProsjektmandatet er bestillingen fra prosjekteier/styringsgruppe til prosjektleder. Mandatet bør inneholde informasjon om formålet med prosjektet, beskrivelse av nåsituasjon, kort beskrivelse av prosjektets omfang, organiseringen og ressursbruk. I enkelte tilfeller skriver prosjektleder prosjektmandatet for prosjekteier/styringsgruppen.
Mal for mandat finner du i vedlegg 1.
5
4.2. INTERESSENTKARTLEGGINGInteressentene er de individer/grupper som er med i prosjektet eller som blir påvirket av gjennomføringen eller resultatet. Interessentene kan være interne og eksterne. En interessentkartlegging er viktig for å sikre forankring, markedsføring og god informasjonsflyt i prosjektet. Kartleggingen bør gjennomføres ved prosjektstart og revideres underveis.
Mal for interessentkartlegging finner du i vedlegg 2.
4.3. PROSJEKTPLANUtarbeid prosjektplanen før gjennomføringen starter. Prosjektleder og prosjektgruppen er ansvarlig for å utarbeide prosjektplanen. Prosjektplanen kan ses på som en arbeidsavtale mellom prosjekteier/styringsgruppen og prosjektleder/prosjektgruppen. Planen bør derfor godkjennes og undertegnes av prosjekteier/styringsgruppen.
En prosjektplan bør inneholde: Bakgrunn for prosjektet Organisering Oppfølging/møteplan Prosjektmål Målgruppe Omfang og avgrensning Milepælsplan Risikovurdering/-håndtering Aktivitetsplan Plan for evaluering Budsjett
KLPs mal for prosjektplan/søknadsskjema finner du i vedlegg 3. Vi krever ikke aktivitetsplan i søknadene vi mottar, men har utarbeidet en mal dere kan bruke (se vedlegg 5).
5. ProsjektøkonomiKostnadskontroll og oversikt over ressursbruken er en avgjørende faktor for å lykkes i prosjektarbeid. Lag derfor et budsjett med oversikt over inntekter og kostnader i prosjektperioden. Finn ut hvor mye egne ressurser dere har til rådighet. Sjekk om dere kan søke om ekstern prosjektstøtte fra f eks NAV, KS, KLP osv. Sett opp alle kostnader, også interne lønnsutgifter og møtekostnader.
Sett opp løpende inntekter og utgifter i et regnskap underveis i prosjektprosessen. Lag et sluttregnskap når prosjektet er avsluttet.
Mal for prosjektbudsjett finner du i vedlegg 4.
6. Evaluering av prosjekterTenk gjennom hvordan prosjektet skal evalueres allerede i planleggingsfasen. Å evaluere et prosjekt handler ikke bare om å lage en sluttrapport.
For å kunne måle effekten av prosjektet, må dere kartlegge nå-situasjonen både i forkant og etter gjennomføringen av prosjektet.
Det er også viktig å evaluere selve prosjektprosessen f eks fremdrift, gruppesammensetning og informasjonsflyt. Dette må skje underveis.
6
Lag en plan for evaluering som inneholder: 1. Hvordan evaluere måloppnåelse2. Hvordan prosessen skal evalueres3. Tidspunkt for evaluering (underveisevaluering, sluttevaluering)4. Hvem er ansvarlig for evalueringen
7. ProsjektgjennomføringGjennomføringsfasen er spennende. De planlagte tiltakene skal endelig iverksettes. Større deler av organisasjonen blir involvert i prosjektet. Nå er det viktig at dere ser på prosjektplanen som et levende dokument som må revideres underveis. Dette gjelder både interessentkartlegging, milepælsplan, aktivitetsplan og risikovurdering.
God informasjonsflyt er spesielt viktig i denne fasen. Sørg for at styringsgruppen og alle de andre interessentene er orientert om status og hva som skjer i prosjektet. En grei måte å rapportere til styringsgruppen på, er å bruke en enkel mal for rapportering f eks ABCD-rapport.
Mal for ABCD-rapport finner du i vedlegg 6.
Motivasjonen i en prosjektgruppe vil variere over tid. Feir oppnådde milepæler og snakk sammen om prosjektets små og store fremskritt for å holde motivasjonen oppe. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å endre på sammensetningen av de ulike gruppene i prosjektet.
Når prosjektet er gjennomført, utarbeider prosjektleder en sluttrapport i samarbeid med prosjektgruppen.
8. Avslutning og implementering av prosjektetProsjektavslutningen må planlegges og organiseres. Gjennomfør et prosjektavslutningsmøte der sluttrapporten presenteres for prosjekteier og styringsgruppen.
Informer interessentene om at prosjektet er avsluttet og om resultatene av prosjektet. Prosjektleder og prosjektgruppen bør lage et forslag til implementering av positive resultater og aktiviteter som legges frem for styringsgruppen.
Prosjekter som har fått støtte fra KLP, må levere en sluttevaluering. Sluttevalueringene publiseres på KLPs nettside: klp.no/hms.
Mal for sluttevaluering finner du i vedlegg 7
9. Søk HMS prosjektstøtte fra KLP
Har du et HMS-prosjekt du ønsker å realisere? Hvert år støtter KLP utvalgte prosjekter hos kunder med offentlig tjenestepensjon. Søknadsfrister er 1. desember og 1. april.
Hva skal til for å søke om prosjektstøtte? Du må fylle ut KLPs prosjektplan (søknadsskjemaet). Det er et omfattende arbeid å
utarbeide en god prosjektplan, så det lønner seg å begynne i god tid før søknadsfristen Prosjektet må være godt forankret i organisasjonen Prosjektet må ha overføringsverdi Du må utarbeide en god plan for evaluering Din organisasjon må bidra med egne ressurser – KLP fullfinansierer ingen prosjekter Din organisasjon er selv ansvarlig for prosjektledelse og gjennomføring av prosjektet
7
Du må utarbeide budsjett og finansieringsplan og legge det ved søknaden Prosjektet må være av minst ett års varighet
KLP tildeler økonomisk støtte for ett år om gangen. Maksimalt søknadsbeløp er 200 000 kroner.
Du vil ikke få støtte til vanlige driftsoppgaver eller innkjøp og implementering av kvalitetssystemer.
Hvis du ønsker å søke midler til videreføring av et prosjekt som allerede har fått støtte fra KLP, skal du bruke Søknadsskjema videreføring av prosjektstøtte. Se vedlegg 8.
Slik behandler vi søknaden dinVi behandler alle søknadene samlet etter søknadsfristen. Det tar en måneds tid før du vil motta et svarbrev på mail. Hvis du får innvilget prosjektstøtte, ligger det en kontrakt som vedlegg i svarmailen. Kontrakten skal returneres i utfylt stand til [email protected]. Pengene utbetales i begynnelsen av 1. kvartal ved søknadsfrist 1. desember og i slutten av 2. kvartal ved søknadsfrist 1. april, forutsatt at kontrakten er returnert.
Slik må du rapportereProsjekter som mottar støtte fra KLP må sende inn en rapport til [email protected] en gang i kvartalet. Alle prosjekter som har mottatt støtte, må fylle ut og sende inn vårt evalueringsskjema når prosjektet er avsluttet. Sluttrapportene blir publisert på klp.no.
Slik søker duSend ferdig utfylt søknad og budsjett som vedlegg på mail til [email protected]. Hvis du har spørsmål kan du ta kontakt med HMS-teamet.
8
Vedlegg
9
ProsjektnavnSkriv prosjektnavnet. Bør være kort og konkret og gjenspeile hva prosjektet dreier seg om.
ProsjektmålBeskriv formålet med prosjektet.
NåsituasjonHer gis en kort oppsummering av hvorfor prosjektet er besluttet gjennomført.
ProsjektbeskrivelseKort beskrivelse av prosjektets omfang og hvordan det er tenkt gjennomført.
OrganisasjonHvilke krav har prosjekteier(e) til prosjektorganisasjon?
RessursbrukHvilke ressurser stilles til disposisjon for prosjektet.
InteressentkartleggingsskjemaInteressentene er de individer/grupper som er med i prosjektet eller som blir påvirket av gjennomføringen eller resultatet. Interessentene kan være interne og eksterne. En interessentkartlegging er viktig for å sikre forankring, markedsføring og god informasjonsflyt iprosjektet. Kartleggingen bør gjennomføres ved prosjektstart og revideres underveis.
Interessenter(Rangert - den viktigste øverst)
Må involveres
Må informeres
Hva skal gjøres? Ansvar/Frist
10
F eks rådmann X Presentere prosjektplan i møte PL/xx.xx
Prosjektplan/søknadsskjemaHer følger KLPs mal for prosjektplan med forklaringer under hvert punkt. For å få prosjektstøtte fra KLP, må alle punkter fylles ut.
11
ProsjektnavnNavn på prosjektet
KundeNavnet på kommunen, helseforetaket eller bedriften som søker
ProsjektlederNavnet på den personen som har det daglige ansvaret for prosjektet og som er kontaktperson med kontaktinformasjon: telefon og e-post.
Tidsramme for prosjektetNår starter prosjektet og når avsluttes det?
SøknadssumHvor mye midler søkes det om fra KLP? (Maksgrense 200 000 kroner)
Godkjent av styringsgruppen, Sted og dato
Navn 1:Navn 2:Navn 3: Navn 4:Navn 5:
Bakgrunn for prosjektetBeskriv kort bakgrunnen for prosjektet. Hvorfor satte dere i gang med prosjektet? Hva er status pr i dag? Osv
OrganiseringBeskriv hvem som har de ulike rollene i prosjektet. Nedenfor følger en oversikt over de viktigste rollene i et prosjekt.
ProsjekteierProsjekteier har det totale og overordnede ansvaret for prosjektet og er som regel øverste ledelse i organisasjonen.
12
Styringsgruppe (SG)Styringsgruppen tar de overordnede beslutningene i prosjektet. Styringsgruppen fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste, dokumentasjon og referat. Styringsgruppens viktigste oppgaver er å bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser, gi råd i problemstillinger, gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets fremdrift og kommunisere og ta de nødvendige beslutningene for prosjektet.
Prosjektleder (PL)Prosjektleder er den som har det operative ansvaret for prosjektet og er leder for prosjektgruppen. Prosjektleder har ansvaret for å utarbeide prosjektplaner og å bidra til at prosjektet følger planene. Hun skal holde styringsgruppen informert om fremdrift og resultater. Prosjektleder har et hovedansvar for kvalitetssikring av prosjektet i samarbeid med styringsgruppen.
Prosjektgruppe (PG)Prosjektgruppen består av aktive prosjektdeltakere som arbeider sammen med prosjektleder om å planlegge og gjennomføre prosjektet. Det kan opprettes delprosjektgrupper for å utføre konkrete oppgaver i prosjektet.
Referansegruppe (RG)Det kan være nyttig å knytte til seg ressurspersoner eller å etablere en referansegruppe. Referansegruppen består av personer med nyttig kompetanse som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet.
Oppfølging/møteplanBeskriv hvordan prosjektet skal følges opp i prosjektperioden. F eks hvor ofte skal det gjennomføres møter i de ulike gruppene. Hvor ofte skal PL rapportere til styringsgruppen og på hvilken måte.
ProsjektmålBeskriv hva dere ønsker å oppnå med dette prosjektet (effektmål). Det er utfordrende å lage gode prosjektmål. Bruk tid og diskuter hvilke resultater prosjektet skal føre til på kort og lang sikt og hvordan dere kan evaluere dette.
Målgruppe for prosjektet Beskriv hvem som er målgruppe for prosjektet. Hvem er det dere tenker å nå med prosjektet og de tiltakene som skal gjennomføres?
Omfang og avgrensningGi en kort beskrivelse av prosjektets omfang. Hva er prosjektets hovedoppgave og mandat? Hvem omfatter prosjektet, hvem og hva skal prosjektet ikke omfatte. Dette er en viktig øvelse for å forhindre at prosjektet blir for stort og uhåndterbart.
13
MilepælerLag en detaljert oversikt over milepælene i prosjektet og forventede resultater. En milepæl er en tidsbestemt tilstand i prosjektet. Den beskriver at noe skal være oppnådd til en bestemt tid, en viktig beslutning er tatt eller at et delmål er nådd. Milepæler etableres for å sikre oppfølging av framdriften i prosjektet.
Milepæl Forventet resultat Ansvarlig/fristF eks Prosjektplanen er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa
Prosjektet er forankret i organisasjonen og kan igangsettes
Prosjektleder/xx.xx
Kick off for prosjektet er gjennomført Deltakerne er informert om og føler eierskap til prosjektet Det skapes engasjement og forankring blant deltakerne i prosjektet
Prosjektleder/xx.xx
Vurdering av risikoUtarbeid en grundig risikovurdering av prosjektet. En risikofaktor er en faktor som vil hindre prosjektet i å oppnå målene. I en organisasjon er det flere slike faktorer det vil være viktig å identifisere og håndtere. På denne måten har prosjektet større mulighet for å nå sine mål.
Bruk følgende framgangsmåte for å definere mulige risikofaktorer i ditt prosjekt:• Identifiser mulige faktorer som kan hindre framgang i prosjektet i prosjektfasen• Hva er sannsynligheten for at faktorene vil inntreffe på en skala fra en til fem (1=ingen
sannsynlighet / 5=svært sannsynlig at denne faktoren vil inntreffe)?• Hvis den/de inntreffer, hvilken konsekvens har det for prosjektfasens gjennomføring på en skala fra
en til fem (1=Svært få konsekvenser / 5=det vil ha svært store konsekvenser for prosjektets framgang og måloppnåelse om denne faktoren skulle oppstå)?
• Multipliser sannsynlighet med konsekvens f eks 3X5=15 og du får et tall på risikofaktoren• De mest kritiske suksessfaktorene vil være de faktorer som med stor sannsynlighet kan inntreffe og
som samtidig har store konsekvenser for framdriften og måloppnåelsen i prosjektet.
KLP har definert noen risikofaktorer som vi ønsker at dere tallfester og planlegger hvordan dere skal håndtere. Fyll deretter ut egne risikofaktorer som kommer i tillegg.
Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens RisikofaktorMotstand mot prosjektet i organisasjonen Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidlerTidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritertProsjektet er ikke forankret i organisasjonenInformasjon om prosjektet er mangelfullNøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder
Fyll ut egne risikofaktorer som kommer i tillegg
14
Håndtering av risikoBeskriv hvilke tiltak dere planlegger å iverksette for å forebygge risikofaktorene jf forrige punkt ”Vurdering av risiko”.
Faktorer som kan hindre framgang Risikofaktor Forebyggende tiltakMotstand mot prosjektet i organisasjonen For eksempel:
Involvere de som er berørt av prosjektet
Beskrive nytteverdien av prosjektet for organisasjonen
Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidlerTidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritertProsjektet er ikke forankret i organisasjonenInformasjon om prosjektet er mangelfullNøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder
Plan for evalueringLag en plan for evaluering som inneholder:
1. Hvordan evaluere måloppnåelse2. Hvordan prosessen skal evalueres, 3. Tidspunkt for evaluering (underveisevaluering, sluttevaluering)4. Hvem som er ansvarlig for evalueringen.
Status sykefraværBeskriv fjorårets sykefravær for den enheten som skal gjennomføre prosjektet
Totalt sykefravær i prosent Korttidsfravær, dvs fravær til og med 16 dager (egenmeldt/sykemeldt) Langtidsfravær, dvs fravær over 16 dager
ØkonomiGi en oversikt over forventede inntekter og utgifter i prosjektperioden. Søker dere f eks om prosjektmidler fra andre eksterne aktører? Hvilke egne inntekter regner dere med å legge inn i prosjektet?
Fyll ut budsjettmalen som ligger i vår oversikt over søknadsskjemaer. (Søk om støtte til HMS-prosjekter – Budsjett)
Søknader som ikke leverer budsjett, blir ikke behandlet.
15
PROSJEKTBUDSJETT
Kostnader Inntekter/finansiering
Antall timer Timelønn Beløp
Egne midler Ekstern finansiering? Ekstern finansiering? SUM
Arbeid - tidsbruk Prosjektleder Prosjektgruppa Styringsgruppa Evt øvrige ansatte som deltar i prosjektet Investeringer Innkjøp av utstyr Eksterne konsulenter/forelesere … Diverse prosjektkostnader (bevertning, leie av lokaler, transport osv) Bevertning Leie av lokaler Transport Sum budsjett Resultat
16
PROSJEKTBUDSJETT: ARBEIDSGLEDE OG NÆRVÆR
Kostnader Inntekter/finansiering
Antall timer Timelønn BeløpEgne midler KLP KS NAV SUM
Arbeid - tidsbruk Prosjektleder 330 350 115 500 70 000 45 500 115 500Prosjektgruppa (6 personer) 420 350 147 000 147 000 147 000Styringsgruppa (3 personer) 12 400 4 800 4 800 4 800 Evt øvrige ansatte som deltar i prosjektet (50 ansatte) 600 350 210 000 210 000 210 000Vikarutgifter 300 350 105 000 55 000 50 000 105 000 Investeringer Innkjøp av hjelpemidler 20 000 20 000 20 000 Eksterne konsulenter/forelesere Foredragsholdere x2 50 000 50 000 50 000 0Diverse prosjektkostnader (bevertning, leie av lokaler, transport osv) Bevertning 20 000 20 000 20 000Leie av lokaler 10 000 10 000 10 000Transport 0 Sum budsjett 682 300 461 800 50 000 100 500 70 000 682 300 Resultat 0
17
AktivitetsplanBeskriv milepæler og alle hovedaktivitetene i prosjektet i denne planen. Beskriv hvilke oppgaver som må utføres for at hovedaktiviteten skal kunne anses som gjennomført. Det er også viktig å bestemme hvem som har ansvaret for at aktiviteten blir gjennomført og innen hvilken frist. I statusfeltet kan dere oppdatere hva som skjer underveis i prosjektet. Denne aktivitetsplanen kan med fordel brukes og revideres under hele prosjektprosessen.
Hovedaktivitet/Milepæl Viktige oppgaver Ansvarlig Frist/dato Statusxx.xx.xxxx
18
ABCD-RAPPORTABCD-rapport er en enkel metode for rapportering i prosjekter. Det skal kun lages en korte punktlister under hvert av de fire hovedtemaene. Rapporten kan også benyttes som et internt rapporteringsverktøy f eks fra prosjektleder til styringsgruppen.
KLP krever at prosjektene som mottar økonomisk støtte, skal sende ABCD-rapport til [email protected]. Fristene for å sende rapporten er: 15. mars, 15. juni og 15. desember.
Navn på kunde:
Navn på prosjekt:
A= ”Activities” – Gjennomførte aktiviteter i denne perioden / status i forhold til milepælsplan … … …
B= ”Benefits” – Hvilke resultater har vi oppnådd i denne perioden? … … …
C= ”Concerns ” – Bekymringer/forhold som krever særskilt fokus … … …
D= ”Do next” – Planer for neste periode … … …
19
Virksomhetens navn:
Kontaktperson(er):
E-post:
Telefon:
Tilleggsopplysninger: Kan fylles ut dersom det er noe mer du ønsker å informere oss om.
Prosjektets navnNavnet på prosjektet
Prosjektets formålBeskriv hvilke resultater dere ønsket å oppnå med prosjektet umiddelbart og på lang sikt.
MålgruppeHvem har vært målgruppe for prosjektet?
VarighetHvor lenge har prosjektet pågått? Når startet det og når ble det avsluttet?
Kort beskrivelse av tiltakBeskriv hvilke tiltak som er gjennomført i prosjektperioden.
Resultater av prosjektetHvilke konkrete resultater har dere oppnådd i prosjektperioden? Se oppnådde resultater i forhold til målene for prosjektet. Beskriv evt også mål dere ikke greide å nå.
SykefraværHvilke endringer har det vært i sykefraværet: totalt, korttidsfravær og langtidsfravær i løpet av prosjektperioden.
SuksessfaktorerBeskriv hvilke faktorer som har vært viktig for resultatoppnåelsen, som f eks prosessen, forankring, involvering, økonomi, menneskelige ressurser.
Plan for implementeringBeskriv hvordan resultatene fra prosjektet skal implementeres i organisasjonen.
VedleggLegg ved et bilde fra prosjektet. NB! Bildet må ha høy oppløsning (min 720 x 475 pixler). Du kan også legge ved sluttrapporten fra prosjektet i en word- eller pdf-fil.
E-post med sluttevaluering og vedlegg sendes til [email protected]
Søknadsskjema videreføring av prosjektstøtte20
Dette skjemaet skal benyttes av prosjekter som tidligere har mottatt økonomisk støtte fra KLP. Skjemaet fylles ut, lagres på din egen pc og sendes som vedlegg i e-post til [email protected].
ProsjektnavnNavnet på prosjektet
KundeNavnet på kommunen, helseforetaket eller bedriften
KontaktpersonNavnet på personen som er kontaktperson med kontaktinformasjon: telefon og e-post.
Tidsrammen for prosjektetNår startet prosjektet og når skal det avsluttes?
SøknadssumHvor mye midler søkes det om fra KLP? (Maksgrense 200 000 kroner)
Godkjent av styringsgruppen, Sted og dato
Navn 1:
Navn 2:
Navn 3:
Navn 4:
Navn 5:
21
Status i forhold til milepælsplanBeskriv dagens status sett i forhold til den opprinnelige milepælsplanen f eks hvilke aktiviteter har blitt gjennomført.
Hva har vi oppnådd/resultater?Beskriv hva dere har oppnådd så langt i prosjektet.
Hvilke utfordringer har vi møtt på?Beskriv hvilke utfordringer dere har møtt på i prosjektet.
ProsjektmålBeskriv de opprinnelige prosjektmålene. Er disse endret? Beskriv også eventuelt nye mål for denne fasen av prosjektet.
MilepælerLag en detaljert oversikt over milepælene i prosjektet og forventede resultater. En milepæl er en tidsbestemt tilstand i prosjektet. Den beskriver at noe skal være oppnådd til en bestemt tid, en viktig beslutning er tatt eller at et delmål er nådd. Milepæler etableres for å sikre oppfølging av framdriften i prosjektet.
Milepæl Forventet resultat Ansvarlig/frist
Vurdering av risikoUtarbeid en ny risikovurdering av prosjektet. En risikofaktor er en faktor som vil hindre prosjektet i å oppnå målene. I en organisasjon er det flere slike faktorer det vil være viktig å identifisere og håndtere. På denne måten har prosjektet større mulighet for å nå sine mål.
Bruk følgende framgangsmåte for å definere mulige risikofaktorer i ditt prosjekt:• Identifiser mulige faktorer som kan hindre framgang i prosjektet i prosjektfasen• Hva er sannsynligheten for at faktorene vil inntreffe på en skala fra en til fem (1=ingen
sannsynlighet / 5=svært sannsynlig at denne faktoren vil inntreffe)?• Hvis den/de inntreffer, hvilken konsekvens har det for prosjektfasens gjennomføring på en skala fra
en til fem (1=Svært få konsekvenser / 5=det vil ha svært store konsekvenser for prosjektets framgang og måloppnåelse om denne faktoren skulle oppstå)?
• Multipliser sannsynlighet med konsekvens f eks 3X5=15 og du får et tall på risikofaktoren• De mest kritiske suksessfaktorene vil være de faktorer som med stor sannsynlighet kan inntreffe og
som samtidig har store konsekvenser for framdriften og måloppnåelsen i prosjektet.
Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor
22
Håndtering av risikoBeskriv hvilke tiltak dere planlegger å iverksette for å forebygge risikofaktorene jf forrige punkt ”Vurdering av risiko”.
Faktorer som kan hindre framgang Risikofaktor Forebyggende tiltak
EvalueringSett inn plan for evaluering fra første søknad. Gi en kort forklaring dersom denne har endret seg.Redegjør kort for resultatene fra underveisevaluering.
Status sykefraværHva er sykefraværet for den enheten som gjennomfører prosjektet siste kvartal og siste år.
Totalt sykefravær i prosent Korttidsfravær, dvs fravær til og med 16 dager (egenmeldt/sykemeldt) Langtidsfravær, dvs fravær over 16 dager
ØkonomiGi en oversikt over forventede inntekter og utgifter i dette prosjektåret. Søker dere f eks om prosjektmidler fra andre eksterne aktører? Hvilke egne inntekter regner dere med å legge inn i prosjektet?
Fyll ut budsjettmalen som ligger i vår oversikt over søknadsskjemaer. (Søk om støtte til HMS-prosjekter – Budsjett)
23