AARHUS UNIVERSITET AU

MENTOR/BUDDY GUIDE

MENTOR/BUDDY-GUIDE2

Velkommen i mentor/buddy-gruppen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Kerneaktiviteter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Vigtig baggrundsviden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Før Ankomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Ankomsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Social introduktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Administrativ introduktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Kontaktmuligheder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Vigtige adresser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

MENTOR/BUDDY-GUIDE3

VELKOMMEN I MENTOR/BUDDY-GRUPPEN!

Vi er rigtig glade for, at du har meldt dig som mentor/buddy og har lyst til at lære en eller flere af de nye udenlandske studerende ved Aarhus Universitet at kende og være med til at give ham/hende/dem en god start på hans/hendes/deres ophold ved Aarhus Universitet (AU) .

Den følgende information i denne guide indeholder en oversigt over vigtige aktiviteter og nyttig viden for dig som mentor/buddy og din(e) udenlandske studerende ved AU .Vi anbefaler, at du læser guiden grundigt, også selvom du tidligere har været mentor (evt . tutor), da der sker løbende ændringer .

MENTOR/BUDDY-GUIDE4

Som mentor/buddy er du i høj grad med til at hjælpe de nye udenlandske studerende med at få en god start og komme på plads socialt f .eks . ved at introducere dem for jeres medstuderende, vise dem hvor de kan købe den gode kaffe etc.

Det første skridt i den retning er at skabe kontakt til din(e) udenlandske studerende . Det mest praktiske vil typisk være at sende en email, hvor du præsenterer dig og giver ham/hende/dem dine kontaktoplysninger . Med udgangspunkt i den indledende kontakt skal I aftale, hvor og hvornår I skal mødes første gang .

Hvis I har aftalt, at du henter nøgler til den studerendes bolig vil det typisk være en god idé at møde de(n) studerende på banegår-den/busstationen eller ved boligen . De(n) udenlandske studerende har fået at vide, at du ikke kan mødes med dem før kl 7:00 eller efter kl 22:00 . På den måde kan han/hun/de indpasse jeres første møde bedst muligt i hans/hendes/deres rejseplaner .

KERNEAKTIVITETER

At skabe kontakt til din(e) studerende At aftale hvornår I skal mødesAt afhente nøgler til den studerendes lejemål, hvis den studerende ankom-mer udenfor IC’s åbningstid .

HUSK:

MENTOR/BUDDY-GUIDE5

KONTAKT MELLEM UDENLANDSK STUDERENDE OG INTERNATIONALT CENTER

AnsøgningDe fleste udenlandske studerende har søgt om optagelse som udvekslingsstuderende (1 eller 2 semestre) ved universitetet, og er blevet godkendt fagligt af koordinatoren på det ansøgte institut .

Bolig Mange udvekslingsstuderende søger bolig gennem IC . De stude-rende er informeret, om de har fået bolig eller ej .

VelkomstmailDen studerende har modtaget en velkomstmail fra IC med oplys-ninger om ansøgning om opholdstilladelse, letter of enrolment og Pre-Arrival Guide, o .a .

Velkomstpose Den studerende modtager en velkomstpose fra IC med info om AU og Aarhus ved ankomst til IC .

FØR ANKOMST

VIGTIG BAGGRUNDSVIDEN

MENTOR/BUDDY-GUIDE6

NØGLERSom mentor/buddy skal du kontakte din(e) udenlandske studerende og aftale, hvordan nøgleafhentningen skal foregå . Hvis din(e) studerende har fået bolig gennem IC og ankommer udenfor ICs åbningstid, skal du hente nøgle til lejemålet på IC . Lav en helt klar aftale med den studerende om, at du henter nøglen, så der ikke opstår forvirring ved ankomst . Hvis den studerende selv har fundet bolig eller har fremlejet en bolig, kan nøglen ikke hentes på IC . Om nødvendigt kan du lave en aftale med den studerende om, at du henter nøglen hos udlejeren .IC har normalt åbent på hverdage kl . 10-14, men i august/september er der udvidede åb-ningstider . Se dem her http://www .au .dk/en/internationalcentre/international-housing-office/exchange/aarhus/practicalinforma-tion/movingin/

INFOMAPPE OG LEJEKONTRAKTFor boliger formidlet gennem IC udleveres en hvid infomappe sammen med nøglen . I mappen findes lejekontrakten samt et link til en online informationsmappe med alle rele-vante informationer om lejemålet, herunder også en engelsk oversættelse af den danske lejekontrakt . Fortæl din(e) studerende, at han/hun/de skal tage sig tid til at læse online info-mappen grundigt igennem og fra start sætte sig ind i opsigelsesvarsler, udflytningsdatoer, procedurer ved ind- og udflytning mmm.

Den studerende skal gennemlæse lejekon-trakten, underskrive begge eksemplarer og aflevere det ene eksemplar samt ’Moving in checklist’ på IC senest 7 dage efter ind-flytning.

ANKOMSTEN

MENTOR/BUDDY-GUIDE7

INDFLYTNINGIndflytning på kollegieværelser kan tidligst skeden første HVERDAG i måneden (dvs . hvis d .1. er en lørdag kan indflytning ske d. 3.) Detteer bestemt i lejeloven, og IC kan derfor ikkeudlevere nøgler før denne dato .

DIVERSEHar din studerende spørgsmål om sin bolig og kan svaret ikke findes i online infomap-pen, så bed ham/hende om at kontakte housing@au .dkEr den studerende utilfreds med sin bolig? Han/hun kan skrive sig op på ventelisten på IC . IC har ingen ledige boliger, men hvis en studerende afbryder sit ophold, har vi mu-lighed for at tilbyde det ledige værelse til de studerende på ventelisten .

Den studerende vil i alle tilfælde skulle over-holde opsigelsesfristerne, som han/hun kan se i sin lejekontrakt, og som er oplyst i det boligtilbud, som han/hun har accepteret .

Har du afhentet en nøgle på IC, men er den studerende ikke dukket op? Aflever hurtigst muligt nøglen på IC .

Møbler, dyner, sengetøj mv .: Lejemål formidlet gennem IC har et basalt møblement (bord, seng, stol og lampe .) AU køber ikke dyner, sengetøj mv . til studerende .opholdet .

MENTOR/BUDDY-GUIDE8

STUDIEMILJØSom mentor/buddy er det vigtigt, at du præsenterer den udvekslingsstuderende for medstuderende, tager ham/hende med i fredagsbar og fortæller om andre sociale aktiviteter på instituttet og universitetet . Husk på, at det er vigtigt for den studerende at have et socialt netværk under opholdet .

STUDENTERHUS AARHUS Alle udvekslingsstuderende, der bliver opta-get på Aarhus Universitet, får tilbudt et gratis medlemskab af Studenterhus Aarhus, som er et vigtigt socialt mødested for bl .a . danske og udenlandske studerende .

BYENHvis du og din studerende har lyst, kan I sam-men tage ud og se byen, f .eks . café-miljøet, Hovedbiblioteket, Musikhuset, stranden, Strø-get, ARoS, o .s .v .

SPORTSAKTIVITETERHjælp din studerende med at orientere sig om mulighederne for at dyrke sport, samt hvor og hvordan han/hun skal tilmelde sig . Et godt sted at starte er f .eks . ved Aarhus Universitets-Sport (www .aus .dk) .

LEJE AF CYKELDer er et firma i Århus, der udlejer cykler på dags-, uge eller månedsbasis: www .bikes-4rent .dk . Studentehus Aarhus udlejer også cykler til udvekslingsstuderende på seme-sterbasis . www .studenterhusaarhus .dk

KØB AF BRUGT CYKELTjek Erasmus Aarhus fb gruppen og spørg om salg af cykel (evt . inden ankomst), da mange sælger deres cykel inden afrejse . Tjek ellers dba .dk samt gulgratis .dk, hvor dba .dk er den største brugt-salgs side i dk .

LÆRDANSKDanskundervisningen er gratis og foregår om eftermiddagen eller om aftenen . Den studerende kan vælge at gå til undervisning en eller to gange om ugen .

NB: For at tilmelde sig danskundervisning på Lærdansk Aarhus skal den studerende have• fast bopæl i Danmark• opholdstilladelse og cpr-nummer• det gule sundhedskort (magnetkort)

Når den studerende har disse tre betingelser opfyldt skal han/hun have en henvisning til danskundervisning .

De studerende vil i løbet af AU Intro Days få meget mere at vide om, hvordan de tilmelder sig danskkurserne, samt det rent praktiske omkring henvisningen .

SOCIAL INTRODUKTION

MENTOR/BUDDY-GUIDE9

ADMINISTRATIV INTRODUKTION

REGISTRERING PÅ ICUmiddelbart efter ankomsten skal den stude-rende registrere sig på Internationalt Center .

STUDIEKORTHvis den studerende har uploadet et pasfoto til mit .au .dk vil studiekort blive udleveret ved registreringen . Alternativt indsendes pasfoto digitalt efter ankomst til studiekort@au .dk og kan afhentes på Internationalt Center efter ca . 2 uger . Studiekortet kan bruges som nøglekort til bygninger, biblioteket m .v . Vær opmærk-som på, at studiekortet skal aktiveres, før det kan tages i anvendelse som nøglekort . Dette gøres på instituttet – oftest i administrationen eller på et IT-kontor .

STATSFORVALTNINGStatsforvaltningen besøger universitetet i forbindelse med semesterstart .

Nordiske studerende skal ikke have opholds-tilladelse . EU-borgere fra ikke-nordiske landeSkal den studerende være her i mere end 3 måneder, skal han/hun søge om opholdsbevis hos Statsforvaltningen . Den studerende modtager ansøgningsskema ved ankomst . Til Statsforvaltningen medbringes • Ansøgningsskema til opholdsbevis• Pas• Kopi af pas• 1 pasbillede• Kopi af udvekslingsstudentens “Letter of

Enrolment” . Dette udleveres ligeledes ved ankomst .

Ikke-EU-borgere fra ikke-nordiske landeDen studerende skal have ansøgt om op-holdstilladelse inden han/hun kommer til Danmark . Er dette ikke sket, skal den stude-rende henvende sig på Internationalt Center, som kan hjælpe med at få papirerne i orden .

BORGERSERVICEDen studerende skal registreres i folkere-gisteret . Dette kan ske ved henvendelse til Borgerservice på Aarhus Rådhus .

BEMÆRK: Borgerservice besøger universitetet i forbindelse med semesterstart – spørg IC om tidspunkt og sted .

Nordiske studerendeSkal den studerende være her mere end 3 måneder, KAN han/hun få et CPR-nummer ved henvendelse hos Borgerservice . Skal den studerende være her mere end 6 måneder, SKAL han/hun have et CPR-nummer .

Alle andre udvekslingsstuderende Opholdstilladelse er en BETINGELSE for at opnå CPR-nummer . Skal den studerende være her mere end 3 måneder, SKAL han/hun henvende sig hos Borgerservice for at meddele bopæl, vælge læge og få CPR-nummer . Den studerende modtager skema til CPR ved ankomst i receptionen på IC .

MENTOR/BUDDY-GUIDE10

Til Borgerservice medbringes:• CPR-ansøgningsskema• Kopi of pas• Kopi af opholdstilladelse (ikke-EU)• Kopi af Europæiske Sygesikringskort

BANKKONTODen studerende SKAL have et CPR-nummer før en konto kan oprettes . Vær opmærksom på, at nogle banker opkræver et gebyr af ikke-EU borgere på 500 kr . for oprettelse af bankkonti .

NEM-IDBorgerservice kan udstede NemID til den studerende . På Aarhus Kommunes hjemme-side kan den studerende blandt andet bruge NemID til at melde flytning. Det er obligatorisk at melde flytning elektronisk.

AU INTRO DAYSTil AU Intro Days bliver de internationale stu-derende introduceret for Aarhus Universitet ved oplæg som Welcome and Introduction to AU, Living in Denmark: An International Student Perspective og Academic and Study Culture . Derudover vil der være nogle mere kulturelle og sociale oplæg såsom What You Need to Know About Danes, Danish and Den-mark fra Lærdansk og International Student Fair, hvor forskellige organisationer bliver in-viteret til at præsentere sig for de studerende . Hensigten er at give de studerende et alsidigt billede af, hvordan det er at være studerende på Aarhus Universitet .

Orientering om AU Intro Days forefindes på:http://www .au .dk/en/internationalcentre/au-intro-activities/

Vi opdaterer løbende programmet for da-gene . Særligt i dagene op til AU Intro Days er det vigtigt, at den udenlandske studerende holder sig orienteret om eventuelle ændringer via web og facebook .

MENTOR/BUDDY-GUIDE11

KONTAKTMULIGHEDER

Arts Ann Carroll-Bøgh

E-mail: engacb@au .dk

Kontor: Bygn . 1443, lok .314

Træffetid: mandag og torsdag kl. 9-12

Kirsten Nørgaard Nielsen

E-mail: knn@au .dk

Bygning 1443, 312

Træffetid: mandag, tirsdag og torsdag kl. 9-12

Eva Lise Eriksen

E-mail: eli@au .dk

Kontor: Bygning A, lokale A 015, Campus Emdrup

Business and Social Sciences

Se venligst s . 12 under ”Mentoransvarlig BSS”

Health Lene Birkegaard Pedersen, Bygn . 5132 lok . 245

Science and Technology

Erasmus-koordinatorer

Vi svarer på spørgsmål vedr . studieprogram eller hverdagen på instituttet . Find kontaktop-

lysninger her: http://studerende .au .dk/studier/fagportaler/science-and-technology-paa-

studerende .au .dk/udlandsophold/erasmuskoordinatorer/

Internationalt Team

Vi svarer på praktiske og administrative spørgsmål relateret til hverdagen på Science

and Technology og skriver under på learning agreements, confirmation of attendance

blanketter eller lign .

I perioden 13. august til og med 29. august træffes vi dagligt fra 10.00-14.00 i ST Studieservice

i Vandrehallen på Matematik (lokale 1530-129) . Ellers holder vi til i Bygning 1521, lokale 120 .

Ingeniøruddannelserne, Bioscience, Geoscience samt Molekylærbiologi og Genetik,

Merete Christensen, e-mail: mc@au .dk og tlf: 4189 3132

Agroøkologi, Fødevarer, Husdyrvidenskab, Datalogi, Fysik og Astronomi, Kemi, Nano-

science samt Matematik

Mette Glerup Thomsen, e-mail: mgt@au .dk og tlf:8715 1197 eller 2331 2148

Studieservice

ST Studieservice i Vandrehallen på Matematik (lokale 1530-129)er åbent dagligt fra

10 .00-14 .00 .

Lise Hansen

E-mail: lhansen@au .dk

Kontor: Bygn . 1443, lok 315

Træffetid: 10-12 og 13-15

Lene Lykke Christensen

E-mail: llc@au .dk

Kontor: Bygn . 1443, lok 315

Træffetid: mandag – fredag kl . 10-12 og kl . 13-15

MENTOR/BUDDY-GUIDE12

VIGTIGE ADRESSER

Internationalt

Center

Høegh-Guldbergs Gade 4

Bygning 1650

8000 Aarhus C

Tel: 8715 0220

Email: ic@au .dk

Web: www .au .dk/ic

Åbningstider: Mandag–fredag: 10.00 - 14.00

Borgerservice

Rådhuspladsen 2

8000 Aarhus C

Tel: 8940 2222

Åbningstider: Mandag-fredag: 10.00-16.00, torsdag:

10 .00 – 19 .00

Aarhus

Statsforvaltning

Lyseng Alle 1

8270 Højbjerg

Tel: 7256 8300

Åbningstider: Mandag-fredag: 8.00-16.00, torsdag:

12 .00-18 .00

Studenterhus

Aarhus

Nordre Ringgade 3

8000 Aarhus C .

Tel: 8618 3021

Mail: info@studenterhusaarhus .dk

Web: www .studenterhusaarhus .dk

Buddyansvarlig

ARTS

Louise Petersen

email: lope@au .dk

Mentoransvarlige

BUSINESS AND

SOCIAL SCIENCES

Business:

Katrine Breum Rosenbeckemail: kabr@au .dk

Jura og Statskundskab:

Line Riggelsen

email: line@au .dk

Mentoransvarlig

HEALTH

Rasmus Thøger Christensen

email: international .studievejleder .medicin@sun .au .dk

Mentoransvarlig

SCIENCE AND

TECHNOLOGY

Martin Bandesgaard

email: martin .bandesgaard@post .au .dk

VIGTIGE ADRESSER

Psykologi:

Jette Raalskov

email: jetter@au .dk

AARHUS UNIVERSITET AU

Aarhus UniversitetInternationalt CenterHøegh-Guldbergs Gade 4DK-8000 Aarhus C

Email: ic@au .dkTel: +45 8715 0220Web: www .au .dk/ic

www .au .dk/ic