mengurus mesyuarat yang effektif dan panduan...
TRANSCRIPT
![Page 1: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/1.jpg)
MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN
MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEHMOHD. FARID BIN RAHMAT
PENOLONG PENDAFTAR
![Page 2: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/2.jpg)
TUJUAN
• Menguruskan mesyuarat denganlebih cekap dan berkesan.
• Menyelesaikan atau menyelarasusaha sesuatu program.
• Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukandibuat dengan jayanya.
![Page 3: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/3.jpg)
TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan Pra-Mesyuarat
• Tindakan SemasaMesyuarat
• Tindakan SelepasMesyuarat
![Page 4: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/4.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masadan tempat mesyuarat.– Berunding dengan Pengerusi
Mesyuarat.– Tentukan tarikh, masa dan tempat
yang sesuai.– Tentukan agenda mesyuarat dan
peruntukan masa setiap agenda.
![Page 5: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/5.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan BilikMesyuarat.– Tempahan secara bertulis / borang.– Kemudahan Dewan Kuliah sila isi
borang di Pejabat PengurusanAkademik dan lain-lain dewan sila isiborang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.
![Page 6: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/6.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan– Sediakan minit terdahulu (jika ada)
atau bahan rujukan dengansecukupnya.
– Gunakan kertas pelbagai warnauntuk mengasingkan bahan-bahanrujukan.
![Page 7: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/7.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menghantar Surat JemputanMesyuarat.– Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10
hari sebelum mesyuarat.– 10 hari adalah masa norma yang baik untuk
hantar surat.– Kandungan surat; Nama mesyuarat, Tarikh,
Masa, Tempat, Agenda, Nama Pengerusidan Lampiran (jika ada)
– Sebaik-baiknya jangan menghantar wakilke mesyuarat.
![Page 8: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/8.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Persediaan kemudahan di BilikMesyuarat.– Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli
mesyuarat.– Bilik bersih dan kemas.– Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat.– Alat pembesar suara.– Alat multimedia atau over-head projector– Tempahan minum ringan.
![Page 9: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/9.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan kehadiran– Urusetia berhubung dengan ahli
mesyuarat untuk menetukan senaraiahli mesyuarat yang hadir.
– Tempoh yang sesuai ialah 2 harisebelum mesyuarat.
![Page 10: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/10.jpg)
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Memberitahu ahli mesyuaratmengenai etiket mesyuarat.– Cara memberi penghormatan kepada
Pengerusi.– Menghadiri mesyuarat menepati
masa.– Memberitahu Pengerusi / Setiausaha
jika berhajat untuk meningggalkanmesyuarat.
![Page 11: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/11.jpg)
Tindakan Semasa Mesyuarat
• Catatan Minit– Minit hendaklah direkodkan:-
• Senarai kehadiran.• Perkara penting yang dibincangkan.• Keputusan-keputusan yang dibuat.• Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil.
![Page 12: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/12.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Penyediaan Minit– Draf minit untuk kelulusan Pengerusi
selewat-lewatnya 3 hari selepastarikh mesyuarat.
– Minit mesyuarat diluluskan olehPengerusi dan diedarkan kepada ahlimesyuarat 1 minggu selepas tarikhmesyuarat.
![Page 13: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/13.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Format Minit– Format minit disusun mengikut
agenda mesyuarat.
![Page 14: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/14.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Susunan nama ahli-ahli mesyuarat– Catatan nama ahli mesyuarat
disusun mengikut kekananan ahliyang hadir.
![Page 15: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/15.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Catatan Perbincangan– Minit mesyuarat hendaklah
direkodkan secara padat, tepat dan jelas.
– Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklahmenunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja.
– Contoh: (Catatan Minit)Tindakan: (nama)
![Page 16: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/16.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Pengesahan maklumbalasperlaksanaan keputusanmesyuarat.– Pihak yang telah diberi
tanggungjawab melaksanakansesuatu keputusan mesyuarathendaklah memberi maklumbalaskepada urusetia mesyuarat.
![Page 17: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/17.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Laporan maklumbalas olehUrusetia.– Maklumbalas yang diterima
hendaklah diedarkan untuk perhatianahli-ahli mesyuarat.
– Urusetia hendaklah membuatriangkasan dan penganalisaanterhadap maklumbalas yang diterima.
![Page 18: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/18.jpg)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Penyediaan laporan maklumbalas.– Tanggungjawab Urusetia
menyediakan laporan maklumbalaskepada pihak yang bertanggungjawab menyelarasperlaksanaan program mereka.
![Page 19: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/19.jpg)
Format Minit Mesyuarat
• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.
• Tarikh, masa dan tempat.• Kehadiran.• Hadir bersama (nama jemputan
yang bukan ahli mesyuarat).• Senarai Urusetia.
![Page 20: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/20.jpg)
Format Minit Mesyuarat
6. Aluan Pengerusi Mesyuarat.7. Pengesahan minit terdahulu dan
pindaan.8. Perkara-perkara berbangkit.9. Pembentangan dan
perbincangan.10. Hal-hal lain.11. Penutup dan masa tamat.
![Page 21: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/21.jpg)
Format Minit Mesyuarat
12. Urusetia (Nama pencatat)13. Tarikh minit disediakan.
![Page 22: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/22.jpg)
![Page 23: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/23.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Kawal emosi dan janganbertindak kasar.-Ambil fakta yang bergunasahaja.-Setuju pada fakta yang berguna.
Agresif
TINDAKANPERANGAI
![Page 24: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/24.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Mencelah bila dia ‘pause’bercakap dan ajukan soalankepada ahli yang lain.-Bagi soalan yang susahuntuk dia menjawab.-Minta komen ahli mesyuaratterhadap penjelasan dia.
Banyak cakap
TINDAKANPERANGAI
![Page 25: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/25.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Terangkan tujuan mesyuaratuntuk berbincang dan menyelesaikan masalahsecara muzakarah.-Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain darianda.
Suka komplain
TINDAKANPERANGAI
![Page 26: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/26.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Tanya pandangan mereka.-Tanya pengalaman merekamengenai perkara yang dibincangkan.-Menggalakkan merekamemberi komitment ketikamesyuarat.
Senyap
TINDAKANPERANGAI
![Page 27: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/27.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Minta mereka memberitumpuan untuk mencari jalanpenyelesaian.-Tumpukan kepadapandangan yang membina.-Alihkan fokus kepada ahlilain dengan menanyakansoalan.
Pertembunganpersonaliti
TINDAKANPERANGAI
![Page 28: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/28.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Ajukan soalan jika merekaada pandangan yang bolehdikongsikan.-Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / faktayang dibincangkan dan meminta pendapat merekamengenainya.
Cakap belakang
TINDAKANPERANGAI
![Page 29: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/29.jpg)
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Ulangi pandangan anda atauahli mesyuarat anda denganlebih jelas.-Kalau ahli atau anda tersilapmemberi maklumat, berikanpujian kepada mereka.
Kebingungan
TINDAKANPERANGAI
![Page 30: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/30.jpg)
Peranan Pengerusi Mesyuarat
• Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan.
• Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat.• Mendapatkan / mendengar cadangan,
pandangan dan komen ahli mesyuarat.• Membuat keputusan dengan persetujuan
sebulat suara ahli-ahli mesyuarat.• Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak
difikirkan biadap dalam mesyuarat.
![Page 31: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/31.jpg)
Peranan Setiausaha Mesyuarat
• Menganjurkan mesyuarat.• Menyediakan keperluan mesyuarat.• Mencatatkan Minit Mesyuarat.• Mengedarkan Minit Mesyuarat.
![Page 32: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/32.jpg)
Peranan Ahli Mesyuarat• Hadir mengikut tarikh, masa dan tempat yang telah
ditetapkan.• Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha
mesyuarat.• Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada
setiausaha sebelum mesyuarat.• Boleh memberi pandangan, cadangan komen, sokongan
atau mengundi dalam mesyuarat, dengan keizinanPengerusi.
• Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap.
• Ahli mesyuarat yang ingkar, biadab dan berbahasakasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit didalam minit mesyuarat.
![Page 33: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/33.jpg)
SOALAN
![Page 34: MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN …mohd-farid.weebly.com/uploads/1/2/7/4/1274031/mesyuarat_dan_minit.pdf · mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Selepas](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021615/5c9375cd09d3f2564c8c1843/html5/thumbnails/34.jpg)
RujukanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, JabatanPerdana Menteri.
Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis MinitMesyuarat, Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-UniversitiAwam Malaysia (MAKLUM).
How To Organise An Effective Meeting and Conference, David Seekings, 1992.
Effective Meeting Skills, Marion E.Haynes, 1988.
Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat, KursusPengurusan Persatuan, 2003.