mengelola komunikasi
DESCRIPTION
perilaku organisasiTRANSCRIPT
TUGAS RANGKUMAN
PERILAKU ORGANISASI
CHAPTER 15
Managing Communication
KELOMPOK 2:
1. ANDI I A M
2. DHIYAU S
3. RAHMA PERDANA S
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
Mengelola Komunikasi
(Managing Communication)
PENTINGNYA KOMUNIKASI
Menemukan aspek pekerjaan seorang manajer yang tidak melibatkan komunikasi akan
sangat sulit. Masalah serius muncul ketika arahan yang disalahpahami, ketika bercanda santai
dalam kelompok kerja menyebabkan kemarahan, atau ketika pernyataan resmi oleh manajer
tingkat atas yang berlebihan. Masing-masing situasi ini hasil dari kerusakan di suatu tempat
dalam proses komunikasi.
Dengan demikian, pertanyaan yang paling penting bukanlah apakah manajer terlibat
dalam komunikasi karena komunikasi melekat pada fungsi organisasi. Sebaliknya, masalah
sebenarnya adalah apakah manajer berkomunikasi dengan baik atau buruk. Dengan kata lain,
komunikasi itu sendiri tidak dapat dihindari dalam fungsi organisasi, tetapi komunikasi yang
tidak efektif dapat dihindari. Setiap manajer harus komunikator.
Proses Komunikasi
Proses umum komunikasi mengandung lima unsur: komunikator, pesan, media,
penerima, dan umpan balik (gambar 15.1). Untuk menghargai setiap elemen dalam proses,
kita harus mengkaji bagaimana komunikasi bekerja.
Komunikasi yang sukses hanya jika komunikator mentransmisikan pemahaman ke
penerima. Hence, dapat mendefinisikan komunikasi yaitu transmisi informasi dan
pemahaman, menggunakan simbol-simbol verbal atau nonverbal.
Model Klasik
Penghubung
Dalam kerangka organisasi, komunikator yaitu karyawan dengan ide-ide, niat,
informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi. Misalnya, komunikator bisa menjadi perawat
ruang gawat darurat yang berbagi ide dengan atasannya tentang cara untuk mengurangi waktu
tunggu untuk pasien pada malam akhir pekan yang sibuk. Atau, komunikator dapat menjadi
server di lingkungan restoran populer yang berencana meminta pengawas untuk kenaikan
gaji.
Encoding
Mengingat komunikator , proses encoding harus terjadi yang menerjemahkan gagasan
komunikator ke dalam satu set sistematis simbol - ke dalam bahasa mengungkapkan tujuan
komunikator . Bentuk utama dari encoding adalah bahasa. Di restoran contoh, server
memperhitungkan kerja kerasnya , skor layanan pelanggan yang tinggi, jumlah meja berubah
per jam, dan gaji yang relatif rendah dan menerjemahkannya ke dalam satu pesan. Fungsi
encoding, kemudian, adalah untuk memberikan suatu bentuk di mana ide-ide dan tujuan
dapat dinyatakan atau dikemas sebagai pesan.
Pesan
Hasil dari proses encoding adalah pesan. Tujuan dari komunikator dinyatakan dalam
bentuk pesan-baik verbal atau nonverbal tersebut. Manajer memiliki banyak tujuan untuk
berkomunikas, seperti untuk orang lain memahami ide-ide mereka, untuk memahami gagasan
orang lain, untuk mendapatkan penerimaan diri sendiri atau ide-ide mereka, atau untuk
menghasilkan tindakan.
Kebisingan
Dalam rangka komunikasi manusia, noise dapat dianggap sebagai faktor-faktor yang
mendistorsi pesan yang dimaksudkan. Kebisingan dapat terjadi di setiap elemen komunikasi.
Sebagai contoh, seorang manajer di bawah kendala waktu sempit mungkin terpaksa bertindak
tanpa komunikasi atau dapat berkomunikasi dengan tergesa-gesa informasi yang tidak
lengkap. Atau bawahan dapat melampirkan arti yang berbeda untuk kata atau frase dari apa
yang dimaksudkan oleh manajer. Waktu adalah bagian penting dari meminimalkan
kebisingan dan menjadi komunikator yang efektif !
Pesan nonverbal
Informasi komunikator mengirimkan yang tidak berhubungan dengan informasi
secara lisan yaitu, pesan nonverbal, atau komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal yaitu
pesan yang dikirim dengan postur tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan tangan dan mata; sama
pentingnya dengan komunikasi verbal.
Sebuah penelitian meneliti hubungan antara perilaku nonverbal dan speaker persuasif
dalam konteks berbicara di depan umum. Studi ini menunjukkan bahwa pembicara yang
menggunakan gerakan dipraktekkan dan tidak spontan saat menyampaikan pidato akan
kehilangan perhatian banyak penonton, akhirnya mengurangi dampak dari pidato.
Sebaliknya, pembicara harus fokus pada yang terbuka dan menghubungkan dengan penonton,
dan kemudian mengamati penonton hati-hati dan menggunakan umpan balik ini untuk
memodifikasi pidato.
Infleksi vokal mengacu pada bagaimana pesan ditransmisikan: keras atau lembut,
cepat atau lambat, dengan infleksi terkontrol atau tidak terkendali, atau dengan nada tinggi
atau rendah. Metode transmisi menambah arti ke penerima, yang menilai isyarat ini. Ekspresi
tubuh adalah sumber penting dari komunikasi nonverbal. Ekman dan Friesen telah
diklasifikasikan bahasa tubuh menjadi lima jenis ekspresi: emblem, ilustrator, regulator,
adaptor, dan mempengaruhi penampilan.
Emblem adalah gerakan seperti bahasa isyarat. Gerakan-gerakan ini cepat
menyampaikan suatu kata atau frase dipahami. Ilustrator adalah gerakan yang memberikan
gambaran tentang apa yang dikatakan. Regulator adalah gerakan yang mengatur percakapan.
Misalnya, telapak tangan terangkat dari penerima memberitahu pengirim untuk
memperlambat, alis melengkung dapat menyampaikan permintaan pengirim untuk
menjelaskan apa yang telah dikatakan, dan anggukan kepala menunjukkan pemahaman.
Emblem, ilustrator, dan regulator secara sadar digunakan oleh individu.
Biasanya dipelajari sejak awal kehidupan, adapter sering digunakan untuk mengatasi stres
dalam situasi interpersonal. Drum jari di atas meja, menarik sehelai rambut, atau bergoyang
kaki atau kaki adalah cara-cara melepaskan beberapa tingkat stres. Mempengaruhi display,
biasanya bawah sadar, langsung berkomunikasi emosi individu. Kebanyakan mempengaruhi
menampilkan ekspresi wajah, yang adalah komunikator sangat penting dari perasaan
seseorang. Ada asumsi lama bahwa emosi seseorang tercermin di wajah dan bahwa emosi ini
dapat "membaca" dengan banyak akurasi. Mempengaruhi menampilkan juga dinyatakan
dalam posisi tubuh.
BERKOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
Ketika manajer dari dua budaya yang jauh berusaha untuk berkomunikasi,
kesalahpahaman dapat terjadi. Miskomunikasi lintas-budaya dapat terjadi karena berbagai
alasan (gambar 15.3). Antropolog budaya Edward T. dan Mildred R. Aula berteori bahwa
budaya adalah komunikasi dan komunikasi yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian
budaya ditentukan: kata-kata, ruang, waktu, dan perilaku.
Kata-kata
Budaya berbeda dalam jumlah informasi kontekstual yang diperlukan ketika orang
berinteraksi dengan satu sama lain. Individu dari budaya komunikasi konteks tinggi tidak
memerlukan pertukaran informasi rinci, melainkan bergantung pada pengetahuan yang sudah
mereka miliki tentang individu lain sebelum interaksi. Masalah dapat terjadi ketika seorang
individu dari budaya konteks tinggi harus melakukan bisnis dengan mitra di budaya konteks
rendah.
Ruang
Setiap orang memiliki batas tak terlihat dari ruang yang mengelilingi dirinya. Dalam
beberapa kebudayaan (misalnya, Eropa Utara), batas-batas yang luas, sedangkan dalam
budaya lain (misalnya, negara-negara Timur Tengah), ruang ini bisa sangat sempit. Jumlah
ruang pribadi dikelola oleh seorang individu dapat bergeser sementara tergantung pada
lingkungannya fisik (misalnya, lift yang penuh sesak) atau tingkat keintiman dengan orang
yang berinteraksi dengan (misalnya, pasangan). Kesalahpahaman dapat terjadi ketika seorang
pengusaha dari budaya di mana laki-laki menyentuh dan memeluk satu sama lain sebagai
bagian dari normal, kehidupan sehari-hari memulai kontak fisik dengan rekannya dari budaya
di mana menyentuh antara laki-laki jarang terjadi dan hanya terjadi dengan anggota keluarga.
Yang terakhir individu akan merasa tidak nyaman dan mungkin salah menafsirkan maksud
dari kontak fisik.
Waktu
Individu di Asia, Timur Tengah, dan Amerika Latin cenderung melihat waktu berbeda
daripada kebanyakan orang dari Amerika Serikat, Inggris, dan Jerman. Manajer dari budaya
waktu polychronic melakukan banyak hal sekaligus, tunduk pada interupsi, berkomitmen
untuk hubungan manusia, sering mengubah rencana, dan basis ketepatan pada hubungan.
Namun, manajer dari budaya monochronic melakukan satu hal pada suatu waktu, mengambil
komitmen waktu serius, mematuhi rencana, mengikuti aturan privasi dan menghormati hak
milik pribadi, dan menekankan ketepatan. Contoh yang paling umum dari kesalahpahaman
terjadi berkaitan dengan janji waktu.
Tingkah laku
Membaca bahasa tubuh seseorang bisa menjadi latihan yang menantang karena
melibatkan subyektif mengevaluasi komunikasi nonverbal. Sebuah studi menarik dilakukan
untuk menentukan apakah perbedaan ada antara bagaimana individu Amerika dan Jepang
diakui ekspresi wajah. Temuan penelitian menunjukkan bahwa beberapa perbedaan memang
ada di antara dua budaya. Pertama, orang Amerika lebih akurat dibandingkan dengan Jepang
mengenali empat dari enam emosi (marah, jijik, takut, dan kesedihan), terlepas dari budaya
atau jenis kelamin poser dihakimi. Kedua, baik budaya maupun jenis kelamin poser yang
terkena keputusan Amerika 'dari foto-foto, sedangkan emosi perempuan yang lebih mudah
diidentifikasi dibandingkan emosi laki-laki oleh Jepang. Ketiga, baik Amerika dan Jepang
sepakat bahwa kebahagiaan adalah emosi yang paling mudah untuk mengidentifikasi dan
ketakutan itu yang paling sulit.
BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Arah Komunikasi
Desain organisasi harus menyediakan untuk komunikasi dalam empat arah yang
berbeda: bawah, atas, horisontal, dan diagonal. Keempat arah menetapkan kerangka mana
komunikasi dalam suatu organisasi terjadi. Secara singkat memeriksa masing-masing akan
memungkinkan kita untuk lebih menghargai hambatan komunikasi organisasi yang efektif
dan sarana untuk mengatasi hambatan tersebut.
Komunikasi ke bawah mengalir dari individu di tingkat yang lebih tinggi dari hirarki
dengan yang ada di tingkat yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum dari komunikasi ke
bawah adalah kelompok atau massa terdistribusi e-mail, instruksi kerja, memo resmi,
pernyataan kebijakan, prosedur, manual, dan publikasi perusahaan. Di banyak organisasi,
komunikasi ke bawah sering tidak memadai dan akurat. Banyak kali, tema dari bagian narasi
komunikasi ke bawah merupakan konsekuensi langsung dari keputusan komunikasi korporat.
Sebuah studi mengevaluasi isi pesan dalam surat presiden kepada pemegang saham, yang
terkandung dalam laporan tahunan organisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam
laporan tahunan, perusahaan-perusahaan yang berkinerja buruk cenderung memikirkan lebih
lanjut tentang peluang masa depan dari pada kinerja keuangan masa lalu sedangkan
sebaliknya adalah benar untuk organisasi yang lebih sukses.
Sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas sebanyak
dibutuhkan komunikasi ke bawah. Memang, studi penelitian telah menemukan bahwa, dalam
organisasi di mana program komunikasi ke atas secara efektif dilaksanakan, mayoritas
manajer meningkatkan kinerja mereka. Beberapa studi menunjukkan bahwa dari empat
saluran komunikasi formal, komunikasi ke atas adalah yang paling efektif. Manajer tingkat
atas sering tidak menanggapi pesan yang dikirim dari karyawan tingkat rendah, dan karyawan
tingkat rendah sering enggan untuk berkomunikasi ke atas, terutama jika pesan berisi berita
buruk. Beberapa yang paling umum perangkat komunikasi ke atas adalah kotak saran,
pertemuan kelompok, dan banding atau prosedur pengaduan. Dalam ketidakhadiran mereka,
orang-orang yang entah bagaimana menemukan cara untuk beradaptasi dengan saluran
komunikasi ke atas tidak ada atau tidak memadai.
Sering diabaikan dalam desain organisasi adalah penyediaan untuk komunikasi
horizontal. Dalam sebuah perguruan tinggi administrasi bisnis , ketika ketua departemen
akuntansi berkomunikasi dengan ketua departemen pemasaran tentang persembahan saja,
arus komunikasi adalah horisontal. Meskipun ( atas dan ke bawah ) arus komunikasi vertikal
adalah pertimbangan utama dalam desain organisasi , organisasi yang efektif juga
membutuhkan komunikasi horizontal . Horisontal komunikasi - misalnya , komunikasi antara
produksi dan penjualan dalam sebuah organisasi bisnis dan di antara apartemen yang berbeda
atau perguruan tinggi dalam universitas - diperlukan untuk koordinasi dan integrasi fungsi
organisasi yang beragam . Sebuah studi penelitian terbaru menemukan bahwa karyawan
rumah sakit yang terlibat dalam komunikasi horizontal cenderung untuk mengidentifikasi
kuat dengan profesi mereka , sementara karyawan yang berkomunikasi secara vertikal lebih
mungkin untuk mengidentifikasi dengan organisasi.
Karena mekanisme untuk memastikan komunikasi horizontal biasanya tidak ada
dalam desain organisasi, fasilitasi yang diserahkan kepada manajer individu. Peer-to-peer
komunikasi sering diperlukan untuk koordinasi dan juga dapat memberikan kepuasan
kebutuhan sosial. Komunikasi diagonal, sementara mungkin saluran paling digunakan
komunikasi dalam organisasi, adalah penting dalam situasi di mana anggota tidak dapat
berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain. Sebagai contoh, pengawas keuangan dari
sebuah organisasi besar mungkin ingin melakukan analisis biaya distribusi. Salah satu bagian
dari tugas yang mungkin melibatkan memiliki tenaga penjualan mengirimkan laporan khusus
langsung ke pengawas keuangan daripada pergi melalui saluran tradisional di departemen
pemasaran. Dengan demikian, arus komunikasi akan diagonal sebagai lawan vertikal (ke
atas) dan horizontal. Dalam hal ini, saluran diagonal yang paling efisien dalam hal waktu dan
usaha bagi organisasi.
Komunikasi dan Teknologi
Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa inovasi teknologi tinggi telah memberikan
kontribusi terhadap ledakan alat komunikasi, yang telah menyebabkan "24/7" mentalitas
antara orang-orang bisnis saat ini. Secara umum, inovasi seperti ponsel pintar telah membuat
komunikasi lebih cepat, lebih mudah, dan dalam beberapa kasus lebih murah. Sekarang
seorang karyawan dapat men-download video dari komersial perusahaan, mendapatkan
petunjuk arah ke kantor klien, melihat sebuah spreadsheet dari biaya perjalanan, mengambil
foto dan e-mail sebuah poster promosi yang menarik, atau men-download file PDF sambil
menunggu untuk minum kopi di Starbucks melalui koneksi internet nirkabel. Sebuah tinjauan
dari beberapa inovasi besar dalam teknologi komunikasi disajikan berikutnya.
Internet/Intranet/Extranet
Internet telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari bagi jutaan orang di
banyak bagian dunia. Internet adalah sebuah organisasi jaringan komputer yang
menghubungkan segala sesuatu dari superkomputer besar pada instansi pemerintah untuk
mainframe dan server pada bisnis untuk PC di rumah individu.
Sebuah intranet adalah swasta, dilindungi sistem komunikasi elektronik dalam sebuah
organization.If terhubung ke Internet, ia memiliki privasi dilindungi oleh apa yang disebut
firewall. Firewall adalah modus jaringan diatur secara internal untuk mencegah lalu lintas
eksternal dari menyeberang ke domain pribadi. Intranet digunakan untuk berkomunikasi hal-
hal seperti informasi hak milik organisasi, rencana perusahaan, catatan medis rahasia,
program pelatihan, kompensasi data, dan catatan perusahaan.
Sebuah extranet dirancang untuk menghubungkan karyawan dengan individu
eksternal organisasi, seperti vendor, pelanggan, dan mitra strategis lainnya. Pada Campbell
Soup Company, portal extranet sedang dikembangkan untuk mendapatkan pengecer dan
konsumen lebih terlibat dalam pengembangan produk baru.
Email, Pesan, Jaringan Sosial, dan Blog
Penggunaan e-mail akan terus berkembang pesat dalam beberapa tahun mendatang.
Sebagai contoh, beberapa perkiraan menunjukkan jumlah pengguna e-mail secara global akan
meningkat dari 1,2 miliar di tahun 2007 menjadi 1,6 miliar pada 2011. Di masa lalu, beberapa
pengguna e-mail yang dikirim keluar diedit, pesan buruk yang ditulis dengan cepat. Jenis
kecerobohan telah dikritik dan tidak disarankan dalam organisasi. Privasi e-mail adalah
masalah serius lain. Supervisor, kolega, dan lain-lain dapat mengakses pesan e-mail.
Akibatnya, perawatan harus dilakukan dengan benar menggunakan e-mail sebagai
pendekatan komunikasi.
E-mail adalah cara yang efektif untuk mengkomunikasikan pesan-pesan sederhana.
Kompleks data dan informasi yang mungkin harus mengirimkan dokumen hard copy.
Berpikirlah sederhana. Mengamankan e-mail Anda. Selalu gunakan bahasa yang benar dan
profesional dalam mempersiapkan dan mengirim e-mail.
Texting untuk menjangkau pelanggan memiliki banyak keunggulan dibandingkan
dengan metode yang lebih tradisional seperti TV, radio, koran, majalah, atau surat langsung,
termasuk:
Texting lebih murah daripada banyak bentuk lain dari iklan dan pemasaran.
Ada sedikit spam karena perusahaan telepon seluler memblokir sebagian besar.
Texting adalah bentuk favorit komunikasi di kalangan konsumen muda, membuat mereka
target pasar yang menarik.
Orang-orang membaca 95 persen dari pesan teks karena mereka umumnya dari sumber
yang dikenal dan teman-teman.
Cara lain di mana teknologi adalah mengubah komunikasi dengan ledakan popularitas
situs jejaring sosial seperti Facebook, MySpace, dan LinkedIn. Sejumlah resiko yang
dihubungkan dengan dunia sering informal dan berbatas situs jejaring sosial . Sebagai contoh,
Virgin Atlantic menembakkan awak kabin untuk mengeluh di Internet (saat mereka bertugas)
tentang penumpang dan membuat lelucon tentang mesin jet rusak. Pengusaha menetapkan
pedoman untuk mencegah pengungkapan publik yang dapat merugikan reputasi organisasi
atau membuat skandal jejaring sosial . General Electric telah membentuk internal " Tweet
Squad " yang terdiri dari karyawan hipster muda yang membantu karyawan yang lebih tua
dan manajer memperbaiki keterampilan jaringan sosial mereka . Selain itu, IBM telah
membentuk pedoman berikut untuk membantu karyawan mengerti apa yang mereka bisa dan
tidak bisa mengatakan di blog dan situs jejaring sosial:
Karyawan secara pribadi bertanggung jawab untuk semua konten yang diterbitkan
secara online.
Apa yang diterbitkan mungkin menjadi publik untuk waktu yang lama. Ingatlah ini.
Karyawan harus transparan tentang peran mereka di IBM di semua posting.
Karyawan harus mendapatkan izin sebelum melaporkan pembicaraan internal maupun
swasta.
Bila perlu, karyawan harus segera kesalahan benar dan mengedit posting sebelumnya.
Smartphone
Ponsel pintar akan terus mendapatkan popularitas sebagai orang-orang bisnis
mencoba untuk tetap terhubung di hampir sepanjang waktu. Menurut laporan pasa , sekitar 91
persen atau 285 juta orang Amerika memiliki langganan telepon seluler pada tahun 2009 .
Keberhasilan ponsel sedang ditantang oleh "ponsel pintar, " seperti Motorola Android, Apple
iPhone, dan Research in BlackBerry Motion, yang memungkinkan pengusaha untuk
mengakses e -mail, pesan teks, dan video; men-download aplikasi perangkat lunak ("apps");
dan browsing internet sementara mereka pergi dari kota ke kota. Ponsel pintar
memungkinkan mereka untuk menyimpan alamat, nomor telepon, harga pelanggan, dan data
lainnya penting untuk fungsi sehari-hari. Pertumbuhan tersebut mencerminkan kebutuhan
bagi para manajer untuk tetap terorganisir dan terhubung dengan rekan kerja, pelanggan, dan
stakeholder penting lainnya dari mana saja kapan saja.
Voice-Mail
Voice -mail, atau meninggalkan pesan rekaman, adalah metode utama yang karyawan
berkomunikasi secara internal. Hal ini menyumbang sekitar 90 persen dari komunikasi
telepon dalam organisasi saat ini . Voice -mail , lebih populer daripada e -mail, melayani
banyak fungsi, tetapi salah satu yang paling penting adalah penyimpanan pesan. Pesan yang
masuk dikirim tanpa mengganggu penerima dan memungkinkan komunikator untuk fokus
pada alasan untuk panggilan mereka. Voice -mail meminimalkan mengambil pesan yang
tidak akurat dan perbedaan zona waktu. Karyawan saat ini didorong untuk mengembangkan
kemampuan untuk meninggalkan pesan voice-mail ringkas, profesional, dan sopan. Praktik
terbaik adalah sebagai berikut:
Mengatur pikiran Anda sebelum mengangkat telepon .
Mengidentifikasi , permintaan singkat tertentu yang dapat disampaikan melalui voice
-mail .
Sebutkan nama Anda , waktu dan tanggal , nama perusahaan Anda , dan tujuan
panggilan Anda .
Jadilah tepat dan menjaga sederhana pesan .
Katakan apa yang Anda ingin penerima yang dapat dilakukan.
Berikan alasan untuk permintaan tersebut .
Katakan " terima kasih. "
Finish dengan , " Jangan ragu untuk menghubungi saya di nomor berikut.
Videoconferencing, telekonferensi, dan e-Meetings/Collaboration
Videoconferencing mengacu pada teknologi yang terkait dengan melihat, dan
telekonferensi mengacu pada teknologi terutama terkait dengan berbicara. Seringkali istilah
ini digunakan secara bergantian. Kedua teknologi memungkinkan individu untuk melakukan
pertemuan tanpa bertatap muka.
Software pertemuan elektronik (EMS), atau meetingware, menggunakan jaringan
komputer untuk mengotomatisasi pertemuan. Sebuah layar besar di depan ruangan adalah
titik fokus. Layar berfungsi sebagai flip chart anmelectronic menampilkan komentar, ide-ide,
dan tanggapan dari peserta. Meetingware memungkinkan fasilitator untuk polling peserta
rapat, menganalisis hasil voting, dan membuat laporan rinci.
Ada banyak cara yang berbeda untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi, untuk
supervisor dan rekan kerja, dan secara eksternal, kepada pelanggan dan vendor. Media
komunikasi berbeda dalam kekayaan informasi mereka. Kekayaan komunikasi mengacu pada
jumlah informasi yang dapat ditransmisikan secara efektif.
Selentingan: Sebuah Saluran Komunikasi Informal
Selentingan adalah sarana komunikasi yang kuat yang melintasi jalur formal
komunikasi. Meskipun upaya banyak perusahaan untuk membatasi atau tidak menyetujui
penggunaan selentingan, itu masih sangat lazim. Meskipun sifat efeknya pada efektivitas
organisasi masih bisa diperdebatkan, tidak ada menyangkal bahwa efeknya nyata. Banyak
jika tidak sebagian besar karyawan organisasi mendengarkan berbagai macam fakta, opini,
kecurigaan, dan rumor selentingan menyediakan. Ini adalah informasi yang biasanya tidak
melakukan perjalanan melalui jalur formal organisasi. Menurut penelitian, sebuah organisasi
memiliki beberapa sistem selentingan, informasi perjalanan di selentingan tidak mengikuti
jalur tertib, dan selentingan setidaknya 75 persen akurat.
Manajer harus mengakui bahwa selentingan yang berfungsi sebagai sumber konstan
rumor dapat mengganggu. Beberapa rumor selentingan adalah benar ; ada juga yang tidak .
Rumor dapat dibagi menjadi empat kategori:
1. Mimpi Pipa Atau pemenuhan keinginan. Ini mengungkapkan keinginan dan harapan
dari orang-orang yang menyebarkan rumor. Ini adalah rumor yang paling positif,
membantu untuk merangsang kreativitas orang lain. Seringkali solusi untuk bekerja
masalah adalah hasil dari karyawan secara verbal mengungkapkan keinginan untuk
perubahan . Perbaikan ini kadang-kadang meningkatkan efisiensi untuk departemen
tertentu dalam organisas . Meskipun nada positif , mereka masih merupakan
kekhawatiran karyawan.
2. Rumor Bogie . Jenis rumor berasal dari ketakutan dan kecemasan karyawan,
menyebabkan kegelisahan umum di kalangan karyawan, seperti selama sit-up
anggaran. Dalam hal ini, karyawan secara verbal mengungkapkan ketakutan mereka
kepada orang lain . Rumor ini kadang-kadang merusak ( seperti rumor tentang
kemungkinan PHK ) dan perlu bantahan resmi dari manajemen .
3. Wedge driver . Ini adalah jenis yang paling agresif dan merusak rumor . Ini membagi
kelompok dan menghancurkan loyalitas . Rumor ini termotivasi oleh agresi atau
bahkan kebencian . Mereka adalah rumor memecah belah dan negatif . Mereka
cenderung merendahkan perusahaan atau individu dan dapat menyebabkan kerusakan
pada reputasi orang lain . Sebuah rumor pengemudi wedge mungkin kisah seperti "
Louise , manajer kantor , terlihat beberapa hari saja dengan akuntan baru . Mereka
berada di mobil bersama-sama meninggalkan Motel Six . " Atau seseorang mungkin
menyebarkan berita bahwa" Maria mendapat promosi karena dia tidur dengan bos .
"Perempuan lebih mungkin akan diserang dengan jenis seksual rumor.
4. Home- stretchers . Ini adalah rumor antisipatif . Mereka terjadi setelah karyawan telah
menunggu waktu yang lama untuk pengumuman . Mungkin ada satu hal terakhir yang
diperlukan untuk menyelesaikan teka-teki dan ini, pada dasarnya, meningkatkan
ambiguitas situasi.
KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Komunikasi interpersonal adalah sarana utama komunikasi manajerial, pada hari-hari
biasa , lebih dari tiga -perempat dari komunikasi seorang manajer terjadi dalam interaksi tatap
muka. Permasalahan yang muncul ketika para manajer berusaha untuk berkomunikasi dengan
orang lain dapat ditelusuri perbedaan persepsi dan perbedaan gaya interpersonal. Kita tahu
bahwa setiap manajer memandang dunia sesuai dengan latar belakangnya , pengalaman ,
kepribadian , kerangka acuan , dan sikap . Manajer berhubungan dengan dan belajar dari
lingkungan ( termasuk orang-orang di lingkungan itu ) terutama melalui informasi yang
diterima dan dikirim.
Interpersonal style
Gaya interpersonal mengacu pada bagaimana seorang individu lebih memilih untuk
berhubungan dengan orang lain. Fakta bahwa banyak hubungan interpersonal yang
melibatkan komunikasi menunjukkan pentingnya gaya interpersonal. Kombinasi yang
berbeda untuk mengetahui dan tidak mengetahui informasi yang relevan ditunjukkan pada
Gambar 15.4. Angka tersebut, yang populer dikenal sebagai Jendela Johari, mengidentifikasi
empat kombinasi, atau wilayah, dari informasi yang diketahui dan diketahui oleh diri dan
orang lain.
1. Arena . Wilayah yang paling kondusif untuk hubungan interpersonal yang efektif dan
komunikasi disebut arena . Dalam pengaturan ini , baik komunikator (self ) dan penerima
(orang lain ) tahu semua informasi yang diperlukan untuk melakukan komunikasi yang
efektif . Untuk upaya komunikasi yang berada di wilayah arena , pihak yang terlibat
harus berbagi perasaan yang sama , data, asumsi , dan keterampilan . Karena arena
adalah area pemahaman umum , semakin besar menjadi , komunikasi yang lebih efektif.
2. The blind spot . Ketika informasi hasil blind spot yang relevan diketahui orang lain tetapi
tidak untuk diri sendiri. Ini merugikan diri sendiri , karena satu tidak bisa memahami
perilaku , keputusan , dan potensi orang lain tanpa memiliki informasi yang didasarkan
tersebut .
3. The facade. Ketika informasi yang diketahui sendiri tetapi tidak diketahui orang lain ,
seseorang mungkin mengambil jalan untuk komunikasi yang dangkal yaitu , menyajikan
sebuah "sektor salah , " atau facade. Informasi yang kami anggap berpotensi merugikan
hubungan, keinginan untuk kekuasaan , atau apa pun , membuat facade . pelindung ini,
pada gilirannya , melayani fungsi defensif untuk diri sendiri. Situasi seperti itu sangat
merusak ketika bawahan " tahu " dan atasan langsung " tidak tahu . " facade , seperti
blind spot , mengurangi arena dan mengurangi kemungkinan komunikasi yang efektif .
4. Yang tidak diketahui . Wilayah ini merupakan bagian dari hubungan di mana informasi
yang relevan dikenal baik dengan diri sendiri maupun pihak lain. Seperti pernyataan,
"Saya tidak mengerti mereka , dan mereka tidak mengerti saya . " Sangat mudah untuk
melihat bahwa komunikasi interpersonal tidak baik dalam keadaan seperti itu.
Strategi Interpersonal
Seorang individu dapat meningkatkan komunikasi interpersonal dengan menggunakan
dua strategi: eksposur dan umpan balik.
1. Exposure. Meningkatkan luas arena dengan mengurangi area facade yang
mensyaratkan bahwa individu terbuka dan jujur dalam berbagi informasi dengan
orang lain.
2. Feedback. Ketika diri sendiri tidak tahu atau mengerti, komunikasi yang lebih efektif
dapat dikembangkan melalui umpan balik dari mereka yang tahu. Dengan demikian,
blind spot dapat dikurangi dengan peningkatan yang sesuai dalam arena. Tentu saja,
apakah umpan balik dapat digunakan tergantung pada kemauan individu untuk
mendengar dan pada kemauan orang lain untuk memberikannya. Dengan demikian,
individu kurang memiliki kendali atas penyediaan umpan balik, lebih dari penyediaan
eksposur.
Manajerial Styles
Secara teoritis, manajer yang ingin berkomunikasi secara efektif dapat menggunakan
eksposur dan umpan balik untuk memperbesar area pemahaman umum, arena. Ada empat
gaya manajerial yang berbeda dapat diidentifikasi.
1. Tipe A. Manajer yang merupakan pemimpin otokratis, biasanya menyendiri dan
dingin; komunikator interpersonal yang buruk.
2. Tipe B. Manajer yang mencari hubungan baik dengan bawahan tetapi tidak dapat
secara terbuka mengungkapkan perasaan; komunikator interpersonal yang sering tidak
efektif.
3. Tipe C. Manajer tertarik hanya dalam ide-ide mereka sendiri, bukan ide dan pendapat
orang lain; komunikator biasanya tidak efektif.
4. Tipe D. Manajer yang merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan kepada orang
lain dan untuk orang lain mengungkapkan perasaan; komunikator interpersonal yang
paling efektif.
HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Berikut adalah hambatan dalam komunikasi yang efektif:
Hambatan Dibuat oleh Pengirim. Ada lima hambatan spesifik yang diciptakan oleh
pengirim komunikasi:
- Masalah semantik. Komunikasi telah didefinisikan sebagai transmisi informasi dan
pemahaman melalui penggunaan simbol umum . Sebenarnya , kita tidak dapat
mengirimkan pemahaman . Kami hanya dapat mengirimkan informasi dalam bentuk
kata-kata , yang merupakan simbol umum . Sayangnya , kata-kata yang sama
mungkin berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda . Pemahaman adalah di
penerima, bukan dalam kata-kata . Karena kelompok yang berbeda menggunakan
kata-kata yang berbeda , komunikasi sering bisa terhambat.
- Penyaringan. Filtering, umum terjadi dalam komunikasi ke atas dalam organisasi,
mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima merasakan itu sebagai positif.
Misalnya, bawahan "Menutupi" informasi yang tidak menguntungkan dalam pesan
kepada atasan mereka. Alasannya untuk penyaringan ini adalah arah (ke atas) yang
membawa informasi kontrol kepada manajemen.
- In-Group Language. Penggunaan bahasa dalam kelompok dapat mengakibatkan
kemacetan komunikasi ketika orang luar atau kelompok lain yang terlibat.
Manajemen , dalam hal ini , harus menyediakan komunikasi pelatihan keterampilan
untuk individu yang terkena untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif antara pihak
yang terlibat.
- Status Perbedaan. Organisasi sering mengungkapkan peringkat hirarkis melalui
berbagai simbol. Perbedaan status tersebut dapat dianggap sebagai ancaman oleh
orang-orang yang lebih rendah dalam hirarki, dan ini dapat mencegah atau
mendistorsi komunikasi.
- Tekanan Waktu . Tekanan waktu merupakan penghalang penting untuk komunikasi.
Manajer tidak punya waktu untuk sering berkomunikasi dengan setiap bawahan.
Namun, tekanan waktu sering dapat menyebabkan masalah yang jauh lebih serius
dari ini. Hubungan arus pendek adalah kegagalan secara resmi ditentukan sistem
komunikasi yang sering terjadi karena tekanan waktu. Artinya adalah bahwa
seseorang telah ditinggalkan dari saluran komunikasi formal yang biasanya akan
disertakan.
Hambatan Dibuat oleh Penerima. Dalam beberapa situasi hambatan yang dibuat oleh
penerima:
- Selektif mendengarkan. Dalam hal ini, individu cenderung untuk menutup informasi
baru, terutama jika hal itu bertentangan dengan keyakinan yang ada . Dengan
demikian, dalam arahan dari manajemen , penerima pemberitahuan yang menegaskan
kembali keyakinannya . Hal-hal yang bertentangan dengan praduga diabaikan atau
terdistorsi untuk mengkonfirmasi prasangka mereka.
- Putusan Nilai. Dalam setiap situasi komunikasi, penerima membuat penilaian. Ini
pada dasarnya menetapkan suatu nilai keseluruhan untuk pesan sebelum menerima
seluruh komunikasi. Nilai penilaian mungkin didasarkan pada evaluasi penerima dari
komunikator, pengalaman sebelumnya dengan komunikator, atau makna pesan yang
diantisipasi.
- Sumber Kredibilitas. Sumber kredibilitas adalah kepercayaan, keyakinan, dan
keyakinan bahwa penerima memiliki perkataan dan tindakan komunikator. Tingkat
kredibilitas penerima yang memberikan kepada komunikator secara langsung
mempengaruhi bagaimana pandangan penerima dan reaksi terhadap kata-kata
komunikator, gagasan, dan tindakan. Dengan demikian, evaluasi bawahan dari
manajer mempengaruhi bagaimana mereka melihat komunikasi dari dia.
Hambatan Dibuat oleh pengirim, Penerima, atau Keduanya. Pengirim atau penerima
juga menciptakan hambatan dalam komunikasi organisasi. Sebagai contoh, ada tiga tipe
tertentu dari hambatan.
- Kerangka Acuan. Individu yang berbeda dapat menafsirkan komunikasi yang sama
secara berbeda , tergantung pada pengalaman sebelumnya yang menghasilkan variasi
dalam proses encoding dan decoding . Masalah ini digambarkan pada Gambar 15.6.
Daerah interior dalam diagram ini mewakili pengalaman akumulasi dari para peserta
dalam proses komunikasi . Jika mereka berbagi area yang luas , komunikasi yang
efektif difasilitasi . Jika area yang luas tidak dibagi - jika belum ada pengalaman
umum - maka komunikasi menjadi mustahil atau, paling banter , sangat terdistorsi .
Komunikator dapat mengkodekan dan penerima dapat membaca sandi hanya dalam
hal pengalaman mereka.
- Perilaku Proxemic. proxemics , didefinisikan sebagai penggunaan individu dari ruang
ketika interpersonal berkomunikasi dengan orang lain . Menurut Edward Hall,
seorang peneliti terkemuka proxemics , orang memiliki empat zona ruang - spasial
jarak informal yang mereka mempertahankan saat berinteraksi dengan orang lain :
zona intim (dari kontak fisik untuk 18 inci ) , zona pribadi (dari 18 inci sampai 4
kaki), zona sosial (dari lebih dari 4 sampai 12 kaki ) , dan zona publik ( lebih dari 12
kaki) . Proxemiks menciptakan penghalang komunikasi yang signifikan ketika
perilaku proxemic dari pengirim dan penerima berbeda.
- Overload komunikasi. Salah satu tugas penting yang dilakukan oleh manajer adalah
pengambilan keputusan . Salah satu faktor yang diperlukan dalam pengambilan
keputusan yang efektif adalah informasi. Karena kemajuan , kesulitan tidak terletak
dalam menghasilkan informasi . Sebaliknya , manajer sering merasa terkubur oleh
banjir informasi dan data. Akibatnya , orang tidak bisa menyerap atau cukup
merespon semua pesan yang ditujukan kepada mereka. Gambar 15.7 mengilustrasikan
dampak hambatan ini ' pada proses komunikasi,
MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Manajer berusaha untuk menjadi komunikator yang lebih baik harus menyelesaikan dua
tugas yang terpisah. Pertama, mereka harus meningkatkan pesan mereka/ informasi yang
mereka ingin kirimkan. Kedua, mereka harus berusaha untuk meningkatkan pemahaman
mereka sendiri untuk berkomunikasi kepada mereka. Dengan kata lain, mereka harus menjadi
lebih baik encoders dan decoders. mereka harus berusaha tidak hanya untuk dipahami tetapi
juga untuk memahami. Teknik-teknik berikut dapat membantu menyelesaikan dua tugas
penting ini.
- Menindaklanjuti. Teknik ini digunakan ketika Anda menganggap bahwa Anda
disalahpahami, bila memungkinkan, upaya untuk menentukan apakah makna yang
Anda maksudkan benar-benar diterima.
- Pengaturan Arus Informasi. Mengatur komunikasi dapat menjamin aliran optimal
informasi kepada manajer, sehingga menghilangkan hambatan overload komunikasi.
- Menggunakan Umpan Balik. Mengembangkan dan mendukung mekanisme umpan
balik melibatkan jauh lebih banyak daripada menindaklanjuti komunikasi . Sebaliknya
, untuk menjadi efektif , umpan balik harus menarik , responsif , dan diarahkan
menuju hasil yang diinginkan.
- Empati. Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri sendiri dalam peran
orang lain dan menganggap sudut pandang dan emosi yang individu. Empati
membutuhkan komunikator untuk menempatkan diri pada posisi penerima untuk
mengantisipasi bagaimana pesan kemungkinan akan diterjemahkan.
- Pengulangan. Pengulangan adalah prinsip pelajaran yang telah diterima.
Memperkenalkan pengulangan atau kelebihan ke dalam komunikasi (khususnya yang
bersifat teknis) memastikan bahwa jika salah satu bagian dari pesan tidak dipahami,
bagian lain membawa pesan yang sama.
- Mendorong Saling Percaya . Tekanan waktu sering berarti bahwa manajer tidak dapat
menindaklanjuti komunikasi dan mendorong umpan balik atau komunikasi ke atas
setiap kali mereka berkomunikasi. Dalam keadaan seperti itu, suasana saling percaya
dan kepercayaan antara manajer dan bawahan mereka dapat memfasilitasi
komunikasi. Bawahan menilai sendiri kualitas hubungan yang dirasakan mereka
dengan atasan mereka.
- Waktu efektif. Sehari-hari, komunikasi yang efektif dapat difasilitasi dengan waktu
pengumuman penting yang benar. Hambatan dibahas sebelumnya sering muncul dari
waktu sehingga hasil distorsi dan pertimbangan nilai buruk.
- Penyederhanaan Bahasa. Bahasa yang kompleks telah diidentifikasi sebagai
penghalang utama untuk komunikasi yang efektif. Manajer harus ingat bahwa
komunikasi yang efektif melibatkan transmisi pemahaman serta informasi. Manajer
harus mengkodekan pesan dalam kata-kata, banding,dan simbol-simbol yang
bermakna bagi penerima.
- Efektif Mendengarkan. Untuk meningkatkan komunikasi , manajer harus mencari
tidak hanya untuk dipahami tetapi juga untuk mengerti. Hal ini melibatkan dengan
mendengarkan. Salah satu metode untuk mendorong seseorang untuk
mengekspresikan perasaan , keinginan , dan emosi adalah dengan mendengarkan.
Hanya mendengarkan saja tidak cukup ; seseorang harus mendengarkan dengan
pemahaman.
Gambar 15,8 menunjukkan teknik yang memfasilitasi lebih efektif komunikasi