menestyksekas tapahtuma [yhteensopivuustila]

MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

Johanna Heinonen

1. Tavoitteiden asetanta

2. Tapahtuman ideointi

3. Tiedottaminen

4. Käytännön toteutus

5. Jälkihoito

1. Tavoitteiden asetanta

Miksi jokin tapahtuma järjestetään? Mihin sillä pyritään? Kenelle tapahtuma järjestetään? Mitä kohderyhmä arvostaa? Mitkä ovat taloudelliset / sisällölliset tavoitteet? Yleisötavoite

NÄMÄ KAIKKI POHJAUTUVAT KUNNOLLISEENPERUSTUTKIMUKSEEN / PERUSSELVITYKSEEN!

Sisäinen > < ulkoinen

Yritys >< yksityinen

Maksava?

Jokainen, joka sisään kävelee

Joku muu?

Kuka on asiakas?

Tiedostettu >< Tiedostamaton tarve

Käyttötarve >< Välinetarve

Asenteet

Motiivit

Persoonallisuus

Kulttuuri

Miksi asiakas ostaa?

2. Tapahtuman ideointi

Tavoitteiden pohjalta mietitään tapahtuman sisältö!Mitä tehdään? Kenelle tilaisuus osoitetaan? Tässä vaiheessa on myös syytä miettiä budjettia ja rahoitusta

sekä riskejä!

JA EDELLEEN:KUNNOLLINEN PERUSTUTKIMUS / -SELVITYS

ON KAIKEN A JA O!


3. Tiedottaminen ja viestintä

Tiedotetaanko vai ei? Mihin tiedottamisella pyritään? Kenelle tiedotetaan?Miten tiedotetaan? (Lehdistötiedote, mainos, lehdistöinfo,

henkilökohtainen kutsu, kutsutaan tiedotusvälineet mukaantapahtumaan tms.)

Kuka hoitaa? Tapahtuman ilme?


4. Käytännön toteutus

TilatMistä? (Omat vai vieraan? Lähellä vai kaukana?)Millä hinnalla? Somistus: miten tehdään? Kuka tekee? Rakennus: miten ja kuka? Pohjapiirros Sähköt ja vesi

TarjoiluMiten paljon? (Kahvi ja pulla vai kolmen ruokalajin

päivällinen?) Kuka tekee? (Itse, pitopalvelu, tilanvuokraaja jne?)


4. Käytännön toteutus (jatkuu 1)

Ohjelma Onko ohjelmaa vai ei?Millaista ohjelmaa? (Pelejä ja leikkejä

vaiko tangokuninkaalliset?) Esiintyjien varaaminen

Narikka Tarvitaanko? Kuka hoitaa?Missä sijaitsee?



Vastaanotto ja infopiste Tarvitaanko? Kenen vastuulla?

AV-laitteet Äänentoisto Piirtoheitin Dataprojektori Videot, diaprojektorit yms.



Pukeutuminen Onko tietty yhtenäinen asu isännillä ja emännillä? Miksi? Onko vieraille pukeutumisvaatimuksia? Miksi?

Vastuuhenkilöt ja isännät/emännät Kuka hoitaa ja mitä hoitaa? Kuka vastaa mistäkin?



KutsutMiten vieraat kutsutaan? (Posti, puhelin, faksi, e-mail, lehti-

ilmoitus yms) Ketä kutsutaan? Täytyykö ilmoittautua vai ei? Kenelle ilmoittautumiset? Keneltä lisätietoja?

Turvallisuus Vakuutukset Ensiapu



Luvat Elintarvikkeet Anniskelu PaloturvallisuusMelu Jätteet Liikenne Tekijänoikeudet Ulkomaalaiset palvelut / esiintyjät



Sopimukset sponsori esiintyjä yhteistyökumppanit / alihankkijat

Aikataulutus ja kellotus

Opastus ja kyltitys Tapahtuman sisäinen TienvarsiopasteetMuut opasteet


5. Jälkihoito

Miten hoidetaan suhteettapahtumavieraisiin tilaisuuden jälkeen?Miten sisäinen “purku” hoidetaan?Miten palkitaan tapahtuman järjestäjiä?Miten arvioidaan onko tapahtumalla

saavutettu tavoitteet?


KIITOS!

Johanna ”Jonna” HeinonenLehtori

HAAGA-HELIA amktel. +358 50 357 8660

sposti [email protected] jonna.brainit

Linkedinhttp://www.linkedin.com/pub/johanna-heinonen/10/8b3/460

menestyksekas tapahtuma [yhteensopivuustila]

Business