Menadżer Środowiskawww.eko-spec.pl

Warszawa, 7 października 2008

Fundacja Partnerstwo dla Środowiska

Fundacja Partnerstwo dla Środowiska (FPŚ) rozpoczęła działalność 1 lipca 1997 roku jako niezależna i samorządna polska Fundacja z siedzibą w Krakowie. Jest kontynuatorką programu wspierania organizacji ekologicznych pod nazwą Environmental Partnership for Central Europe amerykańskiej fundacji The German Marshall Fund of the United States.

Obecnie Fundacja działa w ramach Stowarzyszenia Environmental Partnership for Sustainable Development   realizującego programy ekologiczne w Europie. Bratnie fundacje w Stowarzyszeniu działają w Republice Czeskiej, Rumunii, Bułgarii, na Słowacji i Węgrzech.

Czysty Biznes 1998-2008

Program Czysty Biznes pomaga małymi średnim przedsiębiorstwom rozwijać się dzięki działaniom na rzecz ochrony środowiska.

W celu udostępnienia doświadczeń Programu Czysty Biznes szerszemu gronu odbiorcy zostało wypracowane narzędzie internetowe „Menadżer Środowiska”.

Projekt ten uzyskał dofinansowanie z programu Komisji Europejskiej Life Environment.

Menadżer środowiska 2004-2006

Projekt pt. „Zintegrowane zarządzanie środowiskiem w polskich MŚP poprzez narzędzie internetowe – Menadżer Środowiska”

współfinansowany ze środków Unii Europejskiej LIFE Environment Life04 env/PL/000673

Beneficjent: Fundacja Partnerstwo dla Środowiska

Partnerzy: Multimedia Communication Regionalna Inicjatywa Biznesu Brytyjsko-Polskiej Izby Handlowej

Budżet projektu: 1 002 510 EUR

Źródła finansowania:Program LIFE Environment (50%)BP, Ricoh Polska, inne środki Fundacji (50%)

Menadżer Środowiska 2004-2006

Data złożenia wniosku do LIFE: wrzesień 2003

Data rozpoczęcia projektu: styczeń 2004

Data podpisania umowy z LIFE: wrzesień 2004

Data zakończenia projektu: grudzień 2006

Data rozliczenia projektu: kwiecień 2008

Menadżer Środowiska 2004-2006

Dlaczego LIFE ENVIRONMENT?• Możliwość realizacji innowacyjnego projektu- narzędzie internetowe do monitoringu środowiskowego dla MŚP • Wykorzystanie naszego bogatego doświadczenia związanego z wieloletnią realizacją Programu Czysty Biznes• Możliwość podwojenia posiadanych środków finansowych dzięki LIFE Środowisko • Możliwość nawiązania kontaktów z innymi organizacjami realizującymi projekty współfinansowane przez LIFE

Etap przygotowania wniosku

Pierwsza pozytywna odpowiedź z Brukseli-kwiecień 2004Zmiany wprowadzone po negocjacjach (lipiec-wrzesień2004) dotyczyły:• Przesunięcia kosztów partnera z podwykonawców do personelu• Wprowadzenia 10 Emasów w polskich MŚP jako rezultatu projektu• Niewielkich przesunięć w budżecie

Negocjacje z Komisją Europejską

Etap realizacji

Cel projektu: Wypracowanie w oparciu o doświadczenie 250 MŚP zrzeszonych w Programie Czysty Biznes, narzędzia internetowego, które umożliwi firmom monitorowanie ich wpływu na środowisko i usprawni wdrażanie systemów zarządzania środowiskiem, w tym EMAS

Menadżer Środowiska:

• umożliwia firmom monitorowanie ich wpływu na środowisko • dostęp do informacji i materiałów instruktażowych dotyczących typowych problemów środowiskowych w MŚP• świadczenie usług on-line dla zalogowanych użytkowników oraz monitorowanie działań Klubów CB, sprawozdawczość on-line, etc.

Menadżer środowiska

Etap realizacji-działania

1. Rozwój struktury organizacyjnej, metodologia, narzędzia (17 Klubów Czystego Biznesu zrzeszające 350 firm)

2. Wzrost świadomości ekologicznej wśród MŚP (przeprowadzenie 3 badań ankietowych wśród MŚP, 90 seminariów, 3 konferencje)

3. Działania środowiskowe w MŚP (250 audytów, 150 polityk środowiskowych i planów działań, 75 wdrożeń, 3000 konsultacji, 850 infolinii, 10 EMAS)

Etap realizacji-działania

4. Opracowanie materiałów instruktażowych (8 poradników branżowych np. mechaniczna, spożywcza, budowlana, 8 poradników obszarowych- zarządzanie energią, wodą, odpadami itp., 8 filmów instruktażowych)5. Stworzenie narzędzia internetowego- Menadżer Środowiska (www.eko-spec.pl)6. Promocja (3 targi Green Week, 3 targi POLEKO, 45 konferencji, ulotki, banery, itp.)7. Zarządzanie projektem i raportowanie

Etap realizacji-finansowanie

Sposób finansowania projektu przez LIFE:

Prefinansowanie 70% przewidzianego dofinansowania (350 000 EUR z 500 000 EUR)1 transza- po podpisaniu umowy- 200 000 EUR, 2 transza- po raporcie połówkowym- 150 000 EUR3 transza- po zaakceptowaniu raportu końcowego

Generator finansowy projektu

Generator wydatków –pokazać str startowa-koszty osobowe, overheady, podróże jako przykładProblemy:•Wkład własny-50%, •Zmiany kursu Eur (2003-4,7; 2007-3,8)

Etap realizacji-raportowanie

3 raporty częściowe (sprawozdanie merytoryczne, ogólne sprawozdanie finansowe)1 interim report (sprawozdanie merytoryczne, szczegółowe sprawozdanie finansowe)

1 final report (sprawozdanie merytoryczne, finansowe, raport audytora, Layman’s report)

Etap realizacji-problemy

1. Brak możliwości odliczania VAT po 1 maja 20042. Wahania kursu EUR ( 2003-4,7; 1 transza-4,2; rozliczenie końcowe-3,8)3. Problemy z kosztami personelu-tylko rzeczywisty

czas pracy na rzecz projektu (z pominięciem urlopów i zwolnień chorobowych) jest

kosztem kwalifikowalnym4. Kwalifikowanie kosztów OVERHEADS- trudność w

opracowaniu metody kwalifikowania5. Nierealność wdrożenia 10 EMASów w polskich MŚP6. Wycofanie się z projektu jednego z partnerów7. Wkład własny w wysokości 50%....

Etap rozliczania projektu

1. Raport końcowy- merytoryczny i finansowy (tylko generator, bez kopii dokumentów finansowych) wraz z raportem audytora zewnętrznego i Layman’s report musi być wysłany do 3 miesięcy od daty zakończenia projektu2. KE może poprosić o przesłanie kopii niektórych dokumentów finansowych3. Całość projektu jest rozliczana po kursie EUR z

pierwszego dnia miesiąca, w którym jest wysyłany raport4. Cykl rozliczania trwa do roku od daty złożenia końcowego raportu…

Monitorowanie realizacji projektu

• Zespół monitorujący- opiekun projektu (external monitoring team), desk

officer, financial officer- duże wsparcie podczas realizacji projektu oraz podczas procesu rozliczania• Otwartość na dyskusje (mniejsza otwartość na zmiany), zainteresowanie sprawami merytorycznymi projektu • Wizyty- po rozpoczęciu realizacji projektu, w trakcie, po zakończeniu • Możliwość kontroli do 5 lat od momentu otrzymania ostatniej transzy

Life Environment

• Life Environment wspiera projekty ambitne, innowacyjne w skali europejskiej/światowej • Promuje praktyczne rozwiązania, z których mogą skorzystać inni• Preferowane są duże (powyżej 1 mln EUR ) projekty • Współfinansowanie na poziomie 50%• Przyjazny sposób rozliczania kosztów i raportowania• Duży nacisk na promocję projektu • Długi proces rozliczania ostatniej transzy• Fundusz dla organizacji/instytucji mocnych organizacyjnie i finansowo

Life Environment

• Innowacyjność pomysłu• Zapewnione współfinansowanie• Odpowiednie kwalifikowanie kosztów personelu• Przyjęcie dobrej metody kwalifikowania kosztów overheads• Systematyczne i solidne wypełnianie generatora finansowego• Nawiązanie dobrego kontaktu z zespołem monitorującym

Na co warto zwrócić uwagę:

Fundacja Partnerstwo dla Środowiska

ul. Św. Krzyża 5/6, Krakówtel.: +48–12-430 24 43, 430 24 65

fax: +48–12-429 47 25joanna.wegrzycka@epce.org.pl

www.czystybiznes.plwww.eko-spec.pl

Warszawa, 7 października 2008

Kontakt: