memória documentalmemória documental
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MANUAL:
Memória DocumentalMemória DocumentalMemória DocumentalMemória Documental
Versão: 1.31.0
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Sumário
Sumário 1. APRESENTAÇÃO ...................................................................................... 2
2. VISÃO GERAL DO SISTEMA ....................................................................... 4
3. COMO ACESSAR O MÓDULO? .................................................................. 5
4. MEMÓRIA ............................................................................................... 7
4.1 MEMÓRIA DOCUMENTAL ............................................................................... 7
5. RELATÓRIOS .......................................................................................... 11
5.1 ACERVO MEMÓRIA ....................................................................................... 11
6. MEU PERFIL ........................................................................................... 13
7. CADASTROS AUXILIARES ........................................................................ 14
7.1 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO ACERVO ........................................................ 14
7.2 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO DE ATO ......................................................... 17
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1. APRESENTAÇÃO Este material foi produzido para auxiliar na compreensão e utilização dos
recursos do sistema de Memória Documental.
Esta funcionalidade é parte integrande do módulo “Biblioteca” que foi
desenvolvido para a Secretaria da Educação do Estado do RS visando atender as
demandas existentes para informatização da rede estadual de escolas, permitindo
uma melhoria na gestão e controle do acervo das Bibliotecas, tanto pelas Escolas
como pelo pessoal interno da Secretaria, que envolvem desde o cadastramento de
autores, bibliotecas e exemplares, até os processos de empréstimo de exemplares,
reservas de sala de leitura e relatórios.
Através do uso deste sistema, busca-se uma excelência na gestão das
bibliotecas das escolas, podendo-se destacar, dentre outras, as seguintes vantagens:
• Permitir que os usuários da SEDUC-RS e da rede escolar possam gerir e
controlar o acervo das Bibliotecas;
• Possibilitar a aplicação centralizada, através do uso do sistema, das políticas e
processos definidos para a gestão das Bibliotecas previstos pela SEDUC-RS
• Unificação e padronização dos softwares existentes dentro das bibliotecas
das escolas;
• Melhora na pesquisa do acervo por parte dos alunos e professores, bem
maior gestão no processo de reserva e empréstimos de exemplares da biblioteca.
Todos os processos descritos neste manual, e apoiados pelo sistema, procuram
seguir as diretrizes descritas na publicação “Dinamizando a Biblioteca Escolar”
desenvolvida pelas equipes de Coordenação de Gestão da Aprendizagem/Equipe de
apoio à leitura, livro e literatura – Sistema Estadual de Bibliotecas Escolares.
Quaisquer dúvidas que não sejam de sistema, mas sim de procedimentos ou sobre
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processos devem ser consultadas neste manual, que foi distribuído para todas as
escolas:
Figura 1 – Manual “Dinamizando a Biblioteca Escolar”
Atenciosamente,
Secretaria da Educação
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2. VISÃO GERAL DO SISTEMA Resumidamente, o módulo de Memória Documental possui os seguintes
módulos e funcionalidades, que serão detalhadas ao longo deste manual:
Memória;
Relatórios de Acervo
Meu Perfil
Cadastros auxiliares de tipo de acervo e ato
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3. COMO ACESSAR O MÓDULO? O acesso ao módulo deverá ser feito utilizando seu CPF e a senha (que será
previamente informado) através do seguinte endereço via navegador de internet:
www.portal.educacao.rs.gov.br
Para acessar, digite seu CPF e senha:
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Clique em “Meu Universo” e em seguida em “Biblioteca” (os outros itens do
menu podem variar dependendo do seu nível de acesso):
Ao acessar o ambiente da Biblioteca com sucesso, caso você tenha mais de um
perfil, aparecerá uma tela para seleção de perfil, como a vista abaixo:
Para continuar selecione a opção Memória Documental, caso você tenha apenas
um perfil registrado o sistema entrará automaticamente.
A página inicial será apresentada, contendo uma barra de navegação principal
com as ferramentas fundamentais: memória, relatórios, meu perfil e cadastros
auxiliares conforme mostrado abaixo. Em seguida, vamos abordar cada uma das
ferramentas disponíveis na barra de navegação principal:
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4. MEMÓRIA 4.1 MEMÓRIA DOCUMENTAL
Neste cadastro de memória você vai encontrar a opção de Memória Documental. O acesso
pode ser feito ao posicionar o cursor do mouse sobre Memória:
O acesso também pode ser feito clicando sobre Memória:
Antes de cadastrar uma nova memória documental, certifique-se de que a
mesma já não está cadastrada no sistema, realizando uma busca através dos critérios
e clicando em pesquisar:
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Os resultados da busca irão retornar da seguinte maneira:
Caso sua busca não retorne os resultados desejados, clique em incluir memória
técnica documental para realizar um novo cadastro:
No próximo passo, preencha as informações sobre a memória documental e
após clique em salvar:
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Ao incluir com sucesso a nova memória documental, a seguinte mensagem
aparecerá:
Você também possui como opção, excluir algum registro de memória
documental. Para isso realize novamente a pesquisa e clique no X vermelho para
excluir e confirme a exclusão clicando em sim:
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A seguinte mensagem indicando sucesso, irá aparecer:
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5. RELATÓRIOS Conforme você for realizando novos cadastros, irá necessitar de relatórios
gerenciais, seja para apresentação ou controle pessoal. Para isso selecione a opção
relatórios no menu de navegação e após clique em acervo memória, conforme
mostrado abaixo:
5.1 ACERVO MEMÓRIA A opção de acervo memória será utilizada sempre que você precisar de
relatórios acerca da memória documental. Ao acessá-la, você vai encontrar a seguinte
tela:
Para gerar o seu primeiro relatório, preencha as informações, as mesmas irão
funcionar como filtros. Após o preenchimento, clique em visualizar relatório.
Uma nova tela abrirá mostrando os resultados obtidos pela busca e também
algumas opções de impressão e compartilhamento. As opções mais utilizadas por
você serão: PDF, Excel e Word.
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Se você precisa ter o relatório salvo em seu computador, selecione o formato e
clique em exportar.
Para imprimir, clique no ícone de impressora localizado acima e selecione as
opções desejadas.
Dica: Para a impressão ficar como vista na visualização, selecione o formato de
paisagem e ajustar a tela.
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6. MEU PERFIL Através desta opção você pode alterar o seu perfil, mantendo-o sempre
atualizado. Para isso, acesse a aba meus dados, conforme visto abaixo:
Altere os campos que você desejar e após clique em salvar.
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7. CADASTROS AUXILIARES A opção de cadastros auxiliares será utilizada para você poder criar e editar
cadastros conforme as suas necessidades. Como opções aqui, você pode modificar
cadastros de tipo de acervo e ato.
7.1 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO ACERVO Para acessar o cadastro auxiliar de tipo acervo, clique em cadastro auxiliar e
em seguida Tipo de Acervo.
Antes de cadastrar um novo tipo de acervo, tenha certeza de que o mesmo já
não foi previamente cadastrado. Para isso utilize a busca digitando os termos e
clicando em pesquisar:
Os resultados da busca aparecerão da seguinte forma:
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Para editar alguns dos termos obtidos pela busca, clique sobre o nome em tipo
de acervo.
Na tela que abrir, no primeiro campo você terá a opção de alterar o nome do
Tipo de Acervo (1), marcar como ativo ou inativo (2) e adicionar características ao
acervo (3).
Após as alterações, clique em salvar.
Ainda nos resultados das buscas, você pode excluir cadastros de tipo de acervo
que não sejam mais necessário. Para realizar a exclusão, selecione o termo desejado e
clique no X vermelho.
Observação: cuidado com exclusões, o conteúdo após excluído não poderá ser
recuperado.
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Quando a exclusão for realizada com sucesso, a seguinte mensagem deverá aparecer:
Caso, após realizar a busca, você não encontrar o tipo de acervo desejado, é
possível inserir um novo tipo. Para isso clique em Incluir tipo de acervo.
Preencha as informações na tela de cadastro e após clique em salvar. Perceba
que você pode incluir em características mais de uma opção clicando no sinal de +.
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Quando o novo registro for incluído com sucesso, a seguinte mensagem irá aparecer:
7.2 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO DE ATO Para acessar o cadastro auxiliar de tipo de ato, clique em cadastro auxiliar e em
seguida Tipo de Ato.
Antes de cadastrar um novo tipo de ato, tenha certeza de que o mesmo já não
foi previamente cadastrado. Para isso utilize a busca digitando os termos e clique em
pesquisar:
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Os resultados da busca aparecerão da seguinte forma:
Para editar alguns dos termos obtidos pela busca, clique sobre o nome em
consulta de tipo de ato.
Na tela que abrir, no primeiro campo você terá a opção de alterar o nome do
Tipo de Ato (1), descrição (2), se está ativo ou inativo (3) e sigla (4).
Ainda nos resultados das buscas, você pode excluir cadastros de tipo de acervo
que não sejam mais necessários. Para realizar a exclusão, selecione o termo desejado
e clique no X vermelho.
Observação: cuidado com exclusões, o conteúdo após excluído não poderá ser
recuperado.
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Quando a exclusão for realizada com sucesso, a seguinte mensagem deverá
aparecer:
Caso, após realizar a busca, você não encontrar o tipo de acervo desejado, é
possível inserir um novo tipo. Para isso clique em Incluir tipo de acervo.
Para incluir, preencha as informações na tela de cadastro e após clique em
salvar. Perceba que você pode incluir em características mais de uma opção
clicando no sinal de +.
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Quando o novo registro for incluído com sucesso, a seguinte mensagem irá
aparecer: