memorando de planeacion anual 2013

PRESIDENCIA REPÚBLICA DE COLOMBIA

INFORME RESULTADOS DE LA GESTION 2012 Y PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

2013

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTÁ D.C., Febrero 2013.

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Auditorias Éticas Resultados 2012 y

Programa Anual de Auditorias 2013

Presidencia de la República Oficina de Control Interno

MEMORANDO DE PLANEACION

1. Introducción En el ejercicio de la administración pública, se encuentra el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, como ente para apoyar la gestión que el Presidente de la República debe cumplir de acuerdo con sus funciones constitucionales y legales. El reto para la Presidencia de la República, consiste en superar los viejos paradigmas del quehacer cotidiano, “aquí todo se hace bien”, “todo está en el marco de las funciones”, “no hay nada nuevo por hacer”, mediante el cambio de pensamiento “siempre es posible mejorar lo que se hace”, una vía hacia la búsqueda de la excelencia, la oportunidad y la transparencia en el logro de los resultados planeados. Para la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República, el reto es avanzar con mayor decisión en apoyar el diseño de herramientas gerenciales que le posibilite “Ser parte de la Solución y NO quedarse como parte del problema”, y generar valor agregado para contribuir, en su rol independiente, al mejoramiento de los procesos de la entidad. Dentro de este marco, se creó el concepto de Auditoria Ética, una nueva forma de ver las auditorías internas así como el desarrollo de éstas, sin presión y más familiar; además con el fin de promover el autocontrol, crear mejoras prácticas para hacerlo diferente, bien y mejor en el logro de la misión, visión y objetivos de la Presidencia de la Republica.

2. Conceptos Es importante tener en cuenta las siguientes definiciones: Auditoría: El término “Auditoría” proviene del latín “Audire” que significa “Oír”, generalmente se vincula a un ejercicio en las organizaciones con el fin de verificar o examinar el estado de la gestión o funcionamiento. Ética: Es la moral pensada. Es decir la que invita al sujeto en un marco de principios y de valores a un actuar justo, correcto, probo. Pensar para actuar, es decir coherencia

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno absoluta. Pensar que servimos a las instituciones y no que las instituciones nos deben

servir. Qué significa entonces?: En un ejercicio de auditoría están involucradas las personas (auditor y auditado), seres humanos, con un sentir, con unas motivaciones, con unos proyectos, con unos principios y unos valores, con una ética, pero sobre todo diferentes posiblemente en todo lo anterior. Como superar las diferencias?: Cuando auditor y auditado se reconocen como interlocutores válidos. Cuando en el escenario de la auditoría se genera la confianza suficiente para escuchar y ser escuchado, para entender las razones y la validez de los argumentos, sin prejuicios y sin sospecha. Qué tipo de ética los debe acercar?: Se reconoce en los diferentes contextos el alcance de las éticas aplicadas. Las éticas de las profesiones, las religiosas, las políticas etc., lo que importa en el ejercicio que propone la Oficina de Control Interno es el de la Ética Pública. Una ética con fundamento moral en donde en el actuar, prime el orden de la ley en tanto de justicia e igualdad para el logro del interés común por encima de intereses particulares. Por qué la auditoría Ética?: Porque ante todo se debe superar la idea errónea que las Oficinas de Control Interno solo están para verificar lo malo, para objetar sin exaltar lo bueno y para criticar. Todo lo contrario es la apuesta a un escenario de confianza para encontrar soluciones, para coadyuvar con los equipos y responsables en los diferentes procesos al mejoramiento de los controles y los procedimientos que demanda la ley y los principios de lo público, para hacer análisis de los problemas y orientar a la toma de decisiones y corregir el rumbo a tiempo y evitar con ello que la gestión de la entidad se vea afectada. Promover e impulsar una gestión limpia sin hallazgos. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico, legal o funcional. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Observación: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito. Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora.

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3. Aspectos Generales

3.1 Objetivo general Promover la mejora continua del Sistema Integrado de gestión de la Presidencia de la república, a través de: Las Auditorias Éticas : mediante el fortalecimiento de los principios rectores del actuar del funcionario público: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, y el ejercicio de evaluación independiente de la gestión que realiza la Oficina de Control Interno, para así avanzar con mayor decisión en la construcción de herramientas gerenciales que le permitan a esta Oficina ser parte de la Solución y no quedarse como parte del problema, generar valor agregado y lograr la ejecución de la Política Cero Hallazgos. 3.2 Objetivo especifico

Disponer de una herramienta para los responsables y sus equipos en los diferentes procesos de la Entidad y para los auditores de la Oficina de Control Interno, que facilite la revisión y evaluación de las políticas, procedimientos y prácticas habituales, en relación con el marco de excelencia ética que demanda la Entidad, con el fin de proponer las acciones de mejora y el logro de la efectividad de los planes establecidos.

Orientar la actuación del auditado y del auditor, con el propósito de verificar que la gestión se desarrolla en el marco de las normas vigentes, con el fin de contribuir a la gestión limpia, cero hallazgos. 3.3 Marco Legal de la Presidencia de la República Dentro del Marco Legal del DAPRE, se tiene la siguiente documentación:

Ley 55 de 1990, por la cual se establece el objeto, funciones y principios de organización del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 3443 del 17 de septiembre de 2010, por medio del cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Decreto 3445 del 17 de septiembre de 2010, por medio del cual se crean unas Altas

Consejerías en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 4679 del 17 de diciembre de 2010, por la cual se crean dos programas Presidenciales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, uno para la formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de las poblaciones Afrocolombianas y los pueblos indígenas. En el artículo 5° se establece que los dos Programas Presidenciales adelantaran sus funciones bajo la dirección y orientación del Vicepresidente de la República.

Decreto 4637 del 09 de diciembre de 2011, por medio del cual se suprime la Secretaria del Consejo de Ministros y se crea la Secretaria para la Transparencia y se suprime el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 394 de 2012, por medio de la cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se conforma el sector presidencial.

Decreto 1887 de 2012, por medio del cual se crea el despacho del Ministro Consejero del Presidente de la República

Decreto 1960 de 2012, por medio del cual se crea la Alta Consejería Presidencial para Bogotá.

Resolución No. 0178 de 2011, Por la cual se Crean Los grupos de Trabajo de la Presidencia de la república.

Resolución No. 3255 de 2011, por la cual se crean los grupos de trabajo de Telecomunicaciones, Casas privadas y salones de Estado, Bienestar Social y Responsabilidad Social.

Resolución No. 1307 de 2012 por la cual se crea el Grupo de Atención al Usuario y Servicios compartidos.

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3.4 Estructura del DAPRE El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica está conformado de la siguiente forma:

1. Despacho del Presidente de la República 2. Despacho del Vicepresidente de la República 3. Dirección del Departamento.

3.1. (11) Altas Consejerías Presidenciales 3.2 (Cinco) Secretarías 3.3 Alto Asesor de Seguridad Nacional 3.4 Casa Militar 3.5 (Cinco) Programas Presidenciales 3.6 Subdirección General 3.7 Subdirección de Operaciones

3.7.1 (Tres) Oficinas 3.7.2 (Cinco) Áreas.

4. Órganos de Asesora y Coordinación 4.1. Comité de Coordinación del Sistema de Control interno. 4.2. Comisión de Personal.

3.4.1 Estructura actual de la Entidad 1. Despacho del Presidente de la República 2. Despacho del Vicepresidente de la República 3. Dirección del Departamento

3.1 Altas Consejerías Presidenciales

3.1.1 Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada. 3.1.2 Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos. 3.1.3 Alta Consejería Presidencial para las Regiones y la Participación Ciudadana. 3.1.4 Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones. 3.1.5 Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno 3.1.6 Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia

Administrativa 3.1.7 Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer. 3.1.8 Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales. 3.1.9 Alta Consejería Presidencial para Bogotá. 3.1.10 Oficina del Alto Comisionado para la Paz. 3.1.11 Despacho del Ministro Consejero del Presidente de la República.

3.2 Secretarías

3.2.3 Secretaría Privada. 3.2.4 Secretaría Jurídica. 3.2.5 Secretaria de Transparencia. 3.2.6 Secretaría de Prensa. 3.2.7 Secretaría para la Seguridad Presidencial.

3.3 Alto Asesor de Seguridad Nacional 3.4 Casa Militar

3.5 Programas Presidenciales

3.5.1 Para el Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven" 3.5.2 Para la Acción Integral contra Minas Antipersonal 3.5.3 Para los Derechos Humanos y DIH 3.5.4 Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de

la población afrocolombiana, negra, Palenquera y Raizal 3.5.5 Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de

los pueblos Indígenas de Colombia.

3.6 Subdirección General

3.7 Subdirección de Operaciones 3.7.1 Oficinas 3.7.1.1 Planeación 3.7.1.2 Control Interno 3.7.1.3 Control Interno Disciplinario

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno 3.7.2 Áreas

3.7.2.1 Administrativa 3.7.2.2 Financiera 3.7.2.3 Contratos 3.7.2.4 Talento Humano 3.7.2.5 Área de Información y Sistemas

3.8 Órganos de Asesoría y Coordinación

3.8.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno 3.8.2 Comisión de Personal.

3..4.2 Estructura Orgánica 2012

La estructura de DAPRE frente a la del 2011, se modificó de acuerdo con la creación de dos dependencias El Despacho del Ministro consejero y la Alta Consejería para Bogotá.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4. Resultados 2012

Durante la vigencia 2011 la Oficina de Control Interno, realizó las actividades programadas con el fin de realizar seguimiento y verificación a la gestión de la Presidencia de la República. Con base a las auditorías integrales de gestión, las auditorías de calidad, los subcomités de control interno, la evaluación a la Política del Riesgo y a las acciones de Mejora, se presentan los resultados alcanzados por la Entidad, así: 4.1 Resultados en Planeación 2012 Para determinar el grado de cumplimiento de la gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la Oficina de Control Interno definió prueba selectiva de verificación en los doce (12) procesos que componen el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE-. La evaluación se realizó al Plan estratégico y al Plan Operativo de la vigencia 2012. En el siguiente cuadro se identifican los procesos y las áreas y/o dependencias que hacen parte de éstos y que fueron objeto de verificación.

Proceso y/o dependencias seleccionadas del DAPRE

Proceso Dependencia

Gestión Financiera Área Financiera

Gestión Administrativa Grupos: Infraestructura, Mantenimiento, Recursos Físicos, Servicios Generales, Transporte, Casa Privadas, Telecomunicaciones

Gestión Talento Humano Área de Talento Humano

Direccionamiento Estratégico Oficina de Planeación

Gestión Documental Grupo de Gestión Documental

Tecnología de Información y Comunicaciones Área de Sistemas

Adquisición de Bienes y Servicios Área de Contratos

Gestión Jurídica Secretaría Jurídica

Gestión Asuntos Políticos

Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada. Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Alta Consejería Presidencial para las Regiones y la

Participación Ciudadana. Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones. Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana. Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales. Oficina del Alto Comisionado para la Paz. Alto Asesor de Seguridad Nacional PP Derechos Humanos y DIH PP Minas PP Colombia Joven PP Indígenas PP Afrocolombiana, negra, Palenquera y Raizal

Secretaría de Transparencia

Fondo Paz

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

Secretaría Privada

Secretaría de Prensa

Secretaría para la Seguridad Presidencial

Casa Militar

Evaluación Control y Mejoramiento Oficina de Control Interno

4.1.1. Plan Estratégico Para la vigencia 2012 se aprobó el documento “Plan Estratégico Institucional” donde se definió las directrices para la formulación de la Planeación de la Presidencia de la Republica, bajo la metodología de Balance Score Cartd - BSC y se aprobó el Plan Estratégico denominado Mapa Estratégico 2012 – 2014.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Para la verificación del cumplimiento de las metas del 2012 del Mapa Estratégica, a

continuación se presenta el reporte de los indicadores que miden los resultados alcanzados en las metas propuestas:

Fuente aplicativo SIGEPRE

Conclusiones

i. Con relación a los indicadores definidos para el logro del cuarto (4) objetivo institucional “Garantizar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro de información al Presidente de la Republica”: Satisfacción servicio de seguridad Satisfacción servicio de apoyo logístico Satisfacción servicio de conceptos legales

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Estos indicadores no reflejan la evaluación para la vigencia 2012 y según el manual de servicios misionales la periodicidad es por año, a corte de este informe se está definiendo las encuestas para obtener resultados de satisfacción de estos servicios. El Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos, definió un Plan de mejoramiento en el cual se espera contar con esta información a 31 de junio de 2013.

ii. En el Objetivo 5c “Fortalecer la cultura institucional en término de liderazgo, calidad y vocación del servicio” , los indicadores que miden el logro de las metas propuestas para la vigencia 2012, no están reportados: Nivel de Satisfacción clientes Oportunidad atención P.Q.R.

De acuerdo con el indicador Nivel de satisfacción clientes en el aplicativo SIGEPRE, presenta el siguiente análisis de datos “No se cuenta con datos a 31 de diciembre de 2012 debido a una mejora que se está adelantando en el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos en el cual se espera contar con esta información a 31 de junio de 2013”.

iii. La Oficina de Control Interno recomienda al Proceso de Direccionamiento

Estratégico, definir controles oportunos para que las dependencias responsables reporten la información de los indicadores con sus respectivos análisis de datos y las acciones que dan cumplimiento de las estratégicas durante el desarrollo de la vigencia 2013.

4.1.2 Plan Operativo Anual A continuación se presentan los reportes de los resultados obtenidos en los planes operativos de la entidad:

Reporte General de la Planeación Operativa: Con respecto a la planeación operativa podemos decir los siguientes:

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Fuente: Aplicativo SIGEPRE

De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 98.89% y de gestión en el cumplimiento de sus actividades del 98.64%.

Reporte de las Altas Consejería Presidenciales:


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Como resultado de este reporte de cierre, la Alta Consejería para la Seguridad Nacional, presenta un estado de avance del 40.32% en gestión de su plan Operativo, lo cual implica que no cumplieron con todas las actividades propuesta para la vigencia 2012, encontrándose en la escala de rango desfavorable. Lo cual, genera incumplimiento del Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la planeación estratégica y operativa – actividades 21, 22 y 25. No conformidad 1.

Reporte de las Secretarías Presidenciales:


De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado de las secretarías Presidenciales se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 98.38% y de gestión en el cumplimiento de sus actividades del 100%.

Reporte de los Programas Presidenciales:

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De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado de los Programas Presidenciales se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 99.48% y de gestión en el cumplimiento de sus actividades del 100%.

Reporte de las Dependencias de la Subdirección de Operaciones:


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De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado de las dependencias de la Subdirección de operaciones se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 98.59% y de gestión en el cumplimiento de sus actividades del 100%.

Reporte del Plan Operativo de la Oficina de Control Interno


ESTRATEGICA INDICADORES

E NOMBRE META RESULTADO

Estrategia 1 Evaluar de manera independiente el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República

Cumplimiento Programa anual de auditoria 100.00 100.00

Actividades de fomento cultura del Autocontrol 100.00 100.00

Estrategia 2 Promover la cultura del autocontrol, la autogestión, y la autoevaluación para la construcción de una Entidad orientada al mejoramiento continuo

Procesos/dependencias acompañados en cumplimiento de la gestión 100.00 100.00

Cumplimiento de los planes de mejoramiento. 100.00 100.00

En cumplimiento de lo establecido en el artículo octavo (8) de la Resolución No. 4478 de 2012, las dependencias de la Presidencia de la República realizaron sus subcomités de control interno. Durante el año 2012 se efectuaron sesenta y dos (62) subcomités,

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno cumpliendo con la actividad programada en el Plan Operativo de la oficina de Control

interno. 4.2. Resultados de Auditorias 4.2.1. Resultados Auditorías Externas Durante la vigencia 2012, al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se le practicaron dos auditorías externas, la primera de ellas realizada por el ICONTEC, con el fin de verificar la permanencia del certificado en calidad y la segunda por la Contraloría General de la Republica, dirigida a proyectos de inversión. Como resultado de estas auditorías, las entidades competentes (CGR e ICONTEC), presentaron las siguientes No conformidades / hallazgos:

Ver informe de la CGR, proyectos de inversión.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Como resultado de las Auditorías Externas se encontraron 4 No Conformidades – ICONTEC

y 9 Hallazgos – CGR, de los cuales se suscribieron 5 Planes de Mejoramientos por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. En virtud de los nueve (9) hallazgos de la CGR, el número 4 “Actividades y compromisos del proyecto”, corresponde a la antigua Alta Consejería Presidencial para la reintegración social y económica de personal y grupos alzados en armas – ACR, que afínales de 2011 fue convertida en Agencia Presidencial Adscrita a la Presidencia de la República con autonomía propia, por lo tanto se le dio traslado a este hallazgo para su cumplimiento por parte de ésta nueva entidad. Los números 1. “Información del proyecto” y 8. “Permisos y autorizaciones” con presunto alcance disciplinario. Resultados de la Auditoría Integral realizada por la Contraloría General de la Republica vigencia 2011

La Contraloría General de la República, para la vigencia fiscal 2011, no aplico auditoría integral a la DAPRE, sólo realizó auditoría a los proyectos de inversión de la entidad, por lo tanto, para FENECIMIENTO DE LA CUENTA de la Entidad por la vigencia Fiscal 2011, la Contraloría General de la República realizará en el año 2013 Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. 4.2.2. Resultados Auditorías Internas Durante la vigencia 2012, el Plan de Auditorias aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, se cumplió en el 100%. A continuación se relacionan las nuevas (10) Auditorías Integrales efectuadas a los procesos y dependencias, así:

i. Todos los procesos auditoria integrales de calidad.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno ii. AP - Proyectos de inversión Programa Presidencial de Afrocolombiano

iii. AP - Proyectos de inversión Programa Presidencial Indígenas iv. AP - Proyectos de inversión Programa Presidencial Colombia Joven v. AP - Proyectos de inversión de la Secretaría de Transparencia.

vi. Proceso de Gestión Financiera. vii. Proceso de Gestión Documental.

viii. Proceso de gestión Administrativa ix. Proceso de Direccionamiento Estratégico x. Proceso de Atención al Usuario.

4.2.3 Mesas de Trabajo Las mesas de trabajo son un componente esencial en el desarrollo metodológico de las Auditorias Éticas. La realización de las mesas, posterior a la entrega del informe preliminar de la auditoría, ha permitido que el auditado y el auditor realicen un ejercicio activo de habla, en donde predominen los argumentos objetivos y las pruebas verificables sobre las No conformidades, las Observaciones y las Recomendaciones contenidas en el informe. Como resultado de la metodología propuesta, se ha logrado que los responsables de los procesos y/o dependencia y sus equipos verifiquen la normatividad aplicable, conozcan y revisen los procedimientos definidos para actividades regulares y de impacto, puedan identificar la fortaleza o la debilidad de los controles, la necesidad de fortalecer el autocontrol y de lograr consensos sobre las mejoras a implementar. En ese sentido, Se realizaron mesas de trabajo a igual número de auditorías éticas planeadas y ejecutadas. 4.3 Resultados de las Encuestas al Sistema de Control Interno DAPRE: 4.3.1 Resultados de la evaluación de la Contraloría General de la República La evaluación a los mecanismos del Sistema de Control Interno, respecto de la gestión de los proyectos de inversión que adelanta el DAPRE y que fueron objeto de evaluación por parte de la Contraloría General de la República, dio como resultado una calificación de 1.63, que de acuerdo con la Guía de Auditoría, equivale a Con deficiencias, lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales de la entidad existen y se aplican, no obstante no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. 4.3.2 Resultados de la evaluación del Departamento Administrativo de la Función pública

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Los Resultados de la Encuesta Referencial MECI y de Calidad para la vigencia 2012 reportado por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, serán incorporados en este documento una vez que ésta entidad los de a conocer. 4.3.3 Resultado de la encuesta del Sistema de Control Interno DAPRE. La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, aplico en el mes de diciembre de 2012 una encuesta con 66 preguntas, con las que se evaluó el Sistema de Control Interno y las cuales están alineadas con la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI. La población muestra encuestada fue de 655 funcionarios que prestan sus servicios en la planta de personal, incluyendo a quienes laboran por contrato de prestación de servicios. Del total de la muestra seleccionada para la encuesta, 159 respondieron a través del aplicativo informativo operado para tal fin. La respuesta se disminuyó en un 32% con relación al año 2011, como se muestra en el cuadro siguiente:

Comparativo de la Población Seleccionada de 2010 a 2012

Con relación al cuadro comparativo de la población seleccionada, se describe la población encuestada por rango del nivel jerárquico así:

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NIVEL DE CARGOS CANTIDAD Directivos 33 Asesores 145

Profesionales 148 Técnicos 47

Asistenciales 220 Total 593

Lo funcionarios del Departamento administrativo contestaron la encuesta sobre el Sistema de Control Interno de la siguiente forma:

La calificación total de Sistemas de Control Interno en el 2012 fue de 4,11 sobre 5, superior a la obtenida en la vigencia 2011 que fue de 3,91, con un incremento de variación del 4.94%; como se puede observar en el siguiente cuadro con el análisis de cada Subsistema de Control Interno:

Subsistemas de control Interno 2011 2012 incremento %

Control Estratégico 3,89 4,03 3,47

Control de Gestión 3,87 4,01 3,49 Control de Evaluación 3,97 4,30 7,67

Total General 3,91 4,11 4,94

En el siguiente reporte desagregado por cada componente con sus elementos de sistema de Control Interno, podemos observar la comparación de los resultados obtenidos en las encuestas de percepción por los años 2010, 2011 y 2012. Es de anotar que ha mejorado la calificación.

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Como resultado de la aplicación de la encuesta de evaluación del Sistema de Control Interno en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 2012, la Oficina de Control Interno reforzará en la vigencia 2013 los siguientes elementos que se obtuvo una calificación por debajo de 4, así:

1 a 5 1 a 5 0 a 5 1 a 5SISTEMA SUB-SISTEMA COMPONENTE ELEMENTO 2.010 2.011 2.012 2.012

3,82 3,91 3,54 4,111. CONTROL ESTRATÉGICO 3,74 3,89 3,44 4,03

1.1. AMBIENTE DE CONTROL 3,73 3,90 3,39 4,011.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS DE CONTROL 3,53 3,80 3,20 3,851.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 3,85 3,89 3,49 4,121.1.3. ESTILO DE DIRECCIÓN 3,93 4,00 3,48 4,07

1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 3,85 4,03 3,58 4,131.2.1. PLANES Y PROGRAMAS 3,90 4,20 3,71 4,231.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 3,88 4,06 3,55 4,151.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3,77 3,83 3,48 3,99

1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,62 3,75 3,35 3,951.3.1. CONTEXTO ESTRATÉGICO 0,00 3,79 3,24 3,861.3.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 3,76 3,81 3,50 4,071.3.3. ANALISIS DE RIESGOS 3,64 3,76 3,41 4,031.3.4. VALORACIÓN DE RIESGOS 3,53 3,70 3,25 3,841.3.5. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,58 3,73 3,33 3,98

2. CONTROL DE GESTIÓN 3,86 3,87 3,43 4,012.1. ACTIVIDADES DE CONTROL 3,89 3,92 3,68 4,20

2.1.1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3,87 3,86 3,79 4,372.1.2. PROCEDIMIENTOS 3,99 3,99 3,79 4,252.1.3. CONTROLES 3,82 3,85 3,61 4,132.1.4. INDICADORES 3,87 3,90 3,59 4,132.1.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3,83 4,02 3,62 4,12

2.2. INFORMACIÓN 3,90 3,89 3,32 3,932.2.1. INFORMACIÓN PRIMARIA 3,74 3,76 3,06 3,802.2.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA 3,95 3,84 3,27 3,872.2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4,02 4,07 3,63 4,11

2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA 3,78 3,80 3,29 3,892.3.1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 3,63 3,68 3,32 3,802.3.2. COMUNICACIÓN INFORMATIVA 3,70 3,73 3,12 3,872.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN 4,01 3,98 3,43 3,99

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3,91 3,97 3,75 4,303.1. AUTO-EVALUACIÓN 3,89 3,93 3,79 4,30

3.1.1. AUTO-EVALUACIÓN DEL CONTROL 3,81 3,89 3,84 4,333.1.2. AUTO-EVALUACIÓN DEL GESTION 3,95 3,98 3,74 4,27

3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 0,00 4,00 3,74 4,303.2.1. EVALUACÓN INDEPENDIENTE 0,00 3,84 3,68 4,213.2.2. AUDITORÍA INTERNA 0,00 4,16 3,80 4,39

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO 3,93 3,99 3,71 4,293.3.1. INSTITUCIONAL 3,91 3,97 3,68 4,293.3.2. PROCESOS 3,91 3,97 3,76 4,323.3.3. INDIVIDUAL 3,98 4,02 3,69 4,26

RESULTADO ENCUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.010, 2.011 Y 2.012

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno SUB-SISTEMA COMPONENTE ELEMENTO AÑO

2012 1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.1. AMBIENTE DE CONTROL

1.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS 3,85

1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3,99 1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,95

1.3.1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

3,86 1.3.4. VALORACIÓN DE RIESGOS 3,84 1.3.5. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,98 2, CONTROL DE GESTIÓN

2.2. INFORMACIÓN 3,93

2.2.1. INFORMACIÓN PRIMARIA

3,8 2.2.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA 3,87 2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA 3,89 2.3.1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 3,8

2.3.2. COMUNICACIÓN INFORMATIVA

3,87 2.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN 3,99

Para reforzar estos elementos del sistema de control interno, se realizará en el rol de Asesoría y Acompañamiento, capacitación y sensibilización junto con las dependencias involucradas y también a través del Plan institucional de capacitación -PIC. Adicionalmente se solicitara al Comité para que desde las áreas responsables de los temas impulsen el fortalecimiento del sistema de Control interno del Departamento administrativo de la Presidencia de la Republica. 4.4 Evaluación de la administración de los Riesgos del DAPRE. A final del último trimestre de la vigencia 2012 la Oficina de Control Interno, practicó evaluación a los riesgos definida por la Entidad. Con el propósito de establecer si la gestión del riesgo en la Presidencia de la República está siendo administrada de manera apropiada. De otra parte, se definieron objetivos operacionales para determinar:

La coherencia de los mapas de riesgos definidos por los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia –SIGEPRE-, y la claridad de las directrices dadas en el documento Lineamiento para la administración del Riesgo L-DE-01

Verificar la coherencia de los controles Vs la definición de los riesgos.

Verificar el manejo de los riesgos por parte de los procesos de acuerdo con los

lineamientos para la Administración del Riesgo. Lo anterior, le permitió a la Oficina de Control Interno establecer, el nivel de comprensión y aprehensión de los conceptos aplicados a través del documento “Lineamientos para la

24



Presidencia de la República Oficina de Control Interno Administración del Riesgo”. Y los resultados de la verificación del estado de los Riesgos, a

saber son los siguientes:

i. La Oficina de Control Interno, tal como lo hizo en el informe de conclusiones de las auditorías internas de gestión y en el informe de la encuesta del SIGEPRE, plantea la necesidad de diseñar y desarrollar escenarios que permitan mejorar la asesoría y el acompañamiento a los procesos, con el fin de fortalecer la gestión del riesgo y garantizar con ello un mejor control a factores externos e internos, que puedan incidir en el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales.

ii. Sugiere a la entidad como una mejora a los lineamientos para la administración del riesgo la actualización del documento incluyendo la forma de administrar los riesgos de Corrupción – Estatuto Anticorrupción.

iii. Se recomienda que los procesos realicen la revisión completa de los riesgos para su actualización, definiendo las causas y controles efectivos que garanticen la mitigación de los mismos.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Control Interno determina que en atención al análisis de los Riesgos, se tenga en cuenta en el programa de auditoría de la vigencia 2013, los procesos que se encuentran ubicados en la zona de tolerable a importante y, que corresponde entre otros, a los siguientes procesos con el fin de fortalecer los conceptos y su aplicación:

Matriz de Riesgos después de controles (Residual)

Insignificante (1) Menor (2) Moderado (3) Mayor (4) Catastrófico (5) 1 2 3 4 5

Riesgo Adquisición B S Riesgo Evaluación Control M Riesgo Adquisición B SRiesgo Gestión Financiera Riesgo Evaluación Control M Riesgo Gestión Financiera Riesgo Evaluación Control M

Riesgo Talento Humano Riesgo Gestión DocumentalRiesgo4 TICS Riesgo Gestión Jurídica

Riesgo1 G. de Seguridad y Apoyo Logís.

Riesgo2 G. de Seguridad y Apoyo Logís.

Riesgo 3 G. de Seguridad y Apoyo Logís.

Riesgo Talento Humano2 4 6 8 10

Riesgo Dir. Estratégico Riesgo Atención al UsuarioRiesgo Talento Humano Riesgo Atención al Usuario

Riesgo TICS Riesgo Atención al UsuarioRiesgo Dir. Estratégico

Riesgo Evaluación Control M Riesgo Gestión Administrativa

Riesgo Gestión FinancieraRiesgo Gestión Financiera

Riesgo Gestión JurídicaRiesgo Gestión de Asuntos Políticos

Riesgo TICSRiesgo Gestión de Asuntos Políticos

3 6 9 12 15Riesgo Adquisición B S Riesgo Dir. Estratégico

Riesgo Gestión Administrativa Riesgo Dir. EstratégicoRiesgo Talento Humano Riesgo Gestión Administrativa

Riesgo TICS Riesgo Gestión Documental

4 8 12 16 20Riesgo Gestión Documental

5 10 15 20 25

Probable (4)

Casi certeza (5)

PROBABILIDADIMPACTO

Raro (1)

Improbable (2)

Moderada (3)

25



Presidencia de la República Oficina de Control Interno De acuerdo con la matriz de valoración después de controles se presenta a continuación la

consolidación de los riesgos en las zonas de mayor probabilidad / impacto:

Consolidado riesgos después de controles (residual)

Probabilidad/Impacto No Zona de riesgo baja 0 Zona de riesgo moderada 8 Zona de riesgo alta 26 Zona de riesgo extrema 5 Total 39

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Gestión de Riesgo

Al realizar el análisis de los riesgos, se determinó que los siguientes procesos se ubican en las zonas de mayor rango: Zona de riesgos extrema:

Direccionamiento Estratégico Gestión Administrativa Gestión Documental

Zona de riesgos Alta:

Atención al Usuario Gestión de Asuntos Políticos Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación Gestión Jurídica Gestión Financiera Evaluación, Control y Mejoramiento Talento Humano Seguridad, Apoyo Logístico presidencial y comunicación y prensa Adquisición de bienes y servicios

De acuerdo con la zona de tolerancia del riesgo, los procesos de mayor importancia son los mimos de la zona de riesgo extrema, a los cuales se le debe practicar auditoría con mayor énfasis para la vigencia 2013, los cuales son: Direccionamiento Estratégico, Gestión Administrativa y Gestión Documental.

26



Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4.5 Informes de ley

Durante el año 2012, la Oficina de Control Interno realizo 60 informes de Ley previa validación y evaluación de la información requerida para su elaboración, estos informes fueron entregados a su destinatario de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y dentro del término legal establecido para ello, así:

INFORMES Realizados Fecha Ultima Auditoria Dependencia Estado

Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI 1 11/01/2012 PPLCC 01/01/2012

Informe Gestión Contractual 1 16/01/2012 SIRECI CGR 31/12/2011 Informe de Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 1 23/01/2012 Subdirector 2011 4° trm

Certificaciones SUIP 1 26/01/2012 A Talento Humano 2011 4° trm Informe de Celulares Resolución 1623 de julio de 2011. 1 30/01/2012 Subdirector 2011 4° trm

Informe Soporte Certificación al SUIP 1 30/01/2012 A Talento Humano 31/12/2011 Informes Examen a los planes de mejoramiento. 1 30/01/2012 DAPRE 31/12/2011

Informes Seguimiento a los planes de mejoramiento. 1 30/01/2012 SIRECI CGR 31/12/2011

Informe a la Dirección de Defensa Judicial LITIGOB 1 31/01/2012 S. Jurídica 2011 toda la

Vigencia Informe de Legalidad del Software 1 10/02/2012 Derechos de Autor Acta Comité de Coordinación de Control Interno. 1 14/02/2012 DAPRE 31/12/2011

Evaluación CI Contable CHIP 1 27/02/2012 Contaduría Informe Ejecutivo Anual 1 27/02/2012 DAFP Informe Cuenta Fiscal a la Contraloría General de la República 1 12/03/2012 SIRECI CGR 30/06/2012

Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI 1 12/03/2012 PPLCC 01/03/2012

Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1 14/03/2012 Página Web a marzo 14

Informe a la Cámara de Representantes 1 23/03/2012 Congreso de la República OFI11-00025309

Informe de Control Interno Contable 1 23/03/2012 DAPRE 2011 3er Cuatrim

Informe mensual de Austeridad del Gasto 1737 1 30/03/2012 Subdirección de

Operaciones 01/11/2011

Informe Sectorial de Austeridad presentado a la Función Pública 1 30/03/2012 DAFP 2011 4° trm



Informe de Celulares Resolución 1623 de julio de 2011. 1 10/04/2012 Subdirector 2012 1er trm

Informe Gestión Contractual 1 16/04/2012 SIRECI CGR 30/06/2012 Informe de Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 1 18/04/2012 Subdirector 2012 1er trm

Acta Comité de Coordinación de Control Interno. 1 25/04/2012 DAPRE 30/03/2012

Informes Examen a los planes de mejoramiento. 1 26/04/2012 DAPRE 30/03/2012

Informe Soporte Certificación al SUIP 1 30/04/2012 A Talento Humano 30/03/2012 Certificaciones Suip 1 02/05/2012 A Talento Humano 2012 1er trm Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI 1 10/05/2012 PPLCC 01/05/2012

27



Presidencia de la República Oficina de Control Interno Informe para el Congreso de la

República 1 07/06/2012 Congreso de la República MEM12-







Informe de Control Interno Contable 1 29/06/2012 DAPRE 2012 1er Cuatrim Informe Sectorial de Austeridad presentado a la Función Pública 1 29/06/2012 DAFP 2012 1er trm

Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI 1 13/07/2012 Correo Electrónico 01/07/2012

Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1 13/07/2012 Página Web a julio 14

Acta Comité de Coordinación de Control Interno. 1 18/07/2012 ACT12-00000215 30/06/2012

Informe Gestión Contractual 1 24/07/2012 APLICATIVO CGR SIRECI 30/06/2012

Informe de Control Interno Contable 1 27/07/2012 MEM12-00011122 2012 1er Cuatrim

Informes Examen a los planes de mejoramiento. 1 30/07/2012 MEM12-00011170 30/06/2012

Informes Seguimiento a los planes de mejoramiento. 1 30/07/2012 APLICATIVO CGR

SIRECI 30/06/2012

Certificaciones SUIP 1 31/07/2012 Aplicativo DAFP 2012 2° trm Informe de Celulares Resolución 1623 de julio de 2011. 1 31/07/2012 Subdirector 2012 2° trm

Informe Soporte Certificación al SUIP 1 31/07/2012 Informe de Seguimiento 30/06/2012 Informe de Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 1 15/08/2012 MEM12-00000011 2012 2° trm


Informe a la Dirección de Defensa Judicial LITIGOB Dec. 1795 1 18/09/2012 MEM12-00013888 Primer Sem 2012

Informe Derechos de Petición 1 18/09/2012 MEM12-00013888 2012 1er sem

Certificaciones SUIP 1 07/11/2012 Aplicativo DAFP 2012 3er trm Informe de Celulares Resolución 1623 de julio de 2011. 1 30/10/2012 Subdirector 2012 3er trm

Informe de Control Interno Contable 1 26/11/2012 MEM12-00017609 y MEM12-00018726 2012 2° Cuatrim

Informe de Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 1 15/11/2012

MEM12-00017031 Fondo paz MEM12-00018703 DAPRE

2012 3er trm


Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1 13/11/2012 Página Web a noviembre 14

Informe Soporte Certificación al SUIP 1 06/11/2012 Informe de Seguimiento 30/09/2012

Informe trimestral de Austeridad del Gasto Decreto 0984 14-05-12 1 28/12/2012 Subdirección de

operaciones 01/09/2012

Acta Comité de Coordinación de Control Interno. 1 30/10/2012 Subdirección de

operaciones 30/09/2012

Informe Gestión Contractual 1 01/11/2012 SIRECI 30/09/2012

Informe de Resultados del plan de mejoramiento CGR. 1 13/11/2012 MEM12-00016949 30/09/2012

28



Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4.6 Evaluación del Proceso Auditor - Encuestas de Procesos realizados

Las evaluaciones que se presentan a continuación, tienen incidencia sobre el desarrollo de auditorías practicadas por la Oficina de Control Interno, corresponden al proceso auditor de la calidad al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia –SIGEPRE. 4.6.1 Escala de Desempeño del Auditor:

4.6.2 Criterios de Calificación.

4.6.3 Consolidación de Resultados

MEDIDASPLAN DE MEJORAMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS

FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS

FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS

MANTENIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS

MANTENIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS DE 951 A 1100 PUNTOS

DE 751 A 950 PUNTOS

DE 451 A 750 PUNTOS

DE 251 A 450 PUNTOS

NIVELDESEMPEÑO BAJO, CON CLARAS DEFICIENCIAS

ESCALA DE DESEMPEÑO DEL AUDITOR

250 PUNTOS

RANGO

DESEMPEÑO REGULAR CON RESULTADOS ESTANDARES

DESEMPEÑO ACEPTABLE CON RESULTADOS ESTANDARES

DESEMPEÑO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTTIVA

DESEMPEÑO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y CRÍTICOS

CRITERIO VALORExcelente 100Bueno 75Regular 50Deficiente 25

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

E B R D E B R D26 4 1 0 84% 13% 3% 0%

21 9 1 0 68% 29% 3% 0%

27 4 0 0 87% 13% 0% 0%

23 6 2 0 74% 19% 6% 0%

25 5 1 0 81% 16% 3% 0%

24 6 1 0 77% 19% 3% 0%

25 5 1 0 81% 16% 3% 0%

22 8 1 0 71% 26% 3% 0%

21 9 1 0 68% 29% 3% 0%

24 6 1 0 77% 19% 3% 0%

27 3 1 0 87% 10% 3% 0%

78% 19% 3%

¿Cómo calificaría la claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría?

¿En general cómo calificaría el comportamiento del Auditor?

COMENTARIOS Y OBSERVACIONES DE MEJORA PARA EL AUDITOR

¿Cómo calificaría el ambiente que propició el Auditor al inicio y durante la auditoría?

¿Cómo calificaría el dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado?

¿Cómo califiacaría la objetividad del Auditor al analizar las evidencias durante la auditoría?

ASPECTO A EVALUAR CALIFICACIÓN

¿Cómo calificaría el aporte y/o comentarios realizados por el Auditor durante la auditoría?

¿Cómo calificaría la oportunidad en la notificación del plan de auditorías (Agenda)?

¿Como calificaría el enfoque y orientación dado por el auditor?

¿Como calificaría el cumplimiento del horario por parte del auditor?

¿Cómo calificaría la claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor?

% DE PARTICIPACION

¿Cómo calificaría la seguridad del Auditor al llevar a cabo el proceso de auditoría?

29



Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4.6.4 Resultados de la Evaluación

Excelente Bueno Regular Deficiente84% 13% 3% 0%

¿Cómo calificaría la oportunidad en la notificación del plan de auditorías (Agenda)?

84%

13%3%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

1Excelente Bueno Regular Deficiente


¿Como calificaría el cumplimiento del horario por parte del auditor?

87%

13%

0% 0%0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


30





¿Cómo calificaría la claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor?

74%

19%

6%0%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%



¿Cómo calificaría el ambiente que propició el Auditor al inicio y durante la auditoría?

81%

16%

3% 0%0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%


31





¿Cómo calificaría el dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado?

77%

19%

3% 0%0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%



¿Cómo calificaría la seguridad del Auditor al llevar a cabo el proceso de auditoría?

81%

16%

3% 0%0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%


32





¿Cómo calificaría el aporte y/o comentarios realizados por el Auditor durante la auditoría?

71%

26%

3% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%



¿Cómo califiacaría la objetividad del Auditor al analizar las evidencias durante la auditoría?

68%

29%

3%0%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


33





¿Cómo calificaría la claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría?

77%

19%

3% 0%0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%



¿En general cómo calificaría el comportamiento del Auditor?

87%

10%3% 0%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


34




Una vez obtenidos los Resultados de las evaluaciones de las Auditorías Internas, se observa que en general el desempeño de los auditores con respecto al proceso auditor y de acuerdo a los criterios evaluados, es calificado en el 78% como DESEMPEÑO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y CRÍTICOS, el 19% lo califica DESEMPEÑO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTIVA y el 3% como DESEMPEÑO ACEPTABLE CON RESULTADOS ESTANDARES, paro lo cual se desarrollara un plan de mejoramiento sobre las debilidades detectadas con el fin de fortalecer las habilidades y competencias del grupo auditor y así lograr los mejores resultados. 4.6.5 Análisis Comparativo 2012 vs 2011

Gráfico. Resultados Desempeño General de los Auditores 2012 vs 2011

DESEMPEÑO EXCELENTE

DESEMPEÑO BUENO

DESEMPEÑO REGULAR

78% 19% 3%

Desempeño General de los Auditores

78%

19%

3%0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%

1

DESEMPEÑO EXCELENTE DESEMPEÑO BUENO DESEMPEÑO REGULAR

78%

19% 3%

74%

26%

0% 0%

20%40%60%80%

100%

DESEMPEÑOEXCELENTE

DESEMPEÑOBUENO

DESEMPEÑOREGULAR

2012

2011

35



Presidencia de la República Oficina de Control Interno Al realizar el análisis comparativo, se observa un incremento en 4 puntos porcentuales en

cuanto a la excelencia con que los auditores se desempeñaron en el ciclo de auditorías al pasar del 74% al 78%. Aspectos que presentan una mejoría significativa en relación a los resultados de la vigencia anterior, son los siguientes:

1. La claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la Auditoría mejoraron notablemente su participación en la calificación excelente al pasar del 46% al 77%, es decir en 31 puntos porcentuales.

2. La oportunidad en la notificación del Plan de Auditorías así como el dominio y

conocimiento del Auditor respecto al proceso Auditado, mejoraron su participación en calificación excelente al pasar cada una del 57% al 84% (27 puntos porcentuales) y 77% (20 puntos porcentuales), respectivamente.

3. La claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor, mejoraron su

participación en calificación excelente al pasar del 61% al 74%, es decir en 13 puntos porcentuales.

4. En general el comportamiento del Auditor, mejoró su participación en

calificación excelente al pasar del 68% al 87%, es decir en 19 puntos porcentuales.

Lo anterior, permite concluir que los cursos de actualización de formación de Auditores Internos de Calidad MECI - NTCGP 1000, las reuniones y charlas se sensibilización, contribuyeron al crecimiento, fortalecimiento y mejoramiento en el desempeño de los auditores. 4.6.6 Aspectos por Mejorar En el análisis comparativo, se observó que hubo aspectos que presentaron una variación en relación con los resultados de la vigencia anterior, como el enfoque y orientación dados por el auditor, la seguridad del auditor para llevar a cabo el proceso de auditoría y el ambiente que propicia el auditor al inicio y durante la auditoria, al disminuir su desempeño excelente a bueno y regular. Por lo anterior, se hace importante establecer las acciones que permitan mantener y mejorar el desempeño de los auditores, con el fin de garantizar que los resultados de las auditorías internas estén fundamentados en juicios acertados y críticos.

36



Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4.7 Planes de Mejoramiento

Tal como lo establece la Directiva Presidencial 08 de septiembre de 2003, la Resolución Orgánica No. 5872 de 11 de julio de 2007 de la CGR y el Modelo Estándar de Control Interno, Subsistema de Control de Evaluación, Componente: Planes de Mejoramiento, en cumplimiento de estos lineamientos, la Oficina de Control Interno ha realizado la siguiente gestión.

De acuerdo con el resultado de la vigencia 2012, se describe a continuación de las 5 MEJORAS VENCIDAS (planes de mejoramiento vencidos):

No. Código Nombre Proceso Fecha de solicitud Estado del paso

1NCR-0068

No Conformidad NC2 ICONTEC 2011Direccionamiento Estratégico 21/03/2012 17:17

Vencido

2NCR-0069

No Conformidad NC3 ICONTEC 2011Direccionamiento Estratégico 21/03/2012 17:25

Vencido

3 NCP-0108 GA- Mapa de Riesgos Gestión Administrativa 11/09/2012 16:02 Vencido

4OM-0057

ACTUALIZACION DOCUMENTOSPROCESO DE GESTIONADMINISTRATIVA Gestión Administrativa 06/11/2012 08:22

Vencido

5OM-0024

Seguimiento inventario de vehículosGestión Administrativa 13/03/2012 08:56

Vencido

37



Presidencia de la República Oficina de Control Interno Proceso Direccionamiento Estratégico.

NCR-0068 No Conformidad NC2 ICONTEC 2011 Se venció el 31 de diciembre de 2012. El 14 de enero de 2013, el responsable del proceso solicita cambio de responsable en el aplicativo. El 4 de febrero de 2013 solicitaron el cierre de la mejora por cumplimiento de actividades, pero manifiestan lo siguiente en el punto 3.10 “Se verificó la ejecución de las actividades del plan, sin embargo en la Auditoria Externa de Seguimiento al SIGEPRE se evaluó la efectividad por parte del ICONTEC para lo cual se mantuvo abierto el hallazgo y se formuló plan de mejora dando alcance al presente hallazgo. Se adjunta como concepto la mejora y plan en mención. "AU - Alcance Hallazgo PSQRs ICONTEC 2012" y "Plan de Mejoramiento Atención Oportuna a PSQR's". NCR-0069 No Conformidad NC3 ICONTEC 2011 Se venció el 31 de diciembre de 2012. El 14 de enero de 2013, el responsable del proceso solicita cambio de responsable en el aplicativo. . El 4 de febrero de 2013 solicitaron el cierre de la mejora por cumplimiento de actividades, pero manifiestan lo siguiente “Estas actividades se ejecutaron conforme al plan, sin embargo en la Auditoria externa de seguimiento al SIGEPRE realizada por el ICONTEC se evaluó la efectividad del plan para lo cual se mantuvo abierto el hallazgo y se formuló plan y mejora que le dan alcance al mismo. se adjuntan conceptos "Plan de mejoramiento - Hallazgo Seguimiento y medición ICONTEC 2012" y "DE - Alcance Hallazgo Seguimiento y medición ICONTEC 2012".

Proceso de Gestión Administrativa. NC-0108 GA- Mapa de Riesgos: Se venció el 31 de octubre de 2012. El 22 de enero de 2013 solicitan el cierre por cumplimiento de las actividades. OM-0024 seguimiento inventario de vehículos. Se venció el 31 de julio de 2012, el 13 de agosto de 2012 solicitaron cierre por cumplimiento de actividades, manifestando lo siguiente: “Se proyectaron las acciones para la depuración del parque automotor. Adicionalmente, en los actos administrativos de baja de bienes, se estableció un tiempo de trámite de legalización y de verificación de traspaso” El 15 de agosto de 2012, la Oficina de Control Interno informa que No se puede cerrar el plan de mejoramiento, hasta tanto no se concluyan las actividades. El 26 de agosto de 2012, solicitan cierre informando lo siguiente:

38



Presidencia de la República Oficina de Control Interno Se adjunta como prueba del cumplimiento de las acciones de mejora formuladas:

a. Cronograma. b.Requerimientos a Entidades Comodatarias y otras Gestiones. c. Acto Administrativo que evidencia el procedimiento de traspaso. El 27 de diciembre de 2012, la oficina de Control interno manifiesta lo siguiente: Si bien se han adelantado acciones para lograr depurar los inventarios de los vehículos de la Entidad, no se evidencia el cumplimiento de las tres metas planteadas, pues el cronograma para la depuración va hasta el 2013, no hay información sobre la forma como se hace el control y seguimiento de manera permanente y falta el procedimiento. El 25 de enero de 2013 solicitan la ampliación de la fecha informando lo siguiente: Se solicita la ampliación de la fecha de cumplimiento de esta mejora, tal como fue autorizado para el plan de mejoramiento de la Contraloría General de la República. El 4 de febrero de 2013 se amplió la fecha OM-0057 Actualización Documentos del proceso de Gestión Administrativa. Se venció el 31 de diciembre de 2012. El 23 de enero de 2013 anexa cronograma de actualización de documentos desde enero hasta marzo de 2013. Como punto de partida para el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional vigencia 2012, el cual fue el resultado de consolidar los Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas y de Auditorías Externas, y se refleja en el siguiente reporte:

FUENTE DEL HALLAZGO ESTADO DE LA MEJORA TOTAL

Auditorías Internas de Calidad 32

Finalizadas 19 Ejecución 11 Canceladas 2

Auditorías Internas 63 Finalizadas 49 Ejecución 6 Canceladas 8

Riesgos 13 Finalizadas 10 Ejecución 2 Canceladas 1

Análisis de Datos 6 Finalizadas 5 Ejecución 1 Canceladas 0

Autocontrol 11 Finalizadas 4 Ejecución 6

39



Presidencia de la República Oficina de Control Interno Canceladas 1

Planes 3 Finalizadas 3 Ejecución 0 Canceladas 0 Planes PQRS 0 Finalizadas 0 Ejecución 0 Canceladas 0

Tratamiento del Servicio No conforme 0

Finalizadas 0 Ejecución 0 Canceladas 0 ICONTEC 4 Finalizadas 0 Ejecución 4 Canceladas 0

Contraloría General de la República 9

Finalizadas 2 Ejecución 6 Canceladas 0 Trasladada 1 Otras externas 0 Finalizadas 0 Ejecución 0 Canceladas 0

TOTAL 141

Finalizadas 92 Ejecución 36 Canceladas 12 Trasladada 1

Conclusión: De los 137 planes de mejoramiento formulados por las diferentes fuentes, 13 corresponden a auditorías Externa y 124 a auditoría internas. Además de este total (137), el 65% corresponde a la mejoras finalizadas; el 36% a las mejoras en ejecución y seguimiento; el 9% a las mejoras canceladas y el 1% a la mejora trasladas a la Agencia Presidencial para la Reintegración de Personas y Grupos Alzado en Armas, producto de la auditoria de la Contraloría General de la República – Proyectos de inversión, hallazgo 9. De los 92 plan de mejoramiento finalizados, 66 fueron efectivos, equivalente al 74 % y 26 no fueron efectivos equivalente al 24%. Proceso de Direccionamiento Estratégico:

NCR-0071 No Conformidad NC5 ICONTEC 2011:

40



Presidencia de la República Oficina de Control Interno NCR-0140 DE Planes de Mejoramiento Riesgos

Razón de no efectiva: De acuerdo con los resultados de la Auditoria Externa se mantuvo abierto las No Conformidades NCR-0071 y NCR-0140 y se da alcance mediante MEJORA NCR 0198, la cual se encuentra en ejecución y seguimiento hasta el 30 de junio de 2013.

Proceso de Asuntos Políticos:

NCR-0107 NO Conformidad 4 del informe auditoría.

Razón de no efectiva: La matriz de riesgos del programa Colombia Joven fue eliminada por los nuevos lineamientos de la Oficina de Planeación que es ahora por proceso, y el Proceso de Asuntos Políticos definió sus riesgos. Se requiere realizar un ejercicio para vincular a todas las dependencias que interviene en este proceso.

NCR-0108 NO Conformidad 5 del informe de auditoría

Razón de no efectividad: No se identificó el Monitoreo de los Riesgos por parte de Programa Colombia Joven, se requiere formular nuevo plan de mejoramiento.

NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición

Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el SIGOB sobre las PQRS. Derecho de petición del Programa de derechos Humanos.

OM-0045 Mejora Indicador 1 estrategia 2-DDHH

Razón de no efectividad: No se cumplió con la meta de los Foros del Programa de Derechos Humanos de 29 se lograron 25 para el 86,46% y según la escala de medición de los indicadores que del 90% en adelante es satisfactorio.

NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos:

Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el SIGOB sobre las PQRS. Derecho de petición de la secretaría de Transparencia.

Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico y Comunicación y Prensa

NCP-0116 SA Documentos no asociados a la caracterización del proceso:

Razón de no efectividad: Se determinó que el Manual de Estilo o Redacción no era aplicable al proceso, y por ende no incluirlo en la caracterización. Siendo este documento de consulta por los periodistas de la entidad debe estar aprobado por el SIGEPRE.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Proceso de Gestión Administrativa:

NCR-0158 GA- Control de Documentos

Razón de no efectividad: Las acciones formuladas en el plan de mejoramiento no fueron eficaces y efectivas, por lo tanto se formuló la oportunidad de mejora OM-0065 para actualizar los documentos.

NCR-0067 Reformulación Plan de Mejoramiento

Razón de no efectividad: A pesar de que se implementó el aplicativo SIGEPRE y el control de tareas aún persiste el no cumplimiento de reporte de tareas en el aplicativo.

NCR-0066 debilidad en la Administración del Riesgo.

Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el Mapa de Riesgo del Proceso.

NCR-0156 GA- Caracterización Proceso

Razón de no efectividad: La acciones de este plan de mejoramiento no se cumplieron en su totalidad, lo que implica la actualizar nuevamente la caracterización del proceso.

OM-0013 Medidas para el cumplimiento de los proyectos

Razón de no efectividad: Según los indicadores del proyecto Sedes, solo se ejecutó el 53,08%, lo cual se determina que las acciones de cumplimiento de las actividades del proyecto no son efectiva.

OM-0020 Acciones para no constituir reservas del contrato No. 250 de 2011

Razón de no efectividad: A pesar que el contrato se ejecutó, persiste en otros la constitución de reserva.

OM-0014 Englobe Vicepresidencia

Razón de no efectividad: La entidad no tiene escritura de englobe de la sede de la Vicepresidencia.

OM-0037 Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos Proceso de Gestión Administrativa

Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el Mapa de Riesgo del Proceso.

Proceso de Gestión Documental:

NOTA: Todas las mejoras de este proceso no fueron efectivas, se recogen en un plan integral de Gestión Documental.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Proceso de Talento Humano:

NCR-0073 TH Incumplimiento del tiempo en la solicitud de comisiones al Exterior.

Razón de no efectividad: La ejecución del Plan no fue consistente con la acción establecida. Debido a que se hizo referencia a la modificación de una Resolución, y se describe una circular informativa con base en los lineamientos dados por la Subdirección de Operaciones. Este plan no fue efectivo, por cuanto se declara una nueva No Conformidad por la no legalización oportuna de los viáticos y se recoge mediante MEJORA NCR-0126.

NCR-0074 TH Utilización de Formato no controlado

Razón de no efectividad: Se observó la Circular o Correo Informativo recordando la importancia de la utilización de la herramienta prevista en la Intranet - Gestión de Comisiones. Así como, se observó la estandarización del FORMATO AUTORIZACION COMISIONES DE SERVICIOS AL EXTERIOR en el SIGOB. Sin embargo, esta mejora no fue eficaz, por lo que se solicitó formular un nuevo Plan de Mejoramiento con las acciones que permitan eliminar las causas de ésta No Conformidad. La solicitud se realizó mediante MEJORA NCR-0114.

NCR-0114 formular nuevo plan de mejora

Razón de no efectividad: De acuerdo a la información dada en la Oficina de Planeación, en el Plan Antitrámites para la vigencia 2012 se estableció la de crear un sistema de información - aplicativo, mediante el cual se gestionen las solicitudes, aprobaciones y trámites de comisiones al exterior para todas las entidades de la Rama Ejecutiva incluido el DAPRE. Actualmente, dicho aplicativo se encuentra en pruebas pilotos. Este plan no es efectivo debido a que su formulación y ejecución no son consistentes. Se recoge mediante MEJORA NCR 0159, cuya meta es Acciones correctivas y preventivas implementadas conforme al procedimiento. Se encuentra aprobada.

NCR-0121 Reporte información SIGEP

Razón de no efectividad: En el Informe de Seguimiento al SIGEP en el mes de noviembre, se evalúo la efectividad de las acciones implementadas, concluyendo que la meta 1 de reducir en un 30% la población que no ha actualizado la información por internet, no se alcanzó, al incrementarse en el 51% los funcionarios que no actualizaron su información al pasar de 92 en febrero a 189 a octubre. Por lo anterior, se recoge este Plan de Mejoramiento en la MEJORA NCR-0201, la cual se encuentra en paso Asignación de Responsable.

NCR-0122 Evaluación del Desempeño.

Razón de no efectividad: Las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento no fueron efectivas, por cuanto en el marco de la Auditoria de Calidad se declara una No Conformidad por el mismo tema, la cual se recoge mediante MEJORA NCP-0109, la cual se encuentra en Paso de Ejecución y Seguimiento hasta el 29 de marzo de 2013.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno NCR-0124 Entrega de dotación

Razón de no efectividad: En cumplimiento de la norma se hizo entrega de las dotaciones pendientes y la correspondiente al último periodo. Se revisaron los listados de entrega firmados por los funcionarios. Esta mejora no se cumplió en el tiempo inicialmente establecido, por lo que se declaró una nueva No Conformidad la cual se trató mediante MEJORA 0159, la cual se encuentra aprobada.

NCR-0126 Legalización viáticos.

Razón de no efectividad: Las acciones implementadas no fueron efectivas, por cuanto se observó que el Indicador de EFICACIA EN EL CONTROL DE RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS MENORES, no alcanzó la meta. Aspecto declarado por el Proceso de Gestión Financiera. Se recoge mediante MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en el paso de Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno.

OM-0027 Prestaciones sociales riesgo 1

Razón de no efectividad: Se observa que las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento, para el fortalecimiento de los controles y minimizar la materialización del Riesgo Incumplimiento Legal en la liquidación de las Prestaciones Sociales, si bien se implementaron no son efectivas. En Auditoría al Proceso de Gestión Financiera se declara una nueva No Conformidad porque No se liquidan las incapacidades en la nómina, por desconocimiento del módulo de incapacidades en el aplicativo Hominis, la cual se recoge en MEJORA NCR-0192, la cual se encuentra en paso de ejecución y seguimiento hasta el 28 de junio de 2013.

NCR-0148 TH - Incumplimiento Resolución 1 de 2012 del Ministerio de Hacienda, Artículo 9 Manejo del Dinero de Cajas Menores

NCP-0102 TH - los gastos por Caja menor de Viáticos al Interior, no se legalizan oportunamente.

Razón de no efectividad NCR-0148 y NCR-0102: Si bien se cumplieron con las acciones y se implementaron en el tiempo programado. No son efectivas, toda vez que en arqueo de Caja Menor Posterior se observan debilidades en el control de los recursos. Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en el paso de evaluación por parte de la Oficina de Control Interno.

Por lo tanto y en cumplimiento de los dispuesto en el procedimiento: P-EM-06, formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento, la Oficina de Control Interno solicitará por el aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras a los responsables de los procesos la formulación de los nuevos planes sobre las mejoras las siguientes mejoras que no tiene reformulado plan de mejoramiento.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Consolidado Plan de Mejoramiento por Procesos

En el siguiente cuadro se puede observar el estado de las mejoras por cada uno de los procesos responsables de su Formulación y Ejecución.

Código Nombre Proceso Estado Fecha de solicitud Fuente del Hallazgo

OM-0026 SECOP Adquisición de Bienes y Servicios

Finalizada 04/abr/2012 08:42 Auditorías Internas

NCR-0130 Publicación de documentos en el SECOP

Adquisición de Bienes y Servicios


NCR-0131 Alarmas SICE Adquisición de Bienes y Servicios


NCR-0185 BS Plan de Contratación


Finalizada 27/sep/2012 14:01 Auditoría de Gestión de Calidad

NCP-0100 Plan de mejoramiento mapa de riesgos BS


Finalizada 29/may/2012 15:23 Riesgos

NCR-0184 BS No se realiza evaluación a los controles de los



OM-0062 BS Actualización de la versión del Manual de Contratación


Finalizada 05/dic/2012 10:39 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0186 BS Liquidación de Contrato


En Desarrollo 27/sep/2012 14:03 Auditoría de Gestión de Calidad


NCP-0112 AU - Atención al ciudadano

Atencion al Usuario En Desarrollo 21/sep/2012 16:23 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0189 AU - Atención oprtuna a las PQR

Atencion al Usuario En Desarrollo 12/oct/2012 16:25 Auditorías Internas

NCR-0195 AU - Alcance Hallazgo PSQRs ICONTEC 2012

Atencion al Usuario En Desarrollo 16/nov/2012 18:05 Auditoría Externa ICONTEC

OM-0040 Manual de Servicios Internos

Atencion al Usuario En Desarrollo 13/ago/2012 11:42 Autocontrol

NCR-0198 AU - Alcance Hallazgo Percepción del Cliente ICONTEC

Atencion al Usuario En Desarrollo 27/nov/2012 17:17 Auditoría Externa ICONTEC

NCP-0113 AU - Analisis de datos para la mejora

Atencion al Usuario En Desarrollo 21/sep/2012 16:33 Auditoría de Gestión de Calidad


NCR-0141 DE Mapa de Riesgos Institucional

Direccionamiento Estratégico


NCP-0099 Plan Mejoramiento Riesgo 5 DE



OM-0039 Plan de mejoramiento Autocontrol l ió


Finalizada 13/jul/2012 11:45 Autocontrol

NCP-0111 DE - Analisis de los resultados de la encuesta a los clientes



NCR-0140 DE Planes de Mejoramiento Riesgos



OM-0038 Plan de mejoramiento Autocontrol Plan


Finalizada 13/jul/2012 11:40 Autocontrol

NCR-0188 DE - Formato de Acta


Finalizada 12/oct/2012 12:33 Auditoría de Gestión de Calidad

OM-0056 Oportunidad de Mejora - Clientes DAPRE


En Desarrollo 29/oct/2012 17:50 Auditorías Internas

NCR-0196 DE - Alcance Hallazgo Seguimiento y

ó


En Desarrollo 16/nov/2012 20:30 Auditoría Externa ICONTEC

45





OM-0044 EM Evaluación Auditores Internos

Evaluación, Control y Mejoramiento

En Desarrollo 12/oct/2012 16:04 Autocontrol

NCP-0119 EM - Socialización del reglamento de los Subcomites de


En Desarrollo 24/oct/2012 16:27 Riesgos

NCP-0120 EM - Planeación conjunta de los subcomites de C l 2013


En Desarrollo 24/oct/2012 16:39 Riesgos

OM-0054 EM - Guia para la formulación, seguimiento y

ó


En Desarrollo 24/oct/2012 15:07 Autocontrol


NCR-0167 DE - lineamientos sobre Administración del Riesgo



NCR-0168 CGR - Información Proyectos de Inversión.


En Desarrollo 24/sep/2012 10:14 Auditoría Externa Contraloría

OM-0042 Plan de mejoramiento Direccionamiento


Finalizada 16/ago/2012 14:28 Autocontrol

OM-0029 Plan de Mejoramiento Divulgación del S G


Finalizada 30/abr/2012 11:48 Análisis de Datos

NCR-0169 CGR - Documento inicial de formulación



NCR-0072 No Conformidad NC6 ICONTEC 2011


En Desarrollo 21/mar/2012 17:31 Auditoría de Gestión de Calidad

NCP-0101 DE_SISMEG_CONTROL PREVIOINFORMACIO


Finalizada 21/jun/2012 09:16 Auditorías Internas

NCP-0104 DE- Verificación de Información.


Finalizada 17/jul/2012 16:10 Auditorías Internas

NCP-0106 DE- Verificación de información en el SPI









NCP-0105 DE- Mejora del sistema de control y evaluación de los

d



NCP-0095 Plan Mejoramiento Riesgos 3 DE



OM-0043 Oportunidad de mejora - Procedimiento Plan d C


Finalizada 16/ago/2012 22:11 Autocontrol

NCP-0103 Plan de Mejoramiento Riesgo 1 DE


Finalizada 13/jul/2012 11:53 Riesgos


NCR-0065 Debilidades control biometrico de ingreso y salida de

Gestión Administrativa Finalizada 12/mar/2012 15:45 Auditorías Internas

NCR-0173 CGR - Actividades del Proyecto de Inversión

Gestión Administrativa Finalizada 24/sep/2012 11:18 Auditoría Externa Contraloría

NCR-0157 GA- Analisis de datos

Gestión Administrativa Finalizada 11/sep/2012 15:35 Auditoría de Gestión de Calidad

OM-0059 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA

Gestión Administrativa Finalizada 14/nov/2012 14:40 Auditorías Internas

OM-0037 Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos Proceso

ó

Gestión Administrativa Finalizada 05/jun/2012 06:57 Riesgos

OM-0058 REVISION DOCUMENTOS PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA

Gestión Administrativa En Desarrollo 06/nov/2012 15:54 Autocontrol

NCR-0194 GA - Hallazgo Infraestructura ICONTEC 2012

Gestión Administrativa En Desarrollo 16/nov/2012 18:49 Auditoría Externa ICONTEC

NCR-0175 CGR - Plan integral de mantenimiento.

Gestión Administrativa Finalizada 24/sep/2012 11:22 Auditoría Externa Contraloría

NCR-0156 GA- Caracterización Proceso


46





NCP-0107 GA- Reporte oportuno de información.


NCP-0108 GA- Mapa de Riesgos

Gestión Administrativa En Desarrollo 11/sep/2012 16:02 Auditoría de Gestión de Calidad

NCP-0118 GA Aplicativo Solicitud de elementos

Gestión Administrativa En Desarrollo 16/oct/2012 10:26 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0172 CGR- imputó presupuestalmente en el Proyecto de

ó

Gestión Administrativa En Desarrollo 24/sep/2012 11:16 Auditoría Externa Contraloría

OM-0064 Plan de Mejoramiento Integral Vigencia 2013

Gestión Administrativa En Desarrollo 21/dic/2012 22:38 Autocontrol

NCR-0158 GA- Control de Documentos


OM-0057 ACTUALIZACION DOCUMENTOS PROCESO DE

Gestión Administrativa En Desarrollo 06/nov/2012 08:22 Autocontrol

NCR-0174 CGR - Permisos para Obras

Gestión Administrativa En Desarrollo 24/sep/2012 11:20 Auditoría Externa Contraloría


NCR-0133 Nota Crédito Gestión de Asuntos Políticos


NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición

Gestión de Asuntos Políticos


NCR-0181 AP No hay seguimiento a los compromisos



NCP-0115 AP Actualización de los requisitos Legales en la

i ió



NCR-0180 AP Utilización de formatos no controlados



OM-0049 Buen Gobierno: Unificación indicadores Plan


En Desarrollo 19/oct/2012 10:56 Análisis de Datos

NCR-0182 AP Análisis de la Encuesta de Satisfacción del Cli



NCP-0110 GAP - PETICIONES CIUDADANAS


Cancelada 19/sep/2012 15:29 Auditorías Internas

OM-0041 OPORTUNIDADES DE MEJORA RIESGOS


Cancelada 14/ago/2012 11:33 Autocontrol

NCR-0136 Incumplimiento directrices manejo Caja Menor



NCR-0170 CGR - Transversalidad actividades



OM-0055 AC-Comunicaciones Ind 1 Estrategia 9


En Desarrollo 29/oct/2012 14:57 Análisis de Datos

NCP-0114 AP Verificación y análisis de los requisitos de los



OM-0045 Mejora Indicador 1 estrategia 2-DDHH


Finalizada 18/oct/2012 07:47 Análisis de Datos

NCR-0171 CGR - Manejo y seguimiento de las acciones



OM-0047 PLAN DE MEJORAMIENTO OPORTUNIDAD DE MEJORA ACTUALIZACIÓN EN


Finalizada 18/oct/2012 10:19 Auditorías Internas

OM-0046 PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA O O


Finalizada 18/oct/2012 10:04 Auditorías Internas

NCR-0179 AP Respuestas extemporaneas a peticiones i d d



NCP-0116 SA Documentos no asociados a la caracterización del proceso

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

Finalizada 01/oct/2012 16:24 Auditoría de Gestión de Calidad

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NCR-0149 Espacios necesarios para archivo.

Gestión Documental Finalizada 17/jul/2012 14:52 Auditorías Internas

OM-0036 Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos

Gestión Documental Cancelada 05/jun/2012 06:53 Riesgos

NCR-0162 GD - Control de Documentos

Gestión Documental Finalizada 12/sep/2012 11:13 Auditoría de Gestión de Calidad

OM-0051 INSTALACIONES ADECUADAS PARA EL MANEJO DEL

Gestión Documental Finalizada 23/oct/2012 22:38 Planes

OM-0052 CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Gestión Documental Finalizada 23/oct/2012 22:40 Planes

NCP-0117 GD Socialización SIGEPRE

Gestión Documental Finalizada 12/oct/2012 12:38 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0160 GD- seguimiento y evaluación a la identificación,

áli i l ió


NCR-0165 GD - Comunicación interna


NCR-0163 GD- Acción Correctiva

Gestión Documental Cancelada 12/sep/2012 11:15 Auditorías Internas

NCR-0151 Elementos de protección

Gestión Documental Cancelada 17/jul/2012 15:09 Auditorías Internas

NCR-0155 Seguimiento y control de la correspondencia

Gestión Documental En Desarrollo 17/jul/2012 15:16 Auditorías Internas

NCR-0154 Procedimiento para la radicación de propuestas de

ó

Gestión Documental En Desarrollo 17/jul/2012 15:14 Auditorías Internas

NCR-0153 Plan de emergencia para el archivo.

Gestión Documental Finalizada 17/jul/2012 15:12 Auditorías Internas

NCR-0161 GD - Satisfacción del cliente

Gestión Documental En Desarrollo 12/sep/2012 11:05 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0164 GD - Control de los registros

Gestión Documental Cancelada 13/sep/2012 10:50 Auditorías Internas

OM-0053 INVENTARIO DOCUMENTAL

Gestión Documental Cancelada 23/oct/2012 22:43 Auditorías Internas

NCR-0152 Seguimiento a las TRD


OM-0050 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


NCR-0150 Medidas de seguridad para el archivo.


NCR-0191 GD - Plan de mejoramiento integral de Gestión



NCR-0142 GF Baja ejecución presupuestal Proyectos de

ó

Gestión Financiera Finalizada 04/abr/2012 12:13 Auditorías Internas

NCR-0128 Resolución autorización de viáticos

Gestión Financiera Finalizada 03/abr/2012 17:10 Auditorías Internas

NCR-0192 GF - Incapacidades Gestión Financiera En Desarrollo 13/nov/2012 15:11 Auditorías Internas

NCR-0193 GF - Paga de Facturas

Gestión Financiera En Desarrollo 13/nov/2012 15:14 Auditorías Internas

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NCP-0091 Incumplimiento funciones resolución 083 de 2011

Talento Humano Finalizada 03/abr/2012 11:42 Auditorías Internas

NCP-0092 Funciones Convivencia laboral Resolución 1362 de


NCR-0117 Incumplimiento resoluciones reuniones comité

i i


NCR-0125 Manual de acrhivos y TDR


NCR-0118 Incumplimiento Resolución 1362 de 2007


NCR-0119 No se cumple con el artículo 6 Resolución 1362 de 2007


NCR-0120 Resolución de vacaciones


NCR-0123 Forma de pago según convenio con SATENA


NCP-0094 formulación del Plan Institucional de Capacitaciòn y de

Talento Humano Finalizada 13/abr/2012 15:40 Planes

NCR-0122 Evaluación del Desempeño



NCR-0121 Reporte información SIGEP


NCR-0126 Legalización viaticos. Talento Humano Finalizada 03/abr/2012 15:03 Auditorías Internas

OM-0028 Riesgo 4. Decisiones erroneas en adelantar los

Talento Humano Finalizada 23/abr/2012 10:31 Riesgos

NCR-0147 Plan de Mejoramiento

Talento Humano Cancelada 12/jun/2012 13:27 Auditorías Internas

NCR-0159 GTH- Plan de mejoramiento de Dotación.

Talento Humano Finalizada 11/sep/2012 16:21 Auditoría de Gestión de Calidad

NCP-0109 GTH- Evaluación de Desempeño.

Talento Humano En Desarrollo 11/sep/2012 16:25 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0148 TH - Incumplimiento Resolución 1 de 2012 del Ministerio

í

Talento Humano Finalizada 29/jun/2012 15:59 Auditorías Internas

OM-0027 Prestaciones sociales riesgo 1


NCP-0102 TH - los gastos por Caja menor de Viáticos al Interior,

Talento Humano Finalizada 29/jun/2012 16:13 Auditorías Internas

NCP-0093 Requisitos en la Selección de Personal Riesgo 2


NCR-0183 TH Personal sin elementos de Protección

Talento Humano En Desarrollo 26/sep/2012 16:37 Auditoría de Gestión de Calidad

NCR-0124 Entrega de dotación Talento Humano Finalizada 03/abr/2012 12:19 Auditorías Internas

OM-0063 TH-EFICACIA EN EL CONTROL DE RECURSOS

Talento Humano Finalizada 17/dic/2012 13:36 Análisis de Datos

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Como se observa en el cuadro anterior los procesos que cumplieron el 100% de su efectividad en los planes de mejoramiento finalizados, son: Gestión Financiera y Tecnología de información y Comunicaciones. 4.8 Rendición de Cuenta del DAPRE. El departamento Administrativo de la Presidencia de la república realizó la Audiencia pública de Rendición de cuentas el día 14 de diciembre: Hora: 9:00 a.m. – 12:00 m Lugar: Avenida Cr. 10 No. 26-21. Crowne Plaza- Tequendama Bogotá. Salón Bolívar. 4.8.1 Aspectos Evaluados

4.8.1.1 Logística del Evento:

Para la realización de la rendición de cuentas, El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, dispuso del salón Bolívar - Hotel Crowne Plaza- Tequendama Bogotá, el cual contó con equipos que facilitaron la visualización de la información de la gestión de la entidad y la imagen de los expositores, así como la proyección de las grabaciones de los directivos de la entidad.


OM-0030 Seguimiento a riesgos

Tecnologías de Información y Comunicaciones

Finalizada 07/may/2012 17:33 Auditorías Internas

OM-0032 Seguimiento a contrato de mantenimiento



NCR-0145 Actualizar Directorio activo



OM-0031 Seguimiento al plan operativo



OM-0034 Carpetas con información parcial de contratos



NCR-0146 Cumplimiento a la Periodicidad Comite GEL



NCR-0144 Trazabilidad de Productos a producción



OM-0033 Seguimiento a la Publicación de documentos en la



OM-0035 Cumplimiento normativo de reuniones



NCR-0143 Actualizar indicadores



50



Presidencia de la República Oficina de Control Interno El 85% de los participantes a la Audiencia de Rendición de Cuentas manifestó que

se enteraron del evento por invitación directa, de estos, el 43% indicó que tuvieron conocimiento del evento a través de la página WEB del DAPRE, el 22 % por medio de redes sociales y 19% por otros medios utilizado por la Presidencia de la República para invitar a la Rendición de Cuentas.

El 80% de los asistentes a la rendición de cuentas manifestaron su total acuerdo y aceptación sobre la definición y aplicación de procedimientos para las intervenciones de los expositores, sobre la claridad de los temas expuestos, sobre lo adecuado de los tiempos para cada expositor y el suficiente alcance para entender los logros alcanzados por la entidad.

4.8.1.2 Participación de las Organizaciones y la Ciudadanía

Se resalta el esfuerzo que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, realizó en informar, convocar y sensibilizar a las organizaciones y a la ciudadanía en general para que conocieran los resultados logrados en la planeación propuesta en el periodo informado y posibilitar el escenario de escuchar y atender demandas que contribuyan al mejoramiento continuo de la gestión de la entidad. Sin embargo, pese a los esfuerzos por generar espacios para la participación ciudadana, todavía no se ha logrado con el propósito de contar con un ejercicio más activo por parte de los diferentes grupos de ciudadanos.

4.8.1.3 Espacios de interlocución con la ciudadanía.

Como canal de comunicación con las organizaciones de la sociedad y la ciudadanía en general se dispuso utilizar el canal de Formulario de inscripción y preguntas disponible en la página WEB del DAPR: http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2012.aspx., correo electrónico: [email protected]., con el fin de hacer llegar a la Entidad, las sugerencias, inquietudes sobre la gestión de la entidad y sus resultados.

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/registro-RC2012.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/registro-RC2012.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2012.aspx

mailto:[email protected]

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4.8.1.4 Transmisión de la Rendición de Cuentas

La Presidencia de la República dispuso a través de la Urna de Cristal, la transmisión en directo de la rendición de cuentas a través del sistema de internet – página web de la Presidencia para que los ciudadanos y servidores públicos tuvieron la posibilidad de otro acceso a ver y escuchar los resultados de la gestión de la entidad.

Posteriormente se transmitió por el canal institucional y se dispuso en la página Web del DAPRE el video de la Audiencia de Rendición de Cuentas a partir del 16 de diciembre de 2012: http://wsp.presidencia.gov.co/Videos/2012/Diciembre/Paginas/Index.aspx.

La rendición de cuentas fue instalada por el Señor Presidente de la República, Juan Manuel Santos Calderón, a través de mensaje a los colombianos, del cual se retoman algunos apartes:

“Queridos compatriotas: Hemos completado ya 28 meses de nuestro periodo de gobierno, con unos resultados que nos alientan, nos alientan mucho pero que a la vez nos comprometen a trabajar más duro para cumplir con la misión que nos dejaron los colombianos. Como parte de nuestra política de buen gobierno, hemos promovido dentro de nuestra administración la práctica de los principios de transparencia y rendición de cuenta, generando espacios y mecanismo para el control social por parte de la ciudadanía y para el diálogo abierto con los colombianos. En desarrollo de esos principios hoy presentamos los resultados de la gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, encargado de asistir al presidente en el ejercicio de las atribuciones que le confiere la ley y la constitución y de prestarle el apoyo administrativo necesario…”

Posteriormente se procedió con la audiencia de rendición de cuentas mediante la intervención del Director del Departamento Juan Mesa Zuleta, donde manifestó la instancia de coordinación que tiene el DAPRE frente a las políticas del gobierno y presento los mensajes de los Altos Consejeros, Secretarios y Directores de Programas Presidenciales, por los cuales cada uno de ellos informó los logros alcanzados y retos para el próximo año y en cumplimiento de los objetivos institucionales.

El Doctor Mario Mejía Cardona – Subdirector de Operaciones, informo los resultados alcanzados por las dependencias y área de apoyos para el fortalecimiento institucional a través de mejores prácticas en la gestión de procesos administrativos, financieros, tecnológicos y de talento humano.

http://wsp.presidencia.gov.co/Videos/2012/Diciembre/Paginas/Index.aspx

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Finalmente el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica cumplió así

con la obligación de dar cuentas de su gestión a la ciudadanía para el periodo comprendido Agosto de 2011 a Agosto de 2012. 5. Programa Anual de Auditorias 2013. Mediante este documento se busca desarrollar durante la vigencia 2013 la formulación del Programa Anual de Auditorias Éticas como herramienta que permita cumplir con el Subsistema de Control de Evaluación, a través de la planeación de la Evaluación Independiente, Auditoría Interna al Sistema de Control Interno y a la Autoevaluación y Supervisión de los procesos de la Entidad, de tal forma que se evalúe la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión y se generen recomendaciones y planes de mejoramiento enmarcadas dentro de la Auditorias Éticas. 5.1 Objetivo Evaluar la gestión de los procesos de la Entidad, así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la Mejora Continua del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - SIGEPRE. 5.2 Alcance La evaluación se realizará a la gestión desarrollada por las dependencias y/o procesos seleccionados previamente, para la Vigencia Fiscal 2013. 5.3 Estrategias Para la creación del Programa de Auditorías 2013, se realizó un análisis de los resultados de la evaluación de los riesgos de la Entidad, así como el desempeño en las metas establecidas en el Plan Estratégico y Operativo de 2011, el cumplimiento de las acciones de mejora fijada en los Planes de Mejoramiento y los resultados obtenidos en la encuesta sobre el Sistema de Coordinación de Control Interno realizada en el mes de Noviembre del año anterior. 5.4 Auditorias Éticas. Su propósito principal es contribuir al mejoramiento continuo de la Entidad, en un marco de confianza, que permita resaltar los aspectos positivos encontrados, así como buscar soluciones de manera conjunta a las debilidades encontradas y procura de orientar la gestión a la mejorara continua, en cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos Institucionales.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno determino los siguientes criterios para establecer el

Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2013:

Cumplimiento de Plan Estratégico y Operativos Formulación y efectividad de Planes de Mejoramiento Análisis Administración de Riesgos Resultados de la Encuesta del Sistema de Control Interno Informes y evaluación de sistema de control interno de la CGR. Auditorias del ICONTEC Cumplimiento de informes de Ley Rendición de cuentas. Realización de Subcomité del Sistema de Control Interno

Para los procesos y/o dependencias críticos, es decir aquellos con resultados de cumplimiento inferiores al 80%, ubicación en el nivel del riesgo como “muy alta” y la no efectividad en el cumplimiento de los planes de mejoramiento, se les realizará Auditoría Integral de gestión. A continuación se presenta la matriz del estado de los procesos y dependencias: NOTA: Sigla de los procesos: DE – Direccionamiento Estratégico, EM - Evaluación, Control y Mejoramiento, Au – Atención al usuario, AP - Asuntos Políticos, GJ,- Gestión Jurídica, SA – Seguridad, Apoyo Logístico y comunicación y prensa, GA – Gestión Administrativa, GF – Gestión Financiera, BS – Adquisición de Bienes y Servicios, GD – gestión Documental, TH – talento Humano y TICS Tecnología de información y Comunicación.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Para la evaluación de Sistema integrado de Gestión de la Presidencia de la República, se

realizará auditorías integrales de Calidad a todos los procesos de la entidad, la cual consiste en la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000. Adicionalmente se realizará las auditorías correspondientes para dar cumplimiento a los informes establecidos por la normatividad vigente que se deben presentar a los órganos de control y demás entes externos. En el formato siguiente se consolida el Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2012 y en él se recogen los procesos que serán objeto de auditoría de Gestión de la Calidad y los procesos que de acuerdo con los criterios señalados en el presente informe, se seleccionaron para las auditorías integrales.

Programa Anual para las auditorías de Calidad

11/02/2013 REFERENCIAL:

No. Auditoria PROCESO ALCANCE DE LA AUDITORÍA MUESTRA FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Auditoria de CalidadDirección del DepartamentoSubdirección de OperacionesOficina de Planeación

20 de Agosto de 2013 Alta Dirección

2 Direccionamiento Estratégico Auditoria de Calidad Atención al Usuario 21 de Agosto de 2013 Dr. Mario Mejía Cardona

3 Evaluación, Control y Mejoramiento Auditoría de Calidad Oficina de Control Interno 29 de Agosto de 2013Alta Dirección y

Dra. María Elisa Moron Baute

4 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Despacho Ministro Consejero 20 de Agosto de 2013 Dr. Luis Eduardo Garzón

5 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Oficina del Alto Comisionado para la Paz 20 de Agosto de 2013 Dr. Sergio Jaramillo Caro

6 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Alto Asesor de Seguridad Nacional 20 de Agosto de 2013Dr. Francisco Jose Lloreda Mera

(e)

7 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadAlta Consejería para la Gestión Pública yPrivada 21 de Agosto de 2013 Dra. Catalina Crane Arango

8 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Alta Consejería para las Comunicaciones 21 de Agosto de 2013 Dr. Juan Felipe Muñoz León

9 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadAlta Consejería para las Regiones y laParticipación Ciudadana 21 de Agosto de 2013 Dr.Alejandro Char Chaljub

10 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadAlta Consejería para la Convivencia ySeguridad Ciudadana 22 de Agosto de 2013 Dr. Francisco Jose Lloreda Mera

11 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadAlta Consejería para la Equidad de laMujer 22 de Agosto de 2013 Dra. Cristina Plazas Michelsen

12 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Alta Consejería de Programas Especiales 22 de agosto de 2013 Dra. María Cristina Trujillo

13 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Alta Consejería para Asuntos Políticos 22 de agosto de 2013 Dr. Aurelio Irragorrí Valencia

14 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadAlta Consejería para el Buen Gobierno yla Eficiencia Administrativa 23 de agosto de 2013

Dra. María Lorena Gutierrez Botero

15 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Alta Consejería para Bogotá 23 de agosto de 2013 Dra. Gina María Parody

Decheona

16 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadFondo de Programas Especiales para laPaz - Fondopaz 23 de agosto de 2013 Dra. Maria Inés Restrepo

17 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadPrograma Presidencial de los DerechosHumanos y DIH 26 de agosto de 2013

Dra. Alma Bibiana Pérez Gómez

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: NTCGP1000:2009 - ISO 9001:2008MECI1000:2005

RECURSOS:

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

ALCANCE DEL PROGRAMA:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la Mejora Contínua del SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia 2013

Humanos (Auditores Competentes), Tecnológicos (Hardware y Software), Fisicos (Oficinas, muebles, papelería).

PresidenciaRepública de

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Programa anual de auditorías internas de Control Interno

11/02/2013 REFERENCIAL:

No. Auditoria PROCESO ALCANCE DE LA AUDITORÍA MUESTRA FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

18 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Secretaría de Transparencia 26 de agosto de 2013Dr. Carlos Fernando Galán

Pachon

19 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de Calidad Programa Presidencial Colombia Joven 26 de agosto de 2013Dr.Gabriel Jaime Gomez

Arbelaez

20 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadPrograma Presidencial contra MinasAntipersonal 27 de agosto de 2013 Dr. Daniel Ávila Camacho

21 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadPrograma Presidencial para el Desarrollode la Población Afrocolombiana, Negra,Palenquera y Raizal

27 de agosto de 2013 Dr. Oscar Gamboa Zuñiga

22 Gestión de Asuntos Políticos Auditoría de CalidadPrograma Presidencial para el DesarrolloIntegral de los Pueblos Indigenas deColombia

27 de agosto de 2013 Dr. Gabriel Muyuy Jacanamejoy

23 Gestión Jurídica Auditoría de Calidad Secretaria Jurídica 29 de agosto de 2013 Dra. Cristina Pardo Schlesinger

24 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa

Auditoría de Calidad Casa Militar 28 de agosto de 2013 Cn. Juan Vicente Trujillo.


Auditoría de Calidad Secretaria para la Seguridad del SeñorPresidente

28 de agosto de 2013 Cn. Jaime Vega Álvarez


Auditoría de Calidad Secretaria de Prensa 28 de agosto de 2013 Dr. Otto Gutiérrez Torres


Auditoría de Calidad Secretaria Privada 28 de agosto de 2013 Dr. Juan Carlos Mira

28 Gestión Administrativa Auditoría de Calidad Proceso Completo 23 de Agosto de 2013 Dra. Claudia Yolima Jimenez Rivera

29 Gestión Financiera Auditoría de Calidad Proceso Completo 26 de agosto de 2013 Dr. Gonzalo Quintero Perilla

30 Gestión Documental Auditoría de Calidad Proceso Completo 27 de agosto de 2013 Dra. Claudia Yolima Jimenez Rivera

31 Adquisición de Bienes y Servicios Auditoría de Calidad Proceso Completo 28 de agosto de 2013 Dra. Adriana Martínez Sánchez

32 Talento Humano Auditoría de Calidad Área de Talento Humano y Oficina de Control Interno Disciplinario

29 de agosto de 2013 Dra. Katy Minerva Toledo MenaDr. José Saúl Rodríguez

33Tecnologías de Información y Telecomunicaciones Auditoría de Calidad Proceso Completo 29 de agosto de 2013 Ing. Ivonne Hernádez Chaparro

MARIA ELISA MORON BAUTEJefe Oficina de Control Interno APROBADO POR:

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: NTCGP1000:2009 - ISO 9001:2008MECI1000:2005

OBSERVACIONES:

1. Es un total de 33 Auditorias de Calidad, se tuvieron en cuenta todos los procesos y/o dependencias. Por tanto se requiere desarrollarcuatro (4) ó cinco (5) auditorias por día. 2. Como se programó (cilco de auditoría en 8 días) está previsto que se necesiten mínimo de 8 auditores por auditoria. 3. Para los Procesos de Soporte y de Direccionamiento Estratégico, se programará el desarrollo de la Auditoría en un día, atendiendo lasrecomendaciones de auditores internos del ciclo anterior. 4. Las demás Auditorias se programaran para desarrollarse en 4 horas.

Comité de Coordinación del Sistema de Control InternoELABORADO POR:

RECURSOS:

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

ALCANCE DEL PROGRAMA:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la Mejora Contínua del SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia 2013

Humanos (Auditores Competentes), Tecnológicos (Hardware y Software), Fisicos (Oficinas, muebles, papelería).

PresidenciaRepública de

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno 5.5 Asesoría y Acompañamiento

La Oficina de Control Interno continuará acompañando y asesorando a los procesos y/o dependencias que lo soliciten, así como en los Subcomités de Control Interno. A través de este rol, se busca asesorar y buscar alternativas de mejora conjuntas para el normal cumplimiento de los objetivos y metas de las dependencias. Para la vigencia 2013, se acompañará de manera permanente a los Programas Presidencial, al proceso de Talento Humano, Proceso de Direccionamiento estratégico, gestión Documental y Gestión Administrativa. 5.6 Plan General de Auditoria.

Con el fin de garantizar la oportuna información a los responsables de los procesos y de sus equipos sobre el proceso auditor a realizar, la Oficina de Control Interno elaborará y remitirá con tres (3) días de anticipación a la reunión de apertura, el detalle sobre las actividades y tiempos a cumplir. De esta forma, se cumple con lo establecido en la Norma Técnica NTC-ISO 190111 y el manual de Auditorías Internas.

6. Proceso de Fortalecimiento Institucional Su principal escenario es el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, creado mediante Resolución No. 4478 de 2012, el cual tiene las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al Director de Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

1 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la calidad y/o Ambiental. 2002-11-27

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno 4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento

y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control

y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y

funciones que corresponden a cada una de las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

7. Coordinar con las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Presentar a consideración del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

9. Reglamentar el funcionamiento de los distintos Subcomités de Coordinación del

Sistema de Control Interno que se organicen.

10. Las demás que le sean asignadas por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Durante la vigencia 2012 se realizaron las cuatro sesiones de Comité establecidas en las siguientes fechas:

Febrero 14 de 2012. Abril 25 de 2012. Julio 31 de 2012. Octubre 30 de 2012.

Las respectivas actas se encuentran debidamente suscritas y bajo la guarda y custodia de la Oficina de Control Interno quien ejerce la Secretaría Técnica del Comité y tiene voz pero no voto en las decisiones; así mismo, se convocará para la vigencia fiscal 2012 como mínimo cuatro (4) reuniones.

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Presidencia de la República Oficina de Control Interno Para la vigencia 2013 se han programado los Comités de Coordinación del sistema de

Control Interno así:

Febrero 20 de 2013. Abril 24 de 2013. Julio 31 de 2013. Octubre 30 de 2013.

Este cronograma de programación de los subcomités de Coordinación de Control interno, estará sujeto a modificación por razones de fuerza mayor, cuando los miembros así lo consideren.

7. Aprobación

El presente documento se realizo teniendo en cuenta las directrices dadas por la Dirección del Departamento Administrativo, los resultados de la vigencia 2012 y los lineamientos y/o criterios de la Oficina de Control Interno y recoge la planeación de la Oficina de Control Interno para el año 2013, y se presentará en el próximo Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno para conocimiento y aprobación. MARIA ELISA MORON BAUTE Jefe Oficina de Control Interno

memorando de planeacion anual 2013

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