Mejorando la competitividad de la cadena de suministro

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ProblemProblemááticas en compras y cuentas por pagar ticas en compras y cuentas por pagar COMPRAS  CUENTAS POR PAGAR

Falta de visibilidad en los procesos de compras  Costo administrativo del proceso de pagos 

Oportunidades pérdidas por falta de consolidación de demanda  Riesgo de incumplimiento con normas y regulaciones del SAT

Oportunidad de ahorros al ampliar oferta de proveedores  Errores en validaciones manuales de facturas 

Conveniencia de establecer un procedimiento en todas las compras

Oportunidad de facilitar auditorías

Inventarios mayores a lo requerido por falta de información  Altos costos de control y almacenaje de facturas impresas 

Oportunidad para optimizar  los procesos de autorización Oportunidad de reducción de costos  administrativos y de procesos

Oportunidad de dar mejor seguimiento a los contratos 

Oportunidad de medir a los proveedores de forma objetiva  

Ineficiencias administrativas por duplicación de esfuerzos 

Falta de control por operaciones remotas 

Errores y retrasos en algunos de los procesos 

Abastecimiento

• Asegurar abasto oportuno

• Disminuir tiempos y gastos del proceso de compra

• Reducir  costos  de  adquisición  de  bienes,  insumos  y productivos

• Optimizar inventario con su beneficio financiero

Cuentas por pagar

• Automatizar la conciliación 3 Way Match

• Recepción de Factura  tradicional y electrónica

• Publicación de saldos y pagos a los proveedores

Nuestra oferta Nuestra oferta 

4

Proceso de Comercio ElectrProceso de Comercio Electróónico de B2Bnico de B2B

¿¿QuiQuiéén es B2B?n es B2B?Intercambio de datos

•Validación Fiscal•Validación Comercial•Addenda  On line•Bóveda Digital•Generación de alertas•Otros

HERRAMIENTA

•Soporte técnico a Proveedores•Mesa de ayuda a Usuarios internos•Capacitación•Manuales

SERVICIOS

•Campaña informativa al proveedor•Campaña de capacitación a proveedor•External Change Management•Adopción de uso

ON BOARDING

Oferta IntegralOferta Integral

SOLUCIONES DIGITAL B2BSOLUCIONES DIGITAL B2B

ColaboraciónAutomatización 

de PagosCompetencia

REDUCCIÓN DE COSTO REDUCCIÓN DE GASTO GARANTIZAR EL ABASTO

Automatización de Compras

Visibilidad y Control

V.M.I.

CONTROL DE INVENTARIOS

PUBLICACIÓN INVENTARIOS

COMERCIO EXTERIOR

SEGUIMIENTO DE CONTRATOS

VISIBILIDAD DEL PROCESO

DOCUMENTOS COMERCIALES

REQUISICIÓN Y AUTORIZACIÓN

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

FACTURA ELECTRÓNICA

3 WAY MATCH

PUBLICACIÓN DE PAGOS

Análisis

OPTIMIZACIÓN DEL INVENTARIO

CATALOGACIÓN PROVEEDORES

ANÁLISIS DEL GASTOS

PUBLICACIÓN DE CATÁLOGOS

CATALOGACIÓN PRODUCTOS

NEGOCIACIONES ELECTRÓNICAS

COTIZACIONES   ELECTRÓNICAS

SOURCING

SOURCING INTERNACIONAL

INDICADORES  PERFORMANCE

E S T R A T E G I A E S T R A T E G I A

B A S E D E D A T O SB A S E D E D A T O S

T T E E C C N N O O L L O O G G

ÍÍ AA

S S E E R R V V I I C C I I OO

Portafolio de serviciosPortafolio de servicios

Nos vinculamos con el sistema administrativo de nuestros clientNos vinculamos con el sistema administrativo de nuestros clientes es 

MMóódulos de solucidulos de solucióón de Comprasn de Compras

•Recepción de factura electrónica por correo o FTP•Compatible con cualquier software de emisión de facturaTransmisión de Factura

•Aplica a esquemas CFD 2.0 y 2.2 y CFDi 3.0 u 3.2•Validación de datos y estructura (anexo 20) y notificación de rechazos

Validación Fiscal

•Conciliaciones automáticas de negocio mediante addenda•Empate 3way macth o 2way matchValidación Comercial

•Publicación de pagos y saldos•Status de facturas y consulta 24x7Notificación de Pago

MMóódulos de solucidulos de solucióón de Cuentas por Pagarn de Cuentas por Pagar

La solución puede evolucionar y ampliar el alcance según las necesidades

Alcance de recepciAlcance de recepcióón de facturasn de facturas

Las  formas  en  las  que  el proveedor pueden enviar sus  facturas  

electrónicas  son: 

a)  Correo electrónico con Subject (Asunto) establecido. 

b)  Factura XML con Addenda. 

c)  Envío por la aplicación WEB. 

d)  Correo electrónico sin Subject (Asunto)

RecepciRecepcióón de factura electrn de factura electróónicanica

SAT  B2BValida estructura del XML 

si  si

Valida sello digital si siValida el status de CSD 

no si

Valida la cadena original

si si

Valida el rango de folios (CFD)

(a través de otra aplicación)

si

Valida datos  no si

Soporta 2.2 Y 3.2 no si

ValidaciValidacióón Fiscaln Fiscal

Un estudio con una muestra representativa de clientes que utilizan el Software de B2B para la recepción y validación de CFD 

y CFDi  arrojó los siguientes resultados:

% CFD Rechazados: 5%% de CFDi Rechazados: 0.3%

Fuente:  Digital B2B enero 2013

Error de certificado no incluido no obligatorio

16%

Error de estructura del documeto o 

error en encripcion63%

Errores en el certificado del 

emisor12%

Folios inexistentes9%

Tipos de Error

La importancia de efectuar la validación fiscal en base a las modificaciones a la RSMISC 2013 

• La obligación de validar las facturas es del receptor según el artículo 29 del CFF

– Es calificado como delito de defraudación fiscal el usar documentos falsos (apócrifos) 

– Los contribuyentes receptores tienen la obligación de verificar ante el SAT los comprobantes

• La mayor parte de los proveedores deberán facturar electrónicamente ya que la gran mayoría debe tener ingresos superiores a 250,00 pesos anuales 

• Es importante asegurarse que los CFD´s que se han recibido históricamente cumplan con los requísitos de ley para evitar riesgos. 

• Estadísticamente el  0.3 % de los CFDI tiene algún tipo de error, es decir 3 de cada 1,000 facturas,  por lo que si  es conveniente validar para evitar riesgos 

• La validación comercial, es decir conciliar la  orden de compra, el recibo de almacén y la factura, mejor conocido como el 3 way match es lo que genera el mayor ahorro en el proceso.

INTERNAS: modificación de spoolLo desarrolladores deben modificar la información de salida del ERP para que considerar  los nuevos datos requeridos por la addenda•Adecuaciones a ERP•Costo de desarrolladores•Cambios por versiones nuevas o subtipos de addenda•Campos que no se tienen en el ERP y adecuaciones para lay out

EXTERNA: desarrollo de un terceroEs necesario pagar al proveedor de factura electrónica el desarrollo de la addenda•Costo por desarrollo de addenda•Tiempo de entrega variable

RENTABILIDAD: volumen de ventaLos costos y tiempos de las modificaciones descritas no siempre las justifica el volumen de negocio con el cliente

• Sin la addenda  no se puede automatizar la recepción y validación de facturas

•La cadena de suministro es compleja y sus proveedores tienen distintos niveles de automatización

•Los prestadores de factura electrónica son distintos, lo mismo las fechas en que pueden habilitan las addendas

•Los proveedores con poca frecuencia de compra o con ventas bajas suelen negarse a desarrollar la addenda

•La empresa no logra que el 100% de sus proveedoras cumpla con la addenda

AL PROVEEDOR AL COMPRADOR

Sistema universal de addendas 

Generación de factura a través de cualquier proveedor de serviciosImportación de XML en el sistema de addendas de B2B

Selecciona la addenda deseada

Capture la información de la addenda deseada

Genere  tu factura ya con la addenda anexada y envía 

Sistema universal de addendas 

Beneficios del proyectoBeneficios del proyecto

18

Principales beneficios del sistema de comprasPrincipales beneficios del sistema de compras

19

Beneficios de la recepciBeneficios de la recepcióón y validacin y validacióón de facturas n de facturas 

Beneficios de difBeneficios de difíícil medicicil medicióónn

Beneficios del sistema universal de addendas 

El comprador:

• Garantiza que el proveedor cumpla con la addenda.• Elimina  complejidades técnicas al proveedor. • Incrementa la tasa de facturas con addenda incorporada. • Facilita automatizar la recepción de facturas.• Actualización de Addenda.

El proveedor :

• Incorpora sin complicación la addenda a su factura .• Cuenta con un repositorio de facturas enviadas de fácil acceso y control. • Puede seleccionar las addendas que requiera. • Solo tiene que llenar los datos que el sistema le señale.• No tiene que integrar nada a su ERP.• No tiene que extraer ni mapear datos.• El sistema se puede usar inmediatamente .• El sistema es en línea.

El ahorro que se estima al respectoEl ahorro que se estima al respecto

Ejemplo de tiempos y movimientos Ejemplo de tiempos y movimientos 

proceso compras tiempo ejecutivo

requisición preparación oc envio oc confirmación oc comunicación con proveedor

preparación reportes seguimiento información total por

transacción autorizacion supervisión total por transacción

actual time 2 2 2 2 4 5 1 1 19.0 2 3 5estimated b2b 1 0 0 0 0.5 0 0 0 1.5 0.5 1 1.5diference 1 2 2 2 3.5 5 1 1 17.5 1.5 2 3.5

proceso cotización minutos

solicitud captura de información

selección de proveedores

envío a proveedores seguimiento recepción de

cotizaicóncuadro

comparativo selección total por transacción aprobación autorización total por

transacción

tiempo actual 2 2 5 3 8 2 10 3 35 2 2 4estimated b2b 1 0 0.5 0 1 0 0 1 3.5 1 0.5 1.5diference 1 2 4.5 3 7 2 10 2 31.5 1 1.5 2.5

proceso pago  tiempo ejecutivo

recepción filtro revisiión registro interacción con proveedor

interacción con compras

interacción con operaciones

total por transacción supervisión

total por transacción

tiempo actual 1 3 3 5 2 4 2 20 3 3estimado con b2b 0 0 0.5 0 0 0.5 0 1 0.5 0.5diferencia 1 3 2.5 5 2 3.5 2 19 2.5 2.5

proceso de pago

proceso de requisición y envio de orden de compra

proceso de cotización

EstimaciEstimacióón del beneficio, ejemplo de 10,000 transacciones n del beneficio, ejemplo de 10,000 transacciones operativo ejecutivo telefono papelería total por transacciones costo transacciones costo estimato

transaction indirectos indirectos directos directos total proceso de compras 17.50 3.50 5.00 4.00 costo unitario 0.25 0.51 0.15 0.08costo por transacción 4.31 1.78 0.77 0.31 7.17 8,000 57,336 2,000 14,334 71,670proceso cotización 31.50 2.50 7.00 6.00 costo unitario 0.25 0.51 0.15 0.08costo por transacción 7.76 1.27 1.08 0.46 10.57 8,000 84,546 2,000 0 84,546proceso de pagos 19.00 2.50 3.00 4.00costo unitario 0.25 0.51 0.15 0.08costo por transacción 4.68 1.27 0.46 0.31 6.72 8,000 53,762 2,000 13,441 67,203

total 16.75 4.32 2.31 1.08 24.46 195,644 27,775 223,419

EstimaciEstimacióón de los costos para estimar el ROI n de los costos para estimar el ROI 

MODULO

AHORROS (COSTOS DEL PROCESO Y/O OPORTUNIDADES

($USD)

# REQUERIMIENTOS AHORRO TOTAL POR MÓDULO (USD$)

Cotizaciones $5 / Cotización 10,000 cotizaciones $ 50,000 proceso

Cotizaciones2% ahorro por cada

cotización en la plataforma

10 millones de dólares anuales en indirectos $200,000 negociaciones

Transmisión de Ordenes de Compra $4,00/ oc 20,000 Pedidos de

Compra $80,000 proceso

Cuentas por pagar $5,00/ Factura 20,000 facturas 100,000 dólares

TOTAL GENERAL na No aplicable $430,000 dólares

Ejemplo de los Beneficios Tangibles por Modulo B2B:Ejemplo de los Beneficios Tangibles por Modulo B2B::

Casos de Casos de ééxito  xito  

28

•Ha usado nuestro sistema por más de 5 años•Proveemos servicios a más de 300 proveedores •Empezó por el proceso de compras y ahora también incluye la recepción de facturas.•Comenzó solo con proveedores de materiales indirectos y de logistica•En proceso de expandir el proceso a Colombia y otros paises Latinoamericanos

Casos de Casos de ÉÉxitoxitoCompras Compras 

•Más de 5 años usando el sistema B2B•Más de 500 proveedores nacionales e internacionales •Incluye un módulo para agilizar el proceso de importación

•Nuestro cliente por más de 3 años y medio •El proceso inicial solo consideraba los servicios de automatización del proceso de compras•El servicio se extendió para ahora también automatizar su proceso de cuentas por pagar•Proveemos servicios a proveedores de 3 plantas en ciudades diferentes

Casos de Casos de ÉÉxitoxitoCuentas por PagarCuentas por Pagar

•La más reciente implementación realizada en menos de 4 meses con más de 500 proveedores usando el ciclo completo desde la requisición hasta el pago para 17 diferentes ciclos de negocio

Algunos de nuestros clientesAlgunos de nuestros clientes

Cual es nuestra propuesta de valor?

• Logramos que el 100 % de sus proveedores se integre electrónicamente a su cadena de suministro que operen de acuerdo a sus estándares e incluso que  facturen digitalmente

• Logramos reducir  el gasto de operación entre 10 y 20 dólares por transacción 

• Logramos que haya transparencia en sus operaciones

• Logramos que disminuyan las urgencias y las ineficiencias en el proceso 

• Al ordenar el proceso desde el origen, logramos que haya menos excepciones, re procesos y cuentas sin clasificar  

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