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Leitfaden für die Nutzung der drei POSTIDENT-Verfahren.
Mehr Sicherheit. Mit Postident.
Postident | Übersicht
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Sie müssen nur wählen: das passende Postident für Ihre Anforderungen.Wo der persönliche Kundenkontakt fehlt, springt die
Deutsche Post gerne ein – als zuverlässige Instanz, die Ihre
Kunden für Sie identifiziert.
POSTIDENT, das komfortable und sichere
Identi fi ka tionsverfahren, bieten wir Ihnen in
drei ver schiedenen Varianten an. Welche Sie
nutzen möchten, hängt ganz von Ihren spezifi
schen Ansprüchen ab: ob Sie beispielsweise
einen Kundenbrief beilegen wollen, ob die Rück
sendung von Kundenunterlagen gewünscht
ist, ob wir nach den Vorgaben des Geld wäsche
gesetzes arbeiten sollen oder ob Sie ein von
Ihnen gestal tetes Dokument zur Unterschrift
vor legen möchten. Entscheiden Sie selbst.
– Identifikation in den Filialen– Vorgaben Geldwäschegesetz– Übernahme sämtlicher
Aus weis daten– Einholung einer Kundenunterschrift– Coupon zur Identifikation in Filiale– Rücksendung weiterer Kunden
unterlagen zusammen mit dem Identifikationsformular möglich
– Identifikation durch den Zusteller– Vorgaben Geldwäschegesetz– Übernahme sämtlicher
Ausweisdaten– Einholung einer Kundenunterschrift– Beilage Kundensendung möglich– TRACK & TRACE möglich
– Identifikation durch den Zusteller– Unterschriften auf Original
dokument (POSTIDENT SPECIALFormular)
– Übernahme Ausweisnummer– Beilage Kundensendung möglich– TRACK & TRACE möglich
Die drei POSTIDENT-Varianten im Überblick.
POSTIDENT BASIC POSTIDENT COMFORT POSTIDENT SPECIAL
Einfacher geht’s nicht
Wie Sie nach Abschluss unseres Vertrags mit
wenigen Hand griffen alles für eine erfolgreiche
Identifi kation vorbereiten, erfahren Sie:
– auf den Seiten 4 und 5 für POSTIDENT BASIC,
– auf den Seiten 6 und 7 für POSTIDENT COMFORT
und SPECIAL.
Übersicht | Postident
Ein paar wichtige Punkte.
Wo Sie Material bekommen
POSTIDENTFormulare und Um schläge erhalten Sie bei:
Deutsche Post AG
Backoffice Kundenservice Süd-West
POSTIDENT
70463 Stuttgart
Benötigen Sie größere Mengen an Formularen oder Um
schlägen (ab 20.000 Stück), informieren Sie das Backoffice
Kundenservice SüdWest POSTIDENT bitte mindestens
drei Wochen vorher.
Für die selbstständige Erstellung der Formulare bzw. des
Coupons können Sie eine Datei über Ihren Vertriebs ma na ger
oder das Backoffice Kundenservice SüdWest POSTIDENT
anfordern.
Einlieferungslisten erhalten Sie bei Vertragsabschluss als
Datei oder im Internet.
Informationen im Internet
Ganz einfach zu finden unter: www.deutschepost.de/brief
Identifikation an Arbeitsstellen
In kleineren Betrieben, z.B. Kanzleien, problemlos möglich,
solange die Zustellung keinen Mehraufwand erfordert.
Zustellung an die Hausanschrift
POSTIDENT COMFORT- und POSTIDENT SPECIAL- Sen dun
gen müssen immer an eine Hausanschrift adressiert werden.
Eine Identifikation aufgrund der Postfachanschrift ist nicht
möglich.
Identifikation spezieller Personen
– Inhaber von Gemeinschaftskonten: dem Auf trag je ein
POSTIDENTFor mu lar bzw. je einen Coupon für jede
zu identifizierende Person beilegen und den POSTIDENT
Um schlag entsprechend der Zahl der Identifikationen
freimachen.
– Minderjährige: Jugendliche unter 16 Jahren kön nen nicht
selbst identifiziert werden. Wenn Sie möchten, dass statt
dessen beide Elternteile identifiziert werden, stellen Sie
einfach zwei ent sprechende Formulare bzw. Cou pons zur
Ver fügung.
– Juristische Personen (z.B. GmbH): Eine solche Identi fi
ka tion ist nicht zulässig.
Kundenbriefe einfach mitversenden
Bei POSTIDENT COMFORT und SPECIAL können Sie dem
Empfänger gleichzeitig eine Beilage in Form eines Briefes
oder eines Gegenstands mit schicken, vorausgesetzt, diese
ent spricht den Ge wichts und Größenangaben für Brief
sendungen.
Sinn und Zweck des Tagesstempels
Mit dem Stempel auf dem POSTIDENTFormular werden
der Ort, das Datum und die Zeit der durch geführten Iden ti
fikation festgehalten.
Bei in der Filiale durchgeführten Identifikationen genügt
gemäß Vorgaben der Bundesanstalt für Finanz dienst leis
tungs auf sicht die Unterschrift unseres Mit ar bei ters in der
Filiale und ein im Rahmen des automatisierten Bearbei
tungs verfahrens aufgebrachter Stempelaufdruck.
POSTIDENT nach den Vorgaben des
Signaturgesetzes
Bei Interesse an diesem Verfahren wen den Sie sich bitte an
unser Backoffice Kundenservice SüdWest POSTIDENT.
Wo und wie Sie reklamieren
Reklamationen bitte einfach ohne Freimachung an das
Backoffice Kundenservice SüdWest POSTIDENT schicken.
Wichtig: Nennung des konkreten Grundes sowie Kenn
zeich nung der entsprechenden Fehlerstelle auf dem
POSTIDENTFormular.
Geschäftskunden-Service
Telefon: 0180 5 5555*(14 ct je angef. 60 Sek. aus den deutschen Festnetzen; maximal 42 ct je angef. 60 Sek. aus den deutschen Mobilfunknetzen)
Fax: 0180 2 5555(6 ct je Verbindung aus den deutschen Festnetzen; maximal 42 ct je angef. 60 Sek. aus den deutschen Mobilfunknetzen)
www.postident.de
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*montags bis samstags 7.00 - 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen Feiertagen)
Postident | Postident Basic
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Zwei Wege, ein Ergebnis: die Identifikation in der Filiale.
Schritt für Schritt: vom Anschreiben bis zur Abrechnung
bei POSTIDENT BASIC.
Die Unterlagen für Ihre Kunden
Sie erstellen einen Brief und die Kundenunterlagen.
Das alles gehört zu einer Sendung
– Kundenbrief und unterlagen
– Ausgefüllter POSTIDENT BASICCoupon
Ab in einen Umschlag
Brief, Unterlagen und Coupon in einen an Ihren
Kun den adressierten Umschlag stecken. Bitte Ihren
Absender nicht vergessen.
Richtig freimachen
Mit Postwertzeichen per Freistempler oder
DVFreimachung ausreichend als normale Brief
sendung frankieren.
Einfach einliefern
In einen Briefkasten werfen oder in einer Filiale
oder Großannahmestelle abgeben.
So wird berechnet
– Es gelten mengenabhängige Staffelpreise.
– Neben den quartalsweisen Rechnun gen erhalten
Sie am Anfang des Folgejahres eine Schluss
rech nung, in die mengen abhängige Er stattungen
bzw. Nach erhebungen einfließen.
Praktisch: Nutzung via Internet.
Die Alternative zum Postweg
Sie stellen Ihren Kunden die benötigten Unter
lagen inklusive Coupon auf Ihrer Internetseite
zur Verfügung.
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Liefert wichtige Informationen zu Ihrem Auftrag
– Die Abrechnungsnummer ist immer 14stellig.
– Die ersten 10 Stellen stehen für Ihre Kundennummer.
– Die nächsten beiden Stellen bezeich nen das Verfahren –
bei POSTIDENT BASIC immer 37.
– Die letzten beiden Stellen informieren darüber, wie oft bereits das
Verfahren 37 für die eingetragene Kunden nummer eingerichtet wurde,
zum Beispiel: 01.
Diesen erhalten Sie als Datei kostenlos von der Deutschen Post zur Bearbeitung mit
allen gängigen PCProgrammen.
1 Hier bitte Ihre Anschrift eintragen.
2 Hier bitte Ihre Ab rechnungsnummer eintragen.
3 Hier bitte eine von Ihnen beliebig ge wählte Referenznummer eintragen. Falls Sie keine ver geben, bitte eine „0“ einsetzen.
Der Coupon für POSTIDENT BASIC.
Abrechnungsnummer
Achtung MaV! Formular und diesen Coupon im Postsache-Fensterbriefumschlag oder im Kundenrückumschlag an angegebene Anschrift schicken!
MaV: Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter-Hotline
Referenznummer
Achtung MaV! Barcode einscannen POSTIDENT® BASIC Formular nutzen Formular an Absender
Wichtig! Bitte nehmen Sie diesen Coupon und lassen Sie sich bei einer Postfiliale mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass identifizieren.
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Nicht vergessen: die Abrechnungsnummer.
Postident | Postident Comfort und Special
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Schnell auf den Weg gebracht: die Identifikation durch den Zusteller.
Der Brief an Ihre Kunden (optional)
– Sie erstellen einen Brief, der dem Kunden nach er folgreicher Identi fikation übergeben wird.
– Den Brief in einen Umschlag Ihres Unter nehmens stecken.
– Den Umschlag mit der jeweiligen Kundenanschrift und Ihrem Absender versehen.
Nicht vergessen
Den Kunden bitte frühzeitig über die anstehende Identifikation informieren.
Formular und Brief: ab in den POSTIDENT-Umschlag
– Kundenbrief in den POSTIDENTUmschlag legen.– Das mit Ihrer Abrechnungsnummer und der
Rücksendeanschrift versehene POSTIDENT
COMFORTFor mular bzw. das selbst gestaltete POSTIDENT SPECIALFormular hinter Ihren Kundenbrief stecken.
– Wichtig: Im kleinen Fenster des Umschlags dürfen nur noch Post leitzahl und Ort des Empfängers sichtbar sein.
– Erscheinen in der Anschrift zwei Personen, bitte durch ein „und“ bzw. ein „oder“ deutlich machen, ob beide Personen oder nur die jeweils ange troffene Person identifiziert werden soll. Bei zwei Identifikationen müssen auch zwei POSTIDENTFormulare ein ge legt werden. Die Freimachung muss dann für beide erfolgen.
Richtig freimachen
Mit Postwertzeichen, per Freistempler oder DVFrei machung.
Unsere Tarife:– für POSTIDENT COMFORT: 7,50 EUR zzgl.
Beför derungsentgelt für innen liegenden Kun den brief jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.– für POSTIDENT SPECIAL: 6,50 EUR zzgl. Beför
derungsentgelt für innen liegenden Kundenbrief jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Einfach einliefern
– Anzahl aller erstellten POSTIDENTSendungen ge trennt nach POSTIDENT COMFORT und POSTIDENT SPECIAL in der Einlieferungsliste erfassen.
– Einlieferungsliste zusammen mit den Sen dun gen in einer Großan nahmestelle oder Filiale ein liefern.
– Falls eine Einlieferungsbescheinigung gewünscht wird, bitte ein Duplikat der Einlieferungsliste mit bringen.
Auftragsstatus abfragen
10 Werktage nach Einlieferung ist beim Backoffice Kundenservice SüdWest POSTIDENT eine schrift liche Abfrage per EMail unter [email protected] möglich.
Schritt für Schritt: vom Anschreiben bis zur Abfrage des
Auftragsstatus bei POSTIDENT COMFORT und SPECIAL.
Diesen Postvermerk füllt der Zusteller/MaV aus (bitte nicht abtrennen)
persönlich ausgehändigt (falls Sendung beiliegt)
Identifikation durchgeführt und Dokumentzur Unterschrift vorgelegt –siehe Punkte , und (falls erfüllt)
Unterschrift, Datum des Zustellers/MaV
Personalausweis Reisepass
Tagesstempel
Ausweis-Nr.:
Ausweisdaten des Empfängers (zutreffendes bitte ankreuzen)
Datum und Unterschrift
Nz, Datum
unzustellbar
Annahme verweigert
benachrichtigt
EPO
S-VG
A
Für die Rücksendung falten Sie die Seite bitte entlang der Falzmarken. So erscheint diese Adresse im Fenster eines Postfach-Umschlags.
Frei gestaltbarer Formularbereich.
Tragen Sie bitte Ihre Anschrift für die Rückmeldung in
das Adressfeld des POSTIDENT Abschnitts ein.
Platzieren Sie bitte Ihr Unterschriftsfeld immer hier.
Achtung Zusteller!Brief nicht einwerfenInnendienst/Gruppenführer übergeben
PostidentDeutsche PostZustellstützpunkt
Achtung Zusteller!Brief nicht einwerfenInnendienst/Gruppenführer übergeben
PostidentDeutsche PostZustellstützpunkt
Formularvorlagen und Umschläge für POSTIDENT
COMFORT und SPECIAL.
Formblatt POSTIDENT COMFORTNach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach § 154 Abs. 2 der Abgabenordnung sowie den Vorschriften des Geldwäschegesetzes.
Name (falls vorhanden auch Geburtsname)
Sämtliche Vornamen
Straße, Hausnummer (soweit im Ausweis vorhanden)
Ort (soweit im Ausweis vorhanden)
Ausweisnummer
Geburtsdatum
Geburtsort
Staatsangehörigkeit
Ausstellungsbehörde
Ausstellungsort (nur bei Reisepass)
Ausstellungsdatum
Eigenhändige Unterschrift der identifizierten Person
Mat.-Nr.:912-158-000 07/2002
Postvermerk(bitte immer ausfüllen)
Angaben zur Person (laut Ausweis)
Nur Empfänger persönlich
Ausweisdaten(Zutreffendes bitte ankreuzen) Personalausweis Reisepass
unzustellbar
Persönlich ausgehändigt(falls Sendung beiliegt)
Annahme verweigert
benachrichtigt
Identifikation durchgeführt und eine Unterschrift eingeholt
Unterschrift des Zustellers/MaV, Datum
Tagesstempel
Nz. T,M
Diese erhalten Sie als Datei kostenlos von der Deutschen Post zur Bearbeitung
mit allen gängigen PCProgrammen.
1 Bitte tragen Sie in die erste Zeile Ihre Abrechnungsnummer und in die darauffolgenden Zeilen Ihre Anschrift ein.
2 Je nach Bedarf können Sie bis zu zwei Drittel der Fläche selbst ge stalten. Und Ihren indi viduellen Entwurf vom Backoffice Kundenservice SüdWest POSTIDENT freigeben lassen.
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Postident Comfort und Special | Postident
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Deutsche Post AGZentraleProduktmanagement Zusatz- und Spezialleistungen BRIEF53250 Bonn
www.postident.de
Stand: 08/2012 Mat.-Nr. 675-201-121
Postident im Überblick:– Sichere Identifikation in der Filiale oder per Zusteller
– Beilage von Kundeninformationen möglich
– Nach Vorgaben des Geldwäsche- und Signaturgesetzes