mehanizam za ulaganje Žalbi o projektimaŽalbe se razmatraju uz pomoć eksperata pcm-a ......

MEHANIZAM ZA ULAGANJE ŽALBI O PROJEKTIMAPriručnik za korisnike iPravila postupanja

novembar 2014. 1

O EBRD-u EBRD INVESTIRA U UNAPREĐENJE ŽIVOTA LJUDI I STANJA OKOLIŠA U REGIONU KOJI SE PROTEŽE ODCENTRALNE EVROPE DOCENTRALNE AZIJE, ZAPADNOGBALKANA I JUŽNOG I ISTOČNOG MEDITERANA.U SARADNJI SA PRIVATNIM SEKTOROM, INVESTIRAMO U PROJEKTE, UČESTVUJEMO U DIJALOGU O POLITIKAMA I PRUŽAMO TEHNIČKE SAVJETE PUTEM KOJIH SE PODRŽAVAJU INOVACIJE I GRADE ODRŽIVE EKONOMIJE OTVORENOG TRŽIŠTA.

novembar 2014. 3

Sadržaj

Rezime ............................................................................................... 4

Uloge i odgovornosti ................................................................... 5

Poglavlje 1Priručnik o mehanizmu EBRD-a za ulaganje žalbi o projektima (PCM) ...................................................................... 7Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima .......................................... 7Ko provodi PCM? ................................................................................... 8Ko može podnijeti žalbu ........................................................................ 8Kada podnijeti žalbu .............................................................................. 9Relavantne publikacije .......................................................................... 9Kako podnijeti žalbu i šta uključiti ..................................................... 10Šta očekivati nakon podnošenja žalbe ............................................. 12Šta se dešava nakon prijema žalbe?

Inicijativa za rješavanje problema .............................................. 14Pregled poštivanja ...................................................................... 15

Čime se ne bavi PCM? ........................................................................ 17

Poglavlje 2Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima: Pravila postupanja ................................................................... 19

Definicije i skraćenice ........................................................................ 19Uvod i svrha ........................................................................................ 20Ko može podnijeti žalbu ..................................................................... 20Kako podnijeti žalbu ........................................................................... 20Jezik žalbi ............................................................................................ 21Gdje podnijeti žalbu ............................................................................ 21Registracija žalbi ................................................................................ 21Dodatni kriteriji za registraciju ........................................................... 21Obustava registracije ......................................................................... 22Mjere poduzete nakon registracije .................................................... 22Saradnja sa drugim finansijskim institucijama ................................. 23Utvrđivanje podobnosti žalbi ............................................................. 23Efekat žalbe na projekte Banke ......................................................... 25Odobrenje i provođenje inicijative za rješavanje problema .............. 25Provođenje pregleda poštivanja ........................................................ 26Uloga GSP, eksperata PCM-a i službenika PCM-a ............................. 27Opće odredbe ..................................................................................... 30

Primjer obrasca za žalbu ....................................................... 33

4 Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima

Rezime

Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima (PCM) je uspostavljen da bi se razmatrale žalbe o projektima koje finansira Evropska banka za obnovu i razvoj (EBRD). On omogućava pojedincima, organizacijama i lokalnim grupama koje mogu biti izložene negativnim utjecajima projekta da ulože žalbu kod Banke, neovisno od bankarskog poslovanja.

Ovaj Priručnik sadrži pravila o tome na koji način se ulaže žalba, ko može uložiti žalbu, koja pitanja se mogu pokrenuti i riješiti putem PCM-a. On također objašnjava proces razmatranja žalbe, pravovremenost, obaveze izvještavanja, odredbe o povjerljivosti i druge detalje postupka. Pored toga, on uključuje puni tekst Pravila postupanja PCM-a, koji je u maju 2014. godine usvojio Upravni odbor EBRD-a.

PCM predviđa dva načina rješavanja žalbi: pregled poštivanja putem kojeg se ocjenjuje da li je Banka ispoštovala relevantne politike EBRD-a, i inicijativa za rješavanje problema, koja za cilj ima rješenje problema koji je u osnovi žalbe, obično putem dogovora između podnositelja žalbe i klijenta EBRD-a.

Žalbe se razmatraju uz pomoć eksperata PCM-a – međunarodnih eksperata koji su stručnjaci u oblastima poput okoliša, društvenog razvoja i prava, i koji rade izvan Banke.

novembar 2014. 5

Uloge i odgovornosti

Niz službenika i pojedinaca je uključen u rad PCM-a. Ovo poglavlje Priručnika opisuje čime se oni bave.

Upravni odbor Banke Odbor imenuje eksperte PCM-a. Odbor također prihvata ili odbacuje zaključak u izvještaju o procjeni podobnosti da je žalba neprihvatljiva, kao i plan djelovanja uprave koji se razrađuje u odgovoru na preporuke date u izvještajima o pregledu poštivanja za projekte koje je odobrio Odbor.

Glavni službenik za poštivanje

Glavni službenik za poštivanje je voditelj ureda u kojem se nalazi PCM. Njegova odgovornost je da osigura da službenik PCM-a provodi funkcije PCM-a u skladu sa Pravilima postupanja PCM-a.

Eksperti PCM-a Lista neovisnih eksperata (do 10 eksperata) koje imenuje Upravni odbor EBRD-a, te svaki ekspert kojeg je na ad hoc osnovi imenovao Upravni odbor da služi kao procjenitelj podobnosti zajedno sa službenikom PCM-a; eksperti za pregled poštivanja (pojedinačno) ili ekspert rješavanja problema (pojedinačno ili sa službenikom PCM-a). Eksperti također mogu biti nadležni, ukoliko im tu nadležnost delegira službenik PCM-a, za naknadno praćenje i izvještavanje.

Svaki ekspert PCM-a se bira na osnovu natječaja i ne smije raditi za Banku tokom dvije godine prije imenovanja. Nadalje, eksperte PCM-a može smijeniti isključivo Odbor, uz obrazloženje.

Službenik PCM-a Službenik PCM-a je uposlenik Banke na puno radno vrijeme kojeg predlaže komisija, a imenuje predsjednik. Službenik PCM-a je odgovoran za svakodnevno funkcioniranje PCM-a. Službenik PCM-a registrira žalbe, bira eksperta PCM-a s kojim zajedno provodi procjenu podobnosti, procjenjuje da li podobna žalba može imati koristi od inicijative za rješavanje problema, osigurava poštivanje pravovremenosti i odobrava produženje, pruža informacije i odgovore svim relevantnim strankama u svakoj fazi procesa PCM-a, te prati i izvještava o provedbi naknadnih aktivnosti, uključujući izvještavanje predsjednika i Odbora na godišnjoj osnovi. Službenik PCM-a je također odgovoran za informiranje i obuku o PCM-u.

Predsjednik Banke Predsjednik prihvata ili odbacuje zaključak procjene podobnosti da žalba nije podobna i preporuku da se zatvori dosje o žalbi, kao i plan djelovanja uprave koji je izrađen kao odgovor na preporuke date u izvještajima o pregledu poštivanja za projekte za koje nije potrebno odobrenje Odbora ili za projekte koji još nisu odobreni. Predsjednik također prihvata ili odbacuje preporuku u izvještaju o procjeni podobnosti da Banka treba poduzeti inicijativu za rješavanje problema.

novembar 2014. 7

Mehanizam za ulaganje žalbi o projektimaEBRD je ustanovio PCM u sklopu svoje obaveze da osigura transparentnost i odgovornost svog poslovanja. Ukoliko imate problem sa projektom koji je finansirao EBRD, ili je izrazio namjeru da ga finansira, i vjerujete da je projekat izazvao štetu, ili da će vjerovatno izazvati štetu, možete uložiti žalbu putem PCM-a.

PCM vam može pomoći na dva načina:

1. Možete zatražiti od PCM-a pomoć u rješavanju problema koji imate sa projektom – na primjer, to može biti spor sa preduzećem koje sponzorira projekat. U tom slučaju, PCM može pokrenuti inicijativu za rješavanje problema da bi pokušao riješiti probleme u osnovi žalbe. To može uključivati prikupljanje činjenica, medijaciju, pomirenje, olakšavanje dijaloga, istragu ili izvještavanje; i/ili

2. Možete zatražiti od PCM-a da istraži da li je EBRD prekršio svoju Okolišno-socijalnu politiku (sva izdanja) i/ili određene projektne odredbe Politike EBRD-a o javnom informiranju u odnosu na odobreni projekat Banke. U tom slučaju, PCM može provesti pregled poštivanja da bi provjerio da li je ili nije Banka ispoštovala obaveze iz ovih politika.

Možete zatražiti inicijativu za rješavanje problema, pregled poštivanja, ili oboje, pod uvjetom da vaša žalba zadovoljava relevantne zahtjeve podobnosti. Međutim, PCM će donijeti odluku o tome koja je od ove dvije (ili obje) funkcije PCM-a najpodesnija za rješavanje pokrenutih pitanja.

Ukoliko želite dodatne informacije o PCM-u i puni tekst Pravila postupanja PCM-a, molimo posjetite: www.ebrd.com/pcm.

Puni tekst Pravila postupanja PCM-a se također nalazi u drugom poglavlju ovog priručnika.

PCM vašu žalbu može rješavati na dva načina: pokušati da riješi

probleme navedene u vašoj žalbi, i/ili da istraži da li je EBRD ispoštovao svoje relevantne politike.

Priručnik o mehanizmu EBRD-a za ulaganje žalbi o projektima


Ko provodi PCM?PCM je neovisan od bankarskog poslovanja EBRD-a i od Odjela za okoliš i održivost EBRD-a. Službenik mehanizma za ulaganje žalbi o projektima (službenik PCM-a) koordinira sve procese PCM-a i zajedno sa neovisnim ekspertom vrši procjenu podobnosti žalbi nakon registracije. Ukoliko je opravdana provedba pregleda poštivanja, provest će ga ekspert sa liste eksperata PCM-a. Ukoliko je potrebno pokrenuti inicijativu za rješavanje problema, pod uvjetom da to prethodno odobri predsjednik Banke, službenik PCM-a i/ili ekspert PCM-a će provesti taj proces.

Dužnosti neovisnih eksperata PCM-a uključuju procjenu, zajedno sa službenikom PCM-a, podobnosti žalbi, provođenje pregleda poštivanja ili inicijative za rješavanje problema i naknadno praćenje.

Ovi međunarodni eksperti su stručnjaci u oblastima kao što su okoliš, društveni razvoj i pravo. Oni rade izvan Banke i imenuju se na mandat od tri godine koji se može obnavljati.

Ko može podnijeti žalbu?Jedna ili više osoba koje se nalaze u projektnom području ili koje imaju ekonomski, socijalni ili kulturološki interes u projektnom području mogu podnijeti žalbu i zatražiti inicijativu za rješavanje problema.

Jedna ili više osoba ili organizacija mogu podnijeti žalbu i zatražiti pregled poštivanja.

U oba slučaja, morate posjedovati informaciju da je projekat koji finansira ili će finansirati EBRD izazvao ili će vjerovatno izazvati štetu.

PCM je neovisan od bankarskih poslova EBRD-a kao i od Odjela

za okoliš i održivost EBRD-a.

novembar 2014. 9

Kada podnijeti žalbuUkoliko tražite inicijativu za rješavanje problema, žalbu možete podnijeti:

• tek nakon što je EBRD jasno pokazao da je zainteresiran za finansiranje projekta; i

• najkasnije u roku od 12 mjeseci nakon posljednjeg povlačenja sredstava EBRD-a, ili u slučaju kapitalnog ulaganja, dok god Banka nije prodala investiciju, odnosno povukla se iz investicije.

Ukoliko tražite pregled poštivanja, žalbu možete podnijeti:

• tek nakon što je EBRD odobrio projekat, i

• najkasnije u roku od 24 mjeseca nakon datuma kada je Banka prestala da učestvuje u projektu.

Prije podnošenja žalbe, PCM apelira na podnositelje žalbi da ulože napore da skrenu pažnju Banke, odnosno klijenta, na problem koji je u osnovi žalbe. Žalbu treba podnijeti putem PCM-a samo ukoliko komunikacija sa upravom Banke, odnosno sa klijentom, nije dovela do razrješenja problema, ili ako takva komunikacija nije bila moguća. U oba slučaja, možete kontaktirati službenika PCM-a ili relevantni rezidentni ured EBRD-a i zatražiti pomoć ukoliko niste sigurni u vezi roka u kojem se mora podnijeti žalba:

Project Complaint Mechanism Attn: PCM Officer European Bank for Reconstruction and Development One Exchange Square London EC2A 2JN Velika Britanija Telefon: +44 20 7338 7813 Faks: +44 20 7338 7633 E-mail: [email protected]

Listu rezidentnih ureda EBRD-a i kontakt informacije možete naći na: www.ebrd.com/contacts.html

Relevantne publikacijeBrošura sa smjernicama u vezi mehanizma za ulaganje žalbi o projektima Okolišna i socijalna politika EBRD-a (sva izdanja) Politika javnog informiranja EBRD-a

Primjerci ovih publikacija se mogu dobiti u svakom uredu EBRD-a.

Žalbu možete podnijeti na engleskom, francuskom,

njemačkom, ruskom ili na bilo kojem službenom jeziku zemlje u kojoj radi EBRD.

Pored toga, svoj zahtjev možete dostaviti i desku za publikacije.

Tel: + 44 20 7338 7553 Faks: + 44 20 7338 6102Email: [email protected]


Kako podnijeti žalbu i šta uključiti1. Pored informacija koje se nalaze u ovom

poglavlju, možete koristiti primjer obrasca za žalbu koji se nalazi na kraju ovog priručnika i na internet stranici PCM-a (www.ebrd.com/downloads/integrity/ sample_complaint_form.pdf) da biste saznali koje informacije uključiti u vašu žalbu. Također možete kontaktirati službenika PCM-a i zatražiti pomoć u vezi podnošenja žalbe.

2. Jezik žalbe: Žalba se može podnijeti na engleskom, ruskom, njemačkom, francuskom ili na bilo kojem službenom jeziku zemlje u kojoj radi EBRD. Za odgovor na žalbe koje nisu podnesene na engleskom jeziku, potrebno je više vremena.

3. Žalbu možete podnijeti lično ili putem ovlaštenog predstavnika koji će žalbu podnijeti za vas. Ukoliko koristite predstavnika, vaša žalba mora uključivati potpis ovlaštenog predstavnika i dokaz da ste mu dali ovlaštenje da djeluje u vaše ime (na primjer, to može biti u vidu pisma koje ste potpisali i putem kojeg dajete takvo ovlaštenje predstavniku).

4. Ukoliko želite da PCM vašu žalbu tretira kao povjerljivu, to morate jasno navesti u svojoj žalbi i obrazložiti svoj zahtjev. Uložit će se svi razumni napori da se očuva zatražena povjerljivost, a informacije se neće otkrivati bez vaše eksplicitne dozvole.

5. Da bi se vaša žalba mogla obraditi u okviru PCM-a, službenik PCM-a će provjeriti da li ste uključili sve neophodne informacije za prvu fazu procesa PCM-a, odnosno registraciju. Konkretno, vaša žalba treba uključivati sljedeće:

a. vaše ime i kontakt podatke i, ako imate ovlaštenog predstavnika, njegove kontakt podatke. To je neophodno da bi PCM mogao komunicirati sa vama;

b. naziv ili opis projekta EBRD-a u vezi kojeg ulažete žalbu;

c. opis utjecaja projekta na vas ili na okoliš, uključujući i vjerovatne buduće utjecaje; i

d. ukoliko tražite inicijativu za rješavanje problema, opišite kako ste pokušali da komunicirate o onome što vas brine sa Bankom, odnosno sa klijentom, i koji je bio rezultat toga.

Ukoliko vjerujete da bi komunikacija sa Bankom ili klijentom izazvala štetu za vas ili bi bila bespredmetna, vaša žalba se i dalje može registrirati, ali morate navesti razloge zašto niste pokušali komunikaciju.

Ukoliko niste komunicirali o onome što vas brine u vezi projekta i niste pružili objašnjenje zašto ta komunikacija nije bila moguća, službenik PCM-a će u konsultaciji sa vama odložiti registraciju vaše žalbe i proslijedit će je relevantnom timu unutar Banke koji će pokušati riješiti pitanja koja ste istakli. Ukoliko napori da se ova pitanja riješe ne budu dali pozitivne rezultate, službenik PCM-a će registrirati vašu žalbu.

6. Nakon registracije, vaša žalba će se morati ocijeniti u pogledu podobnosti da bi se provjerilo da li ispunjava sve neophodne kriterije za pregled poštivanja ili za inicijativu za rješavanje problema. Ukoliko je moguće, vaša žalba bi također trebala uključivati sljedeće:

a. naznaku koji proces PCM-a zahtijevate i šta se nadate da ćete time postići;

b. kopije svih pisama, e-mailova ili bilješki, kao i druge materijale koji su u vezi vaše komunikacije sa Bankom ili klijentom, u pogledu onoga što vas brine; i

c. navesti koju politiku EBRD-a smatrate da Banka nije ispoštovala.

Možete zahtijevati da vaš identitet ostane povjerljiv.

novembar 2014. 11

7. Ukoliko imate bilo kakve druge informacije o pitanjima koja pokrećete u svojoj žalbi, molimo vas da ove informacije uključite zajedno sa relevantnim dokumentima. Ove informacije su od pomoći ali nisu obavezne.

8. Žalba se može dostaviti korištenjem obrasca koji se nalazi na internet stranici PCM-a (www.ebrd.com/pcm/eform) ili putem pošte, emaila ili faksa na sljedeću adresu:

Project Complaint MechanismAttn: PCM OfficerEuropean Bank for Reconstruction and DevelopmentOne Exchange SquareLondon EC2A 2JNVelika BritanijaFaks: +44 20 7338 7633E-mail: [email protected]

Pored toga, žalbu također možete dostaviti lično ili poštom bilo kojem rezidentnom uredu EBRD-a koji će je zatim proslijediti PCM-u. Lista rezidentnih ureda EBRD-a i njihovi kontakt podaci se nalaze na: www.ebrd.com/contacts.html

Prije podnošenja žalbe PCM-u, apeliramo na vas da uložite

napore da problem riješite sa EBRD-om, odnosno sa preduzećem koje je odgovorno za provođenje projekta.


Šta očekivati nakon podnošenja žalbe1. Službenik PCM-a će vas kontaktirati u roku od

10 radnih dana nakon zaprimanja vaše žalbe da bi vas obavijestio da je žalba primljena i da vas obavijesti o tome da li je vaša žalba registrirana.

NAPOMENA: Ako se vaša žalba ne može registrirati zato što, na primjer, ne sadrži neke neophodne informacije ili nije jasna, službenik PCM-a će vas o tome obavijestiti i dat će vam vremena da dostavite nedostajuće informacije, odnosno pojašnjenja. Nakon što primi te informacije, službenik PCM-a će nastaviti sa procesom registracije.

• Nakon registracije, možete pratiti status svake faze svoje žalbe na internet stranici PCM-a: www.ebrd.com/pcm/register

• Nakon registracije, Uprava Banke ima 21 radni dan da PCM-u dostavi svoj odgovor na žalbu.

2. Službenik PCM-a i neovisni ekspert PCM-a (zajednički se oni nazivaju „procjenitelji podobnosti“) će razmotriti žalbu nakon registracije. Zajednički će odlučiti da li žalba zadovoljava zahtjeve za dalju obradu (to se naziva faza „procjene podobnosti“). Očekuje se da će se ovaj pregled provesti u roku od 40 radnih dana nakon što uprava Banke dostavi svoj odgovor na žalbu. Procjenitelji podobnosti će vas vjerovatno kontaktirati tokom ovog perioda da bi sa vama porazgovarali o eventualnim pitanjima koja imaju u vezi vaše žalbe.

3. Procjenitelji podobnosti će sastaviti izvještaj u kojem se nalazi njihova odluka o tome da li vaša žalba može ići u dalju obradu, u skladu sa Pravilima postupanja PCM-a. Oni će odlučiti o sljedećem:

• da li je žalba podobna za inicijativu za rješavanje problema; i/ili

• je žalba podobna za pregled poštivanja da bi se ispitalo da li je EBRD ispoštovao svoje važeće politike; odnosno

• da li su oba ova procesa prikladna; ili

• vaša žalba ne zadovoljava kriterije i ne može se dalje razmatrati u okviru PCM-a.

Nakon što se donese odluka o tome da li je vaša žalba podobna, ta odluka će se objaviti na internet stranci PCM-a, a vama će biti dostavljen primjerak izvještaja o procjeni podobnosti.

4. Ako procjenitelji podobnosti odluče da vaša žalba nije podobna, dostavit će izvještaj Upravnom odboru EBRD-a na odobrenje. Ako Odbor prihvati tu odluku, vaš predmet će biti zatvoren. U suprotnom, žalba će se vratiti procjeniteljima podobnosti i od njih će se zatražiti da je ponovno razmotre. Vi ćete biti obaviješteni o odluci Odbora.

5. Ukoliko se za vašu žalbu zaključi da je podobna, procjenitelji podobnosti se mogu konsultirati sa vama u pogledu narednih koraka, koji mogu uključivati sljedeće:

• Podobna za inicijativu za rješavanje problema: ako su pitanja u vašoj žalbi podobna za inicijativu za rješavanje problema, a predsjednik EBRD-a dozvoli provođenje inicijative za rješavanje problema, imenovat će se facilitator i ta osoba će vas kontaktirati na početku inicijative za rješavanje problema.

• Podobna za pregled poštivanja: ako se zaključi da je vaša žalba podobna za pregled poštivanja, imenovat će se neovisni ekspert koji će istražiti da li je EBRD ispoštovao svoje relevantne politike. Ekspert će vas kontaktirati da bi u detalje s vama razgovarao o ovoj žalbi.

Nakon registracije, možete pratiti status svoje žalbe na

internet stranici PCM-a.

novembar 2014. 13

6. Provođenje inicijative za rješavanje problema: Inicijativa za rješavanje problema će ovisiti o konkretnim pitanjima koja su pokrenuta u vašoj žalbi i može uključivati prikupljanje činjenica, dijalog sa sponzorom projekta, medijaciju, pregovore, ili druge metode da bi se pokušala riješiti vaša žalba.

7. Provođenje pregleda poštivanja: Da bi se ustanovilo da li je Banka ispoštovala svoje relevantne politike, provest će se istraga u vezi konkretnog projekta, koja može uključivati posjetu eksperta projektnom području, razgovore s vama, sponzorom projekta, osobljem EBRD-a i drugim pripadnicima zajednice. PCM može samo provjeriti da li je ili ne EBRD ispoštovao Politiku i procedure zaštite okoliša iz 1996. ili Politiku zaštite okoliša EBRD-a iz 2003. godine ili Okolišno-socijalnu politiku i Provedbene zahtjeve EBRD-a iz 2008. godine ili Okolišnu i socijalnu politiku i Provedbene zahtjeve EBRD-a iz 2014. godine, odnosno odredbe koje se konkretno odnose na projekat iz Politike javnog informiranja EBRD-a. Ove politike se nalaze na internet stranici EBRD-a: www.ebrd.com/esp i www.ebrd.com/pip.

8. Na kraju procesa rješavanja problema odnosno pregleda poštivanja, izdaje se konačni izvještaj koji se objavljuje na internet stranici PCM-a.

9. Inicijativa za rješavanje problema će se okončati kada se postigne dogovor u pogledu pitanja koja su pokrenuta u žalbi ili kada postane jasno da nije moguće postići dogovor o tim pitanjima.

10. Na kraju pregleda poštivanja, ukoliko ekspert ustanovi da su ispoštovane relevantne politike, žalba će biti zaključena.

11. Međutim, ukoliko ekspert ustanovi da relevantna politika odnosno politike EBRD-a nisu ispoštovane, ekspert će predložiti određene korektivne mjere. U odgovoru na to, uprava Banke će pripremiti plan djelovanja Banke u kojem će objasniti na koji način će provesti te preporuke. Vi ćete dobiti priliku za davanje

komentara (u roku od 20 radnih dana) na preporuke eksperta i plan djelovanja uprave.

Može se desiti da je akcioni plan strogo usmjeren ka sprečavanju sličnih problema u budućim projektima i možda nije bilo moguće, ili praktično izvodljivo, da se predlože mjere koje se odnose na konkretni projekat u vezi kojeg ste uložili žalbu. Ekspert će vaše komentare uzeti u obzir prilikom finaliziranja svojih preporuka. Konačni izvještaj o pregledu poštivanja i preporuke, plan djelovanja uprave i vaši komentari će se dostaviti Upravnom odboru EBRD-a, koji će odlučiti da li da odobri plan djelovanja uprave.

12. Kakav god bio ishod pregleda poštivanja, vi ćete dobiti primjerak izvještaja o pregledu poštivanja koji će se objaviti na internet stranici PCM-a.

13. PCM će nakon toga pratiti vaš slučaj da bi osigurao da su provedeni svi dogovori postignuti u okviru inicijative za rješavanje problema, te da su poduzete sve mjere neophodne za rješavanje nepoštivanja EBRD-a. PCM će sastavljati javne izvještaje o ovom naknadnom praćenju sve dok se ne uvjeri da nije potrebno vršiti dalje praćenje.

PCM će pratiti provedbu svih dogovora koji su postignuti u

okviru inicijative za rješavanje problema i svih mjera koje su potrebne da bi se riješilo nepoštivanje EBRD-a.

PCM će objavljivati izvještaje o naknadnom praćenju slučaja

sve dok se ne uvjeri da dalje praćenje nije potrebno.


Šta se dešava nakon prijema žalbe?Inicijativa za rješavanje problema

Inicijativa je okončana kada relevantne stranke postignu dogovor ili kada ekspert za inicijativu

zaključi da se ne može postići dogovor

Službenik PCM-a dostavlja izvještaj o inicijativi relevantnim strankama i predsjedniku

Službenik PCM-a prati provedbu dogovora koji su postignuti i sastavlja izvještaj o praćenju inicijative najmanje dva puta

godišnje odnosno dok god je praćenje potrebno

Izvještaj o inicijativi ili rezime se objavljuje i stavlja na internet stranicu u roku od 5 radnih dana nakon dostavljanja

Registracija žalbe (10 radnih dana)

Procjena podobnosti (40 radnih dana)Žalba se smatra nepodobnom –

predmet se zatvaraInicijativa nije

odobrena: predmet se zatvara; odluka i

procjena podobnosti se objavljuju na internet stranici

Ako je podobna, odluka predsjednika (u roku od 10 radnih dana nakon podnošenja preporuke)

Inicijativa za rješavanje problema je odobrena: Službenik PCM-a imenuje eksperta za inicijativu, inicijativa se pokreće

novembar 2014. 15

Šta se dešava nakon prijema žalbe? Pregled poštivanja

Uprava priprema plan djelovanja uprave kao odgovor na preporuke eksperta (u roku od 30 radnih dana)

Izvještaj o PP i plan djelovanja uprave se dostavljaju podnositelju žalbe na komentare (u roku od 20 radnih dana)

Konačni izvještaj o PP se objavljuje u roku od 5 radnih dana nakon što Odbor prihvati plan djelovanja uprave

Konačni izvještaj o PP, plan djelovanja uprave i komentari podnositelja žalbe se dostavljaju Odboru

Službenik PCM-a prati provedbu plana djelovanja uprave i pravi izvještaj o praćenju najmanje dva puta godišnje

odnosno dok god je potrebno praćenje

Odbor odobrava plan djelovanja uprave

Odbor odbacuje plan djelovanja uprave i vraća ga upravi na odgovarajuću doradu

Registracija žalbe (10 radnih dana)

Procjena podobnosti (40 radnih dana)

Pregled poštivanja (PP)

Žalba se smatra nepodobnom –

predmet se zatvara

Inicijativa nije odobrena: predmet se zatvara; odluka i

procjena podobnosti se objavljuju na internet stranici

Žalba je podobna – službenik PCM-a imenuje jednog od eksperata PCM-a kao eksperta za pregled poštivanja

Nema poštivanja – nacrt izvještaja o pregledu poštivanja se dostavlja upravi Banke

novembar 2014 17

Čime se ne bavi PCM? Postoje slučajevi u kojima se PCM neće baviti žalbom. Žalba se neće registrirati ako:

• sadrži navode o prevari ili se odnosi na pitanja nabavki (u tom slučaju, vaša žalba će biti preusmjerena odgovarajućem timu unutar Banke koji će odgovoriti na nju);

• odnosi se na član 1. Sporazuma o uspostavljanju Banke, na Politiku omjera u portfelju ili bilo koju drugu politiku koja nije uključena u nadležnost PCM-a;

• odnosi se na adekvatnost ili prikladnost politika EBRD-a;

• problemi koje navodite su već obrađeni unutar PCM-a ili njegovog prethodnika, Neovisnog mehanizma za žalbe (IRM), po ranijoj žalbi, osim kada postoje novi dokazi ili okolnosti.

Žalba neće biti podobna ni za inicijativu za rješavanje problema niti za pregled poštivanja ako:

• podnesena je s ciljem prevare ili zbog trivijalnih ili malicioznih razloga;

• njen glavni cilj je da ostvari konkurentnu prednost;

• ne odnosi se na odgovornosti EBRD-a ili njegovog klijenta, odnosno pitanja pod njihovom kontrolom;

• ili, ukoliko tražite inicijativu za rješavanje problema, žalba pokreće pitanja koja su već obrađena u sklopu bilo kojeg mehanizma odgovornosti neke od institucija koje vrše sufinansiranje, a službenik PCM-a smatra da je žalba uspješno riješena, osim ako postoje novi dokazi ili okolnosti. Ukoliko tražite pregled poštivanja, pregled koji je izvršio drugi mehanizam odgovornosti neće automatski diskvalificirati žalbu iz procesa obrade unutar PCM-a.

novembar 2014. 19

Pravila Postupanja Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima (PCM)Usvojio Upravni odbor na sastanku 7. maja 2014.DefinicijeOvlašteni predstavnik Osoba ili organizacija koju je podnositelj žalbe ovlastio da ga predstavlja i djeluje u ime podnositelja

žalbe u odnosu na žalbu uloženu putem PCM-a.

Banka ili „EBRD” Evropska banka za obnovu i razvoj.

Odbor Upravni odbor Banke.

Radni dani Dani na koje je Banka otvorena i posluje u Londonu.

Glavni službenik za poštivanje

Voditelj ureda glavnog službenika za poštivanje.

Klijent Subjekt, ili subjekti, koji je odgovoran direktno ili indirektno za provođenje i implementaciju cjelokupnog projekta ili nekog njegovog dijela.

Podnositelj žalbe Pojedinac(i) ili organizacija(e), u ovisnosti od slučaja, koji podnose žalbu putem PCM-a.

Žalba Pismeni zahtjev koji podnositelj žalbe ulaže putem PCM-a u skladu sa ovim pravilima postupanja.

Pregled poštivanja Proces utvrđivanja da li je Banka ispoštovala relevantnu politiku EBRD-a u pogledu datog projekta.

Ocjena podobnosti Proces utvrđivanja da li je zaprimljena žalba podobna za pregled poštivanja odnosno inicijativu za rješavanje problema, ili nije podobna ni za jedan od ovih postupaka.

Procjenitelji podobnosti Ekspert PCM-a i službenik PCM-a koji zajednički provode ocjenu podobnosti.

Područje utjecaja Geografsko područje koje jeste ili će vjerovatno biti pod utjecajem projekta.

Plan djelovanja uprave Akcioni plan Banke koji je izrađen u odgovoru na preporuke izvještaja o pregledu poštivanja.

Organizacija Bilo koji subjekt, udruženje ili grupa oko kojeg se civilno društvo dobrovoljno organizira, a koje predstavlja niz konkretnih interesa. Organizacije mogu uključivati organizacije osnovane u zajednici, organizacije autohtonih naroda i nevladine organizacije.

Eksperti, odnosno ekspert PCM-a

Eksperti na listi eksperata i, kada dođe do imenovanja, ekspert koji je imenovan na ad hoc osnovi da pomogne u ili provede ocjenu podobnosti, inicijativu za rješavanje problema ili pregled poštivanja.

Službenik PCM-a Osoba odgovorna za svakodnevno administriranje PCM-a, uključujući prijem žalbi, registraciju, podobnost i funkcije rješavanja problema.

Registar PCM-a Javna evidencija na internet stranici PCM-a gdje se navode sve registrirane žalbe i njihov status.

Predsjednik Predsjednik EBRD-a.

Inicijativa za rješavanje problema

Proces koji se provodi da bi se pomoglo u rješavanju pitanja koja su u osnovi podobne žalbe, uključujući medijaciju, pomirenje, olakšavanje dijaloga ili neovisno prikupljanje činjenica.

Projekat Aktivnost koju finansira Banka za koju je pripremljen dokument o rezimeu projekta, u skladu sa politikom javnog informiranja Banke, odnosno aktivnost Banke koja podliježe primjeni relevantne politike EBRD-a, uz izuzimanje onih aktivnosti koje su izričito izuzete od primjene ovih pravila odlukom Odbora.

Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima (eng. Project Complaint Mechanism—PCM)

Mehanizam odgovornosti EBRD-a koji se rukovodi ovim pravilima postupanja.

Registracija Proces unošenja u registar PCM-a informacije da je žalba zaprimljena i ispunjava kriterije za registraciju u skladu sa tačkama 11-13. ovih pravila.

Relevantna politika EBRD-a

Okolišna i socijalna politika i provedbeni zahtjevi iz 2014, Okolišna i socijalna politika i provedbeni zahtjevi EBRD-a iz 2008, ranije okolišne politike EBRD-a i/ili odredbe koje se odnose na projekte iz Politike javnog informiranja iz 2014. godine i ranijih politika javnog informiranja, te sve politike koje u budućnosti odobri Upravni odbor, a koje su određene za uključivanje u ovu definiciju.

Relevantna lica Lica sa direktnim interesom za žalbu, uključujući ali ne ograničavajući se na podnositelja žalbe, odnosno ovlaštenog predstavnika, ukoliko ga ima, relevantni odjel, tim ili jedinicu Banke, klijenta, i bilo kojeg drugog finansijera projekta.


Uvod i svrha

Mehanizam za ulaganje žalbi (PCM) pruža mogućnost za neovisno razmatranje žalbi koje dolaze od jednog ili više pojedinaca ili organizacija u pogledu projekta koji je navodno izazvao ili će vjerovatno izazvati štetu. Cilj je da se odgovornost EBRD-a ojača putem dvije funkcije PCM-a:

• Funkcija rješavanja problema čiji je cilj ponovno uspostavljanje dijaloga između podnositelja žalbe i klijenta da bi se riješili problemi koji su u osnovi žalbe bez pripisivanja krivice ili greške,

• Funkcija pregleda poštivanja kojoj je cilj utvrditi da li je EBRD ispoštovao relevantnu politiku EBRD-a u pogledu odobrenog projekta.

Ova pravila postupanja navode ko može uložiti žalbu, na koji način se žalba može uložiti putem PCM-a, na koji način se tretira žalba i, ukoliko se ustanovi da je podobna, kako će se obraditi unutar PCM-a putem pregleda poštivanja, inicijative za rješavanje problema ili kombinacije ova dva procesa. Ova pravila također definiraju zahtjeve u pogledu pravovremenosti, izvještaja, objelodanjivanja informacija i pristupa informacijama, obuke, aktivnosti komunikacije i drugih pitanja koja su relevantna za funkcioniranje PCM-a.

Ko može podnijeti žalbu

1. Jedan ili više pojedinaca koji se nalaze u području utjecaja, ili koji imaju ekonomski interes, uključujući i socijalne i kulturne interese, u području utjecaja, mogu podnijeti žalbu i zahtijevati inicijativu za rješavanje problema.

2. Jedan ili više pojedinaca ili organizacija mogu podnijeti žalbu i zahtijevati pregled poštivanja.

Kako podnijeti žalbu

3. Žalba se može podnijeti putem mehanizma za ulaganje žalbi u bilo kakvom pisanom obliku. Smjernice o tome kako napisati i podnijeti žalbu se nalaze u primjeru oblika žalbe koji se može naći na internet stranici PCM-a, kao i u štampanom obliku u brošuri PCM-a koja se može dobiti u uredima EBRD-a. Također je moguće kontaktirati službenika PCM-a da bi pružio smjernice o tome kako napisati i podnijeti žalbu.

4. Žalba mora identificirati pojedinca(e) ili organizaciju(e) koji podnose žalbu („podnositelj žalbe“). Podnositelj žalbe, koji nije organizacija, može zatražiti da identitet nekih ili svih pojedinaca ostane povjerljiv. Zahtjev za povjerljivošću i razlozi za zahtjev se moraju podnijeti zajedno sa žalbom. Zahtjev će razmatrati službenik PCM-a, čim prije bude moguće nakon prijema žalbe, a u svakom slučaju prije nego što službenik PCM-a donese odluku o registraciji žalbe. Poduzet će se svi razumni napori da se ispuni zahtijevana povjerljivost. Ukoliko, međutim, službenik PCM-a osnovano vjeruje da će povjerljivost spriječiti razmatranje žalbe, onda će službenik PCM-a odmah obavijestiti podnositelja žalbe i složiti se sa podnositeljem žalbe o tome kako nastaviti postupak ili, ukoliko nije moguće postići dogovor o nastavku postupka, okončat će ovaj proces.

5. Ako su pojedinci koji podnose žalbu koristili ovlaštenog predstavnika da im pomogne u podnošenju žalbe, ovlašteni predstavnik mora dostaviti pismeni dokaz (kao što je pismo koje je potpisao podnositelj žalbe) o ovlaštenju koje ovlašteni predstavnik ima da zastupa i djeluje u ime podnositelja žalbe u odnosu na žalbu. Ovlašteni predstavnik će biti kontakt osoba za sve formalne komunikacije između službenika PCM-a i podnositelja žalbe. Službenik PCM-a će direktno komunicirati sa podnositeljem žalbe u mjeri u kojoj je to neophodno i prikladno, i obavještavat će ovlaštenog predstavnika i podnositelja žalbe o statusu žalbe.

novembar 2014. 21

Jezik žalbi

6. Žalbe se mogu podnijeti na bilo kojem od radnih jezika Banke, što znači na engleskom, francuskom, njemačkom ili ruskom, ili na bilo kojem od službenih jezika u zemljama u kojima Banka radi. Sva korespondencija PCM-a sa podnositeljem žalbe ili ovlaštenim predstavnikom, ukoliko ga ima, će biti i na engleskom i na jeziku žalbe, a u slučaju bilo kakvih razlika između dvije verzije, engleska verzija je mjerodavna. Službenik PCM-a će sa podnositeljima žalbe komunicirati na način koji je prikladan datoj kulturi.

7. Obrada žalbi koje nisu podnesene na engleskom jeziku će trajati duže zbog potrebe za prevođenjem. Službenik PCM-a će pravovremeno obavijestiti podnositelja žalbe ili njegovog ovlaštenog predstavnika, ukoliko ga ima, o svakom odlaganju koje je rezultat potrebe za prijevodom.

Gdje podnijeti žalbu

8. Žalba se može podnijeti službeniku PCM-a poštom, faksom, elektronskom poštom („email”) ili ličnim uručivanjem, na sljedeću adresu:

Project Complaint Mechanism Attn: PCM Officer European Bank for Reconstruction and Development One Exchange Square London EC2A 2JN Velika Britanija Faks: +44 20 7338 7633 E-mail: [email protected]

9. Pored toga, žalba se može isporučiti poštom ili lično bilo kojem rezidentnom uredu Banke, uz navođenje da se treba proslijediti PCM-u. Adrese rezidentnih ureda Banke se mogu naći na www.ebrd.com/about/contacts/local.htm.

10. Što je prije moguće, a najkasnije u roku od pet (5) radnih dana, službenik PCM-a će obavijestiti podnositelja žalbe o prijemu žalbe.

Registracija žalbi

11. U roku od deset (10) radnih dana nakon zaprimanja žalbe, službenik PCM-a će donijeti odluku o registraciji žalbe. Službenik PCM-a će žalbu registrirati ukoliko žalba:

a) identificira podnositelja žalbe b) identificira ovlaštenog predstavnika, ukoliko

postoji, i pruža dokaz o ovlaštenju c) uključuje kontakt informacije podnositelja

žalbe i ovlaštenog predstavnika, ukoliko ga ima, (uključujući adresu stanovanja, odnosno adresu za dostavu pošte, i, u mjeri u kojoj je to moguće, broj telefona, email adresu i broj faksa)

d) uključuje naziv ili opis projekta u vezi kojeg se ulaže žalba i opisuje štetu ili potencijalnu štetu koju je projekat izazvao ili će vjerovatno izazvati.

Dodatni kriteriji za registraciju

12. Ukoliko se zahtijeva funkcija rješavanja problema, žalba:

a) se mora odnositi na projekat gdje je Banka dala – i nije povukla – jasnu naznaku da je zainteresirana za finansiranje projekta (takva naznaka bi se obično pružila ukoliko je projekat odobrilo tijelo kojem je delegirano ovlaštenje da odobri projekat ili je projekat prošao konačni pregled Operativnog odbora Banke)

b) se mora odnositi na projekat u kojem Banka ima finansijski interes u projektu, u kojem slučaju se žalba mora podnijeti u roku od dvanaest (12) mjeseci nakon posljednjeg datuma povlačenja sredstava EBRD-a, ili, u slučaju dioničkog finansiranja, ukoliko Banka nije prodala svoj vlasnički udio, odnosno povukla se iz investicije

c) treba opisati napor koji je podnositelj žalbe uložio u dobroj vjeri da riješi probleme navedene u žalbi, uključujući i sa Bankom, odnosno klijentom, i opis rezultata tih napora, odnosno objašnjenje zašto ti napori nisu bili mogući. Službenik PCM-a može odustati od zahtjeva da podnositelj žalbe uloži napore u dobroj vjeri da razriješi probleme navedene u žalbi sa klijentom ukoliko bi po njegovom mišljenju takvi napori bili štetni za podnositelja žalbe ili uzaludni.


13. Ukoliko se zahtijeva funkcija pregleda poštivanja, žalba se mora odnositi na projekat koji je već odobren za finasiranje od strane Upravnog odbora ili tijela kojem je delegirano ovlaštenje da odobri finansiranje takvog projekta.

14. Službenik PCM-a neće registrirati žalbu, ukoliko: a) žalba sadrži navode o prevari ili se odnosi na

pitanje nabavki (u tom slučaju će se žalba preusmjeriti na odgovarajući ured unutar Banke)

b) žalba se odnosi na član 1. Sporazuma o uspostavljanju Banke, Politiku o omjeru portfelja ili na drugu konkretnu politiku koju Odbor povremeno identificira

c) žalba se odnosi na adekvatnost ili prikladnost politika EBRD-a

d) žalba se odnosi na pitanja u vezi kojih je već obrađena žalba u okviru PCM-a ili njemu prethodećeg mehanizma IRM, osim ukoliko se nisu pojavili novi dokazi ili okolnosti koji nisu bili poznati u vrijeme ranije žalbe.

Obustava registracije

15. Ukoliko u roku od deset (10) radnih dana nakon prijema žalbe, službenik PCM-a odluči da ne registrira žalbu zbog toga što žalba ne ispunjava jedan ili više kriterija za registraciju iz tačaka 11-13. i ako, po mišljenju službenika PCM-a, ovo neispunjavanje je moguće popraviti, službenik PCM-a će obavijestiti podnositelja žalbe ili njegovog ovlaštenog predstavnika. Službenik PCM-a će zatim suspendirati odluku o registraciji i pružiti podnositelju žalbe razumnu mogućnost da ispravi ovaj nedostatak i ponovno podnese žalbu.

16. Ako se ovaj nedostatak ne ispravi, ili se ne može ispraviti, službenik PCM-a će obavijestiti podnositelja žalbe ili njegovog ovlaštenog predstavnika o odluci da se ne registrira žalba i o razlogu za takvu odluku, te će zaključiti žalbu. Službenik PCM-a može, kada je to prikladno, također o toj odluci obavijestiti relevantni odjel, tim ili jedinicu Banke.

17. Ako podnositelj žalbe nije uložio napore u dobroj vjeri da probleme riješi sa Bankom, odnosno sa klijentom, i nije pružio objašnjenje zašto takvi napori nisu bili mogući u skladu sa tačkom 12(c), službenik PCM-a će, u konsultacijama sa podnositeljem žalbe, proslijediti žalbu relevantnom odjelu Banke da bi rješavao pitanja iz žalbe bez registriranja žalbe u ovoj fazi. Ako se nakon toga ulože napori u dobroj vjeri, ova obustava se može prekinuti ukoliko takvi napori po mišljenju službenika PCM-a nisu dali pozitivne rezultate.

Mjere poduzete nakon registracije

18. Nakon registracije, službenik PCM-a će obavijestiti relevantna lica i može tokom obavještavanja provjeriti sa podnositeljem žalbe ili njegovim ovlaštenim predstavnikom, ukoliko ga ima, da li podnositelj žalbe zahtijeva inicijativu za rješavanje problema, pregled poštivanja, ili oboje.

19. Uprava Banke će dobiti dvadeset i jedan (21) radni dan od datuma registracije žalbe da dostavi pisani odgovor na žalbu.

20. Nakon obavještavanja relevantnih lica o registraciji, žalba će biti unesena u Registar PCM-a, a kopija žalbe će se objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a.

21. Informacije u Registru PCM-a za sve registrirane žalbe će uključivati datum kada je žalba zaprimljena u PCM-u, naziv i lokaciju projekta na koji se žalba odnosi i, ukoliko ne postoji zahtjev za povjerljivošću, identitet podnositelja žalbe.

22. U roku od pet (5) radnih dana nakon registracije žalbe, službenik PCM-a će imenovati eksperta PCM-a koji će zajednički sa službenikom PCM-a raditi na ocjenjivanju podobnosti žalbe.

novembar 2014. 23

Saradnja sa drugim finansijskim institucijama

23. Nakon što službenik PCM-a registrira žalbu, ako je projekat koji je predmet žalbe također predmet sufinansiranja drugih institucija, službenik PCM-a može obavijestiti mehanizme odgovornosti tih institucija o registraciji žalbe, i može komunicirati i sarađivati sa mehanizmima odgovornosti tih institucija, s ciljem izbjegavanja dvostrukih napora, odnosno poremećaja ili poteškoća za zajednička lica. Kada je to prikladno, PCM će razmotriti uspostavljanje pisanog sporazuma o saradnji sa mehanizmom odgovornosti institucija koje sufinansiraju projekat, u kojem će se obraditi pitanja kao što su povjerljivost i razmjena informacija.

Utvrđivanje podobnosti žalbi

24. Ocjena podobnosti je preliminarni proces koji se mora ispuniti prije nego što se žalba može smatrati podobnom za dalju obradu u okviru PCM-a. Na osnovu procjene kriterija podobnosti koji su navedeni u donjem tekstu, procjenitelji podobnosti utvrđuju da li je žalba podobna za inicijativu rješavanja problema, pregled poštivanja, za oba ova postupka, ili ni za jedan. U bilo kojem trenutku, tokom procjene podobnosti, Banka može odlučiti da se složi da su određeni kriteriji zadovoljeni da bi se ubrzao proces utvrđivanja podobnosti. Procjenitelji podobnosti ne ocjenjuju osnovanost navoda u žalbi niti donose sud u pogledu istinitosti ili tačnosti žalbe. Prilikom utvrđivanja, procjenitelji podobnosti uzimaju u obzir funkciju PCM-a koju zahtijeva podnositelj žalbe.

a) Da bi se smatrala podobnom za inicijativu rješavanja problema, žalba mora:

i) biti podnesena od strane pojedinca ili pojedinaca, kao što je navedeno u tački 1;

ii) pokretati pitanja koja su obuhvaćena relevantnom politikom EBRD-a.

b) Da bi se smatrala podobnom za pregled poštivanja, žalba se mora podnijeti u roku od 24 mjeseca nakon datuma na koji je Banka prestala učestvovati u projektu i mora se odnositi na relevantnu politiku EBRD-a.

25. U oba slučaja, žalba također treba uključivati, ako je moguće:

a) naznaku toga koju funkciju PCM-a podnositelj žalbe očekuje da će PCM iskoristiti da bi riješio pitanja koja su pokrenuta u žalbi (naročito, da li podnositelj žalbe traži pregled poštivanja, inicijativu za rješavanje problema, ili oboje)

b) naznaku željenog ishoda kao rezultat primjene procesa PCM-a

c) kopije kompletne korespondencije, bilješke i druge materijale koji se odnose na komunikaciju sa Bankom i drugim relevantnim licima

d) ukoliko je primjenjivo, pojedinosti iz relevantne politike EBRD-a koje su predmet žalbe.

26. Kada žalba pokreće pitanja koja su prikladna za inicijativu rješavanja problema, procjenitelji podobnosti će također razmotriti da li inicijativa za rješavanje problema može pomoći u rješavanju spora ili je vjerovatno da će imati pozitivan rezultat, naročito:

a) da li je podnositelj žalbe pokrenuo pitanja koja su predmet žalbe u okviru klijentovog mehanizma za žalbe odnosno rješavanje sporova, ili u okviru žalbenog ili mehanizma odgovornosti institucije sufinansijera, ili pred sudom, arbitražnim tribunalom ili drugim mehanizmom za rješavanje sporova i, ako jeste, procjenitelji podobnosti će također razmotriti status ovih napora

b) da li inicijativa za rješavanje problema može ponavljati drugi proces, ometati ga, ili naići na prepreke zbog bilo kojeg drugog procesa koji je pokrenuo isti podnositelj žalbe (ili ako je podnositelj žalbe grupa pojedinaca, određeni pripadnici grupe) u pogledu istog projekta, odnosno pitanja.

27. Kada žalba pokreće pitanja koja su prikladna za pregled poštivanja, procjenitelj podobnosti će prilikom utvrđivanja podobnosti također razmotriti da li se žalba odnosi na:

a) postupke činjenja ili nečinjenja koji su odgovornost Banke

b) nešto više od manjeg tehničkog kršenja relevantne politike EBRD-a, osim kada se navodi da je takvo tehničko kršenje izazvalo štetu


c) neuspjeh Banke u praćenju klijentovih obaveza u skladu sa relevantnom politikom EBRD-a.

28. Žalba neće biti podobna niti za inicijativu rješavanja problema ni za pregled poštivanja, ako:

a) je podnesena s ciljem prevare ili s neozbiljnim ili zlonamjernim ciljem

b) je njena primarna svrha da ostvari konkurentnu prednost putem objelodanjivanja informacija ili putem kašnjenja projekta

c) u slučaju zahtjeva za inicijativu za rješavanje problema, predmet žalbe je tretiran u okviru mehanizma odgovornosti bilo koje institucije sufinansijera, a službenik PCM-a se uvjerio da je žalba adekvatno razmotrena u okviru takvog mehanizma odgovornosti, osim ukoliko postoje novi dokazi ili okolnosti koje nisu bile poznate u vrijeme prethodne žalbe. U slučaju da žalba zahtijeva pregled poštivanja, pregled od strane drugog mehanizma odgovornosti neće diskvalificirati žalbu iz mogućnosti obrade u skladu sa ovim pravilima

d) se odnosi na obaveze trećeg lica, kao što je organ za zaštitu okoliša, i adekvatnost njegove provedbe državnih zahtjeva, ili se odnosi na obaveze zemlje prema međunarodnom pravu ili sporazumu, a ne na pitanja koja su pod kontrolom klijenta ili Banke.

29. Prilikom provođenja ocjene podobnosti, procjenitelji podobnosti će razmotriti odgovor uprave Banke na žalbu i klijentov odgovor na žalbu (ako je primjenjivo) i također će razmotriti ključne dokumente i konsultirati se sa relevantnim licima. Procjenitelji podobnosti mogu također izvršiti posjetu lokacijama i primjeniti druge metode koje smatraju odgovarajućim.

30. Kada se jednom utvrdi podobnost, a najkasnije četrdeset (40) radnih dana nakon što uprava Banke podnese odgovor na žalbu, procjenitelji podobnosti će objaviti izvještaj o procjeni podobnosti. Izvještaj o procjeni podobnosti će u prilogu sadržavati primjerak žalbe samo na engleskom jeziku, kao i odgovor uprave Banke, odgovor klijenta (ako je primjenjivo) te će nadalje uključivati:

a) opis koraka koji su poduzeti u procesu ocjene podobnosti

b) rezime činjenica i stavova relevantnih lica c) zaključak da li je žalba podobna za inicijativu

rješavanja problema, pregled poštivanja, oboje (sa odlukom koja se odnosi na redoslijed po kojem se oni imaju provesti) ili niti za jedno.

31. Kada procjenitelji podobnosti zaključe da žalba nije podobna, izvještaj o procjeni podobnosti će se podnijeti Odboru (za one projekte koje je Odbor već odobrio) ili predsjedniku (za projekte koji ne zahtijevaju odobrenje Odbora ili za projekte koje Odbor još nije odobrio) da bi odobrili preporuku za zaključivanje žalbe. Ukoliko se preporuka odobri, službenik PCM-a će zatvoriti dosje o žalbi; ako se preporuka ne odobri, Odbor ili predsjednik će poslati žalbu natrag procjeniteljima podobnosti na dodatno razmatranje. Kada se preporuka odobri, izvještaj o procjeni podobnosti i odluka će se dostaviti za informaciju relevantnim licima i javno će se objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a.

32. Ukoliko procjenitelji podobnosti zaključe da je žalba podobna, izvještaj o procjeni podobnosti mora također uključivati opis zadatka za pregled poštivanja, inicijativu za rješavanje problema, ili oboje. Kada je moguće, procjenitelji podobnosti će se konsultirati sa relevantnim licima prilikom sastavljanja opisa zadatka.

a) Opis zadatka za inicijativu rješavanja problema će opisati metode koje se trebaju koristiti i vremenski okvir za inicijativu i identificirat će vrstu ekspertize koja je potrebna.

b) Opis zadatka za pregled poštivanja će identificirati vrstu ekspertize koja je potrebna za provođenje pregleda, kao i djelokrug i vremenski okvir pregleda.

33. Izvještaj o procjeni podobnosti će se poslati za informaciju relevantnim licima, kao i predsjedniku i Odboru.

a) Kada se utvrdi da je žalba podobna za pregled poštivanja, izvještaj o procjeni podobnosti će se javno objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a u roku od pet (5) radnih dana nakon što se izvještaj o procjeni podobnosti dostavi svim relevantnim licima.

b) Kada se utvrdi da je žalba podobna za inicijativu rješavanja problema (sa ili bez podobnosti za pregled poštivanja), izvještaj o

novembar 2014. 25

procjeni podobnosti će se objaviti za javnost i staviti na internet stranicu PCM-a u roku od pet (5) radnih dana nakon što predsjednik donese odluku u skladu sa tačkom 36. Informacija o slanju izvještaja o procjeni podobnosti predsjedniku u skladu sa tačkom 36. će se također unijeti u Registar PCM-a.

34. Ako procjenitelji podobnosti zaključe da je žalba nepodobna zbog toga što ne ispunjava jedan ili više kriterija podobnosti, a to neispunjavanje se može ispraviti, procjenitelji podobnosti mogu obustaviti izdavanje izvještaja o procjeni podobnosti i pružiti podnositelju žalbe deset (10) radnih dana da ispravi to neispunjavanje.

Efekat žalbe na projekte banke

35. Činjenica da je žalba registrirana, odnosno da je utvrđeno da je žalba podobna za pregled poštivanja odnosno za inicijativu za rješavanje problema, neće samo po sebi imati dejstvo obustavljanja interesa Banke za projekat. Međutim, ako u bilo kojem trenutku tokom obrade žalbe, službenik PCM-a bude uvjeren da će nastavak obrade projekta od strane Banke, odnosno povlačenje sredstava za projekat, izazvati ozbiljnu i nepopravljivu štetu, službenik PCM-a može donijeti privremenu preporuku da Banka suspendira dalju obradu projekta ili, ako je moguće, obustavi povlačenje sredstava za projekat. Odluku o preporuci će donijeti tijelo koje je ovlašteno za donošenje takve odluke i samo ukoliko Banka ima pravo da suspendira ili otkaže svoj interes za projekat. Preporuka službenika PCM-a i odluka o tome će se unijeti u Registar PCM-a.

Odobrenje i provođenje inicijative za rješavanje problema

36. Kada se zaključi da je žalba podobna za inicijativu za rješavanje problema, procjenitelji podobnosti će podnijeti izvještaj o procjeni podobnosti predsjedniku sa preporukom da PCM poduzme inicijativu za rješavanje problema i razlozima za takvu preporuku. Predsjednik

će odlučiti u roku od deset (10) radnih dana od podnošenja preporuke da li je prihvata. Ako predsjednik odobri preporuku, ekspert za rješavanje problema će otpočeti sa inicijativom za rješavanje problema čim bude praktično moguće nakon odluke predsjednika. Odluka predsjednika i razlozi za odluku će se javno objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a uz izvještaj o procjeni podobnosti, a službenik PCM-a će obavijestiti relevantna lica da je pokrenuta inicijativa za rješavanje problema.

37. Inicijativa za rješavanje problema će se smatrati okončanom kada relevantna lica postignu dogovor ili kada, po mišljenju eksperta za rješavanje problema, nije moguće ostvariti dalji napredak u pravcu rješavanja spora. Nakon okončanja, ekspert za rješavanje problema će izdati izvještaj o okončanju rješavanja problema u kojem će opisati pitanja koja je pokrenula žalba, metode koje su korištene u inicijativi, i rezultate inicijative, uključujući i sva pitanja koja su ostala neriješena. Izvještaj će također identificirati potrebu za naknadnim praćenjem i izvještavanjem od strane službenika PCM-a.

38. Službenik PCM-a će izvještaj o okončanju rješavanja problema dostaviti za informaciju relevantnim licima, kao i predsjedniku i Odboru. U roku od pet (5) radnih dana od dostave, i ukoliko se relevantna lica slože, izvještaj o okončanju rješavanja problema će se javno objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a. Ako se relevantna lica ne slože o objavi izvještaja zbog razloga povjerljivosti, rezime izvještaja će se javno objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a.

39. Službenik PCM-a će pratiti provedbu svih dogovora koji su postignuti tokom inicijative za rješavanje problema. Službenik PCM-a će podnositi nacrte izvještaja o praćenju inicijative za rješavanje problema relevantnim licima kojima će se dati pristojna mogućnost da komentiraju na te izvještaje. Ukoliko službenik PCM-a zaprimi komentare od relevantnih lica, službenik PCM-a će imati pet (5) radnih dana od datuma prijema posljednjih komentara da finalizira izvještaj te će finalni izvještaj poslati predsjedniku i Odboru. U roku od pet (5) radnih dana nakon toga,


izvještaj o praćenju inicijative za rješavanje problema će se javno objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a. Službenik PCM-a će izdavati izvještaje o praćenju inicijative za rješavanje problema najmanje dva puta godišnje, odnosno sve dok službenik PCM-a ne utvrdi da praćenje više nije potrebno.

Provođenje pregleda poštivanja

40. Kada se žalba smatra podobnom za pregled poštivanja, službenik PCM-a će imenovati eksperta PCM-a koji nije procjenitelj podobnosti, da djeluje kao ekspert za pregled poštivanja i da provede pregled poštivanja.

41. Cilj pregleda poštivanja će biti da ustanovi da li je (i ako jeste, kako i zašto) bilo kakvo činjenje ili nečinjenje EBRD-a u pogledu odobrenog projekta rezultiralo nepoštivanjem relevantne politike EBRD-a te, ukoliko jeste, da preporuči korektivne izmjene u skladu sa tačkom 44. ovih pravila. Pregled poštivanja ne može preporučiti dodjelu odštete podnositelju žalbe, osim one koja je izričito predviđena relevantnom politikom EBRD-a.

42. U provođenju pregleda poštivanja, ekspert za pregled poštivanja će ispitati ključne dokumente i konsultirati se sa relevantnim licima koja će imati priliku da daju komentare. Ekspert za pregled poštivanja može također izvršiti posjetu lokaciji i iskoristiti druge metode koje ekspert smatra prikladnim. Ekspert za pregled poštivanja će pripremiti nacrt izvještaja o pregledu poštivanja, omogućiti relevantnim licima da daju komentare na njega, i razmotriti ove komentare prilikom finalizacije izvještaja.

43. Ukoliko ekspert za pregled poštivanja zaključi da je Banka ispoštovala relevantnu politiku EBRD-a, službenik PCM-a će, čim bude praktično moguće, izvještaj o pregledu poštivanja dostaviti za informaciju relevantnim licima i predsjedniku (ako projekat ne zahtijeva odobrenja Odbora), ili Odboru. Čim bude moguće nakon toga, službenik PCM-a će zatvoriti dosje o žalbi, a izvještaj o

pregledu poštivanja će se javno objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a.

44. Ukoliko ekspert za pregled poštivanja zaključi da Banka nije ispoštovala relevantnu politiku EBRD-a, ekspert za pregled poštivanja će izdati izvještaj o pregledu poštivanja koji će uključivati sljedeće preporuke:

a) da se zaključci o nepoštivanju tretiraju na nivou EBRD sistema ili procedura u odnosu na relevantnu politiku EBRD-a, da se izbjeglo ponavljanje takvih ili sličnih događaja, i/ili

b) da se zaključci o nepoštivanju tretiraju u okviru djelokruga ili implementacije projekta, uzimajući u obzir prethodne obaveze Banke ili klijenta u odnosu na projekat

c) da se prati i izvještava o implementaciji svih preporučenih izmjena.

45. Nakon zaključka da je došlo do nepoštivanja i prijema izvještaja o pregledu poštivanja:

a) Službenik PCM-a će izvještaj o pregledu poštivanja dostaviti upravi Banke da bi joj omogućio da pripremi plan djelovanja uprave, koji će obraditi pitanje da li su preporuke sadržane u izvještaju o pregledu poštivanja prikladne. Plan djelovanja uprave će uključivati dinamiku i procjenu ljudskih i finansijskih resursa koji su potrebni da bi se provele one preporuke koje se smatraju prikladnim.

b) Uprava Banke može također, ukoliko to smatra prikladnim, pripremiti odgovor uprave na zaključke, u kojem će komentirati na nalaze izvještaja o pregledu poštivanja.

c) Plan djelovanja uprave i odgovor uprave na nalaze, ukoliko ga bude, dostavit će se službeniku PCM-a u roku od trideset (30) radnih dana nakon prijema izvještaja o pregledu poštivanja; ukoliko specijalne okolnosti zahtijevaju više vremena, zahtjev zajedno sa objašnjenjem se treba podnijeti službeniku PCM-a na razmatranje, kao što je predviđeno tačkom 65. ovih pravila.

d) Nakon prijema plana djelovanja uprave i odgovora uprave na nalaze, ukoliko ga ima, Službenik PCM-a će dostaviti izvještaj o pregledu poštivanja i plan djelovanja uprave podnositelju žalbe zbog davanja komentara u

novembar 2014. 27

roku od dvadeset (20) radnih dana. Uzimajući u obzir plan djelovanja uprave i komentare podnositelja žalbe, ekspert za pregled poštivanja može prilagoditi svoje preporuke (ali ne i nalaze), nakon čega će dostaviti konačni izvještaj o pregledu poštivanja službeniku PCM-a najkasnije u roku od petnaest (15) radnih dana nakon prijema komentara od podnositelja žalbe.

46. Službenik PCM-a će zatim: a) podnijeti izvještaj o pregledu poštivanja,

odgovor uprave na nalaze, ukoliko ga ima, Odboru (ukoliko je Odbor odobrio relevantni projekat u vrijeme podnošenja izvještaja) ili predsjedniku, na znanje

b) podnijeti plan djelovanja uprave i komentare podnositelja žalbe na plan djelovanja uprave Upravnom odboru ili predsjedniku, u ovisnosti od slučaja, koji može odlučiti da prihvati plan djelovanja uprave ili da ga odbaci u cjelini ili djelomično. U slučaju odbacivanja, u cjelini ili djelomično, plan djelovanja uprave će biti vraćen upravi na odgovarajuću doradu. Ako se plan djelovanja uprave dostavi predsjedniku na odobrenje, istovremeno će se dostaviti i Odboru za informaciju.

Izvještaj o pregledu poštivanja, odobreni plan djelovanja uprave i komentari podnositelja žalbe će se dostaviti relevantnim licima i objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a.

47. Službenik PCM-a će pratiti provedbu plana djelovanja uprave koji podliježe dinamici i procjeni ljudskih i finansijskih resursa koji su u njemu navedeni. Službenik PCM-a će izdavati izvještaje o praćenju pregleda poštivanja najmanje dva puta godišnje, odnosno sve dok službenik PCM-a ne utvrdi da praćenje više nije neophodno. Prilikom pripreme svog izvještaja, službenik PCM-a će se konsultirati sa relevantnim licima prema potrebi. Izvještaj o praćenju pregleda poštivanja će se dostaviti predsjedniku i Odboru za informaciju i u roku od pet (5) radnih dana nakon toga će se objaviti i staviti na internet stranicu PCM-a.

Uloga glavnog službenika za poštivanje, eksperata PCM-a, i službenika PCM-a

48. Uloga glavnog službenika za poštivanje EBRD-a. Da bi se pružila podrška cilju PCM-a da osigura neovisno razmatranje žalbi koje se odnose na projekte Banke, uloga glavnog službenika za poštivanje, kao voditelja ureda u kojem se nalazi PCM, je ograničena na to da osigura da službenik PCM-a provodi funkcije PCM-a i administrativne nadležnosti u skladu sa ovim pravilima postupanja.

49. Uloga eksperata PCM-a. Eksperti PCM-a će biti odgovorni za obavljanje zadataka u svojstvu procjenitelja podobnosti, eksperata za pregled poštivanja ili eksperata za rješavanje problema, i mogu biti odgovorni, ukoliko im tu dužnost dodijeli službenik PCM-a, za naknadno praćenje i izvještavanje.

50. Imenovanje eksperata PCM-a. Na preporuku predsjednika, komisija će predložiti, a Odbor imenovati, do deset (10) eksperata PCM-a. Komisija za predlaganje imenovanja, koju će uspostaviti predsjednik, će imati pet članova, kako osoba iz Banke tako i izvan Banke, i tražit će nominacije za poziciju eksperta PCM-a putem javnog i transparentnog procesa, u skladu sa pravilima za nabavke Banke koja se primjenjuju na konsultante. Komisija za prijedlog imenovanja će donositi odluke većinom glasova. Komisija će izabrati kandidate na osnovu njihovog iskustva, posebno u ekonomskom, pravnom i socijalnom polju, polju zaštite okoliša i sličnim poljima, dokaze sposobnosti da tumače i primjenjuju pravila i rješavaju sporove potpuno i pravično; dokazanog integriteta i neovisnosti; sposobnosti da imaju djelotvornu interakciju sa relevantnim licima i civilnim društvom; i iskustva sa operacijama Banke i sličnih institucija.

51. Trajanje imenovanja eksperata PCM-a. Eksperti PCM-a će se imenovati na listu na obnovljivi mandat od tri (3) godine. Eksperti PCM-a su osobe koje nisu radile za Banku (bilo u svojstvu uposlenika, zvaničnika Banke, direktora, zamjenika direktora, savjetnika


direktora ili konsultanta) najmanje dvije (2) godine prije angažmana u svojstvu eksperta PCM-a. Ekspert PCM-a, nakon okončanja svog mandata, neće imati pravo da radi za Banku (bilo kao uposlenik, zvaničnik Banke ili konsultant) bilo kada u budućnosti. Naknada i trajanje mandata eksperata PCM-a će biti uključeni u preporuku predsjednika Odboru. Eksperte PCM-a Odbor može smijeniti zbog konkretnih razloga. Ukoliko ekspert PCM-a koji je imenovan da provede procjenu podobnosti, inicijativu za rješavanje problema, ili pregled poštivanja, da ostavku ili nije u mogućnosti da okonča taj zadatak, službenik PCM-a će okončanje tog zadatka dodijeliti drugom ekspertu PCM-a. Kada takvo dodjeljivanje nije moguće zbog hitnosti ili nedostatka raspoloživosti eksperata PCM-a:

a) ukoliko do takvog događaja dođe tokom procjene podobnosti, službenik PCM-a će biti isključivo odgovoran za okončanje te procjene podobnosti

b) ukoliko do takvog događaja dođe tokom inicijative za rješavanje problema ili pregleda poštivanja, službenik PCM-a će odlučiti o pravcu djelovanja s ciljem osiguravanja brzog okončanja inicijative za rješavanje problema, odnosno pregleda poštivanja.

52. Obuka za eksperte PCM-a. Od eksperata PCM-a će se zahtijevati da prisustvuju obukama koje organizira službenik PCM-a u trajanju do pet (5) dana svake kalendarske godine da bi ojačali svoje poznavanje politika, procedura i operacija Banke i da bi razgovarali o funkcioniranju PCM-a. Službenik PCM-a će obavijestiti eksperte PCM-a o takvim sastancima i odredit će dnevni red.

53. Ad hoc imenovanje eksperata. Ukoliko u bilo kojem trenutku nijedan ekspert PCM-a sa liste nije raspoloživ ili nema određenu specijalizaciju koja je neophodna da bi se zadatak poduzeo, odnosno završio, službenik PCM-a može preporučiti ad hoc imenovanje eksperta koji nije na listi, ali ispunjava iste kriterije podobnosti. Takve eksperte će imenovati Odbor na preporuku predsjednika a na osnovu neulaganja prigovora, da bi poduzeli ili završili određeni zadatak. Takva ad hoc imenovanja se mogu izvršiti putem procesa direktnog izbora, bez obzira na očekivanu vrijednost ugovora za imenovanje.

54. Nepristrasnost eksperata PCM-a. Prilikom vršenja funkcija PCM-a, eksperti PCM-a će služiti u vlastitom pojedinačnom kapacitetu i podlijegat će istim privilegijama i imunitetu, relevantnim odredbama kodeksa ponašanja, pravilima sukoba interesa i odredbama koje se odnose na povjerljivost kao i eksperti koji vrše misije za Banku. Od eksperata PCM-a će se zahtijevati da djeluju nepristrasno i neovisno i neće učestvovati u procjeni ili pregledu bilo koje žalbe koja se odnosi na pitanje u kojem su imali ili još uvijek imaju lični interes ili značajan angažman u bilo kojem kapacitetu. Eksperti PCM-a će službeniku PCM-a odmah prijaviti sljedeće:

a) postojanje bilo kakvih okolnosti koje mogu utjecati na njihovu nepristrasnost ili neovisnost u vršenju njihovih funkcija PCM-a

b) svaki pokušaj da se neko umiješa ili nepropisno utječe na njihovo vršenje funkcija PCM-a.

55. Komunikacija eksperata PCM-a. Eksperti PCM-a neće davati nikakve izjave bilo privatne bilo javne licima koja nisu podnositelji žalbe ili njihovi ovlašteni predstavnici, ukoliko ih ima, klijent ili relevantni odjel, tim ili jedinica Banke, u vezi pitanja koja se razmatraju u okviru PCM-a. Ništa u ovoj tački ne može spriječiti eksperta PCM-a da poduzme bilo kakvu vrstu javnih konsultacija koje smatra neophodnim u sklopu procjene podobnosti, inicijative za rješavanje problema ili pregleda poštivanja.

56. Uloga službenika PCM-a. Službenik PCM-a je odgovoran za svakodnevno administriranje PCM-a, uključujući i sljedeće: komunikaciju i obuku; održavanje internet stranice PCM-a i Registra, registracija žalbi; odabir eksperata PCM-a za utvrđivanje podobnosti; provođenje pregleda poštivanja odnosno inicijativa za rješavanje problema; praćenje i izvještavanje o provedbi naknadnih aktivnosti; izvještavanje predsjednika i Odbora na godišnjoj osnovi, kao i u drugim prilikama kada je to neophodno; i komunikacija sa lokalnim zajednicama, organizacijama civilnog društva i drugim mehanizmima odgovornosti.

57. Imenovanje službenika PCM-a. Službenika PCM-a predlaže komisija, a imenuje ga

novembar 2014. 29

predsjednik. Komisija za prijedlog imenovanja se sastoji od pet članova koji dolaze iz Banke kao i izvan Banke, a nominacije za mjesto službenika PCM-a prikuplja putem transparentnog procesa. Komisija za prijedlog imenovanja odluke donosi većinom glasova. Komisija kandidate bira na osnovu: iskustva, posebno u ekonomskom, pravnom i socijalnom polju, kao i polju zaštite okoliša i srodnim poljima; dokazanih sposobnosti da rješava sporove u potpunosti i pravično; dokazanog integriteta i neovisnosti; sposobnosti da ostvaruje djelotvornu interakciju sa relevantnim licima i civilnim društvom; i iskustva sa operacijama Banke ili sličnih institucija.

58. Trajanje mandata. Službenik PCM-a će u Banci raditi kao uposlenik Banke na puno radno vrijeme na osnovu petogodišnjeg ugovora koji se može obnavljati. Službenik PCM-a nije smio raditi za Banku (bilo kao uposlenik, službenik Banke, direktor, zamjenik direktora, savjetnik direktora ili konsultant) najmanje dvije (2) godine prije imenovanja na poziciju službenika PCM-a. Službenik PCM-a nakon okončanja svog mandata neće imati pravo da radi za Banku (bilo kao uposlenik, službenik Banke, direktor, zamjenik direktora, savjetnik direktora ili konsultant) tokom perioda od najmanje tri (3) godine nakon toga. Službenik PCM-a može biti smijenjen sa dužnosti zbog konkretnog razloga uz odobrenje predsjednika.

59. Dodatna stručnost. Službenik PCM-a će steći dodatnu stručnost ukoliko je ona potrebna za uspješno vršenje dužnosti i obaveza u okviru PCM-a. Odabir i imenovanje konsultanata, istraživača, prevodilaca, tumača i drugih tehničkih stručnjaka će se vršiti u skladu sa pravilima za nabavke EBRD-a u pogledu odabira i imenovanja konsultanata i oni će djelovati pod supervizijom službenika PCM-a.

60. Komunikacija i obuka. Službenik PCM-a će provoditi aktivnosti komunikacije o PCM-u unutar EBRD-a, u zemljama u kojima EBRD radi, i među civilnim društvom općenito. Službenik PCM-a će prema potrebi pružati obuku uposlenicima EBRD-a (uključujući i one koji rade u Londonu i rezidentnim uredima) u vezi

PCM-a. Službenik PCM-a će izraditi i provoditi program komunikacije, s ciljem djelotvornog informiranja ljudi o PCM-u u zemljama u kojima radi EBRD, nevladinim organizacijama i grupama civilnog društva. Napori u smislu komunikacije će također uključivati saradnju sa mehanizmima odgovornosti drugih institucija, prema potrebi, prezentacije i, po zahtjevu, informativne sesije o tome kako podnijeti žalbu u okviru PCM-a.

61. Objavljivanje materijala PCM-a. Službenik PCM-a će kreirati i distribuirati štampane materijale o PCM-u. Takvi materijali će uključivati informativni letak za uposlenike EBRD-a i klijente o tome šta se očekuje od svakog od njih nakon registriranja žalbe, i brošuru za ljude u zemljama u kojima radi EBRD, koja sadrži informacije o tome kako podnijeti žalbu. Brošura i letak će biti raspoloživi na internet stranici PCM-a, kao i u uredima EBRD-a u Londonu i rezidentnim uredima na engleskom, ruskom i francuskom jeziku, a bit će postepeno prevedeni i na službene jezike zemalja u kojima EBRD radi.

62. Postupci općenito. Sve aktivnosti PCM-a će se provoditi što je brže moguće, bez ugrožavanja integriteta ili sveobuhvatnosti procesa. Službenik PCM-a će uzeti u obzir potrebu za uključivanjem stavova uposlenika Banke, podnositelja žalbe, klijenata, i drugih zainteresiranih lica koja mogu posjedovati relevantne informacije. Službenik PCM-a će uložiti ozbiljne napore da smanji remećenje svakodnevnih operacija svih uključenih lica.

63. Pristup uposlenicima, informacije i povjerljivost. Prilikom provođenja procjene podobnosti, inicijative za rješavanje problema, ili pregleda poštivanja, službenik PCM-a odnosno eksperti PCM-a će imati puni pristup relevantnim uposlenicima i dosjeima Banke, uključujući elektronske dosjee, ormariće i druga mjesta skladištenja. Od uposlenika Banke se očekuje da u potpunosti sarađuju sa PCM-om. Međutim, upotreba i objelodanjivanje informacija koje službenik PCM-a i eksperti PCM-a prikupe tokom svojih aktivnosti podliježe politici javnog informiranja Banke, kao i drugim primjenjivim zahtjevima da se osjetljive informacije čuvaju kao


povjerljive. Nijedan uposlenik PCM-a, ekspert PCM-a, konsultant, istraživač, prevodilac, tumač ili drugi tehnički ekspert kojeg je angažirao PCM, ne može objaviti dokument ili informaciju iz tog dokumenta bez izričitog pismenog pristanka lica koje je pružilo taj dokument odnosno Banke.

64. Povezane žalbe. Kada se zaprime dvije ili više žalbi od istog ili različitih podnositelja žalbe u odnosu na isti projekat, a materija koju obrađuju žalbe je u razumnoj mjeri povezana, službenik PCM-a će obavijestiti relevantne podnositelje žalbi i može zatražiti da se žalbe razmatraju zajednički ili može suspendirati dalju obradu svih žalbi koje su zaprimljene nakon prve, dok se čekaju rezultati pregleda žalbe koja je prva primljena. Službenik PCM-a može prilagoditi vremenske periode za odgovor na bilo koju žalbu, da bi uzeo u obzir zajednički pregled žalbi ili suspenziju obrade naknadnih žalbi.

65. Vremensko produženje. Službenik PCM-a može produžiti svaki vremenski period koji je zadat ovim pravilima onoliko dugo koliko je strogo neophodno da bi se osigurala potpuna i propisna obrada žalbi. Službenik PCM-a će odmah obavijestiti sva relevantna lica o svim produženjima i unijet će produženje u Registar PCM-a. Produženja trebaju biti vremenski ograničena i, ukoliko ih je potrebno dodatno obnavljati, treba o tome obavijestiti sva relevantna lica. Prilikom razmatranja toga da li je neophodno produženje, službenik PCM-a će uzeti u obzir faktore, kao što su lokacija projekta, potreba da uposlenici Banke učestvuju u procesu, sva pitanja koja su osjetljiva u smislu rokova a odnose se na projekat, raspoloživost eksperata PCM-a i konsultanata, i potrebu za prevođenjem.

66. Godišnji izvještaj. Službenik PCM-a će pripremiti godišnji izvještaj u kojem opisuje aktivnosti PCM-a tokom prethodne godine. Izvještaj će se podnijeti predsjedniku i Odboru za informaciju i javno će se objaviti čim prije bude moguće nakon toga i stavit će se na internet stranicu PCM-a.

Opće odredbe

67. Pravna pitanja. Glavni pravni savjetnik će po zahtjevu pružiti sve pravne informacije i savjete koji su neophodni u pogledu politika i procedura Banke, kao i prava i obaveza Banke u pogledu projekta koji se tretira u žalbi.

68. Budžet. Banka će pružiti budžetske resurse PCM-u koji su dovoljni da se omogući provođenje svih aktivnosti koje su dozvoljene prema ovim pravilima. Službenik PCM-a će u konsultacijama sa glavnim službenikom za poštivanje pripremiti godišnji budžet u kojem se navodi nivo neophodnih resursa za predviđene aktivnosti PCM-a u narednoj godini, i bit će odgovoran za određivanje raspodjele resursa.

69. Jezik izvještaja. Svi izvještaji koje izdaje službenik PCM-a ili bilo koji od eksperata PCM-a i koji se stavljaju na internet stranicu PCM-a će biti na engleskom jeziku. Izvještaji se mogu prevesti na jezik(e) zemlje iz koje je došla žalba.

70. Izmjene i dopune i pravno dejstvo pravila. Odbor može izmjeniti i dopuniti ova pravila. Ova pravila imaju jače pravno dejstvo u slučaju bilo kakvog neslaganja između ovih pravila i bilo kojeg drugog dokumenta EBRD-a, ukoliko ne postoji izričita odredba u suprotnom smislu.

71. Mjerodavni jezik. Ova pravila će se prevesti na ruski i francuski. Ukoliko postoji bilo kakvo neslaganje između engleske verzije ovih pravila i bilo koje druge verzije, engleska verzija je mjerodavna.

72. Revizija PCM-a. Odbor će revidirati PCM svakih pet (5) godina ili prema potrebi.

73. Stupanje na snagu. Ova pravila postupanja stupaju na snagu šest (6) mjeseci nakon što ih odobri Upravni odbor i zamijenit će pravila postupanja koja su odobrena 2009. Žalbe koje su registrirane u skladu sa pravilima postupanja iz 2009, prije stupanja na snagu ovih pravila, tretirati će se u skladu sa tim pravilima.

novembar 2014. 31


Bilješke

Molimo pišite na odvojenom listu papira kada god je to potrebno.

1. Ime osobe(a) ili organizacije(a) koje podnose žalbu (“podnositelj žalbe”).

………………………………………………………………………………………………….........................................................

…………………………………………………………………………………………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Kontakt podaci podnositelja žalbe (ako je moguće, molimo uključite e-mail adresu i broj telefona).

…………………………………………………………………………………………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Postoji li predstavnik koji ovu žalbu podnosi u ime podnositelja žalbe?

Da (ako postoji, molimo navedite ime i kontakt podatke predstavnika):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ne

Da li je dokaz o ovlaštenju priložen uz žalbu?Da Ne

4. Da li zahtijevate da se ova žalba tretira kao povjerljiva?Da (ukoliko to tražite, molimo objasnite zašto zahtijevate povjerljivost)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ne

5. Molimo navedite naziv ili opis projekta EBRD-a u vezi kojeg ulažete žalbu.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Obrazac za žalbuDa bi PCM obradio vašu žalbu,morate pružiti sljedeće informacije:

Molimo priložite dokaz da je predstavnik ovlašten od strane podnositelja žalbe da podnese žalbu. Na primjer, to može biti u obliku pisma koje je potpisao podnositelj žalbe, kojim daje dozvolu predstavniku da u njegovo ime podnese žalbu.

6. Molimo opišite štetu koju je projekat izazvao ili koju bi mogao izazvati (molimo nastavite na odvojenom listu papira ukoliko je potrebno):

Obrazac za žalbu

Molimo pišite na odvojenom listu papira gdje god je to potrebno.

Da (Ako jeste, molimo navedite kada ste ostvarili kontakt, kako i s kim):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Molimo također opišite odgovor koji ste eventualno dobili.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (idite na pitanje 8)

Da li ste uz ovu žalbu priložili pisani trag o kontaktu sa EBRD-om?

Da (molimo navedite šta)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (ako niste, molimo osigurajte da svi relevantni dokumenti budu dostavljeni službeniku PCM-a čim je prije moguće).

Da (ako jeste, molimo navedite kada je ostvaren kontakt, kako i s kim)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Molimo također opišite odgovor koji ste eventualno primili.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (molimo idite na pitanje 8)

Da li ste uz žalbu priložili pisani trag o kontaktu sa sponzorom projekta?

Da (molimo navedite šta)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (ako niste, molimo osigurajte da se svi relevantni dokumenti dostave službeniku PCM-a čim je prije moguće).

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

7. Ukoliko tražite pomoć PCM-a putem inicijative za rješavanje problema, morali ste prvo uložiti iskreni napor da kontaktirate EBRD ili sponzora projekta u pogledu pitanja na koja se odnosi žalba.

a. Da li ste kontaktirali EBRD ili pokušali riješiti štetu koju je projekt izazvao ili koju očekujete da će izazvati?

8. Ukoliko niste kontaktirali EBRD i/ili sponzora projekta da biste pokušali razriješiti štetu ili očekivanu štetu, molimo objasnite zašto.

b. Da li ste kontaktirali sponzora projekta da biste pokušali razriješiti štetu koju je projekt izazvao ili se očekuje da će izazvati?

Prim

jer

Molimo pišite na odvojenom listu papira gdje god je to potrebno.

Iako nije neophodno, bilo bi od pomoći PCM-u ukoliko biste također uključili sljedeće informacije:

9. Ukoliko vjerujete da EBRD nije ispoštovao vlastite politike, molimo da opišete koje su to politike EBRD-a.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

11. Da li tražite pregled poštivanja u okviru kojeg bi PCM ustanovio da li je EBRD ispoštovao svoje relevantne politike?Da Ne

12. Da li tražite inicijativu za rješavanje problema unutar koje bi vam PCM pomogao da riješite spor ili problem sa projektom?

13. Kakve rezultate se nadate da ćete postići podnošenjem ove žalbe PCM-u?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Datum:

Da Ne

10. Molimo opišite sve druge žalbe koje ste eventualno podnijeli da biste pokušali riješiti problem naveden u ovoj žalbi (na primjer, tužbe sudu ili žalbe drugim tijelima).

Obavezno:

Ime podnositelja žalbe:

ili

Ime ovlaštenog predstavnika *:

Molimo žalbu dostavite na adresu: Project Complaint Mechanism Attn: PCM Officer European Bank for Reconstruction and Development One Exchange Square London EC2A 2JN Velika Britanija Faks: +44 20 7338 7633 E-mail: [email protected]

Pored toga, žalba se može dostaviti lično ili poštom u bilo koji rezidentni ured EBRD-a uz naznaku da je treba proslijediti PCM-u.

* Napomena: Molimo priložite dokaz da je predstavnik ovlašten od strane podnositelja žalbe da podnese žalbu. Na primjer, to može biti u obliku pisma koje je potpisao podnositelj žalbe, a kojim daje dozvolu predstavniku da podnese žalbu u njegovo ime.

novembar 2014. 1

O EBRD-u EBRD INVESTIRA U UNAPREĐENJE ŽIVOTA LJUDI I STANJA OKOLIŠA U REGIONU KOJI SE PROTEŽE ODCENTRALNE EVROPE DOCENTRALNE AZIJE, ZAPADNOGBALKANA I JUŽNOG I ISTOČNOG MEDITERANA.U SARADNJI SA PRIVATNIM SEKTOROM, INVESTIRAMO U PROJEKTE, UČESTVUJEMO U DIJALOGU O POLITIKAMA I PRUŽAMO TEHNIČKE SAVJETE PUTEM KOJIH SE PODRŽAVAJU INOVACIJE I GRADE ODRŽIVE EKONOMIJE OTVORENOG TRŽIŠTA.

Sva prava pridržana. Nijedan dio ove publikacije se ne smije umnožavati ili prenositi u bilo kojem obliku ili bilo kojim sredstvima, uključujući fotokopiranje i snimanje, bez pismene dozvole vlasnika prava. Takvo se pismeno dopuštenje ima pribaviti prije nego što se ova publikacija pohrani u bilo kakav sistem koji omogućava njeno ponovno korištenje. Zahtjev za takvo dopuštenje se treba dostaviti na: [email protected].

Štampao u Engleskoj Park Communications koji provodi program čvrstog otpada i reciklaže papira.

Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima se štampa na papiru koji je okolišno odgovoran i iz održivog izvora a proizvode ga fabrike koje imaju FSC i ISO 14001 certifikate.

Fotografije: Piotr Matczuk (korice); Jim Hodson (7); Simon Crofts (9); Susan Braun fotografije (17, 31); EBRD (2, 4, 6, 8, 11, 18)

547_Mehanizam za ulaganje žalbi o projektima 2014 (E/2,000)

© Evropska banka za obnovu i razvoj

Project Complaint Mechanism OfficerEuropean Bank for Reconstruction and DevelopmentOne Exchange Square London EC2A 2JN Velika BritanijaTelefon: +44 20 7338 7813Faks: +44 20 7338 7633E-mail: [email protected] www.ebrd.com/pcm

PCM je neovisan od bankarskog poslovanja EBRD-a i Odjela Banke za zaštitu okoliša i održivost.

mehanizam za ulaganje Žalbi o projektimaŽalbe se razmatraju uz pomoć eksperata pcm-a ......

Documents