Bilinmesi Gereken 21 Zaman Yönetimi Kuralı

Kariyerin başlarında uzmanlaşması en zor konulardan biri de zaman yönetimi. Aynı anda birden fazla iş yapmaya çalışarak veya önemsiz detaylara takılarak çok fazla zaman kaybedilebilir.

Montreal asıllı tasarımcı ve yazar Étienne Garbugli de zamanında bu konuda sorunlarla karşılaşmıştır. Zaman geçtikçe çalışma yükünü ve zamanı nasıl yönetebileceğini öğrenen Garbugli, nelerin kendisi ve girişimciler için işe yarayacağını analiz etmiştir.

2013 yılında Garbugli’nin yaptığı “Keşke 20 Yaşında Bilseydim Dediğim 26 Zaman Yönetimi İpuçları” konulu viral sunum SlideShare tarafından “En Çok Beğenilen Sunum” olarak seçilmiştir. Daha sonra Garbugli bu yılın başında “Yeni Yıla Hızlı Bir Başlangıç İçin 25 Zaman Yönetimi İpuçları” sunumunu yapmıştır.

İki sunumdan da önemli noktaları açıklamalarıyla birlikte sizin için toparladık. Gençken bu alışkanlıkları edinmek akıllıca olacaktır çünkü bu kurallar 50 yaşındaki bir yöneticinin işine yaradığı kadar 20 yaşındaki bir stajyerin de fazlasıyla işine yarayacaktır.

1. Her Zaman Vakit Vardır.

Hiçbir zaman “vaktim kalmadı” diye bir şey yoktur. Eğer bir şey teslim tarihine yetişemediyse sebebi o işi kafanızda yaptığınız işten daha önemli veya eğlenceli olarak sınıflandıramamış olmanızdır.

2. Günler Beklediğinizden Daha Hızlı Biter.

Kendinize dinlenmek için zaman verin. Planları kusursuzlaştırmaktan kaçınarak planladığınız zamanı aşmayı engelleyin. Garbugli’ye göre “Görev veya amaç kusursuz oldukça önemli noktaları kaçırmanız çok daha kolay olur.”

3. Maksimum Verimle Çalışabildiğiniz Zaman Daha Çok İş Yaparsınız.

Bazı günler verimli olmayabilirsiniz ve çalışama- yabilirsiniz. Fakat bazı günler de bir oturuşta 12 saat verimli bir şekilde çalışabilirsiniz. O verimli günlerden iyice yararlanın.

4. Hem Profesyonel Hem De Sosyal Hayatı- nıza Yarayacak İşler Yapın.

“Mesleki ve kişisel hedeflerinizi düzene koyun.” diyor Chris Guillebeau. Örneğin, Japonya’ya taşınmak veya orada iş yapmak gibi bir niyetiniz yoksa Japonca dersi almak yerine kariyerinizi geliştirmenize yardım edecek kurslar katılmanız daha yararlı olacaktır.

5. Kendinizi Zorlamak Ve Yıpratmak Arasında Fark Vardır.

Çok çalışmak uykusuz kalmak ve bitmeyen bir verimlilik gerektirir. Bazen fazlasıyla azimli olsanız da dinlenmeye zaman ayırmanız gerekir. Zaman ayırmadığınız sürece tükenmişlik baş gösterir ve sizi hiç olmadığınız kadar verimsiz yapar.

6. Aynı Anda Birkaç İş Yapmak Odaklanmayı İmkansızlaştırır.

Yürütülen araştırmalar beynin yapılan işten başka bir işe yeniden odaklanmaya çalışması, çok fazla efor sarf etmesine sebep olduğunu göstermektedir. Eğer gün içinde birden çok işi aynı anda yapıyorsanız, beyninizi fazlasıyla yoruyorsunuz demektir. Pomodoro tekniği adını İtalyanca bir kelime olan “tomato”dan almaktadır. Tekniği bulan kişi domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısı sayesinde bu fikre varmıştır

7. Dikkat Dağınıklığı Kontrol Edilebilir.

Pomodoro tekniğini ile 25 dakika kesintisiz çalıştık- tan sonra 3-5 dakikalık aralar verebilirsiniz veya SelfControl gibi uygulamalar ile çalışma zamanlarınızda Twitter veya Facebook kullanmanızı engelleyebilirsiniz.

8. Küçük İşleri Halletmek İşe Başlamak İçin En İyi Yöntemdir.

Bitirilmesi gereken bir sunum sabah saat 8’de size korkutucu gelebilir. Kendinizi küçük işler yaparak diğer işe hazırlayın, mesela öncelikle mailleri cevaplayın.

9. Mükemmeliyetçilik Günlük İşler İçin Önem- li Bir Destektir.

General George S. Patton “Şu an başarılmış iyi bir plan sonraki hafta başarılan mükemmel bir plandan daha iyidir.” diye belirtmiştir.

10. Fazla Çalışma Saati Her Zaman Verimli Olmak Değildir.

Sadece masa başında oturmanın işlerinizi azaltacağınızı düşünüyorsanız kendinizi kandırmayın. Yapmanız gereken görevi normal iş zamanlarında bitirin, gecelere sarkıtmayın.

10. Odaklanma Gerektiren İşlerle Gerektirme- Yen İşler Ayrılmalıdır.

Eğer iş akışını bir şeyleri tekrar düşünmek için kesiyorsanız kendinizi yavaşlatıyorsunuz demektir.

11. Lüzumsuz İşleri Engelleyin.

Sürekli maillerinizi kontrol etmek veya programınızı güncellemek çalışma düzeninizi bozacaktır. Bu işler için ayrıca zaman ayırın.

12. Eğer Cevap Vermek 1-2 Dakikanızı Alacaksa Yazışmaya Yanıt Geldikten Hemen Sonra Cevap Verin.

“Getting Things Done” kitabının yazarı David Allen’ın “2 dakika kuralı” bu noktada uygulanabilir. Eğer maili gördüğünüz an cevaplayabiliyorsanız hemen cevaplayın, başka zamana bırakmayın.

Nick Saban yoğun konsantrasyonu ve motive etme kabiliyeti ile tarihteki en başarılı futbol koçlarından biri olmuştur.

13. Büyük Görevlerin Azar Azar Arttığını Düşünmek Daha Kolay Halledilmesini Sağlar.

Alabama futbol koçu Nick Saban süreç adını verdiği benzer bir düşünceyi uygulamaktadır. Oyuncularını şampiyonluğu kazanmaya odaklamak yerine onları şampiyonluğa götürecek blok, pas ve gol gibi küçük hedeflere odaklamaktadır.

14. Eğer İşe Başlamanız 20 Dakikadan Fazla Zaman Alıyorsa, Yapılacak İşi Değiştirmeniz Gerekir.

Herhangi bir nedenden dolayı ilerleme kayde- demiyorsanız, başka bir işe geçin ve daha sonra üretkenliğinizi konuşturun.

15. İki İş De Aynı Derecede Önemli Olamaz.

Günlük yapılacaklar listesi gününüzü planlamak için etkili bir yöntemdir fakat önemli olan öncelik sırasına karar vermektir. Gününüze en yüksek öncelikli işle başlayın, geriye kalan dosyalama işlerini zihnen yorgun olduğunuz zamana bırakın.

16. Gün İçinde Yapılması Gereken En Önemli İşi Belirleyin.

Öncelik sırasına kolayca karar vermek için öncelikle hangi işin önemli olduğuna karar verin ve enerjinizi o iş bitirmek için harcayın.

17. Diğer İnsanları Bazı İşler İçin Görevlendir- mek Önemlidir.

Verimli olabilmek için başkalarına iş vermekten korkmayın. “How Successful People Think: Change Your Thinking, Change Your Life” kitabının yazarı John C. Maxwell’in dediğine göre “Başka biri tarafından o iş %80 yapılabiliyorsa iş için başka birini görevlendirin!”

18. Geçmişe Odaklanmak Gelişimi Engeller.

Geçmişteki başarılarınızla veya başarısızlıklarınızla kafanızı dağıtmayın. Önünüzdeki işe odaklanın.

19. Not Alın.

Gün içinde aklınıza gelen iyi fikirleri aklınızda tutabileceğinizi düşünmeyin. Defter, tahta veya Evernote gibi herhangi bir uygulama kullana- rak fikirlerinizi yazın.

20. Hedefler Ne Kadar Büyük Olursa Günler O Kadar Kolay Geçer.

Garbugli “Gözünüzü asıl ödülde tutun” diyor ve ekliyor, “Asıl amaca yönelin, yapacağınız işlere değil. Amaçlarınızı görüş alanınızda tutun”.