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21/8/2012

Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 1

21 de Agosto 2012

© Marcela Mirabal M. Todos los derechos reservados. MMXII.

Marcela Mirabal M.Módulo I: Gestión Administrativa

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Contenido

• La Planificación y la Programación• Gestión de Procesos y Documental• Gestión de Recursos Humanos• Administración Financiera• Gestión de Tecnología de Información• Responsabilidad social

1. Planificación y Programación

Por qué PlanificarLa Planificación Estratégica

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PyMEs en R.D.

• 18,486 PyMEs1

• Aporte del 24.4% al PIB1

• Afectadas directamente por cambios en el entorno• Esto hace necesario un énfasis en lograr una mejor

gestión administrativa a través de la ejecución deacciones coherentes y planificadas

1Plan Estratégico de las PYMES de República Dominicana 2008-2013

Ventajas de la Planificación

Menos incertidumbre

Más eficiencia Los objetivos seentienden mejor

Se crean las bases para lagestión y el seguimiento

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El Ciclo Básico de Planificación

PLANPlanificar

DOHacer

CHECKEvaluar

ACTActuar

Círculo de Planificación o PDCA de Edwards Deming

• “‘…¿podrías indicarme qué camino tengo quetomar desde aquí?’ El gato contestó: ‘Esodepende de a dónde quieras llegar’”. (LewisCarrol)

• El trabajo de la dirección no consiste en ver a lacompañía tal como está… sino en lo que sepuede convertir. (John W. Teets - Greyhound)

• Usted tiene que diseñar un plan. No puedesimplemente desear que las cosas mejoren.(John F. Welch, GE)

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Pensando Estratégicamente:Las Tres Grandes Preguntas Estratégicas

1. ¿Dónde Estamos? ¿Cuál es Nuestra Situación?2. ¿Dónde queremos ir?

– ¿En qué negocios queremos estar y en qué posiciónen el mercado?

– ¿Qué necesidades y cuáles grupos de consumidoresqueremos satisfacer?

– ¿Qué resultados queremos lograr?

3. ¿Cómo llegaremos ahí?

Las 5 Tareas de laAdministración Estratégica

Definición delNegocio o

Misióny Desarrollo de

Una Visión

Establecimientode ObjetivosFinancieros yEstratégicos;

A corto y largoplazo

Formulaciónde una

Estrategia queLogre los

Objetivos deResultado

Perseguidos

Implantación yPuesta en

Práctica de laEstrategia

Evaluación delResultado,

Revisión de laSituación eInicio de los

AjustesCorrectivos

Revisar CuandoSea Necesario

Revisar CuandoSea Necesario

Mejorar /Cambiar

Cuando SeaNecesario

Mejorar /Cambiar

Cuando SeaNecesario

Regresar a lasTareas 1, 2, 3 y 4

Cuando SeaNecesario

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5

Quiénessomos/ a

dónde vamos

Qué haremospara lograrlo y

llegar ahí

Cómo loharemos

HacerloCómo lo estamos

haciendo, quéestá pasando

“Administración Estratégica: Textos y Casos”, Thompson, Strickland & Gamble

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¿Qué es un Plan Estratégico?

Hacia dónde va el negocio:visión y misión

Cursos de acción para lograr losresultados esperados: estrategias

Blancos de desempeño a corto y largoplazos: objetivos estratégicos yfinancieros

¿Por qué tener un Plan Estratégico?• El proceso de análisis y planificación permite

– Conocer la situación del sector y de la competencia– Identificar mejor las necesidades de los clientes– Detectar necesidades de mejoras internas– Establecer el “destino del viaje” y fijar “el rumbo” de cada

etapa

– Delimitar las acciones a tomar por la empresa y prever lascorrecciones que puedan ser necesarias ante contingencias

“Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España

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¿Qué es Estrategia?• La estrategia de una empresa consiste en el conjunto de

movimientos competitivos y enfoques de negociosmediante los cuales la gerencia trata de dirigir a laempresa.

• La estrategia es el “plan de acción” para:– Atraer y satisfacer a los clientes– Vigilar una posición de mercado– Realizar operaciones– Competir con éxito– Lograr las metas organizacionales

¿Por qué se requieren estrategias?

Para conformar demanera proactiva la formaen que una empresarealizará sus operaciones

Para moldear las acciones ydecisiones de los

empleados y gerentes enun plan de acción

coordinado y para toda laempresa

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“Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España

Herramientas de Análisis Estratégico• La Planificación Estratégica se auxilia de numerosas

herramientas de análisis que facilitan lacomprensión de las características del entorno

• Algunas de las más utilizadas son:– Análisis de las Cinco Fuerzas de Porter– Identificación de Factores Críticos de Éxito– Análisis FODA

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El Modelo de las Cinco FuerzasCompetitivas de Porter

SubstituteProducts(of firms in

other industries)

RivalryAmong

CompetingSellers

PotentialNew

Entrants

Suppliers ofKey Inputs Buyers

ProductosSustitutos

(de empresas enotras industrias)

RivalidadEntre

Competidores

PotencialesNuevos

Entrantes

Suplidores deInsumos Clave Compradores

“Estrategia Competitiva”, Michael Porter

Factores Críticos para el Éxito• Son los elementos competitivos que más afectan la

habilidad de todos los miembros del sector paraprosperar

– Elementos estratégicos específicos– Atributos de producto– Recursos– Competencias o capacidades– Capacidades competitivas

• Marcan la diferencia entre– Ganancia y pérdida– Éxito o fracaso competitivo

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Análisis FODA• Para que la estrategia de una empresa sea bien

concebida, debe ajustarse a:– Las fortalezas y debilidades de recursos– Las mejores oportunidades del mercado y las amenazas

externas para su bienestar

• El Análisis FODA provee una visióngeneral rápida de la situación estratégica

• Es un “estado de situación estratégica”,que muestra los activos y los pasivosestratégicos

F D

O A

La ejecución competente de unaestrategia bien concebida es la mejorprueba de excelencia ejecutiva y una

receta probada para el éxitoorganizacional.

buena estrategia + buena ejecución =buena gerencia

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2. Gestión de Procesos yDocumental

Definición de ProcesoImportancia del Enfoque de ProcesoPolíticas, Procedimientos y Normas

¿Qué Es “Proceso”?Una o más tareas que añaden valor, al transformar unconjunto de entradas en un conjunto específico desalidas (bienes o servicios) para otra persona (cliente),por medio de una combinación de personas,herramientas, y métodos

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¿Por qué Enfocarnos a Procesos?La visión o enfoque organizacional tradicional se dirigea cómo se hacía el trabajo en el pasado

– Enfoque jerárquico verticalpor cadena de mando

– Trabajo secuencial– Decisiones sólo se toman “arriba” y se mandan órdenes

hacia “abajo”– De “abajo” sólo se hace el trabajo y se manda

información hacia “arriba”

¿Por qué Enfocarnos a Procesos?• Las organizaciones han evolucionado…

– Personal más informado y mejor calificado– Las decisiones se toman continuamente, en el momento y

lugar de la acción y el servicio

• Hoy día se compite en base a procesos• El enfoque tradicional no toma en

cuenta a suplidores y clientes, ni tampoco lasrelaciones entre individuos dentro de un área o através de diferentes áreas

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Consistencia en los Procesos• La variabilidad que se obtiene en los resultados

muchas veces tiene que ver con variación en– Materiales– Maquinarias– Métodos– Mano de Obra– Inspección…

• En otras palabras, variación en el Proceso

Consistencia en los Procesos• Si en un proceso todo es consistente, malo o bueno,

tendremos resultados consistentes, malos obuenos…

• Si el proceso es consistentemente bueno, losresultados serán consistentemente buenos…

• Por tanto, debe procurarse una mejoracontinua en procesos

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Consistencia en los Procesos• El secreto radica en:

– Eliminar o reducir al mínimo la variación en todos losaspectos del proceso (control estadístico)

– Mantener esa baja variabilidad dentro de los límites deespecificaciones

– O sea, mantener el comportamiento estable,dentro de los límites especificados, paraproducir resultados de calidad

Políticas, Procedimientos y Normas• ¿Qué Hago? ¿Qué NO Hago? ¿Cuáles Son Las

Reglas Generales?

• ¿Cómo lo Hago?

• ¿Qué Condiciones Debe Cumplir Lo Que Hago?¿Cómo las Estoy Cumpliendo?

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Las Políticas y Procedimientos Ayudan ala Implementación de la Estrategia

• Proveen una guía clara sobre comportamientosesperados

• Ayudan a alinear las acciones internas con laestrategia, canalizando esfuerzos en el camino

• Aseguran consistencia en el desempeño deactividades en unidades geográficamente distantes

• Sirven como una base poderosa para crear ajusteentre la cultura y la estrategia

3. Gestión Humana

El Recurso Humano en las PyMEsLa importancia de la Gestión HumanaLa estructura organizacional

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El Recurso Humano• En los procesos que realiza una empresa, quienes

más le aportan al producto son quienes laboran allí,quienes tienen contacto con el cliente y con elproducto mismo

• Para generar valor en el negocio, hay que darle valoral recurso humano

• Un equipo de trabajo bien conformado, conuna buena estructura organizacional ybien motivado, lleva a buenos resultados

El Recurso Humano en las PyMEs• ¿Hay gestión de los recursos humanos?• ¿Existe una planificación y reflexión acerca de la

importancia estratégica que tienen las personas y lainversión en formación y desarrollo?

• ¿Cómo incide el conflicto generacional o de formaciónde los individuos que integran la empresa?

• ¿Saben las PyMEs qué necesitan?¿Cuáles son susnecesidades de formación?

“PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre

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El Recurso Humano en las PyMEs• ¿Aprecian el valor agregado de la gestión de los

recursos humanos como parte del alineamientoestratégico del negocio?

• ¿Como hacen las PyMEs que tienen una cantidad depersonal limitado para capacitarlo sin dejar de hacerlas tareas? ¿Cómo capacitar con pocos recursos?

“PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre

Importancia de la Gestión Humana• Una adecuada gestión de los recursos humanos

puede brindar innumerables beneficios:– Contribuye a la contratación de talentos– Facilita el desarrollo y la formación del personal– Mejora el desempeño– Ayuda a mejorar las comunicaciones internas– Imprime coherencia en recompensas y reconocimiento al

desempeño de las personas– Facilita la asignación de tareas y responsabilidades

¡Contribuye a la consecución de las metas!

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Estructura Organizacional• La estructura de una organización debe amoldarse a

la estrategia que ésta persigue• Una estructura organizacional adecuada a la

estrategia facilita la implementación y provee lasbases para la obtención de resultados exitosos

• La forma en la que se estructura el trabajo es unmedio para conseguir un fin — ¡no un fin en símismo!

4. Administración Financiera

El rol de la información en la Administración FinancieraImportancia de la Administración y Planificación Financiera

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El Rol de la Información

• El contexto actual obliga a ser mucho másprofesionales en el manejo de los negocios

• Aunque el sentido común es un aspecto importante,una gestión administrativa efectiva requiere decontar con buena información

• Una buena información financiera confiable yactualizada puede ser la diferencia entre una buena yuna mala decisión

El Rol de la Información

• La información financiera básica debe incluir:– Cuánto , cuándo y en qué se gasta– Cuáles gastos implican desembolso y cuáles no– Cuánto ingresa y por qué concepto– Cuáles son las ganancias– Capital de inversión necesario

• La contabilidad es la base para el análisis de lasituación del negocio así como para el cálculo deimpuestos para su presentación y pago

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Gestión Financiera Efectiva

• La responsabilidad de conocer la situación financierade la empresa es enteramente de quien la dirige

• Conocer la situación financiera incluye saber:– Los activos, pasivos y capital que tiene la empresa– La clasificación y composición de cada uno de éstos– La fuente de los principales ingresos de la empresa– Utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio

Gestión Financiera Efectiva

• Un aspecto esencial para una buena administraciónfinanciera es saber interpretar el balance general, locual nos permite– Calcular el capital de trabajo con el que se cuenta:

• Es recomendable contar con 2-3 meses sin considerar ingresos

– Determinar cuándo debería comprarse alguna maquinariao equipo

– En sentido general, tomar decisiones oportunas ycoherentes

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5. Gestión de Tecnología deInformación

Sistemas de Información en la EmpresaLa TI y la Competitividad

Tipos de Sistemas de Información deNegocios

• Desde una perspectiva del usuario al que sirven– Sistemas de Procesamiento de Transacciones

– Sistemas de Apoyo Gerencial

• Desde una perspectiva funcional– Sistemas de Ventas y Mercadeo

– Sistemas de Manufactura y Producción

– Sistemas Financieros y Contables

– Sistemas de Recursos Humanos

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Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva del Usuario

• Sistemas de Procesamiento de Transacciones(TPS)– Automatizan tareas operativas– Registran data y hacen operaciones básicas– Son intensivos en entrada y salida de información

• Sistemas de Apoyo Gerencial– Generan información para apoyo a los mandos medios

y la alta administración en la toma de decisiones

Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva Funcional

OzLos SI de Ventas y Mercadeo ayudan a enfocar

compradores potenciales y a servir clientes

Sistemasde VentasyMercadeo

Investigación de Mercados Mercado Meta

Automatización dela fuerza de ventas

Otros Sistemas de Mercadeo yVentas

Sistema deInformación

deMercadeo

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Sistemas deManufacturayProducción

Los SI de manufactura y producción ayudan a reducirtiempos de ciclo y costo de mantenimiento de inventario. Oz

Planificación derequerimiento de materiales

Planificación de recursos demanufactura

Sistemas de Ejecución de Manufactura

Otros Sistemas deInformación deManufactura yControl de Inventario

Sistema deInformación deManufactura y

Control deInventario


SistemasFinancieros

Los SI financieros ayudan a administrar el efectivo y losportafolios de inversión. Oz

Sistema deInformaciónFinanciera

Presupuestos y Pronósticos

Manejo deefectivo

Análisis deinversiones

Otros Sistemas de Información Financiera

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SistemasContables

Los SI de contabilidad incluyen característicasque reflejan el desempeño actualizado de laorganización en términos financieros. Oz

Contabilidad de Costo

Informaciónde ventas delSPT

Otras Funciones Contables

ReportesFinancieros

CXP y CXC

Sistemade

Información Contable


SistemasdeRecursosHumanos

Los SI de Recursos Humanos ayudan a losgerentes a optimizar la asignación de empleados yproveer servicios de nómina, beneficios y otros.

Sistema deAdministración

de RRHH

Otros Sistemasde

Administraciónde RRHH

Entrenamiento

Reclutamiento y Promoción

Evaluación

Adm. deRegistros deEmpleados

Adm. de Compensacióny Beneficios

Oz

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TI y Competitividad• Hoy día, hay una estrecha relación entre los Sistemas

y Tecnología de Información (STI) y la capacidadcompetitiva de une empresa

• Los STI han servido como factor acelerador de lacreciente competencia entre empresas

• La rápida difusión de las mejores prácticaslleva a las empresas a estar en constantebúsqueda de factores diferenciadores

6. Responsabilidad Social

Responsabilidad Social en las PyMEsAlgunas Ideas para Implementación

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La Empresa Socialmente Responsable

• Una empresa socialmente responsable buscaconstantemente optimizar las interrelaciones de losterceros involucrados con la empresa: accionistas,clientes, empleados, proveedores, comunidad ygobierno

• Su cultura empresarial está basada en principios dehonestidad, transparencia y servicio


• La empresa socialmente responsable fundamenta suaccionar en cuatro ámbitos básicos de laresponsabilidad social:– Calidad de vida en la empresa– Vinculación e impacto con la comunidad (próxima y global)– Cuidado y prevención del medio ambiente– Ética empresarial

“Y tu empresa, ¿es socialmente responsable?”, Jesús Lechuga, IDEAS PARA PYMES

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“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández

Algunas Ideas para la PyME ESRÁmbito Qué hacer

Calidad de vida en laempresa

• Mantener el entorno y las condiciones de trabajo segurasy saludables

• Facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar• Dar seguridad en el empleo, pago digno y oportunidades

de progreso• Suministrar información transparente a los accionistas

Vinculación e impactocon la comunidad

• Donaciones a organizaciones sociales, de cooperación,culturales, deportivas, etc.

• Voluntariado con grupos de la comunidad local paratransferir know-how

• Dar preferencia a proveedores locales


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Algunas Ideas para la PyME ESRÁmbito Qué hacer

Cuidado y prevencióndel medio ambiente

• Conocer y cumplir las normas medioambientalesaplicables

• Minimizar los residuos y emisiones dañinas• Gestionar el consumo de recursos (agua, energía, etc.)• Reciclar residuos y productos en la medida de lo posible

Ética empresarial • Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias• Conocer las cuestiones más relevantes relacionadas con la

administración pública• Constituir relaciones de mutuo beneficio con proveedores• Fundar o formar parte de asociaciones que fomenten la

ESR en PyMEs


En Resumen…• Una gestión administrativa efectiva requiere de que

todas las áreas de una empresa se gestionen demanera efectiva

• Se trata de lograr que todas las piezas encajen y secomplementen unas a otras

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Algunas Fuentes Consultadas• “Administración Estratégica: Textos y Casos”Thompson, Strickland & Gamble.Irwin/McGraw-Hill• “Guía para la Planificación en la PYME”José Manuel Martí RamosUniversidad de León, Españawww.chandoo.org• “PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”Roxana JofreSer Humano y Trabajohttp://www.sht.com.ar/archivo/temas/pymes_rrhh.htm• “PYMES y Recursos Humanos”Carlos Mora VanegasIdeas para Pymes.comwww.ideasparapymes.com• “Administración Financiera en mi Pequeña Empresa”http://secretospyme.blogspot.com/2011/03/administracion-financiera-en-mi-pequena.html

Algunas Fuentes Consultadas• “Bases de Administración Financiera para PYMES”Raúl Díaz CobarrubiasUniverso PYMEwww.universopyme.com.mx• “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: Activos, Pasivos y Capital Contable”• “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: El Balance General”Daniel FríasIdeas para Pymes.comwww.ideasparapymes.com• “Y Tu Empresa, ¿es Socialmente Responsable?”Jesús LechugaIdeas para Pymes.comwww.ideasparapymes.com• “Guía de la Responsabilidad Social Corporativa para las PYMES”Isabel Roser HernándezFundación El Monte• “Responsabilidad Social Empresarial de las PYMES”Folleto basado en el estudio “CSR and Competitiveness European SMEs’ Good Practice”.

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