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Módulo 6. Contabilidad y transparencia
Durante todo el módulo estaremos reflexionando, discutiendo e interactuando en asuntos de interés
correspondientes a la importancia de la información financiera y la transparencia de la misma.
Por eso es importante que conozcamos:
¿Qué es la Contabilidad?
¿Para qué se utiliza?
¿Qué beneficios genera para la organización?
Todo lo anterior se le denomina Cultura Contable-Financiera, la cual es necesaria para poder entender el
uso y aplicación de la Contabilidad, considerada como un medio para la adecuada toma de decisiones.
En este módulo aprenderemos juntos el ciclo contable, los estados financieros y las reglas de valuación y presentación de las principales partidas que los integran, con el objeto de desarrollar en ustedes la
capacidad de análisis e interpretación de los mismos, de tal forma que les permitan hacer un diagnóstico de la liquidez, la rentabilidad, el crecimiento, apalancamiento y calidad, así como el manejo presupuestal, detectando áreas de oportunidad y mejora.
¡Comencemos estableciendo la estrategia de ganar-ganar!
Tema 1. Importancia de la Contabilidad Financiera La contabilidad es un medio para soportar la toma de decisiones más adecuada. El desconocimiento de los beneficios que la contabilidad aporta a su organización, puede resultar en la toma de decisiones
basada en el sentido común o experiencia, pero no en la información.
Veamos el caso de una organización ficticia, que desconocía los beneficios que podía aportarle un sistema
contable. 1.1 Qué es la Contabilidad
La contabilidad es un medio para soportar la toma de decisiones. Veamos en qué consiste y cuál es su proceso.
A lo largo de este módulo, veremos cómo una Organización Civil busca generar información financiera confiable, oportunidad, con calidad y útil para la toma de decisiones.
Veamos cómo ha evolucionado la contabilidad a través de los años. Recordemos que existen diferentes tipos de organizaciones.
Gubernamentales Lucrativas No Lucrativas
Diversas instancias del gobierno estatal, municipal y federal, las cuales manejan
recursos económicos cuantiosos sobre los cuáles hay que tomar
decisiones.
Su objetivo es prestar servicios o manufacturar y/o comercializar bienes (mercancías) a sus
clientes con el fin de obtener una utilidad.
Estas organizaciones se pueden organizar de dos
formas:
Persona Física
Sociedad
Su objetivo no es perseguir fines de lucro, los remanentes no son destinados a los
socios, sino son reinvertidos en su totalidad a la
organización con el fin de seguir cumpliendo
el objetivo para el cual
fueron diseñados.
Ejemplos: PEMEX,
IMSS, Instituto Nacional de la Juventud y el Deporte,
etc.
Ejemplos: CEMEX,
Liverpool, Gigante, Super 7, etc.
Ejemplos: ITESM,
Hospital San Vicente, Cáritas, etc.
Nos enfocaremos en las Organizaciones Sociales Civiles (OSC), es decir, las que no
buscan fines de lucro y su finalidad es otorgar un servicio a la
Colectividad. Es aquí que la
Contabilidad nos ayudará a profesionalizar la generación de
información para tomar mejores decisiones y reinvertir
esos remanentes.
Para saber más sobre la constitución de una organización, consulte los siguientes documentos.
Título Segundo de los Derechos y Obligaciones de los
Contribuyentes
Capítulo V de la Sociedad Anónima. Sección Quinta de la Información Financiera
Evolución de la Contabilidad
La contabilidad ha evolucionado conforme pasan los años, ha ido cambiando la forma en que se va contabilizando el dinero y los negocios; los hechos revelantes que han ocurrido en las distintas épocas y que han afectado la forma en que se lleve la contabilidad son los siguientes.
Haga clic en los conceptos para ver más información
ANTIGÜEDAD
Escritura pictográfica y
jeroglífica
Tablillas de barro
Sistema de pesas y medidas
Posición y registro de cantidades
Papiro y la moneda
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EDAD MEDIA
Desarrollo del sistema numérico
y arábigo
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RENACIMIENTO
Registro de la partida doble
Invención de la imprenta
Escritura pictográfica y
jeroglífica
cerrar ventana
REVOLUCIÓN INDUSTRIAL
Validez oficial de la profesión
contable
Surge la industria y el
mercantilismo
cerrar ventana
ÉPOCA CONTEMPORANEA
Reglamentación contable
Reportes contables de mayor calidad
En 1494, Fray Luca Pacioli, considerado el padre de la
contabilidad, estableció las bases de la contabilidad con el
concepto de partida doble: "a todo cargo corresponde un
abono".
En 1936 en Estados Unidos de Norteamérica ocurre la
gran depresión, en la cual muchas empresas quebraron y
se originó una transformación de las instituciones
financieras para brindar estabilidad en los mercados.
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NUEVO MILENIO
Globalización de la economía
Internacionalización de los mercados financieros
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En 2002 diversas compañías estadounidenses se declararon en quiebra debido a fraudes
financieros por la distorsión de la información contable y financiera. Debido a esto la
comunidad financiera debe asegurarse de que la información financiera sea de calidad y que
los organismos reguladores de está información tomen nuevas medidas que aseguren la
transparencia y confiabilidad de la misma.
cerrar ventana
La Contabilidad ha logrado predominar y se ha eliminado el concepto de ser solamente un registro de
hechos históricos. Actualmente se considera a la contabilidad una herramienta informativa, que se utiliza para facilitar la toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios.
Esta información varía según el tipo de usuario que se tiene. Veamos en el siguiente tema quiénes son estos usuarios.
1.2 Tipos de Usuarios El objetivo básico de la contabilidad es proporcionar información, útil, veraz y oportuna a los tomadores
de decisiones de una organización.
Sin embargo, los tomadores de decisiones de una empresa pueden ser muchos.
Dueño Clientes y
proveedores Directivos/ Gerentes
Instituciones de crédito
Otros
Sería muy poco práctico que la contabilidad proporcionara la misma información a cada uno de
los usuarios, debido a que cada uno de ellos requiere información específica para el tipo de
decisiones que va a tomar.
Necesita
información
contable para
saber si está
obteniendo los
remantes
deseados.
Un Gerente
general necesita
conocer el
comportamiento
de los gastos de
la organización
para tratar de
disminuirlos y
ser más
eficiente.
Necesita la
información
contable de una
organización
para saber si le
presta dinero.
La contabilidad requiere generar información acorde a las necesidades de cada usuario, por lo que se han clasificado a los usuarios en internos y externos.
Vea el interactivo en la página del curso
1.3 Tipos de Contabilidad
En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el principal sistema proveedor de información es el sistema contable. Dentro de este "macrosistema" podemos identificar los siguientes subsistemas.
Vea el interactivo en la página del curso
Le invitamos a realizar la siguiente actividad. Le ayudará a consolidar tus conocimientos sobre lo que es
la contabilidad y sus tipos. 1.4 La Información Financiera Para poder tomar buenas decisiones, en cualquier ámbito, se necesita contar con información útil, veraz y
oportuna que permita llevar a cabo una medición exacta de lo que está ocurriendo. La importancia de la información financiera radica en que es un medio para generar y comunicar información al Patronato de la OSC.
En las organizaciones, la función de llevar el registro de todas las actividades económicas que ocurren es responsabilidad de la contabilidad.
El tipo de actividades económicas que existen en una OSC son de tres tipos:
Operación Financiamiento Inversión
Que genera la OSC
para obtener recursos
financieros.
Por la obtención de
donativos o
préstamos.
Implica la adquisición
de bienes para cumplir
con el objeto de la
organización.
Egresos Ingresos Ingresos
La Contabilidad genera el rubro más importante que es el Remanente, buscando el incremento en los
Ingresos y la optimización de los Gastos o Egresos; el cual es de suma importancia para la Administración y Patronato de las OSC.
Las decisiones que se toman en una OSC se refieren a cómo se obtienen los ingresos y cómo se utilizan
en el objeto social, y para la obtención de los Ingresos existen dos fuentes principales los que se obtienen por Donativos y por recursos generados por las OSC, y las decisiones de Inversión de la Organización.
Para que la información financiera sirva de herramienta en la toma de decisiones debe contar con las siguientes características.
Vea el interactivo en la página del curso
Hasta aquí hemos visto lo que es la contabilidad y la información que se genera. Lo que sigue es ver cómo nos sirve esto para la toma de decisiones. Veámoslo en el siguiente tema: Proceso de toma de decisiones. Lo invitamos a realizar una actividad de comprobación.
1.5 Proceso de toma de decisiones En la vida cotidiana tenemos que tomar decisiones, algunas de menor importancia que otras, o quizás
algunas de menor o mayor urgencia pero hay que tomar decisiones Hay personas que para resolver algún problema o situación se basan en el sentido común, la experiencia,
pero lo más importante tomar una decisión con la suficiente información.
Haga clic en los conceptos para ver más información
Las organizaciones enfrentan situaciones que implican decisiones estratégicas y para dar respuesta a este
tipo de decisiones, las empresas necesitan sustentarse en un sistema de información eficiente como los Estados Financieros Básicos, que son el resultado final de llevar a cabo la contabilidad en la organización. Veamos en detalle el tipo de decisiones que podemos tomar en una organización.
Básicamente las decisiones que se toman en las organizaciones se refieren a cómo se obtienen los recursos y cómo se utilizan.
Habíamos hablado de tres tipos de actividades, las de operación, financiamiento e inversión. Las decisiones que se tomarán en una OSC están enfocadas a estas mismas actividades. Veamos algunos ejemplos.
Decisiones de operación
Decisiones de financiamiento
Decisiones de inversión
Las actividades como producción de bienes o prestación de servicios,
distribución del producto y otras son propias de la operación
de la OSC.
Una OSC requiere de financiamiento para comenzar a operar y
continuar de acuerdo con sus planes.
Estas decisiones implican la adquisición de nuevos bienes,
como terrenos, maquinaria, equipo de transporte, etc.
Tipo de preguntas para tomar la decisión
deben vender los productos?
que vendo?
remanente o utilidad
que deja lo que vendo?
necesario pedir prestado?
financiamiento es la más conveniente?
nveniente
comprar maquinaria adicional para aumentar las ventas?
inversión es la que mas le conviene a la OSC?
Estas son sólo algunos ejemplos de decisiones que se pueden tomar basándose en la información
proporcionada por la contabilidad, cuyo fin no es sólo generar información, sino que esta sea aprovechada para lograr la meta del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes usuarios de la misma, tanto internos como externos.
Tan pronto como se le dé un uso estratégico a la información que proporciona la contabilidad, se percibirá inmediatamente que ésta apoyará la estrategia de la organización y será una poderosa herramienta de competitividad para las organizaciones.
En resumen, la Contabilidad tiene una historia de más de 7 mil años, desde que se utilizaron las tablillas
de barro, y ha ido evolucionando con la finalidad de adecuarse a las necesidades y requerimientos de los
diversos usuarios. La contabilidad es el idioma de los negocios, es la manera en que la gente de negocios fija metas, mide
los resultados y evalúa la actuación de los participantes, es muy difícil participar en los negocios si no se habla o entiende este lenguaje.
Ante la globalización que vivimos actualmente se requiere contar con información confiable, oportuna y de calidad; para la adecuada toma de decisiones, para informar a los diversos usuarios internos y externos. Esto se puede hacer a través de los 4 susbsistemas: financiero, fiscal, administrativo y de costos.
En el proceso de toma de decisiones se requiere del sentido común, experiencia, pero sobre todo información; las características más relevantes de la información es que debe ser útil, confiable y que es
provisional. Tengamos en mente que la información es un activo intangible, da poder y es una ventaja competitiva. Para terminar este tema, lo invitamos a realizar una reflexión, que le ayudará para entregar la actividad
evaluable de este módulo.
En su organización:
¿Qué reportes genera su sistema contable?
¿Qué tipo de contabilidad utilizan?
¿Qué tipo de usuarios tienen?
¿Cuál es el proceso de toma de decisiones?
Tema 2. El Ciclo Contable de la OSC
Hasta aquí ya entendimos la importancia de la Contabilidad Financiera y de la utilidad de la Información para darle una mayor transparencia al manejo de los recursos financieros de la OSC y su implicación en
el objeto social para la que fue creada.
En la Contabilidad Financiera de una OSC, la materia prima son las transacciones que realiza, por ejemplo: obtener donativos, pagar servicios, obtener ingresos por rifas y pagar a los empleados su
sueldo; estas se organizan, sumarizan y se procesan; a esto se le llama el Ciclo Contable. Para comprenderlo y poder aplicarlo en nuestra OSC, es indispensable conocer algunos conceptos básicos, veámoslos a través de los siguientes temas.
2.1 Cuentas básicas
Para que una OSC pueda llevar a cabo su ciclo contable, es necesario que comprenda cómo se deben registrar todas las transacciones financieras, o llamadas "partidas", en su sistema contable. Las transacciones que realiza una organización se deben clasificar en grupos de partidas similares
llamadas "Cuentas".
La cuenta es donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada partida provocados por
una transacción de negocio.
Cada transacción o partida se basa en un tipo de cuenta; existen cinco cuentas básicas:
Vea el interactivo en la página del curso
Activos: Son todos los bienes y derechos que pertenecen a la organización. Ejemplos: maquinaria,
dinero por cobrar, terrenos, etc.
Pasivos: Son todas las deudas y obligaciones que tiene la organización para con terceras personas. Ejemplos: deudas al banco, a los proveedores, sueldos por pagar, etc.
Patrimonio: Representa los recursos propios de la OSC, es decir, el capital con que cuenta para cumplir
con su objeto social. Es la diferencia entre los activos y pasivos de la organización.
Ingresos: Son recursos que recibe la OSC por la venta de un servicio o producto, donativos en efectivo o a crédito. Ejemplos: donativos, ingresos por servicio.
Gastos: Son activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen el patrimonio de la OSC. Ejemplo: sueldos.
Debe existir una cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto. Para
esto existe un Catálogo de Cuentas, veamos en qué consiste.
El Catálogo de cuentas es la lista que contiene el número y el nombre de cada cuenta que se usa en
el sistema de contabilidad de una organización.
Todas las cuentas se enlistan normalmente en el orden en el que aparecen en los estados financieros, las cuentas del balance general usualmente se ponen al principio en el orden de activos, pasivos y patrimonio, las cuentas del estado de resultados se enlistan en el orden de ingresos y gastos.
Cabe mencionar que cada Organización lleva su propio catálogo de cuentas dependiendo de su objeto social.
¿Qué es el manual contable? Manual de contabilidad
Es una guía de contabilización y representa la estructura del sistema contable de la organización. Se trata
de un documento donde se hace referencia de cada cuenta como aumenta, como disminuye, que significa su saldo, y que restricciones contables, administrativas, financieras y fiscales tiene cada cuenta que
soporta el Sistema de Información.
Veamos si comprendemos estos conceptos. Lo invitamos a realizar la siguiente actividad. Cuentas básicas
Para continuar, conozcamos el concepto de la Ecuación Contable Básica (ECB).
El Catálogo de cuentas es la lista que contiene el número y el nombre de cada cuenta que se usa en
el sistema de contabilidad de una organización.
Todas las cuentas se enlistan normalmente en el orden en el que aparecen en los estados financieros, las
cuentas del balance general usualmente se ponen al principio en el orden de activos, pasivos y patrimonio, las cuentas del estado de resultados se enlistan en el orden de ingresos y gastos.
Para continuar, conozcamos el concepto de la Ecuación Contable Básica (ECB).
2.2 La Ecuación Contable Básica (ECB) Es muy importante identificar los cinco tipos de cuentas, ya que su relación es la que nos llevará a comprender el sistema contable de la OSC.
El siguiente concepto básico que debemos conocer y comprender es la Ecuación Contable Básica.
¿Qué es la Ecuación Contable Básica y para qué sirve?
La ecuación contable básica representa la relación entre los activos, pasivos y el patrimonio. De un
lado están los activos y del otro las fuentes de financiamiento y los derechos legales y económicos
sobre estos activos (pasivo y patrimonio). La premisa básica es mantener el activo balanceado con
el pasivo y el patrimonio.
1. El Activo debe ser igual al Pasivo y el Patrimonio
activo = pasivo + patrimonio
Para sacar el valor del activo, el pasivo y el patrimonio existe la ecuación contable básica. Veamos cómo
funciona.
La ecuación contable básica se muestra en la figura, y representa la relación
entre los activos, pasivos y el patrimonio.
De este lado
están
De este lado las
fuentes de
financiamiento y
los derechos
legales y
económicos sobre
estos activos.
Las fórmulas para sacar los valores de cada elemento es de la siguiente forma.
Activo Pasivo Patrimonio
Activo= pasivo +
patrimonio
Pasivo= activo -
patrimonio
Patrimonio=
aportaciones +
donativos +
remanentes
acumulados
Patrimonio = Aportaciones +
Donativos + Remanentes
acumulados
Remanentes acumulados = remanente del periodo + remanente
acumulado de periodos anteriores
Remanente del periodo = ingresos
del periodo - gastos del periodo
¿Para qué nos sirve esto? Pues para identificar qué impacto tienen las transacciones financieras de una OSC en el sistema contable.
Las organizaciones realizan diversas transacciones u operaciones financieras que tienen un impacto directo en los componentes de la ecuación contable básica.
¿Qué es una transacción del negocio? Una transacción es un evento económico que afecta la situación financiera de la organización.
Para mantener los dos lados de la ecuación contable iguales, hay que realizar las siguientes transacciones:
Incrementar o disminuir en uno o más elementos de la ecuación contable: activo, pasivo y/o
patrimonio.
1. Ya sea para aumentar el patrimonio y con eso el activo; o
2. Aumentar o disminuir el pasivo y con eso el activo.
Analicemos cómo las transacciones de la OSC afectan la igualdad a través de los siguientes ejemplos.
Vea el interactivo en la página del curso
2.3 Registro Contable
Fundamentos del Registro Contable: base acumulativa
Para comenzar a ver en qué consiste el Registro Contable, es importante conocer su fundamento, que es la diferencia entre los dos sistemas de contabilización de transacciones: que existen: el de base acumulativa o devengada, y el base efectivo.
La base acumulativa o devengada es el sistema que se utiliza al contabilizar las transacciones de una OSC, pero es importante entender la diferencia entre los dos sistemas de contabilización.
Vea el interactivo en la página del curso
Reglas para el Registro Contable
Cada cuenta (también denominada cuenta mayor) tiene una sección para anotar los aumentos y otra parte para registrar las disminuciones. Estas son las dos reglas para realizar el registro contable de una transacción y se le conoce como: reglas del cargo y del abono.
Cargo: Movimiento del lado
izquierdo de la cuenta.
Abono: Movimiento del lado
derecho de la cuenta.
Para realizar los registros es indispensable basarnos en la Teoría de la partida doble, que dice:
Cada una de las partes en una transacción del negocio recibirá algo y dará algo a cambio. De acuerdo a
la persona que realiza los registros, lo que se recibe se llama Débito o Cargo y lo que se da se llama Crédito o abono.
Se le representa gráficamente con una T, por eso también se le llama "Cuenta T".
Cargo Abono
Aquí se registran
los débitos o
cargos;
Aquí se registran
los créditos o
abonos.
Para balancear una cuenta se suman todos
los cargos de la misma y se le restan los
abonos.
Al registrar las transacciones con una cuenta "T" también podemos decir que estamos registrando las transacciones en un diario mayor, y se utiliza en contabilidad para determinar el saldo de cada una de las
cuentas del catálogo de cuentas. Veamos más acerca de las cuentas T y los saldos. La teoría de la partida doble se basa en que cualquier transacción que realice la organización implica que
se afecten al menos dos cuentas contables. ¿Cómo funciona?
Recordemos el ejemplo que veíamos en la Ecuación Contable Básica.
Compra de un equipo de transporte; la mitad se paga con cheque y por el
resto firmamos un pagaré a 90 días, el monto total es de $50,000.00
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Equipo de transporte
= $50,000.00
Bancos
= $25,000.00 en
especie
Documentos por
pagar
= $25,000.00
Aquí no aumenta el
patrimonio, pues sólo
se consideran las
aportaciones, donativos
o remanentes.
Aquí se afecta la cuenta de Bancos, Equipo de transporte y Documentos por pagar. Las cuentas de Equipo de transporte y Documentos por pagar fueron aumentadas y la cuenta de Bancos fue disminuida.
Disminuir no siempre es malo, ni aumentar siempre es bueno. En este caso, la cuenta de Documentos por pagar fue aumentada, pero porque tiene saldo acreedor, es decir, ahora hay MÁS pasivo.
Veamos entonces, a partir de una Cuenta T, cómo podemos aplicar las reglas del cargo y el abono, para balancearlas. Hay 3 cosas que debemos de saber.
1. Movimientos: la sumatoria de todos los cargos se llama movimiento deudor y la suma de todos
los abonos se llama movimiento acreedor.
2. Saldo de la cuenta: es la diferencia entre las columnas del debe y el haber. Para obtener el
saldo se suman las columnas del debe y el haber y se resta la suma de los cargos de la suma
total de los abonos. La columna con el importe más alto determina si el saldo es un debe (saldo
deudor) o un haber (saldo acreedor)
3. Saldo normal: es el movimiento contable que hay que hacer (cargo o abono) para
incrementarla.
a. Saldo normal de las cuentas de activos y gastos
Los activos y gastos cada vez que se incrementan se deben cargar y cada vez que
disminuyen se deben abonar, su saldo normal queda siempre del lado donde se
incrementan (debe), por tal motivo su naturaleza es deudora. Ejemplo.
b. Saldo de las cuentas de pasivos, patrimonio e ingresos
Los pasivos, ingresos y patrimonio, cada vez que aumentan se abonan y cada vez que
disminuyen se cargan, su saldo normal queda del lado donde se incrementan (en el
haber) por tal motivo su naturaleza es acreedora.
Muy bien, ahora que ya hemos visto cuáles son los fundamentos del registro contable (base acumulativa) y las reglas básicas (cargo y abono), veamos por fin, el Ciclo contable.
2.4 Ciclo Contable
La contabilidad es una técnica que permite llevar un registro detallado de las actividades económicas que ocurren en una organización. Para llevar a cabo lo anterior se ha estandarizado la forma en que se lleva este registro.
El proceso contable básicamente consta de los siguientes pasos. Veamos en qué consiste cada uno de ellos.
Paso 1. Registro de las operaciones en el Diario General
El primer paso es registrar los asientos contables en el libro diario. Pero para eso, es necesario aprender cómo formar los asientos contables.
Veamos este proceso con un ejemplo. Un asociado de una OSC quiere aportar $25,000.00 pesos en efectivo.
El proceso para registrar los asientos contables es:
El Libro de diario es un libro en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones
efectuadas, en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.
Al registrar el asiento en el libro diario, siempre debemos poner primero la cuenta que se carga y en el
siguiente renglón la cuenta que se abona, por lo tanto este asiento quedaría de la siguiente manera:
Paso 2. Registro de las operaciones en el Libro Mayor
Una vez que se ha registrado el asiento en el Libro diario, el siguiente paso es realizar el traspaso o copia de la información del diario a las cuentas individuales del mayor.
Paso 3. Preparar la Balanza de Comprobación
Después de haber realizado los pases al libro mayor de todas las operaciones del periodo contable, se determina el saldo de cada cuenta al final del periodo. Cuando se conocen los saldos de las cuentas de
mayor, puede prepararse una balanza de comprobación, que es una lista del saldo de cada una de las
cuentas del libro mayor, cuyo objetivo es realizar una verificación del libro mayor para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales. La balanza de comprobación se prepara para asegurarnos que se cumplió adecuadamente con la ecuación
contable, es decir, los Activos son iguales al Pasivo más el Patrimonio Al hacer la balaza, las cuentas se
ordenan de acuerdo al catálogo de cuentas.
A continuación un ejemplo de la balanza de comprobación.
Paso 4. Registro de ajustes contables
La Contabilidad debe acercarse lo más posible a la realidad de la OSC. Hasta el paso anterior los Saldos que refleja la Balanza de Comprobación antes de Ajustes no necesariamente coincide con la realidad de la Organización. Deben hacer al final del periodo un análisis de cada cuenta y hacer los ajustes correspondientes que se necesitan para que la Información de los Libros Contables se acerque a la
realidad de la Organización.
La base acumulada y su respectivo concepto de cotejar requieren que algunas cuentas sean
analizadas y actualizadas al final del periodo, cuando se preparan los estados financieros.
Al proceso de analizar y actualizar las cuentas de ingresos y gastos se le llama proceso de
ajuste.
¿Cómo saber cuándo las cuentas deben ser ajustadas?
Existen 4 tipos básicos de partidas que deben ser actualizadas:
Vea el interactivo en la página del curso
Los asientos de ajustes son aquellos asientos contables que se realizan al final del período con el objetivo de actualizar las cuentas contables, especialmente las de ingresos y gastos.
La filosofía de este tipo de asientos es "dejar en el mes los gastos e ingresos del mes".
Por ejemplo:
Supongamos que se firmó un contrato de renta de un local. En dicho contrato se especifica que el monto mensual es de $1,000.00 y se pagará trimestralmente al final del período. Supongamos que los ingresos del mes son los que se muestran y que el único gasto que tiene esta empresa es la renta. No incurre en
ningún otro gasto.
Sin asiento de ajuste:
Firma del contrato Fecha de pago $3,000
Mes 1 Mes 2 Mes 3
Ingreso del mes $1,500 $800 $3,000
Gasto del mes 0 0 $3,000
Utilidad mensual $1,500 $800 0
¿Es correcta la utilidad que está mostrando cada mes?
¿Realmente no se incurrió en ningún gasto los meses 1 y 2?
La respuesta a estas preguntas anteriores es negativa, ya que aunque los $3,000 se pagaron al final del
tercer mes, el mes 1 y el mes 2 también disfrutaron de la renta. Por lo tanto y siendo justos, a cada mes le debería tocar una parte proporcional del total de la renta, es decir, realmente el gasto por renta es de $1,000 por cada mes.
Con asiento de ajuste:
Firma del contrato Fecha de pago $3,000
Mes 1 Mes 2 Mes 3
Ingreso del mes $1,500 $800 $3,000
Gasto del mes $1,000 $1,000 $1,000
Utilidad mensual $500 -$200 $2,000
Al final de cada mes debemos hacer un asiento de ajuste para distribuir de forma justa el gasto de la
renta. Mes 1
Gasto por renta $1,000
Renta por pagar $1,000
Mes 2
Gasto por renta $1,000
Renta por pagar $1,000
Mes 3
Gasto por renta $1,000
Renta por pagar $1,000
Renta por pagar $3,000
Bancos $3,000
¿Qué conclusiones importantes sacamos de lo anterior?
Al final de cada mes estamos haciendo los ajustes necesarios para reflejar el gasto por renta que
le corresponde a cada mes.
Si no hubiéramos realizado los asientos de ajuste, la contabilidad no mostraría el gasto por renta
incurrido en los meses 1 y 2.
Si no hubiéramos realizado los asientos de ajuste cada mes, el mes 3 hubiéramos "cargado con el
muertito" del total de los gastos.
Aunque la salida de efectivo es al final del tercer mes, eso no implica que el total del gasto le
corresponda a dicho mes.
La conclusión más importante si no hubiéramos realizado los asientos de ajuste, las utilidades de
los tres meses hubieran estado incorrectas, ya que la de los meses 1 y 2 hubieran estado
sobrevaluadas (más utilidad de la real) y la utilidad del mes 3 hubiera estado subvaluada (menos
utilidad de la real).
Algunas características de los asientos de ajuste:
Nunca implica movimiento en la cuenta de efectivo o banco
Siempre conlleva a ajustar alguna cuenta de ingreso o de gasto.
Se realizan exclusivamente al final del período.
Veamos otro ejemplo. Todos los activos fijos (excepto el terreno) disminuyen su valor por el paso del tiempo o por el uso, a
esta disminución de valor se le conoce como depreciación. Los efectos de la Inflación en la Información Financiera, debe realizarse un ajuste para reflejar en
términos reales la Contabilidad de la OSC, a pesar de que la inflación actualmente esta controlada, el efecto acumulado del periodo, debe considerarse como un ajuste en los libros de la Organización.
Paso 5. Balanza de Comprobación después de ajustes
Después de que los ajustes necesarios fueron realizados, se prepara la balanza de comprobación ajustada.
Esta balanza sirve para verificar que los datos cuadran, sin embargo es probable que exista un errores aun y cuando la balanza cuadre (si se omite un ajuste puede que la balanza siga cuadrando), por lo que es necesario realizar los ajustes correspondientes para que la información sea oportuna y confiable.
Veamos un ejemplo de la Balanza de comprobación ajustada.
Paso 6. Elaboración de los Estados Financieros Este tema se verá más adelante.
Para que quede más claro este tema, lo invitamos a consultar otro ejemplo integrador.
Ejemplo integrador del Ciclo Contable
Después de ver el Ciclo contable, lo invitamos a continuar con el siguiente tema.
2.5 Registro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y las NIF's
El impuesto al valor agregado (IVA) grava el consumo de bienes y servicios con una tasa general del 15%. Este impuesto obliga al vendedor a cobrar al consumidor un impuesto sobre el ingreso por la venta
o prestación de un servicio y se utiliza la cuenta de IVA por pagar, (pasivo), en este caso el vendedor actúa como retenedor o recaudador de dicho impuesto y posteriormente lo declara al fisco.
A continuación un ejemplo de su manejo contable.
1. La OSC vende un equipo reparto que ya no utiliza en efectivo más el IVA, por $100,000 y
$15,000 de IVA.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Equipo de Reparto
= $100,000.00
Bancos
= $115,000.00
IVA por pagar
= $15,000.00
2. El equipo de transporte disminuye porque se vende
Por el contrario, cuando las organizaciones realicen una compra o incurran en un gasto deben
pagar el IVA, el cual es a su favor y cuando venden un producto o servicio se cobra el IVA, el cual
es a cargo de la organización. En estos casos la organización utiliza la cuenta de IVA por acreditar
(activo).
A continuación un ejemplo de su manejo contable:
2. La ONG compró materiales para la venta de dulces en la Kermés por un monto de $10,000 y
pago el IVA de $1,500
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Materiales
= $10,000.00
IVA por acreditar
= $1,500.00
Bancos
= $11,500.00
2.5 Registro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y las NIF's Las Nuevas Normas de información Financiera (NIFS) para las OSC y los Organismos Reguladores
A partir de enero del 2006, debido a la globalización, la información financiera se prepara de acuerdo a Normas de Información Financiera (NIFS), si requieres conocer la nueva norma contable te recomiendo
ver las siguientes ligas:
http://www.cinif.org.mx
http://portal.imcp.org.mx
http://www.cnbv.gob.mx
Hagamos un repaso de este tema.
Se analizó la Ecuación Contable Básica, que se basa en tres elementos:
o Activo = Pasivo + Patrimonio
o Remanente: diferencia entre los ingresos y egresos.
Se vio el impacto de las transacciones financieras y se analizó la base acumulada y su diferencia
con la base efectivo, de acuerdo a las Normas de Información Financiera, no está permitida.
La base acumulativa o devengada implica reconocer los ingresos en el momento en que se
realizan, independientemente cuando se cobren y los gastos cuando se incurren y paguen; lo que
origina cuentas por pagar y cuentas por cobrar para periodos posteriores; y se basa en un
sistema de partida doble, la cual establece, que cada transacción u operación que lleva acabo la
OSC afectará a dos o más cuentas, que son las que afectan el sistema contable.
Respecto a las cuentas:
o La cuenta "T" o esquema de mayor se utiliza en contabilidad para cada cuenta, del lado
izquierdo se llama debe o cargo y del lado derecho se llama haber o abono.
o La sumatoria de todos los cargos se llama movimiento deudor y la suma de todos los
abonos se llama movimiento acreedor.
o La diferencia de movimientos se llama saldo y el mayor puede ser deudor o acreedor.
o Las Reglas de la Teoría de la Partida Doble indican los efectos en las cuentas que
soportan en Sistema de Contabilidad, de acuerdo al Catálogo de Cuentas de la
Organización.
o El Catálogo de Cuentas es donde está conformado el Sistema de Contabilidad de la
Organización, está integrado por el orden lógico de las cuentas que soportan el sistema
de información para la adecuada toma de decisiones.
El Manual de Contabilidad, es una guía de contabilización donde se encuentra la estructura del
Sistema Contable de la Organización; se trata de un Documento donde se hace referencia de
cada cuenta como aumenta, como disminuye, que significa su saldo, y que restricciones
contables, administrativas, financieras y fiscales tiene cada cuenta que soporta el Sistema de
Información.
El Ciclo Contable es el proceso mediante el cual se registran todas las transacciones financieras
que realiza una entidad y de ciertos eventos económicos como materia prima del proceso, se
registran en un libro diario, se pasan a un libro mayor, se genera una balanza de comprobación,
se hacen los ajustes correspondientes, se genera una balanza ajustada y se obtiene los ESTADOS
FINANCIEROS BASICOS; posteriormente se hacen los asientos de cierre.
El impuesto al valor agregado (IVA) grava el consumo una tasa general del 15% y las
Veamos en el siguiente tema cómo se elaboran los Estados Financieros Básicos.
Tema 3. Estados Financieros Básicos de la OSC
Hasta aquí hemos recorrido juntos el ciclo contable, desde el registro de todas las transacciones
financieras que realiza una OSC hasta la preparación de una Balanza de Comprobación después de
ajustes ¿es interesante verdad…?
Tal vez no eres Contador, pero es importante conocer todo el proceso para poder comprender los Estados
Financieros Básicos. Recuerda, existen muchos paquetes de computación que realizan todo lo anterior.
Algunos pueden ser: Aspel, Compaq, Vital, etc.; otros de gran capacidad y respuesta son el SAP, Oracle o
Platinum, entre otros.
Ten en cuenta que si se alimenta de basura al sistema, basura se genera. Es muy importante filtrar todas
las transacciones que afectan el sistema contable.
Ahora iniciemos con este tema de los Estados Financieros Básicos, que como recordarás, es el último
paso del Ciclo Contable; es la parte medular de la Contabilidad Financiera y por medio de los cuales se
toman las decisiones más relevantes.
Cualquier persona puede analizar la información financiera, pero no cualquier persona puede interpretar
la información financiera… ¿Qué se requiere? las herramientas que aprenderás en este tema y el
siguiente.
3.1 Estados Financieros Básicos ¿Qué son los Estados Financieros?
Son reportes o informes por los cuales los diversos usuarios de las OSC toman decisiones, estos
constituyen el producto final del ciclo contable.
Existen cuatro Estados Financieros básicos que informan sobre la rentabilidad, liquidez, crecimiento,
apalancamiento y eficiencia de la organización; estos deben analizarse mínimo cada mes para
anticiparnos.
Veamos en qué consiste cada uno de ellos de forma general. Más adelante los veremos con más detalle.
Vea el interactivo en la página del curso
En la siguiente página veremos en qué consiste un Estado financiero Básico.
Es importante conocer qué es un Estado Financiero, para qué nos sirve y quiénes los pueden utilizar.
¿Qué son los Estados Financieros?
Se definen como documentos contables que clasifican y describen mediante títulos, rubros, conjuntos,
descripciones, cantidades y notas explicativas, la declaración que los administradores de la entidad
económica hacen sobre su situación financiera y el resultado de sus operaciones de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
¿Para qué sirven los Estados Finacieros?
Informar sobre la situación de la empresa a una fecha determinada con los resultados de sus
operaciones, además de los cambios surgidos dentro de un periodo contable.
Características Generales
Universales
Es común a todos aquellos
interesados de dicha
información.
Periódicos
Deben presentarse en forma
periódica, ya sea mensual,
trimestral, semestral o anual.
Útiles
Por tratarse de una herramienta
para la toma de decisiones,
satisface las necesidades de
información de los usuarios.
Seguros
Deben ser confiables, esto
es, que no se omitan cifras
importantes.
Reales
Deben mostrar en cierta
manera datos precisos, debido
a que la información financiera
no pretende mostrar las
operaciones exactas, sino lo
más cercano a éstas.
Tipos de Estados Financieros
Para elaborarlos, es importante considerar que existen varias clasificaciones de Estados Financieros,
sabiendo que existen 4 básicos.
La clasificación se hace en base a la importancia que tienen, la fecha a la que se refieren, la regularidad
con la que se preparan, la forma de presentación y la naturaleza de las cifras.
Usuarios de los Estados Financieros Los principales usuarios de los Estados Financieros son:
Elementos que distorsionan la información en los Estados Financieros
Vamos a nombrar tres factores que pueden influir o distorsionar la información de los Estados
Financieros.
Vea el interactivo en la página del curso
Después de ver esta información, lo invitamos a que continúe con el siguiente tema: 3.2 Estados de
Situación Financiera.
3.2 Estado de situación financiera (Balance general)
Veamos en qué consiste un Estado de Situación Financiera, o conocido como Balance General.
¿Qué es un Balance general?
Es el documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada.
¿Cómo es presentado el documento y qué contiene?
Se puede presentar en forma de cuenta o forma de reporte, pero siempre deberán incluir la siguiente
estructura e información.
Contenido de un estado de situación financiera
Encabezado 1. Nombre de la empresa o propietario.
2. Identificación de que se trata de un estado de situación
financiera.
3. Fecha de formulación.
Cuerpo
1. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que
forman el activo.
2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que
forman el pasivo.
3. El importe del Patrimonio.
Recordemos
Activo Pasivo Patrimonio
Es el total de
recursos de que
dispone la empresa:
dinero, muebles,
edificios, etc.
Los activos se
clasifican en:
Circulante
Fijo
Diferido
Si quiere ver cuáles
son las cuentas
principales del
activo, haga clic
aquí: Cuentas principales del
activo
Es el total de
deudas y
obligaciones que
tiene la empresa:
cuentas por pagar,
préstamos
hipotecarios, etc.
Los pasivos se
clasifican en:
Corto plazo
Largo plazo
Diferido
Si quiere ver cuáles
son las cuentas
principales del
pasivo, haga clic
aquí: Cuentas principales del
pasivo
Es el patrimonio
que se tiene.
Si quiere ver cuáles
son las cuentas
principales del
pasivo, haga clic
aquí: Cuentas
principales del
patrimonio
Firmas
1. El contador que lo hizo y lo autorizó.
2. El gerente del negocio, recomendable que sea el
propietario quien lo firme.
Relaciones analíticas de las cuentas Como complemento indispensable de información a los estados financieros, es necesario contar con un desglose detallado de las cuentas más importantes del balance general y del estado de resultados.
Ejemplo de relaciones analíticas de inventarios y proveedores
Cuentas colectivas Cuentas que requieren ser expresadas en forma analítica por su
naturaleza o importancia
Algunos renglones de activos fijos
Ejemplo:
Clientes
Proveedores Deudores
diversos Acreedores
diversos
Es necesario
representarlas así para
tener una visión más
amplia de sus
componentes.
Ejemplo:
Las relativas a gastos
Adeudos bancarios
Documentos por pagar
Documentos por cobrar
La utilidad de dichos
desgloses va en función
del nivel de precisión
que se desee tener para
fines de información y la
posible toma de una
decisión.
Ejemplo:
Para un análisis de
crédito es importante
conocer no sólo el
nombre de los clientes
principales de un
solicitante de recursos,
sino hacer un análisis
sobre vencimientos de
los adeudos
correspondientes.
Cuentas de mayor de almacén
Almacén de Materias Primas
Almacén de Productos en Proceso
Almacén de Productos Terminados
Almacén de materias primas
Ácido Nítrico
Concentrado
Alcohol
Etiquetas
Envases
Tapas
Cuenta de mayor de proveedores
Alcoholera de Oriente, S.A.
Imprenta Exclusiva, S.A.
Productos Químicos, S.A.
Troquelados de México, S.A.
$ 166,000.00
38, 000.00
54,000.00
$ 258, 000.00
$ 26,000.00
91,000.00
18,000.00
4,000.00
22,000.00
5,000.00
$166,000.00
$ 12,000.00
39,000.00
180,000.00
20,000.00
$251,000.00
Lo invitamos a realizar un ejercicio.
Ejercicio: Estado de Situación Financiera
Después de leer la información sobre el Estado de Situación Financiera, ya puedes reconocer y mostrar la
situación de tu empresa a través de un balance general, seguramente tendrás interés en conocer la
forma de detectar el total de utilidad o pérdida que arroja el ejercicio y la forma de obtenerlo. Veamos el
Estado de resultados en el siguiente subtema.
3.3 Estado de Resultados (Ingresos y egresos)
La información sobre la obtención de utilidades o pérdidas de la institución se puede hacer a través del Estado de Resultados, donde se evalúan los ingresos y los gastos. Veamos en qué consiste. ¿Qué es un Estado de Resultados?
Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida durante un
periodo determinado y/o del ejercicio. El Estado de resultados se prepara generalmente en forma
anual y cubre un periodo fiscal; no obstante se pueden tener o preparar estados por periodos más
cortos (mensuales o trimestrales).
Resume los resultados de las operaciones de la compañía durante un periodo. Es la diferencia entre
Ingresos y Gastos.
Un período (ejemplo: 1° al 31 de enero de 2006)
Ingresos
Costos
Para elaborarlos es necesario conocer qué elementos lo integran y sus principales cuentas.
Principales Cuentas del Estado de Resultados
Ingresos Por Donativos, Rifas, Intereses, otros
Gastos de Venta Gastos in incurridos en la venta de productos y
servicios
Costos de Venta
Costo de lo procesado
Gastos de fabricación
Depreciación de maquinaria
Gastos de
Administración
Sueldos y Salarios
Papelería
Depreciación (parte proporcional del área
administrativa)
Gastos Financieros
Intereses pagados
Comisiones y situaciones
Perdida en cambios
Utilidad Bruta Ganancia en exceso del costo de lo vendido
Utilidad de Operación Ganancia derivada de las operaciones normales
Otros Ingresos Venta de activo fijo " Venta de desperdicio
Otros Gastos Erogaciones extraordinarias
Utilidad antes de
Impuestos Base para el pago de contribuciones
I.S.R. y P.T.U. Impuestos y reparto de utilidades a los
trabajadores
Remante del Período Resultado final del ejercicio
Elementos que integran un Estado de Resultados
Ingresos Son los ingresos que resultan de las actividades
normales de las OSC. Pueden ser por donativos, rifas.
Costo de Ventas
Este renglón refleja el costo por la compra o
manufactura de las mercancías a vender. El costo de
ventas puede computarse directamente o determinarse a
través de una cuenta del inventario:
Inventario inicial en el periodo, más las compras
hechas durante el periodo y restándole la
existencia final en inventarios.
Utilidad bruta
El cálculo del margen de utilidad nos permite conocer si
tenemos una relación saludable entre el precio y el costo
de venta de nuestros artículos.
Gastos de venta
Este costo se asocia con gastos tales como: Publicidad,
salarios y comisiones al personal de ventas, gastos de
entrega, etc.
Gastos
administrativos
Esta categoría de gastos incluye partidas tales como:
Papelería, sueldos y salarios del personal administrativo,
renta de oficinas, telecomunicaciones, etc.
Depreciación La depreciación de planta y equipo se muestra con
frecuencia como un renglón separado de gastos.
Remanente de
operación
Es la diferencia entre utilidad bruta y los gastos totales
de operación.
Gastos Son erogaciones derivadas de financiamientos.
financieros
Productos
financieros Son ganancias provenientes de operaciones de inversión.
Otros ingresos y
gastos Percepciones o erogaciones extraordinarias.
Remanente neto Remanente final.
Veamos un ejemplo de un Estado de Resultados: Ingresos y Egresos
3.4 Estado de cambios en la situación financiera
¿Qué es un Estado de Cambios en la situación financiera?
"Es el estado financiero que muestra en pesos constantes los recursos generados o utilizados en la
operación, los cambios principales ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo en
el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado".
Mediante este estado financiero se puede determinar la habilidad de una empresa para generar recursos, determinar su posible capacidad para hacer frente a sus obligaciones operativas, financieras y de inversión, y precisar las modificaciones acontecidas en cuanto a su posición financiera.
Los recursos que genera o utiliza una organización en un periodo, permiten que se seccionen en tres
áreas:
Operación Inversión Financiamiento
Flujo de efectivo
generado por o
destinado a la
operación.
En esta área se ubican
todas las entradas y
salidas de efectivo que
se relacionan con el
giro de operaciones de
la organización. Se
debe partir del
remante o de la
utilidad neta.
Ejemplos de este tipo de movimientos.
Flujo de efectivo
destinado o
proveniente de
actividades de
inversión.
En esta sección se
incluye la
compraventa de
activos de largo plazo
que haya ocasionado
una entrada o un
desembolso de
efectivo.
Ejemplos de movimientos de
inversión.
Flujo de efectivo
destinado o
proveniente de
actividades de
financiamiento.
En esta sección deben
figurar todos los
conceptos que
produjeron una
entrada de efectivo o
que generaron una
salida de efectivo
proveniente de
actividades de
financiamiento.
Ejemplos de movimientos de financiamiento.
Para preparar el estado de cambios en la situación financiera se requiere la siguiente información:
Procedimiento para elaborar el estado de cambios en la situación financiera Antes que nada, el objetivo es:
Determinar la variación en efectivo (bancos) ocurrida durante el ejercicio.
Determinar las variaciones ocurridas durante el ejercicio (aumentos o disminuciones) en cada una
de las cuentas del balance general, a partir de los balances inicial y final del mismo ejercicio, con
excepción de la cuenta de efectivo (bancos) considerado en el primer paso.
Esto se hace a través de los siguientes pasos.
Determinar el importe de
los recursos generados
por la operación (a),
incluyendo las
variaciones en cuentas de
activo y pasivo circulante
relacionadas con la
operación normal.
Con las variaciones
encontradas en las
cuentas de activo y
pasivo circulante que no
están relacionadas con la
operación normal
(pasivos bancarios de
corto plazo), las
variaciones en las
cuentas de la sección no
circulante (largo plazo)
del balance general y la
información adicional,
determinar el importe de
los recursos generados
(utilizados) por las
actividades de
financiamiento (b).
Y el importe de los
recursos utilizados
(generados) por las
actividades de inversión
(c).
La operación aritmética
de d=a+b+c debe dar
como resultado la cifra
determinada en el primer
paso, es decir, debe ser
igual a la variación del
efectivo (bancos) en el
ejercicio para el que se
está presentando el
estado de cambios en la
situación financiera
(e)
(d+e)
Veamos un Ejemplo de Estado de Cambios en la Situación Financiera
Actividad 11. Estados financieros
Con esto hemos terminado el tema 3. Si desea consultar más información sobre algunos Estados
financieros que publican otras OSC, consulte el sitio www.mhe.com/contabilidad/guajardo4e
Tema 4. Metodología del Enfoque de Subsistemas para realizar un
diagnóstico financiero en la OSC
Los estados financieros nos dan información valiosa sobre la situación financiera y los resultados de
operación de la empresa; pero es necesario profundizar y ampliar nuestra percepción sobre esa situación financiera y los resultados de operación a fin de evaluar que:
Las inversiones en Los compromisos en Que los resultados
recursos sean óptimas.
que ha incurrido la
empresa no
desequilibren su
capacidad de pago y
su estabilidad
financiera.
produzcan un
rendimiento óptimo.
La evaluación que se haga de estos factores se realizará a través del análisis e interpretación de la
información contenida en los estados financieros, y aprenderemos a hacerlo a través del Enfoque de
Subsistemas y así realizar un Diagnóstico Financiero-Operativo.
A continuación conoceremos cómo se lleva a cabo este Diagnóstico Financiero-Operativo.
4.1 Diagnóstico Financiero-Operativo
Los métodos que se emplean para analizar la información financiera son matemáticos; no son excluyentes entre sí y su aplicación depende del fin que se persiga y de quién haga uso del método en sí.
Ninguno de los métodos de análisis se puede considerar exhaustivo ni perfecto. Dependiendo de la definición de los factores generales de cada estudio, se pueden emplear cuales quiera de los siguientes métodos.
Factores generales de cada estudio
Resultados para
diferentes
usuarios
Son métodos que se aplican a la información
de las OSC y que sirven a muchos usuarios
relacionadas con ella, como pueden ser:
clientes, competidores, o empresas en
general, entre otros.
Calidad de la
información
El éxito en la aplicación de un método de
análisis, y de la interpretación de los
resultados del mismo, tiene una muy
estrecha relación en la calidad de la
información sujeta al estudio.
Análisis de
periodos
similares
Para una buena aplicación de varios
métodos es necesario que los periodos
utilizados sean similares.
Identificar el
resultado que se
espera obtener
Para aplicar un método de análisis
determinado es necesario planear el tipo de
resultados que se esperan obtener del
mismo; de lo contrario puede caerse en el
problema de la interpretación errónea.
¿Cuál es la metodología?
4.2 Análisis Integral de la información
Es común encontrar la aplicación de un sólo método de análisis, considerándolo sin relación con otros.
Esta idea es errónea, pues aún cuando los métodos son diversos, son en realidad complementarios.
La clasificación de los métodos se hace en base a 3 criterios:
Vea el interactivo en la página del curso
Veamos con más detalle los métodos tradicionales.
Dentro de los métodos de análisis e interpretación tradicionales analizaremos los más comunes, con un
ejemplo práctico, para que vea cómo funciona.
Método de diferencias físicas o monetarias Para empezar a utilizar un método de análisis e interpretación, hay que tener a la mano un Balance general comparativo que muestre el activo, pasivo de una organización, en 2 ó más fechas determinadas.
Además, contiene los aumentos o disminuciones que ocurren de un año a otro; esto puede ser expresado en términos monetarios o expresados en porcentaje. De acuerdo a la Ley de Pareto (80-20) debemos analizar el 20% de las cuentas que representan el 80% del monto en dinero.
Los cambios son importantes porque dan una guía de la dirección en que se están desarrollando las operaciones.
Cuando terminamos de calcular los cambios en cifras ($) o en porcentaje (%) se seleccionan, las partidas que muestren cambios más importantes o significativos, y se analizan los cambios ya sean en forma individual o en forma conjunta con el fin de determinar las razones o causas de estas variaciones y si son
favorables o no.
Veamos un ejemplo de un Balance general comparativo de una OSC ficticia.
Balance general comparativo de una OSC ficticia
Después, vea cómo se realiza un análisis bajo el método de diferencias físicas o monetarias.
Método de diferencias físicas monetarias
4.3 Métodos de análisis e interpretación
Método de tendencias porcentuales o método de análisis horizontal Está técnica de análisis se utiliza cuando se quieren analizar y estudiar las tendencias de los datos que
aparecen en los estados financieros correspondientes a varios años o periodos. El procedimiento implica calcular el porcentaje que representa una partida en un periodo respecto a la misma en el año o periodo base. Es decir, muestra los cambios relativos en los datos financieros que suceden como consecuencia del tiempo que ha transcurrido. Sirve para ver el crecimiento o decrecimiento respecto al año base y analizar
su efecto y calcular índices propios de la OSC. Ventajas de este método
Estas razones representan porcentajes sobre las cantidades de las partidas del año base, en vez de aumentos o disminuciones de un periodo a otro. La ventaja de preparar las tendencias en vez de los porcentajes de aumentos o disminuciones es que las primeras son más sencillas ya que no es necesario
determinar los aumentos y disminuciones en valores monetarios para luego calcular el porcentaje, como en el caso de los estados financieros comparativos. La metodología es la siguiente:
Para ver el ejemplo completo, haga clic en la siguiente liga:
Método de tendencias porcentuales o análisis horizontal Ejemplo análisis horizontal
Método de porcentajes integrales o análisis vertical
En este método cada partida individual (cuenta) de un estado financiero aparece expresada como porcentaje del total correspondiente en ese mismo estado. De igual manera, se puede tomar como
subcuentas las partidas que representan un subtotal del total correspondiente.
Por ejemplo, el efectivo representa 15% del activo circulante y el 9% del activo total.
El análisis vertical o de porcentajes integrales se base en la asignación del 100% a los activos totales, a los pasivos, más capital y a las ventas; en el estado de resultados nos indica el % que representa cada rubro respecto al total, y nos sirve para analizar su importancia dentro del total.
La metodología es la siguiente:
Para ver el ejemplo completo, haga clic en la siguiente liga:
Método de porcentajes integrales o análisis vertical
Método de razones financieras Para entender este método o enfoque hagamos un símil de la OSC y el cuerpo humano.
Cada uno de estos subsistemas tiene indicadores, los cuales se deben calcular e interpretar, para poder
obtener un diagnóstico financiero-operativo. Entonces, veamos qué indicadores contiene cada
subsistema.
Razones o indicadores financieros El análisis de la relación entre diferentes partidas de los estados financieros es esencial para la
interpretación de los datos contenidos en los informes publicados por las organizaciones.
Las razones financieras son medidas aritméticas que establecen una relación entre dos o más partidas de
los estados financieros. Lo importante es que se calculen a partir de datos que efectivamente se relacionen entre sí. Por ejemplo:
Calcular una razón a partir de la cifra de ingresos y de la de activos es correcto ya que existe una relación directa entre ellas, puesto que los ingresos se obtuvieron utilizando los activos de la organización.
Los subsistemas que analizaremos son:
Liquidez
Capacidad de la OSC para cumplir con los compromisos o deudas pactadas con un vencimiento a corto
plazo. Las razones de liquidez se refieren al monto y composición del pasivo circulante, así como su
relación con el activo circulante que es la fuente de recursos con que cuenta la organización para hacer
frente a sus obligaciones contraídas.
Las razones de liquidez principales, son las siguientes:
Vea el interactivo en la página del curso
Rentabilidad
En el lenguaje del análisis financiero se entiende que cuando se quiere evaluar la rentabilidad en una
organización lo que se desea es evaluar la cifra del remanente logrado en relación con la inversión que lo
originó.
La OSC debe generar más ingresos que gastos y originar remanentes.
Vea el interactivo en la página del curso
Endeudamiento o Apalancamiento
Es la forma de obtener los recursos financieros. Las razones que veremos a continuación constituyen
medidas de la cantidad de dinero que la organización emplea para generar un remanente con recursos de
terceros.
Vea el interactivo en la página del curso
Cada uno de estos subsistemas tiene indicadores, los cuales se deben calcular e interpretar, para poder
obtener un diagnóstico financiero-operativo. Entonces, veamos qué indicadores contiene cada
subsistema.
¿Verdad que se pone muy interesante? cualquiera puede analizar la información, pero no cualquiera la
puede interpretar…
¿Qué se necesita? saber lo básico de contabilidad, conocer la OSC y aplicar las técnicas de análisis y el
enfoque de subsistemas o método de razones financieras, que veremos enseguida.
Cualquiera puede analizar la información, pero no cualquiera puede interpretarla, ya que se necesita saber lo básico de contabilidad, conocer la OSC y aplicar las técnicas de análisis y el enfoque de los subsistemas.
Los Estados Financieros nos proporcionan información relevante respecto a la situación financiera y los resultados de operación de la OSC; actualmente la toma de decisiones se basa en indicadores financieros, y existen varias metodologías, la más utilizada es la del enfoque de subsistemas.
Para entender este enfoque hagamos hicimos un símil con el cuerpo humano, donde el cuerpo funciona como un gran sistema, el cual tiene a su vez subsistemas.
El subsistema nervioso, cuya base es el cerebro, funciona como el subsistema de liquidez, pues
debe tener la capacidad de cumplir con sus compromisos a corto plazo;
El corazón funciona como el subsistema de rentabilidad, pues la OSC debe generar los ingresos
suficientes para cubrir sus gastos de operación y generar un remanente.
Los pulmones funcionan como el subsistema de endeudamiento o apalancamiento, y se refiere a
la forma de obtener recursos financieros adicionales de los ingresos por donativos, rifas y otras.
Se refiere a aportaciones y créditos bancarios.
El estómago funciona como el subsistema de crecimiento, donde la OSC debe incrementar sus
ingresos de un periodo a otro y sobre todo su patrimonio que debe soportar la buena marcha de
la OSC.
El sistema óseo e inmunológico funciona como el subsistema de calidad y productividad, el cual
implica que la OSC debe optimizar los recursos financieros, y sobre todo la eficacia de capital
intelectual, es decir, toda la gente que está al servicio de la OSC para cumplir con el objetivo de
servir a la comunidad, que es la razón de ser de su objeto social.
Con esto hemos terminado el tema de la Metodología del enfoque de subsistemas para realizar un
diagnóstico financiero de la OSC.
Tema 5. Importancia de los costos y los presupuestos en la OSC
5.1 Importancia de los costos
Los Costos son una herramienta importante para la toma de decisiones, por medio de los cuales saben si
ganamos o perdemos en la venta de pasteles, comidas o cualquier producto que las OSC producen para vender y hacerse de recursos, y así seguir otorgando el servicio a la Comunidad, para no depender sólo de los Donativos que se reciben.
La contabilidad de costos es el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para
cuantificar el sacrificio económico incurrido por un negocio para generar ingresos o fabricar
inventarios.
La contabilidad de costos aporta lo siguiente al sistema de información contable.
1. Valuación de inventarios y
materiales
2. Determinación de costo de
ventas
3. Evaluación del desempeño del
negocio
4. Bases para contabilidad
administrativa
5. Base para EF y cálculo de
variaciones en costos
Permite el
proceso de
valuación
de
inventarios
de
materiales,
productos
en proceso
y artículos
terminados
para ser
presentados
en el
Balance
General.
En el Estado
de
Resultados, la
contabilidad
de costos
interviene en
la
determinación
del costo de
ventas.
Contribuye en
la evaluación
del desempeño
del negocio, de
sus partes o de
sus
administradores,
gracias a que
una de las
medidas más
usadas para
evaluarlos es la
utilidad que
genera su área.
Proporciona
bases para la
aplicación de
herramientas
empleadas por
la contabilidad
administrativa.
Los datos de
costos reales
son tomados
como base
para la
preparación
de los estados
financieros
proyectados.
Así mismo,
sirven como
base para el
cálculo de
variaciones
basadas en
costos
estándar para
la medición
del
desempeño de
algunos
departamentos
de la empresa.
Se puede afirmar que la contabilidad de costos se encarga de:
Proporcionar la información necesaria para calcular la utilidad.
Valuar inventarios.
Es útil para la fijación de precios.
Es útil para el control de las operaciones de corto, mediano y largo
plazo.
Uno de los más frecuentes errores del vocabulario cotidiano es el empleo de las palabras costo y gasto como sinónimos.
De acuerdo con el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP):
Costo Gasto
Un costo también representa un
decremento de recursos, pero, a
diferencia de los gastos, estos
recursos se han consumido para
fabricar unos productores; el costo
se convertirá en gasto al momento
de la venta del producto.
Gasto es el decremento bruto de
activos o incrementos de pasivos
que experimenta una entidad como
resultado de las operaciones.
Como se puede observar en todos los casos hay entrada, proceso y salida de productos y la acumulación
de costos o gastos se presenta en distintos puntos de tiempo.
¿Cómo se clasifican los costos? Veámoslo en la siguiente página.
Clasificación de los Costos y sus elementos
Los costos se pueden clasificar en 2 formas:
Vea el interactivo en la página del curso
Sistemas de Acumulación de Costos
Uno de los principales problemas con los costos indirectos es que muchos de ellos no se consumen de
manera proporcional a la producción de los artículos. La asignación de los costos indirectos, así como la
de los demás elementos del costo puede hacerse de tres formas:
Vea el interactivo en la página del curso
5.2 Los presupuestos en las OSC En la actualidad las organizaciones toman decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes
operativos para el año venidero, para ello necesita elaborar presupuestos.
Refleja
¿Cómo desarrollar los presupuestos?
¿Qué información necesitamos y sobre qué departamento?
¿Es necesaria una integración total de los empleados?
El desarrollo de presupuestos responde a una consecución lógica de etapas destinadas a construir el estado de resultados y balance general en el presupuesto operativo y en la elaboración del flujo de efectivo en el financiero. Es necesario que tome en cuenta que es un proceso en donde debe intervenir
todo el personal de la organización. La elaboración del presupuesto puede fundamentarse en un enfoque contable o administrativo. La diferencia entre uno y otro es igual a la que existe entre la contabilidad financiera y administrativa, que se explico en los primeros temas de este módulo.
Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el producto final del proceso del presupuesto son los estados financieros que generan la contabilidad financiera. La única diferencia es que los estados financieros presupuestados son estimaciones de lo que ocurrirá en el futuro y no datos históricos de lo
que ha ocurrido en el pasado. En la época actual es importante que al diseñar los presupuestos no se olvide que su producto final serán los estados financieros presupuestados.
Veamos en qué consiste un presupuesto y sus principales elementos.
¿Qué es un presupuesto?
Vea el interactivo en la página del curso
Después de analizar la definición anterior, se puede afirmar en términos más sencillos, que el
presupuesto de una OSC consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa para servir como herramienta del control administrativo.
¿Cuáles son las ventajas que brindan los presupuestos? Las ventajas que se mencionan a continuación ayudan a lograr una adecuada planeación y control en las
empresas:
1. Motiva al CONSEJO de la OSC a que defina adecuadamente los objetivos básicos de la
organización.
2. Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de
cada una de las partes que integran la organización.
3. Cuando existe la motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de la
organización.
4. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
5. Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.
6. Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la organización.
7. Obliga a realizar un autoanálisis periódico.
8. Facilita el control administrativo.
9. Es un reto que constantemente se presenta a los directivos de una organización para ejercitar su
creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la organización.
10. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.
5.3 El proceso Presupuestal Aunque este enfoque se centra en la contabilidad administrativa, listaremos los pasos que deben
realizarse para el proceso presupuestal.
1. Elección de los periodos
2. Organización para la preparación de presupuestos
3. Ejecución de los presupuestos
4. Control del presupuesto
5. Manual del presupuesto
No entraremos en detalle en este subtema. Presentamos a continuación unos ejemplos de presupuesto maestro y flujo de efectivo presupuestado
Flujo de efectivo presupuestado
Presupuesto maestro
Conclusiones
Las organizaciones que conforman la sociedad civil tienen como características el ser de origen privado y
voluntario, pero al tener un propósito social, manejar recursos y apoyar el bienestar común, se vuelven
una entidad de carácter público, en donde las partes interesadas, el resto de los ciudadanos y el gobierno
les exigirá la transparencia de sus recursos, así como información sobre sus fines, estatutos, programas,
actividades, beneficiarios, fuentes de financiamiento nacionales y/o extranjeras, patrimonio, operación
administrativa y financiera, y uso de los apoyos y estilos o públicos.
El contenido visto en este módulo del Diplomado tenía como propósito proporcionar un panorama general
sobre la contabilidad enfocada a un manejo responsable de los recursos y la transparencia de los mismos.
Además de entender y comprender los números y cifras que se manejan dentro de la organización, es
importante también comprender los conceptos necesarios para interpretar los reportes financieros y la
forma en que podemos realizar presupuestos y planes financieros adecuados para las necesidades reales
que tiene nuestra organización.
Aunque en este mundo contable hay mucho que aprender, esperamos que ahora ya puedan comprender
más la contabilidad relacionada con las actividades de su organización, y que eso lo traduzcamos en un
mejor aprovechamiento de los recursos y se vuelvan una organización planeada, permanente y
transparente.
Actividades
Actividad 11. Estados financieros
Modalidad: individual o en equipo
Fecha de entrega: ver agenda de WebTec
Objetivo: Esta actividad tiene por objetivo que pongas en práctica tus conocimientos adquiridos sobre la
elaboración de estados financieros.
Indicaciones: En un archivo de Word desarrolle los siguientes puntos. Los puntos listados son la
integración de actividades que se han ido realizando.
Utilice las cuentas que se presentan a continuación para elaborar un Estado de situación financiera
(Balance general), clasificando debidamente los activos circulantes, activos no circulantes, pasivos a
corto plazo, pasivos a largo plazo y patrimonio:
Cuentas
Evaluación: Esta actividad tiene una ponderación de 5% respecto de la calificación final. Los criterios
para evaluarla son los siguientes:
Criterios de evaluación Puntuación
Orden de cuentas correcto 50%
Que cuadre las sumas de los activos con la suma del patrimonio 50%
Total 100% = 5 puntos
Forma de entrega:
1. Para enviar la actividad, haga clic en el botón de la plataforma WebTec.
2. Cree un mensaje, anexe el documento de Word y envíelo a su tutor.
a. Nombre el archivo de Word utilizando la siguiente nomenclatura:
actividad2_apellidopaterno.apellidomaterno.nombre.doc
Ejemplo: si se llama Diana Patricia Aragón Sauceda, el nombre de su archivo de Word
será "actividad2_aragon.sauceda.dianapatricia.doc".
Si necesita ayuda para saber cómo enviar un mensaje, consulte las guías de WebTec que aquí le
proporcionamos. Haga clic en los iconos.
Guías para enviar mensajes
Recibidos y enviados
Creación y consulta
Actividad 12. Indicadores financieros
Modalidad: individual o en equipo
Fecha de entrega: ver agenda de WebTec
Objetivo: Esta actividad tiene como finalidad que pongas en práctica tus conocimientos adquiridos sobre
el análisis de estados financieros.
Indicaciones: En un archivo de Word desarrolle los siguientes puntos. Los puntos listados son la
integración de las actividades que se han ido realizando.
A continuación se presentan los estados financieros de la organización Monterrey, A.C.
Estados Financieros de Monterrey, A.C.
Se pide:
1. Realice el análisis comparativo entre los ejercicios 2005 y 2006, del Estado de situación financiera
y el estado de resultados, tanto en monto como en porcentaje.
2. Prepare el análisis de estados financieros en base común.
3. Calcule las siguientes razones financieras para el año 2006:
o Liquidez: razón circulante
o Liquidez: prueba del acido
o Rentabilidad: margen Neto
o Rentabilidad: rotación de la inversión
o Endeudamiento o apalancamiento: razón de endeudamiento
Evaluación: Esta actividad tiene una ponderación de 10% respecto de la calificación final. Los criterios
para evaluarla son los siguientes:
Criterios de evaluación Puntuación
Que el análisis comparativo tenga el resultado sea el correcto.
15%
Que el análisis vertical tenga el resultado correcto. 15%
Se considerará el resultado de los cálculos en las razones (las 5), así como la interpretación del mismo.
70%
Total 100% = 10 puntos
Forma de entrega:
1. Para enviar la actividad, haga clic en el botón de la plataforma WebTec.
2. Cree un mensaje, anexe el documento de Word y envíelo a su tutor.
a. Nombre el archivo de Word utilizando la siguiente nomenclatura:
actividad2_apellidopaterno.apellidomaterno.nombre.doc
Ejemplo: si se llama Diana Patricia Aragón Sauceda, el nombre de su archivo de Word
será "actividad2_aragon.sauceda.dianapatricia.doc".
Si necesita ayuda para saber cómo enviar un mensaje, consulte las guías de WebTec que aquí le
proporcionamos. Haga clic en los iconos.
Guías para enviar mensajes
Recibidos y enviados
Creación y consulta