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Las etapa de Ejecución, Control y Cierre

Curso 2013-2014 Dr. Javier García Arcal – [email protected]

Http://www.slideshare.net/JAVIERARCAL

MDI106 Metodología investigadora

Dr. Javier García Arcal

mailto:[email protected]

¿Qué es la Ejecución?

• La ejecución es la etapa en la que se

coordinan los recursos humanos y

materiales de acuerdo a lo establecido

en el Plan de Gestión del Proyecto, a fin

de producir los entregables definidos y

conseguir los objetivos marcados.



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Ejecución MDI106 Metodología investigadora


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Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Proceso de “Dirigir y Gestionar la Ejecución del

Proyecto” (4.3): Proceso primario de desarrollo

del Plan de Proyecto, donde se emplea la

mayoría del presupuesto y del esfuerzo.



Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas

• Para la dirección del proyecto, se tiene en

cuenta la siguiente información:

– Plan de Proyecto: Documento básico en la

gestión, generado durante la etapa de

Planificación.

– Peticiones de Cambio Aprobadas: Cambios

aceptados en la etapa de Control, que necesitan

implementarse en la Ejecución del Proyecto.



• Se requiere una conjunción de habilidades y

técnicas, a fin de dirigir el proyecto con éxito:

– Habilidades generales de Dirección

– Conocimiento del producto

– Sistema de Autorización de Trabajo: Procedimiento

para sincronizar y aprobar el trabajo que se va

realizando

– Reuniones periódicas de revisión

– Uso de Sistemas Informáticos

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Técnicas



• Resultados del trabajo (entregables): Es lo que

genera el producto final y donde se ve reflejado

todo el esfuerzo de planificación.

• Peticiones de cambio: El cambio es inevitable en

el proyecto. Todo cambio ha de ser gestionado en

la etapa de Control. Los cambios surgen por:

– Desviaciones debidas a riesgos no previstos o a una

insuficiente planificación y estimación

– Cambios en el Alcance o en las restricciones (tiempo

o coste) introducidos por los participantes

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas



• Los cambios generados en esta etapa pueden

clasificarse en varios tipos:

• Acciones correctivas: Tareas para eliminar las

desviaciones en el proyecto y alinearlo con la

planificación efectuada.

• Acciones preventivas: Tareas que se realizan a fin

de eliminar o mitigar un riesgo identificado.

• Reparación de defectos: Identificación de defectos

en un componente para su corrección o sustitución.

• Actualizaciones: Cambios a documentos

formalmente aprobados.

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas



Adquirir el Equipo de Proyecto

Proceso de “Adquirir el Equipo de Proyecto”

(9.2): Implica la contratación o reclutamiento

de recursos humanos, ya sean individuos o

grupos, asignados al proyecto.



Tipos de Adquisición del Equipo de Proyecto

• Dado el plan de Gestión del Personal, se pueden

producir dos tipos de adquisiciones:

– Reclutamiento interno: el recurso existe en la

organización, y se asigna parcial o totalmente al

proyecto. Implica negociación con los responsables

funcionales.

– Contratación externa: el recurso se adquiere fuera de la

organización, bien sea directamente o a través de una

empresa de servicios. Implica cumplimiento de las

políticas de contratación.

• Como resultado, se produce un Documento de

Asignación de Recursos a las actividades

identificadas.

Desarrollar el Equipo de Proyecto

Proceso de “Desarrollar el Equipo de Proyecto” (9.3): Comprende actividades de desarrollo de los participantes en el proyecto

– a nivel individual

– en su rendimiento como equipo de trabajo.



Desarrollar el Equipo de Proyecto: Entradas

• Las entradas que hay que considerar para un

buen Desarrollo del Equipo son:

– Documento de Asignación de Recursos

– Disponibilidad de los recursos: En qué

momentos la carga de trabajo es más intensa, y

en qué momentos es más ligera

– Plan de Gestión de Personal



Desarrollar el Equipo de Proyecto: Técnicas

• Actividades de Construcción de Equipos (Team-

building): Reuniones, eventos, salidas, etc.

• Habilidades generales de Dirección.

• Sistema de reconocimiento y recompensa:

procedimientos para valorar el esfuerzo extra,

promociones, ….

• Ubicación conjunta: Colocar físicamente al equipo

en un lugar común.

• Formación (Training): En áreas técnicas y no

técnicas.



Desarrollar el Equipo de Proyecto: Salidas

• Mejoras en el rendimiento:

– Individual

– Como Equipo

• Información para la evaluación individual

(appraisal): Todo miembro del proyecto

debe ser sometido a una evaluación

periódica, donde se ha de considerar su

evolución.



Dirigir el Equipo de Proyecto

Proceso de “Dirigir el Equipo de Proyecto”

(9.4): Seguimiento del rendimiento del

equipo, proporcionando feedback a los

integrantes del mismo, resolviendo

problemas y coordinando cambios para

mejorar los resultados del proyecto.



Dirigir el Equipo de Proyecto: Técnicas

• Observación y conversación: Es preciso

mantenerse en contacto, tanto directo como

indirecto con el equipo. La ubicación

distribuida puede ser un problema.

• Evaluación del rendimiento del proyecto: Se

genera feedback después realizar el análisis,

generalmente del tipo 360 grados.

• Gestión de conflictos: Los conflictos entre

las personas son uno de los mayores riesgos

para el rendimiento del proyecto.



Gestionar la Información

Proceso de “Gestionar la Información” (10.2):

Implica hacer disponible la información

necesaria a cada miembro del proyecto en el

momento adecuado, según el plan

establecido.



¿Qué Información se distribuye?

• Dados los Resultados del Trabajo y el Plan

de Gestión de las Comunicaciones, se

producen:

– Registros del Proyecto: correspondencia,

memorándums, documentación general …

– Informes del Proyecto: revisión formal del

estado, problemas, etc.

– Presentaciones

– Feedback de los participantes

– Lecciones aprendidas



Gestionar las Expectativas de los Participantes

Proceso de “Gestionar las Expectativas de los Participantes” (10.4): Implica el control de las comunicaciones entre los participantes, a fin de cubrir las necesidades tanto explícitas como implícitas, y resolver los conflictos que se puedan producir.

• La gestión activa de participantes disminuye las

probabilidades de disputa durante el proyecto, y aumenta la sinergia entre las personas.



Salidas de la Gestión de Participantes

La Gestión de Participantes redunda en la identificación y resolución de conflictos entre los mismos, p.ej.:

• Reuniones periódicas con el cliente para descubrir necesidades implícitas.

• Negociación con responsables funcionales para garantizar la obtención de recursos.

• Conocimiento de los objetivos de la Dirección Ejecutiva para identificar posibles riesgos en el proyecto.

Este proceso produce cambios en el Registro de Participantes y en su Estrategia de Gestión.



Realizar Aseguramiento de la Calidad

Proceso de “Realizar Aseguramiento de la

Calidad” (8.2): Desarrollo de todas las

actividades sistemáticas planificadas a fin

de que el proyecto satisfaga los estándares

de calidad establecidos



Auditorías de Calidad

• Dado el Plan de Gestión de la Calidad, se desarrollan

Auditorías de Calidad:

– en tiempo y manera previstos

– por el personal establecido a tal fin

– con el objetivo de asegurar que todo el proceso de gestión

cumple los estándares de calidad (la documentación se

genera, los planes de gestión se cumplen, etc…).

• Como resultado, se producen Mejoras en la Calidad,

que pueden llevar asociadas Peticiones de Cambio.



Efectuar Adquisiciones

Proceso de “Efectuar Adquisiciones” (12.2):

Obtención de respuestas y propuestas por parte

de potenciales proveedores, ante la necesidad

expuesta de un proyecto, evaluación de las

mismas y selección del mejor proveedor. Este

proceso concluye con la generación y firma de

un contrato.



Efectuar Adquisiciones: Técnicas

• Partiendo del Plan de Gestión de

Adquisiciones y de los Documentos de

Soporte a la Adquisición, se acude a:

– Lista generada de Proveedores cualificados

– Exhibiciones de Proveedores

– Medios de publicidad

• Una vez que la necesidad del proyecto se

hace pública, los proveedores interesados

enviarán sus propuestas, las cuales habrá

que estudiar.



• Dadas las propuestas y los criterios de evaluación,

se aplican las siguientes técnicas:

– Filtrado: las propuestas que no cumplan los requisitos

mínimos son eliminadas

– Ponderación: se aplican los criterios de evaluación a las

propuestas válidas

– Estimaciones independientes: un experto externo evalúa

si las ofertas se ajustan al mercado

• Una vez seleccionado el proveedor:

– Técnicas de negociación de contratos

Efectuar Adquisiciones: Técnicas



• Como resultado final de este proceso, se obtiene un

contrato.

• Características del contrato:

– Naturaleza legal

– Obliga a ambas partes

– Sujeto a proceso de aprobación

– Suele contener Cláusulas Generales (comunes a los

contratos del mismo tipo) y Disposiciones

Particulares (según el proyecto)

Efectuar Adquisiciones: Salidas



¿Qué es el Control?

• El control es la etapa en la que se

verifica que el desarrollo del proyecto

está en línea con el Plan de Proyecto

generado en la etapa de Planificación. Si

existen diferencias se gestionan

mediante:

– Acciones correctivas

– Cambios

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Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Proceso de “Supervisar y Controlar el Trabajo del

Proyecto” (4.4): Comparación del rendimiento

actual del proyecto con lo planificado en el Plan

de Gestión del Proyecto, y generación de

acciones correctivas y preventivas.



Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Dado el Plan de proyecto y los informes de rendimiento, se evalúa las variaciones de la ejecución respecto a la línea base, y se generan peticiones de cambio: – Acciones correctivas: Tareas para eliminar las

desviaciones.

– Acciones preventivas: Tareas que se realizan a fin de eliminar o mitigar un riesgo identificado.

– Reparación de defectos: Identificación de defectos en un componente.

– Actualizaciones: Cambios a documentos formalmente aprobados.



Realizar Control Integrado de Cambios

Proceso de “Realizar Control Integrado de

Cambios” (4.5): Gestión de todo cambio

relacionado con el proyecto:

– Estudio de las peticiones de cambio

– Decisión acerca de los cambios aceptados

– Gestión del proceso de cambio y de los

participantes relacionados



Sistema de Control de Cambios

• Dados el Plan de Proyecto y los Informes de

Rendimiento, toda Petición de Cambio se

envía a un Comité de Control de Cambios.

• Comité de Control de Cambios:

– Formado por personas representativas de la

organización.

– El Jefe de Proyecto forma parte de este comité.

– Con procedimientos claros de selección.

– Aprueba los cambios necesarios e

imprescindibles.



Salidas del Control Integrado de Cambios

• Lista de cambios aprobados y rechazados.

• Actualizaciones del Plan de Proyecto: Los

cambios se deben ver reflejados en el plan.

• Lecciones aprendidas: Todo cambio es una

fuente de información para futuros

proyectos.



Verificar el Alcance

Proceso de “Verificar el Alcance” (5.4):

Aceptación formal del Alcance del Proyecto

o de cada una de las fases del Proyecto. Esta

aceptación la tiene que realizar el cliente.

• Este proceso se debe repetir al final de cada una de

las fases, y no únicamente al acabar todo el

proyecto.



Aceptación vs. Corrección

• Dado el Resultado del Trabajo y el Alcance

del Proyecto, y mediante técnicas de

inspección, el cliente (a veces el sponsor)

acepta formalmente el proyecto.

• Este proceso trata de la aceptación del

alcance, es decir, si el producto cumple las

especificaciones pactadas. La corrección del

producto se evalúa previamente en el

proceso de Control de Calidad.



Controlar el Alcance

Proceso de “Controlar el Alcance” (5.5): Se

realiza un seguimiento al estado del alcance

del producto y del proyecto, y se gestionan

los cambios a la Línea Base del Alcance.



Controlar el Alcance: Salidas

Dados la Línea Base y el Plan de Gestión del

Alcance, y la información relacionada con

la ejecución del proyecto, se pueden

generar:

– Peticiones de cambio.

– Actualizaciones al Plan de proyecto: Línea

Base de Alcance.

– Lecciones aprendidas.



Controlar el Coste

Proceso de “Controlar el Coste” (7.4): Se

realiza un seguimiento a la situación del

proyecto para actualizar el presupuesto del

mismo, y se gestionan los cambios a la

Línea Base de Coste.



Controlar el Coste: Salidas

Dados la Línea Base y el Plan de Gestión de

Costes, se aplica la técnica del Valor

Ganado (EV) u otras métricas. En este

proceso es posible generar:


– Actualizaciones al Plan de proyecto (Línea

Base de Coste).




Métricas

• Partiendo de los resultados del trabajo y del

Plan de Proyecto, y mediante técnicas de

análisis de datos, se producen informes de

rendimiento que contengan métricas

objetivas.

• Métricas: Parámetros claramente definidos

que dan una indicación del progreso y

situación actual del proyecto.



Técnica del Valor Ganado

Conceptos muy importantes:

• PV (Valor planeado): Es el coste

presupuestado del trabajo planeado hasta la

fecha.

• AC (Coste real): Es el coste real invertido

del trabajo realizado hasta la fecha.

• EV (Valor ganado): Es el coste

presupuestado del trabajo realizado hasta la

fecha.



Controlar el Cronograma

Proceso de “Controlar el Cronograma” (6.7):

Se realiza un seguimiento a la situación del

proyecto para actualizar el avance del

mismo, y se gestionan los cambios a la

Línea Base de Tiempo.



Controlar el Cronograma: Salidas

Dados la Línea Base y el Plan de Gestión de

Tiempos, y mediante Análisis de

Variaciones (SV, SPI), se pueden generar:


– Actualizaciones al Plan de proyecto: Línea

Base de Tiempo.




Realizar Control de Calidad

Proceso de “Realizar Control de Calidad”

(8.3): Revisión de ciertos parámetros en el

producto para determinar si cumple con los

estándares de calidad relevantes.

• Los estándares de calidad marcan el grado de

corrección del producto.



Realizar Control de Calidad: Técnicas

• Dados los Resultados del Trabajo, el Plan

de Gestión de la Calidad y las Definiciones

Operacionales, se llevan a cabo procesos de:

– Inspección

– Gráficos de control: Evolución de errores,

defectos, …

– Diagramas de Pareto: Clasificación de

problemas por orden de ocurrencia

– Muestreo estadístico



Realizar Control de Calidad: Salidas

• Decisión de aceptación o rechazo del

Producto.

• Reparación de defectos: Eliminación de los

defectos detectados, lo que conlleva la

inversión de tiempo extra.

• Acciones preventivas y correctivas a fin de

ajustar procesos y eliminar la fuente de

futuros defectos.

• Mejoras en la Calidad del Producto y del

Proyecto.



Supervisar y Controlar los Riesgos

Proceso de “Supervisar y Controlar los

Riesgos” (11.6): Seguimiento de los riesgos

identificados, identificación de nuevos

riesgos, control y evaluación de los planes

de respuesta a riesgos.



Supervisar y Controlar los Riesgos: Técnicas

• Dados el Plan de Gestión de Riesgos y los

Planes de Respuesta a Riesgos, se realizan

procesos de:

– Revisión de los riesgos del proyecto

– Auditoría de las respuestas a riesgos

– Planificación de respuestas adicionales



Supervisar y Controlar los Riesgos: Salidas

• Como resultado de las técnicas previas, se

producen las siguiente salidas:

– Planes de respuestas alternativas (Workarounds):

Respuestas no planificadas a riesgos no

identificados o aceptados.

– Peticiones de cambio: A fin de adecuar el Plan de

Proyecto a los riesgos surgidos.

– Actualizaciones a los Planes de Respuesta a

Riesgos: Cada una de las acciones debe ser

evaluada y tomada en cuenta para futuros riesgos.



Administrar las Adquisiciones

• Proceso de “Administrar las Adquisiciones”

(12.3): Verificación de que el rendimiento

ofrecido por el proveedor cumple lo pactado

contractualmente.

• En el caso de múltiples proveedores, este

proceso también gestiona la relación entre

todos ellos.



Administrar las Adquisiciones: Entradas

• Los siguientes elementos son necesarios en

la Administración de un Contrato:

– El contrato

– Resultados ofrecidos por el proveedor: es

necesario examinar al detalle si el proveedor

está cumpliendo con lo que se contrató

– Peticiones de cambio: ambas partes pueden

solicitar cambios en el contrato, por lo que es

preciso contar con un mecanismo de arbitraje



Administrar las Adquisiciones: Técnicas

• Sistema de control de cambios en el contrato: Es

preciso un mecanismo que valide cada petición de

cambio y decida si se aplica o no. Debe estar en

consonancia con el Control Integrado de Cambios

del proyecto.

• Informes de rendimiento: Indican el grado de

efectividad del proveedor.

• Sistema de pagos: Mecanismo que gestiona y paga

las facturas. Puede ser específico del proyecto o

dependiente del Departamento Financiero de la

organización.



Administrar las Adquisiciones: Salidas

• Documentación: Todas las comunicaciones

escritas que se generen con el proveedor durante el

cumplimiento del contrato.

• Cambios en el contrato: Todos los cambios

aprobados sobre el contrato implican una revisión

de la documentación y los procedimientos del

proyecto.

• Pagos: Acción contable que transfiere fondos del

proyecto al proveedor, según las condiciones

pactadas.



¿Qué es el Cierre?

• El cierre es la etapa que finaliza el

Proyecto, en la que:

– formalmente se da por concluido

– se reúne y archiva toda la información generada

para su uso posterior en otros proyectos

• El cierre es fundamental en un proyecto y nunca se

debe obviar.



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Cerrar el Proyecto o Fase

Proceso de “Cerrar el Proyecto o Fase” (4.6): Documentación de los resultados del proyecto

o fase a fin de formalizar la aceptación del

sponsor sobre el producto entregado.

• Un proyecto se puede cerrar cuando se acaba con

éxito o cuando….

– Los objetivos no se han cumplido y no se puede o

quiere volver a intentar

– Se termina o recorta el presupuesto

– Se re-asignan los recursos a tareas más prioritarias

– La organización pierde interés



Cerrar el Proyecto o Fase: Salidas

• Dados los documentos de Rendimiento del proyecto o fase

y toda la información generada a lo largo del mismo, se

produce:

– Archivo del Proyecto: Conjunto de registros indexados

que se archivarán para su posterior uso, previa

distribución a todos los participantes implicados.

– Cierre Administrativo: Aprobación por parte del

sponsor de la terminación del proyecto o fase

– Lecciones aprendidas: Con lo ocurrido en el proyecto,

¿qué se puede mejorar en el futuro?



Cerrar las Adquisiciones

Proceso de “Cerrar las Adquisiciones” (12.4):

Finalización de cada uno de los contratos de

adquisición, garantizando:

– la verificación del producto (¿se ha completado

todo el trabajo contratado?)

– el archivado de toda la información para su

posterior uso



Cerrar las Adquisiciones: Salidas

• Dada toda la documentación del contrato y

mediante la realización de una auditoría al

proceso de adquisición, se genera:

– El archivo del contrato: Conjunto indexado de

registros que se incluirán en el archivo final del

proyecto.

– Aceptación formal de cierre: Documento

enviado al proveedor indicando la aprobación

final del producto entregado.

– Lecciones aprendidas: Mejora de los futuros

procesos de adquisición.



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