v

Presented By:

vv

vPresented By:

v

Presented By:

vv

vPresented By:

v

Presented By:

Alone at the Helm: Key Issues and Solutions for Small Legal DepartmentsWhen running a small legal department, beyond handling legal issues, you must also be an adviser, compliance officer and staff manager all rolled into one. Our panel of experts who have “been there, done that” will provide ways to achieve needed outcomes and results when running a small legal department. 

Speakers: Roger Marks, President, International Safety Counsel Ben Berman, General Counsel, Kayak Richard Mosher, Attorney, Anderson Kill; Former Associate General Counsel, Maytag/Hoover Jodi Golinsky, General Counsel & CCO, FS Card (at Fenway Summer LLC)

v

Presented By:

Relationship with Management and Business Units

• How do you demonstrate that the law department is adding value to the company and is not just perceived as a cost center?– Reduction in litigation through company seminars; – More coverage with the same number or fewer attorneys thru technology usage– Reduction of outside legal fees by bringing certain work in‐house– Telling corporate client where exposures are.  A strong communication process is 

essential to having your client believe it is getting a return on its investment from the legal department.

– In‐house counsel can show its management the headlines of judgments assessed against your competitors.  The message may be:  We got out of this thing for $1 million, and the competitor just got tagged for $40 million, aren’t we bright?”  This can be an effective marketing tool.  

– There is tremendous value in visiting the business units.  Questions often pop up when you stop in to someone’s office and it is questionable whether those questions would have filtered down to the legal department without these informal visits.  By maintaining a visible presence outside your office, you are directly or indirectly communicating the value of the services you have to offer.

v

Presented By:

• How do you foster strong and meaningful relationships with your business units/clients? Is it important to have a close relationship with the CEO and how do you develop that relationship?– Find ways to be part of management meetings where business strategies are 

under discussion; work closely with the sales and marketing staff to intimately learn the business, how your company matches up to its competitors; what are the unique benefits of your product or service and the demand or growth potential for that product or service; this knowledge will enable you to be better prepared to assume additional responsibilities or recognize new opportunities within the company)

Relationship with Management and Business Units

v

Presented By:

• In doing more with less resources, it could be inspirational for anyone to share experiences of certain negative consequences or ramifications to your company as a result of budgetary pressures? In other words, are there certain compromises you are having to make and how is that affecting the legal services you provide to the corporate client?– E.g., a freeze on headcount for the legal department that limits work you can 

do internally – lack of resources for certain software that can make internal processes more 

efficient– Team might have less expertise–say, employment law–and must find an 

outside specialist to take that work in bulk. – When budget is adversely impacted by unexpected litigation

Relationship with Management and Business Units

v

Presented By:

– What technologies (e.g., billing software, case‐management system for litigation or other software) or other approaches (e.g., contract management system) do you use to maximize your legal department’s efficiency and service to your corporate client? Are there other approaches (in addition to technology) that can create efficiency in a small legal department?

• E‐Billing Systems– Provides deep insights into your legal spend, average hourly rates, efficiency of law 

firms, projected spend, budgeting compliance, monthly accruals, market hourly rates in your area (or other locations), and usually some type of matter management system built in, all rolled into one

• E‐Discovery Tools– Provides litigation‐hold automation, document collection cloud storage, and the 

ability to connect to multiple discovery management tools.• “TRACE”

– Provides anti‐corruption compliance tools (and many other things) including a slick due diligence tool called TRACEsort

Departmental Management Challenges of a Small Legal Department

v

Presented By:

– How do you balance legal and business advice, and preserve the attorney‐client privilege? Do you find you might have potential conflicts of interest if you are assuming both a legal and business role?

• Legal advice might suggest one approach that is at odds with the business approach, creating a conflict of interest.

• Legal and ethical considerations should always come first.  One way to deal with a potential conflict of interest situation is to discuss the situation with outside counsel to simply obtain another perspective to ensure the legal protections to the company are not being compromised.  Bounce business strategies off counsel to discover whether the legal risks may outweigh the profit potential.

– Examples of conflicts of interest:  compromising on governing law, warranty provisions, insurance liability coverage, right of first refusal on additional territories

Departmental Management Challenges of a Small Legal Department

v

Presented By:

– How do you handle management responsibilities (e.g., accessibility to your staff or other business colleagues in order to maximize time‐efficiency)?

• Preventative training can be very effective; it avoids repeatedly having to counsel various people within the company if you do one group seminar;  addressing recurring problems by holding educational compliance seminars OR issuing company‐wide guidelines is one way to add efficiency

• Establish boundaries for your sales team in terms of when they must submit contracts to you for review or otherwise manage their expectations in terms of review time.  Setting these boundaries can be very effective.   If you receive a contract and there are no comments, assume that the business terms are acceptable and then generally focus mostly on the legal terms.  This policy is one way of encouraging business units to assure some responsibility in their review of the documents and to make more efficient use of legal department resources.  Make risk‐based decisions about what the legal department chooses to stay out of—such as routine contracts that do not exceed a certain dollar threshold.

v

Presented By:

Management of Outside Council

• How do you decide what work to keep in‐house and what work to outsource?– Via data analytic tools to help manage legal spending helps decide what to keep in‐house or out source

– Increase in the total number of lawyers employed has helped to keep work in‐house

– Increasing competition amongst law firms to gain corporate clients helps to decide whether to send work outside the law department

v

Presented By:

• What is your philosophy on using outside counsel? A small circle of firms? A more extensive circle? Are there certain traits you look for in outside counsel?– Look for counsel that chooses to take the time to understand your 

company’s business; a firm that is sensitive to legal fees—does not layer numerous attorneys on a particular project; 

– There is a benefit to consolidating the number of law firms used as there are fewer attorneys to educate on knowing our business well.

– A larger circle may provide for competitive bidding on projects.

Management of Outside Council

v

Presented By:

• How do you work with outside counsel to keep costs under control? Are there certain measures you have taken over the past year that have reduced costs vis‐à‐vis your relationship with outside counsel? – Alternative fee arrangements; fixed fees for certain types of work;– Utilizing outside legal advice to be delivered verbally rather than in 

writing.  It not only reduces the cost, but on the spot, you can ask hard questions and reach a prompt resolution. 

– Obtain budgets from your firm on particular projects (e.g., how they will staff a project, time frames to accomplish certain objectives, etc.)

Management of Outside Council

v

Presented By:

Career Development & Professional Challenges

• What tips do you have for making sure you are still growing professionally when you are working in a small legal environment? – Attending legal conferences such as SuperConference– Participating in bar association activities– Engaging in on‐line webinars– Participate in trade associations relevant to your business