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Thomas Zetzsche
Maximo und neXt.fman der Universität PotsdamMaximo und neXt.fman der Universität Potsdam
A _1
Universität PotsdamZEIKSystembetreuerTel: 0331 977 2060Mail: [email protected]: www.hgp-potsdam.de
www.uni-potsdam.de
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Maximo und neXt.fm an der Uni PotsdamInhalt
• Universität Potsdam
• Hochschul – Gebäudemanagement - Potsdam (HGP)
A _2
(HGP)
• Unser Weg zu / mit Maximo
• Ablösung Allfa durch neXt.fm
• Zusammenfassung
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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GRÜNDUNGSPHASE
Gründung der Universität Potsdam
VORGÄNGEREINRICHTUNGEN
BrandenburgischeLandeshochschule (früher: Pädagogische Hochschule)
1992/1993 Empfehlungen des Wissenschaftsrates
A _3
Sektion Rechtswissenschaft der Hochschule für Recht und Verwaltung
15. Juli 1991 Gründungstag der Universität Potsdam
Wissenschaftsstruktur der Universität Potsdam:5 Fakultäten * 3 Zentrale wissenschaftliche Einrichtungen * 5 Zentrale Einrichtungen
* 10 An-Institute * 2 hochschulübergreifende zentrale Einrichtungen
1991 bis 1993Gründungssenat
Dezember 1993Wahl der ersten Selbstverwaltungsgremien der Universität Potsdam
Dezember 1993Gründung der Fakultäten
April 1994Gründung der Institute
Stand: März 2010, D128.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Gesamtlageplan der Universität Potsdam
A _428.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Organisationseinheiten, Organe, Gremien der Universität Potsdam
Senat
Zentrale Einrichtungen
Universitätsbibliothek
Fakultäten
Juristische Fakultät
Philosophische Fakultät
Humanwissenschaftliche Fakultät
Wirtschafts- und Sozialwiss. Fakultät
Präsidium
Präsidentin
3 Vizepräsidenten
Kanzlerin
Zentrale Verwaltung
Sicherheitswesen
A _5Stand: Februar 2009, D1
Zentrale Einrichtung für
Informationsverarbeitung und
Kommunikation (ZEIK)
Sprachenzentrum
Zentrum für Hochschulsport
Weiterbildungszentrum
Zentrum für Lehrerbildung
Mathematisch - Naturwiss. Fakultät
Brandenburgisches Institut für Existenzgründung und Mittelstandsförderung
Presse-, Öffentlichkeits- u. Kulturarbeit
UP Transfer
Servicestelle Lehrevaluation
Career Service
Potsdam Graduate School
Hochschulgebäude-Management Potsdam HGP-UP
Interdisziplinäre Zentren
Kommunalwissenschaftliches Institut
MenschenRechtsZentrum
Advanced Protein Technologies
Dynamik Komplexer Systeme
Kognitive Studien
Musterdynamik und angewandte
Fernerkundung
Präsidialkollegiumeinschl.
5 Dekaninnen und Dekane
Studienkolleg
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Personalentwicklung an der Universität Potsdam
600
700
800
900
A _6
0
100
200
300
400
500
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Professoren Wiss./akadem. Mitarbeiter Nichtwiss. Mitarbeiter
1) einschl. Gemeinsame Berufungen, ohne Drittmittelpersonal (Stand: 01.10.d.J.)
1)
Stand: Februar 2010, D128.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Entwicklung der Studierendenzahlder Universität Potsdam
20.000
25.000
Studierende nach 1. Fach
A _7
0
5.000
10.000
15.000
91/92 93/94 95/96 97/98 99/00 00/01 01/02 02/03 03/04 04/05 05/06 06/07 07/08 08/09 09/10
Studierende gesamt 1. Fachsemester 1. Hochschulsemester
Stand: November 2009, D128.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Hochschul -Gebäudemanagement -Potsdam
Gründung des HGP01.09.2005
Beteiligte Hochschulen• Universität Potsdam
A _8
• Universität Potsdam• Hochschule für Film und Fernsehen• Fachhochschule Potsdam
Aufgabenbereiche• Hausverwaltung• Betriebstechnik
Info www.hgp-potsdam.de
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Mitarbeiter des HGP (94 Personen)
• Universität Potsdam (82 Personen)– Verwaltung 6 Personen– Hausverwaltung 37 Personen– Betriebstechnik 39 Personen
Hochschul -Gebäudemanagement -Potsdam
A _9
• Hochschule Film und Fernsehen (5 Personen)– Verwaltung 3 Personen– Hausverwaltung 1 Person– Betriebstechnik 1 Person
• Fachhochschule (7 Personen)– Verwaltung 2 Personen– Hausverwaltung 4 Personen– Betriebstechnik 1 Person
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Aufgabenbereich• Hausmeisterdienst
• Schlüsseltechnik, -verwaltung
• Gewerke, Ingenieursbereiche
Hochschul -Gebäudemanagement -Potsdam
A _10
• Gewerke, Ingenieursbereiche(Maler, Tischler, Elektriker, Sanitär, Hzg, MSR, …)
• Gebäudeleittechnik, Störungszentrale(Honeywell, Messner, Brandes,…)
• Energiemanagement
• Verwaltung(Lager, Beschaffung, Rechnungswesen,…)
• Ganzheitliches FM
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Unser Weg zu / mit Maximo…2000
30 Jahre Erfahrung liegen hier auf dem
Tisch
Dann wird‘s wohl mal Zeit zum Umsteigen !!
A _1128.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Unser Weg zu / mit Maximo
RahmenplanungRahmenplanung
Medien-bewirtschaftungMedien-bewirtschaftung
A _12
MittelbewitschaftungMittelbewitschaftung
InventarisierungInventarisierung
LagerLager
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Unser Weg zu / mit Maximo2000, Einführung Allfa - Prequest
ALLFA (führende DB)ALLFA (führende DB)
HISHIS
A _13
Prequest (Helpdesk, Raumreservierung)Prequest (Helpdesk, Raumreservierung)
IntranetIntranet
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Einschränkungen • Prequest - Helpdesk „zu klein“- kein LAGER- kein RECHNUNGSWESEN- schlechte BERICHTSMÖGLICHKEIT
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - Prequest
A _14
- schlechte BERICHTSMÖGLICHKEIT- nicht anpassbar
KEIN ganzheitliches Facility Management (FM)
Abbildung des Geschäftsprozesses nur teilweise möglich
KEIN ganzheitliches Facility Management (FM)
Abbildung des Geschäftsprozesses nur teilweise möglich
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07.2002 Installation Maximo 4.1.1– Analyse der eigenen Prozesse– Maskenanpassung– Entwicklung von Zusatzanwendungen– Stammdaten aus Allfa
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _15
– Stammdaten aus Allfa
01.2003 Produktionsbetrieb Maximo 4.1.1
01.2006 Update zu Maximo 6.2– Web basierend
– Masken und Zusatzanwendungen NEU entwickeln– 90 Web basierende Reports „Actuate“
Web: http://www-01.ibm.com/software/tivoli/products/maximo-asset-mgmt/
http://en.wikipedia.org/wiki/Maximo_(MRO)
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ALLFA (führende DB)ALLFA (führende DB)
HISHIS
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _16
PrequestPrequest
HISHIS
MaximoMaximo
IntranetIntranet
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich
• Auftrags- / Störungsmanagement– Auftragsannahme: Online, Mail, Servicestelle
– Auftragsbestätigung per Mail, Online
– Auftragsübersicht IH-Gruppen, Anlagen (Anlagenbuch) bzw. Gebäude
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _17
– Auftragsübersicht IH-Gruppen, Anlagen (Anlagenbuch) bzw. Gebäude bezogen
– Verrechnung von Aufträgen
– Barcode für Rückmeldung
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung (E-Anlagen, Degistorien, Gaswäscher, …)
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
– Scheduling von wiederkehrenden Aufträgen
A _1828.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _19
• Projektmanagement– Betrag Soll- / Ist- Übersicht
– Festlegung der Laufzeit
– Bezug zu Bestellung, Rechnung, Arbeitsaufträge
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Projekt-
management
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _2028.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _21
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit– Anwesenheit, Urlaub
– Bereitschaft
– Schichtsystem
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Kalender
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _2228.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _23
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit
• Fahrtenbuch– Einsatszeiten, Auslastung, …
– Kosten
– KFZ Bestandsmeldung
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _24
• Projektmanagement
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit
• Fahrtenbuch
• Ausschreibung, Bestellung, Rechnung, Lager– Beschreibung des vollständigen Beschaffungsvorgangs
– Budgetanalyse
– Abgleich mit dem HIS-FSV des Uni Haushalts
– Gebäudebezogene Kostenübersicht
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Budgetierung
AusschreibungVOB, VOL
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _25
Bestellung
Rechnung
Auswertung• Gebäude• Konto• Budget
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _26
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit
• Fahrtenbuch
• Ausschreibung, Bestellung, Rechnung
• Medienbewirtschaftung– Erfassung (automatisch durch Honeywell, Brandes) der Zählerstände, Verbräuche von Strom, Heizung, Wasser
– Eingebunden in das Maximo Rechnungswesen für die Rechnungslegung an Dritte
– Verbrauchsanalyse je Gebäude, Institut
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A _27
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Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
A _2828.09.2010 HIS, CAFM Forum
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit
• Fahrtenbuch
• Ausschreibung, Bestellung, Rechnung
• Medienbewirtschaftung
• Fundbüro– Fundamt
• Hausverwaltung
• Komplexwachen
– Online-Recherche im Intranet
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Fundbürogefundene
verlorene
Gegenstände
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _2928.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Erweiterter Aufgabenbereich• Auftrags- / Störungsmanagement
• Zyklische Wartung
• Projektmanagement
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _30
• Kalender für Mitarbeiterverfügbarkeit
• Fahrtenbuch
• Ausschreibung, Bestellung, Rechnung
• Medienbewirtschaftung
• Fundbüro
• Postbuch– Zentrale Ablage aller Post Ein- und Ausgänge
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Probleme Allfa - Maximo• Maximo
– Umständliche Stammdatenerfassung (Räume, Anlagen, Personen)– Keine CAD Anbindung
Unser Weg zu / mit MaximoEinführung Allfa - MAXIMO
A _31
• Allfa– Leichte Stammdatenerfassung– „Keine“ Schnittstelle zu Maximo 6.2– Keine Wechselbeziehung zwischen Allfa und Maximo– Geringe Performance– Schlechter Support durch Nemetschek
����Ablösung Nemetschek Allfa durch wwsnext neXt.fmhttp://www.wwsnext.de/produkte/produkte.htm
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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HISHIS
Ablösung Allfa durch neXt.fm
neXt.fm(führende DB)neXt.fm(führende DB)
A _32
PrequestPrequest
HISHIS
IntranetIntranet
MaximoMaximo
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Vorteile neXt.fm• Flexible CAD Anbindung
• Performant
• Leichte Bedienung
Ablösung Allfa durch neXt.fm
A _33
• Leichte Bedienung
• Versionsunabhängige Schnittstelle zu Maximo (MEA)
• Sprung vom neXt.fm DS ���� Maximo DS
• neXt.fm CAD in Maximo
28.09.2010 HIS, CAFM Forum
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Vorteile neXt.fm
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Maximo und neXt.fm an der Uni PotsdamZusammenfassung
• Homogenes Gesamtsystem (Maximo & neXt.fm)• Abbildung des Geschäftsprozesses des HGP-UP• neXt.fm (25 Lizenzen)
– Leicht erlernbar und bedienbar– „freie“ CAD Wahl
• Maximo (40 Lizenzen)
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• Maximo (40 Lizenzen)– Mehrmandanten und Multisite fähig– Webbasierend (kein Client-Installation, überall erreichbar)– Leichte Anpassbarkeit (Masken, Tabellen, Zusatzanwendungen, Workflow)
• Anwendungsstatistik– 7.500 Räume, 140 Gebäuden (HNF: 91Tm², NNF:40Tm², NGF:190Tm²)– 2.000 Außenflächen (370Tm²)– 35.000 Anlagen– 6.000 Lagerartikel– 20.000 Arbeitsaufträge im Jahr– 350 Ausschreibungen im Jahr– 1.500 Bestellungen im Jahr– 4.500 Rechnungen im Jahr
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Smart work for a smarter planet
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