materijali za vt

DOKUMENTACIJA I ORGANIZACIJA ARHIVA

Primljena i ispostavljena dokumentacija u VT-u ima veliki znaaj, jer veina od njih potvruju nastanak poslovnog dogaaja, te su kao takve znaajne za prikupljanje podataka, dobivenih iz okruenja ili unutar samog VT-a. Rad svakog sektora u VT-u zasniva se na odreenoj dokumentaciji. Neki od tih podataka daju podatke o nastalim poslovnim dogaajima, a neki prethode nastanku poslovnih dogaaja, zato je potrebno posvetiti posebnu panju postupcima: prijema, ispostavljanja, obrade odlaganja i uvanja dokumenata. Proces zapoinje primjenom pristigle pote. Eksterne dokumente moemo primiti putem: pote, tax-a i e-maila. Pristigli dokumenti se najprije pregledaju, nakon toga sortiraju po vrsti dokumenta, pa zavode u knjigu primljene pote. Kada je zavren taj postupak, dokumenti se dostavljaju slubama, gdje se vri dalja obrada. U svakoj vjebovnoj tvrtci trebaju postojati podatci o svim vrstama dokumenata koji se u toko poslovanja primaju, kao i onih koji se na osnovu njih ispostavljaju i upotrebljavaju. U skladu s tim potreban je hodogram kretanja dokumenata, koji predstavlja pisani trag o kretanju dokumenata od trenutka njegova primanja ili izdavanja do arhiviranja, kako bi se u svakom trenutku moglo raspolagati informacijom o tome: 1) kome, kad i s kojom svrhom se dokument dostavlja, 2) tko i kada ispostavlja koju vrstu dokumenata i u koliko primjeraka, 3) tko likvidira dokument (provjerava ispravnost), 4) tko provodi knjienje dogaaja iji nastanak potvruje dokument, 5) koliki je vremenski rok i nain uvanja dokumenata.

Izlazna pota takoer se dostavlja tajnitvu. Svaki odjel obino na kraju radnog vremena u VT-u pripremljenu dokumentaciju za slanje dostavlja u tajnitvo. Dana dokumentacija se prvo razvrstava, zatim kontrolira, pa upisuje u knjigu izlazne pote. Nakon toga dokumentacija se alje: potom, faxom ili e-mailom.

1

ULAZNA FAKTURA

PONUDA

NARUDBA

UPIT KUPCA

ESTITKE

ALBA KUPCA

POZIVI ZA SAJMOVE

IZVOD

PRISTIGLA POTA

PREGLEDANJE DOKUMENATA PRISTIGLIH POTOM, FAXOM ILI E- MAILOM I TAMPANJE E-MAILOVA SORTIRANJE PO VRSTI DOKUMENATA ZAVOENJE DOKUMENATA (KNJIGA POTE) DOSTAVLJANJE SLUBAMA

NABAVNA SLUBA

PRODAJNA SLUBA

FINANCIJE I RAUNOVODSTVO

ODJEL ZA OSOBLJE

- PONUDE - ULAZNE FAKTURE - ULAZNE OTPREMNICE

- PRIMLJENE NARUDBE - PRIMLJENA PISMA, ALBE I UPITI KUPACA

- IZVODI BANKE - KORESPONDENCIJA SA PORESKOM UPRAVOM

- KORESPONDENCIJA SA SOCIJALNIM OSIGURANJEM I OPINOM - MOLBE ZA PRIJEM U RADNI ODNOS

Shematski prikaz 6.1

- ESTITKE

2

Izvjetaji Narudba dobavljau Ponuda kupcu Izlazna faktura Otpremnica dobavljaima Opomenekupcima

Obrasci Nalozi za plaanje soc. i zdr. osig.

Pota za slanje

Pregledavanje

Razvrstavanje

Kontrola

Zavoenje

Slanje

Slanje e-mailova

Dobavljai

Kupci

Socijalno i zdravstveno osiguranje

Banka

- Narudba dobavljaa, - Izvjetaji dobavljaima - Izlazna faktura - Otpremnica Obrasci socijalnog i zdravstvenog osiguranja3

Nalozi za plaanje

6.2.1. PRRIJEM,OBRADA I ISPOSTAVLJANJE DOKUMENTACIJE VEZANE ZA CIKLUS NABAVKE Glavna funkcija ciklusa nabavke jeste stjecanje robe i usluga po najniem troku koji je dosljedan traenoj kvaliteti i uz efikasno koritenje raspoloivog novca za plaanje roba i usluga.Ciklus nabavke zapoinje izdavanjem naloga za nabavku robe.Nalog za nabavku moe doi iz bilo koje slube(npr.ako je prodajna sluba primila narudbu od kupca za robu,a robe nema na zalihi ili ako nema na zalihi robe koja se trai onda nalog dolazi iz nabavne slube ili iz materijalnog knjigovodstva).Na osnovu naloga za nabavku razmatraju se sve primljene ponude,koje su dostavljene nabavnoj slubi i odluuje se o najpovoljnijoj ponudi.Na osnovu nje vri se narudba putem formulara(narudbenica).Na ponude koje nisu odabrane piu se odbijenice u skladu sa pravilima.Narudbenica se otprema dobavljau na jedan od prethodno pomenutih rauna.PONUDAX OTPREMANJE PONUDAY Odabir najpovoljnije ponude Narudba (formular) ODLAGANJE

PONUDAZ

Skladite,koje je najee u okviru nabavne slube,odgovorno je za prijem,utvrivanje brojnog stanja i inspekciju primljene robe.Tu se sastavlja i ulaz robe,koji e se dalje knjiiti u materijalnom knjigovodstvu.Financijsko knjigovodstvo je zadueno za osiguravanje knjienja primljene robe ili usluga i priznavanje odgovarajuih obveza.Financijska sluba odgovara za popunjavanje i potpis ekova i virmanskih naloga za plaanje dobavljau.Da se smanji mogunost dvostrukog plaanja faktura,ova sluba mora na fakturu napisatiponiteno ili plaeno. Ako se ekovi pripremaju u sistemu elektronske obrade podataka, mora postojati kontrola sistema da se osigurava plaanje samo odabranih poslovnih dogaaja. Za usklaivanje evidentiranja obaveza sa plaanjima treba takoer primijeniti odgovarajuu kontrolu. Nalog za nabavu Ulaz naloga u nabavnu slubu Izrada formulara Kontrola izrade dokumenata Slanje narudbenice. Dostavljanje kopija: - dobavljau Shematski prikaz 6.4 - arhivi - knjigovodstvu

4

Tablica ciklusa nabave Izdavanje naloga za nabavu: Iniciranje i odobravanje naloga za nabavku robe. Nabava: Prijam: Odabir najpovoljnije ponude, ispostavljanje slanje. Prijam otpremnice dobavljaa, sastavljanje ulaza robe, knjienje u materijalnom knjigovodstvu Prijam ulazne fakture, obrada usklaivanja ispravaka, povrata i popusta. Obrada plaanja dobavljaima (izdavanje ekova ili ispostavljanje virmanskih naloga). Evidencija prijama faktura, plaanja u financijskom knjigovodstvu.

Obrada ulaznih faktura: Plaanje: Knjienje: Tablica 6.1

Tablica dokumentacije ciklusa nabave Ponuda dobavljaa Narudbenica Ulaz robe Ulazna faktura Dnevnik nabave (knjiga ulaznih faktura) ek ili virmanski nalog Tablica 6.2 Narudbenica sadri opis kvalitetu i koliinu, ali i ostale informacije o robi ili uslugama koje se trebaju kupiti. Narudbenica, takoer, ukazuje na osobu koja je odobrila nabavu i predstavlja odobrenje za nabavu robe ili usluga. Jedan primjerak narudbenica se alje dobavljaima putem pote, faxa i e-maila, a drugi primjerak se odlae da bi se mogla izvriti kontrola ulaznih otpremnica i rauna, ili se po potrebi urgiralo u sluaju neizvrenja narudbe. Otpremnica dobavljaa prati robu na putu. Uglavnom sadri podatke o vrsti robe, koliini i druge mjerodavne informacije. Na osnovu nje se vri kontrola prispjele robe, a nakon toga se odlae. S obzirom na to da se u vjebovnoj tvrtci proces nabave simulira, ulaz robe se sastavlja na osnovu otpremnice dobavljaa. Ulaz robe sadri podatke o vrsti, koliini i cijeni primljene robe. Uz skladinu primku se prilae kalkulacija cijena (kalkulacijski list). Po prijemu fakture od dobavljaa faktura se zavodi u knjigu ulaznih faktura. Nakon toga se kompletira dokumentacija (ulazna faktura, primka, narudbenica) i vri usporeivanje i kontrola

5

dokumenata. Postoje tri vrste kontrole: formalna, raunska i sutinska. Kontrolom formalne ispravnosti mora se ispitati da li dokument sadri sve potrebne elemente koji odreuju njegov karakter. Kontrola raunske ispravnosti odnosi se na provjeru izvrenih raunskih operacija (zbrajanje, oduzimanje, mnoenje, djeljenje...) prikazanih u dokumentima. Zaposlenici koji kontroliraju dokument nazivaju se likvidatori. Kada likvidator izvri kontrolu stavlja datiranu klauzulu i svoj potpis. Likvidatura moe biti organizirana centralizirano kako bi se na jednom mjestu provodila kontrola svih vrsta dokumenata. Meutim, prihvatljiviji je decentralizirani nain organizacije likvidature. Na ovaj nain, likvidatura se provodi na onom mjestu gdje se nalazi i mjesto izdavanja isprave, odnosno na mjestu gdje se dogaaju promjene. Tako se likvidatura ulaznih faktura provodi u nabavnoj slubi, dok e se likvidatura izlaznih faktura provoditi u prodajnoj slubi. Po izvrenoj kontroli nabavna sluba izdaje nalog za plaanje financijskoj slubi, a kompletiranu dokumentaciju dostavlja knjigovodstvu na knjienje.

NALOG ZA PLAANJE NABAVNA FUNKCIJA FINANCIJSKA FUNKCIJA

NARUDBA

LIKVIDIRAN A FAKTURA

ULAZ ROBE

OBAVIJEST O PLAANJU

FAKTURA DOBAVLJA

OBAVIJEST O PLAANJU

FINANCIJSKO KNJIGOVODSTV O

ROBNO KNJIGOVODSTVO

6

PRIJEM, OBRADA I ISPOSTAVLJANJE DOKUMENTACIJE VEZANE ZA CIKLUS PRODAJE Svi oni koji nabavljaju robu ele nabavku izvriti pod najpovoljnijim uslovima: cijena, kvalitet, rokovi isporuke i plaanja, naini pakovanja i dr. Da bi osigurao najbolje uslove, kupac nastoji da prikupi to vie ponuda. Prikupljanje ponuda moe se vriti putem upita. Primljeni upit se dostavlja prodajnoj slubi. Na osnovu upita se ispostavlja ponuda. Ponude se alju kupcima. UPIT KUPCA PONUDA KUPCU SLANJE

Na osnovu ponude kupac alje narudbenicu. Narudbom kupca zapoinje ciklus prodaje. Narudbenicu moemo dobiti: potom, faxom, e-mail-om. Ako je skloplje ugovor o redovitim isporukama narudba se moe primiti telefonom. Na temelju informacija dobivenih telefonskim narudbama mogu se formirati narudbenice ili se podaci mogu direktno unositi u kompjuterski sistem za obradu narudbi.Primljena narudbenica se unosi u sistem,nakon odobravanja prodaje(odobravanje narudbenice s obzirom na bonitet kupca).Bez odgovarajueg odobrenja roba se ne otprema.Prodajna sluba mora imati evidenciju u otvorenim narudbama.Pri ispostavljanju otpremnice moramo voditi rauna o tome da li traenu robu imamo na zalihama.Otpremnica se obino izrauje u etri primjerka.Prodajni sektor osigurava otpremu robe u skladu sa narudbenicom. Prijem narudbe od kupca Slanje narudbe u prodajnu slunu Izrada otpremnice na osnovu narudbe Slanje dokumentacije -kupcu sa robom -prodajnoj slubi -skladitu -raunovodstvu

Za aurno fakturiranje izlaznih faktura, na vrijeme se mora dostaviti i realizirana narudbenica sa kopijom otpremnice. U sustavu elektronike obrade podataka izrauju se izvjetaji o nerijeenim narudbama i vri uvid u narudbe koje nisu pravovremeno rijeene. U drugim sustavima uzimaju se izvjetaji o nerijeenim narudbama i vri uvid u narudbe koje nisu povremeno rijeene. U drugim sustavima uzimaju se sve otpremnice oznaene rednim brojevima i povezuju se odgovarajuim izlaznim fakturama. Svaki nerijeeni poslovni dogaaj istrauje prodaja.

7

Naplata prodane robe je veoma vana. Poduzea za vjebu imaju otvorene raune kod VT banaka preko kojih se vri naplata. Banke obavezno alju poduzeima za vjebu izvode sa rauna ne kojima je popis svih poslovnih dogaaja u vezi sa primitcima i plaanjima. Kupac moe i neposredno plaati vjerovniku ekovima. ekove treba deponirati i izraditi evidenciju o ekovima. Izlazne fakture i naplatu faktura treba evidentirati u knjigovodstvu. Tako da imamo tonu evidenciju na raunima kupca. Knjienje na ovim raunima se provodi na osnovu izvornih dokumenata kao to su izlazna faktura, izvod sa rauna otvorenog kod banke.

Funkcije ciklusa prodaje Unos informacija iz narudbi Odobravanje narudbe Otprema materijalnom knjigovodstvu Fakturiranje Naplata Obrada potraivanja od kupca Prihvat i unos narudbenica za robu Odobravanje narudbenica s obzirom na bonitet kupca Izdavanje otpremnice i na osnovu nje knjienje

Izdavanje izlazne fakture za prodanu robu Obrada naplate od kupca Evidencija svih izlaznih faktura, naplata

Tablica 6.3

8

Tablica dokumentacije i evidencije ciklusa prodaje

Narudbenica Izvjetaj o nerijeenim narudbenicama Otpremnica Izlazna faktura Knjiga izlaznih faktura Izvod sa rauna kod banke Evidencija u materijalnom knjigovodstvu Evidencija u financijskom knjigovodstvu Tablica 6.4

Narudbenica sadri sve podatke u vezi sa vrstom i koliinom naruene robe. Nakon obrade (otprema i fakturiranje robe) narudbenica se vodi kao rijeena. Sastavljanje izvjetaja o nerijeenim narudbenicama se moe vriti svaki put kada je radni dan u poduzeu za vjebu da bi se utvrdilo da li je prodana roba fakturirana.

Otpremnica se mora popuniti uvijek kada se roba otpremi kupcu. Ona sadri informacije o vrsti, koliini i dr. mjerodavne informacije.Otpremnica se radi u dva primjerka. Jedan primjerak se alje kupcu, a drugi slui kao podloga za faktoriranje. Izlazna faktura se alje kupcu. Ona sadri podatke o vrsti, koliini, cijeni robe i drugim uvjetima razmjene. Originalni dokument se alje kupcu, a kopije se dostavljaju drugim slubama (financije i raunovodstvo).

Kupac

Narudba

Prodajna funkcija Nalog za otpremu Otpremnica Skladite Izlazna faktura

Financije

Obavijest o naplati Financijsko knjigovodstvo

Robno knjigovodstvo

Shematski prikaz 6.8 6.2.3 Dokumentacija vezana za odjel za osoblje Odjel za osoblje po osnivanju poduzea za vjebu svoj rad zapoinje raspisivanjem konkursa za prijem u radni odnos. U toku rada poduzea za vjebu na kraju svake kolske godine raspisuje se konkurs za prijem u radni odnos. Konkurs se obino objavljuje na oglasnoj tabli u koli. Zainteresirani uenici javljaju se na oglas dostavljanjem molbe za prijem u radni odnos sa prateom dokumentacijom (biografija, slika, kopija diplome za odjele u koje uenik eli da radi). Primljena dokumentacija se pregleda i konkursna komisija od najmanje tri lana nakon obavljenog testa i intervjua vri bodovanje kandidata( analiza dokumenata i raspodjelu radnih mjesta. Odluka o prijemu uenika takoer se moe objaviti na oglasnoj tabli u koli. Sa primljenim zakljuuje se ugovor o radu. Zaposlenicima se izdaje i potvrda o visine mjesene plae. Primljenim zaposlenicima se otvara dosje. Dosje za svakog zaposlenika se uva do prestanka radnog odnosa. Svaki zaposlenik se prijavljuje za socijalno i zdravstveno osiguranje. Na osnovu ovoga proizlazi da tajnitvo vodi dokumentaciju koja sadri informacije o svakom zaposleniku, ukljuujui datum zapoljavanja, satnicu, dokumente za odobravanje odbitaka od plaa, odobrene korekcije, procjene rada i biljeke o raskidanju ugovora o radu.

Oglaavanje konkursa za prijem djelatnika

Pregledavanje primljenih dokumenata -intervju -bodovanje Odluka za prijemu

shematski prikaz 6.9

Odluka dosjea za rad Prijava na socijalno i zdravstveno osiguranje

Raspodjela poslova vezanih za ciklus plaa Odobrava prijem novih zaposlenika, otputanje djelatnika, usklauje iznos plaa i odbitke od plaa. Vri uvid u rad zaposlenika i odobrava njihov rad, odreuje radno vrijeme i vre zamjene po slubama. Sastavlja ugovore o radu, otvara i uva dosje za svakog zaposlenika, vri prijavu zaposlenika na socijalno i zdravstveno osiguranje, dostavlja sve potrebne obrasce socijalnom i zdravstvenom osiguranju. Vri obradu plaa, evidenciju plaa u glavnoj knjizi, izdaje naloge za isplatu plaa, sastavlja mjesene i dr. razliite izvjetaje i obrasce.

Profesor

Profesor ili asistent

Odjel za osoblje

Raunovodstvo i financije

PRIJEDLOG ZAMJENE ZAPOSLENIKA

EVIDENTIRANJE PROMJENA

PRIJEM DOKUMENTACIJE U

OBRADA PLAA ZAPOSLENIH ARHIVIRANJE

SASTAVLJANJE IZVJETAJA


Dokumenti i evidencija koju sadri ciklus plaa -podaci o djelatnicima, ukljuujui iznos plaa -kartica radnog vremena -izdavanje naloga za isplatu plaa -registar plaa -glavna datoteka o plaama -izvjetaji o promjenama -periodini izvjetaji o plaama -razliiti izvjetaji o porezu i obrasci

Kartica radnog vremena koristi se za evidentiranje radnih sati uposlenika. Popis plaanja Iz liste se moe vidjeti koliki je iznos plaen uposleniku. Plaeni iznos je bruto plaa umanjena za odbitke. Registar plaa sadri sve izdane platne liste koje imaju informacije o bruto plai, odbitke i neto plau. U sistemu automatske obrade podataka podaci iz registra nalaze se u glavnoj datoteci plaa. Glavna datoteka za plae predstavlja kompjutersku datoteku koja sadri sve podatke o plaama, ukljuujui podatke o svakom zaposlenom kao to su: ime i prezime, broj socijalnog osiguranja, iznos plae po mjesecu i odobreni odbitci od plaa. Izvjetaj o promjenama glavne datoteke za plae sadri podatke o promjenama koje su izvrene u glavnoj datoteci za plae. Uvid u izvjetaje vri odjel za osoblje i time utvruje jesu li na odgovarajui nain provedene sve odobrene mjere.

Mjeseni izvjetaji o plaama. Na kraju mjeseca pie se vie saetih izvjetaja o Plaama. Na osnovu ovih izvjetaja profesor kontrolira o razlikama rashoda za plae. Razliiti izvjetaji i obrasci o porezu.Ukoliko dravni propisi nalau da se predaju razliiti izvjetaji o porezu na plae, takoer se moraju popunjavati obrasci koji se odnose na doprinose za zapoljavanje.

KRETANJE I OBRADA DOKUMENATA U FINANCIJAMA I KNJIGOVODSTVU Dalji protok i obrada dokumenata vezanih za procese: nabavke, prodaje, plaa zaposlenog osoblja nastavlja se u raunovodstvu poduzea za vjebu. Ovdje e se i zavriti protok dokumenata i izvriti njihovo pohranjivanje. Kako e se vriti odgovarajue evidentiranje i odlaganje zavisi od toga koji je proces u pitanju. Tako da se drugaije evidentira proces nabave od procesa prodaje ili plaa zaposlenog osoblja. Evidencija nabavke robe Dalja evidencija procesa nabave nastavlja se dostavljanjem kompletne dokumentacije u odjel raunovodstva. Ta dokumentacija obuhvaa: narudbenicu, primku ili ulaz robe i ulaznu fakturu, kako smo spomenuli u prethodnom tekstu, usporeuje se i kontrolira. Nakon kontrole ispravnosti vri se auriranje podataka u elektronskoj obradi podataka. Promjene koje su nastale procesom nabave moraju se evidentirati u materijalnom (robnom) i u financijskom knjigovodstvu. Tako emo nastale promjene evidentirati na zalihama robe, kontima dobavljaa i u glavnoj knjizi.

Konto dobavljaa je odgovoran da se sve ulazne fakture, plaanja i usklaenja evidentiraju. U elektronskoj obradi podataka to se moe postii neposredno uobiajenom obradom poslovnih dogaaja u vezi s nabavom, plaanja ili povratom robe. Pravilnim koritenjem kontrolnih brojeva i izvjetaja kontrolira se pravilnost evidentiranja.

Glavni cilj voenja glavne knjige za ciklus nabave je ispravno kumuliranje i klasifikacija svih poslovnih dogaaja na odgovarajuim raunima nabave, plaanja i obveza. Po zavrenom evidentiranju dokumenata se odlau u registratore prema vrsti dokumenata, broju ili datumu nastanka.

ULAZ DOKUMENTACIJA U NABAVNU SLUBU KONTROLA ISPRAVNOSTI DOKUMENATA DOSTAVLJANJE DOKUMENTACIJE U RAUNOVODSTVO

AURIRANJE DOKUMENTACIE SALDO KONTA DOBAVLJAA IZVJETAVANJE I KALASIFIKACIJA DOKUMENTACIJE SALDO KONTA ROBE

ODLAGANJE DOKUMENTACIJE U ARHIV

Shemski prikaz 6.11. Primanje dokumenata sa -R Slanje dokumenata u raunovodstvo

Auriranje

Odlaganje u arhiv


Put dokumenata vezanih za proces prodaje u raunovodstvu poinje dostavljanjem primjeraka izlazne fakture. Izlazna faktura se evidentira i u glavnoj i u pomonim knjigama. Tako imamo podatke kolika su potraivanja od kupaca i koliki su prihodi ostvareni prodajom. Nakon zavrenog auriranja podataka vezanih za proces prodaje, koliko otpremne robe tako i naplate potraivanja, dokumenti se odlau u registratore po vrstama i broju ili datumu nastanka.

Prijem otpremnice iz prodajne slube

Proces fakturiranja Ispostava fakture kupcu

KNJIGOVODSTVO

Ureivanje Sastavljanje izvjetaja

Odlaganje dokumentacije u arhivu

Prijem izvoda

Slanje izvoda u knjigovodstvo

Ureivanje

Odlaganje u arhiv

uvanje dokumenata Jedna od funkcija dokumenata je omoguiti nadzor nad nastalim i evidentiranim poslovnim dogaajima. Kako bi se mogli provoditi razni oblici nadzora dokumente je potrebno uvati.

Kod arhiviranja dokumenata razlikujemo dvije faze: privremeno arhiviranje odreenih dokumenata konano arhiviranje dokumenata

Privremeno arhiviranje dokumenata vri se u toku jedne kolske godine. U tom vremenu dokumenti se uvaju u odreenim fasciklima registratorima. Svaki registrator, na svojim vanjskim koricama, treba imati oznaku o vrsti dokumenata koje sadrava, godinu u kojoj je dokument izdan, te broj pohranjenih dokumenata. Potom je potrebno registratore organizirati prema vrsti dokumenata. Tako razlikujemo registrator ulaznih faktura, registrator izlaznih faktura, registrator izvoda sa iro-rauna itd.

6.2.6 Spisak registratora po slubama

Sekretarijat: - Dokumentacija o osnivanju poduzea a. Odluka o osnivanju poduzea b. Registracija PVZ u sudu c. Identifikacija kod porezne uprave d. Statut e. Pravilnik

Odjel za osoblje: - Dokumentacija o zaposlenicima a. Ugovori o radu b. Rjeenja o visini plae c. Prijava za PIO d. Prijava za zdravstveno osiguranje(razvrstano za svakoga radnika po abecednom redu)

Nabavna sluba:

-

Dokumentacija u vezi s nabavkom a. Primljene ponude b. Ispostavljene narudbe c. Ulazi robe sa kalkulacijama (na osnovu datuma ili po broju, redosljed odozdo prema gore)

Prodajna sluba sa marketingom:

a. b. c. d. e.

Dokumentacija u vezi sa prodajom Ispostavljene ponude Primljene narudbe Otpremnice Reklamni katalozi Reklamni listii

Raunovodstvo i financije: a.Registrarot ulaznih faktura b.Registrator izlaznih faktura c.Izvodi sa irorauna d.Raunovodstveni obrauni e.Platne liste f.Izvjetaj (odlaganje po datumu ili broju,redoslijedom odozdo prema gore). Nakon isteka jedne kolske godine vri se konano arhiviranje. Prethodno se dokumenti pripreme za arhiviranje (provjerava se da li su po tom dokumentu okonani svi procesi, da li su dokumenti kompletirani, da li se uz njih nalaze dokumenti koji se moraju vratiti ili oni koji se ne trebaju uvati). Zatim se razvrstaju u grupe i vri se njihovo slaganje na mjesto koje je odreeno za smjetaj i uvanje arhiviranih dokumenata (police ili ormari). Dokumenti se slau po razvrstanim grupama, na odvojenim mjestima, obavezno odvojeni od onih koji se nalaze u radu,zato se ovi ormariili police obiljeavaju oznakom arhiva. Konano uvanje vri se po listi kategorija sa rokovima uvanja i arhivskoj knjizi. Arhivska knjiga je evodencija, odnoano popis cijele registraturske grae, koja je nastala u radu poduzea, odnosno one koja se, bez obzira na osnov, kod njega nalazi. Ako se dokumenti nalaze na datotekama automatizirane obrade podataka isto tako je potrebno na odgovarajui nain obiljeiti ove datoteke i adekvatno ih zatititi. U skladu sa zakonom propisani su sljedei rokovi uvanja dokumenata: - godinji obrauni poslovanja i godinji obrauni plaa se uvaju trajno, - dokumenti na osnovu kojih se vri evidentiranje u knjigovodstvu, uvaju se pet godina, - dokumenti platnog prometa sa bankom uvaju se tri godine, - pomoni obrauni, izvjetaji i sline isprave uvaju se dvije godine.

Privremeno pohranjivanje Tajnitvo Nabavna sluba Prodajna sluba Odjel za osoblje Raunovodstvo i financije

Putanje dokumenata u rad Konano pohranjivanje

materijali za vt

Documents