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1

Marylinda Ruiz Valenzuela de Ortiz

Guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de

expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la

Universidad de San Carlos de Guatemala.

M.A. María Teresa Gatica Secaida

Asesora

Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades

Departamento de Pedagogía

Guatemala, octubre de 2012

2

Guatemala, octubre de 2012

Este informe fue presentado por la

autora, como trabajo del Ejercicio

Profesional Supervisado, previo a

optar el grado de Licenciada en

Pedagogía y Administración

Educativa.

3

ÍNDICE

CONTENIDO Pág.

Introducción i

CAPÍTULO I

DIAGNÓSTICO

1.1 Datos Generales de la Institución

1.1.1 Nombre de la Institución 1

1.1.2 Tipo de la Institución 1

1.1.3 Ubicación Geográfica 1

1.1.4 Visión 1

1.1.5 Misión 1

1.1.6 Objetivos 2

1.1.7 Metas 3

1.1.8 Políticas Institucionales 3

1.1.9 Docencia 3

1.1.10 Investigación 3

1.1.11 Extensión y Servicio 3

1.1.12 Políticas Generales 4

1.1.13 Estructura organizacional 5

1.1.14 Recursos (humanos, materiales, financieros) 6

1.2 Técnicas Utilizadas para el Diagnóstico 6

1.3 Lista de Carencias, Ausencias o Deficiencias 7

1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas 7

1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 8

1.6 Problema seleccionado 9

1.7 Solución Propuesta viable y factible 9

CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Aspectos generales

2.1.1 Nombre del proyecto 10

2.1.2 Problema 10

4

2.1.3 Localización 10

2.1.4 Unidad Ejecutora 10

2.1.5 Tipo de Proyecto 10

2.2 Descripción del proyecto 10

2.3 Justificación 11 2.4 Objetivos 11

2.4.1 Generales 11 2.4.2 Específicos 11

2.5 Metas 12 2.6 Beneficiarios 12 2.7 Fuentes financieras 12 2.8 Cronograma 13 2.9 Recursos (humanos, materiales, físicos financieros) 15

CAPÍTULO III

PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.1 Actividades y resultados 16 3.2 Productos y logros 18

CAPÍTULO IV

PROCESO DE EVALUACIÓN

Evaluación del diagnóstico 70

Evaluación del perfil 70

Evaluación de la ejecución 70

Evaluación final 70

CONCLUSIONES 71

RECOMENDACIONES 72

BIBLIOGRAFÍA 73

APÉNDICE 74

ANEXOS 109

5

Introducción

El proyecto Guía de Procedimientos para la Depuración y Eliminación de

Duplicados de Expedientes de Exámenes de Profesorado para la Facultad de

Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se realizó en los

meses de julio de 2010 a noviembre de 2011, financiado por la Secretaría

académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de

Guatemala. Contiene cuatro capítulos conformados de la siguiente manera.

Capítulo I, el diagnóstico institucional, contiene la problemática detectada a

través de las técnicas de observación, entrevista y la guía de análisis contextual

en las que se recopiló la información necesaria para identificar las carencias

institucionales, asimismo contiene la priorización de necesidades, opciones de

solución y los estudios de viabilidad y factibilidad para identificar la solución

adecuada.

Capítulo II, el perfil del proyecto, incluye el objetivo principal del proyecto,

objetivos específicos, las metas, actividades para lograr los objetivos, el

cronograma de actividades, el presupuesto necesario para la ejecución del

proyecto y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Capítulo III, se describe de manera detallada la ejecución del proyecto, con

cada una de las actividades y los resultados de las mismas, los procesos y logros

obtenidos. Además se incluye el documento Guía de Procedimientos para la

Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes de Exámenes de

Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos

de Guatemala.

Capítulo IV, contiene la evaluación respectiva de cada una de las

actividades realizadas en base a lo planificado del proyecto, desde su inicio hasta

la entrega del mismo. Las actividades se desarrollaron de manera satisfactoria,

obteniéndose productos y logros concretos.

Se incluyen en el presente informe, las conclusiones, recomendaciones, la

bibliografía consultada, anexos, y apéndice.

I

1

CAPITULO I

DIAGNÓSTICO

1.1 Datos Generales de la Institución

1.1.1 Nombre de la Institución

Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala

1.1.2 Tipo de Institución

Educativa, presta servicios de educación Superior, en las carreras de

Profesorado y Licenciatura en Pedagogía, Administración Educativa,

Derechos Humanos, Educación Intercultural, Investigación Educativa,

Lengua y Literatura, Bibliotecología, Filosofía y Arte.1

1.1.3 Ubicación Geográfica

Ciudad Universitaria, Edificio S-4 Campus Central de la Universidad de San

Carlos de Guatemala.

1.1.4 Visión

“Ser la Unidad Académica de la Universidad de San Carlos de Guatemala,

especializada en la formación de profesionales con la excelencia

académica en las distintas áreas de las Humanidades, que incidan en la

solución de los problemas de la realidad y el desarrollo nacional.”2

1.1.5 Misión

“Formar profesionales de las distintas especialidades con preparación

integral en docencia, extensión, investigación y servicio en la organización y

participación de la comunidad y el desarrollo socio educativo nacional,

regional e internacional.”3

__________________ 1 Rolando Grajeda Tobar, Catálogo de Estudios. Departamento de Registro y Estadística.

Dirección de Administración. Guatemala año 2000, pág. 271

2 Facultad de Humanidades, USAC. Trifoliar informativo, 2005, pp 2.

3 IBIDEM, pág. 3

2

1.1.6 Objetivos

“Desarrollar en el estudiante universitario una conciencia clara de la

realidad educativa nacional, con el objeto que conozca y trate de

satisfacer y solucionar las necesidades.

Investigar los diversos aspectos de la educación nacional, con el

objeto de aplicar las mejores soluciones.

Preparar a los universitarios en las disciplinas diversas integradas de

la Pedagogía, las Letras, la Filosofía, la Bibliotecología, los Idiomas y

el Arte.

Colaborar, dentro del campo de sus propias actividades y disciplinas,

en obras de divulgación y extensión universitaria.

Cumplir todos aquellos objetivos que por naturaleza de orientación le

completen.

Integrar el pensamiento universitario, mediante una visión conjunta y

universal de los problemas del hombre del mundo.

Investigar en los campos de las disciplinas filosóficas, históricas,

literarias, pedagógicas, psicológicas, lingüísticas y en los que con

ellas guardan afinidad y analogía.

Crear una amplia y generosa conciencia social en el conglomerado

universitario, a fin de articular la función de la universidad y de sus

estudiantes y egresados con las altas finalidades de la colectividad.

Preparar y titular a los profesores de segunda enseñanza, tanto en

las ciencias naturales, como en las ciencias culturales y en las artes.

Dar en una forma directa a los universitarios y en forma indirecta a

todos los interesados en las cuestiones intelectuales, una base de

cultura general y de conocimientos sistemáticos del media nacional

que le es indispensable para llenar eficazmente su cometido en la

comunidad”.4

__________________

4 Loc. Cit.

3

1.1.7 Metas

“Aumentar un 60% de profesionales educadores en las

especialidades académicas: Filosofía, Letras, Pedagogía, Arte y

Bibliotecología, Profesores de Enseñanza Media, Maestría y

Doctorados.”

“Ampliar la cobertura de actualización docente al 100% en secciones

departamentales.”5

Egresar un 95% de estudiantes en las carreras listadas anualmente.

1.1.8 Políticas Institucionales

1.1.8.1 Docencia

“Formar profesionales con un adecuado equilibrio en su formación humanística, científica y tecnológica.” Actitudes innovadoras con metodologías innovadoras y participativas. Brindar oportunidades de formación a todos los sectores.

1.1.8.2 Investigación

“Desarrollar investigación básica y aplicada en áreas que respondan a las

necesidades determinadas.”

“Promover sistemas de información que sirvan de base estructural para

nuevos estudios y proyectos académicos”.6

1.1.8.3 Extensión y Servicio

“Desarrollar sistemas de servicios en función de lo que los usuarios

requieran y de sus posibilidades de tiempos y recursos.”

Opinar, elaborar y participar juntamente con los usuarios en función de sus

necesidades.

Proponer soluciones a los problemas seleccionados con la cobertura de

servicios de la Facultad de Humanidades.7

__________________

5 Loc. Cit.

6 Organismo de Coordinación y Planificación Académica, Diseño Curricular, su fundamento

teórico metodológica, Guatemala, 2003 USAC pp 34.

7 Loc. Cit.

4

1.1.8.4 Políticas Generales

Promover el mecanismo de adecuación para el seguimiento de formación

profesional y ocupacional de sus egresados, fuente de trabajo, para

solventar en gran parte las necesidades económicas y políticas acorde a la

realidad y en beneficio de la sociedad guatemalteca.

Dar cumplimiento a los fines y demás disposiciones expresadas en la Ley

Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el Reglamento

Interno.

Promover programas para actualizar la Red Curricular de Pensum de

estudios de la Facultad de Humanidades.

1.1.8.5 Decanatura

Artículo 30 (Ref. Dto. 647 Cong.) Para ser Decano se requieren las

calidades siguientes:

a) Ser originario de Centroamérica;

b) Ser miembro de la Facultad respectiva;

c) Haber ejercido la docencia universitaria por lo menos tres años.

d) Estar en el goce de sus derechos civiles; y

e) Ser del estado seglar;

Artículo 44

Los decanos representan y dirigen a sus respectivas Facultades, duran en

el ejercicio de sus funciones cuatro años, pudiendo ser reelectos par un

nuevo período si obtuvieren por lo menos el voto favorable de las dos

terceras partes de los electores presentes, siempre que éstos sean los dos

tercios más uno del total.

1.1.8.6 Secretaría

Artículo 38

El Secretario será nombrado por la Junta Directiva de cada Facultad, a

propuesta en terna del Decano.8

__________________ 8 Universidad de San Carlos de Guatemala, Leyes y Reglamentos, 2006

5

1.1.9 Estructura Organizacional de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala

ORGANIGRAMA GENERAL

9 Manual de Organización y Funcionamiento de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2011

JUNTA DIRECTIVA

DECANATO

CONSEJO

EDITORIAL

INSTITUTO DE

FORMACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN

CONSEJO DE

DIRECTORES

SECRETARÍA

ACADÉMICA

UNIDAD DE

INFORMACIÓN Y

GESTIÓN

UNIDAD DE

PLANIFICACIÓN

Investigación

Curricular

Diseño Curricular

Curricular

SECRETARÍA

ADJUNTA

DEPTO.

ARTE

ESC. DE

BIBLIOTEC

OLOGÍA

DEPTO. DE

EXTENSIÓN

DEPTO.

FILOSOFÍA

INST. DE

INVESTIGACIONES

HUMANISTAS

INESLIN

DEPTO.

LETRAS

DEPTO.

PEDAGOGÍA

A

ESCUELA

POSTGRADO DEPTO.

RELACIONES

PÚBLICAS

Personal

Administrativo

ooo Control

Académico Recepción e

Información

Tesorería

Impresiones

Archivo

Vigilancia

Personal

Operativo

Almacén

Oficina de

Asuntos

estudiantiles

Biblioteca

Audiovisuales

Coord. De Pruebas

Orientación

Información

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Do

cto

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o

Nota: aprobado en el Punto DECIMO NOVENO del Acta No. 15-2006, del 23 .05. 2006, modificado en Punto DECIMOCUARTO del Acta

No. 07-2007 del 08.05.07 y Punto VIGESIMOTERCERO del Acta No. 14-2007 del 09.10.2007. Modificado por ampliación en Punto

TRIGESIMO SEGUNDO, Inciso 32.8 del Acta No. 11-2008 del 15.07.2008; modificado en Punto DÉCIMOSEXTO del Acta 26-2011 del

27.10.1011, por Junta Directiva de la Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.

6

1.1.10 Recursos

Humanos

El total de laborantes fijos e interinos de la Facultad de Humanidades

es de 442 empleados.

Físicos

El edificio S-4 tiene un área de 1,250 mts².

Financieros

La Facultad de Humanidades, tiene destinado un presupuesto de

Q. 32, 411,429.04 el cual se distribuye de la siguiente manera: 97%

corresponde al pago de salarios, el 2% para materiales y suministros

y el 1% para mantenimiento.

1.2 Técnicas utilizadas para el diagnóstico

Entrevista: Por medio de esta técnica se recabó información de manera

verbal, y el instrumento que se utilizó fue el cuestionario. La utilización de

esta técnica permitió conocer más acerca aspectos administrativos, de

infraestructura, procesos enseñanza aprendizaje, entre otros. El personal

docente, administrativo y los estudiantes proporcionaron dicha información.

Observación: Por medio de esta técnica se observó detenidamente las

instalaciones de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San

Carlos. Para ello se utilizó fichas de observación en donde se registró los

datos obtenidos para posteriormente hacer un análisis de los mismos con el

objeto de realizar un diagnóstico.

7

1.3 Lista de carencia, ausencias o deficiencias.

No existe presupuesto para contratar personal para que elimine papelería no

trascendental.

Falta de Personal técnico capacitado, acerca de los procedimientos para la

eliminación de papelería no trascendental de los expedientes de los

estudiantes PEM.

Hace falta atender adecuadamente a los usuarios.

No hay una comunicación eficiente.

Hace falta equipo de oficina actualizado.

Se necesita renovar equipo de informática.

1.3.1 Cuadro de análisis y priorización de problemas

PROBLEMAS FACTORES QUE LO PRODUCEN POSIBLE SOLUCIÓN Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

No existe presupuesto para contratar personal para que elimine papelería no trascendental. Falta de Personal técnico capacitado, acerca de los procedimientos para la eliminación de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes PEM.

Capacitar epesistas para que colaboren en la eliminación de expedientes sin utilidad. Elaboración de una guía que contenga los procedimientos a seguir para la depuración y eliminación de duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes PEM.

Deficientes relaciones humanas.

Hace falta atender adecuadamente a los usuarios. No hay una comunicación eficiente.

Planificar y organizar cursos de relaciones humanas. Organizar un sistema de información intrainstitucional.

Pobreza de soporte operativo.

Hace falta equipo de oficina actualizado. Se necesita renovar equipo de informática.

Renovar y actualizar los recursos de oficina. Adquirir nuevo equipo de informática.

El Problema priorizado es: Acumulación de expedientes sin utilidad, en la Secretaría

Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de

Guatemala. _________________________ 10 Tesorería de la Facultad de Humanidades 2009 (Licda. Sandra Mérida)

8

Análisis de Viabilidad y Factibilidad 1. Capacitar epesistas para que colaboren en la eliminación de expedientes sin utilidad.

2. Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y eliminación duplicados

de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes de Profesorado de

Enseñanza Media de las diferentes especialidades de la Facultad de Humanidades de la


Después de aplicarse el análisis de factibilidad y viabilidad, vemos que la opción dos es

la viable.

Indicadores Opción 1 Opción 2

SI NO SI NO

Financieros

1 ¿Se cuenta con financiamiento externo? x X

2 ¿Se cuenta con suficiente recursos financieros? x x

3 ¿El proyecto se ejecutará con recursos propios? x x

4 ¿Se cuenta con fondos extras para imprevistos? x X

5 ¿Existe posibilidad de crédito para el proyecto? x X

Administrativo Legal

6 ¿Se tiene autorización legal para el proyecto? x x

7 ¿La implementación del proyecto cumple con las leyes del país?

x x

Técnico

8 ¿Se cuenta con recursos tecnológicos para el proyecto? x x

9 ¿Se tiene insumos necesarios para el proyecto? x x

10 ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? x x

11 ¿Se cuenta con la infraestructura necesaria para el proyecto?

x x

12 ¿El tiempo programado es suficiente para la ejecución del proyecto?

x x

13 ¿Se ha definido claramente las metas? x x

Político

14 ¿La institución será responsable del proyecto? x x

15 ¿El proyecto es de vital importancia para la institución? x x

Cultural

16 ¿El proyecto responde a las expectativas culturales de la universidad?

x x

17 ¿El proyecto está diseñado acorde al aspecto lingüístico de la universidad?

x x

Social

18 ¿El proyecto beneficia a la mayoría de la población universitaria?

x x

19 ¿El proyecto toma en cuenta a las personas no importando su nivel académico?

x X

20 ¿El proyecto genera conflicto entre grupos sociales? x X

TOTAL 9 11 15 5

9

1.4 Problema seleccionado

Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría

Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San


1.5 Solución propuesta como viable y factible

Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y

eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de

los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes

especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San


10

CAPITULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Aspectos generales del proyecto

2.1.1 Nombre del proyecto

Guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de

expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de

Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.1.2 Problema

Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría

Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San


2.1.3 Localización del proyecto

Facultad de Humanidades, edificio S-4 Universidad de San Carlos de

Guatemala, Campus Central, Zona 12, Guatemala.

2.1.4 Unidad Ejecutora

Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.1.5 Tipo de proyecto

De Servicio.

2.2 Descripción del proyecto

El proyecto consiste en la implementación de una guía de procedimientos a

realizar para la depuración y eliminación de expedientes de estudiantes de

Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía de las diferentes especialidades:

Administración Educativa, Arte, Inglés, Lengua y Literatura, Bibliotecología, etc.

de la Sede Central y Secciones Departamentales de la Facultad de Humanidades.

Se diseñó de acuerdo al reglamento de conservación RC 01-2006, del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), llevando a cabo

las diversas gestiones para su aprobación. Entre ellas: redactar carta de solicitud

dirigida a la Licda. Amanda Judith López de León Presidenta del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Archivo

General.

11

2.3 Justificación

Debido al incremento de estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media en

Pedagogía de las diferentes especialidades: Administración Educativa, Arte,

Inglés, Lengua y Literatura, Bibliotecología, etc. de la Sede Central y Secciones

Departamentales de la Facultad de Humanidades que se someten al examen

especial; quienes deben presentar expedientes completos en original y copia para

poder optar a realizarlo, se hace necesario contar con una guía que indique los

procedimientos a seguir para la depuración y eliminación de dicha papelería, y de

esta manera evitar la acumulación de expedientes con duplicados, sin utilidad, en

la oficina de la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades.

2.4 Objetivos

2.4.1 General

Proporcionar una guía de procedimientos para la depuración y eliminación

de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la

Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.4.2 Específicos

3.1 Elaborar una guía que contenga los procedimientos para la depuración

y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado

para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, según los lineamientos de Archivo General en base a la Regla

de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.

3.2 Socializar la guía de procedimientos para la depuración y eliminación


Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala

con nuevos epesistas.

12

2.5 Metas

Entregar 1 documento de consulta para realizar los procedimientos de

eliminación de papelería de expedientes, según los lineamientos de Archivo

General, en base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación

de Documentos, en un período de 1 año.

Socializar con 10 personas el documento de consulta para realizar los

procedimientos de eliminación de papelería de expedientes, según los

lineamientos de Archivo General, en base a la Regla de Conservación (RC),

Selección y Eliminación de Documentos.

2.6 Beneficiarios

2.6.1 Directos

El personal administrativo de la Secretaría Académica de la Facultad de


2.6.2 Indirectos

Los estudiantes de Pedagogía de las diferentes especialidades de la Universidad

de San Carlos de Guatemala de la Sede Central y Secciones Departamentales.

2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto

No. Responsable Cantidad Costo Total 1. Facultad de Humanidades Empastados de actas 3,000.00

2. Facultad de Humanidades Empastados de Expedientes

2,000.00

TOTAL Q. 5,000.00

No. Descripción Cantidad Costo Total 1. Hojas bond 500 Q. 75.00

2. Fotocopias 75 Q. 15.00

3. Tinta para impresora 4 Q. 600.00

4. Empastado del texto original y guía 2 Q. 120.00

5. Fotocopiado de guía y empastado 5 Q. 500.00

6. Gastos personales Q. 1500.00

7. Imprevistos Q. 300.00

TOTAL Q. 3,205.00

13

Autogestión del Epesista

2.8 Cronograma de Actividades de Ejecución del Proyecto

MESES

No. ACTIVIDAD JUL 2010

AGO 2010

SEPT 2010

OCT 2010

NOV 2010

DIC. 20 10

ENE 2011

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

1 .2

3.4

1.2

3.4

1 Inicio de depuración y archivo de expedientes de estudiantes de profesorado noviembre 2009.

P

E

2 Elaboración de carta de solicitud para eliminación de duplicados de expedientes.

P

E

3 Gestionar aprobación de solicitud de eliminación de expedientes.

P

E

4 Depuración y archivo de expedientes del año 2009.

P

E

5

Destrucción y eliminación de expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.

P

E

6

Depuración y archivo de expedientes del año 2008.

P

E

7


P

E

8


P

E

9

Revisión de la selección, depuración y eliminación de expedientes.

P

E

10

Investigar la temática a desarrollar en la guía.

P

E

11

Leer la información recopilada de la investigación.

P

E

14

No. ACTIVIDAD FEB 2011

MAR 2011

ABR 2011

MAY 2011

JUN 2011

JUL 2011

AGO 2011

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

1 .2

3.4

1.2

3.4

12 Dosificación de contenidos para la elaboración de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.

P

E

13 Redacción de de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.

P

E

14 Capacitación de nuevos epesistas P

E

15 Empastado de documentos depurados y actas.

P

E

16 Primera presentación del informe y de la guía al asesor

P

E

17

Segunda presentación del informe y de la guía al asesor

P

E

P= Planificado E=Ejecutado

No. ACTIVIDAD SEP 2011

OCT 2011

NOV 2011

1.2

3.4

1.2

3.4

1.2

3.4

18 Redacción del Informe final del proyecto. P

E

19 Validación de una guía sobre procedimientos de Eliminación de Duplicados.

P

E

20 Presentación del Informe final del proyecto.

P

E

21 Entrega de las guías sobre procedimientos de Eliminación referente a duplicados, a la Facultad de Humanidades.

P

E

22 Inauguración del Proyecto. P

E

15

2.9 Recursos a utilizar en la ejecución del proyecto

2.9.1 Humanos

2.9.1.1 Decano Lic. Walter Mazariegos 2.9.1.2 Licda. Iliana Cardona, Secretaria académica 2.9.1.3 Secretaria, Massiel Martínez 2.9.1.4 Epesista 2.9.1.5 Estudiantes 2.1.9.6 Personal Operativo 2.1.9.7 Personal de la Empresa Reciclajes de papel y plástico de Guatemala “REPPGUA”

2.9.2 Materiales

2.9.2.1 Mesas de madera 2.9.2.2 Sillas 2.9.2.3 Cajas de cartón 2.9.2.4 Expedientes 2.9.2.5 Insumos de oficina 2.9.2. Bolsas para basura

2.9.3 Físicos

2.9.3.1 Edificio S-4 Facultad de Humanidades

16

CAPITULO III

3. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.1 Actividades y Resultados

No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS RESULTADOS

1.

Inicio de depuración y archivo de expedientes de estudiantes de profesorado noviembre 2009.

Se logró iniciar con la depuración de los expedientes de los estudiantes de las diferentes carreras de PEM. Del mes de noviembre y se archivó lo depurado.

2.

Elaboración de carta de solicitud para eliminación de duplicados de expedientes.

Se redactó y entregó una carta de solicitud para la eliminación de duplicados a las autoridades del Archivo General de la Usac.

3.

Gestionar aprobación de solicitud de eliminación de expedientes.

Se obtuvo la aprobación de las autoridades de AGUSAC para el inicio de la eliminación de duplicados.

4.

Depuración y archivo, de expedientes del año 2009.

Se logró la depuración de expedientes del año 2009.

5.


Con el apoyo de la empresa Recicladora Reppgua, se logró destruir los duplicados de los expedientes, bajo supervisión.

6.


Se alcanzó la depuración de expedientes del año 2008 y se archivó lo depurado.

7. Depuración y archivo de expedientes del año 2007.

Se obtuvo la depuración de expedientes del año 2007 y se archivó lo depurado.

8.


Con el apoyo de la empresa Recicladora Reppgua, se logró destruir los duplicados de los expedientes, bajo supervisión.

9.

Revisión de la selección, depuración y eliminación de expedientes.

Se culminó la revisión de expedientes.

10.

Investigar la temática a desarrollar en la guía.

Se obtuvo información de diferentes fuentes para la realización de la guía.

17

11. Leer la información recopilada de la investigación.

Se recopiló la información más relevante y adecuada para diseñar la guía para la eliminación de duplicados.

12. Dosificación de contenidos para la elaboración de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.

Se ordenó de manera lógica los contenidos a incluirse en la guía.

13. Redacción de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.

Se inició la elaboración de la guía.

14. Capacitación de nuevos epesistas Se capacitó a los nuevos epesistas en proceso de eliminación y archivo de documentos.

15. Empastado de documentos depurados y actas.

Se envió a empastar los documentos depurados y actas originales.

16. Primera presentación del informe y la guía al asesor

La asesora realizó las correcciones a la primera parte del informe de la Epesista.

17. Segunda presentación del informe y de la guía al asesor

La asesora realizó las correcciones a la segunda parte del informe de la Epesista.

18. Redacción del Informe final del proyecto.

Se redactó el informe final del proyecto.

19

Validación de una guía sobre procedimientos para la Eliminación de Duplicados de Expedientes

Se logró la aceptación del documento que proporcionará información a los nuevos epesistas acerca de los pasos a seguir en el proceso de eliminación.

20. Presentación del Informe final del proyecto.

La Epesista presentó el informe final corregido.

21. Entrega de las guías de procedimientos de Eliminación de Duplicados a la Facultad de Humanidades.

Para que se cuente con una documentación apropiada acerca de los procedimientos a seguir en la eliminación de duplicados, se hizo entrega de las guías a las autoridades de la Facultad de Humanidades de la Usac.

22. Inauguración del Proyecto.

Se logró inaugurar el proyecto sobre una guía de procedimientos para la Eliminación de Duplicados a la Facultad de Humanidades.

18

3.2 Producto

Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y

eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de

los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes

especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San


3.3 Logros

Proveer un instrumento a la Facultad de Humanidades, que proporcione

el ordenamiento, archivo, selección, depuración y empastado de los

expedientes de los estudiantes de Profesorado en las diferentes

especialidades.

Contribuir con la institución por medio de una guía de procedimientos para

la eliminación de duplicados, con la finalidad de facilitar el trabajo de actas

y expedientes de Profesorado en las diferentes especialidades.

Capacitar a los nuevos epesistas en proceso de eliminación y archivo de

documentos.

19


Facultad de Humanidades

Departamento de Pedagogía

Guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de



Marylinda Ruiz Valenzuela de Ortiz

Guatemala, noviembre de 2011

20

ÍNDICE

Pág.

Introducción i Justificación ii Objetivos iii Antecedentes Históricos del (CISED) 1 Acuerdos sobre Nombramientos 2 Reglamento del Archivo General de la Universidad 5 Objetivos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos 15 Normalización, selección y valoración de series documentales de la Usac 16 Título del Procedimiento: Normalización, selección y valoración de series documentales de la Usac 17 Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales 20 Eliminación de documentos de archivo autorizada por el -CISED-. Objetivos, normas, formularios, descripción. 33 Procedimiento: Eliminación de documentos de archivo autorizada por el CISED-. Pasos a seguir. 35 Instructivo para llenar el formulario de solicitud para eliminar documentos 39 Resumen de Procedimientos a Realizar para la Eliminación de Documentos 41 Bibliografía 43

21

INTRODUCCIÓN

La presente guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de

duplicados de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, contiene los acuerdos, artículos,

formularios, normativos, reglamentos, etc. De acuerdo al Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos -CISED- del Archivo General para

realizar el proceso de depuración y eliminación de toda aquella papelería no

trascendental de los estudiantes de dicha Facultad.

La guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de

expedientes de exámenes de Profesorado, se propone con la finalidad de hacer

más eficiente la atención al usuario y evitar la acumulación de duplicados sin

utilidad.

Asimismo las gestiones y los pasos a seguir desde que se recibe la

documentación a depurar como revisar cada expediente, separando lo que se va a

depurar y lo que se va a archivar, redactar la carta de autorización para la

eliminación de duplicados, proceso de destrucción, redacción de actas para dejar

constancia de lo que se depuró, redacción de un informe de lo depurado, y

enviarlo a empastar.

i

22

JUSTIFICACIÓN

Debido a la gran cantidad de estudiantes que se someten al examen especial de

Profesorado de Enseñanza Media en las diferentes especialidades de la Facultad

de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, y a la cantidad

de duplicados en los documentos que se les solicita para su expediente como

requisito, se hace necesario crear una Guía de Procedimientos para la

Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes, según el reglamento de

Selección y Eliminación del Archivo General, para eliminar toda aquella papelería

no indispensable, que únicamente ocupa un espacio y no es de utilidad en esta

Facultad. De igual forma estaremos contribuyendo con el Medio Ambiente,

reciclando toda la papelería que se descarte.

ii

23

OBJETIVOS

General

Proporcionar una guía de procedimientos para la depuración y eliminación



Específicos

Elaborar una guía que contenga los procedimientos para la depuración y

eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado

para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, según los lineamientos de Archivo General en base a la Regla

de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.

Socializar la guía de procedimientos para la depuración y eliminación de

duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad

de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala con

nuevos epesistas.

iii

24

Antecedentes Históricos del Comité de Selección y Eliminación de

Documentos (CISED) del Archivo General de la Universidad de San Carlos de

Guatemala (AGUSAC)

La comisión de rescate y resguardo de la documentación de la Universidad de

San Carlos de Guatemala fue nombrada por medio del Acuerdo de Rectoría

No. 905-92 de fecha 13 de mayo de 1992 la cual tenía a su cargo realizar

evaluaciones de Archivo. Antes de esta fecha se realizaban eliminaciones de

documentos de manera empírica. En el año 1998 ingresa una nueva comisión

para la eliminación de duplicados. De los años 2003 al 2006 se realizaron estudios

de documentos.

El Comité Institucional de la Selección y Eliminación de Documentos del 3 de

septiembre de 1998 hace referencia CRRD 05-95 con fecha 7 de agosto de 1995

en el cual se dictamina qué tipos documentales se pueden eliminar en expedientes

de graduandos. Esta comisión estuvo integrada por historiadores Lic. Danilo

Dardón, Lic. Oscar Haussler, Lic. Gabriel Morales. En el área administrativa estuvo

la Licda. Gloria de Soria, Jefa de Archivo, Documentalista, Señora Gladis

Morales, Estudiante de Historia, La Señora Telma Porres. Dicha comisión funcionó

hasta el primer semestre del año 1998.

El Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) fue creado por el

Acuerdo de Rectoría No. 960-98 de fecha 3 de septiembre de 1998 con el Lic.

Carlos Juárez, Jefe de Archivo, Licda. Ingrid Santos, Técnica de Archivo, Lic.

Augusto Cazali Ávila, Representante del Rector, Señor César López,

Representante de Asuntos Jurídicos, Licda. Milagro Fajardo, Historiadora.

________________________ Nota: De la pág. 24-67

Universidad de San Carlos de Guatemala, Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General, 2009

Universidad de San Carlos de Guatemala Manual de Organización del Archivo General Actualizado. Rectoría

de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006, Reglamento del Archivo

General, Consejo Superior Universitario 1997

1

1

2

3

25

ACUERDOS DE RECTORÍA PARA EL ARCHIVO GENERAL DE LA

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (AGUSAC)

ACUERDO No. 905-92

“Nombrar a las siguientes personas para que integren la Comisión de Rescate y

Resguardo de la Documentación de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, señora GLORIA ELIZABETH JUAREZ ARITA DE SORIA, Jefe del

Archivo General y Centro de Documentación, quien actuará como Coordinadora;

Señora GLADYS HAYDEE MORALES HERNANDEZ, del centro de

Documentación; y Señora THELMA PORRES DE MONTEAGUDO; Doctor

GUSTAVO PALMA MURGA, Licenciado RICARDO DANILO DARDON FLORES,

Licenciado GABRIEL MORALES CASTELLANOS, Licenciado ENRIQUE

GORDILLO CASTILLO y Licenciado OSCAR ADOLFO HAEUSSLER PAREDES,

de la Escuela de Historia. Esta Comisión tendrá a su cargo la evaluación de los

archivos universitarios (dependencias de Rectoría, Unidades Facultativas,

Escuelas y Centros Regionales); elaborar y presentar el informe correspondiente a

la Dirección General de Administración. COMUNIQUESE. Dado en la ciudad de

Guatemala, a los trece días del mes de mayo de mil novecientos noventa y dos.

(ff) Dr. Juan Alfonso Fuentes Soria, Rector; Dr. Marco Antonio Quezada Díaz,

Secretario General.”

ACUERDO No. 996-2006

“Nombrar, a partir del 01 de julio de 2006, como integrante del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en sustitución de la

licenciada Rebeca Chávez Gálvez, a la licenciada AMANDA JUDITH LÓPEZ DE

LEÓN, Jefa del Archivo General de la Universidad. El presente Acuerdo

modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de

Septiembre de 1998, por medio del cual se nombro dicho Comité.

COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los cuatro días del mes de

agosto de dos mil seis. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr. Carlos

Guillermo Alvarado Cerezo.”

2

26

ACUERDO NO. 0242-2007

“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos, en sustitución del Licenciado Augusto Cazali Ávila,

a la Maestra ANNA CARLA ERICASTILLA SAMAYOA. El presente Acuerdo


Septiembre de 1998, por medio del cual se nombro dicho Comité.

COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintitrés días del mes

de Febrero de dos mil siete. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr.

Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”

ACUERDO NO. 056-2009

“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos, a la Licenciada Silvia Aracely González Cano, Asesora Jurídica

de la Dirección de Asuntos Jurídicos, en sustitución del Licenciado Adrián

Marín Bonilla. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría

No.960-98 de fecha 03 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró

dicho Comité y sustituye al Acuerdo de Rectoría No. 1650-2009 de fecha 28 de

julio de 2009. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintidós

días del mes de septiembre de dos mil nueve. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez

Barrios, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”

ACUERDO No.1650-2009

“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos, al Licenciado Adrián Marín Bonilla, en

sustitución de la Maestra Anna Carla Ericastilla Samayoa. El presente Acuerdo


septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité.

COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintiocho días del mes

de julio de dos mil nueve. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr.

Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”

3

27

ACUERDO No. 647-2003

“Nombrar, en sustitución del Licenciado César Efraín López Girón, al Licenciado

Adrián Marín Bonilla, como representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos,

ante el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. El

presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98,

de fecha 3 de Septiembre de 1998, COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de

Guatemala, a los veintiséis días del mes de julio de dos mil tres. (ff) Dr. M.V. Luis

Alfonso Leal Monterroso, Rector, Dr. Carlos Enrique Mazariegos Morales,

Secretario General.”

ACUERDO No.196-2000

“Autorizar, el nombramiento, a partir del día 4 de octubre de 1999, como integrante

del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en

sustitución del Licenciado Carlos Humberto Juárez Vargas, a la Licenciada

REBECA CHAVEZ GALVEZ, Jefa del Archivo General de la Universidad. El

presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98,

de fecha 3 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité.

COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veinticuatro días del mes

de febrero del año dos mil. (ff) Ing. Agr. Efraín Medina Guerra, Rector; Dr. Mynor

René Cordón y Cordón, Secretario General.”

ACUERDO No.960-98

Nombra para quien integran el Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos, a las siguientes personas: Licenciado CARLOS HUMBERTO

JUAREZ VARGAS, Jefe del Archivo General de la Universidad, quien actuará

como Coordinador; Señora INGRID JEANNETE SANTOS DE GENOVEZ, como

Representante del señor Rector; Señor CESAR EFRAIN LOPEZ GIRÓN, como

Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, y Licenciada MARIA

MILAGRO FAJARDO RIOS, Historiada. De su actuación, debería informar a esta

COMUNIQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los tres días del mes de

septiembre de mil novecientos noventa y ocho. (ff) Ing. Agr. Efraín Medina Guerra,

Rector; Dr. Mynor René Cordón y Cordón. Secretario General”.

4

28

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS

CAPITULO I

DE LA NATURALEZA

Artículo 1. Definición. El Archivo General de la Universidad de San Carlos es el

ente encargado de la organización, preservación y servicio del Patrimonio

Documental producido por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y

actividades.

Punto DECIMO, Acto No.13-97

Funcionará como una dependencia adscrita a la Dirección General de

Administración de la Universidad de San Carlos.

Artículo 2. Fuente Histórica. El Archivo General de la Universidad de San Carlos,

será la fuente histórica de investigadores, docentes, administrativos, estudiantes,

ex trabajadores universitarios y otros, siendo su objetivo principal coadyuvar a la

investigación socio-histórica para la difusión cultural.

Artículo 3. De sus fondos. Los fondos del Archivo General de la Universidad de

San Carlos estarán conformados por:

a) Documentación generada y recibida en la Universidad de San Carlos de

Guatemala posea un valor científico cultural.

b) Archivos privados y particulares adquiridos por compra, donación o en

calidad de depósito.

Artículo 4. Documentación de Valor Científico Cultura. Se consideran de valor

científico cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos

y audiovisuales y testimonio y reflejen el desarrollo del que hacer de la

universidad, tales como: pergaminos, cédulas reales, microfilms, transparencias,

diapositivas, actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones,

cintas magnéticas, disquetes y todos aquellos documentos que reflejen la historia

universitaria. Para establecer y los tiempos contemplados en la Tabla de Plazos

de Conservación de Documentos.

Artículo 5. Los artículos adquiridos por compra, donación o en calidad de

depósito, recibirán el mismo tratamiento técnico establecido en el presente

reglamento y en las normas que dicte el Archivo General utilizado para los fondos

documentales de la Universidad de San Carlos.

5

29

Artículo 6. Del Archivo en Gestión. El Archivo en Gestión se refiere al archivo

que organiza cada dependencia, sección o área de una dependencia y contiene la

documentación cuyo trámite no ha incluido la que por distintas razones es fuente

de consulta en forma constante.

Artículo 7. Del Archivo Central. El Archivo Central es el que concentra la

documentación producto de la gestión administrativa, cuyo trámite ha concluido y

que pertenece a todas las dependencias, secciones y áreas de una Unidad

Académica y de las Oficinas Centrales. Orgánicamente se encuentra ubicado en la

Secretaría de cada Facultad, Escuela no Facultativa, en la Secretaría General de

Rectaría y en la Dirección de cada Centro Regional.

CAPITULO II

FINALIDAD Y OBJETIVOS

Artículo 8. Finalidad del Archivo General. El Archivo General tiene como

finalidad preservar, difundir y poner al servicio de la investigación y comunidad

universitaria el patrimonio histórico documental de la Universidad de San Carlos,

así como los fondos documentales privados o particulares que se encuentren bajo

su custodia.

Artículo 9. .De sus objetivos. Son objetivos del Archivo General los siguientes:

a) La protección, conservación, regulación y modernización técnico científica

de los archivos y de la Universidad, que constituyen el patrimonio histórico y

cultural de la misma.

b) Implementar la estructura del Archivo General de la USAC, de manera que

permita organización en la producción documental administrativa de la

Institución, teniendo control sobre el ciclo vital del documento desde su

creación hasta su archivamiento o eliminación, centralizando y preservando

el patrimonio documental de la Universidad.

c) Servir como centro de investigación administrativo histórico, cultural y

científico.

d) Proveer a la comunidad universitaria de un Archivo General, técnicamente

organizado que proporciones servicio de información e investigación

oportuna y efectiva.

6

30

e) Servir como centro de prácticas para el estudiante universitario que curse

las carreras de Archivística, Historia, Museografía y otras carreras en que

estuvieren interesados.

CAPITULO III

DE LA CONSTITUCIÓN

Artículo 10. Del Archivo General. El Archivo General será el ente central y de

consulta, rector del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de San

Carlos, constituido por el Archivo General, los Archivos Centrales de las

Facultades, Escuelas no. Facultativas, Centros Regionales, Oficinas Centrales,

Archivos Sectorial de la Dirección General Financiera y los archivos en gestión de

las distintas dependencias.

Artículo 11. El Archivo General está estructurado por la Unidad de Consultoría

Archivística, la Escuela de Capacitación, las Áreas Administrativas, de

Administración de Documentos, de Archivo Histórico, de Preservación y de

Servicios Complementarios, la cual estará dividida en dos subáreas de

Publicaciones Impresas y Divulgación.

CAPITULO IV

DE LAS FUNCIONES

Artículo 12. De las Funciones de los Órganos del Archivo General las siguientes:

12.1 De la Unidad de Consultoría Archivística: asesor y evaluar archivos de

entidades públicas, privadas y particulares, cuando le sea solicitado;

12.2 De la Escuela de Capacitación: organizar e impulsar la capacitación de

recursos humanos universitarios y extrauniversitarios en el campo de la

archivística, conservación de documentos y otro afines a los objetivos de los

archivos; y

12.3 De las Áreas Administrativas, de Administración de Documentos, de

Archivo Histórico, de Preservación y de Servicios Complementarios:

a) Normar la organización, clasificación, ordenación y eliminación de documentos

en los Archivos Centrales y Archivos en Gestión.

7

31

b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, administrar y facilitar los

documentos que constituyen el Patrimonio histórico de la Universidad, así

como de documentación privada y particular que se encuentre bajo la custodia

del Archivo General.

c) Planificar y elaborar los procesos de la información y de servicio al usuario.

d) Reproducir los documentos que sean más consultados o los que estén en

proceso de deterioro, para procurar la conservación de los mismos en el mejor

estado posible.

e) Organizar el fondo documental especializado en temas archivísticos e

históricos de la USAC.

f) Mantener actualizado el servicio de información.

CAPITULO V

DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN

Artículo 13. Del Plazo de Conservación de los Archivos. La permanencia de la

diferente documentación en los Archivos, ser rige por las normas siguientes:

13.1 Los Archivos Centrales (Facultades, Escuelas no Facultativas, Oficinas

Centrales) y el Archivo Sectorial (Dirección Financiera), conservarán toda su

documentación por un período de dieciocho años; posteriormente, aquella que

posea valor científico cultural, será transferida al Archivo General de la USAC,

tomando en cuenta del artículo 4 de este Reglamento, así como Normas,

Instructivos y Procedimientos establecidos.

13.2 Excepción: La documentación de los Centros Regionales se conservará

permanentemente en sus Archivos Centrales, en consecuencia, deberán enviar

semestralmente al Archivo General sus Instrumentos Descriptivos (Índice,

Inventarios, etc.)

13.3 Los Archivos en Gestión (departamentos, escuelas, secciones, etc.)

conservarán sus documentos en la misma oficina por un período de dos años

después de concluida su gestión. Transcurrido este tiempo, serán trasladados al

Archivo Central o Sectorial que les corresponda.

Los plazos mencionados en este artículo podrán ser ampliados según el

requerimiento de las circunstancias.

8

32

TITULO II

CAPITULO I

DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artículo 14. Del Sistema de Archivos Universitarios. Se crea el Sistema de

Archivos Universitarios el cual estará compuesto por las instituciones siguientes:

a) El Archivo General como entre Rector;

b) Los Archivos Centrales de las Unidades Académicas;

c) Un Archivo Sectorial de la Dirección General Financiera; y

d) Los Archivos en Gestión de todas las dependencias universitarias.

Artículo 15. Del Personal. El Archivo General estará a cargo de un Jefe y del

personal técnico y administrativo que se requiera. La selección de este personal

quedará sujeta a las normas y procedimientos de la Unidad de Reclutamiento y

Selección de la División de Administración del Personal.

Artículo 16. Los Archivos Centrales estarán a cargo de un Jefe, personal técnico y

administrativo necesario. Rigiéndose la selección de personal por el mismo

procedimiento señalado en el artículo anterior.

Artículo 17. Las atribuciones del personal técnico y administrativo estarán

incluidas en el Manual de Organización del Archivo General.

Artículo 18. Los fondos documentales del Archivo Gen eral serán clasificados con

un criterio orgánico, que tendrá como base el principio de procedencia. Esto

significa que debe atenderse a la ubicación jerárquica de cada dependencia y a

los objetivos y funciones de las mismas.

Artículo 19. El ingreso de los documentos al Archivo General se efectuará de las

siguientes formas:

a) Por medio de transferencia

b) Por compra y/o

c) Por donación por herencia o cualquier otro sistema de adquisición.

Artículo 20. Los documentos del Archivo General no podrán salir del mismo, con

excepción que sean utilizados en una actividad cultural y previa solicitud por

escrito autorizada por el Jefe del Archivo General y Visto Bueno del Director.

General de Administración; o bien, a requerimiento de altas autoridades

universitarias siguiendo el procedimiento antes mencionado.

9

33

Artículo 21. El documento que haya salido del Archivo General con base en el

artículo 20 de este Reglamento, deberá ser devuelto en un plazo no mayor de 15

días.

Artículo 22. La persona o autoridad universitaria que haya recibido en préstamo

los documentos, quedará obligada a devolverlos al Archivos General, una vez

finalizada su utilización para los fines citados. Dicha persona será responsable de

cualquier deterioro, extravío, alteración, sustracción que sufran los documentos; se

le sancionará de conformidad con las leyes penales de nuestro país en lo que le

fueren aplicables.

Artículo 23. De la propiedad intelectual. Los trabajos o investigaciones realizados

por funcionarios o empleados del Archivo General de la USAC, con fondos

documentales del mismo, serán propiedad intelectual de la Universidad de San

Carlos.

Artículo 24. Para salvaguardar los derechos de propiedad intelectual que

corresponde a las USAC, se podrán extender copias con autorización de la

Jefatura del Archivo General de la USAC, únicamente para fines docentes. Por lo

que queda prohibida la reproducción total y parcial de las producciones

documentales de las Institución.

CAPITULO II

REGIMEN FINANCIERO

Artículo 25. El Archivo General de la USAC deberá figurar con una partida

presupuestal específica dentro del presupuesto de la Dirección General de

Administración –nunca menor a la del año anterior – para organización,

funcionamiento y mejoramiento del mismo.

Artículo 26. De otros Fondos. Al Archivo General de la USAC podrán ingresar

fondos por concepto de asesorías, capacitación o evaluación y dictámenes de

unidades de archivo proporcionadas a empresas particulares o entidades estatales

que así lo requieran; todo a través del Fondo Privativo que se creará para tal

efecto.

10

34

TITULO III

SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 27. El Archivo General dictará las normas sobre selección y eliminación

de documentos que se aplicarán en la Universidad de San Carlos; para el efecto

debe atenderse a lo estipulado en el Normativo de Selección y Eliminación de

Documentos.

Artículo 28. Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Se crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos como el

órgano encargado de hacer que se cumplan las normas sobre selección y

eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de

resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores.

Artículo 29. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

estará integrado por seis miembros: Una representante del Rector y un

representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, nombrados por el Rector, el

Jefe del Archivo General, quien lo presidirá, un técnico del Área del Archivo

Histórico, el jefe o encargado del archivo del entre productor y un historiador,

nombrado por el Rector a propuesta del Jefe del Archivo General.

Artículo 30. Todas las dependencias de la Universidad están obligadas a solicitar

el criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos,

cada vez que necesiten eliminar documentos y acatar las resoluciones que al

respecto emita el Comité.

Artículo 31. Los miembros del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

documentos trabajarán en forma adhonorem y se reunirán cinco veces por año en

forma bimestral, previa convocatoria del presidente del Comité.

Artículo 32. La forma de eliminación de los documentos se hará con base en el

Normativo que para el efecto emita el Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos.

Artículo 33. Selección de Documentos. Es un proceso archivístico que consiste

en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad

para determinar sus períodos de retención de documentos, en base a los cuáles

se elaborarán Listados de Control de Documentos.

Artículo 34. Eliminación de Documentos. Es suprimir o destruir la documentación

que por cualquier causa se encuentra duplicada, o que por su contenido carezca

de importancia con el paso del tiempo.

11

35

TITULO IV

SANCIONES

Artículo 35. El funcionario, trabajador o persona, que sustraiga, altere, deteriore,

extravíe, autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de

lo que dispone el artículo 27 del presente reglamento y del artículo 19 del Decreto

Número 1768, de fecha 12 de julio de 1968, será responsable de conformidad con

la legislación penal vigente de nuestro país.

TITULO V

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 36. Del Archivo Sectorial. El Archivo Sectorial estará constituido por los

archivos en gestión de las dependencias de la Dirección General Financiera que

se caracterizan por ser documentos contables, mismos que serán conservados

conforme a las leyes que rigen para el país, debiendo transferir al Archivo General

de la USAC únicamente los que se consideren históricos tales como libros

contables principales y auxiliares, informes financieros, nóminas de sueldo

originales y otros que determine el Archivo General de la USAC, que hubieren

cumplido dieciocho años.

Artículo 37. Del Comité Consultivo. El Archivo General de la USAC creará un

Comité Consultivo integrado por el Jefe del Archivo General y cinco Jefes de

Archivo Centrales, nombrados ad-honorem por el Director General de

Administración a propuesta de la jefatura del Archivo General. Dicho

nombramiento tendrá vigencia por un plazo de dos años.

Artículo 38. Funciones del Comité Consultivo. Son funciones del Comité

Consultivo las siguientes:

a) Apoya e impulsar todas las acciones del Archivo General; y

b) Proponer actividades que coadyuven al mejoramiento del Sistema de

Archivos Universitarios.

Artículo 39. Las colecciones que conservará la sub-área de Publicaciones

Impresas del Área de Servicios Complementarios del Archivo General de la USAC,

estarán constituidas por: libros, publicaciones periódicas, tesis, informes, estudios,

etcétera; editadas en la USAC, en el país y las recibidas del extranjero,

especializadas en archivística e historia de la Universidad, así como periódicos y

boletines editados por la Institución.

12

36

Artículo 40. El Archivo General tendrá a su cargo la elaboración de instructivos,

normas y procedimientos que regulen los objetivos del mismo y la preservación del

patrimonio histórico documental de la Universidad de San Carlos.

Artículo 41. El Archivo General de la USAC tendrá adscrita la Escuela de

Capacitación la cual estará a cargo del desarrollo de cursos, seminarios, talleres y

similares con el objeto de propiciar el desarrollo archivístico en recursos humanos

universitarios y extrauniversitarios.

Artículo 42. En cuanto a la cuota de participación:

1) El trabajador universitario estará exento de cancelación de cuota, cuando

los cursos, seminarios, talleres y similares sean impartidos por personal del

AGUSAC.

2) Los participantes extrauniversitarios deberán cancelar las cuotas

establecidas.

3) Todos los participantes (universitarios y extrauniversitarios) deberán

cancelar la cuota que se establezca en el caso de que los cursos,

seminarios, etc. sean impartidos por personas ajenas a la Universidad.

Exceptuando los casos en que dichas actividades se efectúen con auspicio

de cooperación nacional o internacional.

Artículo 43. La Unidad de Consultoría Archivística tendrá a su cargo asesorar y

evaluar archivos de entidades públicas, privadas y particulares, cuando le sea

solicitado; percibiendo la remuneración correspondiente conforme a las tarifas

establecidas por el Archivo Generales de la USAC, aprobadas por el Dirección

General de Administración y Dirección General Financiera.

Artículo 44. Las cuotas y tarifas mencionadas en los artículos 42 y 43 podrán ser

evaluadas y/o actualizadas anualmente. Los fondos provenientes de dichas

actividades, ingresarán al fondo privativo del Archivo General para autogestión y

desarrollo, siguiendo las normas presupuestales y financieras establecidas.

Artículo 45. Las dependencias de la Universidad que aún no cuenten con un

Archivo Central tendrán que crear las condiciones necesarias para el

funcionamiento del mismo.

Artículo 46. La documentación de los Archivos Centrales que haya cumplido con

el plazo estipulado en el artículo 13 de este Reglamento permanecerá en ellos en

tanto el Archivo General obtenga el físico adecuado.

13

37

CAPITULO II

OTRAS DISPOSICIONES

Artículo 47. Quedan derogados a partir de la aprobación del presente

Reglamento, todas las disposiciones que se opongan al mismo.

Artículo 48. Todas aquellas disposiciones que no han sido contempladas en este

Reglamento serán resueltas por la Jefatura del Archivo General de la USAC.

Artículo 49. Este Reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por parte

del Consejo Superior Universitario.

14

38

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

1. Objetivo

Contar con un órgano multidisciplinario encargado de regular y dictaminar

respecto a la valoración y eliminación de series documentales.

2. Funciones

a) Aprobar la normalización, valoración y eliminación de series documentales

y vigilancia de su cumplimiento.

b) Resolver consultas y dictaminar sobre eliminación de documentos de las

unidades académicas y administrativas.

Unidad de Consultoría Archivística

1. Objetivo

Evaluar archivos y proporcionar asesoría en la organización de los mismos

en entidades públicas, privadas y particulares.

2. Funciones

a) Evaluar la organización y conservación de documentos en los

archivos de la Universidad y cuando sea solicitando en entidades

públicas, privadas y particulares.

b) Asesorar en la organización, descripción, valoración, eliminación y

preservación de documentos en los archivos de entidades públicas,

privadas y particulares, cuando así lo soliciten.

Escuela de Capacitación

1. Objetivo

Capacitar al personal responsable de archivos de la Universidad, en la

organización de los mismos.

2. Funciones

a) Identificar necesidades de capacitación en el personal responsable

de archivos de las unidades académicas y administrativas de la

Universidad.

b) Planificar y ejecutar programas de capacitación en organización,

descripción, valoración, eliminación, preservación de documentos y

otros afines a los objetivos de los archivos, para el recurso humano

universitario y extrauniversitario.

15

39

Título

1. Normalización, selección y valoración de series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Objetivos específicos del procedimiento

a) Normalizar, seleccionar y valorar las series documentales producidas en la Universidad para evitar la eliminación indiscriminada de documentos y la conservación de documentos inservibles.

b) Preservar la memoria institucional de la USAC.

Normas específicas

a) El AGUSAC será el responsable del estudio, análisis y propuesta sobre la valoración, selección y eliminación de series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

b) La planificación del estudio de la valoración de series documentales tanto de las solicitadas para eliminación, así como, de todas las series existentes en la Universidad de San Carlos de Guatemala será elaborada por la jefatura del AGUSAC.

c) Toda regla de conservación y eliminación de documentos deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.

d) Las reglas de conservación aprobadas por el CISED serán registradas en la base de datos del Calendario de conservación y eliminación de documentos, por el personal designado del AGUSAC.

e) El Presidente (a) del CISED y jefe (a) del AGUSAC será la única persona facultada para proporcionar información durante el desarrollo y finalización del estudio que se realiza sobre normalización, selección y valoración de series documentales.

f) La normalización, selección y valoración de series documentales deberá presentarse en el formulario autorizado para el efecto. Formularios del procedimiento a) Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales. FORM.- AGUSAC-NVE-01. b) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02. c) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.

16

40

Título del Procedimiento: Normalización, selección y valoración de

series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 3

Inicia: Personal designado del AGUSAC Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC Unidad: AGUSAC

Paso No 1 Responsable: Personal Asignado

Identifica en la base de datos del Calendario de conservación y eliminación

de documentos (FORM.-AGUSAC-CE-02) las series documentales que no

están normalizadas, elabora lista y traslada información al Jefe (a).

Paso No 2 Responsable: Jefe (a)

Recibe lista y decide las Series documentales que serán analizadas

para su normalización, selección y valoración.


Designa, en forma verbal, al personal que estará a cargo del estudio de

cada serie documental y comunica las series seleccionadas.


Determina la función a que corresponde cada serie documental objeto de

estudio.


Identifica las oficinas en que se utiliza las series documentales y analiza

los Instrumentos: normativas universitarias, legislación nacional, manuales

de organización, manuales de procedimientos y otros que sean necesarios,

tales como: boletines, memoria de labores, entre otros.


Elabora cuestionarios y entrevistas para ser aplicados al personal responsable

de archivos de las oficinas de la USAC, con el fin de recopilar información de la

serie objeto de estudio y traslada el original de los cuestionarios al personal

responsable de archivos y fecha para su entrega. Cuando sea necesario

amplía la información del cuestionario y realiza entrevista.

17

41

Unidad: Archivos de USAC

Personal Responsable de Archivo

Paso No 7

Recibe, llena de cuestionarios y consigna en ellos la información solicitada.

Paso No 8 Devuelve original con la información solicitada.


Recibe original de los cuestionarios con la información solicitada.


Analiza toda la información recopilada. Elabora las propuestas de Regla de

Conservación y Eliminación de Documentos, y conforma el expediente.


Llena el formulario de normalización, valoración y eliminación de

series documentales (FORM.-AGUSAC-NVE-01), traslada adjunto al expediente.


Recibe original FORM.-AGUSAC-NVE-01 y expediente para la aprobación del

CISED y solicita a Secretaria y Tesorera elaborar convocatoria con agenda de

los puntos a tratar en la reunión del CISED.

Paso No 13 Responsable: Secretaría y Tesorería

Elabora la convocatoria y agenda de los puntos a tratar en la reunión, imprime un

original y cinco copias y distribuye a los miembros del CISED.

Original 1/6: archivo del AGUSAC

Copia 2/6: Presidente (a) del CISED

Copia 3/6: Representante del Rector ante el

CISED

Copia 4/6: Representante de la Dirección

General de Asuntos Jurídicos ante el CISED

Copia 5/6: Historiador (a) del CISED

Copia 6/6: Técnico (a) del CISED

18

42

Paso No 14 Responsable: Miembros del Comité

Reciben convocatoria y agenda, se reúnen para analizar la propuesta de Regla

de Conservación en la FORM.-AGUSAC-NVE-01.

Paso No 15 Responsable: Miembros del Comité

Aprueban regla de conservación y solicitan al Presidente (a) del CISED elaborar

el acta de la reunión del Comité

Paso No 16 Responsable: Presidente (a)

Elabora el acta de la reunión, obtiene firmas de los miembros del CISED y

distribuye la copia del acta.

Unidad: CISED


Informa al personal designado acerca de la regla de conservación aprobada y

solicita la agregue en la base de datos FORM.-AGUSAC-CE-02.

Unidad: AGUSAC


Traslada a la Secretaria y Tesorera del AGUSAC el original del acta y

expediente para archivo.


Agrega la regla de conservación en la base de datos FORM.-AGUSAC-CE-02

diseñada para el efecto.

Paso No 20 Responsable: Secretaria y Tesorera

Original de la convocatoria con agenda de los puntos a tratar en la reunión, y

Original del acta de la reunión.

19

43

Formulario de normalización, valoración y eliminación de series

documentales

1. Datos de la Serie Documental

1.1 Denominación de la Serie 1.2 Unidad Productora 1.3 Objeto de la gestión administrativa 1.4 Años que abarca la serie 1.5 Tipo de soporte 1.6 Volumen de la serie 1.7 Documentos que integran la serie 1.8 Ordenación 1.9 Legislación 1.10 Procedimiento administrativo 1.11 Ubicación de la serie 1.12 Series antecedentes relacionadas 1.13 Documentos recapitulativos 1.14 Documentos duplicados 1.15 Propuesta de evaluación que se presenta al Comité

1.15.1 Período de permanencia en los archivos de gestión 1.15.2 Valor administrativo 1.15.3 Valor histórico

1.16 Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comité 1.16.1 Libre 1.16.2 Restringido (número de años)

1.17 Propuesta de resolución que se presenta al Comité

1.17.1 Eliminación 1.17.2 Muestreo 1.17.3 Conservación permanente 1.17.4 Conservación parcial

1.18 Observaciones

20

44

Universidad de San Carlos de Guatemala FORM.-AGUSAC-NVE-01

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- Expediente No. RC – –

2. DATOS A CONSIGNAR POR EL COMITÉ

2.1 Resolución de evaluación

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2.2 Período de permanencia en los archivos de gestión

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2.1.1Valor administrativo ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

2.1.2 Valor histórico ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.2 Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios 2.2.1 Libre

Restringido (número de años)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2.1 Resolución de disposición final 2.1.1 Eliminación 2.1.2 Muestreo 2.1.3 Conservación permanente 2.1.4 Conservación parcial

Observaciones:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Clasificación de archivo

21

45

Universidad de San Carlos de Guatemala FORM.-AGUSAC-NVE-01

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-

Expediente No. RC – –

2. DATOS DEL EXPEDIENTE DE NORMALIZACIÓN, VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN

3.1 Número del expediente

3.2 Sesión

3.3 Fecha del acuerdo del Comité

3.4 Nombre y firmas de asistentes

2006


22

46

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

Expediente No. RC 01-2006

Formulario de Normalización, Valoración y Eliminación de Series

Documentales

1. Datos de la Serie Documental

1.1. Denominación de la Serie:

Expedientes de graduados nivel intermedio y licenciatura.

1.2. Unidad Productora:


1.3. Objeto de la gestión administrativa

Llevar el registro y control de toda la actividad académica realizada por si

estudiante universitario, desde el inicio de la carrera, hasta su graduación

de nivel intermedio y licenciatura.

1.4. Documentos que integran la serie

1.4.1. Índice académico. Original

1.4.2. Solicitud de Inscripción. Original

1.4.3. Primera inscripción. Copia

1.4.4. Reinscripciones. Copia

1.4.5. Acta de nacimiento. Original o copia

1.4.6. Boleto de ornato. Original.

1.4.7. Resultados de orientación vocacional.

1.4.8. Autorización asignarse curso en otra unidad académica. Original.

1.4.9. Certificación de matrícula de inscripción, extendida por Departamento

de Registro y Estadística. Original.

1.4.10. Resolución de Comisión de Apelaciones, autoriza inscripción,

emitida por Departamento de Registro y Estadística. Original.

1.4.11. Tarjetas, codos de tarjetas u hojas de asignación. Originales o

fotocopias.

1.4.12. Solicitud de reposición de exámenes (cortos, parciales, finales).

Original.

1.4.13. Solicitud de congelamiento de zonas de laboratorio. Original

1.4.14. Solicitud de asignación de cursos simultáneos. Original

1.4.15. Solicitud de asignación de cursos sin tener aprobado el

prerrequisito correspondiente.

23

47

1.4.16. Solicitud de cambio de fecha de evaluación de exámenes cortos, parciales

y finales por traslape.

1.4.17. Solicitud de prórroga para la presentación de informes finales de trabajos

de investigación. Original

1.4.18. Solicitud de exámenes por suficiencia. Original

1.4.19. Solicitud de autorización de cambio de pensum de estudios. Original

1.4.20. Copia de boleta de pago de derecho de exámenes de recuperación.

Original

1.4.21. Resoluciones emitidas por Órgano de Decisión respecto a solicitudes de:

asignación de cursos, reposición de exámenes, prórrogas, congelamiento de

zonas, autorizaciones de cambio de pensum de estudios y otros (las

resoluciones en original se encuentran en los libros de actas de sesiones.)

1.4.22. Certificado oficial de estudios. Escuela de Vacaciones. Original

1.4.23. Trabajo de práctica docente. Copia

1.4.24. Equivalencia. Copias

1.4.25. Convalidación de cursos. Original

1.4.26. Autorización Sexto curso o extra carta. Original

1.4.27. Ficha de cursos básicos, Tarjeta de calificaciones de cursos, registro

académico o currículo. Original o copia.

1.4.28. Constancia de que está pendiente de presentar tesis. Copia.

1.4.29. Certificación médica. Original

1.4.30. Solicitud de examen o solicitud de autorización para elaborar tesis,

1.4.31. Constancia de pago de derecho de examen (Recibo Form 345C, 101C o

boletas para depósito monetario.) Original, fotocopia o copa.

1.4.32. Transcripción de puntos importantes constancia o certificación de trabajo

de práctica. Copia.

1.4.33. Certificación Práctica Docente Supervisada o Práctica Profesional

Supervisada. Original

1.4.34. Dictamen de funcionario correspondiente para que estudiante realice

examen. Original.

1.4.35. Providencia de funcionario correspondiente para que se continúe trámite

de examen, se fije fecha y se nombre a tribunal examinador. Original

1.4.36. Nombramiento de tribunal o jurado para realizar examen. Copia

24

48

1.4.37. Guía para la evaluación del Examen especial. Fase oral. Formulario.

Original

1.4.38. Guía para la evaluación del Examen. Fase escrita. Formulario Original

1.4.39. Temario de examen. Copia

1.4.40. Resultado del examen oral. Original

1.4.41. Resultado examen escrito. Original

1.4.42. Examen escrito. Original

1.4.43. Control de Exámenes. Original

1.4.44. Cédula de Vecindad. Fotocopia

1.4.45. Solicitud de cierre de currículo, curricula o pensum del estudiante. Original

1.4.46. Cierre de currículo, curricula o pensum aprobación y aval. Copia

1.4.47. Notificación de aprobación de currículo de estudio. Copia

1.4.48. Solicitud de modificación de cierre de currículo, curricula o pensum.

Original

1.4.49. Fotocopia de currículo, curricula o cierre de pensum con error.

1.4.50. Hoja de Referencia. Original

1.4.51. Modificación de cierre de pensum. Original

1.4.52. Certificación de cursos aprobados. Original o copia.

1.4.53. Certificado de buena conducta. Original

1.4.54. Solicitud de aprobación tema y título de tesis. Original

1.4.55. Aval autorización de elaboración de tesis. Original

1.4.56. Solvencia General también conocida como matrícula consolidada o

constancia de inscripción. Copia.

1.4.57. Anteproyecto de investigación o plan de trabajo de tesis. Original.

1.4.58. Constancia de expediente estudiantil emitida por el Departamento de

Registro y Estadística (Form. DRE-006). Copia.

1.4.59. Constancia de aprobación cursos propedéuticos. Copia.

1.4.60. Nombramiento de Consejero o Asesor. Original o copia.

1.4.61. Solicitud de examen del estudiante. Original o copia.

1.4.62. Solicitud de cambio de consejero o asesor. Original o copia.

1.4.63. Renuncia de consejero o asesor. Original.

1.4.64. Aceptación de consejero o asesor. Copia.

1.4.65. Nombramiento nuevo consejero o asesor. Original o copia.

1.4.66. Solicitud de nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario Original.

1.4.67. Nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario.

1.4.68. Información básica de EPS. Fotocopia.

1.4.69. Dictamen favorable de supervisor de EPS.

1.4.70. Solicitud cambio de título de tesis. Original

1.4.71. Autorización cambio de título de tesis. Copia.

25

49

1.4.72. Informe o Dictamen favorable del consejero o asesor del anteproyecto de

investigación para trabajo de tesis. Original.

1.4.73. Solicitud de nombramiento de miembros del órgano encargado de revisión

y aprobación de tesis. Original.

1.4.74. Nombramiento de miembros del órgano encargado de revisión y

aprobación de tesis. Original o copia.

1.4.75. Solicitud para efectuar examen sin la tesis impresa. Original

1.4.76. Solicitud de examen y envío de tesis. Original.

1.4.77. Dictamen favorable del órgano encargado de revisión y aprobación de

tesis. Original.

1.4.78. Traslado de ejemplares de tesis a órgano encargado de revisión y

aprobación de tesis. Original.

1.4.79. Traslado constancia de inscripción del graduado o la graduada para

incorporación en el expediente de trámite de graduación. Original.

1.4.80. Solicitud de fecha de examen privado. Original.

1.4.81. Solicitud de fecha de examen privado o público, emitida por el órgano

correspondiente. Original o copia.

1.4.82. Notificación de nombramiento a los miembros de Tribunal o Jurado

examinador. Copia.

1.4.83. Citación para tribunal y/o jurado examinador. Copia.

1.4.84. Acta de examen. Original o copia.

1.4.85. Certificación de acta de graduación. Licenciatura. Copia. Formulario

DRE001-B y DRE001-A.

1.4.86. Transcripción de ratificación de tribunales, jurado examinador y del órgano

encargado de revisión y aprobación de tesis. Original o copia.

1.4.87. Oficio para que estudiante realice corrección al trabajo de tesis. Copia.

1.4.88. Dictamen favorable de consejero o asesor para impresión de tesis y copia

en CD. (Oficio o formulario). Original.

1.4.89. Entrega ejemplares de tesis corregida y adjunto un disco compacto.

Original.

1.4.90. Cédula de vecindad. Fotocopia.

1.4.91. Autorización para trámite de impresión de título o Diploma (Formulario

DRE-002). Copia.

1.4.92. Recepción de tesis. (formulario). Original.

1.5. Ordenación: Alfabética, por carrera, por número de carné.

1.6. Legislación

Todos los reglamentos relacionados con evaluación, promoción del estudiante,

tesis y graduación en la Universidad de San Carlos de Guatemala.

1.7. Procedimiento administrativo

Procedimientos utilizados en la Universidad de San Carlos de Guatemala.

26

50

1.8. Ubicación de la serie

1.8.1. Oficinas de control académico, Secretarías Académicas

1.8.2. Archivos centrales de las unidades académicas

1.9. Series antecedentes o relacionadas

Ninguna

1.10. Documentos recapitulativos

Todos los documentos utilizados en la Universidad para consolidar los datos que

aparecen en diferentes tipos documentales de la serie.

1.11. Propuesta de evaluación que se presenta al Comité

1.11.1. Período de permanencia en los archivos de gestión: dos meses, promedio.

1.11.2. Valor administrativo: cincuenta (50) años.

1.11.3. Valor histórico: Lo poseen los expedientes de personas ilustres

identificados durante los cincuenta (50) años que se conserven por su valor

administrativo y luego serán trasladados al Archivo General de la Universidad

de San Carlos de Guatemala.

1.12. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comité

Se propone acceso restringido, sin especificar número de años debido a que

únicamente tienen acceso al expediente: el graduado, el personal administrativo –

que lo requiera para cumplir con sus obligaciones de trabajo- e investigadores,

previa autorización del Decano o Director de las unidades académicas

correspondientes.

1.13. Propuesta de resolución que se presenta al Comité

A los expedientes de graduados se les aplicará la conservación parcial.

1.13.1. Serán conservados permanentemente en el expediente de

graduación integrado por documentos acumulados durante la carrera,

graduación, nivel intermedio y graduación de licenciatura, los siguientes tipos

documentales:

1.13.1.1. Solicitud de Inscripción. Original

1.13.1.2. Primera inscripción. Copia 1.13.1.3. Acta de nacimiento. Original o copia 1.13.1.4. Solicitud de asignación de cursos sin tener aprobado el prerrequisito

correspondiente. Original 1.13.1.5. Autorización para asignarse curso en otra unidad académica.

Original. 1.13.1.6. Certificación de matrícula de inscripción, extendida por Departamento

de Registro y Estadística. Original 1.13.1.7. Resolución de Comisión de Apelaciones, autoriza inscripción, emitida

por Departamento de Registro y Estadística. Original 1.13.1.8. Equivalencias. Copias

27

51

1.13.1.9. Convalidación de Cursos. Original 1.13.1.10. Autorización Sexto curso o extra carta. Original 1.13.1.11. Ficha de cursos básicos, Tarjeta de calificaciones de cursos,

registro académico o currículo. Original o fotocopia 1.13.1.12. Solicitud de examen o solicitud de autorización para elaborar tesis,

nombramientos de asesor y examinadores. Formulario. Original. 1.13.1.13. Certificación oficial de cursos de Escuela de Vacaciones. Original 1.13.1.14. Transcripción de puntos importantes constancia o certificación de

trabajo de práctica. Copia 1.13.1.15. Certificación Práctica Docente Supervisada o Práctica Profesional

Supervisada. Original 1.13.1.16. Autorización para trámite de impresión de Título o Diploma.

(Formulario DRE-002). Copia 1.13.1.17. Cierre de Currículo, currícula o pensum, aprobación y aval. Copia 1.13.1.18. Solicitud de modificación de cierre de currículo, currícula o pensum.

Original 1.13.1.19. Hoja de referencia. Original 1.13.1.20. Modificación al cierre de pensum. Original 1.13.1.21. Certificación de cursos aprobados. Original o copia 1.13.1.22. Certificado de buena conducta. Original 1.13.1.23. Constancia de expediente estudiantil emitida por el Departamento

de Registro y Estadística (Form. DRE-001B y DRE-001A). Copia 1.13.1.24. Constancia de aprobación de cursos propedéuticos. Copia. 1.13.1.25. Información Básica de EPS. Fotocopia. 1.13.1.26. Acta de Examen. Original o copia. 1.14. Certificación de Acta de Graduación (Formulario DRE-001B y DRE-

001A). Copia. 1.15. Dictamen favorable de asesor para que estudie entregue un

ejemplar corregido de Tesis y copia en CD. Original 1.15.1.1. Autorización para trámite de impresión de Título o Diploma.

(Formulario DRE-002). Copia 1.15.2. Serán eliminados los siguientes tipos documentales:

1.15.2.1. Índice académico. Original 1.15.2.2. Boleto de Ornato. Original 1.15.2.3. Resultados de orientación vocacional. 1.15.2.4. Tarjetas, codos de tarjetas u hojas de asignación. Originales o

fotocopias. 1.15.2.5. Solicitud de reposición de exámenes (cortos, parciales, finales).

Original 1.15.2.6. Solicitud de congelamiento de zonas de laboratorio. Original 1.15.2.7. Solicitud de asignación de cursos simultáneos. Original 1.15.2.8. Solicitud de cambio de fecha de evaluación de exámenes cortos,

parciales y finales por traslape. Original. 1.15.2.9. Solicitud de prórroga para la presentación de informes finales de

trabajos de investigación. Original. 1.15.2.10. Solicitud de exámenes por suficiencia. Original

28

52

1.15.2.11. Solicitud de autorización de cambio de pensum de estudios. 1.15.2.12. Resoluciones emitidas por Órgano de Decisión respecto a

solicitudes de: asignación de cursos, reposición de exámenes, prórrogas, congelamiento de zonas, autorizaciones de cambio de pensum de estudios y otros (las resoluciones)

1.15.2.13. Trabajo de práctica docente. Copia. 1.15.2.14. Constancia de que está pendiente de presentar tesis. Copia. 1.15.2.15. Reinscripciones. Originales 1.15.2.16. Certificación médica. Original 1.15.2.17. Solicitud de nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario.

Original. 1.15.2.18. Nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario. Copia 1.15.2.19. Dictamen favorable de supervisor de EPS. 1.15.2.20. Solicitud de certificación general de cursos. Original 1.16. Solvencia General también conocida como matrícula consolidada o

constancia de inscripción. Copia. 1.16.1.1. Constancia de pago derecho de examen (Recibo Form. 345C, 101C

o boletas para depósito monetario). Original, fotocopia o copia 1.16.1.2. Dictamen de funcionario correspondiente para que el estudiante

realice examen. Original. 1.16.1.3. Providencia de funcionario correspondiente para que se continúe

también trámite de examen, se fije fecha y nombre a tribunal examinador. Original

1.16.1.4. Nombramiento de tribunal o jurado para realizar examen. Copia. 1.16.1.5. Guía para evaluación del Examen. Fase oral. Formulario. 1.16.1.6. Guía para evaluación del Examen. Fase escrita. Formulario. 1.16.1.7. Temario de examen. Copia 1.16.1.8. Examen escrito. Original 1.16.1.9. Resultado de examen oral. Original 1.16.1.10. Resultado de examen escrito. Original 1.16.1.11. Control de Exámenes. Copia 1.16.1.12. Transcripción de ratificación de tribunales examinadores. 1.16.1.13. Informe de la prueba final. Borrador 1.16.1.14. Transcripción de ratificación de tribunales examinadores. Original 1.16.1.15. Nombramiento de órgano revisor de Tesis. Copia. 1.16.1.16. Autorización para impresión de tesis (formulario s/n). Copia. 1.16.1.17. Solicitud de cierre de currículo, curricula o pensum. Original 1.16.1.18. Notificación de aprobación de currículo de estudio. Copia 1.16.1.19. Fotocopia de currículo, curricula o cierre de pensum con error. 1.16.1.20. Solicitud de aprobación tema y título de tesis. Original 1.16.1.21. Aval autorización de elaboración de tesis. Original. 1.16.1.22. Anteproyecto de investigación o plan de trabajo de tesis. Original. 1.16.1.23. Nombramiento de Consejero o Asesor. Original o Copia. 1.16.1.24. Solicitud de cambio de consejero o asesor. Original o copia. 1.16.1.25. Renuncia de consejero o asesor. Original.

29

53

1.16.1.26. Aceptación de consejero o asesor. Copia. 1.16.1.27. Nombramiento nuevo consejero o asesor. Original o copia. 1.16.1.28. Solicitud cambio de título de tesis. Original. 1.16.1.29. Autorización cambio de título de tesis. Copia. 1.17. Informe o Dictamen favorable del consejero o asesor del

anteproyecto de investigación para el trabajo de tesis. Original. 1.17.1.1. Solicitud de nombramiento de órgano revisor de Tesis. 1.17.1.2. Nombramiento de miembros de órgano revisor de Tesis. 1.17.1.3. Solicitud para efectuar examen sin la tesis impresa Original. 1.17.1.4. Solicitud de examen sin la tesis impresa. Original 1.17.1.5. Solicitud de examen y envío de tesis. Original 1.17.1.6. Traslado de ejemplares de tesis a órgano revisor de Tesis Original. 1.17.1.7. Traslado constancia de inscripción del graduado o la graduada para

incorporación en el expediente de trámite de graduación. Original 1.17.1.8. Solicitud de fecha de examen privado emitida por el órgano

correspondiente. Original o copia. 1.17.1.9. Notificación de nombramiento a miembros de Tribunal o Jurado

examinador. (formulario sin número). Copia. 1.17.1.10. Citación para tribunal y/o Jurado examinador. Copia. 1.18. Oficio para un estudiante realice corrección al trabajo de tesis.

Copia. 1.18.1.1. Entrega ejemplares de tesis corregida y adjunto un disco compacto.

Original. 1.18.1.2. Cédula de Vecindad. Fotocopia 1.18.1.3. Recepción de tesis. (Formulario) Original.

*Será eliminado transcurridos cinco años después de la fecha de graduación.

1.19. Observaciones Para los tipos de documentales que no estén mencionados en los numerales 1.13.1 y 1.13.2 podrá iniciarse el trámite de valoración ante el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos inmediatamente después de la fecha de graduación.

30

54

2. DATOS A CUMPLIMENTAR POR EL COMITÉ

2.1. Resolución de evaluación

2.1.1. Período de permanencia en los archivos de gestión. 2.1.2. Valor administrativo 2.1.3. Valor histórico

2.2. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios.

2.2.1. □ Libre

2.2.2. ☒Restringido (número de años)

2.3. Resolución de disposición final

2.3.1. □Eliminación

2.3.2. □Muestreo

2.3.3. □Conservación permanente

2.3.4. ☒Conservación parcial

2.4. Observaciones

3. DATOS DEL EXPEDIENTE DE NORMALIZACIÓN, VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN 3.1. Número de expediente 3.2. Sesión 3.3. Asistentes 3.4. Fecha de acuerdo del Comité

1. Firmas de los miembros del Comité

31

55

4. Datos de la Serie Documental. 4.1 Denominación de la Serie 4.2 Unidad Productora 4.3 Objeto de la gestión administrativa 4.4 Documentos que integran la serie 4.5 Ordenación 4.6 Legislación 4.7 Procedimiento administrativo 4.8 Ubicación de la serie 4.9 Series antecedentes o relacionadas 4.10 Documentos recapitulativos 4.11 Propuestas de evaluación que se presenta al Comité

4.12 Propuestas de accesibilidad por parte de los usuarios que se presentas al Comité

4.13 Propuestas de resolución que se presenta al Comité 4.14 Observaciones 5. Datos de Cumplimentar por el Comité 5.1 Resolución de evaluación 5.2 Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios. 5.3 Resolución de disposición final 6. Datos del Expediente de Normalización, Valoración y Eliminación 6.1 Número de expediente 6.2. Sesión 6.3. Asistentes 6.4. Fecha de acuerdo del Comité

6.5. Firmas de los miembros del Comité

32

56

Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San

Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos -CISED-

Hoja No. 1 de 4 No. de Formas: 5

Título 2. Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. Objetivos específicos del procedimiento a) Evitar que la memoria histórica de la Institución se pierda a través de la destrucción desmedida de documentos. b) Normalizar la eliminación de los documentos informativos con valor predecible y no predecible. Normas específicas a) Toda eliminación de documentos deberá ser requerida por el Jefe (a) de la unidad productora del archivo, con visto bueno de autoridad nominadora de la dependencia, a través de solicitud escrita dirigida a la Jefatura del Archivo General de la Universidad. b) Toda autorización para eliminación de documentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala será emitida, únicamente, por el CISED. c) Todas las dependencias de la Universidad están obligadas a obtener la aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos cada vez que necesiten eliminar documentos y acatar las resoluciones que al respecto emita el Comité. d) La unidad interesada en eliminar documentos debe cumplir con las Normas para eliminación de documentos de archivo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, dictadas por Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. e) Una vez el CISED haya autorizado al órgano solicitante la destrucción de documentos a través de la transcripción del respectivo punto de acta, la eliminación queda bajo la estricta responsabilidad del ente solicitante.

f) El ente solicitante está obligado a destruir los documentos antes de ser extraídos

33

57

de la Universidad y supervisar el proceso de reciclaje por fragmentación. En el caso de documentos contables, debe elaborar el acta (libro u hojas habilitadas por la Contraloría General de Cuentas) en la cual da fe de la destrucción y además enviar una copia de ésta al Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala. g) Para la Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- se debe utilizar los formularios autorizados para el efecto. Formularios del procedimiento a) Control de correspondencia recibida y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-E-04. b) Control de correspondencia enviada y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-E-05. c) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02. d) Solicitud para eliminar documentos. FORM.-AGUSAC-E-06. e) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.

Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-

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58

Título del Procedimiento:

Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.

Inicia: Jefe (a) de la unidad interesada Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC Unidad: Unidad Interesada

Paso 1 Responsable: Jefe (a) Solicita eliminación de documentos, a través de oficio, en original y copia, con visto bueno de autoridad nominadora y dirigido al Jefe (a) del AGUSAC

Unidad: AGUSAC

Paso 2 Responsable: Secretaria y Tesorera Recibe oficio, en original y copia, sella, firma, anota hora de recepción y registra en Control de correspondencia recibida y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-(FORM.-AGUSAC-E-04) y traslada. Paso 3 Responsable: Jefe (a) Recibe el original del oficio y verifica en la base de datos la existencia de la serie solicitada, registrada en el Calendario de conservación y eliminación de documentos (FORM.-AGUSAC-CE-02), de lo que puede resultar:

3.1 Si existe la serie: Da instrucciones a la Secretaria y Tesorera para que elabore oficio y envíe dos ejemplares del formulario Solicitud para eliminar documentos (FORM.-AGUSAC-E-06). Sigue paso

3.2 Si no existe la serie:

Designa, verbalmente, al personal que realizará el estudio con base en el procedimiento para Normalizar, valorar y seleccionar series documentales. Además, instruye a la Secretaria y Tesorera para que elabore oficio de respuesta. Sigue paso 5.

35

59

Unidad AGUSAC Paso 4 Puesto Responsable: Secretaria y Tesorera Elabora oficio en original y copia, indica el número de regla de conservación correspondiente y lo registra en Control de correspondencia enviada y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- (FORM.-AGUSAC-E-05).

Original 1/2:Jefe (a) de la unidad interesada Copia 2/2: archivo del AGUSAC.

Paso 5

Elabora oficio en original y copia, indica que se realizará estudio para determinar regla de conservación y registra en la FORM.- AGUSAC-E-05. Original 1/2:Jefe (a) de la unidad interesada Copia 2/2: archivo del AGUSAC.

Paso 6 Traslada el oficio, en original y copia, al Jefe (a) para firma y obtiene firma. Paso 7 Anota el número correlativo de solicitud en la FORM.-AGUSAC-E-06 y en FORM.- AGUSAC-E-05. Paso 8 Envía el oficio con dos ejemplares de la FORM.-AGUSAC-E-06, a la unidad interesada. Unidad Unidad interesada Paso 9 Puesto Responsable: Jefe (a)

Recibe oficio y FORM.-AGUSAC-E-06, traslada al responsable de archivo y devuelve al AGUSAC con información requerida.

Unidad: AGUSAC Paso 10 Puesto Responsable: Secretaria y Tesorera

Recibe la FORM.-AGUSAC-E-06, sella, firma, anota hora de recepción en la copia, registra ingresa en FORM.-AGUSAC-E-04 y traslada la FORM.-AGUSAC-E-06.

Paso 11 Puesto Responsable: Jefe (a)

Recibe la FORM.-AGUSAC-E-06 e integra al expediente y solicita a la Secretaria y Tesorera elaborar convocatoria con agenda de puntos a tratar en la reunión del CISED.

36

60

Unidad: AGUSAC Puesto Responsable: Secretaria y Tesorera

Paso 12

Elabora convocatoria con agenda de puntos a tratar en la reunión, imprime un original y cinco copias y distribuye a los miembros de CISED. Original 1/6: archivo del AGUSAC Copia 2/6: Presidente (a) del CISED Copia 3/6: Representante del Rector ante el CISED Copia 4/6: Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos ante el CISED Copia 5/6: Historiador (a) del CISED Copia 6/6: Técnico (a) del CISED.

Unidad CISED

Paso 13 Puesto responsable: Miembros del Comité

Reciben convocatoria con agenda, se reúnen para analizar y resolver respecto a la FORM.-AGUSAC-E-06. Solicitan al Presidente (a) del CISED elaborar el acta de la reunión. Paso 14 Puesto Responsable: Presidente (a) Elabora acta correspondiente de la reunión del CISED, obtiene firmas de los miembros del Comité y les entrega copia.

Paso 15 Puesto Responsable: Miembros del Comité Reciben copia del acta de la reunión. Paso 16 Puesto Responsable: Presidente (a)

Traslada a la Secretaria y Tesorera el original del acta para que elabore la transcripción. Así como, la FORM.- AGUSAC-E-06.

Unidad AGUSAC

Paso 17 Puesto responsable: Secretaria y Tesorera Recibe el original del acta y anota en el Registro de actas emitidas por Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-(FORM.-AGUSAC-NVE 21). Elabora, en original y copia, la transcripción del punto de acta relativo a la FORM.-AGUSAC-E-06, obtiene firma del Presidente (a) del CISED y traslada a interesados. Original 1/2: Jefe (a) de la unidad interesada Copia 2/2: expediente de la dependencia en el AGUSAC.

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61

Unidad Unidad interesada Paso 18 Puesto responsable: Jefe (a) Recibe transcripción y procede a realizar eliminación con base en la Normas para eliminación de documentos de archivo de la USAC, dictadas por el CISED.

Unidad CISED

Paso 19 Puesto responsable: Presidente (a)

Recibe y adjunta al expediente la copia de la transcripción y el original de

la FORM.-AGUSAC-E-06. Traslada a la Secretaria y Tesorera el

expediente para archivo.

Unidad AGUSAC

Paso 20 Puesto responsable: Secretaria y Tesorera

Recibe y archiva expediente, conformado por:

original del oficio donde solicitan eliminación de documentos, copia del oficio donde se le indica a la unidad interesada el número de regla

de conservación, copia del oficio donde se informa a la unidad que se hará estudio, original de convocatoria con agenda de los puntos a tratar en la reunión, original del acta de la reunión, y original de FORM.-AGUSAC-E-06

38

62

Universidad de San Carlos de Guatemala Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- Instructivo para llenar el formulario de solicitud para eliminar documentos

1. La unidad interesada llena a máquina la Solicitud para eliminar documentos

(FORMA AGUSAC-E-06), sin borrones, tachaduras o enmiendas, cuando esta

necesite hacer eliminación de documentos en sus archivos de gestión o central

al cual se le asignó en el AGUSAC un número manuscrito.

2. Anule con una línea los espacios que no utilice.

3. Entregue dos originales de la Solicitud para eliminar documentos (FORMA

AGUSAC-E-06), en la sede del Archivo General de la Universidad de San

Carlos de Guatemala -AGUSAC-

4. Solicitud No.: la Secretaría y Tesorería del AGUSAC coloca el número

correlativo de la solicitud de eliminación.

5. Lugar y Fecha: Coloque el lugar y la fecha en que se realiza la solicitud de

eliminación.

6. Unidad solicitud y Dependencia: Complete según el ejemplo.

Unidad Solicitante División de Bienestar Estudiantil Universitario

Dependencia: Dirección General de Docencia

Para las casillas:

7. No.: Aparece ya escrito el número correlativo de las series o tipos

documentales a eliminar.

8. Serie o tipo documental: escriba el nombre de la Serie o tipo documental,

según se establece en el Calendario de conservación respectivo.

9. Regla de conservación No: registre el número de la Regla de Conservación

relativa a la serie o tipo documental a eliminar, que determina el Calendario de

conservación.

10. Ejemplar (1) y (2): marque con una “X” la casilla correspondiente a la serie o

tipo documental. (1) ejemplar principal o (2) ejemplar secundario, según lo que

indica el Calendario de conservación.

11. Fechas extremas: apunte el rango de años a que corresponden los

documentos objetos de eliminación por serie o tipo documental. Ejemplo de

1960 a 1980. Si existen lagunas cronológicas dentro de las fracciones de las

series, deberá especificarse utilizando una línea por rango.

12. Unidad de conservación: Describa la unidad de conservación en la cual se

encuentra depositada la serie o tipo documental. Ejemplo: archivador metálico,

archivador de cartón (leitz), encuadernador, cajas de carbón, bolsas, atados,

carpetas y otros.

39

63

13. Metros lineales: inscriba la cantidad de metros lineales o fracción, de cada

serie o tipo documental que se desea eliminar. La medición se realizará

colocando los documentos apilados “verticalmente” y se utilizará una cinta

métrica.

14. En el caso de no llenar las seis filas que corresponden al formulario deberá

trazar una línea y a continuación escriba la frase “ÚLTIMA LÍNEA” para anular

el espacio no utilizado.

USO EXCLUSIVO COMITÉ

Autorizado: esta sección la completa el Presidente (a) del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, tras verificar en el

Cuadro de conservación y eliminación de documentos la correlación de la

Regla de conservación, con la información sobre el ejemplar principal,

ejemplar secundario y fechas extremas.

Observaciones: el Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos anota cualquier información relativa a la eliminación.

15. Datos complementarios: anote toda aquella información que deba registrarse y

surja como consecuencia de situaciones imprevistas. Asimismo, especifique

cuando, por razones de seguridad el proceso de destrucción solicitado sea

diferente a la destrucción de papel en forma manual o por trituradora para

reciclaje.

16. Autorización del jefe de unidad solicitante: complete los espacios de nombre y

cargo. La persona que autoriza la eliminación firma y estampa el sello

respectivo de la unidad.

17. Aval autoridad nominadora: complete de la misma forma que el inciso anterior.

40

64

Universidad de San Carlos de Guatemala FORM-AGUSAC-E-06

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos –CISED-

Solicitud No. ________________ (El número será asignado en el AGUSAC)

Solicitud para eliminar documentos

Lugar y fecha:

Unidad Solicitante:

Dependencia:

No. Serie o tipo documental

Regla de Conservación No.

Ejemplar Fechas extremas

Unidad de conservación

Metros lineales

USO EXCLUSIVO COMITÉ

Autorizado Si No

Observaciones

(1) (2)

Datos complementarios

____________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________ Autorización del Jefe de Unidad solicitante

Firma:

Nombre: (Sello)

Cargo:

Aval autoridad nominadora

Firma:

Nombre: (Sello)

Cargo:

(1) Ejemplar principal (2) Ejemplar secundario 2007

Este formulario debe ser llenado sin borrones, tachaduras o enmiendas Anular con una línea los espacios que no sean

utilizados

41


65

Resumen de Procedimientos a realizar para la eliminación de documentos de

estudiantes de Profesorado, de las diferentes especialidades, de la Facultad

de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala

1. Recibir asignación de documentos a depurar por parte de la Secretaria

Académica. Licda. Iliana Cardona de Chavac o encargado.

2. Revisar que el contenido de los expedientes este completo.

3. Iniciar con la depuración en base al formulario de normalización, valoración

y eliminación de series documentales, según el reglamento de conservación

RC 01-2006, del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (CISED).

4. Separar la papelería a eliminar y la papelería a archivar, para luego

empastar.

Papelería a Archivar.

Acta de graduación

Recibo de pago (250.00) original o una copia

Recibo pago de impresión título (110.00) original o una copia

Solvencia general (copia amarilla)

Un cierre de pensum ( una fotocopia)

Una constancia de expediente estudiantil

Una certificación de Cursos aprobados original

Una fotocopia de la cédula de vecindad o DPI

Papelería a Eliminar.

Solicitud de examen especial

Temario para examen especial de graduación

Fólder

Fotocopia extra de recibo de pago (250.00)

Fotocopia extra de recibo pago de impresión título (110.00)

Fotocopia extra de la cédula de vecindad o DPI

Fotocopia extra de cierre de pensum

Fotocopia de certificación de cursos

Examen del estudiante escrito (6 hojas)

Guía de evaluación del examen final de profesorado nivel

intermedio.

5. Medir en metros lineales los expedientes a eliminar.

(1 metro lineal = 520 expedientes.)

42

66

6. Hacer carta de solicitud para la autorización de eliminación de expedientes

dirigida a la Licda. Amanda Judith López de León Presidenta del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del

Archivo General.

7. Solicitar a Archivo General dos hojas de solicitud para la eliminación de

documentos con el número de solicitud asignado por Archivo General de la

Universidad de San Carlos (AGUSAC).

8. Llenar dos hojas de solicitud según instructivo para la eliminación de

documentos en original, según instructivo proporcionado por el Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) con las

firmas y sellos originales de la Licda. Iliana Cardona de Chavac, Secretaria

Académica y el Lic. Walter Ramiro Mazariegos Biolis, Decano de la

Facultad.

9. Recoger a Archivo General la Carta de respuesta a la solicitud para la

autorización para la eliminación de documentos.

10. Proceder a la destrucción de documentos, rasgándolos en cinco pedazos.

(Se puede gestionar con una empresa Recicladora que a cambio de

proporcionales el papel colaboren con la destrucción de los documentos,

bajo la supervisión de los epesistas.)

11. Redactar un acta en el libro de actas especial de la facultad para dejar

constancia del procedimiento realizado anotando el número de oficio de

Autorización proporcionado por Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (CISED) firmado y sellado por la Secretaria

Académica y los Epesistas que intervengan.

12. Hacer una transcripción de acta firmado y sellado por la Secretaria

Académica.

13. Entregar un informe a la Secretaria Académica la Licda. Iliana Cardona de

Chavac con el número de expedientes depurados por año.

14. Realizar un informe para control Académico, únicamente con los nombres

de los estudiantes que aprobaron el examen especial con número de orden,

nombre completo, carrera, sede, fecha de cierre de pensum.

15. Gestionar empastado de actas y expedientes de los estudiantes.

16. Enviar a empastar actas y expedientes de los estudiantes.

17. Llamar periódicamente a la persona encargada de empastar los

documentos, para verificar el que se realice bien el trabajo.

18. Entregar a la Secretaría Académica los documentos empastados.

43

67

Bibliografía

1. LÓPEZ de León, Amanda Judit, Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2009

2. Rectoría de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Manual de

Organización del Archivo General Actualizado, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006

3. Universidad de San Carlos de Guatemala, Reglamento del Archivo General ,

Consejo Superior Universitario 1997.

Egrafía

1. http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-

procedimientos-Guia-basica.html

2. http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

3. http://ticss.bligoo.com/content/view/998628/Ejemplo-de-Manual-de-

Procedimientos.html

44

2

http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-procedimientos-Guia-basica.html

http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-procedimientos-Guia-basica.html

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

68

Evidencia Fotográfica de la Depuración y Eliminación de Expedientes de

Estudiantes de Profesorado de las Diferentes especialidades

Inicio de la Depuración, ordenamiento y

archivo de Expedientes PEM

Destrucción y Eliminación de Documentos

45

69

Ordenamiento y Archivo de Expedientes Depurados

Empastado de Documentos

Inauguración del Proyecto

46

46

70

Capítulo IV

Proceso de Evaluación

4.1 Evaluación del Diagnóstico

El proceso de evaluación para la etapa del diagnóstico se realizó mediante

diferentes técnicas como la entrevista a docentes, estudiantes y personal

administrativo, utilizando para ello un cuestionario con preguntas directas, en las

cuales se evaluó la infraestructura, capacitación constante del personal docente y

administrativo, entre otros. Así mismo se hizo uso de la observación, utilizando

como instrumento una lista de cotejo con diferentes indicadores y escala. Estas

técnicas permitieron la recopilación de información necesaria para la priorización

del problema, con la cual al encontrar la solución, se benefició la institución.

4.2 Evaluación del Perfil

La evaluación durante esta etapa se realizó mediante una lista de cotejo, por

medio de la cual se verificó la pertinencia de los objetivos con la priorización del

problema y las metas. Asimismo se estableció que los objetivos, metas,

actividades y recursos, fueron elementos se utilizaron adecuadamente para la

realización del proyecto.

4.3 Evaluación de la Ejecución

Esta fase delimita actividades debidamente establecidas en el cronograma

verificando la eficiencia y eficacia que den como resultado la elaboración del

producto que viene a mejorar la labor administrativa de la institución, a su vez se

da alcance a los objetivos y metas propuestas.

4.3 Evaluación Final

Esta evaluación se realizó al final del proyecto y se utilizó para analizar el nivel de

cumplimiento de los objetivos del proyecto que se ejecutó, para ello se utilizó el

instrumento de una lista de cotejo y la técnica de la observación para verificar

según lo planificado, si el producto final es acorde a lo prestablecido en las fases

anteriores.

71

Conclusiones

1. Se creó una guía para realizar los procedimientos de eliminación de

papelería de expedientes según los lineamientos de Archivo General en

base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación de

Documentos.

2. Se eliminaron duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado sin

utilidad en la Secretaría de la Facultad de Humanidades de la Universidad

de San Carlos de Guatemala.

3. Se socializó con nuevos epesistas, la guía de procedimientos para la

depuración y eliminación de duplicados de exámenes de Profesorado de la


72

Recomendaciones

1. Se recomienda a la Secretaría Académica: hacer uso adecuado de la Guía

procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de



2. Continuar con la depuración, eliminación, ordenamiento, archivo y

empastado de los expedientes de los estudiantes Profesorado de

Enseñanza Media de las diferentes especialidades, para evitar la

acumulación de duplicados de expedientes de los estudiantes de la


3. Socializar la Guía procedimientos para la depuración y eliminación de

duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad

de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con otros

epesistas u otras personas interesadas con este tipo de actividad.

73

Bibliografía

1. CASTRO, Hernández Mariano Alfonso, Guía sobre clasificación de desechos

sólidos. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2010

2. Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala (2010) Propedéutica para el Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- Guatemala.

3. LÓPEZ de León, Amanda Judit, Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2009

4. Manual de Organización del Archivo General Actualizado, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006

5. Reglamento del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Consejo Superior Universitario 1997.

75

Antecedentes Históricos de Universidad de San Carlos de Guatemala

La Universidad de San Carlos de Guatemala, fundada según licencia contenida en

la Real Cédula de monarca español Carlos II, de fecha 31 de enero de 1676, es

una de las más antiguas de Hispanoamérica.

La educación superior, antes de la creación de la Universidad de San Carlos,

estuvo a cargo de los Colegios de San Francisco, Santo Domingo, La Merced, La

Compañía de Jesús y el Colegio Tridentino, que inicia los primeros estudios

universitarios de tipo conventual. Merece especial mención el Colegio Santo

Tomás de Aquino, el antecedente más directo de nuestra Magna Casa de

Estudios, fundado en el Siglo XVI, por el Arzobispo Francisco Marroquín.

Los estudios universitarios en el Reino de Guatemala como el resto de la América

Española nacen del contexto y directrices de la Universidad medieval cuyo modelo

fue la Universidad de Salamanca. 22

El 7 de enero de 1681 se iniciaron solemnemente las actividades académicas con

estudios sobre Derecho Civil y Canónico, Medicina, Filosofía Teología y Lenguas

Indígenas.

A la Universidad de San Carlos de Guatemala le fueron denominados varios

nombres desde que se inició. En su fundación se le denominó Universidad de San

Carlos de Borromeo. Con la independencia, el ideario político influyó en la

Universidad a través de los filósofos franceses, ingleses, norteamericanos y la

interculturalidad progresista española.

En el período del gobierno liberal del Doctor Mariano Gálvez, de 1832 a 1840 la

Universidad de San Carlos de Guatemala adopta el nombre de Academia de

Estudios, período en la cual fueron evidentes los procesos de avance las ciencias

y las letras. Durante el período conservador de Rafael Carrera, de 1840 a la

Universidad se le denominó Nacional y Pontificia, Universidad de San Carlos de

Guatemala, nombre con el que llegó hasta la caída del gobierno conservador en

1871.

En el período de la Reforma Liberal, de 1871 a 1885 la Universidad Carlos de

Guatemala adoptó la ideología liberal de la época de Miguel García Granados y

Justo Rufino Barrios. Se decretó la Ley Orgánica de la Educación Superior el 01

de julio de 1875. Destaca, en esta época el Doctor Lorenzo Montúfar, intelectual

liberal y Rector de la Universidad.

___________________________

USAC Facultad de Humanidades, Trifoliar Informativo, 2005.pp2

76

¿Cuál fue el papel de la Universidad de San Carlos en los siglos XIX y XX?

Durante el gobierno de Manuel Estrada Cabrera, de 1898 a 1920, la Universidad

se llamó Universidad Estrada Cabrera como una muestra del despotismo del

régimen liberal.

Es importante señalar que de esa época, data el surgimiento de la Asociación de

Estudiantes Universitarios – AEU – Entidad estudiantil que se opuso

históricamente a la dictadura de Estrada Cabrera.

En el transcurso de los gobiernos liberales posteriores, la Universidad adoptó el

nombre de la Universidad Nacional de Guatemala, durante el período de Lázaro

Chacón en 1982. Con este nombre llegó hasta culminar el predominio político del

liberalismo en 1944.

Durante la dictadura de Jorge Ubico, de 1931 a 1944, la Universidad fue la cuna

de los movimientos anti dictatoriales que culminaron con la caída del régimen. Se

logró la autonomía universitaria con el Decreto No.12 de la Junta Revolucionaria

de Gobierno, de fecha de 09 de noviembre de 1944. Este decreto entró en vigor el

01 de diciembre de ese mismo año, fecha en que se conmemora la autonomía

universitaria.

Durante la década revolucionaria de 1944 a 1954 la Universidad recibió el efecto

de las conquistas sociales. Se consolidó la autonomía universitaria, se

desarrollaron las ciencias y las artes se suscita un aumento vertiginoso en la

matrícula estudiantil.

La Universidad tomó constitucionalmente el nombre de Universidad de San Carlos

de Guatemala. Se convirtió así en un centro difusor de la cultura y del desarrollo

nacional. Estas conquistas se lograron durante los períodos rectorales de los

Doctores Carlos Martínez Durán y Carlos Federico Mora.

En la actualidad la Universidad de San Carlos, cuenta con trescientos veintiocho

años de existencia. Durante este tiempo ha observado cambios estructurales,

como respuesta a la demanda de los sectores más necesitados.

Los estudios humanísticos son parte esencial de la Universidad desde su

fundación. Aún desde antes de las humanidades clásicas eran parte obligatoria en

la enseñanza y fines del siglo XIX habían varios centros de docencia filosófica en

la Ciudad de Santiago de los Caballeros de Guatemala, además de las disciplinas

filosóficas la Universidad abrió una cátedra especial de letras en los albores del

siglo XIX. La historia como disciplina se introdujo en la época independiente a

77

fines del XIX el influjo de las ideas positivas de la época a la humanidad a

refugiarse en centros probados en donde permanecieron con la vida extraoficial

Universidad de la tradición del viejo solar académico de reciedumbre cultural y

actividad de los estudios humanísticos, que nacieron con los albores de propia

nacionalidad guatemalteca desde el siglo XVI.

Actualmente la Facultad de Humanidades ofrece estudios en sus diversos

departamentos siendo: Pedagogía, Filosofía, Letras, Escuelas de Bibliotecología,

Arte, Idioma y extensión universitaria que incluye las escuelas de verano y de

vacaciones.

1.1.3.2 Creación de la Facultad de Humanidades

El 9 de noviembre de 1944, la Junta Revolucionaria de Gobierno emitió el Decreto

No.12 por medio de la cual se otorgaba Autonomía a la Universidad de San Carlos

de Guatemala. El decreto de mencionó entró en vigencia el 01 de diciembre del

mismo año e indicaba en el Articulo 3ro. la integración de la Universidad por siete

facultades, entre ellas la Facultad de Humanidades.

El proyecto de creación de la Facultad de Humanidades fue presentado al Consejo

Superior Universitario el 05 de diciembre del mismo año y el 09 de dicho mes. El

Rector de la Universidad propone integrar provisionalmente la Junta Directiva de la

Facultad según consta en el punto tercero de dicha sesión.

En este breve recorrido histórico aparecen personajes propulsores del anhelado

proyecto de fundación. El 17 de septiembre de 1945, mediante el Acta No.78

punto décimo sexto el Consejo Superior Universitario funda la Facultad de

Humanidades y se declara aquella ocasión como “Día de la Cultura Universitaria”.

En sus inicios la Facultad de Humanidades estuvo ubicada en el Edificio de la

Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales. Posteriormente se trasladó a la 9ª.

Avenida y 14 Calle Zona 1. Se contó con la participación de eminentes

profesionales que dieron brillo a la academia. Entre ellos figuran Raúl Osegueda

Palala, Salvador Aguado Andreut, Flavio Herrera, Enrique Muñozz Meany, Juan

Mantovani, Pedro Bowh Gimpera, Manuel Luis Escamilla entre otros.

De la Facultad de Humanidades han egresado humanistas eminentes, se cita en

Filosofía a Rodolfo Ortiz y Daniel Contreras; en Pedagogía y Ciencias de la

Educación a Carlos Gonzales Orellana y Luis Arturo Lemus; en Psicología a

Fernando de León Porras y León Valladares; en Literatura a Ricardo Estrada y

Carlos Mencos Deká.

78

En 1947se creó la Escuela Centroamericana de Periodismo adscrita a la Facultad

de Humanidades. Tiempo después las Secciones de Arte Bibliotecología, Idiomas,

Historia y Psicología.

1.1.3.3 Fundadores de la Facultad de Humanidades

Dentro de los principales impulsores de la creación de la Facultad de

Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala son los siguientes:

Juan José Arévalo, Raúl Osegueda Palala, Adolfo Monsanto, Juan José Orozco

Posadas, Jorge Luis Arbola, José Roiz Benett, Mardoqueo García Asturias,

Edelberto Torres, Alfredo Carrillo Ramírez, Luis Martínez.

1.1.3.4 Decanos de la Facultad de Humanidades

Lic. José Roiz Bennett Septiembre 1945

Lic. Manuel Luis Escalmilla Marzo 1954

Lic. Hugo Cerezo Cordón Marzo 1954

Lic. José Mata Gaviria Octubre 1958

Lic. Hugo Cerezo Cordón Octubre 1962

Lic. Daniel Contreras Octubre 1966

Lic. Guillermo Putzeys Álvarez Septiembre 1974

Lic. Raúl Oseguera Palala Diciembre 1978

Lic. Oscar Jaime López Enero 1983

Lic. Eleazar Augusto Monroy Julio 1987

Lic. Eleazar Augusto Monroy Julio 1991

Lic. Mario Alfredo Calderón 1995

Lic. Mario Alfredo Calderón 1999

Lic. Mario Alfredo Calderón 2005-2008

Lic. Walter Mazariegos 2009-2011

79

GUIA DE ANÁLISIS CONTEXTUAL E INSTITUCIONAL

SECTOR COMUNIDAD

ÁREA

1. GEOGRÁFICA

1.1 LOCALIZACIÓN

La Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala está

ubicada en la zona 12 de la ciudad capital de Guatemala. Esta zona se encuentra

en la parte sur de la ciudad capital.

1.2 CLIMA, PRINCIPALES ACCIDENTES:

El clima es templado. Dentro de los recursos naturales se encuentra abundante

plantas ornamentales.

2. HISTORIA

2.1 SUCESOS HISTÓRICOS

Algunos de estos sucesos están por ejemplo, la lucha por la autonomía

universitaria, la incorporación de las distintas facultades, el implemento de

secciones departamentales, y la Intervención de la Revolución de 1944.

2.2 PERSONALIDADES QUE HICIERON HISTORIA

Entre los personajes más reconocidos en la historia podemos encontrar al Dr.

Mariano Gálvez, Dr. Juan José Arévalo Bermejo, Dr. Carlos Martínez Duran, y a

un muy mencionado líder estudiantil, Oliverio Castañeda de León.

2.3 LUGARES DE ORGULLO

En Guatemala podemos encontrar lugares Estadio de la Revolución, Plaza de los

Mártires, La Rectoría, Biblioteca Universitaria, Distintas Facultades, CALUSAC,

Edificio de Recursos Educativos

80

3. POLÍTICA

3.1 GOBIERNO LOCAL

Entre los grupos de autoridades en la política establecida en la universidad está la

autoridad máxima, quien es el Rector de la Universidad, seguido por el Consejo

Superior Universitario, Decanos y Directores de las facultades.

3.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

La organización de la institución es jerárquica, de forma lineal.

4. SOCIAL

4.1 OCUPACION DE LOS HABITANTES

Unas de las responsabilidades de los estudiantes son de servicio, laboral y

estudiantil.

4.2 AGENCIAS EDUCATIVAS

Las instituciones encargadas de compartir enseñanza son las facultades y las

secciones departamentales.

4.3 AGENCIAS DE SALUD

El área asignada para el servicio de salud es la clínica de servicio social.

4.4 CENTROS DE RECREACION

Los centros construidos para la recreación de estudiantes son las canchas

deportivas, piscinas olímpicas, estadio y juegos recreativos.

4.5 TRANSPORTE

Los medios de transporte utilizados por los estudiantes son el urbano y extra

urbano, buses ruleteros, taxis, motos, bicicletas y vehículos propios.

4.6 COMUNICACIÓN

Dentro de los servicios para comunicarse tenemos el Teléfono / Fax, el Internet y

la Prensa escrita.

GRUPOS RELIGIOSOS:

El servicio que se presta se basa en que la universidad es laica.

81

4.7 CLUBES O ASOCIACIONES SOCIALES

Los grupos sociales están integrados por la Asociación de Estudiantes

Universitarios, Asociación de Estudiantes en Facultades y Colegios profesionales.

4.8 COMPOSICION ETNICA

La única composición que se desarrolla es la Multiétnica.

PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR

Robo de vehículos

Congestionamiento vehicular

Sobrepoblación estudiantil

FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS

Insuficiente personal de seguridad.

Insuficientes vías de acceso

Rigidez en los horarios

SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS

Contratar más personal de seguridad.

Crear nuevas vías de acceso a la Usac

Readecuar horarios para evitar congestionamiento vehicular.

II

SECTOR DE LA INSTITUCION

Área

1. LOCALIZACION GEOGRAFICA

1.1 UBICACIÓN

La dirección asignada para nuestra facultad es el Edificio S-4, de la Ciudad

Universitaria, zona 12 de la ciudad capital de Guatemala.

1.2 VIAS DE ACCESO

Las rutas para recorrer la universidad y llegar a la facultad de humanidades es el

Anillo Periférico y Avenida Petapa.

2. LOCALIZACION ADMINISTRATIVA

82

2.1 TIPO DE INSTITUCION

Los tipos de institución que existen son la educativa y de servicio.

2.2 REGION

Las regiones Área urbana, Región Metropolitana

3. HISTORIA DE LA INSTITUCION

3.1 ORIGEN

El 17 de Septiembre de 1945, mediante el acta No. 78 punto decimosexto, el

Consejo Superior Universitario funda la Facultad de Humanidades. La Facultad de

Humanidades, en un principio estaba dividida en cuatro secciones: Filosofía,

Historia, Letras y Pedagogía, con su respectivo plan de estudios. Las clases se

iniciaron el 2 de Octubre de 1945, con 261 alumnos inscritos.

3.2 FUNDADORES U ORGANIZADORES

Los personajes principales que fundaron la Universidad de San Carlos son: Juan

José Arévalo Bermejo, Luis Martínez Mont, Raúl Oseguera, Adolfo Monzantos,

Carlos Martínez Duran, Lázaro Cachón y José Rolz Bennetl (Primer decano).

3.3 SUCESOS O ÉPOCAS ESPECIALES

La inauguración de la Facultad de Humanidades en acto solemne se realizó el 17

de Septiembre de 1945. El inicio de clases en fue el 2 de Octubre de 1945, con

261 alumnos inscritos. En 1946 da inicio la idea de la extensión Universitaria, esto

es, una proyección de la Facultad de Humanidades hacia la comunidad, en 1947

se funda la Escuela de Verano.

4. EDIFICIO

4.1 AREA CONSTRUIDA El edificio tiene construido 3.500 metros cuadrados.

4.2 AREA DESCUBIERTA El edificio tiene descubierto 300 metros cuadrados.

4.3 LOCALES DISPONIBLES De locales no hay ninguno disponible.

4.4 CONDICIONES Y USO Son aceptable para el trabajo docente.

83

5. AMBIENTE Y EQUIPAMENTO

5.1 LA FACULTAD DE HUMANIDADES CUENTA CON:

Las áreas de Aula Magna, Oficinas, Salones de clases, Salones de docentes,

Servicios sanitarios, Biblioteca, Consejería, Centro de ayuda audiovisuales,

Asociación de estudiantes, Fotocopiadora, Cubículos de docentes, Café Internet y

Tienda.


Uno de los problemas del sector es el insuficiente espacio físico.


El factor principal del problema es la sobrepoblación estudiantil.


Dentro de las soluciones está generar proyectos para su propia ampliación.

III

SECTOR FINANZAS

Área

1. FUENTE DE FINANCIAMIENTO

1.1 PRESUPUESTO DE LA NACION

La Universidad cuenta con un presupuesto asignado por el Ministerio de

Finanzas anualmente y a la Facultad de Humanidades se le ha asignado

este año Q.32.411, 429.94 más los generados por la misma institución.

1.2 VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

Se brinda el servicio educacional por el costo de Q.91.00 anual.

1.3 DONACIONES

Son los aportes de los estudiantes Epesistas

2. COSTOS

2.1 SALARIOS Son los que se pagan según presupuesto.

84

2.2 MATERIALES Y SUMINISTROS

Son todos aquellos insumos necesarios que se compran con el presupuesto

asignado.

2.3 SERVICIOS PROFESIONALES

No tiene monto establecido, se cancela de acuerdo a lo presupuestado dentro de

sus atribuciones.

2.4 REPARACIONES Y CONSTRUCCIONES

Las construcciones y reparaciones se realizan de acuerdo a las necesidades,

utilizando el presupuesto asignado.

2.5 MANTENIMIENTO

Se utiliza al personal de la unidad de mantenimiento para realizarlo.

2.6 SERVICIOS GENERALES

Los servicios que brinda la universidad son: la energía eléctrica, abstracción de la

basura, agua, internet, teléfono y fax. Todos asignados por el presupuesto de la

Facultad.

ESTADO DE CUENTA

Los registros monetarios se realizan por parte de la tesorería de la Facultad.

3. CONTROL DE FINANZAS

3.1 DISPONIBILIDAD DE FONDOS

Se cuenta con fondos disponibles para actividades necesarias, está a cargo de la

tesorería.

3.2 AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

Se realiza por parte de la Delegación del departamento de Auditoría de la

Facultad.

3.3 MANEJO DE LIBROS CONTABLE

Los llevan los auxiliares de la tesorería de la facultad.

3.4 OTROS CONTROLES

85

Se cuenta con un analista de personal quien lleva el control de docentes y

personal administrativo de servicios de contratados.


Uno de los principales problemas se encuentra en el retardo de pago a

trabajadores de nuevo ingreso.


Falta de organización financiera es uno de los factores que ocasionan los

problemas del sector.


Una de las soluciones podría ser la reorganización financiera por parte de

tesorería.

IV

RECURSOS HUMANOS

1. PERSONAL DOCENTE

1.1 TOTAL DE LABORANTES

En la institución se cuenta con 442 laborantes.

1.2 ANTIGÜEDAD DEL PERSONAL

Se cuenta un promedio de 20 años de antigüedad.

1.3 TIPOS DE LABORANTES

El personal docente es profesional universitario.

1.4 ASISTENCIA DEL PERSONAL

Se lleva un libro de asistencia, y se solicitan permisos por casos muy particulares.

1.5 RESIDENCIA DEL PERSONAL

El personal que labora en la institución proviene de diferentes zonas y municipios

cercanos.

86

2. PERSONAL ADMINISTRATIVO


En el área administrativa laboran 54 personas.

2.2 ANTIGÜEDAD DEL PERSONAL


2.3 TIPOS DE LABORANTES

El personal es profesional con educación media y universitaria

2.4 ASISTENCIA DEL PERSONAL

La asistencia del personal es regular.

2.5 RESIDENCIA DEL PERSONAL

La mayoría proviene de diferentes zonas de la capital y municipios cercanos

3. PERSONAL DE SERVICIO


El total de laborantes es 9.

3.2 ANTIGÜEDAD


3.3 ASISTENCIA

La asistencia es regular y puntual.

3.4 HORARIOS

E horario es asignados por la Facultad

4. USUARIOS

4.1 CANTIDAD DE USUARIOS

La Facultad cuenta con las siguientes cantidades de estudiantes, distribuidos entre

la sede central y extensiones departamentales.

Nivel Técnico 13,236, Licenciatura 4,794, Post-Grado 40.

87


En este sector un alto porcentaje no continúa una carrera de post-grado.


La causa principal es el alto costo de las especialidades de post-grado.


Reducir el costo de las carreras de post-grado.

V

SECTOR CURRICULUM

Área

1. PLAN DE ESTUDIO

1.1 NIVEL QUE ATIENDE

El sector currículo atiende la educación Superior.

1.2 AREA QUE CUBRE

Dentro de las áreas que cubre se encuentran Profesores de Enseñanza Media

en: Pedagogía y Técnicos en Administración Educativa, Investigación

Educativa, Derechos Humanos, Lengua y Literatura, Filosofía e Idioma Inglés.

2. HORARIO INSTITUCIONAL

2.1 TIPOS DE HORARIO

El horario es flexible

2.2 MANERAS DE ELABORAR EL HORARIO

De acuerdo a la función que desempeña en personal.

2.3 HORARIOS DE ATENCION AL USUARIO

El horario de atención al público es de 7:30 a 19:30 horas.

2.4 HORAS DEDICADAS A ACTIVIDADES

Las horas dedicadas a actividades son de 7:30 a 19:30 horas.

88

2.3 TIPO DE JORNADA

Los horarios de jornadas establecidos son la matutina, vespertina, nocturna, mixta,

intermedia, sabatina y dominical.

3. MATERIAL DIDÁCTICO

3.1 DOCENTES QUE ELABORAN SU MATERIAL

Los docentes elaboran su material de acuerdo a la exigencia del curso.

3.2 DOCENTES QUE UTILIZAN TEXTO

Según el criterio del docente.

3.3 TIPO DE TEXTO QUE SE UTILIZA

Los textos que se utilizan son de autores nacionales y extranjeros.

3.4 MATERIALES UTILIZADOS

Los materiales utilizados son los documentos bibliográficos, retroproyectores,

pizarrón y marcadores.

3.5 FUENTES DE OBTENCION DE LA MATERIA

Básicamente de los libros de texto e información obtenida en internet.

4. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROCEDIMIENTO

4.1 METODOLOGIA UTILIZADA POR LOS DOCENTES

Los métodos más utilizados son: Inductivo, Deductivo, Participativo y Democrático.

4.2 CRITERIO PARA AGRUPAR A LOS ALUMNOS

El criterio para agrupar a los alumnos depende de cada docente, puede ser: por

afinidad, intereses comunes y ubicación geográfica.

4.3 TIPOS DE TÉCNICAS UTILIZADAS

Las técnicas más utilizadas son: la expositiva, investigativa, grupales, conferencias

y paneles.

89

4.4 PLANEAMIENTO

La Organización que se estableció fue: la planificación anual, planificación de

curso, plan estratégico, plan de actividades y plan de clases.

4.5 CAPACITACIÓN

Las capacitaciones para el personal docente se dan por medio de conferencias y

seminarios.

4.6 INSCRIPCIONES O MEMBRECíAS

Estas se realizan dos veces al año.

4.7 SELECCIONES, CONTRATACIONES E INDUCCION DE PERSONAL

Se realizan por medio del sector administrativo.

5. EVALUACIÓN

5.1 CRITERIOS UTILIZADOS PARA EVALUAR EN GENERAL

Las formas de evaluar serán las siguientes. Pruebas objetivas,

Laboratorios, Exposiciones, Trabajos escritos, Etc.

5.2 TIPOS DE EVALUACION

Los tipos de evaluación son las siguientes: Evaluación diagnóstica,

sumativa y de procesos.


Ausencia de tecnología para impartir clases magistrales.


Falta de iniciativa por parte de los docentes.


Capacitaciones motivacionales periódicas.

90

VI

SECTOR ADMINISTRATIVO

1. PLANEAMIENTO

1.1 TIPOS DE PLANES

Se realizan por departamento a corto, mediano y largo plazo.

1.2 ELEMENTOS DE LOS PLANES

Cada plan se basa con presentación, objetivos, actividades, recursos y evaluación.

1.3 FORMA DE IMPLEMENTAR LOS PLANES

Se implementan según la necesidad de cada curso.

1.4 BASES DE LOS PLANES

De acuerdo a la necesidad de los estudiantes y de la institución se establecen los

objetivos y actividades.

2. ORGANIZACIÓN

2.1 NIVELES JERARQUICOS DE ORGANIZACIÓN

Se establecen por el Decano, Junta directiva, Secretaria académica, Secretario

adjunto, Personal docente y Alumnos.

2.2 ORGANIGRAMA

Se organiza de manera lineal y por departamento.

2.3 FUNCIONES

Se da a conocer las atribuciones y derechos en cada nombramiento

2.4 REGIMEN DE TRABAJO

Es normado por junta directiva

3. COORDINACIÓN

3.1 INFORMACIÓN INTERNA

La información se da por medio memorándum, notas y circulares ubicados en tres

carteleras.

91

3.2 EXISTENCIA DE CARTELERAS

Son utilizadas tres de ellas en las cuales se coloca información de la Facultad y

temas interesantes.

3.3 TIPOS DE COMUNICACIÓN

Se utiliza de manera verbal y escrita.

3.4 REUNIONES DE REPROGRAMACION

Las reuniones de evaluación y programación se llevan al final de cada semestre.

4. CONTROL

4.1 NORMAS DE CONTROL

Existe un reglamento interno.

4.2 REGISTRO DE ASISTENCIA

Existe el libro específico de asistencia.

4.3 EVALUACION DEL PERSONAL

Observación y revisión de actividades y planes.

4.4 INVENTARIO DE ACTIVIDADES REALIZADAS

Se desarrollan según el Plan Operativo Anual (POA).

4.5 ACTUALIZACION DE INVENTARIO FISICO

Se elabora un inventario físico anualmente por medio de auditoría.

4.6 ELABORACION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

Los expedientes se elaboran y ordenan de acuerdo al inicio de semestre y nuevo

ingreso de personal.


Sobrecarga de trabajo secretarial a pocas personas.


Desorganización de funciones.

92


Distribución equitativa de funciones.

VII

SECTOR DE RELACIONES

Área

1. INSTITUCION USUARIOS

1.1 FORMA DE ATENCION A LOS USUARIOS

La institución es de tipo educativo, presta en servicio específico de atención a

estudiantes en horario establecido.

1.2 INTERCAMBIOS DEPORTIVOS

En el mes de mayo de cada año se organizan los encuentros universitarios de la

Facultad de Humanidades. Todos ellos realizados en las secciones

departamentales.

1.3 ACTIVIDADES SOCIALES Y CULTURALES

Dentro de ellas se encuentran: Graduaciones, Seminarios, Exposiciones,

Concursos de canto, poesía y oratoria.

2. CON OTRAS INSTITUCIONES

2. 1 COOPERACIÓN

Se ayuda en casos de desastre, se apoyo de Huelga de Dolores, se brinda

apoyo en actividades del Estado de Guatemala.

3. INSTITUCIÓN CON LA COMUNIDAD

3.1 PROYECCIÓN Y EXTENSIÓN

Se contemplan el proyecto de construcción del Centro Cultural de la Facultad de

Humanidades.


Saturación de graduandos e invitados en el aula Magna

93


Falta de organización administrativa.


Organización administrativa para actos de graduación.

VIII

SECTOR FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL

Área

1. FILOSOFÍA DE LA INSTITUCIÓN

1.1 PRINCIPIOS DE LA INSTITUCIÓN

Velar por el estricto cumplimiento de la filosofía, política y estrategias que

determinan la Facultad de Humanidades.

1.2 VISIÓN

“Egresar profesionales en las distintas ramas con preparación intelectual, para el

desarrollo y la participación en el área social humanística, con proyección y

servicio para solucionar problemas de la realidad nacional en una permanente

actitud prospectiva.”

1.3 MISIÓN

Formar profesionales universitarios a nivel técnico, profesorados de enseñanza

media en pedagogía y técnico en administración e investigación educativa y

promotor de los derechos humanos y cultura de paz, a nivel de grado, licenciatura

en pedagogía con especialidades en administración e investigación educativa para

cubrir las necesidades y fines del Sistema Educativo Nacional.”

2. POLÍTICAS DE LA INSTITUCIÓN

2.1 POLÍTICAS INSTITUCIONALES

“Facilitar la labor estudiantil, con relación a los servicios que presta la

Facultad de Humanidades enmarcados dentro de la Legislación

Universitaria vigente

Atender con prontitud las actividades administrativas hacia las unidades

académicas, ejecutoras de la Facultad.”

94

2.2 OBJETIVOS

“Integrar el pensamiento universitario mediante una visión conjunta y

universal de los problemas del ser humano y del mundo.

Investigar en los campos de las disciplinas filosóficas, históricas, literías,

lingüísticas, pedagógicas, con quienes guarda afinidad y analogía.

Preparar y titular a los Profesores de Enseñanza Media tanto en las

ciencias como en la cultura y las artes.

Brindar directa e indirectamente cultura general y conocimientos

sistemáticos del medio nacional.

Desarrollar conciencia social en el conglomerado universitario, a fin de

articularla con las necesidades de la sociedad guatemalteca.

Realizar las labores de extensión cultural que son necesarias para

mantener vinculada a la Universidad con los problemas de la realidad

nacional.

2.3 METAS

Formar profesionales para que sean de beneficio en una sociedad

económicamente activa.

Preparar un alto nivel académico a los estudiantes dentro del proceso

enseñanza-aprendizaje.

Formar y titular profesionales para la educación media en las

especialidades requeridas por dicho nivel educativo, en colaboración de los

organismos académicos que integran la Universidad de San Carlos de

Guatemala.

3. ASPECTOS LEGALES

3.1 PERSONERÍA JURÍDICA

Se basa en el artículo 82 de la Constitución Política de Guatemala.

3. 2 MARCO LEGAL

Sección quinta de la Constitución Política de la República, Ley Orgánica de la


Reglamento Interno.

95

3. 3 REGLAMENTOS INTERNOS

Se fundamenta en la política definida de la Ley Orgánica.


Falta de conocimiento de los objetivos, Misión y Visión por parte de los

estudiantes de la Facultad.


Falta de información oral y escrita.


Organizar una actividad informativa en la que se dé a conocer los Objetivos,

Misión y Visión de las políticas Impresiones y distribución de trifoliares.

96

4.1 Evaluación de Diagnóstico

Lista de Cotejo

No. Criterios de Evaluación SI NO

1. ¿Se seleccionó la institución para elaborar el proyecto? x

2. ¿Se presentó carta de solicitud para la realización del proyecto? x

3. ¿Se recibió carta de respuesta de autorización para realizar el

proyecto?

x

4. ¿Se entrevistó a las autoridades y personal de la institución? x

5. ¿Se consultó material bibliográfico relacionado con la

institución?

x

6. ¿Se llevó a cabo observación interna y externa de la institución? x

7. ¿Se revisó y clasificó la información obtenida? x

8. ¿Se elaboró el diagnóstico de la institución? x

9. ¿Se entregó el diagnóstico en la fecha indicada? x

97

4.2 Evaluación del Perfil

Lista de Cotejo

No. Actividad SI NO

1. ¿El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que pretende

realizar?

x

2. ¿El nombre del proyecto se relaciona con el problema

seleccionado?

x

3. ¿Existe relación entre los objetivos, metas y actividades

planteadas?

x

4. ¿Cuenta el proyecto con un cronograma de actividades? x

5. ¿Las actividades planteadas llevarán al logro de los objetivos y

metas?

x

6. ¿Se elaboró un presupuesto detallado de los costos del proyecto? x

7. ¿Se involucraron en la formulación del proyecto a las autoridades

de la Facultad de Humanidades?

x

8. ¿Cuenta el proyecto con la aprobación de las autoridades de la

Facultad de Humanidades?

x

9. ¿Se cuenta con un instrumento de evaluación de la Ejecución del

Proyecto?

x

98

4.3 Evaluación de la Ejecución

Lista de Cotejo

No. Indicadores SI NO

1. ¿Se llevaron a cabo las actividades programadas previas a la

elaboración de la guía?

x

2. ¿Se inició la elaboración de la guía según el tiempo programado

en el cronograma?

x

3. ¿Se seleccionaron los contenidos y actividades según lo

planificado?

x

4. ¿La bibliografía seleccionada estuvo disponible durante la

elaboración de la guía?

x

5. ¿Se evaluó periódicamente el avance en la elaboración de la

guía?

x

6. ¿Se llevaron a cabo algunos cambios en la estructura? x

7. ¿Se realización todas las actividades previstas con

responsabilidad?

x

8. ¿Se terminó la elaboración de la guía en el tiempo establecido? x

99

Evaluación Final

Lista de Cotejo

No. Indicadores SI NO

1. ¿El proyecto representa beneficios a la comunidad educativa? x

2. ¿Participó activamente en la ejecución del proyecto? x

3. ¿Le pareció positiva la experiencia de la ejecución del

proyecto?

x

4. ¿Solucionó satisfactoriamente los inconvenientes que se le

presentaron durante la ejecución?

x

5. ¿Los esfuerzos invertidos ayudaron a culminar con éxito el

proyecto?

x

6. ¿Se optimizaron eficientemente los recursos disponibles? x

7. ¿El proyecto se ejecutó tomando en cuenta los objetivos

propuestos?

x

8. ¿El proceso de ejecución del proyecto se realizó en el tiempo

establecido?

x

100

PLAN DE ACCIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE

LA FACULTAD DE HUMANIDADES

1. Identificación

1.1. Nombre de la Institución

Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala

1.2 Dirección

Edificio S-4 Ciudad Universitaria, Campus Central Zona 12 Guatemala.

1.3 Ejecutor del Diagnóstico

PEM Marylinda Ruiz Valenzuela De Ortiz

Carné: 200613910

Dirección Personal: Lote 8 Manzana “B” Sector 2 Zona 12 Col. Loma Real

Teléfono: 50611410

Nombre del Asesor: Licda. María Teresa Gatica Secaida.

2. Objetivo General

Determinar la situación de la Institución en general permitiendo de esta

manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ella,

tomar decisiones acorde a las necesidades propias de la institución.

3. Objetivos Específicos

3.1 Identificar los problemas y necesidades existentes la Facultad de


3.2 Plantear propuestas de solución a los problemas encontrados en la

Facultad de Humanidades.

4. Actividades a Realizar:

4.1 Elaboración de instrumentos a aplicar en el diagnóstico, basados en la

entrevista y la observación.

4.2 Validación de la evaluación.

4.3 Aplicación de instrumentos seleccionados.

4.4 Recolectar información bibliográfica observada y oral.

4.5 Selección de las debilidades identificadas en la institución.

4.6 Priorización de las debilidades identificadas.

4.7 Analizar la problemática de la institución.

4.8 Plantear Soluciones.

4.9 Aplicación del análisis de viabilidad y factibilidad.

101

4.10 Elaboración del informe del diagnóstico.

4.11 Presentación del informe del diagnóstico.

5. Recursos a Utilizar:

5.1 Humanos:

5.1.1 Decano Lic. Walter Mazariegos

5.1.2 Licda. Iliana Cardona, Secretaria académica

5.1.3 Secretaria, Massiel Martínez

5.1.4 Epesista

5.1.5 Estudiantes

5.1.6 Personal Operativo

5.1.7 Personal de la Empresa de reciclajes de papel y plásticos de

Guatemala “REPPGUA”

6. Material y Equipo

6.1 Mesas de madera

6.2 Sillas

6.3 Cajas de cartón

6.4 Insumos de oficina

6.5 Material bibliográfico

7. Económico

7.1 Papelería

7.2 Transporte

7.3 Fotocopias

7.4 Tinta para impresora

7.5 Lapiceros, lápiz, borrador, sacapunta, regla.

7.6 Internet

7.7 Material bibliográfico

8. Evaluación

Se aplicó una lista de cotejo, por considerar la más aplicable en esta fase.

102

Técnica: Entrevista


FACULTAD DE HUMANIDADES

DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA

Apreciable Docente: La estudiante Epesista Marylinda Ruiz Valenzuela con número de carné 200613910, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar esta valiosa información para la etapa del Diagnóstico Institucional del Ejercicio Profesional Supervisado.

ENTREVISTA A DOCENTES Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.

1) ¿Recibe capacitación constante dentro o fuera de la Facultad? Si ○ No ○

2) ¿Se le supervisa periódicamente el trabajo que realiza? Si ○ No ○

3) ¿Cree que la institución, cuentan con la infraestructura adecuada para el buen desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje?

Si ○ No ○

4) ¿Cree que el mobiliario y equipo de las aulas se encuentra en condiciones aceptables para el proceso enseñanza – aprendizaje?

Si ○ No ○

5) ¿Se le brinda material didáctico y de apoyo para impartir sus clases?

Si ○ No ○

103




Apreciable Estudiante: La Epesista Marylinda Ruiz Valenzuela con número de carné 200613910, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar esta valiosa información para la etapa del Diagnóstico Institucional del Ejercicio Profesional Supervisado.

ENTREVISTA A ESTUDIANTES

Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.

1) ¿La atención que se le proporciona en el área administrativa de la Facultad de Humanidades es aceptable?

Si ○ No ○

2) ¿Cree que los docentes están capacitados para enseñar los cursos que imparten? Si ○ No ○

3) ¿Cree que la institución, cuentan con la infraestructura adecuada para el buen desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje?

Si ○ No ○

4) ¿Considera que las aulas de la Facultad son suficientes para el número de estudiantes que asisten?

Si ○ No ○

5) ¿Cree que el mobiliario y equipo de las aulas se encuentra en condiciones aceptables para el proceso enseñanza - aprendizaje?

Si ○ No ○

104




Apreciable Trabajador: La Epesista Marylinda Ruiz Valenzuela con número de carné 200613910, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar esta valiosa información para la etapa del Diagnóstico Institucional del Ejercicio Profesional Supervisado.

ENTREVISTA PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.

1) ¿Cree que la institución, cuentan con la infraestructura adecuada para el buen funcionamiento administrativo?

Si ○ No ○

2) ¿Recibe capacitación constante? Si ○ No ○

3) ¿El mobiliario con que cuenta la institución es suficiente para archivar los expedientes de los estudiantes?

Si ○ No ○

4) ¿Considera que la atención a los estudiantes es eficiente? Si ○ No ○

5) ¿Cree que el mobiliario y equipo de las oficinas se encuentra en condiciones aceptables?

Si ○ No ○

105

TÉCNICA: Observación

Listas de Cotejo

0 1 2 3 4

Totalmente de acuerdo

Mayoritariamente de acuerdo

Parcialmente de acuerdo

En desacuerdo

No sabe

Se cumple plenamente

Se cumple aceptablemente

Se cumple insatisfactoriamente

No se cumple No hay información

No. INDICADOR ESCALA

1. Las instalaciones de la institución se encuentran en buenas condiciones.

0 1 2

3 4

Comentarios:

2. La institución cuenta con los espacios requeridos para que el trabajo en correctas condiciones de uso.

0 1 2

3 4

Comentarios:

3. El personal es adecuado para el cumplimiento de las funciones de la institución

0 1 2

3 4

Comentarios:

4. Las vías de acceso a la institución se encuentran en buenas condiciones

0 1 2

3 4

Comentarios:

106

5. La institución posee un bibliografía actualizada de las investigaciones realizadas por dicha institución

0 1 2

3 4

Comentarios:

6. En la institución existen espacios para organizar reuniones y conferencias

0 1 2

3 4

Comentarios:

7.

La institución cuenta con materiales para tareas de impresión y copia.

0 1 2

3 4

Comentarios:

8.

La relación entre el personal de la institución, es en un ambiente de cordialidad, colaboración y responsabilidad.

0 1 2

3 4

Comentarios:

9. La institución tiene disponibilidad de equipamiento información y acceso a redes de información con tecnología actualizada.

0 1 2

3 4

Comentarios:

107

INFORME

EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

“DEPURACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DUPLICADOS DE EXPEDIENTES DE

EXAMENTES DE PROFESORADO, DE LAS DIFERENTES ESPECIALIDADES,

DE LA FACULTAD DE HUMANIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE SAN

CARLOS DE GUATEMALA”.

El proyecto se inició a partir del 01 de julio de 2010 y finalizó el 30 de noviembre

del mismo año.

Consistió en el archivo, depuración y eliminación de duplicados de expedientes de

exámenes de Profesorado, de las Diferentes Especialidades, de la Facultad de

Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de los años 2007,

2008, 2009.

Del año 2007 se trabajaron los expedientes con número de acta del 22884

al 24030, en total 1146.

Del año 2008 se trabajaron los expedientes con número de acta del 24031 al

24906, en total 875.

Del año 2009 se trabajaron los expedientes con número de acta del 24907 al

26851, en total 1944.

El total de expedientes de los tres años son de 3,965.

Papelería que se Archivó.

Acta de graduación

Recibo de pago (250.00) original o una copia

Recibo pago de impresión título (110.00) original o una copia

Solvencia general (copia amarilla)

Un cierre de pensum ( una fotocopia)

Una constancia de expediente estudiantil

Una certificación de Cursos aprobados original

Una fotocopia de la cédula de vecindad o DPI

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Papelería que se eliminó

Solicitud de examen especial

Temario para examen especial de graduación

Fólder

Fotocopia extra de recibo de pago (250.00)

Fotocopia extra de recibo pago de impresión título (110.00)

Fotocopia extra de la cédula de vecindad o DPI

Fotocopia extra de cierre de pensum

Fotocopia de certificación de cursos

Examen del estudiante escrito (6 hojas)

Guía de evaluación del examen final de profesorado nivel intermedio.

Se gestionó la autorización para la eliminación de papelería no trascendental. Para

ello se realizó una reunión el día 26 de julio con la Licda. Amanda Judith López,

presidente de Archivo General, la cual amablemente nos explicó detalladamente el

procedimiento que debe realizarse para la eliminación de duplicados de los

expedientes de los estudiantes de nivel intermedio; entre ellos: un reglamento de

conservación R-C01-2006 en donde se detalla la papelería a conservar y la que se

puede eliminar, la cual debe medirse en metros lineales.

Se redactaron cartas de solicitud al Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos CISED bajo la presidencia de la M. A. Amanda Judit

López de León.

Se llenaron los formularios correspondientes de solicitud para eliminación de

expedientes de estudiantes de Nivel intermedio firmados y sellados por la

Secretaria Académica Licda. Iliana Cardona de Chavac y el Decano Lic. Walter

Ramiro Mazariegos Biolis.

Así mismo se gestionó con la empresa REPPGUA (Recicladora de Papel y

Plástico de Guatemala) para que colaboraran con la destrucción y eliminación de

los duplicados de expedientes de estudiantes de Profesorado de las diferentes

especialidades. Para ello se procedió a redactar dos actas No. 135 y 136 en el

Libro especial de actas, en las cuales se deja constancia de la autorización para

la eliminación de papelería no trascendental, y la fecha en la que se realizó la

actividad de destrucción.

De la misma manera se realizó la transcripción de las actas certificadas por la

Secretaria académica Licda. Iliana Cardona de Chavac copiadas literalmente

como se encuentran en el Libro de Actas Especiales.

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