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MAPA DE PROCESOS DEL C.E.P. B.M.
PROCESO DIRECTIVO
DIRECTIVO
PROCESOS MISIONALES
ADMISIÓN Y REGISTRO DISEÑO CURRICULAR ACAD. FORMATIVO
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
GESTIÓN DEL
RECURSO FÍSICO
BIENESTARCOMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
GESTIÓN DE MEJORAS
EL CICLO DE LA CALIDAD
OBJETIVOS
EJECUTAR
MEDIR
TOMAR DECISIONES
PROCESO DIRECTIVO
OBJETIVO: Orientar, coordinar y difundir todos los procesos que coadyudan a optimizar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) fijando directrices y suministrando recursos.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
1. Compromiso y Responsabilidad del personal con el SGC
2. Liderazgo de los responsables de cada Proceso.
3. Comunicación oportuna y adecuada entre todos los procesos
RESPONSABLE: DIRECTORA
PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTROS
OBJETIVO: Matricular estudiantes seleccionados que cumplan con el perfil del Colegio.
ALCANCE:
Aplica desde la firma de la matrícula, cancelación de la matricula; (incluye selección, admisión, inducción, propiedad del cliente, justificación retiro de la estudiante)
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:Buena definición de perfil de los aspirantes, buenas entrevistas, comunicación, formación del equipo evaluador.
ACTIVIDADES DEL PROCESO (PHVA)
P: Establecer cronograma general
P: Abrir inscripciones
P: Realizar entrevista
P: Hacer inducción y evaluación a las alumnas nuevas
H: Definir resultados de admisión
H: Publicar listas de admitidas
P: Realizar inducción a familias nuevas
H: Entregar solicitudes alumnas antiguas
P: Realizar inducción para la matrícula
H: Hacer matrícula ordinarias y extraordinarias
H: Archivar la matrícula
V: Reportar y analizar indicador del proceso
H: Presentar informe de gestión del proceso
A: Definir acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso
PROCESO DE DISEÑO CURRICULAR
OBJETIVO:
Diseñar el currículo del colegio de acuerdo a los principios institucionales y de Ley que requiere el contexto para garantizar unos adecuados diseños ajustados a las necesidades y expectativas que optimicen el servicio formativo que se presta.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
1. Diseños adecuados a los requerimientos de los clientes y del contexto. 2. Personal docente competente y con liderazgo.
PROCESO ACADEMICO FORMATIVO
OBJETIVO:
Acompañar la implementación del currículo del colegio garantizando la calidad formativa de las estudiantes y promoviendo en ellas una formación integral acorde al horizonte institucional de acuerdo a los requisitos legales e institucionales.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
1. Diseño curricular
2. Personal idóneo y profesional
3. Compromiso.
4. Comunicación.
5. Compromiso familiar
ACTIVIDADES DEL PROCESO
P: Definir y planificar el Proceso Formativo-académico
H: Implementar el currículo
H: Elaborar informes académicos
H: Promover estudiantes
V: Seguimiento al Proceso
V: Validar la formación de las estudiantes
A: Implementar las mejoras
GESTION DEL TALENTO HUMANO
OBJETIVO:
Garantizar la competencia del personal del colegio, a fin de asegurar la eficacia del servicio que se presta.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
Definición de perfiles, selección, Inducción y evaluación (desempeño y competencias) que cumplan con el perfil de competencia, actividades de toma de conciencia y organización del proceso.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
P. Perfiles, necesidades de personal, de formación y fechas para evaluaciones de desempeño.
H. Selección, contratación, inducción, formación.
V. Cumplimiento de perfiles (Competencia) en selección, inducción, periodo de prueba, desempeño. Cumplimiento del programa de formación y a su eficacia. Cumplimiento en planes de mejoramiento.
A. Mejoras de la competencia del personal y al proceso.
GESTIÓN DE RECURSO FISICO
OBJETIVO: Administrar, suministrar, mantener y preservar los recursos requeridos para la prestación del servicio y su adecuado ambiente de trabajo con proveedores calificados.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:-
• Identificación y priorización de necesidades de compra, mantenimiento y ambiente de trabajo en forma oportuna.
•Suministros oportunos de acuerdo a necesidades.
•Proveedores confiables.
•Inventario de insumos de acuerdo a las necesidades.
•Planta física en buenas condiciones de presentación y funcionamiento.
ACTIVIDADES DEL PROCESO (PHVA)-
Determinar y priorizar recursos.
Establecer productos críticos.
Gestionar ambiente de trabajo.
Asignar recursos.
Detectar y priorizar necesidades.
Seleccionar y evaluaciòn proveedores.
Recibir y verificar el producto.
Programar y verificar mantenimiento preventivo y correctivo.
Hacer seguimiento a la gestión del proceso.
Realizar inventarios.
BIENESTAR
OBJETIVO:
Brindar condiciones adecuadas para la realización de las actividades de apoyo a la formación, que aseguren el bienestar espiritual, físico, emocional, intelectual, psico-afectivo y social, que impacten en la comunidad en general
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
•Coordinación adecuada de las diferentes actividades .
• Comunicación oportuna tanto para identificar como para socializar las diferentes actividades .
• Interacción constante frente a necesidades de otros procesos de Trabajo en equipo.
• Vinculación y apoyo de otros procesos y de la Comunidad Educativa
PROCESO DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
OBJETIVO:
Garantizar la presentación, estructura y control de la información que hace parte del conocimiento de la Institución y los medios para su adecuada comunicación y preservación.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
Documentación actualizada, legible, fácilmente identificable y preservada; medios eficaces para la difusión de la información; control de obsoletos; registros almacenados adecuadamente, preservados, analizados y con disposición final.
GESTIÓN DE MEJORAS
OBJETIVO: Garantizar el mejoramiento continuo de la institución y de la prestación del servicio a partir de un correcto análisis de datos que conlleve a la solución de NC (No Conformidades) y la eficacia de las Acciones CP (Correctivas, Preventivas) y AM (Acciones de Mejora).
FACTORES CLAVE DE ÉXITO:
Compromiso del personal en la implementación del proceso.
Competencia del personal en la identificación de acciones
Un análisis de datos, teniendo en cuenta la intuición, la experiencia y la información para la toma de decisiones.
Manejo de técnicas estadísticas para la solución de problemas.
Motivación y actitud positiva de la comunidad educativa frente al hallazgo de diferentes acciones.
Respuesta oportuna a las solicitudes del cliente interno y externo.
Socialización y sensibilización a los padres de familia, estudiantes y comunidad en general para el uso de las sugerencias, quejas y reconocimientos.
MEJORAS DE CALIDAD PARA EL COLEGIO SOR QUERUBINA
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• Revisar que todo el alumnado cuente con la documentación completa.
• En caso de que falten documentos enviar una notificación a los padres o apoderados y que la misma quede registrada como constancia del pedido con fecha de envio.
• Aperturar un cuaderno de cargos.• Mantener actualizada la ficha socio familiar de
los alumnos.
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• Elaborar un formato de anecdotario que acompañe a los alumnos año a año.
• Registrar todos los materiales del aula.
• Manejar un directorio de ex alumnas.
• Invitar a las ex alumnas a que participen con su testimonio en el programa de O.V.
• Verificar las inasistencias y tardanzas de cada día.
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• En el área Formativa:– Proyectos que se concreticen en un producto.– Evaluaciones estandarizadas que nos permitan obtener
indicadores de medición. (Matemática, comunicación y ciencias).
– Seguimiento permanente a los alumnos con bajo desempeño académico.
– Implementar estrategias metodológicas que favorezcan la nivelación en alumnos de bajo rendimiento.
– Registro auxiliares de evaluaciones permanentes para verificar el logro de habilidades.
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• En el área Curricular:– Supervisión permanente de las actividades
planteadas en el proceso formativo.
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• Contar con un perfil del:– Maestro– Personal Administrativo– Personal de Servicio
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• El tópico debe manejar un registro de los alumnos que atiende y reportar casos que reinciden constantemente.
• Psicología debe manejar un registro de atenciones a alumnos y padres de familia. Cada alumno debe contar con una carpeta de seguimiento.
• Los profesores deben identificar a todos sus alumnos (cartel con fotos de alumnos en la sala de profesores)
• Pastoral debe contar con un registro de atenciones y ayuda espiritual que brinda el Padre Mauro.
¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?
• Contar con un buzón de comunicación:– Sugerencias– Quejas– Reclamos
Todo debe estar descrito, no es anónimo, fechado y con respuesta telefónica, escrita o entrevista personal a modo de corroborar la satisfacción del cliente.