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Domaine Immobilier et Infrastructures
EPFL RI DII BS 127 (Bâtiment BS) Station 4 CH - 1015 LAUSANNE
Téléphone : Fax : Site web :
+4121 693 52 20 +4121 693 70 00 www.epfl.ch/dii/
Manuel Immobilier EPFL
Système de management du DII
Avril 2011
VPRI – DII
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 2 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
Table des matières 1. Historique des constructions ............................................................................... 3
2. Préambule ........................................................................................................... 7
3. Présentation et organisation des activités du DII ................................................ 8
4. Domaine d’application ......................................................................................... 9
5. Les processus externalisés du DII ...................................................................... 9
6. Objectifs du système de management ................................................................ 9
7. Description du système de management .......................................................... 10
8. Les rôles dans le système de management ...................................................... 12
9. Architecture du système de management (SM) ................................................ 17
10. Processus de direction ...................................................................................... 18
11. Processus de réalisation ................................................................................... 19
12. Liste des responsables de processus cf. site Internet SM ................................ 19
13. Description des processus ................................................................................ 20
14. Processus de soutien ........................................................................................ 31
15. Abréviations ...................................................................................................... 35
16. Références, notes ............................................................................................. 36
17. Modifications majeures par rapport à la version précédente ............................. 36
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1. Historique des constructions 1969 Reprise de l'Ecole Polytechnique et Universitaire de Lausanne, qui
compte alors 1117 étudiants et qui devient EPFL, par la Confédération au 1er janvier 1969.
1970/1 Jugement en deux tours du concours pour le plan directeur. Le bureau
Zweifel, Strickler et Associés, en collaboration avec Metron, est chargé de la réalisation de la première étape des constructions (cf. Fig.1).
1971/2 A l'instigation de l'EPFL, mise en place d'un instrument de concertation
régional en matière d'urbanisme et de planification. 1972 Message pour le premier crédit partiel de la 1ère étape (374 mio); ouverture
du crédit en mars 1973. 1972/3 Mise à l'enquête de la première étape avec demande de permis de construire
pour les Halles de mécanique et de chimie. Bien que respectant le cadre réglementaire, les tours caractéristiques du projet de concours soulèvent un tollé populaire. Pour ne pas perdre du temps en procédures, le projet est modifié.
1974 Début des travaux bâtiments (Halles de mécanique et de chimie).
1980 Concours d'architecture pour la deuxième étape de l'EPFL. Le premier prix est
attribué au bureau Vouga et réalisations scolaires, qui est chargé de l'exécution d'une partie des travaux de la 2e étape. Le Message 1980 présente la planification de la deuxième étape et annonce la volonté de créer du logement, un parc scientifique et l'accueil d'activités complémentaires sur le site de l'EPFL.
1983 Début des travaux de la 2e étape en 1984. 1984 Fin des travaux de la 1ère étape. L'EPFL compte 2920 étudiants et occupe
108'000 m2 de surface utile principale, tous sites confondus. 1992 Dès la mise en vigueur du plan d'affectation cantonal révisé (PAC 229), les
projets de construction pour les logements pour étudiants Aux Triaudes et du bâtiment A du Parc Scientifique de l'EPFL sont mis à l'enquête. Les deux opérations sont caractérisées par un financement mixte privé et public.
1993 Après de longues études préparatoires, lancement d'un concours
d'architecture pour le Quartier Nord conformément à la nouvelle organisation des constructions de la Confédération. Lauréat : Schnebli Ammann Ruchat.
1994 Première demande de crédit pour le Quartier Nord et début des travaux pour
le Bâtiment de microtechnique. 1996 Fin des travaux de la 2e étape et fin du mandat de la Délégation. L'EPFL
compte 150'000 m2 de surfaces utiles principales, tous sites confondus, pour 4'336 étudiants.
1998 Fin du projet OSIRIS, débuté en 1996, aboutissant à la certification ISO 9001
du service électrique de l'EPFL. 1999 Réorganisation de l'administration fédérale NOVE : le CEPF et ses institutions
deviennent autonomes en matière de constructions dès le 1er janvier 1999. Le budget des constructions, géré auparavant au sein de la Confédération, est intégré dans le budget de l'EPFL.
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2000 Le développement des sciences de la vie implique une modification majeure de la planification du Quartier Nord en voie de réalisation. Annonce du changement de projet et d'un crédit additionnel de 15 mio dans le cadre du Message 2000.
2001 Nouvelle structure de l'EPFL en facultés dotées d'une large autonomie;
création de la faculté des Sciences de la vie et du Collège des humanités. 2001 Le déménagement de la section d'architecture marque la fin du transfert de
l'EPFL à Ecublens. 2001 Certification ISO 9001:2000 (projet PASCAL) des autres activités de gestion
du patrimoine immobilier, conformément aux exigences du Manuel immobilier du CEPF.
2002 Réorganisation importante de la gestion du patrimoine immobilier et création
du DII Domaine immobilier et infrastructures (DII). 2003 Fin des travaux de la troisième étape. 2004 Consolidation des nouvelles structures du DII et fusion des systèmes de
qualité OSIRIS et PASCAL, avec certification du Système de Management du DII selon ISO 9001:2000.
2004 L'EPFL compte 6'530 étudiants et dispose pour son usage de 203'000 m2 de
surfaces utiles principales, tous sites confondus, y compris locaux loués. 2004 Lancement d'un concours d'architecture au niveau international pour la
réalisation du futur centre d'apprentissage, d'information et de vie du campus, le Learning Center. Le lauréat est le bureau Sanaa de Tokyo.
2004 Premier mode de financement sous forme BOT (Build operate transfer) pour
la réaffectation en logements pour étudiants et hôtes académiques et la gestion des bâtiments de l'Eglise-Anglaise à Lausanne.
2005 Inauguration officielle du bâtiment BC attribué à la Faculté Informatique et
Communication. Entré en fonction en octobre 2004, ce bâtiment conçu par le bureau d'architectes Lüscher SA a été réalisé en entreprise générale (Hauser, Rutishauser, Suter AG, HRS).
2005 Adjudication à la société K. Steiner pour réalisation en entreprise totale du
nouveau Bâtiment des Sciences de la Vie. 2006 Adjudication en entreprise totale au groupe Losinger pour la réalisation du
Rolex Learning Center et demande de permis de construire. 2006 Adjudications au groupe Strader pour la réalisation d'un hôtel destiné aux
hôtes du campus, au groupe K. Steiner pour la réalisation de logements pour étudiants et au groupe HRS pour la réalisation d'un centre de congrès et services. Ces partenariats public-privé sont assurés par le biais de l'attribution de droits permanents et distinct de superficie.
2007 Lancement de la procédure d'addenda 1 au PAC 229 pour mise en conformité
des logements d'étudiants dans le cadre du Centre de conférences. 2007 Délivrance du permis de construire du Rolex Learning Center permettant
l'ouverture du chantier le 31 août 2007. 2007 Adjudication au groupe HRS pour la réalisation du Quartier de l'innovation.
Procédure en partenariat public-privé assuré par le biais de l'attribution d'un droit permanent et distinct de superficie.
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2008 Mise à l'enquête de l'addenda 1 au PAC 229. 2008 Mise en exploitation par étapes du nouveau bâtiment des Sciences de la Vie. 2008 Délivrance des permis de construire pour les logements pour étudiants "Les
Estudiantines" et le "StarlingHotel at EPFL". Les deux chantiers sont ouverts courant juin 2008. Les passages inférieurs sous la RC1 sont mis en oeuvre parallèlement avec un financement assuré en majorité par les investisseurs de ces deux établissements.
2008 Réhabilitation de la zone H du bâtiment de Chimie. Réalisation par Losinger
Constructions SA et le bureau d'architecte J.-B. Ferrari. 2009 Début du chantier de la 1e étape du Quartier de l'innovation. 2009 Approbation de l'addenda 1 au PAC 229 pour le Centre de conférences et
délivrance de l'autorisation de défrichement de la zone boisée de Blévallaires.
2009 Remise de l'ouvrage du Rolex Learning Center par Losinger Constructions
SA. 2009 Inauguration officielle du nouveau bâtiment des Sciences de la Vie. 2009 Lancement du projet "Objectif campus" pour assurer un aménagement
cohérent du campus en fonction des réalisations en cours. Les thématiques principales sont l'aménagement paysager, la signalétique et l'éclairage. Adjudication à l'entreprise totale Marti Constructions SA.
2009 Appel d'offres en entreprises totales pour le nouveau bâtiment de
Microtechnique de Neuchâtel dont le financement sera du ressort de l'Etat de Neuchâtel et l'exploitation prise en charge par l'EPFL.
2010 Mise en exploitation en février des logements pour étudiants « Les
Estudiantines » 2010 Ouverture du Rolex Learning Center le 22 février. 2010 Mise en exploitation du Starling Hotel at EPFL en avril. 2010 Inauguration de la place Cosandey 2010 Appel d’offres en entreprises totales pour « Le Pôle de Bio-Ingénierie et les
services centraux de l’EPFL » comprenant la transformation des halles de Mécanique et de l’ancienne bibliothèque. Une proposition de concept pout un futur « Teaching Lab » est intégré dans l’appel d’offres.
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Objectifs stratégiques du DII • Contacts clients – Collaborations en réseau Les collaborateurs du DII, sont notamment chargés des contacts avec les utilisateurs, les intervenants internes et externes, ainsi que les cercles de décision, relatifs aux prestations dont ils ont la charge. • Relations transversales et coordination / collaboration Les collaborateurs ont la responsabilité de soutenir activement la mise en place d’un mode de fonctionnement collaboratif par projet et type de prestations ou par groupe pluridisciplinaire. Ils favoriseront l’échange d’expériences et les innovations qui permettent de simplifier ou d’accélérer la livraison des prestations du DII. • Contribution économique Les collaborateurs soutiendront activement la politique de rigueur et de responsabilisation permettant de répondre aux nouvelles exigences budgétaires. • Expertise et gestion des compétences Les prestations à fournir par le DII s’inscrivent dans le contexte général défini par les règlements et modalités régissant le domaine immobilier des EPF, les décisions et procédures en vigueur du système de management du DII (SM), principalement dans le cadre stratégique et les objectifs principaux définis par la direction.
1974-1984 : Première étape
1983-1996 : Deuxième étape
1994-2003 : Troisième étape
2004-2010 : Quatrième étape
Futur
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2. Préambule Une gestion professionnelle efficace et flexible du patrimoine immobilier est nécessaire pour faire face à un environnement dynamique. Au travers du système de management (SM), il s'agit de développer une base de travail commune nous permettant à plus ou moins long terme d’accomplir nos tâches, à quelques niveaux que nous soyons et tous métiers confondus, au plus près des exigences de nos utilisateurs, et des contraintes diverses inhérentes à nos prestations.
Fig.2 – Répartition des Facultés sur le campus de l'EPFL.
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3. Présentation et organisation des activités du DII L’infrastructure immobilière de notre campus constitue une ressource importante au service des étudiants, des enseignants, des chercheurs et de l’ensemble des collaborateurs techniques et administratifs. Elle héberge quotidiennement plus de 12'000 personnes au sein de quelques 508’683 m2 de surface totale. Il s’agit de l’exploiter, de l’entretenir, de l’adapter régulièrement aux besoins des utilisateurs. Il faut aussi créer des espaces et des volumes nouveaux en fonction de l’accroissement du nombre des étudiants et des exigences de la recherche. Les activités principales, rattachées et coordonnées par VPRI sont les suivantes (cf. Fig.3) : - Constructions L'unité Constructions réunit les compétences architecturales du domaine et a la responsabilité de la construction du patrimoine immobilier. Elle est notamment chargée de coordonner la préparation de l’argumentaire des nouveaux Programmes de constructions à soumettre au Parlement pour l’obtention du financement de nouvelles constructions. - Exploitation L'unité Exploitation réunit les compétences techniques du domaine et a la responsabilité de la maintenance et de l’exploitation technique du patrimoine immobilier. En collaboration avec le service Sécurité, Hygiène et Environnement l'unité Exploitation veille à la qualité de l’environnement de travail et intervient en premier lieu en cas d’incident ou de sinistre. - Intendance L'unité Intendance est responsable de l’ensemble des prestations de services dites "hôtelières". Elle est à l’écoute des utilisateurs et propose des mesures propres à améliorer l’usage et la gestion du patrimoine immobilier. Les groupes transversaux de Gestion immobilière, de Finances et Controlling et des Achats s'exercent de manière transversale et opérationnelle pour l’entier du domaine.
Fig.3 – Organigramme du DII
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4. Domaine d’application La politique globale du système de management telle que définie entre autres dans le Manuel Immobilier du CEPF s’applique à toutes les collaboratrices et collaborateurs, ainsi qu’à toutes les prestations fournies par le Domaine Immobilier et Infrastructures. 5. Les processus externalisés du DII Dans une perspective d’optimisation des ressources, le DII évalue régulièrement l’opportunité d’internaliser ou d’externaliser certaines activités et se conforme à la réglementation de l’EPFL définie sous POLYLEX. Il existe un contrat implicite des prestations fournies par l’EPFL au DII figurant sur le site commun epfl.ch sous la rubrique Tous les services comprenant notamment : - Les ressources humaines - Les services financiers et CCSAP - SHE sécurité hygiène et environnement - DIT informatique et technologie de communication Les prestations « contractuelles » étant celles qui figurent sur les différentes pages web des services mentionnés. Les prestations externalisées à des entités hors EPFL le sont sur une base contractuelle gérée par chaque unité avec le support des achats qui en a la liste. 6. Objectifs du système de management La mise en œuvre du système de management du DII a pour but de favoriser l'accomplissement des 3 missions principales du DII, à savoir : le service aux utilisateurs, le maintien de la valeur du patrimoine immobilier, ainsi que l'analyse et la gestion de la valeur ajoutée dans une vision de développement durable. Les objectifs suivants sont en particulier visés : prise en compte et intégration des éléments de planification, action, vérification et correction, satisfaction des utilisateurs, établissement de nos prestations compétitives sur le plan qualité/prix par rapport au marché, efficacité de nos processus métiers et optimisation du fonctionnement entre services, intégration de la notion de développement durable dans toutes les activités du domaine, diminution permanente des dysfonctionnements dans l’application de nos processus, qualité des processus et des prestations, ainsi que celle de nos mandataires, nos fournisseurs et nos sous-
traitants, qualification professionnelle de nos collaborateurs, facilitation de la formation des nouveaux collaborateurs, satisfaction de nos collaborateurs.
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7. Description du système de management Le système de management (cf. Fig.4) est organisé de telle manière à offrir une gestion intégrée du patrimoine immobilier (facility management intégré). Il regroupe toutes les composantes nécessaires à une amélioration continue dans les domaines de la planification, de la réalisation des prestations et des aspects de contrôle et de benchmarking.
Fig.4 – Système de management (facility management intégré). - Manuel immobilier EPFL Ce manuel décrit de manière détaillée et concrète l'ensemble des processus de réalisation, de direction et de soutien, utilisés dans le Domaine Immobilier et Infrastructures. Il documente le système mis en œuvre pour répondre aux demandes des utilisateurs de manière flexible, économe et transparente, dans le cadre stratégique, économique et politique fixé. - Site internet Les informations publiées sur le site internet du DII sont officielles et validées par sa direction. Ce site offre à l'utilisateur interne et externe un accès rapide aux informations nécessaires. - Portail web collaborateurs (Site intranet) La documentation référencée (manuel immobilier EPFL, processus, procédures, instructions de travail, organisation du système de management, etc.) est gérée dans un système électronique de gestion documentaire est disponible par le biais de l'intranet du Domaine Immobilier et Infrastructures, au travers d'un système de gestion documentaire. Ce site permet de faire vivre le système de management au sein du domaine, de compléter la formation continue des collaborateurs et d'offrir un lien avec les outils opérationnels informatisés. - Enquête auprès des utilisateurs Les enquêtes auprès des utilisateurs sont ponctuellement réalisées par métiers et comprennent tous les critères significatifs permettant de connaître la satisfaction des utilisateurs et leurs propositions d’amélioration. - Evaluation des mandataires, sous-traitants et fournisseurs Grâce à cette évaluation, le Domaine Immobilier et Infrastructures évalue, notamment, le rapport qualité/prix des prestations fournies. C’est le chef de projet et / ou le chef des achats du DII qui réalise régulièrement cette évaluation. Le dépouillement et l’analyse des résultats sont réalisés par le chef des achats du DII et transmis au responsable du système de management pour être inclus à la revue de direction. Les prestations fournies par les mandataires, sous-traitants et fournisseurs sont qualifiées d’après les critères suivants :
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qualité de l'offre qualité du service client respect des délais qualité du matériel forme et qualité de la livraison flexibilité clarté et conformité de la facturation …
- Audit interne du système La planification des audits est organisée de façon à ce que le système de management soit examiné au moins une fois par année. Le gestionnaire du système de management est responsable de leur planification et de leur réalisation en collaboration avec la direction du DII et les auditeurs internes désignés pour réaliser cet audit. Après la conclusion des différents audits l’auditeur rédige un rapport d’audit dont les conclusions sont incorporées à la revue de direction. - Indicateurs Un système d'indicateurs (cf. Fig.5) permet d'offrir les éléments de conduite, décision et contrôle à tous les niveaux du DII. Il se compose de trois types d'indicateurs : les indicateurs des tableaux de bord du domaine et des unités, les indicateurs analytiques FM (Indiana), planification stratégique des bâtiment (STEEP) et les indicateurs de processus.
Fig.5 – Indicateurs du DII
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- Revue de direction (évaluation annuelle du système) Le groupe de direction évalue, une fois par année, l’atteinte des objectifs stratégiques du DII, la qualification et l’efficacité du système de management. Cette évaluation contient les critères d’appréciation suivants : efficacité des actions d’améliorations préventives et correctives, connaissance et acceptation interne du système de management, qualification et respect des procédures, qualité et rentabilité des prestations fournies, satisfaction des utilisateurs et collaborateurs, qualité des mandataires, sous-traitants et fournisseurs, actions d’améliorations préventives et correctives, suite à l’évaluation annuelle, définition de nouveaux objectifs de qualité pour la prochaine période.
Un document décrivant les objectifs généraux stratégiques du DII est publié annuellement à l'intention de tous les collaborateurs, après communication en séance plénière. - Système d’améliorations (propams et boucles d'amélioration) Par l‘application d’actions d’améliorations préventives et correctives ciblées, les erreurs possibles, les manquements et les insuffisances seront évitées voire exclues. L’application des actions d’améliorations correctives doit empêcher la répétition d'erreurs ou insuffisances. Les points faibles ou les non-conformités du système de management peuvent ainsi être identifiés et éliminés. Le suivi des actions d’améliorations peut s’effectuer par l’intermédiaire d’une liste des tâches qui détermine l’origine (propams, audits, etc.), l’action planifiée, les responsabilités et les délais y relatifs. Tous les défauts ayant une influence, notamment sur la qualité et l’économie des prestations fournies, découverts lors du travail journalier ou éventuellement par une réclamation d’un utilisateur sont immédiatement traités, ou notés par la collaboratrice ou le collaborateur et transmis au responsable d'unité. Celui-ci identifie les éléments non-conformes éventuels et les transmet à la ligne opérationnelle concernée pour prise de position et propositions d’améliorations. Le responsable d'unité examine également si des actions correctives et préventives et/ou d’adaptation du système de management sont nécessaires et les propose au responsable du système de management ou aux responsables concernés. Le gestionnaire du système de management effectue annuellement une analyse globale à partir des différentes propams dont la synthèse sera incluse à la revue de direction annuelle. Les actions d’amélioration, suite aux réclamations clients ou autres, sont traitées directement par les services concernés et ne sont pas enregistrées dans le SM si les documents tels que procédures ou instructions de travails ne sont pas modifiés. Suivant les activités, des rapports complets du suivi des réclamations sont émis par l'unité concernée et résumés pour la revue de direction. Les unités appliquent leur standard de traitement des réclamations pour tous leurs groupes d'activités. Les propams sont quant à elles principalement utilisées pour le suivi des mesures correctives issues d'audit. 8. Les rôles dans le système de management La direction du DII, également responsable du système de management (RSM), définit et documente les démarches de principe et coordonne la politique globale qui définit l'engagement du système de management. Sa tâche comportent notamment : l'approbation des objectifs, des indicateurs et du tableau de bord, la formation sur le système de management, la planification et la réalisation des audits internes et externes, l'adaptation du système de management aux modifications de stratégies, de structures et des dispositions
légales, la validation des processus en séance de direction du DII (SDI), la direction et le suivi des activités du gestionnaire du système (GSM), la vérification que la politique globale et les objectifs du système de management sont connus et compris à
tous les niveaux du domaine, l’évaluation annuelle de l’atteinte des objectifs et de l’efficacité du système de management, l’approbation du rapport de la revue de direction, l’amélioration des méthodes et des procédures fondamentales
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la définition et l’application des actions d’améliorations préventives et correctives afin de mieux repérer et éviter les erreurs.
Le gestionnaire du système de management (GSM) est responsable de la mise en œuvre et du maintien du système de management pour l’entier du domaine et fédère ainsi l'activité des responsables des fonctions de direction transversales et des unités de prestations. Il est subordonné au chef du domaine mais travaille en étroite collaboration avec les responsables concernés. Le gestionnaire du système dispose de compétences nécessaires à l’exécution des tâches suivantes :
la coordination, la surveillance et le contrôle du système de management, entre autres au moyen d'un
tableau de bord, le soutien au responsable du système de management lors de la formation sur le système de management
et lors de la planification et la réalisation d’audits internes, le maintien du système de management, ainsi que les modifications et la mise à jour de la documentation
de management. la résolution de tous les désaccords dans le cadre du système de management, l'organisation des audits externes, le dépouillement et l’analyse des audits, propams et enquêtes, l’élaboration de propositions pour l’optimisation du système de management.
Le responsable de processus (RP) est le véritable animateur du processus dont il a la charge. Il en garantit la mise en œuvre et le suivi au sein du système de management du domaine, et notamment :
l'atteinte des objectifs et la mesure au moyen d'indicateurs, la représentation objective, la description, la mise en œuvre et le suivi du ou des processus, des
procédures et des instructions de travail, l’optimisation des activités liées au processus et des liens avec les autres activités du DII, la recherche et la suppression de points faibles, l’organisation de la formation des collaboratrices et collaborateurs en accord avec les différents
responsables.
D'autre part, l'activité du responsable de processus consiste à établir la situation des projets en cours et à venir, et l'avancement des objectifs annuels pour la revue de direction de fin d'année.
Les auditeurs internes mènent les audits internes organisés avec le gestionnaire du système de management. Ils doivent répondre aux exigences minimales suivantes :
bonnes connaissances des exigences de la norme ISO, des activités du DII et qualification d’auditeur, bonnes connaissances des objectifs de qualité et du système de management, bonnes connaissances de l’unité d’organisation auditée, indépendance par rapport aux secteurs et responsables audités.
Les responsables opérationnels (chefs d’unités, de fonctions transversales ou de groupes), ont la responsabilité de l’application efficace et efficiente des processus dans leur propre branche. Ils soutiennent également le responsable et le gestionnaire du système de management et les responsables des diverses fonctions dans leurs tâches de mise en œuvre et de maintien du système de management du domaine. Les collaboratrices et collaborateurs du domaine sont les acteurs les plus importants du système de management, au travers de leur implication et de leur motivation. Ils mettent en œuvre les différents processus du système de management. Leurs compétences sont définies dans les descriptifs de fonction et cahiers de charges. Leur responsabilité englobe :
l’application rigoureuse des instruments du système de management, l’annonce des points faibles et la suggestion d’améliorations correctives et préventives par le moyen des
propams (propositions d'amélioration, détection de défauts / annonces de non-conformité du système).
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Gestion des flux de conduite et d'information La gestion des flux de conduite et d'information est assurée par l'organisation des séances spécifiques (cf. Fig.6) décrites plus loin et des aspects de reporting (cf. Fig.7). Elle permet d'assurer le fonctionnement des 4 boucles de management suivantes :
◙ boucle utilisateurs, ◙ boucles stratégique, ◙ boucle de gestion opérationnelle, ◙ boucle de reporting.
Fig.6 – Séances assurant la gestion des flux de conduite et de management (boucles de management).
Fig.7 – Eléments de reporting intervenant dans la gestion des flux de conduite et de management.
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DII Processus Boucle de management
SEANCE DE DIRECTION STRATEGIQUE (SDI) Objectif de la séance : Interfaces stratégiques et décisionnelles. Séance de coordination de la direction de fréquence bimensuelle (présidence : Responsable DII). Participants : Responsables des unités et groupes DII et autres invités selon besoins.
1. Informations générales 2. Agenda 3. Ressources humaines 4. SMQ / Organisation 5. Finances 6. Achats 7. Divers 8. Tour de table
SEANCE OPERATIONNELLE (SOP) Objectif de la séance : Direction et coordination opérationnelle des projets. Séance de coordination des responsables du DII de fréquence mensuelle (présidence : Responsable de l’unité d’Exploitation). Participants : Responsable unités et groupes DII, chef de la sécurité (SHE) et Délégué du VPRI :
1. Coordination demandes de travaux - Faculté STI - Faculté SB - Faculté SV - Faculté ENAC - Faculté I & C - Collège de management - VP – Service Centraux - EHE – Entité Hors Ecole
2. Projets - Programme des Constructions et Projets DDP - Projets > 50 KCHF validés - Projets > 50 KCHF à transmettre à la VPRI - Projets > 50 KCHF à l’étude - Projets
Revue de direction Séance de coordination des indicateurs du système de management (selon procédure ad hoc) de fréquence annuelle (présidence : Direction DII). Participants : DII-Management, chefs d’unités et autres invités selon besoins.
Direction Stratégique Opérationnelle Reporting
Séance plénière DII Séance d’information aux collaborateurs de fréquence semestrielle (juin, décembre, avec séance supplémentaire selon besoins), comprenant notamment une information résumée de la revue de direction avec
Direction, Communication
Stratégique Reporting
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discussion sur la satisfaction des utilisateurs, les suggestions d’améliorations, évaluation des fournisseurs, et auto-évaluation des collaborateurs (présidence : DII). Participants : collaborateurs DII, autres sur invitations.
Outre les relations régulières avec les autorités de tutelle et les autres institutions du domaine des EPF, de nombreuses séances ont lieu avec des entités externes à l'EPFL des domaines public et privé suisses et étrangers, sur la base de projets spécifiques.
VPRI Processus Boucle de management
Comité de pilotage COP (projets « Programme des constructions ») Séance de coordination de projets Présidence : VPRI. Participants : VPRI, CEPF, Expert externe, DII, chef(s) du (des) projet(s) concerné(s).
Direction Réalisations ( 4, 5, 6 )
Utilisateurs Stratégique Reporting
Coordination stratégique des investissements (Recherche et formation, constructions et equipements) Séance d’échange d’information et d’évaluation des besoins Présidence : VPRI. Participants : VPRI, VPAA, DII, DIT, autres selon besoins.
Direction Réalisations ( 1, 2 )
Utilisateurs Stratégique Opérationnelle Reporting
Séance des chefs de services Séance d’information générale aux services Présidence : VPRI. Participants : chefs de services de l'EPFL
Direction
Utilisateurs Stratégique Reporting
Séance VPRI Séance de coordination VPRI de fréquence bi-mensuelle Présidence : VPRI. Participants : chefs de services de la VPRI.
Direction Réalisations ( 1, 2 )
Utilisateurs Stratégique Opérationnelle Reporting
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9. Architecture du système de management (SM) Le système de management est constitué de trois types de processus :
◙ processus de réalisation (P-REA), 11 processus métier définis par le CEPF dans la Manuel Immobilier 2000,
◙ processus de direction (P-DIR), ◙ processus de soutien (P-SOU).
Les processus décrits dans les paragraphes 11 à 15 ne représentent pas forcément des versions à jour. Seuls les documents référencés sur le site intranet sont officiels.
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10. Processus de direction
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 25.02.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE DIRECTION RESPONSABILITES DE LA DIRECTION
Directives / Planification stratégique EPFLRèglementsObjectifs et conduite VPPLCoordination CEPFLois, normes et standards Revue de direction
Planification évaluation des
ressources humaines et infrastructure
Demande de poste / redistribution des tâches
Gestion du personnel
engagement, formation,
évaluation, sortie
Règlements, conventions, autoévaluation des collaborateursentretien collaborateursatisfaction des collaborateurs, RH, etc.Décision VPPL attribution de poste, redistribution des rôles
Dossier personnelgestion par RH-EPFL
formation interne / externe
Communication interne et externe. gestion des flux de
conduite et d'information
Rapports, mémos, PV séances internes et externes
Réunions de travailSDI, Séance de directionCoordination VPPL-VPAA
Réalisation des audits internes et
externes
Satisfaction clients, évaluation fournisseurs, conformité au Syst. MgmtPeer review
Rapports d'auditsPlan qualité
Gestion des actions
d'amélioration
Etat des améliorationsPropositions,Actions d'amélioration,Suivi des actions
Assignation des tâchesaux responsables des unités, PV de séance.cf. PRO Gestion des actions d'amélioration
Controlling et gestion des indicateurs de
mesure
DirectivesBudgetTableau indicateursRapport controllingListe des rapports dûsBenchmarking
Tableau indicateursRapport controllingRapports dûsPV et liste des tâchesReporting Rumba
Revue de direction
et rapport de la direction
Rapport de la revue de direction- Satisfaction clients- Objectifs atteints- Actions ouvertes- Conformité SM- Résultats des audits- Etat des améliorations- Evaluation des ressources
Rapport de la revue de direction- Revue - Décisions- Actions- Nouveaux objectifs
D D E E E E -
I D E E E E E
I D E E E E -
I D I I I I E
- D E E E - E
I D E E E - I
I D I I I - E
E- - - - - -
P-externe
Départ
Fin
VPPL
RH
VPPL
DII-M
/ DI
R
DII-M
/ FC
DII-I
nt.
DII-E
xpl.
DII-M
/ SM
RH
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Responsabilités
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 19 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
11. Processus de réalisation
Processus de réalisation Coordination opérationnelle Boucle de management
1 Formulation des besoins Direction – Facultés VPRI-VPAA DII – SOP
Utilisateurs Stratégique
2 Contrôle des besoins Direction – Facultés VPRI-VPAA DII-SOP
Utilisateurs Stratégique
3 Gestion du portefeuille immobilier Direction – Facultés DII-SOP
Utilisateurs Opérationnelle
4 Etablissement du programme et analyse des variantes
VPRI – DII DII-SOP
Utilisateurs Opérationnelle
5 Etablissement cahier charges projet et mode opératoire
Direction – Facultés VPRI-VPAA DII-SOP
Utilisateurs Stratégique Opérationnelle
6 Construction - démantèlement VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle
7 Affaires immobilières VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle
8 Gestion des ouvrages VPRI – DII DII-SOP
Utilisateurs Stratégique Opérationnelle Reporting
9 Occupation et utilisation des locaux VPRI – DII DII-SOP
Utilisateurs Stratégique Opérationnelle
10 Gestion technique du bâtiment VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle
11 Gestion des services du bâtiment VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle
SOP : Séance de Direction Opérationnelle du DII 12. Liste des responsables de processus cf. site Internet SM
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 20 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
Description des processus
DII-C
E
E
E
E
DII-M
/ G
I
Activités Responsabilités
Prés
iden
ceFa
culté
VPPL
DII-M
/ DI
R
E
E
D E
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 25.02.2011
Dossier justificatif
3
6
SOP - PRES - VPs - FAC - CEPF
Affaires immobilières - Expertise
4
Renvoi pour complémentou préavis négatif
SOPTraitement
des demandes
Déclenchement de mission
Etude de faisabilité technique et
financière
Constitutiondu dossier
Demande d'un utilisateur (locaux, travaux,
prestations)Gestion du portefeuille
immobilier : approbation des options stratégiques
TriageGestion informatique
des demandes
10NONDéfinition des prestations à
fournir
Traitement de la demande
OUI
Mise à jour des demandesEtude d'opportunité
3
Attribution des locauxGestion documentaireAnalyse stratégique
OUI
NON
9
E
I E
D
D
D
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 1 / 2
FORMULATION DES BESOINSCONTRÔLE DES BESOINS
InputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
3
Nouveau local ou
changement d'affectation ?
Traitement simplifié ?
Recherche de variantesNON
OUI
OUI
OUI
Information aux utilisateurs
7
Objectifs budgétairesFourniture des
prestations en interne > Fr. 50'000.-
Programme ou variante validé
Plans état existantRéglementations / autres
4
11
PRES - VPs - FAC -
CEPF VPPL - SOP
I E
E
I
I
E
IIE(D)(I)(I)
I IE
ED(D)(I)(I)
I E
E
1110
7
Demande de l'utilisateur recevable ?
SOPOuverture de
crédit ?
SOPApprobation dela faisabilité ?
Communication à l'utilisateur
NON
NON
10 11
Départ
Fin
Remise des locauxRéalisation du projet - Mise
en concurrenceExécution des prestations
Analyse stratégiquePrise en compte des
décisions
8
OUI
NON
Projet > 50KCHF ou projet
sensible ?Demande approbation VPPL
Approbation de la VPPL ?
OUI
Notification à l'utilisateur ouRecherche de variantesNON 4 ED E
Décision VPPL
DII-E
E
I
E
10
RO1.1
R10.5
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 21 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
DII-M
/ GI
Responsabilités
Facu
ltéVP
PLDI
I-M /
DIR
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 25.02.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 3 GESTION DU PORTEFEUILLE IMMOBILIER
CEPFDIR
VPPLFinances
Cahier des charges
Information aux utilisateursDémarrage des processus
opérationnelsSOP
Recherche de variantesProposition de démarche
Prise en compte des décisions
Modifications stratégiques à envisager ?
1-2
Plans pluriannuelsMandats de prestations
Convention de collaborationPlanifications des
utilisateursTraitement simplifié
SOP-Attribution des locauxAnalyse stratégique
Mise à jour des Plans Directeurs urbanistique et
financierPrise en compte des
décisions SOP
1-2
Démarrage du projet SOP
Triage demande utilisateurGestion de l'occupation
Coordinations stratégiques CEPF - DIR - VPs
Evaluations stratégiquesSOP
Recherche de variantes
Approbationdes options
stratégiques ?
Communication opérationnelle à l'utilisateur
SOPTriage demande utilisateur
9
8
Vérification des incidences au niveau du portefeuille immobilier
Analyse et définition des options stratégiques
8
9
4
1-2
Validation
Inventaire des bâtiments et des locaux
Inventaire des projetsPlans Directeurs
ProgrammeEtablissement contrats et
conventionsRemise de l'ouvrage
Analyse des coûts et des prestations
Définition et mise en oeuvre mesures correctivesContrôle mesures
correctivesLancement du projet
74
(I)(I) E
D
(I) D
(I) E
I D E
(I) I E
D
I
I (D)
I D
I I
I D
I I
E
E
I
I
I
Prés
iden
ceCE
PF
NON
NON
OUI
OUI
54
85
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Départ
Fin
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 22 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
Programme ou variante validé ?
ProgrammeNotification aux demandeursEtude de faisabilité technique et financièreVérification des incidences au niveau du portefeuille immobilierEnregistrement et analyse du programmeMise en concurrenceDéfinition et mise en oeuvre des mesures correctivesRéalisation et suivi de la réalisation**(dans le cas de problèmes constatés lors de la réalisation)Contrôle des prestations
Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 11.03.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 4
ETABLISSEMENT DU PROGRAMME ET ANALYSE DES VARIANTES
Notification aux demandeurs
1-2 CEP
F, P
rési
denc
eFa
culté
DII-
CVP
s
3
Analyse multicritèresCritères de décision :- Prix- Délais- Planification- Stratégie- RèglementsRéalisation et suivi de réalisationContrôle des prestations
Evaluation des variantes
3
NON
OUI
5
6
Messages et projetsCritères de planificationPlan directeur Formulation des besoins : non-approbation de la faisabilitéGestion du portefeuille immobilier : - Analyse et définition des options stratégique- ValidationDemande de crédit d'étude ou de concoursRapport expertiseAnalyse des coûts et des prestations
Proposition de programme ou de
variantes
Consultation des utilisateurs,demandeurs
Critères de validation- Prix- Délais- Planification- Stratégie- Règlements
OUI
NON
pour modification
pour acceptation
Rapports évaluation et faisabilité
Affaires immobilières - Propositions
DII-
I
D
E
E
E
E
E
I
I
II
I
II(I) (I)
(I) (I)
(I)
(D)
(D)(D)D
D
(I)
78
7
8
5
Recherche de variantes ?
5
1-2
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Départ
Fin
6
10 11
6
10 11
RO5.3
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 23 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
NON
OUI
Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 25.02.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 5
ETABLISSEMENT CAHIER DES CHARGES PROJET ET MODE OPERATOIRE
Programme ou variante validé
Fourniture des prestations en interne > 50'000.-
Enregistrement
Analyse
COP
/ VPP
LDI
I-M /
DIR
DII-M
/ IA
DII-M
/ GI
DII-E
Etablissement du cahier des charges
du projet
Proposition de démarche
Choix de démarche et du mode de
concours
Demande de crédit d'étude ou de
concours
Procédures selon LMP / OMP
Cahier des charges validéGestion du portefeuille immobilier : validation
Octroi de crédit4
4
6
Mode opératoire retenu (entreprise totale ou non)
Analyse multicritèresEvaluation des variantes
Cahier des charges du projetGestion du portefeuille immobilier : validation
E
D
I(i)
I
E
I(i) E
(D)
I E
ID(D)
10 11
3
3
4
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Fin
Départ
Recherche de variantes
Mise en concurrence
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 24 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
Mise en concurrence ?
Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets AO: appel d’offres 25.02.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 6/1 CONSTRUCTION ET DEMANTELEMENT
Publication SIMAP
Jugement concours ou commission d’évaluation
Attribution crédit étude
Etablissement du Cahier des
charges et du programme du
concours
Lancement concours ou AO
SOP- Attribution des locauxProgramme ou variante
validéEtablissement cahier des charges projet et mode
opératoire : octroi de créditLancement du projet
4
5
Jury concours ou commission d’évaluation
OUI
NON
OUI
Classement / ArchivageNON
Attribution mandat
Choix accepté par le maître d'ouvrage ?
Contrat avec mandataire sur la base du mandat
KBOB
6/2
SIA
Phas
e 2
- Etu
de p
rélim
inai
rePh
ase
3 - P
roje
t
Parle
men
tC
EPF
- EPF
L
DII-
M /
GI
DII-
C
(I) (E)(D)
DII-
M-D
IR
Règlement et programme du concours ou AO
(I) (E)
(I)(D)
I E(E)
D I(D) I
1-2
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Départ
9
Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.1 Concours
Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.2 Mandat d’étude
Choix procédure concours ou AO
P006-IT-016 Gestion des voies de
circulationP006-IT-017
Gestion des aménagements extérieurs
E
Publication adj, SIMAP (I) (E)
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 25 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Réalisation ?
Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 25.02.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 6/2 CONSTRUCTION ET DEMANTELEMENT
Demande de permis de construire
Elaboration et suivi du dossier d'appel
d'offres
Procédure d'adjudication
Attribution crédit de construction
(I) E
Demande permis de construire(si nécesaire)
OUI
NON
Appel d'offres
6/1
Elaboration et suivi du projet et du
devis
Projet accepté ?
OUI
NONPermis obtenu ?
OUI
Classement ou archivage du projetNON
Procédure des messages ou autre en fonction du
règlement des compétences
Réalisation et suivi de la réalisation
Contrats d'entreprise
Réception de l'ouvrage
SIA
Pha
se 3
- P
roje
tP
hase
4 -
App
el d
'offr
esP
hase
5 -
Réa
lisat
ion
(D)
Décision des chambres fédérales
(Procédure des messages)
8
Documentations techniquesPlan des ouvrages
Remise de l'ouvrageGestion documentaire
D I(D) I
E
(D) D(D) I(I)
I E(I)
D E(D)D
(I) I E
(I) I E
9
Fin
Par
lem
ent
CE
PF
- EP
FL
DII-
M /
GI
DII-
CD
II-M
-DIR
Contrôle de conformité Notification en cas de
déviationRecadrage éventuel
Évaluation des variantes
Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.3
Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.3.6
Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.3.4
Programme ou variante valideManuel Immobilier 2000 CEPF
Processus 6.4
Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.5
44
R10.9 R11.1
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 26 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes Responsabilités
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 7
AFFAIRES IMMOBILIERESAcquisition / Vente / Location / Servitudes/ Droit d’emption
E
I E
(E)
CEPF
PRES
IDEN
CE /
VPPL
DII-M
/ GI
DII-M
/ DI
R
(I) D E
(D)
(I) I E
I E
(I) I I
I
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 11.03.2011
I
I
I
Traitement de la demandeOpportunité d'achatOffres spontanées
Droit foncierDroit de la propriété
Fourniture des prestations en interne > 50'000.-
Etude d'opportunitéRapport d’opportunité
Notification au
demandeur
Expertise
Rapport d’expertiseSOP - Traitement des
demandesRecherche de variantes
1-2
Documents de négociation
(selon règlement compétences)
Propositions
NONIntérêt EPFL ?(DIR ou SDI)
1-2
4
EtablissementContrat
etConventions
Rapport d’expertiseRapport d’exploitation
Droit ImmobilierRapports d'évaluation des
besoins et de faisabilité4
Cahier des charges des besoins
Marché ImmobilierBenchmarking
Poursuite de l’affaire ?
(selon intérêt) NON
3
Bases légalesCode des obligations
Information utilisateursVérification des incidences au niveau du portefeuille
immobilierDémarrage processus
opérationnelGestion documentaire
(D) (D) D E
OUI
Négociations abouties ? NON
10 11
9
Départ
Fin
Classement dudossier
«sans suite »
OUI
OUI
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 27 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes Responsabilités
DII-
M /
GI
DII-
M /
DIR
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 11.03.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 8 GESTION DES OUVRAGES
DII-
ED
II-M
/ FC
E
E
I
E
E
E
I
D I
I
III
I
I
I EI I E
I I E
I
Remise de l'ouvrage à l'utilisateur
94
1110
3Vérification des incidences au niveau du portefeuille
immobilierGestion documentaire
Saisie Données locaux et indicateurs analytiques
Mise en exploitation
Prise en compte des décisions
SOP
SOP - Attribution des locaux
Analyse stratégiqueGestion du portefeuille immobilier - Validation
Mise à jour Plans Directeurs
1/2
9Gestion de l'occupation E
Bases de données Gestion documentaire
Coordination des indicateurs de mesure et contrôle rapport qualité /
prix
Instrumentation des indicateurs
de mesure
Facility ManagementPlanification stratégique de
l'entretienIndicateurs analytiques FM
Convention de prestations Benchmarking Analyse des coûts
et des prestations
10 11
Vérification des incidences au niveau du portefeuille
immobilierRecherche de variantesRapport de gestion de
l'occupationDéfinition de prestations à
fournir
3
I
Négociation utilisateursProgramme ou variante
validéOccupation et utilisation
des locaux - Lancement du projet
Définitions et mise en oeuvre des
mesures correctives
Mesures contractuellesSOP
Vérification des incidences au niveau du portefeuille
immobilierDéfinition de prestations à
fournir
I
I I
Mesures correctives effectuées
Validation des mesures correctives
Mesures contractuellesSOP
Vérification des incidences au niveau du portefeuille
immobilierRapport de gestion de
l'occupationDéfinition de prestations à
fournir
I I E I
I I I E
Contrôle des mesures
correctives
9
9
Documentations techniques et plan des
ouvragesEnquête de satisfaction
DII-
I
E
I
I
E
I
E
E
I
4
69
Fin
Départ
3
1110
3
10 11
10 11
9
3
E I I I
DII-
C
E
I
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 28 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 11.03.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 9
OCCUPATION ET UTILISATION DES LOCAUX
E
D E
I E
Formulation et contrôle des besoins - Traitement
simplifiéDocumentations
techniquesAffaires immobilières -
Etablissement contrat et conventions
Mise en exploitation
6
7Gestion
documentaire
Saisie de donnéesInstrumentation des
indicateurs de mesure
Gestion du portefeuille immobilier - Pas de
modifications stratégiques à envisager
Gestion des ouvrages- Remise de l'ouvrage- Prise en compte des
décisions SOP- Analyse des coûts et des
prestations- Contrôle des mesures
correctives
Gestion de l'occupation
Rapport d'occupation et planification
Analyses variantes ou nouvelles
solutions
Stratégie EPFLPlanification des
utilisateursDirectives CEPF
Formulation et contrôle des besoins - Traitement
simplifié
Choix de solutions
Validation d'une option
1-2
NON
1-2
8
8
Information aux utilisateurs
Evaluation des variantesMise en concurrenceDéfinition et mise en oeuvre des mesures
correctivesDéfinition des prestations
à fournir
Lancement du projet
VPPL
DII-M
/ DI
R
DII-M
/ IA
+DL
DII-M
/ GI
DII-E
I I E E I
I II
I E I
I I
10 11
36
10 11
8
3
Départ
Fin
OUI
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 29 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 11.03.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 10 GESTION TECHNIQUE DU BÂTIMENT
E
(D)
E
I
D E
I E
Fourniture des prestations en
interne ?
Contrat(s) de sous-traitancePRO-123 sur la base
du mandat KBOB
Coordination des indicateurs de
mesures et contrôle rapport
qualité / prix
Instrumentation des indicateurs de mesure
Mesures d'optimisation et
reporting
Directives et règlements EPFL
Règlements des FacultésStratégie CEPF - EPFL
Pas de nouveau local ou changement d'affectation
Gestion des ouvrages- Analyse des coûts et des
prestations-Définition et mise en oeuvre
des mesures correctives- Contrôle des mesures
correctivesLancement du projet
OUI
NON
Exécution des contrats et/ou des
prestations
Contrôle des prestations
I
E
EI
I
Remise de l'ouvrage Mise en exploitation
Définition desprestations à
fournir
Exploitation et maintenanceCVSE y compr. crt faible
PRO-005, PRO-006, PRO-123, PRO-046, PRO-047, PRO-060
Procédures d'adjudication
selon montants à engager
Procédure LMP/OMPRèglements et décisions
CEPF - EPFL - DII
D E E
(E) I
I
I
I I
I
Immatriculation FMGestion analytique
Saisie des données FMInventaire de l'exploitation
Planification des travaux de maintenance
PRO-025, PRO-039Documentation des
installationsPRO-015, PRO-033
Gestion documentaire
1-2
8
9
9
75
8
VPPL
DII-
M /
DIR
DII-
ED
II-M
/ G
ID
II-M
/ IA
+ D
L
1-2
1-2> Fr. 50'000.-
< Fr. 50'000.--
D
8
E
Départ
Fin
Contrat de prestationConstitution du dossier
techniqueDéclenchement de missionEtablissement cahier des charges projet et mode
opératoire Enregistrement, analyse
Etude d'opportunité
SDI - Attribution des locaux
. Outils de gestion de la maintenance et entretiens
. Contrats d’entretiens
. Appels dépannages
. GTB – infos + alarmes
. Centre de contrôle PCC
. Relevés des énergiesProgramme ou variante
validée4 4
Travaux entretien – maintenance et dépannage
Gestion et facturation d’énergie.Interventions 24h/24
Moyenne tensionPRO-020, PRO-018, PRO-014, PRO-034, PRO-057, PRO-043, PRO-026, PRO-017, PRO-051,
P012-PRO-002/003
Recadrage éventuelet analyse des variantes
PV de remiseClôture affaire
Evaluation satisfaction clientPRO-020, PRO-039, IT-074,
IT-075, IT-033, PRO-054, PRO-019, PRO-112, IT-032,
IT-103, PRO-021, IT-041
Statistique d’exploitationEtablissement des objectifs
1-2
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 30 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
ActivitésInputProcessus Informations / Etapes
OutputProcessusInformations / Etapes
Responsabilités
Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 11.03.2011
MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 11 GESTION DES SERVICES DU BÂTIMENT
E
(D)
E
I
D E
E
Fourniture des prestations en
interne ?
Contrat(s) de sous-traitance sur la base
du mandat KBOB
Coordination des indicateurs de mesures et
contrôle rapport qualité / prix
Mesures d'optimisation et
reporting
OUI
NON
Exécution des contrats et/ou
des prestations
Contrôle des prestations
Mise en exploitation
VP
PL
DII-
M /
DIR
DII-
E
DII-
M /
GI
DII -
M /
IA
I E E
Définition des prestations à
fournir
I (E) I
Procédures d'adjudication
selon montants à engager
Procédure LMP/OMPRèglements et décisions
CEPF - EPFL - DIII E I
E
I
Immatriculation FMGestion analytique
I
I II
D
DII-
I
E E
E
Départ
Fin
Directives et règlements EPFL
Règlements des FacultésStratégie CEPF - EPFL
Pas de nouveau local ou changement d'affectation
Gestion des ouvrages- Analyse des coûts et des
prestations-Définition et mise en oeuvre des mesures
correctives- Contrôle des mesures
correctivesLancement du projet
Remise de l'ouvrage
1-2
8
9
8
1-2 SOP - Attribution des locaux
75
1-2
> Fr. 50'000.-
< Fr. 50'000.-
Contrat de prestationConstitution du dossier
techniqueDéclenchement de
missionEtablissement cahier des charges projet et mode
opératoire - Enregistrement, analyse
Etude d'opportunité
Saisie des données FMInventaire de l'exploitationPlanification des travaux
de maintenanceDocumentation des
installationsGestion documentaire
9
Instrumentation des indicateurs de mesure
8
SOUS - PROCESSUSSAVE
ConciergerieReprographie
EconomatCentral téléphonique
Mobilier & DéménagementsRestauration
E
EEE
E
Recadrage éventuelet évaluation des
variantesPV de remiseClôture affaire
Evaluation satisfaction client
4
Programme ou variante validée4
E
12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 31 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011
13. Processus de soutien
Activités du processus
Actions des procédures de soutien généralisées au DII et prestations à l’EPFL
Références des procédures
Responsable du document
FC Etablissement du budget annuel P012-PRO-021 F&C
FC Traitement des dépenses / recettes P012-PRO-024 F&C
FC Transférer les données ARCHIBUS sur SAP P012-IT-032 F&C
FC PolySCI contrôles clés pour le processus crédits immobiliers P012-IT-033 F&C
Administration Demande et gestion des achats P012-PRO-002 Achats
Administration Evaluation, offres et qualification fournisseurs. P012-PRO-003 Achats
Administration Traitement des factures, débiteurs, et créanciers. P012-PRO-006 F&C
Administration Formation, information. P012-PRO-015 Secrétariat DII
Administration Check liste d’entrée et sortie du DII P012-IT-0001 Secrétariat DII
Administration Réception et envoi du courrier DII P012-PRO-029 Secrétariat DII
Administration Archivage au DII P012-PRO-O31 Resp. Unité
Administration Gestion vacances et heures supplémentaires P012-IT-031 Secrétariat DII
Qualité Gestion documentaire du SM P012-IT-30 SM
Qualité Gestion des PROPAMS P012-PR0-014 SM
Qualité Création et modification de documents P012-PRO-011 SM
Qualité Evaluation de la satisfaction clients P012-PRO-012 SM
Qualité Evaluation de la satisfaction des collaborateurs P012-PRO-013 SM
Qualité Manuel des Standards P012-SMQ-012 DII-E
Technique Sauvegardes informatiques. P012-PRO-019 DIT
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Gestion des risques PolySCi (Système de Contrôle interne) Objectifs d’un système de contrôle interne (SCi) Le SCi permet à l'EPFL de développer un outil de gestion des risques et de compliance (conformité aux exigences réglementaires), qui : a. garantit une meilleure complétude des activités de contrôle; b. facilite la mise en oeuvre des mesures de prévention, de limitation ou d’identification avancée des erreurs, ainsi que des irrégularités; c. assure une meilleure transparence et donc une possibilité de pilotage ciblée des processus et des risques (analyse du rapport coût-utilité); d. offre une protection accrue du patrimoine; e. renforce la véracité, l’universalité et la régularité de la tenue des comptes; f. contribue à la remise de rapports financiers fiables et dans les délais exigés. Le DII-M-F&C a mis en place la gestion des risques de crédits :
30.06.2008 DII-M Finances & Controlling 1
30k –< 3 mio
CFC 3
250-06. Vision d’ensemble
Crédit EPFL
Message pourcrédit cadre
Message pourobjet individuel
Crédit defonctionnement
Crédit demessage
> 10mio
3 – 10mio
Crédit demission
< 30k
Trésorerie EPFL Trésorerie via BBL
La mise en application de l’évaluation des risques et des actions nécessaires à la diminution de ceux-ci est introduite dans le système de management du DII. Le tableau et les procédures ci-dessous montrent l’identification des principaux risques et les responsabilités, au sein du DII, des chefs impliqués à la maîtrise des processus concernés par les risques des crédits sous la supervision du chef F&C. Comme toutes les questions financières, celles liées aux risques ne sont pas auditées dans le cadre du système de management certifié ISO 9001 mais par le système de révision interne de l’EPFL et par les auditeurs mandatés par le CEPF et la Confédération.
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Liste des contrôles-clés pour le processus crédits immobiliers SM= Système de management du DII
SM étape contrôle les phases de contrôles figurent dans les processus concernés sur le web DII. A noter : La gestion des crédits et leur utilisation sont contrôlées au moyen de SAP et d’ARGUS sous la responsabilité du Responsable du groupe Fiance & Controlling du DII.
Risque sur Mesures SM étape contrôle
Preuve du contrôle Responsable
1
R01.1 SM P001
La communication des besoins
Bonne concertation avec le DII pour la planification des projets
SOP Traitement des demandes
PV des séances EPFL de la direction (y compris élargie)
SOP / VPRI (Chef du domaine)
2 R 10.5 SM P001
Les fonds provenant du sponsoring
Information sur les ressources et les accords liés au sponsoring
SOP Approbation faisabilité
OK VPRI PV SOP
SOP / VPRI (Chef du domaine)
3 R 05. 3 SM P004
Changements importants en cours de construction
Evaluation des alternatives en cas de modifications
Etude de faisabilité technique et financière
PV avec validation de chaque étape
Chef Construction
4
R 11.1 SM P006
Non-conformité d’un bâtiment
Contrôles de qualité et budgétaires, avec protocoles avant libération du paiement
Réalisation et suivi de la réalisation
Signature du responsable sur la facture finale
Chefs de projet / Chef Construction
5
R 10.9 SM P006
Surcoûts
Contrôle des prix, des majorations de prix, suivi de trésorerie et des budgets des projets
Réalisation et suivi de la réalisation
Contrats et annexes
Chefs de projet / Chef Construction
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Constructions durables et utilisation rationnelle de l'énergie Le modèle des trois cercles
Aujourd’hui, la notion de développement est souvent illustrée par trois cercles, qui représentent les objectifs qualitatifs que sont l’environnement, l’économie et la société, situés sur les axes du temps et de la dimension nord-sud. Cette illustration résume les constatations suivantes: Le développement durable comme but constitutionnel « Pour la Confédération et les cantons, le développement durable n'est pas une tâche facultative: l'article 2 de la Constitution fédérale (But) élève le développement durable au rang de but constitutionnel et l'article 73 (Développement durable) demande à la Confédération et aux cantons d'œuvrer «à l'établissement d'un équilibre durable entre la nature, en particulier sa capacité de renouvellement, et son utilisation par l'être humain». A défaut de loi annexe spécifique, ces dispositions de la Constitution ont essentiellement une fonction de vision, capable de guider les interventions sur le terrain. » Référence :http://www.are.admin.ch/themen/nachhaltig/00262/00528/index.html?lang=fr
La mise en application des directives de la Confédération figure dans le document « Constructions durables et utilisation rationnelle de l'énergie » et énumère les références documentaires et normatives en matière d’énergie et d’environnement durable à considérer lors de projets de constructions ou de transformation des bâtiments de l’EPFL ainsi que leurs infrastructures techniques. Le document fait partie des références utilisées par le DII. Lors de projets, il sera tenu compte aussi bien des directives et normes en vigueur, que des objectifs à moyen et long terme et l’esprit des textes auxquels il est fait allusion en ce qui concerne la durabilité et la limitation de l’impact sur l’environnement. L’objectif est également le maintien du certificat Parc Nature de la Fondation « Nature et Economie » dont la mise en application se fait au moyen de la gestion des aménagements extérieurs P-006-IT-017
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14. Abréviations
CEPF Conseil des Ecoles Polytechniques Fédérales COP Comité de pilotage pour les projets "Messages" DII Domaine Immobilier et Infrastructures DII-C Unité DII-Constructions DII-E Unité DII-Exploitation DII-I Unité DII-Intendance DII-M Unité DII-Management DII-M/DIR DII-Direction DII-M/FC DII-Finance & Controlling DII-M/IA DII-Indicateurs Analytiques (ex Facility Management ) DII-M/GI DII-Gestion Immobilière DII-M/GA DII-Gestion des Achats DII-M/DL DII-Données Locaux DIR Direction EPFL DIT Domaine IT EPFL Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne FAC Faculté FM Facility management FOSC Feuille officielle suisse du commerce GSM Gestionnaire du Système de management LMP-OMP Loi et ordonnance sur les marchés publics MIE Manuel Immobilier EPFL P-DIR Processus de direction P-REA Processus de réalisation P-SOU Processus de soutien P-012-PRO… Procédure du processus de soutien (012) PRES Présidence EPFL PROPAM Proposition d'amélioration PV Procès-verbal RH Ressources Humaines (EPFL) RP Responsable de processus RSM Responsable du SM SAVE Audiovisuel SDI Séance de direction du DII SOP Séance opérationnelle du DII SM Système de management du DII VPAA Vice-Présidence des Affaires Académiques VPRI Vice-Présidence Ressources et infrastructures VPs Vice-présidences
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15. Références, notes Normes ISO 9001:2008. Manuel Immobilier 2000 (CEPF). Planifications stratégiques quadriennales du CEPF et de l'EPFL. Les documents référencés tels qu’organigrammes et processus sont issus du système
documentaire atteignable à partir du site intranet du DII / SM. Seuls les documents provenant du système documentaire sont actualisés.
16. Modifications majeures par rapport à la version précédente
1. Historique. 2. Objectifs stratégiques du DII. 3. Mise à jour d'une partie de la présentation et organisation des activités du DII.
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