manuale utente residenze universitarie versione 1

Lombardia Informatica S.p.A. Classificazione: Analisi

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MANUALE UTENTE

RESIDENZE UNIVERSITARIE

VERSIONE 1.0

Struttura Nome Data Firma

Redatto da: Engineering Roberta Cuzzilla 21/10/2015

Verificato da: LI

Approvato da:

Emesso da:

Revisione Data Sintesi delle Modifiche




Indice

1 Residenze Universitarie di Lombardia ................................................................................ 3

1.1 Scopo dell’applicazione ................................................................................................................. 3

1.2 Utilizzo dell’applicazione ............................................................................................................. 3

2 Gestione ruoli ......................................................................................................................... 4

2.1 Redattore ......................................................................................................................................... 4

2.2 Master ............................................................................................................................................... 4

3 Autenticazione ....................................................................................................................... 5

4 Registrazione Utente ............................................................................................................. 6

5 Redattore: Gestione attività ............................................................................................... 7

5.1 Nuova Residenza ............................................................................................................................. 7

5.1.1 Enti ............................................................................................................................................ 7 5.1.2 Dati Struttura .......................................................................................................................... 8 5.1.3 Utenza ..................................................................................................................................... 11 5.1.4 Prezzi ...................................................................................................................................... 13 5.1.5 Servizi ..................................................................................................................................... 14

5.2 Elenco Residenze .......................................................................................................................... 14

5.2.1 Residenze in Bozza ............................................................................................................... 14 5.2.1.1 Elimina Residenza in bozza ............................................................... 15 5.2.1.2 Modifica Residenza in Bozza .............................................................. 15 5.2.1.3 Richiesta pubblicazione Residenza ...................................................... 16

5.2.2 Residenze Pubblicate ........................................................................................................... 16 5.2.2.1 Visualizzazione Residenze Pubblicate ................................................... 17 5.2.2.2 Richiesta Modifica Residenze Pubblicate ............................................... 18

6 Master: Gestione attività.................................................................................................... 20

6.1 Elenco Residenze .......................................................................................................................... 20

6.1.1 Filtri di Ricerca ..................................................................................................................... 20 6.1.2 Elenco Residenze Pubblicate .............................................................................................. 21

6.2 Gestisci Richieste ......................................................................................................................... 21

6.2.1 Approva Pubblicazione ......................................................................................................... 22 6.2.2 Rifiuta Pubblicazione ........................................................................................................... 23 6.2.3 Approva Modifica .................................................................................................................. 23 6.2.4 Rifiuta Modifica ..................................................................................................................... 24

6.3 Gestici Redattori .......................................................................................................................... 25

6.3.1 Abilita Redattore .................................................................................................................. 25 6.3.2 Blocca Redattore .................................................................................................................. 25




1 Residenze Universitarie di Lombardia

Il presente manuale descrive l’ utilizzo dell’applicativo Residenze Universitarie di Lombardia che permette

di creare o modificare una Residenza Universitaria attraverso la compilazione guidata di campi predefiniti.

Le informazioni vengono memorizzate all'interno di un unico archivio regionale delle Residenze, accessibile

a tutti i soggetti aderenti all'ecosistema digitale E015 per l'integrazione all'interno di proprie applicazioni.

1.1 Scopo dell’applicazione

Gestione Residenze Universitarie è un applicazione web che consente agli enti gestori di creare, visualizzare

e modificare le residenze universitarie di competenza secondo il tracciato standard definito nell’ambito

dell’ecosistema digitale E015 e adottato da Regione Lombardia.

1.2 Utilizzo dell’applicazione

I principali utilizzatori dell’applicazione saranno utenti Redattori, almeno uno per ogni Ente Gestore inserito

a sistema, che interverrà sui dati delle residenze ed utenti Master appartenenti alle Direzioni Generali di

Regione Lombardia che seguiranno il flusso di approvazione dei dati per l’esposizione in e015.




2 Gestione ruoli

Sono previsti due ruoli principali nell’applicazione:

Utente Redattore

Utente Master

2.1 Redattore

Il ruolo di Redattore è assegnato dall’utente Master e permette l’inserimento e la modifica dei dati relativi

alle residenze di competenza dell’Ente Gestore di appartenenza.

2.2 Master

Il ruolo di Master prevede la possibilità di abilitare o disabilitare i Redattori e di gestire le richieste di

pubblicazione e modifica inoltrate dal Redattore. L’utente Master appartiene alla DG Casa di RL.




3 Autenticazione

Per poter accedere all’applicativo, l’utente, deve autenticarsi inserendo Username e Password nell’apposito

spazio o eseguendo l’accesso tramite Smartcard, previo utilizzo del lettore della carta (CRS/CNS).

Quando un utente accede all’applicazione è automaticamente reindirizzato all’Identity Provider Cittadini di

Regione Lombardia –IdPC– (portandosi dietro un riferimento al sito da cui si è fatta la chiamata) che

gestisce il processo di registrazione che sfrutta il riconoscimento di persone fisiche tramite l’inserimento dei

dati anagrafici dell’utente.

Al momento di consentire il trattamento dei dati personali, l’IdPC rimanda l’utente alla schermata di login

mentre invia una notifica di registrazione con il nome utente scelto e una password provvisoria da cambiare

subito dopo il primo ingresso.

A questo punto l’utente effettua nuovamente il login inserendo il suo nome utente e la password e completa

il processo di registrazione selezionando, dalla pagina Registrazione Utente, almeno un Ente Gestore di

appartenenza per poter inviare la richiesta di accesso al sistema .

Dopo la compilazione dei dati dell’Ente, l’utente Master riceve una mail in cui si notifica l'avvenuta

registrazione di un nuovo Redattore. L'utente Redattore per poter accedere all’applicativo dovrà aspettare

fino all'approvazione del ruolo fatta dall’utente Master.




4 Registrazione Utente

Effettuando l’accesso al portale, inserendo Username e Password si ha accesso alla seguente pagina di

Registrazione Utente contenete le sezione Dati Utente e Dati da completare

La Sezione Dati Utente risulta già compilata con i dati recuperati in seguito all’autenticazione con IDPC,

mentre nella sezione Dati da completare l’utente dovrà selezionare almeno un Ente Gestore tra quelli

elencati in tabella per poter inviare la richiesta di accesso al sistema.

Cliccando sul tasto Conferma viene inviata una e-mail all’utente Master in cui si notifica l'avvenuta

registrazione di un nuovo Redattore che dovrà essere gestita.

Dal canto suo, l'utente Redattore per poter procedere con l’inserimento di nuove residenze universitarie

dovrà aspettare fino all'approvazione del ruolo fatta dall’utente Master, che avverrà tramite una mail di

conferma dell’avvenuta abilitazione all’uso del servizio.

Può accadere che nel Data Base risulti già abilitato un Redattore per uno degli Enti Gestori selezionati e

quindi il sistema mostra il seguente messaggio di errore che blocca la registrazione:

Per completare la registrazione il Master dovrà prima disabilitare l’attuale redattore abilitato.




5 Redattore: Gestione attività

Dopo la login di accesso all’applicativo, il Redattore visualizza la sua home page e ha a disposizione due

voci principali di menù, sul lato sinistro della pagina:

• Nuova Residenza, funzione che gli permette di inserire nuove residenze universitarie

• Elenco Residenze, consente di visualizzare tutte le Residenze di competenza degli Enti Gestori per

cui opera, suddivise in diversi stati di lavorazione

5.1 Nuova Residenza

Cliccando sul menù Nuova Residenza si apre la maschera per inserire le informazioni relative alla residenza

suddivisa nelle seguenti sezioni: Enti, Dati Struttura, Utenza, Prezzi, Servizi, da compilare

obbligatoriamente prima di salvare.

5.1.1 Enti

Attivando il tab Enti appare la schermata contenente due campi da valorizzare obbligatoriamente:

Ente Proprietario ed Ente Gestore

Nel campo Ente Proprietario vengono proposti i nominativi caricati a sistema preliminarmente.

Scegliendone uno, in automatico si popola anche il campo Sede e Indirizzo che non sono editabili.

Il campo Ente Gestore sarà abilitato solo in caso di inserimento di una nuova residenza e se il Redattore

opera per più Enti. Scegliendo tra le opzioni del menù a tendina ( se ci si era registrati per più enti ). il Nome




dell’Ente Gestore per il quale si vuole inserire la residenza, in automatico si popolano i campi Sede e

Indirizzo

Se al termine di questa sezione si clicca sul pulsante Salva si viene avvisati con un messaggio di errore che

esorta a compilarli tutti

5.1.2 Dati Struttura

Quando si seleziona il tab Dati struttura si apre la maschera costituita da campi obbligatori e non da

valorizzare per descrivere al meglio la struttura, dare informazioni sull’indirizzo, sui contatti e aggiungere

immagini a corredo della residenza universitaria.




Nel dettaglio la sezione Struttura contiene i seguenti campi obbligatori:

Nome, Descrizione,Tipologia struttura, Tipo Utenza. Risulta obbligatorio anche l’inserimento del Nome e

della Descrizione in lingua inglese.

Per passare alle lingue straniere si clicca sulla seguente icona , presente sul lato destro della videata.

Si aprirà una finestra contenente tre sezioni, ognuna con il nome della lingua specifica, quella della lingua

inglese sarà contraddistinta dagli asterischi che indicano l’obbligatorietà dell’inserimento del dato.




Una volta compilati i campi Nome e Descrizione bisogna cliccare su Conferma per salvare l’inserimento

dei testi.

I campi dedicati alle informazioni sulla posizione geografica della struttura sono presenti nella sezione

Indirizzo e sono costituiti da: Provincia, Comune, indirizzo e Cap obbligatori, mentre il campo Civico è

opzionale.

Si fa presente che inserendo l’indirizzo nell’apposito campo e cliccando su salva, il sistema propone se si

vogliono recuperare le coordinate.

Cliccando sul tasto SI il sistema recepisce le coordinate e il nome dell’indirizzo viene normalizzato.

Se,successivamente viene modificato l’indirizzo, il sistema chiede se si vogliono aggiornare le coordinate,

confermando tale operazione viene restituito un elenco dal quale selezionare l’indirizzo completo.

Negando la richiesta viene effettuato il salvataggio con le informazioni correnti.




Per completare i dati sulla struttura si devono inserire delle Immagini, per farlo bisogna cliccare sul pulsante

.

Si aprirà un pop-up dove si potrà scegliere se caricare un’immagine selezionando il pulsante File o digitare

l’URL di riferimento dopo aver selezionato il pulsante Link e infine cliccare sul tasto Inserisci.

Sarà sempre possibile consultare le immagini cliccando sull’icona Apri Immagini o eliminarle

cliccando sul tasto Elimina Immagini .

Bisogna porre attenzione al fatto che inserendo un’immagine di dimensioni maggiori a 5 MB o inserendo un

numero inferiore a cinque immagini, il sistema restituisce un messaggio di errore che rende nullo

l’inserimento.

Prima del salvataggio finale devono essere valorizzati tutti i campi obbligatori presenti nelle diverse sezioni

altrimenti si viene avvisati con un messaggio che esorta a completarne la compilazione.

5.1.3 Utenza

Il tab Utenza contiene dei campi da valorizzare suddivisi nelle seguenti sezioni:

Vincoli d’accesso, contente i campi obbligatori Condizioni di Merito, Condizioni di reddito, Altre

Condizioni valorizzata di default sul NO. Se si valorizza con il SI il campo Altre condizioni allora

si rende editabile anche il campo libero Specifiche altro.




Università correlate, se non viene scelta almeno una Università correlata dalla selezione

multiselect, l’applicativo da un messaggio di errore

Tipologia Utenza, se non viene scelta almeno una tipologia utenza dalla selezione multiselect,

l’applicativo da un messaggio di errore.

Prima del salvataggio finale devono essere valorizzati tutti i campi obbligatori presenti nelle diverse sezioni

altrimenti si viene avvisati con un messaggio che esorta a completarne la compilazione.




5.1.4 Prezzi

Il tab Prezzi contiene la maschera dove valorizzare i campi obbligatori della sezione Alloggi.

Per implementare la tabella contenente la Descrizione, il Numero dei posti, il Costo minimo , il Costo

massimo e Specifiche costo, si devono valorizzare tutti i campi della sezione Alloggi (Tipo Alloggio,

Numero Posti, Costo Minimo, Costo Massimo e Specifiche di costo) scegliendo dal menù a tendina le

opzioni possibili e infine cliccare sul tasto +Aggiungi alloggi. Quando si valorizza il campo Tipo di Alloggio

con il termine Altro, in automatico diventa editabile il campo libero Altra Tipologia.

Per modificare uno qualsiasi dei record della tabella basterà cliccare sul pulsante modifica o eliminarlo

definitivamente cliccando sul tasto elimina




5.1.5 Servizi

Il tab Servizi contiene le sezioni Servizi della struttura e Sport e Tempo libero caratterizzate una serie di

campi obbligatori atti a esporre le diverse tipologie di servizi offerti dalla struttura residenziale. Questi campi

sono valorizzati di default sul valore NO, per modificarli basta selezionare il SI dal menù a tendina in base

alla tipologia di servizi

5.2 Elenco Residenze

L’utente Redattore seleziona dal menù delle funzioni possibili la voce Elenco Residenze , si aprirà un sotto

menù con le seguenti voci:

Residenze in Bozza

Residenze Pubblicate

Cliccando sul menù Residenze in Bozza si potrà visualizzare la lista delle residenze inseriti e non ancora

sottoposti all’approvazione del Master.

5.2.1 Residenze in Bozza

Il Redattore selezionando il menù Residenze in Bozza, vedrà la lista contenente sia le residenze mai

pubblicate che quelle di cui è stata richiesta una modifica post pubblicazione. E’ anche possibile effettuare

una ricerca per Nome, Indirizzo, Ente, Università correlate compilando il campo Cerca.




5.2.1.1 Elimina Residenza in bozza

Il Redattore può eseguire la cancellazione di una delle residenze presenti nell’elenco di quelle in Bozza

cliccando sul pulsante Elimina Residenza . Se la residenza creata dal Redattore e non è mai stata

pubblicata avviene l’eliminazione fisica dall’applicativo della residenza in bozza

Nel caso in cui la residenza sia stata pubblicata e successivamente sia stata approvata una richiesta di

modifica, risulterà nell’elenco delle residenze in bozza ma non comparirà il tasto dell’eliminazione.

5.2.1.2 Modifica Residenza in Bozza

L’utente può eseguire la modifica di una delle residenze presenti nell’elenco delle Residenze in Bozza

cliccando, in corrispondenza del nome della struttura scelta, sul seguente pulsante di modifica .

Si visualizzeranno tutte le schede compilate precedentemente e sarà possibile effettuare direttamente tutte le

modifiche necessarie, tranne che nei campi della scheda Enti che risulteranno già selezionati e disabilitati.




5.2.1.3 Richiesta pubblicazione Residenza

Il Redattore può effettuare la richiesta di pubblicazione di una delle Residenze presenti nell’elenco di quelle

in Bozza cliccando, in corrispondenza del nome prescelto, sul seguente pulsante .

A questo punto la residenza comparirà nella lista delle Residenze Pubblicate del Redattore con lo stato Da

Approvare

L’utente Master verrà avvisato con una notifica via email della richiesta di pubblicazione e si ritroverà la

residenza nel suo elenco delle Richieste, a questo punto potrà decidere se approvarla o meno.

5.2.2 Residenze Pubblicate

Il Redattore seleziona dal menù Elenco Residenze, presente nel lato sinistra della pagina principale, la voce

Residenze Pubblicate per visualizzare l’elenco delle residenze pubblicate o da approvare, in base allo stato

di lavorazione della richiesta, facenti parte dello stesso Ente Gestore.

Le funzionalità a disposizione del Redattore in questa fase sono Visualizza Residenza e Richiedi

Modifica




5.2.2.1 Visualizzazione Residenze Pubblicate

L’utente Redattore, dall’elenco delle Residenze Pubblicate clicca su una residenza, sia che si trovi in stato

Pubblicato che in stato da Approvare, per visualizzarne le informazioni tramite il pulsante visualizza

Residenza .

Si potranno selezionare i vari tab (Enti, Dettagli, Utenza, Prezzi, Servizi) per visualizzare i dettagli dei vari

campi e vedere le immagini a corredo cliccando sulla seguente icona nel tab Dettagli.




5.2.2.2 Richiesta Modifica Residenze Pubblicate

L’utente Redattore può effettuare una richiesta di modifica di una Residenza che si trova nell’elenco delle

Residenze Pubblicate, che si trovano sia in stato Pubblicato che da Approvare, cliccando sulla seguente

icona .




Si apre una form nella quale deve indicare la motivazione della modifica e dopo aver cliccato su Invia, il

Master riceverà la richiesta via email e la residenza comparirà nel suo elenco delle Richieste di

pubblicazione e modifica residenze




6 Master: Gestione attività

L’utente Master ha a sua disposizione tre principali voci di menù:

• Elenco Residenze: tramite il quale si possono visualizzare tutte le Residenze Universitarie inseriti a

sistema

• Gestisci Richieste: permette di visualizzare ed evadere le richieste di Pubblicazione e Modifica delle

residenze inoltrate dall’utente Redattore

• Gestisci Redattori: le funzionalità di questo menù sono quelle di approvare nuovi redattori o

disabilitare quelli già approvati

6.1 Elenco Residenze

L’utente Master seleziona dal menù delle funzioni possibili la voce Elenco Residenze per visualizzare la

lista delle Residenze pubblicate da tutti gli Enti Gestori caricati a sistema e prendere visione delle

informazioni inerenti le strutture cliccando sul tasto di visualizzazione

6.1.1 Filtri di Ricerca

Entrando nella sezione Elenco Residenze, compilando uno o più campi presenti nella sezione “Filtri

selezionabili per la Ricerca delle Residenze” e cliccando sul tasto Ricerca il sistema restituisce la lista

secondo i filtri specifici.

I campi da valorizzare per poter eseguire i filtri sono i seguenti i: Servizi disponibili, Tipologia utenti,

Provincia, Università correlate




6.1.2 Elenco Residenze Pubblicate

In quest’elenco ci sono tutte le Residenze Universitarie pubblicate da tutti gli Enti Gestori. Il Master può

anche eseguire una ricerca per Nome, Indirizzo, Ente gestore e Tipologia Struttura e può prendere visione

delle informazioni dettagliate su ogni residenza cliccando sul pulsante di visualizzazione

6.2 Gestisci Richieste

L’utente Master, cliccando sul menù principale la voce Gestisci Richieste ha a disposizione la lista e il tipo

di richiesta, inoltrata dal Redattore, che può essere di:

Pubblicazione

Modifica




6.2.1 Approva Pubblicazione

Selezionando una delle residenze con richiesta di Pubblicazione tramite il seguente pulsante , si aprirà

la maschera delle informazioni relative alla residenza universitaria costituita da una serie di tab da

consultare, come mostrato di seguito.

Dopo aver preso visione dei dati della residenza, il Master può decidere di approvarne la sua pubblicazione

cliccando sul tasto . A questo punto il Redattore che ne aveva fatto la richiesta vedrà la

residenza comparire nella lista delle Residenze Pubblicate e contestualmente ricevere la notifica via email.




6.2.2 Rifiuta Pubblicazione

Selezionando una delle residenze con richiesta di Pubblicazione tramite il seguente pulsante , si aprirà

la maschera delle informazioni relative alla residenza universitaria costituita da una serie di tab da

consultare, come mostrato di seguito.

Dopo aver preso visione dei dati della residenza, il Master può decidere di rifiutare la richiesta di

pubblicazione cliccando sul tasto . Si aprirà, a questo punto, una forma nella quale deve

indicare la motivazione del rifiuto della pubblicazione e cliccando sul pulsante Invia verrà inviata la

notifica via e-mail al Redattore e la residenza rimarrà in stato “Bozza”. Se il Master vuole annullare

l’operazione di rifiuto della pubblicazione, deve cliccare su Annulla.

6.2.3 Approva Modifica

L’utente Master, dopo aver preso visione della richiesta di Modifica cliccando sul seguente pulsante di

visualizzazione , può decidere di approvare la richiesta cliccando sul tasto




In questo caso, viene inviata una notifica tramite e-mail al Redattore e la residenza compare nella lista delle

Residenze in Bozza pronta per essere rielaborata.

6.2.4 Rifiuta Modifica

L’utente Master, dopo aver preso visione della richiesta di Modifica cliccando sul seguente pulsante di

visualizzazione , può decidere di rifiutare la richiesta cliccando sul tasto .

A questo punto si aprirà una form nella quale il master dovrà scrivere la motivazione del rifiuto e, cliccando

sul tasto Invia, la residenza resterà nello stato originale.

Anche in questo caso il Redattore viene avvisato da una email con l’esito della richiesta.




6.3 Gestici Redattori

L’utente Master cliccando sul menù principale la voce Gestisci Redattori ha a disposizione l’elenco dei

redattori individuati dal Nome, Cognome, Codice Fiscale, Email, Ente Gestore e l’icona che identifica lo

stato in cui si trova l’utente.

6.3.1 Abilita Redattore

Il Master, cliccando sul seguente tasto abilita il Redattore a cui viene inviata, via email, la notifica che

lo informa che la fase di registrazione si e' conclusa con successo e che l’utenza e' stata abilitata all'uso del

Servizio. Il Master vedrà mutare l’icona del Redattore da Abilita Redattore a Blocca Redattore.

6.3.2 Blocca Redattore

L’utente Master può disabilitare un redattore precedentemente abilitato cliccando sul seguente tasto .

Se un utente Redattore si è registrato selezionando più Enti Gestori si aprirà una maschera contenente

l’elenco degli enti, a questo punto si seleziona l’ente o gli enti per cui si vuole procedere con la

disabilitazione e il redattore riceve una mail che notifica che l’ utenza e' stata disabilitata per uno o più enti.

Se il Redattore viene disabilitato per tutti gli enti Gestori per cui si era registrato quando accede al sistema

compare un messaggio in rosso che avvisa che non è abilitato all’utilizzo del Servizio e nel frattempo riceve

una mail che lo informa del fatto che la sua utenza è stata disabilitata.

manuale utente residenze universitarie versione 1

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