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2011
Revisione 1.2
Manuale posta elettronica Ecube
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Sommario
1.0 Introduzione ................................................................................................................................ 3
2.0 Web Mail Ecube ........................................................................................................................... 4
2.1 Accesso ................................................................................................................................... 4
2.2 Posta in arrivo .......................................................................................................................... 5
2.3 Calendario ............................................................................................................................... 6
2.4 Contatti ................................................................................................................................... 8
2.5 Note ........................................................................................................................................ 8
2.6 Attività ..................................................................................................................................... 8
3.0 Impostazioni .............................................................................................................................. 10
4.0 SPAM ........................................................................................................................................ 15
4.1 Cos’è lo spam ......................................................................................................................... 15
4.2 Tecniche di protezione ............................................................................................................ 16
4.3 Cartella posta indesiderata ...................................................................................................... 17
4.4 Opzioni antispam .................................................................................................................... 18
5.0 Groupware................................................................................................................................. 19
6.0 Sicurezza della Web Mail Ecube ................................................................................................... 20
6.1 Procedura di cambio password ................................................................................................ 20
7.0 Quote e limiti di utilizzo .............................................................................................................. 21
8.0 Client di posta elettronica ........................................................................................................... 22
9.0 Smartphone ............................................................................................................................... 23
9.1 Apple iOS 5.0 (iPhone e iPad) .................................................................................................. 23
10.0 SMTP ........................................................................................................................................ 29
11.0 FAQ ........................................................................................................................................... 30
11.1 Perché la data dei messaggi viene visualizzata in modo non corretto? ........................................ 30
11.2 Come posso recuperare la mia password di accesso alla Web Mail? ........................................... 30
11.3 Perché non posso inviare posta dal server Ecube? .................................................................... 30
11.4 Ho sbagliato molte volte la password di accesso e non riesco più ad accedere alla mia casella .... 30
11.5 Quali client di posta elettronica sono supportati dal nuovo sistema di posta elettronica Ecube? ... 30
11.6 Quali browser posso utilizzare per accedere alla Web Mail Ecube? ............................................. 31
11.7 Il nostro provider di connessione internet non offre il servizio SMTP. Cosa possiamo fare? .......... 31
11.8 E’ possibile ampliare lo spazio a disposizione della casella di posta? ........................................... 31
11.9 Come posso selezionare più di un messaggio alla volta? ........................................................... 31
11.10 Come posso accedere alla mia casella di posta elettronica? ................................................... 31
11.11 Dove posso impostare il numero di messaggi visualizzabile su una singola pagina? ................. 32
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11.12 E’ possibile aggiungere dizionari oltre a quelli già configurati? ................................................ 32
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1.0 Introduzione
Il presente documento intende illustrare nel dettaglio le principali funzionalità del nuovo sistema di posta
elettronica Ecube e nello specifico della nuova Web Mail Ecube a partire dalle consuete operazioni di invio e
ricezione della posta elettronica, di organizzazione dei contatti, del calendario e delle attività per giungere
alla gestione delle procedure antispam e alla personalizzazione della visualizzazione dell’interfaccia.
La nuova Web Mail Ecube è raggiungibile all’indirizzo https://webmail01.ecubecenter.it ed è totalmente
compatibile con le più recenti versioni dei browser più comuni (Internet Explorer 8.0 e 9.0, Firefox 4.0, 5.0,
6.0, 7.0 e 8.0, Chrome 13.0, 14.0 e 15.0 e Safari 5.0 e 5.1). L’utilizzo della tecnologia Ajax e di un motore
web 2.0 rende l’esperienza di utilizzo decisamente più efficace e accattivante rispetto alla vecchia Web Mail.
L’evoluzione tecnologica ha consentito inoltre l’adozione di un sistema antispam più integrato ed efficace che
consente all’utente il pieno controllo della propria posta elettronica.
La disponibilità di uno spazio predefinito (2 Gbytes) senza limiti temporali può consentire la predisposizione e
l’organizzazione delle cartelle e delle regole con una maggior facilità di utilizzo.
Infine, grazie al supporto della tecnologia Microsoft ActiveSync, sarà possibile sincronizzare la propria casella
di posta elettronica con i principali sistemi operativi per smartphone (iOS di Apple, Android di Google,
Windows Phone di Microsoft, Symbian di Nokia e PalmOS di Palm).
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2.0 Web Mail Ecube
In questa sezione verranno illustrate le principali funzionalità della nuova Web Mail Ecube a partire
dall’utilizzo della cartella POSTA IN ARRIVO e alle normali operazioni di invio e ricezione della posta
elettronica, del CALENDARIO e dei CONTATTI fino ad arrivare ai settaggi della Web Mail al fine di
ottimizzarne la visualizzazione e le funzionalità in base alle necessità del singolo utente.
2.1 Accesso
L’accesso alla nuova Web Mail (https://webmail01.ecubecenter.it) avviene inserendo il proprio indirizzo mail
completo ([email protected]) e la relativa password assegnata dal personale tecnico Ecube.
Una volta superata la procedura di login sarà disponibile la seguente schermata:
Lo schermo è suddiviso in quattro parti: la zona superiore dello schermo è occupata dal logo di Ecube e dai
vari menù (Impostazioni, Nuovo messaggio, Rispondi, Inoltra, Spam, ecc..). La zona inferiore dello schermo
contiene sulla sinistra l’elenco delle cartelle, sulla destra l’elenco delle mail contenute nella cartella
selezionata (di default Posta in arrivo) e nella parte sottostante l’anteprima del messaggio.
La disposizione degli elementi ricorda molto da vicino quella delle versioni più recenti di Microsoft Outlook:
POSTA IN ARRIVO
CALENDARIO
CONTATTI
ATTIVITÀ
BOZZE
NOTE
POSTA INVIATA
POSTA ELIMINATA
POSTA INDESIDERATA
“E’ importante ricordare che nella nuova Web Mail Ecube il nome utente è
l’indirizzo completo di posta elettronica (nel formato [email protected]) e non,
come nella precedente versione, solo il testo davanti al carattere “@””.
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2.2 Posta in arrivo
La cartella POSTA IN ARRIVO contiene tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti (se sono presenti nuovi
messaggi POSTA IN ARRIVO sarà visualizzata in grassetto e tra parentesi verrà indicato il numero delle mail
ancora da leggere).
La ricezione di nuove mail è automatica e avviene, per impostazioni di default, ogni 5 minuti: è altresì
possibile forzare manualmente questo settaggio agendo sul pulsante presente in alto a
sinistra (e riportato nell’immagine a fianco) oppure andando nel menù Impostazioni sul tab
Generale e settare l’impostazione “Aggiorna ogni” sul valore desiderato (i campi ammessi
vanno da 1 minuto a 1 ora con la possibilità di disattivare questa funzionalità). E’ importante sottolineare
come da questa funzione dipenda direttamente la visualizzazione dei promemoria di CALENDARIO e
ATTIVITÀ (come sottolineato nei paragrafi Calendario e Attività).
E’ possibile creare delle cartelle sia sotto POSTA IN ARRIVO sia direttamente al medesimo livello delle
cartelle di sistema (Ecube consiglia di creare cartelle di posta elettronica sotto la cartella principale POSTA IN
ARRIVO, in modo da rendere più leggibile il layout della Web Mail ma non è stato implementato nessun
blocco nella creazione di cartelle di posta elettronica direttamente nella root).
E’ sufficiente selezionare la cartella in cui si desidera inserirla e con il tasto destro scegliere la voce “Nuova
sottocartella”.
Per aprire un messaggio di posta elettronica è sufficiente effettuare un doppio click sulla mail e si aprirà una
schermata simile alla seguente:
Nella parte superiore sono presenti i pulsanti per le normali attività:
rispondere alla mail (“Rispondi” e “Rispondi a tutti”)
per inoltrare (“Inoltra”)
per stampare la mail
per eliminare la mail
per spostare il focus alla mail successiva o a quella precedente.
La creazione di una nuova mail è possibile tramite il pulsante “Nuovo messaggio”,
presente nella barra degli strumenti.
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Nella schermata che apparirà sono presenti i seguenti comandi:
Invia: serve per inviare il messaggio dopo aver inserito almeno un destinatario, un oggetto e un
testo nel corpo della mail
Salvataggio: la mail verrà salvata nella cartella Bozze
Allega file: permette di inserire un file in allegato. La grandezza massima degli allegati è di 30
Mbytes
Controllo ortografico: controllerà la correttezza ortografica del testo inserito nel corpo della mail
Controllo dei destinatari: controllerà se il nome inserito è presente nei Contatti e completerà, una
volta trovata una corrispondenza, l’indirizzo mail completo
Priorità: imposta la priorità del messaggio
Opzioni: consente di impostare alcune funzionalità avanzate relative esclusivamente al singolo
messaggio.
La schermata precedente permette di impostare il “Formato della mail” (formattazione Testo normale oppure
HTML con formattazione avanzata), la “Priorità” con le opzioni normale, alta o bassa. Inoltre consente di
richiedere la conferma di lettura (“Richiedi conferma di lettura”) che richiederà al destinatario di inviare una
conferma una volta aperto il messaggio e la conferma di recapito (“Richiedi conferma di recapito”) che
chiederà al server che riceve il messaggio di inviare una conferma alla consegna del messaggio di posta
elettronica nella posta elettronica del destinatario.
2.3 Calendario
La nuova Web Mail Ecube dispone anche di un CALENDARIO completamente integrato con le funzionalità di
posta elettronica (come per Microsoft Outlook). Selezionando il CALENDARIO si otterrà l’elenco degli
appuntamenti inseriti: aprendo con un doppio click l’appuntamento si potrà modificare l’oggetto
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dell’appuntamento, il luogo,
evidenziarne la durata con un colore
diverso nonché l’ora di inizio e di fine
oltre alla priorità. L’utilizzo di alcune
funzionalità legate al CALENDARIO
sono proprie del servizio di Groupware
venduto separatamente (per maggiori
dettagli fare riferimento al capitolo
Groupware).
Cliccando sotto l’elenco degli
appuntamenti con il tasto destro si
potrà inserire un nuovo appuntamento
in CALENDARIO (“Nuovo evento”); è possibile effettuare la medesima operazione tramite il pulsante in alto
“Nuovo evento”.
I campi da compilare sono simili a quelli di Microsoft Outlook: è infatti possibile gestire i luoghi, anche
suddividendoli in stanze, assegnare una tipologia all’evento (Importante, Lavoro, Personale, ecc..),
impostare un promemoria e una priorità nonché una categoria.
Inoltre sempre tra i pulsanti presenti in alto nella barra degli strumenti vi sono quelli utili alla visualizzazione
degli appuntamenti inseriti: visualizzazione per giorno, per settimana, per mese e per elenco.
E’ importante sottolineare come la
visualizzazione dei promemoria dipenda
dall’impostazione degli aggiornamenti, come
illustrato nel capitolo Impostazioni: se il valore
dell’aggiornamento è superiore alla differenza
tra promemoria e inizio dell’appuntamento il
promemoria ovviamente non verrà visualizzato.
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2.4 Contatti
Nella cartella CONTATTI è presente l’elenco degli indirizzi mail inseriti e si può aggiungerne uno nuovo,
agendo sul pulsante in alto “Nuovo contatto”. I dati associabili al singolo contatto sono numerosi è
corrispondono a quelli presenti in Microsoft Outlook.
2.5 Note
Nella cartella NOTE è possibile inserire qualsiasi tipologia di annotazione testuale (non sono previsti allegati
di alcun tipo). L’inserimento avviene agendo sempre sul pulsante in alto “Nuova nota”. Una volta inserita la
nota verrà visualizzata in un elenco dove è possibile ordinarle per data di inserimento e il cui Oggetto viene
estrapolato dal contenuto delle prime righe della nota stessa.
2.6 Attività
Nella cartella ATTIVITÀ è possibile inserire le attività così come avviene in Microsoft Outlook: la logica ricalca
in toto quanto visto sinora per gli altri elementi.
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Come per il CALENDARIO anche per le ATTIVITA’ è possibile impostare un promemoria che sottostà alle
medesime limitazioni legate alla frequenza di aggiornamento della Web Mail (vedere capitolo Impostazioni).
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3.0 Impostazioni
E’ possibile configurare tutti i settaggi della nuova Web Mail Ecube dal menù impostazioni presente in alto a
sinistra.
Il menù contiene le seguenti voci:
Impostazioni
Filtri posta
Fuori sede
Sottoscrivi cartelle condivise
Cambio password
La voce “Impostazioni” contiene tutte le voci personalizzabili della Web Mail Ecube suddivise per tab
(Generale, Posta, Composizione mail, Spam, Varie e Informazioni su).
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Nel tab Generale è possibile modificare la lingua della Web Mail (o lasciare il detect automatico),
l’aggiornamento della visualizzazione (come spiegato nel paragrafo Posta in arrivo), cambiare l’interfaccia
(personalizzare l’aspetto grafico della Web
Mail) utilizzando uno dei template precaricati
da Ecube, il numero dei messaggi che
vengono visualizzati nel riquadro di
visualizzazione, il formato della data e dell’ora
(cioè visualizzare la data in formato italiano o
inglese oltre che l’orario nelle 12 o 24 ore)
oltre al fuso orario.
Nel tab Posta è possibile inserire l’indirizzo per le risposte, utile per ricevere le risposte ad un account
prestabilito, l’organizzazione, creare la Firma predefinita da allegare a qualsiasi mail in uscita. Ci sono anche
numerose opzioni che caratterizzano la visualizzazione delle mail e il comportamento della Web Mail (come la
conferma per la designazione delle mail di spam, di cui si parla approfonditamente nel capitolo SPAM e il
download automatico delle immagini da altri siti).
Nel tab Composizione mail vi sono alcune impostazioni viste precedentemente (vedi paragrafo Posta in
arrivo), ma se qui modificate verranno rese attive su tutte le mail in uscita e non solo sulla singola.
“L’impostazione di aggiornamento
influenza direttamente la visualizzazione
dei promemoria per CALENDARIO e
ATTIVITA come sottolineato nei rispettivi
paragrafi.”
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Inoltre è possibile scegliere come e se inviare la conferma di lettura oppure impostare il Dizionario
ortografico da utilizzare durante la verifica ortografica delle mail in uscita (sono disponibili i dizionari in
Italiano e Inglese).
Per tutte le impostazioni relative allo Spam fare riferimento al capitolo SPAM.
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Nel tab Varie è possibile personalizzare la prima schermata visualizzata dalla Web Mail Ecube
successivamente al logon. La visualizzazione “Oggi” elenca tutte le attività e gli appuntamenti caricati nelle
rispettive cartelle oltre che un numero personalizzabile di elementi di posa elettronica e le quote (per le
quote vedi capitolo Quote e limiti di utilizzo).
E’ possibile impostare un messaggio “Fuori sede” cliccando sul pulsante Impostazioni in alto e poi “Fuori
sede” all’interno del quale è possibile inserire un messaggio che verrà recapitato a tutti coloro che inviano un
messaggio di posta elettronica nel periodo indicato.
Un’altra opzione presente nelle Impostazioni è la creazione di semplici regole, denominate “Filtri posta” che
permettono di effettuare operazioni automatiche sulle mail (spostamenti, cancellazioni e inoltro) in base ad
alcuni parametri inseriti dall’utente.
L’applicazione delle regole è molto simile a Microsoft Outlook: è quindi possibile scegliere le condizioni della
regola (es: campi A o CC che contengono una determinata stringa) e l’azione da applicare nel caso un
messaggio di posta elettronica corrisponda alla regola precedentemente selezionata.
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4.0 SPAM
In questo capitolo si intendono illustrare nel dettaglio tutte le tecnologie implementate nel nuovo sistema di
posta elettronica Ecube al fine di garantire una migliore gestione dello spam.
4.1 Cos’è lo spam
Il termine “spam”, contrazione dei termini inglesi “Spiced” ed “Ham”, identificava inizialmente soltanto un
tipo di carne in scatola molto famosa tra le famiglie americane, ben lontano quindi dal significato attuale.
Successivamente è stato introdotto anche in ambito informatico per descrivere tutte quelle pratiche che
ostacolano, in svariati modi, le proprie possibilità di comunicazione mediante l’utilizzo della posta elettronica.
Ma cosa c’entra la carne in scatola? L’utilizzo del termine spam per riferirsi alla posta elettronica indesiderata
viene fatto derivare da uno sketch del programma “Monty Python’s Flying Circus” (trasmesso dal 1969 al
1974) ambientato in una taverna: la cameriera propone allo sfortunato avventore solo ed esclusivamente cibi
a base di spam; il cliente, che non gradisce la carne in scatola, viene però a trovarsi schiacciato
dall’insistenza della cameriera e dai cori innalzati da un gruppo di vichinghi seduti al tavolo accanto. Questi
ultimi intonano cacofonici motivetti all’interno dei quali ricorre la parola “spam”. Come nell’episodio dei
Monty Python, anche in informatica lo spam infastidisce e disturba: i messaggi di posta elettronica
indesiderati sono gli esempi più comuni di spam.
Le probabilità di ricevere posta indesiderata
aumentano in modo esponenziale se il proprio
indirizzo email viene pubblicato sui newsgroup,
sul web o in altre aree pubbliche della rete. Gli
spammer (coloro che inviano spam), infatti,
utilizzano degli strumenti (crawler simili a
quelli dei più conosciuti motori di ricerca) che
effettuano una scansione delle risorse disponibili in rete estraendo quanti più indirizzi email possibile. Una
volta acquisiti, gli indirizzi email vengono bersagliati con messaggi di ogni genere.
Gli spammer, inoltre, sono collegati tra loro: può capitare quindi, che il vostro indirizzo di posta elettronica,
sia trasmesso a decine di altri personaggi senza scrupoli. E’ palese come questo tipo di attività siano
assolutamente illegali in Italia così come in molti altri Paesi: il nostro Garante, ad esempio, ha sancito come
lo spam sia da considerarsi un illecito penale.
Gli spammer, tuttavia, proseguono imperterriti i loro invii di posta indesiderata: la spedizione di milioni di
email ad account di tutto il mondo è un’attività che ha costi assai limitati e che può portare facili profitti
considerando che, purtroppo, sono molti a cadere nelle truffe spesso pubblicizzate nei messaggi di spam
(presentazione di improbabili metodologie per far soldi facilmente basati su schemi multilivello, truffe legate
all’ambito della salute o delle diete, offerte di strumentazioni illegali, false proposte di lavoro retribuito,
ecc..). Di contro, è invece molto alto il prezzo che gli spammer fanno scontare alla collettività: i provider
Internet sono costretti ad aumentare la banda disponibile e implementare i sistemi di posta, le aziende e gli
utenti devono adottare tecniche e metodologie per fronteggiare il fenomeno dello spam con inevitabili
perdite di tempo e denaro.
“Nel 2010 sono state inviate 107 trilioni di
mail, l’89% delle quali è stato catalogato
come spam”.
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4.2 Tecniche di protezione
Durante la fase di progettazione del nuovo sistema di posta elettronica, di cui la Web Mail è parte
preponderante, Ecube ha investito notevoli risorse nel definire una strategia che possa arginare il fenomeno
dello spam senza incidere pesantemente sull’utilizzo dello strumento di posta elettronica da parte dell’utente.
L’approccio utilizzato viene definito multi-tier poiché si propone di combattere e arginare il fenomeno dello
spam su differenti livelli fisici e logici.
Il primo blocco è costituito da una soluzione in cluster dedicata all’analisi delle email in ingresso e che, grazie
al potente sistema SpamBlocker, sviluppato da Commtouch società israeliana specializzata nella sicurezza dei
contenuti, è in grado di identificare ed eliminare un’altissima percentuale di spam. La tecnologia alla base di
SpamBlocker è la RDP (Recurrent Pattern Detection) che analizza in tempo reale il traffico mail e riesce a
classificare, con una precisione molto alta, il messaggio di posta elettronica in ingresso come spam, phising o
pulito.
Il secondo livello, posizionato direttamente sul mail server, è composto da un insieme di 10 filtri antispam
combinati insieme che si basano principalmente su 3 differenti tecnologie:
Blacklist online (DNSBL)
Filtri bayesiani
Filtri basati sulle parole contenute nei messaggi di posta ricevuti
Le “liste nere” DNSBL si basano sull’analisi del mittente dell’email: l’intestazione del messaggio viene
confrontata con le informazioni raccolte dalle varie liste online. Se l’email appare come proveniente da
indirizzi IP che hanno inviato o spediscono spesso spam, da “open proxy” od “open-relay mail server”, il
messaggio viene classificato come indesiderato.
I filtri bayesiani, invece, consistono in un complesso ed efficace sistema di classificazione dei messaggi in
base al loro contenuto: alle varie parole che compongono ogni e-mail viene assegnato un punteggio
specifico; quando il punteggio supera un certo valore di soglia, il messaggio viene immediatamente
classificato come “spam”.
Un’altra fondamentale tecnologia implementata da Ecube all’interno del nuovo sistema di posta elettronica è
SpamAssassin: si tratta di un’efficace soluzione antispam basata sull’analisi del contenuto dei messaggi d i
posta elettronica ma che supporta anche l’utilizzo di DNS blacklist ed il filtraggio effettuato su basi
statistiche.
I vantaggi dell’implementazione di SpamAssassin consistono nel rapido “apprendimento” dello stesso infatti,
sin dalla prima installazione, il filtro riesce a riconoscere correttamente un gran numero di email
indesiderate. Il funzionamento è decisamente semplice: se il testo di un’e-mail riflette una o più delle
espressioni presenti nel suo database, al messaggio viene assegnato un punteggio specifico e
nell’intestazione possono essere inseriti degli elementi aggiuntivi liberamente personalizzabili (Ecube ha
optato per anteporre a qualsiasi oggetto il testo [SPAM]). Quando il punteggio supera un certo valore limite,
l’email viene trattata come spam.
I filtri che Ecube ha aggiunto all’implementazione di SpamAssassin supportano anche altre tecniche di
filtraggio: l’uso del DHA (Directory Harvest Attack protection), filtri basati su checksum come DCC e anti-
phishing / anti-spoofing.
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L’insieme di queste tecnologie implementate da Ecube ha come scopo ultimo la riduzione drastica del
quantitativo di spam ricevuto dai Clienti e l’integrazione della gestione dello spam stesso all’interno della
Web Mail.
4.3 Cartella posta indesiderata
All’interno della cartella POSTA INDESIDERATA vengono posizionati automaticamente, dal nuovo sistema di
posta elettronica Ecube, tutti i messaggi ritenuti spam. E’ possibile visualizzarli, eliminarli o eventualmente
segnalarli come falso positivo, cioè come messaggio di posta elettronica ritenuto erroneamente come spam.
Il pulsante Non Spam è fondamentale per “istruire” il sistema antispam su quali mail devono essere
considerate spam e quali no. E’ possibile selezionare una qualsiasi mail dalla cartella POSTA INDESIDERATA
e decidere che non venga più catalogata come spam: successivamente potrà essere spostata in qualsiasi
altra cartella.
Così come avviene per la POSTA INDESIDERATA con i falsi positivi possono essere gestiti i falsi negativi
all’interno della cartella POSTA IN ARRIVO. Il falsi negativi sono quelle mail di spam che i vari filtri non
riescono a identificare e vengono quindi consegnate direttamente all’interno della cartella principale (o in
altre cartelle qualora siano presenti regole personalizzate specifiche).
E’ possibile segnare come spam email presenti nella cartella POSTA IN ARRIVO semplicemente premendo il
pulsante Spam nella barra del menù.
“Il sistema antispam deve essere considerato come un “essere in fase di
apprendimento”: più messaggi riuscirà ad analizzare e maggiore sarà la sua
precisione anche in funzione del ruolo fondamentale che l’utente ricoprirà nel
segnalare al sistema i falsi positivi e i falsi negativi”.
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4.4 Opzioni antispam
E’ possibile personalizzare alcune impostazioni del sistema antispam nel menù “Impostazioni” sul tab Spam.
Innanzitutto la prima opzione, “Sposta spam nella cartella posta indesiderata”, muove automaticamente tutti
i messaggi identificati come spam nella cartella POSTA INDESIDERATA.
Molto importante ai fini del corretto funzionamento del sistema antispam è l’elenco dei mittenti attendibili.
Tale elenco è gestibile manualmente tramite l’inserimento dei singoli indirizzi di posta elettronica da
considerare attendibili.
Ma ancor più importanti sono le due opzioni seguenti:
Aggiungi indirizzo email del mittente originale durante la risposta
Considera attendibili gli indirizzi della cartella Contatti
Queste due opzioni consentono rispettivamente di aggiungere automaticamente l’indirizzo di posta
elettronica dei mittenti ai quali rispondiamo tramite la Web Mail all’elenco dei mittenti attendibili e di
considerare tali tutti gli indirizzi presenti nei contatti.
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5.0 Groupware
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube è stato progettato per rendere disponibili ai Clienti un completo
sistema di groupware con le medesime funzionalità di Microsoft Exchange. Il groupware consente di
condividere informazioni essenziali quali contatti, calendari, elementi di posta elettronica e attività. Tramite
queste funzionalità è possibile integrare ogni elemento in Microsoft Outlook (versioni 2007 e 2010) e
organizzare i propri elementi in funzione delle autorizzazioni fornite in fase di implementazione del servizio.
E’ anche possibile agganciare al sistema di groupware un progetto di archiviazione delle mail su dispositivi in
sola lettura oppure in aree geograficamente distinte dalla Server Farm Ecube in modo da ottenere un
archivio non modificabile della propria posta elettronica.
Le suddette tipologie di servizio esulano dall’offerta standard di posta elettronica Ecube e possono essere
sottoscritte separatamente in aggiunta ai contratti standard.
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6.0 Sicurezza della Web Mail Ecube
La sicurezza della Web Mail Ecube è garantita da un cluster di firewall perimetrali che controlla e verifica
ogni singola comunicazione da e verso l’esterno per bloccare i tentativi di intrusione. La tecnologia alla base
della Web Mail inoltre è stata progettata per contrastare i tentativi di intrusione mediante “brute force”
bloccando l’IP di origine per 30 minuti e più in generale impedire l’accesso non autorizzato ai propri dati
mediante le più conosciute tecniche di hacking.
E’ stato inoltre implementato un meccanismo di protezione che forza il log off al cambio dell’indirizzo IP (per
chi ha un provider che non fornisce indirizzi IP statici).
6.1 Procedura di cambio password
E’ possibile effettuare il cambio password in autonomia tramite il menù Impostazioni, come illustrato nella
seguente immagine:
Per cambiare la password è necessario conoscere la vecchia password e inserirla nel campo “Vecchia
password” e procedere con l’inserimento della nuova password nei due campi rimanenti.
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7.0 Quote e limiti di utilizzo
Lo spazio predefinito per l’utilizzo della Web Mail è di 2 Gbytes per singola casella di posta elettronica. La
quota attualmente utilizzata può essere consultata nella pagina “Oggi” cliccando direttamente sull’indirizzo di
posta elettronica nel riquadro di lettura a sinistra. Tutti gli elementi concorrono al raggiungimento del limite
di spazio anche se, ovviamente, sono gli allegati dei messaggi di posta i file più pesanti. Non esistono invece
limiti per il numero di elementi (posta, contatti, calendari, attività e note).
E’ possibile ampliare il proprio spazio dedicato alla posta elettronica richiedendo a Ecube un preventivo per
tagli da 1Gb, 2 Gb, 5 Gb e 10 Gb.
Il limite di invio per un messaggio di posta elettronica dalla Web Mail è invece di 30 Mbytes. Il limite di
utilizzo massimo della sessione web è di 24 ore mentre il time out è di 12 ore: questo significa che anche
continuando a lavorare senza far intervenire il time out dopo 24 ore è necessario effettuare nuovamente il
log on. Il time out invece è relativo a una sessione web senza attività. Il limite massimo di destinatari di un
messaggio è pari a 100.
Non è possibile effettuare alcuna campagna di mass-mailing o emarketing tramite il servizio di posta
elettronica Ecube. Nel caso fosse necessario effettuare un’attività di questo tipo sarà indispensabile
contattare Ecube al fine di verificarne costi e modalità. Allo stesso modo non sarà possibile utilizzare
newsletter o mailing list in uscita.
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8.0 Client di posta elettronica
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube utilizza i più diffusi protocolli standard per garantire l’accesso ai
messaggi di posta elettronica:
POP3: pop01.ecubecenter.it
IMAP: imap01.ecubecenter.it
HTTPS: webmail01.ecubecenter.it
ActiveSync: webmail01.ecubecenter.it
Tramite l’inserimento dei dati sopra indicati negli appositi campi di un qualsiasi client di posta elettronica,
palmare o browser in aggiunta alla corretta associazione nome utente e password (è importante ricordare
che il nome utente è rappresentato dall’intero indirizzo mail nel formato [email protected]) è possibile
effettuare l’accesso alla propria casella di posta elettronica.
Il personale tecnico Ecube garantisce il supporto ai seguenti client di posta elettronica:
Microsoft Outlook 2007
Microsoft Outlook 2010
Microsoft Windows Mail
Microsoft Windows Live Mail 2011
Il supporto fornito consiste nel guidare l’utente nella configurazione dell’account di posta elettronica e nel
garantire il funzionamento del nuovo sistema di posta elettronica con i client sopra indicati. Qualsiasi altro
client, benché completamente funzionante, dovrà intendersi non direttamente supportato dal personale
tecnico Ecube.
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9.0 Smartphone
In questo capitolo viene illustrata la procedura passo-passo per la configurazione dell’account di posta
elettronica sui principali sistemi operativi per smartphone.
9.1 Apple iOS 5.0 (iPhone e iPad)
La procedura di configurazione di un account Ecube sul sistema operativo iOS 5 è molto semplice e non
comporta particolari difficoltà.
Una volta acceso il dispositivo è sufficiente andare nel menù Impostazioni:
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Selezionare la voce “Posta, contatti e calendari” e cliccare su “Aggiungi account…”:
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Si aprirà una schermata con l’elenco degli account configurabili di default. A questo punto selezionare
Microsoft Exchange:
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Si aprirà una schermata all’interno della quale dovranno essere compilati dei campi:
Le informazioni da inserire sono le seguenti:
E-mail: indirizzo email completo nel formato ([email protected])
Domino: non deve essere inserito
Nome utente: indirizzo email completo nel formato ([email protected])
Password: la password della casella di posta elettronica
Descrizione: una descrizione dell’account di posta (es: Ecube, …)
A questo punto, premendo il tasto Successivo, comparirà una schermata molto simile alla precedente con
tutti i campi già compilati tranne il server. Il tempo di elaborazione di questo passaggio può dipendere da
molteplici fattori quali connettività (WiFi o 3G), qualità del segnale, saturazione della rete o controlli che il
dispositivo effettua. In ogni caso non cambiare schermata o annullare la procedura in corso prima di aver
terminato la configurazione dell’account.
Il campo aggiuntivo da compilare è quello relativo al server che ospita l’account di posta elettronica; poiché
Ecube ha attivato un certificato SSL per l’indirizzo webmail01.ecubecenter.it è opportuno fornire questo
FQDN come server per il collegamento.
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Nel campo Server inserire webmail01.ecubecenter.it e premere Successivo:
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L’ultima schermata consente di selezionare gli elementi che dovranno essere sincronizzati con il vostro
dispositivo (Posta, Contatti, Calendari e Promemoria):
Una volta terminata la scelta delle impostazioni di sincronizzazione sarà sufficiente premere il tasto Salva e il
dispositivo Apple inizierà la sincronizzazione di tutti gli elementi selezionati con il server Ecube tramite
protocollo SSL.
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10.0 SMTP
Il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) è il protocollo che permette di scambiare messaggi tra server mail e
si occupa di gestire quasi tutto il traffico email su Internet. L'SMTP è un protocollo testuale, nel quale
vengono specificati uno o più destinatari di un messaggio, verificata la loro esistenza, e infine il messaggio
viene trasferito.
Ai tempi in cui fu scritta la RFC 821 (1982), dove l' SMTP fu formalizzato definitivamente, erano stati esposti
i migliori presupposti sul funzionamento del protocollo SMTP: doveva essere veloce, efficiente e soprattutto
un protocollo indipendente anche dal tipo di rete sottostante, indipendente anche da Internet. Attualmente,
però, si è assistito a una corsa ai ripari per evitare il collasso di un server SMTP a causa dei problemi di
spam.
Recentemente si sta assistendo a una modifica graduale delle impostazioni dei provider di connettività che
sempre più impongono l’utilizzo del proprio server SMTP come unica alternativa all’invio di posta elettronica.
Questa scelta è stata dettata dalla facilità che i provider hanno nel controllare, ed eventualmente arginare,
possibili spammers all’interno della propria rete, mentre diventa esponenzialmente difficile effettuare lo
stesso tipo di verifiche e di blocchi su server SMTP esterni.
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube è stato implementato seguendo le più stringenti norme di
sicurezza e indirizzando i propri utenti all’utilizzo dei server SMTP dei propri provider: questa scelta riduce
drasticamente i problemi legati allo spam e annulla totalmente la possibilità che un singolo account utente
possa danneggiare o compromettere irrimediabilmente la “reputazione” di un singolo server.
E’ opportuno che ogni utente si rivolga al proprio provider di accesso a internet al fine di acquisire i dati del
server SMTP da utilizzare per l’invio della posta elettronica.
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11.0 FAQ
In questa sezione sono stati raccolti i principali quesiti posti al personale tecnico Ecube durante i mesi di test
del nuovo sistema di posta elettronica Ecube.
11.1 Perché la data dei messaggi viene visualizzata in modo non corretto?
La Web Mail di default è impostata per supportare l’orario in formato inglese e questo settaggio si riflette
anche nel fuso orario. E’ sufficiente consultare il paragrafo Impostazioni per settare le impostazioni regionali
come desiderato.
11.2 Come posso recuperare la mia password di accesso alla Web Mail?
Il meccanismo di recupero password non viene reso pubblico per motivi di sicurezza. E’ possibile cambiare in
autonomia la password (vedere paragrafo Procedura di cambio password) ma è indispensabile contattare
direttamente Ecube tramite mail ([email protected]) oppure telefonicamente (0113999301) per un
reset completo della password.
11.3 Perché non posso inviare posta dal server Ecube?
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube non consente l’invio della posta elettronica tramite il protocollo
SMTP (vedere capitolo SMTP): per poter inviare posta elettronica all’esterno è sufficiente inserire il server
SMTP del provider di connettività internet.
11.4 Ho sbagliato molte volte la password di accesso e non riesco più ad accedere alla mia casella
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube dispone di un meccanismo automatico di sicurezza che blocca
per 15 minuti l’indirizzo IP remoto che ha inserito erroneamente la password più di 5 volte. E’ sufficiente
attendere il tempo indicato in precedenza per poter accedere nuovamente alla propria casella di posta
elettronica con la password corretta. Nel caso in cui non si fosse in possesso delle credenziali per l’accesso
sarà sufficiente contattare il personale tecnico Ecube che, successivamente all’identificazione della persona
chiamante, effettuerà un reset della password.
11.5 Quali client di posta elettronica sono supportati dal nuovo sistema di posta elettronica Ecube?
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube eroga il servizio mediante i più comuni protocolli di accesso alla
posta elettronica: POP3 o IMAP per scaricare messaggi o per collegarsi alla casella di posta elettronica,
HTTPS per accedere via browser e Microsoft ActiveSync per sincronizzare i messaggi con i dispositivi mobili.
Qualsiasi client di posta elettronica che supporti questi standard può funzionare con la posta elettronica
Ecube. Tuttavia è doveroso sottolineare come sistemi datati non vengano più supportati benché risultino
funzionanti. Il supporto diretto viene fornito dal personale tecnico Ecube sui seguenti client di posta
elettronica:
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Microsoft Outlook 2007 o 2010
Microsoft Windows Mail
Microsoft Windows Live Mail 2011
Tutti i client non espressamente indicati nel precedente elenco devono essere ritenuti non direttamente
supportati.
11.6 Quali browser posso utilizzare per accedere alla Web Mail Ecube?
La nuova Web Mail Ecube è compatibile con i più recenti browser disponibili:
Internet Explorer 8.0 e 9.0
Mozilla Firefox 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 e 8.0
Google Chrome 13, 14 e 15
Apple Safari 5.0 e 5.1
Le versioni di qualsiasi browser non espressamente indicate in precedenza si devono ritenere non
supportate.
11.7 Il nostro provider di connessione internet non offre il servizio SMTP. Cosa possiamo fare?
E’ praticamente nulla la possibilità che un provider di connettività internet non fornisca un servizio come
quello indicato. In caso contrario potete contattare Ecube per un’offerta economica relativa a un servizio
SMTP per la vostra posta in uscita.
11.8 E’ possibile ampliare lo spazio a disposizione della casella di posta?
Certo, è possibile sottoscrivere un ampliamento a pagamento per tagli da 1 Gbyte, 2 Gbytes, 5 Gbytes e 10
Gbytes. Sarà sufficiente contattare Ecube telefonicamente al numero 0113999301 o via mail all’indirizzo
[email protected] per ricevere l’offerta economica per il taglio richiesto.
11.9 Come posso selezionare più di un messaggio alla volta?
E’ possibile selezionare più di un messaggio alla volta semplicemente utilizzando il tasto SHIFT: è sufficiente
selezionare con il tasto sinistro del mouse il primo messaggio e prima di cliccare sull’ultimo premere il tasto
SHIFT. Nel caso i messaggi non siano consecutivi basterà utilizzare il tasto CTRL a ogni selezione.
11.10 Come posso accedere alla mia casella di posta elettronica?
Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube consente l’accesso alla propria casella di posta elettronica tramite
protocolli POP3, IMAP4, HTTPS e ActiveSync secondo i seguenti server:
POP3: pop01.ecubecenter.it
IMAP: imap01.ecubecenter.it
HTTPS: webmail01.ecubecenter.it
ActiveSync: webmail01.ecubecenter.it
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E’ possibile richiedere l’abilitazione dell’accesso protetto tramite POP3S e SMTPS all’indirizzo
11.11 Dove posso impostare il numero di messaggi visualizzabile su una singola pagina?
Nel menù Impostazioni è possibile impostare il numero di messaggi da un minimo di 10 a un massimo di
200.
11.12 E’ possibile aggiungere dizionari oltre a quelli già configurati?
Certo, è possibile: sarà sufficiente contattare il personale tecnico Ecube all’indirizzo [email protected]
per richiedere l’installazione di un nuovo dizionario. Il personale Ecube verificherà l’esistenza e la disponibilità
del dizionario nella lingua indicata e in caso di esito positivo provvederà all’installazione nel più breve tempo
possibile.