Manuale d’uso (non autorizzato) MechGest

IntroduzioneIn questi ultimi anni si fa un gran parlare di programmi gestionali per autofficina. Un po' tutti i fornitori o i network si affrettano a concedere gratuitamente le licenze, per l'uso di questiprodotti, in una inutile, a mio parere, rincorsa nel copiarsi l'un l'altro. A ben vedere anche i contenuti degli stessi programmi sono molto simili, c'è' qualcuno più efficiente equalcuno meno, anche se poi la vera differenza è, a mio avviso, nell'adattabilità dello stesso programmaalle specifiche esigenze dell'autofficina. Ed iniziano da questo punto in poi i veri limiti di questi programmi, che sono tutti o quasi con limitistrutturali, ovvero prevedono poche o nessuna possibilità di adattamento del software alle esigenzespecifiche dell'autofficina, e quindi è sempre l'autofficina che dovrà adeguarsi al programma. Infine, per concludere la breve analisi circa le varie differenze dei gestionali, ci sono le banche daticollegate per l'interrogazione dei ricambi. In questa sezione troviamo le differenze sostanziali, tra chi ce l'ha e chi non ce l'ha, tra quelle completee quelle largamente insufficienti. Avere collegato al gestionale una banca dati piuttosto completa, a volte anche dei tempari, e soprattutto on line, e‘sicuramente l'aspetto che differenzia un gestionale dall'altro. Abbiamo fin'ora analizzato velocemente le sostanziali differenze tra i vari gestionali, ma a mio avviso la vera ed unicadifferenza, e' data dall'utilizzo dello strumento di gestione dell'autofficina; ovvero: lo si vuol usare ed essere un autofficina al passo con i tempi che tiene sotto controllo la gestione dell'attività? O si vuol continuare come hanno fatto i nostri padri e prima ancora i nostri nonni con carta e penna? Solo dopo aver fatto una stretta e approfondita analisi circa la necessità dell'uso del programma si potranno affrontare ipassi preparativi all'uso dello strumento del programma gestionale

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina

1. LA PRENOTAZIONE• E' la fase nella quale il Cliente fa conoscere le proprie esigenze al personale dell'officina

(eliminazione anomalie o manutenzione ordinaria) e richiede l'intervento. I Clienti hanno a disposizione contatto telefonico o visita in officina:

2. L'ACCETTAZIONE • E’ la fase di ingresso del veicolo in officina, prenotato nello step precedente. • In questo momento il Cliente conferma o aggiorna le proprie esigenze (eliminazione

anomalie, manutenzioni) dichiarate in prenotazione. • Il personale di accettazione effettua la pre-diagnosi, conferma o aggiorna l’intervento da

effettuare e consiglia al Cliente eventuali ulteriori interventi assistenziali svolgendo se necessario una prova su strada con il Cliente;

• Emette un preventivo di spesa che discute e concorda con il cliente che accetta e sottoscrive.

• Concorda la data di riconsegna del veicolo• Compila la Scheda Lavoro che consegna all’operatore incaricato dell’intervento

TEORIA

3. LA RIPARAZIONE• analisi della Scheda Lavoro stabilita con il Cliente in fase di accettazione• Consultazione della documentazione tecnica, delle news del produttore e delle

note relative alle campagne di richiamo• Identificazione del tipo di intervento (manutenzione ordinaria, campagne di

richiamo, riparazione)• Posizionare il veicolo nella postazione di lavoro,• Esecuzione dell'intervento,• Verifica qualitativa del ricambio da installare,• Conservazione del ricambio sostituito per mostrarlo eventualmente al Cliente in

fase di riconsegna• Annotazione e segnalazione al capo officina di eventuali interventi aggiuntivi (viene

avvisato il Cliente e chiesta l'autorizzazione esplicita ad integrare l'intervento)• Verifica della conformità dell'intervento rispetto alle procedure previste.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina

TEORIA

4. CONTROLLO QUALITA'• La fase di Controllo Qualità rappresenta la verifica finale su tutti i veicoli su

cui è stato effettuato un intervento: di Riparazione, di Manutenzione. • Lo step consiste in una serie di verifiche rigorose volte ad accertare

l'esecuzione dei lavori come da programma iniziale e ad accertare l'efficacia della riparazione

• Analizzare la rispondenza tra la commessa iniziale e la lista lavori eseguiti• Verificare la risoluzione del problema,in caso di controllo qualità negativo,

ripercorrere la fase di riparazione ed informare l'accettazione dell'officina per eventuali variazioni nelle tempistiche della consegna (l'obiettivo è quello di informare prontamente il Cliente),

• In caso di Controllo Qualità Positivo, posizionare il veicolo in area di riconsegna al Cliente e compilare la Scheda Lavoro che certifica il controllo della qualità del lavoro svolto.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina

TEORIA

5. RICONSEGNA• E’ la fase in cui il veicolo a seguito dell’esito positivo del Controllo Qualità, viene

riconsegnato al Cliente dopo aver spiegato nel dettaglio tutte le operazioni effettuate e i documenti rilasciati.

• Informare il Cliente attraverso telefonata / sms / e-mail che il veicolo è pronto• Descrivere al cliente con chiarezza ed in dettaglio i lavori eseguiti• Dare disponibilità, su richiesta del Cliente, a visionare il veicolo e i componenti sostituiti• Se necessario, previa disponibilità del cliente, effettuare un test su strada per verificare

l’avvenuta riparazione,• Fornire tutte le informazioni sulla garanzia della riparazione e sui ricambi,• Spiegare al cliente nel dettaglio il documento che attesta l’avvenuto controllo qualità• Accompagnare il Cliente alla cassa per il pagamento• Togliere le protezioni in presenza del Cliente• Consegnare le chiavi al Cliente• Congedare il Cliente.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina

TEORIA

6.RICONTATTO• Il ricontatto è la fase in cui, entro tre giorni dalla riconsegna del veicolo

dopo la riparazione, il Cliente viene richiamato per individuare il suo livello di soddisfazione sul servizio ricevuto, sull'efficacia della riparazione, su eventuali motivi di insoddisfazione.

• Questa fase può portare ad azioni correttive in caso di insoddisfazione cliente.

• Il feed-back del cliente dopo una prolungata prova veicolo è ritenuto un elemento fondamentale; ecco il motivo per cui con la riconsegna del veicolo al Cliente non termina l'intervento in officina, ma è seguito da un

ricontatto telefonico.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina

TEORIA

QUANTI PASSAGGI SALTIAMO?

1. LA PRENOTAZIONE

2. L’ACCETTAZIONE

3.LA RIPARAZIONE

4. CONTROLLO QUALITA’

5. RICONSEGNA

6. RICONTATTO

e perché?

QUANTI NE FACCIAMO

PARZIALMENTE?

RISULTATO: su 6 passaggi2 Passaggi parziali3 passaggi saltati

Come ci aiuta il GESTIONALE

Autofficina Ci viene chiesto di inserire una targa, se è una NUOVA targa clicchiamo su nuovo altrimenti su APRI

Se introduciamo una NUOVA targa ci troveremo con questa maschera

Perché introdurre i dati:Prima di andare avanti nel manuale d’uso, dobbiamo necessariamente trovare le giuste motivazioni, affinché il duro e noioso lavoro di introduzione dati abbia un senso.

Perché avrò una lista completa dei miei clienti e delle loro autovetture

• Potrò consultare tutti i dati velocemente ogni volta che mi occorrono • Potrò controllare velocemente chi e quanto deve ancora pagare • Potrò controllare quanto ho fatturato in un determinato periodo• Potrò controllare quanti ricambi ho montato• Potrò controllare quanta manodopera ho fatturato• Potrò controllare quanta IVA devo versare• Potrò controllare chi deve effettuare la revisione, e quando la deve effettuare• Potrò controllare chi e quando deve effettuare tagliandi annuali o interventi programmati

Sei interessato?

Inserimento dati clienti e vetture

Clicca su gestione,Si aprirà una Pagina nella quale ti Viene chiesto di Inserire i dati del Cliente.

Clicca sulla lenteNON IMMETTERE MANUALMENTEI DATI DELLA VETTURA

Immettere i datidella vetturacon il librettodi circolazione

SUGGERIMENTI

VERIFICA NON SUPERATA…. Questo messaggio compare quando non si mettono alcuni dati, (es. partita iva, codice fiscale).Il consiglio è quello di immettere più dati possibili, e comunque più precisi possibile, ove non fosse possibile, o per semplici motivi di velocità: DAL MENU’ PRINCIPALE, OPZIONI, SALTA CONTROLLI VALIDAZIONE.

• Consiglio di mettere sempre o la partita iva o il codice fiscale del cliente, in maniera tale che al momento dell’emissione deldocumento fiscale non dobbiamo ritornare sull’anagrafica del cliente.• Mettere sempre il telefono del cliente e possibilmente l’ e-mail• vale sempre la regola che più informazioni abbiamo meglio è, in ogni caso in un secondo tempo è sempre possibile aggiungere o modificare.

AUTOFFICINA

Filosofia: questo programma gestionale “consiglia” un cammino da seguire :

PREVENTIVOSCHEDA LAVORORICHIESTA RICAMBIEMISSIONE FATTURA O RICEVUTA

È però possibile saltare o invertirequalsiasi passaggio, farne solo uno o nessuno emettendo direttamente fattura o ricevuta.

MechGestTEORIA

1. LA PRENOTAZIONE

2. L’ACCETTAZIONE

3. LA RIPARAZIONE

4. CONTROLLO QUALITA’

5. RICONSEGNA

6. RICONTATTO

1. PREVENTIVO

2. SCHEDA LAVORO

3. RICHIESTA RICAMBI

4. EMISSIONE FATTURA O RICEVUTA

Numero di telefonoE mail

Scheda anagrafica clienti

Scheda lavoro:QUESTA SCONOSCIUTA!!!

CLIENTE1. Accettazione2. Riconsegna3. Pagamento

AUTOFFICINA1. Accettazione2. Riparazione3. Controllo qualità4. Riconsegna

IL PREVENTIVOSE IL CLIENTE ESISTE IN ANAGRAFICA

SE DOBBIAMOINSERIRE UN CLIENTENUOVO

SE DOBBIAMO INSERIRE UNARTICOLO CARICATO NELNOSTRO MAGAZZINO

SE VOGLIAMO ENTRARE NEL DATA BASERICAMBI

SE CONOSCIAMO LA TARGAMA NON RICORDIAMO IL NOME DEL CLIENTE

SE VOGLIAMO INIZIARE INSERENDO L’AUTO

DATA BASE RICAMBI

SELEZIONARE: 1. MARCA2. MODELLO3. VERSIONE

DATA BASE RICAMBITASTI SCELTA RAPIDA

MENU’ A TENDINA:1. RICERCA CODICE OE2. RICERCA DESCRIZIONE3. RICERCA LISTINI

TASTO PER PASSAGGIO A VISUALIZZAZIONE GRAFICA

DISTINTERICAMBI

TEMPARI

CODICE ARTICOLO E PREZZO ORIGINALE

MARCA – CODICE – DESCRIZIONE – PREZZO AFTERMARKET

INSERIMENTO ARTICOLI

Una volta individuato l’articolo che ci interessa, clicchiamo due volte

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Se il cliente accettaIl PREVENTIVO:1 – SCHEDA LAVORO2 – RICHIESTA RICAMBI

SCHEDA LAVORO

SONO PRESENTI LE STESSE VOCI DEL REVENTIVO

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