manuale di rendicontazione piani a costi reali strumento avviso reali 2017.pdf · 2019-04-10 · 1...
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Manuale di Rendicontazione Piani a Costi Reali
Strumento Avviso (enunciazione dei principi di riferimento)
Roma, giugno 2017
Approvato dal CdA di FonARCom nella seduta del 28/06/2017
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Glossario ........................................................................................................................................................... 3
1. PIANI FORMATIVI A COSTI REALI .................................................................................................... 5
Preventivo Finanziario ............................................................................................................................... 5
2. Gestione Amministrativa e Rendicontazione dei Piani a Costi Reali ..................................................... 6
2.1 Fase di Rendicontazione .......................................................................................................................... 6
2.2 Natura dei costi rendicontabili e obblighi del S.A. .................................................................................. 6
2.3 Ambito (competenza) temporale di ammissibilità dei costi ..................................................................... 7
2.4 Documentazione comprovante la spesa ................................................................................................... 7
2.5 Costi non ammissibili ............................................................................................................................... 8
2.6 Precisazioni su IVA ed altre Imposte e Tasse .......................................................................................... 9
3 Tipologie di costo e criteri di ammissibilità ........................................................................................... 9
MACROVOCE A – COSTI DI EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE ............................................... 11
MACROVOCE B – COSTI DEI PARTECIPANTI ALLE ATTIVITÀ FORMATIVE ............................. 14
MACROVOCE C - COSTI ATTIVITÀ PROPEDEUTICHE, DI ACCOMPAGNAMENTO, NON
FORMATIVE .............................................................................................................................................. 15
MACROVOCE - D - COSTI GESTIONE ATTIVITÀ ............................................................................... 19
4. DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE A SUPPORTO DELLA RENDICONTAZIONE ............ 21
4.1 Tracciabilità dei flussi finanziari e conto corrente ................................................................................. 24
5 ORGANIZZAZIONE DEL RENDICONTO FINALE ......................................................................... 25
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Glossario
Al fine di consentire al lettore una migliore comprensione della terminologia adoperata nel presente
Manuale di Gestione si ritiene di dover preliminarmente specificare il significato dei termini che verranno
utilizzati.
Parti Sociali costituenti il Fondo CIFA e CONFSAL
Piano Formativo Il Piano Formativo è un programma organico di azioni formative, condiviso con le
Parti Sociali costituenti il Fondo e rispondente ad esigenze aziendali, settoriali, territoriali, nonché lo
strumento che traduce in interventi formativi le linee generali d’indirizzo programmatico.
Un Piano Formativo deve contenere l’individuazione specifica del modello organizzativo, degli strumenti,
della metodologia, dei contenuti, della tempistica della formazione e delle azioni di verifica e monitoraggio
dei progetti che lo costituiscono.
Ciascun Piano Formativo deve essere caratterizzato dalla completezza e chiarezza delle informazioni in
esso contenute ed il rispetto delle finalità e degli obiettivi che intende attuare attraverso i Progetti, nonché
definito in un arco temporale adeguato alle peculiarità delle Imprese a cui è rivolto.
Progetto Formativo Attività formativa; il Progetto Formativo può comporsi di una singola Edizione o
della reiterazione di n Edizioni del medesimo <percorso formativo> (evento in cui cambiano i Destinatari ma
rimane invariata la modalità di somministrazione dello stesso ed il programma didattico riproposto nelle
diverse edizioni).
Attività Didattica Singolo corso realizzato nelle modalità ammissibili esplicitate nell’Avviso di
riferimento (es. corso in aula frontale, percorso realizzato in aula in remoto/FAD integrata).
Soggetto Proponente (SP) Soggetto che propone al Fondo il Piano Formativo.
Soggetti Attuatori (SA) Soggetto indicato nel Piano Formativo che si assume direttamente la totale
responsabilità circa la gestione procedurale e finanziaria.
Formulario di presentazione Strumento predisposto da FonARCom attraverso il quale SP trasmette
al Fondo, previo preventiva condivisione del Piano con le Parti Sociali, la propria proposta di Piano
Formativo.
Beneficiari dei Piani Formativi sono l’Azienda e/o le Aziende aderenti al Fondo FonARCom che, in
regola con i relativi versamenti ex lege previsti, ed in accordo con quanto previsto dall’Avviso di riferimento,
sono coinvolte nel processo realizzativo del Piano Formativo.
Destinatari delle azioni Sono i lavoratori, dipendenti della Aziende coinvolte nel Piano Formativo,
che partecipano ai Progetti Formativi che lo compongono. I requisiti per poter essere considerati
destinatari ammissibili sono esplicitati nell’Avviso di riferimento.
Contributo Fondo Contributo finanziario del Fondo, finalizzato alla realizzazione dei Piani Formativi
approvati nell’ambito degli Avvisi. A tal fine si rappresenta che i Fondi sono finanziati dal gettito della
contribuzione dei datori di lavoro che facoltativamente vi aderiscono. Fonte del finanziamento è il
contributo previsto dall’Art. 25, comma 4, della legge 21 dicembre 1978 n. 845 versato dai datori di lavoro
unitamente alla contribuzione a copertura della disoccupazione involontaria (art. 1 Circolare INPS n. 67
del 24 maggio 2005 e s.m.i.). Al contributo del Fondo, accordato a valere sulle risorse dell’Avviso, si
applica la normativa sugli Aiuti di Stato.
Cofinanziamento obbligatorio Quota di cofinanziamento del Piano Formativo a carico del
Beneficiario. A tal fine, può essere considerato cofinanziamento il costo ora/lavoro di ogni singolo
lavoratore in formazione per il numero delle ore di formazione effettivamente fruite.
FARC Interattivo Sistema informatico ad accesso riservato via web per la gestione dei Piani Formativi.
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I Soggetti Proponenti possono accedere tramite il sito www.fonarcom.it all’area riservata di Parere Parti
predisposta per la procedura di trasmissione delle proposte di Piani Formativi alle Parti Sociali. Ottenuta la
condivisione potranno accedere alla sezione FARC Interattivo per la trasmissione telematica della proposta
al Fondo.
I Soggetti Attuatori responsabili della implementazione dei Piani Formativi possono accedere al portale del
Fondo www.fonarcom.it all’area riservata FARC Interattivo, predisposto per la gestione della fase attuativa
(vedasi anche “documenti di gestione attività”), conclusiva, di rendicontazione e monitoraggio degli stessi.
Documenti di gestione attività Consta dei seguenti modelli di comunicazione (fon) con il Fondo che il
Soggetto Attuatore genera mediante l’utilizzo della piattaforma informatica FARC Interattivo durante
l’implementazione del Piano Formativo approvato e dei Progetti Formativi che lo compongono:
- fon01_avvio per ogni Progetto Formativo: viene generato dalla piattaforma FARC Interattivo una
volta caricati ed inviati i dati della singola Edizione tramite il sistema informatico (semaforo verde)
entro il giorno prima dell’avvio dell’attività didattica; (contiene: calendario/elenco partecipanti/elenco
uditori/elenco docenti)
- fon02_variazioni (al calendario/all’elenco partecipanti/all’elenco docenti/alla sede di svolgimento delle
attività) le variazioni andranno comunicate tramite piattaforma FARC Interattivo e trasmessi
telematicamente al Fondo contestualmente al verificarsi dell’evento;
- fon03_par (iscrizione individuale del partecipante; contiene dati anagrafici e statistici indispensabili
per consentire al Fondo di operare il monitoraggio sui Destinatari richiesto dal Ministero del Lavoro,
caricati i dati richiesti sulla piattaforma FARC Interattivo e trasmessi telematicamente al Fondo il
sistema genererà il documento da far sottoscrivere al partecipante. Il format è accompagnato
dall’autorizzazione al trattamento dei dati a firma dei Destinatari e dovrà essere conservato dal
Soggetto Proponente/Beneficiario;
- fon_registro_didattico e presenza (elenco allievi con idonei spazi per documentare la partecipazione
alle attività, area riservata ai docenti per indicare le tematiche trattate, area riservata al tutor ed al
coordinatore didattico per attestare la propria presenza in aula) il sistema genererà il registro didattico
con la trasmissione nel sistema informatico dei dati di avvio (Fon01);
- fon06_chiusura (chiusura di ogni edizione) verrà generato una volta caricato il monitoraggio delle
presenze sulla piattaforma FARC Interattivo, da effettuarsi entro i successivi 15 giorni dalla chiusura
dell’attività didattica di ogni singola edizione di ogni Progetto Formativo;
- fon06_bis chiusura (chiusura di tutte le attività del Piano, esclusa la rendicontazione) da generare
telematicamente nel sistema FARC Interattivo, una volta chiuse tutte le edizioni del Piano e caricate
le scansioni dei Registri e Fon03 nel sistema. La comunicazione di chiusura del Piano deve avvenire
al massimo entro i successivi i 15 giorni dalla data di chiusura prevista in sede di approvazione (salvo
eventuali proroghe concesse da FonARCom). Il mese accordato dal Fondo al Soggetto
Proponente/Beneficiario per la presentazione del rendiconto del Piano decorre dalla data di chiusura;
- fon07_cofinanziamento (quota privata, autocertificata ai sensi del D.P.R. 445/2000 dal beneficiario
delle azioni formative) – documento cartaceo;
- fon08_autorizzazioni (variazioni, Proroga attività) da trasmettere al Fondo contestualmente al
verificarsi dell’evento.
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1. PIANI FORMATIVI A COSTI REALI
Preventivo Finanziario
In sede di proposta del piano formativo nella sezione D del Formulario dovrà essere presentato il
Preventivo Finanziario suddiviso per Macrovoci e per voci di costo con il seguente schema:
SEZIONE D – PREVENTIVO FINANZIARIO E RIEPILOGO DEI COSTI COMPLESSIVI DEL PIANO
E DEL/DEI PROGETTI
D1. Preventivo Finanziario del Piano
D2. Costo dei Progetti e Contributo Proprio e Obiettivi fisico/tecnici del Piano
D3. Contributo FonARCom
In questa sezione andrà inserito il budget di piano, implementabile accedendo alla sezione:
A
COSTI EROGAZIONE FORMAZIONE
A1 Docenza
A2 Tutoraggio (aula o Fad)
A3 Coordinamento didattico
A4 Segreteria didattica
A5 Aule didattiche
A6 Attrezzature didattiche
A7 Materiali didattici
A8 Materiali di consumo
A9 Certificazione delle competenze / Costo rilascio attestati (es. da Enti Bilaterali etc)
A10 Acquisto corsi a catalogo/mercato chiavi in mano
A11 Viaggi e trasferte
TOTALE A
B COSTI PARTECIPANTI ATTIVITÁ FORMATIVE
B1 Retribuzione ed oneri del personale (solo cofinanziamento privato)
ale in formazione
B2 Assicurazioni
B3 Viaggi e trasferte
TOTALE B
C COSTI ATTIVITÁ PROPEDEUTICHE, D’ACCOMPAGNAMENTO, NON
FORMATIVE
C1 Attività preparatorie e di accompagnamento
C1.1 Analisi della domanda
C1.2 Diagnosi e rilevazione bisogni formativi, definizione competenze
C1.3 Progettazione delle attività (progettazione di piano ed esecutiva in presentazione)
C1.4 Riprogettazione esecutiva (attivabile in fase attuativa a seguito di rimodulazione)
C1.5 Viaggi e trasferte
C2 Attività non formative
C2.1 Promozione delle attività e delle azioni del Piano
C2.2 Individuazione, selezione ed orientamento dei partecipanti
C2.3 Monitoraggio e valutazione
C2.4 Diffusione e trasferimento risultati
C2.5 Viaggi e trasferte
TOTALE C
Max 15%*
Max 8%*
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D COSTI GESTIONE ATTIVITÁ
D1 Coordinamento generale
D2 Amministrazione – Segreteria
D3 Fidejussioni a garanzia rilascio acconti
D4 Certificazione del Rendiconto (vedi tariffario Revisori FonARCom)
D5 Costi generali (max 7 %* forfait)
TOTALE D
TOTALE COSTI PIANO
CONTRIBUTO FONARCOM A VALERE SULLE DISPONIBILITA’ DELL’AVVISO € __________________
* le percentuali da rispettare sono rispetto al Contributo Fondo Approvato
2. Gestione Amministrativa e Rendicontazione dei Piani a Costi Reali
2.1 Fase di Rendicontazione
Il Soggetto Attuatore è unico responsabile per la rendicontazione delle spese sostenute in relazione alle
attività finanziate da FonARCom. Oggetto della rendicontazione sono le spese e le entrate registrate nella
contabilità del SA o degli eventuali membri di ATS, se presenti. In ogni caso, FonARCom rimane soggetto
terzo e quindi estraneo ai rapporti giuridici instaurati tra SP, SA e/o mandatari di membri ATS e/o soggetti
delegati. Non sono esponibili spese già finanziate a livello comunitario, nazionale o regionale, fatto salvo
eventuali spese ed ammortamenti già parzialmente finanziati con fondi pubblici. In questo caso sono
ammissibili a rendiconto solo gli importi residui non oggetto di spesa già finanziata, se strettamente attinenti
al Piano.
2.2 Natura dei costi rendicontabili e obblighi del S.A.
I costi rendicontati devono essere:
1. Ammissibili dalle vigenti normative nazionali e comunitarie;
2. Strettamente connessi all’azione approvata e realizzata;
3. Documentati con giustificativi originali;
4. Conformi alle leggi contabili e fiscali nazionali;
5. Registrati nella contabilità generale del Soggetto Attuatore;
6. Coerenti relativamente alla loro competenza temporale e alla loro natura, al Piano a cui si riferiscono;
7. Contenuti nei limiti degli importi approvati in preventivo;
8. Sostenuti secondo principi di economicità e di sana gestione finanziaria;
Max 15%*
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9. Corrispondere a pagamenti effettivamente eseguiti, i cui flussi finanziari devono garantire il requisito di
tracciabilità.
Il Soggetto Attuatore, ai fini di ottenere il rimborso dei costi sostenuti per la realizzazione delle attività
previste nel Piano Formativo, è tenuto a mettere in atto un apposito sistema di rilevazione/gestione che
garantisca:
• la trasparenza del processo di costituzione e dimostrabilità del costo;
• l’accesso a prima richiesta alla documentazione da parte dei soggetti incaricati dal Fondo ai fini della
sua verifica.
L’eventuale eccedenza di costo rispetto all’importo del Contributo Fondo approvato resta a carico del
Soggetto Attuatore.
2.3 Ambito (competenza) temporale di ammissibilità dei costi
Premesso che affinché il Fondo possa valutarne l’ammissibilità tutti i costi devono essere sostenuti e
documentati da SA entro e non oltre il termine dalla certificazione del rendiconto ad opera di Revisore
Contabile (escluso oneri differiti quali IRAP, Inail, etc.), di seguito si forniscono alcune indicazioni relative
all’ambito temporale di validità degli stessi.
I costi, per essere considerati ammissibili, devono essere riferiti a spese inerenti ad attività svolte o a servizi
fruiti o a forniture acquisite, nel periodo ricompreso dalla data di approvazione del Piano Formativo da parte
del Fondo a quella della comunicazione, a cura del SA, di Conclusione Piano (Fon06bis).
Fanno eccezione:
- I costi per l’analisi della domanda, la rilevazione dei fabbisogni formativi e la progettazione del Piano
Formativo che sono riconosciute, per i Piani approvati, in riferimento al periodo intercorrente tra la
data di pubblicazione del bando e la data di presentazione del Piano da parte di SP al Fondo per
l’ammissione al finanziamento.
- I costi amministrativi per la produzione del rendiconto riferiti anche al periodo ricompreso tra la
comunicazione di conclusione Piano e la certificazione del rendiconto da parte del Revisore
Contabile;
- Il costo relativo alla prestazione del Revisore Contabile incaricato della certificazione del rendiconto,
da sostenere entro la data di certificazione del Revisore stesso;
- I costi relativi a proroghe/rinnovi delle fidejussioni prodotte a garanzia delle eventuali anticipazioni,
laddove detto costo sia stato sostenuto entro la data di certificazione del rendiconto da parte del
Revisore Contabile incaricato.
2.4 Documentazione comprovante la spesa
In generale i costi esposti a rendiconto devono essere supportati da quattro tipi diversi di documento, da
conservarsi a cura di SA e da esibirsi in originale dietro richiesta degli organi di controllo.
Detti documenti si riferiscono ai quattro momenti fondamentali del “ciclo di vita” del costo, ovvero
• Contrattualizzazione formalizzazione di un contratto/incarico/ordine di servizio/ordine di acquisto
ecc. che dà origine alla spesa;
• Svolgimento dell’attività da documentare rispetto alle specifiche voci (relazioni, verbali,
timesheet, ecc.);
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• Contabilizzazione registrazione negli archivi contabili di SA del documento (fattura/ cedolino per
collaborazione a progetto/cedolino paga del dipendente/ nota per prestazione occasionale)
attestante la prestazione/servizio fruiti o il bene acquisito; non sono ammessi a rendiconto generici
riferimenti a fatture/costi da ricevere/rilevare;
• Pagamento estinzione del debito derivante dalla contabilizzazione del costo, comprovabile da
idonea documentazione legalmente valida e nel rispetto della legge sulla tracciabilità dei flussi
finanziari con indicazione del numero documento / ID del Piano.
Non si considerano documenti giustificativi di un costo ammissibile:
• Le autofatture
• Le fatture pro-forma
• I preventivi
Non sono ammessi:
• I pagamenti in contanti/Bancomat/Carte di Credito
• Gli assegni Bancari/Postali e gli assegni circolari
• Le operazioni in compensazione
Dal punto di vista formale la documentazione giustificativa di un costo ammissibile deve:
• Recare nella causale di prestazione una data coerente con quanto indicato nei precedenti paragrafi;
• Essere redatta in modo analitico con l’indicazione dell’azione finanziata cui si riferisce (ID del
Piano), dell’attività svolta, del numero delle ore svolte (ove applicabile), del costo orario pattuito (ove
applicabile);
• Essere in regola dal punto di vista fiscale;
• Recare chiara indicazione, anche mediante annotazione, dell’imputazione totale o parziale del costo
al Piano Formativo tramite anche indicazione id Piano e riferimento a FonARCom (riconducibilità).
La procedura prevede che la documentazione riferita all’azione finanziata, quando non possa essere
rimossa dal luogo nel quale è conservata e non costituisca titolo di spesa (es. registri iva), possa essere
esibita agli organi di controllo in copia, accompagnata da autocertificazione di conformità all’originale
sottoscritta dal Legale Rappresentante del soggetto giuridico proprietario del documento originale.
2.5 Costi non ammissibili
Non sono comunque ammissibili i seguenti costi:
• Gli oneri finanziari
• Le ammende
• Le penali
• Le spese per controversie legali
• I costi dei contributi in natura
• Le spese per l’acquisto di infrastrutture, grandi attrezzature ed elaboratori di tipo mainframe
• I costi relativi alle attrezzature produttive ed agli immobili utilizzati dall’azienda per attività di
riqualificazione e/o aggiornamento del proprio personale dipendente, ad eccezione di quelli derivanti
dal noleggio e locazione di beni strumentali /immobili destinati esclusivamente alla realizzazione del
Piano finanziato
• Le spese derivanti dall’utilizzo di immobili, infrastrutture, strumentazioni tecnico-scientifiche e quanto
altro già diversamente sovvenzionate
• L’acquisto di terreni e fabbricati
• Compensi e costi sostenuti dai componenti degli Organi Sociali
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• Gli interessi debitori, le commissioni per operazioni finanziarie, le spese e le perdite di cambio e gli
altri oneri meramente finanziari.
2.6 Precisazioni su IVA ed altre Imposte e Tasse
L’IVA può costituire una spesa ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal SA. Le altre
imposte, tasse e oneri (in particolare le imposte dirette e i contributi per la sicurezza sociale su stipendi e
salari) che derivano dal contributo del Fondo, per essere ritenuti ammissibili, devono essere effettivamente
e definitivamente sostenuti dal SA e dal Beneficiario relativamente al costo del personale in formazione.
3 Tipologie di costo e criteri di ammissibilità
Fermo restando i criteri generali di cui sopra, a seguire si specificano le tipologie di spesa ed i criteri di
ammissibilità di costo relativamente alle singole categorie che compongono il preventivo finanziario.
In riferimento agli incarichi per attività da svolgere nel Piano Formativo vi sono tre tipologie di costo
ammissibile:
• Personale interno (A): ovvero personale dipendente di SA;
• Personale esterno (B): ovvero personale esterno a SA, trattasi di incarico a persona fisica (rientrano in
questa tipologia il libero professionista, il prestatore occasionale, la collaborazione, l’impresa
individuale se l’attività è svolta direttamente dal titolare);
• Delega a soggetti terzi (C): ovvero un soggetto giuridico diverso da SA e dal Soggetto Beneficiario (ad
es.: enti, associazioni di persone, impresa individuale se l’attività è svolta anche solo in parte da un
dipendente o un soggetto diverso dal titolare, società di persone, società di capitali, società consortile,
e cooperative). L’affidamento di una attività a Soggetti terzi1 è possibile, se preventivamente
autorizzata e per apporti specialistici o integrativi fino ad un valore massimo del 30% del costo
contributo del Fondo, rimanendo la responsabilità del Piano in capo al Soggetto Attuatore. Non è
ammessa la delega di un’attività, da cui deriva un aumento indebito del costo di esecuzione
dell’operazione.
Al fine di ottenere l’autorizzazione alla Delega, in sede di presentazione del Piano Formativo, dovrà essere
prodotta Visura Camerale del Soggetto Delegato o, in mancanza, idoneo documento (ad esempio lo
statuto), necessaria affinché FonARCom conosca e valuti le caratteristiche dell’impresa (es. soci, titolari di
cariche sociali, sedi, ecc.) e da cui si evinca la coerenza con l’oggetto dell’attività da delegare.
Il soggetto delegante dovrà inoltre rilasciare autocertificazione ai sensi del D.P.R. 445/2000, su format reso
disponibile dal Fondo, in merito all’assenza di legami tra delegante e delegato e soggetto beneficiario.
La richiesta di autorizzazione preventiva rispetto alla realizzazione delle attività, deve essere supportata da
idonea motivazione e riguardare esclusivamente l’acquisizione di servizi qualificati che conferiscano
all’attività un apporto di tipo integrativo e/o specialistico. L’attività delegata va rendicontata tramite
fattura/nota spese.
1 Insussistenza di controllo e/o collegamento ai sensi dall’art 2359 del codice civile (a titolo esemplificativo insussistenza di
situazioni in cui un unico soggetto ricopra la carica di socio in possesso di quote superiori al 20%, amministratori o procuratori
con poteri di rappresentanza contestualmente presso il delegante ed il delegato)
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Nell’ambito della delega, come già sopraccitato, l’attestazione della spesa è rappresentata dalla fattura del
soggetto delegato, e non dall’elenco dei costi reali che compongono dettagliatamente il corrispettivo
pattuito tra il delegante ed il delegato. Inoltre il soggetto delegante dovrà rilasciare autocertificazione ai
sensi del D.P.R. 445/2000, su format reso disponibile dal Fondo, in merito all’assenza di legami tra
delegante e delegato. Nel caso sussistano legami tra SA e il delegato e tra SB e il delegato, la
rendicontazione dovrà essere predisposta “a costi reali del delegato con ribaltamento su SA”.
L’incarico ad personam non rientra nella casistica della delega, come anche l’affidamento di un’attività al
titolare di Impresa Individuale che svolga in prima persona l’incarico. Non è possibile affidare incarichi
direttamente a persone fisiche dipendenti di SB, o dipendenti di Soggetti legati ad SB, in quanto tali attività
possono essere rimborsate solo con il ribaltamento del costo del dipendente da SB (o dal Soggetto legato
ad SB) a SA.
Eccezione fanno gli incarichi ad personam legate al soggetto Delegato (dipendenti, soci, amministratori
etc). In questo caso si considera delega tutta l’attività affidata al Soggetto Delegato ed alle persone fisiche
legate a SD.
Non rientrano nel caso di delega le seguenti casistiche, per le quali è prevista la rendicontazione delle
spese a “costi reali” con ribaltamento del costo su SA:
a) Attività svolta da Soggetti Partner per la realizzazione di un’operazione risultante da un
accordo scritto (Soggetti non terzi, legati, a SA o Soggetti non legati a SA che svolgono
attività per una percentuale superiore al 30% del contributo FonARCom);
b) Incarichi da parte di imprese/associazioni/consorzi ad altre imprese facenti parte dello stesso
gruppo o in ogni caso tra loro collegate e/o controllate;
c) Se SA è diverso da SB, l’attività eventualmente svolta dal soggetto Beneficiario tramite
propri dipendenti e/o incarichi a persone fisiche terze e/o svolta da soggetti collegati a SB.
Si rammenta che gli affidamenti effettuati da SB a soggetti terzi non legati ad SB rientrano nella casistica di
delega.
Responsabilità del terzo delegato
Premettendo che la responsabilità del Piano rimane in capo al Soggetto Attuatore, il delegante deve
contrattualizzare con il terzo delegato l’impegno di quest’ultimo a rendersi disponibile al controllo parte di
FonARCom, fornendo ogni chiarimento e documentazione nell’ambito del ruolo affidatogli e svolto
relativamente a:
a) effettività della prestazione e quindi della spesa;
b) divieto di delega ulteriore (subdelega a cascata) da parte del terzo delegato.
Per approfondimenti relativi alla <Delega> si veda la sez. 4 – Delega (C) del presente MdG.
Incompatibilità degli incarichi
Alcune voci previste dal budget prevedono una “gerarchia” degli incarichi e quindi non possono essere
assegnate alla stessa persona, o meglio:
il Coordinamento Generale è l’attività di Direzione → incompatibile con
Amministrazione/Coordinamento Didattico/Tutoraggio/Segreterie;
il Coordinamento Didattico → incompatibile con Tutoraggio/Segreteria didattica/Coordinamento
Generale;
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il Tutoraggio → incompatibile con i Coordinamenti e ovviamente con la Docenza se negli stessi
percorsi.
MACROVOCE A – COSTI DI EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE
Docenza
In questa categoria ricadono tutti i costi di personale docente utilizzato nelle attività di aula, seminari, action
learning, project work, affiancamento, training on job, coaching.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi risultanti dalle ore effettuate e rilevabili nei
registri specifici.
Codocenza
In questa categoria ricadono tutti i costi di personale docente coinvolto in attività di apporto ad altro docente
nelle attività di aula, seminari, action learning, project working.
Tipologia di spese:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi orari risultanti dai registri specifici dalle attività
formative. Sono riconosciuti ammissibili esclusivamente i costi per le attività svolte in compresenza di firma
da parte del personale docente e codocente sui registri specifici dalle attività formative.
Deve essere preventivamente autorizzato, direttamente nel Piano Formativo approvato da FonARCom con
indicazione dell’apporto specialistico dei codocenti, o successivamente durante la fase attuativa del Piano
tramite il Fon08. In assenza di tale approvazione da parte del Fondo il costo relativo al codocente non sarà
riconosciuto. Non è inoltre ammessa la presenza del codocente in aggiunta ad attività in delega a terzi
dell’attività di docenza.
Tutoraggio
In questa categoria ricadono tutti i costi di personale impegnato nelle attività di tutoring in aula, seminari,
action learning, FAD “on-line”, project work.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
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Per questa categoria sono ammissibili i costi relativi all’attività in aula del tutor, documentati tramite la firma
nei registri didattici, o per quanto riguarda i corsi erogati in Fad (o assimilati) i costi dell’attività di tutor
documentati tramite time sheet controfirmato dal Coordinatore Generale.
Fermo restando i criteri generali riportati nei paragrafi relativi ai costi ammissibili per tipologia di spesa,
attività di tutoraggio diverse da quelle specificate, devono essere imputate nella voce “Attività di
Coordinamento o Segreteria didattica”.
Coordinamento didattico
In questa categoria ricadono tutti i costi relativi al personale destinato al coordinamento delle attività di aula,
seminari, action learning, FAD, project work, affiancamento, training on job, coaching.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi se accompagnati dai seguenti documenti:
- time report interno (A) / time sheet dettagliato con breve descrizione dell’attività svolta (B)
(ove applicabili verbali di riunione, rapporti di lavoro, rapporti/verbali relativi alla programmazione
delle attività previste nel Piano).
Segreteria didattica
In questa categoria ricadono tutti i costi relativi al personale destinato al supporto del coordinatore didattico
per le attività di aula, seminari, action learning, FAD, project work, affiancamento, training on job, coaching.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi se accompagnati dai seguenti documenti:
- time report interno (A) / time sheet dettagliato con breve descrizione dell’attività svolta (B)
Aule / Laboratori specializzati (simulatori, macchinari industriali, cucine, aule linguistiche,
informatiche ecc.)
In questa categoria ricadono tutti i costi, collegati alla realizzazione del Piano Formativo, per attività di aula,
seminari, action learning, FAD sincrona, project work, coaching.
Tipologia di spese ammissibili:
• Locazione, leasing, ammortamento (con imputazione pro quota/tempo del costo rispetto
all’impiego specifico nel piano)
Attrezzature didattiche
In questa categoria ricadono tutti i costi, strettamente collegati alla realizzazione del Piano Formativo, e
relativi agli strumenti/attrezzature didattiche a supporto alle attività di aula, seminari, action learning, FAD,
project work, coaching.
Tipologia di spese ammissibili:
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• Locazione, leasing, ammortamento (con imputazione pro quota/tempo del costo rispetto
all’impiego specifico nel piano)
Materiali didattici
In questa categoria ricadono tutti i costi sostenuti per la realizzazione/acquisto di materiale didattico
distribuito ai destinatari finali, inerenti all’azione finanziata, e utilizzati per la realizzazione delle attività
previste nel piano.
Tipologia di spese ammissibili:
• Acquisto di materiale didattico “a mercato”, prodotto su qualsiasi supporto (carta, CD-DVD, etc.)
• Costi per la riproduzione di materiale didattico (fotocopie, CD-DVD, supporti USB, etc.)
• Costi per la realizzazione di materiale didattico originale, approntato “ad hoc”, e non reperibile a
mercato e/o riproducibile
Criteri generali di ammissibilità del costo
Le spese per queste attività sono ammissibili se accompagnate da copia del materiale didattico
consegnato. Tutto il materiale distribuito per essere ammissibile deve riportare sul frontespizio i riferimenti
del Piano finanziato. La consegna del suddetto materiale ai Destinatari deve essere documentata da
apposita distinta puntuale riportante l’elenco del materiale didattico consegnato oltre alla firma per ricevuta
del Destinatario. Al fine dell’ammissibilità la distinta deve riportare la dicitura “materiale consegnato non
soggetto a restituzione da parte del Destinatario”.
In questa sede vanno ricondotti i costi relativi ad “opere dell’ingegno” intendendosi per tali gli elaborati
originali realizzati nell’ambito dell’azione finanziata, concernenti materie specialistiche o specifici
approfondimenti del programma d'insegnamento da non confondersi, ovviamente, con la progettazione dei
contenuti formativi. I costi in esame sono ammissibili una sola volta nell’ambito dell’azione finanziata cui
sono direttamente mirati e non comprendono i diritti d’autore.
Materiali di consumo
In questa categoria ricadono tutti i costi sostenuti per il materiale di consumo consegnato ai destinatari per
la realizzazione delle attività formative previste nel piano. La consegna del suddetto materiale ai Destinatari
deve essere documentata da apposita distinta puntuale riportante l’elenco del materiale di consumo
consegnato oltre alla firma per ricevuta del Destinatario. Al fine dell’ammissibilità la distinta deve riportare la
dicitura “materiale consegnato non soggetto a restituzione da parte del Destinatario”.
Tipologia di spese ammissibili:
• Cancelleria destinata ai discenti (cartellette, block notes, penne, CD - supporti USB per conservare
copia delle esercitazioni, etc.)
Certificazione delle competenze
In questa categoria ricadono tutti i costi sostenuti per l’acquisizione di attestati di partecipazione e/o
certificazione competenze, rilasciate da soggetti qualificati (es Ente Bilaterale, Ordini Professionali, ECM,
etc.) che costituiscano titolo spendibile verso terzi.
Affinché il costo sia ammissibile dovrà essere prodotta, unitamente alla pezza giustificativa del costo
sostenuto, la copia degli attestati firmata per ricevuta e/o la distinta di consegna firmata per ricevuta dai
discenti.
Tipologia di spese ammissibili:
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• Nota di debito
• Fattura
Acquisto di corsi a mercato/catalogo
In questa categoria ricadono l’acquisto di corsi a mercato/catalogo da soggetti terzi2. La rilevazione nel
budget del costo e poi la documentazione amministrativo-contabile dello stesso a consuntivo constano
della produzione del contratto, della fattura di acquisto dei corsi, del relativo saldo e dei CV dei docenti.
Tipologia di spese ammissibili:
• Delega a soggetti terzi (C)
Viaggi e trasferte
In questa categoria ricadono tutti i costi relativi alle spese di viaggio, vitto e pernottamento del personale
coinvolto nella fase di realizzazione delle attività formative del Piano e/o dei singoli Progetti che lo
compongono. Si ricorda che nel caso di Reg. UE 651/14 le spese di alloggio non sono ammissibili.
Tipologia di spese ammissibili:
• Vitto, alloggio, spese vive di trasferta
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente le spese sostenute e riferite specificamente e
nominativamente al personale coinvolto nella fase di realizzazione delle attività formative, documentate a
piè di lista (se rimborsate in fattura per incarichi a soggetti terzi dovranno essere chiaramente autorizzare
nei rispettivi incarichi).
MACROVOCE B – COSTI DEI PARTECIPANTI ALLE ATTIVITÀ FORMATIVE
Retribuzione ed oneri personale dipendente (Solo Cofinanziamento)
In questa categoria ricade il costo derivante dalla partecipazione alle attività didattiche dei Destinatari finali,
come identificati specificatamente dall’CF, commisurato alle ore di effettiva presenza nelle attività di: aula,
seminari, action learning, FAD, project work, affiancamento, training on job, coaching.
Tipologia di spese ammissibili:
• Costo azienda allievo in formazione
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi orari lordi annui – adeguatamente
documentati – commisurati alle risultanze degli specifici registri delle attività formative svolte durante l’orario
di lavoro o retribuite in regime di straordinario se fuori dall’orario di lavoro.
Costo orario = (retribuzione lorda annua + contributi annui a carico del datore di lavoro + quota di indennità
di fine rapporto) / numero ore lavorative previste dal contratto
In alternativa è utilizzabile il minimo tabellare della rispettiva tipologia di impiego del CCNL applicato
Assicurazioni: INAIL, privata aggiuntiva
2 Insussistenza di controllo e/o collegamento ai sensi dall’art 2359 del codice civile (a titolo esemplificativo insussistenza di
situazioni in cui un unico soggetto ricopra la carica di socio in possesso di quote superiori al 20%, amministratori o procuratori
con poteri di rappresentanza contestualmente presso il delegante ed il delegato)
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In questa categoria ricadono tutti i costi, collegati alla realizzazione del Piano Formativo, relativi a polizze
assicurative - INAIL o private - aggiuntive rispetto agli obblighi di Legge, accese esclusivamente ed
esplicitamente a copertura dei Destinatari finali e contestualizzate alla partecipazione all’evento formativo.
Viene inoltre riconosciuto come ammissibile il costo della polizza assicurativa di Responsabilità Civile per la
quota parte (rateo) effettivamente riconducibile alla attività formativa e al personale effettivamente
coinvolto.
Tipologia di spese ammissibili:
• Assicurazioni documentate da quietanza riconducibili al piano
Viaggi e trasferte
In questa categoria ricadono tutti i costi relativi alle spese di viaggio, vitto e pernottamento dei Destinatari
finali alle attività di: aula, seminari, action learning, FAD, project work, affiancamento, training on job,
coaching. Si ricorda che nel caso di Reg. UE 651/14 le spese di alloggio non sono ammissibili, salvo
quanto indicato nel regolamento stesso.
Tipologia di spese ammissibili:
• Spese allievi “rendicontabili” (destinatari ammissibili in sede di rendicontazione)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente le spese sostenute e riferite specificamente e
nominativamente ai Destinatari finali congrui con la realizzazione delle attività, documentate a piè di lista.
MACROVOCE C - COSTI ATTIVITÀ PROPEDEUTICHE, DI ACCOMPAGNAMENTO, NON FORMATIVE
ATTIVITÀ PREPARATORIE E DI ACCOMPAGNAMENTO
Analisi della domanda
In questa categoria ricadono tutti i costi del personale incaricato per svolgere attività relativa all’analisi delle
caratteristiche strutturali e delle dinamiche del contesto territoriale, settoriale, socio economico in cui opera
il Beneficiario del piano.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per queste categorie sono ammissibili esclusivamente i costi rapportati all’impegno orario profuso nella
realizzazione della specifica attività finalizzata alla presentazione del piano, opportunamente documentati e
controfirmati dal Coordinatore Generale del Piano. Per la tipologia (C) è ammesso il costo definito “a
corpo”. Il costo sostenuto è considerato ammissibile se supportato da documentazione attestante l’output
dell’attività svolta (Relazione di Analisi della Domanda ed eventuale ad altra documentazione di
attestazione dell’attività).
Diagnosi e rilevazione dei bisogni formativi e delle competenze da traguardare
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In questa categoria ricadono tutti i costi del personale incaricato per svolgere attività relativa alla diagnosi e
rilevazione dei bisogni formativi dei Soggetti Beneficiari del piano, anche in relazione alla preventiva analisi
della domanda effettuata.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per queste categorie sono ammissibili esclusivamente i costi rapportati all’impegno orario profuso nella
realizzazione della specifica attività finalizzata alla presentazione del piano, opportunamente documentati e
controfirmati dal Coordinatore Generale del Piano. Per la tipologia (C) è ammesso il costo definito “a
corpo”. Il costo sostenuto è considerato ammissibile se supportato da documentazione attestante l’output
dell’attività svolta (Relazione di Diagnosi e Rilevazione dei Fabbisogni ed eventuale altra documentazione
di attestazione dell’attività svolta).
Progettazione del Piano
In questa categoria ricadono tutti i costi del personale incaricato per svolgere attività relativa sia alla
progettazione del piano nel suo insieme sia riguardo alla progettazione esecutiva dei percorsi formativi che
saranno inseriti nel piano formativo in presentazione (strutturati a seguito di apposita attività di analisi del
contesto e di rilevazione dei fabbisogni specifici delle aziende beneficiarie)
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per queste categorie sono ammissibili esclusivamente i costi rapportati all’impegno orario profuso nella
realizzazione della specifica attività finalizzata alla presentazione del piano, opportunamente documentati e
controfirmati dal Coordinatore Generale del Piano. Per la tipologia (C) è ammesso il costo definito “a
corpo”. Il costo sostenuto è considerato ammissibile se supportato da documentazione attestante l’output
dell’attività svolta (Relazione di Progetto ed eventuale altra documentazione di attestazione dell’attività
svolta).
Riprogettazione esecutiva di attività formative
In questa categoria di costo ricadono le attività relative alla <progettazione esecutiva> svolta a seguito di
necessità di rimodulazione dei percorsi formativi di cui si compone il Piano Formativo. Tale voce di costo
può essere attivata solo in fase attuativa del piano a seguito di specifica autorizzazione del Fondo, da
richiedersi tramite fon08.
Tipologia di spese:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
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Criteri generali di ammissibilità del costo
Per queste categorie sono ammissibili esclusivamente i costi rapportati all’impegno orario profuso nella
realizzazione della specifica attività, opportunamente documentati e controfirmati dal Coordinatore
Generale del Piano. Per la tipologia (C) è ammesso il costo definito “a corpo”. Il costo sostenuto è
considerato ammissibile se supportato da documentazione attestante l’output dell’attività svolta (Relazione
di Riprogettazione esecutiva di attività formativa ed eventuale altra documentazione di attestazione
dell’attività svolta).
Viaggi e trasferte
In questa categoria ricadono tutti i costi relativi alle spese di viaggio, vitto e pernottamento del personale
coinvolto nella fase preparatoria del Piano e/o dei singoli Progetti che lo compongono. Si ricorda che nel
caso di Reg. UE 651/14 le spese di alloggio non sono ammissibili.
Tipologia di spese ammissibili:
• Vitto, alloggio, spese vive di trasferta
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente le spese sostenute e riferite specificamente e
nominativamente al personale coinvolto nella fase preparatoria e di accompagnamento, documentate a piè
di lista.
ATTIVITÀ NON FORMATIVE
Promozione delle attività e delle azioni del Piano
In questa categoria di costo ricadono le attività relative alla sensibilizzazione/invito alla partecipazione alle
attività formative delle aziende Beneficiarie e dei potenziali Destinatari. E’ attivabile solo per piani
interaziendali, territoriali e settoriali ove non sono state individuate tutte le aziende beneficiarie.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per la pubblicità e diffusione articoli su stampa, interventi/spot per radio o televisione, il costo sostenuto è
ammissibile se accompagnato da copia della pubblicazione/copia dello spot; per attività relativa a
promozione “porta a porta” o eventi “collettivi” (es: incontri, seminari convegni, manifestazioni, work-shop,
etc.) il costo sostenuto è considerato ammissibile solo se supportato da idonea documentazione che ne
comprovi l’effettuazione (verbali di incontro; foglio firme, atti, invito; ecc.). Tutto il materiale pubblicato o
distribuito per essere ammissibile deve riportare sul frontespizio i riferimenti del Piano finanziato da
FonARCom. Sono ammissibili i costi rapportati all’impegno orario profuso nella realizzazione della specifica
attività, opportunamente documentati e controfirmati dal Coordinatore Generale del Piano. Per la tipologia
(C) è ammesso il costo definito “a corpo”. Il costo sostenuto è considerato ammissibile solo se supportato
da idonea documentazione che ne comprovi l’effettuazione / output.
Individuazione, Selezione ed orientamento dei partecipanti
In questa categoria di costo ricadono le attività relative all’individuazione e selezione dei Destinatari delle
attività previste nei Progetti di cui si compone il Piano Formativo.
A titolo esemplificativo (ma non esaustivo) rientrano in questa categoria i costi relativi a:
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- Attività relative alla realizzazione di analisi, documenti esplicativi del processo di selezione, verbali
di riunione, documenti esplicativi della procedura di valutazione in itinere e/o a conclusione
utilizzata, e di tutti gli elaborati di conseguenza prodotti
- Acquisto di testi disponibili sul mercato e/o attività finalizzata all’accertamento dei prerequisiti dei
Destinatari per evidenziarne le conoscenze in ingresso e le competenze da traguardare e/o la
valutazione della situazione attuale e potenziale del lavoratore e/o per definire un progetto
professionale o un progetto formativo, sempreché coerenti con il contesto circoscritto nel Piano
Formativo e con le risorse individuate.
- Colloqui, interviste, test e prove individuali e attività di gruppo riconducibili ad attività propedeutiche
e/o di accompagnamento, e opportunamente documentati.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Sono ammissibili i costi rapportati all’impegno orario profuso nella realizzazione della specifica attività. Per
la tipologia (C) è ammesso il costo definito “a corpo”. Il costo sostenuto è considerato ammissibile solo se
supportato da idonea documentazione che ne comprovi l’effettuazione / output.
Monitoraggio e valutazione
In questa categoria di costo ricadono le attività relative alla verifica in-itinere dello stato di apprendimento e
di gradimento del Discente, realizzate attraverso la somministrazione di strumenti di misura appositamente
ideati (es questionari). Non rientrano in questa voce di costo le attività relative all’aggiornamento dei dati
fisico-tecnici relativi al Piano (cosiddetto “monitoraggio”), che vanno ricompresi nella voce
<amministrazione /segreteria>.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi, rapportati all’impegno orario profuso nella
realizzazione della specifica attività, opportunamente documentati e controfirmati dal Coordinatore
Generale del Piano (es questionari, schede di valutazione, verbali, customer satisfaction..etc..). Per la
tipologia (C) è ammesso il costo definito “a corpo”.
Diffusione e trasferimento risultati
In questa categoria di costo ricadono le attività relative alla realizzazione della relazione finale relativa al
Piano e gli eventuali costi di diffusione dei risultati conseguiti con la realizzazione delle attività previste nel
Piano e il trasferimento delle cosiddette <best practices>.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
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• Personale esterno (B)
• Delega a soggetti terzi (C)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per la pubblicità e diffusione articoli su stampa, interventi/spot per radio o televisione, il costo sostenuto è
ammissibile se accompagnate da copia della pubblicazione/copia dello spot; per attività relativa a diffusione
realizzata “porta a porta” o eventi “collettivi” (es: incontri, seminari convegni, manifestazioni, work-shop,
etc.) il costo sostenuto è considerato ammissibile solo se supportato da idonea documentazione che ne
comprovi l’effettuazione (verbali di incontro; foglio firme, atti, invito; ecc.). Tutto il materiale pubblicato o
distribuito per essere ammissibile deve riportare sul frontespizio i riferimenti del Piano Finanziato e
FonARCom. Sono ammissibili i costi rapportati all’impegno orario profuso nella realizzazione della specifica
attività, opportunamente documentati e controfirmati dal Coordinatore Generale del Piano. Per la tipologia
(C) è ammesso il costo definito “a corpo”.
Viaggi e trasferte
In questa categoria ricadono tutti i costi relativi alle spese di viaggio, vitto e pernottamento del personale
coinvolto nelle attività “non formative” del Piano. Si ricorda che nel caso di Reg. UE 651/14 le spese di
alloggio non sono ammissibili.
Tipologia di spese ammissibili:
• Vitto, alloggio, spese vive di trasferta
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente le spese sostenute e riferite specificamente e
nominativamente al personale coinvolto nelle attività “non formative” del Piano, documentate a piè di lista.
MACROVOCE - D - COSTI GESTIONE ATTIVITÀ
Coordinamento generale (direzione)
L’attività di Coordinamento generale (direzione) è relativa alla gestione e alla organizzazione del Piano. Gli
incaricati svolgono, inoltre, attività di carattere decisionale per il raggiungimento degli obiettivi previsti dal
Piano.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi orari risultanti da:
- time report interno (A) / time sheet dettagliato con breve descrizione dell’attività svolta (B)
- verbali di riunione, rapporti di lavoro, rapporti/verbali relativi alla programmazione delle attività
previste nel Piano.
Amministrazione, Segreteria amministrativa
Le funzioni di Amministrazione e Segreteria sono relative a mansioni di supporto operativo nei processi di
realizzazione di quanto previsto nel Piano, al fine di garantire un punto di riferimento costante per la
gestione amministrativa ed organizzativa delle attività.
A titolo esemplificativo (ma non esaustivo) rientrano in questa categoria di costi:
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- preparazione documentazione contabile/amministrativa al fine dell’identificazione della pertinenza al
Piano Formativo.
- preparazione rendiconto
- aggiornamento dati fisico-tecnici ed amministrativo-contabili sulla piattaforma FARC Interattivo
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale interno (A)
• Personale esterno (B)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi orari risultanti da:
- time report interno (A) / time sheet dettagliato con breve descrizione dell’attività svolta (B)
Fidejussioni a garanzia rilascio degli acconti
Costo delle polizze fideiussorie accese a garanzia degli acconti erogati da FonARCom
Tipologia di spese ammissibili:
• Fidejussioni documentate da quietanza, rilasciate conformemente ai format forniti dal Fondo
Certificazione del Rendiconto
Ricade in questa voce il costo dell’attività di certificazione del rendiconto finale effettuata dal Revisore
assegnato da FonARCom. Dovrà rispettare il tariffario pubblicato da FonARCom.
Tipologia di spese ammissibili:
• Personale esterno (B)
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi orari risultanti da:
- oneri relativi alle prestazioni del Revisore Ufficiale dei Conti, incaricato di certificare le spese del
Piano. Il costo sostenuto è considerato ammissibile se supportato da documentazione attestante
l’output dell’attività svolta (Relazione di Certificazione e relativi allegati, prodotti secondo il format
FonARCom).
Costi generali:
In questa categoria di costo ricadono i costi generali (ovvero non specifici e caratteristici dell’attività
formativa), aventi natura di costi <indiretti>. Sono rappresentati da tutti quei costi sostenuti in via non
esclusiva per l’attuazione del Piano FonARCom, documentabili nel loro ammontare totale, che spesso non
hanno un nesso diretto con le attività del Piano, che vanno ripartiti in chiave proporzionale (pro-rata) con
metodi di calcolo controllabili e più prossimi possibile al costo reale, onde individuare la quota-parte da
imputare al Piano. A semplificazione di tale attività, ed in conformità con la normativa europea, saranno
riconosciuti a rimborso questa tipologia di costo in maniera forfettaria.
Tipologia di spese ammissibili:
• Costi indiretti a forfait massimo 7% sul totale piano.
Procedure per acquisizione di forniture strumentali ed accessori
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L’acquisizione di alcune tipologie di beni strumentali ed accessori non rientra nella casistica di <delega a
terzi> di cui al limite del 30% calcolato sull’ammontare del contributo FonARcom, e pertanto non
necessitano di preventiva autorizzazione da parte del Fondo.
A titolo esemplificativo ma non esaustivo possono rientrare in questo ambito:
- noleggio di attrezzature
- acquisto di spazi pubblicitari
- acquisto di materiale didattico
- acquisto di materiale di consumo
- acquisto di cancelleria
- stampa, legatoria, riproduzione grafica.
In questi casi non è necessaria una preventiva autorizzazione da parte di FonARCom. Il Soggetto Attuatore
deve provvedere ad accertare lo stato dell’impresa, esempio sedi, procedure concorsuali, soci e titolari di
altre cariche ecc.
Il soggetto attuatore è tenuta a rilasciare dichiarazione sostitutiva di atto notorio ai sensi del D.P.R.
445/2000 attestante l’assenza di legami con il soggetto terzo incaricato (format FonARCom). Nel caso
sussistano legami tra SA (e/o SB) e il fornitore, la rendicontazione dovrà essere predisposta “a costi reali”.
Criteri generali di ammissibilità del costo
Per questa categoria sono ammissibili esclusivamente i costi supportati dalla seguente documentazione:
- Contratto / Offerta firmata per accettazione.
- Distinta di consegna del materiale senza obbligo di restituzione con dettaglio del materiale
- Documentazione a supporto della attestazione dell’acquisto
4. DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE A SUPPORTO DELLA RENDICONTAZIONE
Personale interno (A) – solo dipendenti
- Cedolino stipendio per ogni mese di attività, completo di foglio presenze, e relativa imputazione /
prospetto quota di costo di pertinenza del finanziamento del Fondo.
- Quietanza di pagamento Modello F-24
- Ordine servizio interno per conferimento incarico firmato per accettazione dal dipendente
- Report delle attività (Time report interno)
- Curriculum vitae in formato europeo
- Eseguito del bonifico / Estratto conto bancario/postale da cui si evinca il pagamento dello stipendio
- Prospetto di calcolo del costo orario lordo azienda su base annua, firmato dal legale Rappresentante
(si consiglia la stampa dal gestionale paghe)
- Elaborati, relazioni, questionari ecc., prodotti dall’incaricato (ove applicabile)
Personale esterno (B)
- Contratto di Prestazione di servizi recante:
attività da svolgere
durata prestazione con indicazione del periodo e del numero di ore
compenso orario
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tempi, modalità di pagamento e disciplina dei rimborsi spese
- Curriculum vitae in formato europeo
- Fatture, parcelle, ricevute, note occasionali, cedolini co.co.co/amministratori imputati:
identificativo della Linea di Finanziamento, (CF…) ID del piano formativo
tipo dell’attività svolta (esempio DOCENZA)
numero ore e costo orario
il compenso totale lordo
- Eseguito del bonifico / Estratto conto bancario/postale da cui si evinca il pagamento
- Time sheet descrittivo con riepilogativo attività svolte
- Quietanza Modello F-24 con prospetto di raccordo (ove necessario) della quota di tributo/contributo
imputabile alla fattura/parcella/nota
- Elaborati, relazioni, questionari ecc., prodotti dall’incaricato (ove applicabile)
- Per il personale dipendente di amministrazioni pubbliche, università ecc., autorizzazione del datore di
lavoro allo svolgimento dell’attività
In caso di regimi di esenzione (iva/irpef) la fattura/parcella deve riportare le indicazioni dei motivi di
esenzione ed i relativi riferimenti legislativi.
REVISORE CONTABILE
- Quanto previsto al punto <personale esterno B> ad esclusione del time sheet
- dichiarazione di insussistenza di cause di incompatibilità allo svolgimento dell’incarico
- relazione/verbale del revisore e check list (secondo formato FonARCom)
Delega (C)
- Contratto di <Prestazione di servizi> recante
attività da svolgere
persona incaricata (non richiesta se contratto a corpo)
durata prestazione con indicazione del periodo e del numero di ore (queste ultime non richieste
ove previsto contratto a corpo)
compenso orario (tranne ove previsto contratto a corpo)
tempi, modalità di pagamento e disciplina dei rimborsi spese
In caso di acquisto corsi formativi a mercato è possibile indicare il costo del corso ma dovrà
comunque essere riferito ad un numero di ore da erogare (coerenti con i percorsi inseriti nel
piano approvato)
- Brochure/presentazione della società delegata e Curriculum Vitae in formato europeo della persona
fisica che svolge l’attività
- Visura Camerale aggiornata (in caso di non iscrizione statuto con elenco soci aggiornato ed
amministratori)
- Fatture, parcelle, ricevute, bonifici riportanti:
identificativo della Linea di Finanziamento, (CF…) ID del piano formativo
tipo dell’attività svolta (esempio DOCENZA)
numero ore e costo orario
il compenso totale lordo
- Estratto conto bancario/postale da cui si evinca l’addebito del bonifico
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- Elaborati, relazioni, questionari ecc., ed ogni altro documento riconducibile all’attività svolta prodotti
dall’incaricato (ove applicabile)
- Dichiarazione sostitutiva di atto notorio ai sensi del D.P.R. 445/2000 attestante l’assenza di legami tra
delegante e delegato (format FonARCom).
Retribuzione ed oneri del personale in formazione (solo cofinanziamento privato)
- dichiarazione sostitutiva di atto notorio, rilasciata dal datore di lavoro (fon07), attestante il costo orario
medio lordo azienda su base annua del partecipante, il versamento dei tributi/contributi ecc.
- originali schede iscrizione partecipanti e relativo consenso privacy
- nel caso di rimborsi spese/spese di vitto ed alloggio, tutta la documentazione prevista nella voce:
<viaggi e trasferte>.
Viaggi e trasferte
Fermo restando il rispetto degli obblighi di natura fiscale e contributiva circa la procedura di rimborso di
viaggi e trasferte, ai fini della rendicontazione andrà prodotto un elenco analitico dei costi imputati con i
relativi documenti giustificativi allegati a piè di lista.
N.B.: le spese di trasporto sono riconosciute solo per l’utilizzo di mezzi pubblici; l’utilizzo di mezzi privati
deve essere motivato ed autorizzato dal Fondo (tabella ACI). Le spese di alloggio sono riconosciute solo se
relative a strutture non oltre la categoria 4 stelle.
Materiale di consumo (relativo alla Macrovoce A)
- Ordine di acquisto con specifica elenco materiale
- Prospetto riepilogativo delle fatture suddiviso in sotto voci di cancelleria (penne, block notes, cartelline
etc)
- Singole fatture
- Eseguito del bonifico/Estratto conto bancario/postale da cui si evinca il pagamento delle fatture
imputate al Piano
- Distinta contente elenco del materiale consegnato ai partecipanti riportare la dicitura “materiale
consegnato non soggetto a restituzione da parte del destinatario” e firma per ricevuta degli stessi.
Nel caso di materiale prelevato da magazzino, documentazione fiscale attestante il carico e bolletta interno
di scarico
Sistemi informativi, aule multimediali ed altri beni ammortizzabili (materiali ed immateriali).
Contratto di locazione e/o leasing:
I costi relativi ai canoni possono essere riconosciuti limitatamente al diretto utilizzo del bene in relazione alle
effettive necessità progettuali, alla durata progettuale ed alla quota d’uso.
Il leasing è ammissibile a condizione che risulti comprovata la sua convenienza economica rispetto ad altre
forme contrattuali di utilizzo del bene (esempio locazione semplice o noleggio)
Ammortamento:
24
L’ammortamento costituisce spesa ammissibile a condizione che:
- i beni oggetto di ammortamento non abbiano già usufruito di contributi pubblici;
- il costo dell’ammortamento venga calcolato secondo le norme fiscali vigenti, in base ai coefficienti
emanati dal Ministero dell’Economia e delle Finanze;
- il costo di ammortamento sia direttamente riferito al periodo dell’attività progettuale ed all’effettivo
utilizzo per l’attività stessa;
- il bene sia inserito nel libro dei cespiti od altra documentazione equivalente.
Attrezzature ammortizzabili di valore inferiore ad euro 516.46
In questo caso l’operatore che deduce integralmente le spese di acquisizione del bene nell’esercizio in cui
sono state sostenute, potrà portare a rendiconto la quota parte (calcolo pro-rata) del costo riferito al periodo
di utilizzo del bene in relazione alla specifica attività progettuale cofinanziata.
NB:
A seconda del caso (locazione/leasing o ammortamento), andranno prodotti:
- contratto di locazione, di noleggio, di comodato ecc.
- prospetto riepilogativo delle fatture sottoscritto dal Legale Rappresentante di SA;
- prospetto dettagliato delle giornate/periodi di effettivo utilizzo per le attività progettuali, sottoscritto dal
legale rappresentante di SA;
- prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo;
- prospetto dei beni ammortizzati indicante gli estremi della fattura, la categoria del bene, l’anno (se 1°,
2° ecc), la quota e l’importo dell’ammortamento, nonché la somma imputata al finanziamento pubblico;
- libro dei cespiti od altra documentazione equivalente;
- dichiarazione del Legale Rappresentante relativa al fatto che le attrezzature utilizzate nel progetto non
abbiano già usufruito di contributi pubblici.
Aule
- contratto di locazione registrato con l'indicazione del canone iniziale e successivi aggiornamenti
- contratto di comodato d'uso
- prospetto riepilogativo delle fatture suddivise in sotto voci (locazione, ammortamento manutenzione,
ecc.),
- sottoscritto dal Legale rappresentante di SA
- prospetto dettagliato delle fatture sottoscritto dal legale rappresentante dell’Ente beneficiario singole
fatture
- prospetto dettagliato delle giornate/periodi di effettivo utilizzo dell’immobile (o quote di esso) sottoscritto
dal Legale Rappresentante di SA
- libro dei cespiti risultante l’inserimento del bene in questione (in caso di bene di proprietà)
- in caso di ammortamento, prospetto calcolo ammortamento secondo le norme fiscali vigenti
- Fattura costo manutenzione ordinaria per il periodo di riferimento
- Estratto conto bancario/postale da cui si evinca il pagamento nel caso di noleggio/locazione/leasing.
4.1 Tracciabilità dei flussi finanziari e conto corrente
Per assicurare la tracciabilità dei flussi finanziari, i concessionari di finanziamenti FonARCom, a qualsiasi
titolo coinvolti nelle attività del Piano Formativo (cioè SA e eventuale/i delegato/i), devono utilizzare quale
25
adempimento minimo, uno o più conti correnti bancari o postali, accesi presso banche o presso la società
Poste italiane S.p.A., dedicati, anche in via non esclusiva.
Tutti i movimenti devono essere registrati sul/sui conto/conti correnti dedicato/dedicati e devono essere
effettuati esclusivamente tramite lo strumento del bonifico bancario o postale ed in ogni caso nel rispetto di
quanto indicato dalla legge 136/10 art 3. e ss.mm.
Il soggetto Attuatore si impegna a comunicare entro sette giorni dalla sottoscrizione della Convenzione o
dall’accensione del conto corrente se successivo, gli estremi identificativi del/dei conto/conti correnti
dedicato/dedicati, nonché le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi
(caricamento dati nell’apposita sezione del FARC, fase attuativa del piano specifico).
La dichiarazione dovrà essere stampata, firmata in originale e trasmessa al fondo unitamente alla
convenzione. L’eventuale anticipo, qualora richiesto, confluirà nel conto corrente indicato così come il saldo
del finanziamento riconosciuto a seguito della rendicontazione.
5 ORGANIZZAZIONE DEL RENDICONTO FINALE
Il rendiconto dovrà essere:
Archiviato in raccoglitori ad anelli tipo DOX
Etichettato con: ID del PIANO – TITOLO – SP – SA - numero progressivo di ogni DOX
Conservato presso il Soggetto Attuatore (SA) per 5 ANNI dalla chiusura del Piano e dovrà essere
reso disponibile interamente ed immediatamente su richiesta del Fondo o di qualsiasi altro organo di
controllo competente
AMMINISTRATIVO/CONTABILE
1. Scheda di Rendiconto Finanziario – generata da Piattaforma FARC firmato/timbrato da SA
2. (se c’è attività in “DELEGA”) dichiarazione di insussistenza di legami con delegato (format fornito dal
Fondo) + camerale della società delegata
3. Copie di tutta la documentazione fiscale imputata al piano formativo finanziato con indicazione
dell’importo imputato al piano:
- note occasionali
- fatture con timbro di registrazione iva
- cedolini Co.Co.Co. - dipendenti
- bonifico
- estratti conto bancari
- quietanza di pagamento dell’F24
- prospetto di raccordo F24 in caso di versamenti multipli (escluso per dipendenti)
4. Contratti di prestazione professionale od occasionale
5. Incarichi a dipendenti c.d. lettera di servizio interna firmata per accettazione
6. Time report interni o Time sheet (NON necessario per il docente e tutor in aula)
7. Curriculum vitae firmato – formato europeo
8. (se rendicontate le attività della Macrovoce C) Elaborati prodotti e firmati dall’incaricato per le attività di:
- analisi della domanda
- rilevazione fabbisogni
- progettazione/riprogettazione esecutiva
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- selezione e orientamento partecipanti
- monitoraggio
- promozione
- diffusione dei risultati
9. Relazione Finale del Piano Formativo
10. Copia dispense ed elaborati didattici consegnati (ove previste e rendicontate)
11. (se spesato in rendiconto) copia del materiale didattico consegnato agli allievi, distinta di consegna
materiale didattico e/o di consumo con firma per ricevuta e scritta ”SENZA OBBLIGO DI
RESTITUZIONE”
12. (se spesato in rendiconto) costi relativi ad incarichi a CARICHE SOCIALI copia della delibera del CDA
con assegnazione attività, monte ore massimo, compenso orario riferiti al piano formativo e/o
strumento
13. (se previsto) prospetto di calcolo del cofinanziamento del piano
14. Dichiarazione sostitutiva di atto notorio di veridicità dei dati inseriti nel rendiconto e della
documentazione inviata al Fondo circa la conformità agli originali dei documenti allegati in copia e se
imputata al Piano indetraibilità dell’IVA, conformità dati e documenti inseriti in Piattaforma. (Format
fornito dal Fondo)
LA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVO/CONTABILE relativa al rendiconto finanziario, dovrà essere
ordinata seguendo la sequenza del piano dei conti. Ogni voce di costo dovrà essere completa.
Esempio:
La voce di costo coordinamento didattico dovrà contenere il contratto firmato con il consulente esterno (o
l’ordine di servizio con il dipendente dell’ente), il cv originale firmato, time sheet contenente breve descrizione
dell’attività svolta (non è considerata BREVE DESCRIZIONE il riporto della voce coordinamento didattico), la
fattura (il cedolino se dipendente), copia del bonifico, copia dell’e/c (è possibile oscurare le voci non inerenti al
piano, deve essere visibile però l’intestazione con i riferimenti al c/c), copia dell’F24, prospetto di raccordo
dell’F24. Se dipendente, dovrà contenere il prospetto di calcolo del costo orario lordo aziendale imputato al
progetto, e time report interno.