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Comune di RoveretoProvincia di Trento

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Approvato con deliberazione della Giunta comunale 30.08.2016, n. 126

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INDICEI. PREMESSA E ADEMPIMENTI PRELIMINARIArticolo 1

Obiettivi e finalità del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali...............5Articolo 2

Sistema di gestione documentale...........................................................................................................5Casella istituzionale di posta elettronica certificata.................................................................................6

Articolo 4Accreditamento all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni e delle aree organizzative omogenee.........6

II. MODELLO ORGANIZZATIVOArticolo 5

Strutture organizzative............................................................................................................................ 7Articolo 6

Distinzione e ordinamento dell’archivio comunale..................................................................................7Articolo 7

Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e suo responsabile........................................................................................................................................... 7

Articolo 8Funzioni dei responsabile del Servizio Informatica e del Servizio Biblioteca..........................................8

Articolo 9Responsabili del procedimento amministrativo.......................................................................................8

Articolo 10Il protocollista.......................................................................................................................................... 9

Articolo 11Unicità del protocollo informatico............................................................................................................9

III. DOCUMENTIArticolo 12

Documento amministrativo...................................................................................................................10Articolo 13

Documento cartaceo............................................................................................................................. 10Articolo 14

Documento informatico......................................................................................................................... 10Articolo 15

Regole generali e contenuti minimi.......................................................................................................10Articolo 16

Formazione dei documenti informatici..................................................................................................10Articolo 17

Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione.................................................................11IV. REGISTRO DI PROTOCOLLO E REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 18

Registro di protocollo............................................................................................................................ 12Articolo 19

Registrazione di protocollo................................................................................................................... 12Articolo 20

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...........................................................................12Articolo 21

Elementi della registrazione di protocollo.............................................................................................13Articolo 22

Segnatura di protocollo e modalità operative di registrazione dei documenti.......................................13Articolo 23

Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo.....................................................................15Articolo 24

Registro giornaliero informatico di protocollo........................................................................................15Articolo 25

Registro di emergenza.......................................................................................................................... 16Articolo 26

Registrazione di protocollo riservata.....................................................................................................16Articolo 27

Fatture.................................................................................................................................................. 16Articolo 28

Documenti inerenti a gare..................................................................................................................... 17Articolo 29

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Documenti inerenti a gare telematiche.................................................................................................17Articolo 30

Corrispondenza personale o riservata..................................................................................................17Articolo 31

Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo..............................................18Articolo 32

Documenti originali plurimi....................................................................................................................18Articolo 33

Lettere anonime.................................................................................................................................... 18Articolo 34

Lettere prive di firma o con firma illeggibile...........................................................................................18Articolo 35

Unicità del numero di protocollo............................................................................................................18Articolo 36

Documenti con oggetto plurimo............................................................................................................18V. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALIArticolo 37

Acquisizione di documenti cartacei.......................................................................................................20Articolo 38

Apertura e smistamento della corrispondenza in arrivo........................................................................20Articolo 39

Corrispondenza cartacea non di competenza dell'Amministrazione.....................................................20Articolo 40

Rilascio di ricevuta di un documento in arrivo.......................................................................................21Articolo 41

Acquisizione e formato dei documenti informatici.................................................................................21Articolo 42

Ricezione sulle caselle di posta elettronica certificata..........................................................................21Articolo 43

Ricezione sulle caselle di posta elettronica istituzionale.......................................................................22Articolo 44

Ricezione sulle caselle di posta elettronica non istituzionale (personale).............................................22Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili......................................................................22

Articolo 46Spedizione documenti cartacei a mezzo posta redazione copie e registrazione di protocollo..............23

Articolo 47Spedizione tramite canali telematici - PEC...........................................................................................23

Articolo 48Spedizione a mezzo telefax/faxserver..................................................................................................23Formato dei documenti informatici........................................................................................................24

Articolo 50Invio di documenti informatici verso l’esterno tramite registrazione di protocollo in partenza...............24

Articolo 51Invio di documenti informatici verso strutture dell’ente tramite registrazione di protocollo interno........24

Articolo 52Inoltro di documenti informatici non protocollati....................................................................................24

Articolo 53Documenti soggetti a scansione e uffici abilitati....................................................................................25

Articolo 54Modalità di svolgimento del processo di scansione..............................................................................25

VI. CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI E GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTEClassificazione...................................................................................................................................... 26

Articolo 56Titolario di classificazione..................................................................................................................... 26

Articolo 57Fascicoli................................................................................................................................................ 26

Articolo 58Gestione fascicolo................................................................................................................................ 27

Articolo 59L’organizzazione dei documenti in serie...............................................................................................27

VII. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 60

L’archivio corrente................................................................................................................................. 28Articolo 61

3

L’archivio di deposito............................................................................................................................ 28Articolo 62

L’archivio storico................................................................................................................................... 28Articolo 63

Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei....29Articolo 64

Conservazione dei documenti informatici.............................................................................................29VIII. SISTEMA INFORMATICOArticolo 65

Requisiti di sicurezza............................................................................................................................ 30Articolo 66

Identificazione....................................................................................................................................... 30Articolo 67

Cambio della password e blocco delle credenziali................................................................................30Articolo 68

Firma dei documenti e impronta informatica.........................................................................................30Articolo 69

Salvataggio dei dati.............................................................................................................................. 31Articolo 70

Software adottato.................................................................................................................................. 31Utenze per l'integrazione degli applicativi verticali dell'ente con il sistema di protocollo e gestione documentale......................................................................................................................................... 31

IX. ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTIArticolo 72

Accesso da parte degli uffici utente......................................................................................................32Articolo 73

Responsabile della gestione documentale...........................................................................................32Articolo 74

Responsabile della conservazione.......................................................................................................32Articolo 75

Responsabile della sicurezza informatica.............................................................................................32XI. NORME TRANSITORIE E FINALIArticolo 76

Aggiornamenti del manuale di gestione................................................................................................33Articolo 77

Modalità di comunicazione del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali.............................................................................................................................................................. 33

Allegati:

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I. PREMESSA E ADEMPIMENTI PRELIMINARI

Articolo 1 Obiettivi e finalità del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi

documentali

Il presente manuale di gestione viene redatto in ottemperanza a quanto disposto dall'art. 5,comma c) del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche del protocollo informatico” per disciplinarei flussi documentali del Comune di Rovereto, dalla fase di acquisizione/produzione dei documentialla loro archiviazione, fornendo uno strumento di lavoro per dirigenti, funzionari, operatori diprotocollo e responsabili dei procedimenti amministrativi.

Obiettivo di questo manuale è descrivere complessivamente il sistema di gestionedocumentale (digitale e cartaceo), anche ai fini della conservazione, e fornire le istruzioni per ilcorretto funzionamento del servizio di tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussidocumentali e degli archivi. Si rivolge non solo agli addetti al servizio, ma anche ai soggetti esterniche a diverso titolo interagiscono con l’ente.

Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce leistruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione,classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.

Ai fini del presente manuale si intende:• per ente: “il Comune di Rovereto” che corrisponde anche all'unica area organizzativa

omogenea – in sigla AOO;• RGD: responsabile della gestione documentale o suo vicario (come previsto dall'art. 3 lett.

b) del DPCM 3 dicembre 2013);• UOR: unità organizzative responsabili che corrispondono ai servizi e/o uffici della struttura

comunale nei termini che saranno definiti con disposizioni interne funzionali ancheall’attivazione delle varie abilitazioni informatiche;

• RPA: responsabile procedimento amministrativo;• UOP: unità organizzative di registrazione di protocollo che svolgono attività di registrazione

di protocollo.All'interno del Comune di Rovereto (AOO – area organizzativa omogenea) il registro di

protocollo informatico è unico, con un’unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare,pertanto è vietato l'uso di qualsiasi altro tipo di protocollo di settore o di reparto comedisposto dall'art. 3 lett. e) del DPCM 3 dicembre 2013.

Il registro di protocollo potrà essere utilizzato anche nel caso di gestione associate di servizifra più amministrazioni qualora il Comune di Rovereto risulti ente capofila, fatte salve disposizioniparticolari definite in sede di convenzione fra enti e/o nella fase attuativa dei vari processi.

Articolo 2 Sistema di gestione documentale

Gli obiettivi specifici di un sistema di gestione documentale possono essere ricondotti alleseguenti fasi: a) produzione e acquisizione di documenti attendibili a fini giuridici e a fini amministrativi; b) organizzazione, tenuta e conservazione dei documenti in modo ordinato e coerente alle

funzioni esercitate; c) trasmissione e conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e

identificata; d) rapidità ed efficienza del reperimento delle informazioni nell’ambito dell’attività amministrativa

svolta.Per la corretta e regolare sedimentazione dei documenti prodotti e acquisiti sono necessarie

regole, procedure e strumenti finalizzati a:

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a) determinare i criteri e le modalità di produzione/acquisizione dei documenti e garantirel’identificazione della provenienza mediante registrazioni di protocollo;

b) organizzare l’ordinata sedimentazione dei documenti in rapporto alle attività amministrative cuipartecipano (attraverso l’osservanza di corrette pratiche di fascicolazione);

c) conservare e trasmettere i documenti in modo sicuro, escludendo i rischi di manipolazione edispersione (tramite il controllo sulla movimentazione, sulle attività di acquisizione e spedizionedei documenti e sui flussi documentali interni, nonché sulle attività di trasferimento deidocumenti tra le diverse sezioni dell’archivio, definendo la responsabilità della tenuta e deltrattamento dei documenti).

Articolo 3Casella istituzionale di posta elettronica certificata

L’ente ha istituito una casella istituzionale di posta elettronica certificata. Singole caselleistituzionali di posta elettronica certificata per le strutture organizzative (UOR) sono istituite surichiesta dei rispettivi dirigenti al Responsabile della gestione documentale (RGD).

Il Responsabile della gestione documentale provvede a renderle pubbliche ai sensi dell’art.12 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 anche mediante il sito istituzionale del Comune.

Articolo 4 Accreditamento all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni

e delle aree organizzative omogenee

Ai sensi di quanto disposto dagli artt. 11 e 12 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - protocolloinformatico - l’ente ha provveduto al proprio accreditamento presso l’Indice delle PubblicheAmministrazioni (IPA) e delle aree organizzative omogenee.

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II. MODELLO ORGANIZZATIVO

Articolo 5 Strutture organizzative

Il sistema di gestione documentale dell'ente fa riferimento ad un modello basato suun’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) costituita da un insieme di Unità OrganizzativeResponsabili (UOR) che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per lagestione dei flussi documentali.

All’interno delle UOR, ovvero i complessi di risorse umane e strumentali cui è stata affidatauna competenza omogenea, i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari oprocedimenti amministrativi nell’ambito delle competenze loro affidate.

Nell’ambito delle UOR sono individuate le Unità Organizzative di registrazione di Protocollo(UOP), ovvero quelle Unità che sono abilitate a svolgere attività di registrazione di protocollo.

Articolo 6 Distinzione e ordinamento dell’archivio comunale

L’archivio dell'ente comprende: a) l’archivio corrente, inteso come la parte di documentazione relativa agli affari e procedimenti

in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; b) l’archivio di deposito, costituito dai documenti relativi ad affari esauriti per i quali siano

scaduti i termini di conservazione nell'archivio corrente e non sia ancora decorso il terminequarantennale per il successivo versamento all'archivio storico;

c) l’archivio storico, composto da documentazione relativa ad affari e procedimenti esauriti daoltre quarantanni e destinata, previa l’effettuazione delle operazioni di scarto, allaconservazione perenne;

d) archivi aggregati, composti da:• archivi relativi agli ex comuni (Sacco, Noriglio Lizzana e Marco);• archivi aggregati di enti soprressi/estinti dei quali il Comune ha assunto o assumerà le

competenze.L'archivio corrente è in carico ad ogni singola Unità Organizzativa Responsabile (UOR)

così come individuate all'interno della struttura comunale, mentre l’archivio di deposito, l'archiviostorico e gli archivi aggregati sono affidati al Servizio Biblioteca del quale costituisconoun'articolazione specifica nel rispetto della loro identità e funzione.

Articolo 7 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli

archivi e suo responsabile

Nell’ambito dell’organizzazione comunale (Area Organizzativa Omogenea) viene garantito ilservizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi sulla base diquanto previsto dalla dotazione organica.

Gli addetti al protocollo centrale, sotto la supervisione del RGD, svolgono funzioni dicoordinamento e di presidio per tutte le componenti dell’ente, coordinano la gestione delprotocollo, forniscono supporto alla corretta formazione e tenuta dell’archivio corrente (ovvero deifascicoli e dei registri relativi ad affari in corso di trattazione e conservati presso ciascun ufficiodell’ente). In particolare, gestiscono l’organizzazione del protocollo informatico in merito ai seguentiaspetti:

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1. attribuzione, d’intesa con i rispettivi dirigenti di Servizio, del livello di autorizzazione perl’accesso alle funzioni previste dalla procedura informatica tenuto conto delle esigenzeoperative espresse;

2. garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nelrispetto della normativa vigente;

3. garantisce, anche con verifiche periodiche ed all’occorrenza, la produzione econservazione su supporto informatico del registro giornaliero di protocollo;

4. cura con il Servizio Informatica, che le funzionalità del sistema, in caso di guasti oanomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel piùbreve tempo possibile;

5. cura, con il Servizio Informatica, la conservazione delle copie dei dati digitali di cui allanormativa vigente in luoghi sicuri;

6. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività diregistrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse lefunzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;

7. autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni diprotocollo;

8. vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente manuale di gestione da parte delpersonale autorizzato ad operare sul sistema;

9. cura il costante aggiornamento del presente manuale e di tutti i suoi allegati;10. coordina le operazioni connesse al trasferimento, al versamento e alla movimentazione dei

documenti dall'archivio corrente a quello di deposito di concerto con il Servizio Biblioteca;11. redige ed aggiorna, d’intesa con il Servizio Informatica, e pubblica sul sito internet

istituzionale del comune, l’elenco dei formati dei file e dei supporti informatici dimemorizzazione ammessi per le comunicazioni con l’ente.

L’amministrazione, con apposito provvedimento, individua il responsabile del servizioper la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e responsabile della gestionedocumentale di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico).Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo può delegare e/o attribuire funzioni adaltro personale in possesso di idonea qualificazione per espletare il ruolo richiesto.

Articolo 8 Funzioni dei responsabile del Servizio Informatica e del Servizio Biblioteca

Il Dirigente del Servizio Informatica svolge le funzioni di responsabile del supporto tecnicoalla gestione del protocollo informatico e di responsabile della sicurezza informatica compresal'applicazione delle misure di sicurezza relative al trattamento dei dati personali effettuato construmenti elettronici o automatizzati.

Il Dirigente del Servizio Biblioteca svolge le funzioni di responsabile della conservazione edella gestione dell’archivio di deposito e storico del Comune.

Articolo 9 Responsabili del procedimento amministrativo

Spetta ai responsabili delle UOR (unità organizzative responsabili) individuare i responsabilidei procedimenti amministrativi (RPA) e collaborare con il responsabile della gestione documentale(RGD) per gli adempimenti previsti dal presente documento.

I responsabili dei procedimenti amministrativi hanno specificamente il compito di:• costituire e gestire i fascicoli e le serie documentali relativi ad affari in corso di trattazione;• curare l’accesso interno ed esterno alla documentazione affidata loro in carico;• collaborare con gli addetti al protocollo centrale per il trasferimento all'archivio di deposito della

documentazione relativa ad affari esauriti.

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Articolo 10 Il protocollista

Il protocollista, ovvero l’unità operativa preposta alla registrazione dei documenti, è la figuraincaricata ad effettuare le operazioni di registrazione di protocollo o le altre forme di registrazionedei documenti previste dal presente manuale. I protocollisti sono individuati dai Dirigentiresponsabili dei vari servizi comunali.

Il protocollista è tenuto ad osservare le disposizioni relative alla esecuzione conforme ditutte le operazioni connesse alla registrazione, classificazione e trasmissione delladocumentazione soggetta a registrazione di protocollo in arrivo, partenza e interna, è responsabiledel corretto inserimento dei dati ed è tenuto alla riservatezza.

Articolo 11 Unicità del protocollo informatico

All'interno dell'ente, il registro di protocollo informatico è unico, con un’unica sequenzanumerica, rinnovata ad ogni anno solare, pertanto la numerazione delle registrazioni di protocollo èrigidamente progressiva; si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’annosuccessivo.

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57del D.P.R. n. 445/2000.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale dinumeri di protocollo che il sistema informatico abbia già attribuito ad altri documenti, anche sequesti documenti sono strettamente correlati tra loro.

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III. DOCUMENTI

Articolo 12 Documento amministrativo

Per documento s’intende ogni rappresentazione di qualsiasi specie (grafica,fotocinematografica, digitale ecc.) contenente atti o fatti giuridicamente rilevanti, anche interni,prodotti o acquisiti ai fini dell’attività amministrativa.

Un documento amministrativo è dunque ogni rappresentazione, comunque formata, delcontenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai finidell’attività amministrativa, così come prevede l’art. 1 del D.P.R. 445/2000 e s.m..

Articolo 13 Documento cartaceo

Per documento cartaceo s’intende la documentazione prodotta su supporto cartaceo construmenti analogici (es. lettera scritta a mano) o stampata con strumenti informatici (es. letteraprodotta tramite sistema di videoscrittura) e successivamente stampata.

Per originale inoltre s’intende la stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementisostanziali e formali. Di uno stesso documento possono esistere più esemplari originali.

Si considera originale il documento cartaceo a cui viene apposta firma autografa. Nel caso didocumenti in partenza, per minuta si intende, l'originale con firma autentica che viene trattenutonell’archivio dell’ente.

Articolo 14 Documento informatico

Per documento informatico s’intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o datigiuridicamente rilevanti redatto secondo le disposizioni della normativa vigente.

Articolo 15 Regole generali e contenuti minimi

I documenti dell’ente sono normalmente prodotti con sistemi informatici e le regole per ladeterminazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza tenendopresente l’obiettivo di potenziare ulteriormente il processo di digitalizzazione in corso presso l’entein linea con le evoluzioni normative che danno attuazione al codice dell’amministrazione digitale.

Articolo 16 Formazione dei documenti informatici

La sottoscrizione dei documenti informatici, è ottenuta con un processo di firma elettronicaconforme alle disposizioni di legge.

I documenti informatici prodotti dall’ente, indipendentemente dal software utilizzato per laloro redazione, prima della sottoscrizione con firma elettronica, sono convertiti in uno dei formatistandard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione.

Nei documenti si devono utilizzare font standard con licenza di utilizzo gratuito.

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Articolo 17 Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione

I documenti, distinti in base allo stato di trasmissione, sono definiti:• documenti in arrivo: s’intendono i documenti pervenuti o comunque acquisiti dall’ente comunale

nell’esercizio delle proprie funzioni;• documenti in partenza: s’intendono i documenti prodotti dall’ente comunale nell’esercizio delle

proprie funzioni e inviati a soggetti pubblici e privati esterni all’ente;• documenti interni: s’intendono i documenti che vengono scambiati esclusivamente fra servizi e/o

uffici dell’ente.

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IV. REGISTRO DI PROTOCOLLO E REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 18 Registro di protocollo

Giuridicamente il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata, chiamato acertificare l’effettiva ricezione o l’effettiva spedizione di un documento ad una certa data,indipendentemente dalla veridicità o autenticità del documento stesso. Il registro è idoneo aprodurre effetti giuridici a favore o a danno di terzi e dell’ente.

Sono soggetti a registrazione tutti i documenti acquisiti o prodotti dall’ente nell’eserciziodelle proprie funzioni aventi valore ai fini dell’azione amministrativa. I documenti interni aventipreminente carattere giuridico-probatorio o costituenti comunque un elemento necessario alcorretto svolgimento dell’attività amministrativa devono essere registrati.

Sono previste le seguenti registrazioni: la registrazione di protocollo; le altre forme di registrazione previste dall’art. 53, comma 5 del D.P.R. 445/2000, quindi tutti i

documenti già soggetti a registrazione particolare con assegnazione di un numero di registrodell'ente come ad es. delibere, determine, ordinanze, decreti sindacali, ecc..

Articolo 19 Registrazione di protocollo

I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici, ad eccezione di quelli indicatial successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti aregistrazione di protocollo.

I documenti devono essere protocollati tempestivamente fatto salvo quanto stabilito dall’art.30. La documentazione che perviene in orario di chiusura, o in giorni di chiusura degli uffici, deveessere protocollata nel primo giorno lavorativo successivo. Qualora, eccezionalmente, i carichi dilavoro, i volumi di corrispondenza o la situazione del personale non consentano la protocollazionenella giornata di ricezione, i documenti devono essere protocollati appena possibile e comunqueentro 2 giorni lavorativi successivi; in tali casi sulla documentazione cartacea (o sulla busta), deveessere apposto il timbro datario per attestare la data di effettivo arrivo ai fini della registrazionesuccessiva che deve riportare nell'apposito campo la data di arrivo e, se necessario, l'ora di arrivo.

Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore diinserire le informazioni in più fasi successive.

Ogni unità organizzativa responsabile (UOR) protocolla di norma tutta la documentazione inarrivo alla UOR, la documentazione in partenza e quella interna.

Eventuali allegati, privi di relativa lettera accompagnatoria, che dovessero pervenire in unmomento successivo alla presentazione della nota ufficiale, così come le integrazioni documentalipervenute in data successiva alla registrazione della lettera accompagnatoria, devono essereregistrati con un nuovo protocollo.

I documenti indirizzati agli organi dell’amministrazione sono registrati e protocollati dalleunità organizzative responsabili che ne supportano l’attività. Alle stesse compete l’onere ditrasferire copia dei documenti ai diretti interessati con gli strumenti ritenuti concordemente piùidonei.

Articolo 20 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i

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notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, imateriali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli invitia manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

Inoltre, sono escluse dalla protocollazione le seguenti categorie di documenti:• le comunicazioni d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti,

ecc.);• le richieste di ferie ed altri permessi;• le richieste di rimborso spese e missioni;• i certificati di malattia;• i certificati di infortunio;• la pubblicità conoscitiva di convegni;• la pubblicità in generale;• le offerte, i listini prezzi e i preventivi di terzi non richiesti;• le richieste di copia o visione di atti amministrativi pubblicati;• le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.;• le convocazioni ad incontri o riunioni interne;• tutti i documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico

amministrativa presente o futura;• la posta elettronica non istituzionale, qualora non sussistano i requisiti previsti dagli

artt. 43 e 44.

Articolo 21 Elementi della registrazione di protocollo

Ogni registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. I dati obbligatorisono:• numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema;• data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema;• mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti

spediti, registrati in forma modificabile (in maniera controllata e tracciata);• oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;• data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;• classificazione del documento sulla base del titolario di classificazione;• impronta del documento informatico, se disponibile;• i documenti informatici, ovvero i file delle scansioni se i documenti sono cartacei.

I dati facoltativi che assicurano un migliore utilizzo dei documenti sotto il profilo giuridico,gestionale ed archivistico sono:

• data di arrivo ;• luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;• numero e descrizione sintetica degli allegati;• estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;• mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;• ufficio di competenza;• copie per conoscenza;• tipo di documento.

Articolo 22 Segnatura di protocollo e modalità operative di registrazione dei documenti

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione al documento protocollato, informa permanente non modificabile, delle informazioni di registrazione riguardanti il documento

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stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Questaoperazione è effettuata contestualmente all’operazione di registrazione di protocollo (art. 55,comma 1 e 2 del D.P.R. 445/2000).

Gli elementi obbligatori minimi della segnatura di protocollo sono: • l’identificazione dell’AOO (Area Organizzativa Omogenea ovvero: Comune di Rovereto);• il numero progressivo di protocollo;• la data di protocollo.

In attesa che venga completato l’iter legislativo per l’ammodernamento della pubblicaamministrazione in attuazione del codice dell’amministrazione digitale, vengono fornite le seguentiindicazioni operative per la registrazione delle varie tipologie di documento:

DOCUMENTI IN ARRIVO RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE TRAMITE PEC.I documenti ricevuti dall'ente in formato digitale tramite pec sono registrati tramite il sistema

di protocollo informatico e smistati agli uffici di competenza. La segnatura di protocollo vieneassociata in automatico dal software di protocollo al momento della registrazione (art 42).

DOCUMENTI IN ARRIVO RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE TRAMITE ALTRI CANALI. I documenti ricevuti dall'ente in formato digitale (tutti i canali di posta elettronica e/o

supporti hardware come definiti dalle procedure dell’ente) sono registrati qualora ne sussistano lecondizioni nei termini previsti dal presente manuale (artt. 20, 43, 44, 45).

DOCUMENTI IN ARRIVO RICEVUTI IN FORMATO CARTACEO.Tutti i documenti ricevuti dall'ente in formato cartaceo devono riportare il timbro con la data

di arrivo, le informazioni di segnatura tramite etichetta, timbro di protocollo o, eccezionalmente, conapposizione manuale. Sono quindi acquisiti dall’ente e veicolati nelle varie strutture organizzativeper la classificazione e conservazione secondo le modalità previste dal presente manuale.

DOCUMENTI IN PARTENZA – PRODOTTI E SPEDITI IN FORMATO DIGITALE.I documenti in partenza, prodotti dall'ente in formato digitale e sottoscritti con firma

elettronica, sono trasmessi alle pubbliche amministrazione ed ai soggetti in possesso di pecmediante la procedura informatica, senza generare stampe (sequenza: caricamento file digitale daprocedura pec, registrazione di protocollo, invio). Con tale procedura vengono trasmessidocumenti aventi valore legale. (art. 47 – 50).

DOCUMENTI IN PARTENZA – PRODOTTI E SPEDITI IN FORMATO CARTACEO.I documenti in partenza, prodotti dall'ente in formato cartaceo e sottoscritti con firma

autografa, devono necessariamente riportare la segnatura di protocollo tramite etichetta o timbro oscrittura manuale. La spedizione del documento originale avviene mediante servizio postale(busta) o a mano. L’ufficio provvede alla conservazione della minuta firmata in modo autografo.(art. 46).

Nei casi in cui si desidera spedire documenti il cui originale è stato prodotto in formatocartaceo e sottoscritto con firma autografa (da conservare presso gli uffici), utilizzandostrumenti di posta elettronica, fino a quando non sarà a regime la completa dematerializzazione, sipossono utilizzare le seguenti due opzioni:

A)• registrazione a protocollo del documento, trattenuto come unico originale presso l'ente;• stampa etichetta;• scansione del documento etichettato;• invio mediante posta elettronica;

B)• registrazione a protocollo del documento firmato in modo autografo (che dovrà essere

conservato come unico originale presso l’ente);• acquisizione file digitale da chi lo ha prodotto, previa verifica che all’interno del file sia

apposta la seguente dizione “L’originale del presente documento firmato in modo autografoè archiviato e depositato presso l’ente”;

• invio mediante pec (in questo caso viene associata in automatico la segnatura di protocolloaltrimenti le informazioni di segnatura vanno allegate);

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• qualora il documento venga inviato per posta elettronica non certificata, è opportuno chenella mail di invio sia indicato in numero di protocollo al fine di facilitare eventuali risposte.Il documento originale rimane archiviato presso l’ente. L’invio mediante PEC garantisce solo la tracciabilità della trasmissione e ricezione e non

l’autenticità dei contenuti del documento, garantita dalla sola sottoscrizione digitale.Nel caso in cui i documenti in partenza siano generati in formato digitale (con firma

elettronica) ma sia necessario l’invio del documento in formato cartaceo (verso cittadini e/osoggetti privi di pec, ad eccezione della PA e imprese) la procedura prevede i seguenti passaggi:

• registrazione di protocollo del documento allegando il file digitale;• stampa del documento verificando che in calce sia riportata la dizione “Documento

informatico firmato digitalmente ai sensi e con gli effetti di cui agli artt. 20 e 21 del D.Lgs n.82/2005; sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa” ;

• apporre etichetta di segnatura;• imbustare e spedire.

Articolo 23 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo

L’annullamento di una registrazione di protocollo è consentito solo per motivate e verificateragioni. La richiesta di annullamento, da parte di chi ha protocollato il documento o di chi lo ha incarico, contenente il numero di protocollo da annullare e la motivazione, va inoltrata in forma scritta(anche via e-mail) agli addetti al protocollo centrale.

L'annullamento può avvenire solo nell'arco della giornata di inserimento del protocollo inquanto per disposizione del comma 5 dell'art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013 “Il registro giornalierodi protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione,garantendone l'immodificabilità del contenuto.”

Gli addetti al protocollo centrale inseriscono nell’apposito campo il motivodell’annullamento. Il sistema provvederà a registrare l’autore e la data della modifica. Suldocumento, se cartaceo, viene apposta la dicitura “annullato”, in ‘obliquo’ sul testo e in modo cheresti comunque leggibile il contenuto. Sul registro di protocollo informatico appare la dicitura“annullato”, sempre in modo da mantenere leggibile il contenuto.

La modifica dei dati, in riferimento soprattutto al campo oggetto, può essere effettuatasoltanto dalle unità organizzative responsabili (UOR) che hanno registrato la corrispondenzaesclusivamente per correggere errori ortografici o integrare le informazioni.

L’operazione di modifica di una registrazione di protocollo è soggetta alle seguentiprescrizioni: a) la modifica, anche di un solo campo, che si rendesse necessario apportare per correggere

errori intercorsi in sede di immissione di dati obbligatori del protocollo (oggetto, mittente,destinatario), comporta la valorizzazione del campo stesso con i dati corretti e la contestualememorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito; cosìanalogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato;

b) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo lemodalità specificate nell’art. 54 del D.P.R. n. 445/2000.

Articolo 24 Registro giornaliero informatico di protocollo

Il responsabile della gestione documentale verifica, con cadenza periodica, la produzioneda parte del sistema del registro giornaliero informatico di protocollo su supporto informatico (file),costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollonell’arco di uno stesso giorno anche ai fini dell’invio dei documenti per la conservazione.

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Articolo 25 Registro di emergenza

Ogni qualvolta non sia possibile utilizzare l’applicativo del protocollo informatico, ilresponsabile della gestione documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazionedi protocollo sul registro di emergenza, secondo le istruzioni contenute nel manuale operativointerno.

In condizioni di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recuperodei dati: a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione

nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema; b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre quattro ore, per

cause di eccezionale gravità, il Responsabile della Unità Organizzativa Responsabile puòautorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione;

c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numerototale di operazioni registrate;

d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successiveinterruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registratinell’ambito del sistema documentale;

e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistemainformatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristinodelle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato inemergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, cheprovvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Articolo 26 Registrazione di protocollo riservata

I documenti inerenti i dati sensibili o la cui pubblicità possa recare danno a terzi o al buonandamento dell’ente devono essere registrati in forma riservata (anche temporaneamente).

Le tipologie di documenti che vanno sottoposti a registrazione di protocollo riservato sonoindividuate dal responsabile della UOR in collaborazione con il Segretario generale del Comune.

I documenti vengono registrati sul protocollo generale, in modo da garantire la sequenzadei numeri di protocollo, ma la visione delle registrazioni viene limitata a particolari soggetti edeventualmente può essere estesa dopo un certo periodo di tempo.

Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezzadelle informazioni contenute solo temporaneamente è prevista la possibilità di estendere la liberavisione delle registrazioni stesse.

Articolo 27 Fatture

Le fatture sono gestite secondo le disposizioni normative vigenti.

Articolo 28

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Documenti inerenti a gare

Tutti i documenti relativi a gare d'appalto non telematiche vanno protocollati ponendoparticolare attenzione alla riservatezza e, in particolar modo, agli elementi della registrazione(oggetto e destinatari/mittenti).

La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” – “gara d’appalto” o simili, o comunquedalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta.

Sulla medesima viene apposta la segnatura di procotollo (etichetta) e timbro datario, l’ora diconsegna e la controfirma del ricevente; dietro richiesta, viene rilasciata al presentatore ricevutadella consegna.

Le buste vengono sottoposte a registrazione di protocollo da parte del personale dell'UfficioRelazioni con il Pubblico.

In caso dell'arrivo di numerose offerte, la protocollazione potrebbe protrarsi oltre il terminedi scadenza di presentazione delle stesse e, in tal caso, le registrazioni dovranno riportare neicampi predisposti la data e l'ora di consegna del plico (circolare del Segretario Generale dd.22.08.2008 prot. n. 32532).

Al termine dell'attività di protocollazione viene predisposto l'elenco delle registrazioni chesarà consegnato al responsabile dell'ufficio che gestisce la gara. Il personale di detto ufficio ritiraquindi i plichi (chiusi), per i successivi adempimenti, in conformità a quanto disposto dallanormativa vigente.

Articolo 29 Documenti inerenti a gare telematiche

La protocollazione della documentazione di gara e delle offerte, scaricabili dalle piattaformee-procurement dei mercati elettronici della Pubblica Amministrazione, istituiti ai sensi di legge, nonè necessaria quando i gestori di tali sistemi assicurano la conservazione sostitutiva a norma dilegge e a tempo indeterminato, della documentazione relativa alle singole gare.

In tali casi si ritiene peraltro opportuna, ancorchè non necessaria, la protocollazione dellarichiesta d'offerta (ove presente) e dell'ordine di acquisto e dell'offerta dell'impresa aggiudicatariaacquisendo, per questa, tutti i documenti relativi e specificando, negli appositi campi, data e ora diarrivo.

Articolo 30 Corrispondenza personale o riservata

La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricatidella registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

Se la corrispondenza riveste carattere “riservato” o “personale”, e ciò è desumibile primadell’apertura della busta, questa viene inviata chiusa direttamente al destinatario priva diregistrazione.

Se il carattere “riservato” o “personale” della corrispondenza viene desunto dopo avernepreso visione, il plico viene richiuso e inviato al destinatario privo di registrazione.

L'eventuale registrazione di protocollo potrà essere effettuata in un momento successivo,qualora il destinatario la ritenga opportuna.

Articolo 31

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Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo

I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. Qualora gli originali pervenganoall’ente, successivamente per posta, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data diprotocollo assegnati ai relativi fax.

Articolo 32 Documenti originali plurimi

Al documento originale plurimo indirizzato a più destinatari deve essere assegnato un soloe unico numero di protocollo. Il destinatario, che per primo riceve il documento, procede alla suaprotocollazione e lo smista agli altri destinatari interni all'ente generando una copia del documento.La procedura informatica consente di verificare se un documento è già stato registrato.

Articolo 33 Lettere anonime

Le lettere anonime sono soggette a registrazione di protocollo. Qualora lo si ritengaopportuno, si prevede l’utilizzo del protocollo riservato. Nel campo del mittente s’indicherà ladicitura “Anonimo”.

Articolo 34 Lettere prive di firma o con firma illeggibile

Le lettere prive di firma e quelle con firma illeggibile sono soggette a registrazione diprotocollo. E’ demandata all’unità organizzativa responsabile (UOR) destinataria o al responsabiledel procedimento (RPA) assegnatario la valutazione della loro efficacia e l’eventuale richiesta deldocumento firmato o con firma leggibile.

Articolo 35 Unicità del numero di protocollo

Ogni numero di protocollo individua un unico documento. Non è pertanto consentita laregistrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per identificare piùdocumenti collegati tra loro (ad esempio: documento in entrata e relativa risposta in uscita,nemmeno nel caso in cui il procedimento si esaurisca con tale risposta).

Non è altresì consentita la registrazione di uno stesso documento con più numeri diprotocollo (ad esempio: registrazione in uscita di documento prodotto dall'ente e successivaregistrazione in ingresso del medesimo in caso di restituzione, nemmeno nel caso in cui venisseapposta sottoscrizione della controparte).

Articolo 36 Documenti con oggetto plurimo

Ai documenti in entrata che possono riguardare più argomenti, e cioè i documenti “adoggetto plurimo”, deve essere attribuito un unico numero di protocollo, ma classificazione

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diversificata in relazione agli argomenti trattati, in modo da consentire la collocazione nei rispettivifascicoli.

In questi casi il protocollista registra il documento una sola volta (ogni documento deveessere individuato da un unico numero di protocollo) e per ogni argomento trattato crea una copiadi documento e la trasmette alle unità organizzative responsabili (UOR) di competenza le qualiprovvederanno alla relativa classificazione e fascicolazione.

Non dovrebbe presentarsi il caso di documenti in partenza riferiti a più argomenti. E'compito dei responsabili dei procedimenti (RPA) verificare che i documenti prodotti e trasmessitrattino una sola materia, chiaramente indicata nell'oggetto dei documenti stessi.

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V. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Articolo 37 Acquisizione di documenti cartacei

I documenti cartacei possono essere acquisiti tramite i seguenti canali:• servizio postale o servizio di corriere;• telefax;• consegna diretta agli uffici, ai funzionari o allo sportello Ufficio Relazioni con il Pubblico abilitati

al ricevimento di documenti.I documenti indirizzati all'ente, e pervenuti agli uffici postali, sono consegnati dal servizio

postale quotidianamente agli addetti al protocollo centrale che provvedono allo smistamento allevarie unità organizzative.

I documenti trasmessi via telefax sono considerati a tutti gli effetti documenti cartacei e perlegge soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione è considerata a tutti gli effettiun documento originale. I fax possono arrivare direttamente al protocollo centrale ovvero alla unitàorganizzativa responsabile o al funzionario competente. Per la protocollazione del documento si fariferimento alle norme generali, compresi i casi disciplinati dall’art. 20 “documenti non soggetti aregistrazione di protocollo”.

L’uso del fax server consente di ottenere l’originale analogico in forma digitale, ovvero giàdematerializzato. È quindi sufficiente protocollare il file pervenuto e, solo in caso di richiestadell’originale in forma analogica, sarà necessario stampare il documento senza dover apporrealcun tipo di firma.

Qualora i documenti siano consegnati direttamente alla unità organizzativa responsabile oai funzionari interessati, il destinatario procede direttamente alla protocollazione e alla scansionedegli stessi con le modalità operative indicate all’art. 22.

Articolo 38 Apertura e smistamento della corrispondenza in arrivo

La corrispondenza cartacea pervenuta al protocollo centrale viene suddivisa distinguendopreliminarmente tra:• corrispondenza da non protocollare (in quanto non soggetta a protocollo come specificato

all'articolo 20 “Documenti non soggetti a registrazione di protocollo”) che viene inoltratadirettamente ai servizi interessati mediante casella interna;

• corrispondenza personale/riservata di cui all'art. 30, che viene inoltrata direttamente aidestinatari in indirizzo;

• corrispondenza da protocollare che, previa apposizione del timbro di arrivo, viene smistatadirettamente dagli addetti al protocollo centrale alle unità organizzative responsabili dicompetenza che provvederanno alla registrazione.

La corrispondenza digitale che perviene alla casella di pec istituzionale dell’ente vieneprotocollata dagli addetti al protocollo centrale e smistata con il sistema alle unità organizzativeresponsabili.

Articolo 39 Corrispondenza cartacea non di competenza dell'Amministrazione

La corrispondenza cartacea che non è evidentemente di competenza dell'ente (es. altrodestinatario) non va aperta e va riconsegnata al Servizio postale. In caso di errata apertura, labusta va richiusa indicando la dicitura “aperta per errore” e riconsegnata al Servizio postale.

La corrispondenza cartacea che invece riporta l'indirizzo corretto sulla busta, ma non è dicompetenza dell'ente, a seguito dell'apertura e valutazione, va richiusa indicando la dicitura

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“aperta e non di competenza” e riconsegnata al Servizio postale.

Articolo 40 Rilascio di ricevuta di un documento in arrivo

Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente, il ricevente è tenuto,quando ne venga fatta esplicita richiesta, a rilasciare una ricevuta attestante l’avvenuta ricezione.

Il rilascio della ricevuta può avvenire nei modi seguenti:• fotocopia della busta protocollata, che riporta anche l’ora di consegna e la firma del

protocollatore che ha effettuato la registrazione;• ricevuta dell’avvenuta registrazione generata dal sistema informatico;• fotocopia della prima pagina del documento sul quale sono stati apposti il timbro datario e la

firma per ricezione nel caso il documento non possa essere soggetto a immediataprotocollazione.

Articolo 41 Acquisizione e formato dei documenti informatici

.I documenti acquisiti dall’ente vengono accettati solo se pervengono nel formato previsto

tra quelli approvati dall’ente ed indicati in un documento redatto dal responsabile della gestionedocumentale, d’intesa con il responsabile dei sistemi informatici, e pubblicato sul sito internetdell’ente. Altri formati possono essere rifiutati.

Tutti i documenti acquisiti in formato digitale con le caratteristiche di cui al commaprecedente sono protocollati e conservati nell’archivio, salvo file di grosse dimensioni per i qualisaranno definite specifiche procedure di conservazione, tenuto conto dell’evoluzione tecnologicadei vari supporti di memorizzazione.

Articolo 42 Ricezione sulle caselle di posta elettronica certificata

La posta elettronica certificata (PEC) è l’unico sistema di posta elettronica con il quale èfornita al mittente attestazione circa l’invio e la consegna di documenti informatici e mediante ilquale la trasmissione acquista valore giuridico. I messaggi inoltrati tramite PEC sonoaccompagnati dalla cosiddetta “busta di trasporto”, che garantisce la provenienza, l’integrità el’autenticità del messaggio, certificandone altresì la data e l’ora di spedizione e di ricezione.

Deve essere considerato, a differenza della normale posta elettronica, al pari della“raccomandata con ricevuta di ritorno”. L’invio della corrispondenza mediante PEC è obbligatorionei confronti di tutti i soggetti pubblici e dei soggetti giuridici che dispongono e hanno comunicatoall’ente il relativo indirizzo.

La condizione necessaria perchè sia valida la trasmissione è quella che entrambe gliindirizzi sia di partenza che di arrivo siano indirizzi Pec.

Tutti i documenti in arrivo sulle caselle di posta elettronica certificata sono soggetti allaregistrazione di protocollo come previsto dagli artt. 19 e 20.

Nel caso in cui i documenti pervenuti, non siano di competenza dell'ente, si provvede arestituirli al mittente. Qualora il destinatario sia chiaramente individuabile e nei casi di urgenza, siprovvede a inoltrare la comunicazione allo stesso e, contestualmente, a informare per conoscenzail mittente.

Qualora il documento sia riconosciuto come inutile (spam) o addirittura dannoso(contenente virus) si provvede ad eliminarlo.

I documenti informatici, eventualmente pervenuti ad una unità organizzativa responsabilenon competente, devono essere comunque protocollati e quindi smistati alla UOR di competenza.

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Le unità organizzative responsabili si organizzano per la periodica consultazione e verificain orario lavorativo della casella di PEC di competenza.

Articolo 43 Ricezione sulle caselle di posta elettronica istituzionale

Le caselle di posta elettronica istituzionale sono le caselle di posta istituite per singolestrutture organizzative. La lettura dei messaggi ricevuti sulla casella di posta elettronicaistituzionale va effettuata almeno una volta al giorno. Tali caselle di posta elettronica istituzionalesaranno progressivamente sostituite da PEC.

Se la persona incaricata della lettura dei messaggi pervenuti su tali caselle ritenga che talecorrispondenza riguardi un procedimento amministrativo o sia comunque rilevante ai fini delleattività dell’ente, è tenuta a trasmetterla alle unità organizzative di registrazione del protocollo,indicando eventualmente il grado di riservatezza necessario secondo le istruzioni operativeconnesse con il software di gestione.

Articolo 44 Ricezione sulle caselle di posta elettronica non istituzionale (personale)

L’amministrazione mette a disposizione dei propri dipendenti delle caselle di posta elettronicapersonali.

Ricezioni di posta su tale indirizzo sono da ritenersi informali e, solo nel caso in cui ildestinatario lo ritenga opportuno, perché tale corrispondenza riguarda un procedimentoamministrativo o sia comunque rilevante ai fini delle attività dell’ente, è tenuto a trasmetterla alleunità organizzative di registrazioni, indicando eventualmente il grado di riservatezza necessariosecondo le istruzioni operative connesse con il software di gestione.

Articolo 45Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili

I documenti digitali possono essere ricevuti dal Comune su supporto rimovibile (Hard-disks,CD-Rom, Pen-drive, ecc.) che sia possibile decodificare e interpretare con le tecnologie adisposizione come indicato nel documento redatto dal responsabile della gestione documentale,d’intesa con il responsabile dei sistemi informatici, e pubblicato sul sito internet dell’ente.

Nel caso in cui pervengano al protocollo centrale documenti informatici su supportorimovibile con nota di accompagnamento, il personale del protocollo centrale provvede allaregistrazione della nota indicando la presenza in allegato di hardware con documenti in formatoelettronico e invia il tutto alla unità organizzativa di registrazione (UOR) di competenza.

Nel caso in cui i documenti digitali pervengano senza nota accompagnatoria, il protocollocentrale attribuisce il numero di protocollo alla busta che contiene l’hardware con i file e trasmette ilplico alla UOR di competenza.

Nel caso in cui i documenti informatici su supporto rimovibile pervengano direttamente allaUOR competente, questa accerta l’esistenza di documentazione sottoscritta con firma elettronica,verifica l’autenticità, la provenienza e l’integrità della firma elettronica dei file contenuti, e procedealla protocollazione con unica registrazione per tutti i documenti contenuti.

Nel caso in cui la firma non risulti valida o sia assente, si procede comunque allaprotocollazione decidendone l’acquisizione in formato digitale. L’ufficio competente provvederà poiad effettuare le verifiche necessarie per stabilire se dar seguito al documento, che resteràcomunque protocollato. In entrambi i casi il documento viene trattato alla stregua di un documentoprivo di firma.

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Articolo 46 Spedizione documenti cartacei a mezzo posta redazione copie e registrazione di protocollo

Qualora non sia possibile inviare il documento attraverso canali telematici, il documentoviene stampato in tante copie quanti sono i destinatari, più una minuta da conservare. Tali copiesono firmate e vistate dal personale responsabile.

Per motivi di economicità della procedura, è consentita la sottoscrizione del solo originale(minuta) depositato agli atti e l’indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabilesull’originale trasmesso al destinatario (“F.to.” = firmato). In questo caso occorrerà evidenziare incalce a tale indicazione, con apposita dicitura (Firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. n. 39/1993), che la sottoscrizione autografa è apposta all’originale conservato presso l'ente eche di tale documento l’interessato può richiedere, se lo ritiene opportuno, copia conforme .

Tutte le copie vengono consegnate direttamente al protocollista della unità organizzativa diprotocollo (UOP) di competenza, che provvede alla protocollazione, restituendo la minuta alresponsabile del procedimento (RPA), che è tenuto ad inserirla nel fascicolo di competenza.

Dopo la registrazione il protocollista provvede alla scansione della minuta del documentoprodotto e l'originale del documento cartaceo viene fatto pervenire al destinatario. Il file discansione viene associato al fascicolo elettronico, mentre la minuta cartacea viene conservata nelfascicolo cartaceo.

Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, oaltro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, questa modulisticaviene di norma compilata a cura della relativa UOP, salvo diverse istruzioni da parte degli addetti alprotocollo centrale, il quale provvede alle operazioni di spedizione della corrispondenza inpartenza.

Articolo 47 Spedizione tramite canali telematici - PEC

Qualora il documento da spedire è rappresentato da un documento firmatoelettronicamente, viene registrato nel protocollo e inviato a mezzo PEC.

Qualora debba essere trasmesso via PEC un documento sottoscritto con firma autografa, ilresponsabile del procedimento consegna al protocollista il documento unitamente al file digitaleche ha generato il documento originale. Sul documento originale viene apposta la segnatura diprotocollo e lo stesso viene conservato agli atti presso l’ente. Al destinatario dovrà essere inviato ilfile digitale con l’indicazione (“F.to.” = firmato). In questo caso occorrerà evidenziare in calce a taleindicazione, con apposita dicitura (Firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 del D. Lgs. n.39/1993 in quanto la sottoscrizione autografa è apposta all’originale conservato presso l'ente).

Il documento digitalizzato viene associato al fascicolo elettronico, mentre l'originale vieneconservato nel fascicolo cartaceo.

Articolo 48 Spedizione a mezzo telefax/faxserver

La copertina del documento in partenza dovrà recare la dicitura «I documenti trasmessi dachiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o altro mezzo telematico o informaticoidoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la lorotrasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale (art. 43, comma 6, D.P.R.n. 44572000)». Il responsabile è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario nefaccia motivata richiesta.

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La segnatura di protocollo deve essere posta sul documento e non sulla copertina ditrasmissione.

I documenti cartacei in partenza via telefax, sono protocollati e spediti direttamente dallaUOP competente rimettendone la ricevuta del messaggio telefax di corretta trasmissione al RPA,che è tenuto ad inserirla nel fascicolo di competenza.

In ogni caso la spedizione ad altre pubbliche amministrazioni o a Strutture internedell'Amministrazione comunale di documenti a mezzo fax è espressamente vietata ai sensi dell'art.47 del CAD.

Articolo 49Formato dei documenti informatici

I documenti informatici prodotti dall’ente, indipendentemente dal software utilizzato, primadella loro sottoscrizione sono convertiti in uno dei formati standard definiti dall’ente, al fine digarantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, nonché l’immutabilitànel tempo del contenuto e della struttura.

Articolo 50 Invio di documenti informatici verso l’esterno tramite registrazione di protocollo in partenza

Il protocollo in partenza va utilizzato per registrare documenti nel caso in cui almeno undestinatario sia esterno. La spedizione deve essere fatta obbligatoriamente mediante PEC qualorail destinatario sia un ente pubblico o soggetto che dispone di PEC.

Nel caso di destinatari esterni e interni, il documento va registrato con protocollo inpartenza per i destinatari esterni, mentre per i destinatari interni viene smistato il documento etrasmesso alla Unità Organizzativa Responsabile di competenza.

In questo caso il destinatario interno non deve protocollare in arrivo e non riceve il cartaceoanche se il provvedimento è firmato con firma autografa.

La documentazione cartacea che si vuole inviare in formato elettronico va scansionatadopo l'apposizione della firma autografa o, salvo i casi in cui lo escluda la normativa, acquisita informato elettronico.

Articolo 51 Invio di documenti informatici verso strutture dell’ente

tramite registrazione di protocollo interno

Nel caso in cui i destinatari di un documento amministrativo siano solo strutture interneall'ente, è necessario che il documento venga registrato con protocollo interno.

E' la UOR mittente che esegue la registrazione e invia il documento, senza il cartaceo, alleUOR destinatarie.

Articolo 52

Inoltro di documenti informatici non protocollati

I documenti che presentano i requisiti previsti dall'art. 20 “documenti non soggetti aregistrazione di protocollo” che pervengono mediante PEC, non vanno protocollati ma, se nondevono essere scartati, inoltrati tramite posta elettronica interna.

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Articolo 53 Documenti soggetti a scansione e uffici abilitati

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnaturadi protocollo, sono acquisiti, ove possibile, mediante il processo di scansione.

Articolo 54 Modalità di svolgimento del processo di scansione

A partire da un documento già protocollato si procede con l'acquisizione delle immagini inmodo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file informato pdf o più, nel caso di presenza di allegati; eventuali eccezioni a tale procedura sono daconcordarsi con gli addetti all’ufficio protocollo centrale. L’associazione tra documenti scansionati ela registrazione di protocollo è effettuata automaticamente dal sistema ed è immediatamenteverificabile. Il sistema, inoltre, provvede automaticamente alla memorizzazione dei file in modo nonmodificabile.

In alternativa all’acquisizione individuale dei documenti, è possibile l’acquisizione massivache permette l’acquisizione da scanner differita rispetto alla registrazione di protocollo.

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VI. CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI E GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE

Articolo 55Classificazione

La classificazione è l’attività obbligatoria di organizzazione logica di tutti i documenti (anchequelli non soggetti a registrazione di protocollo) che entrino a far parte del sistema documentaledel Comune, a prescindere dalle modalità di acquisizione o produzione.

Per mezzo di essa si stabilisce la posizione che ogni documento assume nell’archivio informazione permettendo, in tal modo, una sedimentazione che rispecchi l’attività svolta dall’ente.

La classificazione si effettua secondo il Titolario di classificazione adottato dall'ente ed èriportata sui documenti in arrivo, in partenza o interni nello spazio riservato alla segnatura diprotocollo.

Articolo 56 Titolario di classificazione

Il Titolario di classificazione consiste in uno schema gerarchicamente ordinato dal generaleal particolare ed articolato in più livelli (titolo e classi). Tale schema rappresenta un sistema logicoche suddivide i documenti secondo le funzioni istituzionali esercitate dall’ente, indipendentementedagli uffici che le esercitano, dato che l’organizzazione di questi ultimi può variare nel tempo,mentre le funzioni dell’ente si mantengono costanti.

Il Titolario di classificazione è uno strumento tendenzialmente stabile nel tempo, ma nonstatico. Esso può essere modificato o integrato a seguito di assegnazioni di nuove funzioni, ovverodi sviluppo o modifica di funzioni istituzionali già possedute.

Le voci del Titolario possono essere modificate secondo su proposta del responsabile dellagestione documentale.

Il“TITOLARIO” è allegato al presente manuale (Allegato A). Le note operative potrannoessere aggiornate dal responsabile della gestione documentale sulla base dell'esigenza dispecifiche esigenze operative.

Articolo 57 Fascicoli

Il fascicolo è l’insieme ordinato di documenti relativi a un medesimo affare/praticaparticolare, a una medesima attività generale o ad una medesima persona fisica.

Ogni documento che dà avvio ad un nuovo procedimento o si riferisce ad un nuovo affaredeve dar luogo a un nuovo fascicolo, entro il quale devono essere ricondotti anche tutti i documentiche, successivamente acquisiti o prodotti, si riferiscano al medesimo affare, attività o persona.

Per esigenze pratiche il fascicolo può essere a sua volta suddiviso in sottofascicoli. La fascicolazione è obbligatoria per tutti i documenti, anche per gli atti quali delibere,

determine, ordinanze, decreti.I fascicoli si suddividono nelle seguenti tipologie:

fascicoli relativi a procedimenti e affari particolari; fascicoli relativi ad attività generali; fascicoli permanenti;fascicoli annuali.

Nel fascicolo possono essere registrati documenti non protocollati funzionali all'istruttoriadel procedimento.

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Articolo 58 Gestione fascicolo

Il fascicolo deve essere aperto in corrispondenza della classe del Titolario più basso(sottoclasse o, in assenza di questa, classe). L’operazione di apertura di un fascicolo e dicollocazione di ciascun documento all’interno del fascicolo di appartenenza è detta“fascicolazione”.

La creazione e tenuta dei fascicoli è di competenza delle UOR, che individuano anche irelativi RPA. Ad ogni apertura di fascicolo digitale deve necessariamente corrispondere anchel’apertura del relativo fascicolo cartaceo. I documenti cartacei che costituiscono il fascicolovengono raccolti all’interno di una copertina (detta “camicia”) che riporta sul frontespizio le seguentiinformazioni:• denominazione della struttura titolare del fascicolo;• oggetto del fascicolo;• indice di classificazione;• numero del fascicolo;• data di apertura;• data di chiusura ed il nome del RPA.

Il fascicolo viene chiuso quando viene prodotto od acquisito l’ultimo atto relativo alprocedimento o all’affare cui si riferisce.

Articolo 59 L’organizzazione dei documenti in serie

Documenti tipologicamente omogenei possono essere organizzati in serie archivistiche,cioè ordinati in sequenza cronologica e/o numerica (in quest’ultimo caso la numerazione riparte da1 all’inizio di ogni anno). Il Titolario individua le serie attribuite a ciascuna classe o titolocontraddistinguendole con la lettera “S” seguita da un numero (es. S1, S2, ecc.).

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VII. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 60 L’archivio corrente

I fascicoli relativi ad affari o procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione o comunqueverso i quali sussiste un interesse corrente, costituiscono l’archivio corrente. In forma cartacea essipossono essere conservati sia presso la segreteria di ciascuna Unità Organizzativa Responsabilesia presso l’ufficio del Responsabile Procedimento Amministrativo. I documenti in forma digitalesono conservati all’interno dell’applicativo di protocollo.

I fascicoli cartacei devono essere conservati con la massima cura, al fine di evitare ladispersione dei documenti. In particolare, qualora si renda necessario il trasferimento fisico di unfascicolo da una UOR ad un'altra, deve essere effettuato cambiando il carico nel sistema diprotocollo.

In caso di modifica del RPA, la visibilità sul fascicolo informatico viene acquisita in modoautomatico dal nuovo responsabile se questo fa parte del ruolo cui apparteneva il RPA precedente.In caso contrario il fascicolo deve essere trasferito con trasmissione alla UOR di appartenenza delnuovo RPA. Il fascicolo cartaceo, in ogni caso, deve essere trasferito alla nuova strutturacompetente a cura della prima UOR.

Il responsabile di ciascuna UOR regolamenta l’accesso alla documentazione in formatocartaceo da parte del proprio personale. L’accesso alla documentazione in formato elettronicosottostà alle regole di visibilità del sistema di gestione documentale dell’ente tramite l’applicativo diprotocollazione. L’accesso alla documentazione conservata nell’archivio corrente, da parte di utentiesterni all’ente, è disciplinato dalla normativa sul diritto di accesso ai documenti amministrativi,nonché dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Articolo 61 L’archivio di deposito

Trascorsi cinque anni dalla conclusione dell’affare o procedimento i documenti cartaceisono trasferiti presso l’archivio di deposito previa rimozione, da parte del depositante i documentistessi, di doppioni, moduli in bianco, bozze e appunti non significativi, nonché di tutti gli altrimateriali ritenuti non pertinenti alla natura dell’affare o procedimento cui si riferiscono.

Il trasferimento fisico dei documenti cartacei va fatto dalle varie Unità OrganizzativeResponsabili con il coordinamento della Direzione Generale, previo accordo con il ServizioBiblioteca. Per il trasferimento, ogni ufficio deve predisporre un elenco dettagliato dei documenti econsegnarli rispettandone l'organizzazione e l'ordine originale. Il Servizio Biblioteca prenderà incarico i documenti con apposito modulo.

La Direzione Generale, in accordo con le varie UOR, stabilisce la collocazione fisicadell’archivio di deposito e individua i responsabili della sua conservazione.

I documenti elettronici verranno archiviati secondo modalità informatiche. Le regole di accesso e consultazione della documentazione dell’archivio di deposito sono le

medesime dell’archivio corrente.

Articolo 62 L’archivio storico

Trascorsi quaranta anni dalla conclusione degli affari a cui si riferiscono i documenticartacei sono trasferiti nell'archivio storico, dopo aver effettuato le operazioni di scarto, per essereconservati illimitatamente. La relativa consultazione è effettuata secondo modalità prestabilite daldepositario.

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I documenti elettronici verranno archiviati secondo modalità informatiche. Nel caso difascicoli digitali non si procede all’operazione di selezione e scarto, in quanto antieconomica intermini di impiego di tempo e non significativa in termini di risparmi gestionali.

Articolo 63 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei

documenti cartacei

I documenti informatici sono memorizzati nel sistema di protocollo informatico, in modo nonmodificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner, sonomemorizzate nel sistema, in modo non modificabile, dopo le operazioni di registrazione esegnatura di protocollo e al termine del processo di scansione.

Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parteintegrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delleprocedure di conservazione sostitutiva.

Articolo 64 Conservazione dei documenti informatici

Il Responsabile della conservazione si assicura che sia garantita nel tempo laconservazione e la leggibilità dei documenti informatici secondo quanto previsto dalla disciplinavigente e in particolare dal manuale di conservazione di cui all'art. 8 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013(Regole tecniche in materia di conservazione).

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VIII. SISTEMA INFORMATICO

Articolo 65 Requisiti di sicurezza

I requisiti di sicurezza garantiscono che le informazioni siano disponibili a chiunque neabbia diritto, assicurandone altresì la riservatezza, l’autenticità e la validità temporale.

Le procedure sono implementate al fine di ridurre al minimo i rischi di danneggiamento,distruzione o perdita anche accidentale, delle banche dati collegate al protocollo informatico.

Articolo 66 Identificazione

L’accesso al sistema avviene a seguito del superamento di una procedura di autenticazioneche viene posta in essere mediante la richiesta all’utente di credenziali di identificazione(username o codice di accesso e password o parola chiave).

Se un utente deve accedere al sistema con ruoli diversi utilizzerà lo stesso username e lastessa password. Le credenziali, al contrario, non possono essere attribuite a più persone (lostesso username e la relativa password non possono essere assegnate a persone diverseneppure in tempi diversi). Le credenziali vengono verificate in tempo reale da un apposito sistemadi autenticazione.

Il sistema di autenticazione, se le credenziali sono corrette, apre una porta dicomunicazione e una sessione cifrata tra il client dell’utente (un browser standard) e l’applicationserver (o server applicativo) comunicando a quest’ultimo solamente il codice di accesso(username). In questo modo le password non sono a conoscenza dell’application server, che ècomunque in grado di individuare in modo univoco l’utente.

Articolo 67 Cambio della password e blocco delle credenziali

Il sistema è configurato in modo che il protocollista si autentica con le credenziali generali diaccesso ai servizi della rete informatica comunale; ad ogni accesso tali credenziali sonoautenticate tramite i Directory Services dell’Active Directory della rete informatica comunale.

Ogni utente può, in ogni momento, cambiare la propria password. Il sistema controlla che lapassword sia composta da almeno sei caratteri.

La data in cui la password viene cambiata è registrata dal sistema.Il sistema, alla prima autenticazione all’avvio della postazione di lavoro, verifica la data

dell’ultimo cambio di password e nel caso in cui l’ultimo cambio di password sia anteriore ai tremesi, il sistema obbliga l’utente a cambiare la password.

Articolo 68 Firma dei documenti e impronta informatica

I documenti possono essere sottoscritti con firma digitale secondo quanto previsto dallanormativa in vigore.

I documenti possono essere sottoscritti sia prima della registrazione sul sistema diprotocollo, sia durante la fase di registrazione. Nel secondo caso la firma è comunque sempreantecedente alla registrazione.

I documenti informatici allegati alla registrazione (siano essi firmati elettronicamente o

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meno) vengono automaticamente trasferiti sul sistema centrale in un’apposita directory protetta(accessibile all’applicativo di protocollo e all’amministratore di sistema). Nel record dellaregistrazione viene salvata l’impronta (una sequenza di simboli binari in grado di identificarneunivocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile) dei documenti informatici allegati.

Questa operazione permette, in ogni momento, di evidenziare eventuali modifiche osostituzioni dei documenti informatici allegati alle registrazioni.

Articolo 69 Salvataggio dei dati

Il sistema è predisposto per effettuare il backup dei dati, con cadenza almeno giornaliera.

Articolo 70 Software adottato

Il Comune di Rovereto adotta un sistema di protocollo e gestione documentale univoco pertutte le proprie UOR.Il software garantisce:

• l’assoluta protezione del sistema nei confronti di agenti esterni,• l’assoluta impermeabilità dei dati e delle informazioni ad essi correlate (metadati) all’interno

di ciascuna UOR,• l’assoluta coerenza e stabilità dei livelli di abilitazione di ruolo all’interno di ciascuna UOR e

fra diverse UOR,• la completezza nel trasferimento di dati ed informazioni da utente a sistema, da sistema a

utente e da utente a utente,• l’assoluta efficacia dei sistemi di back-up dei dati,• l’assoluta efficacia dei sistemi atti a garantire la conservazione a lungo termine dei dati e

delle informazioni ad essi correlate (metadati).Il software garantisce inoltre l’accesso alle informazioni contenute nel sistema di gestione

documentale in conformità ai criteri di divulgazione di documenti e fascicoli riservati previsti dallanormativa. In particolare chi effettua la registrazione di protocollo di un documento, indica il livellodi riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello stabilito per la specifica UOR e applicatoautomaticamente nel sistema in base alla configurazione dell’organigramma.

Allo stesso modo, il RPA che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo, nefissa anche il livello di riservatezza.

Ciascuna UOR, in base a quanto stabilito dalle norme sulla riservatezza e l’accesso aidocumenti amministrativi, valuta quali sono i documenti e i fascicoli da gestire nel sistema comeriservati al fine di limitarne la visibilità a determinati profili.

Articolo 71Utenze per l'integrazione degli applicativi verticali dell'ente con il sistema di

protocollo e gestione documentale

Gli applicativi verticali dell'ente possono interfacciarsi, normalmente attraversowebservices, con il sistema di protocollo e gestione documentale per eseguire operazioni sia inlettura/ricerca che in scrittura.

E' prevista la possibilità di utilizzare operazioni di interfacciamento di tipo manuale, apuntuale richiesta di un utente tramite l'applicativo, oppure di tipo automatico.

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IX. ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 72 Accesso da parte degli uffici utente

La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti è garantita dal sistemaattraverso la definizione di profili utente, l’assegnazione alle registrazioni di un livello diriservatezza e le credenziali di accesso.

L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inseriscepreventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario.

X. RUOLI E RESPONSABILITA’

Articolo 73 Responsabile della gestione documentale

Il Responsabile della gestione documentale è nominato con apposito provvedimento esvolge i compiti di cui all'art. 4 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocolloinformatico).

Articolo 74 Responsabile della conservazione

Il Responsabile della conservazione è nominato con apposito provvedimento e svolge icompiti di cui all'art. 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di sistema diconservazione).

Articolo 75 Responsabile della sicurezza informatica

Il Responsabile della sicurezza informatica è ricoperto dal Dirigente del Servizio Informaticadel Comune di Rovereto o suo sostituto al quale sono affidati anche i compiti relativi alla sicurezzadei sistemi.

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XI. NORME TRANSITORIE E FINALI

Articolo 76 Aggiornamenti del manuale di gestione

Il manuale di gestione è aggiornato su proposta del responsabile della gestionedocumentale con delibera della Giunta comunale.

Per quanto riguarda gli allegati tecnici al presente manuale (comprese le istruzioni perl’applicazione del titolario), la Giunta incarica il responsabile della gestione documentale diaggiornare gli stessi sulla base dell'evoluzione della normativa e degli aggiornamenti tecnologici.La versione aggiornata di tali allegati sarà sempre disponibile sul sito dell'ente.

Articolo 77 Modalità di comunicazione del manuale di gestione del protocollo informatico e dei

flussi documentali

In ottemperanza dell’art. 5, comma 3 del DPCM 3 dicembre 2013, il presente manuale di gestione viene reso accessibile nelle seguenti forme:

• per il personale dell'ente, mediante pubblicazione sul sito Intranet;• per il pubblico, mediante pubblicazione sul sito internet istituzionale del Comune di

Rovereto (www.comune.rovereto.tn.it).

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Allegati:

A) TITOLARIO

34

manuale di gestione del protocollo … · ix. accesso al sistema di gestione informatica dei...

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