manual utilizare aplicaȚie soft
TRANSCRIPT
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
www.poca.ro
MANUAL UTILIZARE APLICAȚIE SOFT
Cuprins
1. Sectiunea 8. Managementul calitatii
1. Managementul calitatii
1. Introducere
2. Documente in lucru - Adauga
3. Documente in lucru - documente in lucru
4. Documente in lucru - documente de consultat
5. Documente in lucru - documente de avizat
6. Documente in lucru - documente de aprobat
7. Documente aprobate - documentele mele
8. Documente aprobate - documente dupa tip standard
9. Documente aprobate - documente dupa grupa standard
10. Documente aprobate - documente pe compartiment
11. Documente aprobate - documente dupa lista difuzare
12. Documente aprobate – Cautare
13. Principii orizontale
1. Sectiunea 8. Managementul calității
1.1. Managementul calitatii
1.1.1. Introducere
Aplicația gestionează tipurile de documente din sistemul de management al calității SMC: proceduri, instrucțiuni de lucru, documentații, etc. și
permite clasificarea lor pe baza tipurilor de standarde, codificarea, alocarea responsabililor, în conformitate cu ultima versiune a standardului ISO
9001:2015.
Fluxul de lucru cu documentele din cadrul acestui sistem este prezentat mai jos:
1. Creare document - inițiatorul documentului creează documentul și atașează unul sau mai multe fișiere cu conținutul acestora.
2. Consultare / propuneri de îmbunătățire - documentul creat este trimis spre consultare persoanelor avizate, care pot veni cu propuneri de
îmbunătățire; documentul inițial poate fi actualizat cu propunerile de îmbunătățire.
3. Avizare - documentul este trimis către comisia de avizare pentru a primi avizele aferente.
4. Aprobare - conducătorul instituției aproba (sau nu) documentul; la aprobare, documentul devine oficial.
5. Difuzare - documentul este difuzat către toate persoanele care sunt implicate.
1.1.2. Documente in lucru - Adauga
Cu ajutorul acestui formular puteti crea un document specific sistemului de management al calității (SMC)
Selectati grupa de standard dorita (ex. SMI sau SCIM), selectati din lista standardele dorite, introduceti denumirea documentului si specificati
responsabilul, iar apoi actionati butonul "Inregistreaza".
Toate documentele pe care le-ati generat le veti regasiti la "documente in lucru"
1.1.3. Documente in lucru - documente in lucru
Documente in lucru (<x>) afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente neaprobate inca (transmise spre consultare, avizare, aflate in
faza de propuneri).
<x> - total lucrari in operare
In partea de sus exista o bara cu butoane pentru principalele actiuni care pot fi executate de la nivelul acestui tabel, si o bara de unelte.
buton de selectare a coloanelor care sa se afiseze
navigator intre paginile registrului de intrare/ iesire
Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Modifica", cu ajutorul caruia le puteti deschide .
Dupa ce documentul a fost inregistrat urmeaza transmiterea spre consultare catre alte persoane.
Intrati pa sectiunea "Consultare" si selectati persoanele/ grupurile dorite.
Cu tasta Ctr - apasata puteti selecta mai multe persoane, actionati butonul "Seteaza persoane pentru instintare" si apoi "Trimite"
Daca doriti sa transmiteti documentul spre consultare catre mai multe persoane din acelas compartiment atunci, prima data selectati din lista "Nivel"-
ul dorit.
Dupa etapa de consultare trecem in pasul urmator avizarea.
Intrati pa sectiunea "Avizari" si selectati persoanele/ grupurile dorite.
Cu tasta Ctr - apasata puteti selecta mai multe persoane, actionati butonul "Seteaza persoane pentru instiintare" si apoi "Trimite".
Daca doriti sa transmiteti documentul spre consultare catre mai multe persoane din acelas compartiment atunci, primadata selectati din lista
"Nivel"-ul dorit.
Persoanele selectate pentru consultare se vor regasi pe sectiunea "Avizari"
1.1.4. Documente in lucru - documente de consultat
La "Documente de consultat ( )" se afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente primite spre consultare.
In momentul deschiderii documentului se va stoca automat in sistem data si ora in care ati vizualizat documentul.
La "Documente de avizat( )" se afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente primite spre avizare.
In momentul deschiderii documentului singura actiune permisa este cea de "Avizeaza document".
1.1.6. Documente in lucru - documente de aprobat
La "Documente de aprobat ( )" se afiseaza un tabel cu toate documentele care trebuie aprobate de catre persoana curenta.
In momentul deschiderii documentului singura actiune permisa este cea de "Aproba document".
1.1.7. Documente aprobate - documentele mele
Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele mele" se pot vizualiza documentele create de către utilizatorul curent.
Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.
1.1.8. Documente aprobate - documente dupa tip standard
Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele dupa tip standard" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,
categorisite după tipul de standard.
Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.
1.1.9. Documente aprobate - documente dupa grupa standard
Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele dupa grupa standard" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,
categorisite după grupa de standard.
Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.
1.1.10. Documente aprobate - documente pe compartiment
Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele pe compartiment" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,
categorisite după compartimentul utilizatorului care a inițiat documentul.
Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.
1.1.11. Documente aprobate - documente dupa lista difuzare
Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele după listă difuzare" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,
categorisite după persoana care a primit documentul spre informare (difuzare).
Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.
1.1.12. Documente aprobate - Cautare
Cu ajutorul formularului Cautare puteti cauta in doua moduri:
A. Folosind sectiunea Parametrii cautare
• completati unul sau mai multe criterii de cautare
B. Folosind sectiunea Cautare avansata
• Completati casuta cu unul sau mai multe cuvinte cheie din documentele pe cautate • Apasati butonul Cauta
documente
1.1.13. Principii orizontale
Egalitate de șanse
Orice discriminare directă sau indirectă față de angajații utilizatori, bazată pe criterii de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă,
apartenență națională, rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică, origine socială, handicap, situație sau responsabilitate familiară, apartenență sau
activitate sindicală, este interzisă. Aplicația informatică este astfel proiectată astfel încât nu permite operarea niciunui dintre aceste criterii cu potențial
de discriminare. Aplicația se adresează în egală măsură persoanelor de gen feminin cât și celor de gen masculin. Acest principiu a fost luat în
considerare atât în faza de elaborare fiind aplicabil și în faza de utilizare a soft-ului. În fluxul creat există posibilitatea de consultare/elaborare
propuneri, fapt care permite șanse egale utilizatorilor de a îmbunătăți continutul documentelor inițiate și chiar a fluxurilor, existând o perioadă de
mentenanță a soft-ului până la finalul proiectului.
Dezvoltare durabilă
În general soluțiile soft sunt prietenoase cu mediul prin reducerea consumului de hârtie și alte consumabile. Aplicația astfel dezvoltată pentru
gestionarea documentelor specifice sistemului de management a calității la nivelul Consiliului Județean Vaslui se înscrie în acest trend, reducând
volumul de printare a înregistrărilor necesare/obligatorii pentru funcționarea și dezvoltarea continua a sistemului în conformitate cu cerințele ISO
9001:2015 (distribuirea acestora fiind obligatorie ) cu impact direct asupra reducerii consumului de hârtie. Dezvoltarea și implementarea soluției
informatice proiectate încurajează lucrul colaborativ și are beneficii în utilizare prin economie de timp și consumabile.