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MANUAL DE USUARIO

MDULO DE LOGSTICA

Sistema Integrado de Gestin

Administrativa

SIGA

Elaborado el 25 de Abril del 2011 por la Oficina General de Informtica y Estadstica Derechos reservados

Copyright Ministerio de Economa y Finanzas

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MDULO DE LOGSTICA MANUAL DE USUARIO

Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA Pgina 2 de 883

Versin 5.5.0

NOTA INTRODUCTORIA ____________________________________________________________________________ 7

OBJETIVO _____________________________________________________________________________________________ 7

CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA _______________________________________________________________ 8

1.1 Acceso al Sistema ______________________________________________________ 8

CAPITULO 2 DESCRIPCION DEL MDULO DE LOGSTICA ___________________________________ 9

2.1 Barra de Mens _________________________________________________________ 9

2.2 Barra de Herramientas __________________________________________________ 10

CAPITULO 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ________________________________________________ 11

3.1 Tablas _______________________________________________________________ 11

3.1.1 Catlogo de Bienes y Servicios ____________________________________________11

3.1.2 Datos Generales __________________________________________________________28

3.1.2.1 Logstica ______________________________________________________________283.1.2.2 Maestros ______________________________________________________________433.1.2.3 Clasificador por Proyectos _______________________________________________48

3.1.3 Parmetros _______________________________________________________________49

3.1.3.1 Parmetros Ejecutora ___________________________________________________503.1.3.2 Carga General de los Datos del SIAF _____________________________________543.1.3.3 Carga de Datos del SIGA _______________________________________________603.1.3.4 Consolidados __________________________________________________________643.1.3.5 Meta Propuesta/Aprobada _______________________________________________683.1.3.6 Equivalencia Meta ______________________________________________________72

3.1.4 Centro de Costo ___________________________________________________________74

3.1.5 Encargos _________________________________________________________________83

3.1.5.1 Convenio ______________________________________________________________833.1.5.2 Metas del Encargante ___________________________________________________853.1.5.3 Calendario de Encargos Recibidos _______________________________________86

3.1.6 Personal __________________________________________________________________88

3.1.6.1 Registro de Personal ___________________________________________________893.1.6.2 Carga de datos del SIAF ________________________________________________943.1.6.3 Carga de Datos SIS ____________________________________________________993.1.6.4 Reporte de Personal __________________________________________________ 104

3.1.7 Proveedores ____________________________________________________________ 106

3.1.7.1 Presentacin de la ventana ____________________________________________ 106

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Versin 5.5.0

3.1.7.2 Registro de Proveedores ______________________________________________ 1083.1.7.3 Reportes ____________________________________________________________ 113

3.1.8 Tipos de Cambio ________________________________________________________ 114

3.1.9 Salir del Sistema ________________________________________________________ 116

CAPITULO 4 - PROGRAMACIN _______________________________________________________________ 117

4.1 Programacin ________________________________________________________ 117

4.1.1 Techo Presupuestal _____________________________________________________ 117

4.1.1.1 Techo Programado ___________________________________________________ 1184.1.1.2 Techo Aprobado _____________________________________________________ 1354.1.1.3 Techo Aprobado _____________________________________________________ 144

4.2 Cuadro de Necesidades ________________________________________________ 145

4.2.1 Programacin de Gastos Generales ________________________________________ 1454.2.2 Registro C.N por Centro de Costo __________________________________________ 1584.2.3 Autorizacin del C.N ______________________________________________________ 177

4.3 Requisicin del PAO __________________________________________________ 188

4.5 Plan Anual de Obtencin - Logstica _____________________________________ 197

4.5.1 PAO Inicial _____________________________________________________________ 1974.5.2 PAO Actualizado _______________________________________________________ 2214.5.3 PAO Encargos _________________________________________________________ 244

4.6 Estudio de Mercado ___________________________________________________ 252

4.6.1 Registro - Estudio de Mercado ____________________________________________ 2524.6.2 Recepcin de Cotizacin __________________________________________________ 2614.6.3 Clculo del Valor Referencial ______________________________________________ 264

CAPITULO 5 PEDIDOS _________________________________________________________________________ 272

5.1 Pedidos _____________________________________________________________ 272

5.1.1 Registro de Pedidos _____________________________________________________ 272

5.1.1.1 Pedidos Programados (PECOSA) ______________________________________ 2735.1.1.2 Pedidos de Compra B/S _______________________________________________ 2855.1.1.3 Pedidos de Compra por Encargo _______________________________________ 2965.1.1.4 Pedidos (PECOSA) por Encargo _______________________________________ 3105.1.1.5 Pedido de Viticos Institucional ________________________________________ 3225.1.1.6 Pedidos de Viticos por Encargo ______________________________________ 334

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5.2.1 Autorizacin del Pedido _________________________________________________ 346

5.3.1 Pedidos Consolidado para Compra _______________________________________ 358

5.4.1 Registro de Gastos Generales ___________________________________________ 368

5.5.1 Compras por Encargo ___________________________________________________ 380

CAPITULO 6 - PROCESO DE SELECCION ______________________________________________________ 388

6.1 Proceso de Seleccin _________________________________________________ 388

6.1.1 Comit __________________________________________________________________ 3886.1.2 Proceso de Menor Cuanta (Econmico) ____________________________________ 3946.1.3 Proceso de Menor Cuanta ________________________________________________ 4086.1.4 Proceso de Adjudicacin Directa ___________________________________________ 4606.1.5 Proceso de Licitacin / Concurso Pblico ____________________________________ 5116.1.6 Adjudicacin de Postores __________________________________________________ 5596.1.7 Contratos ________________________________________________________________ 562

CAPITULO 7 - ADQUISICIONES ________________________________________________________________ 588

7.1 Adquisiciones ________________________________________________________ 588

7.1.1 Cuadro de Adquisicin ____________________________________________________ 5887.1.2 Orden de Compra ________________________________________________________ 5977.1.3 Orden de Servicio ________________________________________________________ 6257.1.4 Secuencia de la Fase _____________________________________________________ 653

7.1.4.1 Anulacin ___________________________________________________________ 6537.1.4.2 Anulacin X Error ____________________________________________________ 6607.1.4.3 Rebaja ______________________________________________________________ 6657.1.4.4 Ampliacin __________________________________________________________ 672

CAPITULO 8 - ALMACENES _____________________________________________________________________ 679

8.1 Sub Mdulo Almacenes ________________________________________________ 679

8.1.1 Entradas al Almacn ______________________________________________________ 6798.1.2 Atencin de Pedidos ______________________________________________________ 6988.1.3 Consulta de PECOSAS ___________________________________________________ 7078.1.4 Transferencias en Almacn ________________________________________________ 7168.1.5 Inventario Inicial de Almacn ______________________________________________ 7268.1.6 Kardex del Almacn ______________________________________________________ 7388.1.7 Inventario Fsico del Almacn ______________________________________________ 7688.1.8 Proceso de Pre Cierre Mensual __________________________________________ 775

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CAPITULO 9 - VITICOS Y PASAJES ___________________________________________________________ 780

9.1 Viticos y Pasajes ____________________________________________________ 780

9.1.1 Planilla de Viticos ______________________________________________________ 780

9.1.1.1 Generacin __________________________________________________________ 7809.1.1.2 Autorizacin _________________________________________________________ 7859.1.1.3 Compromiso _________________________________________________________ 7909.1.1.4 Rendicin ___________________________________________________________ 794

9.1.2 Orden de Pasaje _________________________________________________________ 807

9.1.2.1 Autorizacin _________________________________________________________ 8079.1.2.2 Consolidacin ________________________________________________________ 813

CAPITULO 10 - S.N.P (Servicios No Personales) ___________________________________________ 820

10.1 S.N.P _______________________________________________________________ 820

10.1.1 Generacin de Contratos __________________________________________________ 82010.1.2 Generacin de Planilla SNP _______________________________________________ 82510.1.3 Compromiso de Planilla SNP ______________________________________________ 83010.1.4 Consultas y Reportes _____________________________________________________ 834

10.1.4.1 Contratos SNP _______________________________________________________ 83410.1.4.2 Planilla SNP _________________________________________________________ 84310.1.4.3 Resultados por Planilla SNP ___________________________________________ 847

CAPITULO 11 - UTILITARIOS __________________________________________________________________ 849

11.1 Utilitarios ____________________________________________________________ 849

11.1.1 Resultado Scripts _________________________________________________________ 84911.1.2 Generar Backup __________________________________________________________ 85011.1.3 Ejecutar Scripts Anteriores ________________________________________________ 85111.1.4 Ejecutar Scripts Personalizados ____________________________________________ 85111.1.5 Seguimiento y Monitoreo __________________________________________________ 85211.1.6 Auditora de Transacciones SIGA __________________________________________ 85511.1.7 Justificacin de Catlogo __________________________________________________ 85511.1.8 tems Diferente Unidad Uso ________________________________________________ 856

CAPITULO 12 - GESTION PRESUPUESTAL ___________________________________________________ 857

12.1 Gestin Presupuestal __________________________________________________ 857

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12.1.1 Marco Presupuestal ______________________________________________________ 858

12.1.2 Afectacin Presupuestal ___________________________________________________ 86712.1.3 Seguimiento de Certificacin _______________________________________________ 87212.1.4 PCA ____________________________________________________________________ 878

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NOTA INTRODUCTORIA

El Mdulo de Logstica, como parte componente del Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestin Logstica, el mismo que permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir informacin sobre adquisiciones de bienes y/o contratacin de servicios y Patrimonio, realizados por la Unidad Ejecutora en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales. El Mdulo de Logstica (SIGA-ML) contempla los Procesos Tcnicos del Abastecimiento que son: La Programacin, Adquisicin, Almacenamiento y Distribucin por lo que la UE puede elaborar sus Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de Seleccin, llevar el Control de las Existencias, entre otros continuando la idea de integridad y no de duplicidad de esfuerzo.

OBJETIVO

Lograr establecer un control mediante la combinacin adecuada de medios materiales, econmicos y potencial humano las necesidades de las UE, en calidad, cantidad, oportunidad manteniendo las condiciones de operatividad.

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CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA El primer Captulo, explica al Usuario el acceso al Mdulo de Logstica. 1.1 Acceso al Sistema

Para iniciar la ejecucin del Sistema, el Usuario debe ubicar en su pantalla, el cono correspondiente al Mdulo de Logstica . Dando doble clic al mismo, ingresar al Sistema.

El Sistema muestra una ventana de bienvenida al Mdulo SIGA-ML, y solicita se registre el Usuario y Clave de Acceso para ingresar, los cuales deben estar registrados previamente en el Mdulo ADMIN.

Nota: La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e instransferible. Es resposabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.

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CAPITULO 2 DESCRIPCION DEL MDULO DE LOGSTICA En el segundo Captulo, se describe la estructura del Mdulo de Logstica, sus Sub Mdulos, Mens, Opciones que se utilizan para la ejecucin del Sistema.

2.1 Barra de Mens

La Barra de Mens ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de Logstica incluye un conjunto de Mens utilizados para operar el Mdulo. Su funcionalidad se detalla a continuacin:

Nombre Descripcin

Tablas Permite el registro de los datos bsicos a las tablas principales del Sistema.

Programacin Administra y controla el Cuadro de Necesidades, el Techo Presupuestal

y el Plan Anual de Obtencin.

Pedidos Realiza el registro y autorizacin de los Pedidos, Registro de Gastos Generales y las Compras por Encargo.

Procesos Seleccin Comprende la consulta de los Tipos de Comits, los Procesos de

Seleccin y generacin de Contratos.

Adquisiciones Permite la generacin de las Ordenes de Compra y Servicio, Cuadro de Adquisiciones y el control de Fases de la Orden.

Almacenes Realiza el Control de los ingresos al Almacn, Pedidos, Consultas,

transferencias de la carga del Inventario Inicial y el Inventario Fsico del Almacn.

Viticos y Pasajes Realiza el Control de Viticos y Pasajes, permitiendo realizar la

generacin de Planilla de viticos, su Autorizacin, Compromiso y Rendicin. Asimismo las autorizaciones y consolidaciones de las rdenes de pasajes.

S.N.P. Permite generar contratos, generacin y compromisos de Planillas SNP,

as como realizar Consultas y Reportes por Planilla.

Utilitarios Permite la ejecucin de Scripts, generacin de Backup, entre otros.

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Gestin Presupuestal Realiza los Procesos de Marco y Afectacin Presupuestal. Asimismo, el

seguimiento de la Certificacin.

2.2 Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene botones para el acceso directo a procesos o reportes.

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Imprime los datos mostrados en la ventana, emite la generacin de Reportes.

Salir de la pantalla de donde se encuentra.

Ampliar disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros Formatos, Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera pgina.

Retroceder una pgina.

Avanzar una pgina.

Adelantar a la ltima pgina.

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CAPITULO 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA El tercer captulo, describe la funcionalidad del Sistema. Detalla cada una de las opciones del Mdulo de Logstica y su uso. 3.1 Tablas

El Sub Mdulo Tablas, permite el registro de la informacin bsica que ser utilizada en los procesos del Sistema, esta informacin es parte fundamental y principal. Desde este sub mdulo se configura los parmetros correspondientes para consultar o registrar la informacin ya sea para bienes, servicios, viticos e inventarios (almacn y/o patrimonio).

A continuacin, el Sistema muestra las opciones que estn contenidas en el Sub Mdulo:

3.1.1 Catlogo de Bienes y Servicios El ingreso a la opcin Catlogo de Bienes y Servicios es siguiendo la ruta: Tablas- >Catlogo de Bienes y Servicios, como se muestra en la siguiente ventana:

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Versin 5.5.0

Con la finalidad de llevar una relacin uniforme y ordenada de los Bienes y Servicios utilizados por las diversas Unidades Ejecutoras, se ha elaborado un Catlogo de Bienes y Servicios sobre la base del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) y de los Catlogos de las entidades representativas del Estado. El Sistema le permite a la Unidad Ejecutora contar con un Catlogo institucional propio, de los tems de bienes y servicios que la haya seleccionado del Catlogo SIGA MEF. Cabe sealar, que el Catlogo Institucional es de suma importancia para el funcionamiento del Sistema, puesto que es la base para realizar los procedimientos logsticos de la Unidad Ejecutora. Cada tem del Catlogo de Bienes y Servicios est conformado por 12 dgitos, segn la estructura siguiente: CODIGO 068000015002 Grupo 06 AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION Clase 0680 EQUIPOS DE REFRIGERACION Y AIRE ACONDIC:REPUESTOS Familia 068000015 CONDENSANDORES ENFRIADO CON AGUA INDUSTRIAL tem 02 CONDENSADOR DE ENFRIAMIENTO DE 20 VOLTIOS

Para realizar una consulta o mantenimiento de datos del tem, el Usuario deber seleccionar la opcin deseada como: Suministros, Activos Fijos, Servicios u Obras .

DESCRIPCION DE LA VENTANA La ventana de Catlogo de Bienes y Servicios comprende un Submen que permite al Usuario consultar y dar mantenimiento de los datos del tem. Asimismo, permite visualizar y activar los tems que se encuentran en el catlogo de Bienes y Servicios SIGA MEF, Clasificadores Cuenta, actualizaciones de las opciones por lote, equivalencia de tems y el registro de precios referenciales y unidades de medida para la programacin de Cuadro de necesidades, as como consultar o emitir un reporte del Catlogo de Bienes y Servicios.

Luego seleccionar los filtros por Grupo, Clase y Familia segn corresponda el tem o digitar en el campo Descripcin del tem .

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Para realizar una bsqueda de datos por Grupo, Clase o familia, El Usuario dar clic en

el cono Buscar , seguidamente podr marcar con un check en , para que muestre la informacin correspondiente. Asimismo, podr visualizar los bienes o servicios de estados activos, inactivos o todos seleccionando el filtro correspondiente . En caso que desee visualizar todos los Bienes o Servicios marcar con un check en el

campo . Los registros que se muestran en color rojo indican que se encuentran en Estado Inactivo, los de color negro Indican el Estado Activo. A continuacin, se detalla los campos sealados en la ventana: Cdigo : Cdigo del tem Descripcin: Descripcin del tem. Unidad de Uso: Es la medida de despacho del producto al Usuario. Estado : Indica el estado del tem en el Catlogo Institucional: Activo o

Inactivo). Estado MEF: Indica el estado del tem en el Catlogo SIGA MEF: Activo o

Inactivo). C.C.: Si pertenece al grupo de bienes de Compra Corporativa. S.I: Si es un bien de Subasta Inversa. M.P: Si es un bien de Convenio Marco Precio.

Ingresando a la carpeta amarilla , se visualizar la ventana Mantenimiento Catlogo de tems, donde el Usuario podr visualizar los datos del tem, hacer consultas o actualizar los datos. El Usuario podr seleccionar cualquier opcin como Compra Corporativa, Subasta Inversa o Convenio Marco Precio de acuerdo a la modalidad de compra del tem .

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Para el caso que el tem sea controlado por lotes, deber marcar con un check la opcin Control Lote .

Seguidamente, dar clic en el cono Grabar en caso que se haya realizado alguna modificacin y luego dar clic en el cono Salir .

REPORTES En la ventana principal de Catlogo institucional, al dar clic en el cono Imprimir , mostrar la ventana Reporte de tems, donde el Usuario podr seleccionar los filtros necesarios para generar el reporte.

Los campos a filtrar son:

Visualizacin de los tems: Selecciona los tems Habilitados, No Habilitados o Todos.

Estado: Selecciona los tems en Estado Activo o Inactivo. Tipo: Si el tem corresponde a un Bien, Servicio u Obra. Para los tipos Obras y

Servicios se desactivar las opciones de Control de Lote y Control de Bolsa de Productos.

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Grupo: Es el Grupo del Bien o Servicio. Clase: Es la Clase del Bien o Servicio. Familia: Es la Familia del Bien o Servicio. Control de Lote: Si el filtro es por Lote, Sin Lote o Todos. Control de Bolsa de Productos: Si tiene control de bolsa o no. Opcin del Reporte: Por tems o tems equivalentes.

Finalmente ejecutar el cono Imprimir , para visualizar el reporte.

3.1.1.1

A travs de este botn, el Usuario puede asignar y realizar consultas de los tems controlados por Lotes.

Para ello, deber seleccionar los filtros por Grupo, Clase y Familia. Luego ubicar el cdigo del tem y marcar con un check

Actualizacin de Lotes

el campo Lote para indicar que ese tem ser ingresado por lotes. Asimismo, al marcar con un check el campo el Sistema mostrar todos los tems del grupo y clase. Si desea visualizar todos los tems, deber marcar con un check el campo .

Seguidamente, el Usuario grabar los registros dando clic en el cono Grabar

, mostrando la siguiente pregunta:

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Finalmente, dar SI para culminar con el proceso.

3.1.1.2

El Catlogo SIGA - MEF, es el Catlogo General de Bienes y Servicios elaborado y administrado por el Ministerio de Economa y Finanzas. El cual es enviado a las Unidades Ejecutoras a travs del Mdulo de Logstica, el mismo que servir como base para la elaboracin de su Catlogo Institucional.

Cabe sealar, que la cobertura del Catlogo ir en aumento a medida que la operatividad de la Unidad Ejecutora lo requiera. Cada vez que el Usuario requiera un nuevo tem para ser incluido en el Catlogo, deber solicitar al rea encargada del Ministerio de Economa la creacin del mismo. De proceder la solicitud, se crear el tem respectivo, el mismo que se visualizar en la presente opcin. Al ingresar al botn

Catlogo SIGA MEF

, el Sistema permitir al Usuario visualizar los tems que conforman el Catlogo SIGA MEF, y seleccionar los que requiera incorporar en su Catlogo Institucional.

El Usuario, para realizar una consulta o mantenimiento de datos del tem, seleccionar una de las opciones: Suministros, Activos Fijos, Servicios u Obras. Luego filtrar por Grupo, Clase y Familia o digitar en el campo Descripcin del tem.

Asimismo, el Usuario podr realizar la bsqueda por cada filtro, utilizando el

cono Buscar . Tambin, al marcar con un check el recuadro , el Sistema mostrar todos los tems del Grupo y Clase. Si desea visualizar todos los tems, deber marcar con un check el recuadro .

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Una vez seleccionado el tem, marcar con un check en la columna Flag, para transferir el tem del Catlogo SIGA MEF al Catlogo Institucional.

Seguidamente, dar clic en el cono Grabar .El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando S se actualizarn los cambios.

3.1.1.3

La opcin

Clasificador / Cuenta

permite inactivar uno o varios clasificadores de gastos y/o cuentas contables relacionadas a una familia, para que los tems que pertenecen a dicha familia se relacionen solamente a un clasificador de gasto y cuenta contable facilitando el registro en forma automtica en la programacin o ejecucin presupuestal. Al ingresar a la ventana, el Sistema presentar la ventana Desactivacin de Familia Clasificador, donde el Usuario seleccionar una de las opciones: Suministros, Activos Fijos, Servicios y Obras y luego filtrar por Grupo, Clase y Familia. Asimismo, el Usuario podr realizar la bsqueda por cada filtro, utilizando el

cono Buscar .

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Tambin, al marcar con un check el recuadro , el Sistema mostrar todos los tems del Grupo y Clase.

Una vez seleccionado los campos de bsqueda, el Sistema muestra la ventana con informacin.

Los datos a filtrar por el Usuario son: Usuario: Indica el Usuario que modific el enlace Clasificador / Cuenta. Ao: Identifica el ao del proceso. Tipo de Uso: Filtra el tipo de uso que se le dio al tem:

- Apoyo Social - Consumo - Produccin - Recursos Humanos - Ventas

Clasificador Nuevo: Muestra el nuevo cdigo del Clasificador de Gasto

de la Familia. Clasificador Antiguo: Muestra el antiguo cdigo del Clasificador de Gasto

de la Familia.

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Tipo: Indica si el Clasificador de Gasto corresponde a una Actividad o Proyecto.

Estado: Identifica el estado del tem, puede ser Activo o Inactivo.

Para desactivar un tem, el Usuario retirar el check .

Seguidamente dar clic en el cono Grabar para guardar los cambios, mostrando el Sistema, el siguiente mensaje:

Dar Aceptar para culminar con el proceso.

3.1.1.4

Al ingresar a la opcin

Diferencia de Nombres

, el Sistema permitir seleccionar y actualizar el campo Descripcin de los tems del Catlogo Institucional, que por algn motivo se hayan modificado en el catalogo del MEF.

El Usuario deber seleccionar los filtros Tipo y Grupo del tem correspondiente. En caso requiera visualizar los tems de todos los Grupos, marcar con un check al lado del campo Grupo .

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El Sistema mostrar la relacin de tems, donde el Usuario marcar con un check los tems que desea actualizar. Si desea actualizar todos los tems, deber marcar el campo

. Seguidamente dar clic en el cono Grabar .

Seguidamente, el Sistema mostrar el siguiente mensaje de confirmacin:

Dando Aceptar, finalizar el proceso.

3.1.1.5

El Catlogo Precio contiene informacin de tems de bienes cargados del Catlogo Institucional, con sus respectivas Unidades de Uso, Precio Estimado, Estado del tem en el Catlogo Institucional y MEF, entre otros. La carga de esta informacin es indispensable para que el Usuario pueda realizar el registro del Cuadro de Necesidades de Bienes. Ingresando a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Registro de Precios Estimados para Catlogo, que muestra por defecto el ao del Sistema y la Fase activa de la Programacin del Cuadro de Necesidades. Asimismo, contiene el siguiente filtro y botones:

Catlogo Precio

Bsqueda: Filtro para realizar la bsqueda por tem, Descripcin, Tipo, Usuario Modifica y Unidad de Adquisicin. Asimismo, contiene la opcin de Listar Todos los tems marcando con un check en el recuadro respectivo.

Historia por tem: Botn que muestra el historial por tem. Asignar Precio de Compra: Permite registrar el precio de la ltima

adquisicin. Carga tem: Realiza el proceso de carga de tems del Catlogo Institucional. Consulta por Fase: Permite visualizar los tems de las fases anteriores a la

fase activa.

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Copia del Ao Anterior: Permite copiar el Catlogo Precio de la Fase Aprobado del ao anterior, a la Fase de la Programacin.

Resultado de Diferencias: Muestra los casos de diferencia entre Precios.

Ejecutando el botn , el Sistema permitir realizar la copia de los tems del ao anterior, con sus respectivos precios y unidades de uso, a la fase de la Programacin Activa.

El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Al dar S se mostrar un aviso del proceso de copia, con el siguiente mensaje:

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Al dar Aceptar el Sistema indicar la actualizacin de la informacin en proceso.

.

Ejecutando el botn , el Sistema permitir cargar tems del Catlogo Institucional. Para ello podr filtrar la informacin proveniente del Catlogo Institucional por Grupo, Clase y Familia o listar todos, para lo cual marcar con un check en el campo Listar Todo. Asimismo, podr realizar la bsqueda por tem y Descripcin, el Sistema mostrar la relacin de tems, donde el Usuario marcar con un check los que desea cargar. Tambin cuenta con el campo. Que servir para seleccionar todos los tems.

Seguidamente, grabar con el cono Grabar , mostrando la siguiente pregunta.

Dando S indicar que el proceso concluy con xito.

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S el Usuario hubiera ingresado tems en esta ventana y luego realiza Copia de Ao Anterior, los registros ingresados mantendrn la informacin inicial.

Ejecutando el botn , el Sistema permitir visualizar la informacin histrica de los tems mediante los siguientes reportes:

Reporte de Relacin Detallada de de rdenes de Compra por tem y Mes: muestra la siguiente informacin: Nmero de RUC, Proveedor, Fecha, Estado, Moneda, Cantidad, Moneda de Origen (Precio Unitario, Total) y Moneda Nacional (Precio Unitario, Total).

Reporte de rdenes por Centro de Costo e tem: muestra la relacin de rdenes por centros de costo, indicando el nmero de Orden de Compra, Proveedor, Unidad Medida, Cantidad, Precio y Valor.

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Reporte de Pedidos de Compra por tem: muestra la relacin de pedidos de compra, indicando la Fecha, N de Pedido, Estado, Cdigo, Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y PECOSA (Nmero y Fecha).

Ejecutando el botn , el Sistema permitir asignar el precio de los tems de la ltima adquisicin. Al ejecutar este botn, el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando S, confirmar la asignacin de los precios, los cuales se reflejarn en la columna Precio Estimado.

Ejecutando el botn , el Sistema permitir consultar el Catlogo Precio de la fase anterior a la fase de la programacin activa. Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar la ventana Consulta de Precios Referenciales por Fase. Para ello podr filtrar la informacin por Ao, Estado y Fase. Asimismo, podr realizar la bsqueda por Cdigo Usado, Descripcin, Unidad Uso y Estado. Tambin cuenta con el campo que servir para seleccionar todos los tems.

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Para visualizar el detalle de Precios, ingresar a la carpeta amarilla , la cual mostrar la ventana Datos.

Asimismo, para visualizar el reporte Consulta de Precios Estimados por Fase, dar clic en el cono Imprimir , la cual mostrar los campos Cdigo Usado, descripcin, Unidad de Uso, Precio Estimado, Precio Estimado Origen, Fecha Precio, Modelo - tem y Estado.

Ejecutando el botn , el Sistema permitir visualizar la informacin de las diferencias de los tems mediante los siguientes reportes:

Reporte registro de Precios Estimados para Catlogo.

Reporte Precio de ltima Compra por tem.

Para ello, el Sistema mostrar la siguiente ventana.

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Ingresando a la opcin Catlogo Precio, se visualizar el siguiente reporte:

Reporte Registro de Precios Estimados para Catlogo: El reporte

muestra la siguiente informacin: Cdigo Usado, Descripcin, Unidad de Uso, Unidad Adquisicin, Precio Estimado, Precio Ultima Compra, Fecha Ultima Compra, Precio Estimado Origen, Fecha Monto Precio Estimado, Estado Institucional, Estado MEF, Usuario Modifica, CN req, CN Prg y CN Apr.

Ingresando a la opcin Precio de ltima Compra, se visualizar el siguiente reporte:

Reporte Precio de ltima Compra por tem: El reporte muestra la

siguiente informacin Cdigo, Descripcin, Marca, Unidad de Medida Moneda, Precio Unitario y Nmero de Orden.

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3.1.1.6 El botn

Equivalencia tem

presenta la ventana del mismo nombre, donde el Sistema permitir cargar los tems Equivalentes de aquellos tems cuyos componentes se hayan modificado. Para ello har clic en el botn , mostrndose la siguiente pregunta:

Dando SI, el Sistema indicar la culminacin del proceso, con el siguiente mensaje:

Para aquellos tems que no tienen definidos sus tems equivalentes, el Usuario podr asignar el tem que corresponda, ingresando a la ventana Bsqueda de datos a travs del botn , el cual mostrar todos los tems que pertenecen al grupo. Aquellos tems que tienen su equivalente definidos por el rea de Catalogacin del SIGA no podrn ser modificados.

Luego ejecutar el cono Imprimir , para visualizar el siguiente Reporte.

Contr

ol de

Cali

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Versin 5.5.0

3.1.2 Datos Generales

La opcin Datos Generales muestra las siguientes opciones: Logstica, Maestros y el Clasificador por Proyecto.

3.1.2.1

El ingreso a la opcin Logstica es siguiendo la ruta: Tablas- > Datos Generales->Logstica, como se muestra en la siguiente ventana:

Logstica

Esta opcin permite registrar los datos bsicos para la operatividad de las funciones del Mdulo. Presenta los siguientes ttulos: Almacn. Catlogo Medio de Presentacin. Destinos de Atencin Factor de Ajuste. Factor de Evaluacin. Marcas. Sedes. Tareas. Tipos de Proveedores. Tope de Proceso de seleccin. Viticos. Requerimientos Tcnicos Tipo de Tareas.

3.1.2.1.1. Logstica Almacn Al ingresar a la opcin Logstica el Sistema muestra por defecto, la informacin de la primera pestaa Almacn, la cual permitir al Usuario registrar toda la informacin referente a los almacenes que cuenta la Entidad.

Contr

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Versin 5.5.0

Para ello, se ubicar en el lado izquierdo de la ventana y activar el men contextual dando clic derecho del mouse para seleccionar la opcin

. El Sistema activar en el lado derecho los campos a registrar. De igual manera podr Eliminar un Almacn ubicndose en el registro a borrar.

Luego dar clic en el cono Grabar . Asimismo, dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Almacenes, mostrando los siguientes campos: Cdigo, Secuencia, Almacn, Direccin, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y Responsable.

Contr

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Versin 5.5.0

3.1.2.1.2 Logstica Catlogo Medio de Presentacin

Al ingresar a la pestaa Catlogo Medio de Presentacin, el Sistema permite al Usuario realizar consultas o actualizaciones sobre la Unidad de Adquisicin, Unidad de Uso y Factor de Conversin.

Para Insertar o Eliminar un registro, el Usuario activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:

/ . Ingresar los datos y grabar.

Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Grabar y luego en Salir .

Para visualizar el detalle de las unidades de presentacin, ingresar a la carpeta amarilla , la cual mostrar la misma ventana indicada anteriormente.

Contr

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Versin 5.5.0

Asimismo, para visualizar el reporte Catlogo Medio de Presentacin, dar clic en el cono Imprimir .

3.1.2.1.3. Logstica Destinos de Atencin Al ingresar a la pestaa Destino de Atencin, el Sistema permitir al Usuario registrar los destinos de atencin (Entidades Participantes), que servir de ayuda para el despacho del almacn. Asimismo, muestra el filtro Estado que permitir consultar los destinos que se encuentran Activos o Inactivos, caso contrario dando un check en se visualizar ambos estados.

Para Insertar o Eliminar un registro, el Usuario activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar las opcin que corresponda:


Contr

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Versin 5.5.0

Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Grabar y luego en Salir .

Para visualizar el detalle de Destino, ingresar a la carpeta amarilla , la cual mostrar la misma ventana indicada anteriormente. Asimismo, para visualizar el reporte Lista de Entidades, dar clic en el cono Imprimir .

3.1.2.1.5. Logstica Factor de Ajuste Al ingresar a la opcin Factor de Ajuste, el Sistema permitir al Usuario registrar el Factor Anual, Factor Promedio y el ndice de Precios al por Mayor- IPM Mensual. Estos datos servirn para la valorizacin de Activos Fijos en el Mdulo de Patrimonio. Asimismo, se muestra los filtros Ao y Mes, los cuales permitirn consultar los factores de Ajuste registrados en periodos anteriores.

Para realizar el registro, el Usuario se ubicar en el campo Anual y activar el men contextual dando clic derecho del mouse para seleccionar la opcin . Luego de grabar, se ubicar en el campo

Contr

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Versin 5.5.0

Mensual para registrar los datos con la opcin del men contextual.

Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Grabar y luego Salir . Asimismo, dando clic en el cono Imprimir . Se mostrar las siguientes opciones de Reportes: Factores de Ajuste Anual y Factor de Ajuste Mensual.

Reporte Factor de Actualizacin Anual: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Factor de Actualizacin, conteniendo informacin del Ao, Factor Anual y Factor Promedio.

Reporte Factores de Actualizacin Mensual: En esta opcin, el Sistema

presentar el reporte Factores de Actualizacin - Mensual, conteniendo informacin del Mes, IMP Mensual, Factor Mes Referencial y Factor Ajuste Cierre.

Contr

ol de

Cali

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Versin 5.5.0

3.1.2.1.6. Logstica Factor de Evaluacin Al ingresar a la opcin Factor de Evaluacin, el Sistema permite registrar los Factores de Evaluacin que servirn para la evaluacin tcnica y econmica de los Procesos de Seleccin. Esta ventana contiene los siguientes filtros de consulta: Ao, Objeto (Bienes, Suministro, Obra, Consultora de Obra, Servicio de Consultora, Servicios Generales, Arrendamiento de Bienes, Servicios, Arrendamiento Financiero y Seguros) y Tipo Evaluacin (Econmico y Tcnico / Econmico).

Para Insertar o Eliminar un registro, el Usuario activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar las opcin que corresponda:


Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Grabar y luego Salir . Posteriormente, para completar el registro, presionar el botn

, el cual mostrar la siguiente pregunta:

Contr

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Dando S, confirmar la ejecucin del proceso, cuya informacin se visualizar en las ventanas de evaluacin de los procesos de seleccin.

Asimismo, para visualizar el reporte Factor de Evaluacin, dar clic en el cono Imprimir . En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Factor de Evaluacin, conteniendo informacin del Correlativo y Descripcin.

3.1.2.1.7. Logstica Marcas Al ingresar a la opcin Marcas, el Sistema permitir registrar y actualizar las marcas que servirn para el registro de la adquisicin de bienes. Asimismo, el Sistema permite realizar consultas de las marcas seleccionando en el filtro Estado: Activo, Inactivo y Todo.

Para Insertar o Eliminar un registro, el Usuario activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:


Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Grabar y luego Salir .

Contr

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Versin 5.5.0

Asimismo, para visualizar el reporte Lista de Marca, dar clic en el cono Imprimir . En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Lista de Marca, conteniendo informacin del Cdigo, Nombre y Estado.

3.1.2.1.8. Logstica Sedes Al ingresar a la opcin Sedes, el Sistema permite registrar toda la informacin referente a las Sedes que pertenecen a la Entidad. Para realizar el registro, el Usuario se ubicar en el lado izquierdo de la ventana y activar el men contextual dando clic derecho del mouse para seleccionar la opcin . El Sistema activar en el lado derecho los campos a registrar. De igual manera podr Eliminar una Sede ubicndose en el registro a borrar.

Para grabar los registros, el Usuario dar clic en el cono Grabar . Asimismo, dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Sedes,

Contr

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Versin 5.5.0

el cual muestra los siguientes campos: Cdigo, Sede, Direccin, Telfono, Pas, Departamento, Provincia, Distrito.

3.1.2.1.9. Logstica Tareas Al ingresar a la opcin Tareas, el Sistema permitir registrar y actualizar las Tareas Comunes C por ao. Para el caso de las Tareas Estratgicas E, estas se generarn en el Mdulo de Presupuesto por Resultados. Para su registro, el Usuario activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opcin , activndose una nueva fila para registrar los siguientes campos: Cdigo: Correlativo automtico. Tareas: Descripcin de la Tarea. Tipo: Accin de Control, Actividad, Proyecto, Obras o Programa. Ppto: Presupuesto Institucional o Encargo. Uso: Consumo, Apoyo Social, Recursos Humanos, Para Produccin,

Venta (Crd. Fiscal) o Todos. Estado: Activo o Inactivo. De igual manera podr Eliminar una Tarea ubicndose en el registro a borrar. Asimismo, el Sistema permitir realizar consultas de las Tareas por ao.

Contr

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Versin 5.5.0

Para grabar los registros, el Usuario dar clic en el cono Grabar . Asimismo dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Tareas, el cual muestra los siguientes campos: Cdigo, Tareas, Tipo, Actividad / Proyecto. Tipo Presupuesto, Tipo Uso y Estado.

3.1.2.1.10. Logstica Tipos de Proveedores En esta opcin Tipos de Proveedores, el Sistema permitir consultar el rgimen Tributario y comprobantes de pago correspondientes a los Tipos de Persona Natural o Jurdica.

Asimismo, dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Tipos de Proveedores, el cual muestra los siguientes campos: Cdigo, Tipo Persona, Nombre, Situacin Tributaria Boleta Banco Nacin, Recibo, Factura, Boleta Venta, OC Doc. Fuente, OS Doc. Fuente, IGV, Renta, IES, Fecha y Estado.

Contr

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Versin 5.5.0

3.1.2.1.10. Logstica Tope Proceso de Seleccin En esta opcin Tope de Proceso de Seleccin, el Sistema permite al Usuario consultar los montos mnimos y mximos de cada tipo de Proceso de Seleccin, por ao.

Asimismo, dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Topes Procesos de Seleccin, el cual muestra los siguientes campos: Cdigo, Descripcin Proceso, Abreviado. Tipo, Monto Mnimo y Monto Mximo.

3.1.2.1.11.

Logstica Viticos Al ingresar a la opcin Viticos, el Sistema permitir registrar los montos de Viticos en el Pas y al extranjero de acuerdo a los cargos del personal de la Entidad. Para el caso de los viticos al extranjero, se mostrar los pases con el monto del viatico en la parte inferior de la ventana.

Contr

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Versin 5.5.0

1- Viticos Nacionales: Para realizar el registro, el Usuario se ubicar en el campo Por Viajes en el Pas y activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opcin .

De igual manera podr Eliminar una Ficha ubicndose en el registro. El Sistema mostrar la siguiente ventana, donde registrar los campos Estado (Activo o Inactivo), Nombre del Cargo del Personal, Abreviatura del Nombre, Moneda, Tipo de cambio y Monto Vitico Diario.

Para grabar el registro, el Usuario dar clic en el cono Grabar . Para visualizar el detalle, ingresar a la carpeta amarilla , la cual mostrar la misma ventana indicada anteriormente.

Contr

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Versin 5.5.0

2- Viticos Internacionales:

Para registrar viticos al Exterior, el Usuario se ubicar en el campo Por Viajes en el Extranjero, donde activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opcin .

El Sistema mostrar la siguiente ventana, donde registrar los campos Destino, Estado (Activo o Inactivo), Moneda, Tipo de cambio y Monto Vitico Diario. Para visualizar los datos correspondientes al campo destino, el Usuario debe registrar previamente los destinos internacionales en el Sub Mdulo Viticos, cuyo procedimiento se detalla en el mismo.

Para grabar el registro, el Usuario dar clic en el cono Grabar .

Asimismo, en la parte superior de esta ventana se cuenta con el botn , mediante el cual se puede realizar la carga masiva de los

destinos al exterior registrados en el Sub Mdulo Viticos. Ingresando a este botn, el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Contr

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Versin 5.5.0

Dando S, enviar el siguiente mensaje de confirmacin.

3.1.2.1.12 Logstica Requerimientos Tcnicos En la opcin Req. Tcnico, el Sistema permite registrar los Requerimientos Tcnicos para Bienes y Servicios que se aplicarn en los Procesos de Seleccin. Para realizar el registro, el Usuario deber seleccionar el Tipo B/S (Bienes o Servicios), luego activar el men contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opcin . El Sistema adicionar una fila para registrar la Descripcin y seleccionar el Estado (Activo o Inactivo).

De igual manera podr Eliminar un Requerimiento Tcnico ubicndose en el registro a borrar.

Para grabar los registros, el Usuario dar clic en el cono Grabar . 3.1.2.1.13

En la opcin Tipo de Tarea, el Sistema permite al Usuario consultar la clasificacin de las Tarea que tiene la Entidad (Accin de Control, Actividad,

Logstica Tipo de Tareas

Contr

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Versin 5.5.0

Proyecto, Obras, Programas), el Estado (Activo o Inactivo) y Tipo (Actividad o Proyecto).

3.1.2.2 El ingreso a la opcin Maestros es siguiendo la ruta: Tablas- > Datos Generales->Maestros, como se muestra en la siguiente ventana:

Maestros

La Tabla Maestros permite consultar los datos generales que alimentarn algunas funciones del Mdulo para su operatividad, con excepcin de las opciones Lista de Cargos de Personal y Lista de Categoras de Personal, en las cuales el Usuario registrar informacin. Presenta las siguientes Opciones: Descuento SNP. Lista de Cargos de Personal Lista de Categoras de Personal Porcentaje de Bonificacin por Localidad en PS Porcentaje de Bonificacin por Producto Nacional PS Tasa del Impuesto a la renta Cuarta Categora Tasa del Impuesto Extraordinario de Solidaridad. Tasa del Impuesto General a las Ventas. Valor de la Remuneracin Mnima Vital. Valor de la Unidad Impositiva Tributaria.

Contr

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Versin 5.5.0

Descuentos SNP: Seleccionando esta Opcin, al dar clic en el cono

Imprimir , el Sistema visualizar el reporte Descuentos SNP, el cual muestra los siguientes campos: Cdigo, Nombre y Estado.

Lista de Cargos de Personal: Seleccionado esta Opcin, el Usuario podr

registrar un nuevo Cargo de Personal, ubicndose en el lado derecho de la ventana, activar el men contextual y seleccionar la opcin

. Seguidamente ingresar el Cdigo y la descripcin y luego dar clic en el cono Grabar .

Contr

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Versin 5.5.0

Dando clic en el cono Imprimir , el Sistema visualizar el reporte Lista de Cargos de Personal, el cual muestra los siguientes campos: Cdigo, Nombre y Estado.

Lista de Categoras de Personal: Seleccionando esta opcin el Usuario

podr registrar un nueva Categora de Personal. Ubicndose en el lado derecho de la ventana, activar el men contextual y seleccionar la opcin

. Seguidamente ingresar el Cdigo y la descripcin y luego dar clic en el cono Grabar .

Dando clic en el cono Imprimir , el Sistema visualizar el reporte Lista de Categoras de Personal, el cual muestra la siguiente informacin: Cdigo, Nombre y Estado.

Contr

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Versin 5.5.0

Porcentaje de Bonificacin por Localidad en PS: Al seleccionar esta opcin, el Usuario dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin con los datos de: Cdigo, Nombre y Estado.

Porcentaje de Bonificacin por Producto Nacional PS: Al seleccionar

esta opcin, el Usuario dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin con los datos de: Cdigo, Nombre y Estado.

Tasa del Impuesto a la Renta Cuarta Categora: Al seleccionar esta

opcin, el Usuario dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin con los datos de: Cdigo, Nombre y Estado.

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Versin 5.5.0

Tasa del Impuesto Extraordinario de Solidaridad Al seleccionar esta opcin, el Usuario deber dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin: Cdigo, Nombre y Estado.

Tasa del Impuesto General a las Ventas Al seleccionar esta opcin el

Usuario deber dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin: Cdigo, Nombre y Estado.

Valor de la Remuneracin Mnima Vital Al seleccionar esta opcin, el Usuario deber dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin: Cdigo, Nombre y Estado.

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Versin 5.5.0

Valor de la Unidad Impositiva Tributaria Al seleccionar esta opcin, el Usuario deber dar clic al cono Imprimir , el Sistema mostrar la siguiente informacin: Cdigo, Nombre y Estado.

3.1.2.3 El ingreso a la opcin Clasificador por Proyectos es siguiendo la ruta: Tablas- > Datos Generales->Clasificador por Proyectos, como se muestra en la siguiente ventana:

Clasificador por Proyectos

En la ventana Clasificador por Proyecto, el Sistema permitir consultar y seleccionar los Clasificadores de Gastos para cada Cadena Presupuestal de Proyectos de Tipo Propuesto y Aprobado, por ao.

Contr

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Versin 5.5.0

Para seleccionar los Clasificadores de Gasto, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla , la cual mostrar la ventana Clasificadores. Seguidamente, marcar con un check , las Especficas que se requiera.

Finalmente, dar clic en el cono Grabar , para visualizar la informacin en el campo Tipos Asignados de la ventana anterior. Dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Clasificadores por Proyecto, mostrando la siguiente informacin: Funcin Genrica, Programa Genrico, Sub Programa Genrico, Proyecto, Descripcin Proyecto, Clasificador y descripcin Clasificador.

3.1.3 Parmetros El men Parmetros muestra las siguientes opciones: Parmetros Ejecutora, Carga General de datos del SIAF, Carga de datos del SIGA, Consolidados, Meta Propuesta / Aprobada y Equivalencia Meta.

Contr

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Versin 5.5.0

3.1.3.1

Parmetros Ejecutora

El Ingreso a la opcin Parmetros Ejecutora es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Parmetros Ejecutora, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta ventana, el Sistema mostrar por defecto el Ao, Nombre, lugar de ubicacin y RUC de la Entidad, permitiendo adems registrar la siguiente informacin: Ao del Sistema: Ao de ejecucin del Mdulo, el cual puede ser editado.

Nombre: Nombre de la Entidad. Lugar: Direccin donde se ubica la Entidad, el cual puede ser modificado. Ruc: Nmero de RUC de la Entidad, el cual puede ser modificado. Siglas: Muestra las Siglas de la Entidad.

Programacin Cuadro de necesidades: Ao de la Programacin del Cuadro de Necesidades.

Periodo del Kardex: Ao y mes en que se encuentra el Kardex para

realizar las Entradas y Salidas del Almacn.

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

Programacin: Muestra los siguientes parmetros para la Programacin del Cuadro de Necesidades. Distribucin del Techo Presupuestal: Se carga automticamente

desde el Mdulo ADMIN. Registro de Fase Requerido por tem: Se carga automticamente

desde el Mdulo ADMIN.

Control de Ppto. de CN: Puede ser Con Control o Sin Control de Techo.

Control de Etapas del Techo Presupuestal: Indica si el Techo Presupuestal se encuentra en la etapa Anteproyecto /Proyecto o Aprobacin del Presupuesto.

Control de Fase de Cuadro de Necesidad: Fase en la cual se Inicia la Programacin del Cuadro de Necesidades.

Estado del Plan Anual de Obtencin PAO: Indica la Apertura o Cierre

del Plan Anual de Obtencin PAO.

Control de Techo en Requisicin PAO: Puede ser Con Control o Sin Control de Techo en las Requisiciones del PAO.

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

Inventario Inicial de los Almacenes: Ao y mes que se realiza el registro del Inventario Inicial de los Almacenes.

Inventario Inicial de Patrimonio: Ao y mes de registro del Inventario

Inicial de Patrimonio, por defecto muestra el mes de Enero.

Proceso Contable de Patrimonio: Ao y mes en que se encuentra el Proceso Contable en el Mdulo de Patrimonio.

Inventario Inicial: Contiene opciones para definir los procedimientos en el registro del Inventario Inicial de Almacenes, segn los siguientes parmetros:

Tipo de Registro en Inv. Inicial / NEA: Puede ser Registro de Precio

Unitario o Registro de Valor Total.

Manejo de impresin de PECOSA: Se visualiza la informacin registrada en Parmetros de Ejecutora del ADMIN (Con o Sin Lote).

Mtodo del Proceso del Almacn: Se visualiza la informacin

registrada en Parmetros de Ejecutora del ADMIN (Promedio o PEPS).

Pedidos: Contiene el parmetro Edicin de Correlativos, el cual puede ser

Editable y No Editable.

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

Adquisicin: Contiene el parmetro Medio de Pago (Valor Predeterminado). Por defecto, el Sistema muestra el siguiente Medio de Pago , el cual se visualizar en la opcin Afectacin Presupuestal del Sub Mdulo Gestin Presupuestal. Puede ser modificado manualmente.

Marco: Muestra la Opcin Presentacin del Marco PIM, con las

siguientes alternativas:

0: Marco PIM. 1: Marco PIM por Centro de Costo.

Luego de registrar o modificar datos en esta ventana, al dar clic en el cono

Grabar , el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando SI, se actualizar la informacin.

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

3.1.3.2 El ingreso a la opcin Carga General de los Datos del SIAF es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Carga General de Datos del SIAF, como se muestra en la siguiente ventana:

Carga General de los Datos del SIAF

Al ingresar a la ventana Carga General de Tablas del SIAF, el Sistema permitir realizar el proceso de carga desde las Tablas del Sistema Integrado de Administracin Financiera - SIAF, de los siguientes datos necesarios para la funcionalidad del Mdulo: - Fuente de Financiamiento. - Meta. - Metas del Encargo. - Calendario del Encargo. - Expediente del Encargo / Mes. - Expediente del Encargo No DNTP. - Encargante / Expediente.

Para realizar esta carga, es importante que el Usuario haya realizado la configuracin del ODBC, registrando el nombre de origen de datos INTF_SIGA_SIAF, en la opcin de DSN de Usuario de la ventana de Administracin de Orgenes de Datos (ODBC).

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

Para realizar el proceso de carga, el Usuario deber marcar con un check , las opciones que requiera procesar.

Luego, dando clic en el cono Grabar el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dar S para confirmar el proceso de carga, mostrndose en la parte inferior de la ventana una barra de ejecucin de proceso.

Contr

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Versin 5.5.0

Seguidamente, al dar clic en el cono Imprimir , el Sistema presentar la ventana Reporte, mostrando la siguiente relacin de reportes que pueden filtrarse por ao:

Reporte Relacin de Funciones: El reporte de Relacin de Funciones muestra la informacin de las Funciones que componen las Cadenas Presupuestales, indicando los datos de Funcin, Nombre y Estado (Activo o Inactivo).

Reporte Relacin de Programas Funcionales: El reporte de Relacin de Programas Funcionales muestra la informacin de los Programas Funciones que componen las Cadenas Presupuestales, indicando los datos de Programa Funcional, Nombre y Estado (Activo o Inactivo).

Contr

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Versin 5.5.0

Reporte Relacin de Sub Programas Funcionales: El reporte de Relacin de Sub Programas Funcionales muestra la informacin de los Programas Sub Funciones que componen las Cadenas Presupuestales, indicando los datos de Sub Programa Funcional, Nombre y Estado (Activo o Inactivo).

Reporte de Relacin de Actividad / Proyecto: El reporte de Relacin de

Actividad / Proyecto muestra la informacin de las Actividades y Proyectos, indicando los datos de Actividad / Proyecto, Nombre y Estado (Activo o Inactivo).

Reporte Relacin de Componentes: Muestra el listado de Componentes, indicando su Estado (Activo o Inactivo).

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

Reporte Relacin de Finalidades: El Reporte de relacin de Finalidades

muestra la informacin de la Finalidad, Nombre y Estado.

Reporte Relacin de Metas.: El Reporte de relacin de metas muestra la informacin de la Cadena Funcional, Programa, Sub Programa, Actividad / Proyecto, Concepto, Meta, Finalidad, Secuencia Funcional, Descripcin y Estrategia Nacional.

Reporte Relacin de Unidad de Medida: El Reporte de relacin de unidad

de medida muestra la informacin de la Unidad de Medida, Nombre, Abreviatura y Estado (Activo o Inactivo).

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

Reporte Relacin de Fuentes de Financiamiento: El Reporte de relacin de fuentes de financiamiento muestra la informacin de Fuentes de Financiamiento, Rubro, Nombre y Estado (Activo o Inactivo).

Reporte Relacin de Fuente de Financiamiento por Ejecutora: El

Reporte de relacin de fuentes de financiamiento muestra la informacin de Fuentes de Financiamiento, Rubro, Nombre y Estado (Activo o Inactivo).

Contr

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Cali

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Versin 5.5.0

3.1.3.3 Carga de Datos del SIGA El ingreso a la opcin Carga de Datos del SIGA es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Carga de Datos del SIGA, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a la ventana Carga de Datos del SIGA, el Sistema permitir realizar la importacin de archivos para la Actualizacin e Inactivacin de los tems de bienes y servicios del Catlogo SIGA MEF. El Sistema mostrar la ventana Importacin de Archivos, que contiene los campos Insercin de Registros e Inactivar Registros segn Catlogo MEF, cuya operatividad es la siguiente: Insercin de Registros.- En esta opcin, el Sistema permitir insertar nuevos tems de Bienes y Servicios que se incorporarn en el Catlogo SIGA MEF. Ingresando al botn , el Sistema mostrar la ventana para realizar la bsqueda del archivo RAR.

Contr

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Versin 5.5.0

El Usuario seleccionar el archivo correspondiente y dar . Es necesario que los archivos RAR se copien en la raz donde se encuentra el Ejecutable.

Luego se visualizar la ruta correspondiente de acuerdo al archivo enviado por el rea de Catalogacin.

Seguidamente, dar clic en el botn , mostrndose el siguiente mensaje:

Dando S, el Sistema iniciar el proceso de actualizacin.

Contr

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Versin 5.5.0

Seguidamente, mostrar el siguiente mensaje:

Dando Aceptar, culminar con el proceso.

Inactivar Registros segn Catlogo MEF.- En esta Opcin, el Sistema permitir inactivar tems de Bienes y Servicios del Catlogo SIGA MEF, segn su movimiento en el ao. Ingresando al botn , el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando S, realizar el proceso de actualizacin, mostrndose el siguiente mensaje:

Finalmente dando Aceptar, culminar el proceso.

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Versin 5.5.0

Ingresando al botn , el Sistema mostrar la ventana Listado de Proceso, con la siguiente relacin de Reportes: tems Actualizados, tems No Actualizados, tems No Actualizados por Error.

El Usuario seleccionar una de las opciones y luego dar clic en el cono Imprimir .

Reporte Listado de tems Actualizados: El Reporte de tems actualizados

muestra la informacin de Tipo Bien, tem y Descripcin.

Reporte Listado de tems No Actualizados: El Reporte de tems no

actualizados muestra la informacin de Tipo Bien, tem y Descripcin.

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Versin 5.5.0

Reporte Listado de tems No Actualizados por Error: El Reporte de tems no actualizados por error muestra la informacin de Tipo Bien, tem y Descripcin.

Para salir de la ventana principal, dar clic en el botn .

3.1.3.4 Consolidados La opcin Consolidados contiene las siguientes dos opciones: 3.1.3.4.1

El ingreso a la opcin Consolidados Exportar Informacin es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Consolidados->Exportar Informacin, como se muestra en la siguiente ventana:

Exportar Informacin

Al ingresar a esta opcin el Usuario podr realizar el proceso de Exportacin de Datos con la finalidad de enviar informacin referente a la UE. 1- Exportar Informacin

Ingresando a esta Opcin, el Sistema muestra la ventana Exportar Informacin de Consolidacin, donde deber seleccionar el Ao y los Meses a procesar.

: Esta opcin permite al Usuario preparar informacin de la Unidad Ejecutora y realizar la exportacin de datos.

Contr

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Versin 5.5.0

Luego presionar el botn Preparar Informacin.

Concluido el Proceso, dar clic al botn Exportar Informacin, y seleccionar la Unidad o Carpeta donde exportar los Datos.

Finalmente dando Aceptar, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Contr

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Versin 5.5.0

3.1.3.4.2

El ingreso a la opcin Consolidados Importar Informacin es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Consolidados->Importar Informacin, como se muestra en la siguiente ventana:

Importar Informacin

El Usuario al ingresar a esta opcin podr realizar el proceso de Importacin de Datos con la finalidad de actualizar informacin referente a la Unidad Ejecutora. 2-

Esta opcin permite al Usuario Importar informacin consolidada.

Importar Informacin

Al ejecutar el botn Seleccionar Archivo, el Sistema activar una ventana Windows para ubicar el archivo a importar. Luego, seleccionar la Unidad o la Carpeta donde est la informacin y dar clic en el botn Abrir.

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Versin 5.5.0

Seguidamente, dar clic en el botn .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Dar Aceptar para culminar con el proceso.

Contr

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Versin 5.5.0

3.1.3.5 Meta Propuesta/Aprobada El ingreso a la opcin Meta Propuesta/Aprobada es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Meta Propuesta/Aprobada, como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opcin, el Sistema permitir consultar y eliminar las Metas Programticas y Estratgicas cargadas desde el Mdulo ADMIN. En la cabecera de la ventana se muestran los siguientes campos, filtros y botones: Ao: Ao en el cual se cargaron las Metas Propuestas o Aprobadas. Fase Actual: Fase en la que se encuentra la Programacin del Cuadro de

Necesidades. Por defecto, el campo se muestra bloqueado. Fase Filtro: Puede filtrarse por Requerido, Programado y Aprobado. Filtros: Meta Estratgica, Meta Programtica y Todos.

Contr

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Versin 5.5.0

: Ingresando a este botn, el Sistema mostrar la ventana del mismo nombre, en la cual se visualizarn los Programas Estratgicos y sus Cadenas Funcionales correspondientes. En caso la Cadena Funcional Estratgica se encuentre asignada a la Entidad, se mostrar con un Check . Adems se indicar si es de tipo Kit o Gestin.

: Ingresando a este botn, el Sistema presenta la ventana Tarea por Meta, mostrando informacin solamente para Metas Estratgicas. Para Metas Programticas se mostrar en blanco.

Para eliminar una Meta, el Usuario activar el men contextual y har clic en la opcin , mostrndose la siguiente pregunta:

Dando SI, el Sistema confirmar la eliminacin de la Meta, con el siguiente mensaje:

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Versin 5.5.0

Para eliminar masivamente todos los registros, el Usuario dar NO a la pregunta anterior, mostrndose el siguiente mensaje:

Si la Meta a eliminar se encuentra en movimiento, el Sistema enviar al Usuario el siguiente mensaje:

Asimismo, al dar clic en el cono Imprimir , el Usuario podr seleccionar las siguientes opciones de Reportes: Requerido, Programado y Aprobado.

Reporte Metas Propuestas - Requerido: El Reporte metas propuestas

fase requerido muestra la informacin de Meta Propuesta, Programa Estratgico, Funcional, Programa, Sub Programa, Actividad / Proyecto, Compromiso, Cdigo Marca, Finalidad, Nombre, Marca Estratgica, Tipo, Meta Fsica y Unidad.

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Versin 5.5.0

Reporte Metas Propuestas - Programado: El Reporte metas propuestas fase Programado muestra la informacin de Meta Propuesta, Programa Estratgico, Funcional, Programa, Sub Programa, Actividad / Proyecto, Compromiso, Cdigo Marca, Finalidad, Nombre, Marca Estratgica, Tipo, Meta Fsica y Unidad.

Reporte Metas Propuestas - Aprobado: El Reporte metas propuestas fase

Aprobado muestra la informacin de Meta Propuesta, Programa Estratgico, Funcional, Programa, Sub Programa, Actividad / Proyecto, Compromiso, Cdigo Marca, Finalidad, Nombre, Marca Estratgica, Tipo, Meta Fsica y Unidad.

Contr

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Versin 5.5.0

3.1.3.6 Equivalencia Meta

El ingreso a la opcin Equivalencia Meta es siguiendo la ruta: Tablas- >Parmetros->Equivalencia Meta, como se muestra en la siguiente ventana:

En esta Opcin, el Sistema permite realizar la equivalencia de Metas Programticas y Estratgicas de una Fase a otra, lo cual ayudar en el cierre de la Programacin del Cuadro de Necesidades. Para realizar la equivalencia, el Usuario deber cargar previamente las Metas de la Fase anterior en el Mdulo General ADMIN. En la parte superior de la ventana muestra los siguientes campos: Ao: Ao en el cual se cargaron las Metas Propuestas o Aprobadas. Fase Actual: Fase en la que se encuentra la Programacin del Cuadro de

Necesidades. Por defecto, el campo se muestra bloqueado.

Equivalencia: Fases de la equivalencia (De Requerido a Programado y De Programado a Aprobado).

Contr

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Versin 5.5.0

La Asignacin de Metas se puede realizar de la siguiente manera: 1. Asignacin por Defecto.- Dando clic en el botn ,

el Sistema realizar la equivalencia automticamente, de acuerdo a las

Metas de la Fase Actual. Luego, el Usuario dar clic en el cono Grabar .

2. Asignacin Individual.- el Usuario podr realizar la seleccin individual

desde la columna Meta Prog.

Para el caso de las Metas Programtica o Estratgicas, al seleccionar una Meta diferente a la Meta de la Fase Actual, el Sistema mostrar la siguiente Pregunta:

Al Dar SI, el Sistema cambiar la Meta seleccionada. Para el caso de Metas Estratgicas con Finalidades diferentes, no pasar la informacin de la Programacin y Autorizacin del Cuadro de Necesidades.

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Versin 5.5.0

Al realizar la equivalencia de Metas de la Fase Programado a Aprobado, el Sistema muestra el botn , el cual permite realizar la asignacin de las Metas por Centro de Costo de la Fase Actual, mostrando la siguiente pregunta:

Dando Si, el Sistema realizar la equivalencia.

Dando Aceptar culminar el proceso.

3.1.4 Centro de Costo El ingreso a la opcin Centros de Costo es siguiendo la ruta: Tablas- >Centros de Costo, como se muestra en la siguiente ventana:

En el men Centro de Costo, el Sistema permitir registrar y consultar los Centros de Costo que cuenta la Entidad. En la parte superior de la ventana muestra los siguientes campos de bsqueda:

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Versin 5.5.0

Ao: Ao en que se registro los Centros de Costo. Estado: Puede ser Activo o Inactivo. Sede: Filtro de Sedes correspondientes a la Entidad. Centro de Costo: Bsqueda por descripcin de Centro de Costo.

Para crear un nuevo Centro de Costo, el Usuario activar el men contextual y seleccionar la opcin , mostrndose la ventana Datos Generales.

En esta ventana se registrarn los siguientes campos: Ao: Ao en que se registrar el nuevo Centro de Costo. Control Presupuestal: Indicar con un check que el Sistema realizar el

Control Presupuestal en la Programacin del Cuadro de Necesidades. Nivel: Se indica el Nivel del Centro de Costo. Puede ser Principal (1er Nivel) o

Dependientes (2do Nivel, 3er Nivel, 4to Nivel y 5to Nivel). Cdigo: Nmero correlativo del registro de los Centros de Costo. Cod. Nivel Anterior: Cuando se registre el 1er Nivel, este campo se mostrar

bloqueado. A partir del 2do Nivel se registrar el nivel anterior. DASA (Direccin de Abastecimiento y Servicios Auxiliares): Indicar con un check

al Centro de Costo responsable de la autorizacin de los Pedidos. Resp. Medicamento: Indicar con un check el Centro de Costo autorizado de

realizar los Pedidos de Compra y Atencin de Medicamentos. Estado: Activo o Inactivo. Descripcin: Nombre del Centro de Costo. Abreviacin: Abreviatura del Centro de Costo. Sede: Sede en la cual se encuentra ubicado el Centro de Costo. Responsable: Persona encargada del Centro de Costo. Cuenta con dos iconos:

cono Bsqueda : Mediante el cual, el Sistema mostrar la ventana

Bsqueda de Datos, para seleccionar al personal responsable.

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Versin 5.5.0

Icono Nuevo : el Sistema mostrar la ventana Registro de Datos del Responsable del Men Personal, para llenar los datos.

Asimismo podr visualizar estos datos, ingresando a la carpeta amarilla .

Nro. Personas: Cantidad de Personas que pertenecen al Centro de Costo. Fecha: Fecha de registro de los datos del Centro de Costo. Rol: Sirve para definir el tipo de actividad del Centro de Costo dentro de la Unidad

Ejecutora. Puede ser Administrativo o Punto Entrega de Servicio. Luego de registrar toda la informacin, el Usuario dar clic en el cono Grabar , incorporndose el nuevo Centro de Costo.

Podr visualizarse el detalle del Centro de Costo, ingresando a la carpeta amarilla .

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Versin 5.5.0

De igual manera para eliminar un Centro de Costo, se ubicar en el registro, activar el men contextual opcin . El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando SI, el registro ser eliminado. En caso el Centro de Costo haya tenido movimiento, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Asimismo, en la parte superior de la ventana Centro de Costo, se cuenta con cuatro botones:

1. .- Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar la ventana Carga de Tareas Generales por Centros de Costo, la cual permitir asignar las Tareas a los Centros de Costo por Actividad o Proyecto y por ao. En la parte superior de esta ventana, se muestran los filtros correspondientes, los que se activarn marcando con un check . Luego de definir el Tipo de Tarea (Actividad o Proyecto), el Usuario podr seleccionar individualmente las Tareas Generales o realizar la carga masiva marcando con un check en .

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Versin 5.5.0

Seguidamente, dar clic en el cono Grabar , mostrando el siguiente mensaje:

Dando SI, procesar la asignacin.

Dar Aceptar, para culminar el Proceso.

Para extornar la asignacin de un Centro de Costo, el Usuario seleccionar el botn , mostrndose el siguiente mensaje:

Dando SI, el Sistema realizar el extorno.

Dando Aceptar, culminar con el proceso.

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Versin 5.5.0

2. : Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar la ventana de consulta Tareas por Centros de Costo / Meta, mostrando informacin de Centro de Costo por Fuente de Financiamiento, Meta, Tareas, Act/Proy, Ppto y Uso por ao.

Asimismo, esta informacin se presenta de la siguiente manera:

- Por Programacin: Se visualizarn las Tareas Comunes de las Metas Propuestas y Aprobadas para la Programacin de Cuadro de Necesidades.

- Por Centro de Costo: Se visualizarn las Tareas Comunes y Personalizadas registradas en el Cuadro de Necesidades.

3. : Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar la ventana Datos Generales, indicando la Fase activa de la Programacin. En la parte superior muestra los datos del Centro de Costo y en la parte inferior el campo Meta Propuesta x Centro de Costo, donde el Usuario incorporar las Metas Propuestas y Aprobadas de la Fase Activa. Contando adems con los filtros Meta Aprobada, Meta Propuesta y Fase.

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Versin 5.5.0

Para Insertar una Meta, activar el men contextual y seleccionar la opcin , mostrndose la siguiente ventana:

El Usuario, luego de seleccionar una Meta y Fuente de Financiamiento, dar clic en el cono Grabar , seguidamente Salir para visualizar el registro. Ingresando a la carpeta amarilla , se visualizar el detalle de la Meta.

4. : Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar la ventana del mismo nombre, donde se generarn las Plantillas de Gastos Generales para la Programacin del Cuadro de Necesidades.

En la parte superior de la ventana, cuenta con los siguientes filtros y botones: Ao: Por defecto mostrar el Ao de Sistema, tambin permitir seleccionar

aos anteriores. FF/ Rb: Permitir seleccionar la Fuente de Financiamiento del Gasto General. Act / Proy: Permitir seleccionar Metas de Tipo Actividad y Proyecto. Rubro: Permite visualizar y seleccionar los Tipos de Gastos Generales. : Ingresando a este botn, el Sistema mostrar la relacin de Gastos

Generales a seleccionar, los cuales se seleccionar marcndolos con un check .

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Versin 5.5.0

: Al ingresar a este botn, el Sistema permitir cargar las Metas por Centro de Costo para el Rubro de Gastos Generales seleccionado.

Seguidamente dar Grabar , mostrndose el siguiente mensaje:

Dando Aceptar, el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

manual usuario mod logistica

Documents

carga de datos sis

carga general

datos generales

gestin administrativa

registro de personal

reporte de personal

oficina general

meta propuestaaprobada