manual timenet

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Pgina: 1/50 Manual de Usuario - Siglo XXI-RZB

TIMENET Versin 7.7

Sistema de Control de Asistencia

INTRODUCCION

Es hora del gran cambio, Murdoch Sistemas S.A., le presenta la solucin tecnolgica para el control de asistencia en su institucin: El X628/Timetech.

Olvdese de las calculadoras, sumadoras, tarjetas de cartn, lapiceros, fotochecks, ahorre tiempo y dinero, con X628/Timetech. Todo es ms fcil.

Qu es X628?

Es un reloj de control de asistencia, que vlida el ingreso y salida de los trabajadores con la lectura de la huella digital (reloj biomtrico).

Lectura de huella digital en un segundo por trabajador.

Para saber que te registraste, en la pantalla del reloj se muestra el nmero registrado, la hora en que lo hiciste, adems se enciende una luz de color verde y por si fuera poco, el reloj habla, Si, le dir Acceso Correcto. Cuenta con conexin TCP/IP.

Que es TIMETECH?

El sistema de control permite descargar la data del reloj a travs de la red de su empresa, no esclaviza a una computadora

La transmisin de datos demora segundos y obtendr lo siguiente:

Reporte de Entradas y Salidas del Personal Reporte de Tardanzas Reporte de Faltas Reporte de Exceso de Refrigerio Reporte de Papeletas o justificaciones por inasistencias justificadas (Descansos

Mdicos, Subsidios por enfermedad, Vacaciones, Comisiones de Servicios, etc). Todas las justificaciones pueden ser por horas por das completos Todos los reportes pueden ser solicitados por Empresa, Area, trabajador, por da,

semana, mes o por las fechas que el usuario desee. Tambin puede solicitar sus reportes detallados (da por da) resumidos (solo

totales). Adems los reportes pueden salir valorizados, Si, valoriza las tardanzas, faltas, horas

extras, etc. Si deseas trabajar con la data de asistencia en otros sistemas, pues, la data se exporta

en formatos Excel, DBF TXT, con solo un click. Registro Permanente de Control de Asistencia, segn las normas del Ministerio de

Trabajo.




ALCANCE Y OBJETIVOS DE ESTE MANUAL

Este manual tiene como objetivo asistirlo en la comprensin y operacin del Programa TIMENET. El mismo lo guiar paso a paso para la correcta operacin del sistema pero de ninguna manera pretende ser un curso de operacin de la computadora ni de su sistema operativo.

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

TIMENET fue programado para los sistemas operativos WINDOWS NT, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, Windows Vista, Windows 2003 Server, que corren sobre computadoras IBM compatibles.

Para su instalacin requiere la siguiente configuracin mnima:

IBM PC/ PENTIUM IV de 1.8 MHZ 256 MB de Memoria Libre. Sistema operativo: Windows 2000, Windows XP, Windows Vista Windows 2007. Impresora Archivo de marcaciones del Registrador Computarizado (Reloj lectora)

DETECT.REG Para modelos de relojes con conexin TCP/IP la computadora debe de estar en

RED y para los modelos de relojes con comunicacin serial la computadora debe de contar con un puerto serie disponible (COM1, COM2).




INSTALACION DEL SISTEMA

Una correcta instalacin de TIMENET, se realiza con un programa de instalacin automtica llamado SETUP.EXE, que crear los directorios y copiar todos los archivos necesarios en su disco rgido, es auto explicativo y muy simple.

Asumimos que Ud. conoce los comandos del sistema Operativo, mediante el cual recomendamos hacer una copia del disco original y guardar los mismos en lugar seguro, usando la copia para la instalacin.

PARA INSTALAR TIMENET EN SU DISCO DURO:

Ubique en el CD la carpeta con el nombre UNA _ COMPUTADORA. Dentro de la carpeta ubicar el archivo SETUP.EXE. Ejecute a SETUP.EXE haciendo doble clic oprima la tecla ENTER Para tener uniformidad en la instalacin se recomienda hacerlo dentro de una

carpeta llamada TIMENET2010. Siga las instrucciones que le dar el programa de instalacin.

Una vez concluida la instalacin Ud. deber reiniciar su PC, para que el sistema sea reconocido correctamente.

Ahora se deber crear un acceso directo en el escritorio de Windows, el archivo ejecutable es TIMENET.EXE, esta ubicado en la carpeta donde se instal el programa (C:\TIMENET2010).

Se ingresa al sistema por defecto con cdigo LEO y password LEO inmediatamente hacer Click en el botn Aceptar.

PARA INSTALAR TIMENET EN SU SERVIDOR:

Esta opcin debe de ser trabajada por el administrador del rea de sistemas

Ubique en el CD la carpeta con el nombre PARA_SERVIDOR

Este aplicativo NO se instala en el servidor, solo se copia y se hace funcionar, ya cuenta con las libreras necesarias para trabajar.

Crear una carpeta en el Servidor y copiarle todo el contenido de la carpeta PARA_SERVIDOR del CD.

Darle al usuario que tendr a cargo el manejo del sistema de asistencia, las propiedades completas de lectura y escritura (control total), sobre la carpeta del sistema.

Luego en la computadora del usuario del sistema de asistencia, se deber de hacer lo siguiente:

Se deber de MAPEAR la carpeta de asistencia como una unidad de red (R:, L:, ETC), de tal forma que cada vez que inicie sesin se conecte automticamente.




Crear un acceso directo al programa llamado TIMENET.EXE

NOTAS SOBRE LA INSTALACION:

En una computadora:

Si en la computadora ya tiene instalada la aplicacin, tome en cuenta que al momento de re - instalar el programa, este sugiere el mismo nombre de carpeta (C:\TIMENET2010), por lo cual si no tiene una copia del programa que ya instal con la data cargada de sus trabajadores, puede perder los datos. Deber utilizar un nuevo nombre de carpeta para su nueva instalacin.

En el servidor:

El contenido de la carpeta de asistencia en el servidor debe de contener lo siguiente:

Contenido de las carpetas:




La carpeta DATOS contiene toda la informacin de asistencia. La carpeta FOTOS contiene las fotografas de los trabajadores en formato JPG y la carpeta REPORTES contiene los archivos en formato EXCEL que se generen por parte del usuario del sistema de asistencia. La carpeta CONVERT convierte el formato de su reloj antiguo al reloj MURDOCH.

EL SISTEMA DE MENUES

El Sistema de mens le permite acceder a todos las opciones, esta es la forma en la que Ud. le dir a TIMENET lo que debe hacer. En todo momento Ud. ver una lnea superior, a la que llamamos la barra de mens, uno de los ttulos ser resaltado presionando la tecla ALT y usted podr cambiar el resaltado mediante las flechas hacia abajo a otro men con comandos que se seleccionan y ejecutan de igual forma.

Este sistema de Mens desplegables con la ayuda del Mouse le brinda acceso a todas las opciones y comandos del programa en forma rpida y simple.

ELIGIENDO UN COMANDO:

Elija un Men de la barra de mens movindose horizontalmente mediante las flechas y oprima ENTER. Tambin puede introducir la letra del ttulo del men que est subrayado.

Por ejemplo, para mostrar el men Reportes oprima ALT y luego la tecla R.

Use las flechas para moverse verticalmente y elegir el comando deseado, luego oprima ENTER aqu tambin puede oprimir la letra del ttulo del men que est subrayado.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Tambin podemos usar la Barra de Herramientas, la cual contiene botones que nos permiten acceder a todas las opciones del sistema de forma rpida y simple. Si colocamos el Mouse sobre alguno de los botones veremos que aparece un mensaje en un pequeo rectngulo que nos indica a que rea podemos ingresar al hacer clic sobre el botn seleccionado.




A continuacin le indicamos las reas a las que pertenece cada uno de los botones:

Sirve para declarar el nombre de los grupos de trabajo de donde se distribuirn las reas condicin laboral.

Sirve para declarar el nombre de los Niveles de la institucin, los cuales servirn para agrupar a los trabajadores y clasificar los reportes.

En esta rea se da mantenimiento a la base de datos de Trabajadores, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.

Con este icono se da mantenimiento a los datos de Horarios, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.




Con este icono se da mantenimiento a los datos de Calendarios, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.

Con este icono se da mantenimiento a la tabla de Feriados, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.

Con este icono se da mantenimiento a la tabla de datos de Papeletas o Justificaciones, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.

Con este icono se da mantenimiento a la tabla de datos de Usuarios del Sistema, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.

Con este icono se da mantenimiento a la base de datos de Parmetros, ingresos, egresos y modificacin de datos de los mismos.

Con este icono se da mantenimiento a la base de datos de Registraciones o Movimientos, ingresos, egresos y modificacin de papeletas asignadas a los trabajadores.




Con este icono se realiza el Reindexado o Reconstruccin de ndices de las Bases de Datos del sistema.

Con este icono se realiza la Integracin de Marcaciones provenientes del reloj (archivo DETECT.REG). Fijar en la opcin PARAMETROS - GENERALES la ruta o carpeta donde se encuentra este archivo. Ejemplo C:\LINEAR.

Con este icono permite salir del sistema. En todas las reas de trabajo de TIMENET veremos el mismo botn (Puerta abierta), que representa la Salida.

El sistema TIMENET no tiene un rea

diseada para realizar copias de

seguridad (backup) de los datos, por lo

que el usuario deber de elegir el medio

para realizar dicha funcin.

Lo ideal es una copia se seguridad

mensual de la carpeta.




CARGA DE BASES OPERATIVAS

Antes de comenzar a cargar las bases de datos operativas debemos pensar como hemos de organizar la informacin. Todo sistema informtico requiere una descripcin muy precisa de los datos que maneja, y si no hacemos un anlisis preliminar puede resultar una complicacin innecesaria.

Aconsejamos leer detenidamente esta seccin antes de comenzar a cargar datos en el sistema, y luego comenzar a hacerlo respetando el orden de carga.

ORDEN DE CARGA

Las Bases de Datos deben llenarse en el orden en el que aparecen:

1) Empresa 2) reas Laborales Sectores de Empresa 3) Horarios 4) Calendarios 5) Trabajadores 6) Papeletas o Justificaciones 7) Feriados 8) Agendas

En todas las pantallas de trabajo de TIMENET, veremos los mismos botones, los cuales servirn para hacer uso de la informacin, a continuacin pasamos a detallarlos:

Retrocede al primer registro

Retrocede al siguiente registro

Avanza al siguiente registro

Avanza al final registro

Agrega un nuevo registro

Edita los datos de registros para modificarlos




Graba la informacin ingresada

Anula los ingresos de datos, no graba.

Elimina el registro seleccionado.

Busca informacin dentro de un mdulo

Emite un reporte por pantalla de la informacin del mdulo donde nos encontremos.

Los Botones son caractersticos en todas las pantallas y es muy entendible.

NUEVO EDITAR

BORRAR GRABAR

CANCELAR IMPRIMIR

SALIR




EMPRESA

En esta pantalla se ingresan los nombres de las empresas con las cuales funcionar el sistema, los reportes que se desea visualizar se clasificarn por empresa. Estos datos se ingresan en esta ventana:

NIVELES DE EMPRESA

Se debe de ingresar el organigrama de la Empresa, es decir el nombre de los grupos de trabajo con el fin de poder asignarle esta informacin a los trabajadores, consiguiendo emitir reportes especficos con informacin organizada.

Si efectu cambios en los campos debe de hacer clic en el botn GRABAR.




SUB NIVELES DE LA EMPRESA

En esta pantalla es donde se ingresan los Sub - niveles de la Empresa de los Niveles superiores que se crearon en la pantalla anterior. Esto sirve para organizar a los trabajadores dentro de la institucin y sacar reportes por dichos departamentos creados que luego sern asignados en la Ficha del trabajador.

Se les asigna un nmero y una descripcin. Para poder modificar el nombre de un rea se debe de hacer clic en ella para seleccionarla y luego hacer clic en el botn EDITAR.

Luego para cargar los rubros existentes dentro de CONDICION LABORAL, debemos de seleccionarla y hacer clic en el botn nuevo y crear una a una las condiciones laborales de los trabajadores.




NOTA IMPORTANTE:

El modulo de Empresa, Niveles de Empresa, Sub Niveles de Empresa y Trabajadores, peridicamente ser actualizada por el rea de sistemas de su institucin. Pero de todas maneras en este manual se les indica como ver dicha informacin.

TRABAJADORES

Cada trabajador cuenta en el sistema con la siguiente informacin:

1. CODIGO * - Identifica al Trabajador en el Sistema

2. APELLIDOS * - Apellidos del Trabajador

3. NOMBRES * - Nombres del Trabajador

4. TARJETA * - Relaciona las marcaciones efectuadas en el reloj con el Trabajador.

5. CALENDARIO * - Es el calendario donde estn registrados todos los horarios laborales a cumplir en el ao, incluyendo feriados.

6. DIRECCION - Domicilio del trabajador

7. DISTRITO - Distrito del domicilio del Trabajador (Cdigo Postal)

8. TELEFONO - Telfono del Trabajador




9. FECHA DE INGRESO - Fecha de Ingreso a la institucin.

10. FECHA DE CESE - Fecha en que el trabajador es dado de Baja. Al da siguiente de esta fecha, el trabajador ya no aparecer en el reporte solicitado.

11. DOC. DE IDENTIDAD - DNI LE del Trabajador

12. SEXO - Se registra si es Hombre Mujer el Trabajador. 13. CARGO - Cargo laboral dentro de la Institucin.

14. INCLUYE EN REPORTE -Si el valor esta en N, el trabajador NO aparece en el Registro Permanente De Control De Asistencia, significa que este trabajador tiene un cargo de confianza o no es sujeto a fiscalizacin. Todos los trabajadores deben de tener el valor S.

15. FOTOGRAFIA - La fotografa del Trabajador debe tener como nombre, l Nmero del trabajador. Ingrese en el cuadro solamente el nombre sin la extensin del archivo JPG.

Las fotos deben de estar contenidas dentro de la carpeta del sistema de asistencia, en una carpeta llamada fotos

16. AREA - rea laboral sector de trabajo del Trabajador. Para modificar el valor asignado debemos de hacer clic al botn V

17. CONDICIN LABORAL - Se agrega la condicin laboral del Trabajador. Para modificar el valor asignado debemos de hacer clic al botn V

18. TIPO DE TRABAJADOR -Se clasifica a lo trabajadores en Obreros y Empleados.

NOTA: * Los cinco primeros campos son bsicos necesarios para poder controlar la Asistencia al Trabajador.

El resto de campos no detallados no son importantes para el control, son datos accesorios.

En la ventana de ejemplo podemos ver que el trabajador tiene asignado un rea, una condicin laboral, calendario, etc.

Bsqueda de datos de trabajadores:




En el apartado BUSCA POR se selecciona el dato a buscar y luego ingresar el valor en el recuadro, el sistema efectuar la bsqueda automticamente y debemos de seleccionar de la lista al trabajador a tratar para luego hacer clic en el botn SALIR.

AGENDAS

En esta pantalla se programan las incidencias a los trabajadores de das completos, en rango de fechas desde un inicio hasta un final. Por ejemplo podemos mencionar.

Descanso Mdico ms de un 5 da Vacaciones a los trabajadores Licencia sin goces de Haber y Otros similares.

Se justifican las faltas en el sistema, es as que, cuando decida emitir reportes de asistencia de los trabajadores, estas ausencias estarn justificadas.

Lo que se tiene que hacer es lo siguiente: Identificar al trabajador a buscar por el Botn de la Lupa en la Parte Inferior de la

Pantalla, apareciendo otra pantalla, debe decidir en que orden buscar, luego se ubica en el registro deseado y Cerrar la Pantalla.

Luego Hacer Clic en el Botn Nueva Incidencia y se Habilitara el acceso para que Ud. elija la Incidencia o Justificacin y el rango de Fechas que comprender la misma ingresando da y mes.

Adems puede ingresar un motivo para hacer el ingreso de papeleta ms explicativo.

Una vez ingresado los datos anteriores quedan habilitados los botones Grabar y Cancelar. Si eligi grabar aparecer en el cuadro la incidencia programada.

Adems tenemos los botones Editar para modificar algo que ya est programado y Eliminar para borrar algo que ya est programado.




HORARIOS

A los horarios que incluyan almuerzo deben de agregar el valor en el apartado Refrigerio. Este tiempo ser restado del total de horas del horario en el reporte de computo de horas.

HORARIOS NORMALES (N)

Son aquellos que se desarrollan en el periodo de una semana y no varan con el transcurso de las mismas. La entrada y salida del horario se registran en un mismo da.

Ejemplo de definicin de horarios:

De Lunes a Viernes desde las 08:00 Hrs Hasta las 16:00 Hrs Con una tolerancia de ingreso de 5 minutos. Este es un tpico horario corrido administrativo, expresado en la forma usual. Las personas que deban cumplir este horario deben entrar antes de las 08:00 Hrs y pueden salir a partir de las 16:00 Hrs.

Si alguien entra luego de las 08:00 Hrs, o sale antes de las 16:00 Hrs El sistema le computar menos horas de trabajo y estas aparecern en una columna del reporte llamada HORAS DEBE.

Para definir este horario en el campo Tipo tendr que colocar la Letra N de Normal.

HORARIO DESCANSO (FESTIVO (D))

Es el horario que se le asigna en el calendario laboral a los trabajadores que tienen da de descanso. Para definir este horario en el campo Tipo tendr que colocar la Letra D de Descanso.




Si un trabajador descansa los das domingos, se deber de asignar el horario festivo a los das domingos.

HORARIOS ROTATIVOS (R)

Son horarios que tienen relacin unos de otros debido a la modalidad de trabajo. En un rango de fechas un trabajador puede cambiar de turno de trabajo segn como lo soliciten, una semana de da, una de tarde y otra de noche, sin necesidad de estar cambiando manualmente, el sistema lo asume de forma automtica.

Para definir este tipo de Horario debe tener en cuenta en como estn organizados los turnos de los Horarios. Para que sea ms entendible vamos a definir un Horario Rotativo.

1er Turno de 07:00 AM Hasta las 14:00 PM. 2do Turno de 14:00 PM Hasta las 21:00 PM. 3er Turno de 21:00 PM Hasta las 07:00 AM del da siguiente.

Para comenzar haciendo Clic en el botn Nuevo asignar un cdigo de inicio por Ejemplo un nmero 100, luego coloca el nombre o descripcin con Enter pasar hasta el campo entrada y salida e ingrese el primer turno y en el campo Tipo colocar la letra R de Rotativo; se habilitara el campo REF.ROT, como es el primer horario a ingresar debemos de asignarle el valor de 0; Grabar el primer Horario.

Ahora se crea el segundo Horario haciendo Clic en el botn Nuevo; para esto debe ingresar el cdigo 101 con los datos respectivos de Entrada y Salida y en Tipo ingresar la Letra R de Rotativo y en el campo REF.ROT ingresar el cdigo 100, esto quiere decir que este horario Rotativo hace referencia al horario Rotativo con cdigo 100.

Lo que queda es crear el tercer horario Rotativo con cdigo 102; ingresar los respectivos datos de entrada y salida y en el campo TIPO ingresar R de Rotativo y en REF.ROT. ingresar el cdigo de horario Rotativo 101.

Como ver los tres horarios estn relacionados entre s por el campo llamado REF. ROT. Cuando el trabajador efecte su marcacin el sistema de asistencia le asignar el horario que le corresponde de forma automtica.

Entonces Ud. a creado un grupo de horarios Rotativos que est comprendido en 03 turnos. Cuando cree Calendario para esta rutina de trabajo se debe de asignar el primer Horario Rotativo en este caso es el Horario con cdigo 100; Esto viene a continuacin.




CALENDARIO

Es una fusin de horarios con el fin de determinar las jornadas de trabajo de un empleado en un ao.

Para un calendario de trabajadores ADMINISTRATIVO (horario tipo normal)

Por ejemplo: para un trabajador que tiene la siguiente jornada laboral:

Lunes a Viernes la entrada es de 08:00 horas a 17:00 horas Sbados de 09:00 horas a 13:00 horas Domingos no laborables

En el calendario se debe definir a todos los lunes hasta el viernes del 01.01.2007 al 31.12.2007 el horario administrativo.

En el calendario se debe definir a todos los Sbados del 01.01.2007 al 31.12.2007 el horario de solo Sbados.

En el calendario se debe definir a todos los Domingos del 01.01.2007 al 31.12.2007 el horario de Tipo Festivo definido con la letra D (Descanso).

Para un calendario de trabajadores OBREROS ROTATIVOS (horario tipo rotativos)

En el caso de los Rotativos se tendr que crear un calendario para este y se debe de asignar para todos los das en el rango de fechas deseado en el ao el primer horario Rotativo; recordando el ejemplo en Horarios Rotativos debe de asignar el horario rotativo con cdigo 100 y el sistema se encarga de encajar los turnos de acuerdo a la marcacin de los trabajadores que cumplan con esta rutina de trabajo es por eso que al crear los horarios rotativos se crearon con los cdigos secuenciales (100,101 y 102).




Para crear un nuevo calendario

Hacer clic en el botn Nuevo, asignar un cdigo y un nombre y grabar.

Hacer clic en el Botn LUPA (Ver Das - Semana) y all podr asignar horarios.

En el campo horario asignar el cdigo de horario para cada da y hacer clic en el botn SALIR y listo.




CASOS ESPECIALES

Para los calendarios de ADMINISTRATIVOS que en el mismo ao tiene diferentes horarios.

Debemos de modificar para los das de las semanas que sern afectados, las fecha de limite titulada como HASTA.

Luego para iniciar la asignacin de horarios por das se debe de hacer clic en cualquiera de los botones de letras iniciales de los das.

Aparecer una ventana con una plantilla semanal en donde marcaremos con check los das que contendrn el horario indicado en la lista desplegable HORARIO, seguidamente ingresar las fechas en la que esos das tendrn designados dichos horarios.

De esta forma puede modificar el rango de fechas y crear varios rangos de fechas para los das que Ud. desea. Ejemplo: Para los das Lunes:

01/01/2000 Hasta 30/04/2000 Se asigna el Horario 1 01/05/2000 Hasta 31/08/2000 Se asigna el Horario 2 01/09/2000 Hasta 31/12/2000 Se asigna el Horario 3

Tener en cuenta no dejar vacos de fechas cuando se trata de periodos como los anteriores.




Se deben de crear todos los calendarios que sean necesarios de acuerdo a todas las jornadas de trabajo existentes para los trabajadores.

Una vez creados todos los calendarios se deben de asignar respectivamente a todos los Trabajadores que cumplan con la misma jornada de trabajo.

Para ver que Trabajadores tiene asignado el calendario debe de hacer clic en el BOTON TRABAJADOR

Aparecen en esta ventana solamente todos los trabajadores que tenga asignado el calendario activo en la ventana anterior.

ASIGNACIN MASIVA DE CALENDARIOS

Para asignar calendarios a varios trabajadores a la vez y no hacerlo uno por uno, existe un modulo adicional. Para acceder a este mdulo deben de ir al men MANTENIMIENTO CAMBIO MASIVO DE CALENDARIOS.

Aparecer la siguiente ventana:




Hacer clic en el botn MUESTRA TRABAJADORES para luego seleccionar a los que se deseen trabajar y aparecer una nueva ventana:

FERIADOS

Se deben de registrar todos los das feriados del calendario, para que los trabajadores en esas fechas, de no venir a laborar que no muestre falta.




Si existe un da Festivo Feriado en la semana y el trabajador no registra su asistencia no aparecer como ausente si es que el da feriado esta registrado en el rea de Das Feriados.

Si el empleado viene a laborar en un da Festivo Feriado y registra su asistencia, las horas trabajadas en ese da sern computadas por el sistema, considerndose como da trabajado.

NOTA: Si vienen a laborar en la fecha ingresada como FESTIVO, el sistema computar las horas laboradas como horas extras dobles.




PAPELETAS O JUSTIFICACIONES

Mediante este ventana es posible cargar (Ingresar), eliminar (Baja) o modificar las Papeletas o Justificaciones.

Las Papeletas o Justificaciones son las que utilizaremos para justificar las anormalidades tales como ausencias, llegadas tarde o salidas anticipadas. Mediante este cdigo se indica a TIMENET que pague o no las horas no trabajadas.

Cdigo numrico que identifica la anormalidad.

Descripcin del tipo de anormalidad; se coloca un nombre descriptivo para la Justificacin as como se muestra en la pantalla.

Abreviatura es el texto abreviado de 3 caracteres que aparecer en los reportes.

Remunerable Verdadero Falso (V F), para justificar las faltas o no.

En este campo se ingresa V por Si o F por No para indicar si queremos justificar la anormalidad. Si la normalidad se justifica TIMENET no descontar las horas correspondientes y las computar como normales cumplidas.

Los botones de desplazamiento y los botones estndar en las pantallas que ya est familiarizado usarlo.




MESES LABORALES

El sistema de asistencia trabaja con los meses ingresados por el usuario. Como vern en la lista que se muestra abajo, aparecen todos los meses del ao.

Como se ha mencionado anteriormente los botones son muy fciles de utilizar.




COMUNICACIN CON LOS TERMINALES (RELOJES)

Se encarga de incorporar al Sistema TIMENET de las marcaciones de asistencia provenientes del Reloj. (Archivo: DETECT.REG dejado por el Programa de Comunicaciones del Reloj).

Para que la integracin de marcaciones sea correcta debe de fijarse como esta configurado los Parmetros del Sistema que est ms adelante en la opcin Archivo del Reloj se debe especificar la carpeta donde se graba el archivo de Marcaciones del Reloj.

La carpeta de ubicacin del archivo de marcaciones debe ser distinta a la carpeta de trabajo del TIMENET.

Estando en la pantalla hacer Clic en el Botn Iniciar para comenzar a integrar el archivo de marcaciones del Reloj al sistema.

A Travs de esta opcin el sistema nos indicar el detalle de la lectura y nos muestra las marcaciones integradas, para terminar damos clic en Salir.




Tener en cuenta que no debemos de solicitar reporte alguno, no sin antes haber efectuado Comunicacin con los Terminales.

Luego regresar a la pantalla principal con el botn Salida

MOVIMIENTOS

Una vez revisados los datos (impresin de reportes), se podr depurar los datos en forma manual, es decir, justificar tardes, ausentes, salidas anticipadas o completar fichadas faltantes de ser necesario. Para ello es aconsejable emitir un reporte de Tardanzas Faltas limitado al periodo de fechas que estamos considerando.

Descripcin de la pantalla de movimientos:

En letras de color amarillo aparece el trabajador seleccionado, para buscar a otro trabajador, aparece un rectngulo blanco, ah podemos escribir los apellidos a buscar y el sistema mostrar los posibles trabajadores con datos coincidentes.

Tambin podemos efectuar bsquedas por cdigos, para ello debemos de posicionarnos en el rectngulo mas pequeo y digitar el cdigo deseado.

Para seleccionar a un trabajador hacemos clic en su nombre en la cuadricula, en ese momento se mostrarn las marcaciones en la cuadricula inferior titulada marcaciones, los datos a mostrar son los que indica la fecha.

Para cambiar de fecha, escribir en el recuadro la fecha deseada.




Si en la fecha indicada el trabajador contara con papeletas de justificacin ingresadas en el sistema, estas se vern al lado de la palabra AGENDAS.

Una vez que este ubicado el trabajador a tratar, podemos hacer lo siguiente:

Este botn permite Agregar marcaciones manuales a los trabajadores que no marcaron por el Reloj ingresando la hora y la incidencia o motivo de dicha marcacin luego de esto grabar. Esto es de acuerdo a la fecha que est activa en la pantalla.

Se debe de ingresar la hora de marcacin y el motivo del ingreso, para cual se debe de seleccionar la justificacin correspondiente.

Este botn permite ingresar una justificacin o papeleta para el trabajador seleccionado en la fecha especificada. Al hacer clic sobre la lista aparecen todos las justificaciones definidas permitindole seleccionar lo que desea.

Este botn permite eliminar marcaciones.

Solamente se activa cuando queremos ingresar o editar una justificacin permitiendo grabar los datos modificados.

Solamente se activa cuando queremos ingresar o editar una justificacin permitiendo cancelar cualquiera de los procesos anteriores.




Permite cerrar o salir de este proceso.

CAMBIO DE TARJETA DE TRABAJADORES

Para poder efectuar este proceso, nadie ms debe de estar dentro del sistema de asistencia. Todas las marcaciones existentes con el nmero de tarjeta antigua, pasarn al nmero de tarjeta nueva. El sistema buscar la data ingresada y preguntar por la confirmacin antes del cambio de datos.

CAMBIO DE CODIGO A TRABAJADORES

Para poder efectuar este proceso, nadie ms debe de estar dentro del sistema de asistencia. Todas las marcaciones existentes con el cdigo de trabajador antiguo, pasarn al cdigo nuevo. El sistema buscar la data ingresada y preguntar por la confirmacin antes del cambio de datos.




UTILIDADES DEL SISTEMA

REINDEXADO DE DATOS

Se efecta esta operacin cuando el usuario encuentra posibles errores en el orden que se muestra la informacin, tales como horarios, trabajadores, feriados, etc. Solamente se reindexar el archivo que pase al lado derecho de la lista




Se toma un archivo seleccionndolo de la lista y luego hacer clic en el botn de flecha derecha de color azul y aparecer al otro lado de la pantalla.

Se activa el botn de reindexado y luego se cierra automticamente la ventana.

Para poder utilizar esta opcin, nadie ms deber de estar utilizando el sistema de asistencia, usted debe de estar solo EXCLUSIVAMENTE.

USUARIOS DEL SISTEMA

El usuario que viene con el sistema es LEO, tanto el Cdigo como el Password son iguales. Luego si uno desea puede crear su propio cdigo y su propio Password, debe de utilizar este mdulo.




El ejemplo de este usuario es LEO, tiene todas las opciones activas, es un usuario maestro, administrador.

Si deseamos crear nuevos usuarios podemos hacer clic en el botn NUEVO.

Se digita el cdigo, el password, la confirmacin del password para ver si esta escribiendo correctamente. Tambin agregar el nombre de usuario para poder identificarlo.

Luego se tendr que hacer clic en las casillas que darn acceso al usuario nuevo a los diferentes mdulos del sistema de asistencia.

Para todos los casos, el rubro llamado TIPO DE USUARIO deben de elegir T maneja toda la data.

PARAMETROS

Aqu se debe de ingresar los datos que se indican para registrar al sistema el nombre de su institucin. El nombre de la Empresa, aparecer al pie de cada reporte, junto con la fecha y hora de impresin. Luego direccin, telfono, la carpeta de trabajo y la carpeta donde se encuentra el archivo de marcaciones estas rutas debern ir entre comillas .

1.- GENERALES




Al hacer clic en el botn Editar y clic en el recuadro de archivo del reloj, aparecer una pantalla para que Ud. elija la ruta de la carpeta donde se encuentra el archivo de marcaciones del Reloj (Podra ser L:\); esto es muy IMPORTANTE para poder hacer la Integracin de Marcaciones.

El sistema busca en esta ruta al archivo DETECT.REG que contiene la data de asistencia.

Otros parmetros:

Tenemos 4 parmetros ms que describiremos a continuacin:

Minutos Antes de la Hora de Entrada. Parmetro que sirve para encajar las marcaciones de los trabajadores en caso de los horarios Rotativos y saber en que turno colocar la marcacin.

Minutos Despus de la Hora de Entrada. Parmetro que sirve para encajar las marcaciones de los trabajadores en caso de los horarios Rotativos y saber en que turno colocar la marcacin.

Estos dos parmetros se entienden de la siguiente manera; si la entrada es a las 07:00 segn el horario rotativo y el empleado llega a las 06:42; entonces el sistema hace l calculo con el primer horario y preguntando por Minutos Antes y Minutos despus determina que esta marcacin corresponde al turno maana.




Distancia Mnima entre Marcaciones.- El valor por defecto es 1; es decir las marcaciones repetidas realizadas en el reloj por el trabajador durante un minuto ser vlida solamente la primera y las dems sern eliminadas. Si supera el minuto esa marcacin si permanecer.

Horas Diarias Mximas.- Es la cantidad de Horas mximas que un empleado puede laborar; esto se da ms para el caso de los horarios Rotativos cuando un empleado tiene turno noche de 19:00 Horas hasta las 07:00 del da siguiente y dicho empleado hace otro turno corrido. Este parmetro se encarga de controlar eso.

2.- AVANZADOS




Dentro de esta de esta ventana, podemos resaltar dos opciones:

1.- Archivo Resumen para exportacin: (Solo para Clientes con Integrador a planilla)

Al momento de solicitar un reporte de asistencia, ya sea el detalle mensual o el parte modificatorio resumido y hacemos clic sobre el botn llamado DISCO, se genera un archivo en formato EXCEL, DBF TXT, con la data del reporte.

NOTA IMPORTANTE: La opcin de ARCHIVO DBF es la que utilizaremos en la institucin.

En la muestra esta seleccionado el formato para Archivo Excel si desea cambiarlo, puede hacer clic sobre EDITAR y seleccionar alguna de las otras dos opciones disponibles.

2.- Va a realizar un cierre de mes. (Solo para Clientes con Integrador a planilla)

Luego de haber terminado de actualizar la data de un mes de asistencia se puede cerrar el mes, cambiando el valor que dice: VA A REALIZAR UN CIERRE DE MES S/N?., asignndole la letra S.

Luego va al men Reportes - Asistencia y selecciona el reporte - Reporte de Asistencia (Nombre del cliente) abajo, hacer clic donde indica: Reporte de Asistencia no Valorizado junto con Una hoja por cada trabajador.

Luego en la pantalla siguiente elige el mes a cerrar y hacer clic en el botn PANTALLA, al final el sistema emitir un mensaje que indica que se ha cerrado el mes.

Cada vez que solicites un mes de asistencia que se encuentre cerrado, este aparecer en pantalla de una forma veloz.




A continuacin le detallamos la informacin de cmo emitir reportes.

REPORTES

Mediante el men Reportes Ud. puede obtener listados por pantalla, disco o impresora de cualquier informacin contenida en las bases operativas.

Llamamos bases operativas a las que contienen informacin que le indicar a TIMENET cmo procesar las registraciones para llegar a los reportes de tiempos, es decir Horarios, Feriados, Niveles de Empresa, etc.

Tablas Principales:

Horarios

Genera un Reporte de todos los horarios cargados en el sistema.

Trabajadores

Genera un Reporte de todos los trabajadores cargados en el sistema.

Distritos

Genera un Reporte de todos los Distritos cargados en el sistema.

Niveles de Empresa

Genera un reporte de todos los Sectores Niveles de empresa cargados en el sistema.

Papeletas o Justificaciones

Genera un listado de todos la papeletas cargadas en el sistema.




Feriados

Genera un listado de todos los Feriados cargados en el sistema.

Distritos

Genera un listado de todos los Distritos cargados en el sistema.

Semanas de Trabajo

Genera un listado de todos las Semanas cargadas en el sistema.

Meses de Trabajo

Genera un listado de todos los Meses cargados en el sistema.




REPORTES DE ASISTENCIA

Para los dems Listados, mediante una pantalla de Control de Salida se pueden listar la asistencia de un periodo de trabajo de la siguiente manera:

REGISTRO PERMANENTE DE CONTROL DE ASISTENCIA

Murdoch Sistemas S.A., les presenta su actualizacin de su sistema de control de asistencia llamado REGISTRO PERMANENTE DE CONTROL DE ASISTENCIA.

Este registro nos permite tener un reporte detallado de toda la informacin de asistencia de los trabajadores de nuestra institucin. En este reporte podrn ver lo siguiente:

Las marcaciones de Entrada y Salida (ejemplo: 07:57 y 17:47) Marcaciones de refrigerio (si las hubiera efectuado) La fecha y da del registro (ejemplo: Lun 07/08/2006) El tiempo terico de refrigerio (contenido en el horario) Las horas Tericas (Las horas que debe laborar segn su horario) Las horas Trabajadas (tiempo transcurrido desde su entrada hasta su salida

de la institucin) Las Horas Extras (horas Trabajadas - horas Tericas), las cuales se

descomponen en dos conceptos separados por columnas, las 2 primeras horas en la columna titulada AL 25%, el resto en la columna AL 35%.

Las Horas Dobles se computan los das Domingos y Feriados, esto indica que todas las horas Laboradas se trasladan a la columna titulada DOBLES.




Los minutos de Tardanza, cuando el trabajador tiene una marcacin de ingreso que excede la hora de entrada del horario, ms la tolerancia (si la hubiera).

Este reporte adems muestra en el titulo la RAZON SOCIAL de la institucin matriculada, el nmero de R.U.C. de la misma y su Domicilio Legal. Por cada trabajador se muestra cdigo, apellidos, nombres y D.N.I., adems por cada trabajador muestra los totales de las columnas expresados en horas y minutos.

Se puede solicitar el reporte por un rango de fechas determinado, por persona o grupos de personas, por reas, por tipo de trabajador (empleado, obrero, estable, contratado, etc).

El reporte se puede ver por pantalla, en papel cuando enviamos la informacin a la impresora o en un archivo en Excel, los reportes salen detallados por cada da pueden emitir solo el reporte con los totales de cada trabajador.

Para poder ver esta informacin se debe de seleccionar el reporte:

Reporte Detallado de Asistencia (SIL)

Hacer clic en la opcin Reporte De Asistencia No Valorizado y clic en Una Hoja Por Cada Trabajador. Luego Hacer clic en el botn Ejecuta y aparecer la ventana siguiente:

Solicita la informacin de Asistencia, segn parmetros:

Opcin 1:

Para generar todo el mes, se debe de seleccionar el mes a reportar y las fechas que correspondan a ese periodo aparecern en los recuadros.




Luego hacer clic en el botn pantalla.

Opcin 2:

Si desea ver el reporte por un da o por un pequeo rango de fechas, puede utilizar esta opcin y llenar los parmetros siguientes:

1. Fechas Desde Hasta.- Rango de fechas inicio y final de reporte ya sea por un da de semana, un mes, un ao, etc. Por defecto aparece la fecha actual del sistema.

2. Cdigo .- Cdigo del Trabajador a mostrar sus datos o resultados. Por defecto sale informacin de todos. En caso de querer sacar el reporte de un solo trabajador colocar su cdigo (Nro. DNI)

3. Apellidos.- Apellidos a mostrar datos. Por Defecto se visualizar informacin de todos. Hace un filtro de datos con los apellidos de los trabajadores. Podemos ver el reporte del apellido de un trabajador, ejemplo: PEREZ TORRES.

4. Sexo.- Se indica si se reportar a los trabajadores por sexo. Por defecto aparecer informacin de Todos. Determina si deseamos visualizar resultados de solo los varones, solo las damas o ambos juntos.

5. Cliente.- Muestra todos los clientes de la empresa, para seleccionar uno, debajo de la lista, aparece un recuadro en blanco en donde debemos de digitar parte del nombre del cliente y la lista nos mostrar a todos los que cumplan con esa solicitud. Para seleccionar a nuestro cliente, darle doble clic sobre el nombre en la lista. Aparecer el cdigo seleccionado en un recuadro inferior, para ver sus dependencias hacer clic en OK.

6. Dependencia.- Muestra todas las dependencias del cliente, para seleccionar una, debajo de la lista, aparece un recuadro en blanco en donde debemos de digitar parte del nombre de la dependencia y la lista nos mostrar a todos los que cumplan con esa solicitud. Para seleccionar a nuestra dependencia, darle doble clic sobre el nombre en la lista. Aparecer el cdigo seleccionado en un recuadro inferior, para ver sus reas hacer clic en OK.

7. Area.- Muestra todas las reas de la dependencia, para seleccionar una, debajo de la lista, aparece un recuadro en blanco en donde debemos de digitar parte del nombre del rea y la lista nos mostrar a todos los que cumplan con esa solicitud. Para seleccionar a nuestra rea, darle doble clic sobre el nombre en la lista.




Aparecer el cdigo seleccionado en un recuadro inferior.

8. Cargos.- Muestra todos los cargos de trabajadores, para seleccionar uno, debajo de la lista, aparece un recuadro en blanco en donde debemos de digitar parte del nombre del cargo y la lista nos mostrar a todos los que cumplan con esa solicitud. Para seleccionar un cargo, darle doble clic sobre el nombre en la lista. Aparecer el cdigo seleccionado en un recuadro inferior, para ver el reporte hacer clic en OK.

Ahora hacer clic en el botn PANTALLA y veremos el reporte de trabajadores que marcan asistencia.

Muestra el reporte por pantalla, todas las pginas.

Muestra la ventana de seleccin de impresora y permite imprimir una pgina o rango de pginas .

Crea un archivo en formato EXCEL dentro de la carpeta REPORTES con la informacin solicitada.

El reporte que se mostrar ser el siguiente:




Parte 1:

Parte 2:




La barra de desplazamiento nos permite de avanzar de hoja en hoja y ver todo el reporte.

Para ver el Reporte Resumido, se deber de seleccionar la opcin que dice, Consolidado del mes.

Reporte de Justificaciones




Existe el reporte de Agendas por das y movimientos por horas:

Agendas por das

Este reporte nos muestra las papeletas ingresadas a los trabajadores en un rango de fechas determinado. Las justificaciones pueden ser de un da a ms.

Para emitir un reporte general de papeletas, solo tenemos que ingresar las fechas a revisar y hacer clic en el botn PANTALLA.

Opciones:

Si deseamos un reporte por trabajador:

Hacer clic en el recuadro de cdigo y digitar este dos veces ejemplo: 001076 hasta 001076

Si deseamos emitir un reporte por rea:

Hacer clic en el recuadro de reas y digitarla dos veces ejemplo: de la 16 hasta 16, ingresamos las fechas deseadas y hacer clic en el botn PANTALLA.




Si deseamos emitir un reporte por condicin laboral:

Hacer clic en el recuadro de Condicin Laboral y digitar esta dos veces ejemplo: 1 hasta 1, ingresamos las fechas deseadas y hacer clic en el botn PANTALLA.

Para obtener un archivo en formato EXCEL con los datos solicitados, debemos de hacer clic en el botn EXCEL, en lugar del botn pantalla.

Los archivos de tipo EXCEL se guardan en una carpeta llamada REPORTES dentro de la carpeta del sistema TIMENET, este archivo se llamar: Agendas de Trabajadores.XLS

Como vern en el reporte de AGENDAS esta seleccionada la opcin REPORTE GENERAL. Pero se puede pedir un reporte por una papeleta en particular, por ejemplo: ver el reporte de los trabajadores que en un mes han solicitado vacaciones. Debemos de hacer lo siguiente:




El reporte se mostrar as:

Movimientos por Horas

Los trabajadores tambin hacen efectivos permisos por tiempo parcial, es decir por horas durante la jornada de trabajo. Estas son justificadas por el personal encargado del control de asistencia. Se puede solicitar un reporte por persona, por rango de fechas, por rea, tal como se explico en el reporte de agendas.

A continuacin mostramos un reporte de papeletas de tiempo parcial, en donde podemos ver movimientos de PERMISO PERSONAL. Este reporte indica que trabajador, la fecha y cuanto tiempo fue el permiso.




EXPORTANDO DATOS A OTROS SISTEMAS

TIMENET permite, mediante su estructura de base de datos, la exportacin de los datos procesados y as de esta manera se aprovechara la informacin como para otras aplicaciones.

Cada vez que se emite un reporte detallado o resumido, se genera un archivo DBF, pero tambin se puede generar un archivo de texto TXT XLS, usando la opcin impresin de archivo en DISCO con la que cuenta la ventana de control de salida de datos de los reportes.

Ir al men ARCHIVO PARAMETROS AVANZADOS, seleccionar que tipo de archivo desean (TXT, DBF XLS).

Luego de ello cuando emitimos un reporte de REGISTRO PERMANENTE DE CONTROL DE ASISTENCIA, ya sea detallado o resumido, se generar un archivo con los datos de la fechas solicitadas dentro de la carpeta REPORTES.

Esta carpeta debe de existir dentro de la carpeta del programa de asistencia (C:\TIMENET), caso contrario se emitir un mensaje de error.

Los Archivos que se crearn son los siguientes:

DETALLE para el reporte detallado.

RESUMEN para el reporte resumido.

TARDONES para el detalle de los das de los trabajadores que tienen tardanza.

FALTONES para el detalle de los das de los trabajadores que tienen faltas sin justificar.

IMPORTACIN DE TABLAS GENERALES.

Para evitar la perdida de tiempo en la digitacin, el sistema TIMENET cuenta con una opcin en la cual, lee toda la data de trabajadores del sistema de su institucin y la carga directamente, de esta forma el sistema siempre contar con la data actualizada.

Esta opcin esta en UTILIDADES IMPORTACIN DE TABLAS GENERALES.

NOTA: Este procedimiento deber de ser efectuado solo por personal del rea de sistemas de su institucin.




La ruta de origen de los archivos, se define en PARMETROS GENERALES.

BORRADO DE MARCACIONES REPETIDAS

Si por algn motivo al sistema de asistencia se le cargar informacin que ya exista, esta opcin elimina todas las marcaciones que estuvieran repetidas.

Ingresamos a UTILIDADES BORRADO DE MARCACIONES REPETIDAS y hacemos clic en BORRADOR.

CARGA DE DATOS DE OTRO SISTEMA TIMENET

Si deseamos ver en otra computadora toda la informacin de todas las sedes, se puede hacer lo siguiente:

1.- Copiarse toda la carpeta TIMENET existente en cada sede y crear un acceso directo al programa TIMENET.EXE y asignarle a este el nombre de la sede origen.

2.- Si deseamos tener un programa TIMENET plantilla donde podamos ver la data de todos los programas, se debe de hacer lo siguiente:

a.- Importacin De Tablas Generales, para que los clientes, trabajadores, etc., se encuentren actualizados.

b.- Crear carpetas con data de cada sede que contengan los siguientes archivos:

Agendas Horarios Calendarios Feriados Justificaciones Registraciones Parmetros




Luego ir a la ventana UTILIDADES CARGA DE DATOS DE OTRO SISTEMA. Seleccionar la ruta de la sede en donde se encuentra la data que deseamos cargar y darle luego clic al botn importar.

Ahora ya se podr ver los reportes.

OPERACION DIARIA

En esta seccin veremos que es lo que tenemos que hacer diariamente para el correcto funcionamiento del sistema.

Mediante el icono comunicaciones con los relojes, deber hacer clic en el botn Iniciar para integrar las marcaciones que vienen del reloj al sistema TIMENET.

El archivo que viene del reloj es el llamado DETECT.REG, el cual fue generado previamente con el programa de comunicaciones.

Luego se procede a emitir el reporte de Reporte de Asistencia detallado NO valorizado y una hoja por cada trabajador.

Si fuera necesario se debe de ingresar papeletas de justificacin, ya sea por tardanzas, faltas, por comisin de servicio cualquier otra anormalidad en la asistencia.

Luego emitir el Registro Permanente de Control de Asistencia trabajado.

MURDOCH SISTEMAS S.A. LIMA PERU 2009

RZB

manual timenet

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