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PRODUCTO SIGOSOFT

Manual de Usuario - Sistema

Odontológico – BIMS

International Company S.A.C.

PROYECTO Sistema Odontológico Comercial.

AMBITO PUBLICO VERSIÓN 2018

Actualización: 19/05/2017 Versión 3.0 MU-SO

Página 1 de 44 Autor: John Ubillus G.

INDICE I. INGRESO AL SISTEMA ODONTOLÓGICO........................................................................2 II. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ..............................................................................4 III. MOVIMIENTOS ...................................................................................................................4

3.1. REGISTRO PRINCIPAL ...............................................................................................5 3.1.1. GENERAR UN PACIENTE NUEVO O ANTIGUO ...........................................6 3.1.2. IMPRIMIR FICHA ............................................................................................8 3.1.3. HISTORIAL CLINICO ......................................................................................9 3.1.4. GENERACIÓN DE CITAS .............................................................................10 3.1.5. CUENTA CORRIENTE..................................................................................11 3.1.6. ODONTOGRAMA .........................................................................................12

3.2. ENTRADA Y SALIDA DE ODONTOLOGOS ..............................................................12 3.3. EXPORTAR DATA A CONTABILIDAD ......................................................................13 3.4. CUENTA DE CAJA ....................................................................................................14

IV. PAGOS VARIOS ...............................................................................................................16 4.1. PAGOS ......................................................................................................................16

4.1.1. POR LO TRATADO .......................................................................................17 4.1.2. DOCUMENTOS POR COBRAR ...................................................................18 4.1.3. POR LO PRESUPUESTADO ........................................................................19 4.1.4. DOCUMENTOS EMITIDOS ..........................................................................20

4.2. INGRESOS EXTRAORDINARIOS .............................................................................22 4.3. CUENTA CORRIENTE ..............................................................................................23

V. ADMINISTRACIÓN ............................................................................................................24 5.1. CIERRE DE CAJA......................................................................................................24 5.2. REAPERTURA DE CAJA ...........................................................................................25 5.3. ADMINISTRAR CORRELATIVOS..............................................................................25 5.4. ADMINISTRA PAGOS EXTRAORDINARIOS ............................................................26 5.5. REIMPRESIÓN DE DOCUMENTOS .........................................................................27

VI. CONTROL DE CITAS ........................................................................................................28 6.1. REGISTRAR CITA .....................................................................................................28 6.2. REPROGRAMACION DE CITAS ...............................................................................28

VII. ODONTOGRAMAS ...........................................................................................................29 VIII. MANTENIMIENTO .............................................................................................................34

8.1. TIPO TRATAMIENTO BÁSICO ..................................................................................34 8.2. TIPO DE TRATAMIENTO ..........................................................................................35 8.3. PROFESIONALES .....................................................................................................37 8.4. USUARIOS ................................................................................................................39

IX. REPORTES .......................................................................................................................41 9.1. PACIENTES ...............................................................................................................42 9.2. INGRESOS X DÍA ......................................................................................................42 9.3. CITAS .........................................................................................................................42 9.4. DOCUMENTOS EMITIDOS .......................................................................................43 9.5. TARIFARIO ................................................................................................................43 9.6. GERENCIAL ..............................................................................................................43 9.7. REGISTRO DE VENTAS ...........................................................................................43 9.8. RESUMEN DE REGISTRO DE VENTAS. .................................................................43

X. SALIR ................................................................................................................................44

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I. INGRESO AL SISTEMA ODONTOLÓGICO

El Sistema Odontológico maneja distintos perfiles de seguridad; para

acceder al sistema en primer lugar debe de tener un usuario creado el cual será asignado por el administrador del SIGOSOFT. Esta ventana nos brinda un listado de todos los usuarios que pueden utilizar dicho producto, para continuar con el Sistema Odontológico se debe de escoger un Usuario en el Login Id e ingresar el Password. Si es la primera vez que ingresa al sistema en el día se visualizará un mensaje indicándole que deberá de ingresar el tipo de cambio (Ver Figura 1.1) y dará clic en el botón Aceptar de dicho mensaje.

El campo de Tipo de Cambio se encontrará vacío (ver Figura 1.2), en

donde deberá de ingresar el dato correspondiente, al realizar ello automáticamente se generará la apertura de caja del día, desde ese momento en adelante NO PODRÁ SER CAMBIADO EL TIPO DE CAMBIO, pues se encontrará deshabilitado (Ver Figura 1.3).

(Figura 1.1)

(Figura 1.2)

Ingresar el Tipo de Cambio

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(Figura 1.3)

Existe un controlador del tiempo en espera en que la ventana de Ingreso al

Sistema estará activa, de no ingresar su Usuario y Password en éste periodo de

tiempo (exactamente es de un minuto), se cerrará el módulo de Ingreso al Sistema automáticamente.

Solo cuenta con tres intentos para ingresar correctamente su Usuario y su

Password, de lo contrario se cerrará la pantalla de Ingreso al Sistema.

Luego de haber ingresado de manera satisfactoria, el sistema mostrará una presentación del producto (Ver Figura 1.4) y lo único que el usuario deberá de hacer para salir de dicha presentación es presionar cualquier tecla.

(Figura 1.4)

La 2da vez que ingrese, el software SIGOSOFT ya no le solicitará el Tipo de Cambio dicho cuadro de texto se encontrará

deshabilitado.

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II. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA

Para poder acceder a las opciones del menú primero deberá de contar con

los permisos necesarios, los cuales serán generados por el administrador del sistema. A continuación se muestra la pantalla principal del Sistema Integrado de la Clínica Odontológica, cuyas opciones fundamentales son (Ver Figura 2.1):

1. Línea de Estado. 2. Opciones del Menú Principal. 3. Cabecera.

(Figura 2.1)

III. MOVIMIENTOS

Ésta es la primera opción del menú del sistema odontológico (Ver Figura

3.1), como vemos tenemos cuatro opciones desplegadas que son las siguientes: Registro Principal, Entrada/Salida Odontólogos, Exportar Data y Cuenta Caja.

(Figura 3.1)

Línea de Estado

Fecha del Servidor Empresa Autorizada

Nombre de Usuario

Cabecera

Menú Principal Botones

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3.1. REGISTRO PRINCIPAL

Esta opción del menú es la matriz del sistema odontológico, capaz de controlar en su gran parte a todas las funciones del sistema, podrá administrar dos entidades diferenciándolas por color por ejemplo: Tiene una Clínica Odontológica para Niños y otra Clínica Odontológica para Adultos en un mismo Local, para ingresar a ello hacer clic en el menú principal: Movimientos/Registro Principal (Ver Figura 3.1.1). A continuación se

describirá ésta ventana (Ver Figura 3.1.2).

(Figura 3.1.1)

(Figura 3.1.2)

Se recuerda que la eliminación de Pacientes solo se podrá realizar

siempre y cuando tengan los permisos relacionados a ello y que dicho registro no este referenciado a ninguna otra tabla, en caso de no contar con los permisos el sistema le mostrará un mensaje indicando que no tiene los permisos suficientes para ejecutar dicho proceso.

Reprogramación de Citas

Estado de Cuenta del Paciente

Listado de Pacientes y

Clientes

Generados

Editar

Paciente

Generar un nuevo

Paciente

Criterio de

Búsqueda

Búsqueda

Revisar Odontograma del Paciente Eliminar

Paciente

Imprimir Historia Clínica

Historial del Paciente

Salir del Módulo

Generar Cita

Colección de Imágenes

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3.1.1. GENERAR UN PACIENTE NUEVO O ANTIGUO

Para dicho proceso debe ubicarse en el menú principal en la

siguiente ruta: \Movimientos\Registro Principal, en donde se mostrará la ventana del punto anterior (Ver Figura 3.1.2).

Este módulo es el genérico para cualquier paciente en donde

podrá generar un nuevo paciente, modificarlo, eliminarlo (solo si tiene permisos para este ejecutar este proceso), Imprimir su Historia Clínica, Visualizar su Historial, Programar una Cita, Reprogramar una Cita, revisar su Estado de Cuenta, visualizar sus fotos evolutivas, Consultar su Odontograma, también existe en dicha ventana la visualización de todos los pacientes registrados a la fecha y en el caso que se desee ubicar algún paciente existen varios criterios de búsqueda que son: Por apellido paterno, apellido materno, por nombre, domicilio y por Historia Clínica.

Si deseamos generar un nuevo paciente o editar algún dato

del mismo le daremos clic en la opción Nuevo o Editar, según sea el caso; el cual mostrará una ventana de mantenimiento, en donde se procederá a ingresar los datos indicados en dicha ventana; recuerde que en esta ventana los datos fundamentales para poder continuar con el proceso de la generación del nuevo paciente son los siguientes:

1) Nombre(s). 2) Apellido Paterno. 3) Apellido Materno. 4) Género (Masculino / Femenino). 5) Número de Documento; en el caso de ser un menor de

edad este último campo será llenado con “CEROS”. 6) Por defecto en el campo de “Tipo Paciente” estará llenado

como “PARTICULAR” en caso de cambiar el Tipo de Paciente el sistema le solicitará un Usuario y Password para poder realizar el cambio satisfactoriamente, ello ha sido implementado por medidas de seguridad y de auditoria. Recuerde que el resto de campos si o si deberá de ser ingresado para que el funcionamiento del sistema sea versátil. (Ver Figura 3.1.1.1).

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(Figura 3.1.1.1)

En algunos casos existen pacientes cuyas empresas

realizarán los pagos de sus respectivos tratamientos, en estos casos en la pestaña antecedentes deberán de ingresar los datos de la empresa, así como su número de RUC, para que dichos tratamientos sean aplicados a la empresa (Ver Figura 3.1.1.2)

(Figura 3.1.1.2)

En la pestaña Salud existen los antecedentes por parte del

paciente, si es que existe algún problema con alguna enfermedad

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que puede ocasionar dificultades o reacciones como por ejemplo el ser alérgico a alguna anestesia, sufrir de diabetes, etc. ello deberá de indicarlo en esta pestaña (Ver Figura 3.1.1.3).

(Figura 3.1.1.3)

3.1.2. IMPRIMIR FICHA

Una vez genero el paciente se podrá proceder con la impresión de su Historia Clínica, que consiste en un reporte con sus datos principales para proceder a ejecutar ello en el módulo principal hará clic sobre la opción Imprimir (Ver Figura 3.1.2.1).

(Figura 3.1.2.1)

Imprimir

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Haremos una breve descripción de la Historia Clínica

Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nro de Historia Clínica (Código de Barras), Teléfono. Celular, Dirección, Antecedente Odontológico y Salud (Ver Figura 3.1.2.2).

(Figura 3.1.2.2)

3.1.3. HISTORIAL CLINICO

Esta opción del módulo principal, podrá ver el historial clínico

de su paciente he imprimirlo, en donde podrá ver si se ha atendido el tratamiento o aún se encuentra en estado pendiente, podrá identificar al profesional que lo atendió, la fecha y hora de la generación del mismo y la pieza tratada (Ver Figura 3.1.3.1).

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(Figura 3.1.3.1)

3.1.4. GENERACIÓN DE CITAS

Esta opción nos permitirá generar la cita de acuerdo al

paciente ingresado, en donde se escogerá el tratamiento y la duración en minutos del mismo. A la vez en la parte de tratamiento figurarán solo los tratamientos que serán realizados por el paciente previo presupuesto establecido por el usuario.

Se procederá a dar clic en el botón ubicado en la parte

derecha del concepto de Horario para la generación de Horarios de Atención (Ver Figura 3.1.4.1).

(Figura 3.1.4.1)

Se visualizará una nueva ventana (Ver Figura 3.1.4.2) en

donde seleccionará al profesional que atenderá al paciente y la fecha y hora haciendo doble clic sobre la grilla del Horario Profesional. Se recuerda que cada profesional maneja diferente horario así que al seleccionar cualquiera de ellos el listado del horario se actualizará y mostrará los pacientes con citas reservadas de acuerdo al profesional seleccionado.

Generar Horario

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(Figura 3.1.4.2)

3.1.5. CUENTA CORRIENTE

En esta opción podrá consultar el estado de cuenta del

paciente, los tratamientos que han sido cancelados al contado, adelantado o han sido tratados y se les ha generado un documento al crédito (Ver Figura 3.1.5.1), podrá realizar búsquedas de profesionales y realizar la emisión de su estado de cuenta haciendo clic sobre la opción del menú Imprimir si desea cerrar ésta ventana solo deberá hacer clic sobre la opción del menú Salir.

(Figura 3.1.5.1)

Seleccionar Profesional

Seleccionar Día de Cita

Horario Profesional

Lista de Documentos Generados

Detalle del Documento Seleccionado

Búsqueda

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3.1.6. ODONTOGRAMA

La opción del odontograma es de uso exclusivo para visualizar

el avance y estado actual de todos los tratamientos involucrados por cada paciente.

3.2. ENTRADA Y SALIDA DE ODONTOLOGOS

En el siguiente módulo aprenderemos a controlar el ingreso y salida

del personal de la clínica odontológica para ello ingresaremos al menú principal opción Movimientos / Entrada/Salida Odontólogos (Ver Figura 3.2.1).

(Figura 3.2.1)

La fecha y hora será tomado del servidor para no tener ningún

margen de error por el mismo y por cuestión de auditoria; continuando con este tema escogeremos al profesional que realizará la acción de Entrada y/o Salida, según sea el caso el sistema automáticamente definirá si es hora de entrada o salida. Han sido definidos dos motivos primordiales: Trabajo o Almuerzo; que indica porqué circunstancia ha entrado o salido el

profesional (Ver Figura 3.2.2). En caso de salir por cuestiones de fuerza mayor y no regresar a su

centro laboral; se marcará la salida de Trabajo y se definirá en el campo de texto llamado Detalle la circunstancia o motivo de la salida por ejemplo: Se retiró el Sr. Luis Antonio Dejo Ortega por motivos de salud – Fiebre y Gripe, de ese modo podemos justificar la salida del mismo.

Por último para poder dar por finalizado se grabaran los datos dando

clic sobre la opción Grabar ubicado en la barra de superior como se muestra en la imagen.

(Figura 3.2.2)

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Si deseamos emitir un reporte de la información del ingreso y salida de los profesionales (odontólogos); lo único que tendrá que realizar para esta acción es dar un clic en la opción Imprimir (Ver Figura 3.2.2) y luego se visualizará la siguiente pantalla (Ver Figura 3.2.3)

(Figura 3.2.3)

En donde podemos definir si imprimiremos a todos los profesionales

haciendo clic sobre el check Todos los Profesionales o en caso contrario si tan solo deseamos imprimir el reporte con los movimientos de entrada y salida de un profesional tan solo dejamos deshabilitado esta opción y buscamos al profesional desde la lista desplegable y luego definiremos el rango de fecha Desde/Hasta y por último daremos clic sobre el botón Imprimir se mostrará una vista preliminar y luego clic en el icono de la impresora para enviarla a la impresora por defecto instalada en su PC.

3.3. EXPORTAR DATA A CONTABILIDAD

En ésta opción del menú solo se utilizará para realizar la migración de

los asientos contables para el área de contabilidad. Como el sistema odontológico es un sistema que trabaja bajo la

arquitectura Cliente/Servidor, esta opción solo la utilizará el área de contabilidad para poder realizar sus actualizaciones en su base de datos respectivas para ingresar a éste proceso deberá ir al menú principal, opción Movimientos / Exportar Data (Ver Figura 3.3.1)

(Figura 3.3.1)

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Lo único que se deberá de hacer es definir el rango de fechas y luego clic en el botón Exportar Data (Ver Figura 3.3.2), luego esperaremos

algunos segundos hasta que la exportación haya finalizado, dicho proceso le finalizará indicándoselo mediante un mensaje “Proceso Finalizado Satisfactoriamente”.

Por último el área de contabilidad copiará el archivo *.dbf creado en la

siguiente ruta: C:\SIGOSOFT\Exportar\ o D:\SIGOSOFT\Exportar\ con el nombre de archivo fa99cc01.dbf.

(Figura 3.3.2)

3.4. CUENTA DE CAJA

Para finalizar con la primera opción principal del menú Movimientos

veremos la cuenta de caja, para ello deberá de ingresar al menú principal Movimientos / Cuenta de Caja (Ver Figura 3.4.1) que su función principal es almacenar el dinero en efectivo que ha ingresado durante el día para su cierre de caja, tanto en moneda nacional como extranjera al igual que los cheques, depósitos realizados y vouchers en caso de cancelar con tarjeta de crédito.

(Figura 3.4.1)

Para realizar el proceso de ingreso simplemente deberá de ingresar

cuánto dinero físicamente tiene en caja en la columna denominada Cantidad, indicando por ejemplo que en el cierre de caja se tienen: 1 Billete de Diez Dólares Americanos, 1 Cheque de Un Dólar Americano, 2 Billetes de Cien Nuevos Soles y 3 Billetes de Diez Nuevos Soles (Ver Figura 3.4.2).

Luego antes de finalizar con el guardado verifique que el Total

Efectivo Actual ingresado sea igual que el Total Efectivo del Sistema (Ver Figura 3.4.2) si es así de clic en el botón Imprimir el cual realizará el guardado automático del mismo y generará el reporte del documento de Cuadre de Caja; no existe manera de realizar modificaciones a este cierre de caja (Ver Figura 3.4.3).

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(Figura 3.4.2)

Tipo de

Moneda

Descripción

Corta

Valor en

unidades

Cantidad de efectivo en

Caja El ingreso

será realizado por el personal

de Caja

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(Figura 3.4.3)

IV. PAGOS VARIOS

En la siguiente opción del menú principal de Pagos Varios veremos las

siguientes funciones: Pagos, Ingresos Extraordinarios y Cuenta Corriente, a continuación se visualizará el menú con las opciones ya mencionadas (Ver Figura 4.1)

(Figura 4.1)

4.1. PAGOS

En esta opción podemos definir la cobranza que se le aplicará a los

pacientes; por ejemplo, en primer lugar ingresaremos la Historia Clínica; en caso de no recordar el número de la historia clínica podrá proceder a dejar dicho campo de texto en blanco y dar clic sobre el botón Buscar (Ver

Figura 4.1.1) en donde buscará por nombre o apellido del paciente.

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(Figura 4.1.1)

Una vez ubicado el paciente presionará la tecla ENTER o clic en el

botón Aceptar y nos devolverá a la pantalla original en donde se visualizarán los datos del paciente seleccionado, como son el ruc personal o ruc de su empresa, la dirección de la misma, el teléfono y si tuviera algún crédito disponible, en este último caso solo se visualizará si es que el paciente tuviera pagos adelantados por algún tratamiento.

Luego a continuación veremos cuatro Tipo de Pagos los cuales son:

Por lo Tratado, Documentos por Cobrar, Por lo Presupuestado y Documentos Emitidos. A continuación detallaremos cada uno de ellos.

4.1.1. POR LO TRATADO

Esta opción es la más utilizada y cuyo proceso consiste en

proceder a cobrar el tratamiento atendido; para ello simplemente se dará clic sobre el check de la grilla tal y como se muestra en el ejemplo de la pantalla inferior; en donde se visualiza los tratamientos pendientes por cancelar (Ver Figura 4.1.1.1).

Nombre o

Razón Social

Detalle de Deudas

Pendientes

Crédito por Pagos

Adelantados

Monto

Acumulado

Opción utilizada para emitir una

factura a nombre de

la empresa o no.

Búsqueda por

Hist. Clínica

Eliminar deuda por concepto de Apertura de

Historia Clínica

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(Figura 4.1.1.1)

4.1.2. DOCUMENTOS POR COBRAR

En esta opción se visualizaran todos los documentos

pendientes por cancelar (Opción Documentos por Cobrar), es

decir que el paciente se halla tratado pero no realizó pago alguno por ese servicio. La manera de cancelar este tipo de documentos es mediante recibos que también manejan un correlativo pero que no son de uso contable, pero son utilizados para cancelar estas boletas o facturas generadas. (Ver Figura 4.1.2.1)

Haga Clic aquí para

seleccionar deuda

Haga Clic aquí para Adicionar un Producto

Extraordinario

Haga Clic aquí para Eliminar

un Item

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(Figura 4.1.2.1)

4.1.3. POR LO PRESUPUESTADO

La opción Por lo Presupuestado, el cual se utiliza para poder

realizar pagos adelantados por los tratamientos que aún el paciente no se halla realizado.

Esta grilla puede variar de acuerdo a la cantidad de

presupuestos que se hayan creado por ello en esta opción figura el Número de Pieza y cual es su presupuesto origen, por la gran variedad de presupuestos que se pueden tener.

Se recuerda que una vez emitido y cancelado los tratamientos

seleccionados, aparecerán en el cuadro de texto llamado Crédito, que irá disminuyendo de acuerdo al descargue que se realice mediante se ejecute el proceso de atención del tratamiento (Ver Figura 4.1.3.1).

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(Figura 4.1.3.1)

4.1.4. DOCUMENTOS EMITIDOS

Y por último tenemos el listado de todos los documentos que

se han emitido hasta la fecha para el paciente seleccionado actualmente. Esta opción se utiliza comúnmente para dar por anulado una operación por ejemplo si el usuario imprimió erróneamente un documento, o faltaba por ingresar un tratamiento más, etc., para ello solo deberá de seleccionar el Documento dentro de la grilla (Ver Figura 4.1.4.1).

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(Figura 4.1.4.1)

Por último sea la opción que se escoja para poder llevar a cabo la emisión o anulación; deberá de dar clic en el botón que dice Emitir y se visualizará un cuadro de diálogo con las siguientes opciones (Ver Figura 4.1.2).

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(Figura 4.1.2)

Escogeremos el documento: por ejemplo Boleta o Factura y luego la

Forma de Pago: Venta al Contado, Al crédito, etc. Recuerden que el sistema de acuerdo a la opción seleccionada en la pantalla original, realizará un filtro en las opciones mencionadas anteriormente.

Por último para poder emitir o anular el documento se deberá dar clic

en el botón en el botón Imprimir; recuerde que siempre revise el correlativo físico con el correlativo que muestra el sistema de color rojo y de un tamaño moderado.

4.2. INGRESOS EXTRAORDINARIOS

Para ingresar a la siguiente opción de Pagos Varios, deberá de

ubicarse en dicha opción del menú principal y luego escoger Ingresos Extraordinarios (Ver Figura 4.2.1).

(Figura 4.2.1)

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Esta opción es utilizada para adicionar una nueva deuda a algún paciente; para ello, primero tendremos que seleccionar a que paciente se le cargará el producto, para ello daremos clic en el botón Buscar (Ver Figura 4.2.2) y luego escogeremos el paciente y presionamos ENTER.

(Figura 4.2.2)

Una vez que tengamos ello retornará a la pantalla de Ingresos

Extraordinarios y buscaremos por que concepto se le cobrará, por ejemplo: Cepillos – Access, Guantes, Cepillo Niño, Alquiler de Quirófano, etc., en si todos los productos que no estará involucrados en un odontograma.

Cabe recalcar que los productos que se visualizan en esta lista

desplegable se manejan mediante fechas de vencimiento y cuando estas fechas caducan automáticamente el producto deja de visualizarse en esta lista desplegable.

Luego ingresaremos la cantidad por ejemplo 1 y luego clic en el botón

Grabar y con este procedimiento le hemos cargado a este cliente un

producto por cobrar y emitir su boleta o factura correspondiente.

4.3. CUENTA CORRIENTE

Para ingresar a esta opción del menú principal Pagos Varios deberá

de seleccionar el concepto Cuenta Corriente haciendo clic sobre ésta (Ver Figura 4.3.1).

(Figura 4.3.1)

Este módulo se utiliza para consultar los pagos y cuentas pendientes

que tenga el paciente la pantalla es como sigue (Ver Figura 4.3.2):

Haga Clic aquí para

seleccionar

al paciente

Listado de Productos

en vigencia

Podrá editar el precio

del Producto

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(Figura 4.3.2)

En primer lugar tiene que buscar a un paciente haciendo clic en el

botón Buscar y luego seleccione el paciente, luego presione ENTER o clic en el botón Aceptar, luego se visualizará todos los movimientos realizados por este paciente por ejemplo la Parte A es donde se visualizarán todos los documentos, si escogemos uno de ellos; en la Parte B se visualizaran los

tratamientos con su precio por cada uno. Regresando a la Parte A, se visualizarán el número de documento, la

fecha y hora en la que fue emitido, Monto a pagar y el saldo pendiente por cancelar y que tipo de operación es: Venta al contado, Venta al Crédito o Venta Anticipo del cliente.

Ahora si deseamos imprimir su estado de cuenta lo único que

deberemos hacer es simplemente dar clic sobre el botón que dice Imprimir.

V. ADMINISTRACIÓN

Esta parte del menú principal se utilizará para administrar las funciones

primordiales del sistema odontológico, aquí veremos las siguientes opciones: Cierre de Caja, Reapertura de Caja, Administrar Correlativos, Administra Pagos Extraordinarios y Reimpresión de Documentos.

(Figura 5.1)

5.1. CIERRE DE CAJA

Hacer clic en el botón

Buscar

Parte A

Parte B

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Esta opción se utilizará siempre y cuando Caja haya finalizado satisfactoriamente su cuadre de caja, al dar clic en esta opción automáticamente el usuario no podrá realizar ningún ingreso nuevo en su cobranza.

5.2. REAPERTURA DE CAJA

Para realizar la reapertura de caja en primer lugar deberá de ser un

usuario autorizado, por cuestiones de seguridad y auditoria. Lo único que se deberá hacer es dar clic sobre ésta opción y luego ingresar el usuario y password correspondiente para poder efectuar la reapertura y dar clic en la opción Aceptar.

5.3. ADMINISTRAR CORRELATIVOS

Esta opción solo se utilizará en el caso que se necesite cambiar el

correlativo de alguno de los documentos que utiliza el sistema odontológico los cuales son Boleta, Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito.

Una vez seleccionada de la lista el Tipo de Documento, existe el

Estado Actual que es en donde se visualiza el Número de Serie y Número

de Documento actualmente utilizados por el sistema y si desea cambiarlo, simplemente ubíquese en el siguiente frame que dice Modificación en donde ingresará el Número de Serie y Número de Documento con los que se desea trabajar y luego dar clic en el botón Grabar y el sistema le mostrará una advertencia y luego dará clic en el botón Aceptar y con ello finalizaremos la modificación de los correlativos del sistema odontológico (Ver Figura 5.3.1).

(Figura 5.3.1)

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5.4. ADMINISTRA PAGOS EXTRAORDINARIOS

Para utilizar ésta opción deberá de seleccionar la opción del menú

Administrar Pagos Extraordinarios tal y como se muestra en la siguiente imagen (Ver Figura 5.4.1.)

(Figura 5.4.1)

La función primordial de este módulo es la de crear, modificar o

eliminar un producto que no tiene ningún vínculo con los tratamientos. Por ejemplo existen productos que no están definidos en el tarifario de la clínica como son Cepillos, Guantes, Mascarillas, etc. y se necesita cobrar por dichos conceptos.

Para crear un nuevo producto simplemente daremos clic en el botón

Nuevo y se activaran los cuadros de texto y listas desplegables para poder indicar la Fecha de vigencia desde cuando y hasta cuando se podrá utilizar este producto, luego se indicará la Descripción del producto o el nombre y por último definiremos el Precio y luego daremos clic en el botón Grabar. Con ello hemos creado un nuevo producto; ahora si deseamos modificar un producto por ejemplo: nos hemos equivocado en escribir el nombre de uno de ellos, en lugar de escribir CEPILLOS colocamos CEPILLO simplemente seleccionamos el producto en la grilla y luego daremos clic en el botón Editar y luego digitaremos en el cuadro de texto Descripción el cambio que se necesita, así como también el precio o la vigencia del producto se pueden realizar cambios sin ningún inconveniente y por último daremos clic en el botón Guardar (Ver Figura 5.4.2).

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(Figura 5.4.2)

5.5. REIMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

Por último veremos una manera fácil de poder reimprimir un

documento en caso de ser necesario, cabe recalcar que solo podrán ser visualizados los documentos que hayan sido creados por este usuario como medida de seguridad.

Escogeremos el documento: Boleta, Factura, Nota de Crédito y Nota

de Débito y luego de haber seleccionado desde la lista desplegable seleccione la fecha y a continuación se mostrarán todos los documentos que han sido generados en esa fecha por este usuario.

Luego simplemente seleccione uno de los registros que se muestran

en la grilla y se activara la opción de Imprimir, la cual se deberá de dar clic si es que deseamos emitir el documento seleccionado, con ello nuevamente será impreso el documento (Ver Figura 5.5.1).

Se informa que este proceso no afectará el cuadre de caja pues no se

están generando dos documentos sino que es el mismo documento.

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(Figura 5.5.1)

VI. CONTROL DE CITAS

En esta opción aprenderemos a llevar un mejor control de las citas que

tenemos registradas o de las que deseamos modificar su fecha y hora respectiva de la cita.

Según se visualiza en el menú principal tenemos dos opciones

primordiales: Registrar Cita y Reprogramación de Citas (Ver Figura 6.1).

(Figura 6.1)

6.1. REGISTRAR CITA

El registro de citas se utiliza cuando tenemos que generar una nueva

cita para algún paciente. (Ver Capítulo 3.1.4)

6.2. REPROGRAMACION DE CITAS

Para realizar la reprogramación de las citas deberá de ingresar a la

opción del menú principal llamada Control de Citas y luego clic sobre Reprogramación de Citas; luego se visualizará la siguiente pantalla. (Ver

Figura 6.2.1.)

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Recuerde que los primeros pasos a seguir para proceder a realizar la modificación son: ubíquese en el cuadro de texto que dice Información a Buscar y digite el apellido paterno, el apellido materno o nombres, según sea el caso de acuerdo al criterio de búsqueda y luego de escribir y encontrar el nombre en la grilla de abajo se procederá a hacer clic sobre el paciente y a continuación se visualizará un detalle de todas las citas que se han creado para este paciente y cuáles son las atendidas y las pendientes, recuerde que solo podrá modificar aquellas que aún se encuentran en estado PENDIENTE, una vez seleccionado la cita que se desea modificar daremos clic en la opción que dice Editar y automáticamente se mostrarán

las opciones como si estuviéramos ingresando una nueva cita, recordándole que dicha cita será cancelada permanentemente, por ello se visualizará un mensaje informándole de ello.

(Figura 6.2.1)

VII. ODONTOGRAMAS

Para poder hacer uso de esta opción se debe de contar con una cita para

poder generar el odontograma como se muestra a continuación en la siguiente pantalla (Ver Figura 7.2), cabe recordar que para poder ingresar a esta pantalla primero deberá ingresar en el menú principal a la opción Odontogramas (Ver Figura 7.1).

(Figura 7.1)

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Recuerde que para poder realizar esta opción el primer paso antes de

ingresar o generar un nuevo odontograma es que el paciente se acerque a caja para que pueda cancelar por el concepto de su historia clínica, luego de ello recién podrá realizar la generación del odontograma pues ya tiene generado su código como paciente.

(Figura 7.2)

Luego de ello seleccionará al paciente que será atendido y dará doble clic

en la grilla y se visualizará la siguiente ventana (Ver Figura 7.3), en donde daremos clic en el botón Nuevo para la generación de un nuevo odontograma, por defecto se ubicará en el profesional que seleccionó en la cita pero se puede cambiar el profesional en caso que dicho odontólogo no se encuentre disponible.

(Figura 7.3)

En el siguiente módulo se visualizará el odontograma genérico (Ver Figura 7.4) el cual será utilizado por el asistente dental para ingresar los tratamientos que serán necesarios efectuar para el paciente, en este proceso la generación de los tratamientos del odontograma se diferencian por 4 colores básicos:

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Azul -> Tratamiento Antiguo (Tratamiento con el que ingresa el paciente y que fue tratado por otro profesional).

Rojo -> Tratamiento Nuevo (Tratamiento que es detectado y generado por el odontólogo de planta o el alumno).

Amarillo -> Tratamiento en Proceso (Tratamiento que puede durar más de una sesión).

Verde -> Tratamiento Finalizado (Tratamiento que ha sido tratado en su totalidad por el odontólogo).

Existen varias opciones como la generación del presupuesto, tratamiento en proceso, eliminación de tratamientos, deshacer última modificación, imprimir odontograma, el salir y la hoja de evolución del paciente.

(Figura 7.4)

Una Vez finalizado el ingreso de todos los tratamientos a tratar en el odontograma se procede a la emisión del odontograma para ello podrá dar clic en la opción Imprimir que se encuentra en la barra de menú y se emitirá el siguiente reporte (Ver Figura 7.5).

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(Figura 7.5)

Luego se procede a generar el presupuesto haciendo clic en el botón el

Presupuesto, el cual generará los precios automáticamente de acuerdo al tarifario establecido (Ver Figura 7.6).

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(Figura 7.6)

Existen descuentos especiales para lo cual existe una columna adicional en

el listado de los tratamientos. Una vez finalizado el acuerdo con el paciente de su presupuesto se procede a guardar dicha información para ello hacer clic en el botón Grabar. Luego procedemos a la impresión del presupuesto en la opción Imprimir (Ver Figura 7.7).

(Figura 7.7)

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Una vez guardado el presupuesto se puede iniciar las operaciones en el odontograma como la Evolución del Paciente, que se debe de ingresar el Trabajo realizado por el profesional y el monto a cancelar por el paciente o en todo caso el porcentaje del avance (Ver Figura 7.8).

(Figura 7.8)

VIII. MANTENIMIENTO

En la opción de mantenimiento del menú principal veremos que figuran las

siguientes opciones: Tipo de Tratamiento Básico, Tipo de Tratamiento, Tablas del Sistema, Profesionales y Usuarios (Ver Figura 8.1). A continuación detallaremos cada uno de ellos.

(Figura 8.1)

8.1. TIPO TRATAMIENTO BÁSICO

Este mantenimiento solo se utilizará en el caso que necesitemos crear

un nuevo tratamiento básico (cabe recalcar que todos los tratamientos básicos ya han sido definidos, Ver Figura 8.1.1).

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(Figura 8.1.1)

En caso de crear uno nuevo daremos clic en la opción que dice Nuevo y en el caso que deseemos modificar algún dato daremos clic en Editar. Cualquiera sea el caso se visualizará la siguiente pantalla (Ver

Figura 8.1.2) para poder modificar los datos y para finalizar simplemente daremos clic en el botón Grabar si deseamos guardar sus datos y en el caso que no lo sea daremos clic en Salir.

(Figura 8.1.2)

8.2. TIPO DE TRATAMIENTO

En esta parte se definirán todos los tratamientos que serán

destinados al tarifario por ejemplo: Incrustaciones de metal, corona de metal cerámico, corona simple, etc.

Si deseamos crear un nuevo tratamiento bastará con hacer clic sobre

la opción que dice Nuevo y en el caso de modificar la información daremos clic en la opción Editar de la barra (Ver Figura 8.2.1).

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(Figura 8.2.1)

Según sea el caso se visualizará la siguiente pantalla (Ver Figura

8.2.2) en donde se visualizarán los siguientes campos: Descripción que se utilizará para ingresar el nombre del tratamiento, el combo en donde dice otros tratamientos se ingresará el tipo de Tratamiento Básico pertenece, luego tenemos la ruta en donde le indicaremos donde se encuentra las imágenes, luego tenemos la duración del tratamiento, a que especialidad pertenece y el tratamiento base que corresponderá, por último podemos indicarle los montos a pagar de acuerdo al tipo de paciente, es decir: Particular, Especial y Servicio Social.

Por último según sea el caso daremos clic en el botón que dice

Grabar y con ello hemos salvado la información editada o creada.

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(Figura 8.2.2)

8.3. PROFESIONALES

En esta ventana de mantenimiento se visualizará toda la lista de los

profesionales que actualmente se encuentran registrados en el sistema odontológico. Existen cinco opciones: Nuevo, Editar, Eliminar, Horarios y Salir. (Ver Figura 8.3.1).

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(Figura 8.3.1)

Si le da clic en el botón Nuevo podrá generar un nuevo profesional y en la cual podrá ingresar el Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, Nro. C.O.P., Tipo de Documento, Tipo de Profesional, Dirección, Teléfono, Correo, Ingreso Mensual y Celular (Ver Figura 8.3.2). En el tipo de profesional existen tipos de profesionales.

Si le da clic en el botón de Editar podrá modificar los datos del paciente seleccionado, recuerde que cada vez que realice alguna modificación deberá de ejecutar la acción Guardar.

Al dar clic en el botón Eliminar, podrá borrar por completo el registro, está opción será visualizada por todos, pero no tendrán autorización alguna por motivos de seguridad.

En la opción Horarios, podrá indicar el horario de cada profesional de Lunes a Domingo, si es que existieran profesionales que trabajen o hagan sus prácticas ese día (Ver Figura 8.3.3). En esta parte deberá de escoger un día y deberá dar doble clic para poder modificar ese día, después de realizar esta acción se visualizará otra pantalla “Detalle de Disponibilidad de Profesionales” (Ver Figura 8.3.4), en donde se indicarán dos turnos: Mañana y Tarde del cual podrá escoger en el turno mañana desde que hora hasta que hora estará disponible el doctor y en el horario de tarde se realizarán los mismos pasos.

(Figura 8.3.2)

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(Figura 8.3.3)

(Figura 8.3.4)

8.4. USUARIOS

Para la generación de un nuevo usuario deberá ingresar desde el

menú principal a la opción Mantenimiento y escoger Usuarios (Ver Figura 8.4.1).

(Figura 8.4.1)

Existen dos clases de usuario: Administrador y Usuario. El

Administrador podrá realizar en su totalidad las funciones del sistema al menos que sus permisos no se lo permitan, de igual manera suele suceder con el Usuario pero en este caso su funcionalidad es un poco mínima es decir no podrá eliminar registros o realizar otro trabajo en especial.

Existen tres permisos bien marcados: Lectura, Escritura y Ejecución.

El primero solo servirá para realizar consultas básicas en los formularios y/o reportes, el segundo (Escritura) podrá guardar información, realizar modificaciones, el permiso de Ejecución se utilizará para el uso de la eliminación de registros.

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El módulo de Mantenimiento de Usuarios cuenta con dos hojas: Búsqueda y Datos Generales, en la primera podrá realizar la búsqueda de cada usuario (Ver Figura 8.4.2) y en la segunda aparecerá la información de la búsqueda (Ver Figura 8.4.3), es decir su Nombre, Apellidos, Cargo, Login, Password, Confirmación de Password, Tipo de Usuario, Permisos y la Lista de Subsistemas que se desea ingresar.

(Figura 8.4.2)

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(Figura 8.4.3)

Para Generar un Nuevo usuario deberá dar clic en el botón Nuevo, para la

modificación de un usuario, si es que desea cambiar el nombre su password o la lista de subsistemas que desea utilizar con tan solo un clic en Modificar, si

desea guardar los datos de un usuario Nuevo o Modificado solo deberá dar clic en Guardar, si desea cancelar las modificaciones o el proceso actual que esta haciendo solo deberá dar clic en el botón Cancelar(el cual se encontrará oculto si es que le da clic en Nuevo o Modificar), si desea Eliminar en primer lugar

tendrá que contar con permiso de Ejecución y ser Administrador de lo contrario no podrá realizar dicho proceso y por último queda la opción de Salir el cual cerrará esta ventana para continuar con el proceso del Sistema odontológico.

IX. REPORTES

En este caso existen varios reportes que mencionaremos a continuación en este capítulo, pero primero para poder ingresar a esta opción deberá ubicarse en el menú principal y seleccionará la opción “Reporte”, como se muestra en la siguiente figura (Ver Figura 9.1).

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(Figura 9.1)

9.1. PACIENTES

Reporte en donde se visualizan todos los pacientes, filtrándolos por Distrito, y aquellos que hayan sido dados de alta hace 6 meses.

9.2. INGRESOS X DÍA

Reporte que brinda la información de todos los ingresos brindados por la cobranza realizada durante el día. Reporte de Cierre de Caja.

9.3. CITAS

Reporte que nos brinda la opción de visualizar las citas que se tienen pendiente por un rango de fechas.

Adicionalmente existe una opción para ver los saldos pendientes por pagar

de los tratamientos atendidos que no fueron cancelados en caja; para ello deberá activar las casillas de Saldos Pendientes y Todos los Profesionales, indicar un

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rango de fecha (considerar un rango no mayor de 3 días) y estar la opción Sin Grupo activada y por último Imprimir.

9.4. DOCUMENTOS EMITIDOS

Reporte de Documentos Emitidos durante el día, este se adjunta a los documentos del Cierre de Caja.

9.5. TARIFARIO

Reporte que nos muestra todo el Tarifario.

9.6. GERENCIAL

Opción en donde nuestra muestra los reportes gerenciales, esta opción solo estará habilitada al Gerente, entre los que tenemos: Tratamientos Realizados, Deudas Pendientes, Tratamientos Realizados por Especialidad, Productividad por Especialidad, Ingresos por Medio de Pago, Ingresos Extraordinarios, Cuadro sociodemográfico.

9.7. REGISTRO DE VENTAS

Reporte del Registro de Venta que contabilidad puede utilizar, utilizando rango de fechas.

9.8. RESUMEN DE REGISTRO DE VENTAS.

Resumen del Registro de Venta que también se rige a un rango de fecha, según el criterio del usuario.

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X. SALIR

Por último si deseamos salir del sistema por completo lo único que se

deberá hacer es dar clic en la opción Salir que se encuentra en el menú principal tal y como se muestra en la figura (Ver Figura 10.1).

(Figura 10.1)

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