manual simulasi stock take intarisasi slims 7 cendana stock opname perpustakaan

8/18/2019 Manual Simulasi Stock Take Intarisasi SLiMS 7 Cendana Stock Opname Perpustakaan

1/24

SIMULASI

STOCK

OPNAMEDibuat oleh :

Komunitas SLiMS Kuduswww.slimskudus.wordpress.comwww.slimskudus.net

Kudus , 10 Januari 2014

http://www.slimskudus.net/http://www.slimskudus.net/


2/24

2

Dokumen ini dibuat menggunakan Creative Common License (CCL)http://creativecommons.org/about/licenses/

Dalam tutorial ini pembaca kami sarankan untuk praktik secara simulasi

Pada

SLiMS yang Bukan Buat Kerja


3/24

3

A. Ketahui Lebih Dahulu

1. Stock Take , apa ?

“ Modul Stock Take merupakan fasilitas yang ada di SLiMS untuk membantu para

pustakawan melakukan kegiatan stock opname.

Ketika proses stock opname dimulai, semua koleksi akan dianggap hilang,

kecuali yang sedang dipinjam (berstatus on loan)

lalu masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan

di cek pada proses stock take.

Jika Anda menggunakan tampialn dengan Bahasa Indonesia , stock take adalah

Inventarisasi


4/24

4

2. Mengetahui Buku Yang Hilang, wah SLiMS Dukun ,

Ya ?

Wah kalau begitu SLiMS Bisa Tahu buku/koleksi yang benar benar hilang ya ?

Enak dong gak perlu ribet ngecek keberadaan buku ?

Eits gak bisa SLiMS bukan Dukun , ya BUKAN DUKUN !

SLiMS hanya membantu mendata keberadaan buku.

Yang benar - benar tahu buku/koleksi hilang ya pustakawan nya !!!

Lah terus ? cek sendiri dirak buku nya ada atau tidak. Ini prosedur nya , man to

library

1. Pustakawan mengecek keberadaan buku , berkeliling dirak rak buku

perpustakaan, sambil membawa buku catatan tentunya.

2. Pustakawan mencatat nomor item buku apa yang hilang saja , nomor item

yang hilang saja. Hilang ini maksud nya buku yang dipinjam pemustaka

(member) tapi gak dikembalikan , istilahnya diembat member atau bahkan

diembat oknum pustakawan, rusak parah, gak layak dibaca, dan sebagai nya.

3. Pustakawan memiliki list item buku yang hilang

4. List tadi digunakan untuk memudahkan proses stock take

5. Pustakawan menggunakan SLiMS untuk men-stock-take

6. Pustakawan mem-print-out stock take


5/24

5

FAQ Tentang Nyetock Opname Di

SLiMS

Apakah proses Stock Take pada SLiMS harus selesai dalam 1 hari 24 jam ?

Tidak , stock take dapat dilaksanakan lebih dari 24 jam.

Namun bukan berarti Anda bermalas- malasan. Kami sarankan segera selesaikan

3-6 hari kerja.

Nah Di SLiMS kan Ada banyak user, berarti nyetock opname di SLiMS bisadilakukan banyak pustakawan ?

O Bisa bangets. Di SLiMS kan bisa login dengan akun user yang beda beda.

Manfaatkan SLiMS akses jaringan LAN / Wifi. Mengakses SLiMS lewat jaringan

sangat mudah\.


6/24

6

Jika SLiMS Anda beralamat misal http://localhost/perpustakaan, dan IP komputer

yang diinstali SLiMS misal 192.168.9.1

Maka akses jaringan ke SLiMS , buka browser ketik alamt

http://192.168.9.1/perpustakaan

Buat user SLiMS pastikan user memiliki akses ke Stock Take. Jadi Anda bisa

mengajak teman membantu nyetock opname. Menu user grup ada di System -

.

http://localhost/perpustakaanhttp://192.168.9.1/perpustakaanhttp://192.168.9.1/perpustakaanhttp://localhost/perpustakaan


7/24

7

B. AYO PRAKTIK

3. Mau Praktik malah Takut

Setelah tahu seluk beluk stock take ayo praktik pada SLiMS simulasi,

Kalau takut untuk menghindari malpraktik , silahkan instal lagi SLiMS ( dalam 1

XAMPP bisa diinstall banyak SLiMS). Agar data data nya sama. Gunakan

database yang sama pada SLiMS yang Buat Kerja, saya yakin Anda bisa ekspor

impor SQL dari SLIMS yang buat kerja ke dalam SLiMS simulasi

4. Ketahui Prosedur nya

Setelah siap silahkan login ke SLiMS, masuk menu Stock Take, Klik menu

Inisialisasi


8/24

8

Stock Take Name Adalah nama dari kegiatan stock opname yang dilakukan.

Sesuaikan namanya dengan keinginan Anda. Sub menu ini HARUS diisi.

GMD adalah tipe bentuk umum koleksi , jika Anda ingin menginventaris semua

koleksi pilih ALL Collection Type : tipe koleksi buku, jika Anda ingin menginventaris semua koleksi

pilih ALL

Location : Lokasi perpustakaan, ada beberapa Instansi memiliki banyak

perpustakaan , jika Anda Ingin menginventaris semua koleksi di semua

lokasio pilih ALL

Classification Mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk


9/24

9

penulisan class menggunakan wildcard (*), misal, apabila kita ingin

melakukan stock opname dengan kisaran class 100 s.d.300, cukup

masukkan 1* to 3*. Apabila kisaran class yang kita lakukan stock opname

hanya pada class 100, masukkan 1*. Jika anda Bingung silahkan kosongi

saja

Lanjut klik Inisialisasi Inventarisasi , dan beberapa saat kemudian muncul

box Inisialisasi Inventarisasi kemudian lik OK

Sekarang lihat pada sub menu ada menu baru


10/24

10

Rekaman Inventarisasi : Berisi laporan stock opname yang telah dilakukan.

Informasi dalam menu ini adalah: Stock Take Name, Start Date, end Date, Report.

Report berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan Stock take

yang pernah dilakukan.


11/24

11

Klik menu Proses Inventarisasi : Menu itu adalah menu utama untuk melakukan

stock take. Menu ini digunakan untuk mengembalikan status koleksi

perpustakaan yang dianggap hilang oleh sistem, ke status exist (koleksi

dinyatakan ada). Pada menu ini, item id (nomor barcode) koleksi menjadi acuanutama untuk mengubah status koleksi yang dianggap hilang menjadi exist (ada),

Caranya dengan memasukan nomor barcode koleksi tersebut pada kolom Item

Code. Menu ini akan berfungsi apabila telah dilakukan proses Initialize.

Fitur List stocktakes by: yang dapat dipilih Current User Only, yang berarti daftar

item yang terlihat adalah yang distocktake oleh user yang bersangkutan. Atau All

User, berarti daftar item yang distocktake adalah item yang distocktake oleh

semua user yang melakukan stocktake.

Tadi sudah disebutkan bahwa cara logika stok opname / inventarisasi adalah

menganggap semua item yang ada menjadi hilang. Nah agar kembali nyata yang

hilang benar benar tercatatat hilang, dan yang ada benar benar ada. Maka

pustakawan harus mengembalikan item yang ada. Dan Pustakawan sudah punya

list data item yang benar benar hilang.

Cara nya :

1) Masukkan kode item buku yang benar benar ada yang ada pada form Kode

Eksemplar. Kemudain klik Ubah Status


12/24

12

Maka status buku akan tercatat ada. Cara ini tentu akan memakan banyak waktu.

Bagaimana agar cepat ?


13/24

13

Coba sekarang klik sub menu Laporan Inventarisasi. Agar anda paham

amatilah

Di laporan tercatat

Total Eksemplar Terinventaisasi 8828.

Total Eksemplar Diperiksa 1,

Total Eksemplar Hilang 8827,

Bisa menyimpulkan ? Ya benar 1 item yang diperiksa didapat dari proses

inventarisasi tadi yang baru Anda lakukan.

Jadi Jangan Anda Mengeklik Menu Selesaikan

Inventarisasi Sebelum menginvent item item buku yang

benar benar ada.


14/24

14

Sekarang klik sub menu Eksemplar Hilang Saat Ini

Isi menu ini merupakan daftar dari koleksi yang dianggap hilang --- dan belum

anda Inventaisasi tentu nya --- pada saat stock opname.

koleksi yang dipinjam tidak tercatat di list ini

Anda dapat mencetak list ini dengan mengeklik Cetak Halaman Ini


15/24

15

Sekarang klik sub menu Catatan Inventarisasi

Fungsi menu ini adalah untuk mengetahui rekaman (Log) saat melakukan proses

stocktake. Jika Anda baru pertama kali melakukan stock opname maka tidak ada

data nya

Jika Anda sudah pernah melakukan stock opname maka ada data nya


16/24

16

Sekarang lanjut klik sub menu Resinkronisasi.

Resinkronisasi hanya memperbarui data bibliografi dan eksemplar yang masuk

dalam daftar Inventarisasi -- tadi yang baru Anda masukkan dalam daftar

inventarisasi. Bukan data bibliografi/eksemplar baru yang dimasukkan ditengah

proses inventarisasi

Coba klik Resinkronisasi Sekarang

Dan lihat 1 item sudah masuk dalam sinkronisasi, 1 item benar benar ada

Selanjut nya Klik sub menu Unggah Daftar

Menu ini digunakan untuk melakukan stock take otomatis dengan memanfaatkan

file data item. Untuk dapat menggunakan Upload List, pertama data item senayan

harus dieksport, kemudian khusus item disimpan dalam file .txt secara berbaris.

Software yang dipakai adalah Kingsoft Office dan Notepad ++


17/24

17

1. Nah sekarang klik Menu Bibliografi - kemudian klik sub menu Export Item.

Kemudian klik Ekspor Sekarang. Klik OK untuk menyimpan file CSV

Saya yakin Anda bisa mengeksport item


18/24

18

2. Buka File senayan_item_export.csv menggunakan Kingsoft Office Spread

Sheet.

Konsentrasikan ketelitian Anda pada kolom A.

Kolom A adalah kolom yang memuat item item.

Tadi Anda sudah berkeliling di rak rak buku dan mencatat item buku yang benar

benar hilang. Nah gunakan catatan tadi untuk membantu membuat list txt. Nanti

yang anda input di list txt adalah item yang ada saja

*Power_of_Words_by_Antonio_Litterio-full, diambil dari GNOME Artwork


19/24

19

I


20/24

20

3. Silahkan hapus item item yang hilang, pasti bisakan menghapus cell ...

Cara nya Klik pada item yang hilang , tekan tombol keyboard delete

4. Setelah Anda menghapus item yang hilang. Berartikan sekarang yang ada di

kolom A adalah item item yang ada.

5. Lanjut copy item yang benar benar ada. Cara nya tekan SHIFT pada cell A1

dan klik pada cell A terakhir untuk memilih cell nya. Klik kanan - klik COPY.

6. Buka program Notepad ++. Langsun saja klik paste. Dan tepastelah item item

yang benar benar ada


21/24

21

7. Simpan hasil kerja Anda. Klik Save/ Save As. Simpan dengan nama file list.txt

8. Sekarang kembali ke SLiMS. Klik Menu Inventarisasi - Klik Unggah Daftar


22/24

22

9. Selanjut nya klik Browse. Pilih file list.txt tadi yang anda buat. Klik Unggah

Berkas.

10. Berhasil ekspor item, Berarti item item yang dianggap hilang akan kembali

ada.

11. Dan terakhir klik sub menu Selesaikan Inventarisasi,

12. Di layar tampil tombol Selesaikan Inventarisasi , Klik saja. Jika Anda yakin

ingin menghapus juga item yang hilang centang form Buang Data Eksemplar

Hilang


23/24

23

13. Proses Inventarisasi Selesai, Klik OK

14. Dan SLiMS menyajikan laporan detil inventarisasi , klik sub menu Rekaman

Inventarisasi. Lihat rekaman inventarisasi yang baru saja Anda lakukan tercatat.

15. Untuk melihat detil nya silahkan klik laporan.HTML nya


24/24

16. Dan browser membuka detil laporan nya

17. Selamat Anda berhasil :D

Nah Baca dan Praktikan Juga Tutorial MENGATASI MALPRAKTIK STOCK TAKE

manual simulasi stock take intarisasi slims 7 cendana stock opname perpustakaan

Documents