manual primavera project planner p3

Primavera Project Planner


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1. SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administración de proyectos consiste en planificar, programar y controlar la ejecución de un proyecto, a objeto de cumplir adecuadamente dentro del plazo y presupuesto previsto.

En la etapa de planificación (planning), el administrador debe identificar las actividades o tareas básicas del proyecto, estimar su duración temporal y establecer las relaciones de precedencia entre las tareas.

De igual forma, es preciso identificar los recursos (mano de obra, maquinaria, materiales) necesarios para cumplir con las diferentes tareas, definiendo su disponibilidad temporal y los costos asociados a su utilización.

En la etapa de programación (scheduling), el administrador establece un orden cronológico para la ejecución de las actividades, optimizando el empleo de todos los recursos asociados (proceso de asignación de recursos conocido como “leveling”).

Desde este punto de vista, el recurso “tiempo” puede ser medido y controlado (llevando registro de su utilización), de modo tal que el proyecto se efectúe en el menor tiempo posible y al menor costo.

La etapa de control (tracking) consiste en efectuar un seguimiento de las actividades y recursos, realizando las correcciones necesarias (re-programaciones) para mantener el proyecto dentro de los plazos y costos programados.

En el mercado de los programas computacionales existen diversas herramientas para la administración automatizada de proyectos. En general, todos estos programas facilitan el trabajo del administrador de un proyecto proveyendo con información amplia y precisa respecto de las principales variables que se controlan en un proyecto. El programa Primavera Project Planner® es un buen ejemplo de ello.

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2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS

2.1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de trabajos con un inicio y término definido y un presupuesto determinado. Generalmente los proyectos son realizados por personas de diversas especialidades sin experiencia como equipo de trabajo. Esta restricción a menudo dificulta y complica la administración de proyectos.

A nivel de planificación -en términos conceptuales-, administrar un proyecto es el proceso de pensar y definir detalladamente qué es lo que se quiere realizar, definiendo los pasos a seguir y determinando los recursos necesarios para efectuar tales pasos. En la práctica, la administración de un proyecto consiste es resolver problemas, retrasos, cambios y obstáculos -y a veces oportunidades- que surgen durante el desarrollo del proyecto.

Al planificar un proyecto se determina quién realiza cada trabajo, cuando, donde y con quien. Una vez creada la planificación, las acciones posteriores son las que transforman un proyecto en un trabajo exitoso.

La administración de un proyecto requiere vigilancia y dedicación constante: hallar qué es lo que realmente ocurrió, y cuánto es lo realmente realizado, qué falta por hacer, y quién es capaz de realizarlo. Es preciso contar con un plan de contingencia que permita manejar los inevitables percances que ocurren con la marcha de proyecto.

Existen algunas herramientas y prácticas que ayudan a preparar el trabajo de un proyecto. El utilizar un programa de administración de proyectos ayuda a organizar las ideas e identificar problemas potenciales. El seguir los procedimientos establecidos permite mantener informado al equipo de trabajo acerca de opciones, alternativas y detalles del trabajo en forma eficiente y oportuna. Una adecuada presentación del proyecto hacia posiciones superiores de la empresa facilita la obtención del respaldo requerido para continuar adecuadamente.

La etapa de planificación consiste en pensar acerca de los trabajos a ejecutar y la documentación requerida, definir y coordinar las actividades y los grupos de trabajo, preparar los programas de trabajo, asignar recursos a las diversas actividades y establecer un presupuesto.

La etapa de control consiste en medir el rendimiento, sugerir las acciones correctivas que sean necesarias, evaluar opciones y redistribuir trabajos. El administrador informa al equipo de trabajo acerca de los progresos obtenidos y entrega pautas para mejorar el rendimiento donde existen debilidades.

La administración significa comunicarse en la forma más precisa posible con el equipo de trabajo, con el cliente y con la administración superior, informando acerca de qué ha ocurrido, qué puede ocurrir y qué se hará al respecto. Se debe motivar al equipo de trabajo para lograr mejores resultados. El administrador apoya al equipo de trabajo presentando información precisa y oportuna a la gente apropiada.

Para desarrollar un plan de trabajo y determinar el nivel de detalle y la cantidad de revisiones que serán necesarias es preciso responder las siguientes interrogantes: ¿cuál es la duración total del proyecto?, ¿cuál es el nivel de detalle apropiado?, ¿con qué frecuencia se deberá actualizar el plan?, ¿quién requiere recibir información acerca de los avances?, ¿qué clase de informe se entregará?, ¿qué gráficos facilitarán la comunicación de resultados?, ¿cuánto tiempo debe asignarse para la administración del proyecto?

Las siguientes acciones ayudan a responder las interrogantes descritas:

a) Lista detallada de actividades

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Estimar el tiempo necesario para realizar cada actividad, y cómo se relacionan las actividades entre ellas. Asignar una persona responsable de cada actividad, la que deberá entregar información precisa cuando sea necesario actualizar el plan de trabajo.

b) Diagrama de actividades

Preparar una malla de actividades para mostrar las relaciones entre las actividades. La creación de esta malla es un proceso interactivo que debe efectuarse con los integrantes del equipo de trabajo. Nadie mejor que ellos conoce qué hacer y por qué, y en qué secuencia. A menudo será preciso modificar la malla de actividades hasta obtener una secuencia lógica y fluída de las actividades.

c) Ruta crítica

Identificar las actividades cuya secuencia requiere mayor tiempo de trabajo (ruta crítica). Evaluar las formas de simplificar el proyecto. Analizar la posibilidad de acortar el proyecto realizando actividades en paralelo. Considerar si se cuenta con suficientes recursos para realizar varias tareas en forma simultánea.

d) Asignación de recursos

Una vez definida la programación básica, asignar los recursos necesarios para completar el plan, asegurando que estarán disponibles cuando sean requeridos. Los recursos (personas, equipos materiales y capital) son los que hacen posible desarrollar el trabajo.

e) Redistribución de recursos

Redistribuir recursos o modificar la programación de actividades para resolver conflictos entre actividades que comparten recursos. Verificar que la programación del trabajo no exija recursos más allá del límite de disponibilidad normal. Examinar los gráficos de uso de recursos para nivelar su utilización e identificar los períodos de alta y baja utilización.

f) Tiempo y dinero

Evaluar el compromiso tiempo-dinero del plan de trabajo. Si se dispone de más dinero o más recursos, ¿es posible concluir antes el proyecto? Comparar costos, listas de necesidades y revisar las suposiciones hechas con el equipo de trabajo para refinar el plan. Obtener el acuerdo y el compromiso del equipo de trabajo y comenzar el proyecto.

g) Información del proyecto

Organizar la información del proyecto clasificando las actividades por etapas, responsabilidad, departamento organizacional y ubicación. Establecer prioridades. Resumir los detalles innecesarios. Estructurar la presentación de la información para centrarse en los elementos clave.

h) Registro de avances

Registrar los avances de cada actividad. Realizar un seguimiento de quién hizo cada cosa y cuánto fue su costo. Esto le permitirá mejorar estimaciones futuras. Informar el progreso en forma regular, cada una o dos semanas. Registrar cuánto tarda en efectuarse cada actividad, cuánto trabajo se ha realizado y cuánto tiempo se estima será necesario para concluir la actividad. Debe tenerse cuidado en contar con datos precisos y confiables.

i) Comparación con el proyecto original

La mejor forma de seguir el desarrollo de un proyecto es comparar los avances informados con el plan original. Si el equipo de trabajo está atrasado, identificar el impacto que tendrá sobre la programación y desarrollar un curso de acción para avanzar más rápido. Si no es posible recuperar tiempo, asegurarse que todas las personas conozcan acerca del retraso para que puedan ajustar su propia programación. Considerar si si algunos retrasos de actividades iniciales permitirán ahorrar tiempo más adelante.

j) Comunicaciones

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Comunicar lo que se requiere hacer y cuándo se necesita hacer a todos los miembros del equipo. Emplear informes de programación, cartas gráficas y presentaciones temporales de fácil entendimiento. Mostrar el progreso y destacar las áreas con problemas. El nivel de detalle de cada informe deberá ser al apropiado para cada audiencia.

k) Prevención

¿Qué cosas imprevistas pueden ocurrir?, ¿qué sucedería si un recurso es ocupado en otro trabajo?, ¿qué ocurriría si el presupuesto es recortado en un 10%?, ¿los trabajadores serán capaces de actuar con eficiencia con nuevos diseños o maquinarias? Siempre es necesario anticiparse a los cambios, manteniendo un plan de contingencia para enfrentar la ocurrencia de cualquier desastre.

La administración exitosa de un proyecto no finaliza con la planificación del proyecto. Para cumplir con los objetivos propuestos, es necesario efectuar un seguimiento de los eventos diarios y actualizar la programación con información precisa y oportuna. Controlar un proyecto significa registrar e informar los avances, comunicar los cambios apenas ocurran, comparar la programación actual del proyecto con la original y medir el rendimiento.

Es importante actualizar la programación del proyecto una vez que éste está en desarrollo. Una de las razones principales es que las duraciones reales de las actividades generalmente difieren de lo estimado originalmente. Además, la secuencia de las actividades puede cambiar una vez que se inicia el trabajo, o puede ser necesario agregar nuevas actividades y eliminar otras.

Una buena programación del proyecto puede servir como herramienta clave para la toma de decisiones y para predecir si el proyecto será finalizado dentro del tiempo y presupuesto previstos.

Al actualizar regularmente un proyecto es posible registar sus avances e idetnficar los problemas potenciales. Debe señalarse si las actividades han sido completadas o aún están en desarrollo. Para estas últimas, debe registrarse la fecha real de comienzo de cada actividad, su duración restante y/o el porcentaje completado de la actividad. Para una actividad finalizada, debe registrarse su fecha real de término.

Previo a actualizar un proyecto por primera vez es recomendable contar con un proyecto meta u objetivo, el cual consiste en un copia del proyecto original. A medida que el proyecto avanza, el proyecto meta servirá como base de comparación para la información relevante actualizada del proyecto. Esto permitirá medir el estado de avance del proyecto y el rendimiento de los diferentes recursos. También será posible estimar o predecir los requerimientos futuros hasta la total realización del proyecto.

2.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Una vez que se ha establecido la programación de actividades, la base de comparación y el proyecto está en desarrollo, es necesario controlar qué está sucediendo con los trabajos y recursos. El administrador deberá guiar el desarrollo del proyecto, reconocer problemas, tomar decisiones, motivar al equipo de trabajo y comunicar la información necesaria acerca del estado actual del proyecto y las acciones requeridas. Pocos proyectos se desarrollan exactamente de la forma planeada. Cambian los alcances del proyecto, algunas actividades se retrasan o se realizan fuera de la secuencia establecida y los requerimientos de recursos pueden modificarse. Durante la vida del proyecto es necesario evaluar constamente las fechas programadas, los recursos utilizados y los costos. Una comunicación efectiva es esencial para el éxito de un proyecto. Es aconsejable emplear informes y gráficos de fácil lectura para comunicar los avances del proyecto al equipo de trabajo y a la administración superior. Debe darse énfasis en las actividades críticas, en recursos o costos sobrepasados o retrasados e identificar el avance real y futuro.

2.3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

La planificación de un proyecto se inicia listando todos los elementos requeridos para obtener un producto final o alcanzar los resultados deseados. Se comienza por los componentes principales y luego se identifica cada subcomponente. Es posible crear un tercer nivel para identificar las partes de los subcomponentes. Esta desagregación contínua hasta que se haya definido unidades discretas de trabajo llamadas “paquetes de trabajo”.

Un paquete de trabajo representa una o más actividades con una duración -cantidad de trabajo requerido para su completa

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realización- y presupuesto definido. Este proceso de desagregación en componentes jerarquizados se conoce como “estructura jerarquizada de trabajo” (WBS).

Además, es posible definir a las personas de la organización que serán responsables de cada componente. De esta forma se obtiene una “estructura organizacional jerarquizada” (OBS) similar al concepto de WBS.

La intersección de las estructuras WBS (Work Breakdown Structure) y OBS (Organizational Breakdown Structure) corresponde a una cuenta de costos. Los costos son planificados, contabilizados y controlados a nivel de la cuenta de costos. Cada cuenta de costos representa una unidad discreta de trabajo y están a cargo de una persona de la organización. Los nombres asociados a las cuentas de costos debieran identificar los componentes WBS y OBS asociados a cada actividad.

El paso siguiente es colocar las actividades en una estructura que identifique la secuencia en que serán realizadas, definiendo las relaciones lógicas entre actividades para indicar si una actividad puede comenzar en cualquier instante o solo después que otras actividades hayan sido completadas. Esta malla de relaciones entre actividades predecesoras y sucesoras permite identificar la ruta crítica del proyecto.

Establecida la ruta crítica se puede calcular el tiempo total requerido para completar el proyecto. El proyecto no finalizar hasta que cada actividad crítica sea finalizada. Las actividades no críticas también son importantes, pero su duración original y sus relaciones lógicas no afectan la fecha de término esperada del proyecto. Estas actividades pueden tornarse críticas en la medida que el trabajo avanza.

La programación de las actividades basada en las relaciones lógicas determina el plan original del proyecto. También es preciso considerar los requerimientos y la disponibilidad de los recursos a lo largo del proyecto. Algunas actividades programadas deben ser modificadas debido a las posibles limitaciones en la disponibilidad de recursos.

Los costos del proyecto están asociados a la asignación de recursos. Con la programación de actividades definida es posible predecir los gastos futuros del proyecto. Esto permite ajustar la programación de actividades de modo tal que se pueda cumplir con la programación de costos (flujo de caja).

Una vez que se ha alcanzado un acuerdo general respecto de la programación de actividades, el presupuesto y la participación de recursos se puede decir que existe un plan objetivo. A medida que el proyecto transcurre, es importante comparar los costos reales y el avance de la programación con el plan objetivo, de forma tal que es posible efectuar un seguimiento de los costos y la programación.

Comenzado el proyecto, es posible medir el rendimiento en términos de la programación y los costos. Existe una medida del rendimiento de la programación denominada “valor del trabajo realizado”, que establece una comparación entre el trabajo realizado y el trabajo programado. Para medir el rendimiento de los gastos y su ajuste a lo presupuestado se utiliza una comparación entre el presupuesto original y los costos actuales y estimados para completar el trabajo. Esta medida se denomina “esfuerzo planificado”. El seguimiento del rendimiento de la programación y de los costos es una función separada del control de rendimiento.

2.4. ANÁLISIS DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO.

Una vez que ha comenzado el proyecto y se han registrado datos reales es posible comparar el rendimiento del proyecto con la planificación original.

Los conceptos de medición del rendimiento de la programación y costos de un proyecto (BAC, EAC, BCWS, BCWP y ACWP) corresponden a evaluaciones que es posible obtener por medio del proyecto objetivo (programación original y costos presupuestados) y de los datos reales de avance y progreso de actividades y de costos incurridos del proyecto en curso.

a) BAC (Budgeted At Completion)

Corresponde al presupuesto total original de la actividad.

b) EAC (Estimated At Completion)Página 6 de 138


Corresponde al costo estimado necesario para finalizar una actividad en desarrollo.

c) BCWS (Budgeted Cost for Work Schedule)

Representa el costo presupuestado del trabajo programado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo que debiera haberse efectuado a la fecha (trabajo programado). También se le conoce como “Esfuerzo Planeado” (Planned Effort).

d) BCWP (Budgeted Cost for Work Performed)

Representa el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo efectuado a la fecha. También se conoce como “Valor de Trabajo Realizado” (Earned Value).

e) ACWP (Actual Cost of Work Performed)

Representa el costo real del trabajo realizado. Estos datos deben ser ingresados una vez que el proyecto está en curso.

Existen 3 tipos de variaciones que se usan para analizar el rendimiento:

a) Costo al completar v/s costo presupuestado

Es posible comparar el costo presupuestado para la finalización del proyecto (BAC) con el costo estimado (EAC), el cual se obtiene a partir de los datos reales y una predicción de los costos futuros. Esta diferencia se conoce como “variación”, y se calcula según:

Variación = BAC - EAC

Si EAC es menor que BAC, entonces se espera que el proyecto ocasione menos gastos que los planificados. Si EAC es mayor que BAC, el proyecto gastará más de lo presupuestado.

b) Costo real v/s trabajo realizado

La diferencia entre el costo real (ACWP) y el valor del trabajo realizado (BCWP) se denomina “variación de costo”. La variación de costo se calcula según:

Variación de Costo = BCWP - ACWP

Por ejemplo, si se ha gastado $100.- y se ha realizado un trabajo equivalente a $70.- (basado en el presupuesto original), entonces el proyecto gastará más de lo presupuestado (si se mantiene la proporción de gastos y avances).

c) Fechas reales v/s fechas programadas

Es posible comparar la cantidad de trabajo programado (BCWS) con la cantidad de trabajo realmente efectuado a la fecha de comparación (BCWP). La diferencia obtenida se denomina “variación de programación”. La variación de programación se calcula según:

Variación de Programación = BCWP - BCWS

Si se ha efectuado una cantidad de trabajo inferior a lo programado (variación negativa), entonces probablemente la actividad -que está retrasada- finalizará fuera de lo programado.

2.5. REGISTRO DE DATOS

Es fundamental en un proyecto el tener certeza y seguridad respecto de los datos ingresados (duraciones originales y

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restantes de actividades, porcentaje completado de actividades, unidades de recursos por actividad). En este sentido, todo proyecto requiere de estimaciones (programación y presupuesto original) y posee datos reales relativos a actividades (tiempos y porcentajes), recursos (cantidades, precios y limitaciones) y costos.

a) Estimación de Tiempo

La duración original de una actividad programada corresponde a la cantidad de tiempo que se estima necesario para completar una actividad. Esta estimación deberá ser propuesta por el responsable de la actividad -de acuerdo a su experiencia y a los recursos disponibles- y acordada con el administrador del proyecto.

b) Estimación de Recursos

Los recursos necesarios para completar una actividad programada (en términos de tipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad. El administrador deberá tener presente que existe un compromiso entre el tiempo definido como duración de una actividad y la cantidad de recursos asignados a la misma. El precio del recurso está determinado por el mercado (se refiere al costo directo). Deberá tenerse presente los límites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.

c) Estimación de Costos

Una vez definida la duración de una actividad y los recursos asociados a ella, la estimación de costos proviene de la aplicación directa del precio -o costo directo- de cada recurso, la cantidad de recurso requerido y la cantidad de tiempo en que será utilizado. Los costos no operacionales (costo de oportunidad, depreciación, costos fijos, etc.) pueden ser incluídos, aunque resulta aconsejable considerarlos en los costos generales del proyecto.

d) Tiempos reales

Iniciado el proyecto, el control periódico del mismo requiere el ingreso de datos reales relativos a las actividades (fechas de comienzo y término real, porcentaje completado) y estimaciones (duración restante).

Para el cálculo del porcentaje completado se emplea dos bases de cálculo: cantidad de horas-hombre y ponderación de factores.

Cantidad de horas-hombre. Consiste en establecer la proporción de horas-hombre utilizadas hasta la fecha en la actividad respecto del total de horas-hombre programadas para la actividad (de acuerdo a la duración original). Es decir,

Porcentaje Completado = Horas-hombre reales / Horas-hombre programadas

Ponderación de factores. Consiste en definir dos o más factores que tienen incidencia en la realización de una actividad. Estos factores pueden ser suministros (disponibilidad física de los elementos o materia prima requeridos para una actividad), fabricación (construcción de productos intermedios a partir de la materia prima), montaje (armado de elementos a partir de productos intermedios) y puesta en marcha (prueba de funcionamiento y finalización de la actividad). El responsable de la actividad deberá señalar el cumplimiento de cada uno de los factores señalados. De esta forma, el porcentaje completado será calculado según

Porcentaje Completado =

donde F1, F2, F3, F4 son los factores de la actividad, y

son los coeficientes de ponderación de cada factor

Los coeficientes de ponderación se establecen de acuerdo a la importancia de cada factor respecto de la actividad en cuestión, por acuerdo entre el responsable de la actividad y el administrador del proyecto. La cantidad de horas-hombre de la actividad puede considerarse en el coeficiente de ponderación de cada etapa o factor (suministros, fabricación, montaje, puesta en marcha).

e) Recursos y Costos reales

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La cantidad de recursos utilizada en cada actividad es controlada por el responsable de cada actividad. Los costos reales se obtienen de la gestión administrativa y contable del proyecto.

f) Estimación de nuevos tiempos

La duración restante se estima en forma similar a la duración original, teniendo presente el trabajo ya realizado y el compromiso existente entre el tiempo definido y los recursos asignados.

g) Estimación de recursos

Los recursos necesarios para completar una actividad ya iniciada (en términos de tipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad de acuerdo al avance obtenido y los requerimientos reales. Deberá tenerse presente los límites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.

h) Estimación de precios

Este factor depende del mercado, aunque es posible de manejar de acuerdo al control de inventarios (materias primas, maquinarias, etc.) programados para el proyecto.

Para el ingreso de los datos estimativos iniciales (duración original, cantidad, precio y límites de disponibilidad de recursos), de los datos reales (porcentaje completado, recursos y costos) y de los datos estimados para las actividades en curso (duración restante, cantidad de recursos) es conveniente utilizar formularios de ingreso de datos que sean llenados conjuntamente por el responsable de cada actividad y el administrador del proyecto.

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3. PRESENTACION

Primavera Project Planner for Windows®, conocido en forma abreviada como P3, es un completo programa computacional para la administración de proyectos basado fundamentalmente en la técnica de programación de actividades conocida como Método de la Ruta Crítica o CPM (Critical Path Metod).

Sus diferentes prestaciones lo convierten en una de las más poderosas herramientas de apoyo para la administración de proyectos de todo tipo. Está concebido para ayudar a la planificación, programación y control de las actividades que componen un proyecto, y para facilitar la asignación y el control de los recursos y costos involucrados en un proyecto.

El presente manual es una traducción adaptada del manual de referencia del programa Primavera Project Planner for Windows®. Está desarrollado en tres grandes secciones: Introducción, Creación de Proyectos y Administración de Proyectos.

La Introducción describe cómo trabajar con la gráfica de barras (Bar chart) y su visualización en pantalla, crear y personalizar diagramas (layouts), crear gráficas impresas y utilizar la aplicación gráfica Primavera Draw®. Se detallan las herramientas que provee el programa para personalizar y presentar cada proyecto en un ambiente gráfico, aprovechando la potencialidad de Windows.

La sección Creación de Proyectos está compuesta por 7 capítulos en los cuales se entrega información relacionada con la definición y creación de proyectos, incluyendo el establecimiento de una estructura de trabajo jerárquica, la definición de códigos de actividad y calendarios, la definición de un fondo de recursos y un plan de costos, la creación de ítems de datos personalizados y el trabajo en un entorno de proyectos múltiples.

La sección Administración de Proyectos se compone de 6 capítulos, y proporciona información acerca de las herramientas de P3 que facilitan la administración de proyectos, incluyendo la creación y mantención de proyectos objetivo, el cálculo y actualización de la programación de actividades, la nivelación del uso de recursos, modificaciones masivas de datos, la creación y ejecución de gráficos e informes, la administración de archivos de proyectos y los procesos de exportación e importación de datos.

El lector notará que a través de este trabajo se utiliza reiteradamente las palabras o términos en idioma inglés, o bien conceptos traducidos pero señalado entre paréntesis su equivalente en inglés. Se ha utilizado este esquema dada la errónea tendencia de traducir algunos términos con diferentes palabras en castellano, hecho que crea confusión conceptual al utilizar como sinónimos términos que -para la administración de proyectos- poseen un significado preciso.

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4. PRIMAVERA PROJECT PLANNER

4.1. INTRODUCCIÓN

4.1.1. Elementos Básicos

Aquí se presentan los conceptos básicos, la terminología y las convenciones que utiliza Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentación del programa asume que el lector está familiarizado con el trabajo en ambiente Windows. P3 puede ser manejado tanto desde el teclado como a través de un mouse de 2 botones.

Dada su característica esencialmente gráfica, P3 hace uso extensivo de gráficos, diagramas, ventanas, cuadros de diálogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad gráfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se hará referencia a ellas con una descripción de texto. Para un conocimiento detallado el interesado deberá recurrir al manual de referencia del programa.

4.1.2. Pantallas y gráficas de barras

La pantalla gráfica presenta la programación del proyecto utilizando un esquema tabular y una carta gráfica. Es posible trabajar con la información tabular para modificar datos de filas o columnas o con la carta gráfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y relaciones de actividades.

El menú de edición permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer relaciones lógicas y encadenar y desencadenar actividades.

4.1.3. Diagramas

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de actividades (filas y columnas), carta gráfica, organización de las actividades y colores que conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un número ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de selección establecido por un filtro. El diagrama utiliza el último filtro activo, y registra este hecho para la próxima utilización del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo después de la fecha de término del proyecto.

4.1.4. Filtros

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarán en un diagrama. Los filtros se emplean para enfocar el análisis en áreas específicas del proyecto.

4.1.5. Tablas y gráficos de recursos y costos

P3 proporciona gráficos de recursos y costos que pueden ser incluídos en los diagramas para el seguimiento del uso y asignación de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

4.1.6. Programa Primavera Draw®

Esta aplicación es un programa de dibujo para la creación de imágenes que pueden ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de dibujo para crear todo tipo de imágenes usando líneas, formas

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geométricas y texto. Las imágenes pueden ser modificadas en tamaño, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imágenes predefinidas (clip-art images) que pueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imágenes pueden ser editadas con las herramientas del programa de dibujo. Es posible importar imágenes desde Windows (metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imágenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicación interesante es la creación e incorporación del logo o isotipo de la empresa en los informes y gráficos impresos.

4.1.7. Impresión de pantallas

Para imprimir el despliegue de una carta gráfica, P3 proporciona opciones de personalización de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la gráfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla impresa con una combinación diferente de la tabla de actividades, carta gráfica, curvas y tablas de recursos y costos.

4.2. CREACIÓN DE PROYECTOS

4.2.1. Actividades y Relaciones

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y tamaño del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet).

4.2.2. Códigos de Actividad

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la definición de un conjunto de códigos estructurados en un diccionario de códigos de actividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir informes impresos y gráficos basados en esta definición.

4.2.3. Códigos de Estructura Laboral Jerárquica (WBS)

Corresponde a la jerarquía o subdivisión laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para llevar a cabo el proyecto. El código WBS representa una estructura en niveles de detalle del trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y éste a su vez dividido en elementos de trabajo identificables.

4.2.4. Calendarios

Los calendarios definen los períodos laborales del proyecto, así como la longitud de la semana laboral (total de días hábiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los calendarios del proyecto, éstos se asignan a las actividades para controlar la programación de fechas y modelar situaciones específicas.

4.2.5. Recursos y Costos

El control efectivo de un proyecto integra información acerca de la programación, recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a cada actividad o tarea definida.

4.2.6. Items de Datos Personalizados

Los ítems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada proyecto.

4.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos

Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o bien controlar varios proyectos en forma simultánea.

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4.3. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

4.3.1. Metas y Progreso

Una vez que el proyecto está en desarrollo es posible analizar su comportamiento comparando el progreso real con la programación original. El crear una proyecto objetivo (target project) ayuda a decidir cuándo es necesario efectuar acciones correctivas y a identificar las áreas con variaciones significativas. Permite además efectuar un análisis del tipo “¿qué ocurre si ...?” para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto objetivo ( target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned value) y determinar los recursos adicionales que serán requeridos para completar el proyecto.

El progreso se registra actualizando la programación de actividades e ingresando los costos reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente en P3 o por medio de la importación de datos desde una base de datos o una planilla electrónica.

4.3.2. Programación y restricciones

Es posible calcular la programación de actividades cada vez que se agregan o eliminan actividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez que se calcula la programación, puede ser necesario ajustar ciertas fechas específicas debido a retrasos por problemas climáticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarse condiciones o restricciones que reflejen de manera más precisa los requerimientos del proyecto.

4.3.3. Cambio global

El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rápida. P3 entrega flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (búsqueda y reemplazo, asignación de recursos, uso de datos aritméticos o modificación de datos alfanuméricos).

4.3.4. Informes Tabulares y Gráficos

P3 proporciona informes y gráficos que facilitan la comunicación de información resumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y selección de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y gráficos individuales o en serie. Todo informe o gráfico puede ser visualizado en pantalla.

Muchas de las opciones de informes y gráficos están disponibles para la pantalla de la carta gráfica, por lo que este capítulo presenta únicamente las opciones específicas para impresión. Todos los cuadros de diálogo de informes y gráficos proporcionan información de ayuda contextual.

4.3.5. Comandos utilitarios

Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios, mezclar varios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.

4.3.6. Exportación e Importación

Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrónicas, bases de datos y otras aplicaciones gráficas. También es posible importar datos para actualizar proyectos. Al exportar hacia planillas electrónicas es posible realizar cálculos adicionales, personalizar la diagramación de informes, efectuar cambios globales y crear gráficos adicionales. Importando datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de códigos, actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos.

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5. ELEMENTOS BÁSICOS

Aquí se presentan los conceptos básicos, la terminología y las convenciones que utiliza Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentación del programa asume que el lector está familiarizado con el trabajo en ambiente Windows.

Dada su característica esencialmente gráfica, P3 hace uso extensivo de gráficos, diagramas, ventanas, cuadros de diálogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad gráfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se hará referencia a ellas con una descripción de texto. Para un conocimiento detallado, el interesado deberá recurrir al manual de referencia del programa.

5.1. ESPACIO DE TRABAJO

La pantalla de P3 está dividida en dos secciones: una Tabla de Actividades (Activity table) ubicada a la izquierda de la pantalla- la cual contiene información tabular mostrada en filas (actividades) y columnas (datos de actividades), y una Carta Gráfica (Bar chart) -ubicada a la derecha de la pantalla- la cual despliega información gráfica de las actividades (gráfica de barras temporales conocida como Carta Gantt) utilizando barras y una escala de tiempo graduada.

Ambas zonas de la pantalla pueden ser personalizadas según las preferencias del usuario, pudiendo modificar títulos, tipografía y anchos de columnas, colores de fondo y de texto, formas de las barras y notas explicativas asociadas a ellas.

Además, esta pantalla posee barras de título, de menú y de herramientas. Contiene los botones clásicos de Windows para control de ventanas (mover, cerrar, maximizar, minimizar, etc.). Todos los comandos pueden ser controlados por el mouse o por combinaciones de teclas o funciones del teclado.

La barra de menú contiene los comandos para definir un proyecto, agregar, editar y programar actividades, nivelar recursos, generar informes y otras funciones.

La barra de herramientas puede ser personalizada para incluir los íconos representativos de los comandos y funciones más utilizados.

5.2. CUADROS DE DIÁLOGO

La mayoría de los comandos del programa despliegan cuadros de diálogo que despliegan información o solicitan el ingreso de datos para ejecutar alguna acción. Estos cuadros poseen ventanas, botones de opciones selectivas y cuadros para listas tabulares (filas y columnas).

5.3. VENTANAS MÚLTIPLES

P3 permite abrir hasta 4 proyectos en forma simultánea, cada uno de los cuales utiliza una ventana propia, las cuales pueden ser arregladas en forma de cascada. Para aprovechar esta opción el programa debe ejecutarse en un equipo con al menos 16 MB de memoria principal.

5.4. PANTALLAS Y GRÁFICAS DE BARRAS

La pantalla gráfica presenta la programación del proyecto utilizando un esquema tabular y una carta gráfica. Es posible trabajar con la información tabular para modificar datos de filas o columnas o con la carta gráfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y relaciones de actividades.

El menú de edición permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer relaciones lógicas y encadenar y desencadenar actividades.

5.4.1. Elementos básicos

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La pantalla que aparece cuando se abre un proyecto se conoce como el “diagrama por defecto” ( default layout), el cual se denomina Classic Schedule Layout. Este diagrama despliega información básica de la programación del proyecto (fechas programadas, duraciones, porcentaje de trabajo completado, holguras y otros datos de la programación). Un diagrama es la combinación de elementos visuales, incluyendo las actividades, su organización, tamaño de barras, colores, diseños, tipografía y otros atributos. Todos estos elementos pueden ser modificados para personalizar el diagrama de presentación de información. Para desplazarse a través de un diagrama se emplea el mouse (con las funciones clásicas de desplazamiento en ventanas del ambiente Windows) o el teclado (teclas independientes y combinaciones con teclas de control o de funciones).

5.4.2. Tabla de Actividades

La tabla de actividades despliega una actividad por fila con sus correspondientes datos en las columnas de la tabla. Si se incluye demasiados datos por actividad, esta tabla se hará demasiado ancha, en desmedro de visualización de la carta gráfica. Esta tabla puede ser formateada mediante el comando Format, Columns que permite al usuario definir los datos desplegados, el título, ancho, alineación y tipografía de la columa. P3 despliega cuadros de diálogo que facilitan el formato y personalización de la tabla de actividades. Es posible dar formato a las fechas y valores numéricos desplegados.

5.4.3. Barras de actividades

La carta gráfica -que despliega las barras de las actividades y sus relaciones- puede ser modificada para incluir diferentes tipos de barras gráficas (representativas de diferentes fechas de programación para una misma actividad) y texto ilustrativo de actividades, recursos, anotaciones y otros. Para ello se emplea el comando Format, Bars. P3 despliega cuadros de diálogo que facilitan el formato y personalización de la carta gráfica. Es posible modificar la unidad de tiempo y la densidad de la escala de tiempo graduada. Es posible limitar la ventana de visualización del tiempo estableciendo una fecha de inicio y término (no es aconsejable establecer límites que corten el despliegue total del proyecto). La grilla (líneas de fondo horizontales y verticales) puede ser editada.

5.4.4. Uso del mouse.

La carta gráfica facilita efectuar cambios en la programación del proyecto sin necesidad de utilizar el teclado. Mediante el puntero del mouse y con operaciones de arrastre (drag) y soltura (drop) es posible actualizar actividades y aplicar restricciones sin necesidad de digitar información.

5.4.5. Organización de actividades

Es posible ordenar las actividades para sean desplegadas en el orden deseado en un diagrama de P3. Las actividades pueden ser ordenadas por diferentes criterios o parámetros. Si se emplea un parámetro selectivo, se obtiene un tipo de organización denominado actividades agrupadas (grouping). La agrupación de actividades permite enfocar la atención en áreas específicas del proyecto. El diagrama presenta las actividades agrupadas separadas por filas que pueden ser rotuladas con un título representativo. Para efectos de impresión, es posible incorporar saltos de página entre las diferentes agrupaciones definidas. En particular, puede ser interesante agrupar las actividades utilizando los códigos de la estructura de trabajo jerárquica.

5.4.6. Presentaciones resumidas

Las actividades agrupadas pueden presentarse en forma resumida, presentando una visión general del proyecto sin detalles de cada actividad. Para resumir actividades se emplea el comando Display, Summarize All. P3 puede resumir los datos datos de la tabla de actividades y las barras de actividades de la carta gráfica. Estas barras pueden ser modificadas en su presentación empleando el comando Format, Summary Bars.

5.4.7. Elementos OLE

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P3 permite incorporar objetos ligados e incrustados (OLE) para integrar información proveniente de diferentes aplicaciones. Por ejemplo, es posible crear dibujos, gráficos, texto ú otros objetos por medio de una aplicación OLE e integrar tales objetos en el diagrama del proyecto. Para mayores detalles refiérase al manual de referencia del programa.

5.5. DIAGRAMAS

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de actividades (filas y columnas), carta gráfica, organización de las actividades y colores que conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un número ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de selección establecido por un filtro. El diagrama utiliza el último filtro activo, y registra este hecho para la próxima utilización del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo después de la fecha de término del proyecto.

5.5.1. Creación de diagramas

Para crear un nuevo diagrama se emplea el comando File, Layout, New. Es posible modificar los atributos de colores de pantalla, tipografía y filtros asociados a cada diagrama. Para grabar un diagrama se emplea el comando File, Layout, Save. Los diagramas son identificados con código LT seguido de 2 dígitos y -adicionalmente- un nombre propio.

5.5.2. Aplicación de diagramas

P3 puede abrir un diagrama por vez para cada proyecto, aunque pueden ser compartidos con otros usuarios. Para aplicar un diagrama específico se emplea el comando File, Layout, Open. Un diagrama puede desplegar hasta 16.000 filas. P3 registra el último diagrama activado para los últimos 25 proyectos abiertos.

Los diagramas pueden ser intercambiados entre diferentes proyectos mediante la aplicación del comando File, Layout, Transfer. Los objetos OLE no se transfieren cuando se intercambian diagramas. El diagrama puede ser borrado con el comando File, Layout, Delete.

Para actualizar un diagrama aplicando un nuevo filtro se utiliza el comando Format, Run Filter Now. Esta acción incorpora toda actividad que haya sido agregada o modificada y concuerde con los criterios de selección del filtro. El comando Format, Reorganize Now permite ordenar el despliegue de actividades según la agrupación activa y los criterios de ordenamiento establecidos en el cuadro de diálogo de organización de actividades.

5.5.3. Tipografía y colores

P3 provee un cuadro de diálogo de definición de tipografía (comando Define, Fonts) que permite modificar el tipo, estilo y tamaño del texto del diagrama. El comando Format, Screen Colors permite personalizar los colores de la tabla de actividades, títulos de columnas, escala de tiempo, texto y fondo de la carta gráfica, destacar colores de actividades, recursos, gráficos y líneas de fechas. El diagrama inicial Classic Schedule Layout posee un esquema de combinación de colores predefinido que no puede ser modificado. Los esquemas de combinación de colores definidos pueden ser grabados y utilizados por el usuario en diferentes proyectos.

5.6. FILTROS

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarán en un diagrama. Los filtros se emplean para enfocar el análisis en áreas específicas del proyecto.

5.6.1. Definición de filtros

Cada diagrama tiene asociado un filtro, el cual es identificado en la barra de estado (última línea de la pantalla). Cada filtro emplea un conjunto de instrucciones -llamado criterio de selección- que determina cuales actividades aparecerán en la pantalla. Para visualizar un filtro (P3 trae predefinidos alrededor de 20 filtros) se emplea el comando Format, Filter, y luego se aplica seleccionando el botón OK del cuadro de diálogo de filtros. Cuando se abre un diagrama, P3 aplica el filtro definido

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en el cuadro de diálogo opciones de diagramas (se emplea el comando File, Layout, Options). Es posible crear un número ilimitado de filtros para cada proyecto. Al crear un nuevo filtro o modificar uno existente se puede especificar hasta 4 niveles de criterios de selección, donde cada nivel puede contener 7 criterios. Los criterios de un mismo nivel y los diferentes niveles pueden enlazarse con el operador lógico AND (All) o el operador OR (Any). Las actividades son filtradas por los diferentes niveles en orden sucesivo (del 1 al 4).

Los operadores lógicos permitidos como criterio de selección se muestran en la tabla siguiente:

Columna Descripción

Select if Identifica el dato empleado para la selección

Is Permite restringir el número de actividades seleccionadas según alguno de los siguientes criteriosEQ Equal toNE Not equal toGT Greater thanLT Lower thanWR Within rangeNR Not within rangeCN Text string containsSN Text string does not contains

Low Value

High Value

Identifica el dato de la actividad para establecer la selección. El valor superior (high value) se utiliza solo con los criterios que determinan rango (WR y NR)

Para borrar o transferir filtros se emplea los botones Delete y Transfer -respectivamente- del cuadro de diálogo de filtros.

5.6.2. Relación con diagramas

Cuando se graba un diagrama, P3 registra la identificación del filtro y los criterios de selección del filtro activo en el archivo de diagramas. Las especificaciones de un filtro son almacenadas por proyecto y son compartidas por los diferentes diagramas. Todos los usuarios con acceso al proyecto pueden agregar, modificar, borrar o transferir diagramas.

Si al abrir un diagrama el filtro almacenado en el diagrama no concuerda con el filtro almacenado en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter has changed. Update from current?) ofreciendo la opción de actualizar el diagrama con el filtro activo -almacenado en el proyecto- (opción Yes) o con el filtro correspondiente el último filtro usado por el diagrama -almacenado en el diagrama- (opción No). Si el filtro propio del diagrama no existe en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter does not currently exists. Create?) ofreciendo la opción de crear el filtro (opción Yes) en el proyecto o solamente ejecutarlo (opción No). Los filtros pueden ser aplicados empleando diferentes opciones. Para ello se emplea el comando File, Layout, Options. El cuadro de diálogo de opciones de diagrama permite aplicar el filtro reemplazando el conjunto de actividades activas (Replace current set activities) con las actividades filtradas, agregando las actividades filtradas al conjunto activo (Append to current set of activities), no aplicar el filtro (Do not run the filter) o consultar por la aplicación de un filtro (Ask how filter is to be applied).

Si se escoge la opción de consulta de aplicación, cada vez que se activa un diagrama P3 presenta un cuadro de diálogo de aplicación de filtro que consulta sobre la aplicación del filtro (Run the filter) y la forma como éste afecta al conjunto de actividades activas (reemplazando o agregando).

Mediante el botón Options del cuadro de diálogo de apertura de proyectos es posible determinar el filtro a aplicar antes de abrir un proyecto.

Los filtros y los diagramas son almacenados junto con el proyecto, luego diferentes usuarios que compartan un mismo proyecto tendrán acceso a los mismos diagramas y filtros.

5.7. TABLAS Y GRÁFICOS DE RECURSOS Y COSTOS

P3 proporciona gráficos de recursos y costos que pueden ser incluídos en los diagramas para el seguimiento del uso y asignación de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative

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curve) para visualizar el uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

5.7.1. Creación de tablas y gráficos

Las tablas y gráficos de uso de recursos y costos pueden desplegarse direactamente en la carta gráfica. P3 despliega la tabla o el gráfico correspondiente sobreponiendo una ventana en el tercio inferior de la pantalla, bajo las áreas de la tabla de actividades y carta gráfica.

Estas tablas o gráficos pueden ser grabados como parte del diagrama o ser impresos directamente con el comando File, Print. Las tablas o gráficos reflejan el uso de recursos o costos basado en las fechas más próximas programadas.

P3 despliega un cuadro de diálogo de tablas y gráficos que contiene opciones para seleccionar recursos y personalizar las curvas y gráficos. Este cuadro puede ser desplazado utilizando el mes. En el eje de las ordenadas (eje Y) aparecen dos escalas graduadas. La escala de la izquierda se utiliza para los histogramas; la escala de la derecha mide los valores acumulados. P3 proporciona suficiente espacio en el eje Y para mostrar valores de hasta 2 dígitos. La zona superior de la escala muestra las unidades y el factor de escala. Nótese que la escala de tiempo (eje X) de los gráficos muestra el mismo número de unidades de tiempo que la escala temporal de la carta gráfica. Ambas escalas poseen una grilla o líneas de fondo que facilitan la visualización de datos (pueden ser modificadas con el comando Format, Sight Lines).

Para crear una tabla o un gráfico basado en cuentas de costos o una combinación de recursos y cuentas de costos se utiliza el botón Select del cuadro de diálogo de tablas y gráficos. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo de selección de curvas (o tablas) de recursos. El ancho y la altura de la ventana puede ser modificado con el puntero del mouse. El ancho de esta ventana siempre coincide con el ancho de la carta gráfica.

5.7.2. Personalización de tablas y gráficos

Es posible modificar la presentación de tablas y gráficos mediante la opción Display del cuadro de diálogo de tablas y gráficos. El nuevo cuadro de diálogo que aparece permite seleccionar entre recursos y costos, formato de las curvas, cantidad de decimales y visualización de recursos sobreasignados.

El cuadro de diálogo opciones de despliegue de curvas presenta 3 ventanas. La ventana de despliegue ( Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs). Esta última opción permite el seguimiento del flujo de caja del proyecto.

La ventana de presentación (Presentation) permite seleccionar entre histogramas (Histogram) de área (Area) o de barra (Bar), destacar las sobreasignaciones con otro color (Emphasize overload with color) y dibujar los límites de disponibilidad del recurso (Draw limits). Otra alternativa es desplegar curvas acumuladas (Cumulative curve).

Es posible definir la unidad de tiempo (Time interval) a usar en el gráfico y la forma de cálculo de los valores (cuando la unidad de tiempo escogida para el gráfico no concuerda con la unidad de planificación del proyecto). Las opciones son totalizar (Total), valor máximo (Peak) o valor promedio (Average).

La totalización corresponde a la suma de los valores en el intervalo de tiempo. El valor máximo corresponde a los valores más altos por unidad de planificación en cada intervalo. El valor promedio corresponde a la suma de valores del intervalo dividida por el número de unidades de planificación del intervalo.

Téngase presente que al desplegar curvas de costos, ésta representa costos reales (actual costs) hasta la fecha de control (data date), los valores siguientes corresponden a una estimación de costos (costs to complete).

El cuadro de diálogo opciones de despliegue de tablas presenta 2 ventanas. La ventana de despliegue ( Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs). Existe un campo para definir la cantidad de decimales (máximo 2 decimales).

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La ventana de tiempo (Time interval) posee las mismas opciones de los gráficos, agregando un campo para seleccionar el tipo y tamaño de la letra.

5.7.3. Selección de recursos y cuentas de costos

Es posible crear curvas o tablas empleando cuentas de costos o una combinación de recursos y cuentas de costos (ambos deben estar definidos en el respectivo diccionario del proyecto). Esto se realiza mediante la opción Select del cuadro de diálogo de tablas y gráficos. El cuadro de diálogo de selección de tablas (o gráficos) permite combinar recursos y costos en una misma curva. La siguiente tabla describe las opciones de cada cuadro de diálogo:


Group #

(Profile)

Define la forma como aparacerán los recursos/costos. Grupos con número diferentes aparecen apilados (stacked) como una barra sobre otra. Grupos con el mismo número se muestran combinados en el histograma. Puede definirse hasta 24 grupos

Row #

(Table)

Define una fila de la tabla. P3 combina los datos con igual número de fila. Puede definirse hasta 24 filas

Group Name Identifica cada selección. El nombre del grupo aparece en la leyenda del gráfico y a la izquierda de la tabla

Group Color

(Profile)

Identifica cada selección. Es posible escoger un color desde la paleta de colores del programa. Al apilar es conveniente escoger colores diferentes. Los grupos con igual número deben usar el mismo color (ya que son combinados entre sí)

Low Value/High Value

Resource/Cost Account

Identifica el recurso/cuenta de costos seleccionado desde la lista de recursos y cuentas de costos de los diccionarios. El valor superior (high value) se ingresa solamente cuando se definen rangos (criterios WR y NR)

Cuando se despliegan histogramas es posible identificar cada grupo (si están apilados) y el valor correspondiente (uso de recursos o costos) a cada período de tiempo de la gráfica pulsando el puntero del mouse sobre el gráfico. P3 desplegará una cuadro de valores de curvas, señalando el nombre del grupo (Group Name), el color (Color), el valor (Value) -si se trata de costos- y la unidad (Units) -si se trata de recursos.

La tabla siguiente muestra las combinaciones válidas para recursos y cuentas de costos:

Selección EQ NE GT LT WR NR

Resource Y Y Y Y Y Y

Cost Account Y Y Y Y Y Y

Cost Account Wildcard Y N N N * N

Resource/Cost Account Y N N N N N

Resource/Cost Account Wildcard N N N N N N

Hierarchical Resource Y Y N N N N

EQ= igual a NE= no igual a GT= mayor que

LT = menor que WR = dentro de rango NR = fuera de rango

Y = seleccón válida N = selección no válida

(*) Cuando se emplean “comodines” (wildcard) dentro de un rango (WR) el signo de interrogación (?) debe ocupar la misma posición en las columnas de valor inferior (low value) y superior (high value).

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5.8. PROGRAMA PRIMAVERA DRAW?

Esta aplicación es un programa de dibujo para la creación de imágenes que pueden ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de dibujo para crear todo tipo de imágenes usando líneas, formas geométricas y texto. Las imágenes pueden ser modificadas en tamaño, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imágenes predefinidas (clip-art images) que pueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imágenes pueden ser editadas con las herramientas del programa de dibujo. Es posible importar imágenes desde Windows (metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imágenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicación interesante es la creación e incorporación del logo o isotipo de la empresa en los informes y gráficos impresos.

5.9. IMPRESIÓN DE PANTALLAS

Para imprimir el despliegue de una carta gráfica, P3 proporciona opciones de personalización de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la gráfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla impresa con una combinación diferente de la tabla de actividades, carta gráfica, curvas y tablas de recursos y costos.

5.9.1. Impresión de la carta gráfica

Cuando se imprime la carta gráfica, P3 basa la salida impresa en el despliegue de la pantalla activa. De esta forma, las fechas de comienzo y término de la escala de tiempo, la tabla de actividades y carta gráfica, así como las gráficas y tablas de recursos corresponden al formato del diagrama ( layout) activo al momento de la impresión. La salida impresa está basada en la organización de actividades dada por criterios de agrupación, por la estructura de trabajo jerárquica o por resúmenes de actividades. Es posible obtener pantallas impresas con actividades agrupadas y rotuladas ( organize bands), con datos resumidos (summarized data), con curvas de uso de recursos (resource profile), o con organización jerárquica (WBS outline).

Otras opciones tales como títulos y márgenes se obtienen del cuadro de diálogo de opciones de impresión. Cuando se imprime una pantalla, P3 ignora las divisiones horizontales (horizontal split bar). Este cuadro de diálogo presenta 3 ventanas para definir el formato de despliegue de datos (Display), la definición de páginas (Page settings) y los encabezados de títulos (Title block).

La ventana de despliegue de datos permite seleccionar la fecha de comienzo (Start date) y de término (End date) de la salida impresa. Es recomendable definir una “ventana de tiempo” que permita cubrir una porción del proyecto completo cuando se desee enfocar el análisis en una parte del proyecto total. Cuando se imprima datos de costos, se recomienda cubrir todo el proyecto (de lo contrario, las “predicciones” de costos no serán exactas). Estas fechas pueden ser definidas como absolutas o relativas. Para actividades que no quedan dentro de la ventana de tiempo definida P3 no imprime las barras gráficas pero sí imprime los datos de la tabla de actividades.

Para imprimir la tabla de actividades se selecciona la opción Activity table. Si se desea obtener una salida impresa que contenga solamente las columnas visibles en pantalla de esta tabla se debe seleccionar la opción Show visible columns only. La opción Bars permite imprimir las barras de actividades. Para imprimir recursos y costos se activa la selección Resource/Cost display.

La ventana de definición de páginas permite escoger la ubicación de la escala de tiempo (Timescale placement) arriba (top) y/o abajo (bottom) de cada página impresa. El campo de páginas horizontales (Maximun number of horizontal pages) permite establecer el número de páginas impresas en sentido horizontal (por problemas de espacio, la escala de tiempo puede no aparecer). Si este valor se deja en 0, P3 ajusta la impresión en forma automática.

Es posible definir los márgenes de impresión superior (Top), inferior (Bottom), izquierdo (Left) y derecho (Right), así como definir la unidad de medida (Margin units). Esta unidad puede ser pulgadas (inches), centímetros (centimeters) o puntos de impresión (points). El área de impresión varía de acuerdo a la impresora (printer) o graficador (plotter) empleado y al programa controlador (driver) instalado. Para impresión contínua se debe ingresar 0 en los márgenes correspondientes. Las páginas impresas se identifican como filas (números) y columnas (letras). Así, la página 2B corresponde a la segunda fila (2)

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y segunda columna (B).

Es posible imprimir títulos y escalas de tiempo en todas las páginas (Show timescale/titles on all pages). Al utilizar una impresión continua, es recomendable desactivar esta opción para obtener encabezamientos y títulos solo en la primera página. De igual modo, para impresión contínua es recomendable no imprimir los bordes interiores de cada página (Mask interior page borders).

La ventana de encabezados de títulos permite definir hasta 3 líneas de títulos (Center title) y 1 título de revisión (Revisión title), los cuales sirven de encabezado para las páginas impresas. El encabezado de título puede ser impreso (Placement) al final (bottom) de la primera o última página, o en todas las páginas (all pages). Si no desea imprimirlo debe escoger la opción None. El tipo y tamaño de letra se define en el campo Font.

Existe la alternativa de imprimir o eliminar el cuadro de revisión (Supress revision box), imprimir el logo de la empresa (Display logo) e imprimir los archivos fuentes del proyecto (Display project and file names). El logo a imprimir debe ser un archivo gráfico creado con la extensión .PMT en el programa de dibujo proporcionado por Primavera. Para proyectos con múltiples revisiones y gran cantidad de informes es aconsejable seleccionar la impresión de nombres de proyectos y archivos.

Al ejecutar una impresión de pantalla P3 otorga la opción de mostrar en pantalla (preview) la salida impresa. Para impresiones con un alto número de páginas es conveniente efectuar una revisión previa. P3 proporciona una lupa o zoom (magnifying glass) para acercar los detalles de la salida impresa. Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de diálogo e imprime la pantalla

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin imprimir la pantalla

Logo ... Permite incorporar un logotipo (archivo .PMT)

Grayscale ... Muestra la salida impresa en tonalidades grises

La opción Grayscale transforma la pantalla a colores en una pantalla monocromática con tonalidad de grises. Para usuarios con impresoras monocromáticas, esta opción ayuda a visualizar la salida impresa a obtener.

5.9.2. Selección de impresora o graficador

El comando File, Print Setup permite escoger la impresora o el graficador para la impresión de informes, gráficos y carta gráfica. P3 soporta una amplia variedad de impresoras y graficadores. El cuadro de diálogo de impresión es similar a las ventanas empleadas en Windows para el control de impresoras. Por defecto P3 utiliza la impresora instalada en el panel de control de Windows.

P3 soporta la mayoría de los graficadores e impresoras laser del mercado. Los graficadores utilizan un lenguaje gráfico como elemento de control. P3 soporta Graphics Machine Language (GML) para Zeta Graphics, Hewlett-Packard Graphics Language (HP-GL y HP-GL/2) para Hewlett-Packard, CCP para Calcomp y DM/PL para Houston Instrument’s. Otros modelos compatible con lenguaje HP-GL son AST Turbo Laser (se configura como HP7550), Graphtec MP2000 (configurado como HP7475) y JDL-850 EWS/GL (configurado como HP7550). Los graficadores Ioline LP3700 y LP3000 se controlan con lenguaje DM/PL.

5.9.3. Opciones de impresión

Al imprimir una pantalla puede ser necesario insertar saltos de páginas (page breaks), convertir un diagrama en colores para un impresora monocromática o imprimir solamente un rango de las páginas de la salida impresa.

P3 divide la pantalla en las páginas requeridas al visualizar un vista previa o al ejecutar la impresión. Para visualizar la subdivisión en páginas se utiliza el comando Format, Show Page Breaks. Los saltos de página insertados por P3 (soft page

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breaks) se muestran como líneas grises sólidas. El usuario puede insertar saltos de página utilizando el comando Format, Add Page Break. Estos saltos de página (hard page breaks) se muestran con doble línea achurada.

Al imprimir en una impresora monocromática, P3 proporciona un mapa para transformar colores en escalas de grises (se utiliza el botón Grayscale ... del cuadro de diálogo de opciones de impresión).

Al abrir el cuadro de diálogo de definición de impresión (con el comando File, Print Setup) el botón Options ... permite imprimir todo el proyecto o solo una porción de la carta gráfica. Las opciones disponibles dependerán de la impresora seleccionada.

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6. CREACIÓN DE PROYECTOS

6.1. ACTIVIDADES Y RELACIONES

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y tamaño del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet).

6.1.1. Creación de un proyecto

Para crear un nuevo proyecto se debe escoger:

File, New

En el cuadro de diálogo que aparece se deberá ingresar un nombre para el proyecto (hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un número o versión (Number/Version), del título del proyecto (Project title) y del nombre de la compañía (Company name); todos los demás datos corresponden a valores por defecto.

La unidad de planificación (Planning unit) determina la unidad de tiempo que el programa utiliza para programar (y controlar) el proyecto. Esta unidad de tiempo puede ser horas (h), días (d), semanas (w) o meses (m). Cuando recién se crea un proyecto, P3 establece como unidad de planificación el día, con una semana laboral (workweek) de 5 días (de lunes a viernes). Esta semana laboral está basada en el calendario 1 (corresponde a una copia del calendario global y se crea con cada proyecto). Para otras unidades de tiempo (horas, semanas o meses) el calendario 1 define una semana laboral continua de 7 días.

Para modificar el número de días hábiles de la semana laboral y el día de inicio de la semana se debe utilizar los campos días laborales/semana (Workdays/week) e inicio de la semana (Week starts on), respectivamente.

El proyecto puede definirse con fecha de comienzo (Project start) o con fecha de término (Project must finish by). La fecha de comienzo (valor por defecto) corresponde a la fecha del sistema.

Si el nuevo proyecto corresponde a un subproyecto, en la ventana inferior del cuadro de diálogo deberá especificarse este hecho seleccionando el botón Treat this new project as a subproject. Deberá identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta 4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al menos 1 debe ser alfabético).

Todo nuevo proyecto se inicia con el diagrama (layout) por defecto, el cual contiene la tabla de actividades (Activity table) y la gráfica de barras (Bar chart), junto con el formulario de actividades (Activity form). De esta forma, el programa está preparado para ingresar la definición de actividades.

6.1.2. Creación de actividades

Cuando se ingresa una actividad, P3 siempre despliega el formulario de actividades (Activity form), siendo necesario especificar la identificación (ID), un nombre o título y la duración de la actividad. Inicialmente P3 establece la duración original (original duration) de la actividad en 1 unidad de tiempo.

Nótese que para identificar plenamente una actividad el programa solamente requiere de su código de identificación ( ID), aunque es altamente recomendable utilizar un nombre o título para identificar de manera más explícita a cada actividad.

Al crear una actividad, P3 asigna la fecha actual del proyecto (project data date) como la fecha más temprana de comienzo FTC (early start date) de la actividad, y calcula la fecha más próxima de término FPT (early finish date) como la fecha actual más la duración de la tarea (considera solamente los períodos de tiempo laborales, según el calendario asignado). Estas

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fechas son usadas para todos los cálculos de programación de P3.

6.1.2.1. Estimación de la duración

Es preciso ingresar una estimación de la duración original de la actividad (tiempo requerido para completar la actividad) expresada en unidades de planificación. P3 considera este dato como un valor determinístico. El tiempo faltante para completar la actividad o duración restante (remaining duration) es igual -en un comienzo- a la duración original.

En el caso que se definan recursos que controlan la duración de una actividad de acuerdo a su disponibilidad ( driving resource), P3 puede calcular la duración de la actividad (driven durations) como el cuociente entre la cantidad de recurso presupuestada (budgeted amount) y la tasa de ocupación del recurso (rate of use).

6.1.2.2. Definición del tipo de actividad

P3 permite clasificar las actividades en diferentes tipos, según su duración temporal o su definición. Estos tipos son

Tipo de Actividad Descripción

Start milestone Actividad con cero duración que sirve para señalar el inicio de una secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito

Finish milestone Actividad con cero duración que sirve para señalar el término de una secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito

Start flag Señala el inicio de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha más próxima de comienzo (FPC) de él o los predecesores

Finish flag Señala el término de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha más tardía de término (FTT) de él o los predecesores

Hammock Resume las fechas FPC y FTT de un conjunto de actividades. Es de utilidad cuando se desea informar acerca de la duración global de un grupo de actividades importantes

El cuadro de diálogo del formulario de actividades presenta los siguientes campos editables

Campo Descripción

ID Identificación de la actividad. Su ingreso es obligatorio

Nombre, título o descripción de la actividad. Acepta hasta 48 caracteres

OD Duración original. Debe ingresarse de acuerdo a la unidad de planificación seleccionada

RD Duración restante. Inicialmente es igual a la duración original

Pct Porcentaje completado. Corresponde al porcentaje de avance o desarrollo de la actividad. Este valor modifica la duración restante

Cal Establece el calendario asociado a la actividad. Por defecto se utiliza el calendario 1

Type Tipo de actividad. Por defecto se utiliza el tipo actividad o tarea normal (act)

ES/EF Fechas más próximas de comienzo y término, respectivamente. Calculadas por P3

LS/LF Fechas más tardías de comienzo y término, respectivamente. Calculadas por P3

TF/FF Holguras libre y total. Calculadas por P3

Existen otros campos (incluídos por defecto) que corresponden a la codificación y/o estructuración de actividades.

6.1.2.3. Agrupación de actividades

Las actividades pueden ser organizadas dentro de grupos basados en el código de identificación ( ID code), el código de actividad (activity code), el código de estructura jerárquica (Work Breakdown Structure) y su calendario (calendar ID).

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6.1.3. Creación y modificación de relaciones

Una vez que se han creado todas las actividades, éstas deben ser encadenadas entre sí con relaciones lógicas de secuencia que definen una red lógica de actividades (diagrama de red) por medio del cual P3 determina la programación o ubicación temporal de cada actividad.

Para encadenar actividades (relación lógica de secuencia) empleando el mouse se debe escoger el comando

Display, Relationships

Alternativamente se puede utilizar los formularios de predecesor y/o sucesor (Predecessor & Successor forms) para definir las relaciones lógicas entre las actividades. Estos formularios aparecen abreviados como Pred y Succ en el formulario de actividades. Es posible definir cuatro tipos de relaciones lógicas, descritas a continuación

Tipo de relación Descripción

Finish-to-start (FS) La actividad sucesora (dependiente) puede comenzar una vez finalizada la actividad predecesora (independiente)

Start-to-start (SS) El inicio de la actividad sucesora (dependiente) depende del inicio de la actividad predecesora (independiente)

Finish-to-finish (FF) El término de la actividad sucesora (dependiente) depende del término de la actividad predecesora (independiente)

Start-to-finish (SF) La actividad sucesora (dependiente) no puede finalizar hasta que comience la actividad predecesora (independiente)

Si una actividad sucesora no comienza inmediatamente de finalizada su predecesora, es posible definir un atraso ( lag) o adelanto (lead) expresado en unidades de planificación. Este valor puede ser positivo (atraso) o negativo (adelanto). En general, los adelantos (o “atrasos negativos”) no corresponden a una situación normal.

6.1.3.1. Encadenamiento múltiple

Para encadenar simultáneamente un grupo de actividades en una secuencia lógica es posible utilizar los comandos Edit, Select All para seleccionar las actividades (en pantalla aparecen resaltadas) seguido de Edit, Link. P3 agrega relaciones del tipo FS entre las actividades, uniéndolas secuencialmente desde la primera actividad seleccionada hasta la última.

6.1.3.2. Modificación de relaciones

Para modificar el tipo de relación o especificar un nuevo valor para el atraso se debe apuntar con el mouse a la línea que une las actividades a modificar (previamente debe desplegarse las relaciones lógicas mediante el comando Display, Relationships). Las modificaciones se introducen en el cuador de diálogo Edit Relationship. Si la actividad apuntada tiene más de una relación, P3 despliega el cuadro de diálogo Confirm Relationship mediante el cual se puede seleccionar la relación lógica correspondiente a las actividades a modificar.

6.1.4. Formulario de Actividades

Este formulario contiene información detallada acerca de cada actividad (desplegando aquélla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger

Display, Activity form

El formulario despliega información acerca de la identificación de la actividad, descripción, fechas próximas y tardías,

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holguras, duración original y restante, porcentaje completado, identificación del calendario y tipo de actividad. En la última fila se muestran los valores de los distintos códigos asociados.

6.1.4.1. Edición de datos

Para cambiar cualquier dato basta con sobre-escribir en el campo correspondiente. En los campos con datos estructurados, P3 despliega un ícono de lista mediante el cual se puede escoger el nuevo valor (campos Cal, Type, WBS o código de actividad).

6.1.4.2. Formulario detallado

Desde la barra de menú es posible desplegar un formulario específico usando el comando Display, Activity Detail. De esta forma se puede desplegar cualquiera de los siguientes formularios: presupuesto (Budget), códigos (Codes), restricciones temporales (Constraints), costos (Cost), datos personalizados (Custom Data), fechas relevantes (Dates), anotaciones y comentarios (Log), actividades predecesoras (Predecessors), recursos asignados (Resources), actividades sucesoras (Successors), código de estructura laboral jerárquica (WBS).

A continuación se describe cada uno de los formularios citados.

a) Formulario de Presupuesto (Budget Summary form)

El cuadro de diálogo de este formulario en la ventana superior entrega información de los recursos asignados a la actividad (nombre del recurso, cuenta contable y categoría de costo, control -driving- de la actividad y curva de distribución), y diferentes datos respecto de unidades y costos relativos al recurso seleccionado y al total de recursos asociados a la actividad en la ventana inferior.

El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente:


Units per {day} Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas para el recurso seleccionado

Res Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recurso% Complete/Expended Señala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y gastado (costo del

recurso) para el recurso seleccionado y el totalBudgeted amount Señala la cantidad presupuestada en unidades y costosScheduled budget Señala el presupuesto original programado

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Earned value Señala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados

Actual to date Señala las cantidades y gastos reales a la fechaTo complete Señala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para completar la

actividadAt completion Señala las cantidades y gastos totales predichos para la finalización de la actividadVariante Señala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo predicho (At

completion)

b) Formulario de Códigos de Actividad (Activity Codes form)

El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:


Code Código identificador (hasta 4 caracteres alfanuméricos)Value Valor o identificador asociado al código (permite el ingreso de 255 registros)Description Nombre o descripción del valor

c) Formulario de Restricciones Temporales (Constraints form)

Por defecto, toda actividad es programada “lo antes posible” (tipo ASAP, As Soon As Possible). P3 permite cambiar esta característica temporal por medio de diferentes restricciones. El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Dato Descripción

Early constraint Restricción del tipo antes de (no comenzar antes de, no finalizar antes de)Late constraint Restricción del tipo después de (no comenzar después de, no finalizar después de)Start on Restricción del tipo comenzar elMandatory Restricción del tipo debe (debe comenzar el, debe finalizar el)Expected finish Fecha de término esperadaFloat constraint Restricción de holgura cero (libre o total). Una actividad con holgura libre igual a cero es

del tipo “lo más tarde posible” (ALAP, As Late As Possible)

d) Formulario de Costos (Cost form)

Este formulario se utiliza para actualizar los datos de recursos y costos. El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:


Resource Nombre del recurso seleccionadoCost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recursoDriving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividadCurve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)Budgeted cost Señala el costo presupuestado para el recursoActual this period Señala el costo real del período (desde la última fecha de actualización)Actual to date Señala el costo real a la fecha de actualizaciónPercent expended Señala el porcentaje de recurso (en términos de costo) utilizadoPercent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizadoEarned value Señala el costo correspondiente al porcentaje completado multiplicado por el costo

presupuestado

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Cost to complete Señala el costo estimado (predicho) necesario para completar la actividadAt completion Señala el costo total predicho para la finalización de la actividadVariance Señala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost) y lo predicho (At

completion)

e) Formulario de Items de Datos Personalizados (Custom Data Items form)

Este formulario despliega los valores vigentes para cada ítem de dato (nombre del campo y valor) asociado a la actividad seleccionada. Es posible intercambiar la visualización de los datos de actividades (Activity data) y recursos (Resource data).

f) Formulario de Fechas (Dates form)

Este formulario muestra las fechas de comienzo (start) y término (finish) próximas (early) y tardías (late) actuales (current) y programadas (target). Las fechas se despliegan en formato estándar (calendario) y como número del período laboral (workperiod numbers) o días hábiles. Es posible registrar el avance (progreso) de una actividad actualizando las fechas correspondientes. El campo Suspend se utiliza para una actividad ya iniciada pero interrumpida (la fecha de inicio debe ser anterior a la fecha de interrupción). La reanudación de la tarea se ingresa en el campo Resume (la fecha de reinicio debe ser posterior a la fecha de interrupción).

g) Formulario de Anotaciones y Comentarios (Log form)

Este formulario actúa como una agenda electrónica que permite registrar eventos y/o comentarios relevantes de una actividad, hasta un total de 99 líneas de texto. Es posible seleccionar líneas para desplegar en la gráfica de barras (bar chart) o en informes impresos. Para comentarios reservados es posible esconder ( mask) selectivamente el contenido de cada línea.

h) Formulario de Predecesores (Predecessors form)

Este formulario entrega información acerca de las actividades que preceden (en la relación lógica) a la actividad seleccionada, señalando las fechas de comienzo (start) y término (finish) próximas (early) y tardías (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duración original (OD) y la holgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el boton de despliegue vertical (scroll bar).

i) Formulario de Recursos (Resources form)

Este formulario se utiliza para asignar recursos y costos a la actividad seleccionada. El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:


Resource Nombre del recurso seleccionadoCost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recursoDriving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividadCurve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)Units per {day} Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del recursoBudgeted quantity Señala la cantidad presupuestada en unidadesRes Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recursoPercent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizadoActual this period Señala la cantidad real del período (desde la última fecha de actualización)To complete Señala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la actividad

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At completion Señala la cantidad total predicha para la finalización de la actividadVariance (units) Señala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado (Budgeted quantity)

y lo predicho (At completion)

j) Formulario de Sucesores (Successors form)

Este formulario entrega información acerca de las actividades que suceden (en la relación lógica) a la actividad seleccionada, señalando las fechas de comienzo (start) y término (finish) próximas (early) y tardías (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duración original (OD) y la holgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el botón de despliegue vertical (scroll bar).

k) Formulario de Códigos WBS (WBS form)

El cuadro de diálogo de este formulario despliega el código de estructura jerárquica asignado a la actividad. Para cambiar el código se utiliza el botón de despliegue vertical (scroll bar).

6.1.5. Edición de Actividades

Para editar (cortar, copiar y pegar) las actividades del proyecto se utiliza el comando Edit del menú de comandos y los correspondientes subcomandos. P3 permite seleccionar para edición hasta 2000 actividades simultáneas (usando el comando Edit, Select All).

Si se copia más de una actividad P3 copia las relaciones lógicas existentes entre las actividades seleccionadas. Al pegar actividades, P3 despliega un cuadro de diálogo (Rename Activities) para cambiar de identificador (activity ID) a las actividades duplicadas. Las opciones de cambio o renombre son:

Opción Descripción

Rename duplicates only Copia todas las actividades con su identificador propio. Esta opción aparece solo cuando se copia hacia otro proyecto (incluyendo subproyectos). Si existe un identificador repetido, P3 solicita el ingreso de un nuevo identificador

Rename all Asigna un nuevo identificador a cada actividad. P3 muestra el identificador existente y solicita el ingreso del nuevo

Prefix or suffix Especifica un prefijo o un sufijo para agregar al identificador existente

Auto-increment Crea un nuevo identificador secuencial (de tipo alfanumérico), con incremento automático. P3 solicita un valor base y el incremento

Arithmetic add Crea un nuevo identificador secuencial numérico, con incremento automático. P3 solicita un valor base y el incremento

Cuando se copia y pega actividades en otro proyecto, P3 mantiene los datos de las actividades originales, tales como: identificador, título, duraciones, porcentaje completado, holgura, anotaciones y comentarios, recursos y costos (con su correspondiente diccionario), restricciones temporales e ítem de datos personalizados. Si se transfiere un grupo de actividades, P3 conserva las relaciones lógicas existentes entre ellas.

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En el caso de copiar y pegar actividades hacia un nuevo proyecto (proyecto anfitrión) con datos básicos diferentes (como calendarios y diccionarios), P3 transfiere estos datos con las siguientes consideraciones:

Opción Descripción

Calendar data Las actividades copiadas y el proyecto anfitrión pueden poseer diferentes unidades de planificación. Es recomendable revisar la duración de cada actividad y su compatibilidad con la unidad de planificación del proyecto anfitrión. En el caso de calendarios múltiples, P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades transferidas

Resource and cost data P3 agrega todos los recursos contenidos en el diccionario de recursos al proyecto anfitrión

Custom data items P3 compara las especificaciones de los datos personalizados. Si las actividades transferidas contienen datos personalizados con nombres de campo, tipo y longitud concordantes con los del proyecto, P3 copia todos los valores de esos datos personalizados

Activity codes P3 mantiene la cadena de caracteres completa (64 caracteres) para cada código de actividad. No obstante, las clasificaciones y títulos del diccionario de código de actividades no son transferidos

WBS codes P3 mantiene los valores WBS de cada actividad. No obstante, la estructura WBS (niveles y ancho en caracteres) no es transferida

6.2. CÓDIGOS DE ACTIVIDAD

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la definición de un conjunto de códigos estructurados en un diccionario de códigos de actividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir informes impresos y gráficos basados en esta definición.

6.2.1. Definición de Códigos de Actividad

Es posible definir una estructura de códigos de actividad para clasificar las actividades en grupos específicos, tales como etapa, departamento, responsable, ubicación o sub-contratista. Una vez definida la estructura, se asignan los valores a las actividades.

6.2.1.1. Creación de una estructura

Una estructura de códigos de actividad (activity-code structure) consiste en una clasificación, la cual emplea valores específicos con un título identificador propio, el cual puede aparecer en diagramas ( layouts), informes impresos y gráficos. P3 permite crear hasta 20 clasificaciones, cada una de ellas con un número ilimitado de valores. Cada valor puede tener un título descriptivo (opcional). Para ello se debe escoger

Define, Activity Codes

El cuadro de diálogo que aparece (Activity Codes Dictionary) consta de dos secciones: clasificaciones y valores y títulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar la estructura creada.

a) Sección de Clasificaciones


# Número de la clasificación

Name Nombre de la clasificación (hasta 4 caracteres alfanuméricos). P3 permite crear 20 clasificaciones

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Length Establece el número máximo de caracteres (ancho de campo) para la clasificación. P3 permite utilizar un total de 64 caracteres para las 20 clasificaciones

Description Nombre descriptivo de la clasificación. Hasta 16 caracteres alfanuméricos

b) Sección de Valores y Títulos


Code Value Nombre que identifica una subdivisión dentro de la clasificación. Este valor permite seleccionar, agrupar y resumir actividades para diagramas, informes y actualizaciones

Code Title Título descriptivo del nombre. Aparece en diagramas, informes y gráficosSequence Establece el orden de aparición de los códigos en diagramas, informes y gráficos. Pueden

crearse hasta 255 valores. Si se omite la secuencia, P3 ordena los valores en orden alfanumérico (espacios, números y letras)

Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de diálogo

Transfer ... Copia el diccionario de códigos de actividades de un proyecto a otro

Aliases ... Permite crear códigos combinados

Print ... Imprime el diccionario de códigos de actividades

6.2.1.2. Creación de Códigos de Actividad Estandarizados

P3 provee de códigos de actividad estandarizados, los cuales pueden ser modificados. Para definir códigos de actividad (ya sean propios o predefinidos) se utiliza el comando Define, Standard Activity Codes que permite definir un conjunto de hasta 20 clasificaciones.

6.2.2. Asignación de Códigos de Actividad.

Los códigos de actividad permiten caracterizar individualmente cada actividad. Los valores de cada clasificación pueden ser asignados aún cuando no hayan sido creados en el respectivo diccionario. Sin embargo, es recomendable definir previamente las clasificaciones y sus valores antes de efectuar las asignaciones.

El programa entrega varios métodos para asignar los códigos de actividad: uso de los formularios de actividades o códigos de actividad (Activity form o Activity Codes form, respectivamente), uso de la tabla de actividades (Activity table), comando Global change.

6.2.2.1. Uso de formularios

A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada clasificación directamente en cada campo del formulario (ubicados en la última línea). Es posible visualizar los valores disponibles para cada clasificación empleando el botón de despliegue vertical (scroll bar). Para efectuar la asignación por medio del formulario de códigos (Activity Codes form) se debe utilizar el comando Display, Activity Detail, Codes.

6.2.2.2. Uso de la tabla de actividades

La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo código de actividad. Para personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que permite definir las columnas mostradas. Es posible asignar códigos a un rango de actividades

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seleccionadas. Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de código de actividad- de la actividad de origen.

6.2.2.3. Uso del comando Global change

Este comando provee un método rápido para asignar códigos de actividad a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.2.2.4. Modificación de clasificaciones y valores

Para insertar nuevas clasificaciones y/o valores se utiliza el cuadro de diálogo, seleccionando la correspondiente columna.

6.2.3. Subdivisión de Identificadores de Actividad

El identificador de actividad (activity ID) puede ser dividido en secciones, dando a cada una de ellas un significado. Una buena estructuración de este identificador permite aumentar la potencialidad de organizar, seleccionar y resumir actividades. Para ello debe seleccionarse la opción identificador de actividad (activity ID) en el cuadro de diálogo diccionario de códigos de actividad (Activity Codes Dictionary). Nótese que esta opción es excluyente con la opción códigos de actividad (Activity codes) y alias (Alias). El identificador de actividad se establece de igual forma que los códigos de actividad (véase el punto 2.1.1.), pudiendo contener hasta 10 caracteres alfanuméricos. Es posible dividir el identificador en un máximo de 4 clasificaciones. Si el identificador definido es de contenido numérico, P3 ajusta los valores hacia la derecha en el despliegue (esto tiene relevancia al ordenar y seleccionar por este identificador).

6.3. CÓDIGOS DE ESTRUCTURA LABORAL JERÁRQUICA (WBS)

Corresponde a la jerarquía o subdivisión laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para llevar a cabo el proyecto. El código WBS representa una estructura en niveles de detalle del trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y éste a su vez dividido en elementos de trabajo identificables.

6.3.1. Planificación y Análisis de los componentes del proyecto

En una primera etapa es recomendable definir un proyecto a partir de sus componentes, empleando los códigos y títulos del diccionario WBS. Una metodología a seguir consiste en listar los componentes principales del proyecto (o subproyectos). Luego dividir estos componentes principales en otros más pequeños (o grupo de actividades). Se debe utilizar un esquema de codificación que represente adecuadamente las relaciones existentes entre los niveles así definidos, separando cada subnivel con un caracter (por ejemplo, un punto). Se crea una estructura de árbol, donde cada rama es representada por un código. Los niveles dependientes de una rama contienen el código raíz más el código propio del nivel.

6.3.1.1. Organización de actividades con códigos WBS

Es posible crear vistas (outline) del proyecto basadas en su estructura WBS. Las actividades con igual código WBS aparecen agrupadas. P3 puede asignar este código en forma automática al crear una nueva actividad dentro de una agrupación. Esta forma de organización facilita el análisis de la programación del trabajo y su presupuesto.

6.3.1.2. Impresión de la vista

Para imprimir las vistas desde la carta gráfica (Bar chart) se emplea el comando File, Print. Para visualizar la impresión se utiliza File, Print Preview.

6.3.2. Construcción del WBS

Cuando se crea un proyecto, el diccionario WBS (Dictionary WBS) está predefinido conteniendo un nivel de 10 caracteres. Para modificar esta estructura estándar se debe escoger

Define, WBS Dictionary

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y luego Structure. El cuadro de diálogo que aparece (Work Breakdown Structure) permite establecer hasta 20 niveles (level) usando un total (ancho de campo) de 48 caracteres alfanuméricos, aunque cada nivel no puede exceder de 10 caracteres. Además, debe especificarse el separador de niveles (un caracter ASCII imprimible). El caracter . (punto) se utiliza por defecto.

Si se borra un nivel de la estructura, P3 borra todos los códigos y títulos del nivel y de los correspondientes subniveles.


Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin efectuar cambios

Structure ... Permite modificar la estructura WBS

Copy ... Permite crear estructuras de niveles y subniveles

Transfer ... Copia el diccionario WBS de un proyecto a otro

Print ... Imprime el diccionario WBS

6.3.2.1. Diagramación del WBS

Para crear los códigos y títulos asociados a la estructura WBS se utiliza el cuadro de diálogo WBS ( WBS Dictionary). A medida que se agregan códigos, P3 automáticamente inserta cada nuevo código en la ubicación respectiva dentro de la estructura. Es posible ingresar cualquier caracter alfanumérico como parte del código (con excepción de un asterisco). No es posible emplear un espacio como primer caracter del primer nivel.

6.3.2.2. Copia de ramas de WBS

Para crear una estructura general en forma rápida, es posible efectuar copias de niveles y subniveles (ramas). Para ello se selecciona el comando Copy del cuadro de diálogo WBS. En el subcuadro de diálogo que se abre ( Define a Unique WBS Code) se debe confirmar el nuevo código. Todos los subniveles del nivel de origen se trasladan como subniveles al nivel copiado.

6.3.2.3. Transferencia del Diccionario WBS

Es posible copiar el diccionario WBS desde un proyecto hasta el proyecto activo. Para ello se selecciona el botón Transfer del cuadro de diálogo WBS. La estructura transferida reemplaza a la existente en el proyecto activo.

6.3.2.4. Impresión del Diccionario WBS

Es posible efectuar una impresión del diccionario WBS (con visualización previa, impresión directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botón Print del cuadro de diálogo WBS.

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6.3.3. Asignación de Códigos WBS a las Actividades

El programa entrega varios métodos para asignar los códigos WBS a las actividades: asignación directa mientras se agregan actividades al cuadro de diálogo de diagramación (WBS outline), uso de los formularios de actividades o códigos WBS (Activity form o WBS form, respectivamente), uso del comando Copy Cell en la tabla de actividades, traslado de actividades entre diferentes agrupaciones (según código WBS) mediante la técnica “drag & drop”, comando Global change.

6.3.3.1. Cuadro de diálogo de diagramación

P3 puede asignar los códigos WBS mientras se construye el proyecto. Primero se debe crear la estructura WBS, códigos y títulos y luego desplegar el cuadro de diálogo de diagramación empleando el comando Format, Organize. Una vez abierto el cuadro, seleccionar la opción Outline. Este cuadro presenta los siguientes datos:


Order by Campo clave para la primera clasificación Group Opción de datos agrupados Order Tipo de ordenamientoSkip Page Establece salto de páginaTitle Font Tipografía para el títuloBkgd Color de fondoText Color del texto

Las actividades que no están clasificadas según un código WBS aparecen agrupadas al final del diagrama, bajo el título de “uncategorized”. Si se está creando un nuevo proyecto -y aún no se ingresan actividades- P3 despliega solamente el diagrama general de la estructura WBS. Al agregar actividades al proyecto ubicándolas dentro del diagrama P3 crea los códigos WBS respectivos. Para ello se selecciona el nivel WBS de la actividad a ingresar y se emplea el comando Edit, Add.

6.3.3.2. Uso de formularios

Si las actividades no están organizadas según el diagrama WBS, el código WBS se puede ingresar mediante el formulario de actividades (Activity form). En la última línea del formulario aparece el campo WBS, en el cual se ingresa la clasificación de la actividad. Si el código no existe, P3 lo crea. Para utilizar el formulario WBS (WBS form) se selecciona el botón WBS del formulario de actividades. Un acceso rápido se obtiene pulsando el botón derecho del mouse o mediante la combinación de teclas CTL+W.

6.3.3.3. Copia de los códigos WBS

Es posible asignar el mismo código WBS a varias actividades. Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de código WBS- de la actividad de origen.

6.3.3.4. Traslado de actividades

Es posible asignar los códigos WBS mediante el traslado de actividades de una agrupación a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag & drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botón del mouse para “arrastrar” (drag) la actividad y “dejarla caer” (drop) en su nueva ubicación soltando el botón. P3 asigna

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automáticamente el nuevo valor del código WBS.


Este comando provee un método rápido para asignar códigos WBS a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.4. CALENDARIOS

Los calendarios definen los períodos laborales del proyecto, así como la longitud de la semana laboral (total de días hábiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los calendarios del proyecto, éstos se asignan a las actividades para controlar la programación de fechas y modelar situaciones específicas.

6.4.1. Definición de Calendarios

P3 permite establecer hasta 31 calendarios de proyecto para modelar las diferentes modalidades de trabajo. Por defecto, P3 provee de un calendario global (global calendar) y un calendario del proyecto (calendar 1).

El calendario global define los feriados y otros períodos no laborales, los cuales se aplican a todo el proyecto. Además entrega información relativa a la fechas de inicio y/o término del proyecto.

El calendario 1 (que inicialmente es una copia del calendario global) se utiliza para ser asignado a las actividades. En un proyecto con unidad de planificación de días (daily project), este calendario define una semana laboral de 5 días hábiles corridos, comenzando el día lunes (modificable). Para proyectos con nivel de precisión de horas, semanas o meses, este calendario emplea un período laboral (worktime) contínuo (24 horas al día, 7 días a la semana).

Todos los calendarios del proyecto utilizan la unidad de planificación del proyecto (horas, días, semanas o meses). Por defecto, P3 utiliza el día como unidad de planificación.

Para crear y modificar calendarios se debe escoger

Define, Calendars

El cuadro de diálogo que aparece (Project Calendar) despliega el calendario 1, posicionado en el mes correspondiente a la fecha de inicio del proyecto (project start date).

Los días no laborables (nonworkdays) se despliegan achurados. Los días feriados (definidos en el calendario global) se indican mediante una letra “G” (global holiday). Los días feriados que se repiten año tras año (es decir, puede cambiar el día pero no el número) se indican mediante una letra “R” (repeating holiday).

Si el proyecto es programado a nivel de horas, el calendario muestra las 24 horas diarias (de 00:00 a 23:59 horas). Las horas no laborables se despliegan achuradas. Por defecto, el calendario 1 establece un horario contínuo de trabajo (24 horas diarias).

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Close Cierra el cuadro de diálogo sin efectuar cambios

Add ... Permite crear nuevos calendarios

Delete ... Permite borrar un calendario

Transfer ... Copia el calendario de un proyecto a otro

Holidays ... Permite crear días feriados (no laborables)

Standard ... Permite modificar variables generales

Print ... Imprime el calendario activo

6.4.1.1. Desplazamiento temporal

El cuadro de diálogo del calendario despliega un mes cada vez. Para desplazarse a lo largo del calendario se emplea el mouse o las teclas de desplazamiento (scroll keys). La tabla siguiente describe las formas de desplazamiento:

Desplazamiento Mouse Teclado

Día a día / hora a hora Seleccionar día u hora FlechasMes a mes Barras de desplazamiento (scrolling) PgUp o PgDnAño a año Ctl+PgUp o Ctl+PgDn

6.4.1.2. Uso del Calendario Global

Este calendario se utiliza para establecer los feriados (holidays) y períodos no laborables (nonworkperiods) del proyecto, en especial si se planea utilizar más de un calendario. P3 aplica estos períodos no laborables en todos los calendarios del proyecto. En el cuadro de diálogo de calendario se debe escoger Global Calendar en el campo calendario (por defecto, P3 siempre muestra el calendario 1). En el caso de proyectos con unidad de tiempo hora, el calendario global permite establecer los horarios (dentro del día) no laborables de todo el proyecto.

Para revisar la definición del calendario se emplea el botón Standard del cuadro de diálogo. El subcuadro de diálogo de definición (Standard Global Information) muestra el día de inicio de la semana (Week starts on), la unidad de planificación del proyecto (Planning unit), la fecha de inicio del calendario (Calendar start), la fecha actual (Data date) y las fechas de inicio (Start date) y término (Finish date) del proyecto. Nótese que la unidad de planificación del proyecto no puede ser modificada (se define al crear el proyecto).

Para proyectos diarios y semanales, P3 utiliza el día de inicio de la semana para generar informes en una escala de tiempo semanal, y determinar cuándo ocurre el fin de semana (weekends). Además, para proyectos semanales este día determina el comienzo de cada período laboral. En proyectos mensuales el día de inicio de la semana no tiene efecto.

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La fecha de inicio del calendario (calendar start field) establece la fecha de inicio de todos los calendarios del proyecto. Por defecto, P3 utiliza como fecha de inicio del calendario global el mes anterior a la fecha de inicio del proyecto ( project start date) para proyectos a nivel de horas; el año anterior para proyectos diarios; 4 años antes para proyectos semanales; y 12 años antes para proyectos mensuales. Si se modifica este dato, debe cautelarse que la fecha de inicio del calendario debe ser anterior a la fecha de inicio del proyecto.

El campo opcional fecha de término (finish date) del proyecto actúa como una restricción temporal del tipo “No finalizar después de”.

Para proyectos diarios el cuadro de diálogo del calendario (Standard Global Information) permite establecer una convención para los días feriados que ocurren en fin de semana. Es posible “mover” los feriados de fin de semana para el siguiente día laboral o hábil, transformándolo en día feriado (no laborable).

6.4.1.3. Definición de turnos

Es posible definir hasta 6 turnos diarios (shifts) para proyectos con unidad de planificación a nivel de horas. Es recomendable establecer turnos cuando existen recursos limitados. Sin embargo, P3 no utiliza los turnos en los cálculos de programación de actividades (es decir, las actividades comienzan según su ubicación en el proyecto y no -necesariamente- al comenzar el turno; de igual forma, finalizan según su duración y no -necesariamente- al finalizar el turno). El producto del número de turnos por el número de horas por turno no puede exceder de 24 horas.

6.4.2. Edición de Calendarios

P3 genera el calendario 1 en forma automática al crear un proyecto. Este calendario puede ser modificado pero no borrado.

6.4.2.1. Creación de calendarios

Para crear un nuevo calendario en el proyecto se debe seleccionar el botón Add del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de creación (Add Calendar) solicita el ingreso de un identificador del calendario (Calendar ID) y su título (Title).

Es recomendable utilizar identificadores secuenciales e ingresar un título representativo del calendario. El calendario creado especifica una semana laboral (workweek) de 7 días.

6.4.2.2. Definición de la semana laboral

Para definir la semana laboral del calendario se emplea el botón Standard del cuadro de diálogo de calendario.

Para proyectos con unidad de planificación a nivel de horas debe definirse las horas de inicio y término de cada día de la semana (P3 considera un horario continuado de 00:00 a 23:59 horas cada día).

Los calendarios para proyectos semanales o mensuales utilizan el mismo formato (semanas y meses con disponibilidad laboral contínua, respectivamente). El definir un día como no laborable indica que la semana (o el mes, según la unidad de planificación) es no laborable.

En un calendario de proyecto diario se debe seleccionar el botón Standard del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de definición (Standard Daily Information) permite definir los días hábiles (workdays).

En un calendario de proyecto a nivel de horas se debe seleccionar el botón Standard del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de definición (Standard Hourly Information) permite definir las horas de inicio (starting time) y término (ending time) para cada día. Para definir como no laborable un día completo se debe ingresar la hora 00:00 para ambos campos. P3 permite ingresar horario de inicio y término entre dos días (por ejemplo, comenzar a las 23:00 y finalizar a las 06:59 horas).

6.4.2.3. Asignación de calendarios a actividades

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P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades, a menos que se creen nuevos calendarios y éstos sean expresamente asignados a las actividades. La asignación de calendarios debe efectuarse antes de programar el proyecto. La asignación de calendarios puede realizarse por medio del formulario de actividades (Activity form), de la tabla de actividades (Activity table) o copiando calendarios de una actividad a otra(s):

a) Formulario de actividades

Desplegar el formulario apuntando a una actividad con el mouse o empleando el comando Display, Activity form. En el campo de calendario (Cal) seleccionar el identificador del calendario a asignar.

b) Tabla de actividades

Agregar el campo identificador de calendarios (Calendar ID) como una columna de la tabla empleando el comando Format, Columns. Editar el campo de calendario (con la tecla F2) y seleccionar el identificador del calendario a asignar.

c) Copia de calendarios

En la tabla de actividades seleccionar la celda del campo identificador a copiar. Seleccionar las actividades receptoras de la copia. Emplear el comando Edit, Copy Cell.

6.4.2.4. Reasignación de calendarios

Un método rápido para reasignar calendarios en forma masiva consiste en agrupar las actividades por identificador de calendario (calendar ID), empleando para ello el comando Format, Organize. Es posible asignar los calendarios mediante el traslado de actividades de una agrupación a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto ( drag & drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botón del mouse para “arrastrar” (drag) la actividad y “dejarla caer” (drop) en su nueva ubicación soltando el botón. P3 asigna automáticamente el nuevo calendario.

Mediante el comando Calculate, Global change es posible asignar calendarios a un gran grupo de actividades, utilizando sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else.

6.4.2.5. Borrado de calendarios

P3 permite borrar los calendarios de un proyecto, con excepción del calendario global y el calendario 1. Previo al borrado de un calendario debe cautelarse que no existen actividades asociadas al calendario. Si se re-programa un proyecto con actividades no asociadas a un calendario (debido a la eliminación de éste), P3 asigna el calendario 1 a tales actividades. Para borrar un calendario en el proyecto se seleccionar el calendario y luego escoger el botón Delete del cuadro de diálogo de calendario.

6.4.3. Definición de períodos no laborables y excepciones.

Después de crear o modificar calendarios y establecer las semanas laborales (workweek), es posible definir los períodos no laborables (nonworkperiods). Estos períodos corresponden a las tiempos no trabajados (y por lo tanto no considerados en la programación del proyecto), tales como feriados, vacaciones u otras fechas especiales. En los períodos no laborables P3 no programa actividades ni asigna recursos.

También es posible establecer excepciones (exceptions), que corresponden a tiempos que regularmente son períodos no laborables pero que -excepcionalmente- deben ser considerados como hábiles. Por ejemplo, si se ha definido el día domingo como “no laborable”, P3 puede considerar -excepcionalmente- el domingo 23 como un día laborable.

Lo definido en el calendario global se aplica a todo el proyecto; en cambio, lo definido en cada calendario es aplicable solamente a aquéllas actividades asignadas al respectivo calendario.

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Para definir períodos no laborables se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de diálogo de calendario y marcar el período de tiempo a definir. Luego, se escoge -alternativamente- los botones Work (laborable) o Nonwork (no laborable).

Es posible seleccionar un rango o período de tiempo arrastrando el mouse desde la fecha inicial hasta la fecha final del período a definir. Para seleccionar una columna de días (por ejemplo, todos los días jueves del mes) se debe seleccionar con el mouse el nombre del día (THU por Thuesday, en este caso).

Para especificar una excepción se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de diálogo de calendario y marcar el período de tiempo (que corresponde a un período no laboral o nonworkday) a definir como excepción (exception), el cual puede ser un día o un rango de horas.

Para seleccionar períodos de tiempo no consecutivos se utiliza la tecla <CTL> junto con el botón izquierdo del mouse.

6.4.3.1. Cuadro de diálogo de feriados

Para revisar los períodos no laborables, feriados y excepciones de un calendario se emplea el botón Holidays del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de feriados (Holidays List) muestra dos secciones en las cuales se listan los períodos no laborables (nonworkperiods) y las excepciones (exceptions) del calendario seleccionado. Estas secciones presentan los siguientes datos:


Start Fecha u hora de inicio del período no laborable o excepción End Fecha u hora de término para períodos consecutivosRepeating Señala si existe repetición años tras año

P3 permite definir períodos no laborables y excepciones directamente en este cuadro de diálogo. Para agregar un período específico (hora, día, semana, mes) se debe seleccionar el signo + (suma) en la línea de edición. El período se escoge con la barra de desplazamiento (scroll bar). Para eliminar un período no laborable o excepción se utiliza el signo - (menos), previa selección del período en cuestión.

6.4.3.2. Proyectos con unidad de tiempo hora

Cuando se ingresa la hora de inicio (start) o término (end) de un período no laboral o excepción, P3 acepta solamente valores enteros (de 00:00 a 23:59). Si se ingresa el valor 11:00 como fin del período, P3 entiende este valor como 10:59.

6.4.3.3. Proyectos con unidad de tiempo día

Los períodos no laborables o excepciones se ingresan de acuerdo al formato de fecha definido (mediante el comando Format, Dates).

6.4.3.4. Proyectos con unidad de tiempo semana o mes

Al seleccionar el inicio de un período no laborable o excepción (utilizando el formato de fecha definido para el proyecto), P3 automáticamente coloca el inicio del período (semana o mes, según corresponda), aún cuando se haya especificado un día en particular. Esto se debe a que la unidad de tiempo mínima considerada es una semana o un mes, respectivamente. El término del correspondiente período (semana omes completo) aparece directamente.

6.4.4. Impresión de Calendarios

Es posible producir un informe resumido (summary) basado en todos los calendarios del proyecto o bien un informe detallado (detailed) empleando el calendario activo. Para ello se debe seleccionar el botón Print del cuadro de diálogo de

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calendario. El subcuadro de diálogo de impresión (Print) solicita definir el estilo (Style) del informe (resumido o detallado), rango de fecha (Span) a cubrir y la tipografía (Font). La impresora a utilizar corresponde a la seleccionada con el comando File, Print Setup.

6.5. RECURSOS Y COSTOS

El control efectivo de un proyecto integra información acerca de la programación, recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a cada actividad o tarea definida.

6.5.1. Definición de recursos

Los recursos necesarios para desarrollar un proyecto pueden ser trabajadores, maquinarias, materiales o capital. Estos se definen en un diccionario de recursos (Resource Dictionary). Para ello se debe escoger:

Define, Resources

El cuadro de diálogo del diccionario de recursos consta de tres secciones: recursos, límites y precios. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar cada recurso creado.

a) Sección de Recursos


Resource Nombre del recurso (hasta 8 caracteres). P3 ordena los recursos en orden alfanumérico. Este identificador es obligatorio

Units Define la unidad de medida del recurso. P3 no utiliza esta unidad de medida para el cálculo de uso del recurso

Driving Establece si el recurso controla y determina la duración de cada actividad a la cual es asignadoDescription Nombre descriptivo del recurso. Opcional

b) Sección de Límites


Normal Corresponde a la disponibilidad normal del recurso -en términos cuantitativos- medida como unidades del recurso por unidad de tiempo (de acuerdo a la unidad de planificación). P3 valida el rango 0 < normal < 32.600

Max (maximun) Define la disponibilidad máxima del recurso por unidad de tiempo. P3 valida max > normal

Through Establece los períodos en los cuales existe la disponibilidad normal y máxima

Si las columnas normal y max se dejan en blanco, el recurso se entiende como ilimitado. Si se desea nivelar recursos es preciso definir los valores normal y max. La fecha ingresada en la columna through señala el inicio del período de restricción. Si se deja en blanco, P3 asume que los límites de disponibilidad se aplican para el resto del proyecto.

En proyectos con unidad de planificación a nivel de horas, la disponibilidad de recursos puede ser establecida por turnos (shifts).

c) Sección de Precios


Price/Unit Define el precio del recurso por unidadThrough Establece los períodos en los cuales se aplica el precio

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La fecha ingresada en la columna through señala el inicio del período del precio unitario. P3 permite hasta 6 períodos sucesivos. Si se deja en blanco, P3 asume que el precio unitario se aplica para el resto del proyecto.

Además, el cuadro de diálogo del diccionario de recursos contiene los siguientes botones:


Transfer ... Copia el diccionario de recursos de un proyecto a otro

Calculate Calcula los costos asociados a las actividades que utilizan el recurso seleccionado

Close Out Realiza un seguimiento de cantidades y costos por períodos. Al finalizar un período, esta opción iguala todos los valores a cero

Print ... Imprime la lista de recursos definidos para el proyecto

Es posible definir recurso genérico (hierarchical resource) mediante la utilización de un asterisco (*) en el nombre del recurso. Esta definición permite agrupar recursos de modo tal que se intercambien al efectuar una nivelación. Un recurso genérico puede tener límites de disponibilidad por unidad de tiempo. Si un recurso incluído en el recurso genérico es ilimitado, el recurso genérico se entiende como ilimitado.

6.5.2. Estimación de Costos

Una vez que se asignan los recursos del proyecto, es posible estimar los costos del mismo (presupuesto). Los costos están asociados al nivel de desarrollo o avance de cada actividad o tarea. Para llevar un adecuado control de los costos se puede definir una contabilización de costos (cost accounts). Esta estructura consiste en un código de costo (1 caracter) y número de cuenta (11 caracteres) definida en un diccionario de contabilización de costos (Cost Accounts Dictionary). Para ello se debe escoger:

Define, Cost Accounts

El cuadro de diálogo del diccionario de contabilización de costos consta de dos secciones: categorías y títulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar la estructura creada.

a) Sección de Categorías


Code Código de 1 caracter alfanumérico que describe el tipo de costo (mano de obra, materiales, maquinarias). Es posible definir hasta 36 categorías.

Category Title Nombre descriptivo de la categoría

b) Sección de Títulos


Account # Código de hasta 11 caracteres alfanuméricos que identifica el número de la cuenta de la contabilización de costos

Account Title Nombre descriptivo de la cuenta contable

Además, el cuadro de diálogo del diccionario de contabilización de costos contiene los siguientes botones:

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OK Cierra el cuadro de diálogo y actualiza los cambios

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin actualizar los cambios

Transfer ... Copia el diccionario de contabilización de costos de un proyecto a otro

Print ... Imprime la lista de cuentas del diccionario de contabilización de costos

6.5.3. Utilización de Curvas de Distribución

La distribución de recursos y costos se efectúa en forma proporcional (distribución lineal o uniforme) a lo largo de la actividad. Sin embargo, no siempre los recursos pueden ser aplicados en forma uniforme o los costos son constantes para cada día del proyecto. Cuando los recursos/costos no pueden ser aplicados en forma uniforme se utiliza curvas -provistas por el programa- que caracterizan mejor la distribución de recursos y costos. Para ello se debe escoger:

Define, Resource Curves

El cuadro de diálogo de las curvas de distribución de recursos/costos (Resource/Cost Distribution Curves) consta de dos secciones: curvas de recursos y gráfica de la distribución.

a) Sección Curvas de Recursos


Designator Código de 1 caracter hexadecimal (0 a F) que identifica el tipo de curva. P3 entrega 10 curvas predefinidas y permite crear hasta 50 nuevas curvas. Es posible utilizar hasta 16 curvas simultáneamente

Title Nombre descriptivo de la curva

b) Sección Gráfica de la Distribución

Es posible editar las curvas predefinidas o crear otras nuevas mediante la edición de las barras porcentuales o cuadros de porcentaje. Nótese que la curva se divide en 11 intervalos.

Además, el cuadro de diálogo de las curvas de distribución de recursos/costos contiene los siguientes botones:



Restore Restablece la curva de distribución original sin modificaciones

Prorate Recalcula la curva de distribución editada, ajustando la sumatoria de las barras porcentuales a 100%

Template Carga una curva de distribución predefinida

Display Despliega las curvas de distribución vigentes (4 por pantalla)

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Las curvas de distribución se asignan en el formulario de recursos (Resources Form) o en la tabla de actividades (Activity table). Estas curvas sólo son aplicables para recursos que no alteran la duración de una actividad (nondriving resource). Al aplicar una curva de distribución, las unidades del recurso utilizadas por unidad de tiempo se calcula según:

Units/Timeperiod = Estimate to Complete the Interval / Duration of Interval

El programa utiliza la curva de distribución para calcular datos reales . De esta forma, para una actividad con fecha de inicio real (actual start date), la duración total de la actividad se calcula según:

Total Duration = Actual Duration + Remaining Duration

El porcentaje de duración completado se determina según:

Percent Duration Completed = (Actual Duration / Total Duration) * 100

Para obtener la cantidad del recurso real utilizada a la fecha (actual-to-date quantity) se tiene:

Actual to Date = Percent of Cumulative Use * Budget

6.5.4. Asignación de Recursos y Costos

El programa permite realizar un seguimiento de diferentes ítemes de costos, tales como costo presupuestado (budgeted cost), costo para completar la actividad (cost to complete), costo al completar la actividad (cost at completion), costo real a la fecha (actual cost to date), costo real del período (actual cost this period) y costo presupuestado del trabajo efectuado (earned value). Para configurar el nivel de detalle de la contabilización de costos (número de posiciones decimales) se debe escoger el cuadro de diálogo de cálculo de valor ganado (Earned Value Calculations).

El programa entrega varios métodos para asignar los recursos y la contabilización de costos a las actividades: uso de formularios (forms), comando de edición y asignación de recursos, comando Global change.

6.5.4.1. Uso de formularios (Detail Forms)

A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede escoger los formularios de recursos (Resource form), presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost form). Al escoger Detail form, Resource, el cuadro de diálogo de recursos despliega los siguientes datos:


Resource Nombre del recurso seleccionadoCost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recursoDriving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividadCurve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)Units per {day} Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del recursoBudgeted quantity Señala la cantidad presupuestada en unidadesRes Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recursoPercent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizado

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Actual this period Señala la cantidad real del período (desde la última fecha de actualización)To complete Señala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la actividadAt completion Señala la cantidad total predicha para la finalización de la actividadVariance (units) Señala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado (Budgeted quantity) y lo

predicho (At completion)

El programa realiza el cálculo de las variables To complete y At completion según:

Quantity to Complete = Units/Timeperiod * Remaining Duration

Quantity at Completion = Actual Quantity to Date + Quantity to Complete

Al escoger Detail form, Cost, el cuadro de diálogo de costos despliega los siguientes datos:


Resource Nombre del recurso seleccionadoCost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recursoDriving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividadCurve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)Budgeted cost Señala el costo presupuestado para el recursoActual this period Señala el costo real del período (desde la última fecha de actualización)Actual to date Señala el costo real a la fecha de actualizaciónPercent expended Señala el porcentaje de recurso (en términos de costo) utilizadoPercent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizadoEarned value Señala el costo correspondiente al porcentaje completado multiplicado por el costo

presupuestadoCost to complete Señala el costo estimado (predicho) necesario para completar la actividadAt completion Señala el costo total predicho para la finalización de la actividadVariance Señala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost) y lo predicho (At

completion)

Al escoger Detail form, Budget Summary, el cuadro de diálogo de presupuesto entrega información resumida (en dos cuadros) identificando el recurso a asignar y despliega datos de cantidades y costos asociados al recurso seleccionado (primeras dos columnas) y al total de los recursos asignados a la actividad (últimas dos columnas), con la siguiente estructura:


Units per {day} Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas para el recurso seleccionado

Res Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recurso% Complete/Expended Señala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y gastado (costo del recurso) para

el recurso seleccionado y el totalBudgeted amount Señala la cantidad presupuestada en unidades y costosScheduled budget Señala el presupuesto original programadoEarned value Señala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado multiplicado por las

cantidades y gastos presupuestadosActual to date Señala las cantidades y gastos reales a la fechaTo complete Señala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para completar la

actividad

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At completion Señala las cantidades y gastos totales predichos para la finalización de la actividadVariance Señala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo predicho (At

completion)

6.5.4.2. Uso de la tabla de actividades (Activity table)

Para asignar recursos y costos desde la tabla de actividades se utiliza el comando Edit, Assign Resource.


Este comando provee un método rápido para asignar recursos a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.5.5. Seguimiento de Recursos y Costos

El programa permite realizar seguimiento y análisis de recursos y costos por varios métodos: en la tabla de actividades (Activity table), desplegando tablas (resource/cost table) o gráficos (resource/cost profile) de uso de recursos y costos por unidad de tiempo, acumulado o valor máximo (peak), en los formularios de presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost form), informes impresos (Tabular Reports and Graphics) organizado por actividad -para un análisis detallado.

El programa calcula en forma automática (según ciertas reglas de cálculo) los costos estimados a partir de las cantidades y precio unitarios ingresadas en la tabla de actividades o el formulario de recursos. De esta forma, P3 utiliza las siguientes fórmulas de cálculo

Budgeted Cost = Budgeted quantity * Price/Unit

Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit

Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit

Cost at Completion = Actual Cost + Cost to Complete

Estos cálculos pueden ser modificados cambiando las reglas de cálculo automático de costos (Autocost rules) o bien sobre-escribiendo directamente por medio del ingreso directo de datos.

El porcentaje gastado (percent expended) refleja la proporción del costo presupuestado que ha sido gastado, de la forma

Percent Expended = Actual to Date / Budgeted cost

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6.5.5.1. Parámetros de seguimiento

A objeto de seguir adecuadamente el progreso de un proyecto se han definido diversos parámetros que permiten visualizar el cumplimiento de lo proyectado (el tiempo programado y el costo presupuestado). La tabla siguiente resume los diferentes parámetros utilizados:

Parámetro Descripción

BAC (Budgeted At Completion) Define el presupuesto inicialEAC (Estimated At Completion) Define el presupuesto total estimado al completar una actividad iniciadaETC (Estimated To Completion) Define el presupuesto estimado necesario para completar una actividad

iniciadaBCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled)

Define el costo presupuestado del trabajo programado. También se le conoce como Planned Effort (esfuerzo planificado)

BCWP (Budgeted Cost for Work Performed)

Define el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado. También se le conoce como Earned Value (valor ganado)

ACWP (Actual Cost for Work Per-formed)

Define el costo real del trabajo efectivamente realizado. También se le conoce como Actual to Date (real a la fecha)

SV (Schedule Variance) Define el atraso/adelantamiento del trabajo efectivamente realizado v/s el trabajo programado

CV (Cost Variance) Define los costos incurridos v/s el costo presupuestado para el trabajo efectivamente realizado

Variante Define la variación final del costo v/s el presupuesto inicial

Se tienen las siguientes fórmulas

Schedule Variance = BCWP - BCWS

Cost Variance = BCWP - ACWP

Variance = BAC -EAC

6.5.5.2. Configuración del cálculo de la variable Earned Value

Para configurar la fórmula de cálculo del costo presupuestado para el trabajo programado y realizado (BCWS y BCWP, respectivamente) se debe escoger

Calculate, Earned Value

Para seleccionar la opción Use target se debe haber creado un proyecto objetivo o meta (target project) con anterioridad.

6.5.6. Actualización de Recursos y Costos

El programa provee un conjunto de reglas de cálculo de costos (Autocost Rules) que establecen diferentes fórmulas de cálculo de los parámetros señalados y son aplicadas cada vez que se actualizan los datos de una actividad.

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Estas reglas pueden ser modificadas en cualquier instante, aunque es recomendable mantener consistencia en su definición a lo largo del control de un proyecto. Para visualizar y modificar las reglas se debe escoger

Calculate, Autocost

P3 proporciona una opción por defecto (default), lo que permite restablecer las reglas de cálculo mediante el comando File, Project, Calculate, Autocost, Default.

Es posible crear un conjunto de reglas personalizado, el cual se puede guardar mediante un identificador. A continuación se describen las reglas de cálculo de costos.

6.5.6.1. Regla Nº 1. “Link remaining duration and schedule percent complete”

Seleccionar esta regla cuando se desea calcular el porcentaje completado (schedule percent complete) de una actividad programada al ingresar la duración restante (remaining duration); o bien para calcular la duración restante cuando se ingresa el porcentaje completado.

Para desligar ambos elementos se debe deseleccionar la opción (al utilizar curvas de distribución es conveniente separar ambos conceptos).

6.5.6.2. Regla Nº 2. “Freeze resource units per time period”

Seleccionar esta regla cuando la duración restante es cambiada, de forma tal que P3 recalcula la cantidad de recurso necesaria para completar la actividad con una tasa de ocupación fija, según la fórmula

Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration

Si la regla es deseleccionada, P3 calcula la tasa de ocupación del recurso según

Units per Timeperiod = Quantity to Complete / Remaining Duration

6.5.6.3. Regla Nº 3. “Add actual to ETC Subtract actual from EAC”

Seleccionar esta regla en modo suma (add) cuando el presupuesto total de una actividad es modificable, calculado según

Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date

Si el presupuesto es fijo, seleccionar en modo resta (subtract), de manera que el presupuesto se calcula según

Estimate to Complete = Estimate at Completion - Actual to Date

Units per Timeperiod = Estimate to Complete / Remaining Duration

En este caso, a mayor gasto inicial existe un menor remanente para gasto final.

Seleccionar la opción “Allow negative ETC” indica que se acepta un valor negativo en el costo estimado para completar la actividad (esto significa sobrepasar el presupuesto inicial). Si no se permite valores negativos, P3 recorta el valor a cero (para resultados negativos).

6.5.6.4. Regla Nº 4. “When quantities change, use current unit prices to recompute”

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Selecccionar esta regla para calcular los diferentes costos asociados a un recurso en función del precio unitario por la cantidad asignada, según:

Budgeted Cost = Budgeted Quantity * Price/Unit

Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit

Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit

Además, P3 calcula el costo total (estimado) a completar según

Cost at Completion = Cost to Complete + Actual Cost

Esta regla se aplica sólo si la cantidad de recurso para una actividad es cambiada durante la actualización.

6.5.6.5. Regla Nº 5. “Use the update percent complete against budget to estimate”

Al seleccionar esta regla P3 estima los costos reales según

Actual Quantity = Budgeted Quantity * Percent Complete

Actual Cost = Budgeted Cost * Percent Complete

P3 efectúa estos cálculos cuando se modifica el presupuesto, el porcentaje completado o el porcentaje de uso del recurso.

El ingreso de valores reales (actual value) sobre-escribe estos cálculos.

6.5.6.6. Regla Nº 6. “Link actual to date and actual this period”

Al seleccionar esta regla, cualquier cambio en el valor real a la fecha (actual to date) o en el valor real del período (actual this period), significa actualizar el otro valor, y viceversa. Si se cambian ambos valores simultáneamente, P3 no efectúa cálculos.

6.5.6.7. Regla Nº 7. “Link budget to EAC for non-progressed activities”

Seleccionar esta regla para establecer el presupuesto (budget) igual al valor estimado total al completar la actividad (EAC) sólo si la actividad no tiene avance.

Esta regla obliga a recalcular el presupuesto de la actividad (con lo cual cambia el presupuesto inicial) cada vez que se modifica el valor estimado total al completar la actividad.

Una vez establecido el presupuesto de una actividad es conveniente deseleccionar esta opción, de manera que cualquier diferencia entre los parámetros BAC y EAC de como resultado una variación.

Nótese que esta regla es unidireccional; es decir, un cambio en el presupuesto no altera el valor estimado total al completar la actividad.

6.5.6.8. Regla Nº 8. “Calculate variance as Budget - EAC EAC - budget”

Por defecto, P3 calcula la variación como la diferencia entre el presupuesto inical (budget) y el valor estimado total al completar la actividad (EAC). Un valor negativo para este parámetro señala que el presupuesto ha sido excedido.

6.5.6.9. Opciones generales. Adicionalmente, P3 ofrece dos alternativas de cálculo.Página 48 de 138


a) Perform these calculations during each schedule computation

Esta opción establece el cálculo automático al realizar cualquier programación del proyecto.

b) Apply these rules when moving from one <cell> <resource> to another

Esta opción permite escoger el cálculo de fórmulas inmediatamente después de cualquier cambio (... moving from one cell to another) o al cambiar la selección de un recurso (... moving from one resource to another). Cuando se actualicen varias variables es conveniente utilizar esta última opción.

Estas opciones se aplican en las actualizaciones de los formularios de recursos, presupuesto y costos. Cuando se actualiza por medio de la tabla de actividades, los cambios siempre se realizan celda por celda.

6.5.6.10. Estableciendo un proyecto con reglas de cálculo de costos

Para actualizar en forma rápida un proyecto basta con ingresar solamente el porcentaje completado de cada actividad. Si se desea mantener un mayor control sobre la actualización, es posible modificar las siguientes variables: porcentaje completado, duración restante, unidades por período de tiempo, real a la fecha, estimado para completar, total estimado al completar.

Las siguientes ecuaciones se cumplirán siempre

Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration

Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date

En el caso de existir contradicciones en el cálculo de las diferentes fórmulas o en el ingreso de datos, P3 establece los cálculos de acuerdo a las siguientes prioridades:

Prioridad Variable

1 Duración restante2 Unidades por período de tiempo3 Cantidad real a la fecha4 Estimado para/al completar

En caso de conflicto, la Regla Nº 4 sobrepasa a la Regla Nº 5. Por otro lado, todo cálculo de costos puede ser sobre-escrito por medio del ingreso directo de costos.

Al re-programar un proyecto P3 actualiza los recursos y costos mediante el ingreso del porcentaje completado o de la duración restante. Para ello debe seleccionarse las reglas Nº 1 (unión entre porcentaje completado y duración restante), Nº 4 (cálculo de costos basado en el cambio de cantidades) y Nº 5 (estimación de cantidades y costos reales basado en el porcentaje completado).

6.5.7. Nivelación de recursos

Una vez que se asignan los recursos a las actividades, se puede visualizar directamente en pantalla el uso de cada recurso (Resource/Cost profile) para determinar los recursos cuyo uso está sobre el límite normal o máximo (recurso sobreasignado).

Para redistribuir los recursos a través de un proyecto se debe escoger

Calculate, Level

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La redistribución o nivelación de recursos puede retrasar actividades e incluso todo el proyecto. Cuando la variable tiempo es importante, la nivelación puede realizarse con restricción de tiempo ( time constrained). Todo proceso de nivelación genera un informe explicativo que aanliza las acciones efectuadas. Este proceso entrega alternativas para una mejor distribución de los recursos, pero no debe considerársele como una alternativa óptima.

En el proceso de nivelación P3 comienza con la primera actividad de la red -que no tiene predecesoras- y determina si los recursos asignados están dentro de los límites normal y máximo para las fechas más próximas de comienzo y término. Este proceso se denomina “nivelación hacia adelante” (forward level).

En particular, es conveniente establecer un orden ascendente de actividades utilizando como llave principal las fechas tardías de comienzo más tempranas y la holgura total como llave secundaria (este priorización puede ser modificada). Puede utilizarse hasta 10 llaves.

6.5.7.1. Suavizamiento de recursos

P3 puede “suavizar” (smoothing resources) la asignación de recursos durante el proceso de nivelación. Este proceso es altamente efectivo cuando se desea ocupar la disponibilidad máxima de los recursos en situaciones restrictivas de tiempo (time-constrained). En tal situación, el proceso utiliza las holguras positivas para minimizar los cambios bruscos en la asignación de recursos.

En suavizamiento sin restricción de tiempo (non-time-constrained) P3 suaviza una actividad sólo si tiene holgura positiva. En tal caso, se divide la diferencia de disponibilidad normal y máxima en 10 partes iguales; si es requerida una cantidad de recursos mayor al límite normal, éste se incrementa sucesivamente en décimos hasta lograr la nivelación (con tope igual a la disponibilidad máxima).

Si se escoge la opción sin suavizamiento (none option), P3 realiza dos procesos de nivelación a través de la red. En el primer paso intenta nivelar dentro del límite normal, utilizando las holguras positivas. En un segundo paso se intenta nivelar dentro del límite máximo. P3 retrasa las actividades que sea necesario para cumplir con los límites de disponibilidad.

En proyectos con tiempo restringido, P3 duplica los límites normal y máximo para asegurar que el proyecto se re-programe dentro del plazo límite. Si estos nuevos límites entregan recursos insuficientes, la actividad es retrasada hasta su fecha más tardía de término (se consume toda la holgura positiva).

6.5.7.2. Fecha de nivelación

Cuando se emplea nivelación hacia adelante (es decir, considerando las fechas más próximas), se puede especificar una fecha de corte (cutoff date for leveling) para la nivelación, con lo cual se aplica el proceso re-distributivo de recursos desde la fecha actual hasta la fecha de corte.

6.5.7.3. Programación antes de nivelación

Una vez efectuado el proceso de nivelación, las fechas niveladas ( leveled dates) reemplazan a las fechas de programación (schedule dates) del proyecto. P3 siempre efectúa una revisión hacia adelante en la programación. Al seleccionar la opción Schedule prior to leveling, P3 además efectúa una revisión hacia atrás.

6.6. ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS

Los ítems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada proyecto.

6.6.1. Definición de Items de Datos Personalizados

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Es posible definir una estructura de códigos o ítems de datos personalizados para asignarlos a las actividades y recursos de un proyecto. Los ítems de datos asociados a actividades entregan información adicional que facilita el seguimiento de datos tales como fechas de inicio y término planificadas, fechas niveladas (redistribución de recursos), fechas de fabricación y distribución, números de órdenes de compra o permisos de construcción.

Los ítems de datos personalizados asociados a recursos y costos permiten el seguimiento de datos tales como presupuestos originales y revisados, acuerdos contractuales, nombres de recursos detallados, órdenes de cambio, ganancias o pérdidas, variaciones, ingresos y gastos. Para crear una estructura de ítems de datos personalizados (para actividades o recursos y costos) se debe escoger

Define, Custom Data Items

El cuadro de diálogo de ítems de datos (Custom Data Items Dictionary) permite crear estructura de datos para actividades (Activity) y para recursos y costos (Resource/Cost). Para establecer la definición de la estructura se requieren los siguientes datos:


Name Nombre del ítem de dato (hasta 4 caracteres alfanuméricos)Type Establece el tipo de dato (caracteres, fechas o números). Los tipos válidos son C (character), N (numeric,

sin decimales), P (precision, dos decimales), S (start date, fecha de inicio) y F (finish date, fecha de término)

Length Establece la longitud máxima (ancho de campo) para los valores. Esta longitud es variable según el tipo de dato (hasta 20 caracteres para el tipo C; hasta 10 dígitos para el tipo N; de 4 a 11 dígitos -incluyendo el punto decimal- para tipo P; y según formato definido para tipo S o F).

Description Nombre descriptivo del ítem de dato. Hasta 16 caracteres alfanuméricos

P3 permite crear hasta 8 ítems de datos, tanto para actividades como para recursos y costos. Para la definición del nombre del ítem de datos no es posible utilizar abreviatura reservadas de P3, tales como ACT, DES, ID, OD y RD, ni códigos de actividad estandarizados o definidos para el proyecto.


Cancel Cierra el cuadro de diálogo

Transfer ... Copia el diccionario de ítems de datos de un proyecto a otro

Print ... Imprime el diccionario de ítems de datos

6.6.2. Edición de Items de Datos

Para definir ítems de datos se emplea el comando Define, Custom Data Items. Para insertar nuevos ítems de datos se usa el signo + (suma) en la línea de edición. Para eliminar ítems de datos se usa el signo - (resta) en la línea de edición.

6.6.3. Transferencia de los Items de Datos

Es posible copiar el diccionario de ítems de datos personalizado desde un proyecto hasta el proyecto activo. Para ello se selecciona el botón Transfer del cuadro de diálogo de ítems de datos. La estructura transferida reemplaza a la existente en el proyecto activo. Los valores transferidos sobreescriben los valores existentes. Las asignaciones de los valores reemplazados son eliminadas.

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6.6.4. Modificación de la definición de los Items de Datos

P3 permite modificar la definición de los ítems de datos definidos. No es recomendable modificar el tipo de datos, ya que P3 borra (solicita confirmación) todos los valores asociados al ítem de dato modificado. Si se disminuye la longitud en un ítem de datos de tipo C (character), P3 trunca los valores. Para ítem de datos de tipo N (numeric) o P (precision), P3 reemplaza los valores por * (asterisco) si el nuevo ancho de campo es demasiado pequeño para contenerlos. La longitud de campo de un ítem de dato de tipo fecha (S o F) depende del formato de fechas utilizado en el proyecto (éste puede ser modificado con el comando Format, Dates).

6.6.5. Impresión del Diccionario de Items de Datos

Es posible efectuar una impresión del diccionario de Items de Datos (con visualización previa, impresión directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botón Print del cuadro de diálogo de ítems de datos.

6.7. ASIGNACIÓN DE ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS.

Una vez creados los ítems de datos el programa entrega varios métodos para asignar los valores: uso del formulario de actividades (Activity form), uso de la tabla de actividades (Activity table), comando Global change, y comando File, Project, Import.

6.7.1. Uso de formulario

A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada ítem de datos por medio del formulario de ítems de datos (Custom Data Items), el cual se despliega mediante el botón Custom. También se puede utilizar el comando Display, Activity Detail, Custom. El formulario de ítems de datos permite seleccionar alternativamente datos de actividades (Activity data) o de recursos (Resource data). En este último caso, la ventana superior despliega los recursos definidos en el proyecto.

Un acceso rápido se obtiene pulsando el botón derecho del mouse o mediante la combinación de teclas CTL+U. P3 puede desplegar todos los formularios en una misma pantalla, sobreponiendo las diferentes ventanas (son de tamaño ajustable).

Para asignar los ítems de datos a las actividades y recursos se debe seleccionar la respectiva actividad o recurso, según corresponda.

6.7.2. Uso de la tabla de actividades

La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo ítem de dato a asignar a la actividad. Para personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que permite definir las columnas mostradas. Para editar el campo de ítem de dato se emplea la tecla F2.

6.7.3. Uso del comando Global change

Este comando provee un método rápido para asignar códigos de ítem de dato a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.7.4. Uso del comando File, Project, Import

Este comando permite trasladar (importar) ítems de datos personalizados entre proyectos.

6.7.5. Creación barras gráficas

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Una vez asignados los ítems de datos a las actividades, es posible crear puntos de inicio y término (endpoints) y barras (bars) gráficas para desplegarlas en la gráfica de barras (Bar chart) que provee el programa. Por ejemplo, se puede crear una barra de actividad para fechas de inicio y término planificadas.

6.7.6. Organizando por Items de Datos

Los ítems de datos pueden utilizarse para organizar las actividades en la carta gráfica (Bar chart). Este organización permite ordenar las actividades en la tabla de actividades (Activity table). Para ello se emplea el comando Format, Organize. Esta clasificación no permite agrupar.

6.8. CÁLCULO DE VALORES CON ITEMS DE DATOS

Para calcular e ingresar valores a los ítems de datos en forma automatizada se usa el comando Global change. Los cambios globales se definen por medio de sentencias del tipo If:Then:Else. Puede utilizarse cualquier dato en fórmulas para el cálculo de valores. Si una actividad satisface una sentencia condicional (If), P3 realiza los cambios especificados por la sentencia de condición verdadera (Then). En caso contrario, P3 realiza los cambios especificados por la sentencia de condición falsa (Else).

6.8.1. Ejemplo de cambio global

Suponga que se ha creado un ítem de dato denominado “presupuesto revisado” ( revised budget) y se desea incrementar este presupuesto en un 10% para algunos recursos en particular (para el recurso FLD ENG1, en este ejemplo). Para ello se selecciona la opción recurso/costo (Resource/Cost) en el cuadro de diálogo de ítems de datos. Para este ejemplo, los da tos son:

Name RVBDType PLength 10Description Revised Budget

Al utilizar el comando Calculate, Global Change y seleccionar el botón Add aparecerá un cuadro de diálogo de cambio global (GL-11 <project name> Global Change). Los pasos a seguir son:

a) Ingresar la sentencia condicional IF RES EQ FLD ENG1 , donde RES es la abreviatura para el ítem de dato recurso (RESource), EQ es la abreviatura para el criterio de igualdad (EQual) y FLD ENG1 es el valor del ítem de dato;

b) Ingresar la sentencia de condición verdadera THEN RVBD EQ BC * 1.1, donde RVBD es el nombre del ítem de dato a modificar, EQ es la abreviatura para el criterio de igualdad (EQual) y BC es el nombre del campo del presupuesto original (budgeted cost);

c) Seleccionar OK y luego RUN para ejecutar el cálculo automático.

6.9. IMPRESIÓN DE ITEMS DE DATOS

Es posible imprimir los valores de los ítems de datos personalizados en informes y gráficos, así como incluirlos en columnas de la tabla de actividades (Activity table) y en la gráfica de barras (Bar chart). La gráfica impresa es esencialmente un informe personalizado debido a que es posible controlar la posición y ancho de las columnas, sus títulos y tipografía.

6.9.1. Creación de informes personalizados

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Se puede crear informes personalizados basados en los ítems de datos. P3 permite resumir los valores de un ítem de dato según su tipo de dato. Para ello se emplea el comando Reports, Tabular, Report Writer.

6.10. PROYECTOS MAESTROS Y SUBPROYECTOS

Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o bien controlar varios proyectos en forma simultánea.

6.10.1. Consideraciones acerca de proyectos múltiples

Un proyecto es una entidad única que posee una fecha específica de inicio y término, que debe ser terminada dentro de un presupuesto establecido. Generalmente es realizado por personas que tienen una limitada experiencia como trabajo de equipo. El administrar un proyecto puede ser un trabajo difícil; administrar y controlar muchos proyectos al mismo tiempo puede ser aún más difícil. La potencialidad de P3 para manejar proyectos maestros (master-project) y subproyectos (subproject) simplifica el proceso de administrar múltiples proyectos.

6.10.2. Entorno multi-proyecto

Un ambiente de proyectos múltiples involucra la administración de más de un proyecto a la vez. Estos proyectos pueden estar relacionados entre sí o ser completamente independientes. Algunos proyectos pueden estar unidos debido a que comparten los mismos recursos. Aún para proyectos no relacionados el administrador debe ser capaz de resumir las fechas programadas de todos los proyectos en un solo informe o diagrama.

Un entorno multi-proyecto puede crearse cuando se enfrenta a un proyecto cuya complejidad lo hace difícil de administrar. El proyecto puede ser dividido en varios pequeños proyectos (o subproyectos), cada uno de los cuales puede ser administrado por separado.

6.10.3. Proyectos maestros y subproyectos

Para administrar proyectos múltiples en P3 es posible crear un proyecto maestro y subproyectos. Los subproyectos son porciones de un proyecto maestro mayor, y usualmente son controlados por diferentes administradores. En la medida que cada administrador agrega actividades o actualiza un subproyecto, P3 automáticamente refleja estos cambios en el proyecto maestro, eliminando la necesidad de reingresar o copiar datos. A la vez, cualquier cambio en el proyecto maestro se incorpora en los subproyectos dependientes. De esta forma, el proyecto maestro entrega un vistazo general de todos los subproyectos. También es posible agregar relaciones lógicas entre los subproyectos. Los subproyectos pueden ser proyectos independientes, y ser considerados como subproyectos para simplificar el análisis en el caso de existir recursos compartidos.

6.10.4. Trabajo e informes de proyectos

El administrador determina el nivel de detalle disponible en el proyecto maestro. El proyecto maestro contiene todos los datos de recursos y costos definidos en los subproyectos dependientes. Esto permite crear fácilmente histogramas que muestran la distribución de recursos en todos los subproyectos. Si la disponibilidad de recursos es limitada, es posible efectuar una nivelación (leveling) de recursos de todo el proyecto, señalando el(los) subproyecto(s) con mayor prioridad(es).

6.10.5. Administración de un subproyecto

Administrar un subproyecto equivale a administrar un proyecto. Los administradores de subproyectos pueden crear diagramas (layouts), agregar y eliminar actividades, imponer restricciones temporales, asignar recursos y costos, obtener informes y gráficos, registrar avances y copiar sus proyectos para efectuar análisis. No obstante, existen algunas restricciones. Por ejemplo, en un subproyecto no es posible eliminar recursos ya existentes o modificar sus precios unitarios.

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Los administradores de subproyectos pueden programar y nivelar recursos en sus subproyectos. En tal caso, deben considerarse las relaciones lógicas existentes con otros subproyectos. Los diagramas ( layouts), informes y gráficos de un subproyecto incluyen solamente las actividades propias del subproyecto.

6.10.6. Lineamientos generales

Antes de crear un proyecto maestro y sus subproyectos debe considerarse algunos aspectos generales.

Primero, el responsable del proyecto maestro y los administradores de los subproyectos deben estandarizar la programación del trabajo, las estructuras de codificación y los recursos requeridos y sus precios unitarios. A objeto de mantener consistencia, esta información debe ingresarse en el proyecto maestro y ser compartida en los subproyectos. Es importante que todos los administradores concuerden en estos tópicos antes de iniciarse el proyecto, ya que algunos de estos datos no pueden ser cambiados a nivel de subproyecto.

6.10.7. Multiproyectos y multiusuarios

El administrar proyectos múltiples y subproyectos involucra compartir datos. Cuando se utiliza P3 en una red de computadores, los proyectos pueden ser accesados por los usuarios autorizados. Puede definirse una lista para designar a quienes tienen acceso tanto al proyecto maestro como a los subproyectos. El coordinador puede tener acceso al proyecto maestro y a los subproyectos, aún cuando los respectivos administradores estén trabajando en sus respectivos subproyectos.

6.11. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS MÚLTIPLES

Al establecer un proyecto maestro compuesto de subproyectos es aconsejable seguir los siguientes pasos:

6.11.1. Creación de una estructura de proyecto maestro

El coordinador deberá especificar los derechos de acceso al proyecto maestro; los calendarios y diccionarios a ser utilizados en los subproyectos; las opciones de programación y nivelación del respectivo cuadro de diálogo, incluyendo si se permitirá programar y nivelar desde el proyecto maestro, desde los subproyecto o en ambos casos; el número de cifras decimales a utilizar en la contabilización de recursos y costos.

6.11.2. Administración de los subproyectos

Cada administrador establecerá el nombre del subproyecto y sus identificadores; las actividades del subproyecto y los datos asociados.

6.11.3. Nivel de proyecto maestro

El coordinador establecerá las relaciones lógicas entre los diferentes subproyectos. Se definen los hitos del proyecto maestro.

6.11.4. Programación desde el proyecto maestro

El coordinador realiza la programación general del proyecto. Además puede crear proyectos objetivos o metas para el proyecto maestro y sus subproyectos.

6.11.5. Administración de los proyectos

El proyecto maestro y los subproyectos son administrados por el coordinador y los administradores. El coordinador debe programar (y nivelar si es necesario) periódicamente desde el proyecto maestro.

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6.12. LINEAMIENTOS PARA EL COORDINADOR

Como se ha señalado, un proyecto maestro contiene datos de diferentes proyectos, los cuales pueden estar o no relacionados entre sí. Adicionalmente, el proyecto maestro puede contener datos relacionados con actividades que son exclusivas de él.

Para crear un proyecto maestro se escoge

File, New

El cuadro de diálogo que aparece (Open a Project) despliega todos los proyectos del directorio activo. Los subproyectos aparecen indentados debajo del respectivo proyecto maestro.

Para establecer los derechos de acceso al nuevo proyecto se utiliza el comando Access del cuadro de diálogo. Cada administrador de subproyecto requiere al menos derechos de acceso de lectura y escritura (Read Write access rights) en el proyecto maestro para poder incorporar un subproyecto.

Debe establecerse diccionarios y calendarios en el proyecto maestro que serán utilizados en cada subproyecto, para asegurar así que las estructuras codificadas (códigos de actividad, códigos WBS e ítems de datos personalizados), la definición de recursos, la contabilización de costos y la información de calendarios sean consistentes a través de los diferentes subproyectos. Los cambios realizados en los diccionarios y calendarios desde el proyecto maestro se reflejan automáticamente en los subproyectos.

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6.12.1. Definición de Calendarios

Se debe utilizar el cuadro de diálogo de calendarios para especificar los feriados y otros períodos no laborables que serán aplicados a todos los proyectos. Es preciso definir un calendario de proyecto en el proyecto maestro que establezca la semana laboral a utilizar. Dado que diferentes subproyectos pueden trabajar con diferentes programaciones, es preciso definir calendarios múltiples para representar cada caso. Cada administrador de subproyecto puede escoger el o los calendarios apropiados a sus actividades.

Cada subproyecto puede poseer sus propias fechas de inicio y término, así como la fecha de control ( data date). Sin embargo, es recomendable utilizar una misma fecha de control para todo el proyecto.

6.12.2. Códigos de Actividad

Es preciso establecer una estructura de código en el proyecto maestro, aplicable en todos los proyectos. Deben definirse los valores de los códigos y sus títulos en el proyecto maestro, aunque los administradores pueden agregar valores y títulos en sus propios proyectos. Estos valores y títulos estarán disponibles a nivel del proyecto maestro y podrán ser usados por otros subproyectos.

También es posible definir códigos de identificación de actividad. Sin embargo, el primer campo de este código debe estar reservado para la identificación de subproyectos. Al agregar un subproyecto, P3 agrega automáticamente una clasificación al diccionario de códigos de actividad (Activity Codes Dictionary) y la denomina SUBP (por subproyecto). Cada subproyecto posee un identificador de dos caracteres que se agrega como un valor de código bajo la clasificación SUBP.

Si se elimina el identificador del subproyecto del diccionario de códigos de actividad, P3 consulta por la eliminación de los nombres y títulos asociados al subproyecto (éste deja de aparecer en el cuadro de diálogo de proyectos). No obstante, P3 mantiene todas las actividades del subproyecto en el proyecto maestro. Para eliminar un subproyecto y todas sus actividades se utiliza el comando File, Project, Delete.

6.12.3. Estructura Jerárquica WBS

La estructura WBS debe ser establecida en el proyecto maestro y será aplicada en todos los subproyectos. Los códigos y títulos se definen en el proyecto maestro, aunque los administradores pueden agregar códigos y títulos en su propios proyectos. Estos valores y títulos estarán disponibles a nivel del proyecto maestro y podrán ser usados por otros subproyectos. No obstante, los administradores no pueden editar la estructura o transferir el diccionario WBS desde un subproyecto. Estas acciones sólo pueden realizarse desde el proyecto maestro.

6.12.4. Definición de Recursos

Uno de los grandes desafíos en la administración de proyectos conjuntos es el control de una cantidad limitada de recursos compartidos. Es preciso conocer dónde y cuándo se asignan los recursos, para poder identificar aquéllos que están sub o sobre utilizados. Es posible utilizar el diccionario de recursos del proyecto maestro para definir los recursos que serán empleados en los proyectos. Se definen sus nombres, límites de disponibilidad y precios unitarios, así como cualquier curva de utilización de recursos.

Los administradores pueden agregar recursos en sus propios proyectos. Estos recursos estarán disponibles a nivel del proyecto maestro y podrán ser usados por otros subproyectos.

Es conveniente nivelar el uso de recursos desde el proyecto maestro para evaluar el impacto de la disponibilidad de cada recurso a través de los subproyectos. Los administradores pueden efectuar este análisis nivelando en el subproyecto. Sin embargo, si los recursos poseen límites de disponibilidad establecidos a nivel del proyecto maestro, la nivelación en un subproyecto puede entregar resultados erróneos. De esta forma, es aconsejable modificar la disponibilidad de recursos dentro de un subproyecto. El coordinador deberá establecer los procedimientos generales que permitan modificar los límites de disponibilidad de los recursos.

6.12.5. Opciones de Programación y Nivelación

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Estas opciones deben ser establecidas por el coordinador del proyecto

Para ello se utiliza el cuadro de diálogo de cálculo de programación y nivelación (Schedule/Level Calculation Options) desde el proyecto maestro. En particular, las últimas tres opciones corresponden a la programación y nivelación de proyectos múltiples. Para ello se debe escoger

Calculate, Schedule, Options

En el cuadro de diálogo que aparece se debe poner atención en las dos últimas ventanas, denominadas Master Project Scheduling y Subproject Scheduling. Estas contienen las siguientes opciones:

a) Allow scheduling and leveling of the master project

En esta opción, P3 permite programar y nivelar el proyecto solamente desde el proyecto maestro.

b) Replace subproject data dates when scheduling

Cada subproyecto puede ser programado con su propia fecha de control (data date). Al analizar datos o informes obtenidos desde el proyecto maestro, las fechas de programación o la duración de actividades pueden ser erróneas si cada subproyecto utiliza su propia fecha de control. Para evitar esta confusión, es conveniente establecer procedimientos de control periódicos al inicio del proyecto. Cuando se efectúa una programación desde el proyecto maestro, P3 incluye todos los subproyectos. Esta opción permite que la fecha de control sea la misma para todos los subproyectos. Para proyectos no relacionados con el proyecto maestro esta opción no tiene efecto.

c) Base float on end date of

Al programar y nivelar desde el proyecto maestro, esta opción permite escoger la forma de calcular las fechas más tardías (late dates), sea basado en la fecha de término del proyecto maestro o bien en la de cada subproyecto. Para el cálculo de las fechas tardías (las que tienen incidencia en las holguras del proyecto), P3 utiliza la fecha de término impuesta del proyecto (si existe) para calcular las fechas más tardías al emplear la opción de programación y nivelación desde el proyecto maestro; en caso contrario P3 utiliza la fecha más próxima de término ( early finish date) más tardía del proyecto maestro. Si escoge la opción de programación y nivelación individual de los subproyectos, P3 calcula las fechas tardías del subproyecto a partir de la última fecha más próxima de término (early finish date) calculada. Si un subproyecto tiene una fecha de término impuesta, P3 utiliza dicha fecha para calcular las fechas más tardías.

d) Allow scheduling and leveling of individual subprojects

Esta opción permite programar y nivelar cada subproyecto en forma independiente.

e) Recognize external relationships

Si se desea nivelar un subproyecto en forma independiente, empleando su propia fecha de inicio, de control y de término para efectuar los cálculos, esta opción debe estar desactivada para ignorar cualquier relación externa. P3 interpreta las relaciones entre proyectos como extremos abiertos (open ends). Esta opción puede ser empleada durante la planificación inicial del proyecto, antes que sean determinadas las relaciones externas; o para evaluar los efectos de los restantes subproyectos sobre un subproyecto en particular, sin alterar los otros subproyectos.

6.12.6. Relaciones interproyectos

Cuando un gran proyecto es dividido en subproyectos, los subproyectos resultantes deben ser lo más independientes posible. Sin embargo, como conforman un solo gran proyecto, los subproyectos deben estar relacionados entre sí de manera apropiada. Una vez que se han definido las actividades de los subproyectos, éstos se pueden relacionar entre sí por medio de relaciones lógicas en el proyecto maestro.

Los formularios de predecesores y sucesores muestran las relaciones entre las actividades de un subproyecto con los

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restantes subproyectos o el proyecto maestro. En el despliegue de la gráfica de barras ( Bar chart) P3 no muestra las líneas de relaciones entre actividades externas (actividades incluídas en el proyecto maestro o en algún subproyecto que no están presentes en el subproyecto activo). Una buena alternativa de interconectar subproyectos es utilizar actividades hitos (milestones) para establecer las relaciones lógicas. Ya que este tipo de actividad tiene una duración cero, su inclusión no afecta la programación de los subproyectos.

6.12.7. Definición de Actividades

Un proyecto maestro puede contener actividades propias, que no sean parte de un subproyecto específico. Dado que las actividades de un subproyecto se identifican con dos caracteres iniciales, para las actividades de un proyecto maestro deberá definirse un código de identificación cuyo valor posea dos caracteres iniciales, para mantener consistencia en esta nomenclatura identificatoria. Esta clasificación de actividades es especialmente útil cuando se desea agrupar o resumir información en diagramas (layouts), informes o gráficos.

6.12.8. Programación del Proyecto Maestro

Una vez definidas las relaciones entre los subproyectos, se debe realizar la programación general desde el proyecto maestro. P3 programará todo el proyecto y cada subproyecto relacionado. El programa detecta si existen encadenamientos cíclicos (loops) entre los subproyectos.

Al programar el proyecto maestro, P3 calcula las fechas más tardías ( late dates) de cada subproyecto basado en la fecha de término (end date) del proyecto maestro o de cada subproyecto, de acuerdo a la opción seleccionada en el cuadro de diálogo de cálculo de programación y nivelación.

La numeración de los períodos laborales (workperiod numbers) dependerá del proyecto activo (proyecto maestro o subproyecto). De esta forma, si la fecha de inicio de un subproyecto difiere de la fecha de inicio del proyecto maestro, la numeración de los períodos laborales para las actividades del subproyecto será diferente según el punto de vista utilizado.

6.12.9. Creación de un Proyecto Meta

Establecido un plan para todo el proyecto, se debe crear una meta u objetivo ( target) para el proyecto maestro. Los subproyectos también pueden tener su meta, aunque los proyectos meta son considerados como proyectos maestros. Para ello se utiliza el comando File, Project, Target que permite crear los proyectos meta.

6.13. LINEAMIENTOS PARA LOS ADMINISTRADORES.

Una vez que se ha creado el proyecto maestro, cada administrador deberá incorporar el subproyecto propio. Para ello se debe escoger

File, New

En el cuadro de diálogo que aparece se deberá ingresar un nombre para el subproyecto (hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un número o versión (Number/Version), del título del subproyecto (Project title) y del nombre de la compañía (Company name). Es posible emplear el mismo nombre en diferentes proyectos maestros.

El subproyecto utilizará el calendario del proyecto maestro, por lo tanto se omitirán los datos relativos al calendario (la unidad de planificación, el número de días hábiles de la semana laboral y el día de inicio de la semana). El subproyecto puede tener sus propias fecha de comienzo (start date) y de término (finish date), pero no puede comenzar antes que se inicie el proyecto maestro.

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En la ventana inferior del cuadro de diálogo deberá especificarse el subproyecto seleccionando el botón Treat this new project as a subproject. Deberá identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta 4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al menos 1 debe ser alfabético).

La identificación del subproyecto aparecerá en las dos primeras posiciones de la identificación de las actividades del subproyecto. P3 incorpora la clasificación de código de actividad SUBP al diccionario de códigos de actividad, empleando el identificador y el título del subproyecto como valor y como título del código, respectivamente.

6.13.1. Definición de actividades y relaciones

Cada administrador crea su propio subproyecto definiendo actividades, las relaciones lógicas, estableciendo recursos y costos, asignando códigos de actividad, etc. Después que todos los subproyectos han sido creados, el coordinador los enlaza por medio de la incorporación de relaciones lógicas.

Dentro de un subproyecto es posible agregar, eliminar, editar, imprimir, transferir, visualizar y generar informes de las actividades y sus relaciones lógicas sin afectar las actividades de otros subproyectos o del proyecto maestro. Cuando se agregan actividades al subproyecto, las dos primeras posiciones del identificador de actividades contienen la identificación del subproyecto, las cuales no pueden ser cambiadas. P3 ajusta el nombre identificador de cada actividad hacia la izquierda para asegurar que el identificador del subproyecto y el identificador de la actividad estén contiguos.

Las actividades definidas deben utilizar alguno de los calendarios del proyecto (establecidos en el proyecto maestro). Estos calendarios pueden ser visualizados e impresos desde el subproyecto, pero solo pueden ser cambiados desde el proyecto maestro.

Las relaciones lógicas entre las actividades del subproyecto pueden ser editadas en los respectivos formularios. Es posible además visualizar las relaciones lógicas con actividades pertenecientes a otros subproyectos o al proyecto maestro, pero no pueden ser modificadas.

6.13.2. Asignación de Códigos de Actividad

Todos los subproyectos comparten la estructura de códigos de actividad definida en el proyecto maestro. Se puede visualizar e imprimir las clasificaciones establecidas, pero solo pueden ser modificadas desde el proyecto maestro. No es posible transferir el diccionario de códigos de actividad.

Los valores asignados en un subproyecto pueden definirse directamente en éste. Es posible agregar, editar y eliminar valores de códigos y títulos en el subproyecto, P3 incorpora estos cambios en el diccionario de códigos de actividad y los deja disponibles para los demás subproyectos.

6.13.3. Asignación de Códigos WBS

Todos los subproyectos comparten la estructura de códigos WBS definida en el proyecto maestro. Desde el subproyecto no es posible modificar la estructura o transferir el diccionario WBS.

Para asignar los códigos WBS a las actividades se puede utilizar los formularios de actividades o WBS. Los valores asignados en un subproyecto pueden definirse directamente en éste. Es posible agregar, editar y eliminar valores de códigos y títulos en el subproyecto, P3 incorpora estos cambios en el diccionario de códigos WBS y los deja disponibles para los demás subproyectos.

6.13.4. Asignación de Recursos y Costos

Para asignar los recursos a las actividades del subproyecto se utiliza el formulario de recursos. Este desplegará el total de recursos disponibles y compartidos por todos los subproyectos. Es posible agregar un recurso al diccionario de recursos.

Por medio del diccionario de recursos el administrador puede revisar datos tales como límites de disponibilidad y precios

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unitarios del recurso. Para revisar las curvas de distribución de recursos y costos se utiliza el comando Define, Resource Curves. Desde el subproyecto no es posible eliminar recursos, cambiar nombres o editar precios unitarios o transferirlos.

Es posible modificar los límites de cualquier recurso definido en el diccionario de recursos. Estos cambios son incorporados en el proyecto maestro y los restantes subproyectos.

El seguimiento de costos en un subproyecto se efectúa de igual forma que en un proyecto simple. Es posible asignar cuentas contables a los recursos. Se utiliza el diccionario de contabilización de costos para agregar o editar cuentas contables y títulos. Los formularios de recursos, resumen de presupuesto y finanzas permiten asignar presupuestos y otros datos de costos.

Todos los subproyectos debieran emplear las mismas reglas de autocostos, aunque P3 acepta utilizar un conjunto de reglas diferentes para cada subproyecto.

6.13.5. Programación del subproyecto

Un subproyecto puede ser programado como tal si el coordinador ha habilitado la opción correspondiente (en el cuadro de diálogo de cálculo de programación y nivelación). Al efectuar la programación debe tenerse presente los efectos de las relaciones lógicas con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. Se utiliza el comando Calculate, Schedule o la tecla de función F9.

Si se desea programar un subproyecto en forma independiente, empleando su propia fecha de inicio, de control y de término impuesta (si existe) deberá desactivarse la opción Recognize external relationships para ignorar cualquier relación externa. P3 interpreta las relaciones entre proyectos como extremos abiertos (open ends).

Una vez que el subproyecto está en desarrollo, es posible revisar la programación de actividades al considerar la relación con otros proyectos (por ejemplo, la fecha de inicio de una actividad puede depender de la fecha de término de una actividad perteneciente a otro subproyecto). P3 considera estas relaciones externas como restricciones. Cuando se activa la opción Recognize external relationships, P3 calcula las fechas tardías de un subproyecto considerando la fecha de término impuesta (imposed finish date) del subproyecto -si existe- o del proyecto maestro (en este orden). Si no existen fechas de término impuestas, P3 calcula las fechas tardías empleando la última fecha más próxima de término calculada por el subproyecto.

6.13.6. Creación de un Proyecto Meta

Para crear un proyecto meta del subproyecto se utiliza el comando File, Project, Targets. El proyecto meta se identifica con un nombre de 4 caracteres. El proyecto así creado no contiene vínculos con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. P3 considera estos proyectos como proyectos simples.

6.14. NIVELACIÓN DE RECURSOS

Cuando varios proyectos compiten por los mismos recursos, la disponibilidad de éstos puede ser un problema. De hecho, la mayor causa de retraso de los proyectos se debe a que demasiados trabajos emplean los mismos recursos. El proyecto maestro entrega datos de muchos proyectos, de modo que resulta fácil evaluar los recursos empleados en los subproyectos. P3 permite visualizar gráficos de recursos y costos para conocer con exactitud cuándo y dónde son empleados los recursos. Estos gráficos permiten comparar las cantidades de recursos requeridas y las cantidades disponibles para todos los subproyectos. Al examinar el uso de recursos a nivel del proyecto maestro es posible establecer si un recurso determinado empleado en diferentes subproyectos excede su disponibilidad total. En estos casos puede ser necesario nivelar los recursos para resolver los conflictos de sobreutilización.

El coordinador del proyecto determina quienes pueden nivelar recursos, sea el propio coordinador, los administradores de subproyectos, o ambos. Esta opción se selecciona en el cuadro de diálogo de cálculo de programación y nivelación.

6.14.1. Nivelación de Proyecto Maestro

El nivelar recursos desde el proyecto maestro permite evaluar el impacto de la disponibilidad de recursos en los

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subproyectos. P3 analiza todos los subproyectos y considera las relaciones lógicas dentro y a través de los proyectos.

Es posible establecer prioridades para la nivelación. En el cuadro de diálogo diccionario de códigos de actividad se determina el orden mediante el cual se desea considerar a los subproyectos. Para ello se asigna un número de secuencia para cada valor SUBP del código de identificación de actividad. Luego, en el cuadro de diálogo de nivelación de recursos (utilizando el comando Calculate, Level) se escoge la identificación del subproyecto como el código de priorización para la nivelación.

Si dos actividades de diferentes subproyectos requieren el mismo recurso en forma simultánea, P3 asigna el recurso a la actividad con mayor prioridad (respetando la secuencia lógica de la malla de actividades). Realizada la nivelación de recursos, el programa entrega un informe de análisis de la nivelación, el cual señala las actividades que han sido retrasadas.

6.14.2. Nivelación de subproyectos

Los administradores de subproyectos pueden nivelar los recursos en sus subproyectos solo si han sido autorizados por el coordinador. Al nivelar recursos en un subproyecto, el administrador necesita determinar qué límite de disponibilidad del recurso va a considerar: los límites del proyecto maestro (Use master project’s limits) o la disponibilidad neta (Use net availability).

Los límites del proyecto maestro se consideran para aquellos casos en que los recursos nivelados se utilizan solamente en el subproyecto activo. En cambio, si el recurso es compartido por varios subproyectos su límite de disponibilidad fijado en el proyecto maestro probablemente incluye los requerimientos de todos los subproyectos. Por tal razón, tales límites pueden ser excesivamente amplios, lo cual causará errores de apreciación en el subproyecto. De esta forma, en lugar de utilizar los límites generales del proyecto maestro, resulta más adecuado considerar solamente la disponibilidad neta del recurso. Cuando se selecciona esta opción, P3 reduce la disponibilidad total del recurso al considerar su utilización en los otros subproyectos, estableciendo la cantidad resultante como el límite de disponibilidad neta del recurso a nivelar. Nótese que este método considera la disponibilidad del recurso para el subproyecto activo en último término.

Un método alternativo consiste en cambiar los límites para reflejar la disponibilidad real de los recurso a nivelar. Luego, después del proceso de nivelación, el administrador puede retornar los límites a sus valores originales. Eventuales cambios efectuados en el diccionario de recursos se aplican a todos los subproyectos, por lo cual es importante registrar adecuadamente los valores originales si se desea restituirlos.

6.14.3. Uso de Recursos Jerarquizados para Nivelación

Una forma de trabajar con niveles de disponibilidad variables para un mismo recurso en diferentes subproyectos consiste en utilizar recursos jerarquizados (hierarchical resources). Un recurso jerarquizado agrupa recursos similares que pueden ser intercambiados para propósitos de nivelación e informes. Los límites de disponibilidad pueden ser establecidos para los recursos en forma individual o para el recurso jerarquizado.

Los recursos jerarquizados deben definirse en el diccionario de recursos antes de ser considerados para nivelación. Si los límites de un recurso jerarquizado se dejan en blanco, P3 totaliza los límites individuales de los recursos agrupados. Si un recurso integrante de la jerarquización no tiene límites (lo cual indica disponibilidad ilimitada), el recurso jerarquizado también tendrá disponibilidad ilimitada.

6.15. CREACIÓN DE DIAGRAMAS, INFORMES Y GRÁFICOS

Es posible crear diagramas (layouts), informes y gráficos, tanto en el proyecto maestro como a nivel de los subproyectos.

6.15.1. Diagramas compartidos

Todos los subproyectos comparten los diagramas definidos en el proyecto maestro. Es posible crear nuevos diagramas. Todo diagrama creado en un subproyecto estará disponible en el proyecto maestro y en los restantes subproyectos.

Es posible transferir diagramas individuales entre proyectos, utilizando el comando File, Layout, Transfer.

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Los filtros también pueden ser compartidos, y cada diagrama siempre despliega las actividades de acuerdo al filtro asociado. Si se utiliza un diagrama con un filtro asociado a un subproyecto distinto del activo, el diagrama aparecerá vacío. Para escoger o crear un nuevo filtro para el diagrama activo se utiliza el comando Format, Filter.

6.15.2. Informes y Gráficos compartidos

Todos los subproyectos comparten los informes y gráficos definidos en el proyecto maestro. Es posible crear nuevos informes y gráficos. Todo informe o gráfico creado en un subproyecto estará disponible en el proyecto maestro y en los restantes subproyectos.

Desde el proyecto maestro o desde los subproyectos es posible transferir las especificaciones individuales de informes y gráficos. Para ello se utiliza el botón Transfer ... del respectivo cuadro de diálogo.

6.15.3. Informes de proyectos

Es posible crear e imprimir diagramas desde el proyecto maestro para obtener una visión general del proyecto. Para visualizar un subproyecto en detalle desde el proyecto maestro puede utilizarse un filtro para selccionar solamente las actividades del subproyecto de interés.

P3 usa la fecha de control del proyecto maestro (master-project data date) para el cálculo de gráficos creados desde el proyecto maestro. Otros datos que emplean la fecha de control incluyen duraciones resumidas.

6.15.4. Informes de subproyectos

Los diagramas, informes y gráficos producidos en un subproyecto muestran solamente las actividades de ese subproyecto. P3 usa la fecha de control del subproyecto para efectuar cálculos. Un informe de programación que muestra predecesores y sucesores dentro de un subproyecto también desplegará las relaciones lógicas con el proyecto maestro y los restantes subproyectos.

6.16. COPIA DE PROYECTOS MAESTROS Y SUBPROYECTOS.

Una vez desarrollada la programación de un proyecto, normalmente es necesario efectuar revisiones. Existen diversas formas de efectuar estas revisiones. En especial, puede ser interesante efectuar análisis del tipo ¿qué ocurre si ...?, para lo cual se introducen cambios en las duraciones de las actividades y en sus relaciones lógicas. Para efectos comparativos, es conveniente tener copia de un proyecto y efectuar los cambios sobre la copia.

Para duplicar completamente un proyecto maestro (o un subproyecto) se utiliza el comando File, Project, Copy. Es posible copiar un subproyecto (que es parte de otro proyecto maestro) o bien dividir un proyecto simple en un proyecto maestro y en subproyectos.

Es posible copiar todas las actividades de un proyecto o bien escoger un filtro para copiar un grupo específico de actividades. P3 puede agregar un prefijo ( left) o un sufijo (right) a los identificadores de actividades y cambiar la unidad de planificación (planning unit) del nuevo proyecto (cuando se copia un proyecto maestro).

6.16.1. Copia de un Proyecto Maestro

Es posible copiar un proyecto maestro junto con todos sus subproyectos. P3 duplica todos los datos, incluyendo las especificaciones de diagramas, informes y gráficos. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. Si los identificadores de actividades son redefinidos por medio de la asignación de un prefijo, P3 agrega los nuevos caracteres a los identificadores ya existentes. En este caso se pierde la vinculación con los subproyectos.

6.16.2. Copia de un subproyecto

Para copiar un subproyecto dentro de un proyecto maestro se utiliza el comando File, Project, Copy. Si se asigna un prefijo a los identificadores de actividades, P3 inserta el prefijo entre la identificación del subproyecto y la identificación de la actividad.

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6.16.3. Copia deun subproyecto a un nuevo proyecto maestro

Es posible copiar un mismo subproyecto en diferentes proyectos maestros. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. El proyecto maestro de destino debe existir.

Debe ingresarse un nombre y un identificador de 2 caracteres (uno de ellos debe ser alfabético) para el nuevo subproyecto. Estos valores pueden ser iguales al del subproyecto de origen; sin embargo, dentro del proyecto maestro de destino deben ser únicos.

Si se asigna un prefijo a los identificadores de actividades, P3 inserta el prefijo entre la identificación del subproyecto y la identificación de la actividad. Esto preserva el código de identificación del subproyecto.

P3 copia todos los datos del subproyecto de origen hacia el nuevo subproyecto, incluyendo la ubicación de recursos; pero no copia las relaciones lógicas de actividades que no forman parte del nuevo proyecto maestro.

Debido a que se está copiando hacia un proyecto maestro diferente (en realidad, también puede tratarse de un proyecto simple), el subproyecto copiado utilizará los diccionarios y calendarios del proyecto maestro. Por lo tanto, debe cuidarse que se efectúe una correcta asignación de estos elementos a las actividades del subproyecto.

En el caso de copiar el subproyecto hacia un proyecto que originalmente no contiene subproyectos, debe establecerse SUBP (de subproyecto) como clasificación para el código de identificación de actividades, con una longitud igual a 2 caracteres.

6.16.4. División de un proyecto en subproyectos

Suponga que ya se ha creado un proyecto y se decide dividir éste en subproyectos que pueden ser administrados en forma separada. En primer término deberá decidirse cuál sera el criterio para clasificar las actividades (por código WBS, por departamento, tipo de contrato, etc.).

Se utilizará un filtro para seleccionar las actividades que incluirá el subproyecto. A continuación, se creará una estructura de proyecto maestro agregando un nuevo proyecto y transfiriendo los calendarios y diccionarios del proyecto activo hacia el proyecto recién creado. Debe asegurarse que en el diccionario de códigos de actividad el primer código identificador esté en blanco. P3 emplea este campo para definir el código identificador SUBP con una longitud de 2 caracteres. El comando a utilizar es File, Project, Copy.

P3 copiará las actividades que cumplen con el criterio de selección del filtro utilizado. Este proceso se repite para crear los subproyectos que sean necesarios. Una vez finalizada la creación de nuevos subproyectos, es posible establecer relaciones lógicas entre ellos y el nuevo proyecto maestro.

6.16.5. Análisis de proyectos maestros

El comando Copy también permite convertir un proyecto maestro en un subproyecto de otro proyecto maestro. A este proceso se le denomina anidación (nesting) de proyectos. Para efectos de análisis, en primer término se crea una estructura de proyecto maestro, creando o transfiriendo los diccionarios y calendarios apropiados. El primer código identificador debe estar en blanco.

Se utiliza el comando File, Project, Copy. Se ingresa un nombre y un identificador de 2 caracteres (1 caracter debe ser alfabético) para el proyecto maestro que está siendo copiado como subproyecto. P3 copia todas las actividades del proyecto maestro original hacia el nuevo subproyecto, empleando como prefijo en los identificadores de actividad el identificador especificado para el subproyecto.

El anidamiento de proyectos se emplea con propósitos de análisis y generación de informes. No es posible administrar subproyectos anidados por separado. P3 no refleja los cambios efectuados en un nivel inferior de subproyecto hacia el nivel

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superior de proyecto maestro.

6.16.6. Conversión de un subproyecto en un proyecto maestro

Es posible convertir un subproyecto en un proyecto maestro (que no debe existir previamente), y agregar luego a éste nuevos subproyectos, o bien considerarlo como un proyecto simple. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. Si se redefinen los identificadores de actividades asignándoles un prefijo, P3 coloca los caracteres respectivos a la izquierda de los identificadores existentes. El código de identificación original del subproyecto pierde su significado.

6.16.7. Conversión de un proyecto maestro en un subproyecto

Con el comando Copy es posible construir subproyectos que comprenden el mismo conjunto de actividades. Un proyecto simple o maestro puede ser convertido en varios subproyectos, manteniendo el proyecto original como maestro. Es posible agregar proyectos empleando fragmentos (fragnets) para simplificar el proceso. Se debe utilizar el comando File, Project, Copy. El nuevo subproyecto debe poseer un nombre y un identificador de 2 caracteres (1 debe ser alfabético). Una vez creados los subproyectos, es posible eliminar las actividades que les dieron origen en el nivel del proyecto maestro. P3 copia las actividades, calendarios y diccionarios del proyecto maestro de origen.

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7. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

7.1. METAS Y PROGRESO

Una vez que el proyecto está en desarrollo es posible analizar su comportamiento comparando el progreso real con la programación original. El crear una proyecto objetivo (target project) ayuda a decidir cuándo es necesario efectuar acciones correctivas y a identificar las áreas con variaciones significativas. Permite además efectuar un análisis del tipo “¿qué ocurre si ...?” para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto objetivo ( target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned value) y determinar los recursos adicionales que serán requeridos para completar el proyecto.

El progreso se registra actualizando la programación de actividades e ingresando los costos reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente en P3 o por medio de la importación de datos desde una base de datos o una planilla electrónica.

7.1.1. Creación de una meta

Una vez que se completa el presupuesto inicial y la programación de un proyecto es conveniente crear un proyecto objetivo o meta (target), el cual no será modificado después que comience el desarrollo y control del proyecto. No obstante, si eventualmente el progreso del proyecto aconseja crear nuevas actividades y/o recursos, este proyecto meta puede ser actualizado. Para crear un proyecto meta se debe escoger

File, Project, Targets

El cuadro de diálogo de metas permite crear hasta 2 proyectos meta (el plan original se designa como la meta 1). El proyecto meta se crea como un proyecto separado, el cual puede ser abierto como cualquier proyecto (sin embargo, no es aconsejable modificarlo). Para eliminar la asignación de un proyecto meta se utiliza el signo - (resta).

7.1.2. Mantención de Planes Metas

Mientras el proyecto progresa, puede ser necesario agregar o eliminar actividades, revisar presupuestos o actualizar otros datos. Para actualizar un proyecto meta se utiliza el comando Project, Targets, Update.

En el proceso de actualización es posible reemplazar los siguientes ítemes: calendario meta; ítemes de datos personalizados; diccionario de código de actividades, valores y títulos; actividades eliminadas; diccionario de código WBS, valores y títulos; diccionario de recursos.

También es posible actualizar los datos de actividades y recursos, en particular: selección de actividades (todas las actividades, del diagrama -layout- vigente, en desarrollo, completadas o no iniciadas); reemplazo de datos para actividades agregadas (código de actividades; valores de código WBS; valores de ítemes de datos personalizados, títulos, notas ( logs), restricciones y relaciones de actividades; presupuestos para recursos y costos; otros datos reales); almacenamiento de fechas reales y de fechas programadas vigentes.

7.1.2.1. Reemplazo de calendarios y diccionarios

Esta opción se presenta en la ventana superior del cuadro de diálogo de metas, y es posible seleccionar las siguientes alternativas:

a) Replace target calendar

Copia el calendario del proyecto activo hacia el proyecto meta. Incluye los datos relativos a fecha de inicio del proyecto, fecha de término impuesta -si existe-, fecha de control, número o definición de días hábiles en la semana laboral, períodos no laborables y excepciones.

b) Replace custom data items

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Reemplaza la estructura de ítems de datos personalizados del proyecto meta por la estructura definida en el proyecto activo. P3 modifica los valores asignados a todas las actividades. Para actualizar los valores asignados a las actividades, recursos o costos debe seleccionar la opción respectiva.

c) Replace code structurevalues and titles dictionary

Actualiza la estructura de códigos de actividad. Agrega, elimina o reemplaza los nombres de código, títulos y valores.

d) Delete from target any activities no longer in the current schedule

Elimina las actividades que ya no pertenecen al proyecto activo.

e) Replace WBS structure, values and titles dictionary

Actualiza la estructura WBS del proyecto meta con la estructura del proyecto activo. Agrega, elimina o reemplaza los códigos, títulos, niveles, ancho de campo y separadores.

f) Update Resource Dictionary with current prices and availability

Actualiza precios, límites mínimo y máximo y fechas de restricción con las del proyecto activo. Agrega nuevos recursos del proyecto activo. Los recursos eliminados del diccionario de recursos del proyecto activo permanecen el proyecto meta.

7.1.2.2. Actualización de actividades y recursos

Esta opción se presenta en la ventana inferior del cuadro de diálogo de metas, y es posible seleccionar las siguientes alternativas:

a) Selection

Permite seleccionar las actividades que serán actualizadas. Es posible actualizar todas las actividades (All activities) o solamente las desplegadas en el diagrama activo (Current layout), según el filtro utilizado. Esta selección puede limitarse a las actividades en desarrollo (Underway), completadas (Completed) o no iniciadas (Not started). Las actividades en desarrollo son aquéllas con fecha real de comienzo o porcentaje de desarrollo mayor que 0% y menor que 100%; las actividades completadas son aquéllas con fecha real de término o con 100% de desarrollo; las actividades no iniciadas son aquéllas sin fecha real de comienzo o término y con 0% de desarrollo.

b) For activities not in the target add activity and all data items

Agrega las actividades presentes en el proyecto activo que no están en el proyecto meta, incluyendo el título de cada actividad, relaciones lógicas, duraciones, códigos, recursos, notas (logs) y otros datos.

c) Activity code values

Actualiza los valores de códigos de actividad. Esta opción permite reflejar cambios efectuados en la asignación de códigos en el proyecto activo. Si se modifica la estructura, los títulos, se agrega, elimina o reemplaza los códigos de actividad o sus valores del diccionario de códigos de actividad, esta opción permite reemplazar la estructura de códigos, valores y títulos en el diccionario.

d) WBS value

Actualiza los valores de código WBS en el proyecto meta. Si se ha modificado la estructura de códigos WBS, los títulos, se agrega, elimina o reemplaza los códigos WBS o sus títulos en el diccionario WBS, esta opción permite reemplazar la estructura de códigos WBS, valores y títulos en el diccionario del proyecto meta.

e) Custom data item values

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Actualiza los valores de ítems de datos personalizados asignados a actividades o recursos y costos del proyecto meta. Si se ha agregado o eliminado ítems de datos personalizados o se ha modificado el tipo o longitud de los datos, esta opción permite reflejar los cambios efectuados en el proyecto meta.

f) Activity title, logs, constraints, relationships

Actualiza los títulos de las actividades o las notas y comentarios ( logs) asociados. Agrega, elimina o cambia las restricciones temporales y relaciones lógicas presentes en el proyecto activo. P3 reemplaza una relación lógica (relationships) solamente si las actividades predecesora y sucesora están en el proyecto meta. P3 actualiza el tipo de relación, el retardo (lags) y la duración. P3 elimina las relaciones lógicas no presentes en el proyecto activo.

g) Budgets for resource/cost

Actualiza las cantidades y costos presupuestados para los recursos existentes. Efectúa nuevas asignaciones de recursos de acuerdo a las asignaciones del proyecto activo. Registra las cantidades y costos presupuestados para los nuevos recursos. Elimina las asignaciones de recursos que ya no están presentes en el proyecto activo. La actualización de precios y límites de disponibilidad del diccionario de recursos se realiza con la opción correspondiente.

h) Actuals and other resource and cost data in targe

Actualiza los datos reales del período y a la fecha actual. Actualiza la contabilización de costos, los retrasos y duración de recursos, porcentaje completado y los valores estimados al completar la actividad.

i) Actual dates

Copia las fechas reales del proyecto activo. También copia el porcentaje completado y la duración restante para actividades con fechas reales.

j) Current schedule dates

Copia las fechas más próximas y más tardías de comienzo y término, la duración original y restante, el porcentaje completado y la holgura total de cada actividad del proyecto activo. Las fechas reales se actualizan con la opción respectiva. Para actividades con fecha real las fechas próximas y tardías no se modifican. Esta opción es útil cuando se dispone de un segundo proyecto meta, de modo tal que no se pierda la programación original del proyecto.

7.1.2.3. Visualización de los datos del proyecto meta

P3 permite crear un diagrama (layout) que incluye los datos del proyecto meta (1 ó 2), que permite comparar la programación o el presupuesto original con los datos del proyecto activo. Es posible agregar columnas en la tabla de actividades (Activity table) y desplegar barras de actividades para representar las fechas originales (targets dates).

Con el proyecto original abierto el proyecto meta se puede visualizar pero no modificar. Para modificar el proyecto meta puede utilizarse la opción de actualización o bien abrir directamente el proyecto meta (en este caso se trata como un proyecto simple).

7.1.3. Actualización de la Programación

Con el proyecto en desarrollo, es aconsejable actualizar la programación y los costos a intervalos regulares. Puede ser necesario actualizar la programación de actividades en forma diaria o semanal, pero registrar el progreso y los costos reales una vez al mes. Los datos reales pueden ingresarse directamente en P3 o ser importados desde una base de datos o una planilla de cálculo.

7.1.3.1. Actualización automática

P3 incluye una herramienta de actualización automática de recursos y costos denominada “Reglas de Autocosto” ( Autocost)

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la cual permite una actualización rápida y fácil. Cuando se actualiza la programación de actividades, P3 calcula automáticamente los datos de recursos y costos de acuerdo a las reglas de autocosto establecidas.

Si una actividad está en desarrollo (no ha sido completada), es necesario registrar la fecha real de comienzo ( actual start date) y el porcentaje completado y/o la duración restante. Normalmente estas dos variables están ligadas: si se ingresa la duración restante (remaining duration) para reflejar la cantidad de trabajo requerido para finalizar la actividad, P3 calcula el correspondiente porcentaje completado (schedule percent complete). De igual forma, es posible ingresar el porcentaje completado de acuerdo a lo programado y P3 calculará la duración restante de la actividad. Ambas variables puede ser desconectadas modificando la correspondiente regla de autocosto.

Las reglas de autocosto permiten modificar el método de actualización (fórmulas de cálculo) de los recursos y costos, utilizando para ello el comando Calculate, Autocost.

7.1.3.2. Registro del progreso

El avance de un proyecto se puede registrar en cualquier instante. Es posible utilizar un filtro para seleccionar solamente las actividades que requieren ser actualizadas. Para la creación de filtros se utiliza el comando Format, Filter. P3 revisa la programación de actividades basado en las fechas reales, las duraciones restantes actualizadas, los retrasos y todo otro cambio que se haya registrado.

7.1.3.3. Actualización con el Formulario de Actividades

Para desplegar este formulario basta con seleccionar una actividad con un doble click del mouse. Para ingresar una fecha real (actual date) se debe seleccionar el cuadro de revisión (checkbox) de ES (early start) para la fecha de comienzo, o el cuadro de revisión EF (early finish) para la fecha de término. Para modificar la fecha se utiliza el calendario desplegable (presionando sobre el botón de despliegue). También es posible actualizar la duración restante (RD) y el porcentaje completado (Pct).

Para actualizar varias actividades es posible desplegar el formulario de actividades empleando el comando Display, Activity Form, lo cual permite seleccionar una actividad tras otra sin cerrar el formulario.

7.1.3.4. Actualización con la Gráfica de Barras

El registro de avance de un proyecto puede ser realizado directamente en la gráfica de barras (Bar chart). Para ingresar una fecha de comienzo real, con el mouse se apunta al comienzo de la actividad y se presiona la tecla <Shift> (el puntero del mouse cambia de forma). Para modificar la fecha de comienzo (o término) real, se arrastra el puntero del mouse hasta la fecha deseada. P3 despliega un recuadro (Datometer) con la fecha correspondiente a la posición del puntero. Una vez escogida la fecha real (se debe soltar el puntero), P3 solicita la confirmación del ingreso de datos y despliega un cuadro de diálogo de progreso que permite ingresar el progreso de la actividad en una barra de despliegue horizontal ( Progress) o en un recuadro (Percent complete), y la duración restante en otro recuadro (Remaining duration). Para cerrar el cuadro de diálogo de progreso incorporando los cambios efectuados se selecciona el botón OK (el botón Cancel no incorpora los cambios). P3 actualiza la duración restante o el porcentaje completado (según el cambio que se haya ingresado).

Para revisar el avance actual de una actividad, se apunta con el mouse al medio de la barra de la actividad y se presiona la tecla <Shift>. Al soltar el botón del mouse, P3 desplegará el cuadro de diálogo de progreso con los datos vigentes.

Para actividades con fechas reales, P3 antepone una letra “A” en la columna de fecha más próxima de comienzo ( early start) o más próxima de término (early finish) de la tabla de actividades, según sea la fecha real ingresada. Ambos datos pueden ser incorporados como columnas de esta tabla.

Una vez registrado el avance del proyecto, es preciso calcular la programación de actividades. Para ello se utiliza el comando Calculate, Schedule o la tecla F9.

7.1.3.5. Interrupción de actividades

En algunos casos puede ser necesario detener el trabajo de una actividad por un período de tiempo. Esta interrupción se

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especifica en el formulario de fechas (Dates form), señalando las fechas de suspensión (suspend date) y de reanudación (resume date). Ambos datos pueden ser incorporados como columnas de la tabla de actividades.

El formulario de fechas se despliega empleando el comando Display, Dates Form, presionando el botón derecho del mouse o mediante la combinación CTL+D.

La fecha de suspensión corresponde al término del último día (o de la unidad de planificación correspondiente) en el cual se trabaja en la actividad. Para registrar una fecha de suspensión la actividad debe tener una fecha de comienzo real.

P3 calcula la duración real para todas las actividades con avance empleando la cantidad de tiempo realmente trabajada. Para ello P3 considera los períodos no laborables y los calendarios especificados.

Este formulario señala además el avance de la actividad en relación al proyecto meta, desplegando las fechas más próximas y más tardías programadas y el número de secuencia del período laboral para el proyecto meta (1 y 2).

7.1.4. Análisis del avance

Después de actualizar un proyecto, es posible evaluar rápidamente en pantalla el progreso y rendimiento del proyecto. Es posible emplear un diagrama (layout) para mostrar las barras gráficas de las actividades actuales y originales, identificando si la actividad se inició o finalizó en las fechas programadas. En la tabla de actividades se puede incluir el presupuesto programado, los costos reales a la fecha y el costo presupuestado del trabajo realizado (earned value) para identificar las actividades que están fuera de lo programado y/o presupuestado. Para análisis más detallados se puede crear informes matriciales y gráficos de recursos y costos. P3 incluye un “informe de valor ganado” que permite analizar las variaciones de programación y costo.

7.1.4.1. Avance de la fecha de control

Después de actualizar el progreso del proyecto se emplea el comando Calculate, Schedule o la tecla F9 para avanzar la fecha de control y calcular la nueva programación de las actividades. La fecha de control (data date) se modifica empleando el calendario desplegable.

7.1.4.2. Comparación entre la programación original y la actual

Utilizando la gráfica de barras se puede desplegar las barras de actividades para representar la programación actual y la programación original, y visualizar el avance de la programación en relación a la planificación original. Este tipo de diagrama (layout) permite ver cualquier variación entre las fechas actuales y las originales.

El avance de una actividad puede estar representado por el porcentaje completado o por la duración restante. Si se emplea el método del porcentaje completado, P3 destaca la correspondiente porción de la barra de actividad según la relación entre el porcentaje completado y la longitud gráfica total de la barra. Si se emplea el método de la duración restante, P3 destaca el avance de la actividad desde la fecha real de comienzo hasta el punto en el cual se ha programado el inicio del trabajo restante.

Las barras de actividades no siempre indican si un trabajo está avanzando según lo programado. De igual modo, el comparar los costos reales con el costo presupuestado no entrega información acerca de la tasa de gastos o si la actividad será finalizada dentro del presupuesto.

Existen dos indicadores que representan el rendimiento de lo programado y de lo presupuestado. Estos indicadores son desplegados en el formulario de resumen presupuestario (Budget Summary form).

El indicador del rendimiento según presupuesto se denomina “Costo Presupuestado para el Trabajo Programado” o BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled) e indica la cantidad de trabajo que debiera haber sido completada a la fecha de control. P3 calcula el porcentaje de trabajo que debiera haber sido completado entre la fecha de comienzo más temprana del proyecto meta 1 y la fecha actual, luego multiplica este porcentaje por el costo presupuestado. A este indicador se le conoce

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también como “esfuerzo planificado” (planned effort).

La forma de cálculo puede ser modificada en el cuadro de diálogo de cálculo de valor ganado ( Earned Value Calculations), con las opciones de utilizar el costo presupuestado en el proyecto actual (Use current budget to ...) o el costo presupuestado en el proyecto original o meta (Use target budget to ...). Para ello se utiliza el comando Calculate, Earned Value.

El indicador del rendimiento según lo programado se denomina “Costo Presupuestado para el Trabajo Realizado” o BCWP (Budgeted Cost for Work Performed) o más simplemente “Valor Ganado” e indica el valor del trabajo realizado. P3 calcula este valor multiplicando el porcentaje completado real por el costo presupuestado (sea en el proyecto actual o en el proyecto original o meta, según se defina).

Al comparar el “valor ganado” (BCWP) con el “esfuerzo planificado” (BCWS) es posible determinar si una actividad está dentro de lo programado. Si el indicador BCWP es menor que BCWS, significa que se ha realizado una cantidad de trabajo inferior a lo originalmente planificado.

Al comparar el “valor ganado” (BCWP) con el “valor del costo real a la fecha” o ACWP ( Actual Cost for Work Performed) es posible analizar si una actividad está dentro de lo presupuestado. Si el indicador BCWP es menor que ACWP, significa que el trabajo realizado tiene un costo mayor que lo originalmente presupuestado.

7.1.4.3. Identificación de áreas problema

Es posible analizar las variaciones de la programación y el presupuesto a un nivel resumido en la tabla de actividades, incluyendo en esta tabla columnas con los datos del presupuesto programado, el valor ganado y el costo real a la fecha. Una forma de resumir estos datos consiste en agrupar las actividades según el administrador responsable de ellas. P3 resume las programaciones actual y original para cada administrador. Para especificar el método a utilizar para calcular el porcentaje completado resumido se utiliza el comando Calculate, Summarization. Las barras de actividades resumidas con tiempo inactivo se identifican por un angostamiento (necking) de la gráfica de barra.

Para un análisis más extenso del rendimiento de lo programado y de lo presupuestado es posible crear un ítem de datos personalizado para la variación de programación BCWP-BCWS (schedule variance) y para la variación de presupuesto BCWP-ACWP (cost variance) e incluirlos como columnas en la tabla de actividades.

Mediante el comando Global Change es posible calcular rápidamente los valores de estas variables, según las fórmulas

Schedule Variance = BCWP - BCWS

Cost Variance = BCWP - ACWP

7.2. PROGRAMACIÓN Y RESTRICCIONES

Es posible calcular la programación de actividades cada vez que se agregan o eliminan actividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez que se calcula la programación, puede ser necesario ajustar ciertas fechas específicas debido a retrasos por problemas climáticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarse condiciones o restricciones que reflejen de manera más precisa los requerimientos del proyecto.

7.2.1. Cálculo de la programación

P3 calcula las fechas más próximas de inicio y término de cada actividad, desde el inicio hasta el fin del proyecto. Luego calcula las fechas más tardías de inicio y término de cada actividad, comenzando desde el fin del proyecto hasta la primera actividad. Durante esta revisión P3 calcula los valores de las holguras. Para efectuar estos cálculos, P3 utiliza la unidad de planificación del proyecto y los calendarios que se hayan definido. Para programar un proyecto se debe escoger

Calculate, Schedule

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La fecha de control (data date) representa la fecha de inicio del trabajo restante y debiera corresponder a la fecha presente. Se utiliza la tecla F8 para ingresar la fecha del sistema como fecha de control.

7.2.1.1. Listados de Programación

P3 prepara listados de programación, junto con estadísticas que resumen la información del proyecto. Si no se desea alguno de estos listados, deberá desactivarse la opción respectiva en el cuadro de diálogo de programación. Estas opciones son:

a) List constraints

Muestra las actividades del proyecto con restricciones temporales. Cada actividad es listada con su identificador de actividad, fecha y tipo de restricción.

b) List open ends

Indica cuáles actividades de la malla de actividades no poseen relaciones lógicas de predecesor o sucesor. Estas actividades se conocen como “extremos abiertos”. Este informe ayuda a entender la lógica de la malla de actividades, ya que destaca las relaciones lógicas faltantes entre actividades.

c) List activities with out of sequence progress

Muestra las actividades con avance fuera del orden establecido por la lógica de la malla de actividades.

d) Report Series

Indica el código de la serie de informes a producir durante la programación del proyecto. Los informes deben ser previamente agrupados en una o más series, utilizando el comando Reports, Tabular, Production que despliega el cuadro de diálogo de producción.

Los informes o listados producidos en la programación del proyecto pueden ser impresos directamente, grabados a un archivo o desplegados en pantalla. Estas opciones se escogen en el cuadro de diálogo de opciones de informes tabulares.

7.2.1.2. Listados de Estadísticas

Después de calcular una programación, P3 crea un listado estadístico que resume información relativa al proyecto. Este listado incluye el número total de actividades, la cantidad de actividades inicadas y finalizadas, la cantidad de relaciones lógicas establecidas y el porcentaje de avance del proyecto.

Cuando se programa un proyecto maestro, P3 también produce listados individuales para cada subproyecto.

El porcentaje de avance del proyecto se calcula empleando la siguiente ecuación:

( Duraciones originales - Duraciones restantes ) / Duraciones originales * 100

7.2.1.3. Informe de ciclos

Si P3 detecta un encadenamiento cíclico ( loop) de las actividades durante su programación, detiene la programación y genera un informe de ciclos. Un encadenamiento cíclico es una ruta de actividades encadenadas que retornan a sí mismas.

Este informe lista las actividades que forman un ciclo, un número de ciclo, los identificadores y una descripción de las

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actividades. El número del ciclo es un número secuencial asignado por el programa. P3 no puede calcular la programación del proyecto hasta que se eliminen todos los encadenamientos cíclicos.

7.2.2. Establecimiento de la lógica de programación

P3 permite especificar opciones adicionales para la programación de un proyecto, tales como el tipo de lógica empleada para el cálculo de la programación o la forma de cálculo para las holguras (empleando fechas de inicio o término o el menor valor entre ambos). Es posible seleccionar opciones de programación y nivelación para proyectos maestros y subproyectos.

Para ello se debe escoger

Calculate, Schedule, Options

El cuadro de diálogo de opciones de programación y nivelación está predefinido con las opciones más comunes. Estas opciones pueden ser modificadas en cualquier instante.

7.2.2.1. Lógica de la programación

La forma de cálculo de la programación puede considerar una lógica rígida ( retained logic) o permitir un avance fuera de secuencia (progress override logic). Emplear una u otra opción solo tiene efecto cuando existen actividades cuya realización se efectúa fuera de la secuencia lógica establecida.

Por defecto P3 emplea una lógica rígida, lo cual significa que una actividad no puede comenzar hasta que todas las predecesoras hayan sido completadas. Si se desea permitir la realización de actividades fuera de secuencia (por ejemplo, iniciar una actividad aún cuando las predecesoras no hayan sido completadas) se debe permitir el avance fuera de secuencia. Antes de escoger esta opción, se debe estar seguro que las actividades fuera de secuencia pueden desarrollarse sin exigir una relación lógica con las actividades predecesoras, tal como se planeó originalmente.

7.2.2.2. Cálculo de retrasos

Cuando en una relación lógica del tipo comienzo-comienzo (start-to-start) la actividad predecesora ha comenzado fuera de secuencia, P3 retrasa la actividad sucesora hasta que el retraso se extingue y se cumplen todas las relaciones lógicas de precedencia. Es posible seleccionar reducir este retraso empleando la fecha de comienzo real ( Actual start) o la fecha más próxima de comienzo (Early start).

Por defecto P3 reduce el retraso desde la fecha más próxima de comienzo de la actividad predecesora. Esta opción se emplea cuando el inicio de la actividad sucesora depende de la cantidad de trabajo efectuado en la actividad predecesora. La opción de fecha de comienzo real se emplea cuando se requiere que el inicio de la actividad sucesora dependa del tiempo transcurrido desde la fecha real de inicio de la actividad predecesora, independiente de la cantidad de trabajo que se haya efectuado.

7.2.2.3. Duración de la actividad

El emplear actividades con duración contínua (Contiguos duration) o interrumpida (Interruptible activity duration) afecta a aquellas actividades cuyas fechas de término están restringidas por ciertos tipos de relaciones lógicas o por restricciones de fecha.

Por defecto P3 programa el proyecto empleando actividades con duración contínua, las cuales exigen que el trabajo se desarrolle en forma contínua. La programación con actividades con duración interrumpida comprende aquellas actividades en las cuales el número de períodos laborables entre el comienzo y el término de la actividad puede ser mayor que su duración. La duración restante permanece igual, pero el trabajo no se realiza en forma contínua.

Cuando se emplea duración contínua, las fechas de comienzo y término de una actividad son obligadas por la relación de término o restricción. Con duración interrumpida, la fecha de término es obligada por la relación de término o restricción,

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pero no así la fecha de comienzo ya que la actividad puede comenzar más temprano (según las restricciones y las actividades predecesoras).

Esta opción puede cambiarse en cualquier instante, pero los cambios solo afectan los cálculos futuros. Cuando se programa o nivela en modo interrumpo, P3 nunca interrumpe actividades con una restricción de comienzo o término obligatorio.

7.2.2.4. Cálculo de holguras

P3 calcula la holgura total (total float) a partir de las fechas de comienzo o término de una actividad, o bien con la fecha más crítica. Esta opción se emplea solamente para una programación interrumpida y para calcular holguras de actividades agrupadas (hammock activities) en una programación contínua.

Por defecto P3 calcula la holgura total como la holgura de término (Finish float), que corresponde a la diferencia de días laborables entre las fechas de término más próxima y más tardía. Se escoge la opción holgura de comienzo ( Start float) cuando se desea representar la diferencia de días laborables entre las fechas de comienzo más próxima y más tardía de la actividad. La opción de fecha más crítica (Most critical) corresponde a la holgura menor entre las holgura de término y comienzo.

7.2.2.5. Opciones de programación para proyectos maestros y subproyectos

Esta opción se emplea cuando se trabaja con el esquema de proyecto maestro y subproyectos relacionados, y se selecciona desde el proyecto maestro. La programación de actividades y nivelación de recursos puede efectuarse desde el proyecto maestro, desde los subproyectos o ambos (Allow scheduling and leveling of ...).

Cuando se programa solamente desde el proyecto maestro es posible seleccionar la opción de reemplazar las fechas de control (data dates) de los subproyectos con la fecha de control del proyecto maestro (Replace subproject data dates when scheduling). Es recomendable emplear esta opción para mantener la consistencia en la administración de los subproyectos.

Al programar desde el proyecto maestro, P3 calcula las fechas más tardías basado en la fecha de término del proyecto maestro. Es posible seleccionar el empleo de las fechas de término de cada subproyecto (Base float on end date of ...).

Cuando se programa desde un subproyecto es posible seleccionar el reconocimiento de relaciones lógicas externas (Recognize external relationships). Esta opción considera el efecto de las relaciones entre los subproyectos y el proyecto maestro. Para ignorar las relaciones existentes entre los subproyectos durante la programación se debe desactivar la opción. En este caso, P3 programa el subproyecto como un proyecto independiente, empleando su propia fecha de comienzo, fecha de control y fecha de término impuesta (si existe). Las relaciones entre proyecto se tratan como extremos abiertos.

7.2.3. Uso de Restricciones Temporales

Se emplean restricciones temporales (constraints) cuando ciertas situaciones requieren que las actividades comiencen o terminen en una fecha y/o tiempo determinado. Las restricciones temporales pueden restringir o distribuir las holguras en actividades críticas, controlar actividades independientes, suavizar el uso de recursos, eliminar conflictos en la asignación de recursos o cumplir con condiciones externas tales como actividades de trabajo en exteriores (condiciones climáticas), fechas contractuales límites, retrasos en financiamiento gubernamental, presencia limitada de recursos externos.

P3 entrega dos tipos de restricciones: restricción de fechas y restricción de holguras. La restricción de fechas se emplea cuando una fecha en particular controla una actividad o proyecto. La restricción de holgura se emplea cuando no se conoce la duración real de una actividad, pero se conocen las relaciones o fechas que inciden en su cálculo. La restricción de holgura controla la holgura de una actividad cambiando sus fechas programadas.

Para asignar una restricción temporal a una actividad se emplea el formulario de restricciones (Constraints form), el que se despliega utilizando el comando Display, Constraint Form. Un acceso rápido se obtiene pulsando el botón derecho del mouse o mediante la combinación de teclas CTL+N. También es posible efectuar la asignación de restricción directamente

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en la gráfica de barras (Bar chart) empleando el mouse.

7.2.3.1. Restricción de comienzo próximo

La restricción de comienzo próximo (early-start constraint) afecta solamente las fechas más próximas de una actividad. Esta restricción se emplea para asegurar que el inicio de una actividad no será programado antes de una fecha específica. Se le conoce como una restricción “No comenzar antes de”.

Esta restricción afecta la programación solamente si la fecha de restricción es posterior a la fecha de comienzo más próxima calculada para la actividad. Si la restricción ocurre en un período no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hábil para fijar la restricción.

7.2.3.2. Restricción de término próximo

La restricción de término próximo (early-finish constraint) funciona exactamente como una restricción de comienzo próximo, pero es aplicada a la fecha más próxima de término de la actividad. Esta restricción se aplica a aquellas actividades sin predecesores y deben finalizar antes de la siguiente fase del proyecto. Se puede emplear para reducir la holgura libre ( free float) de la actividad. Se le conoce como una restricción “No finalizar antes de”.

Esta restricción afecta la programación solamente si la fecha de restricción es posterior a la fecha de término más próxima calculada para la actividad. Si la restricción ocurre en un período no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hábil para fijar la restricción.

7.2.3.3. Restricción de comienzo tardío

La restricción de comienzo tardío (late-start constraint) puede afectar las fechas tardías de una actividad si la fecha de restricción es anterior a la fecha de comienzo más tardío calculada para la actividad. Esta restricción reduce la holgura total en las actividades sucesoras. Normalmente se aplica por acuerdo entre los participantes de un proyecto para que una actividad comience antes de una fecha dada. Se le conoce como una restricción “No comenzar después de”.

Si la restricción ocurre en un período no laboral, P3 utiliza la fecha hábil inmediatamente anterior para fijar la restricción. Si la actividad restringida tiene una fecha real de inicio, la restricción se considera como una restricción de término tardío ( término tardío = inicio real + duración original ).

7.2.3.4. Restricción de término tardío

La restricción de término tardío (late-finish constraint) afecta solamente las fechas tardías de una actividad. La fecha de restricción debe ser anterior a la fecha de término más tardío calculada para la actividad. Se le conoce como una restricción “No finalizar después de”.

Si la restricción ocurre en un período no laboral, P3 utiliza la fecha hábil inmediatamente anterior para fijar la restricción.

7.2.3.5. Restricción de comienzo

La restricción de comienzo (start-on constraint) es equivalente a la aplicación simultánea de las restricciones de comienzo próximo y comienzo tardío. La restricción de comienzo próximo incide solo si la fecha impuesta es posterior a la fecha de comienzo más próxima calculada para la actividad. La restricción de comienzo tardío incide solo si la fecha impuesta es anterior a la fecha de comienzo más tardío calculada para la actividad.

Si la restricción ocurre en un período no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hábil para fijar la restricción comienzo próximo y la fecha hábil inmediatamente anterior para fijar la restricción de comienzo tardío.

7.2.3.6. Restricción de término esperado

La restricción de término esperado (expected-finish constraint) se emplea para actualizar la programación basado en el

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término esperado de una actividad. Para actividades con esta restricción P3 calcula la duración restante como la diferencia del período laboral existente entre la fecha más próxima de comienzo calculada y la fecha de término esperada. Debe asegurarse que la fecha de término esperada no sea anterior a la fecha de comienzo más próximo, o bien que la duración restante de la actividad no sea establecida en cero.

Para actividades en desarrollo, P3 calcula la duración restante como el número de días hábiles existentes a partir de la fecha de control hasta la fecha de término esperado. La duración original es igual a la diferencia de días laborables entre la fecha real de comienzo y la fecha de término esperado.

El porcentaje completado se calcula según la siguiente fórmula

( Duración original - Duración restante ) / Duración original * 100

P3 enlaza la duración restante y el porcentaje completado si se ha seleccionado la regla de autocosto Nº 1 (Rule 1: Link remaining duration and scheduled percent complete).

7.2.3.7. Restricción de comienzo obligado

La restricción de comienzo obligado (mandatory-start constraint) iguala las fecha más próxima y más tardía de comienzo a una fecha especificada. P3 respeta esta restricción durante la programación. Esta restricción afecta a todas las fechas más próximas de las actividades que están en la ruta desde la actividad en cuestión y a todas las fechas más tardías de las actividades que están en la rutas que sigue a la actividad.

El empleo de esta restricción puede violar la lógica de la malla de actividades y provocar que las fechas de la actividad sean anteriores a las de sus predecesoras. Debe evitarse la ubicación de una fecha de comienzo obligado en un período no laboral.

7.2.3.8. Restricción de término obligado

La restricción de término obligado (mandatory-finish constraint) iguala las fechas más próxima y más tardía de término a una fecha especificada. P3 respeta esta restricción durante la programación. Esta restricción afecta a todas las fechas más tardías de las actividades que están en la ruta hacia la actividad en cuestión y a todas las fechas más próximas de las actividades que están en la ruta que sigue a la actividad.

El empleo de esta restricción puede violar la lógica de la malla de actividades y provocar que una actividad sucesora sea programada antes que sus predecesoras. Debe evitarse la ubicación de una fecha de término obligado en un período no laboral.

7.2.3.9. Restricción de holgura total

La restricción de holgura total cero (zero-total-float constraint) se aplica para transformar en crítica una actividad. P3 establece las fechas tardías iguales a las fechas próximas de la actividad, lo cual da como resultado una holgura total igual a cero. El cambio de las fechas tardías afecta también las fechas tardías de las actividades precedentes. Esta restricción no tiene efecto si la holgura total de la actividad ya es cero o negativa.

7.2.3.10. Restricción de holgura libre

La restricción de holgura libre cero (zero-free-float constraint) se conoce también como restricción “Lo más tarde posible” o ALAP (as-late-as-possible) y se aplica para comenzar una actividad lo más tarde posible sin retrasar a las actividades sucesoras. P3 ubica el término de la actividad un período laboral antes del inicio de la actividad sucesora (suponiendo una relación del tipo término-comienzo). Esta restricción se aplica para actividades que involucran pago o entregas.

7.2.4. Asignación de restricciones.

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Las restricciones temporales pueden asignarse empleando el formulario de restricciones (Constraint form) o directamente en la gráfica de barras (Bar chart) empleando el mouse.

7.2.4.1. Uso del formulario

Este formulario presenta las opciones de restricción temporal aplicables a cada actividad (para aquélla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger

Display, Constraint form

Un acceso rápido se obtiene pulsando el botón derecho del mouse o mediante la combinación de teclas CTL+N. Cuando se establece una restricción de fecha, se debe seleccionar comienzo (Start) o término (Finish) para establecer el tipo de restricción. P3 aplica la fecha de comienzo o término próximo o tardío, según el tipo de restricción escogido. P3 identifica las fechas restringidas anteponiendo un “*” (asterisco) en la fecha respectiva en la tabla de actividades. Si se aplica una restricción de término esperado P3 despliega un asterisco en los datos de duración original y restante.

Las fechas programadas no reflejan las restricciones impuestas hasta que el proyecto es re-programado.

7.2.4.2. Uso de la gráfica de barras

Por ejemplo, para asignar una restricción de comienzo próximo, con el mouse se apunta al comienzo de la actividad y se presiona la tecla <Ctl> (el puntero del mouse cambia de forma). Para establecer la restricción de fecha se arrastra el puntero del mouse hasta la fecha deseada. P3 despliega un recuadro (Datometer) con la fecha correspondiente a la posición del puntero. Una vez escogida la fecha de restricción (se debe soltar el puntero), P3 despliega el cuadro de diálogo de restricciones. Es posible asignar otra restricción o confirmar la ingresada.

Para cerrar el cuadro de diálogo de restricción incorporando los cambios efectuados se selecciona el botón OK (el botón Cancel no incorpora los cambios).

Para asignar una fecha de restricción anterior a la fecha programada para la actividad se arrastra el mouse hacia la izquierda. Para asignar una fecha de restricción posterior a la fecha programada para la actividad se arrastra el mouse hacia la derecha. Si la restricción aplicada provoca un conflicto con una restricción ya existente, P3 permite sobreescribir la restricción previa.

7.2.4.3. Limitaciones

Una actividad puede tener como máximo una restricción de tipo próximo, una restricción de tipo tardío, y una restricción de holgura o duración. Es posible asignar solo cierto tipo de restricciones temporales a cada tipo de actividad hito ( milestone). Estas actividades aceptan restricciones de holgura total y de holgura libre. No es posible asignar restricciones a grupos de actividades (flags).

7.3. CAMBIO GLOBAL.

El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rápida. P3 entrega flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (búsqueda y reemplazo, asignación de recursos, uso de datos aritméticos o modificación de datos alfanuméricos).

7.3.1. Introducción

Este comando se emplea para editar valores existentes, ingresar nuevos valores y eliminar actividades completas o ciertos valores. Las funciones que puede ejecutar este comando son definición de actividades (asignación de recursos, ingreso de

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datos reales, revisión de duraciones restantes, presupuesto de recursos o cantidades), sustitución de valores, agregar o cambiar valores y títulos para códigos de actividad, códigos WBS o ítems de datos personalizados, eliminación de un conjunto de actividades o valores, asignación de títulos de códigos, recursos o contabilización de costos a otros datos de las actividades.

La aplicación de este comando altera en forma permanente los datos del proyecto, por lo cual es recomendable generar un respaldo del proyecto antes de ejecutar el comando.

7.3.1.1. Clave de seguridad

Es posible establecer una palabra clave de seguridad (password protection) para restringir el acceso de usuarios a este comando. El usuario deberá ingresar la clave correcta antes que P3 efectúe los cambios establecidos. La clave por defecto es GCHANGE. Para modificarla se utiliza el comando Options, Change User Password del programa de administración (Neset) de Primavera. También es posible emplear File, Change Password para cambiar la clave dentro de P3 antes de abrir un proyecto.

7.3.1.2. Especificación del cambio

La especificación del comando de cambio global contiene sentencias que instruyen a P3 para modificar datos existentes o ingresar nuevos valores en el proyecto activo. Para crear un cambio global se debe escoger

Calculate, Global Change

El cuadro de diálogo de listados de cambio global presenta un listado de los comandos ya especificados, señalando su identificación (el código GL seguido de un número secuencial de 2 dígitos) y el título dado por el usuario.



Add ... Crea la especificación de un nuevo comando

Modify ... Modifica la especificación de un comando

Delete ... Elimina la especificación de un comando

Run Ejecuta un comando seleccionado

Trial run Efectúa una prueba de la aplicación del comando seleccionado

7.3.1.3. Definición de Sentencias

P3 despliega el cuadro de diálogo de cambio global cuando se selecciona una comando ya especificado o se escoge las opciones Add ... o Modify ... desde el cuadro de diálogo de listados. Por defecto P3 presenta la opción de cambio (change), la cual permite definir un comando de cambio global empleando una sentencia lógica del tipo If:Then:Else. P3 analiza cada actividad empleando una condición lógica If, realiza los cambios especificados por la sentencia Then si la condición lógica es verdadera, o realiza los cambios especificados en la sentencia Else si la condición lógica es falsa.

El cuadro de diálogo de cambio global presenta varias ventanas y botones de selección. La ventana superior izquierda tiene las opciones de cambio (Change) y selección (Selection). Esta última permite seleccionar las actividades a modificar.

La ventana superior derecha permite seleccionar el tipo de coincidencia exigida para la aplicación de más de una sentencia lógica. P3 permite especificar hasta cuatro sentencias lógicas, las cuales pueden ser encadenadas usando una lógica de tipo OR o de tipo AND. Si basta el cumplimiento de alguna de las condiciones (encadenamiento OR) se escoge la opción

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Any (cualquiera); si se exige el cumplimiento de todas las condiciones en forma simultánea (encadenamiento AND) se escoge la opción All (todas). La ventana central permite ingresar el nombre definido para el comando a especificar.


Trial run Efectúa una prueba de la aplicación del comando especificado

Run Ejecuta un comando especificado

Previous Permite visualizar otro comando especificado

Next Permite visualizar otro comando especificado

OK Crea la especificación de un nuevo comando

Cancel Cierra el cuadro de diálogo se aplicar las modificaciones

Transfer ... Transfiere un comando de cambio global de un proyecto a otro

El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente:


Data Item Corresponde a un ítem de datos presente en el proyecto activo o en el proyecto meta, o un ítem que representa la variación (diferencia) entre ambos proyectos. Las categorías de datos válidas son datos de actividades, restricciones temporales, datos de recursos y costos, datos meta y variaciones. Al seleccionar una de estas categorías, P3 lista -en una lista desplegable- los ítems de datos disponibles

Criteria Representa la relación lógica existente entre el ítem de dato y un valor de ese ítem. Los criterios válidos son EQ para “igualdad” (EQual), NE para “desigualdad” (Not Equal), GT para “mayor que” (Greater Than), LT para “menor que” (Lower Than), CN para “pertenencia” (CoNtains) y SN para “no pertenencia” (doeS Not contain). Adicionalmente, para las sentencias Then y Else existe el código AD para “suma” (ADd)

Data Item/Value Señala el valor con el cual P3 compara el ítem de dato definido. Es posible especificar la comparación de un ítem de dato con otro, con una valor específico o con un valor calculado por P3 por medio de un cálculo aritmético o un encadenamiento de caracteres (string concatenation). También es posible incluir funciones de caracteres, datos generales y calendarios

Operation Símbolo que representa una operación matemática para efectuar una acción aritmética o de encadenamiento. Los operadores válidos son “*” (multiplicar), “+” (sumar), “/” (dividir), “-” (restar) y “&” (encadenar)

Data Item/Value Señala el ítem o valor usado por P3 como segundo operando para realizar la operación arimética o de encadenamiento. Son válidos los operandos especificados en la columna Data Item/Value anterior

Para visualizar las opciones de ítems de datos válidas se emplea el botón derecho del mouse (ubicando el puntero sobre la columna del dato de interés) o el botón de despliegue vertical en la barra de edición. P3 despliega un cuadro de diálogo de valores de ítems de datos que contiene los ítems de datos válidos y una lista de los valores definidos para cada ítem.

7.3.1.4. Pasos generales

Para definir un comando en el cuadro de diálogo de cambio global se emplea el siguiente procedimiento:

a) Seleccionar el campo en el cual se ingresarán datos.

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Escoger una categoría para la condición lógica If y para las columnas de datos de las sentencias Then y Else (P3 despliega los datos válidos).

b) Continuar con el ingreso de datos en las respectivas columnas hasta completar la(s) sentencia(s) lógica(s) correspondiente al cambio general que se desea ejecutar.

Escoger Trial run para efectuar una prueba de la aplicación del comando o Run para ejecutar los cambios directamente.

7.3.1.5. Uso de las sentencias If y Then

Algunos cambios pueden requerir solamente el empleo de las sentencias If:Then o Then. Por ejemplo, para cambiar todas las actividades de un proyecto basta con especificar el cambio en la sección de la sentencia Then.

Para cambiar una parte de las actividades es posible crear una sentencia If:Then, dejando la sección de la sentencia Else en blanco.

7.3.1.6. Condiciones If múltiples

Es posible especificar hasta 4 condiciones lógicas, encadenándolas por medio de los operadores lógicos OR y AND. Si se exige el cumplimiento de alguna de las condiciones (encadenamiento OR) se escoge la opción cualquiera ( Any); si se exige el cumplimiento de todas las condiciones en forma simultánea (encadenamiento AND) se escoge la opción todas (All) en la ventana de selección.

7.3.1.7. Condiciones Then o Else múltiples

Es posible especificar por separado hasta 4 sentencias del tipo Then y Else. P3 realiza los cambios establecidos en dichas sentencias de acuerdo al orden definido en ellas. Esto permite economizar el empleo de comandos de cambio global.

7.3.2. Selección de Actividades

Para seleccionar un grupo de actividades antes de aplicar el comando de cambio global se debe escoger la opción de selección (Selection) de la ventana superior derecha del cuadro de diálogo de cambio global. Para el grupo seleccionado se puede aplicar un segundo filtro mediante la condición lógica If.

Esta opción permite establecer una combinación del tipo OR/AND para especificar las actividades a modificar. Nótese que al escoger la opción de selección, el cuadro de diálogo se modifica en su ventana inferior.

Ahora es posible especificar hasta 4 niveles de criterios de selección utilizando el campo de nivel (Level), los cuales pueden ser encadenados con las opciones todos (All) o cualquiera (Any). Estas opciones se indican como Level ... must meet ... of the following criteria.

La ventana inferior permite especificar el criterio de selección ( if column), el valor inferior (low value column) y el valor superior (high value colum). Este último se emplea solamente cuando el criterio exige la pertenencia de un rango.

7.3.2.1. Ejecutando un cambio global

Una vez creado el comando de cambio global, éste puede ser ejecutado seleccionando el botón Run del cuadro de diálogo de cambio global. P3 agrega este comando al listado de informes tabulares, con lo cual se puede ejecutar directamente desde el cuadro de diálogo de producción utilizando el comando Reports, Tabular, Production.

7.3.2.2. Revisión previa

Antes de ejecutar un comando de cambio global, puede ser conveniente utilizar la opción de prueba de la aplicación del comando (trial-run feature) para visualizar los cambios en pantalla o imprimir un archivo (también puede ser grabado para una impresión posterior) que contiene los ítems de datos que serán modificados junto con los valores antiguos y nuevos. P3

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no cambiará los datos del proyecto hasta que se emplee el comando Run.

7.3.2.3. Ejecución del comando

Al seleccionar la opción Run, P3 realiza el cambio global especificado y modifica los correspondientes datos del proyecto. Simultáneamente produce un archivo para auditar los cambios (comparar los valores antiguos con los valores nuevos), el cual puede ser desplegado en pantalla (view), impreso (print) o grabado (save) como archivo de texto. Este archivo se denomina P3.OUT (con sucesivas ejecuciones, este archivo es sobreescrito).

Si se ha establecido una palabra clave para el cambio global, P3 la solicita después que se selecciona la opción de ejecución. De lo contrario, P3 solicita confirmar el cambio.

Es posible ejecutar el comando de cambio global utilizando el comando Tabular, Production desde el cuadro de diálogo de producción.

7.3.3. Sentencias para cambios específicos

Los cambios globales puede ser tan simples como reemplazar un valor con otro, así como pueden requerir ecuaciones aritméticas que actualizan datos numéricos o funciones de caracteres que cambian valores de texto. Es posible realizar los siguientes tipos de cambios: búsqueda y reemplazo, búsqueda de blancos, asignación de recursos, aritméticos, operatoria de fechas, modificación de ítems de datos personalizados, combinación, espaciamiento y modificación de textos.

7.4. INFORMES TABULARES Y GRÁFICOS

Primavera proporciona informes y gráficos que facilitan la comunicación de información resumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y selección de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y gráficos individuales o en serie. Todo informe o gráfico puede ser visualizado en pantalla.

Muchas de las opciones de informes y gráficos están disponibles para la pantalla de la carta gráfica, por lo que este capítulo presenta únicamente las opciones específicas para impresión. Todos los cuadros de diálogo de informes y gráficos proporcionan información de ayuda contextual.

7.4.1. Aspectos básicos

Primavera proporciona un conjunto de informes tabulares de programación, de recursos y costos, de control de avance, de actividades y personalizados; y de informes gráficos temporales, de lógica y de uso de recursos y costos.

Para crear un nuevo tipo de informe tabular (la información se entrega en formato de filas y columnas) o para aplicar un informe tabular ya definido (los cuales pueden ser modificados) se debe escoger

Report, Tabular

El cuadro de diálogo de listado de informes despliega una lista de informes tabulares definidos (dependiendo del tipo de informe seleccionado), identificándolos con su código (ID) y título (Title).

Es posible crear un número ilimitado de especificaciones para cada tipo de informe o gráfico. También es posible copiar las especificaciones de un proyecto a otro. Cada especificación es identificada por un código de 2 caracteres que representa el tipo de informe o gráfico, seguido de 2 números que representan la secuencia de la especificación.

Además, contiene los siguientes botones:

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Add ... Crea la especificación de un nuevo informe

Modify ... Modifica la especificación de un informe

Delete Elimina la especificación de un informe

Run Aplica un informe seleccionado

Para crear un nuevo tipo informe gráfico (la información se despliega en forma gráfica) o para aplicar un informe gráfico ya definido (los cuales pueden ser modificados) se debe escoger

Report, Graphic

El cuadro de diálogo de listado de gráficos despliega una lista de informes gráficos definidos (dependiendo del tipo de informe seleccionado), identificándolos con su código (ID) y título (Title). La estructura del cuadro de diálogo es similar a la del cuadro de diálogo de informes tabulares.

7.4.1.1. Cuadros de diálogo

Al seleccionar los botones Add ... (para definir un nuevo informe) o Modify .... (para editar un informe ya definido), el respectivo cuadro de diálogo de informes tabulares o gráficos contiene una variedad de opciones para definir el contenido y formato del informe, seleccionar las actividades, recursos y cuentas de costos, definir la escala de tiempo, etc. Todas estas opciones aparecen en la ventana superior izquierda del cuadro de diálogo. Al seleccionar alguna de estas opciones, la ventana central del cuadro de diálogo se modifica de acuerdo a la opción escogida. Al crear un nuevo informe se despliega el cuadro de diálogo de creación de nuevo informe, el cual solicita el ingreso del código de identificación del informe.

Todo cuadro de diálogo de informes tabulares y gráficos contiene los siguientes botones:

Run Produce el informe seleccionado

Transfer ... Copia el informe de un proyecto a otro

Previous Muestra el informe previo

Next Muestra el informe siguiente

OK Cierra el cuadro de diálogo y graba las modificaciones

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin grabar las modificaciones

7.4.1.2. Selección de actividades

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Todos los cuadros de diálogo de informes tabulares o gráficos contienen una opción Selection la cual permite seleccionar un grupo específico de actividades para cada informe. Esta opción se utiliza de igual forma que se aplican los filtros que seleccionan las actividades de los diagramas (layouts).

7.4.1.3. Selección de recursos y cuentas de costos

Los informes tabulares y gráficos de recursos y costos tienen la opción Res Selection que permite escoger los recursos y cuentas de costos a ser considerados en cada informe. La selección de recursos y cuentas de costos se realiza de igual forma que en el despliegue de la carta gráfica. Algunos informes requieren consideraciones especiales en la selección de recursos y cuentas de costos.

7.4.1.4. Ordenamiento de actividades

La mayoría de los informes tabulares y gráficos tienen la opción de ordenar las actividades según un criterio específico. Esta facilidad se obtiene de la opción Format; excepto para informes recursos y costos de tipo matricial y para diagramas lógicos temporales, donde se obtiene a partir de la opción Sort. En la columna Sort on se especifica el ítem de datos usado como criterio de ordenamiento (puede aplicarse hasta 20 ítems de datos). La columna Order permite ordenar en forma ascendente (de 0 a 9 y de A a Z, o por fechas) o descendente. Si se emplea el ítem de datos “ Use last sort” se aplica el último criterio de ordenamiento seleccionado.

Algunos informes tabulares y gráficos permiten definir cortes de control como saltos de línea ( line-skipping), saltos de página (page-skipping) y resumen por códigos de actividad (summarizing by activity code). En este caso, el código de actividad debe ser ingresado como primer ítem de datos en la columna de ordenamiento (sort column) del cuadro de diálogo. Los criterios de ordenamiento deben tener el siguiente orden: saltos de línea, saltos de página y resumen.

7.4.2. Preparación de informes

P3 proporciona la opción de controlar cómo serán preparados los informes tabulares y gráficos en la salida a impresión. Para ello se utiliza el comando File, Print Setup para seleccionar una impresora o un graficador (plotter).

7.4.2.1. Informes tabulares

El comando Reports, Tabular, Options permite definir las siguientes opciones:

a) Lines per page

Determina el número de líneas impresas en cada página del informe.

b) Print sort/select criteria

Imprime los criterios de ordenamiento y selección en una página independiente del informe.

c) View on screen

Visualiza el informe en pantalla en un programa denominado Look.

d) Print inmediately

Imprime el informe en forma directa.

e) Save to a file

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Graba el informe en un archivo. P3 solicita el nombre del archivo (Save to the following file) y la unidad y ruta de almacenamiento (Directory & Drives). Por defecto P3 graba el informe en un archivo llamado P3.OUT.

f) Ask when processing

En esta opción P3 solicita la definición del informe cada vez que se aplica.

g) Center heading

Aplica un encabezamiento opcional en informes de programación y matriciales.

7.4.2.2. Informes gráficos

El comando Reports, Graphic, Options permite definir las opciones de informes gráficos. El cuadro de diálogo presenta algunas de las opciones correspondientes a los informes tabulares. Las siguientes opciones son diferentes:

a) Save to a file

Graba el informe en un archivo con formato HP-GL. P3 solicita el nombre del archivo ( Save to the following file) y la unidad y ruta de almacenamiento (Directory & Drives). Es posible grabar cada hoja del informe (Send each sheet to a separate file) en un archivo separado. En este caso, P3 utiliza como extensión del archivo el número de la página respectiva.

b) Mask interior page borders

Elimina los bordes interiores de cada página.

c) Use proportional spacing for text placement

Utiliza caracteres proporcionales en el texto de barras gráficas y diagramas lógicos (las letras y números ocupan un espacio proporcional a su ancho). Para seleccionar un diseño de letras se utiliza el comando Font.

d) Display sight lines as

Determina el estilo de las líneas de fondo usadas en cartas gráficas, diagramas lógicos temporales y gráficos de recursos y costos. Es posible seleccionar entre líneas de puntos (dots), líneas segmentadas (broken lines) y líneas sólidas (solid line). Para gráficos de recursos y costos, esta opción se aplica solo para las líneas secundarias ( minor sight lines), ya que las líneas principales (major sight lines) siempre aparecen como líneas sólidas.

7.4.2.3. Producción de informes

Es posible aplicar informes en forma individual o varios simultáneamente, como producción en serie. Para ello se aplica el comando Reports, Tabular (Graphics), Production, según se trate de informes tabulares o informes gráficos. El cuadro de diálogo de producción muestra todos los informes tabulares o gráficos definidos en el proyecto activo.

a) Para aplicar un informe individual se selecciona el informe requerido y presiona el botón Run individual.

b) Para aplicar una serie de informes se seleccionan los informes requeridos y se les asigna un mismo código de serie en la columna Series. Luego se presiona el botón Run series .... El cuadro de diálogo de series de informes permite determinar la(s) serie(s) a aplicar.

7.4.2.4. Transferencia de informes

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El botón Transfer ... del cuadro de diálogo de producción permite copiar las definiciones de informes (individuales o en conjunto) de un proyecto a otro o dentro del proyecto activo.

7.4.3. Visualización de informes tabulares y gráficos

P3 proporciona un programa llamado Look que permite visualizar informes tabulares y gráficos en la pantalla (los informes gráficos son creados en formato HP-GL). Este programa se activa mediante la opción de visualización en pantalla ( View on screen) del cuadro de diálogo de opciones o por medio del comando Reports, Look. El programa Look tiene una barra de menú con comandos de archivo (File), de visualización (View), de ventana (Window) y de ayuda (Help).

El comando de archivo permite abrir y cerrar archivos de informes, grabar informes, imprimir informes, visualizar diagramas de informes y cambiar la impresora activa.

El comando de visualización despliega o enmascara la barra de herramientas y la barra de estado, cambia la tipografía de informes, efectúa acercamientos (zoom) en los gráficos y modifica los colores de los gráficos.

El comando de ventana permite acomodar ventanas múltiples o íconos de documentos minimizados y accesar otros archivos si se tiene abierto más de un informe. El comando de ayuda proporciona ayuda contextual en línea.

7.4.4. Informes tabulares de Programación

Los informes tabulares de programación (Schedule Reports) proporcionan una lista tabular de datos de programación, desplegando la identificación de actividades, descripciones, duraciones, holguras y fechas próximas y tardías. Estos informes pueden ser personalizados para mostrar información adicional en líneas separadas. El cuadro de diálogo de informes tabulares de programación posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato (Format) o selección de actividades (Selection).

La opción de contenido determina el tipo de datos que aparecerá en el informe (Include the following data).

a) Para seleccionar el tipo de datos a incluir en el informe, P3 entrega una lista de ítems de datos que pueden ser seleccionados (Content Code). La identificación de actividades y calendarios, duración, porcentaje completado, descripción, fechas programadas y holgura total para cada actividad siempre se incluyen en el informe. Es posible incorporar hasta 8 ítems de datos adicionales.

Para dejar espacio entre los datos del informe se puede insertar líneas (Skip Lines), ingresando para ello un valor entre 1 y 3 (número de líneas de espaciado). La ventana de códigos de actividad (Activity code line to show these activity codes) puede incorporar valores de hasta 5 códigos de actividad -con un máximo de 10 caracteres- la cual se muestra en la misma línea de la actividad.

Los ítems de datos seleccionables se describen en la siguiente tabla:

Item de Dato Descripción

Activity code line Siempre aparece en los informes de programación. Para cada actividad se muestran los valores de todas las clasificaciones especificadas

Workperiod Indica el número de secuencia de los períodos laborables para las fechas próximas, tardías y reales

Constrained date Muestra las fechas u holguras restringidas para una actividad. Muestra toda actividad definidad como hitos (start or finish milestones) o agrupadas (start or finish flags, hammocks)

Update line Proporciona una línea segmentada para visualizar el progreso e indicar restricciones. Esta línea puede ser modificada editando el archivo UDL.TXT. El archivo de texto puede contener hasta 35 líneas de 132 caracteres

All activity codes Imprime todos los valores de códigos de actividad asociados a la actividadBudgeted cost line Muestra el costo presupuestado y el valor ganado (earned value) de cada actividad. Para

actividades agrupadas o resumidas el informe muestra totales y subtotales. La forma de

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cálculo se determina con el comando Calculate, Earned Value

Resource line Proporciona datos de recursos asignados a cada actividad. Incluye la descripción del recurso, unidades por período de tiempo, unidad de medida, cantidad presupuestada y la duración y retraso de cada recurso

Log record Imprime cualquier nota o comentario no oculto de la actividad Free float line Imprime una línea de holgura libre que indica la cantidad de tiempo libre existente entre la

actividad y sus sucesorasDetailed

predecessor/successor

Proporciona las fechas programadas, títulos, porcentaje completado, identificación de calendario, duración, holgura, retraso y relaciones lógicas para cada actividad predecesora o sucesora. Un asterisco señala si la actividad está controlada (driving relationship)

Predecessor/

Successor analysis

Describe en forma condensada (2 por línea) la identificación de la actividad, retraso, relación lógica, duración restante y holgura para cada actividad predecesora/sucesora

Predecessor/

Successor activity

Lista las actividades predecesoras/sucesoras de la actividad (hasta 4 por línea). Un asterisco señala si la actividad está controlada (driving relationship)

Una actividad está controlada (driving relationship) si la lógica de la malla de actividades provoca que la actividad predecesora controle las fechas próximas de la actividad sucesora.

La opción de formato determina los cortes de control (saltos de línea, saltos de página, resúmenes), informes comparativos (Target Comparison), las columnas de datos (Data to be Displayed) y el ordenamiento de actividades (Sort on & Order).

b) La ventana de corte control permite agrupar actividades incluyendo saltos de línea o saltos de página por código de actividad o código de identificación de actividad (también puede emplearse un código combinado o alias). Si se ha incluido líneas de costo presupuestado, P3 incluye subtotales para cada valor de código junto con una línea de totales. Al definir saltos de página, P3 imprime el título o valor del código de actividad al comienzo de cada página.

c) La ventana de informes resumidos (Summarize on) permite crear informes resumidos. Para cada valor de código dentro de una clasificación, P3 muestra las fechas más próxima de comienzo y más tardía de comienzo menores, y las fechas más próxima de término y más tardía de término mayores. Es posible resumir por código combinado.

d) Para actividades no comenzadas, P3 calcula la duración restante como el número de unidades de tiempo existente entre la fecha más próxima de comienzo menor y la fecha más próxima de término mayor. Si la actividad resumida tiene una fecha de comienzo real, P3 calcula la duración restante a partir de la fecha más próxima de comienzo “interna” hasta la fecha más próxima de término mayor. P3 mantiene la fecha más próxima de comienzo para cada actividad, aún cuando se haya ingresado una fecha de comienzo real. A esto se le conoce como “fecha interna”. Si la actividad resumida está terminada, P3 calcula la duración real como la diferencia existente entre la fecha de comienzo real y la fecha de término real.

e) Si las actividades poseen diferentes calendarios, P3 utiliza un calendario continuo (sin períodos no laborables), a menos que se defina un calendario específico mediante el comando Calculate, Summarization. Este comando permite la base de cálculo para el porcentaje completado resumido.

f) Cuando se realiza un informe comparativo, P3 asume que los códigos de actividad del proyecto meta son los mismos del proyecto activo. Para asegurar el cumplimiento de este hecho, utilice el comando File, Project, Target, Update para actualizar el proyecto meta, de modo que coincidan los códigos de actividad con los del proyecto activo.

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g) La ventana de columnas de datos (Data to be displayed) permite seleccionar las fechas programadas que aparecerán en el informe. Si la unidad de planificación del proyecto es hora, al activar la opción respectiva (Hours) el informe muestra las horas respectivas.

h) La ventana de informes comparativos (Target Comparison) permite definir un informe que muestra el estado actual del proyecto activo y el proyecto o plan original. Puede seleccionarse el proyecto meta 1 (Target 1) ó 2 (Target 2). La base de comparación puede realizarse con las fechas próximas (Early dates), las fechas tardías (Late dates) o ambas (Full range). Al seleccionar los proyectos meta, cambian algunas opciones de la ventana de columnas de datos: las fechas próxima de comienzo y de término del proyecto meta reemplazan a las fechas tardías de comienzo y de término, la variación reemplaza a la holgura total.

7.4.5. Informes tabulares de Control de Recursos y Costos

Los informes tabulares de control (Resource Control Reports) pueden detallar o resumir las cantidades de recursos asignados o los costos incurridos en cada actividad. Estos informes muestran valores del presupuesto, cantidad o costo reales a la fecha, real del período, estimado para completar, estimado al completar (predicción) y la variación entre los valores presupuestados (budget) y predecidos (forecast).

El cuadro de diálogo de informes tabulares de control posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato (Format) o selección de actividades (Selection).

La opción de formato permite organizar el informe (Report organized by) por identificador de actividad, recurso o cuenta de costos. Un informe organizado por identificador de actividad lista cada actividad con sus recursos asociados y/o cuentas de costos y cantidades. Incluye además información de programación, duración restante, fechas próximas y tardías y holgura total. El informe muestra todas las actividades (salvo que se realice una selección con la opción respectiva) pero solamente aquellos recursos seleccionados.

a) Para crear un informe resumido se activa la opción correspondiente (Summary report). Un informe de control resumido organizado por actividad muestra una línea de totales por cada actividad. Un informe detallado lista las cantidades para cada recursos o cuenta de costos de cada actividad. Un informe de control resumido organizado por recurso contiene una línea de subtotales por recurso. Un informe detallado entrega los costos para cada recurso e incluye el identificador de actividad y la cuenta de costos.

Para informes resumidos organizados por cuenta de costos, al activar la opción Subtotal by resource se muestra una línea adicional de totales para cada recurso asignado a la cuenta de costos seleccionada.

Para informes resumidos organizados por recursos o cuentas de costos, al activar la opción Full title on report el informe muestra el título y el recurso o cuenta de costos, y una línea que despliega el subtotal por recurso o cuenta de costos. Desactivando esta opción, la información se condensa en una línea.

b) Es posible controlar la cantidad de espacio entre el encabezamiento y la primera línea del informe, y entre la línea de totales y la siguiente línea de datos. La opción Skip nn lines after each total line puede definir entre 0 y 3 líneas.

c) La opción de selección de recursos permite escoger los recursos y las cuentas de costos incluidos en el informe. Esta opción es aplicable solamente cuando el informe está organizado por identificador de actividad o recurso. Es posible seleccionar hasta 40 recursos, pero empleando un solo tipo de criterio cuando se selecciona más de un recurso. Para incluir todos los recursos en un informe no se activa ninguna selección.

La selección por cuentas de costos se aplica solamente cuando cuando el informe está organizado por cuentas de costos. En informes detallados, P3 muestra cada cuenta de costos para todos los recursos y actividades contabilizados en dicha cuenta. Si existen varios recursos en una misma cuenta de costos, P3 agrupa y subtotaliza su uso o costo en forma individual. Para incluir todos las cuentas de costos en un informe no se activa ninguna selección. Las selecciones de recursos y cuentas de costos válidos se describen en la siguiente tabla:

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Organizado por

Selección ACT RES ACC

Resource Y* Y NCost Account N N YCost Account Wildcard N N YResource/Cost Account N N NNo Selection Y Y Y

Y = selección válida N = selección no válida* Si se selecciona recursos cuando el informe está organizado por actividad, éste lista todas las actividades

pero muestra solo los datos de los recursos seleccionados. Para limitar las actividad se utiliza la opción Selection.

7.4.6. Informes tabulares de Productividad, Precios y Uso

Los informes tabulares de productividad, precios y uso (Productivity Reports) indican la cantidad producida por unidad de recurso utilizado (productividad de mano de obra o recursos). La medición de la productividad ayuda a identificar las áreas de un proyectos que requieren mejorar su rendimiento. Es posible comparar las tasas reales con los presupuestos y predicciones.

Para crear un informe de productividad, se debe asociar recursos y cuentas de costos (incluyendo categorías) con las actividades. Para un ítem de trabajo dado se debe desarrollar cuentas de costos que agrupen los recursos asociados (mano de obra utilizada y materiales obtenidos).

Es posible emplear un rango consecutivo de cuentas de costos dentro de un ítem de trabajo. Para recursos de mano de obra es preciso utilizar la misma unidad de medida para una cuenta de costos. A su vez, se debe identificar la categoría de costos (puede utilizarse la letra L para mano de obra -labor-).

El cuadro de diálogo de informes tabulares de productividad, precios y uso posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato (Format) o selección de actividades (Selection).

La opción de formato permite determinar el método de cálculo para la tasa de productividad (Set productivity as). Es posible medir la tasa de productividad o rendimiento como la razón entre las unidades de mano de obra y las unidades de recursos materiales obtenidos (Input/Output), o invertir esta relación (Output/Input). Las unidades de mano de obra utilizada ( input) corresponden a la suma total correspondiente al rango especificado en las cuentas de costos. Las unidades de materiales obtenidos (output) corresponden a la suma de unidades de los recursos especificados.

La opción de selección de recursos permite seleccionar los recursos y cuentas de costos para los cuales medir la productividad. El criterio de selección debe especificar el recurso utilizado ( input) en la columna de valor inferior (Low Value) y asociar una cuenta de costos en las columnas de valor inferior y superior (High Value). Solo se debe utilizar el criterio de rango (WR), aún cuando los valores de cuentas de costos superior e inferior pueden ser los mismos. Para obtener datos de las categorías mano de obra (L) y materiales (M) se puede utilizar un comodín (wildcard). Esto es válido siempre que se haya definido las categorías de cuentas de costos señaladas (L por labor y M por material).

7.4.7. Informes tabulares de Valor Ganado

Los informes tabulares de valor ganado (Earned Value Reports) permiten evaluar el rendimiento de un proyecto. El rendimiento es medido sobre una base de unidades o costos acumulados. El informe de valor ganado compara el costo real del trabajo realizado (ACWP), el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) para informar variaciones de costos y programación. Para utilizar este informe con exactitud, P3 requiere la designación de un proyecto meta 1 (Target 1).

P3 calcula el valor ganado como el producto del porcentaje completado y el presupuesto. Por defecto P3 utiliza el porcentaje completado de la actividad; para utilizar el porcentaje completado del recurso deber ser definido expresamente. Las cantidades presupuestadas pueden tomarse del proyecto activo o de la programación original ( target schedule). Esta base de cálculo se define mediante el comando Calculate, Earned Value.

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7.4.8. Informes tabulares de Recursos y Costos

Los informes tabulares de recursos y costos (Tabular Resource Reports) permiten efectuar un seguimiento del uso de recursos durante intervalos de tiempo específicos. P3 utiliza 3 diferentes programaciones con las cuales se puede comparar los requerimientos de recursos reales y predecidos.

El formato del informe tabular de costos (informe de flujo de caja) es similar al formato del informe tabular de recursos. Ambos informes comparan la tasa de gastos por período, basado en las fechas programadas más próximas, más tardías y objetivos. Considera además los valores reales a la fecha, desde la fecha real de comienzo hasta la fecha de control. Los valores estimados para completar se consideran desde la fecha de control hasta la fecha de término.

Para actividades con comienzo y término real usan recursos con duración y retraso, P3 ignora la duración del recurso y calcula el uso real desde el comienzo retrasado del recurso (que es gual a la fecha real de comienzo de la actividad más el retraso del recurso) hasta la fecha de término real de la actividad.

Es posible exportar los informes tabulares de recursos y costos hacia archivos Lotus 123, DBase o ASCII.

El cuadro de diálogo de informes tabulares de recursos y costos posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), selección de actividades (Selection) o escala de tiempo (Timescale).

La opción de escala de tiempo determina el intervalo de tiempo y las fechas programadas consideradas en el informe.

a) Para seleccionar las fechas de comienzo (Start date) y término (End date) a considerar en el informe se define la cada fecha en el campo respectivo.

b) Para definir el intervalo de tiempo se utiliza la opción Timescale units. Es posible seleccionar una escala temporal en horas, turnos (para proyectos horarios), días, semanas, meses o años. Si se escoge una escala de tiempo en días, es posible definir el número de días por semana (Days shown per week). Este número debiera coincidir con el número de días hábiles por semana. Cada informe puede contener un máximo de 5.800 períodos o intervalos por informe.

c) La valorización de recursos o costos (Resource usage can be profiled for each of three schedule dates) puede definirse para tres tipos de programaciones. La programación 1 (Schedule 1) contiene las fechas próximas actuales (Current Early), la programación 2 (Schedule 2) contiene las fechas tardías actuales (Current Late) y la programación 3 (Schedule 3) incluye las las fechas metas próximas o tardías (target early or late dates).

d) En la programación 3 es posible utilizar el promedio actual o el rango completo actual. El promedio actual (current average) muestra el promedio de los totales de programaciones próxima y tardía en la tercera columna del informe. El rango completo actual (current full range) muestra el uso de recursos o costos calculados como si fueran utilizados desde la fecha próxima de comienzo hasta la fecha tardía de término de las actividades. P3 calcula el rango completo dividiendo el valor real o estimado para completar de todas las actividades que ocurren durante un período específico por el número de períodos de tiempo calculados. El número de períodos de tiempo calculados corresponde a la diferencia entre las fechas próxima de comienzo y tardía de término.

P3 utiliza las fechas próxima de comienzo y tardía de término para calcular el promedio y el rango completo actual. Si se selecciona alguna de estas opciones, también deberá seleccionar las fechas próximas actuales de la programación 1 y las fechas tardías actuales de la programación 2.

e) En informes de costos es posible definir un retraso (Payment lag) en el pago completo de una actividad, el cual se define según un número de unidades de tiempo. La unidad de tiempo utilizada corresponde a la unidad de planificación del proyecto. Si no se define un retraso, P3 distribuye los costos o pagos en forma pareja a lo largo de una actividad. Para aplicar el pago al finalizar la actividad se debe ingresar un 0 en el

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campo de retraso.

f) Es posible exportar este informe directamente hacia archivos de texto (extensión .PRN), de base de datos (extensión .DBF) o planilla electrónica (extensión .WKS o .WK1). Se debe señalar el tipo de archivo ( File type) y el nombre del archivo (File name). P3 agrega la extensión apropiada.

7.4.9. Informes tabulares de Empleo de Recursos y Costos

Los informes tabulares de empleo de recursos y costos (Resource Loading Reports) son listados de uso de recursos o costos incurridos por período de tiempo para los recursos y cuentas de costos seleccionados, e incluyen subtotales y totales.

El cuadro de diálogo de informes tabulares de empleo de recursos y costos posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato (Format), selección de actividades (Selection) o escala de tiempo (Timescale). La opción de escala de tiempo determina el intervalo de tiempo considerado en el informe.

La opción de formato permite organizar el informe (Organize by), agrupar datos (Group/subtotal by) y otras opciones de impresión.

a) El campo de organización del informe (Organize by) permite estructurar el informe por actividad, recurso, cuenta de costos (con 11 ó 12 caracteres) o categoría de cuenta de costos. Si se escoge la organización por actividad (Activity ID), las actividades son listadas en cada fila. Si se escoge la organización por recurso (Resource), aparecerá el nombre del recurso seguido de cada actividad que lo utilice. Si el informe se organiza por recurso, cuenta de costos (Cost Account) o categoría de cuenta de costos (Cost account category), se debe aplicar la selección de recursos (Res Selection) para limitar los recursos o cuentas de costos incluidos en el informe.

b) Es posible agrupar las actividades por código de actividad (incluyendo códigos combinados) o código de identificación de actividades empleando el campo Group/subtotal by. Las actividades dentro de una clasificación con igual valor para el código aparecerán agrupadas en el informe. Cada vez que el valor del código cambia dentro de una clasificación comienza un nuevo grupo. El título del código de actividad se imprime directamente para cada grupo de actividades. En informes organizados por recurso, cuenta de costos o categoría de cuenta de costos P3 primero agrupa las actividades según el criterio de organización, y luego establece subgrupos de acuerdo al código especificado.

c) Los informes pueden definirse con 132 ó 230 columnas por página (Page width). Cada columna de datos puede definirse con un ancho (Column width) de 5 a 15 caracteres. Para informes de recursos es suficiente utilizar un ancho de 5 caracteres. Para informes de costos es necesario un ancho mayor.

d) El campo Divide by permite ingresar un factor de escala para cantidades y costos del informe. Este factor está relacionado con el período de tiempo utilizado. Por ejemplo, para semanas de 5 días, es útil considerar un factor de 40 (horas semanales por persona) para dividir las cantidades del informe. El campo Decimals determina la cantidad de decimales a considerar en el informe. Esta cantidad puede ser 0, 1 ó 2 decimales.

e) La opción Display row totals permite mostrar totales para cada fila del informe. La columna de totales puede situarse a la izquierda (Left) del título o a la derecha (Right) como última columna del informe.

f) Para obtener un informe resumido del uso de recursos o costos se utiliza la opción Summary report. Este informe muestra recursos y costos para cada recurso sin detallar información a nivel de actividades. Los informes detallados describen el uso de recursos para cada actividad en cada período de tiempo y muestra subtotales para cada recurso.

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En informes detallados es posible desplegar completamente el título de la actividad, la descripción de recursos o el título de la cuenta de costos (hasta 48 caracteres), dependiendo de la organización del informe. Para utilizar títulos de solo 20 caracteres se debe activar la opción Truncate activity description. Es posible repetir los títulos en cada página horizontal mediante la opción Repeat activity title on all horizontal sheets. Esta alternativa permite analizar las páginas del informe en forma separada, pero ocupa mayor espacio en desmedro de las columnas de datos que pueden imprimirse en cada página.

g) Los campos de fechas de comienzo y término de la opción de escala de tiempo permiten controlar la ventana de tiempo (timeframe) utilizada en el informe. La escala de tiempo determina las unidades de tiempo basada en las fechas de control, de comienzo y/o término. La fecha calendario ( Calendar Date) corresponde a una fecha absoluta. Las fechas de comienzo (Start Date), de control (Data Date) y de término (Finish Date) pueden ser expresadas en forma relativa. Por ejemplo, la figura DD+2W indica una fecha de 2 semanas (weeks) después de la fecha de control (data date). La figura FD-5D indica 5 días (days) antes de la fecha de término (finish date).

h) Una vez seleccionadas las fechas de comienzo y término, es posible seleccionar el intervalo de tiempo para la escala temporal mediante el campo Timescale units. Es posible seleccionar horas o turnos (para proyectos horarios), días, semanas, meses, trimestres o años. Para escalas de tiempo con unidad días es posible definir el número de días por semana (Days shown per week). Este número debiera coincidir con el número de días hábiles por semana. Es posible utilizar una escala de tiempo que cubra un “año fiscal” mediante la opción Show fiscal years. En tal caso deberá definirse un mes de comienzo (Start month) del año fiscal.

El informe puede entregar valores máximos (peak), totales (total) o promedio (average) por cada intervalo de tiempo, según se indica:

Item de Dato Descripción

Peak El mayor valor por unidad de planificación en cada intervalo de tiempoTotal La suma de valores en cada intervalo de tiempoAverage La suma total dividida por el número de unidades de planificación del intervalo de tiempo. P3 distribuye

la cantidad real a la fecha desde la fecha real de comienzo hasta la fecha de control, y la cantidad estimada para completar desde la fecha de control hasta la fecha próxima de término

7.4.10. Informes matriciales de Actividades

Los informes matriciales de actividades (Activity Matrix Reports) despliegan datos en formato de columnas y filas, como una hoja de cálculo. La matriz contiene los ítems de datos seleccionados para el informe junto con los códigos definidos para columnas y filas. Estos informes facilitan la presentación de datos en un formato conciso.

La información incluida en este informe depende de los valores definidos para los códigos en el diccionario de códigos de actividad. Es posible seleccionar un código de actividad para realizar subagrupaciones en las filas del informe, proporcionando así un nivel de detalle secundario. El cuadro de diálogo de informes matriciales de actividades posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato (Format) o selección de actividades (Selection).

La opción de contenido define los datos a ser incluidos en el informe, junto con las clasificaciones de códigos empleadas para agrupar filas y columnas. Esta opción permite seleccionar los valores de códigos para las columnas y sus encabezados en el informe.

a) Es posible escoger hasta 4 ítems de datos para incluir en el informe matricial por medio de la ventana Report on data items. P3 proporciona una extensa lista de ítems de datos seleccionables. Para una mejor visualización, los ítems de datos aparecen clasificados.

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b) Las opciones Groups rows by y Subgroup rows by permiten seleccionar un código de actividad como criterio de agrupación o de subagrupación de filas. La opción Group columns by se emplea para la agrupación de columnas. Para mayor claridad en la presentación de los datos es posible definir la inserción de 1 a 3 líneas en blanco (Skip lines) entre cada agrupación de filas.

c) La ventana Header permite definir los valores a incluir en cada columna del informe matricial. Es posible definir hasta 25 columnas, señalando el orden de aparición. Es posible insertar (+) y borrar columnas (-). La siguiente tabla describe los campos de la ventana de encabezamiento:

Campo Descripción

Header Describe el contenido y la organización del informe. Este encabezamiento aparece en el centro del informe, sobre los títulos de las columnas

Line 1 title/

Line 2 title

Definen los títulos para las filas agrupadas y subagrupadas. P3 corta los títulos de mayor largo que el ancho de campo especificado en la opción de formato

Code value Define el valor de código que aparece en las columnas del informe. Es posible insertar una columna en blanco digitando BLNK

La opción de formato permite personalizar la presentación del informe. Es posible definir los anchos de campo y de página, el formato de fechas y cifras, y desplegar totales por filas o columnas. Por defecto P3 despliega 8 columnas por página.

d) Para incorporar el máximo de información posible por página es preciso aprovechar el ancho de página máximo de la impresora. La opción Page width permite definir 132 caracteres por página para impresoras estándar en modo comprimido. A mayor cantidad de caracteres, es posible obtener mayor cantidad de columnas de datos por página (esta cantidad de caracteres es variable para cada impresora). Es posible definir el ancho de cada columna (celda) del informe mediante la opción Field width of each dat item. En el caso de datos de fecha, el ancho mínimo debe ser de 8 caracteres (el formato de fecha utiliza 7 caracteres -DDMMMYYY- más 1 caracter para el indicador de fecha real). Si se utiliza un ancho de columna inferior, P3 trunca el despliegue del dato. El ancho de columna puede variar entre 1 y 15 caracteres.

e) La ventana Number presentation posee opciones para imprimir totales por columnas (Display column totals) y por filas (Display row totals), los cuales aparecen bajo cada columna y después de cada grupo. Los totales pueden ser ubicados a la izquierda (Left) o a la derecha (Right) de la columna de datos. Si el informe contiene cifras basadas en cantidades o costos, el campo Divide quantities/costs by proporciona un factor escala que permite imprimir cifras más pequeñas. Es posible definir 0, 1 ó 2 lugares decimales para las cantidades o costos (Show nn decimal places).

f) La ventana Date format permite establecer el formato de despliegue de las fechas de calendarios, períodos laborables, ordinales o de fabricación incluidas en el informe. La siguiente tabla describe el formato de cada tipo de fechas:

Formato de Fecha Descripción

Calendar Dates Utiliza el formato DDMMMYYWorkperiods Muestra el número de secuencia del período laboral que corresponde a las fechas de

programación próxima, tardía o reales. La secuencia comienza en 1Ordinal Dates Muestra un número secuencial para cada unidad de tiempo. Las fechas ordinales incluyen

los períodos no laborables y festivos. La secuencia comienza en 1Manufacturing Dates Muestra un número de secuencia para cada semana consecutiva -comenzando en enero-

e incluyendo el año. Por ejemplo, la segunda semana de 1996 se muestra como 96-02

g) Los títulos de los códigos de actividad aparecen en las filas del informe, a continuación de los valores de códigos. La ventana Activity codes permite definir la longitud de los títulos (Title lenght) en un rango de 0 a

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48 caracteres. Si el informe contiene más de una página horizontal, es posible imprimir los valores de código en cada página activando la opción Repeat code value on all horizontal pages. Para informes con datos subagrupados es posible definir una sangría (Indent subgroups by nn spaces) para facilitar la lectura de los datos. La sangría puede definirse de 0 a 9 caracteres.

7.4.10.1. Resumen de datos

Los informes matriciales de actividades muestran solo un valor por cada celda del informe. Esta valor resume los datos del total de actividades representadas por la respectiva celda. Los métodos de resumen utilizados son:

a) Calendarios

Si el proyecto emplea 1 calendario, las actividades resumidas son asignadas al mismo calendario. Para proyectos con calendarios múltiples, es posible definir un calendario para el resumen de datos utilizando el comando Calculate, Summarization.

b) Restricciones temporales

Si las actividades resumidas tienen igual restricción temporal, esta fecha aparece en el informe. Si la restricción se aplica solo a algunas actividades o las fechas difieren, se despliega un * (asterisco) en la celda correspondiente. Las fechas de restricción incluyen comienzo y término próximo y tardío, comienzo o término obligado y término esperado. Si todas las actividades tienen restricción se muestra una X en la celda.

c) Items de datos personalizados

P3 resume los ítems de datos personalizados por tipo de dato. Para datos de tipo numérico o de precisión (con decimales) P3 entrega un valor total. Para datos de tipo alfanumérico P3 muestra un valor solo si existe una actividad seleccionada o si todos los valores son iguales. En caso contrario, despliega un * (asterisco).

d) Fechas

Para datos de tipo fecha, P3 resume el ítem de acuerdo a su estado como una fecha de comienzo o de término. En general, para ítems de datos que reflejan fechas de comienzo, el informe muestra la fecha menor; para fechas de término, se utiliza la fecha mayor. Si se selecciona fechas reales de comienzo, reales de término o reales las columnas muestran la fecha de comienzo real inferior y la fecha de término real superior (estas fechas se dejan en blanco si no hay actividades comenzadas o terminadas, respectivamente). Para totales, en las columnas o filas aparecen las fechas menores o mayores, según el caso.

Para fechas suspendidas y reanudadas, la fecha de suspensión aparece en el informe solo si la mayor fecha de suspensión es inferior a la fecha de reinicio resumida. En caso contrario, la celda aparece en blanco. Las fechas de reanudación aparecen solamente si la menor fecha de reanudación es posterior a la fecha de suspensión resumida. Para informes que muestran fechas de suspensión, en el informe aparece la mayor fecha de suspensión. Para informes que muestran fechas de reanudación, en el informe aparece la menor fecha de de reanudación.

e) Duraciones

Para actividades no comenzadas, las duraciones original y restante corresponden la número de períodos laborables existente entre la menor fecha más próxima de comienzo y la mayor fecha más tardía de término, aplicando el calendario de la actividad.

Si las actividades resumidas tienen una fecha real de comienzo, P3 calcula la duración original desde la fecha real de comienzo hasta la mayor fecha más próxima de término. La duración restante es calculada desde la menor fecha “interna” más próxima de comienzo hasta la mayor fecha más próxima de término. P3 realiza un seguimiento de la fecha más próxima de comienzo de cada actividad (aún cuando la actividad tenga una fecha de comienzo real), la cual es denominada como “fecha interna”.

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Si las actividades resumidas se han completado, P3 calcula la duración original como la diferencia entre la fecha real de comienzo y la fecha real de término. La duración restante es cero.

En estos cálculos P3 considera los períodos no laborables. Sin embargo, si las actividades están asignadas a calendarios diferentes, P3 emplea un calendario continuo a menos que se defina un calendario específico (mediante el comando Calculate, Summarization).

Si el informe se efectúa sobre duraciones reales, P3 calcula los datos según

Earliest Actual Start - Data Date para actividades sin fecha de término real

Earliest Actual Start - Latest Actual Finish todas las actividades deben tener una fecha de término real.

f) Holgura

La holgura total de actividades resumidas puede estar basada en las fecha de comienzo, de término o en la más crítica. Estas opciones se definen en el cuadro de diálogo de opciones de cálculo de programación y nivelación. Si se escoge la opción de fechas de comienzo (start dates) y todas las actividades están asignadas al mismo calendario, P3 calcula la holgura total como la diferencia entre la menor fecha tardía de comienzo y la menor fecha próxima de comienzo. Para la opción de fechas de término (finish dates), P3 emplea la mayor fecha más tardía de término y la mayor fecha más próxima de comienzo. La opción de holgura más crítica (most-critical float) es la menor holgura total encontrada entre las actividades del grupo resumido.

Si las actividades no están asignadas al mismo calendario, la holgura total se define como la diferencia entre la menor fecha más tardía de comienzo (o término más tardío) y la menor fecha más próxima de término (o término más tardío), utilizando para ello el calendario especificado mediante el comando Calculate, Summarization.

g) Restricciones especiales

P3 resume las actividades agrupadas (hammocks) y las restricciones de holgura libre cero (zero-free-float constraint) y de holgura total cero (zero-total-float constraint) contabilizando el número de este tipo de restricciones dentro del grupo resumido.

h) Progreso

El avance o progreso de un proyecto de un informe resumido puede basarse en la duración de las actividades, el uso de recursos o en los costos incurridos a la fecha. Para definir el método de cálculo de del porcentaje completado se utiliza el comando Calculate, Summarization. La forma más simple de cálculo emplea la duración para comparar la cantidad de tiempo restante para completar las actividades con su duración original.

Para cada grupo de actividades P3 utiliza la siguiente proporción:

{( Original Duration - Remaining Duration ) / Original Duration } * 100

Las unidades de recursos y los costos entregan una medición más precisa del progreso de actividades resumidas. Si el proyecto tiene un alto empleo de mano de obra, es mejor utilizar el método del uso de recursos. Para proyectos que incluyen mano de obra y materiales es más apropiado el método de costos, ya que P3 no distingue entre las diferentes unidades de medida de los recursos.

Ambos métodos calculan el porcentaje completado para cada grupo de actividades resumido según:

{ Earned Value / Budget } * 100

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P3 calcula el valor ganado (earned value) como el porcentaje del recurso utilizado en relación a lo presupuestado. Si no existe un porcentaje completado para el recurso, P3 usa el porcentaje completado programado para la actividad. Es posible calcular el valor ganado a partir de lo presupuestado tanto en el proyecto activo como en el proyecto original, la cual se define utilizando el comando Calculate, Earned Value.

P3 calcula el porcentaje completado para el recurso de acuerdo a las siguientes ecuaciones:

Si Budgeted Cost = 0, entonces

Resource percent complete = Earned Value Quantity (EVQ) / Budget Quantity

Si Budgeted Cost?? 0, entonces

Resource percent complete = Earned Value Cost (EVC) / Budget Cost

donde EVQ = Budget Quantity * Percent Complete

EVC = Budget Cost * Percent Complete

P3 calcula el porcentaje completado del recurso si al menos una actividad del resumen tiene este atributo. En caso contrario, el dato se deja en blanco.

i) Cantidades y costos

P3 determina el valor resumido de los ítems de datos que describen cantidades y costos por medio de la suma de valores de varios ítems, incluyendo la cantidad o el costo presupuestado, a la fecha, del período, para completar y al completar, las unidades por período de tiempo y las variaciones de cantidades y costos. P3 también suma los ítems de datos que contabilizan el número de ítems, tales como el número de actividades o recursos. El informe puede desplegar hasta 100 recursos y cuentas de costos combinados asignados por actividad.

j) Casos especiales

Algunos ítems de datos no pueden ser resumidos. En tales casos, si las actividades de una celda tienen diferentes valores para estos datos, el informe muestra un * (asterisco). El dato aparece solamente si existe una actividad seleccionada en la celda. Los datos que no pueden ser resumidos son: identificador de actividad, descripción de actividad, holgura libre, códigos de actividad, códigos WBS, títulos WBS.

k) Casos especiales para recursos y costos

Ciertos datos de recursos y costos no pueden ser resumidos. En tales casos, si las actividades de una celda tienen diferentes valores para estos datos, el informe muestra un * (asterisco). El valor aparece solamente si existe un recurso seleccionado o todos los recursos son iguales. Los datos que no pueden ser resumidos son: cuenta de costos (11 caracteres), cuenta de costos (12 caracteres), categoría de cuenta de costos, conjunto de actividades controladas (driving flag), curva de distribución, duración del recurso, recurso, recurso agrupado ( resource flag), unidad de medida del recurso.

l) Datos originales, comparativos y variaciones

Cada ítem de datos original (target data), comparativo (comparison data) o variaciones (variances) puede ser

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clasificado como un ítem de datos de “fecha” o de “duración”.

7.4.11. Informes matriciales de Recursos y Costos

Los informes matriciales de recursos y costos (Resource Matrix Reports) presentan información de cantidades y/o costos en formato de hoja de cálculo. La matriz contiene los ítems de datos seleccionados para el informe, un código de actividad para agrupar filas y una selección de recursos y/o costos para la organización de columnas.

La información incluida en este informe depende de los valores definidos para los códigos en el diccionario de códigos de actividad y de los recursos y cuentas de costos definidos en los respectivos diccionarios. Los recursos y cuentas de costos definidos en el proyecto están disponibles como opciones para las columnas de los informes matriciales. La mayoría de las opciones disponibles para este tipo de informe se encuentran en los informes matriciales de actividades.

El cuadro de diálogo de informes matriciales de recursos y costos posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato (Format), ordenamiento (Sort) o selección de actividades (Selection).

La opción de contenido define los datos a ser incluidos en el informe, junto con los códigos de actividad empleados para agrupar filas. Es posible ingresar un código para subagrupar filas.

a) Es posible escoger hasta 4 ítems de datos de recursos y/o costos para incluir en las celdas del informe matricial por medio de la ventana Report on data items. Por defecto P3 proporciona utiliza la cantidad presupuestada como ítem de datos.

b) La ventana Header permite definir los valores a incluir en cada columna del informe matricial. Es posible definir hasta 25 columnas -señalando el orden de aparición- e ingresar títulos para las filas y columnas del informe. Es posible insertar (+) y borrar columnas (-).

La siguiente tabla describe los campos de la ventana de encabezamiento:

Campo Descripción

Header Describe el ítem de datos y los recursos o cuentas de costos seleccionados para el informe. Este encabezamiento aparece en el centro del informe, sobre los títulos de las columnas

Line 1 title/

Line 2 title

Definen los títulos para las filas agrupadas y subagrupadas. La longitud del título queda determinada por el valor de ancho de campo especificado en la opción de formato

Resource/

Cost Account

Define los recursos y las cuentas de costos que aparecen en las columnas del informe

La opción de formato permite personalizar la presentación del informe. Es posible definir los anchos de campo y de página, desplegar totales por filas o columnas y establecer el formato de fechas y cifras. Por defecto P3 despliega 8 columnas por página.

c) La opción Show detailed activities permite mostrar las actividades en forma detallada. Es posible escoger el número de líneas en blanco (Number of skipped lines) a dejar entre cada grupo, variable de 0 a 9 líneas.

7.4.12. Informes personalizados

Primavera entrega una amplia variedad de tipos de informes predefinidos que presentan la información del proyecto en diferentes puntos de vista. Cada uno de esos informes está diseñado para proporcionar información relevante del proyecto en una presentación de fácil entendimiento.

Para obtener informes que contengan la información requerida por el usuario (en términos de contenido y presentación), P3 tiene una opción de escritura de informes personalizados (Report Writer Reports) mediante la cual es posible definir los datos y títulos precisos requeridos para cada columna. Adicionalmente, P3 proporciona un programa llamado ReportSmith? que permite crear informes a partir de archivos de proyectos.

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El cuadro de diálogo de informes personalizados posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de aritmética (Arithmetic), encabezamiento (Heading), formato (Format), selección de actividades (Selection), contenido (Content) o selección de recursos (Resource Selection).

La opción de contenido define los datos a ser incluidos en las columnas del informe, junto con la secuencia en que ellas aparecerán:

a) La ventana Specifications permite definir hasta 99 columnas -señalando el orden de aparición-, controlar el ancho de la columna y definir el contenido y estilo del encabezamiento de la columna. P3 proporciona una extensa lista de ítems de datos seleccionables.

Para una mejor visualización, los ítems de datos aparecen clasificados. Los grupos de datos seleccionables se describen en la siguiente tabla:

Grupo Contenido

Activity data Muestra el identificador y descripción de la actividad, fechas de comienzo y término próximas, tardías y reales, duraciones, códigos de actividad y WBS. Para visualizar fechas apiladas se escoge DE (Early Dates), LD (Late Dates) o AD (Actual Dates). Se usa NACT (número de actividades) para datos resumidos

Constraints Contiene fechas de restricciones temporales. Las restricciones de duración u holgura utilizan un 1 (asignado) ó un 0 (no asignado). Se usa CON (existencia de restricción) para imprimir una X cuando existe una restricción. De lo contrario, la columna queda en blanco

Resource/

cost data

Muestra los datos de recursos, cuentas de costos, cantidad y costos presupuestados, variaciones de costos y otros. Se usa NRES (número de recursos) para datos resumidos

Target data Proporciona datos del proyecto meta (target project)Comparison data

Muestra datos comparativos de programación entre el proyecto activo (current schedule) y el proyecto meta (target schedule). Los datos aparecen apilados uno sobre otro en la misma columna

Variances Muestra las variaciones o diferencias entre la programación del proyecto activo (current schedule) y el proyecto meta (target schedule)

Global data Muestra las fechas de comienzo de proyecto y subproyecto (SD), la fecha de control (DD) o de término del proyecto (FD). Estas opciones pueden usarse para crear fórmulas con la opción de aritmética

Una vez seleccionados los datos contenidos en el informe, es posible ajustar el ancho y la alineación de la columna, definir el número de decimales y personalizar otras características de la columna. La tabla siguiente describe los campos usados para definir el formato de las columnas del informe:

Campo Descripción

Line 1/2/3

title

Permite modificar el título de cada línea. P3 utiliza un título estándar para cada ítem de datos

Field width P3 establece el ancho de la columna en un valor suficiente para desplegar el dato contenido. Es posible modificar el número de caracteres del ancho de campo

Decimal Controla el número de decimales para los valores numéricos del informeAlign Determina si los datos de la columna están centrados (centered) o alineados verticalmente a

izquierda (left) o derecha (right)Wrap Controla si un texto descriptivo continúa en las líneas siguientes por falta de espacio. Acepta los

valores Yes o No

Total Muestra un total al final de cada columna. Es aplicable a columnas con datos numéricos. Acepta los valores Yes o No

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Es posible insertar (+) y borrar columnas (-). Es posible insertar una columna en blanco digitando BLNK.

b) Es posible crear ítems de datos propios utilizando “variables temporales”. Las variables temporales (temporary variables) son ítems de datos definidos por el usuario que contienen información resultante de un cálculo aritmético producido en la opción de aritmética. Estas variables se identifican con el signo & (ampersand) seguido de 1 a 3 caracteres. Los datos así obtenidos son impresos en el informe pero no quedan grabados en la base de datos del proyecto.

Las columnas con variables temporales pueden ser personalizadas de igual forma que el resto de las columnas. Es posible mostrar totales para variables temporales en lugar de imprimir un total de todos los valores presentes en la columna. Para ello se escoge la opción YES para la totalización en la columna y la variable temporal se identifica con 2 signos & en lugar de uno.

La opción de formato permite definir el ancho del informe, el formato de fechas, la agrupación y el resumen de datos, imprimir subtotales, imprimir notas o comentarios y ordenar actividades.

c) Los campos Skip page on y Skip line on permiten agrupar actividades por código de actividad, código de identificación de actividad, códigos combinados, recursos, cuentas de costos y categorías de cuentas de costos. Agrupar permite organizar el informe para enfocarlo a determinadas personas. Para obtener un subtotal para cada grupo se debe activar la opción Subtotal. Cada vez que cambia el valor dentro de una clasificación, comienza un nuevo grupo de datos en la línea o en la página siguiente, de acuerdo a lo seleccionado. Cuando se agrupa por recursos, cuenta de costos o categoría de costos, P3 imprime el título y la cuenta o categoría de costos, o el nombre y el título del recurso. Si se agrupa por recursos, P3 incluye cada actividad que usa el recurso en el respectivo grupo. En el informe se incluye todos los recursos, a menos que se utilice la opción de selección de recursos.

d) El campo Subtotal on permite agrupar y subtotalizar actividades por código de identificación o de actividad, códigos combinados, recursos, cuentas de costos o categorías de costos.

e) La ventana Activity Resource/Cost Data permite seleccionar entre un informe detallado (Detail) o uno resumido (Summarize). Si se escoge un informe detallado, se obtienen las cantidades y costos para cada recurso, junto con su costo presupuestado. Un informe resumido produce una totalización a nivel de actividad para cada dato de cantidad o costos del informe. Si se define los recursos o cuentas de costos como una columna, éstos datos aparecen solamente si son aplicables a todas las actividades presentes en el resumen. De lo contrario, el informe utiliza un * (asterisco).

Para obtener subtotales para cada actividad en un informe detallado con información de recursos y costos se debe activar la opción Subtotal each activity. Para los ítems de datos que no pueden ser resumidos se imprime un * (asterisco) la respectiva columna. Si existe un único valor para todos los ítems en el grupo, P3 imprime ese valor. De lo contrario, el informe utiliza un * (asterisco).

f) Es posible definir hasta 3 líneas de título para cada columna (Number of lines in the column title) del informe. Para unir los títulos en una sola línea se debe ingresar un signo \ (back slash) antes del texto de las líneas 2 ó 3 (debe tenerse cuidado con el ancho de la columna respectiva).

g) La opción Skip a line after each row permite dejar una línea en blanco entre cada línea, mejorando la presentación y legibilidad del informe.

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h) Mediante los campos Starting LOG record for ... y Ending LOG record for ... es posible imprimir hasta 99 registros de notas y comentarios. Es necesario reservar una columna para este ítem. Para ello se agrega una columna (en el cuadro de diálogo de contenido) y se escoge MEM como ítem de datos. Es posible definir la continuidad del texto a imprimir (text wrapping). Se imprime solamente las notas que no hayan sido definidas como reservadas u ocultas en las respectivas actividades en el formulario de notas (Log form).

i) El campo Summarize on resume los datos por código de actividad, código identificador de actividad, códigos combinados, recursos, cuentas de costos o categoría de costos. Para cada valor de código, recurso o cuenta de costos, P3 resume la información del informe según las columnas que hayan sido seleccionadas. El resumen se efectúa de igual modo que en los informes matriciales.

j) El campo Calendar type permite seleccionar el formato de fechas del informe. Las fechas a utilizar pueden provenir de calendarios, períodos laborables, ordinales o fechas de fabricación.

k) El campo Report width permite controlar el ancho de página del informe. Si el ancho del informe es igual o menor que el ancho seleccionado, P3 imprime todas las columnas en una página horizontal. Si el ancho es mayor que el seleccionado, las columnas continúan en la línea siguiente. Si se escoge Auto P3 imprime el informe utilizando el ancho correspondiente a las columnas propias del informe (este dato se entrega en la opción de contenido).

La opción de encabezamiento permite personalizar los títulos del informe. La ventana Headings puede contener hasta 6 líneas de texto y otros datos del proyecto tales como su nombre, número o versión, fechas de comienzo, control y término. Es posible definir la ubicación de estos datos (Header) señalando la fila de posicionamiento (Row) y la alineación (Align). La siguiente table describe las opciones para el encabezamiento:


Header Las 6 primeras líneas definen el encabezamiento del informe. P3 incorpora los restantes datos (nombre y verisón del proyecto, etc.) si éstos han sido definidos

Row Señala la ubicación de la fila en el informeAlign Señala el tipo de alineación del encabezamiento. Este puede ser centrado (centered), a la izquierda (left) o

a la derecha (right). Es posible definir la columna de inicio de cada fila ingresando un número de columna. Si se define varias líneas de texto en una misma fila debe asegurarse que el texto no se sobreponga con otro

La opción de aritmética permite definir cálculos para obtener datos propios. Estos datos no se incorporan a la base de datos del proyecto (para ello debe emplearse el comando Calculate, Global Change). Esta opción permite definir hasta 20 conjuntos de sentencias lógicas If:Then:Else (la ventana despliega solamente 4 conjuntos).

La tabla siguiente describe cada columna para la definición de las sentencias lógicas:


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Item Describe el ítem de datos principal en la expresión lógica. P3 muestra una extensa lista de ítems de datos seleccionables. El botón derecho del mouse permite desplegar las clasificaciones disponibles

Code Permite establecer un criterio lógico. Se puede utilizar EQ (igual a), EN (desigual), GT (mayor que), LT (menor que), CN (texto contenido en la cadena de caracteres), SN (texto no contenido en la cadena de caracteres)

Item/Value Identifica el valor del ítem de datos ingresado en la columna Item. El botón derecho del mouse muestra los valores disponibles para le ítem de datos

Op (operator) Realiza el cálculo aritmético empleando alguno de los siguientes operadores: * (multiplicación), + (suma, / (división), - (resta), & (encadenamiento de texto)

Item/Value Identifica el ítem de datos o el valor usado por P3 para efectuar el cálculo aritmético o el encadenamiemnto de texto. Las opciones válidas corresponden a las de la columna Item/Value anterior

La sentencia If: define la condición bajo la cual ciertos eventos deberán ocurrir. La sentencia Then: da inicio a la acciónque desea ejecutarse. En esta sentencia es posible emplear una variable temporal. La condición Else: establece la acción que debe realizarse si la condición de la sentencia If: no se cumple. A continuación se señalan algunas reglas generales aplicables a las sentencias If:Then:Else:

a) Si se define una sentencia If:, deberá definirse una sentencia Then:. Las sentencias If: son opcionales, pero deberá definirse al menos una sentencia Then:

b) Es posible crea una sentencia Then: sin necesidad de definir una sentencia If:. P3 aplica la operación a todas las actividades.

c) No es posible crear una sentencia Else: en forma aislada.

d) Es posible emplear espacios en blanco en las columnas Data Item o Value. El espacio en blanco se define entre comillas.

e) A la izquierda de una sentencia Else: no puede ingresarse un ítem de datos de actividades si a la derecha de una sentencia If: se ha ingresado un ítem de datos de recursos.

f) El conjunto máximo de sentencias lógicas es 20.

La tabla siguiente describe los cálculos válidos y los resultados obtenidos con los operadores definidos:

Operador Cálculo

Addition Entero + Entero = EnteroEntero + Fecha = Fecha

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Subtraction

Si se restan dos fechas, el resultado es la diferencia de períodos laborables. Si no hay calendario definido, se aplica un calendario contínuo de 7 días y 24 horas/día

Fecha - Fecha = EnteroEntero - Entero = EnteroFecha - Entero = Fecha

Multiplication/

Division

Entero * Entero = EnteroEntero / Entero = Entero

Concatenation

Se emplea el símbolo & como un operador para encadenar o juntar caracteres o texto en una cadena de caracteres

Item/Value & Item/Value

A continuación se señalan algunas reglas generales aplicables al encadenamiento de caracteres:

a) P3 no elimina los caracteres en blanco. Para ello debe emplearse una función especial.

b) P3 no elimina los caracteres en blanco ingresados en cadenas de caracteres. El espacio en blanco se define entre comillas.

c) P3 no elimina los caracteres en blanco de las variables temporales definidas como funciones o cadenas de caracteres.

d) P3 nunca elimina los caracteres en blanco iniciales durante el proceso de encadenamiento. Para ello debe emplearse una función especial.

7.4.12.1. Funciones especiales

P3 proporciona algunas funciones especiales que permiten operar con datos de tipo texto (cadenas de caracteres) o de tipo fecha. La siguiente tabla describe estas funciones:

Función Objetivo

RIGHT(item,x) Extrae x caracteres, comenzando por el último caracter LEFT(item,x) Extrae x caracteres, comenzando por el primer caracter

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RTRIM(x)

right trim

Elimina los espacios en blanco al final de la cadena de caracteres

LTRIM(x)

left trim

Elimina los espacios en blanco al inicio de la cadena de caracteres

SUBSTR(item,x,y) Extrae y caracteres, comenzando por la posición x de la cadena de caracteresDAY(date) Entrega el día de la semana correspondiente a la fecha dada, abreviado con 3 caracteres

MON, TUE, etc.)DATE() Entrega la fecha actual del sistemaSTDATE(date) Convierte una fecha en una cadena de caracteres, empleando el formato DDMMMYYTTL(item) Asigna título a una actividad de acuerdo al valor del item especificado. Los formatos válidos

son:TTL (ACC) cuenta de costos de 11 caracteresTTL (ACX) cuenta de costos de 12 caracteresTTL (CAT)TTL (RES)TTL (code)

La opción de selección de recursos permite limitar los recursos o cuentas de costos incluidos en las columnas del informe. Esta opción permite seleccionar y limitar las actividades en informes agrupados por recurso, cuenta de costos o categorías de costos.

Para informes organizados por actividad se emplea la opción de selección de actividades.

Para informes organizados por actividad P3 imprime todos los recursos para cada actividad del informe. En cambio, para informes organizados por recursos (o costos), P3 imprime solamente aquellas actividades que tienen asignados los recursos considerados en el informe.

7.4.13. Informes gráficos Temporales

P3 proporciona herramientas para producir cartas gráficas y diagramas lógicos temporales similares a los desplegados en pantalla. Los informes gráficos temporales (Timescale Graphics) permiten personalizar este tipo de presentaciones gráficas. Las opciones y características no descritas en esta sección se trabajan igual que en el caso de despliegue gráfico en pantalla. Aunque la mayoría de las opciones de los gráficos temporales son similares a las de despliegue de cartas gráficas, los correspondientes cuadros de diálogo pueden diferir entre ambas opciones.

7.4.13.1. Creación de una tabla de actividades multilínea

La tabla de actividades de la carta gráfica desplegada en pantalla muestra solamente una actividad por fila. Es posible crear una tabla de actividades capaz de mostrar hasta 6 líneas para visualizar una carta gráfica que apila tales actividades. Esta opción se define en la ventana Specifications. El número de secuencia (Seq #) establece el orden de aparición de los datos en las líneas de la tabla de actividad (Tabular Activity Data). Es posible definir la longitud del identificador y del título de la actividad.

7.4.13.2. Despliegue de datos de recursos y costos

Para ver datos detallados de recursos y costos en la tabla de actividades de la carta gráfica es posible definir los recursos (ventana Resource) y las cuentas de costos (ventana Cost account). De lo contrario, P3 resume los datos de recursos y costos para todos los recursos asignados a la actividad. Es posible definir el número de decimales (decimals) a considerar en los datos y un factor de escala (Divide by) para facilitar el manejo de cifras altas.

7.4.13.3. Despliegue de límites de barras gráficas

Para cartas gráficas es posible personalizar la forma y el color de los límites (endpoints) de las barras gráficas. En los

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gráficos impresos estos límites tienen forma definida (triángulo en el punto inicial y triángulo invertido en el punto final) y pueden imprimirse u ocultarse (opción Start/finish triangles de la ventana Bar data en la opción de contenido). Los límites no aparecen en hitos (milestones), conjunto de actividades (flags), barras resumidas o para barras de programación original (target schedule).

7.4.13.4. Combinación de cartas gráficas con gráficos de recursos y costos

Es posible desplegar un gráfico sobre una carta gráfica de barras mediante las opciones Overlay y Squeeze. La opción de sobreposición (Overlay resource/cost graphic RC -) permite colocar un gráficos sobre toda el área de la carta gráfica, aprovechando la escala de tiempo de ésta. La opción de compartir (Squeeze resource/cost graphic RC -) coloca el gráfico bajo el área de la carta gráfica.

Si la carta gráfica incluye una tabla de actividades, P3 ajusta el tamaño del gráfico para dejar espacio a la ubicación de valores en el eje Y. P3 siempre omite el cuadro de títulos y las líneas de reticulado (sight lines) del gráfico, y mantiene las líneas de reticulado de la gráfica de barras. El cuadro de revisión ( revision block) de la carta gráfica es reemplazado con la leyenda del gráfico. Si en el gráfico se muestran barras apiladas, el espacio para la leyenda puede hacerse insuficiente para describir todos los recursos (para hojas de formato pequeño la leyenda permite detallar hasta 6 recursos).

La escala de tiempo del gráfico utiliza las fechas de inicio y final de la carta gráfica. Sin embargo, los intervalos de tiempo de ambas escalas pueden ser diferentes. Es conveniente ajustar ambos intervalos empleando la opción Date. La orientación del gráfico siempre coincide con la orientación (impresión vertical u horizontal) definida para la carta gráfica.

7.4.13.5. Líneas de relaciones lógicas

Para diagramas lógicos temporales es posible definir la impresión de líneas de relaciones lógicas mediante el campo Relationships Draw de opción de contenido. Es posible seleccionar para despliegue todas las relaciones lógicas (all), ninguna (No) o solamente las relaciones controladas (driving relationships). Una “relación controlada” ocurre cuando una actividad controla las fechas programadas próximas de sus sucesoras. Los formularios de actividades predecesoras y sucesoras indican las relacionadas controladas mediante un * (asterisco) en la columna del relaciones lógicas ( Rel column). P3 dibuja las líneas de relaciones lógicas de igual forma que en la carta gráfica. Si las actividades están muy cercanas, las líneas pueden aparecer en un lugar diferente de la barra gráfica de actividad.

7.4.13.6. Conectores

Es posible emplear conectores para reemplazar actividades en los diagramas lógicos temporales. Debido a la escala temporal utilizada, algunas actividades predecesoras o sucesoras pueden no aparecer en el diagrama. Así, algunas actividades aparecerán con relaciones lógicas perdidas. Al seleccionar Connectors to excluded activities de la opción de contenido P3 imprime un conector para las actividades excluídas del diagrama. Este conector es un octógono alargado, rotulado con el identificador de actividad y una descricpción parcial de ésta. Dentro del conector P3 imprime el número de la hoja donde se encuentra la actividad excluída.

7.4.13.7. Escalas de tiempo

Además de la escala temporal estándar (de calendario), es posible utilizar gráficos con escala temporal con fechas ordinales, semanas de fabricación o años fiscales seleccionándola en el campo Display de la opción de fecha. Los diferentes formatos se describen en la tabla siguiente:

Formato Descripción

Calendar dates Muestra días, semanas, meses y años, dependiendo de la unidad de tiempo y el espacio disponible

Ordinal Muestra un número secuencial para cada unidad de tiempo definida en la carta gráfica. El botón derecho del mouse permite seleccionar una unidad de tiempo (horas, días, semanas, meses o años) igual o mayor que la unidad de planificación del proyecto

Manufacturing Despliega un número para cada semana en forma consecutiva, comenzando en eneroFiscal Years Es posible definir un año fiscal para un formato de calendario y para la escala de tiempo de

semanas de fabricación. Debe activarse la opción Show fiscal years y seleccionar un mes de

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comienzo en el campo Start month

Al definir un gráfico temporal, P3 utiliza una escala temporal con formato de calendario por defecto. La unidad de tiempo de la escala (días, semanas y meses) está determinada por el espacio horizontal disponible de acuerdo a las fechas de inicio y fin de la escala de tiempo. El espacio horizontal está determinado por el número de hojas horizontales, el tamaño de la tabla de actividades y el tamaño de la letra en la escala temporal.

Si hay suficiente espacio disponible, la escala temporal puede mostrar una combinación de hasta 3 unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses y años).

Es posible controlar la presentación de las unidades de la escala temporal modificando las fechas de inicio y fin, el tamaño de la tabla de actividades (para cartas con gráficas de barras) y el número de hojas horizontales. Otra alternativa consiste en utilizar el campo Minimum time interval para definir la unidad mínima a utilizar en la escala temporal. Esta opción está en blanco para permitir la mejor combinación posible de acuerdo al espacio disponible. Es aconsejable visualizar el gráfico a imprimir y luego definir la unidad mínima, si es necesario. Para ocultar una unidad de tiempo es preciso seleccionar una unidad mayor.

7.4.13.8. Fechas calendario

Para los diagramas lógicos temporales es posible desplegar las fechas en las barras gráficas activando la opción Display calendar dates on bars. P3 muestra las fechas de comienzo y término de la actividad usando un formato DDMMM.

Las fechas aparecen sobre o dentro de la barra, dependiendo de los datos mostrados. Si se muestra el identificador de actividad, la duración restante o la holgura total (según se haya definido en la opción de contenido) las fechas aparecen dentro de la barra. Si estos datos están ocultos, las fechas aparecen sobre la barra. Si la barra de actividad es muy corta o la relación lógica es del tipo fin-fin las fechas mostradas pueden presentarse abreviadas o en ángulo (si el espacio es insuficiente, el mes es truncado para las fechas al interior de la barra).

Si se muestra el progreso o avance de cada actividad, las fechas al interior de la barra serán sobrepuestas. Para mostrar las fechas de hitos (milestones), un conjunto de actividades (flags) o actividades con duración cero, es preciso ocultar el identificador de actividad, la duración restante y la holgura total, de modo que P3 muestre las fechas respectivas (de otro modo, no cabrían dentro del respectivo símbolo).

7.4.13.9. Saltos de página

Es posible crear saltos de página utilizando el campo Start new page on de la opción de formato. P3 comienza una nueva página cada vez que cambia el código de actividad seleccionado, e imprime el título del código al comienzo de cada hoja. La opción Size permite definir el tamaño de letra para el título.

7.4.13.10. Conexión de barras individuales

Al igual que en la carta gráfica, es posible resumir las actividades de un gráfico de barras. P3 entrega iguales opciones de despliegue para barras individuales o resumidas. En el gráfico de barras es posible conectar las barras de actividades (Connect bars with) con 1 ó 2 líneas, empleando la opción de formato.

7.4.13.11. Ubicación de barras de actividad

La carta gráfica siempre muestra una actividad por fila. En un diagrama lógico temporal es posible producir un diagrama más compacto ubicando actividades relacionadas en forma contínua en una misma fila. Para ello se utiliza la opción End-to-end en el campo Placement de la opción de formato. Debido a que las actividades aparecen juntas, P3 puede truncar la descripción de la actividad. De acuerdo al espacio disponible, P3 puede disminuir el tamaño del identificador de actividad, ubicarlo en ángulo o suprimirlo.

Si se utiliza la ubicación estándar, P3 aplica el ordenamiento jerárquico de actividades. Las actividades que no están situadas en forma contínua aparecen lo más cerca posible para ahorrar espacio. P3 ubica una actividad en la misma fila de su predecesor solamente si hay espacio suficiente considerando la longitud de la barra, el texto y las líneas de relaciones.

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Con una ubicación contínua, P3 ubica las actividades por sus relaciones controladas. Es posible ubicar las actividades según un código de actividad. La opción Skip description if ... permite suprimir la descripción si el espacio disponible es insuficiente para imprimir un número mínimo de caracteres (... characters appear). La opción Break chain if ... permite separar de la ubicación contínua cualquier actividad en la cual no se pueda desplegar un número mínimo de caracteres. Es decir, P3 ubica esta actividad en una línea independiente para poder imprimir su descripción.

7.4.13.12. Ubicación de actividades

En un diagrama lógico temporal es posible ubicar las actividades en una fila ú hoja determinada. La opción Custom placement permite crear un archivo que contiene una lista de actividades y su hoja y número de línea asociado. Esta opción se sobrepone a las agrupaciones, saltos de página y ubicación contínua de actividades, y ubica una actividad por fila. Por defecto P3 utiliza el archivo LAYOUT.TSL. Con esta opción P3 no modifica el texto de las barras de actividades. Si un título se despliega en 2 líneas, este formato seguirá empleándose aún cuando -al reubicar la actividad- exista espacio suficiente para ubicar el texto en 1 línea.

7.4.13.13. Ubicación de títulos

Al agrupar actividades por código de actividad, es posible ubicar el título del grupo sobre y hacia la izquierda del grupo de actividades o en la tabla de actividades. La opción se define en el campo Group titles in de la opción de formato. P3 trunca el título si éste no cabe en la tabla de actividades.

7.4.13.14. Orientación de la impresión

El campo Orientation de la opción de formato permite seleccionar la orientación de la impresión en formato portarretrato (Portrait) o apaisado (Landscape). En la orientación portarretrato (la vertical es mayor que la horizontal) se dispone de mayor espacio para las actividades, pero menor espacio para las barras de actividades y la escala temporal. En la orientación apaisada (la horizontal es mayor que la vertical) se dispone de mayor espacio para las barras de actividades y la escala temporal. Por defecto P3 utiliza esta orientación.

7.4.13.15. Selección de colores

La opción de lapicera (Pen option) permite personalizar el color de algunos elementos gráficos. Si se está empleando un graficador (plotter) de varias lapiceras o una impresora a color es posible definir diversos colores (el número 1 corresponde a Negro; el número 2 es Rojo; el número 3 es Azul). Si se dispone de un graficador de 1 lapicera, P3 solicitará el cambio de lapicera durante la impresión. Para ocultar un ítem (no imprimirlo) se selecciona el número 0.

La ventana Elements de esta opción despliega los siguientes ítems:

a) Critical highlighting

P3 colorea el vértice interior de una barra de actividad crítica con el color de la lapicera definida (Pen Number). Es posible colorear la barra completa (Fill Bar) aplicando la opción deseada (se despliega con el botón derecho del mouse).

b) Progress highlighting

Si se muestra el progreso basado en el estado de la actividad, es posible seleccionar una lapicera para colorear la barra de progreso. El progreso se puede mostrar coloreando la barra completa o solamente el centro. Estas opciones se despliegan con el botón derecho del mouse.

c) Bar outlines/Texts on bar

El texto de una barra de actividad incluye el identificador de actividad y el título para actividades no críticas. Es conveniente seleccionar un color diferente para las notas y comentarios.

d) Late date bars/Targe bars/Current finish indicators

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Las barras de fechas tardías aparecen como barras sombreadas, donde tanto las barras de fechas próximas como tardías aparecen en la misma gráfica. Ocultando la barra de fechas próximas la barra de fechas tardías aparecerá en un diseño sólido. Las barras originales (target bars) aparecen como un diseño sólido bajo la barras de actividades cuando se imprime las programaciones original y actual. Si se imprime solamente la programación original ( target schedule), también aparece la fecha de término de la actividad. El indicador de término actual es señalado por un triángulo invertido.

e) Activity logs/Background/data date/Activity code titles

Es posible definir la lapicera para las notas de actividades, datos de fondo, la línea de la fecha de control y los títulos de códigos. Los datos de fondo (Background) corresponden a la columna de datos de actividad, el cuadro de título, leyenda, bordes, escala de tiempo, línea de fecha de control y líneas de reticulado. Los títulos de códigos aparecen automáticamente si se agrupa, resume o salta de página por código de actividad.

7.4.13.16. Resaltando por código de actividad

Los gráficos temporales permiten resaltar por código de actividad para enfatizar grupos de actividades específicos. Es posible emplear diferentes colores y patrones para distinguir las actividades por responsabilidad, fase ú otro código de actividad previamente definido. En el campo Highlight activities for code se puede definir un código de actividad para resaltar. La ventana de la derecha (Code values) permite seleccionar un valor para el código (Value), el número de lapicera (Pen Number) y un patrón gráfico (Pattern). Los respectivos valores de código, su color y diseño se muestran en la leyenda del gráfico. Es posible combinar las actividades resaltadas por medio de la agrupación o salto de página.

7.4.13.17. Tamaño de los elementos gráficos

La opción de tamaño permite ajustar el tamaño del texto usado en los gráficos temporales. Es posible definir un tamaño (Point Size) de 3 a 60 puntos. El cuadro de título no puede exceder de 40 puntos.

7.4.13.18. Separación de filas

La celda Row Separation de la opción de tamaño permite ajustar el espacio existente entre filas de actividades. Este espacio afecta el número de líneas de relaciones horizontales que pueden ser ubicadas entre filas de actividades. Este espaciamiento puede definirse entre 5 y 200 puntos. Un número bajo define la creación de un diagrama compacto.

7.4.13.19. Salto de filas

El campo Margin at top (# of rows) de la opción diagramación permite definir el número de filas a dejar en la parte superior de la hoja para crear un margen. El campo Activity row separation permite definir la cantidad de filas a dejar entre las barras de actividades. El salto de filas permite mejorar la presentación de cartas gráficas resumidas o en aquellas gráficas donde las columnas de la tabla de actividades están repartidas a través de una línea.

7.4.13.20. Limitación de cruces de líneas de bordes

Para diagramas lógicos temporales con múltiples hojas verticales u horizontales existen muchos cruces de líneas de relaciones con líneas de bordes. Esto es, P3 imprime las líneas de relaciones hasta el borde de la página y la continúa a partir del borde de la página siguiente. Es posible definir el número máximo de bordes que pueden ser cruzados en el campo Maximum page borders to cross de la opción de diagramación. Si se excede el límite impuesto, P3 utiliza conectores para las relaciones lógicas. Si no se desea imponer un límite, debe ingresarse un valor de 99.

7.4.13.21. Identificación del progreso

El progreso puede ser visualizado a partir del porcentaje completado o de la duración restante de una actividad. El campo Base progress on de la opción de diagramación permite definir la base de cálculo. El progreso de uan actividad se muestra resaltando la barra de la actividad o desplegando una línea horizontal doble a través de la misma. Es posible definir la lapicera a utilizar para graficar el progreso (también puede ser ocultado).

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Si se escoge la duración restante como base de cálculo, la barra de progreso se extiende entre la fecha real de comienzo hasta el punto en el cual está programado continuar el trabajo de la actividad. Al utilizar el porcentaje completado como base, la longitud de la barra de progreso es igual a la proporción del porcentaje completado sobre la longitud total de la barra (incluyendo los períodos no laborables). Es decir, el comienzo de la duración restante no coincide necesariamente con el punto de término del porcentaje completado. Este método se utiliza cunado es importante destacar la cantidad de trabajo realizado por sobre la duración restante.

La opción Visible percent complete permite visualizar el progreso basado en la longitud visible de la barra de actividades. La opción Entire percent complete muestra el progreso respecto de la longitud real de la barra de actividades, aún cuando ésta no esté completamente visible.

7.4.13.22. Resaltando las relaciones controladas

Cuando las actividades críticas están basadas en la holgura total, es posible resaltar solamente las relaciones controladas (driving relationships) entre las actividades críticas, utilizando la opción Highlight only driving relationships. La lapicera para el color a utilizar se define en el respectivo cuadro de opciones. Si no se activa esta opción, son resaltadas todas las relaciones lógicas existentes entre actividades críticas.

7.4.13.23. Muestra de la inactividad

Mediante la ventana Necking de la opción de diagramación es posible crear angostamientos (cuellos) en las barras de actividades para los períodos de inactividad de las actividades resumidas. P3 considera todos los períodos de inactividad (períodos no laborables, festivos, excepciones, suspensiones y fines de semana) definidos en el calendario del proyecto. Es posible definir la expansión de la barra de actividad (sin angostamiento) para festivos (holidays), fines de semana (weekends) o ambos. Si se está creando una carta gráfica con barras resumidas, es preciso definir el calendario a utilizar para las actividades resumidas mediante el campo For summary bar, use calendar.

7.4.13.24. Selección de hojas

Los campos Begin on sheet y End on sheet de la opción de diagramación permiten seleccionar las hojas a imprimir. Las páginas son identificadas por un número de fila y una letra de columna. Al preparar la impresión del gráfico, P3 despliega varios mensajes para señalar el tamaño del gráfico, y solicita confirmar la continuación del trabajo (éste puede ser cancelado para ajustar el número total de páginas a imprimir). Con la opción Confirm preparation activada el programa realizará la consulta señalada.

7.4.14. Informes gráficos Lógicos

Los informes gráficos de lógica (Pure Logic Diagram) muestran la relación lógica secuencial entre las actividades de un proyecto sin considerar la escala de tiempo. Este tipo de diagramas es conocido como “malla de actividades”. El diagrama comienza con la primera actividad sin predecesoras y finaliza con la última actividad sin sucesoras.

En las secciones siguientes se indican las diversas opciones usadas para personalizar un informe gráfico de lógica.

7.4.14.1. Detalle de actividades

En estos informes gráficos las actividades son representadas por un rectángulo, el cual contiene el identificador de la actividad, entre otros datos. Cada rectánguilo de actividad puede mostrar el título de la actividad, las duraciones original y restante, las fechas próxima de comienzo y de término, las fechas tardía de comienzo y de término, la holgura total, el identificador del calendario y el porcentaje completado. Estos datos pueden ser seleccionados en la ventana Data to be displayed de la opción de contenido.

7.4.14.2. Códigos de actividad

Cada rectángulo de actividad puede mostrar hasta 3 códigos de actividad los cuales se seleccionan en la ventana Activity codes to display de la opción de contenido.

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7.4.14.3. Ubicación del cuadro de título

El cuadro de título puede ser impreso en forma vertical u horizontal, según se defina en el campo Title block placement. Los informes gráficos lógicos son impresos en forma contínua, por lo cual el título se ubica solo en una hoja. Es posible definir hasta 3 líneas de título. Es recomendable activar la opción Display project and filename para una mejor identificación del informe gráfico impreso.

7.4.14.4. Agrupación de actividades

Es posible agrupar actividades mediante el campo Group by de la opción de formato, lo cual permite centrar la atención en actividades específicas, de acuerdo al código escogido. Las actividades pertenecientes a cada grupo aparecen juntas en forma horizontal (es posible utilizar códigos combinados o alias).

El título del código aparece al comienzo de cada grupo cerca del margen izquierdo de la hoja. Es posible activar la opción Minimize relationship crossings among groups para optimizar la ubicación de los grupos y reducir el número de líneas de relaciones que se cruzan entre ellos. Con esta opción desactivada, los grupos son ubicados en secuencia alfanumérica por su valor de código, a menos que se define una secuencia para los códigos en el cuadro de diálogo de diccionario de códigos de actividad. Para imprimir los títulos de los códigos en todas las hojas horizontales siguientes se debe activar la opción Display code titles on all horizontal pages.

7.4.14.5. Tamaño del texto

Es posible definir el tamaño de cada elemento mediante la opción de tamaño, ingresando un valor entre 3 y 60 puntos. El cuadro de título no puede exceder de 40 puntos. Los ítems modificables son:

a) Texto

Determina el tamaño del texto (text) en los rectángulos de actividades.

b) Cuadro de título

Selecciona el tamaño del texto ubicado al centro del cuadro de título ( title block). Es recomendable escoger de 10 a 12 puntos. P3 ajusta el tamaño del cuadro si éste ha sido definido muy pequeño o muy grande para ser impreso adecuadamente.

c) Títulos de códigos

Determina el tamaño de los títulos de códigos (activity code titles) que aparecen sobre cada grupo de actividades si se efectúa una grupación por códigos de actividad.

d) Tipos de relaciones lógicas

Determina el tamaño de la información respecto del tipo de relación (relationship type) y el retraso (lag), la que es desplegada cerca las líneas de relaciones del diagrama.

7.4.14.6. Distancia entre actividades

Los campos de separación horizontal (Horizontal activity separation) y separación vertical (Vertical activity separation) de la opción de tamaño permiten definir la distancia (en puntos) entre las actividades. La distancia real estará determinada por el tamaño de la hoja escogido en el cuadro de diálogo de impresión, el tamaño del texto y el número de ítems de datos seleccionado para incluir en el rectángulo de la actividad. Para llenar la página con el mayor número de actividades posible -de acuerdo al tamaño de la página empleada- se debe ingresar el valor 999 en el campo de separación vertical.

7.4.15. Informes gráficos de Recursos y Costos

Los informes gráficos de recursos y costos (Resource/Cost Graphics) son similares a los gráficos de recursos y costos que

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pueden presentarse en pantalla para las cartas gráficas. Sin embargo, existen algunas opciones que están disponibles para los informes gráficos solamente. Por ejemplo, estos informes gráficos pueden desplegar un valor de uso o de costo sobre las barras de un histograma, reflejar porcentajes sobre una programación particular y desplegar diferentes curvas en una misma hoja.

En las secciones siguientes se indican las diversas opciones usadas para personalizar un informe gráfico recursos y costos.

7.4.15.1. Programaciones diferentes

Con la ventana Schedule de la opción de contenido es posible establecer una comparación entre el proyecto actual (Current) y 1 ó 2 proyectos originales (Target 1 y Target 2). Este método de comparación permite visualizar los avances del proyecto desde su comienzo (registrado en Target 1) y desde la última actualización (registrado en Target 2).

7.4.15.2. Fechas programadas próximas y tardías

Los informes gráficos de recursos y costos pueden emplear las fechas programadas próximas (Early), las fechas tardías (Late) o ambas (Both). Al emplear histogramas de barra con un solo conjunto de fechas, P3 dibuja una barra por período de tiempo. Si se usan ambas fechas, P3 dibujará 2 barras por período de tiempo. De igual modo, si ha escogido la opción de graficar curvas, P3 podrá dibujar 1 ó 2 curvas, según lo seleccionado para las fechas de programación. Es posible definir los colores, patrones y/o tipos de líneas para distinguir entre ambos tipos de fechas.

7.4.15.3. Curvas acumulativas

Para curvas acumulativas es posible mostrar el porcentaje de los recursos utilizados o gastados -en base a los valores actuales u originales- en lugar de graficar una cantidad en cifras o un gasto en unidades monetarias. La ventana Cumulative de la opción de contenido permite mostrar el porcentaje -en el eje Y- (Display % on Y axis) basado en la selección ingresada en el campo Base % on (éstas pueden ser las fechas próximas actuales, fechas tardías actuales o fechas originales). Si el porcentaje está basado en una fecha tardía, deberá escogerse la opción de despliegue de fechas tardías.

La opción Display labels permite mostrar u ocultar las etiquetas de las curvas acumulativas. P3 utiliza las etiquetas EARLY y LATE para identificar las curvas de fechas próxima y tardía, respectivamente. Para definir una etiqueta para las curvas correspondientes a las fechas originales (target curves) se debe utilizar la opción de lapicera (también es posible modificar las etiquetas predefinidas).

7.4.15.4. Valores en las barras del histograma

Es posible desplegar el valor del uso de recursos o costos sobre las barras del histograma activando la opción Display data values en la ventana de contenido. Estos valores aparecen arriba de la barra para cada período de tiempo. Es preciso especificar la cantidad de decimales en el campo Decimal places (puede escogerse 0, 1 ó 2).

7.4.15.5. Rotulación de la escala temporal

La forma de definición de la escala temporal es igual que en las cartas gráficas. Adicionalmente, el campo Title each de la opción de fechas permite seleccionar la unidad de tiempo empleada para rotular el eje X. El intervalo de tiempo escogido para rotular afectará la presentación de la escala de tiempo. Si se escoge un intervalo muy pequeño, la fecha para cada unidad de tiempo puede hacerse ilegible.

7.4.15.6. Líneas de reticulado

Las líneas de reticulado (sight lines) vertical y horizontal ayudan a visualizar en mejor forma la posición relativa de las curvas respecto de la escala de tiempo en el eje X y respecto de los valores del eje Y. Las líneas principales ( major sight lines) aparecen como líneas sólidas, las líneas secundarias (minor sight lines) aparecen como líneas sólidas, sonmbreadas o punteadas. El diseño de las líneas puede definirse utilizando el comando Reports, Graphic, Options.

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Para definir los intervalos verticales (unidades de tiempo en el eje X) y horizontales (valores de cantidad o costos en el eje Y) se emplean las opciones respectivas en la ventana Sight Lines de la opción de formato. Para suprimir las líneas de reticulado se ingresa un 0 en el campo Interval o Scale values, según se requiera. P3 ubica las líneas secundarias entre las líneas primarias, permitiendo un mejor análisis y seguimiento de las barras y/o curvas para intervalos de tiempo pequeños (eje X) o valores pequeños (eje Y).

7.4.15.7. Histogramas resumidos

En lugar de mostrar datos por período de tiempo, los informes gráficos pueden resumir el uso de recursos o costos sobre un período específico de tiempo en una sola barra. La opción Summarize by resource de la ventana Histogram. Por ejemplo, si se muestra el uso de 3 recursos (o costos) en una semana, P3 genera una barra para cada recurso (costo) y muestra el total (total), el valor máximo (peak) o el valor promedio (average) de esa semana. Este formato permite determina los requerimientos generales de un recurso (o costos) para un período de teimpo específico.

7.4.15.8. Histogramas apilados

La opción Stack resources de la ventana Histogram permite apilar las barras de los recursos (o costos) para mostrar los datos en una sola barra, sin que los valores parciales aparezcan combinados. Este formato es útil para visualizar el uso de varios recursos (o costos) en forma individual en un mismo gráfico. Si se escoge mostrar los valores en las barras, los valores indicarán el total, el valor máximo o el valor promedio. Es posible definir una color y un patrón gráfico empleando la opción de selección de recursos para identificar cada recurso o cuenta de costos.

7.4.15.9. Histogramas y Curvas múltiples

Es posible ubicar múltiples histogramas y/o curvas en la misma hoja dividiendo el gráfico en celdas. Por ejemplo, para dividir un gráfico en 4 celdas se deberá definir 2 filas (Rows) y 2 columnas (Columns) en la opción de formato. La opción de selección de recursos (Res Selection) permite definir la los recursos y cuentas de costos para cada celda. Las características definidas para la escala de tiempo, colores de lapiceras y patrones de diseño son aplicadas a todas las celdas.

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7.4.15.10. Selección de colores, líneas y rellenos

La opción de lapicera permite controlar los colores, tipos de líneas y patrones de diseño. La ventana de la opción Pen permite definir diferentes parámetros. La tabla siguiente describe los elementos de la ventana:


Label Permite rotular las curvas del proyecto actual u original (current, target) para las fechas programadas próximas y tardías

Pen Selecciona el color para el elemento gráfico. Un valor 0 oculta el elemento. Si se emplea un graficador de lapiceras múltiples, es posible definir la mayor cantidad de lapiceras que soporte el graficador. Para graficadores de una lapicera, P3 solicita el cambio de lapicera (si se ha escogido diferentes colores)

Line Weight Selecciona el espesor de la línea para curvas acumulativas y para límites de disponibilidad normal y máxima

Line Type Selecciona el tipo de línea para curvas acumulativas y para límites de disponibilidad normal y máxima

Fill Pen Selecciona el color de relleno para barras y zonas sobre los límites de disponibilidad normal y máxima

Fill Pattern Selecciona el patrón de relleno para barras y zonas sobre los límites de disponibilidad normal y máxima

7.4.15.11. Uso eficaz de colores y patrones

Para la obtención de mejores resultados, es aconsejable seguir las siguientes recomendaciones:

a) Definir espesores y tipos de línea diferentes para distinguir entre curvas para fechas próximas y tardías, y para curvas actuales y originales.

b) Para los histogramas, definir un número de color (lapicera) para el contorno de la barra y un número para el color y el patrón de relleno.

c) Para histogramas de recursos, definir un número para el color y el relleno para las zonas sobre los límites de disponibilidad normal y máxima. Esto facilita la identificación de recursos sobreasignados.

d) Definir el número de color y el espesor y tipo de las líneas para los límites de disponibilidad normal y máxima.

7.4.15.12. Límites normal y máximo

Para desplegar las zonas sobre los límites de disponibilidad normal y máxima en los histogramas, y mostrar las líneas de los límites de disponibilidad normal y máxima, se debe cumplir las siguientes condiciones:

a) Los límites de disponibilidad normal y máxima deben estar definidos en el diccionario de recursos.

b) Debe escogerse la visualización de datos de recursos.

c) Debe seleccionarse solamente un recurso por grupo, o un recurso jerarquizado.

d) Para mostrar totales, el intervalo de la escala de tiempo debe ser el mismo de la unidad de planificación del proyecto. P3 puede desplegar límites para valores máximo y promedio en forma independiente del intervalo de tiempo.

e) El factor de escala del campo Divide by de la opción de contenido debe estar en 1.

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f) Las opciones de resumen y apilamiento de la opción de formato deben estar desactivadas.

7.4.15.13. Número de grupo

Cuando se muestran múltiples celdas en un gráfico, se debe usar la opción de selección de recursos para definir la ubicación de cada celda de recurso o cuenta de costos dentro del gráfico. Es posible definir hasta 24 grupos. P3 ubica cada gráfico de acuerdo a su número de grupo (Group #) comenzando desde arriba de izquierda a derecha, en filas sucesivas. Si se define un número de grupos mayor que el número de celdas disponibles, P3 crea páginas adicionales. Es posible ubicar varios recursos y cuentas de costos en una misma celda utilizando ele mismo número de grupo para cada uno.

Esta opción permite crear gráficos de varios recursos y costos con histogramas apilados o resumidos. Si un número de grupo no se define, la celda correspondiente queda en blanco.

7.4.15.14. Selección de colores y patrones

Las columnas Pattern y Pen permiten identificar cada recurso o cuenta de costos en histogramas resumidos o apilados. El botón derecho del mouse despliega los patrones gráficos disponibles. Si no se resume o apila recursos o cuentas de costos, P3 emplea los colores y patrones definidos en la opción de lapicera.

7.4.15.15. Tamaño del texto

La opción de tamaño permite definir el tamaño del texto a utilizar en el gráfico. Es posible ingresar un valor entre 3 y 60 puntos. El cuadro de título no puede exceder de 40 puntos. Es posible definir los siguientes elementos:

a) X Axis and Y Axis Values

Determina el tamaño de los valores en los ejes X (escala de tiempo) e Y (unidades o costos).

b) X Axis and Y Axis Titles

Determina el tamaño de los títulos en los ejes X e Y.

c) Data Value

Determina el tamaño de los valores ubicados sobre las barras del histograma. Controla el tamaño del texto para los rótulos de las curvas acumulativas.

d) Group Title

Determina el tamaño del título de cada grupo.

e) Title block

Determina el tamaño del texto en el medio del cuadro de título. Es recomendable usar entre 10 y 12 puntos. La cantidad de puntos definida determina el tamaño del texto de la leyenda. Si se oculta el cuadro de título, esta opción permite seleccionar el tamaño de la leyenda.

7.4.15.16. Títulos y escala máxima del eje Y

El campo X axis title permite rotular el eje X. El campo Y axis title permite rotular el eje Y. Para gráficos múltiples, la ventana Group titles permite definir un título para cada grupo o celda. P3 imprime el título directamente sobre el gráfico. Si no se ingresa un título, se imprime el título definido en el diccionario de recursos. Para recursos o cuentas de costos combinados es necesario ingresar un título.

P3 gradúa el eje Y de acuerdo al mayor valor de recurso o costo graficado. Si el gráfico contiene varios histogramas de recursos con diferentes valores en el eje Y, la visualización del gráfico es dificultosa (las alturas de las barras son

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diferentes).

Es posible definir un valor máximo para el eje Y (maximum Y-scale value) para un grupo específico mediante la columna Max Y-Scale. Cuando se grafica un histograma y una curva acumulativa, el valor máximo del eje Y se aplica a la escala del histograma. El eje Y puede mostrar valores de hasta 4 dígitos. Si se excede esta cifra, P3 utiliza un factor de escala en la esquina superior izquierda de cada gráfico (decenas, centenas, etc.).

7.4.15.17. Leyendas

P3 despliega una leyenda opcional en el lado izquierdo del cuadro de título, donde muestra los colores, tipos de líneas y patrones gráficos que representan cada curva o barra. Si se usa un histograma apilado, la leyenda aparece sobre el cuadro de título e identifica los colores y patrones gráficos de cada recurso o cuenta de costos. Si no se muestra el cuadro de título, la leyenda aparece bajo la escala temporal.

7.5. COMANDOS UTILITARIOS

Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios, mezclar varios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.

7.5.1. Copia de proyectos.

El realizar copias de un proyecto permite efectuar análisis en diferentes escenarios sin perder los datos originales del proyecto. También permite crear rápidamente un nuevo a partir de uno ya existente cuando los datos de ambos tienen similitudes que pueden ser aprovechadas. Para ello basta con copiar el proyecto y renombrar la copia. Cuando se copia un proyecto P3 permite cambiar los identificadores de actividad y la unidad de planificación del proyecto original. Para efectuar un copia se debe escoger

File, Project, Copy

El cuadro de diálogo de copia despliega dos ventanas con información general acerca del proyecto de origen ( from) y del proyecto de destino (to). El botón Dir ... permite seleccionar la unidad y ruta de recuperación y grabación del proyecto.

Para el proyecto de origen es posible seleccionar una grupo de actividades mediante la aplicación de un filtro. Por defecto P3 copia todas las actividades del proyecto. Para el proyecto de destino es posible modificar los identificadores de actividad agregando un prefijo (left) o un sufijo (right) al campo identificador (activity ID) del proyecto de origen.

7.5.2. Modificación de la unidad de planificación

Si se modifica la unidad de planificación (planning unit), el proyecto de destino contendrá los mismos calendarios del proyecto original. No obstante, el calendario duplicado definirá una jornada laboral continua (serán hábiles cada hora, día, semana o mes, de acuerdo a la unidad de planificación). De esta forma, será necesario redefinir la semana laboral de estos calendarios. P3 copia además los días no laborables y las excepciones.

Al cambiar la unidad de planificación, P3 no cambia la duración de las actividades del proyecto de origen. Es decir, se mantiene el valor numérico de dicha unidad, pudiendo representar tanto 1 día como 1 mes, de acuerdo al cambio efectuado. Para efectuar las modificaciones que sean necesarias deberá utilizarse la opción de cambio global o las alternativas de importación y exportación de datos.

7.5.3. Modificación de los identificadores de actividad

Los identificadores de actividad del proyecto copiado pueden ser modificados especificando un prefijo o un sufijo al Página 113 de 138


identificador del proyecto original (Add the following characters ...). La cadena de caracteres agregada puede contener hasta 8 caracteres, pero el identificador de actividad no puede exceder los 10 caracteres. Si el prefijo o sufijo agregado excede esta longitud máxima de caracteres, P3 detiene la copia del proyecto.

Debe tenerse presente que P3 ajusta los identificadores numéricos hacia la derecha y los identificadores alfanuméricos hacia la izquierda. Por lo tanto existen cuatro alternativas de para modificar los identificadores:

a) Prefijo numérico

P3 agrega un prefijo numérico utilizando la máxima cantidad de posiciones disponible. Si el identificador original es numérico, es posible “sumar” los identificadores. Si el identificador original es alfanumérico, el prefijo se antepone, utilizando la máxima cantidad de posiciones disponible.

b) Sufijo numérico

P3 agrega un sufijo numérico al final del identificador original, sea éste numérico o alfanumérico, utilizando la máxima cantidad de posiciones disponible. En el caso de identificadores alfanuméricos P3 determina la posición disponible más a la derecha de todos los valores existentes y ubica el sufijo numérico en la primera posición disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen espacios en blanco intermedios).

c) Prefijo alfanumérico

P3 agrega un prefijo alfanumérico (una combinación de letras y números) anteponiéndolo al identificador original. Este prefijo se ubica en la misma posición para todos los valores, lo cual permite utilizar el código de identificación para actualizar, visualizar o generar informes de actividades específicas. Si la longitud del identificador numérico es diferente para cada actividad, P3 determina la posición disponible más a la izquierda y ubica el sufijo alfanumérico en la primera posición disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen espacios en blanco intermedios).

d) Sufijo alfanumérico

P3 determina la posición disponible más a la derecha de todos los valores alfanuméricos existentes y ubica el sufijo alfanumérico en la primera posición disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen espacios en blanco intermedios). Si el identificador es numérico, P3 agrega el sufijo al final del identificador. El identificador modificado permanece ajustado hacia la derecha (como si fuera de tipo numérico).

7.6. MEZCLA DE PROYECTOS

El comando Merge permite combinar varios proyectos en uno solo. La mezcla de proyectos crea un solo gran proyecto que incorpora los detalles de varios proyectos más pequeños. También es posible mezclar proyectos independientes que ocupan los mismos recursos para analizar el uso general de los recursos y nivelarlos en caso de ser necesario. Es recomendable mezclar proyectos que posean diccionarios concordantes. Para efectuar una mezcla de proyectos se debe escoger

File, Project, Merge

El cuadro de diálogo de mezcla solicita el ingreso del nombre del proyecto hacia el cual efectuar la mezcla ( Name of host project) y los nombres de los proyectos a mezclar (Merge the following projects ...). Los proyectos originales no se modifican, ya que son duplicados para efectuar la mezcla. P3 no puede mezclar proyectos meta (target plans).

El proyecto mezclado no puede contener identificadores de actividad duplicados, por lo cual P3 solicita agregar un caracter a los identificadores de los proyectos fuentes, sea a la izquierda o a la derecha del identificador original.


OK Cierra el cuadro de diálogo y actualiza los cambiosPágina 114 de 138



All Selecciona todos los proyectos del directorio activo

Dir ... Permite seleccionar la unidad y ruta de los proyectos

Cualquier error detectado durante el proceso de mezcla es registrado en un archivo de notas denominado P3.OUT. Para visualizar este archivo se utiliza el comando el comando Reports, Look y se selecciona el archivo desde el directorio USERLOC.

El proyecto mezclado contiene las actividades propias y las actividades de todos los proyectos fuentes. La unidad de planificación de los proyectos fuentes debe ser la misma para todos e igual a la del proyecto anfitrión. Los proyectos mezclados pueden permanecer independientes entre sí o pueden ser enlazados mediante relaciones lógicas.

Solo es posible mezclar proyectos maestros. Si se designa un proyecto maestro como proyecto anfitrión, éste mantiene sus propios subproyectos y sus actividades. Las actividades de los proyectos fuentes aparecen en le proyecto anfitrión al nivel del proyecto maestro.

7.6.1. Calendarios

P3 mantiene los calendarios del proyecto anfitrión y agrega un identificador de calendario único asociado a partir de los datos de los proyectos fuentes. Si dos o más proyectos fuentes tienen el mismo identificador de calendario, P3 usa la definición del calendario correspondiente al primer proyecto encontrado, descartando los calendarios posteriores con igual identificador.

7.6.2. Diccionarios

P3 mezcla los diccionarios de recursos de los proyectos fuentes en un solo diccionario de recursos del proyecto anfitrión. Las curvas de distribución de recursos no son incorporadas. P3 no mezcla los diccionarios de códigos de actividad, códigos WBS, contabilización de costos e ítems de datos personalizados. Es aconsejable construir en el proyecto anfitrión un diccionario maestro para los códigos de actividad, contabilización de costos, reglas de autocosto, curvas de distribución de recursos, códigos WBS, e ítems de datos personalizados que concuerde con los datos contenidos en los proyectos fuentes.

7.7. RESUMEN DE PROYECTOS

Es posible combinar hasta 10 proyectos para resumirlos en un proyecto simple. El proyecto resultante resume la programación de actividades, la asignación de recursos y los datos de costos. Los proyectos originales no se modifican. El resumen se basa en los códigos de actividad existentes en los proyectos fuentes. Solo es posible resumir proyectos maestros, aunque P3 también resume las actividades de los subproyectos. Para efectuar un resumen de proyectos se debe escoger

File, Project, Summarize

El cuadro de diálogo de resumen de proyectos solicita el ingreso del nombre del proyecto hacia el cual efectuar el resumen (Summary project) y los nombres de los proyectos a resumir (Source projects). Las unidades de planificación de los proyectos resumidos pueden ser diferentes.


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Dir ... Permite seleccionar la unidad y ruta de los proyectos

Este cuadro de diálogo despliega dos ventanas en su parte inferior con opciones de configuración del poryecto resumen.

7.7.1. Proyecto resumen

Si se especifica un proyecto resumen que no ha sido creado, P3 crea un nuevo proyecto, empleando la unidad de planificación, calendarios, códigos de actividad, recursos, costos, datos personalizados, códigos WBS y reglas de autocosto del primer proyecto listado en el cuadro de diálogo de resumen de proyectos. Si no se especifica la fecha de control ( data date) en el cuadro respectivo, P3 utiliza la fecha correspondiente al primer proyecto.

Es posible establecer una estructura para los proyectos resumidos creando un nuevo proyecto con calendarios y diccionarios definidos y luego efectuar el resumen de proyectos. Si P3 encuentra una cuenta de costos en un proyecto fuente que no existe en el proyecto resumido, agrega este nuevo título y valor al diccionario del proyecto.

7.7.2. Proyectos fuentes

Los proyectos fuentes son los proyectos de los cuales P3 obtiene los datos resumidos. Las unidades de planificación de estos proyectos no requieren ser iguales. Es posible seleccionar hasta 10 proyectos fuentes simultáneamente.

7.7.3. Identificadores de actividad

P3 permite incluir el nombre del proyecto como parte del identificador de actividad resumido, para facilitar la identificación del proyecto fuente de origen de una actividad. Esto se realiza activando la opción Store source project name in the summary activity’s ID. P3 agrega la clasificación PRJT al codigo de identificación de actividad en el respectivo diccionario del proyecto resumen. Esta clasificación se crea solo una vez (P3 no efectúa modificaciones con actualizaciones posteriores del proyecto). Este código permite seleccionar y ordenar las actividades resumidas provenientes de un proyecto específico.

Cuando se almacena el nombre del proyecto en el identificador de actividad del resumen es posible usar hasta 6 caracteres para el valor del código (el identificador de actividad no puede exceder de 10 caracteres).

7.7.4. Criterio de resumen

El resumen se basa en una actividad o códigos de identificación de actividad existentes en los proyectos fuentes. Para efectuar el resumen basado en más de un código de actividad es necesario crear un código combinado (alias). P3 solicita el criterio de resumen en el campo Summarize by, y crea una actividad resumida (summary activity) combinando los datos de todas aquellas actividades que concuerdan con el valor del criterio. Cada actividad resumida contiene datos de una sola fuente, incluyendo las fechas próximas y tardías, duración y porcentaje completado. P3 registra las fechas próximas como la menor fecha más próxima de comienzo o de comienzo real y como la mayor fecha más próxima de término o de término real, respectivamente, del grupo de actividades incluídas en el resumen. Las fechas tardías se calculan de manera similar. P3 registra una fecha real de término solo si todas las actividades incluídas en el grupo resumen han finalizado.

7.7.5. Asignación de una calendario

Todas las actividades resumidas a un mismo calendario en el proyecto resumen. Esto permite calcular la duración original, la duración restante y la holgura total del grupo resumen. Por defecto P3 emplea el calendario 1. Para asignar un calendario diferente éste se debe indicar en el campo Assign to calendar. Una vez creado el proyecto resumen, es posible reasignar calendarios a las actividades resumidas.

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P3 emplea el calendario del proyecto resumen para determinar el número de los períodos laborables. La duración restante de una actividad resumen se calcula como el número de períodos laborables existente entre la fecha más próxima de comienzo y la fecha más próxima de término. Para actividades no iniciadas, la duración original es igual a la duración restantes. Para actividades en desarrollo, P3 calcula la duración original como el número de períodos laborables existente entre la fecha real de comienzo y la fecha más próxima de término.

Si se resumen actividades con diferentes calendarios, los valores obtenidos para las duraciones, holgura y porcentaje completado serán incorrectos. Si el campo Assign to calendar se deja en blanco, P3 empleará el calendario asignado a la primera actividad detallada en cada grupo resumen (esta actividad corresponde a la de menor fecha más próxima de comienzo). Este método asegura exactitud en los cálculos de duración, holgura y porcentaje completado.

Para definir el método de cálculo empleado para obtener el porcentaje completado de las actividades resumidas se utiliza el comando Calculate, Summarization, pudiendo utilizar como factor de ponderación la duración (Duration), las unidades de recursos (Resource units) o los costos (Cost) de cada actividad involucrada. En el cuadro de diálogo de cálculos resumidos se puede escoger el calendario a emplear en caso que existan varios calendarios (If all activities in the summary are not on the same calendar, use calendar). De igual forma, este cuadro de diálogo permite definir el factor de ponderación para el cálculo del porcentaje completado (Use the following as the weighting factor when computing percent complete).

Para proyectos maestros, el calendario se define en el cuadro de diálogo de resumen de proyectos.

7.7.6. Definición de fecha de control

La fecha de control (data date) del proyecto resumen puede especificarse en el campo Set data date to. Si este campo se deja en blanco, P3 emplea la fecha de control del primer proyecto fuente.

7.7.7. Recursos

Activando el campo Load resources el proyecto resumen contendrá los datos de recursos de los proyectos fuentes. Esta opción permite examinar el uso total de recursos para cada actividad resumen.

7.7.8. Costos

Activando el campo Load cost el proyecto resumen contendrá los datos de costos de los proyectos fuentes. Esta opción permite examinar el costo total para cada actividad resumen.

7.7.9. Consolidación de recursos y costos

Los datos consolidados muestran el uso acumulado de recursos o costos en el proyecto resumen sin considerar la duración o atrasos de los recursos. Si los datos de recursos o costos no están consolidados, P3 entrega una análisis detallado - considerando la duración o atrasos de los recursos- distribuyendo el uso de cada recurso a través de la actividad resumen en el tiempo y proporción adecuados. Para obtener una individualización en la asignación de recursos o en los costos incurridos en lugar de obtener los datos en forma acumulada se debe seleccionar la opción None en este campo (Consolidate by). Para recursos duplicados, P3 asigna una letra (de la G a la Z) para evitar que éstos sean consolidados. Si existen más de 20 recursos duplicados, P3 utiliza la letra Z para los recursos duplicados que exceden esta cifra.

Para un uso detallado preciso, es recomendable emplear combinaciones únicas de recursos, cuentas y categorías de costos e identificadores de recursos para cada actividad de un grupo resumen. En un análisis de recursos detallado P3 aplica la duración o atrasos de los recursos a las actividades resumidas para reflejar en forma precisa las ocasiones en que cada recurso está programado en el proyecto fuente.

La consolidación puede efectuarse por categoría de costos (Cost Category), recursos (Resource), cuenta de costos (Cost Account) o sin consolidación (None). El efecto de aplicar cada tipo de consolidación se detalla a continuación:

a) Consolidación por categoría de costos

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Un resumen consolidado por categoría de costos acumula los costos de cada categoría encontrada en el grupo de actividades de una actividad resumen. P3 muestra el título de la categoría de costos, y no muestra los recursos o cuentas de costos. También se incluyen los costos estimados.

b) Consolidación por recurso

P3 consolida los recursos de una actividad resumen analizando todas las actividades detalladas en el grupo de resumen y totalizando las cantidades de los recursos coincidentes. Recursos coincidentes (matching resources) son todos los recursos con igual nombre, aún cuando posean diferente identificador o cuenta y categoría de costos. P3 agrega los valores del presupuesto, cantidad al completar, cantidad real a la fecha y cantidad real del período. Los valores de unidades por período de tiempo y cantidad para completar se calculan según las fórmulas

Quantity to complete = Summary Quantity at Completion - Summary Actual to Date

Units per Timeperiod = Summary Quantity to Complete/Summary Remaining Duration

Primavera considera que los recursos de actividades resumen se requieren cuando la actividad resumen comienza, y finalizan junto con la fecha de término de la actividad resumen. P3 no considera la duración o atrasos de los recursos del proyecto fuente.

Cuando se consolida por recurso, P3 no asigna los identificadores de recursos, cuentas de costos ni categorías de costos.

Durante el proceso de resumen P3 incorpora los recursos necesarios al diccionario de recursos del proyecto resumen. Para recursos presentes en proyectos fuentes y no en el proyecto resumen P3 agrega el nuevo recurso, junto con sus límites de disponibilidad y precios unitarios.

El no consolidar por recurso puede dar como resultado una gran cantidad de asignaciones de recursos para cada actividad resumen.

c) Consolidación por cuenta de costos

Un resumen de costos por recursos es equivalente a un resumen de cantidades de recursos, excepto que aquél muestra valores monetarios en lugar de cantidades. Esta opción de consolidación muestra solamente cuentas de costos y sus costos asociados. No se muestran recursos ni categorías de cuentas de costos.

Si se actualiza un proyecto resumen con un nuevo proceso de resumen y se incorporan los datos de recursos y costos, P3 obtiene estos datos de los proyectos fuentes activos.

7.7.10. Actualización de proyecto resumen

Para cada proyecto resumen P3 agrega la clasificación PROJ en el código de actividad del diccionario respectivo. También agrega los valores de los códigos que señalan los nombres de los proyectos resumidos. Cada actividad resumen posee un valor de código que identifica el proyecto fuente.

El valor PROJ identifica una actividad cuando se actualiza un proyecto. Para actualizar un proyecto resumen se ingresa las últimas fechas de cada actividad detallada en cada proyecto fuente, y luego se ejecuta el resumen. P3 compara el código PROJ con el nombre de cada proyecto fuente para asegurar que se están empleando los mismos proyectos originales. Si los códigos no concuerdan P3 no actualiza las actividades resumen. P3 no resume actividades con valores de códigos de actividad en blanco y no considera ninguna restricción temporal definida en el proyecto fuente.

7.7.11. Resumen de proyectos con diferentes unidades de planificación

P3 permite resumir proyectos con unidades de planificación diferentes. Si se resume un proyecto con unidad de planificación diaria con uno con unidad semanal en un proyecto resumen con unidad de planificación diaria, la duración de las actividades del proyecto diario permanecen en días. P3 calcula la duración de las actividades del proyecto semanal en días, calculando

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el número de períodos laborables existente entre la fecha más próxima de comienzo y la fecha más próxima de término resumidas. P3 emplea el calendario asignado a la actividad resumen para determinar los períodos hábiles disponibles en la conversión de unidades de planificación.

Si se resume un proyecto diario y uno semanal en un proyecto resumen con unidad de planificación semanal, P3 emplea la unidad semanal para todas las duraciones. Todas las fechas de comienzo son “empujadas” al día de comienzo de la semana más cercano, y todas las fechas de término son corridas al día de término de la semana más cercano. Debido a que P3 mueve las fechas de comienzo al inicio de la semana y las fechas de término al final de la semana, las actividades provenientes de un proyecto diario no pueden tener una duración inferior a 1 semana.

P3 expresa los datos de recursos en términos de la unidad de planificación. Si se resumen proyectos con diferentes unidades de planificación y se incluyen recursos detallados, las cantidades resumidas aún corresponderán a la unidad de planificación del recurso en el proyecto fuente. Si los recursos se consolidan, el uso de recursos corresponde a la unidad de planificación de la actividad resumen.

7.7.12. Programación

P3 no crea relaciones lógicas entre actividades resumen, luego no es necesario programar el proyecto. Estas relaciones pueden incluirse para efectos de presentación, aunque los proyectos fuentes no serán afectados.

7.7.13. Impresión

Para revisar los datos de un proyecto resumen, es posible crear un diagrama ( layout) que incluya información de programación en la tabla de actividades. Es posible crear informes de programación, cartas gráficas, informes de recursos y otros tipos de informes y gráficos.

7.8. RESPALDO DE PROYECTOS

P3 permite respaldar proyectos a otros directorios o unidades de almacenamiento. El respaldo protege los datos del proyecto y permite compartir los proyectos con usuarios distantes. P3 respalda los diagramas (layouts) y las especificaciopnes de informes y gráficos, los diccionarios y los filtros del proyecto. El proceso de respaldo no elimina el archivo respaldado. Para efectuar un respaldo se debe escoger

File, Project, Back Up

El cuadro de diálogo de respaldo de proyectos solicita el ingreso del nombre de los proyectos a respaldar ( Back up the following projects) y la ruta de unidad y directorio hacia la cual se efectuará el respaldo (To). Para respaldar subproyectos, éstos se identifican con el nombre del proyecto maestro seguido del nombre del subproyecto.

La opción de compresión de archivos (Compress files) permite reducir el espacio de almacenamiento requerido. Los archivos comprimidos usan la extensión .P3C o .FHC.

La opción de remoción de lista de acceso (Remove access list during backup) se utiliza cuando el proyecto respaldado será recuperado en la versión P3/Finest Hour de ambiente DOS.


OK Cierra el cuadro de diálogo y respalda los proyectos

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin respaldar los proyectos

All Permite seleccionar todos los proyectos para respaldar

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7.8.1. Respaldo y recuperación de proyectos

P3 respalda todos los datos de los subproyectos, incluyendo el calendario del proyecto maestro y los diccionarios. Es posible recuperar los subproyectos en cualquier ubicación, aún si ésta no contiene el proyecto maestro. Para proteger los datos compartidos por los proyectos, P3 no recupera los diccionarios y calendarios de los subproyectos.

7.8.2. Notas del respaldo

P3 crea un archivo llamado PBACKUP.LOG que contiene el nombre del proyecto maestro o de los subproyectos, el identificador de subproyectos, la fecha del respaldo y una indicación si los archivos están comprimidos. Además crea el archivo PBACKUP.050 el cual lista los archivos individuales que han sido respaldados. Tanto si se respalda un proyecto maestro como un subproyecto, el archivo de respaldo utiliza el nombre del proyecto maestro. Por ejemplo, si se respalda el proyecto APEX, P3 crea el respaldo APEXREL.P3. Los archivos de subproyectos usan la extensión ._S1, donde S1 es el identificador del subproyecto.

7.9. RECUPERACIÓN DE PROYECTOS

Para recuperar proyectos respaldados en otras unidades de almacenamiento o directorios se debe escoger

File, Project, Back Up

El cuadro de diálogo de recuperación de proyectos solicita el ingreso del nombre de los proyectos a recuperar ( Restore the following projects) y la ruta de unidad y directorio desde la cual se efectuará la recuperación. Para recuperar subproyectos, éstos se identifican con el nombre del proyecto maestro seguido del nombre del subproyecto.

La opción de recuperación de informes tabulares y gráficos (Restore tabular and graphic reprot specifications) permite recuperar las epsecificaciones de los informes tabulares y gráficos de los proyectos seleccionados. P3 sobreescribe todas las especificaciones existentes en el proyecto almacenado en el directorio hacial el cual se efectúa la recuperación. Esta opción no se aplica en la recuperación de subproyectos.


OK Cierra el cuadro de diálogo y recupera los proyectos

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin recuperar los proyectos

All Permite seleccionar todos los proyectos para recuperar

7.10. BORRADO DE PROYECTOS

El comando de borrado elimina permanentemente un proyecto, incluyendo sus diagramas (layouts). Cuando se borra un proyecto maestro, P3 también borra los subproyectos. Para borrar un proyecto se debe escoger

File, Project, Delete

El cuadro de diálogo de borrado de proyectos solicita el ingreso del nombre y ubicación del proyecto a borrar. La ventana inferior lista los proyectos disponibles.


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Close Cierra el cuadro de diálogo sin eliminar proyectos

Delete Elimina el proyecto seleccionado

7.11. EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN

Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrónicas, bases de datos y otras aplicaciones gráficas. También es posible importar datos para actualizar proyectos. Al exportar hacia planillas electrónicas es posible realizar cálculos adicionales, personalizar la diagramación de informes, efectuar cambios globales y crear gráficos adicionales. Importando datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de códigos, actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos.

7.11.1. Exportación de datos

Es posible exportar datos hacia Lotus 123 u otros programas que acepten archivos del tipo .WKS y .WK1, hacia DBase u otros programas que acepten archivos del tipo .DBF o hacia archivos con formato ASCII de extensión .PRN. P3 entrega especificaciones de exportación de datos predefinidas, las cuales pueden ser modificadas o ejecutadas directamente.

7.11.1.1. Creación de una exportación

Los datos del proyecto seleccionado para exportar están contenidos en una especificación. Para efectuar una exportación de datos se debe escoger

File, Project, Export

El cuadro de diálogo de exportación despliega un listado de las especificaciones predefinidas, las cuales se identifican con el código EX seguido de 2 dígitos. Para agregar una nueva especificación se utiliza el botón Add ... del cuadro de diálogo.



Add ... Agrega una nueva especificación de exportación

Modify ... Modifica una especificación existente

Delete Elimina una especificación existente

Run Ejecuta un proceso de exportación de datos

7.11.1.2. Selección de un proyecto

El cuadro de diálogo de exportación de datos detallado aparece cuando se selecciona la opción Add o Modify del cuadro de diálogo inicial. Por defecto P3 utiliza la opción contenido (Content), la que permite seleccionar los ítems datos de las actividades que se exportarán. Los botones Previous y Next del cuadro de diálogo de exportación de datos detallado permiten visualizar los contenidos de otras especificaciones de exportación.

Este cuadro de diálogo presenta una ventana superior con las opciones contenido (Content), formato (Format) y selección (Selection). La ventana inferior despliega datos relativos a los ítems de datos (columnas) a exportar.

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Run Ejecuta un proceso de exportación de datos

Transfer ... Transfiere una especificación de exportación de un proyecto a otro

Previous Muestra la especificación previa

Next Muestra la especificación siguiente

OK Cierra el cuadro de diálogo grabando las modificaciones hechas

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin grabar las modificaciones hechas

All current Selecciona todos los ítems de datos disponibles en el proyecto activo

All target1 Selecciona todos los ítems de datos disponibles en el proyecto meta 1

All target2 Selecciona todos los ítems de datos disponibles en el proyecto meta 2

La opción Export successors relationships permite exportar solamente las actividades seleccionadas y sus correspondientes actividades sucesoras. P3 incluye el tipo de relación lógica y el retraso (lag) en la exportación.

La opción Selection permite seleccionar las actividades a exportar.

Para seleccionar los ítems de datos (columnas) a exportar se selecciona el dato respectivo en la columna de descripción (Description). El botón derecho del mouse despliega las opciones disponibles para cada ítem. Los ítems de datos deben ser seleccionados en el orden que se desea obtener en el archivo exportado (columnas de izquierda a derecha). Es posible insertar columnas en blanco entre los datos exportados. Para insertar columnas se emplea el signo “+” (suma); para eliminar columnas se emplea el signo “-” (resta).

La columna de programación (Schedule) permite seleccionar la fuente del dato a exportar. Puede pertenecer al proyecto actual (Current), al proyecto meta 1 (Target 1) o al proyecto meta 2 (Target 2). Si se selecciona alguna de las opciones generales (botones All current, All Target1 y All Target2), P3 solicita confirmar el reemplazo de los datos de la lista actual. La respuesta positiva (Yes) reemplaza toda la lista actual por los datos seleccionados de acuerdo a la programación escogida.

Si se selecciona la descripción de actividad como un dato para exportación puede extraerse el máximo de 48 caracteres o limitarlo a un número inferior. Este valor se modifica en el campo Description length. Si se selecciona las notas o comentarios de actividades (log) es posible exportar de 1 a 99 líneas de notas para cada actividad. El número de líneas a exportar se señala en los campos Low log range para el valor inferior y High log range para el valor superior de las líneas de interés.

P3 calcula el ancho total de columnas del archivo ASCII para los ítems de datos seleccionados, independiente del tipo de archivo de salida definido. El tipo de archivo de salida se define con la opción Format del cuadro de diálogo.

El tamaño del archivo a exportar depende del número de ítems de datos a exportar y de la cantidad de columnas que ellos representan. La tabla siguiente describe los ítems de datos que requieren más de una columna en la exportación:

Tipo de Datos Número de Información Exportada

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Columnas

Constraints 6 La fecha, holgura y duración de la restricción para el proyecto. P3 no exporta hitos (milestones) ni actividades agrupadas (flags)

Resource quantities 3 El recurso (RES), su unidad de medida (RUT) definida en el diccionario y un identificador de recurso (RID) de 1 caracter. Corresponde a un código agregado como sufijo al identificador, que permite diferenciar un mismo recurso asociado a una actividad

7.11.1.3. Formato del archivo de exportación

La opción Format permite identificar el nombre del archivo de salida y establecer el formato de las fechas. Si se exportan los datos de costos o cantidades reales (por medio de la opción de contenidos), esta opción permite especificar los valores exportados para esos datos. También es posible determinar si los datos de recursos y costos son exportados en forma detallada o resumida. Si el archivo de exportación está en formato ASCII, esta opción permite definir el ancho de columnas y separadores de campos.

Al seleccionar la opción de formato, el cuadro de diálogo de exportación de datos detallado se modifica, desplegando 6 nuevas ventanas que permiten ingresar nuevos datos y seleccionar opciones relacionadas.

a) Archivo de salida

La ventana Output File solicita el ingreso del nombre (Name) del archivo de exportación (sin extensión). P3 determina la extensión del archivo dependiendo del tipo de archivo de salida escogido. Por defecto Primavera utiliza el nombre P3 para este archivo. El campo tipo (Type) permite desplegar las opciones para el tipo de archivo de salida (planilla electrónica, base de datos o de texto).

La opción Title each column permite incluir el título de los datos como columnas para archivos de tipo planilla electrónica o de texto, y como nombres de campos para archivos de tipo base de datos. P3 agrega el código -T1 o -T2 para diferenciar entre los proyectos meta 1 y 2. La tabla siguiente describe los datos exportados y sus abreviaturas:

Contenido Abreviatura Contenido Abreviatura

Activity ID ACT Resource or Cost percent complete RCPActivity description TITLE Resource or Cost lag and duration RCL/RCD

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Early start/ Early start time ES/EST Resource unit of measure RUTEarly finish/ Early finish time EF/EFT Units per timeperiod UPTLate start/ Late Start time LS/LST Earned value (units) EVQLate finish/ Late finish time LF/LFT Budgeted quantity BQActual start/ Actual start time AS/AST Actual quantity or Budgeted cost for

work scheduled from Target 1AQ or BCWSQ

Actual finish/ Actual finish time AF/AFT Quantity to completion QTCTotal float TF Quantity at completion QACFree float FF Earned value (cost) EVCCalendar ID CAL Budgeted cost BCOriginal duration OD Actual cost/BCWS AC or BCWSRemaining duration RD Cost to complete CTCFloat and durationconstraints/date/time

CON/COND/CONT (1)

Cost at completion CAC

Early date constraints/date/time

ECON/ECOND/ECONT (2)

Activity codes 4-character code

Late date constraints/date/time

LCON/LCOND/LCONT (3)

Activity custom data items 4-character name

Resource RES Resource custom data items 4-character name

Resource designator RID Log records LOGnn(nn = 1 through 99)

Cost Account ACC WBS WBS

(1) Despliega holgura y duración de restricciones, incluyendo la holgura libre y total cero, actividades agrupadas (hammock) y restricciones de término esperado. Las columnas COND y CONT son válidas solo para restricciones de término esperado.

(2) Despliega restricciones de fechas más próximas, incluyendo “no comenzar antes de”, “no finalizar antes de”, “inicio obligado”, “término obligado” y restricciones de inicio.

(3) Despliega restricciones de fechas más tardías, incluyendo “no comenzar después de”, “no finalizar después de”, “inicio obligado”, “término obligado” y restricciones de inicio. P3 no exporta hitos (milestones) ni actividades agrupadas (flags).

b) Criterio de Ordenamiento

Para arreglar los valores de salida en un orden específico se utiliza la columna de ordenamiento ( Sort on). La columna Order permite seleccionar un ordenamiento ascendente o descendente. El botón derecho del mouse permite visualizar una lista de los ítems de datos disponibles.

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c) Formato de fecha

La ventana Date Format permite especificar el formato de las fechas programadas exportadas. Puede emplearse fechas de calendario (Calendar) o secuencia numérica de los períodos laborables (Workperiods). Para archivos ASCII el formato de fecha es DDMMMYY HH:MM, para archivos de tipo WK1 o WKS el formato de fecha es DD-MMM-YY HH:MM, y para archivos de tipo DBF el formato de fecha es MM/DD/YY HH:MM. P3 exporta horas y minutos solo para proyectos con unidad de planificación hora, creando una columna o campo -según el caso- para separar horas de minutos. Si se selecciona la opción de secuencia numérica, P3 transfiere el número del período hábil que corresponde a las fechas próximas, tardías o reales programadas. En este caso, en el título de la respectiva columna se agrega el sufijo “W” a las fechas respectivas.

d) Valores reales

La ventana Actual Values permite seleccionar la exportación de de cantidades o costos reales correspondientes al período (Period), a la fecha (To date) o ambos. Cuando se incluye el dato BCWS la opción To date debe estar activada.

e) Datos de recursos y costos

La ventana Resource/Cost Data permite seleccionar la exportación resumida (Summarize) o detallada (Detail) de las cantidades de recursos, costos o datos personalizados de recursos y costos.

Cuando se produce un archivo resumido que contiene diferentes unidades de medida de recursos, P3 totaliza estas cantidades. Las columnas de recursos y cuentas de costos quedan en blanco.

f) Archivos de texto

La ventana ASCII output (measured in characters) permite personalizar la estructura de un archivo de tipo ASCII o texto. P3 puede insertar espacios en blanco entre columnas de datos. La opción Field separation permite insertar espacios en blanco antes y después de una columna en blanco, si ésta aparece entre dos columnas de datos. La opción Blank column width determina el ancho de la columna en blanco. Ambos campos permiten una variación entre 0 y 99.

7.11.1.4. Ejecución de la exportación

Para iniciar el proceso de exportación de datos se presiona el botón Run del cuadro de diálogo de exportación de datos detallado. El archivo de exportación de datos tiene el nombre definido para el archivo de salida. Es posible efectuar este proceso empleando el comando Report, Tabular, Production, seleccionando allí la especificación de exportación apropiada.

7.12. IMPORTACIÓN DE DATOS

Cualquier tipo de datos exportado desde P3 hacia Lotus 123 o DBase -con excepción de los archivos ASCII .PRN- puede ser importado hacia Primavera. Para importar datos se requiere considerar lo siguiente: la importación de la identificación de calendarios (calendar ID) cuando el proyecto tiene calendarios múltiples; los archivos Lotus 123 o DBase deben existir; cualquier dato que puede ser exportado puede ser importado, excepto la holgura libre, la unidad del calendario (horas, días, semanas o meses) y el valor ganado (costo y cantidad); los datos de un proyecto meta ( target data) no pueden ser importados directamente; los archivos de importación deben tener nombres de rangos o campos que concuerden con la abreviatura usada por P3; el identificador de actividad debe estar en el archivo de importación; para importar datos de recursos, el archivo de importación debe contener el identificador de actividad, el nombre del recurso, la cuenta de costos y el identificador del recurso; para proyectos sin cuentas de costos (ACC) o identificadores de recursos (RID) estos datos deben ser considerados como columnas en el archivo de importación; no es posible modificar el identificador de actividad, el nombre del recurso, cuenta de costos, identificador del recurso o relaciones lógicas directamente a través de la importación; las cantidades reales a la fecha (AQ) y del período (TPQ) actúan en forma independiente cuando son importadas, pero si el ítem de dato AQ no existe en el archivo importado y la regla de autocosto Nº 6 está activada, el ítem de dato TPQ actualizará a AQ durante la importación; es posible modificar las fechas programadas durante el proceso de importación; los nombres de rangos o de campos -según corresponda- de archivos exportados desde P3 no deben ser editados; el proceso de

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importación de datos no depende del proyecto; para la importación de datos desde archivos Lotus 123 versión 3.0 o superior es preciso emplear el programa utilitario Translator Utility para convertir al formato .WK3.

7.12.1. Cambio de fechas programadas

Es posible actualizar las fechas programadas en los archivos Lotus 123 y DBase y luego importarlas hacia P3. Si se agregan nuevas actividades y se importan sus fechas programadas, el identificador de calendario debe preceder las fechas programadas en el archivo de importación, de modo que P3 pueda calcular fechas y duraciones con exactitud. Por defecto P3 utiliza el calendario 1.

Es posible actualizar las fechas reales modificando directamente la fecha real o identificando las fechas programadas próximas o tardías con una letra A antepuesta, antes de importar el archivo. Si se exportan las fechas próximas o tardías y luego se le agrega la letra A, P3 importará estas fechas como fechas reales.

a) Duración restante

P3 calcula la duración restante (remaining duration) como la fecha más próxima de término menos la fecha más próxima de comienzo. Si la duración original es cero, P3 la iguala a la duración restante. Las fórmulas empleadas son

Remaining Duration = Early Finish - Early Start

si existe una fecha real o porcentaje completado,

Original Duration = Remaining Duration

si no existe una fecha real o porcentaje completado.

b) Fecha más próxima de término

P3 calcula la fecha más próxima de término como la nueva fechas más próxima de comienzo más la duración restante

Early Finish = Early Start + Remaining Duration

c) Fecha más tardía de término

P3 calcula una nueva fecha más tardía de término basado en la fecha más tardía de comienzo y la duración restante

Late Finish = Late Start + Remaining Duration

d) Actualización con fechas reales

La programación puede ser actualizada por dos métodos. Una alternativa consiste en agregar la letra A a las fechas próximas o tardías de comienzo o de término, con lo cual estas fechas programadas se transforman en fechas reales. La segunda alternativa consiste en ingresar las fechas deseadas directamente en las columnas o campos respectivos de los archivos Lotus 123 o DBase. Para borrar las fechas reales se ingresa la palabra DELETE (en mayúsculas) en las columnas AS (actual start) y AF (actual finish). En el caso de archivos tipo DBase estos campos deben ser definidos de tipo caracter. Cuando se modifican las fechas programadas, P3 recalcula los números de secuencia de los períodos laborables de las nuevas fechas y la holgura total, empleando las siguientes fórmulas

Total Float = Late Finish - Early Finish

si existe una fecha real de comienzo,

Total Float = Late Start - Early Start

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si no existe una fecha real de comienzo.

Opcionalmente, es posible definir el tipo de holgura empleando la opción Calculate total float del cuadro de diálogo de opciones de progamación y nivelación. Las opciones son holguras de comienzo, de término y más crítica.

La holgura más crítica (most critical float) es el menor valor entre la holgura de comienzo y la de término. La holgura de comienzo (start float) es la diferencia de períodos laborables entre las fechas de comienzo más próxima y más tardía de la actividad. La holgura de término (finish float) es la diferencia de períodos laborables entre las fechas de término más próxima y más tardía de la actividad.

7.12.2. Actualización de datos para archivos de importación

P3 ajusta los datos importados según la forma de ajuste de los archivos de origen. Los datos de igual tipo debieran estar ajustados en la misma forma. Es aconsejable utilizar un archivo exportado como modelo para el ajuste de los datos. Los ítems de datos identificador de actividad, nombre e identificador de recursos, cuenta de costos y tipo y relación lógica no deben ser cambiados sobreescribiendo los valores ya existentes, ya que al ser modificados P3 los considera como valores nuevos (no editados) durante la importación. Para cambiar estos datos, primero se debe borrar el valor original y luego ingresar el valor nuevo.

Para borrar datos en Lotus 123 o DBase, se debe crear una nueva columna o agregar un nuevo campo -según sea el caso- con un ancho de al menos 1 caracter. El rango (Lotus) o el campo (DBase) deberá llamarse DELETE y debe ser de tipo caracter.

En la nueva columna o campo creado se ingresará 1 caracter, de acuerdo al siguiente código: A para borrar todos los datos de la actividad, R para borrar todos los recursos de la actividad, L para borrar todas las notas de la actividad y S para borrar las relaciones lógicas de la actividad. Para actividades con datos nuevos o actualizados esta columna o campo se deja en blanco.

Para agregar o borrar tipos y relaciones lógicas, el archivo debe contener el identificador de la actividad, las actividades sucesoras y el tipo de relación . Los atrasos pueden ser modificados solo si existe un valor previo distinto de cero.

Para agregar nuevos valores que reemplacen los borrados se debe utilizar la fila inmediatamente siguiente a la fila que contiene la actividad borrada (para Lotus 123) o el registro siguiente al registro de la actividad borrada (para DBase).

7.12.3. Especificaciones de importación

La manera más simple de importar datos consiste en exportar los datos seleccionados a través del comando File, Project, Export, el cual crea archivos con filas y columnas (Lotus 123) o campos y registros (DBase) con nombre, tipo y tamaño adecuados. La tabla siguiente describe los datos que pueden ser importados, las abreviaturas que deben emplearse como nombre de rango o campos y el tamaño máximo del campo (en caracteres):

Dato Abreviatura Tamaño Dato Abreviatura Tamaño

Activity ID ACT 10 Resource RES 8Activity description TITLE 48 Cost account ACC 12Activity successor SUC 10 Resource or Cost percent

completeRCP 3 (2)

Relationship type REL 2 Resource os Cost lag and duration

RCL/RCD 4/3

Relationship lag LAG 3 Resource unit of measure RUT 4

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Early start ES 8/5 Resource designator RID 1Early finish EF 8/5 Units per timeperiod UPT 10 (3)Late start LS 8/5 Budgeted quantity BQ 7Late finish LF 8/5 Actual quantity AQ 7Actual start AS 8 Quantity to complete QTC 7Actual finish AF 8 Quantity at completion QAC 7Total float TF 5 Budgeted cost BC 10Free float FF 5 Actual cost AC 10Calendar ID CAL 3 Cost to complete CTC 10Original duration OD 4 Cost at completion CAC 10Remaining duration RD 4 Actual quantity this period TPQ 7Percent complete PCT 3 Actual cost this period TPC 10Constraints (1) Activity codes 4-char. code 10

Float & duration CON/COND 8/5 Activity custom data items 4-char. code 20Early date ECON/ECOND 8/5 Resource custom data

items4-char. code 10

Late date LCON/LCOND 8/5 Log records LOGnn(nn 1 - 99)

48

WBS WBS 48

Todos los campos de fechas son de 7 caracteres, más 1 caracter para el indicador de fecha real (A). Las horas (HH:MM) sólo son válidas para proyectos con unidad de planificación hora.

(1) La restricción de holgura y duración (CON) incluye las restricciones ZFF (zero-free float), ZTF (zero-total float, HA (hammock) y XF (expected-finish). Las columnas COND y CONT solo se aplican para restricciones expected-finish.

La restricción de fecha próxima (ECON) incluye las restricciones ES (start-no-earlier-than), EF (finish-no-earlier-than), MS (mandatory-start), MF (mandatory-finish) y ON (start-on).

La restricción de fecha tardía (LCON) incluye las restricciones LS (start-no-later-than), LF (finish-no-later-than), MS (mandatory-start), MF (mandatory-finish) y ON (start-on).

Los hitos (milestones) y tareas agrupadas (flags) no pueden ser importados.

(2) Valores válidos entre 1 y 99.

(3) El campo UTP y todos los campos de costos tiene n una longitud de 10 caracteres, incluyendo 1 espacio para el punto decimal y 2 espacios para decimales (0.00). El valor máximo de estos campos es 999999.99 ó 999999999 según se defina el uso de decimales. Si se sobrepasa el valor máximo, P3 coloca un 0 en el campo.

Para realizar el proceso de importación de datos se debe crear una especificación de importación. Para efectuar una importación de datos se debe escoger

File, Project, Import

El cuadro de diálogo de importación despliega un listado de las especificaciones predefinidas, las cuales se identifican con el código IM seguido de 2 dígitos. Para agregar una nueva especificación se utiliza el botón Add ... del cuadro de diálogo.

Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:Página 128 de 138



Add ... Agrega una nueva especificación de importación

Modify ... Modifica una especificación existente

Delete Elimina una especificación existente

Run Ejecuta un proceso de importación de datos

7.12.4. Archivo de importación

El cuadro de diálogo de importación de datos detallado aparece cuando se selecciona la opción Add o Modify del cuadro de diálogo inicial. En el se identifca la especificación de importación y el archivo de importación. Los botones Previous y Next del cuadro de diálogo de importación de datos detallado permiten visualizar los contenidos de otras especificaciones de importación.

Este cuadro de diálogo presenta una ventana inferior para ingresar el nombre y la ruta de ubicación del archivo de importación (Enter path name and input file).


Run Ejecuta un proceso de importación de datos

Transfer ... Transfiere una especificación de importación de un proyecto a otro

Previous Muestra la especificación previa

Next Muestra la especificación siguiente

OK Cierra el cuadro de diálogo grabando las modificaciones hechas

Cancel Cierra el cuadro de diálogo sin grabar las modificaciones hechas

7.12.5. Ejecución de la importación

Para iniciar el proceso de importación de datos se presiona el botón Run del cuadro de diálogo de importación de datos. El archivo de importación de datos tiene el formato definido para el archivo de salida. Es posible efectuar este proceso empleando el comando Report, Tabular, Production, seleccionando allí la especificación de importación apropiada.

7.13. TRANSFERENCIA DE ESPECIFICACIONES DE EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN

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El botón Transfer de los cuadros de diálogo de exportación e importación permite copiar una especificación de exportación o importación desde un proyecto a otro o dentro del proyecto activo. El cuadro de diálogo de transferencia solicita el ingreso de los datos relativos a los proyectos y especificaciones a transferir.

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INDICE

1. SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS...................................................................2

2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS....................................................................................... 3

2.1. Administración de Proyectos..........................................................................................................3

2.2. Seguimiento del proyecto................................................................................................................5

2.3. Planificación del proyecto...............................................................................................................6

2.4. Análisis del rendimiento del proyecto............................................................................................7

2.5. Registro de datos.............................................................................................................................8

3. PRESENTACION....................................................................................................................... 10

4. PRIMAVERA PROJECT PLANNER.......................................................................................11

4.1. Introducción..................................................................................................................................114.1.1. Elementos Básicos.................................................................................................................................... 114.1.2. Pantallas y gráficas de barras.................................................................................................................... 114.1.3. Diagramas................................................................................................................................................ 114.1.4. Filtros....................................................................................................................................................... 114.1.5. Tablas y gráficos de recursos y costos.......................................................................................................114.1.6. Programa Primavera Draw®...................................................................................................................... 114.1.7. Impresión de pantallas.............................................................................................................................. 12

4.2. Creación de Proyectos...................................................................................................................124.2.1. Actividades y Relaciones.......................................................................................................................... 124.2.2. Códigos de Actividad................................................................................................................................ 124.2.3. Códigos de Estructura Laboral Jerárquica (WBS)......................................................................................124.2.4. Calendarios............................................................................................................................................... 124.2.5. Recursos y Costos..................................................................................................................................... 124.2.6. Items de Datos Personalizados.................................................................................................................. 124.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos.......................................................................................................... 13

4.3. Administración de Proyectos........................................................................................................134.3.1. Metas y Progreso...................................................................................................................................... 134.3.2. Programación y restricciones.................................................................................................................... 134.3.3. Cambio global.......................................................................................................................................... 134.3.4. Informes Tabulares y Gráficos.................................................................................................................. 134.3.5. Comandos utilitarios................................................................................................................................. 134.3.6. Exportación e Importación........................................................................................................................ 14

5. ELEMENTOS BÁSICOS............................................................................................................ 15

5.1. Espacio de trabajo........................................................................................................................15

5.2. Cuadros de diálogo.......................................................................................................................15

5.3. Ventanas múltiples........................................................................................................................15

5.4. Pantallas y gráficas de barras.......................................................................................................155.4.1. Elementos básicos..................................................................................................................................... 165.4.2. Tabla de Actividades................................................................................................................................ 165.4.3. Barras de actividades................................................................................................................................ 165.4.4. Uso del mouse.......................................................................................................................................... 165.4.5. Organización de actividades..................................................................................................................... 165.4.6. Presentaciones resumidas.......................................................................................................................... 16


5.4.7. Elementos OLE........................................................................................................................................ 17

5.5. Diagramas.....................................................................................................................................175.5.1. Creación de diagramas.............................................................................................................................. 175.5.2. Aplicación de diagramas........................................................................................................................... 175.5.3. Tipografía y colores.................................................................................................................................. 17

5.6. Filtros............................................................................................................................................185.6.1. Definición de filtros.................................................................................................................................. 185.6.2. Relación con diagramas............................................................................................................................ 18

5.7. Tablas y gráficos de recursos y costos..........................................................................................195.7.1. Creación de tablas y gráficos.................................................................................................................... 195.7.2. Personalización de tablas y gráficos.......................................................................................................... 195.7.3. Selección de recursos y cuentas de costos.................................................................................................20

5.8. Programa Primavera Draw?.........................................................................................................22

5.9. Impresión de pantallas..................................................................................................................225.9.1. Impresión de la carta gráfica..................................................................................................................... 225.9.2. Selección de impresora o graficador.......................................................................................................... 245.9.3. Opciones de impresión.............................................................................................................................. 24

6. CREACIÓN DE PROYECTOS................................................................................................... 25

6.1. Actividades y Relaciones...............................................................................................................256.1.1. Creación de un proyecto........................................................................................................................... 256.1.2. Creación de actividades............................................................................................................................ 25

6.1.2.1. Estimación de la duración................................................................................................................ 266.1.2.2. Definición del tipo de actividad.......................................................................................................266.1.2.3. Agrupación de actividades............................................................................................................... 27

6.1.3. Creación y modificación de relaciones......................................................................................................276.1.3.1. Encadenamiento múltiple................................................................................................................. 276.1.3.2. Modificación de relaciones.............................................................................................................. 27

6.1.4. Formulario de Actividades........................................................................................................................ 286.1.4.1. Edición de datos.............................................................................................................................. 286.1.4.2. Formulario detallado........................................................................................................................ 28

6.1.5. Edición de Actividades............................................................................................................................. 32

6.2. Códigos de Actividad....................................................................................................................336.2.1. Definición de Códigos de Actividad.......................................................................................................... 33

6.2.1.1. Creación de una estructura............................................................................................................... 336.2.1.2. Creación de Códigos de Actividad Estandarizados...........................................................................34

6.2.2. Asignación de Códigos de Actividad.........................................................................................................346.2.2.1. Uso de formularios.......................................................................................................................... 346.2.2.2. Uso de la tabla de actividades.......................................................................................................... 346.2.2.3. Uso del comando Global change......................................................................................................346.2.2.4. Modificación de clasificaciones y valores........................................................................................35

6.2.3. Subdivisión de Identificadores de Actividad.............................................................................................35

6.3. Códigos de Estructura Laboral Jerárquica (WBS).....................................................................356.3.1. Planificación y Análisis de los componentes del proyecto.........................................................................35

6.3.1.1. Organización de actividades con códigos WBS................................................................................356.3.1.2. Impresión de la vista........................................................................................................................ 35

6.3.2. Construcción del WBS.............................................................................................................................. 356.3.2.1. Diagramación del WBS................................................................................................................... 366.3.2.2. Copia de ramas de WBS.................................................................................................................. 366.3.2.3. Transferencia del Diccionario WBS.................................................................................................366.3.2.4. Impresión del Diccionario WBS......................................................................................................36

6.3.3. Asignación de Códigos WBS a las Actividades.........................................................................................36


6.3.3.1. Cuadro de diálogo de diagramación.................................................................................................366.3.3.2. Uso de formularios.......................................................................................................................... 376.3.3.3. Copia de los códigos WBS............................................................................................................... 376.3.3.4. Traslado de actividades.................................................................................................................... 376.3.3.5. Uso del comando Global change......................................................................................................37

6.4. Calendarios...................................................................................................................................376.4.1. Definición de Calendarios......................................................................................................................... 38

6.4.1.1. Desplazamiento temporal................................................................................................................. 396.4.1.2. Uso del Calendario Global............................................................................................................... 396.4.1.3. Definición de turnos........................................................................................................................ 39

6.4.2. Edición de Calendarios............................................................................................................................. 406.4.2.1. Creación de calendarios................................................................................................................... 406.4.2.2. Definición de la semana laboral.......................................................................................................406.4.2.3. Asignación de calendarios a actividades...........................................................................................406.4.2.4. Reasignación de calendarios............................................................................................................ 416.4.2.5. Borrado de calendarios.................................................................................................................... 41

6.4.3. Definición de períodos no laborables y excepciones..................................................................................416.4.3.1. Cuadro de diálogo de feriados..........................................................................................................426.4.3.2. Proyectos con unidad de tiempo hora...............................................................................................426.4.3.3. Proyectos con unidad de tiempo día.................................................................................................426.4.3.4. Proyectos con unidad de tiempo semana o mes................................................................................42

6.4.4. Impresión de Calendarios.......................................................................................................................... 42

6.5. Recursos y Costos..........................................................................................................................426.5.1. Definición de recursos.............................................................................................................................. 426.5.2. Estimación de Costos................................................................................................................................ 446.5.3. Utilización de Curvas de Distribución.......................................................................................................446.5.4. Asignación de Recursos y Costos.............................................................................................................. 46

6.5.4.1. Uso de formularios (Detail Forms)..................................................................................................466.5.4.2. Uso de la tabla de actividades (Activity table)..................................................................................476.5.4.3. Uso del comando Global change......................................................................................................47

6.5.5. Seguimiento de Recursos y Costos............................................................................................................ 486.5.5.1. Parámetros de seguimiento.............................................................................................................. 486.5.5.2. Configuración del cálculo de la variable Earned Value....................................................................49

6.5.6. Actualización de Recursos y Costos..........................................................................................................496.5.6.1. Regla Nº 1. “Link remaining duration and schedule percent complete”............................................496.5.6.2. Regla Nº 2. “Freeze resource units per time period”.........................................................................496.5.6.3. Regla Nº 3. “Add actual to ETC Subtract actual from EAC”............................................................506.5.6.4. Regla Nº 4. “When quantities change, use current unit prices to recompute”....................................506.5.6.5. Regla Nº 5. “Use the update percent complete against budget to estimate”......................................506.5.6.6. Regla Nº 6. “Link actual to date and actual this period”...................................................................516.5.6.7. Regla Nº 7. “Link budget to EAC for non-progressed activities”......................................................516.5.6.8. Regla Nº 8. “Calculate variance as Budget - EAC EAC - budget”..............................................516.5.6.9. Opciones generales. Adicionalmente, P3 ofrece dos alternativas de cálculo.....................................516.5.6.10. Estableciendo un proyecto con reglas de cálculo de costos...............................................................51

6.5.7. Nivelación de recursos.............................................................................................................................. 526.5.7.1. Suavizamiento de recursos............................................................................................................... 526.5.7.2. Fecha de nivelación......................................................................................................................... 536.5.7.3. Programación antes de nivelación....................................................................................................53

6.6. Items de Datos Personalizados......................................................................................................536.6.1. Definición de Items de Datos Personalizados............................................................................................536.6.2. Edición de Items de Datos........................................................................................................................ 546.6.3. Transferencia de los Items de Datos..........................................................................................................546.6.4. Modificación de la definición de los Items de Datos.................................................................................546.6.5. Impresión del Diccionario de Items de Datos............................................................................................54

6.7. Asignación de Items de Datos Personalizados..............................................................................54


6.7.1. Uso de formulario..................................................................................................................................... 546.7.2. Uso de la tabla de actividades................................................................................................................... 556.7.3. Uso del comando Global change............................................................................................................... 556.7.4. Uso del comando File, Project, Import......................................................................................................556.7.5. Creación barras gráficas............................................................................................................................ 556.7.6. Organizando por Items de Datos............................................................................................................... 55

6.8. Cálculo de Valores con Items de Datos........................................................................................556.8.1. Ejemplo de cambio global........................................................................................................................ 55

6.9. Impresión de Items de Datos........................................................................................................566.9.1. Creación de informes personalizados........................................................................................................ 56

6.10. Proyectos Maestros y Subproyectos.............................................................................................566.10.1. Consideraciones acerca de proyectos múltiples.....................................................................................566.10.2. Entorno multi-proyecto........................................................................................................................ 566.10.3. Proyectos maestros y subproyectos.......................................................................................................576.10.4. Trabajo e informes de proyectos...........................................................................................................576.10.5. Administración de un subproyecto........................................................................................................576.10.6. Lineamientos generales........................................................................................................................ 576.10.7. Multiproyectos y multiusuarios............................................................................................................57

6.11. Administración de Proyectos Múltiples........................................................................................586.11.1. Creación de una estructura de proyecto maestro...................................................................................586.11.2. Administración de los subproyectos......................................................................................................586.11.3. Nivel de proyecto maestro.................................................................................................................... 586.11.4. Programación desde el proyecto maestro..............................................................................................586.11.5. Administración de los proyectos...........................................................................................................58

6.12. Lineamientos para el Coordinador..............................................................................................586.12.1. Definición de Calendarios.................................................................................................................... 606.12.2. Códigos de Actividad........................................................................................................................... 606.12.3. Estructura Jerárquica WBS................................................................................................................... 606.12.4. Definición de Recursos......................................................................................................................... 606.12.5. Opciones de Programación y Nivelación..............................................................................................616.12.6. Relaciones interproyectos..................................................................................................................... 626.12.7. Definición de Actividades.................................................................................................................... 626.12.8. Programación del Proyecto Maestro.....................................................................................................626.12.9. Creación de un Proyecto Meta.............................................................................................................. 62

6.13. Lineamientos para los Administradores......................................................................................626.13.1. Definición de actividades y relaciones..................................................................................................636.13.2. Asignación de Códigos de Actividad....................................................................................................636.13.3. Asignación de Códigos WBS................................................................................................................ 646.13.4. Asignación de Recursos y Costos......................................................................................................... 646.13.5. Programación del subproyecto.............................................................................................................. 646.13.6. Creación de un Proyecto Meta.............................................................................................................. 65

6.14. Nivelación de Recursos.................................................................................................................656.14.1. Nivelación de Proyecto Maestro........................................................................................................... 656.14.2. Nivelación de subproyectos.................................................................................................................. 656.14.3. Uso de Recursos Jerarquizados para Nivelación...................................................................................66

6.15. Creación de Diagramas, Informes y Gráficos..............................................................................666.15.1. Diagramas compartidos........................................................................................................................ 666.15.2. Informes y Gráficos compartidos.......................................................................................................... 666.15.3. Informes de proyectos.......................................................................................................................... 666.15.4. Informes de subproyectos..................................................................................................................... 67

6.16. Copia de Proyectos Maestros y Subproyectos..............................................................................676.16.1. Copia de un Proyecto Maestro.............................................................................................................. 67


6.16.2. Copia de un subproyecto...................................................................................................................... 676.16.3. Copia deun subproyecto a un nuevo proyecto maestro..........................................................................676.16.4. División de un proyecto en subproyectos..............................................................................................686.16.5. Análisis de proyectos maestros............................................................................................................. 686.16.6. Conversión de un subproyecto en un proyecto maestro.........................................................................686.16.7. Conversión de un proyecto maestro en un subproyecto.........................................................................68

7. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.....................................................................................70

7.1. Metas y Progreso...........................................................................................................................707.1.1. Creación de una meta................................................................................................................................ 707.1.2. Mantención de Planes Metas..................................................................................................................... 70

7.1.2.1. Reemplazo de calendarios y diccionarios.........................................................................................707.1.2.2. Actualización de actividades y recursos...........................................................................................717.1.2.3. Visualización de los datos del proyecto meta...................................................................................72

7.1.3. Actualización de la Programación............................................................................................................. 737.1.3.1. Actualización automática................................................................................................................. 737.1.3.2. Registro del progreso....................................................................................................................... 737.1.3.3. Actualización con el Formulario de Actividades..............................................................................737.1.3.4. Actualización con la Gráfica de Barras............................................................................................737.1.3.5. Interrupción de actividades.............................................................................................................. 74

7.1.4. Análisis del avance................................................................................................................................... 747.1.4.1. Avance de la fecha de control.......................................................................................................... 747.1.4.2. Comparación entre la programación original y la actual...................................................................757.1.4.3. Identificación de áreas problema......................................................................................................75

7.2. Programación y restricciones........................................................................................................767.2.1. Cálculo de la programación...................................................................................................................... 76

7.2.1.1. Listados de Programación................................................................................................................ 767.2.1.2. Listados de Estadísticas................................................................................................................... 777.2.1.3. Informe de ciclos............................................................................................................................. 77

7.2.2. Establecimiento de la lógica de programación...........................................................................................777.2.2.1. Lógica de la programación............................................................................................................... 777.2.2.2. Cálculo de retrasos........................................................................................................................... 797.2.2.3. Duración de la actividad.................................................................................................................. 797.2.2.4. Cálculo de holguras......................................................................................................................... 797.2.2.5. Opciones de programación para proyectos maestros y subproyectos.................................................79

7.2.3. Uso de Restricciones Temporales.............................................................................................................. 807.2.3.1. Restricción de comienzo próximo....................................................................................................807.2.3.2. Restricción de término próximo.......................................................................................................807.2.3.3. Restricción de comienzo tardío........................................................................................................ 817.2.3.4. Restricción de término tardío........................................................................................................... 817.2.3.5. Restricción de comienzo.................................................................................................................. 817.2.3.6. Restricción de término esperado......................................................................................................817.2.3.7. Restricción de comienzo obligado....................................................................................................817.2.3.8. Restricción de término obligado.......................................................................................................827.2.3.9. Restricción de holgura total............................................................................................................. 827.2.3.10. Restricción de holgura libre............................................................................................................. 82

7.2.4. Asignación de restricciones....................................................................................................................... 827.2.4.1. Uso del formulario........................................................................................................................... 827.2.4.2. Uso de la gráfica de barras............................................................................................................... 837.2.4.3. Limitaciones.................................................................................................................................... 83

7.3. Cambio global...............................................................................................................................837.3.1. Introducción............................................................................................................................................. 83

7.3.1.1. Clave de seguridad........................................................................................................................... 837.3.1.2. Especificación del cambio............................................................................................................... 847.3.1.3. Definición de Sentencias.................................................................................................................. 847.3.1.4. Pasos generales................................................................................................................................ 85


7.3.1.5. Uso de las sentencias If y Then........................................................................................................ 877.3.1.6. Condiciones If múltiples.................................................................................................................. 877.3.1.7. Condiciones Then o Else múltiples..................................................................................................87

7.3.2. Selección de Actividades.......................................................................................................................... 877.3.2.1. Ejecutando un cambio global........................................................................................................... 877.3.2.2. Revisión previa................................................................................................................................ 877.3.2.3. Ejecución del comando.................................................................................................................... 87

7.3.3. Sentencias para cambios específicos.........................................................................................................88

7.4. Informes Tabulares y Gráficos.....................................................................................................887.4.1. Aspectos básicos....................................................................................................................................... 88

7.4.1.1. Cuadros de diálogo.......................................................................................................................... 897.4.1.2. Selección de actividades.................................................................................................................. 897.4.1.3. Selección de recursos y cuentas de costos........................................................................................897.4.1.4. Ordenamiento de actividades........................................................................................................... 90

7.4.2. Preparación de informes............................................................................................................................ 907.4.2.1. Informes tabulares........................................................................................................................... 907.4.2.2. Informes gráficos............................................................................................................................. 917.4.2.3. Producción de informes................................................................................................................... 917.4.2.4. Transferencia de informes................................................................................................................ 91

7.4.3. Visualización de informes tabulares y gráficos..........................................................................................917.4.4. Informes tabulares de Programación......................................................................................................... 927.4.5. Informes tabulares de Control de Recursos y Costos.................................................................................947.4.6. Informes tabulares de Productividad, Precios y Uso..................................................................................967.4.7. Informes tabulares de Valor Ganado.........................................................................................................967.4.8. Informes tabulares de Recursos y Costos...................................................................................................977.4.9. Informes tabulares de Empleo de Recursos y Costos.................................................................................987.4.10. Informes matriciales de Actividades.....................................................................................................99

7.4.10.1. Resumen de datos.......................................................................................................................... 1017.4.11. Informes matriciales de Recursos y Costos.........................................................................................1047.4.12. Informes personalizados..................................................................................................................... 105

7.4.12.1. Funciones especiales...................................................................................................................... 1097.4.13. Informes gráficos Temporales............................................................................................................ 110

7.4.13.1. Creación de una tabla de actividades multilínea.............................................................................1107.4.13.2. Despliegue de datos de recursos y costos........................................................................................1107.4.13.3. Despliegue de límites de barras gráficas.........................................................................................1107.4.13.4. Combinación de cartas gráficas con gráficos de recursos y costos..................................................1127.4.13.5. Líneas de relaciones lógicas........................................................................................................... 1127.4.13.6. Conectores..................................................................................................................................... 1127.4.13.7. Escalas de tiempo.......................................................................................................................... 1127.4.13.8. Fechas calendario.......................................................................................................................... 1137.4.13.9. Saltos de página............................................................................................................................. 1137.4.13.10. Conexión de barras individuales................................................................................................1137.4.13.11. Ubicación de barras de actividad...............................................................................................1137.4.13.12. Ubicación de actividades........................................................................................................... 1147.4.13.13. Ubicación de títulos................................................................................................................... 1147.4.13.14. Orientación de la impresión.......................................................................................................1147.4.13.15. Selección de colores.................................................................................................................. 1147.4.13.16. Resaltando por código de actividad...........................................................................................1157.4.13.17. Tamaño de los elementos gráficos.............................................................................................1157.4.13.18. Separación de filas.................................................................................................................... 1157.4.13.19. Salto de filas............................................................................................................................. 1157.4.13.20. Limitación de cruces de líneas de bordes...................................................................................1167.4.13.21. Identificación del progreso........................................................................................................ 1167.4.13.22. Resaltando las relaciones controladas........................................................................................1167.4.13.23. Muestra de la inactividad...........................................................................................................1167.4.13.24. Selección de hojas..................................................................................................................... 116

7.4.14. Informes gráficos Lógicos.................................................................................................................. 117


7.4.14.1. Detalle de actividades.................................................................................................................... 1177.4.14.2. Códigos de actividad...................................................................................................................... 1177.4.14.3. Ubicación del cuadro de título.......................................................................................................1177.4.14.4. Agrupación de actividades............................................................................................................. 1177.4.14.5. Tamaño del texto........................................................................................................................... 1177.4.14.6. Distancia entre actividades............................................................................................................. 119

7.4.15. Informes gráficos de Recursos y Costos..............................................................................................1197.4.15.1. Programaciones diferentes............................................................................................................. 1197.4.15.2. Fechas programadas próximas y tardías.........................................................................................1197.4.15.3. Curvas acumulativas...................................................................................................................... 1197.4.15.4. Valores en las barras del histograma..............................................................................................1207.4.15.5. Rotulación de la escala temporal....................................................................................................1207.4.15.6. Líneas de reticulado....................................................................................................................... 1207.4.15.7. Histogramas resumidos.................................................................................................................. 1207.4.15.8. Histogramas apilados..................................................................................................................... 1207.4.15.9. Histogramas y Curvas múltiples.....................................................................................................1207.4.15.10. Selección de colores, líneas y rellenos.......................................................................................1217.4.15.11. Uso eficaz de colores y patrones................................................................................................1217.4.15.12. Límites normal y máximo......................................................................................................... 1217.4.15.13. Número de grupo....................................................................................................................... 1227.4.15.14. Selección de colores y patrones.................................................................................................1227.4.15.15. Tamaño del texto....................................................................................................................... 1227.4.15.16. Títulos y escala máxima del eje Y.............................................................................................1237.4.15.17. Leyendas................................................................................................................................... 123

7.5. Comandos utilitarios...................................................................................................................1237.5.1. Copia de proyectos.................................................................................................................................. 1237.5.2. Modificación de la unidad de planificación.............................................................................................1237.5.3. Modificación de los identificadores de actividad.....................................................................................124

7.6. Mezcla de proyectos....................................................................................................................1247.6.1. Calendarios............................................................................................................................................. 1257.6.2. Diccionarios............................................................................................................................................ 125

7.7. Resumen de proyectos.................................................................................................................1267.7.1. Proyecto resumen.................................................................................................................................... 1267.7.2. Proyectos fuentes.................................................................................................................................... 1267.7.3. Identificadores de actividad.................................................................................................................... 1267.7.4. Criterio de resumen................................................................................................................................. 1277.7.5. Asignación de una calendario.................................................................................................................. 1277.7.6. Definición de fecha de control................................................................................................................ 1277.7.7. Recursos................................................................................................................................................. 1277.7.8. Costos..................................................................................................................................................... 1277.7.9. Consolidación de recursos y costos.........................................................................................................1287.7.10. Actualización de proyecto resumen....................................................................................................1297.7.11. Resumen de proyectos con diferentes unidades de planificación.........................................................1297.7.12. Programación..................................................................................................................................... 1297.7.13. Impresión........................................................................................................................................... 129

7.8. Respaldo de proyectos.................................................................................................................1307.8.1. Respaldo y recuperación de proyectos.....................................................................................................1307.8.2. Notas del respaldo................................................................................................................................... 130

7.9. Recuperación de proyectos.........................................................................................................130

7.10. Borrado de proyectos..................................................................................................................131

7.11. Exportación e Importación.........................................................................................................1317.11.1. Exportación de datos.......................................................................................................................... 131

7.11.1.1. Creación de una exportación.......................................................................................................... 132


7.11.1.2. Selección de un proyecto............................................................................................................... 1327.11.1.3. Formato del archivo de exportación...............................................................................................1337.11.1.4. Ejecución de la exportación...........................................................................................................136

7.12. Importación de datos..................................................................................................................1367.12.1. Cambio de fechas programadas.......................................................................................................... 1377.12.2. Actualización de datos para archivos de importación..........................................................................1387.12.3. Especificaciones de importación......................................................................................................... 1387.12.4. Archivo de importación...................................................................................................................... 1417.12.5. Ejecución de la importación............................................................................................................... 141

7.13. Transferencia de especificaciones de Exportación e Importación....................................................142

manual primavera project planner p3

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