manual portal emisión...descargar la factura (xml), la representación gráfica (pdf), los anexos y...

Versión 03 - 2017-02-04

FACTURA1 S.A.S

Carrera 62 # 103 – 44 Oficina 505

Bogotá

Tel. 7443199 www.factura1.com.co

Manual Portal Emisión

Contenido

Generalidades ......................................................................................................................................... 2

1. INGRESAR AL PORTAL ................................................................................................................. 2

USUARIO Y CONTRASEÑA ................................................................................................................... 2

1.1 Olvidé mi contraseña ............................................................................................................... 3

2. INICIO .............................................................................................................................................. 6

3. DATOS DEL USUARIO ................................................................................................................... 7

3.1 Cambiar contraseña ................................................................................................................ 8

3.2 Actualizar correo ...................................................................................................................... 9

4. FACTURACIÓN ............................................................................................................................. 11

4.1 Facturas ................................................................................................................................. 11

4.2 Facturas Recibidas ................................................................................................................ 16

http://www.factura1.com.co/

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Generalidades

El portal de emisión COLAPI tiene dos roles:

Emisor: corresponde a la empresa que genera documentos electrónicos.

Receptor o adquiriente: empresa que recibe documentos de un emisor que también

genera documentos a través de Factura1.

Para utilizar la opción de olvidé contraseña y recordar contraseña debe tener un correo

registrado en la plataforma, si usted es:

Emisor: el correo registrado por defecto será el correo que tenga en el RUT, si desea

cambiarlo puede ingresar y utilizar la opción Actualizar Correo.

Receptor: el correo registrado por defecto será el correo que el emisor de sus facturas

utilice para entregarle un documento electrónico, si desea cambiarlo puede ingresar y

utilizar la opción Actualizar Correo.

1. INGRESAR AL PORTAL

Ambiente de pruebas

Ingrese al portal de emisión digitando la siguiente dirección en su navegador.

https://qa.factura1.com.co/emisionColapi/

Ambiente de producción

https://app.factura1.com.co/emisionColapi/

USUARIO Y CONTRASEÑA

Como emisor de cualquier comprobante electrónico el usuario y contraseña para ingresar al portal le

llegarán a su correo una vez haya emitido la primera factura, esta información solo llegará una única

vez.

Como el receptor de cualquier comprobante electrónico el usuario y contraseña para ingresar al portal

le llegarán a su correo una vez le hayan emitido el primer comprobante electrónico, esta información

solo llegará una única vez, posteriormente solo llegará al correo la información (XML y PDF) del

documento electrónico que le generaron.


https://qa.factura1.com.co/emisionColapi/

https://app.factura1.com.co/emisionColapi/

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Para ingresar al portal de emisión, ingrese su usuario y contraseña

1.1 Olvidé mi contraseña

Si olvidó su contraseña para ingresar al portal de emisión, seleccione “olvidé mi contraseña”


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Se abrirá un formulario donde deberá diligenciar su correo (si es emisor corresponde al correo al correo

registrado en el RUT, si es receptor corresponde al correo al cual le entregan sus documentos

electrónicos) y el usuario con el cual ingresa al portal, una vez haya diligenciado los campos seleccione

“solicitar”

Si la información ingresada es válida le aparecerá el siguiente mensaje:


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Para finalizar seleccione el botón “terminado”, este lo llevará a la página de ingreso del portal de

emisión, para continuar con la asignación de la nueva contraseña revise su correo electrónico, allí

encontrará un mensaje con el enlace para continuar con el proceso.

Ingrese al enlace del correo, aparecerá en la pantalla un espacio donde puede crear una nueva

contraseña


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Cuando haya ingresado la nueva contraseña seleccione terminar, si las contraseñas coinciden se

guardarán los cambios y aparecerá el siguiente mensaje:

Seleccione “terminado”, este lo llevará a la página de ingreso, donde deberá ingresar nuevamente el

usuario y la nueva contraseña.

2. INICIO

Una vez haya ingresado al portal de emisión, aparecerá la pantalla de inicio donde podrá ver:

1. Un menú de inicio y de facturación.

2. Aparecerá un resumen de todos los documentos así:

Hoy, corresponde a los comprobantes emitidos durante el día en curso.

Ultima semana, corresponde a los comprobantes emitidos durante la semana en curso.

Último mes, corresponde a los comprobantes emitidos durante la semana en curso.

Total de facturas, corresponde al total de comprobantes emitidos.

3. Un control por tipos de comprobantes (facturas, notas crédito y notas debito) con la siguiente

nomenclatura:

Verde: facturas.


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Naranja: nota crédito.

Azul: nota débito.

4. Un resumen con los 10 últimos comprobantes electrónicos emitidos.

(Esta información también la puede encontrar al hacer clic en el botón de inicio)

3. DATOS DEL USUARIO

En la parte superior derecha de la página hay un botón con el nombre y nit de la empresa, al

seleccionarlo se desplegará un menú donde podrá:

1. Cambiar la contraseña

2. Actualizar el correo electrónico, dato necesario para utilizar las opciones de cambiar y olvidé

contraseña.

3. “Salir” de la sesión.


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3.1 Cambiar contraseña

Para cambiar la contraseña haga clic en el botón “cambiar contraseña” del menú datos de usuario,

aparecerá en la pantalla un formulario donde puede crear la nueva contraseña.


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Cuando haya ingresado la nueva contraseña seleccione terminar, si las contraseñas coinciden se

guardarán los cambios y aparecerá el siguiente mensaje:

Seleccione “terminado”, este lo llevará a la página de ingreso, donde deberá ingresar nuevamente el

usuario y la nueva contraseña.

3.2 Actualizar correo

Una vez haya ingresado al portal de emisión debe actualizar su correo electrónico, ya que a este le

llegarán las notificaciones cuando utilice las opciones de cambiar y olvido de contraseña.

Para actualizar el correo electrónico, haga clic en el botón “Actualizar correo” del menú datos de

usuario, se desplegará una ventana donde podrá ingresar el correo electrónico


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Una vez haya ingresado el correo, seleccione “guardar cambios”.


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4. FACTURACIÓN

En el menú de inicio, de clic en el botón de facturación, se desplegarán 2 ítems, facturas y facturas

recibidas.

4.1 Facturas

Podrá visualizar todos los comprobantes electrónicos que su empresa haya generado.


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Al seleccionar el botón “Facturas” aparecerá una tabla donde podrá visualizar todos los comprobantes

que haya generado, por defecto se mostrará en pantalla los últimos 50 comprobantes generados,

adicionalmente cuenta con 3 campos que puede diligenciar para filtrar los comprobantes:

Fechas, tanto inicial como final.

Nota: la consulta de comprobantes está limitada por trimestres, si intenta realizar una consulta

superior a 3 meses el sistema no mostrará información en pantalla.

Barra de búsqueda tipo Google, después de incluir los filtros de fecha en esta barra podrá

diligenciar las palabras clave que desee encontrar en la tabla, ejemplo: nit, número factura,

prefijo.

En esta tabla se podrá ver el listado de los comprobantes electrónicos que ha generado a sus clientes,

en esta tabla tiene la posibilidad de:

1. Cambiar el número de comprobantes que desea ver en la tabla.

2. Cambiar de página.


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3. Utilizar una barra que le permite desplazarse por la pantalla y así poder ver la información

completa de los comprobantes.

Los encabezados de la tabla son: NIT receptor, nombre receptor, prefijo, folio, cufe, Fecha, Tipo de

comprobante, subtotal, impuesto, total, mail receptor, envío DIAN, Aceptada/Rechazada, Fecha

aceptación/rechazo, XML, PDF, ANEXOS y envío de correo.

En la columna Aceptada/Rechazada puede ver si su factura fue rechaza o aceptada por su cliente,

recuerde que el adquiriente tendrá la posibilidad de aceptar o rechazar la factura a través del correo

electrónico que es enviado con el documento electrónico

Al final de la tabla de comprobantes en las últimas columnas hay 4 botones donde al hacer clic puede

descargar la factura (XML), la representación gráfica (PDF), los anexos y adicionalmente ver el estado

de envío a través de correo de cualquier documento electrónico.

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En el botón “envío de correo” podrá visualizar la información correspondiente al envío de los de los

documentos electrónicos.

El icono tiene una nomenclatura de colores para describir el estado de envío de las facturas, a

continuación se explican:

Verde oscuro: el correo fue enviado exitosamente a través del servidor de correo de Factura1 al hacer

clic sobre el icono podrá revisar la trazabilidad del mensaje.

Verde claro: el mensaje fue enviado a través del servidor de correo del emisor, aparecerá que el correo

fue enviado exitosamente, en este caso no se muestra detalle del envío del correo.


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Amarillo: El mensaje no se ha enviado, esto normalmente ocurre porque la factura todavía no tiene PDF

en la plataforma de Factura1, en cuanto exista el PDF se enviará al cliente.


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Rojo: El mensaje intentó enviarse, pero se generó un error durante el envío, al hacer clic sobre el icono

podrá revisar el error que se generó.

4.2 Facturas Recibidas

Este botón solo aparecerá si a su número de identificación otro emisor de documentos que utilice los

servicios de Factura1 le ha generado documentos electrónicos.

Al hacer clic en el botón “Facturas recibidas” aparecerá una tabla donde puede visualizar todos los

comprobantes que le hayan emitido.


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Al seleccionar el botón “Facturas Recibidas” aparecerá una tabla donde podrá visualizar todos los

comprobantes que haya recibido, por defecto se mostrará en pantalla los últimos 50 comprobantes

recibidos, adicionalmente cuenta con 3 campos que puede diligenciar para filtrar los comprobantes:

Fechas, tanto inicial como final.

Nota: la consulta de comprobantes está limitada por trimestres, si intenta realizar una consulta

superior a 3 meses el sistema no mostrará información en pantalla.

Barra de búsqueda tipo Google, después de incluir los filtros de fecha en esta barra podrá

diligenciar las palabras clave que desee encontrar en la tabla, ejemplo: nit, número factura,

prefijo.


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En esta tabla se encontrará un listado de los comprobantes que le han emitido sus proveedores, en

esta tabla tiene la posibilidad de:

4. Cambiar el número de comprobantes que desea ver en la tabla.

5. Cambiar de página.

6. Utilizar una barra que le permite desplazarse por la pantalla y así poder ver la información

completa de los comprobantes.

Los encabezados de la tabla: NIT receptor, nombre receptor, prefijo, folio, cufe, Fecha, Tipo de

comprobante, subtotal, impuesto, total, Mail receptor, envío DIAN, XML, PDF, ANEXOS

Al final de la tabla de comprobantes en las últimas columnas hay 3 botones donde al hacer clic puede

descargar la factura (XML), la representación gráfica (PDF) y los anexos.


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Cada vez que emita una nueva factura, a su cliente le llegara al correo una notificación con el XML y el

PDF de la factura.


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Al hacer clic botón “Descargar Factura”, lo llevará a una nueva página donde podrá realizar las

siguientes acciones:

1. Iniciar sesión en el portal de emisión como el receptor de cualquier comprobante electrónico

con el usuario y contraseña que llego a su correo una vez le emitieron el primer comprobante

electrónico.

2. Visualizar un resumen con la información de la factura electrónica

3. Descargar el documento XML de la factura

4. Descargar el documento PDF de la factura

5. Descargar los anexos de la factura

6. Vista previa del PDF de la factura


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