manual planillas

MMAANNUUAALL DDEE EELLAABBOORRAACCIINN ((PPllaanniillllaass ddee SSuueellddooss yy SSaallaarriiooss yy AAcccciiddeenntteess ddee TTrraabbaajjoo))

LLaa PPaazz BBoolliivviiaa 22000055

RReeppuubblliiccaa ddee BBoolliivviiaa MMiinniisstteerriioo ddee TTrraabbaajjoo

UUnniiddaadd ddee PPllaanniillllaass yy SSaallaarriiooss

Ministerio de Trabajo Unidad de Planillas y Salarios

Elaborado Por: OSCAR QUISPE T. 2

NNDDIICCEE

INTRODUCCIN..........................................................................................................................................................3 INSTALACIN ..............................................................................................................................................................3

PROCESO DE INSTALACIN:................................................................................................................................3 INSTRUCTIVO DE DESINSTALACIN ................................................................................................................6

REQUISITOS DE LA PRESENTACIN DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO. ..................................................................................................................................6

PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS.................................................................................................................6 FORMULARIO NICO DE PRESENTACIN TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO (DECLARACIN JURADA)........................................................7

CASO PRCTICO.........................................................................................................................................................8 ELABORACIN DE LA PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS TRIMESTRAL. .............................9

PASOS PARA EL LLENADO DE LA PLANILLA Y EL FORMULARIO DE DECLARACIN JURADA .......10 ELABORACIN DE LA PLANILLA DE AGUINALDOS ..............................................................................18 ELABORACIN DE LA PLANILLA DE PRIMAS ..........................................................................................23 ANEXOS .........................................................................................................................................................................23



MMAANNUUAALL DDEE EELLAABBOORRAACCIINN ((PPllaanniillllaass ddee SSuueellddooss yy SSaallaarriiooss yy AAcccciiddeenntteess ddee TTrraabbaajjoo))

INTRODUCCIN El presente documento tiene la finalidad de servir de gua a todos los empleadores legalmente registrados a fin de que puedan elaborar las planillas trimestrales de forma requerida por el Ministerio de Trabajo, mediante la utilizacin de un sistema informtico de fcil utilizacin que para tal efecto se ha desarrollado. En mismo describe paso a paso y de manera secuencial desde los requerimientos mnimos del sistema, la instalacin y posterior utilizacin del sistema en la elaboracin de las planillas.

INSTALACIN El Sistema de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo, esta disponible en la pagina Web. www.mintrabajo.gov.bo as como tambin en la pagina www.ine.gov.bo Los requerimientos en cuanto al Hardware y Software para la instalacin del Sistema de la elaboracin de planillas trimestrales son los siguientes:

a) Requerimiento de Hardware

Este sistema fue diseado para trabajar en un computador de las siguientes caractersticas:

Pc PII o superior. Un sistema de memoria RAM de 16 MB o superior. Un disco duro con 20MB de espacio libre como mnimo disponibles. Disponibilidad de drive de 3.5". Una impresora matricial, tinta o lser.

b) Requerimiento de Software

Sistema Operativo: Windows 95, 98 , Millenium, XP, NT, 2K

PROCESO DE INSTALACIN: Una vez obtenido el programa, desde el men inicio de su computador:

Ingrese a la opcin Ejecutar y luego abrir o examinar el archivo SetupPlanillas, desde la unidad en la que se encuentre el instalador. En el caso del ejemplo el CD se encuentra en la unidad G:\ (ver figura 1 y 2)

Luego solicitar el Aceptar o Siguiente en los diferentes cuadros de dialogo, en los

que se har el clic correspondiente.



Figura 1

Figura 2

Cuando aparezca el cuadro Microsoft Data Access Components 2.6 Setup activar la

casilla de verificacin I accept all of y clic en Siguiente para continuar con la instalacin. (ver figura 3)

Figura 3



Luego Finalizar, Close y Aceptar Al finalizar la instalacin se generar un acceso directo a la aplicacin en el men

inicio y el escritorio respectivamente desde el cual se podr ejecutar el programa. (Ver figura 4)

Figura 4

Nota. Configuracin regional del separador de decimales: Se deber tener especial cuidado en asegurase que la coma este como separador de decimales y el punto como separador de miles en la configuracin regional del sistema operativo. A este efecto seguir los siguientes pasos:

Ir al men Inicio, Configuracin, Panel de Control Hacer doble clic en Configuracin Regional Hacer clic en la pestaa Nmeros En el campo smbolo decimal deber estar: , (coma) En el campo se separador de miles: . (punto) Similarmente, hacer clic en la pestaa Moneda En el campo smbolo decimal deber estar: , (coma) En el campo se separador de miles: . (punto) Finalmente hacer clic en aceptar.



NOTA IMPORTANTE PARA USUARIOS ACCESS 97 Si se instal el presente software de planillas en un equipo que tiene Access 97, se deber ejecutar el parche PlanillasAccessDrivers.exe que se encuentra en la carpeta ParcheAccess97. Disponible en el mismo instalador. Tomar en cuenta que este parche NO debe ser ejecutado con otras versiones de Access.

INSTRUCTIVO DE DESINSTALACIN Si el usuario por razones especificas desea hacer una desinstalacin de este software o hacer una nueva instalacin del mismo deber primero desinstalarlo, a este efecto, hacer clic en el acceso directo Uninstall Planillas, ubicado en Programas del men de inicio. (ver figura 4)

REQUISITOS DE LA PRESENTACIN DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO. Los documentos requeridos para tal efecto son:

1. Llenado de la Planilla de Sueldos y Salarios de acuerdo al modelo establecido por el Ministerio de Trabajo (original y copia).

2. Llenado del Formulario nico de Declaracin Jurada de presentacin de planillas de sueldos y salarios y accidentes de trabajo (original y dos copias).

3. Boleta (original) de deposito bancario de Bs. 30.- (treinta bolivianos 00/100) en la cuenta N 201- 0448901-3-85 del Banco de Crdito de Bolivia a nombre del Ministerio de Trabajo.

PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS. El formato de presentacin de la planilla de sueldos y salarios establecido por el Ministerio de Trabajo esta conformado por 24 columnas, tal como se observa a continuacin: (ver figura 5)

Figura 5

Las mismas que deben ser llenadas segn el instructivo (Ver Anexo N 1) y de acuerdo a las caractersticas propias de cada empresa o entidad.

NOMBRE O RAZN SOCIAL:____________________________________ Pgina deN EMPLEADOR MINISTERIO DE TRABAJO:_______________________

CORRESPONDIENTE AL____DE____________DE 20__

NMERO MONTO PAGADO

( C )

BONO DE PRODUCCIN

( D )

DOMINICA-LES( E )

OTROS BONOS

( F )

AFP 12.21%

( H )

RC-IVA 13%( I )

OTROS DCTOS.

( J )

1

2

. .

..

. .

n

NOMBRE DEL EMPLEADOR Y/O REPRESENTANTE LEGAL N DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD FIRMA FECHA ....... DE ............................... DE 200....

BONO DE ANTIGEDAD

( B )

PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS PERSONAL PERMANENTE

(En Bolivianos)

LQUIDO PAGABLE (L) = G - K

FIRMA DEL EMPLEADO

DAS PAGADOS

MES

BONOS DESCUENTOS TOTAL

DCTOS. (K)=H+I+J

HORAS/DA PAGADAS

HABER BSICO

( A )

HORAS EXTRAS TOTAL GANADO A+B+C+D

+E+F( G )

T O T A L E S

FECHA DE NACIMIENTO

SEXO (F/M)

N CARNET

DE IDENTIDAD

APELLIDOS Y NOMBRE

NACIO- NALIDAD

OCUPACIN QUE

DESEMPEA

FECHA DE

INGRESO

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2120 22 23 241



FORMULARIO NICO DE PRESENTACIN TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO (DECLARACIN JURADA). Esta conformado de seis partes como son: (ver figura 6) 1. Datos Generales de la Empresa Institucin, que tiene la finalidad de identificar a la

empresa o empleador, de acuerdo al Nmero Patronal otorgado por la Caja Nacional de Salud, RUC o NIT, domicilio o lugar de ubicacin de la misma, etc.

2. Personal Asegurado y Aportes, el cual permite conocer la afiliacin al Seguro Social Obligatorio de parte del empleador y el monto que se aporta en cada caso, es decir: (Cajas de Salud, y AFPs).

Figura 6 3. Composicin

Salarial, que resume de forma general los importes totales de la planilla declarada.

4. Accidentes y Enfermedades de Trabajo, son aspectos que en el marco de la Ley de Higiene y Seguridad Ocupacional es imprescindible conocer, por lo que el empleador debe reportar dichos datos si se presentara en el trimestre respectivo.

5. Personal Ocupado. Informacin estadstica que establece el nivel de empleo a una fecha dada.

6. Personal Contratado y Retirado en el Trimestre. Similar a lo anterior, el mismo debe reflejar el movimiento de personal que ha existido en el trimestre.

Sin embargo, como se dijo con anterioridad el Software (Sistema de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo) facilita la elaboracin de ambos documentos para su presentacin ante el Ministerio de Trabajo.

1.- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA O INSTITUCIN

N PATRONALSEGURO SOCIAL

2.- PERSONAL ASEGURADO Y APORTES

N DE ASEGURADOSCAJA NACIONAL

DE SALUD

N DE AFILIADOSAFP PREVISIN

3.- COMPOSICIN SALARIAL 4.- ACCIDENTES Y ENFERMEDADES DE TRABAJO

5.- PERSONAL OCUPADO 6. PERSONAL CONTRATADO Y RETIRADO EN EL TRIMESTRE

N TOTAL DE PERSONASOCUPADAS

NOTA: En mi condicin de empleador y/o representante legal de acuerdo al Art. 1322 del Cdigo Civil, declaro expresamente que los datos incluidos en el presente formulario

son verdicos y f idedignos; por lo cual el Ministerio de Trabajo en uso de sus especficas funciones y atribuciones establecidas por Ley, pueda proceder a las inspecciones,

verif icaciones y otras medidas necesarias para precautelar el cumplimiento de las normas en materia laboral.

5

455,25

(Bs.)

MONTO

2

5

12.125,00

212,00

MONTOAPORTADO

DE MARZO DE 200

2124251 LPN DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD:

LUGAR DE PRESENTACIN: LA PAZ FECHA: 25

DE 200CORRESPONDIENTE AL MES DE

JULIAN RAMIREZ

CORREO ELECTRONICO

ZONA

ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL

FAXTELEFONO (S)

NOMBRE O RAZON SOCIAL

NDIRECCION

5555656561234567890

6

MUERTE

MONTOAPORTADO

TOTALPARCIAL

5

8

125,23

1 - 8 5 6 7 8 9

APORTADO (Bs.)

BONO DE ANTIGEDAD ( B )

PAGO POR HORAS EXTRAORDINARIAS ( C )

0

INCAPACIDAD

NMERO DE ACCIDENTESEN EL TRIMESTRE

N DE ENFERMEDADESDE TRABAJO

OTROS BONOS ( D+E+F )

HABER BSICO ( A )

TRABAJO

7

CONCEPTO

(Bs.)

MONTO PAGADO

N de RUCN de NIT

N EMPLEADORMINISTERIO DE

(En Bolivianos)

OTRAS CAJAS

N DE AFILIADOSAFP FUTURO BOLIVIA

(Bs.)

MONTO

LIQUIDO PAGABLE ( L )

A.F.P. ( H )

TOTAL DESCUENTOS ( K )

OTROS DESCUENTOS ( J )

TOTAL GANADO ( G )

EVENTUALES PERMANENTES

FIRMA DEL EMPLEDOR Y/O REPRESENTANTE LEGALNOMBRE DEL EMPLEADOR Y/O REPRESENTANTE LEGAL

R.C. - I.V.A. ( I )

N DE PERSONAS CONTRATADASEN EL TRIMESTRE

N DE PERSONAS RETIRADASEN EL TRIMESTRE

FORMULARIO NICO DE PRESENTACIN TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO

DECLARACIN JURADA

N DE TURNOSDE TRABAJO

APORTADO

N DE TRABAJADORES POR TIPO DE LESIN

TEMPORAL PERMANENTE PERMANENTE

N DE ASEGURADOS

Republica de Bolivia



Por lo tanto a fin de realizar una explicacin practica sobre la utilizacin del sistema en la elaboracin de planillas y el formulario de declaracin jurada, se resolver un caso particular:

CASO PRCTICO Suponiendo que la empresa denominada Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L, ubicado en la Av. Los lamos N 100, Zona El Rosario, telfono 2235644 -telefax 2265894 y (cuyo nmero patronal asignado por la Caja Nacional de Salud es el 01-663-0567, RUC 8475991 y/o NIT 1212412531 asignado recientemente por el Servicio de Impuestos Nacionales), desea presentar la planilla trimestral correspondiente al ltimo trimestre del ao 2004. Para ello, al finalizar dicho periodo en la empresa se encuentran trabajando un total de seis personas, en calidad de permanentes, quienes de acuerdo al cargo que desempean y contrato o convenio que los vincula entre partes, perciben un haber bsico de acuerdo al siguiente detalle:

Asimismo, para expandir sus actividades y fortalecer las ventas en los ltimos dos meses, la empresa ha incorporado a personal nuevo que al momento son eventuales, los mismos con un haber bsico segn contrato de acuerdo al siguiente detalle: SE PIDE: Elaborar la PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS, y de los AGUINALDOS, as como el correspondiente FORMULARIO NICO DE PRESENTACIN TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO, para la respectiva presentacin de la declaracin jurada ante el Ministerio de Trabajo. SOLUCIN: Teniendo en cuenta que es el ltimo trimestre, de acuerdo al Calendario de Presentacin de Declaracin Jurada (Ver Cuadro N 1) es necesario elaborar dos planillas: El de los Sueldos y Salarios, y el que corresponde a los Aguinaldos.

N item

NOMBRES AP. PATERNO

AP. MATERNO

CARGO QUE DESEMPEA

C.I. FECHA DE INGRESO

HABER BASICO

1 JULIAN PEDRO MARTINEZ BARRERO ADMINISTRADOR 1323565 LP 01/01/1978 3.500,002 JUAN CARLOS TARQUI SALAZAR ALMACENERO 3564142 LP 01/08/1980 2.200,003 ROBERTO MAMANI PELAEZ VENDEDOR 2345671 LP 25/11/1998 2.000,004 FILOMENA RODRIGUEZ PARI VENDEDOR 3654786 LP 01/07/2000 2.000,005 IVONNE CLAUDIA ALVAREZ TAPIA SECRETARIA 4241536 LP 01/01/1997 1.800,006 ROBERTO MAMANI CHOQUE PORTERO 4568791 LP 05/10/1993 1.200,00

12.700,00TOTAL HABER BASICO

N item

NOMBRES AP. PATERNO

AP. MATERNO

CARGO QUE DESEMPEA

C.I. FECHA DE INGRESO

HABER BASICO

7 IVAN CAYO GUERRERO SUPERVISOR 3651565 LP 01/11/2004 2.500,008 MARTHA INES MAMANI PEREZ VENDEDOR 4268742 LP 01/11/2004 2.200,00

4.700,00TOTAL HABER BASICO



CUADRO N1

Fuente: Elaboracin Propia. Conforme Decreto Ley N 13592 del 20 de mayo de 1976, R.M. N001/04 del 13 de enero de 2004

ELABORACIN DE LA PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS TRIMESTRAL. Una vez que se tienen los datos de la Empresa, ingresamos al sistema ya instalado para el llenado de los mismos: (ver Figura 7) Inicialmente al ingresar al programa aparece la ventana principal, donde en la parte superior se registraran los datos de la empresa, en la parte central inicialmente los datos de la planilla de sueldos del personal permanente y finalmente en la parte inferior los datos correspondientes al Seguro Social Obligatorio (Cajas de Seguro de Salud y AFPs), Accidentes de trabajo y el lugar y fecha donde el empleador representante legal a travs de la suscripcin de su firma presentaran bajo la modalidad de declaracin jurada. Conforme a Decreto Ley N 13592 de 20 de mayo de 1976, reglamentada por Resolucin Ministerial N 001/04 del 13 de enero de 2004.

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

CU

AR

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RIM

ESTR

E

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por e

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abaj

o)

CALENDARIO DE PRESENTACION DE DECLARACION JURADADE LAS "PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS" Y EL "FORMULARIO UNICO DE PRESENTACIN

TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO".

PRIM

ER T

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UN

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TR

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ENTA

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Figura 7

PASOS PARA EL LLENADO DE LA PLANILLA Y EL FORMULARIO DE DECLARACIN JURADA PASO 1

Ingresamos el mes y ao al que corresponde la Planilla (en el caso del ejemplo: diciembre de 2004); El Nmero de Patronal otorgado por la CNS, el nmero del empleador (el mismo que es llenado de forma automtica por el sistema cuando se registra el RUC al cual se asigna o adiciona el nmero o cdigo de ciudad 01=Sucre, 02=La Paz, 03=Cochabamba, 07=Santa Cruz, etc. Dependiendo donde realiza sus actividades y/o presenta la planilla, en el caso del ejemplo la empresa realiza sus actividades en La Paz su RUC-8475991 y NIT-1212412531, luego el Numero de Empleador ser: 8475991-02 1212412531-02), por lo tanto solo debe registrase el RUC y/o NIT. (Ver Figura 8) Si la empresa solo tiene el dato del NIT, se debe llenar ambas casillas con el respectivo Nmero, o simplemente colocar un 0 en la casilla de RUC y registrar el NIT a fin de que el sistema le permita guardar la informacin.

Supe

rior

Cen

tral

Infe

rior

Bar

ra d

e H

erra

mie

ntas

Barra de Mens Barra del titulo del programa



Figura 8

PASO 2

Ingresamos el Nombre o Razn social, que corresponde al ttulo o nombre de la Empresa con que se ha constituido legalmente y est inscrita en alguna Entidad Pblica, como ser el Servicio de Impuestos Nacional (SIN), Caja Nacional de Salud (CNS), FUNDAEMPRESA, Honorable Alcalda Municipal (HAM) etc. En caso de no existir, se anotar el Nombre y Apellido del o los propietarios. (Ver Figura 8)

PASO 3 La actividad a la que se dedica la Empresa (servicio, comercio, industria, minera, etc.) (Ver Figura 8)

PASO 4

Registramos la direccin exacta o domicilio de la empresa, telfonos y correo electrnico (la importancia de registrar el correo electrnico es, que el Ministerio de Trabajo en lo posterior pueda enviar a la Empresa informacin actualizada respecto a resoluciones y comunicados que se emitan para su cumplimiento posterior). (Ver Figura 2)

PASO 5 Llenamos los datos de los trabajadores; Primeramente, para la elaboracin de la planilla de sueldos y salarios del personal permanente. De no existir personal permanente, en el sistema activamos la opcin No existe Personal Permanente luego Clic en la opcin continuamos con el personal eventual. Una vez ingresado a dicha opcin llenamos los datos que se requieren.

No dejar vaca esta casilla, en su caso puede ser el mismo NIT colocar el nmero 0



IMPORTANTE Una vez llenado los datos de la parte superior, antes de pasar ha registrar los datos de cada uno de los empleados permanentes, se debe especificar el numero exacto de personas que se registraran en la planilla respectiva ya que por defecto el sistema habilita 10 filas o registros. (Caso contrario el sistema no le permitir guardar los datos registrados). (Ver Figura 9)

Figura 9

Si la empresa cuenta con planillas ya elaboradas y estn en otro formato (caso Excel), a fin de facilitar su llenado el sistema le permite copiar por columnas cada uno de los datos, ejemplo: Para copiar los datos de la Cedula de Identidad de los empleados registrados en una hoja electrnica de Excel, realizamos el siguiente procedimiento:

1. En la Hoja electrnica de Excel, resaltamos los datos que corresponden a la Cedula de Identidad.

2. Una vez resaltado, hacemos clic en opcin copiar. (Ver Figura 10) Figura 10

Total Empleados a Registrase

De no existir personal permanente marcar esta opcin y continuar con el Personal Eventual.



3. Luego en la ventana de las planillas resaltamos toda la columna de la Cedula de Identidad, haciendo clic en el encabezado de la columna CI.

Figura 11 4. Luego con la columna resaltada hacer clic en la opcin Edicin/Pegar en Planilla,

en el icono de la barra de herramientas. 5. Quedando registrado de la siguiente manera:

Figura 12 Y as se procede con los dems datos hasta completar la planilla de sueldos y salarios con la informacin de todos los empleados.

PASO 6 Llenamos los datos correspondientes al Seguro Social Obligatorio (CNS, AFPs), nota los importes que se registren deben ser consolidados, es decir tanto del personal permanente y en su caso del eventual. Figura 13

PASO 7

Tambin registramos los datos correspondientes al Nmero de accidentes en el trimestre, s lo hubiese de que tipo?, numero de enfermedades de trabajo, el Numero de turnos en el que se realiza la actividad de la empresa, y siempre se debe reportar el nmero de personas que se contratan o retiran en el trimestre.

Figura 14

En el Caso del ejemplo: Tanto el personal permanente como el eventual cumplen con el Seguro Social Obligatorio (Afps y CNS)

Seguro Social Obligatorio

caja 6 1.403,76 2 470,00 8 1.873,76 afp futuro 3 1.050,84 2 573,87 5 1.624,71 afp prevision 3 663,15 - - 3 663,15

Total consolidado

Personal Permanente

personal Eventual

NOTA: En el Caso del ejemplo: Se supone un accidente en el trimestre cuya gravedad provocoIncapacidad de tipo temporal, asimismo la actividad cotidiana de la empresa se realiza en un turno, y se contrataron dos personas.



PASO 8

Finalmente se registra los datos del Empleador y/o Representante Legal, Cedula de Identidad, la ciudad y la fecha donde se presentara la declaracin jurada.

PASO 9

Luego de haber registrado todos los datos, referidos al personal permanente, se debe guardar la informacin en el disco duro o removible (diskette). (Ver figura 15) Al respecto es importante sealar algunas aclaraciones:

Figura 15

FORMATO ARCHIVO ASCII.xls (Detalla la estructura de los archivos ASCII que son generados por el sistema). El nombre de los archivos generados por el sistema en formato ASCII, tienen la siguiente estructura:

0000000000 - 00 - x - 0000 - 00 No de RUC NIT Cod. de Dpto. Permanente (P) Ao Mes Ciudad Eventual(E) (de la planilla) (de la planilla) De esta manera la empresa con nmero de RUC 8475991 O NIT 12345432, del departamento de La Paz, que gener su planilla de personal permanente y que corresponde a Diciembre del 2004, llevara el siguiente nombre.

8475991-02-P-2004-12 1212412531-02-P-2004-12

Este nombre de archivo es generado automticamente por el software al momento de guardar los datos. Los cdigos de departamento ciudad asignados por el Ministerio de Trabajo son: 01=Chuquisaca; 02=La Paz; 03=Cochabamba; 04=Oruro; 05=Potosi; 06=Tarija; 07=Santa Cruz; 08=Beni y 09=Pando.



Una vez guardada la informacin, continuamos el registro de los datos del personal eventual, haciendo clic en la opcin:

Donde aparecer la ventana correspondiente a la planilla del personal eventual, al como se observa a continuacin: (ver figura 16)

Figura 16

En dicha ventana solo se registra los datos de la parte central (ver figura 17) que corresponde a los datos de los empleados eventuales (CI, paterno, materno, nombres, etc.), puesto que la parte superior e inferior ya fueron registrados con anterioridad, tal como se muestra en la Figura 16.

Figura 17

Una vez registrados los datos del personal eventual al igual que en el registro de los datos del personal permanente nos dirigimos a la opcin guardar:

De no existir personal eventualmarcar esta opcin. En principi para poder ir a la opcin imprimir y ver los reportes del formulario y la(s) planillas.

Al igual que en el caso del personal permanente, no se debe olvidar que se tiene que anotar el numero de personal eventual a registrase en la planilla, de lo contrario el sistema no le permitir guardar la informacin. En el caso del ejemplo: los empleados son dos.



Figura 18

PASO 10 Imprimir Luego de que se tiene guardado ambos registros tanto del personal permanente y eventual, desde esta ltima ventana ir a la opcin imprimir. (Para hacerlo antes se puede configurar la impresora desde la opcin Configurar Impresora). (Ver figura 19) Figura 19

Desde esta opcin se mostrara el formulario de declaracin jurada que resume y consolida la informacin de la Planilla de sueldos y salarios del personal Permanente y en su caso del Eventual.

Al guardar la informacin correspondiente al personal eventual por defecto el sistema asigna el mes de marzo, y teniendo en cuenta que la informacin del ejemplo corresponde al mes de diciembre, el mismo se modifica manualmente al momento de guardar, cambiando 03 por 12. NOTA: Sin embargo, para que el sistema asigne el mes de la planilla de forma correcta (tanto en el reporte y como el nombre del archivo al momento de guardar), el mismo se consigue guardando cada planilla de forma individual y no simultneamente. Es decir que al llenar la planilla de los permanentes, guardamos y nos salimos del programa. Luego ingresamos al programa nuevamente (activando la opcin no existe personal permanente) para llenar de forma individual la planilla de los eventuales, luego guardamos la informacin registrada y nos salimos del programa.

Nota: Si usted guardo las planillas de forma individual, para poder imprimirlas debe recuperar las mismas, abriendo cada archivo desde la respectiva ventana, es decir: Ingresamos al sistema. Luego recuperamos el archivo del personal

permanente desde la opcin abrir seleccionamos el archivo: 8475991-02-P-2004-12 => personal Permanente.

Una vez abierto el archivo, para recuperar el archivo del personal eventual, realizamos un clic en la opcin Continuar con el Personal Eventual.

Desde esa ventana nos dirigimos a la opcin abrir seleccionamos el archivo: 8475991-02-E-2004-12 => personal Eventual.

Finalmente una vez abierto los dos archivos, para imprimir las planillas y el formulario, nos dirigimos a la opcin imprimir, que muestra una ventana Imprimir Que tiene cinco opciones. (Ver Figura 19)



Desde la opcin Hoja Resumen, verificamos la consistencia contenida en el formulario de la declaracin jurada. Y luego se imprime los ejemplares necesarios de cuerdo a los requisitos de presentacin.

En el mismo se puede observar que se consolida la informacin del personal permanente como del eventual.

ORIGINAL

COPIA

Importes Consolidados



Para la impresin de las planillas verificamos que los importes son los correctos y luego imprimimos los ejemplares necesarios, tanto del personal permanente como del eventual.

Una vez firmadas las planillas as como el formulario estn listas para su presentacin.

ELABORACIN DE LA PLANILLA DE AGUINALDOS La Obligacin de pagar el aguinaldo esta previsto por Ley del 18 de diciembre de 1944, consistente en un sueldo para empleados y 30 das de salario para obreros (que cuenten con ao completo de servicios). Art. 1 As mismo la trasgresin o incumplimiento a esta ley esta sancionado con el pago doble de la obligacin. Art. 2

COPIA ORIGINAL

COPIA ORIGINAL

Informacin Consolidada en Form. = Bs 16.025,74



Se debe tener en cuenta que el sistema por defecto calcula de forma automtica el Importe correspondiente a las AFPs y realiza el descuento respectivo. Sin embargo sabiendo que los aguinaldos estn libres de cualquier cotizacin al Seguridad Social Obligatorio y carga impositiva, es que antes de realizar la planilla de aguinaldos es importante desactivar la opcin Calcular AFP automticamente desde el men herramientas y mas bien activar la opcin Habilitar todos los meses, aguinaldo y primas. (ver figura 20 y 21) Figura 20 Figura 21

Una vez desactivado el calculo de las AFPs y habilitado todos los meses incluido el del aguinaldo y Primas. El sistema esta listo para elaborar las planillas. Para realizar la planilla de aguinaldos se puede trabajar en la misma planilla de salarios de diciembre. Por ejemplo en el caso de la Empresa Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L, quienes son beneficiarios del aguinaldo son todos los empleados permanentes ya que los empleados eventuales no cumplieron el mnimo de tres meses de trabajo (ya que ingresaron a trabajar recin en fecha 01/11/2004), razn por lo cual no les correspondera el aguinaldo respectivo. Ingresado al sistema. Recuperamos el archivo de nombre: 8475991-02-P-2004-12 => personal Permanente. Desactivamos y Activamos las opciones calcular AFPs automticamente y Habilitar

todos los meses, aguinaldo y primas, tal como se describi con anterioridad. Con el archivo abierto del personal permanente, nos dirigimos a la casilla Correspondiente

al mes de: donde hacemos clic en la opcin Aguinaldos. Luego empezamos a eliminar las columnas de las AFPs 12.21% y RC-IVA 13%

calculados de forma automtica en la planilla de salarios de diciembre. o Para ello primero seleccionamos las columnas con el ratn desde el encabezado.

(ver figura 22) o Con las columnas resaltadas nos dirigimos a la opcin edicin/cotar en planilla.

realizamos un clic en el icono y listo, los datos se habrn eliminado por completo. (ver figura 23)

Figura 22 Figura 23



Luego podemos calcular los totales haciendo clic en el icono donde podemos verificar que los descuentos se han eliminado siendo el Lquido pagable similar al Total ganado. (ver figura 24)

Figura 24

Finalmente guardamos la informacin, donde el nombre del archivo que se asigna al mismo de forma automtica, vara con relacin a la planilla de salarios en los dos ltimos dgitos correspondiente al mes o periodo, ya que al ser la planilla de Aguinaldo el sistema asigna el mes con el nmero 13. (ver figura 25)

Figura 25

o Una vez guardada la planilla, no dirigimos a la opcin continuar con el personal eventual, realizamos un clic en la opcin no existe personal eventual (teniendo en cuenta que los eventuales de la Ferretera el Trapiche no tienen derecho al aguinaldo) y luego imprimimos los ejemplares necesarios tanto de la planilla y el formulario respectivo. Que luego de las respectivas firmas de empleados y Empleador y/o Representante Legal, ya estn listas para su presentacin ante el Ministerio de Trabajo.



En la elaboracin de la planilla de los aguinaldos existen situaciones especiales que se presentan de acuerdo a las particularidades de cada empresa. Por ejemplo, los casos en los cuales exista la necesidad de PAGO DE DUODCIMAS (por existir empleados y/o obreros que no cumplieron el ao calendario) y los casos en los que NO CORRESPONDE PAGAR EL AGUINALDO (este ultimo debido a situaciones que estn previstas enmarcadas conforme a leyes vigentes). En ambos casos, el sistema nos permite trabajar en el mismo archivo correspondiente a los sueldos y salarios de diciembre. Pago de Duodcimas. Suponiendo que en el caso de la Empresa Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L, dos de los empleados recin hubieran ingresado en fecha 1 de marzo de 2004, por lo tanto en esta situacin no habran cumplido el ao calendario de trabajo, trabajando solo diez meses, situacin en la que les correspondera el aguinaldo por duodcimas de la siguiente manera:

Como en ambos casos se calcula el pago por diez meses, queda una diferencia que no se pagara, tal como se detalla a continuacin:

o Roberto Mamani = 2.096,80 1.747,33 = Bs 349,47 o Filomena Rodrguez = 2.044,00 1.703,33 = Bs 340,67

Luego para trabajar en el sistema bastara con ingresar al sistema recuperamos el archivo para modificar los datos respectivos. Con el archivo abierto correspondiente a los aguinaldos, en el caso supuesto corregimos la fecha exacta de ingreso de ambas personas, que corresponde al 01/03/2004. (Ver figura 26) Luego en la columna otros descuentos registramos la diferencia que no se pagara, debido a solamente los diez meses de trabajo. (Ver figura 27). Figura 26 Figura 27

Total Ganado

septiembre

Total Ganadooctubre

Total Ganado

noviembreTOTAL

Promedio ganado en 3 meses

AguinaldoAnual

AguinaldoDuodecimas

Tiempo de Trabajo en

meses

Aguinaldoa Pagar

a b c a+b+c (a+b+c)/3 d=promedio d / 12 e e * duodecimas01/01/1978 Julian P. Martinez 3940,00 3940,00 3940,00 11820,00 3940,00 3.940,00 328,33 12 3.940,00 01/08/1980 Juan C. Tarqui 2569,60 2569,60 2569,60 7708,80 2569,60 2.569,60 214,13 12 2.569,60 01/03/2004 Roberto Mamani 2096,80 2096,80 2096,80 6290,40 2096,80 2.096,80 174,73 10 1.747,33 01/03/2004 Filomena Rodriguez 2044,00 2044,00 2044,00 6132,00 2044,00 2.044,00 170,33 10 1.703,33 01/01/1997 Ivonne C. Alvarez 1958,40 1958,40 1958,40 5875,20 1958,40 1.958,40 163,20 12 1.958,40 05/10/1993 Roberto Mamani Ch. 1428,80 1428,80 1428,80 4286,40 1428,80 1.428,80 119,07 12 1.428,80

14037,60 14037,60 14037,60 42112,80 14037,60 14.037,60 1.169,80 13.347,47

"Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L"

FECHA DE INGRESO

NOMBRES Y APELLIDO

TOTAL

CALCULO DEL AGUINALDOPERSONAL PERMANENTE



Una vez registrados los datos la planilla quedara de la siguiente manera:

Figura 28

NO CORRESPONDE PAGAR EL AGUINALDO En los casos en los que no corresponda pagar el aguinaldo (en los casos previstos por Ley), bastara con ingresar al sistema recuperamos el archivo para eliminar la fila registro del empleado que no cobrara el aguinaldo. Luego guardamos los cambios realizados y posteriormente se imprime.

ELABORACIN DE LA PLANILLA DE PRIMAS La Prima anual esta contemplada en el Art. 57 de la Ley general del trabajo y Art. 48 al 51 de su Reglamento y Art.3,4 y 5 de la Ley del 11 de junio de 1947. Que consiste en la remuneracin adicional que se otorga a los trabajadores por su activa y decidida participacin en el rendimiento ptimo de la empresa, el mismo que se refleja en la obtencin de utilidades al finalizar el ao. La Prima Anual reflejado en una retribucin adicional no debe ser inferior a un mes y a quince das de salario respectivamente. Dicho importe global no debe sobrepasar el 25% de las utilidades de la Empresa. Al igual que los aguinaldos estn libres de Obligacin tributaria y tampoco cotizan al Seguro Social Obligatorio. La realizacin de la planilla de primas en el sistema es similar a la elaboracin de la planilla de aguinaldos descrito con anterioridad, razn por la cual no se detalla ningn procedimiento adicional.

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL EMPLEADOR PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA O INSTITUCIN Nombre o Razn Social

Corresponde al ttulo o nombre de la empresa con que se ha constituido legalmente y est inscrita en alguna Entidad Pblica, como ser el Servicio Nacional de Impuestos (SI), Caja Nacional de Salud (CNS), Servicio Nacional de Registro de Comercio (SENAREC), Honorable Alcalda Municipal (HAM) etc. En caso de no existir, se anotar el nombre y apellido del o los propietarios.

N Empleador Ministerio de Trabajo: Sirve como identificador de la empresa y corresponde al nmero del Registro nico del Contribuyente ms el cdigo del departamento. Los cdigos asignados a los departamentos son: La Paz = 02, Cochabamba = 03 y Santa Cruz = 07.

El llenado se har de la siguiente manera: Si el No. De RUC: 235652 y el departamento es La Paz, se asignar el cdigo 02; entonces en la casilla respectiva se anotar 235652-02

DATOS GENERALES DEL TRABAJADOR 1. N: Se asigna, en orden correlativo, un nmero a cada trabajador que figure en la planilla segn corresponda. 2. Carnet de Identidad: Corresponde al nmero de identificacin personal del trabajador. 3. Apellidos y Nombres: Para un adecuado llenado de la columna se especificar los apellidos: paterno y materno seguido de una coma que antecede

al (los) nombre(s) del trabajador. As por ejemplo: Saavedra Espinosa, Juan Carlos

4. Nacionalidad: Se registrar en nombre del pas donde naci el trabajador. As por ejemplo: Bolivia, Per, Italia, etc. 5. Fecha de nacimiento: Se registrar la fecha tomando en cuenta el siguiente modo de llenado. Para un trabajador que naci el primero de febrero

de 1968: 01/02/1968

6. Sexo: Se registrar: F si es Mujer M si es Hombre

CARACTERSTICAS DEL TRABAJADOR 7. Ocupacin que desempea: En esta columna se identifica la categora ocupacional especfica del trabajador, referida a la situacin que ocupa en su

trabajo; se aclara que la ocupacin, no es la profesin. Por ejemplo: al mdico que es responsable de una clnica, se le registrar como Director de la Clnica. A continuacin se detallan algunos ejemplos de la forma correcta e incorrecta de registrar la ocupacin que el empleador deber tomar en cuenta: INCORRECTO CORRECTAS Profesor Profesor de ciclo prebsico Profesor de ciclo bsico Jefe de Departamento Jefe de Departamento de Comercializacin Jefe de Departamento de Produccin

8. Fecha de ingreso: Se registrar la fecha en que el trabajador ingresa como asalariado en la empresa, el llenado es similar a la fecha de nacimiento: 9. Das Pagados mes: Corresponde al total de das trabajados durante el mes sin considerar los das o jornadas extraordinarias.

Ejemplo: Si se tiene 21 das hbiles, 5 das sbados y 5 das domingos y se trabaja de lunes a viernes y los sbados media jornada,

entonces tendremos: 21 + (5*0.5) = 23.5 das pagados (se considera un decimal) 10. Horas da Pagadas: Son las horas que permanece normalmente el trabajador en un da laboral para la empresa. Existen situaciones especiales de

algunos asalariados que trabajan inclusive las 24 horas en turnos especiales (ocho o doce das al mes) tal es el caso de los vigilantes, mdicos, etc. Se considera hasta un decimal si se presenta el caso de una jornada de siete horas y media se asignar 7.5.

COMPOSICIN SALARIAL (se consideran dos decimales) 11. Haber Bsico: Es tambin llamado Salario de Contratacin, es la retribucin base de contrato que est determinada en funcin a la ocupacin, no

incluye ningn otro componente o remuneracin adicional ni descuento ya sea por impuestos, seguridad social, cotizaciones sindicales u otras obligaciones del trabajador.

12. Bono de Antigedad: Es el monto percibido por el trabajador a partir de los dos aos de servicio calificados en funcin a la escala establecida por la Ley General del Trabajo.

Horas Extras 13. Nmero: Corresponde a las horas pagadas que exceden a la jornada normal de trabajo y que acumula en el mes un trabajador. 14. Monto Pagado: Es el monto que percibe el trabajador por las horas pagadas fuera de las que corresponden a la jornada normal sean diurnas o nocturnas.

Bonos: Son las remuneraciones que el trabajador percibe por concepto de bonos que estn fijados por Ley o por convenios entre el empleador y el trabajador. 15. Bono de Produccin: Es la retribucin monetaria que se paga por alcanzar metas productivas adicionales concertadas entre el empleador y los

trabajadores. 16. Dominicales: Tendrn derecho al pago por el da domingo no trabajado todos los obreros que en el curso del mes, hubiesen cumplido con su

horario completo de trabajo. 17. Otros Bonos: Corresponde a otro tipo de remuneraciones no especificadas anteriormente. As por ejemplo: Comisiones sobre ventas,

retroactivos y otros. Se excluye la indemnizacin por despido. 18. Total Ganado: Es el ingreso total que recibe nominalmente el trabajador, antes de efectuados los descuentos por el trabajo realizado para un

empleador durante un mes. Sus componentes fundamentales son: salario bsico, bono de produccin, bono de antigedad, monto pagado por horas extras, bono de produccin, dominicales y otros bonos.

19. Descuentos: Constituyen deducciones legales realizadas por la empresa en proporcin al haber mensual a cuenta de otros organismos como ser: 20. AFP. Que representa el 12,21% que aporta el Empleado dependiente con destino al (Riesgo Comn 1.71%, Fondo de Capitalizacin Individual

10% y 0.5% comisin AFPs). 21. RC-IVA. Que representa el descuento que el empleador realiza en calidad de agente de retencin conforme a normas tributarias. 22. Y otros. Referido a los descuentos que en su caso realiza el empleador de acuerdo a una situacin dada (sin transgredir las Normas Laborales).

23. Lquido Pagable: Se registrar la diferencia entre los montos correspondientes a Total Ganado menos los Descuentos. 24. Firma de los Empleados. PERSONAL PERMANENTE Y EVENTUAL El llenado de la planilla se realizara tanto para el personal permanente y/o eventual considerando lo siguiente:

Eventuales: Su principal caracterstica es la temporalidad en el ejercicio de la actividad laboral al servicio del empleador, frente a las de normalidad, continuidad y permanencia propias del trabajador que realiza sus labores con calidad de permanentes.

Permanentes Fijos: Es todo trabajador cuyas labores se encuentran dentro de las caractersticas de normalidad, continuidad y permanencia; administrativamente para que sea considerado regular debe tener un tem previsto reflejado en los organigramas, manual de funciones. Las caractersticas del vnculo laboral de dependencia son permanentes con el empleador.

Anexo N 1

manual planillas

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