manual penyediaan laporan maklum balas...
TRANSCRIPT
MANUAL PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS
JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA
SELAKU URUS SETIA JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS PERINGKAT KEBANGSAAN
PRAKATA Manual Penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU ini diterbitkan untuk diguna pakai oleh semua urus setia JKTU peringkat Kementerian dan Kerajaan Negeri. Urusan penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU adalah penting dan perlu dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan sejajar dengan Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009. Oleh yang demikian, Bahagian Keutuhan Pengurusan, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia selaku urus setia Penyelaras JKTU Peringkat Kebangsaan mengambil langkah proaktif untuk menyediakan manual khusus ini. Objektif manual ini adalah untuk:
i. Menerangkan peruntukan kuasa, keanggotaan dan tanggungjawab urus setia Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU);
ii. Menetapkan format penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU yang seragam dan berkualiti; dan
iii. Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus JKTU secara menyeluruh bagi mengenal pasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan terma-terma rujukan JKTU.
Semoga manual ini dapat meningkatkan pengetahuan dan kemahiran urus setia dalam menyediakan Laporan Maklum Balas JKTU yang tepat dan berkualiti. Isu-isu keutuhan sistem pentadbiran, meningkatkan tadbir urus dan mengurangkan kerenah birokrasi dalam sektor awam yang dibangkitkan dalam Laporan Maklum Balas JKTU diharapkan dapat menghasilkan keputusan yang efektif dalam memperkukuhkan struktur sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia. Seterusnya Wawasan 2020 dan gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan dapat direalisasikan. Bahagian Keutuhan Pengurusan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 20.11.2011
i
KANDUNGAN
Muka Surat
Prakata i
Bahagian I Prinsip dan Falsafah JKTU 1
Bahagian II Punca Kuasa
3
Bahagian III
Peranan dan Struktur Tanggungjawab Urus Setia JKTU Kementerian atau Negeri
• Struktur Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus Di Peringkat Persekutuan Dan Negeri
5
Bahagian IV Terma Rujukan JKTU (Terms of Reference-TOR) • Penjelasan Tujuh Terma Rujukan JKTU
8
Bahagian V Asas-Asas Mengenal Pasti Isu • Isu JKTU • Fokus Utama Isu JKTU • Asas-Asas Mengenal Pasti Isu
14
Bahagian VI Penjelasan Borang Laporan Maklum Balas • Penjelasan Kandungan Laporan Maklum Balas • Format Laporan Maklum Balas – Borang A
dan Borang B
17
Bahagian VII Kaedah Penyediaan Laporan Maklum Balas • Penyediaan Laporan • Contoh laporan
23
ii
BAHAGIAN I
PRINSIP DAN FALSAFAH JKTU
1
PRINSIP DAN FALSAFAH JKTU
“Untuk menterjemahkan aspirasi dan komitmen kepimpinan negara berlandaskan konsep “1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian
Diutamakan” dalam pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada
masyarakat umum. Justeru, kepuasan hati pelanggan dan pihak berkepentingan (stakeholders) menjadi keutamaan dan prestasi
pencapaian ditambah baik secara berterusan”
Usaha untuk memantapkan keutuhan pentadbiran, mempertingkatkan tadbir urus dan mengurangkan karenah birokrasi dalam sektor awam
perlu dilaksanakan secara bersepadu dan menyeluruh. Tindakan-tindakan ini tidak boleh dilaksanakan dan bergerak secara bersendirian
kerana akan melibatkan isu pertindihan tugas yang pastinya akan membazirkan masa, tenaga dan kos.
Tindakan-tindakan yang dihuraikan dalam arahan ini perlu
dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan bagi memastikan pencapaian Wawasan 2020 dan Gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan,
Pencapaian Diutamakan. 2
BAHAGIAN II
PUNCA KUASA
3
PUNCA KUASA
1. Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 – Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia : Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) menetapkan:-
1.1 Penubuhan Jawatankuasa
Pengerusi JKTU, iaitu Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri, Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan Negeri, Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di peringkat persekutuan dan negeri hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di bawah kuasa dan kawalan masing-masing.
1.2 Kekerapan Mesyuarat JKTU
Semua Pengerusi JKTU perlu mengadakan mesyuarat masing-masing dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun.
1.3 Penyediaan Laporan Maklum Balas
Semua Urus Setia JKTU peringkat kementerian dan negeri perlu membuat analisa terhadap isu-isu yang dikemukakan oleh JKTU Jabatan/Agensi dan menyediakan laporan maklum balas sebagaimana format di Lampiran A dan Lampiran B.
1.4 Mengemukakan Laporan Maklum Balas
Laporan Maklum Balas perlu dikemukakan sebelum atau pada minggu kedua bulan Januari, Mei dan September kepada Penyelaras JKTU/Urus Setia Bersama Kepada JKKMKPK di alamat: Ketua Pesuruhjaya, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia Blok D6 Kompleks D Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Peti Surat 6000 62007 PUTRAJAYA (U/P: Pengarah Bahagian Keutuhan Pengurusan)
4
BAHAGIAN III
PERANAN DAN STRUKTUR TANGGUNGJAWAB URUS SETIA
JKTU KEMENTERIAN ATAU KERAJAAN NEGERI
5
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB URUS SETIA JKTU KEMENTERIAN ATAU NEGERI
1. Menentukan pengurusan Mesyuarat JKTU Kementerian atau Negeri dilaksanakan berdasarkan terma-terma JKTU dan mengikut jadual.
2. Mengenal pasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan
berdasarkan terma-terma rujukan JKTU untuk dibentangkan di Mesyuarat JKTU Kementerian atau Negeri.
3. Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan Mesyuarat JKTU
Kebangsaan untuk dilaksanakan di peringkat agensi dan jabatan masing-masing di bawah Kementerian dan Kerajaan Negeri.
4. Menyelaras dan melaksanakan aktiviti pemantauan ke atas
keputusan Mesyuarat JKTU dan melaporkan hasil pemantauan tersebut kepada Mesyuarat JKKMKPK.
5. Mencetuskan idea penambahbaikan atau pembaharuan berasaskan
isu berkaitan dengan pengurusan Kementerian atau Kerajaan Negeri yang dibangkitkan oleh Mesyuarat JKTU Kebangsaan untuk disalurkan kepada peringkat kementerian dan jabatan negeri.
6. Membangun, mengendali dan mengemaskinikan Sistem Pengurusan
Maklumat JKTU Kementerian atau JKTU Negeri.
6
STRUKTUR JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
DI PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI
JEMAAH MENTERI
JKKMKPK Pengerusi:
YAB Perdana Menteri Setiausaha Bersama: KP MAMPU dan Ketua Pesuruhjaya SPRM
JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKKMKPK
Pengerusi: KP MAMPU Urus Setia: MAMPU
JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
KEBANGSAAN Penyelaras: Ketua Pesuruhjaya
SPRM Urus Setia: SPRM
5 PASUKAN KHAS PERUNDING JKTU
Pengerusi: PKPJKTU I – JPM
PKPJKTU II – MAMPU PKPJKTU III – JPA PKPJKTU IV – IIM PKPJKTU V – BPA
JKTU KEMENTERIAN Pengerusi: YB Menteri
JKTU KERAJAAN NEGERI Pengerusi: YAB Menteri Besar/Ketua Menteri
JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKTU KEMENTERIAN Pengerusi: Ketua Setiausaha
Kementerian
JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKTU NEGERI Pengerusi: YB Setiausaha
Kerajaan Negeri
JKTU JABATAN/AGENSI PERSEKUTUAN
Pengerusi: Ketua Jabatan/Agensi
JKTU JABATAN/AGENSI NEGERI Pengerusi: Ketua Jabatan/Agensi
7
BAHAGIAN IV
TERMA RUJUKAN JKTU (Terms of Reference-TOR)
8
TERMA RUJUKAN JKTU
1. Dasar dan Perundangan
2. Sistem dan Prosedur Kerja
3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika
4. Pengurusan Pelanggan
5. Kawalan Dalaman
6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan
7. Pengiktirafan dan Penghargaan
PENJELASAN TUJUH TERMA RUJUKAN JKTU
1. Dasar dan Perundangan
i. Mengenal pasti, mengkaji serta memperakukan pindaan kepada dasar dan perundangan serta peraturan-peraturan organisasi untuk mengatasi kelemahan pengurusan serta dapat menutup ruang dan peluang perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa.
ii. Mendokumenkan pelan strategik organisasi untuk
meningkatkan tadbir urus terbaik dan meminimumkan karenah birokrasi supaya sistem penyampaian berintegriti, akauntabiliti, amanah, jujur, telus dan responsif terhadap pelanggan.
iii. Melaksanakan pemantauan dan penilaian prestasi pelan
strategik melalui KPI.
Contoh: a. Untuk meminda dasar-dasar organisasi yang ada elemen
percanggahan kepentingan (conflict of interest). b. Cadangan meminda undang-undang supaya
penguatkuasaan dapat dijalankan dengan baik.
9
2. Sistem dan Prosedur
i. Mengenal pasti dan mengkaji kelemahan dalam sistem dan prosedur kerja yang lapuk ataupun terlalu rumit sehingga menimbulkan pelbagai karenah birokrasi serta boleh membuka ruang dan peluang perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta memperakukan penambahbaikan.
ii. Sistem dan prosedur perlulah telus, jelas, mudah difahami,
didokumenkan serta dimaklumkan kepada semua pelaksana.
iii. Mengurangkan, menggabungkan atau menghapuskan borang-borang yang tidak perlu.
iv. Menggalakkan penggunaan ICT dalam urusan .
v. Menggubal Piagam Pelanggan dan KPI organisasi.
Contoh: a. Memendekkan tempoh kelulusan sesuatu permohonan
lesen. b. Ada elemen akauntabiliti dan menetapkan time frame
untuk setiap tindakan dalam sesuatu proses kerja.
3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika
i. Melaksanakan aktiviti penggalakan, penerapan serta penghayatan nilai-nilai murni dan etika bagi memantapkan integriti warga kerja di kementerian, jabatan dan agensi.
ii. Berusaha menjadikan nilai-nilai murni dan kod etika
disepadukan dengan penggabungan dan pelaksanaan dasar, perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur kerja sehingga dapat mengekang hawa nafsu warga kerja daripada melakukan segala bentuk perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa.
10
iii. Menggubal dan sentiasa memperkemaskan Kod Etika kerja
jabatan sebagai panduan kepada warga kerja kementerian/jabatan/agensi.
Contoh: a. Melaksanakan program untuk menghayati dan
mengamalkan kod etika oleh semua warga organisasi. b. Merangka dan melaksanakan program-program nilai-nilai
murni berdasarkan isu-isu integriti yang berlaku dalam organisasi.
4. Pengurusan Pelanggan
i. Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujudkan satu sistem
pengurusan pelanggan agar ia dilihat sebagai cekap, peka, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan.
ii. Kegagalan menangani kehendak pelanggan sama ada
stakeholders, pelanggan luar dan pelanggan dalaman boleh mengakibatkan kementerian, jabatan dan agensi dilihat sebagai gagal memenuhi peranan dan tanggungjawab yang telah diamanahkan.
iii. Pengurusan pelanggan yang strategik dan berkualiti
memperlihatkan penambahan nilai dan pembaharuan berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan.
Contoh: a. Memberi latihan dan kemahiran kepada pegawai khidmat
pelanggan sebagai front liner organisasi supaya dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan secara cekap, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan.
b. Membuat kajian untuk mengukur kepuasan pelanggan
dan membuat penambahbaikan kepada sistem dan prosedur berkaitan bagi mencapai aduan sifar.
11
5. Kawalan Dalaman
i. Mewujudkan struktur organisasi dan penurunan kuasa yang jelas, aliran kerja yang telus dan akauntabiliti, penggunaan sumber yang optimum dan sistem pengurusan maklumat yang cekap dan berkesan untuk membantu kementerian, jabatan dan agensi mencapai misi dan matlamat atau objektif utama yang ditetapkan.
ii. Kawalan dalaman membolehkan sumber-sumber organisasi
diarah, dipantau, diukur untuk mengurangkan karenah birokrasi serta mencegah perlakuan yang mendekati rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.
Contoh: a. Mengkaji sama ada mekanisme kawalan dalaman seperti
penyeliaan dan pemantauan adalah mencukupi bagi memastikan warga organisasi melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan di samping membuat penambahan kepada kekurangan yang ada.
b. Melaksanakan job rotation untuk hot job, hot officer atau
hot spot.
6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan
i. Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang, peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja.
ii. Mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan dengan
segera berdasarkan kepada undang-undang atau peraturan tatatertib terhadap mereka yang terlibat.
iii. Memberi kerjasama atau melaporkan kepada agensi penguat
kuasa berkenaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau jenayah yang dilakukan oleh warga kerja.
12
Contoh: a. Mewujudkan satu mekanisme bagi membolehkan
organisasi mengesan sebarang perlanggaran undang-undang atau peraturan oleh warga organisasi.
b. Melaksanakan tindakan tatatertib secara adil dan
konsisten.
7. Pengiktirafan dan Penghargaan
i. Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang menunjukkan perkhidmatan cemerlang dan menunjukkan nilai-nilai murni melalui aktiviti-aktiviti sukarela, memberi nasihat dan bimbingan agama.
ii. Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang
melaporkan kes-kes rasuah, penyelewengan dan salah laku dalam kementerian, jabatan dan agensi.
Contoh: a. Mempelbagaikan bentuk pengiktirafan dan penghargaan
kepada warga organisasi yang berintegriti seperti Anugerah Pegawai Contoh Bulanan atau menghantar mereka menghadiri seminar di dalam atau ke luar negara.
c. Mewujudkan kriteria yang jelas, telus dan adil dalam
pemilihan untuk pengiktirafan dan penghargaan supaya tidak timbul persepsi negatif terhadap organisasi.
13
BAHAGIAN V
ASAS-ASAS MENGENAL PASTI ISU
14
ISU JKTU Isu-isu JKTU adalah isu-isu berkaitan masalah integriti, tadbir urus dan karenah birokrasi dalam organisasi yang sekiranya tidak ditangani, boleh membuka ruang dan peluang kepada rasuah, salah guna kuasa, penyelewengan serta kelemahan-kelemahan pengurusan dalam organisasi. Sebaiknya isu-isu yang dibangkitkan adalah berbentuk generik. Penyelesaian isu-isu tersebut bukan sahaja dapat meningkatkan integriti dan tadbir urus baik dalam organisasi serta meminimumkan karenah birokrasi, tetapi ianya juga dapat menjimatkan perbelanjaan dan meningkatkan pendapatan organisasi dan negara, seperti kutipan cukai.
Fokus Utama Isu JKTU
32
FOKUS UTAMA JKTU
Rasuah, penyelewengan & salahguna kuasa
Aspekpembangunan
Kutipan hasil
Pengurusan kewangan &
akaun
Pengurusan stor
Pengurusan pelanggan
Pengurusanperolehan
Penguatkuasaan
Agihanbantuan & subsidi
Pengurusan tatatertib
15
ASAS-ASAS MENGENAL PASTI ISU
Isu-isu JKTU boleh diperolehi melalui kaedah seperti berikut:
Secara Proaktif : i. Kajian ii. Laporan Biro Pengaduan Awam (BPA) iii. Laporan Audit iv. Maklumat daripada SPRM v. Media massa/elektronik/berita vi. Pemerhatian vii. Sistem Pengurusan Akauntabiliti dan Integriti (SPAI)
Secara Reaktif :
i. Laporan hasil siasatan/khidmat nasihat SPRM/Polis ii. Aduan-aduan pelanggan iii. Keputusan Mesyuarat iv. Arahan pihak pengurusan
16
BAHAGIAN VI
PENJELASAN BORANG LAPORAN MAKLUM BALAS
17
PENJELASAN KANDUNGAN LAPORAN MAKLUM BALAS BORANG A DAN B
BORANG A i. Isu
Menyatakan perkara yang berbangkit berkaitan integriti, tadbir urus dan karenah birokrasi yang membuka kepada ruang dan peluang rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.
ii. Masalah
Menyatakan perkara atau masalah yang boleh berlaku sekiranya isu tersebut tidak ditangani.
iii. Punca Isu/Masalah
Menyatakan punca atau sebab-sebab mengapa isu tersebut boleh berlaku.
iv. Penambahbaikan
Menyatakan apakah usaha-usaha yang telah dibuat atau dirancang untuk mengatasi atau menangani punca-punca kepada isu tersebut.
v. Kesan Penambahbaikan (Kepada Organisasi dan Pelanggan)
Menyatakan apakah kesan positif atau faedah diperolehi dari penambahbaikan yang dibuat atau dirancang kepada organisasi dan pelanggan (jangkaan atau sebenar).
18
vi. Usaha-usaha Penyelesaian
Menyatakan apakah tindakan yang diambil atau dibuat untuk menyelesaikan isu berdasarkan penambahbaikan yang dibuat atau dicadangkan.
vii. Status Kemajuan
Menyatakan status kemajuan usaha-usaha penyelesaian kepada isu, iaitu sehingga isu tersebut selesai.
19
BORANG A FORMAT
LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:
1. Dasar dan Perundangan 2. Sistem dan Prosedur Kerja 3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika 4. Pengurusan Pelanggan 5. Kawalan Dalaman 6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan 7. Pengiktirafan dan Penghargaan
ISU &
MASALAH PUNCA
ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN
PELANGGAN)
USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Masalah:
Punca: Penambahbaikan:
Kesan penambahbaikan:
Usaha-usaha penyelesaian: Status Kemajuan:
20
BORANG B i. Usaha-Usaha Pembaharuan Dan Pencegahan
Menyatakan pembaharuan atau pencegahan yang telah dibuat dalam usaha membendung amalan rasuah, salah guna kuasa atau penyelewengan dalam organisasi termasuk yang dapat menjimatkan perbelanjaan (value for money) atau meningkatkan hasil organisasi dan negara.
ii. Faedah Kepada Organisasi
Menyatakan apakah faedah yang diperolehi oleh organisasi hasil dari usaha-usaha yang dibuat.
iii. Faedah Kepada Pelanggan
Menyatakan apakah faedah yang diperolehi oleh pelanggan organisasi hasil dari usaha-usaha yang dibuat.
21
Borang B FORMAT
LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
Sekiranya organisasi ada melaksanakan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek integriti dalam organisasi, melaporkan dalam Borang B.
B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan
BIL. USAHA-USAHA
PEMBAHARUAN DAN PENCEGAHAN
FAEDAH KEPADA ORGANISASI
FAEDAH KEPADA PELANGGAN
22
BAHAGIAN VII
KAEDAH PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS
23
KAEDAH PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS
Borang A Salah satu cara untuk penyediaan Laporan Maklum Balas dalam Borang A adalah dengan mengenal pasti terlebih dahulu apakah isu JKTU yang ada atau wujud dalam organisasi. Setelah itu dibuat analisis terhadap isu tersebut dan seterusnya mengisi Borang A berdasarkan Terma Rujukan JKTU. Kaedah yang boleh digunakan adalah seperti berikut:
Kenal Pasti Isu JKTU
Kenal Pasti Punca-Punca Kepada Isu
Kenal Pasti TOR JKTU Terlibat Berdasarkan Setiap Punca
Kenal Pasti Masalah Yang BolehWujud Sekiranya Isu Itu Tidak Ditangani
Menentukan Langkah-langkah Penambahbaikan Untuk Mengatasi Berdasarkan Setiap Punca
Kenal Pasti Kesan Positif Atas Penambahbaikan Kepada Organisasi dan Pelanggan Organisasi
Apakah Usaha-Usaha Penyelesaian Dan Status Kemajuan
Isi Borang A
24
Contoh 1: Isu Kelewatan Penyiapan Pembinaan Hospital
i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah:
ISU PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN
Pembinaan Hospital lewat disiapkan
kontraktor - masalah kewangan
pemilihan kontraktor - proses direct nego
kementerian lewat ambil tindakan
penyelia - kurang pemantauan
1 1 2 5
Pilih syarikat yang kukuh kewangan
Pinda dasar/peraturan
Pinda prosedur
Sediakan jadual pemantauan projek
ii. Senaraikan apakah masalah yang boleh berlaku sekiranya isu itu tidak
ditangani:
a. Hospital tidak dapat disiapkan mengikut perancangan b. Diperlukan kos tambahan untuk menyiapkannya
iii. Senaraikan kesan positif kepada organisasi dan pelanggan sekiranya
penambahbaikan dibuat:
a. Projek akan datang dapat disiapkan mengikut jadual b. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap
perkhidmatan awam dan kerajaan c. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat d. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan
iv. Nyatakan setakat mana usaha-usaha telah dibuat untuk berhubung
dengan cadangan penambahbaikan serta status kemajuannya.
v. Isikan Borang A mengikut Terma Rujukan JKTU yang terlibat.
25
LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
BILANGAN .....1...... TAHUN ..2011.....
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 1 : Dasar dan Perundangan
ISU & MASALAH
PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN
PELANGGAN)
USAHA-USAHA
PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Pembinaan Hospital lewat disiapkan Masalah: 1. Hospital tidak
dapat digunakan dan menjejaskan perancangan Kementerian
2. Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya
Punca: 1. Kontraktor tidak dapat
menyiapkan projek mengikut tempoh kerana masalah kewangan
2. Pemilihan kontraktor yang tidak tepat kerana proses ‘direct nego’
Penambahbaikan: 1. Memilih syarikat yang
kukuh kewangannya 2. Meminda peraturan
supaya projek yang memerlukan kepakaran dibuat secara ‘open tender’
Kesan penambahbaikan: 1. Projek dapat disiapkan
mengikut tempoh ditetapkan 2. Boleh meningkatkan imej
dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan
3. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan)
4. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan
Usaha-usaha penyelesaian: Pindaan peraturan dalam Pekeliling telah disediakan dan dikemukakan kepada KSP Status Kemajuan: KSP telah bersetuju cadangan pindaan dan akan dibentangkan dalam mesyuarat
26
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 2: Sistem dan Prosedur
ISU & MASALAH
PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN
PELANGGAN)
USAHA-USAHA
PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Pembinaan Hospital lewat disiapkan Masalah: 1. Hospital tidak
dapat digunakan dan menjejaskan perancangan Kementerian
2. Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya
Punca: Kementerian lewat mengambil tindakan apabila terdapat tanda-tanda kontraktor bermasalah Penambahbaikan: Meminda prosedur sedia ada yang menyebabkan kelemahan tersebut
Kesan penambahbaikan: 1. Projek dapat disiapkan
mengikut tempoh ditetapkan 2. Boleh meningkatkan imej
dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan
3. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan)
4. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan
Usaha-usaha penyelesaian: 1. Pindaan MPK & FM telah
dilaksanakan dan dikemukakan kepada KSU
2. Memastikan prosedur dipatuhi melalui latihan dan penyeliaan
3. Taklimat akan diadakan berkaitan pindaan tersebut
Status Kemajuan: KSU telah bersetuju cadangan pindaan dan dalam tindakan menyediakan dokumen pindaan MPK dan FM
27
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:
Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman
ISU & MASALAH
PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN
PELANGGAN)
USAHA-USAHA
PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Pembinaan Hospital lewat disiapkan Masalah: 1. Hospital tidak
dapat digunakan dan menjejaskan perancangan Kementerian
2. Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya
Punca:
1. Kurang pemantauan daripada penyelia projek
Penambahbaikan:
1. Menyediakan jadual pemantauan projek yang perlu dipatuhi oleh penyelia yang online kepada pejabat KSU
Kesan penambahbaikan:
1. Projek dapat disiapkan mengikut tempoh ditetapkan
2. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan
3. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan)
4. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan
Usaha-usaha penyelesaian:
1. Jadual Pemantauan Projek telah disediakan dan telah dibuat secara online kepada KSU
Status Kemajuan: Penggunaan Jadual Pemantauan Projek dan sistem online telah dimulakan sejak Mei 2010
28
Contoh 2: Isu Kehilangan Peralatan Pejabat
i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah:
ii. Tindakan seterusnya seperti Contoh 1.
PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN
1. PENYELIAAN
TIDAK BERKESAN
Kurang Komitmen TOR 3 •Kaunseling •Kursus Motivasi
Tiada Garis Panduan TOR 2 • Mewujudkan Garis Panduan Penyeliaan
Tiada Pemantauan Pihak Atasan
TOR 5 • Meningkatkan Pemantauan Garis Panduan
Tiada Peraturan yang jelas TOR 1 • Mewujudkan Peraturan Jelas
2. SISTEM
KESELAMATAN TIDAK EFEKTIF
Ada prosedur tapi tidak dipatuhi
TOR 3
TOR 5
•Kursus meningkatkan integriti •Penguatkuasaan •Motivasi
Sistem ada telah lapuk TOR 2 •Mewujudkan sistem baru
Tiada penyelenggaraan TOR 1 •Mewujudkan dasar berkaitan penyelenggaraan
3. PEGAWAI
TIDAK AMANAH
Kurang Komitmen TOR 3 •Latihan •Motivasi
Tidak Mengikut Peraturan TOR 3 •Latihan •Motivasi
29
CONTOH LAPORAN MAKLUM BALAS
JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) BILANGAN .....2..... TAHUN ...2011.......
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 1 : Dasar & Perundangan
ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH &
PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN)
USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat
• Mengakibatkan kerugian kepada jabatan
• Menjejaskan imej jabatan
Punca: Tiada Peraturan yang jelas berkaitan Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat Penambahbaikan: 1. Mewujudkan satu Peraturan yang jelas mengenai kawalan dan penyelenggaraan Peralatan Pejabat
2. Memberikan kursus/latihan berkaitan pengendalian peralatan pejabat
Kesan penambahbaikan: • Masalah kehilangan peralatan
pejabat dapat dikurangkan
• Mengurangkan kerugian kepada jabatan
• Meningkatkan imej jabatan
Usaha-usaha penyelesaian: 1. Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah disediakan dan diluluskan oleh Pengurusan Tertinggi 2. Dua kursus mengenai Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat dirancang pada tahun 2012 Status Kemajuan: 1. Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah dikuatkuasakan mulai 1 Disember 2011 dan kajian akan dibuat untuk melihat keberkesanannya 2. Bahagian Latihan sedang menyediakan modul kursus
29
30
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 2 : Sistem & Prosedur
ISU & MASALAH PUNCA
ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN)
USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah:
• Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat
• Mengakibatkan kerugian kepada jabatan dan kerajaan
• Menjejaskan imej jabatan
Punca: MPK dan FM sedia ada telah lapuk dan tidak relevan dengan masa kini Penambahbaikan: Mengemas kini MPK dan FM mengenai tatacara kawalan dan penyelenggaraan Peralatan Pejabat yang jelas dan relevan dengan keadaan semasa
Kesan penambahbaikan:
• Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan
• Mengurangkan kerugian kepada jabatan
• Meningkatkan imej jabatan
Usaha-usaha penyelesaian: 1. MPK dan FM mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah dikemas kini termasuk memasukkan elemen akauntabiliti, check and balance serta time frame 2. Satu taklimat mengenai pindaan tersebut akan diadakan setelah diluluskan oleh Bahagian Dasar Status Kemajuan: Bahagian Dasar masih mengkaji pindaan MPK dan FM berkaitan
31
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 3 : Nilai-nilai Murni dan Kod Etika
ISU & MASALAH
PUNCA ISU/MASALAH &
PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN)
USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah:
• Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat
• Mengakibatkan kerugian kepada jabatan
• Menjejaskan imej jabatan
Punca: Kurang Komitmen dan sikap tidak bertanggungjawab pegawai dan kakitangan Penambahbaikan: • Memberi Kursus
Motivasi dan latihan kepada pegawai / kakitangan
• Mengadakan sesi kaunseling kepada pegawai dan kakitangan
Kesan penambahbaikan:
• Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan kerana wujud kesedaran dan perasaan tanggungjawab di kalangan pegawai dan kakitangan di pejabat
• Mengurangkan kerugian kepada jabatan
• Meningkatkan imej jabatan
Usaha-usaha penyelesaian: • Empat Kursus Motivasi dirancang
diadakan pada tahun 2012 untuk meningkatkan sikap integriti dan tanggungjawab pegawai dan kakitangan
• Sesi kaunseling akan diberikan kepada pegawai dan kakitangan bermasalah dari semasa ke semasa
Status Kemajuan: Bahagian Latihan sedang merangka modul Kursus Motivasi untuk dilaksanakan pada tahun 2012
32
A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman
ISU & MASALAH PUNCA
ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN
KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN)
USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN
Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah:
• Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat
• Mengakibatkan kerugian kepada jabatan
• Menjejaskan imej jabatan
Punca: Tiada mekanisme kawalan atau pemantauan ke atas peralatan pejabat Penambahbaikan: • Melantik pegawai
penyelia yang berperanan memantau ke atas peralatan dan pejabat
• Mewujudkan
jadual pemantauan penyelenggaraan peralatan pejabat secara berkala
Kesan penambahbaikan:
• Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan kerana wujud kesedaran dan perasaan tanggungjawab di kalangan pegawai dan kakitangan di pejabat
• Mengurangkan kerugian kepada jabatan
• Meningkatkan imej jabatan
Usaha-usaha penyelesaian: • Melantik Pegawai Pemantau/
Penyelia yang akan berperanan ke atas penyeliaan dan pemantauan peralatan pejabat
• Satu senarai tugas dan checklist
untuk tugas-tugas penyeliaan dan pemantauan telah disediakan
• Menyediakan Jadual Pemantauan
Peralatan Pejabat Status Kemajuan: Pengurusan Tertinggi bersetuju melantik seorang pegawai Gred 44 sebagai Pegawai Pemantau/Penyelia berkuat kuasa pada 1 Januari 2012
33
B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam organisasi
yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan BIL. USAHA-USAHA
PEMBAHARUAN DAN PENCEGAHAN
FAEDAH KEPADA ORGANISASI
FAEDAH KEPADA PELANGGAN
Kelulusan Lesen Perniagaan: 1. Permohonan lesen
dibuat secara online 2. Tempoh kelulusan
dipendekkan dari satu bulan kepada tiga hari untuk permohonan yang lengkap
3. Pembayaran dibuat secara
online 4. Pemohon yang berjaya
boleh mencetak sendiri lesen
5. Prosedur baru ini
dimasukkan dalam laman web organisasi dan boleh diakses oleh orang ramai
1. Boleh menutup ruang dan peluang
berlakunya perbuatan rasuah 2. Mengurangkan tohmahan/ aduan
terhadap organisasi 3. Dapat menjimatkan kos seperti
kertas 4. Boleh meningkatkan keyakinan
masyarakat terhadap organisasi 5. Meningkat imej positif organisasi
1. Memudahkan urusan pelanggan 2. Menjimatkan masa pelanggan
34
PERTANYAAN Sebarang pertanyaan boleh menghubungi:
BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA
ARAS 7, BANGUNAN 26 BOULEVARD LOT 3C4, PRESINT 3
WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA 62675 PUTRAJAYA
: 03-88900613
: 03-88886929 03-88905144
35