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Manual para la Adquisición de Bienes y

Contratación de Servicios

Nombre del Documento:

Manual para la Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

Código: MP-11/CGAF/DPP

Fecha de vigencia: 05/12/2012

No. de revisión: 00

Página: 2 de 14

ÍNDICE

Pág.

1. Objetivo........................................................................................................................ 3

2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3

3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3

4. Definiciones…………………………..…….…………………………………….…………. 3

5. Disposiciones Generales............................................................................................. 4

6. Proceso…………......................................................................................................... 7

6.1 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios.......................................... 7

6.2 Diagrama de Flujo............................................................................................. 10

6.3 Anexos……....................................................................................................... 13

7. Transitorios.................................................................................................................. 13

8 Emisores...................................................................................................................... 14






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1. Objetivo

Definir como normar y regular la presentación de las solicitudes de pago que elaboran las Áreas Administrativas

Centrales y Delegaciones Estatales, para cubrir los compromisos contraídos por la CDI, con proveedores de bienes

y servicios.

2. Marco Normativo Código Fiscal de la Federación.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional

para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

4. Definiciones

DPP Dirección de Programación y Presupuesto.

CCDI Centro Coordinador de Desarrollo Indígena.

CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

CFF Código Fiscal de la Federación.

CLC Cuenta por Liquidar Certificada.

Delegación Conforme al Estatuto Orgánico es la Unidad Administrativa representante de la

Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas en cada Entidad

Federativa.

LFPRH Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

TESOFE Tesorería de la Federación.

RLFPRH Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

SARG Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales.

SIAFF Sistema de Administración Financiera Federal.

SICOP Sistema de Contabilidad y Presupuesto.

Unidades

Administrativas

Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura

organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los

demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.






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5. Disposiciones Generales

5.1 La Dirección de Programación y Presupuesto, a través de la Subdirección de Tesorería, será la responsable de pagar las facturas a los proveedores de bienes y servicios que contrate la CDI con la solicitud que presenten las Unidades Administrativas.

5.2 Realizar los pagos a los proveedores de bienes y servicios a través del SIAFF.

5.3 Para realizar los pagos a proveedores y prestadores de servicio a través del SIAFF las Unidades Administrativas deberán elaborar el formato denominado “Solicitud de alta, baja o modificación de cuentas bancarias” de acuerdo al “Procedimiento para el Registro de Beneficiarios y Cuentas Bancarias”.

5.4 Las Unidades Administrativas que soliciten los pagos serán responsables de la autenticidad de los comprobantes fiscales que presenten los proveedores y prestadores de bienes y servicios, así como de la veracidad de la información contenida en ellos.

La autenticidad de los comprobantes fiscales expedidos por las empresas prestadoras de servicios o proveedores de bienes, se deberán verificar en la página web del Servicio de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

5.5 El documento comprobatorio deberá reunir los requisitos fiscales contemplados en los artículos 29 y 29-A del CFF como son, entre otros, los siguientes:

Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyente de quien los expida.

Contener impreso el número de folio.

Lugar y fecha de expedición.

Estar expedido a nombre de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas con la clave del Registro Federal de Contribuyentes (CND481110H94).

Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

Descripción del servicio prestado con el valor unitario consignado en número y el importe total consignado en número y letra; y en su caso, el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse.

Fecha de impresión (la cual debe ser vigente) y datos de identificación del impresor autorizado.

En original, sin tachaduras.

Los documentos comprobatorios que no cumplan con los requisitos fiscales y/o normativos

enunciados, no serán aceptados para trámite de pago y se devolverán al enlace de la Unidad

Administrativa correspondiente, indicando la(s) causa(s) de la devolución, mediante el formato

establecido para ello.

5.6 Todos los pagos que se efectúen por concepto de Adquisición de Bienes y Servicios se harán en

forma directa a nombre del Proveedor, mediante cuenta por Liquidar Certificada. En el caso que se

realicen solicitudes de pago mediante transferencia electrónica ésta deberá contar con la solicitud del

envío por medio de oficio o memorándum, que indique la cuenta CLABE bancaria, proyecto y partida

afectada, siendo responsabilidad de la Unidad Administrativa que éstos últimos sean los mismos que

se indican en la requisición, pedido o contrato. Además verificará que la Factura y/o recibo cumpla con

los requisitos fiscales vigentes, especificando además el plazo de pago estipulado en el Contrato y/o

Pedido.






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5.7 En el caso de pagos derivados de adquisiciones, arrendamientos y servicios y obra pública, sólo

procederá el mismo cuando el contrato, pedido o convenio esté debidamente formalizado por los

servidores públicos autorizados, debiendo contar con la fianza original correspondiente (en su caso) y

demás documentos requeridos en la Subdirección de Tesorería.

5.8 Cuando el monto de la factura sea superior de 300 veces el salario mínimo diario general vigente en el

D.F., deben formalizar las adquisiciones, arrendamientos y servicios a través de contratos o pedidos,

de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

del Sector Público.

5.9 Las solicitudes de pago por adquisición de bienes y servicios se procesarán, cuando la Factura

contenga el sello de recibido del bien o servicio con el nombre, cargo y firma de los siguientes niveles:

Titulares de Unidad, Coordinadores Generales, Directores Generales, Directores Generales Adjuntos,

Delegados Estatales, y Directores de CCDI´s, de cada Unidad Administrativa según sea el caso, que

garantice que los bienes o servicios fueron recibidos en tiempo y forma a entera satisfacción y, en su

caso, debe indicar en el oficio de solicitud de trámite de pago el número de contrato o pedido que

ampare el bien o servicios, así como la clave presupuestaria a afectar.

En los casos de que existan penas convencionales por incumplimiento, no se realizará el pago, en

tanto no se presente el comprobante de pago de la pena convencional, mediante el sistema E5, el cual

se encuentra a cargo de la Subdirección de Adquisiciones para el seguimiento y control de pagos de

penas convencionales de los proveedores sancionados.

En todos los Contratos o Pedidos deberá establecerse que el pago a los Proveedores quedará

condicionado al pago que deban hacer por concepto de penas convencionales.

5.10 La Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del encargado de Archivo será el responsable del

resguardo de las Cuentas por Liquidar Certificadas y la documentación comprobatoria y justificativa

relacionada a la misma que emite la Subdirección de Tesorería:

Póliza Original de Diario emitida por el SARG.

Original de la Cuenta por Liquidar Certificada emitida por el SIAFF.

CLC emitida por el SICOP.

Solicitud de pago emitida por el SARG.

Factura Original (oficinas centrales y/o copia en caso de un pago solicitado por una Delegación).

Nota de Crédito en caso de Deductivas.

Copia de la ficha de depósito bancario en caso de penalizaciones a proveedores.

Oficio de trámite de pago signado por el titular del área solicitante.

Contrato o pedido (copia).

Requisición (copia).

Entregables (copia).

Nota de entrada al almacén o proveeduría, de los bienes adquiridos (capítulo 2000).

Delegaciones

5.11 Los pagos de las Facturas de las adquisiciones de Bienes y Servicios de las Unidades

Administrativas, se pagarán contra la presentación de las facturas debidamente firmadas por el

personal responsable del programa y ejecutor del gasto, así como de la Dirección del CCDI o

Delegado Estatal, la documentación original quedará a resguardo y responsabilidad de la Unidad

Administrativa solicitante.






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Los Departamentos Administrativos, solicitarán a la DPP el “Pago de Compromisos” que cumplan

con lo establecido a través de un correo electrónico adjuntando copia digitalizada de la factura que

incluya lo siguiente:

Sello con firma de recibido.

En su caso, sello de entrada de los bienes al almacén.

Los Departamentos Administrativos verificarán y/o solicitarán previamente la incorporación de los

proveedores al SIAFF.

5.12 Los Departamentos Administrativos en las Unidades Administrativas y los Administradores en los

CCDI´s deberán llevar a cabo, en lo aplicable, las actividades que en este procedimiento se indican;

asimismo, podrán implantar medidas de control interno que a su juicio aseguren la transparencia y

eficiencia administrativa en el ejercicio de los recursos asignados a la Unidad Administrativa.

Unidades Administrativas Centrales

5.13 Para proceder al pago de las Adquisiciones de Bienes y Servicios de Oficinas Centrales, los enlaces

administrativos deberán presentar sus solicitudes de pago capturadas en el Sistema de

Administración de Recursos Gubernamentales SARG. Oficio firmado por el Titular o Director de

Área, las facturas y/o recibos en original, sin que contengan borrones, tachaduras, enmendaduras o

alteraciones, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el CFF.

5.14 En el caso de adquisiciones de bienes no se podrán realizar pagos de Facturas que no tengan el

sello de recibido por parte del Almacén General o de Proveeduría de la CDI.

5.15 Todos los bienes deberán ser recibidos por personal del Almacén General o de Proveeduría, y

deberá anexar a la Factura una copia de la nota de entrada del Almacenista debidamente elaborada.

5.16 Por lo que respecta a los pagos de Facturas por servicios no se pagarán si no se cuenta con el oficio

o memorándum, contrato o pedido y/o visto bueno del titular del área solicitante, en el que se señale

que la entrega/prestación de los servicios fue satisfactoria en tiempo, forma, entera satisfacción y

que la evidencia documental se encuentra en el área solicitante.

5.17 En los casos de contratos o pedidos que consideran varios pagos parciales, sólo se enviarán copia

de los mismos en la solicitud del primer pago, y en lo subsecuente deberán indicar el número del

contrato o pedido, así como los números de pago, tanto en el oficio como en la solicitud de pago

capturada en el Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales (SARG) de la CDI, e

indicando el número de pago que corresponda.






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6. Proceso

6.1 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

Objetivo: Definir como normar y regular la presentación de las solicitudes de pago que elaboran las Áreas

Administrativas Centrales y Delegaciones Estatales, para cubrir los compromisos contraídos por

la CDI, con proveedores de bienes y servicios.

No. Descripción de la Actividad Responsable

1. Recibe de las Unidades Administrativas, Oficio de Solicitud de Pago, Solicitud de

Pago capturada en SARG, la documentación comprobatoria y justificativa del gasto

y turna al personal operativo para su fiscalización y trámite de CLC.

Subdirección de

Tesorería

2. Recibe de la Subdirección de Tesorería el Oficio de Solicitud del Pago de bienes

y/o servicios con folio consecutivo y fecha de recepción, para inicio de tramitación

de pagos, junto con la documentación justificativa y comprobatoria ya revisada por

la Unidad Administrativa solicitante.

Personal Operativo

del Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

3. Revisa que las solicitudes capturadas en SARG, contengan los datos correctos

(número de cuenta bancaria, beneficiario y que las claves presupuestarias sean

correctas) y que la documentación comprobatoria y justificativa reúna los requisitos

fiscales y administrativos, así como que cumpla con la Normativa vigente para

iniciar el trámite de pago.

Personal Operativo

del Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

4. Genera Layout, para su registro en el SICOP e imprime la solicitud de pago que

emite el mismo sistema, y entrega al Jefe del Departamento de Revisión y Control

de Pagos, para su revisión.

Personal Operativo

del Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

5. Recibe del Personal Operativo del Departamento de Revisión y Control de Pagos

las solicitudes pendientes de validación.

Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

6. Revisa y valida las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP mediante

una clave personalizada de validación. Sujetándose, en su caso, a lo dispuesto en

las disposiciones del Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera,

S.N.C., e informa mediante relación a la Subdirección de Tesorería, de la

solicitudes existentes pendientes para su autorización.

Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

7. Recibe y autoriza las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP, y las

turna al Departamento de Revisión y Control de Pagos para la emisión de la CLC.

Subdirección de

Tesorería

8. Recibe la solicitud de pago y emite la CLC directamente del SICOP. Departamento de

Revisión y Control

de Pagos






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9. Informa al personal operativo a su cargo de la CLC emitida en el SICOP y le solicita

la elaboración de interface en el SIAFF para su entrega al Departamento de

Ingresos y Pagos.

Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

10. Elabora la “Relación de las CLC para ser turnados al Departamento de Ingresos y

Pagos” en original y copia.

Personal Operativo

del Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

11. Archiva copia de la “Relación de las CLC para ser turnados al Departamento de

Ingresos y Pagos” en el expediente “Departamento de Ingresos y Pagos”.

Personal Operativo

del Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

12. Entrega al Departamento de Ingresos y Pagos la “Relación de las CLC” junto con

“Solicitud de Pago del SARG”, “Solicitud de Pago del SICOP”, “Oficio de Solicitud y

el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”, la CLC y documentación

justificativa y comprobatoria de los mismos, recaba acuse de recibo en la copia.

Personal Operativo

del Departamento de

Revisión y Control

de Pagos

13. Recibe del Departamento de Revisión y Control de Pagos el “Oficio de Solicitud de

Pago” junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la

“Solicitud de Pago”, el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”, la CLC y la

“Relación de Documentos Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos”.

Departamento de

Ingresos y Pagos

14. Verifica en el SIAFF la captura correcta del importe y nombre del beneficiario.

Firma con clave electrónica que asigna TESOFE y entrega a la Dirección de

Programación y Presupuesto para que autorice el pago correspondiente.

Departamento de

Ingresos y Pagos

15. Entrega documentación al Personal Operativo del Departamento de Ingresos y

Pagos para la impresión del reporte de las CLC y elabora relación de CLC (número,

beneficiario y monto) para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas

para el registro contable correspondiente y resguardo.

Departamento de

Ingresos y Pagos

16. Verifica en el SIAFF que estén pagadas por TESOFE y procede a registrar en el

SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel: beneficiario,

importe y concepto, e informa al Jefe de Departamento de Ingresos y Pagos.

Personal Operativo

del Departamento de

Ingresos y Pagos






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17. Recibe información del Personal Operativo de Departamento de Ingresos y Pagos y

le indica proceda a registrar la información para efectuar la transferencia de

recursos al banco correspondiente.

Departamento de

Ingresos y Pagos

18. Captura en el sistema del portal del banco los datos y número de cuenta bancaria

del beneficiario correspondiente para la transferencia electrónica.

Personal Operativo

del Departamento de

Ingresos y Pagos

19. Revisa que la información capturada sea correcta y autoriza el pago en el sistema

del portal del banco correspondiente e instruye al Personal Operativo del

Departamento de Ingresos y Pagos para continuar la operación.

Departamento de

Ingresos y Pagos

20. Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos. Personal Operativo

del Departamento de

Ingresos y Pagos

21. Recaba documentación (impresiones de las transferencias) y elabora en original y

copia “Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y

Finanzas” en el que se detalla la entrega de documentos, suscrito por el

Departamento de Ingresos y Pagos.

Personal Operativo

del Departamento de

Ingresos y Pagos






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6.2 Diagrama de Flujo

Procedimiento para Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

Departamento de Revisión y Control de

PagosDepartamento de Ingresos y PagosSubdirección de Tesorería

Personal Operativo del Departamento de

Revisión y Control de Pagos


Ingresos y Pagos

Inicio

1

Solicitud de

Pago

Recibe de las Unidades,

Oficio de Solicitud de Pago,

Solicitud de Pago capturada

en SARG, la documentación

comprobatoria y justificativa

del gasto.

2

Recibe el Oficio de Solicitud

del Pago de bienes y/o

servicios, para inicio de

tramitación de pagos, junto

con la documentación

justificativa y comprobatoria

3

Revisa que las solicitudes

capturadas en SARG,

contengan los datos correctos

y que la documentación

comprobatoria y justificativa

reúna los requisitos fiscales y

administrativos, así como que

cumpla con la Normativa

vigente para iniciar el trámite

de pago.

4

SICOP

Solicitud de

Pago SICOP

Genera Layout, para su

registro en el SICOP e

imprime la solicitud de pago

que emite el mismo sistema,

6

Revisa y valida las solicitudes

de pago de bienes y servicios

en el SICOP, e informa

mediante relación a la

Subdirección de Tesorería, de

la solicitudes existentes

pendientes para su

autorización.

5

Recibe del Personal Operativo

del Departamento de Revisión

y Control de Pagos las

solicitudes pendientes de

validación

7

Recibe y autoriza las

solicitudes de pago de bienes

y servicios en el SICOP, y las

turna al Departamento de


para la emisión de la CLC

8

Recibe la solicitud de pago y

emite la CLC directamente del

SICOP.

10

9

Informa al personal operativo

a su cargo de la CLC emitida

en el SICOP y solicita la

elaboración de interfase en el

SIAFF para su entrega al

Departamento de Ingresos y

Pagos.






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Pagos


Ingresos y PagosSubdirección de Tesorería Departamento de Ingresos y Pagos

Relación

de las CLC

13

Recibe del Departamento de Revisión y Control de Pagos

el “Oficio de Solicitud de Pago” junto con la

documentación justificativa y comprobatoria de los mismos,

la “Solicitud de Pago”, el “Informe de la Captura de

Solicitud de Pago”, la CLC y la “Relación de Documentos

Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos”

14

SIAFF

Verifica en el SIAFF la captura

correcta del importe y nombre

del beneficiario. Firma con

clave electrónica que asigna

TESOFE y entrega a la

Dirección de Programación y

Presupuesto para que

autorice el pago

correspondiente.

15

Entrega documentación al

Personal Operativo del


Pagos y elabora relación de

CLC para entregar a la

Subdirección de Contabilidad

y Finanzas.

16

EXCEL

SARG

Verifica en el SIAFF que estén

pagadas por TESOFE y

procede a registrar en el

SARG fecha y número de las

CLC y en la base de datos en

Excel: beneficiario, importe y

concepto, e informa al Jefe de


Pagos.

12

Entrega al Departamento de

Ingresos y Pagos la “Relación

de las CLC” junto con

“Solicitud de Pago del SARG”,

“Solicitud de Pago del

SICOP”, “Oficio de Solicitud y

el “Informe de la Captura de

Solicitud de Pago”, la CLC y

documentación justificativa y

comprobatoria de los mismos.

10

Elabora la “Relación de las

CLC para ser turnados al


Pagos” en original y copia.

11

Archiva copia de la “Relación

de las CLC para ser turnados

al Departamento de Ingresos

y Pagos” en el expediente

“Departamento de Ingresos y

Pagos”.

9

17






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Subdirección de TesoreríaPersonal Operativo del Departamento de

Revisión y Control de PagosDepartamento de Ingresos y Pagos


Ingresos y Pagos


Pagos

Fin

19

Revisa que la información capturada sea la correcta y

autoriza el pago en el sistema bancario correspondiente e

instruye al Personal Operativo de Departamento de Ingresos

y Pagos para continuar la operación.

17

Recibe información del

Personal Operativo de


Pagos y le indica proceda a

registrar la información para

efectuar la transferencia de

recursos al banco

correspondiente.

16

Movimientos

Bancarios

20

Imprime movimientos y

registra información de

bancos en controles internos.

18

BANCO

Captura en el sistema del

portal del banco los datos y

número de cuenta bancaria

del beneficiario

correspondiente para la

transferencia electrónica

21

Recaba documentación y

elabora en original y copia

“Oficio de Entrega de

Documentos a la Subdirección

de Contabilidad y Finanzas”,

suscrito por el Departamento

de Ingresos y Pagos






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6.3 Anexos

No Aplica

7. Transitorios

Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.






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8. Emisores

Autorizó:

Visto Bueno:

Xavier Abreu Sierra Director General

Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración

y Finanzas

Elaboró: Supervisó:

_____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y

Presupuesto

_____________________________ José Antonio Melgoza Camarena

Director General Adjunto de Innovación y Mejora

R e g i s t r o Oficio Número:

CGAF/ /2012

Sello:

Fecha de dictaminación por el COMERI:

30 de noviembre de 2012

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