manual p6 avanzado
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Manual P6 AvanzadoTRANSCRIPT
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Planificacin y Control de Proyectos con Primavera P6 Project Management
Nivel Avanzado -
Ing. Edwin MonznPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]
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2ExpositorIng. Edwin MonznPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]
Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Catlica del Per con estudios enAdvanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado comoProject Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) yProject Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.Adems certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project(MCTS).
Especialista en Planificacin y Control de Proyectos de Construccin y Minera. Haparticipado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalrgica,gasfera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panam dentro del equipo deControl de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).
Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas deGestin de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, PrimaveraRisk Analysis, @Risk for Project) en diversas compaas y universidades del medio.Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos yconstruccin.
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31. Introduccin2. Primavera P6 Project Management3. Control del Proyecto4. Administracin de la Seguridad 5. Preferencias Administrativas6. Methodology Management7. Clculo de la Programacin8. Nivelacin de Recursos9. Actualizando Lneas Base10. Definiendo Presupuestos11. Reflexin12. Auto Compute Actuals13. Claim Digger
Agenda
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414. Gestin de Portafolios15. Earned Value Management16. Anlisis Tracking17. Cdigos de Proyectos 18. Campos Personalizados19. Global Change20. Documentos de Referencia21. Thresholds & Issues22. Anlisis Cualitativo de Riesgos23. Assignments24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project
Agenda
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1. Introduccin
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61. Introduccin
La complejidad de los proyectos es muy variable. Softwares de planificacin: Recomendacin u obligacin ? Implementacin de las herramientas de planificacin en el ciclo de
vida del proyecto.
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71. Introduccin
Nacimiento de los softwares con categora de herramientas deplanificacin.
Todos los softwares de planificacin son iguales ? Caractersticas comunes y facetas diferenciadoras. Ventajas de Primavera:
Trabaja con base de datos grandes Reportabilidad Enfoque PMBOK Integracin con Microsoft y otros.
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2. Primavera P6 Project Management
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92. Primavera P6 Project Management Productos Primavera
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2. Primavera P6 Project Management Evolucin de Primavera
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2. Primavera P6 Project Management Enlace P6: PM-MM-Web
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3. Control del Proyecto
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3. Control del Proyecto
Proceso de ActualizacinLa actualizacin de avance de las actividades
se desarrolla a travs de los siguientes 3 pasos: Definicin de la fecha de corte. Actualizacin de duraciones. Actualizacin de recursos y costos. Actualizacin de progreso.
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3. Control del Proyecto
Definicin de la Fecha de CorteEs la fecha donde se evala el estado del
proyecto.Puede ser semanal, mensual, etc.
dependiendo del plazo total del proyecto.P6 lo denomina Data Date
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3. Control del Proyecto
Definicin de la Fecha de CorteEl data date se configura a travs de:
Men Tools Schedule Current Data Date
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3. Control del Proyecto
Definicin de la Fecha de Corte
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3. Control del Proyecto
Actualizacin de DuracionesLa actualizacin de duraciones se desarrolla
en la pestaa Status de la ventana de detalles de actividades.
Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos: Caso de hitos. Caso de actividades.
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3. Control del Proyecto Actualizacin de Duraciones
Caso Hitos Actualizar Started ms la fecha en hitos de inicio. Actualizar Finished ms la fecha en hitos de fin.
Caso Actividades Si la Actividad ha concluido
Actualizar Started ms la fecha de inicio real. Actualizar Finished ms la fecha de fin real.
Si la Actividad todava no ha concluido Actualizar Started ms la fecha de inicio real. Actualizar el remaining duration.
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3. Control del Proyecto
Actualizacin de Recursos y CostosLa actualizacin de recursos/costos se
desarrolla en la pestaa Resources de la ventana de detalles de actividades.
Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos: Caso de actividades que han concluido. Caso de actividades que no han concluido.
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3. Control del Proyecto Actualizacin de Recursos y Costos
Caso de actividades que han concluido. Actualizar Actual Units. Actualizar Actual Cost.
Caso de actividades que no han concluido. Actualizar Actual Units y Remaining Units Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.
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3. Control del Proyecto
Actualizacin del ProgresoDefinir el Activity TypeSi el progreso es del tipo duration o units, el
progreso se actualizar automticamente. Si el progreso es del tipo physical, este deber ser ingresado manualmente.
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Actualizacin del ProgresoTipos de Progreso
Duracin: Basado en la duracin de la actividad.Se calcula como:
% = (Original Dur Remaining Dur) / Original Dur. Physical: Basado en progreso fsico. Ingresado
manualmente. Units: Basado en las HH de la actividad. Se
calcula como: % = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +
Remaining LU + Remaining NLU)
3. Control del Proyecto
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4. Administracin de la Seguridad
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4. Administracin de la Seguridad
Modelo de Seguridad de Usuario
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Relacin OBS-Usuario (Users)
Men Entreprise / OBS Pestaa Users Botn Assign
4. Administracin de la Seguridad
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Relacin OBS-Usuario (Responsibility)
Men Entreprise / OBS Pestaa Responsability
4. Administracin de la Seguridad
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4. Administracin de la Seguridad
Perfil de Seguridad - Global
Men Admin / Security Profile
Botn Global Profiles Add Profile Name Check Has Privilege
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4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - General
Men Admin / Users Pestaa General Botn Add Login Name Personal Name
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4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Contact
Men Admin / Users Pestaa Contact Email Address Office Phone
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4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Global Access
Men Admin / Users Pestaa Global Access Botn Add Seleccionar: Global
Security Profile Check: All Resource
Access
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4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Project Access
Men Admin / Users Pestaa Project Access Botn Assign Seleccionar OBS Seleccionar Security
Profile
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4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Module Access
Men Admin / Users Pestaa Module Access Check Access
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5. Preferencias Administrativas
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa General
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa General Code Separator Starting day of week Activity Duration
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Timesheets
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Timesheets Se requiere mdulo
Timesheets
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Data Limits
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Data Limits Niveles de estructura
jerrquica
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Id Lengths
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Id Lengths Nmero mximo de
carcteres
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Time Periods
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Time Periods Hours per time period Time period
abbreviations
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Earned Value
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Earned Value Technique for
computing performance percent complete
Technique for computing Estimate to Complete (ETC)
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Reports
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Reports 3 juegos de
encabezados, pie de pgina y etiqueta personalizada para reportes
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Options Men Admin / Admin
Preferences Pestaa Options Specify the interval to
summarize and store resource spreads
Project Architect Web Access Server
URL Workflow Administrator Contract Management
URL
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5. Preferencias Administrativas
Pestaa Rate Types Men Admin / Admin
Preferences Pestaa Rate Types Permite editar el
nombre del Price/Unit en Defaul Tittle
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6. MethodologyManagement
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6. Methodology Management
Methodology Management dentro del Suite Enterprise
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6. Methodology Management
Acceso al Methodology Management
Start / All Programs / Oracle-Primavera P6 / Methodology Management
Login name: admin Password: admin
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6. Methodology Management
Creacin de Metodologa
Men File / New Methodology Name /
Next Methodology Type /
Next
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6. Methodology Management
Creacin de Metodologa
Methodology Properties / Next
Congratulations / Finish
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6. Methodology Management
Abriendo una Metodologa Existente
Men File / Open Seleccionar
metodologa Botn Open
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6. Methodology Management
Copiando una Metodologa Existente
Abrir metodologa a copiar
Men File / Copy New Methodology
Name
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50
6. Methodology Management
Borrando una Metodologa Existente
Abrir metodologa a borrar
Men File / Delete Are you sure you want
to delete? Botn Yes
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6. Methodology Management
Propiedades de Metodologa
Men Methodology / Methodology Properties
Pestaas General / Codes / Notebook / Ids / Costs / Links
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6. Methodology Management
Exportando una Metodologa
Abrir metodologa ha exportar
Men File / Export Export Type / Next File Name / Next Botn Finish
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6. Methodology Management
Importando una Metodologa
Men File / Import ImportType / Next File Name / Next
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6. Methodology Management
Importando una Metodologa
Import from XER / Next Update Methodology
Options / Next Botn Finish
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Abrir Project Management
Men File / New Select EPS / Next Project Id & Project
Name / Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Project Start & End Dates / Next
Responsible Manager / Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Assignment Rate Type / Next
Project Architect / Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Welcome / Next Select Base or Plug in? /
Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Select Base Methodology / Next
Estimate Size & Complexity / Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Tailor WBS / Next Botn Tailor
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Tailor WP & Docs / Next Tailoring Overview / Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Assignment Rate Type / Next
Responsible Manager / Next
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6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Update Project Options / Next
Save Base Methodology / Next
Botn Finish
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7. Clculo de la Programacin
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7. Clculo de Programacin Clculo del Proyecto
Men Tools / Schedule (F9)
Celda Current Data Date Botn Schedule
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7. Clculo de Programacin Opciones de Programacin
Men Tools / Schedule (F9)
Pestaa General Opciones Generales
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7. Clculo de Programacin Opciones de Programacin
Men Tools / Schedule (F9)
Pestaa Advanced Opciones Avanzadas
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8. Nivelacin de Recursos
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8. Nivelacin de Recursos Clculo del Proyecto
Men Tools / Level Resources
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9. Actualizando Lneas Base
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9. Actualizando Lneas Base Creacin de Lneas Base
Men Project / Maintain Baselines
Botn Add Save a copy of the current
project as a new baseline / OK
Baseline name BAseline Type
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9. Actualizando Lneas Base Asignacin de Lnea Base
Men Projects / Assign Baselines
Project baseline User Baselines Botn OK
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9. Actualizando Lneas Base Actualizacin de Lnea Base
Men Projects / Maintain Baselines
Seleccionar lnea base Botn Update When update project data,
include Specify the activity, to
include Log to file Botn Update
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10. Definiendo Presupuestos
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10. Definiendo Presupuestos Top-Down Planning
Vista Projects Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto Vista de detalles de
proyecto Pestaa Budget Log Definir el presupuesto en
Original Budget
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10. Definiendo Presupuestos Mudanza de Presupuesto
Vista Projects Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto Vista de detalles de
proyecto Pestaa Budget Log Budget Change Log /
Botn Add Ingresar: Date / Amount /
Responsible / Status / Reason / Change Number
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78
10. Definiendo Presupuestos Flujo de Caja Mensual
Vista Projects Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto Vista de detalles de
proyecto Pestaa Spending Plan Ingresar datos en campos:
Spending Plan y Benefit Plan
El resto de columnas son autocalculadas
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10. Definiendo Presupuestos Resumen del Presupuesto
Vista Projects Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto Vista de detalles de
proyecto Pestaa Budget Summary Se muestra un resumen
de las pestaas Budget Log y Spending Plan
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80
10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros
Men Enterprise / Funding Sources
Botn Add Founding Source Name
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81
10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros
Vista Projects Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto Vista de detalles de
proyecto Pestaa Funding Botn Add Asignar Amount y Fund
Share
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11. Reflexin
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Creacin de Reflexin
Seleccionar el proyecto Clic derecho Create reflection
11. Reflexin
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Ejecucin de Reflexin
Seleccionar el proyecto reflexin
Clic derecho Merge reflection into
source project
11. Reflexin
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Opciones de Reflexin
Group Changes by Prior to merging After merging Botn Merge changes
11. Reflexin
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12. Auto Compute Actuals
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87
12. Auto Compute Actuals Auto Clculo de Actividad
Inserta columna Auto Compute Actuals en vista Activities
Men Tools / Apply Actuals Seleccione New Data Date Botn Apply
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88
12. Auto Compute Actuals Auto Clculo de Recursos
Vista Resources Seleccionar Recurso En ventana de detalles
seleccionar la pestaa Detail
Check en Auto Compute Actuals
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13. Claim Digger
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90
13. Claim Digger Configuracin General
Cerrar todos los proyectos abiertos
Men Tools / Claim Digger Select revised project Select original project or
baseline Send report to: HTML File Output file: ruta Botn Compare
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91
13. Claim Digger
Opciones Avanzadas
Botn Advanced Specify the project data to
compare Specify the activity data to
compare Botn OK
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14. Gestin de Portafolios
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93
14. Gestin de Portafolios
Creacin del Portafolio
Men Enterprise / Project Portfolios
Pestaa General Celdas Name & Available
to
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94
14. Gestin de Portafolios
Asignacin de Proyectos
Pestaa Projects Botn Assign
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95
14. Gestin de Portafolios
Abrir Portafolio
Men File / Select Project Portfolio
Seleccionar Portafolio Botn OK
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96
14. Gestin de Portafolios
Cerrar Portafolio
Men File / Select Project Portfolio
Seleccionar All Projects Botn OK
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15. Earned ValueManagement
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98
15. Earned Value Management
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99
15. Earned Value Management
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100
15. Earned Value Management
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101
15. Earned Value Management
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102
Configuracin de Preferencias
Men Admin / Admin Preferences
Pestaa Earned Value Technique for computing
performance percente complete
Technique for computing Estimate to Complete (ETC)
Earned value calculation
15. Earned Value Management
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103
Configuracin del WBS
Vista WBS Pestaa Earned Value Technique for computing
performance percente complete
Technique for computing Estimate to Complete (ETC)
Nota: Opciones por nivel de WBS
15. Earned Value Management
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104
Configuracin del WBS Milestones
Vista WBS Pestaa WBS Milestones Botn Add
15. Earned Value Management
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105
Columnas Earned Value
Men View / Columns / Customize
Categora: Earned Value Seleccionar campo Botn OK
15. Earned Value Management
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16. Anlisis Tracking
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107
Configuracin Vista Tracking
Vista Tracking 4 Windows
16. Anlisis Tracking
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17. Cdigos de Proyectos
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109
Creacin de Cdigos de Proyectos
Men Enterprise / Project Codes
Botn Modify Botn Add Ingrese un cdigo de
proyecto
17. Cdigos de Proyectos
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110
Valores de Cdigos de Proyectos
Men Enterprise / Project Codes
Botn Add Ingrese valores de cdigo
de proyecto
17. Cdigos de Proyectos
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111
Asignando Project Codes a Proyectos
Vista Projects Vista de detalles de
proyectos Pestaa Codes Botn Assign
17. Cdigos de Proyectos
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18. Campos Personalizados
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113
Creacin de Campos Personalizados
Men Enterprise / User Defined Fields
Seleccionar tipo de vista Botn Add Seleccionar Data Type
18. Campos Personalizados
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114
Asignacin de Campos Personalizados
Men View / Columns Categora User Defined Seleccionar campo
personalizado Botn OK
18. Campos Personalizados
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19. Global Change
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116
Creacin de Global Change
Men Tools / Global Change
Botn New Asignar nombre en Global
Change Name Asignar condicin en
cuadro If Asignar accin en cuadro
Then Asignar accin 2 en
cuadro Else Botn Change
19. Global Change
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117
Ejecucin del Global Change
Botn Change Botn Cancel Change:
Cancela los cambios Botn Commit Changes:
Aplica los cambios Botn Save to file: Guarda
archivo log con los cambios (wordpad).
19. Global Change
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20. Documentos de Referencia
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Pestaa General
Vista WPs & Docs Botn Add Ingresar: Title, Reference
No, Status y Document Category
Tambien puede ingresar: Version, Revision Date, Author, etc.
20. Documentos de Referencia
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120
Pestaa Description
Ingresar breve descripcin del documento adjunto
20. Documentos de Referencia
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Pestaa Files
En Public Location adjuntar archivo asociado
El botn Lunch abre el archivo asociado
20. Documentos de Referencia
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122
Pestaa Assignments
El botn Assign Activity vincula el documento adjunto a una actividad.
El botn Assign WBS vincula el documento adjunto a un nodo del WBS.
20. Documentos de Referencia
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21. Thresholds & Issues
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Creacin de Thresholds
Abrir proyecto Vista Thresholds Botn Add Asigne el Threshold
Parameter
21. Thresholds & Issues
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Pestaa General
Asigne el Threshold Parameter, Lower Threshold, Upper Threshold, WBS to monitor, Detail to monitor, Status, etc.
21. Thresholds & Issues
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126
Pestaa Details
Monitor Time Window Threshold Issues
21. Thresholds & Issues
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127
Enlace con Vista Issues
Vista Issues Pestaas General, Details
y Notes. Botones Add y Delete Botones Send y
Discussion
21. Thresholds & Issues
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22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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129
Tipos de Riesgos
Men Admin / Admin Categories
Pestaa Risk Types Botn Add
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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130
Creacin de Riesgos
Vista Risks Botn Add
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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Pestaa General
Risk Name Applies to WBS Apllies to Resource Responsible Manager Risk Type Status Priority Date Identified
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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132
Pestaa Description
Breve descripcin del riesgo
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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133
Pestaa Impact
Impact Date Impact Probability
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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134
Pestaa Control
Descripcin de las actividades de control del riesgo analizado
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
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23. Assignments
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Pestaa General
Vista Assignments Pestaa General Celdas: Activity name,
Resource, Role, Cost Account, Price/Unit, Rate Type, Primary Resource
23. Assignments
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137
Pestaa Planning
Vista Assignments Pestaa Planning Celdas: Budget Units,
Budget Units/Time, Original Duration, Actual Units, Remaining Early Units, Remaining Units/Time, Remaining Duration.
23. Assignments
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24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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139
Exportacin P6-Excel
Abrir proyecto Men File / Export Export Format /
Spreadsheet (XLS) Export Type / Activities
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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140
Exportacin P6-Excel
Projects to Export Select Template
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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141
Exportacin P6-Excel
Botn Modify Columns Filter Sort
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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142
Exportacin P6-Excel
Select XLS File Summary Botn Finish
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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143
Importacin Excel-P6
Men File / Import Import Format /
Spreadsheet (XLS) Select Excel File / Select
file to import
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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144
Importacin Excel-P6
Import type / Select the type of data to import
Import Project Options / Select destination project
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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145
Importacin Excel-P6
Summary Botn Finish
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
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25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project
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Exportacin P6-Ms. Project
Men File / Export Export Format: Microsoft
Project (MPP) / Next Export Type: Project / Next
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project
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148
Exportacin P6-Ms. Project
Project to export: Export file name / Next
Template / Next Botn Finish
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project
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149
Importacin Ms. Project P6
Previamente guardar el archivo project como XML
Men File / Import Import format: Microsoft
Project (XML) / Next Files to import: Botn
Select y Celda Import to / Next
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project
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150
Importacin Ms. Project P6
Template / Next Import confirmation /
Botn Finish
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project
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Consultas y Comentarios
Ing. Edwin MonznPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]