M7 COSTOS Y PRESUPUESTOS

Manual de Ayuda para el usuario

 

Introducción

"M7 COSTOS Y PRESUPUESTOS" es una herramienta fácil de usar.

El programa Costos y Presupuestos, es un nuevo Software que se ejecuta en el Entorno de Windows XP, Windows 7 y ahora en Window 8.

Los cálculos y reportes que realiza el programa son:

- Metrado y Presupuesto.- Análisis de Costos Unitarios.- Relación de Insumos.- Fórmula Polinómica.- Diagrama de Gantt

Todos los cálculos se puede exportar a Excel para mejorar el formato de impresión. Sin embargo el software también cuenta con su propia área de impresión el cual tiene un diseño predeterminado para la inmediata impresión de los reportes.

Se caracteriza por su fácil manejo y velocidad en el proceso de reportes.

Modificar Clave

La clave predeterminado para ingresar al programa es "M7".

Esta clave de ingreso puede ser modificado solo estando en el cuadro de Administrador de Presupuesto.

Para modificar su clave pulse la tecla F8, en el cuadro de diálogo que aparece podrá modificar su Clave

Administrador de Presupuestos 

Muestra la ventana con el listado de Presupuestos elaborados y datos generales de Proyectos, como Ubicación, fecha y % de Gastos generales.

Crear Nuevo Presupuesto

Para crear un presupuesto nuevo siga los siguientes pasos:

1.- En el menú "Presupuestos" seleccione "Nuevo presupuesto".

2.- En el cuadro de diálogo que aparece digite el nombre del Archivo (Máx. 40 caracteres). El nombre de archivo, es el nombre con el que se guarda en la carpeta "C:\m-7\PRESUPUESTOS".

3.- Luego de escribir el nombre del Archivo haga click en el boton "Aceptar".

Notese que el nombre del archivo aparece en la ventana "Administrador de Presupuestos" en la columna "Nombre de Archivo", para el cual tendrá que llenar los datos de encabezado, fecha, GG (solo si desea).Además debe llenar los datos de "UBICACION".

Estos datos excepto el Nombre del Archivo serán impresos en todos los reportes a realizar.

Para empezar a llenar datos como : Item, descripcion de partida, metrado; haga click en el boton "Editar" que se encuentra en la parte inferior del "Administrador de Presupuestos", o pulse las teclas "Alt + D"

Duplicar Presupuesto

Para duplicar o crear copia de un presupuesto existente siga los siguientes pasos:

1.- En el menú "Presupuestos" seleccione "Duplicar presupuesto".

2.- En el cuadro de diálogo que aparece digite el nombre del duplicado (Máx. 40 caracteres). El nombre del duplicado, debe ser diferente a los nombres de los archivos existentes.

3.- Luego de escribir el nombre del Archivo haga click en el boton "Aceptar".

Notese que el nombre del archivo duplicado aparece en la ventana "Administrador de Presupuestos" en la columna "Nombre de Archivo". Como se trata del duplicado puede modificar los datos de encabezado, fecha, GG (solo si desea); desplazando el cursor por los casilleros correspondientes.

Eliminar Presupuesto

Para eliminar un presupuesto siga los siguientes pasos:

1.- Ubique el cursor en el presupuesto a eliminar.

2.- En el menú "Presupuestos" seleccione el submenú "Eliminar presupuesto".

3.- Luego en la cuadro de diálogo que aparece hacer click en el botón "Sí".

Nota: El presupuesto que se elimina con los pasos anteriores, permanecerá en la papelera de reciclaje hasta que éste se vacíe. Mientras el archivo del presupuesto eliminado permanezca en la papelera de reciclaje, es posible recuperarlo; pero tendrá que agregar el nombre del archivo al administrador de presupuestos para editarlo.

Ocultar Presupuesto

Talvéz Ud. no desee ver todos los presupuestos en el Administrador de Presupuestos, talvéz solo desea tener en su lista sólo los más usados ó los que Ud. cree conveniente tenerlo a la vista.

Para ocultar un presupuesto del Administrador de Presupuestos siga los siguientes pasos:

1.- Ubique el cursor en el presupuesto a ocultar.

2.- En el menú "Presupuestos" seleccione el submenú "Ocultar presupuesto".

3.- Luego en la cuadro de diálogo que aparece confirme la operación haciendo click en el botón "Sí".

Nota: El presupuesto ocultado puede mostrarse posteriormente con el submenú mostrar presupuesto.

Mostrar Presupuesto

Necesitará mostrar el presupuesto en los siguientes casos:

1. Cuando ha ocultado el presupuesto atravéz del sub menú ocultar presupuesto, y

2.- Cuando ha realizado una copia manual del archivo del presupuesto al directorio C:\M-7\PRESUPUESTOS". Esto se realiza generalmente cuando tenga que trasladar los archivos del presupuesto desde una computadora a otra computadora.

Siga los siguientes pasos para mostrar un presupuesto:

1.- En el menú "Presupuestos" seleccione el submenú "Mostrar presupuesto".

2.- Luego en la cuadro de diálogo "Presupuestos" seleccione el presupuesto que desea mostrar.

3.- Finalmente hacer click en el boton "Aceptar".

Nótese que el presupuesto se muestra en el "Administrador de Presupuestos".

Modificar Nombre del Archivo

El Administrador de Presupuestos no acepta presupuestos cuyo nombre de archivo ya se encuentra mostrado en el Administardor de Presupuestos. De presentarse el caso de tener otro presupuesto cuyo nombre de archivo ya está en uso, tendrá que modificar el nombre del archivo (recomendable del que se muestra en el administrador de presupuestos).

Siga los siguientes pasos para modificar el nombre del archivo del presupuesto:

1.- Seleccione con el cursor el presupuesto cuyo nombre de archivo se quiere modificar.

2.- En el menú "Presupuestos" seleccione el submenú "Modificar nombre de Archivo".

3.- Luego en la cuadro de diálogo "Modificar nombre de archivo" escriba el nuevo nombre (como máximo debe tener 40 caracteres).

4.- Finalmente hacer click en el boton "Aceptar".

Nótese que el presupuesto se muestra en el "Administrador de Presupuestos" con el nuevo nombre de archivo.

Copiar Presupuesto a una unidad extraible

Los presupuestos elaborados por M7 se pueden llevar a otra computadora que también tenga instalado "M7 COSTOS Y PRESUPUESTOS".

Siga los siguientes pasos para copiar un presupuesto a un diskette:

1.- Inserte un diskette en la unidad A:

2.- En el "Administrador de Presupuestos" seleccione el presupuesto que desea transportar.

3.-En el menú "Presupuestos" seleccione el submenú "Copiar a diskette"

Lo que simplemente se realizó fue copiar el archivo del presupuesto al diskette. Esta operación se puede repetir tantas veces como presupuestos a copiar.

Este copia también se puede realizar por el "Explorador de windows". Recuerde que todos los presupuestos elaborados se encuentran en el directorio "C:\M-7\PRESUPUESTOS", de donde puede seleccionar y copiar todos los presupuestos que desee transportar. En este caso la copia puede realizarse también a un CD-R.

Para recuperar en otra computadora estos archivos vea el tema "Recuperar Presupuesto de un Diskette o CD-R".

 

Recuperar Presupuesto de una unidad extraible

Para recuperar un presupuesto de un un diskette siga los siguientes pasos:

1.- Inserte en la unidada "A:" el diskette que contiene los presupuestos.

2.-En el menú "Presupuestos" seleccione el submenú "Recuperar de diskette"

3.- En el cuadro de diálogo que aparece seleccione el archivo del presupuesto y haga click en "Aceptar". Con esta operación el presupuesto se mostrará en el "Administrador de Presupuestos" pudiendo ser editado y actualizado.

 

Recuperar Presupuesto de un  CD

Si tiene los presupuestos o archivos copiados en un CD, copie los archivos desde el CD usando el "Explorador de windows" a la carpeta "C:\M-7\PRESUPUETOS"

Realizado la copia puede seguir los pasos indicados en el tema "Mostrar Presupuesto" para mostrarlo en el "Administrador de Presupuestos". Esto sólo si la copia fue mediante el Explorador de windows.

 

Relación de Insumos

Muestra la ventana con el listado de Insumos.

Ingresar Precio de los Insumos

Para ingresar el precio de los insumos se debe ingresar al cuadro "Relación de Insumos"

Se accesa desde el cuadro de Metrado y Presupuestos.Haciendo Click en el icono:

La columna COST. UNIT. es para el ingreso o actualización de los costos unitarios de los insumos.

En lo que corresponde a Herramientas manuales o desgaste de herramientas no se ingresa el precio.

Uniformizar Nombres Duplicados de Insumos

 Se realiza en el cuadro "Relación de Insumos" y se aplica para evitar el reporte duplicado de insumos.

Por ejemplo en el reporte del listado de insumos puede aparecer dos veces el insumo "cemento"

5007   CEMENTO PORTLAND T-I5005  CEMENTO PORTLAND T-I (BLS. DE 42.5 KG.)

Lo anterior de a que en la base de datos el insumo "cemento" está registrado dos o más veces con distinto código, para obtener una sola vez el insumo en el cuadro "Relación de Insumos", hacer click en el botón derecho del mouse sobre la fila que contiene el nombre del insumo que se quiere que prevalezca, luego seleccionar la opción copiar del menú despegable; ubicar el cursor en la fila del insumo duplicado, hacer click el boton derecho del mouse y seleccionar pegar.

La operación anterior hace que el nombre del insumo que se elige para copiar reemplaza al nombre del insumo que está duplicado.

Banco de Partidas 

Contiene todas las partidas clasificadas en Bancos, de acuerdo al tipo de proyecto.

En esta ventana se realiza la edición de partidas.

Modificar Descripción de Partida, Grupo de Partidas y Descripción de Insumo

Para evitar sobre-escribir o borrar accidentalmente el nombre de la partida (columna "DESCRIPCION DE PARTIDA" el programa bloquea el modo escritura en esta columna; si desea modificar la descripción de la partida (nombre de la partida) siga los pasos siguientes:

1.- Sitúe el cursor en la partida cuya descripción o nombre quiere modificar.

2.- haga click en el icono modificar (ó Alt+M en caso de partidas y Banco de Insumos) y podrá modificar el contenido de esa celda.

Cuando desplace el cursor a otra fila la columna nuevamente queda bloqueada para el modo de escritura.

El procedimiento anterior es aplicable para las columnas:

"GRUPO DE PARTIDAS" y "DESCRIPCION DE PARTIDA" en el banco de partidas y la segunda columna en el Banco de Insumos.

Las demás columnas, excepto la columna "CODIGO" (que siempre está bloqueada) son modificables directamente.

REPORTES

En el menú reportes encontrará submenús para realizar la impresión de los presupuestos, análisis de costos unitarios, insumos y opciones para exportar a Excel.

Ventana de Exportación a MS Excel

Modificar rendimiento de partida

En la ventana inferior hacer click del botón derecho del Mouse y se mostrará una ventana donde se puede cambiar el rendimiento. Esta modificación no cambia el rendimiento de la partida en el banco de partidas y se emplea cuando se trata de ahorrar tiempo, ya que normalmente se tendría que crear otra partida en el banco de partidas con el rendimiento deseado. En la ventana inferior también se puede modificar la cantidad incidente en el análisis de cotos unitarios.

Cada presupuesto elaborado guarda sus propios análisis de costos unitarios en forma independiente al de otros presupuestos.

Copiar el análisis de costos unitarios de una partida a otra dentro del presupuesto.

Cuando en el presupuesto se repiten partidas (por ejemplo la partida concreto f’c=140 kg/cm2, puede repetirse en otro grupo de partidas), se puede evitar asignar sus análisis de costos unitarios desde el banco de partidas para cada partida. Este paso se sintetiza en hacer click en el botón derecho del Mouse y seleccionar copiar, luego desplazarse a la partida similar y nuevamente hacer clic botón derecho y seleccionar “pegar”, este procedimiento copia el análisis de costos unitarios de la partida.

UTILITARIOS

Recuperar Archivo de Seguridad

En casos de corte repentino de la fuente de energía del PC, pueda que se dañe el archivo del presupuesto y pierda su contenido. Si ocurre esto, al abrir el presupuesto para su edición, encontrará con contenido en blanco. Para recuperar este archivo nuevamente siga los pasos siguientes:

1.- Con el Explorador de Windows ubique la carpeta C:\M-7\Presupuestos.

2.- Dentro de esta carpeta busque el nombre del archivo que desea recuperar. Verá que existen 2 archivos por cada presupuesto: el primero con la extensión "BAK" y el segundo con la extensión "M7F".

3.- Elimine el primer archivo con la extensión "M7F" (que está dañado), luego cambie la extensión del segundo archivo de "BAK" a "M7F".

Hecho lo anterior vuelva al administrador de presupuestos y podrá recuperar el contenido del presupuesto.

Personalizar colores

El color predeterminado del interfaz, se puede personalizar.

Hacer click en el icono (extremo superior izquierdo de la ventana de costos y presupuestos).

Puede configurar, el color del fondo, color de fuentes, cuadrícula y el fondo del título de partidas.

Digitar en Excel

Muestra el formato en hoja de cálculo de Excel, se emplea este formato en Excel para ingresar con facilidad los datos en las columnas “ITEM”, DESCRIPCION”, “UNID” y “METRADO”. Una vez llenado el formato lo guarda el archivo con cualquier

M7

nombre. Y desde el submenú “Importar digitación de Excel” de la ventana de presupuestos de M7 puede importar lo digitado.

Mayor información en:

http://www.m7costos.redtienda.net