manual integrado de gestion

MANUAL INTEGRADO DE GESTIN

CDIGO: MG MIG TIMN

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La impresin de este documento constituye COPIA NO CONTROLADA del SIG de TIMN S.A. 06/Nov/2009

TIMN S.A.



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CONTENIDO

1. INTRODUCCIN a. Presentacin del Manual b. Objeto c. Contenido del Manual d. Alcance e. Exclusiones f. Control del manual

2. INFORMACIN DE LA COMPAA a. Misin b. Visin c. Poltica de gestin integral d. Objetivos de Gestin e. Estructura Organizacional

3. DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS

a. Mapa de procesos b. Modelo del Sistema Integrado de Gestin en los procesos


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1. INTRODUCCIN

a. Presentacin del Manual

En Timn S.A. nos hemos comprometido a implementar, mantener y mejorar nuestro Sistema Integrado de Gestin, basado en la norma ISO 9001:2008 y BASC V2:2005 y fundamentados en nuestro Modelo Gerencial para as alcanzar la mejora continua de nuestros procesos. En este manual describimos el funcionamiento de nuestro Sistema y nuestro compromiso para alcanzar los propsitos antes mencionados y as garantizar el crecimiento, tanto de la compaa como de cada uno de sus integrantes y como consecuencia nuestra permanencia en el mercado y el reconocimiento de Timn S.A. como una organizacin comprometida con el desarrollo de sus clientes por brindar servicios de transporte que responden oportunamente a sus necesidades y expectativas, siempre por el camino correcto. Sandra Liliana Lozano M. Analista Modelo Gerencial


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b. Objeto

El presente manual busca representar de forma clara y coherente la estructura Timn S.A., como un sistema de gestin basado en estndares de calidad y seguridad, que garanticen la prestacin de todos los servicios resultantes de la interaccin de los procesos definidos al interior de la empresa. El Sistema Integrado de Gestin de Timn S.A. se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC ISO 9001:2008 as como la Norma y Estndares Internacionales de Seguridad BASC Versin 2:2005; y una descripcin de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentran descritos en este manual. El manual se encuentra a disposicin de todos aquellos interesados en nuestro Sistema Integrado de Gestin, como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y propsito de Timn S.A.

c. Contenido del Manual PRESENTACIN DEL MANUAL: Se declara la responsabilidad y el compromiso de Timn S.A. con el Sistema Integrado de Gestin segn los lineamientos de las normas ISO 9001:2008 y BASC versin 2:2005. GESTIN DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: Describe la estructura, objeto, elaboracin, revisin y control documental del Manual. PRESENTACIN DE LA EMPRESA: Expone la historia de Timn, su cobertura geogrfica, los servicios que presta actualmente, su direccionamiento estratgico incluyendo la poltica de gestin integral y su arquitectura de cargos general. DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE TIMN: Se especifica el alcance del Sistema Integrado de Gestin, sus exclusiones, el concepto del Modelo Gerencial, el enfoque basado en procesos y la descripcin de los procesos que se llevan a cabo en Timn S.A. PROCESOS DE TIMN: Descripcin detallada de la correspondencia de los procesos con los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y BASC versin 2:2005

d. Alcance Comprende la descripcin de la composicin de los procesos definidos en Timn S.A., como misionales, de direccin y apoyo dentro de su cadena de valor, su interaccin y gestin para lograr la adecuada prestacin del servicio de transporte terrestre de carga. Adems se describe la estructura de su Sistema Integrado de Gestin.


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e. Exclusiones

El siguiente numeral de la norma NTC ISO 9001:2008 no aplica a Timn S.A. Diseo y desarrollo (7.3 NTC-ISO 9001:2008) Timn S.A. no realiza diseos de nuevos servicios relacionados con la logstica del transporte terrestre de carga y por tanto no se incluye como requisito el de diseo y desarrollo que exige la norma. Los siguientes estndares de la norma BASC versin 2:2005, no aplican para Timn S.A. 3.10 Debe realizar pruebas al personal de reas crticas para detectar consumo de drogas ilcitas y alcohol, antes de la contratacin, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables Acatando la legislacin laboral colombiana, Timn S.A. no discrimina colaboradores por consumo de alcohol y/o drogas ilcitas; sin embargo se llevan a cabo programas de sensibilizacin y concientizacin para la prevencin del consumo. 5.2 Se debe contar con los medios y sistemas que permitan segregacin y control de las reas de almacenamiento y las operaciones con productos de exportacin, operaciones de embarque y desembarque de carga y/o personas Timn S.A. no recibe de sus clientes, carga de exportacin o importacin para almacenar. 5.5. El personal de las reas de despacho, debe estar identificado con uniformes o distintivos que los diferencien de los dems empleados Timn S.A. no cuenta con reas de despacho de carga para importacin o exportacin. 5.8 Deben existir controles y registros de peso de los vehculos de carga Los registros de peso en cumplimiento de los acuerdos de servicio, son responsabilidad del cliente. 5.13 Se debe utilizar sellos de alta seguridad en los contenedores de exportacin Los precintos que se utilizan en los contenedores de exportacin que transporta Timn S.A., son responsabilidad del cliente conforme con lo pactado en el acuerdo de seguridad. 5.14 Los contenedores o camiones deben sellarse o precintarse tan pronto termina la operacin de cargue y antes de abandonar el muelle de carga Los precintos que se utilizan en los contenedores de exportacin que transporta Timn S.A., son responsabilidad del cliente conforme con lo pactado en el acuerdo de seguridad. 5.22 Debe disponerse de un registro actualizado de los movimientos realizados por los equipos que movilizan las unidades de transporte al interior de las instalaciones


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Timn S.A. no moviliza unidades de transporte al interior de sus instalaciones. 5.23 Deben existir sistemas que permitan la verificacin de equipajes y efectos personales; adicionalmente de un proceso de control sobre estos Timn S.A. no transporta pasajeros. 5.24 Se debe tener una lista completa de los pasajeros internacionales, la tripulacin y la carga Timn S.A. no transporta pasajeros. 6. Control de materias primas y material de empaque (Estndares 6.1, 6.2, 6.3, 6.4) Para la prestacin del servicio Timn S.A. no utiliza ningn tipo de material de empaque, cintas adhesivas ni sustancias precursoras. 8.4 Sus proveedores de servicios asociados a la cadena logstica estn calificados como Operador Econmico Autorizado. 9.2 Est calificado como Operador Econmico Autorizado. Colombia no ha firmado el marco de estndares. f. Control del Manual REVISIN Y APROBACIN El Manual Integrado de Gestin sigue el procedimiento de control documental establecido en Timn S.A. por ello es realizado por el Facilitador de Modelo Gerencial y su revisin y aprobacin la realiza el Dinamizador Ejecutivo. Si alguno de los colaboradores desea realizar cambios deben solicitarlo tal y como se especifica en el procedimiento de control de documentos. DISTRIBUCIN Y CONTROL DE COPIAS El Manual se considera como una copia controlada, por lo tanto se debe tratar como tal en el listado maestro de documentos, las copias controladas deben ser generadas por el Facilitador de Modelo Gerencial y conservadas en fsico en la carpeta correspondiente en el proceso. La difusin del contenido del Manual es responsabilidad de cada lder de proceso quien se debe comprometer a comunicarlo eficazmente a los colaboradores de Timn S.A. Este manual es de propiedad exclusiva de Timn S.A. por lo cual queda prohibida su reproduccin total o parcial por cualquier medio sin la autorizacin de Modelo Gerencial. CONTROL DE CAMBIOS Los cambios que se realicen al Manual se deben especificar en el Listado Maestro de Documentos, informar sobre el cambio a los facilitadores de los procesos y publicar la versin vigente.


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2. INFORMACIN DE LA COMPAA

a. Misin TIMN S.A. Es una compaa dedicada a la logstica y Administracin de transporte de carga que brinda servicios de Administracin de Flota, Movilizacin de Carga, Implementacin de la operacin de Transporte y Mantenimiento. Ofrecemos seguridad y Tiempos mnimos de respuesta acorde a las necesidades de nuestros clientes, contribuimos al desarrollo de su imagen comercial; contamos con avanzada tecnologa que permite ofrecer soluciones integrales. b. Visin En el 2015 TIMN S.A. ser el mejor aliado de los grandes generadores de carga y operadores logsticos, reconocidos por ofrecer soluciones integrales en logstica y administracin de transporte de carga con cumplimiento y cobertura nacional c. Poltica de Gestin

El objeto permanente de Timn S.A. es satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes mediante la mejora continua de sus procesos, para brindar servicios oportunos y libres de actos ilcitos, con equipos y parque automotor apropiado, talento humano confiable y competente. d. Objetivos de Gestin

1. Incrementar la satisfaccin de los clientes de Timn S.A. 2. Disminuir el nmero de servicios no conformes y novedades de seguridad. 3. Mejorar continuamente la gestin de los procesos de Timn S.A. 4. Aumentar el nivel de cumplimiento a los requerimientos de los clientes. 5. Mejorar las competencias de los colaboradores de Timn S.A.


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e. Estructura Organizacional Arquitectura de Cargos

GESTIN GERENCIAL


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MODELO GERENCIAL

OPERACIONES

Bogot

Facilitador Nacional de Operaciones

Coordinador Operaciones

Supervisor Operaciones

(urbanos)

Supervisor Operaciones (operativos)

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Operaciones

Auxiliar Operaciones

Conductor Operativo

Conductor Zona


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Regionales


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MANTENIMIENTO


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SEGURIDAD

GESTIN ADMINISTRATIVA


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GESTIN FINANCIERA

GESTIN HUMANA

Facilitador Nacional de Gestin Humana

Analista de Gestin Humana

Analista de Seleccin

Auxiliar Admiistrativo


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3. DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS

a. Mapa de Procesos


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b. Modelo del Sistema Integrado de Gestin basado en procesos (correspondencia de la norma)

PROCESO CORRESPONDENCIA CON LA NORMA NTC

ISO 9000:2008

CORRESPONDENCIA CON LOS ESTNDARES DE LA NORMA

BASC V2:2005 CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

GESTIN GERENCIAL

5.1 Compromiso de la Direccin

1.1 Constitucin legal de la empresa

1.2 Verificacin de antecedente de accionistas

1.3 Listado de requisitos legales

La direccin de Timn S.A. se compromete con el Sistema Integrado de Gestin por medio de la declaracin y el compromiso adquirido con la Poltica y objetivos de Gestin, estos estn incluidos en la planeacin estratgica. As mismo, se evidencia el compromiso de la direccin con la garanta de la legitimidad en la constitucin y en general de la empresa.

Los objetivos de gestin se miden con la periodicidad establecida en la directriz para la medicin de la gestin.

5.2 Enfoque al Cliente 4.3.6. Control operacional (norma)

La alta direccin de Timn asegura que los requisitos del cliente se determinan delegando la responsabilidad de escuchar la voz del cliente externo al proceso Ventas, en el momento de la negociacin y a medida que es prestado el servicio de transporte.

5.3 Poltica de Calidad 2.3 Poltica de Seguridad

La alta direccin establece la poltica de gestin como declaracin de su disposicin de cumplir con los requisitos del cliente as como la seguridad del transporte dentro de la cadena logstica de abastecimiento, y mejorar continuamente la capacidad del sistema para alcanzar esta meta. La poltica de gestin es pieza fundamental para determinar los objetivos vitales del ao.

5.4.1 Objetivos de Calidad 2.4 Objetivos de seguridad Los objetivos de gestin se establecen y evalan segn los indicadores diseados para tal fin y son el criterio fundamental para evaluar el desempeo del Sistema Integrado de Gestin en Timn S.A

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

2.5 Definicin de responsabilidades y autoridades

3.2 Posiciones crticas

La responsabilidad y autoridad es determinada por Gestin Gerencial y Modelo Gerencial, en las arquitecturas de cargos de cada uno de los procesos, estas relaciones de responsabilidad y autoridad se detallan en los portafolios de gestin.


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5.5.3 Comunicacin Interna

4.4.3. Comunicaciones (norma)

En Timn S.A. se han establecido herramientas de comunicacin interna:

Programa Plan Presencia, por el cual los lderes de los procesos por lo menos dos veces al ao las otras regionales para establecer sinergia en sus procesos.

Carteleras, utilizadas como medio para publicar noticias y desempeo de los procesos a nuestros colaboradores.

Correo electrnico: Excepto tcnicos de mantenimiento y conductores, todos los colaboradores cuentan con correo electrnico de la organizacin, medio por el cual se pueden comunicar con cualquier colaborador y/o proceso de la organizacin.

Comits: peridicamente Gestin Gerencial hace seguimiento a la gestin de cada proceso, mediante el comit de coordinacin, en el que cada facilitador manifiesta sus proyectos, actividades en curso, necesidades y se coordina con los dems procesos lo necesario.

5.6 Revisin por la Direccin

2.6 Revisin por la direccin E dinamizador ejecutivo desarrolla los ejercicios de revisin por la direccin segn lo planificado.

8.4 Anlisis de Datos

4.4.1 Monitoreo y medicin

Bimensualmente en los comits de resultados se analizan los indicadores correspondientes a los procesos contenidos en la directriz para la medicin de la gestin, estos indicadores miden la eficacia del sistema integrado de gestin. De acuerdo con los anlisis realizados segn el comportamiento del proceso se toman las decisiones necesarias para mejorar el sistema.

8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos

8.5 Mejora 2.13 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

La direccin de Timn mejora continuamente la eficacia del sistema utilizando el ciclo PHVA partiendo de los objetivos vitales, la revisin del desempeo de los procesos con los indicadores de gestin y terminando el ciclo con la toma de decisiones tendientes a mejorar el sistema de Gestin. Se estableci la accin correctiva y preventiva para eliminar las causas de las novedades para su prevencin y su correccin.

Modelo Gerencial es el proceso encargado de documentar e implementar el procedimiento de acciones preventivas y correctivas.

MODELO GERENCIAL

4.2.2 Manual de Calidad 2.8 Manual de Seguridad

En Timn S.A. el proceso de Modelo Gerencial tiene la responsabilidad de establecer y mantener el Manual Integrado de Gestin de Timn, verificando que los lderes de los procesos utilicen la versin actualizada y le sean realizadas las adecuaciones necesarias segn los cambios de los procesos y actualizacin del Sistema Integrado de Gestin.


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4.2.3 Control de los Documentos

7.1 Control de documentos

Los documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestin de Timn S.A. son controlados de acuerdo con el Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos, y son relacionados en el Listado Maestro de Documentos. Los documentos impresos originales son conservados por el Modelo Gerencial, su implementacin y divulgacin se hace mediante publicacin en pgina WEB y correo electrnico informando versin y publicacin. Los documentos externos son responsabilidad de cada proceso, siendo responsabilidad de cada lder solicitar a modelo gerencial la actualizacin, derogacin o inclusin de documentos. Cuando se requiere generar una impresin del documento, sta presenta una leyenda que indica ser una copia no controlada.

Los documentos son revisados y aprobados por los colaboradores de acuerdo con los cargos relacionados en el documento. El listado maestro incluye la versin, los cambios realizados.

4.2.4 Control de los Registros

4.4.3. Registros (norma)

Los registros manejados en Timn S.A. corresponden a los formatos utilizados en los procesos para evidenciar los datos de una tarea realizada, estos se encuentran en carpetas digitales y/o fsicas segn el Listado Control de Registros, en donde tambin se determina la disposicin final de los registros y su periodo de archivo.

Los registros sirven para demostrar la conformidad del servicio y son la herramienta fundamental para medir los indicadores de gestin que presentan los procesos.

7.5 Poltica de firmas y sellos Modelo Gerencial es responsable por documentar la poltica para uso de sellos y firmas en la empresa, velando igualmente por su actualizacin.

2.1 Revisin inicial del estado del Sistema

Modelo Gerencial hace una revisin constante al Sistema Integrado, verificando la implementacin y cumplimiento de cada uno de sus requisitos en Timn S.A.

5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad

2.11 Mapa de procesos 2.12 Caracterizaciones de proceso

El Modelo Gerencial en coordinacin con la Alta Direccin y los Facilitadores, planea los procesos determinando su misin, el responsable directo, los recursos, la planta de cargos, la documentacin relacionada y los indicadores del mismo. De igual manera determina las entradas y salidas del proceso que son utilizadas para realizar cambios a todos los documentos que estn relacionados.


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5.5.2 Representante de la Direccin

2.7 Representante de la direccin

4.1 Responsable de la seguridad

El Dinamizador Ejecutivo de Timn S.A., asume la responsabilidad de establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestin con la autoridad para poner en prctica lo establecido dentro de este Manual y verificar su efectividad El Dinamizador Ejecutivo delega en el Facilitador de Seguridad, la responsabilidad de planear, dirigir y optimizar el proceso Seguridad.

7.1 Planeacin de la Realizacin del Producto

4.3.6. Control Operacional (norma)

En Timn se planearon los procesos para la prestacin del servicio con la colaboracin de los lderes regionales, determinando claramente los responsables de los procesos, la misin, los recursos asociados, la planta fsica de cargos necesarios para llevar a cabo a conformidad el servicio y los documentos soportes de la operacin.

8.2.1 Satisfaccin del Cliente

La Auditora del Servicio tiene como fin escuchar la Voz del Cliente Externo y obtener de manera sistemtica y permanente los niveles de satisfaccin en cuanto a la calidad en la atencin y en los servicios que le son o han sido prestados. Detectando los puntos crticos donde deban generarse acciones concretas de mejoramiento sobre la calidad del servicio. La Auditora del Servicio identifica las necesidades y expectativas del Cliente Externo al igual que los niveles de satisfaccin respecto a la atencin y asesora prestada.

8.2.2 Auditoria Interna

8.4 Anlisis de Datos

2.9 Auditoras internas

2.10 Equipo de auditores internos

El Sistema Integrado de Gestin de Timn ha definido la directriz correspondiente a Auditoras Internas que tiene como propsito definir las polticas, normas y programacin de esta actividad para evaluar la efectividad del cumplimiento de los requisitos del Sistema en la Organizacin, las auditoras internas pueden ser realizadas por auditores internos corporativos o auditores externos que cuentan con calificacin para desarrollarla. Timn cuenta con colaboradores capacitados y competentes para el desarrollo de auditoras internas al Sistema de Gestin.

5.6.2 Informacin para la Revisin

4.5. Revisin por parte de la Gerencia (norma)

El dinamizador desarrolla el ejercicio de revisin por la direccin con la informacin del desempeo del sistema de gestin

OPERACIONES

7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto

7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto


Al momento de realizar negociaciones con los clientes Timn S.A. se establecen los requisitos propios de la prestacin del servicio, de acuerdo con sus necesidades y la reglamentacin legal vigente, dichos requisitos son consignados en la poltica de servicio que se pacta con el cliente.


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7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto


De acuerdo con lo pactado en la poltica de servicio con el cliente, el proceso Operaciones determina los recursos requeridos para la prestacin del servicio de forma tal que se satisfagan suficientemente las necesidades y expectativas de los clientes.

7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio

4.9 Registro de entrada y salida de vehculos

5.3 Identificacin de la mercanca

5.6 Revisin al modo de transporte

5.7 Criterios para unidad de transporte apto para cargar

Timn cuenta con puntos de control en cada regional en donde se toman los tiempos de llegada y salida de los vehculos, adems se han establecido los parmetros que deben cumplirse en la carga y descarga de los camiones y en las actividades de recoleccin y distribucin urbana o nacional y se realiza su respectiva revisin.

Dentro de los acuerdos de servicio con el cliente, se pactan las condiciones de recepcin de la mercanca, su peso y total de unidades recibidas para su transporte.

7.5.3 Identificacin y Trazabilidad

5.1 Sistema para trazabilidad

5.4 Informacin manifiesto carga

5.16 Identificacin de quienes participan en el despacho y recibo de la carga

5.18 Registro flmico

5.19 Reporte de entrega en el destino

7.4 Procedimientos de aseguramiento de la informacin

7.6 Informacin de la carga

Todos los vehculos cuentan con sistemas de comunicacin como son los avanteles y celulares para establecer comunicacin permanente con la operacin e informar sobre su recorrido. En los puntos de control de operaciones se tienen terminales del GPS con las cuales se determina la posicin del vehculo y su conformidad con los requisitos del servicio.

La prestacin del servicio se soporta en diferentes formatos que son validados por el cliente, en los cuales se consigna toda la informacin necesaria para dar conformidad al servicio.

8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto

5.9 Reporte de faltantes y sobrantes de carga

5.17 Personal encargado en cumplir funciones de seguridad

En Timn S.A. se hace seguimiento del servicio a medida que es prestado, controlando que los tiempos, las capacidades y unidades de carga convenidos con los clientes se cumplan, los colaboradores encargados de la prestacin del servicio tienen la autoridad para asignar los recursos y auditora, segn las necesidades de la operacin.

8.3 Control del Producto No Conforme

4.3. Preparacin y respuesta a eventos crticos (norma)

En los procedimientos de la operacin se establecen los criterios para tomar medidas de contingencia cuando los vehculos se desvan del recorrido, tengan fallas tcnicas, no lleguen a tiempo o no tengan la capacidad acordada inicialmente con el cliente, de forma tal que se asignen los recursos suficientes para cumplir con las necesidades del cliente.

7.2.3 Comunicacin con el cliente

4.3.3. Comunicaciones (norma)

En Timn disponemos de diferentes mecanismos para asegurar la constante comunicacin con nuestros clientes:

Correo electrnico

[email protected]


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[email protected]

Celulares (todos los nmeros asignados a la operacin)

Visitas de mantenimiento a los clientes

Insourcing en las instalaciones de los clientes que as lo requieran

GESTIN ADMINISTRATIVA

6.3 Infraestructura

Las necesidades de hardware y de software, instalaciones, insumos, y dems se suplen con el soporte del proceso Gestin administrativa, el cual evala la necesidad y dispone los recursos necesarios para que las actividades administrativas y operativas que se lleven a cabo.

6.1 Provisin de Recursos

En el proceso Gestin Administrativa se han determinado las Directrices para realizar la adquisicin de bienes, insumos, productos, servicios y contratacin de proveedores, para asegurar que se consigan los recursos necesarios para desarrollar las actividades propias de la empresa satisfactoria y oportunamente.

7.4.1 Proceso de Compras

8.3 Procedimiento para la seleccin de proveedores

8.5 Visita a las instalaciones del proveedor

8.6 Documentacin de proveedores

8.7 Acuerdos de seguridad con proveedores

Timn ha definido dentro de su Sistema Integrado de Gestin, la directriz que orienta el proceso de las Compras, estableciendo los parmetros para la adquisicin de los productos y contratacin de los servicios con estndares de calidad y seguridad, garantizando el adecuado desarrollo de los procesos y la optimizacin de los costos. Se han establecido unos factores para la seleccin y evaluacin de los proveedores y sus grados de control, los cuales permiten contratar demostrando la conformidad con los requisitos especificados, hasta tanto estos no se cumplan no se hace uso de los productos servicios suministrados por el proveedor.

7.4.2 Informacin de las compras

La informacin para las compras que afectan la calidad del servicio la suministran cada uno de los procesos de acuerdo con sus requerimientos por medio de fichas tcnicas que determinan claramente las especificaciones del servicio a contratar o los productos a comprar.

7.4.3 Verificacin de los Productos Comprados

La verificacin de los productos comprados la hacen cada uno de los procesos, quienes avalan la conformidad de los productos comprados y los servicios outsourcing contratados.

7.5.4 Propiedad del Cliente


Cuando por casos fortuitos ocurran siniestros a los artculos transportados que son propiedad del cliente, Timn S.A. por medio de su proceso de Seguros y Trmites comunica al cliente la novedad y responde por el valor asegurado de la mercanca.


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4.2.3 Control de los Documentos

7.2 Procedimiento de archivo de la informacin.

7.3 Archivo seguro de documentos

Los documentos externos del Sistema Integrado de Gestin, son los suministrados por los proveedores, los clientes y la reglamentacin legal vigente, estos documentos se encuentran disponibles y controlados por cada proceso segn la responsabilidad asignada en el listado maestro de documentos externos.

7.7 Seguridad sistema de informacin

7.8 Respaldo de informacin

7.9 Proteccin de la propiedad intelectual.

El subproceso tecnologa, es responsable por garantizar la seguridad de en los sistemas de informacin, as como realizar y salvaguardar los back up de informacin de la empresa y el cumplimiento de las disposiciones de ley en cuanto a la propiedad intelectual.

MANTENIMIENTO

6.3 Infraestructura

El proceso Mantenimiento tiene la responsabilidad de garantizar la disponibilidad de los vehculos para prestar los servicios de transporte a los clientes, mediante la planeacin y ejecucin del mantenimiento preventivo y correctivo. Timn S.A. cuenta con un Carro Taller que atiende las necesidades de reparacin correctiva a los vehculos garantizando que al momento de suceder un siniestro la operacin logstica de los clientes no se afecte.

5.21 Registro de reparaciones Todas las actividades programadas y correctivas que tienen que ver con el mantenimiento de la flota se registran en la herramienta MP2.

GESTIN HUMANA

6.4 Ambiente de Trabajo

3.16 Programa de incentivos

3.18 Programa de concientizacin sobre consumo de alcohol y drogas

El proceso Gestin Humana a travs del subproceso Calidad de Vida y ambiente de trabajo, garantiza que los colaboradores cuenten con los espacios y herramientas adecuados para el desarrollo de sus labores; de igual manera ejecuta planes de motivacin y crecimiento personal para los colaboradores.

6.2.1 Recursos Humanos 2.5 Definicin de responsabilidades y autoridades

En Timn S.A. se han establecido en los Portafolios de Gestin las competencias necesarias que debe tener un colaborador para desempearse en un cargo.


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6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formacin

3.6 Entrenamiento en polticas y procedimientos de seguridad

3.11 Capacitacin sobre el SGCS BASC

3.12 Capacitacin a colaboradores con funciones de seguridad

3.13 Capacitacin en tcnicas de inspeccin

3.14 Capacitacin en emergencias

3.15 Capacitacin para identificar e informar incidentes sospechosos

3.17 Capacitacin para preservar los sistemas de informacin

En Timn se disea un programa de entrenamiento y formacin de colaboradores, desde su induccin hasta su retiro, que involucra todos los requerimientos del Sistema Integrado de Gestin de tal manera que se garantice su eficacia y mantenimiento.

Se mantienen los registros de las actividades de formacin as como los programas de capacitacin que se disean para los colaboradores.

3.1 Procedimiento para seleccin de personal

3.3 Estudios de seguridad

3.4 Referencias laborales

3.5 Visita a colaboradores de reas crticas

3.7 Registros de afiliacin a instituciones de seguridad social

3.8 Carn de identificacin

3.9 Procedimientos administracin carn de identificacin

3.19 Visita de mantenimiento a colaboradores de reas crticas

3.20 Actualizacin de la base de datos de colaboradores

3.21 Archivo fotogrfico y de huellas digitales de los colaboradores

4.18 Control de uniformes de trabajo

El proceso Gestin Humana tiene definidos, documentados e implementados los procedimientos de seguridad y calidad requeridos para garantizar la eficacia del Sistema Integrado de Gestin, as como la competencia de los colaboradores y el cumplimiento de los requisitos de ley.


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VENTAS

5.2 Enfoque al Cliente

7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto

8.1 Procedimiento para la seleccin de clientes

8.2 Informacin del cliente

Durante la elaboracin, revisin y seguimiento de las ofertas comerciales se determinan claramente las necesidades de los clientes y los requisitos del servicio solicitado, se informan a los responsables de la Operacin para que en coordinacin se evale y analice la capacidad necesaria para responder eficientemente a sus requisitos.

El proceso ha definido, documentado e implementado los procedimientos de seguridad y calidad, relacionados con el cliente, requeridos para garantizar la eficacia del Sistema Integrado de Gestin.

GESTIN FINANCIERA

6.1 Provisin de Recursos 4.2.4. Previsiones (norma)

Anualmente y con base en la planeacin estratgica y los objetivos estratgicos de cada proceso se asigna el presupuesto para ejecutar los planes y programas, asegurando de esta forma que se proporcionan los recursos necesarios para mantener y mejorar la capacidad del sistema de gestin de la calidad.

SEGURIDAD

8.3. Control de Producto no Conforme

4.3. Preparacin y respuesta a eventos crticos (norma)

El proceso Operaciones implementa los procedimientos y canales de comunicacin necesarios para garantizar el control de la operacin y atender a las reclamaciones de los clientes por la prestacin del servicio.

El proceso Seguridad monitorea e informa cualquier novedad presentada en las rutas de los vehculos al proceso de Operaciones, contribuyendo de esta forma a que se tomen las medidas necesarias para garantizar que el servicio se preste adecuadamente y actuar gilmente ante cualquier siniestro que se pueda presentar durante su recorrido.

Adems se cuenta con procedimientos mediante los cuales, con precintos de seguridad se sellan los vehculos para que la carga no sea abierta hasta el lugar de destino, protegiendo la propiedad del cliente.

7.5.4 Propiedad del Cliente

5.11 Procedimiento de control de precintos

5.12 Almacenamiento de los precintos

5.15 Verificacin de los precintos en destinos


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6.3 Infraestructura

4.2 Planos de ubicacin

4.3 Seguridad perimetral de las instalaciones

4.4 Sistemas de alarma

4.5 Iluminacin exterior e interior de instalaciones

4.6 Iluminacin de Emergencia

4.7 Seguridad puertas y ventanas

4.8 Candados, chapas y sistemas de seguridad

4.11 Procedimiento de control de entrada y salida de personas

4.12 Identificacin del personal

4.13 Supresin identificacin

4.14 Control de parqueaderos

4.15 Sealizacin de reas restringidas

4.16 Control de acceso a vehculos y contenedores

4.17 Control del rea de lockers

4.20 Inspecciones a instalaciones y procesos

4.26 Instalacin CCTV

5.20 Almacenamiento de mercanca valiosa

El proceso Seguridad tiene bajo su responsabilidad el control, inspeccin y auditora constante de las condiciones de proteccin de las instalaciones de Timn S.A., de igual manera debe generar los requerimientos de infraestructura y equipos para garantizar la seguridad fsica de la empresa, asegurando la proteccin de las instalaciones, activos y colaboradores de la organizacin.

El proceso Seguridad tiene bajo su responsabilidad la identificacin y control de las zonas crticas de la empresa.

4.19 Servicio de Seguridad

Timn S.A. cuenta con servicio de seguridad sub contratado en cada una de sus sedes. Su misin es salvaguardar la seguridad de instalaciones y activos y asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la seguridad de la empresa y que sean de su competencia.

4.21 Sistemas de comunicacin

4.22 Respuesta oportuna

4.23 Dispositivos de alerta

4.24 Prueba y mantenimiento equipos de proteccin

4.25 Administracin dispositivos de alerta

El proceso Seguridad ha definido y divulgado los procedimientos avalados por Timn S.A. para la reaccin ante novedades y emergencias que tengan que ver con la seguridad de la carga, la empresa y la satisfaccin del cliente, as como la atencin de las observaciones del cliente interno.

Se han publicado las direcciones de correo electrnico, nmeros de telfono fijos y mviles de los encargados de la operacin y autoridades competentes para la comunicacin y reaccin a diferentes novedades.


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4.27 Procedimientos de contingencia y emergencia

4.28 Procedimientos para simulacros

10.2 Listad de representantes de la autoridad

2.2 Evaluacin de riesgos

El proceso Seguridad elabora y hace seguimiento a la matriz de riesgos de Timn S.A., cada lder de proceso es responsable por la implementacin de las acciones preventivas y correctivas para asegurar la gestin de riesgos en la organizacin.

9.1 Acuerdos de seguridad

Timn S.A. a travs del proceso Seguridad ha formalizado acuerdos con diferentes entidades pblicas y privadas, que brindan apoyo constante a la empresa y su operacin.

10.1 Procedimiento para el reporte de actividades sub estndar

Apoyado en el proceso Gestin Humana, Seguridad ha divulgado los mecanismos con los que cuentan los colaboradores de la empresa para manifestar sus inquietudes, observaciones y aportes a la empresa; apoyado igualmente en los planes motivacionales que tienen como objetivo incrementar el sentido de pertenencia de los empleados por Timn S.A.


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4. LXICO

ISO: Organizacin Internacional de Normalizacin. Es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin. El trabajo de preparacin de las normas intencionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos ISO. NORMA ISO 9000:2008: Familia de normas elaboradas para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamao, en la implementacin y la operacin de sistemas de gestin de la calidad eficaces.

NORMA ISO 9000: Describe los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad y especifica la terminologa para los sistemas de gestin de la calidad NORMA ISO 9001: Especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan con los requisitos de los clientes.

BASC: Business Alliance for Secure Commerce (Alianza Empresarial para un Comercio Seguro) SGCS: Sistema de Gestin en Control y Seguridad SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: En Timn S.A., el Sistema Integrado de Gestin es una herramienta administrativa para dirigir y hacer funcionar la organizacin satisfactoriamente, de una manera sistemtica y visible, entendiendo que dicha gestin incluye parmetros de calidad y seguridad contemplados en las normas ISO 9000:2008 y BASC v2:2005 PROCESO: Conjunto de actividades que aaden valor al servicio, su inicio se da con una entrada y tras una transformacin se convierte en salida y esta debe satisfacer los requerimientos del cliente o usuario. SISTEMA: Unin de varios procesos con un objetivo comn. POLTICA DE GESTIN: Compromiso diario de los colaboradores de Timn S.A. CADENA DE VALOR: Categoriza las actividades que producen valor aadido en una organizacin. La cadena de valor ayuda a determinar las actividades que permiten generar una Ventaja Competitiva. MAPA DE PROCESOS: Representacin grfica de cmo la empresa espera alcanzar los resultados planificados para el logro de su estrategia. COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometida a los controles que se describen en un procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la ltima versin de ste. Su distribucin es efectuada mediante un registro de entrega de copias controladas. MODELO GERENCIAL: Modelo de Gestin Gerencial que visualiza la empresa como un todo, integrando sus elementos organizacionales para lograr la unidad en el marco de la ruta de la calidad Planear, Hacer, Verificar, Asegurar, y Evidenciar.


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POLTICAS DE SERVICIO: Documentos firmados con los clientes en los cuales se establece la relacin comercial y los requisitos para la administracin de la flota de los clientes. PARQUE AUTOMOTOR DE TIMN S.A.: Conjunto de vehculos de transporte que ha adquirido TIMN S.A. para prestar servicios de transporte de carga a sus clientes.

5. DOCUMENTOS LIGADOS MG MIG TIMON 01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN GERENCIAL MG MIG TIMON 02 CARACTERIZACIN DEL PROCESO MODELO GERENCIAL MG MIG TIMON 03 CARACTERIZACIN DEL PROCESO VENTAS MG MIG TIMON 04 CARACTERIZACIN DEL PROCESO SERVICIO AL CLIENTE MG MIG TIMON 05 CARACTERIZACIN DEL PROCESO SEGURIDAD MG MIG TIMON 06 CARACTERIZACIN DEL PROCESO OPERACIONES MG MIG TIMON 07 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA MG MIG TIMON 08 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN FINANCIERA MG MIG TIMON 09 CARACTERIZACIN DEL PROCESO MANTENIMIENTO MG MIG TIMON 10 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN HUMANA

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

MG D 01 DIRECTRIZ PARA LA ELABORACIN DE PRESENTACIN DE DOCUMENTOS MG D 01 DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS MG D 03 DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE REGISTROS MG D 04 DIRECTRIZ DE AUTDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD MG D 05 DIRECTRIZ PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS MG L 01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS MG L 02 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS MG L 03 LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS MG L 04 LISTADO DE COPIAS CONTROLADAS MG L 05 LISTADO DE ACCIONES DE MEJORA MG P 01 PROGRAMA DE AUDITORAS SG D 01 DIRECTRIZ DE SEGURIDAD SC D 01 DIRECTRIZ DE ATENCIN AL CLIENTE OP D 01 DIRECTRIZ DE OPERACIONES

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO REALIZADO VERSIN RESPONSABLE 15/Agosto/2008 Actualizacin de versin 2 Andrea Pardo Ramos

14/Noviembre/2008 Actualizacin de versin por

modificaciones a la arquitectura 3 Andrea Pardo Ramos

14/Septiembre/2009 Actualizacin de la correspondencia a la

norma ISO 9001:2008 Cambio de la Arquitectura de Cargos

4 Andrea Pardo Ramos

6/noviembre/2009

Eliminacin de responsabilidades del facilitador de modelo gerencial ya que estas responsabilidades las asumi la

Dinamizadora Ejecutiva

5 Carmen Luca

Rodrguez

manual integrado de gestion

Documents

gestin de timn

gestin manual integrado

procesos manual integrado

manual presentacin

estructura timn

sig de timn

06nov2009 timn

gestin cdigo