manual giro 360 hágalo usted mismo; 2010

Programa Conjunto Cultura y DesarrolloPolíticas interculturales para la Inclusión y Generación de Oportunidades

2008-2011

Programa de Capacitación

Esta Publicación ha sido realizada bajo la coordinación de la oficina de la UNESCO en San José, Costa Rica.

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MARCO DE LA PUBLICACIÓN

La presente publicación es el resultado de un esfuerzo coordinado por la Oficina

de la UNESCO en San José, Costa Rica, para el beneficio de las comunidades

de impacto del Programa Conjunto “Políticas interculturales para la inclusión y

generación de oportunidades (2008-2011)”.

Este Programa Conjunto está financiado por el Fondo PNUD–España para el logro

de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), en el marco de la Ventana Temática

de “Cultura y Desarrollo”.

Esta Ventana abre la posibilidad de trabajar ambos conceptos -cultura y desarrollo-

en forma integral, apoyando los esfuerzos para promover industrias culturales y

creativas y para la formulación y vigencia efectiva de políticas públicas sobre

diversidad cultural que promuevan la inclusión social y cultural.

En Costa Rica, el Programa Conjunto, integrado por las Agencias de las Naciones

Unidas UNESCO, PNUD; OPS-OMS, FAO y UNICEF y las contrapartes nacionales

MCJ, MEP, MAG, MEIC/ DIGEPYME, MS/ SEPAN y la Fundación Parque La

Libertad, busca establecer un precedente de que la Cultura (entendida en su sentido

antropológico) y la Diversidad Cultural, deben ser siempre tomadas en cuenta como

elementos claves de las estrategias de desarrollo.

El responsable del Programa es el Sistema de Naciones Unidades en Costa Rica (SNU-

CR). El programa comenzó en junio de 2008 y finalizará en junio de 2011.

CRÉDITOS

El Manual GIRO 360 Hágalo usted mismo, ha sido elaborado parala UNESCO, Oficina sede en Costa Rica.

EQUIPO DE ESPECIALISTAS

Autora: Ada Acuña Castro MAP

Revisión Filológica y Lingüística: Lic. Grethel Ramírez Villalobos

Conceptualización: Ada Acuña Castro

Arte Final y Diagramación: Rodrigo Oviedo

Colaboradores en documentos anexos: Bach Sergio Herrera

Asistencia en actividades de los grupos: Lic. Karla Calderón

Producto Centroamericano hecho en Costa Rica.Setiembre 2010-2011

Coordinación de la Publicación: oficina UNESCO San José Autora: Ada Acuña Castro MAP

[email protected]

©UNESCO 2010

Queda rigurosamente prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, sin la debida autorización de la Oficina responsable de los derechos y del Autor Intelectual.

Descargo de ResponsabilidadesLos autores son responsables de la selección y presentación de los datoscontenidos en la presente obra, así como de las opiniones que en ella se

expresan. Éstas no reflejan necesariamente las de la UNESCO, y nocomprometen a la Organización.

Las denominaciones empleadas en esta publicación y la presentación de losdatos que en ella figuran, no implican, de parte de la UNESCO, ninguna tomade posición respecto al estatuto jurídico de los países, territorios, ciudades ozonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o límites

338

Esta nueva aventura nos impone la difícil tarea de consolidar un segundo manual.

Este nuevo documento ha sido preparado con un enfoque un tanto más práctico.

En sentido estricto, me he propuesto recrear, en la imaginación de cada uno

de ustedes, una forma metodológica de aprendizaje basada en el ejemplo y los

ejercicios concretos. En algunos casos, acudo al recurso de la analogía, en virtud

de su demostrada utilidad.

Este manual presenta una estructura organizada a partir de cuatro grandes pilares

o bases de construcción para su proyecto. En el inicio de cada segmento, empleo

una metáfora: construir un proyecto es algo semejante a edificar una casa. Por

esta razón, puedo afirmar desde ahora que nuestro trabajo y gestión de actividades

requiere bases tan sólidas como las de un edificio.

Recuerden que aprender un modelo de organización no siempre conduce al éxito;

hace falta además, la constancia en todo lo que hacemos. En este texto, eso sí,

les ofrezco información acerca de los procesos y técnicas por implementar en el

desarrollo de un proyecto cultural.

HÁGALO USTED MISMO...CONSTRUYA UN PROYECTO

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA Y DE REFERENCIA

Cobra, Marcos, Marketing de Servicios. 2 Edición, MC GRAW HILL 2000.

De León Marisa, Espectáculos escénicos Producción y Difusión. Editorial México; 2004.

Goleman Daniel, El espíritu creativo. Editorial España1992.

Maxwell John C., Desarrolle el líder que esta en usted ( pp: 1 a 15), Editorial Caribe, Grupo Nelson, 2009.

Rees, Fran: Equipos de Trabajo. Prentice Hall, México, 1998.

VV.AA. Valor, precio y coste de la cultura: II jornada sobre iniciativas privadas y sector público en la gestión de la cultura. Edita Xabide Impresión Gráficas Santamaría Edición 1999.

SITIOS WEB DE CONSULTA PARA LOS ESTUDIANTES

www.agetec.org

www.udgvirtual.udg.mx

www.wikanda.es

http//que-gestionamos.blogspot.com

374

Cuando nos aprestamos a construir una casa, siempre pensamos en que las bases estén bien definidas; nos interesan, por ejemplo, el estudio de los suelos, la búsqueda de los materiales más resistentes, el trazo de los primeros movimientos de tierra y el diseño del armazón. En el manual, de manera semejante, nos proponemos que usted considere los cuatro pilares, auténticos ejes del trabajo cultural, a saber:

En algunos de estos pilares, nos detendremos para comentar casos exitosos del medio costarricense. Estos casos nos permitirán comprender cómo otros gestores de iniciativas lograron cumplir sus proyectos.

Cuando se construye una casa, está claro desde un inicio, el diseño supone una guía del proceso, pues permite tomar decisiones acertadas a lo largo del proceso de construcción. Por regla básica, se necesita un buen maestro de obras, que tenga capacidades de liderazgo y conocimiento. A este maestro de obras le corresponde organizar las labores del personal; a la vez, supervisa la obra y busca la manera de reducir los costos.

A estos talentos, habría que sumar la gentileza y buen trato para con el equipo humano de construcción: el electricista, los albañiles, los peones, el guarda, los obreros especializados y los proveedores de todos los materiales. Para efectos del esfuerzo que inicia, usted será el maestro de la obras, es decir, el encargado, el promotor y organizador de todo el proceso de construcción. De usted depende entonces, que se pueda llevar a cabo la construcción, no olvide sentar los cuatro pilares donde descansará el proyecto.

El primer pilar: el liderazgo y creatividad

El segundo pilar: el trabajo en equipo

El tercer pilar: el mercadeo

El cuarto pilar: el presupuesto

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PRESENTACIÓNEJERCICIOS DE TRABAJO EN CLASE Y EXTRA-CLASE

Indicaciones: con base en la siguiente información, desarrolle los insumos de trabajo para la presentación de una gestión para patrocinio. Elabore una propuesta que incluya:

el Plan de producción, con tiempos asignados para la presentación al cliente

el presupuesto estimado

el Plan de gestión de fondos y la Estrategia de trabajo; ambos serán abordados por el equipo

LISTA DE ANEXOS:

Se incluyen los siguientes anexos en CD para trabajo en clase:

Tabla de producción “Agenda de trabajo por responsabilidades” (la agenda de trabajo se programa por días, semanas y meses; en este caso, se trabajará una agenda por semanas para lograr un mejor control)

Tabla de producción “Plan de trabajo por áreas”

Presupuesto de un espectáculo (en formato de tabla Excel)

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1.1. Los cimientos del terreno(liderazgo y 360 grados)

Antes de iniciar la construcción, se ha realizado un estudio del

suelo. El resultado técnico ha sido positivo, pues el lugar es apto

para sostener una construcción. El estudio de suelo evidencia las

calidades de la tierra y su capacidad para sostener estructuras.

Luego de medir el terreno, se traza la ubicación del

diseño estructural de la casa. Esta tarea inicial

adquiere suma importancia, pues permite

zanjear, a una profundidad mínima de 1 metro

y con un groso de 80 centímetros. Éste será

el lugar para dar forma y fuerza a las vigas de

varilla y hormigón.

Así como requerimos de cimientos con profundidad, debemos de

conocer el sustento de las organizaciones en las que estamos

involucrados. Sólo de esta manera, nuestros proyectos tendrán

éxito. En este sentido, el papel del liderazgo sobresale.

Para seguir con el ejemplo antes mencionado, en el caso de la producción de Romeo y Julieta se requería un aporte económico de base, es decir, para iniciar el proceso de Gestión y captación de los fondos, esto con 6 meses de anticipación, específicamente, en la Etapa de pre-diseño.

El siguiente cuadro describe alguna información que ayuda a comprender este proceso:

Gestión de fondos para elespectáculo Romeo y Julieta

Recursos propios: 1.250.000 colones

Patrocinio en gestión: 10.000.000 colones

Ingreso por venta previa (POS): 3.500.000 colones

Ingreso por venta a colegios: 2.080.000 colones

Ingresos por taquilla: 11.839.000 colones

Monto total de gastos:

Monto total de ingresos:

Procedimiento inicial y porcentaje (%)del total de los fondos (un aproximado)

5 % ( préstamo de empresa privada)

35% ( aquí hay un % en especiecon valor de unos 2.000.000 colones)

13% (mediante venta electrónica)

6% (venta de 8 funcionesa teatro lleno, durante el día)

50% (ingreso libre por taquilla)

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25.058.000 colones

GESTIÓN DE FONDOS

4.6. Plan de produccióny gestión del espectáculo

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El líder 360º es una persona con capacidades innatas, carisma y empatía hacia los demás. Cuenta con destrezas que le permiten “girar” sobre su propio eje; es decir, interpreta la realidad y pueda cambiarla mediante la adaptación y el respeto por los grupos en los que se encuentra.

El líder 360º es creativo e innovador. Definir la creatividad parece complejo; sin embargo, se la identifica cuando alguien logra ir más allá de las maneras tradicionales de solucionar un problema o de presentar una idea influyente. En ese espacio nuevo, la creatividad adquiere una dimensión social de vitalidad, pues trasciende lo ordinario y ayuda a la sociedad a descubrir respuestas ignoradas.

Nuestro líder tiene un panorama amplio sobre cómo entender la idea y el proceso. Por lo

general, escudriña en pos de respuestas creativas; para hacerlo, utiliza un proceso lógico

que puede ser sintetizado en los siguientes principios:

Toma tiempo para sumergirse en el problema o en el tema por resolver

Recoge información que es relevante para el análisis

Se muestra receptivo con respecto a todo lo que se habla o se discute sobre el tema

Tiene sensibilidad de escucha atenta

Desestimula la autocensura (esa vocecilla interior que nos limita)

Disminuye los niveles de frustración (esta etapa llega cuando la mente racional

analítica alcanza sus límites)

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1.2. El perfil del líder

El líder 360o

es creativo

e innovador

PRESUPUESTO DE LA OBRA ROMEO Y JULIETAAÑO 2005, TEMPORADA SETIEMBRE- OCTUBRE

Conceptos Romeo y Julieta Monto

Diseño y concepción plástica ¢450,000.00Dirección artística ¢600,000.00Personal Entrenamiento: a. Danza ¢250,000.00b. Esgrima ¢100,000.00c. Realización de espadas ¢200,000.00Derechos de autoría musical Derechos del autor literario Asistente de dirección ¢250,000.00Coordinación de vestuario ¢175,000.00Diseño de vestuario ¢200,000.00Realización de mayas especiales ¢148,000.00Compra de materiales y vestuario ¢390,000.00Diseño de iluminación ¢250,000.00Diseño y creación de sonido ¢400,000.00Diseño y creación escenografia ¢300,000.00Alquiler de arneses (18 funciones) ¢875,000.00Realización de utilería ¢227,000.00Diseño de impresos ¢663,600.00Alquiler de equipo (luces, neblina) ¢170,000.00Producción técnica ¢150,000.00Producción artística (2) ¢325,000.00Producción ejecutiva ¢500,000.00Coordinación de Medios ¢100,000.00Alquiler de luces y filtros ¢9,000.00Alquiler de tarimas ¢250,000.00Traslados ¢100,000.00Anuncios en Prensa D-4*4 días ¢1,018,000.00Toma de fotografía programa ¢80,000.00Realización de cuñas y spot para TV ¢250,000.00Dry Cleaning - vestuario ¢200,000.00Abogado ¢401,000.00Jefatura de escena ¢85,000.00Peluquería JAHIR ¢139,000.00 Total ¢9,255,600.00

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓNPresupuesto del espectáculo

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Lleva al tanque de aislamiento o estadio de privación sensorial todo tipo de estímulos

para entrar en una parte íntima de sí mismo, capaz de provocar revelaciones

Alcanza el momento de iluminación (la idea no funciona; se requiere de procesamiento

de ese momento creativo, es decir, tomar la idea y transformarla en una acción

concreta. En el caso de los artistas, el proceso fluye de manera constante y

desordenada, tiene una serie de continuos momentos de iluminación, que marcan

rumbos por seguir. El líder capta de forma ordenada todo el proceso y logra extraer

lo mejor para la organización y cada uno de sus miembros)

Al final de este conjunto de pasos, el acto de creación se vislumbra como la suma de preparaciones, muchas frustraciones, ideas guardadas o encubadas, momentos de iluminación y traslado hacia las actuaciones. La unión de la creatividad y el liderazgo adquiere relevancia en el perfil del líder.

Si la creatividad no influye en los demás, pierde uno de sus efectos más notables, pues el talento esencial del líder se vincula con el poder de afectar la conciencia de los demás. Un líder de éxito es alguien capaz de persuadir a otros para que cambien sus ideas y comportamiento.

Entre los retos actuales, descuella el generar personas líderes de cambio, que potencien las habilidades y capacidades de los demás. Nuestro trabajo cultural no se exime de este mandato de formación y de experiencia vivencial colectiva, ya que el arte es sinónimo también, de construcción y articulación de las relaciones humanas.

En este curso, enfatizaremos en la construcción de un líder-gestor cultural, de sus características y de la responsabilidad implícita en el poder de convocatoria y el manejo de un grupo artístico. No importa si se trata de una organización cultural, comité comunal, asociación de desarrollo o, simplemente, de la persona con deseos de salvaguardar el arte y la expresión, el perfil guarda las mismas cualidades.

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La unión de la creatividad y el liderazgo

adquiere relevancia en el perfil del

líder

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¿Cuáles son estas condiciones? Entre las más destacadas, podemos enlistar las siguientes:

Manifiesta capacidades de control y de autocontrol. La mayoría de las personas no quiere ser manejada, sino dirigida. Esto significa que, en muchos casos, debemos preguntarnos si estamos en condición de “tutelar” a otros. Para marchar al frente de un grupo, se han de mostrar talentos personales y la capacidad de autocontrol. Otra interrogante por contestar es ésta: ¿soy capaz de controlar mis propias emociones en aras del trabajo armónico con mis compañeros?

Enfatiza en la consecución de los objetivos, la visión, los valores y algo muy importante, la motivación de los miembros del grupo. En este sentido, el líder cuenta con dos atributos fundamentales: esfuerzo y responsabilidad

Delimitar las labores de trabajo de los participantes en función de sus roles profesionales puede servir como parámetro. Por ejemplo, en el caso de un grupo de folclore, el rol del coreógrafo es también el del director del grupo. El líder ha de complementar la coordinación de las labores del grupo con las actividades que permiten el crecimiento de los miembros, tanto en la formación artística como en el cultivo de las relaciones interpersonales.

Un verdadero liderazgo empieza con el corazón, y no con la cabeza. Los compañeros aprecian su entrega y amistad, porque da sustento a una relación significativa y de afecto, dirigida no por reglas sino por el propósito mayor de apoyar el desarrollo humano. Las personas esperan de un líder tiempo, energía e interés para atender sus iniciativas personales; en otras palabras, el líder-gestor coloca en primer lugar a las personas.

Un verdadero liderazgo se empieza con el corazón y no con la

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El liderazgo se plasma en diferentes niveles, entre estos:

Nivel 1: Posición. A veces, ser líder depende de un puesto; en nuestro caso, buscamos a un líder que hable en plural y que tenga sinergía con el equipo de trabajo

Nivel 2: Permiso. Me doy permiso de trabajar y de hacer lo que se necesita porque quiero; mi grupo de trabajo me sigue porque quiere. De esta forma, el trabajo se vuelve placentero y de aprovechamiento significativo para todos

Nivel 3: Resultados. Una persona se destaca por sus logros, porque cumple las metas establecidas y sirve de ejemplo

Nivel 4: Desarrollo humano. En el campo de la cultura, el activo más valioso son las personas; ése es el capital más importante y, por lo tanto, el que demanda mayores cuidados. El deseo de crecer y aprender constantemente se alimenta de la generación de oportunidades que el líder brinde a los miembros de su grupo; también, del ambiente que promueva

Nivel 5: Personalidad. Esta clase de rasgo desemboca en el respeto y la admiración; incluso, influye en el ánimo de los demás y les conduce en su trabajo

El perfil del líder se asocia entonces, con el temperamento del Gestor natural. Nos referimos a aquella persona que se presenta como un líder natural, no asignado por nadie, y genera empatía y buena disposición para trabajar con los demás.

En las comunidades de nuestro país, es un líder-gestor natural, preocupado por las grandes necesidades de su pueblo y que promueve relaciones positivas con las diferentes organizaciones de trabajo. Ostenta, además, un profundo compromiso social y goza de

1.3. Los diferentes nivelesdel liderazgo y el líder-gestor

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respaldo por su carisma y don de gente. Logra grandes cosas sin necesidad de convocar ni gestionar recursos, utiliza las relaciones para gestionar recursos y sus soportes son la palabra, la capacidad la y sinceridad; conversa y convence sobre sus ideas. Sugiere ejemplos y resulta objeto de credibilidad, porque ha mejorado las condiciones de su localidad.

Esta clase de líder es una pieza fundamental de cambio. Si anteriormente aclaramos algunas ideas sobre lo que significa ser líder o tener liderazgo, ahora nos proponemos fundamentar esas actitudes y darle un sentido de orientación al tema. El líder-gestor aprende en todos los niveles y se desarrolla en el plano personal. Debe ser una persona con conocimientos del medio y las necesidades comunales; pretende beneficiar a la mayoría de sus conciudadanos y experimenta motivaciones

internas y externas, lejanas de los intereses políticos. Actúa en aras del bien común y no

del beneficio particular.

Desarrolla confianza en la gente. ¿Cómo lo hace? Confía en las personas y ellas confían en su trabajo. En consecuencia, prevalece un ambiente basado en la credibilidad mutua

Conoce muy bien su comuna (organización y comunidad)

Comprende a sus semejantes y valora positivamente sus historias personales, pues percibe en éstas instrumentos para ofrecer alternativas de cambio y de crecimiento a lo interno de las organizaciones culturales y de tipo artístico

Tiene buenas relaciones. Éstas se generan a partir de las conexiones humanas, y mediante poder y autoridad, menos todavía de tipo económico. La lealtad surge de manera natural entre sus seguidores, que lo admiran por su labor desinteresada

Está en constante comunicación con los otros. Su posición siempre es de consulta,

lleva el pulso de las opiniones y se enriquece de ellas, no las omite a pesar de que no esté de acuerdo

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Si la forma de pago se debe extender, es necesario llegar a un arreglo con los proveedores para mantener el crédito y evitar que los costos de operación suban en nuestra contra. En otras palabras, habría que procurar que el tiempo de espera no se vea reflejado en el monto de pago.

En el siguiente cuadro, se ofrece un ejemplo para la revisión:

PRESUPUESTO DE LA OBRA DE TEATRO ROMEO Y JULIETA

Realizado para el señor Director Luis Carlos Vásquez

Ficha de espectáculo: Romeo y Julieta, de William Shakespeare Dirección artística: Luis Carlos VásquezProducción ejecutiva: Ada Acuña Castro Tiempo de producción: de febrero a octubre de 2005Temporada: 18 funciones Lugar: Teatro Popular Mélico Salazar

Costo de la obra: 22.900.000 (veintidós millones con novecientos mil colones) Ingresos: 25.058.000 colones (veinticinco millones con cincuenta y ocho mil colones)Plan de ejecución de estrategia: de marzo a setiembre de 2005

4.5.2. Las formas de pago Maneja diversas herramientas de trabajo. Cuando se requiere el trabajo de un

líder, se sabe de antemano que es una persona que labora en equipo, busca una comunicación fluida y propone procesos colectivos. Algunas de las herramientas con las que cuenta son: el plan de trabajo, los objetivos iniciales y los propósitos del grupo; en otro tipo de organización, más enfocada hacia la pequeña empresa, cuenta con instrumentos como la misión y la visión

Interpreta los problemas e identifica las posibles soluciones

Trabaja, permanentemente, en equipo. Nunca trabaja solo; nunca abandona a su equipo de trabajo; por el contrario, motiva y dignifica el esfuerzo individual y reafirma las habilidades de sus compañeros

En conclusión, el líder-gestor cultural es aquel profesional que vislumbra los procesos del proyecto, guía y facilita las acciones de trabajo, persigue las metas, mantiene y genera las relaciones externas necesarias para el desarrollo del proyecto. No importa la magnitud del esfuerzo, sea una comunidad o una compleja institución, el líder se dedica a:

Analizar e interpretar la realidad de su medio sociocultural

Dar respuestas a los problemas, demandas y necesidades de la localidad

Organizar los servicios para promover el bienestar comunal (esta característica se evidencia en los llamados “promotores culturales”)

Posibilitar la participación de grupos y personas a los trabajos y a la acción comunitaria

Los Líderes-gestores culturales constituyen una plataforma para el fomento de la autoorganización de los servicios comunales o grupales. Asimismo, generan estructuras de administración para iniciativas privadas o lucrativas, a partir del establecimiento de redes sociales propias, como las casas de la cultura, las agrupaciones de jóvenes y los grupos de base comunal, entre otras.

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Al referirnos al equipo de trabajo, entendemos que se requiere de la cooperación de los demás para generar propuestas y planes de trabajo sólidos. En la base de la labor compartida, hace falta la presencia de un líder; pero también, de una organización que respalde las ideas y proyectos. La suma y justa integración de ambos propicia un buen equipo de trabajo.

Ahora bien, no siempre las personas logran instaurar un sistema exitoso de trabajo colectivo. Para conseguirlo, se puede empezar por:

Motivar a los compañeros para cumplir metas específicas. Si un equipo tiene objetivos precisos, está determinado a trabajar

Establecer procedimientos para alcanzar tales metas; estos deben orientarse a las tareas individuales y a las grupales. Si los miembros del grupo tienen control sobre los acontecimientos y los esfuerzos, aprecian mejor el desarrollo del equipo

La pregunta que voy hacer,para iniciar la construcción de

cualquier propuesta de trabajo, es:

¿existe un buen equipo humano,con habilidades y capacidades probadas

que les permitan actuar juntos?

2.1. El Equipo de trabajo

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Para facilitar el trabajo de producción, es necesario hacer una cartera o base de datos que reúna la información de todos y cada uno de los proveedores. En el siguiente cuadro se consignan algunos datos por contemplar:

INFORMACIÓN PARA LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Asimismo, ha demostrado ser de utilidad el organizar la base de datos por categorías, donde varios oferentes similares y con condiciones de calidad o de volumen muy similares estén juntos y se los pueda comparar en atención de nuestras necesidades específicas.

En los eventos y las actividades culturales, las relaciones comerciales se deberían establecer de forma duradera. Esto sólo es posible cuando existe y confianza de ambas partes, y calidad en el servicio brindado por el proveedor. Al cliente le corresponde buscar los medios para pagar eficazmente a los proveedores.

Tipo de servicio Cantidad de elementos en bodega

Lista de productos o servicios que ofrece

Personal

Calidad del servicio

Negociación de los siguientes aspectos para el control de pagos: nivel de crédito (a 15 días, 22 días ó 1 mes), cantidad de días de prueba de equipo como días no cobrados en la oferta.

e

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a

b

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4.5.1. Los proveedores

1328

PLANTILLA PARA COTIZACIONES

Adicionalmente, en el caso de la descripción de nuestros servicios, se deben dejar en claro: la calidad de lo ofrecido, los estilos, las texturas, los colores y los tamaños (por ejemplo, si se piensa en escenografías); así como las dimensiones de peso y volumen.También resulta importante incluir las calidades de los oferentes, los estudios, las especializaciones y otros elementos como la experiencia y trabajos anteriores que justifiquen el monto final del cobro por un servicio profesional.

En el caso de que se cotice en dólares, se debe dejar claro que a partir del momento de entrega de la factura, aplica el diferencial cambiario. Incluso, conviene anotar, en el dorso de la factura, el tipo de cambio oficial de ese día.

Datos generales: fecha / número de cotización / representante legal / correo electrónico / sitio web (en caso de tenerlo)

Nombre de la Compañía o del profesional (en este segundo caso, con datos personales)

Dirección o ubicación del oferente

Números de teléfono

Fecha de la oferta y periodo de vigencia (a 15 días, por ejemplo)

Descripción del servicio: cantidad de lo que se ofrece / tiempo de servicio Precio por unidad (en caso de ofrecer un producto) / total del monto / total con el impuesto (sea de renta o de venta). No se recomienda la cotización en dólares

Tiempo de entrega en el caso de servicios especializados

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Buscar la unidad mediante la transparencia en los medios, controles y fines

Cuidar las dos dimensiones del trabajo en equipo: llevar a cabo las tareas (un proceso lineal y frío) y crear y sostener el espíritu y el ímpetu del equipo (un proceso cíclico, dinámico y no lineal).

Más adelante, comentaremos un dinámica de trabajo que puede reforzar estos principios de colaboración.

¿Qué es entonces, el trabajo en equipo? Realmente, funciona a partir de un grupo de personas que trabajan juntas (con unidad) y requieren de estímulos internos y externos (alcanzar las metas y percibir los logros), tanto en el término colectivo como en el personal.

¿Cómo se asignan las responsabilidades en el equipo? Una manera fácil de hacerlo consiste en presentar y asignar responsabilidades a partir del análisis de los siguientes asuntos:

Conocimiento y experiencia técnica

Capacidades de coordinación

Habilidad y experiencia en el manejo de un grupo de trabajo

Conocimiento de las metas y de la organización

Capacidades variadas y necesarias para complementar el equipo

Otras capacidades que pasan por el ímpetu del equipo de trabajo

Presencia de personas con sensibilidad para entender el “cuadro completo” o panorama

Presencia de personas que realizan el trabajo de forma minuciosa o detallada

Presencia de personas creativas, dispuestas a la práctica “guerrillera” de las ideas

Es un grupo

de personas

que trabajan

juntas

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Presencia de personas que constantemente se vinculen con las metas del grupo y que no las pierdan de vista

Presencia de personas metódicas, que impongan el orden, valoren el consenso y estén dispuestas a trabajar duro

Público meta: si hay un buen líder de grupo y un equipo de trabajo con habilidades bien repartidas, y existe claridad sobre los cimientos de la organización, no se puede perder de vista al cliente o consumidor cultural. Vale recordar que gracias a él nuestro trabajo adquiere sentido. El grupo ha de preocuparse por las expectativas del público meta, por sus solicitudes especiales

Indicaciones: la dinámica de grupos se va a implementar en el parque La Libertad; para participar, siga estos pasos:

a. Instrucciones para los equipos:

a.1. Cada persona expondrá brevemente sus habilidades frente al grupo

a.2. Concluidas las exposiciones individuales, el grupo elegirá a 3 líderes; para esto considerará la información suministrada por las personas y usará un sistema de elecciones

a.3. Una vez seleccionado el líder de cada grupo, éste escogerá a nueve integrantes más; siempre en aras de conseguir los miembros ideales de su equipo de trabajo y con base en las habilidades de cada uno

a.4. Al final, deben estar conformados 3 gruposde 10 personas cada uno

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k

EJERCICIO. DINÁMICA DE TRABAJO EN EQUIPO:

Las cotizaciones suponen una forma muy simple de averiguar cuánto van a costar los servicios requeridos para una producción en particular. En virtud de lo anterior, las cotizaciones forman parte del primer control de los costos en el proceso de diseño y planificación.Saber cuál es el formato idóneo de una cotización puede facilitar:

primero, la comprensión entre el cliente y los proveedores. Si el cliente pide a sus proveedores una cotización con la información que requiere, se evita dificultades y malos entendidos, resuelve sus dudas a tiempo, ahorra tiempo y toma una mejor decisión;

segundo, evita que, de actuar como proveedores, ofrezcamos sin claridad nuestros servicios. A veces, el trabajador del arte y la cultura “se castiga” a sí mismo, pues comete errores al cotizar; estas equivocaciones lo llevan a menospreciar su trabajo o a no establecer con precisión sus obligaciones y productos.

Con el propósito de facilitar la preparación y solicitud de cotizaciones, se propone, en el siguiente cuadro, un modelo de cotización. Se trata de una estructura general o plantilla que usted puede adaptar a sus necesidades.

4.5. La utilidad de las cotizaciones

La calidad de nuestros servicios y productos

llevanimplícito valores

a

b

1526

Servicios profesionales del director, el encargado de la obra,los creativos y los diseñadores,

promoción y publicidad,

materiales impresos y digitales,

spot,

logos y elementos de comercialización como camisetas, gorras, afiches, banners y vallas,

y transporte de la escenografíay los materiales

Transporte,

embalaje,

bodegaje,

personal de desmontaje,

materiales para guardar,

lavandería,

recuerdos, informes,

impresiones digitales, servicios contables

y presentación fiscal

Afinar los tiempos de cada servicio, cuando no son fijos

Hacer el pago por horasde servicio en el caso de los servicios técnicos

Pagar contra entrega de muestras y verificación del servicio entregado

Verificar constantemente el costo según pedido en tiempoy materiales

Realizar un inventario de compras y de control de la inversión realizada durante el cierre de temporada

Etapa de producción (pagos fijos y ocasionales)b

Etapa de post-producción (cierre de la temporadae inicio de la etapa de giras o explotación)

c

b. El juego: el reto:

b.1. El líder es el guía que llevará a buen puerto al grupo

b.2. Todos responden a sus indicaciones para lograr las metas del juegob.3. Sólo el grupo en su totalidad puede desconocer las decisiones del líder

b.4. Cada grupo debe encontrar una serie de pistas ubicadas en el mapa del parque La Libertad; se trata de frases sobre liderazgo

b.5. Una vez localizadas todas las frases, el grupo debe redactar un párrafo con ellas; éste debe tener sentido, lógica y vínculo con la experiencia que han vivido en la dinámica

b.6. El grupo debe presentar el párrafo de manera original, poco convencional

c. De nuevo, en grupos:

c.1. Revaloren e investiguen sobre las capacidades y habilidades del grupo que han conformado

c.2. Revisen y seleccionen, al frente del grupo, los materiales y el mapa guía utilizados para encontrar las pistas de trabajo

d. Sobre los materiales

d.1. El mapa guía de los 4 pilares (incluye una descripción de cada zona donde se deben buscar los pilares y las pistas para encontrarlos)

d.2. El salveque (es la mochila con las herramientas de trabajo)

d.3. Materiales asignados a cada grupo: mecate, martillo, fósforos, hilo, aguja, hilo de pescar, bolsas plásticas, machete o cuchillo.

2516

e. A partir de la dinámica, conteste:

e.1. ¿Cuáles características de un buen equipo de trabajo no se pusieron en práctica en su grupo?

1.___________________________________ 2.________________________________

3.___________________________________ 3.________________________________

5.___________________________________ 6.________________________________

e.2. ¿Cuáles características de un líder de equipo no se pusieron en práctica por parte del líder de su grupo?

1.___________________________________ 2.________________________________

3.___________________________________ 3.________________________________

5.___________________________________ 6.________________________________

e.3. ¿Cómo abordaron el trabajo en equipo, ¿cuáles fueron sus decisiones más importantes y cuáles, las menos asertivas?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

e.4. ¿Cuánto fue el tiempo eficaz de la dinámica de trabajo?

_______ horas _______minutos _______ segundos

En este punto, me gustaría mencionar el caso del espectáculo Romeo y Julieta, un montaje dirigido por Luis Carlos Vásquez. En el desarrollo de esta producción, el control de los costos fue minucioso y detallado, ya que el mínimo gasto sin control habría subido los costos. Parece relevante mencionar que el elenco base estaba conformado por 30 actores; por tanto, cualquier erogación adicional en el valor del trabajo podía alterar el balance económico.

Para guiarlo en la estimación del presupuesto, se ofrece, a continuación, un listado de los ítemes habituales en la producción de un espectáculo. La lista parte de un principio: se incluye cualquier elemento que demande recursos económicos. Entre los ítemes de guía se pueden citar:

ÍTEMES HABITUALES EN LA PRODUCCIÓN DE UN ESPECTÁCULO

Consultorías

fotocopias,

materiales para la presentación de búsqueda de fondos,

permisos para los derechos de autor,

acondicionamiento de espacios,

honorarios de trabajos especializados,

carpetas para la prensa,

seguridad,

libretos,

alimentación de elenco,

invitaciones o diseños en general,

gastos por el personal administrativo,

gastos fijos mensuales (cuentas de teléfono, Internet, página web, fax y electricidad),

compra de implementos de limpieza,

cuotas obrero-patronales de la CCSS por planilla del personal administrativo,

y capacitaciones

Verificar el tiempo de trabajo, el tipo de trabajo, y tener varias cotizaciones de cada servicio

Establecer las cantidades y el tipo de calidad de las compras

Calcular los gastos fijos que se requieran por los meses de trabajo en el proceso de la producción

2. Acciones a ejecutar por parte del encargado de preparar el presupuesto

1. Conceptos relacionados con la producción de espectáculos

Etapa de pre-producción (preparación de la actividad)a

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Idealmente, esta herramienta se emplea durante todo el proceso de la producción; incluso desde antes, en la etapa de planificación. Entre los problemas que se presentan cuando no se ejerce control de tales procesos, el desfase entre ingresos y egresos supone el principal.

Nuestra sugerencia consiste en utilizar un control de la caja chica con una propuesta simple de herramienta de trabajo; esto para que las producciones tengan, en la etapa de estimación de costos, una idea de los conceptos y de los posibles montos.

Hablamos entonces de los posibles costos fijos y variables. Se trata de evitar, ante todo, algo común, pero lamentable, en nuestras organizaciones artísticas: cuando vamos al escenario y estamos frente al público, literalmente, nos hemos “comido el presupuesto”. Para evadir esta posibilidad, el control de costos habrá de enfocarse en la mano de obra, el valor más alto.

Los salarios suponen el egreso más alto de las producciones culturales. Se debe, entre otras variables, a la especialización y limitación del mercado laboral. Expliquemos mejor esta realidad: no contamos con muchas personas que se dediquen a labores artísticas y técnicas especificas; a la vez, aquellos que cuentan con conocimiento y talento se cotizan muy bien, pues su nombre ya está posicionado. Si se quiere un ejemplo, basta con mencionar al señor Rolando Trejos, diseñador de vestuario de la Compañía Nacional de Teatro. Él tiene una extensa y exitosa trayectoria; por tal razón, goza de una clientela ávida de sus habilidades y de la calidad de su trabajo.

Para estimar un presupuesto conviene plantear y resolver las siguientes preguntas: ¿Qué necesito para realizar cada parte de la obra? (si piensa en el ejemplo de la

construcción de la casa, ¿qué requiere para llevar a cabo la obra?)

¿Cuánto cuesta? (para eso cotizo los materiales y busco opciones en el mercado; siempre en aras de obtener la misma calidad de los materiales, aunque con precios diferenciados)

El control de la obra se

lleva desde la planificaciónde la misma

4.4. La estimación del presupuesto

a

b

La primera pregunta por resolver es la siguiente: ¿para qué necesitamos un plan de mercadeo? En principio, podemos contestar que si nos hemos propuesto posicionar los servicios y la imagen del Grupo o, en nuestro caso, de una organización cultural, el plan de mercadeo se convierte, definitivamente, en una herramienta útil para la gestión eficaz de nuestras actividades y servicios.

3.1. El plan de mercadeo y las estrategias comerciales en el sector cultura

¿Cómo vamos a construir nuestra casa:

por medio de un préstamo, con recursos

propios o gestionando fondos a través

de instituciones afines?

2318

En estos términos, el primer paso para alcanzar esa imagen firme, respaldada por una administración adecuada, consiste en establecer, mediante un estudio o sondeo diagnóstico, tres aspectos claves:

La situación del mercado

Las oportunidades y las amenazas

El plan de trabajo, que exprese las metas a corto y mediano plazos, así como los objetivos por cumplir

Construir esta información, permitirá a los clientes potenciales de nuestros servicios contar con una idea más clara acerca de nuestra oferta. En consecuencia, otorga credibilidad a la propuesta. Otros aspectos por considerar en el plan de mercadeo son los siguientes:

La situación actual (contempla el plan de trabajo, el diagnóstico y el análisis de mercado)

La situación futura (contempla el posicionamiento de los servicios y de la imagen)

Asimismo, el plan de mercadeo debe integrar los siguientes elementos:

La lista de cada producto y servicio, junto con el público meta o el mercado objetivo. Por ejemplo: las escuelas, los centros educativos de la GAM, los Centros Diurnos de Atención Primaria CEN, etcétera

El organigrama o estructura que sostiene el plan de mercadeo; así como los nombres de los responsables

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En el diseño artístico, resulta difícil calcular el costo de cada cosa que hacemos; el simple hecho de valorar nuestro tiempo ya significa un verdadero dolor de cabeza. Por esto, se exponen, a continuación, algunas consideraciones con respecto al valor del trabajo en el campo del arte y la cultura.

En nuestra sociedad impera la idea de que el precio tiene que ver, directamente, con la calidad. El precio juega entonces, dos papeles relevantes: primero, opera como un signo de valor; segundo, actúa como una barrera social si se da lugar a lo selectivo.

Otro factor que afecta el precio es el valor simbólico de uso, es decir, el valor asignado socialmente. Aclaremos esta idea: para algunos consumidores, comprar los boletos para la temporada entera de conciertos de la Orquesta Sinfónica Nacional tiene un valor simbólico y de uso, vivencial y relevante. En la decisión de ellos, prevalece este valor vivencial, el estatus, y no el valor económico.

En estos términos, debemos ser estrategas y ofrecer productos que tengan todos los ingredientes antes mencionados: valor simbólico, valores vivenciales tales como la experiencia única e intransferible, estética y, en el fondo, espiritual.

La puesta en marcha de un proyecto requiere la implementación de una serie de controles de diferentes clases, pero, en especial, de aquellos de tipo financiero y de costos. Uno de estos últimos lo encontramos en el control de la caja chica o tesorería, a cargo de la sección administrativa contable.

4.2. El valor del trabajoen el ámbito de la cultura

El diseño nos permite tener una idea de presupuesto

real

4.3. El control de los costosdesde la producción

1922

Uno de los pilares de nuestra empresa remite al tema del presupuesto. Por lo general, se demuestra poco manejo a la hora de formularlo y presentarlo. Cuando nos enfrentamos al reto de preparar un presupuesto, en la mayoría de los casos, los tomamos como una labor de menor importancia y lo elaboramos de camino, y no en función de un pre-diseño.

La forma inicial de acercarse a la elaboración del presupuesto pasa, primero, por la estimación de costos. Si utilizamos el ejemplo de la construcción, se trataría de averiguar cuánto puede costar la obra en diseño y su posterior factura.

Nuestro albañil ha iniciado, con muy buen tiempo, la primera parte de la construcción de la casa. Para que las columnas tengan base sólida desde el terreno, la varilla de construcción será la amalgama perfecta. Todo el perímetro requiere de una armadura, desde abajo y hasta la cúspide; ésta guardará coherencia con las medidas del espacio y del diseño.

En esta etapa de la labor, la planificación de los costos de los materiales debe de ir de la mano con la entrega diaria de los insumos por parte de los proveedores. Un buen plan de construcción va a asegurar el control detallado del avance de la obra en armonía con las acciones diarias.

4.1. El presupuesto planificado:costos, teoría del valor y control de costo

La visión del negocio

La definición del segmento de mercado

Las estrategias de venta y la descripción de los mecanismos para posicionarse en el mercado

Las características y ventajas de los productos y servicios ofrecidos

Los medios de comunicación, que se usarán de acuerdo con la estrategia seleccionada

Las necesidades y requerimientos, tanto técnicos como operativos

El presupuesto, desglosado según las estrategias por implementar

El precio de cada uno de los productos o servicios

Para lograr que nuestro producto sea percibido como valioso, conviene cuidar tres aspectos:

La atención esmerada. Se requiere de una atención personalizada para con nuestros clientes. A diferencia de lo que ocurre con los vendedores de productos para el consumo masivo, nuestros productos y servicios son especializados y tienen un valor

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3.2. El posicionamiento de nuestrosproductos en el mercado

a

2120

de compra segmentado, esto en virtud de la población beneficiaria. Este fenómeno explica la necesidad de velar por un trato amable y respetuoso de los clientes.

Los precios competitivos. Por ejemplo, Rubén Pagura, actor reconocido tanto en el ámbito nacional como en el internacional, ofrece en el espectáculo Julius un alto nivel de calidad artística y, sin embargo, el precio del boleto resulta adecuado al mercado costarricense, pues no supera los 3000 colones, tarifa ordinaria para cualquier teatro josefino. No importa siquiera que, cuando lo presenta en ciudades europeas, el ingreso esté muy por encima, pues se trata de un producto selecto.

La calidad estética y técnica. De nuevo, un espectáculo como Julius no sólo satisface

las necesidades de los consumidores nacionales de obras con contenido y gran calidad técnica, sino también a los grandes promotores y distribuidores del mercado europeo. El posicionamiento se logra por medio de la presentación habitual en ferias y en vista de la demostrada capacidad creativa y profesional.

Cuando se introduce un nuevo espectáculo o actividad en el mercado, se requiere del diseño exclusivo de una campaña de publicidad o promoción de éste. Así, por mencionar una posibilidad, se pueden ofrecer “degustaciones culturales” a los promotores reconocidos. Una clase de “degustación cultural” la constituye el desayuno cultural; otra, la pre-venta en volumen por precio, dirigida a promotores comunales de la cultura y el arte.

A la par de este esfuerzo, resulta conveniente el desarrollo de un intenso apoyo promocional para que el espectáculo sea posicionado en el segmento meta de los consumidores que

nos interesan. Para facilitar la distribución del producto cultural o artístico se puede acudir a recursos tales como una temporada inicial en el teatro; en algunas ocasiones, esto consolida una ruta de explotación posterior si se plantea un diseño de gira por el país.

Se considera que si el público en sala ha mostrado interés en la obra, se puede plasmar estrategias de difusión desde el mismo teatro. Otra estrategia de segmentación y captación de públicos se logra mediante la confección de las boletas de información para contactos y de seguimiento a potenciales compradores comunales. De forma semejante, se pueden redactar y enviar notas a los dirigentes de organizaciones de base, estudiantes o líderes de las comunidades. Todos ellos han de estar involucrados con la difusión del arte y la cultura.

La estrategia de marca

La estrategia promocional

La estrategia de unión con el sector Turismo y Medio Ambiente

Las estrategias típicas (de precio, promoción y valor agregado)

3.3. Los tipos de estrategias recomendadas para elposicionamiento de los productos y servicios culturales

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Entre las estrategias generales utilizadasen el campo cultural, se encuentran: