MANUAL GENERAL DE ADMINISTRACION Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL SECTOR

PÚBLICO

ACUERDO 012 CG: R.O. 59 DE 7 MAYO DE 1997

Contiene procedimientos normativos sencillos y sistemáticos que tienden a brindar una apropiada orientación y facilidades para que los servidores vinculados con las actividades de administración, custodia, uso, mantenimiento, salvaguardia, registro y control de activos den fiel y oportuno cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias.

Para el presente curso se citará en forma resumida los aspectos más importantes del citado manual como son las funciones de la Dirección Administrativa y sus departamentos.

ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL DEL AREA DE ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

- Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la provisión, custodia y mantenimiento de los bienes institucionales.

- Programar los egresos anuales.- Desarrollar procedimientos relacionados con las acciones relativas a los bienes.- Velar por el cumplimiento de la Ley de Contratación Pública.- Comprobar que se encuentra actualizado el registro de proveedores.- Asesorar al nivel ejecutivo respecto a la provisión y reposición de bienes.- Formular y ejecutar el plan anual de adquisiciones.- Disponer la realización de constataciones físicas de los bienes.- Solicitar la baja de bienes con base al informe de inspección.- Coordinar con la unidad financiera acciones de inspección, custodia y registro.- Establecer un sistema de control interno que provea seguridades en las operaciones.- Conformar el comité para concursos de adquisiciones.- Elaborar documentos previos para construcción de obras coordinando con lo

técnico.- Implantar y mantener actualizado el sistema computarizado de control de bienes.- Preparar informes para las autoridades.- Autorizar la movilización de vehículos fuera del perímetro urbano.- Cumplir y hacer cumplir la Ley y Reglamentos relacionados con los bienes.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIENES

- Elaborar el plan anual de adquisiciones en coordinación con otras unidades.- Formular planes operativos anuales de mantenimiento, conservación y uso de

bienes.- Coordinar las constataciones físicas de los bienes.- Supervisar el eficiente abastecimiento de suministros y bienes muebles.- Preparar los términos contractuales para la adquisición de bienes.- Informar a la Dirección Administrativa las desviaciones y sugerir correctivos.- Conformar por delegación el comité privado de precios.- Proponer normas de control interno para manejo, uso y cuidado de bienes.- Informar a la Dirección Administrativa sobre la baja de bienes.- Implementar controles y mecanismos de retroinformación de provincias.- Canalizar y ejecutar procedimientos de egreso de bienes solicitadas por las unidades.- Mantener control sobre la actualización del inventario físico.- Organizar y mantener un sistema de administración y control de activos fijos.- Instruir a los custodios directos sobre la responsabilidad de uso, control y cuidado.- Participar en avalúos, remates, ventas, donaciones, transferencias y arrendamiento.- Participar en las comisiones que levantan actas de entrega-recepción de obras y

bienes.- Cumplir y hacer cumplir la Ley y Reglamentos sobra la materia.

FUNCIONES DE LA SECCION DE ADQUISICIONES.-

- Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las adquisiciones de bienes.- Participar en el Plan Anual de Adquisiciones.- Mantener actualizado los registros de proveedores.- Obtener cotizaciones para la adquisición de bienes.

- Ejecutar los planes de adquisiciones.- Tramitar con oportunidad y diligencia las solicitudes de pedidos de bienes.- Evaluar y sugerir a los directivos para la elección de cotización más conveniente.- Receptar y organizar los requerimientos de órdenes de compras.- Realizar las adquisiciones en forma oportuna.- Verificar que los bienes que ingresan cumplan con las especificaciones contractuales- Realizar trámites de importación.- Mantener un archivo actualizado de registros y documentos que respaldan sus

acciones- Cumplir y hacer cumplir las leyes y reglamentos.

FUNCIONES DE LA SECCION DE ACTIVOS FIJOS

- Efectuar la recepción, almacenamiento temporal, custodia y control de activos fijos.- Llevar registros individuales de los activos fijos: marca, tipo, valor, añode

fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, etc.- Realizar la entrega de los bienes a los jefes de las unidades administrativas.- Elaborar el catastro de bienes inmuebles y fichas: planos, áreas y avalúos.- Suministrar oportunamente los activos fijos.- Efectuar periódicamente constataciones físicas una vez al año.- Verificar la calidad y estado de los bienes.- Entregar a Contabilidad el inventario anual actualizado para la conciliación.- Colaborar con la formulación del plan anual de adquisiciones.- Participar en los trámites de baja, remates y otras indicadas en el Reglamento de

Bienes- Mantener actualizado el catastro de predios que se hayan rematado, expropiación,

permuta confiscación o reintegro y presentar informes de las acciones tomadas.- Intervenir en la recepción de bienes adquiridos y verificar con los contratos.- Solicitar y coordinar el mantenimiento de los bienes.- Considerar y analizar la información de las unidades administrativas.- Velar porque los servidores comuniquen a la máxima autoridad sobre pérdidas,

robos.- Mantener control sobre traslado interno de bienes.- Llevar estadísticas de la información de activos fijos.- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y normativas.

FUNCIONES DE LA SECCION DE SUMINISTROS Y MATERIALES

- Recibir, almacenar, custodiar y controlar los bienes fungibles.- Mantener actualizado los registros auxiliares.- Realizar entrega-recepción de suministros.- Mantener existencias suficientes.- Elaborar detalles de las necesidades de materiales según los niveles de stock - Controlar que haya información de las unidades administrativas para conciliación.- Suministrar a Contabilidad dentro de 10 días sobre los movimientos de bienes.- Mantener salvaguardias físicas para seguridad.- Realizar constataciones físicas en forma periódica y rotativa una vez al año.- Colaborar con la formulación del Plan Anual de Adquisiciones.- Elaborar comprobantes de egreso por la entrega de suministros.- Determinar con Contabilidad máximos y mínimos de existencias.

- Efectuar la recepción de bienes y equipos.- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y normativas.

FUNCIONES DE ALMACEN – BODEGA (ALTERNATIVA 2)

En caso de tratarse de entidades pequeñas como colegios, municipios pequeños, consejos provinciales pequeños, las funciones de almacén y bodega se fusionarían en las siguientes:

- Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.- Tramitar oportunamente la reposición de bienes.- Informar al Titular sobre novedades que se presentaren.- Sugerir normas de control interno.- Mantener actualizado el inventario físico- Informar oportunamente a contabilidad sobre el valor real de activos fijos.- Instruir a los usuarios de la responsabilidad de uso, control y cuidado.- Organizar un sistema de control.- Participar en avalúos, remates, ventas y transferencias y arrendamiento.- Comunicar sobre bienes inservibles o dejados de usarse para remate, venta, permuta,

transferencia, traspaso o destrucción.- Participar en las comisiones de levantamiento de actas de entrega – recepción.- Llevar actualizados los registros de proveedores.- Realizar la entrega de bienes con oportunidad.- Efectuar la recepción, almacenamiento, custodia y control.- Mantener un archivo actualizado de registros y documentos.- Llevar registros individuales: marca, tipo, valor, serie, código, dimensiones etc.- Efectuar la codificación de los bienes.- Realizar constataciones físicas una vez al año, o cuando cambie el custodio- Entregar a Contabilidad el inventario anual actualizado para conciliación.

- Intervenir en la recepción de los bienes.- Solicitar y coordinar el mantenimiento de los bienes.- Velar porque se informe sobre hurtos, robos etc.- Mantener control sobre traslado.- Llevar estadísticas de información de bienes.

BASES CONCEPTUALES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Los bienes en el sector público podrían clasificarse en los siguientes:

1.- Activos Fijos (Inversiones bienes de larga duración)2.- Suministros y Materiales (Inversiones en Existencias)3.- Bienes Sujetos a Control Administrativo (Gasto de Gestión)

Los bienes para considerarse activos fijos (Bienes de larga duración) deben cumplir con los requisitos señalados en la NTC 2.2.5.2 “Aspectos Generales” (Acuerdo 182 MEF):

- Bienes de propiedad privativa Institucional- Destinado a las actividades administrativas y/o producción- Genere beneficios económicos futuros- Vida útil estimada mayor a un año - Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares

Para considerar como Suministros o Materiales (inversiones en existencias) deben ser de carácter fungible sea porque se consumen, venden o transforman.

Finalmente los bienes sujetos a control administrativo constituyen bienes que no reúnen las condiciones necesarias para ser considerados como activos fijos, pero tienen una vida larga, tales como ciertos útiles de oficina (engrapadoras, perforadoras, etc.), utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico menor, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos, herramientas menores, cortinas, alfombras, etc. por tanto las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarán al gasto y estarán sujetos a las medidas de control interno respectivas. La máxima autoridad podrá emitir su propia reglamentación para el control de esta clase de bienes, tomando como base el Reglamento General para el Control Administrativo de los Bienes no Considerados como Activos Fijos, publicado en R:O 26 del 16 de septiembre de 1996.

REGISTROS.- En cada una de las unidades administrativas se llevarán registros de control que permitan conciliar con los informes producidos por el subsistema de Activos Fijos. En las entidades que mantengan sistemas computarizados, la unidad de Control de Activos Fijos, será la encargada de producir la información.

CODIFICACIÓN.- En razón que el Sistema de Contabilidad Gubernamental a partir de enero de 2001 se fundamenta en una nueva normativa contable y por ende en un nuevo Manual General de Contabilidad Gubernamental, la codificación tendrá que sujetarse a lo que establezca en Ministerio de Economía y Finanzas.

INGRESO DE BIENES AL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD.- Todos los bienes que ingresen a la entidad, ya sea por compra, transferencia, reposición, serán registrados como parte del patrimonio institucional.

EGRESO DE BIENES.- Cuando la entidad procede a la venta, remate al martillo o sobre cerrado y venta directa, también cuando se produce la baja o transferencia, se procede a registrar el egreso de estos del patrimonio institucional.

TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el traslado de los bienes de una unidad administrativa a otra; esta situación no afecta al patrimonio de la entidad. Este proceso se lo efectuará utilizando el formulario: Traspaso Interno de Activos Fijos.

ENTREGA – RECEPCION Y ACTUALIZACION DEL INVENTARIO.- El cambio de los caucionados obliga a efectuar la entrega – recepción entre el entrante y saliente, participando la unidad de activos fijos, la cual procederá a realizar la constatación física de los bienes en presencia de los custodios entrante y saliente. Se concreta en acta con los respectivos anexos.

REPOSICION DE BIENES.- Los bienes desaparecidos o dañados totalmente sin justificación serán repuestos con bienes de iguales o similares características o en valores al precio actual de mercado.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION, CUSTODIA Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Administración: - Máxima autoridad - Directores y Jefes de unidades administrativas

Registro y Control: - Contable.- Unidad de contabilidad- Físico.- Servidores caucionados de la unidad de activos fijos y Responsables del control en cada unidad administrativa.

RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION.- Máxima autoridad, siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de activos fijos o bienes en comodato, arrendamiento o almacenaje, y adecuados controles internos. Comparten esta responsabilidad los Directores y Jefes.

RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE LOS BIENES.- El registro y control contable de los activos fijos lo ejercerá el personal de la unidad de Contabilidad. El registro detallado a nivel de subsistema, lo efectuará la unidad que ejerce el control de los bienes.

RESPONSABILIDAD EN CONTROL FISICO DE LOS BIENES.-

a).- Los servidores caucionados que cumplen funciones de guardalmacén o bodeguero y aquellos que realizan similares funciones por encargo escrito que forman parte de la unidad de activos fijos.

b).- Los responsables del control de los bienes en cada Dirección o unidad administrativa designados por el Director en forma escrita.

RESPONSABILIDAD EN EL USO Y CONSERVACION DE LOS BIENES.- Corresponde a todos los servidores. En cada unidad debe mantenerse registros que identifiquen a los responsables directos del uso y custodia.