manual fundamento de supervision

Programa de formaciónde mandos medios

FUNDAMENTOS DE SUPERVISION

Unidad no. 1:

LAS BASES DE LA FUNCIONSUPERVISORA

Versión 2

INFOTEP/ FUNDAMENTOS DE SUPERVISION2

Unidad no. 1

CONTENIDO pag.

1 LAS BASES DE LA FUNCION SUPERVISORA

1.1 Concepto de supervisión................................................................... 03

1.2 Elementos de la supervisión.............................................................. 03

1.3 La misión de los mandos................................................................... 04

1.4 Diferencias entre la misión de un directivo y la de un mando....... 06

1.5 El supervisor como enlace entre directivos y empleados.............. 08

1.6 Supervisión y visión gerencial........................................................... 09

1.7 El supervisor y la eficiencia profesional:.......................................... 09Fórmula Allen-Richard

1.8 Bibliografía y enlaces recomendados............................................... 12


1 LAS BASES DE LA FUNCION SUPERVISORA

1.1 Concepto de supervisión

La palabra supervisión se deriva de: SUPER = sobre y VISUM = ver. Implica, porlo tanto, ver sobre, dar seguimiento y revisar. El término supervisar proviene dellatín; su significado es “el que mira por encima”. Se aplicó originalmente almaestro de un grupo de artesanos.

La supervisión suele ser confundida con la función de controlar; sin embargo, lasupervisión es simultánea a la ejecución, y el control es posterior a ella, aunquesea por corto tiempo.

Tres de cada cuatro supervisores surgen de las filas de la organización misma ala que pertenecen. Por lo general, son trabajadores con muchos años de labor,tienen mucha experiencia, y poseen una educación apropiada para el medio quehan de supervisar. Los supervisores, pues, son casi siempre seleccionados deentre los más destacados y experimentados trabajadores y empleados de laempresa.

1.2 Elementos de la supervisión

Todos los puestos de trabajo que poseen una funcion supervisora constan dedos elementos:

1. Un elemento técnico-práctico, el cual significa el conocimiento del trabajo,las habilidades y las destrezas propias a la posición que se desempeña, y

2. Un elemento administrativo, el cual consiste en planear, organizar, dirigir,coordinar, controlar y mejorar el trabajo de un grupo de personas paraalcanzar determinadas metas de desempeño.

El contenido de cada uno de estos elementos varía segun el nivel que se tratedentro de la empresa: a medida que se va subiendo en el nivel de jerarquia, eltrabajo posee un mayor contenido del elemento administrativo y menos delelemento técnico-práctico.

La función supervisora supone “ver que las tareas se hagan como fueronestablecidas”. Aunque esta funcion se da en todo directivo, predominaesencialmente en el primer y segundo nivel de la administración (supervisoresde línea, capataces, jefes de turno, jefes de oficinas, encargados, líderes degrupo, etc.), o sea, en aquellos mandos que no tienen bajo sus órdenes aotros directivos de inferior jerarquia, sino a obreros y empleados.


Elementos de la supervisión

Al nivel del supervisor, el contenido del elemento administrativo (área azul claro)en el trabajo es muy pequeño (15-20%) en comparación con el técnico-práctico(área azul oscuro); sin embargo, a medida que subimos hacia el Encargado y elGerente, hasta el Director, el contenido de ambos elementos se invierte,correspondiendo al puesto de Director un gran contenido del elementoadministrativo (80-85%) y muy poco del elemento técnico-práctico.

1.3 La misión de los mandos

En empresas diferentes o dentro de una misma empresa, los puestos de mandoreciben nombres muy diversos: encargados, capataces, contramaestres detaller, jefes, supervisores, managers, gerentes divisionales, mandos intermedios,mandos directos, líderes de grupo, etc.

La alta gerencia tiene entonces, ciertas expectativas que espera ver cumplidascon el trabajo del supervisor. La alta gerencia espera que el supervisor:

a) tenga éxito en la obtención de las metas y objetivos previstos y,

b) realice su trabajo con una utilización óptima de los recursos puestos a sudisposición.

Entre estos recursos puestos en manos del supervisor destacan, en lofundamental, cinco clases o tipos:

Independientemente del nombre que asuma, tanto al mando como alsupervisor podemos definirlo como aquella persona que acepta laresponsabilidad de llevar a cabo, a través del personal y de los recursosque le han sido asignados, las políticas y los objetivos establecidos porla alta gerencia de la empresa.

Director

Gerente

Encargado

Supervisor

ELEMENTO

TECNICO-PRACTICO

ELEMENTO

ADMINISTRATIVO

15-20%

15-20%

80-85%

80-85%

Director

Gerente

Encargado

Supervisor

ELEMENTO

TECNICO-PRACTICO

ELEMENTO

ADMINISTRATIVO

15-20%

15-20%

80-85%

80-85%


Los materiales

El supervisor ha de ser efectivo en laidentificación y eliminación de fuentes quegeneran desperdicios de materias primas ymateriales. Evidenciar buenas prácticas enla selección, manejo y utilización demateriales e insumos es un indicativo deque el supervisor trabaja con un criterioproductivo.

El personal

Los resultados, de principio a fin, dependendel personal, y al igual que sus productos,el hombre mismo es variable: encapacidad, en calificación y en expectativase intereses.

La labor supervisora implica mejorar continuamente el rendimiento propio y el delos demás, armonizando las destrezas sin faltar al respeto y sensibilidadhumanos.

Las maquinarias y equipos

Las máquinas, equipos y espacio físico deben satisfacer las necesidades delservicio, del mercado, del empleado y de la empresa, y deben hacerlo durante eltiempo en que se tenga previsto satisfacer los requisitos y necesidades de losclientes de la empresa.

Los métodos y procesos

La preocupación permanente por mejorar métodos y procedimientos para hacerla labor forman parte del trabajo del supervisor en su búsqueda por mejorar laproductividad general en la empresa.

El medio ambiente

La conformación de un medio ambiente sano reporta insospechados resultadosen el rendimiento y la efectividad del trabajo. La preocupación por la higiene, laseguridad, condiciones y armonía laboral forman parte del accionar delsupervisor en su área de trabajo.


Por lo general, siempre que las responsabilidades asignadas a una personaexceden su capacidad de hacer las cosas por sí sola, esta persona necesitaráayuda; o sea, personal, maquinaria y otros medios o recursos productivos.

A partir de este momento, dicha persona se convierte en dirigente con una visióngerencial y su misión consiste en alcanzar los objetivos establecidos y lograrresultados:

- Con los medios que tiene a su alcance,

- Con su personal y,

- A través de su personal

A medida que un mando precisa supervisar mas personas, incluyendo a otrosmandos, resulta más productivo que se dedique a planificar, organizar, dirigir ycontrolar el trabajo de los demás, entrenando cuando sea necesario ypromoviendo el interés de todo el personal por el trabajo, en lugar de dedicarsea ejecutar el trabajo personalmente. Algunos mandos se dedican a ejecutardirectamente los trabajos más delicados y difíciles ya sea porque desconfían delpersonal o porque no han entendido cuál es su misión como directivos, o porqueen el fondo disfrutan mucho más haciendo un trabajo que dirigiéndolo. Este esun error que suelen cometer, ya que la mision de los mandos es lograrresultados a través del personal y no ejecutando ellos mismos los trabajos.

En definitiva, el éxito del supervisor depende de:

1) Qué tan productivamente administra los diferentes recursos disponibles parala realización del trabajo, y

2) Qué tan efectivos son los resultados obtenidos en función de lo planeado..

1.4 Diferencias entre la misión de un directivo y la de un mando

La alta gerencia de una empresa puede equipararse al conductor de unvehículo. Debe ajustar la marcha de la empresa a las circunstancias siemprecambiantes que la rodean: el mercado y sus necesidades, los recursosfinancieros, el clima social, los avances tecnológicos, las posibilidades deinversión, de mejoras, etc.

De un modo parecido, el conductor de un vehículo: frena, acelera, para, arranca,gira a un lado y a otro, para adaptarse al estado de la carretera, a las dificultadesy riesgos de la circulación.

La alta gerencia mira hacia afuera, al exterior de la empresa; decide a dónde ir,cuándo quiere llegar, qué camino elegir, etc.,. Todas estas decisiones son deelevado riesgo; la gerencia se mueve siempre entre problemas y situacionescambiantes, responsabilizándose por el establecimiento de políticas y objetivos aalcanzar. En cierto grado el mercado determinará su actuación.


Sin embargo, el supervisor tiene que enfocar su actuación en el área de trabajo,en sus tareas y sus responsabilidades.

Entre las tareas mas importantes que se espera de los supervisores seencuentran:

1. Cumplir con los programas de calidad y producción u operación

La tarea básica del supervisor es “sacar adelante la producción”. Debe ver quelas cosas se terminen de acuerdo con la programación; sin embargo, lasexigencias en términos de calidad nunca pueden dejarse de lado; ambosaspectos forman parte esencial de la labor dirigente del supervisor en laempresa.

2. Mantener los costos de operación entre los límites

En simples palabras, los supervisores deben hacer algo más que sacar laproducción. También deben lograr los objetivos de operación con un alto nivel deeficiencia en el uso de los recursos. Más concretamente, deben mantener susgastos dentro de los límites permitidos o presupuestados.

3. Mantener actitudes cooperativas con trabajadores y empleados

Con o sin automatización y computadoras, el trabajador es el que ejecuta eltrabajo. Hacer que sus trabajadores hagan el trabajo cuando deben hacerlo,como deben hacerlo y tan rápido como deben es el problema fundamental de lossupervisores

Las categorías jerárquicas varian entre las distintas empresas: los puestos queen ciertas empresas tienen categoría de mando, en otras tienen quizás categoríade gerencia, y viceversa. Todo depende de las estructuras de cada empresa, dela mayor o menor responsabilidad y profesionalización de sus miembros.

Por ejemplo, si en una empresa el señorArias depende de otra persona sin tenera ninguna otra a quien supervisar, elseñor Arias es un empleado y no unmando.

El criterio para saber si una personatiene o no categoría de mando en unaempresa se verifica en el hecho de quetenga personas a sus órdenes, através de las cuales debe alcanzardeterminados objetivos que le hayansido establecidos.


Puede ocurrir que un médico o un ingeniero que ejerce su especialidad en unaempresa tiene categoría de operario. Puede ocurrir también, que una personasin título académico, tenga categoría de mando en cierto tipo de empresa.

1.5 El supervisor como enlace entre directivos y empleados

Un supervisor es un administrador y sus actividades se enfocan en el personal ysus problemas. Todos los niveles de la administración tienen funcionessupervisoras, pero la función principal del supervisor es guiar, dirigir y coordinarel trabajo de otros para alcanzar los objetivos de la empresa. En otras palabras:

El término supervisor se puede aplicar a todos los niveles de la administraciónen los cuales se dirigen las actividades de otras personas. En el lenguajecomún el título de supervisor se limita a los niveles más bajos de la jerarquíaadministrativa. Si la administración se dividiera entre: administración alta,administración media y administración baja, el título de supervisor recaería en elúltimo de estos niveles.

Si el supervisor realiza una cantidad considerable de trabajo físico por si mismoy tiene un número mínimo de responsabilidades de supervisión, su nombrecambia y puede tener uno de los siguientes títulos: Encargado, Jefe de Obreros,Jefe de Máquina, Jefe de Sección y Jefe de Grupo.

En todos los demás niveles de la administración, el personal que maneja losadministradores son también gerentes o supervisores. La posición de estar en elprimer nivel del escalafón administrativo coloca al supervisor en una posicióndifícil de manejar. Por un lado, los obreros le consideran como parte de laadministración, mientras que por otro lado, la administración tiende aconsiderarlo como representante de los obreros. El supervisor hace entonces lasveces de enlace entre la administración y los obreros.

En su función de administrador, el supervisor debe ser:

a) El encargado directo de la labor de vigilancia; es quien realmente “ve que lascosas se hagan” y de quien depende en último término la eficiencia de cadauna de las personas que están bajo su responsabilidad.

“Un supervisor, es la persona que dirige el trabajo de otros y esresponsable del trabajo ejecutado por otros”.

El Supervisor es el único dentro de la jerarquía administrativa en la queaquellos que están por debajo de su posición no tienen normalmenteresponsabilidades permanentes de supervisión.


b) Es el puente que une al cuerpo administrativo con los trabajadores yempleados, porque está en contacto inmediato con unos y otros.

c) Es el transmisor, no solo de las órdenes e informaciones, motivaciones, etc.,de la jerarquía superior, sino a la vez, de las inquietudes, deseos, temores,esperanzas, reportes, etc., de obreros y empleados.

Visto la importancia de la figura del supervisor la empresa puede reportar gravesproblemas en el rendimiento de su personal si no realiza un proceso efectivo enla selección, preparación, actuación y cuidado del staff de supervisores.

En el pasado, el supervisor era considerado como el “Jefe” que imponía susdecisiones de manera dictatorial. Hoy en día se le concibe como un líder quepromueve un clima de consideración y respeto tal, que el trabajador se siente agusto siendo dirigido por él y posiblemente también querrá asumir a su vez enalgún momento la función de supervisar.

En la empresa moderna de hoy, el supervisor ha llegado a ser la piedra clave enla organización, ya sea ésta industrial, comercial, de servicios o gubernamental.

1.6 Supervisión y visión gerencial

Una persona a la que se ha designado supervisor pasa de un estilo depensamiento a otro. Como empleado, las preocupaciones del individuo serelacionan con la autosatisfacción en términos salariales y del trabajo en sí.Como supervisor, primera etapa en la escala gerencial, esta misma personadebe colocar los objetivos de la organización por encima de cualquier otrapreocupación relacionada con el trabajo. Esto significa que el supervisor debepreocuparse primero por lograr la calidad establecida, la producción y losestándares de costos; segundo, debe preocuparse por los trabajadores querealizan el trabajo y, por último, por sí mismo.

Por lo general el supervisor recién designadoya ha llegado al tope de los rangos detrabajador. Ahora debe pasar a un nuevocampo de logros, el de la administración.Necesitará tiempo para afirmarse en el nivelde supervisión. Para muchos, no obstante,será el inicio de otro largo ascenso: esta vez,hacia la cima de la pirámide administrativa.

1.7 El supervisor y la eficiencia profesional: la fórmula Allen-Richard

La fórmula Allen-Richard simboliza la eficiencia profesional, como resultado de lasuma de ciertos conocimientos y cualidades, variables según la ocupación yfunción que se desempeña. Constituye una suma de valores conceptuales y portanto, cualitativa y no una simple igualdad matemática, imposible de determinarcuando se trata de evaluar personas y actitudes que involucran factoresintangibles.


Esta fórmula, nos ayuda a entender problemas de formación profesional no solodel supervisor, sino de toda la empleomania de una empresa, ayudándonos acalificar a trabajadores y empleados y a elaborar una estrategia para mejorar lascompetencias necesarias para un desempeño eficaz del personal.

Viene dada por la expresión:

Los factores que intervienen en la fórmula para evaluar E, se interpretan de lasiguiente manera:

H (Habilidad manual), indica la destreza operativa, o sea, la capacidad paraejecutar todas las operaciones que concurren a la realización de los trabajoshabituales en talleres, laboratorios, oficinas o fincas rurales.

T (Conocimientos técnicos), indica los conocimientos técnicos indispensablespara comprender el proceso de ejecución de tareas y operaciones, incluidas latecnología relacionada y las normas de seguridad.

I (Conocimientos adicionales), indica:

a) Conocimientos relacionados con ciencias, matemáticas, dibujo, lenguaje, etc.

b) Los conocimientos técnicos más profundos que pueden ampliar la capacidaddel trabajador para ejecutar tareas y operaciones.

c) Los conocimientos más amplios sobre normas de seguridad.

d) Otros conocimientos, que pueden mejorar su instrucción general.

J (Capacidad de emitir juicios), indica:

a) Los conocimientos teóricos que permiten evaluar una situación rápidamente.

b) La aplicación de la habilidad operativa, los conocimientos técnicosesenciales y los conocimientos adicionales a situaciones nuevas dentro deltrabajo.

c) La capacidad de emitir juicios ante nuevas situaciones y para solucionarproblemas sin tener que consultar a otras personas.

Mo (Cualidades de orden moral)

Las cualidades de orden moral tienen que ver con: a) Las actitudes con loscompañeros, b) La honestidad en el trabajo, c) La disciplina, d) La puntualidad,e) La ética profesional, etc..

E = Eficiencia profesional = M + T + I + J + Mo


El desarrollo de los factores J y Mo, no se refieren exclusivamente a la formaciónmisma, sino a las aptitudes y actitudes individuales condicionadas por la edad, laexperiencia individual y social, etc.

El grado de calificación lo determina la complejidad de la ocupación y no laidoneidad del trabajador que la ejecuta. La formula Allen Richard nos ayuda acalificar las ocupaciones utilizando el sigiente criterio:

M + Mo = Ocupación no Calificada.Es aquella que comprende escasos números de operaciones fragmentarias,simples y rutinarias.

M + T + Mo = Ocupación Semi-calificada.Es aquella que comprende un cierto número de operaciones más ó menoscomplejas, que se repiten con ritmo impuesto por el proceso de trabajo.

M + T + I + J + Mo = Ocupación calificada.Es aquella que comprende un número grande de operaciones complejas, cuyaejecución requiere de la iniciativa propia del trabajador, para organizar suslabores y realizarlas con poca supervisión.

La ocupación altamente calificada es especialmente compleja que requiere uncúmulo especial de conocimientos técnicos adicionales y una mayor iniciativa yresponsabilidad del trabajador.

Un trabajador será altamente calificado, calificado, semi calificado o nocalificado, cuando posea las condiciones requeridas para ejercersatisfactoriamente la ocupación respectiva que desempeña; y un trabajador seráinsuficientemente preparado cuando ejerce una ocupación con resultadosapenas aceptables, por carecer de la totalidad de las condiciones necesarias,cualquiera que sea el nivel de la ocupación.

Niveles jerárquicos en la empresa

Presidencia,Gerencia General

Gerentes de area

Encargados de area

Supervisores de linea

Operarios calificados

Operarios semicalificados

Operarios no calificados

% TIEMPO EN EL PISO% DE LA EMPLEOMANIA

2

16

82

1

5-25

99

Presidencia,Gerencia General

Gerentes de area

Encargados de area

Supervisores de linea

Operarios calificados

Operarios semicalificados

Operarios no calificados

% TIEMPO EN EL PISO% DE LA EMPLEOMANIA

2

16

82

1

5-25

99


1.8 Bibliografía y enlaces recomendados

1.8.1 Bibliografía

EMPOWERMENTKen Blanchard, John P. Carlos, Alan RandolphEd. Norma, Colombia, 2006

COMO LLEGAR A SER UN LIDER EFECTIVOHarvard Business School Press, Barcelona, 2006.

7 PRACTICAS EFECTIVAS DEL LIDERAZGOAndy Stanley, Reggie Joiner, Lane JonesEd. Peniel, Buenos Aires, 2006

EL ARTE DE DIRIGIRSE Y DIRIGIRMario BorghinoEd. Grijalbo, Mexico, 2004

¡DELEGA!Donna M. GennettEmpresa Activa, Ed. Urano, Espana, 2005

COACHING. Herramientas para el cambioRobert Dilts.Ed. Urano, Espana, 2004

COACHING REALMENTEFernando Bayon, Juan Carlos Cubeiro, Marta Romo, Jose Antonio SanizPearson Prentice Hall, Espana, 2006

1001 FORMAS DE MOTIVAR A LOS EMPLEADOSBob NelsonEd. Norma, Colombia, 2005

DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVASJuan Jose Huerta, Gerardo RodriguezPearson Education. Mexico, 2006

TRATE BIEN AL PERSONALEdward E. LawlerMc Graw Hill. Mexico, 2005

EL LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOSStephen B. CoveyEd. Paidos. Espana, 1993

COMO DIRIGIR GRUPOS CON EFICACIAAlfonso Lopez CaballeroEd. CCS. Espana, 2002


DOMINE SU TIEMPOMarc ManciniMc Graw Hill. Espana, 2004

COMO COORDINAR GRUPOSNorma I. DominguezLongseller. Argentina, 2006

FISHStephen C. Lundin, Harry Paul y John ChristensenEmpresa Activa. Ed. Urano. Barcelona, 2001

ORGANIZATE CON EFICACIADavid AllenEmpresa Activa. Ed. Urano. Barcelona, 2006

¡A LA CARGA!Ken Blanchard y Sheldon BowlesEd. Norma. Colombia, 2006

SI o NO. Guia practica para tus mejores decisionesSpencer JohnsonEmpresa Activa. Ed. Urano. Espana, 2003

LA AUTOESTIMA EN EL TRABAJONathaniel BrandenEd. Paidos. Espana, 1999

LA GERENCIA EFECTIVAPeter F. DruckerEd. Sudamericana. Buenos Aires, 1998

LO QUE TODO SUPERVISOR DEBE SABERLester R. Bittel, John W. NewstromMcGraw Hil, 1999

1.8.2 Enlaces recomendados

www.monografias.com/trabajos17/supervision/supervision.shtml#CONCORGANZ

www.managementhelp.org/suprvise/suprvise.htm

www.scn.org/cmp/mpfc/hemons.htm#princip

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