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MANUAL DE USUARIO EGROUPWARE

Elaborado por José Salazar López Agosto 2011

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MANUAL DE USUARIO

EGROUPWARE

TRABAJO EN GRUPO SOBRE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN



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“Esta documentación es de propiedad exclusiva de UPTX y su uso debe ser

confidencial, no debe ser compartida con terceros ya que compromete

seriamente la seguridad de la implementación. En caso tal, UPTX no se hace

responsable por cualquier cambio que comprometa el buen funcionamiento de

la solución”



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INDICE DE CONTENIDO:

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 4

INICIO DE SESIÓN .......................................................................................................................................... 5

PÁGINA DE INICIO ......................................................................................................................................... 6

LIBRETA DE DIRECCIONES ............................................................................................................................. 7

CALENDARIO ................................................................................................................................................. 9

HOJA DE PRESENCIA .................................................................................................................................... 11

AÑADIR UN PROYECTO ............................................................................................................................... 14

RECURSOS ................................................................................................................................................... 16

AÑADIR UN RECURSO ................................................................................................................................. 17

REGISTRO DE NOTAS Y TAREAS .................................................................................................................. 18

ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS ................................................................................................................. 19

ADMINISTRADOR DE SITIOS WEB ............................................................................................................... 20

MARCADORES ............................................................................................................................................. 21

Contactos: ................................................................................................................................................... 22



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INTRODUCCIÓN

Egroupware es una herramienta que le permite al usuario administrar sus contactos, citas, lista

de tareas entre otros. Es un servidor de trabajo en grupo, viene con una interfaz web nativa que

permite al acceso desde cualquier navegador web. Para ingresar a la herramienta basta con

abrir el explorador web de su preferencia y entrar a la siguiente dirección:

http://egroup.uptx.edu.mx

Beneficios

Fomentar el trabajo en equipo.

Mejora la comunicación entre departamentos y/o sucursales.

Acceso y divulgación de información, normas, problemas y soluciones.

Control de los contactos de la organización.

Automatización de tareas y proceso de la transmisión de información

A continuación se explicarán las funciones detalladamente para su correcto uso.

Fig. 1.1 inicio egroupware

http://egroup.uptx.edu.mx/



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INICIO DE SESIÓN

Para iniciar sesión, debe tener a la mano su nombre de usuario y su contraseña, se recomienda

copiar y pegar desde el correo de confirmación sus datos para que sean correctos si no los

conoce, debe contactarse con el administrador del sistema, mandar un correo a la siguiente

dirección: [email protected] .

En la ventana de inicio de sesión, ingrese su nombre de usuario en la casilla Username, luego

ingrese su contraseña en la casilla Password y finalmente dar click en el botón Login.

Además uptxware incluye un selector de idiomas para su acceso.

Fig. 1.2 pantalla inicial

El servidor se conectará para validar la información y permitir el ingreso a su página personal,

esto puede tardar dependiendo de la red que esté utilizando. Una vez validada su información,

será llevada directamente a su página de inicio predeterminada.

mailto:[email protected]



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PÁGINA DE INICIO

Esta es la página de inicio para los usuarios, se puede personalizar para que muestre

información sobre las diferentes aplicaciones instaladas en el egroupware, esta página está

predeterminada para mostrar una vista reducida de su calendario sus proyectos y el registro de

notas y tareas además de ofrecer una wiki, Si desea personalizar lo que se muestra en su página

de inicio, debe ir al link preferencias en la parte superior izquierda, y configurar las preferencias

de página de inicio de la respectiva aplicación.

Fig. 1.3 pantalla de inicio

En la parte superior se encuentra el menú general, desde allí podemos acceder rápidamente a

las aplicaciones con las que cuenta nuestro egroupware, estas aplicaciones son las siguientes,

correo , Calendario, Libreta de Direcciones, carpetas personales, Registro de notas y tareas,

recursos, Administrador de noticias, sistema de seguimiento, administrador de proyectos, y por

último el botón para cerrar la sesión. El primer botón del menú general nos llevará a nuestra

página de Inicio predeterminada. A continuación veremos cómo se utilizan estas aplicaciones



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LIBRETA DE DIRECCIONES

La libreta de Direcciones nos permite acceder rápidamente a la información de contacto ya sea

de personas referentes a la institución o contactos personales. La vista de que contactos se

quieren ver está configurada para mostrarnos todos los contactos, pero la podemos filtrar si

queremos ver solo nuestros contactos personales, los contactos pertenecientes a los grupos al

cual pertenece el usuario o los contactos del proyecto.

Fig. 1.4 libreta de direcciones



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Podemos agregar contactos, pero estos deben ser guardados bajo la libreta de Direcciones

personal, puesto que las otras dos categorías son administradas por el sistema.

Fig. 1.5 Agregar contacto



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CALENDARIO

El calendario está diseñado para organizar nuestras citas, ya sean personales y/o

institucionales. La pantalla de inicio está configurada para mostrarnos el cronograma diario,

pero podemos ver diferentes esquemas con los siguientes botones del Menú del calendario.

Añadir: Nos permite crear una nueva cita.

Hoy: Nos permite ver el cronograma del día actual.

Vista Semanal: Nos permite ver el cronograma semanal del Calendario.

Vista Mensual: Nos permite ver el cronograma de todo el mes.

Planificación de Grupo: Muestra una vista de las citas que tiene el grupo al cual

pertenece el usuario.

Ver Lista: Nos permite ver las citas en un formato de lista.



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Fig. 1.6 calendario

En la parte izquierda, vemos los botones antes mencionados, así como una seria de menús que

nos permiten igualmente ver nuestro cronograma de citas en varios formatos, buscar una cita,

seleccionar un día especifico del calendario, ver nuestras citas por categorías, filtrar el

contenido que se va a mostrar, ver el cronograma del usuario o de los grupos al que pertenece.

Cuando queremos agregar una cita, lo podemos hacer de dos formas, ir directamente al día y la

hora especifica de nuestra cita, o con el botón añadir. Esto nos abrirá una ventana de edición de

citas. En esta ventana le damos un titulo a nuestra cita, la hora de inicio, la duración, el lugar

donde ocurrirá la cita, la prioridad y otras opciones, también podemos darle una breve

descripción, seleccionar cuales serán los participantes, si las citas tendrán algún tipo de

repetición, ya sea diaria, semanal, etc., adjuntar archivos referentes a las citas y programar

alarmas para recordar la cita.

Cuando seleccionamos varios participantes y/o grupos de usuarios, en sus respectivos

calendarios les aparecerá la cita.



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HOJA DE PRESENCIA

La tabla se divide en siete columnas que se pueden ordenar por títulos de las columnas. Haga

doble clic en el mismo campo para revertir la secuencia de clasificación.

Fecha: Aquí se puede ver la fecha y hora de la tabla de tiempos registrados. Encima del recuadro de selección de proyecto (utilizados como criterios de filtro) y por

debajo. Duración: Muestra cuanto tiempo duró la acción. Cantidad: Destinado a acciones que no se puede calcular en el tiempo, por ejemplo,

viaje en km (el precio por el número dado de * km se calcula utilizando el millaje en la lista de precios). Una vez se puede proporcionar, no obstante. La cantidad se ajusta automáticamente a la entrada en el campo de duración, si no nada de entrada.

Precio: Muestra el precio dado por unidad. recuadro de selección de usuario (utilizable como criterio de filtro) muestra todos los

usuarios a los que tienes derechos de acceso requeridos Acciones: Aquí podrás ver los símbolos habituales siempre que disponga de los

derechos de acceso necesarios: Para ver la tabla de tiempos

Para editar la tabla de tiempos

Para borrar la tabla de tiempos

Fig. 1.7 pantalla de hoja de presencia



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SISTEMA DE SEGUIMIENTO

Un sistema de seguimiento permite a una compañía seguirle la pista a los procesos en una

forma estandarizada.

Como ejemplos del mundo de desarrollo de software, hay tres colas de seguimiento que se

incluyen en las nuevas instalaciones:

Errores --mensajes de error Solicitudes de características Modificaciones sugeridas y parches.

El foco aquí está en las colas, las cuales representan procesos y cómo tratarlos individualmente.

Cada cola de seguimiento contiene diferentes registros (entradas) que pueden ser asignadas a

categorías diferentes y personas responsables. En la configuración del sitio se puede definir

colas de seguimiento individuales, derechos de acceso ("que puede leer o cambiar

qué/cuando"), así como compañeros de trabajo y, en particular, la persona responsables de

estas entradas.

La interfaz muestra todas las colas de seguimiento junto con las categorías individuales y todas

las entradas junto con un resumen, prioridad, estado y persona responsable. Usted puede

añadir nuevas entradas haciendo clic en el botón [Añadir]. Haga clic en resumen para editar las

entradas existentes puede añadir un comentario o cambiar el estado de una entrada. Todos los

cambios realizados en el sistema de seguimiento son registrados en una bitácora (guardados) y

por lo tanto se pueden rastrear. También, puede ser notificado de los cambios en las entradas

del sistema de seguimiento. Lo que sea que quiera estar informado se puede determinar en la

configuración del sitio.

Fig. 1.8 sistema de seguimiento



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ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

Administrador de proyectos permite varios tipos de contabilidad e informes, que puede ser

flexible elegido para cada proyecto o predefinido por el administrador del proyecto

Dependiendo de qué tipo de contabilidad que se elija, los campos innecesarios en las listas o

datos del proyecto se suprimen. Para cada proyecto un Ganttchart con más detalles, de

profundidad seleccionable puede ser mostrado.

Además usted puede agregar sus proyectos de tipo personal y de grupo administrar su tiempo,

y sus eventos de proyecto

Puede agregar al proyecto:

ID de proyecto

Categoría

Prioridad

Fecha de inicio, y finalización

Tiempos de planificación

Estado del proyecto

Acceso

Adjuntar fichero de proyecto

Fig. 1.9 administrador de proyectos



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AÑADIR UN PROYECTO

Fig. 2.1 describe como crear un nuevo proyecto

Fig. 2.2 opciones de proyecto

En las opciones de proyecto se pide al usuario llenar los siguientes espacios

General Descripción Miembros Cuentas Enlaces Categoría Prioridad Valor Fecha de inicio Fecha de

finalización Estado Acceso

Agregar descripción del proyecto

Seleccionar los miembros del proyecto

Agregar cuentas

Crear enlaces Adjuntar

archivo



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Se le asigna un número y un nombre al proyecto.

Permitir agregar un proyecto a una categoría, un acceso en el cual será posible que

todos los miembros de egroupware o solamente lo miembros del proyecto lo vean, la

prioridad que tendrá ante otros proyectos, establecer fechas de inicio y fin del proyecto

así como fechas de planificación para llevar avances del proyecto.

Las fechas que se establezcan en los campos de planificación se verán reflejadas en el

diagrama de Gannt.

Fig. 2.3 cargar proyecto



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RECURSOS

Esta aplicación nos sirve para utilizar los recursos de la empresa, ya sea un video beam, una sala

de juntas, un proyector, Facilita la gestión de los recursos del grupo, sean estos cuales fueren

(equipos informáticos, salas de reunión, miembros de la organización, etc.), permite ver si esta

disponible algún recurso.

Fig. 2.4 En esta ventana podemos visualizar los recursos que posee la institución, reservarlos para su uso

y mirar el calendario de reservas del mismo.

Añadir un recurso

Lista de recursos disponibles

Recursos

Editar consultar eliminar



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AÑADIR UN RECURSO

General: se indican todos los aspectos principales del recurso como:

I. Descripción corta del recurso a agregar.

II. La ubicaron donde se encuentra disponible el recurso.

III. Información del almacenamiento.

IV. La cantidad de recursos disponibles por unidad.

V. Usable cantidad de recursos disponibles para un solicitante.

VI. Reservable si el recurso se encuentra disponible para el solicitante.

Descripción: área de texto para hacer la descripción completa del recurso.

Imagen: permite agregar una imagen para la correcta descripción del recurso.

Enlaces: permite hacer un enlace a una aplicación de egroupware.

Fig. 2.5 agregar recurso



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REGISTRO DE NOTAS Y TAREAS

Permite agregar simplemente una nota o tarea que no requieren otros cambios pueden estar

en cualquiera de los siguientes estados: en curso, hecho, sin empezar, cancelado y facturado.

Gestiona fácilmente listados de llamadas, de notas y de tareas pendientes estas pueden ser

tanto de carácter público como particular (privado).

En la parte superior derecha, vemos tres botones que nos sirven para agregar este tipo de

notas o tareas

Tareas Pendientes: Sirve para agregar una tarea que debemos realizar.

Llamada Telefónica: Nos sirve para recordar una llamada que debamos

realizar.

Nota: Nos sirve para crear una nota nueva.

Esta aplicación permite agregar una tarea a otro usuario o ya sea a otra aplicación ala cual se le

quiera a agregar una nota, tarea, o recordatorio de llamada.

Fig. 2.6 Registro de notas



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ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS

Esta aplicación nos permite guardar y administrar nuestros propios archivos los cuales

podemos consultarlos donde quiera que nos encontremos solo basta subirlos al servidor.

Para agregar un archivo solo es necesario presionar el botón subir archivo, buscarlo con

el botón browse y seleccionar el archivo a continuación presionar el botón y su

archivo que se encontrara disponible en cualquier parte del mundo.

Para la creación de una carpeta solo es necesario escribir el nombre de la carpeta y a

continuación presionar el botón

Permite la creación de ficheros solo basta con escribir el nombre del fichero y

presionar el botón.

Fig. 2.8 administrador de archivos



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ADMINISTRADOR DE SITIOS WEB

En esta sección puedes crear tu propio sitio web, tus demás contactos pueden ver tu

página,

Tú puedes:

Editar

Hacer

Invitar a ver tu pagina

Fig. 2.9 crear pagina



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MARCADORES

Una aplicación que nos brida egroupware la cual nos permite guardar la dirección de

páginas Web y compartirlas por medio del correo.

Vista de árbol: Muestra los marcadores existentes.

Lista: Muestra los marcadores y su descripción, y permite enviar por correo

marcador seleccionado solo es necesario presionar el botón

Nuevo: Muestra la venta de creación de un nuevo marcador.

Buscar: Permite realizar búsquedas de los marcadores ya existentes.

Fig. 3.1 agregar marcadores



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Contactos:

José Salazar López [email protected]

mailto:[email protected]

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