manual del usuario para el registro de incidencias de personal
TRANSCRIPT
SEDU
1
COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES LABORALES
DIRECCIÓN DE SERVICIOS AL PERSONAL
MÓDULO DE REGISTRO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL
PLANTILLA DE PERSONAL
MANUAL DEL USUARIO
Saltillo, Coahuila, 23 febrero del 2015
SEDU
2
Contenido OBJETIVO ............................................................................................................................ 3
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL ...... 4
REGISTRO DE LICENCIAS Y PERMISOS CON GOCE DE SUELDO .......................... 9
REGISTRO DE SOLICITUDES DE LICENCIAS SIN GOCE DE SUELDO ................. 10
REGISTRO DE FALTAS ....................................................................................................... 11
REGISTRO DE RETARDOS ................................................................................................ 12
REGISTRO DE BAJAS .......................................................................................................... 12
REGISTRO DE SOLICITUD DE REANUDACIÓN DE LABORES ............................... 13
CONSULTA Y REPORTE DE INCIDENCIAS DE PERSONAL ..................................... 14
REPORTE MENSUAL DE ASISTENCIA. .......................................................................... 16
CONSIDERACIONES ESPECIALES ............................................................................. 18
DIRECTORIO ..................................................................................................................... 20
SEDU
3
OBJETIVO Ofrecer al personal directivo de los centros de trabajo de la Secretaría de Educación una herramienta que facilite el registro de solicitudes de permisos y licencias a que tiene derecho el personal adscrito a su centro de trabajo. Brindar información certera a los trabajadores y al directivo de los trámites que realiza el personal a su cargo. Tener un registro oportuno de las incidencias de personal a fin de cubrir las necesidades en la administración de personal. El módulo de Incidencias de Personal le ofrece las siguientes opciones:
Registro de solicitudes de licencias sin goce de sueldo
Registro de solicitudes de licencias y permisos con goce de sueldo
Impresión de solicitudes de licencias y permisos
Registro de Faltas Injustificadas
Registro de Retardos
Consulta del historial de incidencias registradas por centro de trabajo y por
empleado.
Consulta de licencias y permisos autorizados por Dirección de Servicios al
Personal.
Consulta de licencias autorizadas por la Dirección Médica Administrativa.
Reporte mensual de asistencia
En este documento se podrá conocer el procedimiento a seguir para registrar las incidencias del personal adscrito al centro de trabajo. De igual manera, se exponen los pasos a seguir para emitir el reporte Mensual de Asistencia.
SEDU
4
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL
1.- Después de ingresar a la Platilla de Personal, seleccionar: Ver Plantilla
2.- Desplegará el Submenú:
SEDU
5
3.- Seleccionar: Incidencias de Personal
4.- Aparecerá todo el personal registrado en el centro de trabajo
Al final del listado aparecerá el personal de Educ. Física, Acompañante musical y Educ. Especial con SEDE en dicho centro.
SEDU
6
5.-Para registral alguna solicitud o incidencia de algún trabajador deberá seleccionar: Incidencias
6.- Aparecerá la siguiente pantalla, donde se indican los datos del trabajador, las opciones para registrar la incidencia del trabajador.
SEDU
7
7.- Para registra una incidencia de ese trabajador deberá accesar a Seleccione Incidencia;
8. Se desplegará el siguiente catálogo de incidencias de personal:
SEDU
8
9.- Al seleccionar la incidencia de personal, se desplegará la opción para marcar Desde y Hasta Seleccionar la o las plazas en las que corresponde la incidencia.
En el caso de registrar una Falta injustificada de personal de deberá indicar únicamente Desde
En el caso de Licencia por Incapacidad Médica, deberá registrar Diagnóstico y Folio de la licencia expedida por el ISSSTE o la UMA, según corresponda.
Una vez capturados todos los datos de la incidencia, se deberá seleccionar Grabar Incidencia para que el registro sea almacenado en el Sistema.
SEDU
9
REGISTRO DE LICENCIAS Y PERMISOS CON GOCE DE SUELDO
Ejemplo:
LICENCIA MÉDICA POR RIESGO DE TRABAJO
Consiste en una licencia que se otorga al trabajador que haya sufrido un riesgo profesional ya sea un accidente o una enfermedad calificados como del orden profesional y que le permite ausentarse de su trabajo durante un periodo de tiempo para procurar su tratamiento, curación y recuperación y/o hasta que se determine su alta o determine la calificación y valuación de sus secuelas. El trabajador o familiar del trabajador deberá presentar al director de su CT la licencia autorizada, la cual deberá estar debidamente certificada por autoridad competente, en caso del personal afiliado al Servicio Médico de la sección 38 por la Dirección Médica Administrativa y por el ISSSTE para el personal federalizado. El director deberá indicar desde y hasta, diagnóstico y folio, según el dictamen correspondiente y resguardar el documento en el expediente del trabajador.
SEDU
10
REGISTRO DE SOLICITUDES DE LICENCIAS SIN GOCE DE SUELDO
Todas las solicitudes de Licencias sin Goce de Sueldo, deberán realizarse al menos con 15 días hábiles de anticipación. Deberá iniciar y registrase con día 1 o 16 del mes y terminar con día 15 o día último del mes. No se puede solicitar licencia sin goce de sueldo con fecha de inicio entre quincena. El registro de esta incidencia es una Solicitud, el interesado deberá hacer llegar la solicitud impresa con su firma autógrafa, acompañada de copia fotostática de una identificación oficial, a la DGRL al menos con 15 días hábiles de anticipación. Las oficinas regionales recibirán estas solicitudes originales y registrarán su recepción para iniciar el trámite por parte de la DGRL. De igual manera, a través de las oficinas regionales se harán llegar los oficios de autorización originales correspondientes. La DGRL a través de este módulo notificará las licencias autorizadas del personal asignado al centro de trabajo. Aquellas solicitudes que no fueran recibidas después de 5 días hábiles después de su elaboración, serán señaladas como “No Recibidas”, para conocimiento del director del centro de trabajo y del interesado. Ejemplo: LICENCIA POR ASUNTOS PARTICULARES
.
SEDU
11
REGISTRO DE FALTAS
FALTA INJUSTIFICADA
Es la inasistencia del trabajador con plaza de jornada a sus labores sin la autorización del director o responsable del centro de trabajo. Son todas las inasistencias distintas a las contempladas como licencias o permisos con sueldo. El responsable del CT deberá registrar la Falta Injustificada indicando el día en que el trabajador no se presentó a laborar sin la autorización correspondiente. El registro de la falta injustificada al personal que labora por hora-semana-mes se deberá realizar indicando el día exacto y la cantidad de horas en las que el trabajador se ausentó de sus labores en ese día. Cinco días hábiles después de registrada la falta injustificada en este módulo, no se podrá eliminar el registro y la DGRL procederá al descuento correspondiente en la nómina.
SEDU
12
REGISTRO DE RETARDOS RETARDOS
El director del centro de trabajo deberá registrar en Incidencias de Personal el día exacto en que el trabajador se presentó a laborar después de la hora de inicio de la jornada, considerando la normatividad que para el efecto existe.
REGISTRO DE BAJAS
El director del centro de trabajo deberá reportar los trámites de bajas de personal que se presenten, registrándolas en el sistema
Ejemplos: SOLICITUD DE BAJA POR RENUNCIA En caso de que algún trabajador solicite renuncia a su empleo, se deberá registrar la Solicitud de renuncia del trabajador, quien deberá acudir a la Dirección General de Relaciones Laborales para presentarla con al menos 15 días hábiles de anticipación. Las renuncias proceden con efectos de inicio de quincena, es decir, día 1 o 16 de mes. BAJA POR ABANDONO DE EMPLEO Este tipo de baja, se tramita ante la Coordinación General de Asuntos Jurídicos y es autorizada por dicha instancia. En este tipo de incidencia sólo se registrarán los asuntos en trámite o pendientes de resolución a través de dicha Coordinación. BAJA POR DEFUNCIÓN Se registra en el módulo con la fecha exacta de acuerdo al Acta de Defunción.
SEDU
13
Dicha acta deberá ser remitida a la Dirección General de Relaciones Laborales para el trámite correspondiente. Con el objetivo de agilizar el trámite de esta baja, se solicita enviar el acta correspondiente al correo electrónico [email protected]
REGISTRO DE SOLICITUD DE REANUDACIÓN DE LABORES
Previo la conclusión del período de la licencia sin goce de sueldo, el trabajador deberá presentarse ante el responsable del CT, quién solicitará a la DGRL la autorización para la reincorporación o reanudación de labores previa validación del nivel educativo correspondiente, quien determinará las necesidades para la ubicación. El trabajador deberá acudir ante el director del centro de trabajo de adscripción, quien deberá elaborar la solicitud de reanudación de labores en el módulo de Incidencias de Personal indicando la fecha en que el trabajador solicita reincorporarse a sus labores. La fecha de reanudación de labores deberá proceder a partir de los días 1 (primero) o 16 (diecises) del mes. La reanudación de labores no procede para el personal docente en período vacacional o receso de clases. El registro se deberá elaborar y presentar al menos 15 días hábiles antes de la fecha de conclusión de la licencia o fecha de reincorporación, ante la DGRL. El trabajador que solicite reanudación de labores no podrá reincorporarse sin el oficio de autorización emitido por la DGRL. Mismo que será notificado a través de este módulo en el apartado de Listado de Incidencias.
SEDU
14
CONSULTA Y REPORTE DE INCIDENCIAS DE PERSONAL Para consultar las incidencias de Personal del centro de trabajo, ingresará a través de Listado de Incidencias
Desplegará todas las incidencias de personal del centro de trabajo en donde podrá observar:
SEDU
15
DATOS DEL TRABAJADOR: Contiene RFC (Registro Federal de Contribuyentes), NOMBRE Y PLAZA de acuerdo a la nómina.
SOLICITUDES/INCIDENCIAS DE PERSONAL: La FECHA indica el día en que el Centro de Trabajo registró dicha incidencia o solicitud. MOTIVO se refiere a los tipos de licencias de acuerdo al catálogo disponible en el módulo y seleccionada por el Centro de Trabajo. INICIO es la fecha de inicio de la incidencia o solicitud FIN es la fecha de término de la incidencia o solicitud AUTORIZACIONES / INCIDENCIAS DE PERSONAL MOTIVO se refiere al tipo de licencia autorizada al trabajador por la Dirección General de Relaciones Laborales o el centro de trabajo, según corresponda. INICIO es la fecha de inicio de la incidencia debidamente autorizada FIN es la fecha de término de la incidencia debidamente autorizada OFICIO indica el número del documento con el cual se autoriza la incidencia del trabajador, el responsable del Centro de trabajo deberá contar con el documento original para hacerla válida. FECHA es el día en que se emite el documento de autorización. HORAS exclusivo para el personal con plaza de hora-semana-mes y se emplea para indicar las horas en las que el trabajador tiene registrada una Falta injustificada ESTUTUS
Indica si el registro se encuentra en SOLICITUD y no ha sido recibida por la Dirección General de Relaciones Laborales. Cuando la solicitud no fuere recibida en la DGRL, el ESTATUS será señalado como NO RECIBIDA, para información del directivo y personal solicitante. AUTORIZADA Cuando la incidencia o solicitud se encuentre registrada y haya cumplido con los requisitos normativos.
CANCELACIONES En este apartado se indicará si la Dirección General de Relaciones Laborales canceló algún oficio de autorización y se mostrará el MOTIVO.
OPCIONES Permite al usuario ELIMINAR los registros que realizó hasta 5 días hábiles después de su registro. Los motivos para ELIMINAR los registros elaborados en el centro de trabajo podrán ser: Por error en las fechas, folio de Licencia Médica, aclaración del tipo de incidencia, improcedencia, etc. La opción IMPRIMIR permite obtener la solicitud impresa para que el trabajador y el directivo firmen el documento según corresponda. Dicho documento deberá ser tramitado según corresponda. Después de 5 días hábiles de elaborada la solicitud no podrá ELIMINAR el registro. Una vez autorizada la licencia o incidencia por la DGRL no se podrá ELIMINAR el registro.
SEDU
16
REPORTE MENSUAL DE ASISTENCIA. Para emplear esta herramienta, el usuario deberá registrar todas las incidencias del personal adscrito a su centro de trabajo de todo el mes que desea reportar.
Al seleccionar Reporte Mensual de Asistencia: El usuario deberá teclear el año y el mes que desea reportar y que fue registrado previamente con todas las incidencias del personal
SEDU
17
Al capturar el año y mes que se desea reportar, se desplegará una Concentrado Previo del Reporte donde el director del CT podrá capturar observaciones a cada trabajador e imprimir. Antes de imprimir, el usuario deberá revisar el concentrado de incidencias grabadas previamente. Si se identificaran errores, el usuario deberá regresar a la opción Todo el Personal para hacer la corrección pertinente.
En la columna de F_Jus se indican las Faltas justificadas con algún tipo de licencia o permiso con sueldo registrado previamente. En la columna de F_Inj se concentran todas las faltas registradas como tal previamente. En el cuadro de Observaciones se indicarán automáticamente las incidencias registradas a cada trabajador durante el mes seleccionado. El usuario puede capturar Observaciones en cada trabajador en texto libre al oprimir la opción Grabar. Al seleccionar Imprimir se ofrece el documento listo para imprimir y/o guardar
SEDU
18
Este documento deberá ser firmado por todo el personal adscrito y el director del CT Las Oficinas Regionales recibirán estos documentos mensualmente, a través de las Supervisiones y jefaturas de Sector correspondiente
CONSIDERACIONES ESPECIALES
El o los directores de los centros de trabajo donde este personal se encuentra registrado con “SEDE”, podrán registrar FALTAS INJUSTIFICADAS y RETARDOS
PERSONAL DE: REGISTRA INCIDENCIA:
EDUCACIÓN FÍSICA (PREESCOLAR Y PRIM.) SUPERVISOR
EDUCACIÓN ESPECIAL (USAER) DIRECTOR DE USAER
ACOMPAÑATES MUSICALES (PREESCOLAR) SUPERVISOR DE PREESCOLAR
SEDU
19
Se tramita en:
¿Requiere
elaborar
solicitud?
¿Se remite
por oficina
regional?
¿Quién
autoriza?
Por gravidez Dirección del Centro de Trabajo se captura sí ISSSTE/UMA
Prepensionaria Dirección del Centro de Trabajo si sí DGRLPor beca para cursar estudios en
instituciones nacionales o en el
extranjero DGRLsi no DGRL
Por días económicos Dirección del Centro de Trabajo si no Director CT
Por cuidados familiares Dirección del Centro de Trabajo si sí ISSSTE/UMA
Para titulación Dirección del Centro de Trabajo si sí DGRL
Licencia por matrimonio Dirección del Centro de Trabajo si no Director CT
Por enfermedad o riesgos no
profesionales Dirección del Centro de Trabajo se captura sí ISSSTE/UMA
Médica por riesgo de trabajo Dirección del Centro de Trabajo se captura sí ISSSTE/UMA
Licencia para Cambio de Actividad DGRL si no DGRLLicencia por Acuerdo Presidencial
No. 754 DGRL si no DGRLLicencia por Acuerdo Presidencial
No. 529 DGRL si no DGRL
Licencia médica por trámite de
pensión por inhabilitación física DGRL
sino DGRL
Por pasar a otro empleo. Dirección del Centro de Trabajo si sí DGRL
Por asuntos particulares. Dirección del Centro de Trabajo si sí DGRLPara el desempeño de cargos de
elección popular. Dirección del Centro de Trabajo si sí DGRL
Por comisión sindical. DGRL si no DGRL
Por lactancia materna Dirección del Centro de Trabajo si no Director CT
Por adopción Dirección del Centro de Trabajo si no Director CT
Por paternidad Dirección del Centro de Trabajo si no Director CT
Por defunción de familiar Dirección del Centro de Trabajo si no Director CT
Solicitud de Reanudación de Labores
por Término de Licencia sin goce de
sueldo Dirección del Centro de Trabajo
si sí DGRL
Por abandono de empleo (en trámite) Dirección del Centro de Trabajo se captura no DGRL/CGAJ
Por defunción Dirección del Centro de Trabajo se captura sí DGRL
Por incapacidad del ISSSTE Dirección del Centro de Trabajo no no DGRL
Por renuncia Dirección del Centro de Trabajo sí sí DGRL
Faltas injustificadas Dirección del Centro de Trabajo se captura sí Director CT
Retardos Dirección del Centro de Trabajo se captura sí Director CT
Reanudación de Labores
BAJAS DE PERSONAL
PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA
MANEJO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL
Licencia o permiso
Con goce de sueldo
licencias médicas
Licencias sin goce de sueldo:
Permisos
SEDU
20
DIRECTORIO
LIC. GERARDO DANIEL TORRES CASTILLA COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y RECURSOS HUMANOS
PROFR. JUAN GONZÁLEZ RAMÓN
DIRECTOR GENERAL DE RELACIONES LABORALES
PROFR. JAVIER ALEJANDRO REZA GUERRERO DIRECTOR DE SERVICIOS AL PERSONAL
EDUARDO MARTÍNEZ ALVARADO
ANALISTA DE SISTEMAS
CORREO ELECTRÓNICO
TELÉFONO DE CONTACTO 844 4118800 EXT. 3265
PERSONAL FEDERALIZADO EXT. 3130 PERSONAL ESTATAL EXT. 3248