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7/27/2019 Manual Del Sistema Integrado de Gestion en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente SERVITRANSA S.a.

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Manual del Sistema Integrado deGestin en Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio AmbienteSERVITRANSA S.A.


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Manual del Sistema Integrado de Gestin enSeguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

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TABLA DE CONTENIDO

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INTRODUCCIN 31. Generalidades de la organizacin 41.1. Ubicacin 4

1.2. Resea histrica 42. Planificacin estratgica 42.1. Misin 42.2. Visin 42.3. Valores corporativos 42.4.

Organigrama 53. Referencias normativas apoyo y terminologa 54. Sistema Integrado de Gestin 54.1. Requisitos generales / Alcance SIG 54.2 Poltica Corporativa del S.G.I de SSO y MA4.3 Planificacin 64.3.1 Identificacin de Peligros, Eva. de Riesgos y Aspectos Ambientales 6

4.3.2/4.5.2Requisitos Legales y otros Requisitos / 4.5.2 Evaluacin delCumplimiento Legal. 7

4.3.3Objetivos, Metas y Programa 74.4 Implementacin y operacin 7

4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad 74.4.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia 94.4.3 Comunicacin, Participacin y Consulta 94.4.4 Documentacin 94.4.5 Control de Documentos y datos 104.4.6 Control Operacional 104.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencia 10

4.5 Verificacin 114.5.1 Medicin y Monitoreo del Desempeo 11

4.5.3Investigacin de Incidentes, No Conformidades, Acciones Correctivasy Preventivas 11

4.5.4 Control de Registros 124.4.5 Auditora Interna 124.6 Revisin por la Direccin 125 Gestin del manual del SGI SSOMA 13


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INTRODUCCIN

En el mundo surgen nuevas estrategias y mtodos para cubrir las exigencias delmercado pues los clientes da a da son ms rigurosos a la hora de elegir susproductos o servicios. Uno de los negocios que sin duda aporta en gran medida a lacadena de abastecimiento son los transportadores de carga, especficamente detransporte terrestre por carretera.

El transporte comercial moderno est al servicio del inters pblico e incluye todos losmedios e infraestructuras implicadas en el movimiento de las personas o bienes, ascomo los servicios de recepcin, entrega y manipulacin de tales bienes. El transportecomercial de personas se clasifica como servicio de pasajeros y el de bienes comoservicio de mercancas. Como en todo el mundo, el transporte es y ha sido enLatinoamrica un elemento primordial para el progreso de las distintas civilizaciones yculturas.

En bsqueda de la excelencia las organizaciones hoy en da buscan gestionar susactividades dentro de estndares internacionales que aseguren su xito ypermanencia, algo que para las empresas del sector transportes no es ajeno. Entreestos estndares encontramos las normas internacionales ISO 14001:2004 y OHSAS18001:2007, que tienen caractersticas muy similares, aunque diferencindose en supropsito, la primera se refiere al cuidado Ambiental y la segunda a la Seguridad ySalud Ocupacional. Sin embargo, estos Sistemas de Gestin, al ser estructuralmentesimilares entre s, actualmente conforman el Sistema Integrado de Gestin deSeguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (S.I.G.).

En el presente manual se hace una descripcin general del Sistema Integrado deGestin que tiene implementado SERVITRANSA S.A., en funcin de los requisitosque establecen ambas normas.


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1. Generalidades de la Organizacin.

1.1. Ubicacin.Nombre: Servicio Integral de Transporte Andino S.A.Sigla: SERVITRANSA S.A.NIT.: 800.221.333-8Direccin: Oficina Principal Cr 53 No. 6667 BarranquillaAgencias: Bogot, Cartagena, Buenaventura, BarranquillaTelfono: 3683814E-mail:[email protected]

1.2. Resea Histrica.SERVITRANSA S.A. fue creada en el ao de 1994 para cubrir la demanda que existaen el Pas sobre la Prestacin del Servicio Pblico de Transporte Terrestre automotoren la modalidad de Carga.

Habilitada para transportar mercancas sin nacionalizar dentro de las aduanas ypuertos del Pas en el ao de 1995 mediante resolucin No. 0849 de la DIAN.

Nuestra Oficina Principal se encuentra en la ciudad de Barranquilla, desde all loscargos nacionales realizan la planificacin estratgica de la empresa en coordinacincon la Gerencia General. Una vez que est lista la divulgan a todos los niveles de laorganizacin y monitorean el desarrollo de la misma.

2. Planificacin Estratgica.

2.1. Misin.Ofrecemos un servicio eficaz de Transporte de Carga Terrestre nacional e internacionalcontando con una seleccionada flota fija.

2.2. Visin.Ser reconocidos como Operador Logstico por excelencia en el ao 2015.

2.3. Valores Corporativos.Nuestra cultura organizacional est orientada con valores corporativos que enmarcan

el direccionamiento del negocio. En MLG todos interiorizamos estos valores y lospracticamos porque hacen parte de nuestras vidas e interactan en los contextos enque nos desenvolvemos.

RESPETO: Capacidad de comprender y aceptar las opiniones y comportamientosdiferentes con una actitud flexible, evitando conflictos y manejando lasdiferencias por medio de acuerdos, siguiendo las normas sociales y legalesvigentes.

TRANSPARENCIA: Capacidad de actuar e informar con la verdad.
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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RESPONSABILIDAD: Capacidad de asumir las consecuencias de sus actos y dereconocer y hacerse cargo de las mismas.

LEALTAD: Capacidad de actuar de manera fiel con los propsitos y metaspersonales y de la organizacin.

INTEGRIDAD: Capacidad de pensar y actuar de manera digna e intachable entodo momento.

ACTITUD DE SERVICIO: Disposicin para prestar un servicio de manera cordialy atenta, demostrando inters por responder y satisfacer las necesidades delcliente externo o interno.

SOLIDARIDAD: Disposicin de ayudar a quien lo necesite, de apoyarsemutuamente, de manera amable, generosa y firme.

COMPROMISO: Capacidad de sentir como propios las polticas, objetivos yprincipios de la empresa, cumpliendo con los resultaos esperados.

COMUNICACIN: Disposicin de interactuar en forma oral o escrita entre dos oms interlocutores.

EQUIDAD: Connotacin de justicia e igualdad social con responsabilidad yvaloracin de la individualidad.

SOSTENIBILIDAD: Satisfacer las necesidades de las generaciones presentes sincomprender las posibilidades de las del futuro para atender sus propiasnecesidades.

TRABAJO EN EQUIPO: Es una integracin armnica de funciones y actividadesdesarrolladas por diferentes personas comparten un propsito comn,claramente conocido con responsabilidad mutua y compartida.

2.4. Organigrama.Ver anexo Estructura Organizacional de Servitransa S.A.

3.Referencias normativas apoyo y terminologa.Para facilitar la comprensin de este documento del Sistema integrado de Gestin deSERVITRANSA S.A, son aplicables los trminos y definiciones de la norma ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

4. Sistema Integrado de Gestin.

4.1 Requisitos Generales.SERVITRANSA S.A., ha implementado un Sistema de Gestin en Seguridad y SaludOcupacional (SGSSO), integrado al Sistema de Gestin Ambiental (SGA), comouna herramienta de gestin para prevenir y evitar la ocurrencia de incidentes ydaos ambientales, actualizado a la ltima versin aplicable de las normasinternacionales. La organizacin ha definido el siguiente alcance de su sistema degestin de S y SO y ambiental, as:

ALCANCE SIGEl Sistema Integrado de Gestin tiene como alcance en SERVITRANSA S.A. elservicio de Transporte Terrestre Automotor por Carretera de Carga Seca y Liquida,incluyendo Hidrocarburos (Dry and Liquid (Oil & Gas) Trucking Transportation


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Cargo). Conforme a los requisitos y lineamientos establecidos por las Normas ISO14001: 2004; OHSAS 18001: 2007.

4.2 Poltica Corporativa del S.G.I de SSO y MA.La Poltica corporativa de SERVITRANSA S.A. contiene las directrices en Seguridad,Salud Ocupacional y Medio Ambiente, emitida por la Gerencia General, la cual agrades rasgos establece directrices para: prevenir incidentes que provoquen lesioneso contaminacin, mejorar continuamente y cumplir con la Ley, adems de loscompromisos, comunicacin del sistema de gestin y asignacin de recursos para sumantenimiento.

La Poltica est a disposicin a las partes interesadas interna y externa, mediantepublicaciones (cuadros), disponible en pgina Web, entrenamiento e inducciones(capacitacin).

POLTICA CORPORATIVA INTEGRAL DE SERVITRANSA S.A.

Garantizamos unServicio Seguro y Eficazde Transporte de Carga Terrestre, con estrictocumplimiento de los requisitos legales vigentes, con los principios de Responsabilidad SocialEmpresarial (RSE) y los requisitos de los Sistemas de Gestin de Calidad (SGC), Seguridad,Salud en el Trabajo y Ambiente (SST y A), y Gestin en Control y Seguridad (SGCS), para lasatisfaccin de nuestros clientes y la comunidad en general.

Contamos con un recurso humano competente y confiable, infraestructura adecuada yproveedores idneos para lograr el mejoramiento continuo.

Nos apoyamos en:

Una estructura organizacional que garantice el bienestar y la prosperidad de nuestrosempleados y accionistas.

Una cultura de trabajo seguro fundamentada en la prevencin de lesiones yenfermedades laborales y dao a la propiedad.

Aprovechamiento y uso racional de los recursos naturales, materiales e insumos utilizadosen nuestras actividades.

La prevencin de actividades ilcitas, que atenten contra el patrimonio empresarial, susfuncionarios y la prestacin del servicio.

El establecimiento de relaciones comerciales con asociados de negocios confiables yseguros.

4.3. Planificacin.

4.3.1 Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Aspectos e ImpactosAmbientales.Para dar cumplimiento a la poltica Corporativa del S.G.I de SSO y MA., seidentifican todos los procesos dentro de cada rea de trabajo como tambin lasactividades que contiene cada proceso. Hecho lo anterior se identifican, dentro decada actividad, todos los peligros y aspectos ambientales asociados.


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Para la continua identificacin de peligros y aspectos ambientales, valoracin ydeterminacin de controles necesarios SERVITRANSA S.A., tiene documentado elprocedimiento Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y AspectosAmbientales.

4.3.2 Requisitos Legales y otros Requisitos / 4.5.2 Evaluacin delCumplimiento Legal.SERVITRANSA S.A., establece y mantiene un procedimiento documentado para laidentificacin y acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados a losaspectos ambientales y de seguridad y salud. Igualmente establece la evaluacinperidica del cumplimiento de estos requisitos.

El procedimiento Identificacin, Acceso y Evaluacin del cumplimientoRequisitos Legales y otros Requisitos busca asegurar que estos requisitos legales

aplicable y otros se tengan en cuenta en la implementacin y mantenimiento delSistema de Gestin.

A su vez, se tienen identificado los requisitos legales aplicables y otros requisitos quela organizacin ha suscrito en relacin con la Seguridad, la salud ocupacional y susaspectos ambientales; y ha determinado como se aplican en la Organizacin. Estainformacin se encuentra documentada en la Matriz de Requisitos Legales.

SERVITRANSA S.A., comunica a la organizacin, a travs de los Lderes de Procesos,los requisitos legales y otros requisitos de Ambiente y SSO mediante los medios decomunicacin actualmente disponibles (mail, SGI).

4.3.3 Objetivos, Metas y Programa.Los Objetivos, Metas y Programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente serevisan, definen y aprueban en las Revisiones de Gerencia, con base a loscompromisos establecidos en la Poltica Corporativa.

De lo anterior, se establecen programas de gestin especficos para cada sede,enfocados en asegurar el control efectivo de los riesgos no aceptables y los aspectosambientales significativos.

Los objetivos y metas son medibles cuando es factible y son consistentes con lapoltica corporativa, incluidos los compromisos de prevencin de lesiones yenfermedades, la prevencin de la contaminacin, el cumplimiento con los requisitos

legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscrita, y con la mejoracontinua.

4.4. Implementacin y operacin.

4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad.La estructura organizacional se define en el organigrama de SERVITRANSA S.A.

Est definido y designado por la Gerencia General, un Representante de la Direccin,quien debe velar por el fiel cumplimento y la eficacia del Sistema Integrado de


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Gestin, como tambin determinar la asignacin de recursos para mantener ymejorar continuamente dicho sistema. La identidad del Representante de laDireccin es comunicada a todo el personal de la Organizacin mediante los mediode comunicacin disponibles (Carteleras, pagina web, sensibilizaciones, etc.)

Los roles, responsabilidades, autoridad y rendicin de cuentas de los dems cargosque tienen mayor relacin con Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente estnsealadas de acuerdo a lo establecido en el documento Matriz de perfiles,Responsabilidades, Rendicin de Cuentas y Autoridad y se encuentran tambindefinidas en los Manuales de Funciones de cada cargo. La Alta Direccin aseguraque estas responsabilidades y autoridades son comunicadas dentro de laorganizacin.

La Rendicin de Cuentas se refiere a la condicin de informar y responder por

decisiones y actividades ante los miembros de la Direccin de la organizacin,autoridades competentes y, ms ampliamente ante sus partes interesadas1, en losconcerniente a la Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.

En la Matriz de Perfiles, Responsabilidades, Rendicin de Cuentas y Autoridad,se establecen y definen como se aplica la rendicin de cuentas al interior de laOrganizacin y se ilustra en la siguiente figura:

1Basada en los trminos y definiciones de la norma ISO 26000:2010, Responsabilidad Social.


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4.4.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia.La operacin eficaz del Sistema Integrado de Gestin se basa en las competencias,entrenamiento, capacitacin y concientizacin de todos los trabajadores de laempresa; para ello se realizan actividades de acuerdo a procedimientos establecidosorientados principalmente a entregar conocimientos sobre Seguridad, SaludOcupacional y Ambiente, para as prevenir y evitar la ocurrencia de incidentes ydaos ambientales de cualquier naturaleza.

Las competencias requeridas para cada puesto estn definidas en trminos deeducacin, formacin, habilidades y experiencia segn el documento Matriz dePerfiles, Responsabilidades, Rendicin de Cuentas y Autoridad.

En SERVITRANSA S.A., se identifica las necesidades de formacin relacionadas conel desempeo del personal, sus competencias requeridas, los riesgos de SYSO y los

aspectos ambientales, segn lo establecido en el Procedimiento deCapacitacin.Se elabora un Programa de Capacitaciones y se evala la eficacia de las accionestomadas en funcin a los objetivos de cada rea y logros obtenidos. Al determinar losprogramas se tiene en consideracin que el personal sea consciente de lasconsecuencias actuales y potenciales, relacionados con su trabajo, sucomportamiento y los beneficios que tiene el Sistema Integrado de Gestin en elmejoramiento del desempeo del personal.

4.4.3 Comunicacin, Participacin y Consulta.SERVITRANSA S.A., mantiene un procedimiento para sus Comunicaciones Internas,Externas y fomenta la participacin y consulta con el propsito de recibir,

documentar y responder a las partes interesadas en materia de Seguridad, SaludOcupacional y Medio Ambiente, incluidas las empresas colaboradoras y asociados denegocio que forman parte de sus procesos misionales y otras partes interesadasexternas.

La Alta Direccin de acuerdo al procedimiento Motivacin, Comunicacin,Participacin y Consulta asegura que se establezcan y mantengan los medios decomunicacin apropiados dentro de la organizacin (hasta y desde los trabajadores)y con las partes interesadas ajenas a la organizacin, considerando la eficacia delSistema Integrado de Gestin.

En cada sucursal se promueve la participacin de todas las reas en el proceso de

identificacin de peligros, evaluacin de riesgos e identificacin/evaluacin deaspectos e impactos ambientales.

4.4.4 Documentacin.La Documentacin del Sistema Integrado de Gestin en Seguridad, SaludOcupacional y Medio Ambiente est descrita en este documento denominado Manualdel Sistema de Gestin Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y MedioAmbiente, el cual comprende una descripcin general de la forma que opera el SIGen SERVITRANSA S.A.


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La organizacin ha establecido y se asegura de mantener este manual que incluye:

Nombre/razn social de la Organizacin. Descripcin de la Organizacin, Direccin, Servicios e Instalacin.

Alcance del Sistema Integrado de Gestin. Diagrama de la interaccin entre los procesos del Sistema Integrado de Gestin. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de

Gestin. Informacin de la poltica enunciada por la Alta Direccin de la Organizacin,

sealando las acciones mediante las cuales se pretende que dicha poltica seacomunicada y entendida dentro de la organizacin.

4.4.5 Control de Documentos y datos.La empresa mantiene el procedimiento Control de Documentos y Registros para

controlar la aprobacin, la revisin, la actualizacin y los cambios que puedan tenerlos documentos en el sistema, adems de asegurar su identificacin, estado deversin y disponibilidad.

Los documentos externos que SERVITRANSA S.A., ha determinado necesarios parala planificacin y operacin del SIG, se encuentran identificados en el ListadoMaestro de Documentos desde donde se controlan.

4.4.6 Control Operacional.Los procesos del SIG, se controlan mediante procedimientos documentados dondesea apropiado y donde su ausencia pueda conducir a incidentes o impactosambientales significativos que afecten o puedan afectar su Poltica y Objetivos.

En las descripciones de cada proceso (Caracterizaciones) se identifican mediante losprocedimientos asociados los controles operacionales que son aplicables a laOrganizacin y a sus actividades.

4.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencia.Se han establecido para cada agencia de SERVITRANSA S.A., a nivel nacional planesde emergencia especficos, que deben ser practicados peridicamente, con el finactualizarlos, con los trabajadores entrenados para tales situaciones y manteniendolos respectivos registros o reportes ya sea por un simulacro o emergencia real queacontezca.

Estos planes, cuando nuestras operaciones se desarrollen en las instalaciones denuestros clientes, deben estar alineados y contener como mnimo todos losprocedimientos de emergencia y programas establecidos por ellos para susinstalaciones.

Por cada emergencia o evento real se identifican en los registros todas lasoportunidades de mejoras, incluyendo tiempos de respuestas, elementos utilizadospara atender el tipo de emergencia, eficacia de las medidas propuestas, tambin seidentifican nuevos aspectos ambientales que se pudieran haber generado durante la


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emergencia, entre otros, y dichas acciones de mejoras (resultados), son presentadas,analizadas y monitoreadas en reuniones con los responsables de cada agencia.

Las emergencias de carcter natural (terremoto, tsunami, etc.) se tratan segn larealidad de cada sucursal siendo innecesario identificarlas/evaluarlas en los planesambientales o de seguridad, debido a que se gestionan directamente en los planes deemergencia, segn corresponda.

4.5. Verificacin.

4.5.1 Medicin y Monitoreo del Desempeo.El desempeo del SGI SSO y MA se monitorea peridicamente, verificando el gradode cumplimiento de los Objetivos, programa, aspectos e impactos ambientalessignificativos y Controles Operacionales, utilizando como herramienta: Inspecciones,

Revisiones y Auditoras Internas, indicadores de Gestin, cuantificacin de aspectosambientales significativos y riesgos no aceptables; entre otros.

EL procedimiento Medicin y Evaluacin del Desempeo establece las directricespara hacer el seguimiento y la medicin del desempeo del Sistema Integrado deGestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.

4.5.3 Investigacin de Incidentes, No Conformidades, Acciones Correctivas yPreventivas.Todos los Incidentes y No Conformidades, son reportados e investigados, y lasacciones correctivas y preventivas quedaran indicadas en el Informe deInvestigacin de Incidentes.

Tanto a las No Conformidades (OHSAS - ISO) como a los Incidentes, se les aplicanacciones inmediatas para mitigar el dao o posible dao causado.

Mediante la utilizacin de herramientas de anlisis estadstico se determinan lascausas que determinaron el evento para planificar las acciones correctivas opreventivas que deban realizarse.

Para verificar la eficacia de las acciones correctivas/preventivas, se sigue elprocedimiento Tratamiento de No Conformidades, Acciones Correctivas yPreventivas que asegura un seguimiento de las acciones tomadas y plazosestablecidos que eliminen la causa de no conformidades con objeto de prevenir su

repeticin. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las noconformidades encontradas.

Las Observaciones, Recomendaciones, Incidentes Ambientales, Multas, Infraccioneso sanciones cursadas por Autoridades u Organismos de Control o alguna de lasempresas a las que SERVITRANSA S.A. presta servicios, se ingresarn al SIG comouna No Conformidad u Oportunidad e mejora segn aplique, para seguir sutratamiento normal.


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4.5.4 Control de Registros.Los registros son los documentos que presentan los resultados obtenidos,actividades desempeadas y documentan la eficacia del sistema integrado de gestin,la prevencin del medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional y trabajo de losservicios de la empresa y sus empleados.

La organizacin ha establecido el procedimiento Control de Documentos yRegistros, para definir los controles necesarios para la identificacin, elalmacenamiento segn lo definido por el usuario, el acceso y el tiempo de retencin ydisposicin de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.

4.5.5 Auditora Interna.Las auditoras Internas del SIG se realizan peridicamente por auditores internos oexternos (Subcontratados) segn lo estipulado en el Procedimiento de AuditorasInternas, asegurando la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora.

Como resultado de la auditoria, se elabora un informe el cual contiene los hallazgosencontrados durante el proceso y las conclusiones del mismo. Estos hallazgospueden ser fortalezas, no conformidades u oportunidades de mejora.

El Lder del proceso que est siendo auditado debe asegurarse de que se realizan lascorrecciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificadapara eliminar las causas de no conformidades detectadas. Las actividades de

seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de losresultados de la verificacin

En SERVITRANSA S.A. se ha dispuesto de un equipo auditor conformado porpersonal de todas las reas de la Organizacin con la competencia necesaria parallevar a cabo las auditoras internas.

4.6 Revisin por la Direccin.La dinmica de la mejora continua implica la revisin peridica y frecuente delsistema integrado de gestin, es por esto que la Gerencia General, a travs dereuniones de Revisin por la Direccin, se mantiene informada del desempeo delSIG SSO y MA en forma permanente, para asegurar que este contine siendo eficaz

como herramienta para la gestin.

El Comit Gerencial asegura la conveniencia, adecuacin y eficacia continua delSistema Integrado de Gestin comprobando que satisface los requisitos de lasNormas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; as como, lo establecido en laPoltica y Objetivos.

La alta direccin revisa el sistema integrado de gestin de la organizacin, comomnimo una (1) vez al ao o extraordinariamente cuando as se considere, paraasegurarse de su utilidad, adecuacin y eficacia continua.


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5.GESTION DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SEGURIDAD,SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE.

El Manual es revisado por el Representante de la Direccin y los Responsables delProceso de Medicin y Control como son el Coordinador de Calidad y el JefeSSOMA; la aprobacin est a cargo de la Gerencia General.

La versin vigente del manual est disponible en la pgina web y los puntosdisponibles como carteleras, y cada vez que se generen cambios este es actualizadoquedando disponible a todo el personal.

Los cambios generados son registrados en el Registro de Control de Cambios y seactualiza la ltima versin en el Listado Maestro de Control de Documentos, las

versiones obsoletas son destruidas.

Revisado por: Aprobado Por:Representante de la Direccin Gerencia General

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