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El presente manual est dirigido a las personas que recin se incorporan al uso de los diversos mdulos del SIAF en el Sector Pblico, se trata de guiarlos a travs de pantallas y rutas de como llegar a la opcin donde puedan realizar un determi nado trabajo, segn el tipo de operacin o notas presupuestales y contables a realizar, cabe aclarar que, tienen que tener conocimientos previos de; los procedimientos administrativos (armado de los documentos fuentes), que informacin van a ingresar y nociones de registros en el SIAF, aqu se mostrar cmo llegar a una determinada opcin a travs del men en cada modulo y pequeos alcances al respecto.

Este manual est diseado bsicamente para Gobiernos Locales, pero tambin es aplicable a los dems mbitos del sector pblico, por cuanto el manejo del SIAF es similar en todos, solo se tendra que tener en cuenta sus normatividades de cada uno de ellas, otra razn es que en los mdulos de GL se muestra a nivel de Unidad Ejecutor a y de Pliego, lo cual es mas completa el aporte que se les quiere brindar.

No se busca mecanizar al profesional, sino, hacer ms correcto, prctico y oportuno la aplicacin del SIAF, obteniendo como resultado de la misma, los saldos, reportes y dems informaciones que nos permitan realizar nuestra verdadera funcin que es el de Asesorar a las autoridades de nuestras Instituciones Pblicas, apoyndolos con ello a la conduccin de la Entidad mediante la buena toma de decisiones.

Un trabajo modesto que, podra contener errores u omisiones, por lo que se aclara que solo se pretende guiar a travs de los Mens y sus opciones para que lleguen a una determinada operacin, pero que est hecha con mucho cario y afecto a todos los que estn o quieren trabajar en el Sector Pblico.

El apoyo de la pgina web www.aestebanb.com , y el pedido de muchos colegas y amigos que quieren contar con este material, motivaron la realizacin de este pequeo trabajo y a la vez queremos poner en prctica el lema, Buscando siempre el apoyo mutuo, esperando que hagan el efecto multiplicador por el bien de nosotros, de nuestras familias y por ende de nuestro querido Per.

Alfio Esteban Barra

INDICE

Pgina Introduccin 02 Accesos Principales 04 MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL 05 M.P.P. a nivel de Unidad Ejecutora 06 Creacin de una nueva meta 06 Incorporacin del Marco Presupuestal 09 M.P.P. a nivel de Pliego 14 Programacin de Compromisos Anuales (PCA) 16 Modificacin de la PCA Ajuste Interno 16 Modificacin de la PCA Incremento y Disminucin 17 Distribucin de la PCA 18 Priorizacin de la PCA 19 MODULO ADMINISTRATIVO 20 Matricular las Ctas. Ctes. Aperturadas 21 Certificacin 22 Compromiso Anual 25 Compromiso Mensual 27 Devengado 28 Girado 29 Comprobante de Pago sin contabilizar 31 MODULO CONTABLE 32 Modulo Contable a Nivel de Ejecutora 32 Contabilizacin de Compromisos Anuales 33 Contabilizacin de Registros Administrativos 34 Comprobante de Pago contabilizado 36 Contabilizacin de los Documentos Entregados 38 Notas de Contabilidad 38 Modulo Contable a Nivel de Pliego 39

ACCESO PRINCIPAL

El icono tradicional del SIAF y la que encontraran en el escritorio de su PC es la siguiente:

Al ingresar al SIAF a travs del icono anterior se activara esta ventana para poner el Usuario y Clave, con la cual ha sido asignado para acceder, cabe indicar que, a partir de la versin 12.04.00 el SIAF identifica al usuario q ue realiza una determinada operacin o modificacin, una vez ingresado les mostrara todos los mdulos en las cuales estn autorizados a trabajar.

MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE UNIDAD EJ ECUTORA

Aqu se muestra el acceso como Unidad Ejecutora, como se menciono en la parte introductoria, este SIAF con la que se trabajara es referido a Gobiernos Locales (GL), lo que significa que en Unidades del G.N. y del G.R. variara en el nombre y vern 1 o 2 iconos segn sean Ejecutora o Pliego pero mantendr la misma lgica.

CREACIN DE UNA NUEVA META

El primer paso que mostraremos es la creacin de nu evos Componentes y sus Finalidades, para ello s e requieren de 3 pasos, dentro del SIAF, utilizando el men Mantenimiento, accedemos a:

Cadena Programtica (Segn la Ley de Presupuesto Categora Presupuestal)

Metas Presupuestales

Actualizacin de Cadenas y Clasificadores.

Esta pantalla muestra el acceso a la creacin de la Categora Programtica

A continuacin se debe seleccionar en que Categora Programtica se va a trabajar, PPR, Acciones Centrales o APNOP, como se muestra a continuacin.

Cabe indicar que, si la Entidad cuenta con una OPI tiene que crear las metas en forma Especfica, pa ra lo cual tiene que solicitar a la DGPP la creacin del Componente y Finalidad respectiva, si no contara con una OPI podra realizarla con Proyectos Genricos.

Una vez escogido la Categora Presupuestal se ingresan los datos requeridos similares a la pantalla que se muestra a continuacin, luego se graba y NO requi ere habilitar envo.

Ya creado la Categora Programtica vamos a incorporar la Finalidad, esto en la siguiente opcin, segn se muestra en la pantalla.

Una vez dentro de esta opcin se ingresan los datos requeridos similares a la pantalla que se muestra a continuacin, luego se graba y SI requiere habili tar envo.

Ya creado la finalidad, vamos a la opcin que muest ra la pantalla, para incorporar los Clasificadores de ingreso o de Gasto segn corresponda.

Con esta tercera opcin (pantalla anterior) se term ina de crear la estructura de la nueva meta, lo que faltara es ponerle el marco presupuestal, lo que se mostrara en las siguientes pginas.

INCORPORACION DEL MARCO PRESUPUESTAL.

Estas incorporaciones se realizan a travs de Notas Presupuestales, como vern ms adelante son de 3 tipos, con estas modificaciones el PIA pasa a ser PIM, para comenzar se ingresa al men Registro/Modificacin Presupuestal/Nota de Modific acin Presupuestal, como se muestra en la siguient e pantalla.

A continuacin les mostrara una ventana donde mostr ara todas las modificaciones que ya han realizado, se le da clic derecho en la parte final para continuar y escoger la opcin CREAR

En la siguiente pantalla les da a escoger que Tipo de Modificacin van a Realizar, en este caso se e st eligiendo la 001, TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS (ENTRE PLIEGOS).

Si eligen, como se muestro en la pantalla anterior, el Tipo de Modificacin 1, y si son los que recibe n una transferencia con el Rubro 13, por ejemplo, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y para ingresar el marco presupuestal darle anti clic a las pestaas GASTO e INGRESO respectivamente, donde escogern la especifica a trabajar, aqu se incrementara el marco presupuestal.

En la siguiente pantalla les da a escoger que Tipo de Modificacin van a Realizar, en este caso se e st eligiendo la 002.

Si eligen, como se muestra en la pantalla anterior, el Tipo de Modificacin 2, y si son los que recibe n una transferencia con el Rubro 13, por ejemplo, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y para ingresar el marco presupuestal darle anti clic a las pestaas GASTO e INGRESO respectivamente, donde escogern la especifica a trabajar, aqu se incrementara el marco presupuestal.

En la siguiente pantalla les da a escoger que Tipo de Modificacin van a Realizar, en este caso se e st eligiendo la 003.

Si eligen, como se muestra en la pantalla anterior, el Tipo de Modificacin 3, y quieren redistribuir una transferencia recibida con el Rubro 13, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y en esta ocasin ingresar el ma rco presupuestal dndole anti clic solo a la pestaa GASTO, donde escogern la especifica a trabajar.

No se activa la pestaa Ingreso porque no se cuenta con un presupuesto adicional sino que solo se redistribuye el presupuesto que se tiene.

En los 3 tipos de modificaciones que vimos, en las pantallas anteriores, al finalizar estas y darles guardar, les regresara a la siguiente pantalla en donde tendrn que darle el VB, en seal de conformidad y con ellos estarn haciendo llegar esta nota de modificacin al PLIEGO para su aprobacin o rechazo, no exi ste la opcin Habilitar envo sino con el VB automtico llega al modulo PLIEGO.

MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE PLIEGO

En este modulo, una de las funciones es de aprobar o rechazar las notas de modificacin presupuestaria , siguiendo la secuencia de las pantallas anteriores se mostrara como aprobar dichas notas. La siguiente pantalla muestra como ingresar al Modulo de PLIEGO.

Una vez dentro de Pliego escogemos la opcin Aprob acin de Notas de Modificacin Presupuestal

Mostrara la nota presupuestal que le dieron VB en el Modulo de Unidad Ejecutora, ingresar los datos similares a la pantalla que se les muestra y grabar.

Una vez grabado, ubicarse, segn la pantalla siguiente, en la columna de Cod. Sobre el documento dar le clic derecho para habilitar envo y as va la transmisin llegue al Modulo de Unidad Ejecutora ya apr obado.

PROGRAMACIN DE COMPROMISOS ANUALES (P.C.A.)

Para las modificaciones de la PCA se cuenta con 2 opciones; Ajustes Internos y Solicitud de increme nto y disminucin, cabe indicar que los Ajustes internos tambin se pueden realizar en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Unidad Ejecutora y la Solicitud de incremento y disminucin solo en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego.

Al modificar el P.I.M. esto generalmente ocasiona que se tenga que modificar la P.C.A., con la finalidad que el P.I.M. y la P.C.A. estn igual a nivel Genrico y con ello poder realizar las priorizaciones.

MODIFICACION DE LA PCA A TRAVES DE AJUSTE INTERNO

En este primer caso se mostrara una modificacin de la PCA, con Ajustes Internos, en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego, esto es aplicable cuando la modificacin se da dentro del mismo Rubro y misma Categora o entre genricas distintas pero pertenecientes a la misma categora.

Cabe indicar que, para realizar las modificaciones de la PCA, si se va a Disminuir, se tiene que contar con saldo por distribuir.

MODIFICACION DE LA PCA A TRAVES DE SOLICITUD DE IN CREMENTO Y DISMINUCIN

En este segundo caso se mostrara una modificacin d e la PCA, con Solicitud de incremento y disminuci n, en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego, esto es aplicable cuando la modificacin s e da entre distintos Rubros y/o distintas Categoras .

Cabe indicar que, para realizar las modificaciones de la PCA, si se va a Disminuir, se tiene que contar con saldo por distribuir.

DISTRIBUCION DE LA PCA

La distribucin de la PCA es un paso previo a la pr iorizacin de la misma.

Cabe indicar que, para realizar la distribucin de la PCA, se tiene que contar con saldo por distribuir

REGRESAMOS AL MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVE L DE UNIDAD EJECUTORA

Esto con la intensin de priorizar la PCA de lo que hasta ahora se ha distribuido en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego.

PRIORIZACION DE LA PCA .-En la siguiente pantalla se muestra el menu y la opcin para realizar la priorizacin de la PCA, aqu se tiene que tener pre sente que la PCA no tiene que ser mayor al PIM.

La priorizacin de la PCA es el ultimo paso en la G erencia de Planificacin y Presupuesto, en adelante tomara la posta la Gerencia de administracin para comenzar con la ejecucin respectiva

MODULO ADMINISTRATIVO

MATRICULAR LAS CUENTAS CORRIENTES APERTURADAS

El matricular una cuenta significa aperturar un Libro Banco, las cuentas corrientes se matriculas por cada rubro, es decir que podria haber mas de un Libro Banco por cuenta corriente, lo ideal es tener lo minimo posible.

Primero seleccionas el Banco donde se a aperturado la cuenta corriente, en la parte superior, luego en la parte inferior le dan clic derecho y agregan los datos requeridos, para que pueda ser usada es necesario hacer una transmisin pero sin necesidad de habilit ar envo.

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CERTIFICACIONES Y COMPROMISOS ANUALES

Aqu, en este men, se realiza las 2 acciones, en la certificacin se agrupan los gastos para determin ar qu tipo de proceso de seleccin se tiene que realizar y en los Compromisos Anuales ya se destina un presupuesto a un determinado proveedor resultado del proceso de seleccin o adjudicacin directa.

CERTIFICACION

A continuacin darle clic al icono de NUEVO REGIST RO , segn se muestra en la siguiente pantalla, para realizar una certificacin tienen que contar c on el PIM respectivo y la PCA priorizado.

Para continuar darle clic en para seleccionar el clasificador, meta y el monto donde se requiere certificar.

En la siguiente pantalla muestra cmo seleccionar l a especifica de gasto y la meta pasndolo todo al lado derecho de la pantalla y al final darle ACEPTAR.

En la siguiente pantalla ya se muestra todo seleccionado, quedando solo grabar lo que le regresara a la pantalla anterior para habilitar envo y transmitirlo.

Se sobre entiende que el monto considerado aqu servir para cubrir la necesidad que se requiere durante todo el ejercicio econmico en esa determinada espe cifica de gasto.

Se recomienda que, previo a todos estos trabajos, se haga un buen consolidado de todas las necesidades de bienes y servicios a utilizar durante todo el ejercicio econmico e identifiquen y agrupen de maner a que garantice su abastecimiento en forma oportuna y de manera dosificada, as como evitar el fraccionamiento al momento su adquisicin.

COMPROMISO ANUAL

Una vez que se tenga un proveedor definido, a travs de un proceso de seleccin o en forma directa, se procede a realizar el compromiso anual, es decir, este presupuesto ser reservado y direccionado para dicho fin por el monto total para todo un ejercicio econmico.

Para realizar un Compromiso Anual ingresamos en la misma opcin, segn la pantalla siguiente.

Se escoge la certificacin a la cual se le va a tra bajar un Compromiso Anual y ah se le da un clic derecho o anti clic y escogen la opcin segn la pantalla siguiente.

En la presente pantalla ya se define el proveedor y el monto a comprometer anualmente, cabe indicar que en esta etapa puede haber ms de un compromiso anual por una certificacin, terminado el registro de todos los datos darle GRABAR, que les llevara a la ventana anterior.

Una la pantalla siguiente mostrara el compromiso anual para ser habilitado envo, segn se muestra a continuacin.

EJECUCION DE GASTO

Recin a partir de este punto se comienza a realizar los gastos, hasta antes era la organizacin de lo s gastos a realizar, esto se realiza a travs de las 3 fases del gasto; Compromiso, Devengado y Gir ado, producto de estas fases se desprende otras 2 fases como son; Pagado y Rendido.

FASE DEL COMPROMISO MENSUAL

Se pone MENSUAL, entre comillas, porque es un dec ir, ya que normativamente debera de pasar del Compromiso Anual al Devengado, pero aun se mantiene esta etapa para incluir los datos del proceso de seleccin y los documentos fuentes utilizadas.

Para esta primera Fase ingresar al Men Registro/Registro SIAF, como se muestra en la siguiente pantalla.

Dentro de ello ingresar los datos de forma similar a como se muestra en la siguiente pantalla, cabe indicar que, en estas etapas pueden usar mucho el F1 como ayuda en cada campo que se les presente y as poder avanzar de forma ms segura.

FASE DEL DEVENGADO

Es la fase en la cual se Reconoce la Deuda, a par tir de esta fase se puede decir que la Institucin se encuentra en Deuda, para ello tiene que tener presente 2 requisitos fundamentales para realizarla; Primero que los documentos Fuentes existan y estn bien elaborados y Segundo que el Bien haya ingresado al almacn o el Servicio haya sido cumplido.

Con las condiciones arriba mencionada y a travs de un anti clic a la fase del compromiso se incorpora la Fase del Devengado.

DOCUMENTO A, aqu se ingresa los documentos fuentes como son; Facturas, B/Vta., Recibo por Honorarios, etc., es decir todos los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT.

MEJOR FECHA DE PAGO, se utiliza para determinar a partir de qu fecha se puede comenzar a girar

Una vez que se tenga dicha informacin ingresar los datos similares a la pantalla siguiente.

FASE DEL GIRADO

Una vez pasado el filtro del Devengado se le da anti clic a dicha fase y se inserta la Fase Girado, en la cual se elabora el Comprobante de Pago (C/P) y el Ch eque u otro documento segn corresponda.

En esta Fase se debe de girar el cheque al mismo nombre que ha sido comprometido, si bien es cierto que, el sistema permite modificar el nombre en el cheque pero esto est permitido para casos especficos como son; pago de impuestos, retenciones, etc.

El DOCUMENTO A consta de 4 campos, en la cual se elegir el cdigo del Comprobante de Pago (009), el siguiente campo est bloqueado por qu no lleva serie el C/P, el siguiente campo es Numero refirindose al nmero del C/P y por ultimo Fecha indicando a la fecha del C/P.

El campo CTA. CTE. Contiene 3 campos; AO = Donde se coloca, no necesariamente el ao actual, sino el ao en que ha sido creado y matriculado la cuenta corriente en el SIAF., BCO = Se elige la entidad financiera, CTA. = se elige el correlativo de la cuenta corriente matriculada, todo esto para realizar el Libro Banco respectivo.

El DOCUMENTO B, La Fase Girado es la nica con que cuenta con este documento, ah se ingresa los cdigos de cheque girado, cartas ordenes, notas de cargo, etc. segn sea el caso.

Una vez terminado la fase girado se puede ver el comprobante de pago en la siguiente opcin del men REPORTE, como se muestra en la pantalla.

Una vez que les muestre esta pantalla poner el nmero de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se est utilizando el Expediente 0000001036 y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da EJECUTAR SELECCIN, a conti nuacin se le da un check en la penltima columna Sel y finalmente clic en vista previa.

COMPROBANTE DE PAGO SIN CONTABILIZAR

Les mostrara el comprobante de pago respectivo, PERO, como podrn observar contiene toda las informaciones menos la parte contable lo cual imposibilita su impresin hasta que se regularice dicha informacin.

Por ello antes de imprimir el Comprobante de Pago, coordinar con la Oficina de Contabilidad para realizar la contabilizacin respectiva y as contar con dicha i nformacin.

MODULO CONTABLE A NIVEL EJECUTORA

CONTABILIZACION DE LOS COMPROMISOS ANUALES.

Para ello ingresar al modulo contable como Unidad Ejecutora, segn se muestra en la pantalla siguiente:

Dentro de ello ingresar al Men Registro/Contabiliza/Compromiso Anual segn se muestra en la pantalla.

Seleccionar en MES y darle clic al icono la cual contabilizara todo automticamente.

CONTABILIZACION DEL REGISTRO ADMNISTRATIVO

Esto quiere decir, contabilizar todas las fases de gastos realizadas como son el Devengado, Girado, Pagado y Rendido.

Para ello ingresar al Men Registro/Contabiliza/Registro Administrativo, como se muestra en la panta lla.

A continuacin seleccione el mes o el registro espe cfico a contabilizar y darle clic en EJECUTAR BUSQUEDA, lo mostrara el o los registros a contabilizar, si estn de color negro significa que no est contabilizado y si estn de color azul indica que ya estn contabilizados.

Para comenzar a contabilizar darle clic sobre en nmero de registro que se ubica en la primera columna de la siguiente pantalla.

Al ingresar mostrara la ventana donde se contabilizara el registro, en este caso, las fases de Devengado y Girado.

COMPROBANTE DE PAGO CONTABILIZADO

Regresamos al MODULO ADMINISTATIVO y nos dirigimos, nuevamente, al reporte del comprobante de pago, para verificar que ya est completo.

Una vez que les muestre esta pantalla poner el nmero de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se est utilizando el Expediente 0000001036 y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da EJECUTAR SELECCIN, a conti nuacin se le da un chec en la penltima columna Sel y finalmente clic en vista previa.

Esta vez ya muestra el Comprobante de Pago completo, es decir ya aparece la parte contable en el C/P, por lo que ahora si se puede imprimir.

CONTABILIZACION DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS

Aqu se contabiliza los cheques entregados a los proveedores, los mismos que sern cancelados al momento de contabilizar la Fase Pagado, utilizando las cuentas de orden.

NOTAS DE CONTABILIDAD

Aqu se realizan las notas de contabilidad del; Asiento de Apertura, Incorporacin de notas presupuest ales, salida de bienes del almacn, asientes de cierre, etc.

Se muestra la nota contable del Asiento de Apertura

MODULO CONTABLE A NIVEL DE PLIEGO

ANOTACIONES IMPORTANTES